第一篇：湖北江天集團OA項目策劃方案2007

湖北江天集團OA項目策劃方案2007-07-18 15:17

目錄 前言 3 第一部分

辦公自動化的理論與現狀分析 4

一、OA發展歷史回顧 4

二、新時期辦公自動化建設的內涵和外延 6

三、辦公自動化的發展方向 6

四、目前企事業單位對OA的需求 7

五、網絡時代企事業單位關心的辦公問題 7

六、傳統OA系統應用現狀 8

七、投資回報分析 10 第二部分

OA項目版V3系統介紹 11

一、開發思想 11

二、適用范圍 11

三、系統概述 11

四、技術特點 11

五、產品優勢 12

六、系統運行環境 13

七、主要功能 15 首頁 16 1.1提示 16 1.2通告公文 16 1.3動態新聞 16 1.4個人郵件 16 1.5待辦事件 16 1.6便箋 16 1.7其他 17 工作管理 17 2.1工作計劃 17 2.2項目管理 18 2.3報表中心 19 2.4工作總結 19 2.5公務公開 20 公文流轉 20 3.1通告信息管理 20 3.2普通公文管理 21 3.3行政公文管理 21 3.4行政公文檔案 22 3.5工作流管理 23 資源管理 24 4.1通訊資料管理 24 4.2文件資料管理 24 4.3人力資源管理 25 4.4績效考核管理 25 4.5圖書資料管理 26 4.6辦公用品管理 26 4.7固定資產管理 26 4.8車輛信息管理 26 4.9資源預約管理 27 4.10信函資料管理 27 4.11新聞公告管理 27 考勤管理 28 在線交流 28 6.1手機短信（可選模塊）28 6.2網絡會議 29 6.3焦點論壇 29 6.4會議記要 29 6.5意見反饋 30 6.6在線SMS 30 6.7內外部郵件 30 6.8在線調查 30 知識管理 30 系統管理與權限設置 31 常用工具 31 學習與娛樂 31 USB身份令牌 31 其他 32 第三部分

OA的運行性能、作用及實施效果分析 33

一、OA的運行性能 33

二、OA的作用 33

三、實施效果分析 34 行政事業單位辦公自動化實施效果分析 34 企業辦公自動化實施效果分析 35

前言

辦公自動化(OA-Office Automation)是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型辦公方式，是指建立在硬件網絡及系統軟件平臺，包括企業數據倉庫以及企業決策支持的基礎上，將企業業務管理、辦公管理和決策支持融為一體，從而降低企業管理成本，提高工作質量與效率，并確保管理體系的穩定，極大地提高工作效率。

隨著全球經濟一體化及我國入世，建筑施工行業面臨的市場競爭不僅來自國內，而且還來自技術和資金均占有很大優勢的國外同行。只有迅速提升施工企業的信息化水平，并通過信息化拉動施工企業向智能型和管理型企業轉化，才能使企業在激烈的市場競爭中取勝。為此，如何利用現代信息技術提高建設行業的生產效率和管理效率，已成為迫在眉睫的問題。

OA對傳統辦公方式的變革，正是適應了人們的普遍需求，也順應了技術發展的潮流。通過網絡，組織機構內部的人員可跨越時間、地點協同工作。通過OA系統所實施的交換式網絡應用，使信息的傳遞更加快捷和方便，從而極大地擴展了辦公手段，實現了辦公的高效率。

第一部分

辦公自動化的理論與現狀分析

一、OA發展歷史回顧

辦公自動化于50年代在美國等西方國家首先興起，到70年代后期形成新型綜合學科--辦公自動化（OA）。80年代到90年代，辦公自動化系統開始在世界各國得到較快的發展。

根據對機構發展的深刻洞察，我國企事業單位的辦公自動化歷程，實際上已經經歷了6代的發展，伴隨著6代管理思想與管理體系的演變。

第1代OA：硬件配置階段

70年代末，伴隨企事業單位在辦公過程中開始使用電腦、傳真機、打印機、復印機等現代辦公設備，以單機為主、以實現個人事務處理為目的的第一代辦公自動化系統開始興起。

第2代OA：數據處理自動化階段

自80年代中期開始，伴隨傳統MIS（管理信息系統）的興起與發展，OA進入以數據處理自動化為標志的第2代OA階段。由于不能實現流程自動化，第1代及第2代OA都不能稱為真正意義上的“辦公自動化”。

第3代OA：C/S架構下的工作流自動化階段

伴隨企事業單位內部局域網的興起和發展，第3代OA開始關注并實施企事業單位不同部門間工作流程的自動化。不同部門及各員工間的協作大大加強，從而使企事業單位辦公的效率得到較大的提高。因此這是真正意義上“辦公自動化”的開始。

但是，第3代OA只是有限的工作流程自動化系統，難以實現隨時隨地的辦公、移動的辦公，因而難以實現企事業單位資源的延展，企事業單位資源最大程度的利用。第4代OA：無障礙工作流自動化階段

90年代中期開始，隨著互聯網（Internet）的興起與發展，辦公自動化管理模式獲得極大的突破。以Internet為基礎，第4代OA實現了移動辦公，企事業單位資源不再受到通訊技術的限制。因此，它被稱為“無障礙工作流程自動化辦公”（Unlimited Work Flow）。

這種24小時*7天/周的不間斷辦公管理模式，為企事業單位實現對客戶的全天候服務和業務活動的全面開展提供了寬廣的舞臺。然而，由于受到企事業單位傳統的文化環境、管理模式和業務流程的束縛，協同工作的模式難以建立，工作流程自動化的效益也難以全部實現。

第5代OA：協同工作型辦公自動化（KM1代）

90年代末期開始，隨著協同管理思想（Collaboration）的興起，旨在實現項目團隊協同、部門之間協同、業務流程與辦公流程協同、跨越時空協同的第5代協同工作型OA開始興起。第5代OA的核心是KM（知識管理），實現方式是Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）相結合的信息系統。其缺點在于太關注辦公事務本身與企事業單位目前的利益，缺乏長期的發展戰略。第一代知識管理（簡稱KM1代）太關注于知識/信息與資源的分享，而忽略知識的收集、積累與繼承。

因此，第5代OA難以支持企事業單位及員工的長期的協同發展。第6代OA：協同發展型辦公自動化（KM2代）

第6代OA已經超越了傳統辦公的狹義范疇，它是一種領先的企事業單位管理思想。在實現方式上，它仍然以工作流程自動化Workflow（辦公流程自動化）及KM（知識管理）為核心。

從兩者的關系來看，工作流程自動化是實現協同的重要手段。缺少工作流程的自動化，任何辦公自動化系統都無法實現工作的協同。而KM仍然是OA的核心。但與第5代OA中的KM（KM1代）相比較，KM2代的涵義發生了重大的變化。

KM2代的優勢在于，其注重知識的收集、積累與繼承，最終目標是要實現企事業單位及員工的協同發展，而不是關注辦公事務本身與企事業單位本身的短期利益。只有實現企事業單位的發展，員工的發展才有空間；只有實現員工的發展，企事業單位的發展才有潛力。而“知識管理”正是實現兩者協同發展的橋梁。

事實上，現在的辦公已不再是簡單的文件處理，也不再是單純的行政事務了，其任務是要提高整個企事業單位的運作效率，進而提高企事業單位的核心競爭力。知識管理可以幫助企事業單位解決知識共享和再利用的問題。知識管理意味著在恰當的時間，將正確的知識傳給正確的人，使他們采取最合適的行動，避免重復錯誤和重復工作。知識管理關注“如何獲取、組織、利用和傳播散布在企事業單位信息系統和人們頭腦中的知識”。階梯式的管理結構是一種傳統的管理模式，這樣處于金字塔頂端的最高領導通常只能接收到處于中層的部門負責人的反饋，而無法根據普通員工的意見對中層干部的工作進行批評。而對于處于底層普通員工的接觸就很少，他們很少能夠進行越級的信息反饋。并且這也是傳統管理模式中比較忌諱的一種方式。但是利用本系統，我們將實現管理的扁平化與透明化，將所有員工的工作都置于一個透明的狀態，根據權限范圍都可以了解到其他人在干什么、結果如何。最高領導可以隨時抽查任何一個員工的工作記錄，可以查看任何一個項目的進展情況，這樣企事業單位中的每一個員工都處與一個平等的狀態。這就是在我們通過本系統可以實現的一個基本理念：Who at Where do What。

不僅如此，隨著時代的發展，企事業單位的分散化程度越來越高，機構內的成員的流動性也越來越頻繁。如分布廣域辦公分支機構或者在全國的機構如何了解其他兄弟機構正在進行的項目，各地出差的機構內的成員也可以通過本系統來獲取企事業單位的相關咨詢。通過傳統的方式幾乎無法獲得的信息都可以在我們的系統中獲得。例如：如果某個部門負責人在開會時想查詢某個項目的一些資料，如果采用傳統方式必須打電話給單位，找到相關人員，然后再有他們發傳真或者通過電子郵件發送過來，這個過程可能會浪費很多時間，而如果有本系統，所有的信息都在網上，就可以直接從網上下載，從而大幅度提高了工作效率。

綜上所述，辦公自動化系統的發展經過六個階段，幾次飛躍過程。從以數據為核心發展到以信息交流為核心，進而提升為以系統地運用知識為核心。知識貫穿于各種方式的信息交流，從簡單的電子郵件、群件與協作、進而構建Web應用，其核心目的都是在獲得與應用知識。知識是企事業單位網絡上傳遞的最有價值的信息。第六代OA幫助企事業單位從How To的過程轉到Know的過程，將辦公自動化系統由模擬手工作業向改變并提高手工作業效率過渡。

二、新時期辦公自動化建設的內涵和外延 在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展，人們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網（Intranet）,從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。

辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段，只有對管理及管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序化積累，沉淀，辦公自動化才能發揮作用。辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享成為現實。

三、辦公自動化的發展方向

辦公自動化的發展方向是數字化辦公。所謂數字化辦公幾乎所有的辦公業務都在網絡環境下實現。從技術發展角度來看，特別是互連網技術的發展，安全技術的發展和軟件理論的發展，實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣的角度來看，全面的數字化辦公還有一段距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，使現有管理體制發生變革，而管理體制的變革意味著權利和利益的重新分配；另外管理人員原有的工作習慣、工作方式和法律體系有很強的慣性，短時間內改變尚需時日。盡管如此，全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。

四、目前江天集團對OA的需求

湖北江天建設集團現有職工3886人，各類專業技術人員973人，擁有一支施工實踐經驗豐富的項目經理隊伍，固定資產1。19億元，下設7個分公司、6個子公司及26個項目經理部，企業年施工能力4億元以上。這么大的企業工作量問題如果運用單純的手工來完成，所帶來的不僅僅是人員、時間、金錢上的損失，更重要的是效率性和準確性，因此，OA系統的導入對于江天集團的更高更快的運作發展是必然更加是必要的。

隨著以計算機技術、通訊技術為代表的信息技術的發展，辦公自動化在企事業單位的管理、經營活動中發揮著越來越重要的作用。人們要求辦公自動化系統能適應不斷變化的辦公需求，提供解決公文處理等偏向個體的自動辦公功能，還要求能解決人們之間信息交換與共享的要求。

目前的辦公自動化，是以網絡為依托，在企事業單位內部進行暢通的信息交流。在這種模式下，單位成為一個大辦公室，它下面的財務、人事、行政、業務等部門都成為企事業單位信息流中的一個環節，而不再是一個一個的信息孤島。依靠這種模式，單位的組織結構能夠得到簡化，各個部門在信息共享的基礎上進行協作，便于明確各個部門甚至每個員工的責任，而決策層可以迅速綜合來自各個方面的信息，并以此為依據制定企事業單位的戰略決策。沒有人懷疑計算機的出現給機構內人員帶來的便利，但是對現代的辦公自動化而言，其目的已經不局限于減輕員工的工作量，而是要將員工從繁瑣的事務性工作中解放出來，用更多的精力去關注最重要的事情，從而提高企事業單位的效率，增強企事業單位的綜合競爭能力。從這個意義上講，在市場競爭日趨白熱化的今天，辦公自動化已經不再是一種手段、一種工具，而成為決定企事業單位生存發展的命脈。

五、網絡時代企事業單位關心的辦公問題

1、機構規模擴大，分支機構增多，信息量迅速膨脹的同時各分支機構卻成為信息孤島，原有的辦公平臺無法適應規模化的辦公需求，無法實現移動辦公和全球辦公；

2、計算機網絡健全,但離線用戶的信息仍無法及時、快捷、方便的到達；

3、大中型機構規模的信息化建設需要繼續擴大設備數量，所帶來的維護、升級的工作量太大；

4、同一體系的辦公單位相對分布較遠，相互之間的工作協同發生失誤可能性大；

5、人員流動性大、信息的非結構化、信息難以安全和妥善管理，信息利用率低，制約學習型機構知識管理發展；

6、企業規模日益壯大，相關管理越來越繁瑣，浪費了大量的人力物力，工作效率相對低下；

7、公文編輯及流程太過繁瑣.原有的辦公平臺無法實現公文、印章、手寫批注一體化；

8、現有的辦公系統在IE環境下直接文字處理能力差，無法滿足辦公需要；

9、客戶端軟件的使用限制以及進行培訓、支持等后續維護服務工作復雜；

10、辦公系統功能需求及用戶數量增加，后續購置與維護成本高昂；

11、金字塔型管理模式上下信息難以通暢,管理出現脫節。

六、傳統OA系統應用現狀  基于桌面數據庫的OA系統 優點：

提供簡單的公文的增、刪、改、查功能；

在關系型數據庫中保存OA數據，方便統計管理； 缺點：

沒有工作流引擎處理，不提供流轉功能或只提供簡單的流轉功能； 文檔處理能力差； 需要安裝客戶端軟件；

不能適應辦公流程變化的需求；

 基于Notes或Exchange等群件系統開發的OA 優點：

方便的郵件、通知、便箋處理； 收文、發文等公文處理能力強； 能處理大批量的郵件； 文檔處理功能強。缺點：

在開發流轉處理時需要專業的開發人員，開發程度復雜； 客戶端需要安裝專門的客戶端軟件,不利于日常維護； 需另外購置相應處理平臺,投資增加巨大； 較難和業務系統數據結合；

平臺的通用性和擴展性差,安裝維護難度大；

手機短信、網絡會議、文件檔案管理等功能很難真正實現。

基于WEB的辦公自動化系統

基于WEB的辦公自動化系統只需在服務器上作配置和維護，對客戶端機器的硬件要求較低，無須安裝客戶端軟件，只需通過瀏覽器這個簡單易用統一的界面來訪問的，其界面相當友好，操作十分簡單，易學易用，用戶易于接受，從而節省用戶的培訓時間和費用。這對減少實施辦公自動化的阻力來說，有相當重要的意義。并且使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎上運行新的應用系統，保護現有投資。大大降低了用戶用于軟件系統維護和升級的難度和費用，系統更加容易實施。

同時基于WEB的辦公自動化系統文檔處理及管理能力強，工作流處理能力強，公文流轉完全自動化，并可通過多種通訊手段保證信息及時快捷傳送，實現遠程辦公、移動辦公等多種辦公形式，并且基于WEB的辦公自動化系統安全可靠、擴展性兼容性強。

七、投資回報分析

 符合信息化總體規劃分布實施的公認模式；

 有效地引導機構導入數字化經營，降低成本核算；縮短與外界的距離，降低運營成本；網絡辦公還能節約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用；

 以人為本，優化人員結構，增強對下屬部門人員的業務監管，提高其信息透明度，高效地提高內部管理，增強內部管理效益；

 降低客戶端及維護成本，提高時間效率；

 提高政策、制度、任務指標等信息的傳播、共享速度；  提高員工日常辦公效率；  提高各部門協同工作能力；

 更有利于建設透明化、協作型、學習型的辦公文化；  提高員工業務水平；提高機構的服務質量與反應速度；  建設國際標準的IT基礎平臺，建立開放性的業務模式。

第二部分

OA項目版V3系統介紹

一、開發思想

OA項目版是以信息管理為核心的辦公自動化系統，建立在企事業單位辦公需求的基礎上，完全面向客戶的，以現代管理理論為指導的新一代辦公自動化軟件。軟件結合現代管理理念全面幫助用戶建立和完善自身的現代管理制度；利用強大的信息通訊平臺幫助建立協同工作機制，解決用戶內外部信息交流不暢通的現狀，從而奠定信息管理的基礎，自如應對電子商務、電子政務和知識經濟的挑戰。

二、適用范圍

 無限用戶開放，適合所有政府機關、企事業單位及各種形式的組織或機構。

三、系統概述

OA是基于B/S模式架構運行于MS平臺上的應用軟件，采用開放性結構，具有良好的兼容性，只要提供數據庫接口就能輕易與各種應用軟件對接。在許多細節方面均表現得更加人性、更加成熟、更加完善，同時結合用戶需求，滿足在自動辦公環境中的信息流動，做到知識信息積累，提高安全性能,使用戶更好的實現電子協作，高效安全辦公。本系統應用新的潮流技術和傳統技術相結合，真正實現無紙網絡辦公。

本系統界面友好而美觀，使用者易于上手使用，可以在Internet及局域網內使用，在客戶機上只要安裝了IE瀏覽器，就可以使用本系統，并可在IE環境下直接使用本系統進行文字處理。同時系統采用最新的組件加密和數據庫加密技術及SSL數據傳輸，完全保證了客戶數據的安全。

四、技術特點

1、用戶操作簡易性：基于Microsoft平臺開發，所有用戶操作遵循Microsoft軟件通則。基于Web技術開發，客戶端不用加裝任何軟件，只需通過瀏覽器即可使用，嚴格商品化軟件開發模式，無須專業水平即可安裝調試和使用，真正做到易用易管。

2、獨特的用戶定制機制： 系統幾乎所有角落用戶都可根據自己的情況自行修改和定制，主動調整和壯大系統功能，系統的實用性周期得到充分的加強，降低了用戶的投入風險，提升了投資的有效性和回報率。

3、流程表單定制：集成工作流生成器和模塊構建工具，樹狀定義工作流，可由用戶隨意定制和搭配，簡單易用，適用性強，系統自動判斷工作流方向，也可人工干預，提供全面的查詢功能并可重復使用。通過角色、表單、元素和動作相結合的流程方式，不同的流程通過元素設定節點數、每個節點不同的角色定義、不同的動作賦予對應的角色，通過節點來設置表單各個字段的顯示方式，自動填寫、手動填寫等。表單流程權限控制，不同的節點和角色所看到的流程表單中所顯示的不同內容，不可修改，只能加以描述，突出了軟件的標準化、電子化和嚴密性。結合流程管理功能，可以在定制過程中監督任何一個流程的工作狀態，充分體現流程系統的智能化。真正意義上實現“所見即所得”系統設計理念。可根據機構內實際情況及外部環境變化，隨時自行修改完善，以適應日益激烈的市場競爭。并可充分借鑒其他機構的優秀管理經驗。

4、角色定制：流程走向按角色或指定分配，從而避免了人員流動等帶來的不便之處，不需要進行大規模的改動，只要在組織架構中給新增人員賦予相應的角色就可以完成相應的工作流程。而和流動人員相關的流程不會受到影響。

5、公文編輯全面化：具有公文格式定義、圖文混排、電子表格、水印、文字藝術處理、文字行線、海報制作、水印、特大字打印、反片打印、單色打印、平鋪打印、套打、超鏈接、在線保存、設置自動指令、程序調用、痕跡保留、對象分層、專用保密格式等功能。實用的公文模板，簡單靈活的樣式制作延伸無限需求。直觀的在線圖表，柱狀圖、折線圖等多種圖表格式、任意的相互轉換功能，輕松制作各種報表，并可自行設定運算函數。強大的公文流轉，可支持會簽、電子公章，采用內嵌手寫批注控件（安全可靠，無法復制、剪切、修改、刪除，流暢清晰，筆頭粗細顏色均可定義，非一般OA圖片式，真正實現手寫痕跡留存），用戶使用手寫板或手寫屏等外設，即可實現手寫批示、全文修改等功能，提高了系統在高層領導中的易用性。智能電子印章輕松制作，并可直接進行電子蓋章，內置五星、黨徽、國徽、軍徽等圖形并可自行設置公章圖案，印章安全五重檢驗，可人工限制打印和拷貝，印章使用全程跟蹤記錄，實現了方便、靈活與安全的統一。系統相關編輯完全可以滿足機構辦公文檔及內部刊物制作需求。

五、產品開發優勢

（1）工程動態管理子系統

該子系統的主要功能包括工程信息管理、工程信息調整、任務分解、工程計劃、計劃調整、工程監控、工程決策等，并提供資料管理、統計報表、在線幫助、系統維護等輔助功能。該子系統不僅對工程進度、安全和質量進行重點控制，同時兼顧各種文檔資料。該子系統可以以天為單位設置時間精度，從開工到竣工周期性地對工程量、人員、材料、機械設備、資金等要素進行全過程動態控制，并根據設計數據、計劃數據和統計數據，以圖表的形式直觀地顯示各種對比關系。對于重點工程橋（隧），該子系統能夠動態監控整橋（隧）及各部分的進展狀況，并顯示形象進度圖，通過與Project 2000結合，網絡圖和橫道圖使施工的動態管理更加智能化。

（2）工程投標信息管理子系統

該子系統的主要功能包括工程信息管理、商務管理、施組管理和項目報價分析。該子系統使用大型數據庫統一存儲各種工程資料和素材庫，能夠自動編制標書的商務模塊和施組模塊。

（3）計劃、調度、統計子系統

該子系統的主要功能包括計劃管理、計劃報表、調度管理、調度報表、統計管理和統計報表。計劃、調度和統計單位可根據各自的需要定義自己的報表，并可按照施工項目和單位錄入數據，對表中的邏輯關系進行校驗。該子系統能夠利用已錄入的數據迅速生成新的所需要的報表，并具有網絡傳輸功能。該子系統提供強大的匯總功能，可以按要求（分施工項目、單位、項目中分單位等）進行匯總和對比計算，并可按條件查詢相應的報表。

 針對實際的辦公特點開發，全面支持協作辦公、移動辦公和全球辦公；

 采用國際流行B/S結構，完全基于瀏覽器，簡單易用，維護方便，節約培訓費用，減少會議、電話和交通開支；

 自動式安裝，建立機構信息中樞只需3分鐘；

 內置簡繁自動轉換，每個用戶的設置都可不同，真正覆蓋大中華區用戶，并支持多語言（用戶可增減語言庫，實現任意語言轉換）；

 結合工作流引擎，用戶可自建模塊，以適應內部不斷變化的功能需求；  嚴謹的項目專案管理,項目工時及進度圖形化表示；

 公文編輯全面化：具有公文格式定義、圖文混排、電子表格、水印、文字藝術處理、文字行線、海報制作、水印、特大字打印、反片打印、單色打印、平鋪打印、套打、超鏈接、在線保存、設置自動指令、程序調用、痕跡保留、對象分層、專用保密格式等功能。實用的公文模板，簡單靈活的樣式制作延伸無限需求。直觀的在線圖表，柱狀圖、折線圖等多種圖表格式、任意的相互轉換功能，輕松制作各種報表，并可自行設定運算函數。強大的公文流轉，可支持會簽、電子公章，采用內嵌手寫批注控件（安全可靠，無法復制、剪切、修改、刪除，流暢清晰，筆頭粗細顏色均可定義，非一般OA圖片式，真正實現手寫痕跡留存），用戶使用手寫板或手寫屏等外設，即可實現手寫批示、全文修改等功能，提高了系統在高層領導中的易用性。智能電子印章輕松制作，并可直接進行電子蓋章，內置五星、黨徽、國徽、軍徽等圖形并可自行設置公章圖案，印章安全五重檢驗，可人工限制打印和拷貝，印章使用全程跟蹤記錄，實現了方便、靈活與安全的統一。系統相關編輯完全可以滿足機構辦公文檔及內部刊物制作需求；  行政收發文符合《國家行政機關公文處理辦法》和《中國人民解放軍機關公文處理條例》；  遠程收發公文，解決了與上下級、駐外機構或外單位的遠程公文互通；

 公文檔案利用率自動統計,檔案借閱多種管理模式，杜絕檔案管理漏洞，符合國家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》；

 集成工作流生成器和模塊構建工具，樹狀定義工作流，可由用戶隨意定制和搭配，簡單易用，適用性強，系統自動判斷工作流方向，也可人工干預，提供全面的查詢功能并可重復使用。通過角色、表單、元素和動作相結合的流程方式，不同的流程通過元素設定節點數、每個節點不同的角色定義、不同的動作賦予對應的角色，通過節點來設置表單各個字段的顯示方式，自動填寫、手動填寫等。表單流程權限控制，不同的節點和角色所看到的流程表單中所顯示的不同內容，不可修改，只能加以描述，突出了軟件的標準化、電子化和嚴密性。結合流程管理功能，可以在定制過程中監督任何一個流程的工作狀態，充分體現流程系統的智能化。真正意義上實現“所見即所得”系統設計理念。可根據機構內實際情況及外部環境變化，隨時自行修改完善，以適應新形式下的機構辦公。并可充分借鑒其他機構的優秀管理經驗；

 細致、完善的物品管理及預約系統，解決了辦公用品、車輛等資產管理問題，節省了大量的人力物力，提高了機構的整體效能；

 專業的績效考核模塊，徹底解決機構內部考核的多樣性和復雜性，全面改善績效管理水平，使整個績效管理工作科學、客觀，便于操作；

 采用電子文件庫代替物理文件柜，用權限代替鑰匙，“層次化”管理文檔；  完善的內部郵件系統，編輯功能方便實用，收發管理得心應手；

 可根據自身管理機構特點，方便設置多級部門、職位、級別,部門排列、人員級別排列有序顯示；

 幾乎所有可視圖片或文字用戶都可以任意修改，積極適應客戶個性要求，內置智能換膚支持；

 可限制系統的可訪問IP地址范圍、時間范圍；  強大的菜單定義體系和綜合設置，為用戶提供方便，快捷的操作環境和個性化功能定義；  根據實際需要，選擇不同的提醒時間間隔和提醒方式，避免了遺忘部分工作計劃的可能，使相應的工作計劃準確實施到位；

 小精靈V2.0（內部即時通訊系統）實現全方位離線提醒，即時信息交流方便快捷，并提供多種人性化功能；；

 強大的手機短信模塊，收發自如，運用廣泛；

 功能強大的應用模塊，覆蓋信息化的各個方面，在應用中，可保存電子郵件、待辦事宜、通訊錄、文檔、日程安排和項目的所有信息；

 數據既可集中保護,集中備份，又可針對附件進行多種存儲方式選擇，多層的安全控制機制確保只有經過授權的用戶才能訪問系統資源，系統數據更安全；真正實現了機構的辦公高效化、傳遞網絡化、信息資源化、管理決策智能化；  協助建立3C辦公文化，將扁平化管理、項目管理、知識管理等管理思想融入產品功能中，通過辦公自動化達到對辦公制度、流程乃至辦公文化進行優化，形成溝通、協作與控制的3C辦公環境；

 合理的市場定位，簡繁自動轉換，不限制用戶數，讓OA做到真正普及應用；  常年版本功能升級，保證系統不斷增值；

 采用先進的內置微處理器USB加密狗，杜絕非法使用；

 采用先進的USB雙因素身份認證令牌驗證用戶身份，安全可靠；  系統穩定成熟,遍布全國的廣大用戶降低了采購風險；

 可根據機構信息管理實際要求進行二次開發，無縫嵌入度身定做的功能，個性需求亦可變通解決。

六、系統運行環境 服務器系統環境要求：

CPU PIII 800以上；

內存至少256M，建議512M以上；

硬盤至少20G，建議40G以上；

Microsoft Internet Explorer6.0(SP1)以上；

Microsoft Windows 2000 Server(SP4)以上；

Microsoft SQL Server 2000(SP3)以上；

Microsoft IIS5.0+。客戶端系統環境要求：

Microsoft Internet Explorer6.0(SP1)以上。

七、主要功能

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1.1提示

工作有關提示、常見信息快速提示。并且系統在國慶及用戶的生日時，只要登陸就會出現FLASH動畫慶祝或祝福，另外OA小精靈還支持離線信息提示。1.2通告公文 界面直觀，用來及時反映機構最新發布的通告和公文信息，另外此處的顯示方式還可自由切換為分塊顯示。1.3動態新聞

及時了解有關國內外及內部的新聞動態。1.4個人郵件

及時了解目前個人的郵件接收狀況。1.5待辦事件

“待辦事件”屬于私人條目，每個用戶都有自己的待辦事宜項目，用戶對自己的待辦事宜有完全的管理權限。用戶還可根據待辦事件的情況不同，設定“提醒”相關功能。1.6便箋

針對目前機構事務繁忙的特點。便箋是一個類似寫字板的編寫記錄平臺，快捷的方式可隨時查看便箋內容，提醒相關重點信息，使工作實施到位。1.7其他

在線調查、考勤、SMS等功能的直觀顯示。工作管理 2.1工作計劃

工作計劃包括單位工作計劃、項目組工作計劃、個人工作計劃（日、周、月、年計劃）、值班管理等。

**單位工作計劃** 主要用于單位或部門的計劃的制定、分配、檢查、瀏覽、分析，與個人工作計劃不同，但功能相得益彰，對于機構內部計劃的制定與執行可以起到良好的輔助作用。

單位工作計劃是多人的環境下，共同完成某項工作的描述；單位工作計劃遵循計劃擬訂、計劃分配、計劃執行、執行分析的實施監控；如下圖所示：

單位工作計劃是一個團隊協作模塊，通過單位工作計劃可以充分的體現“協同”辦公；單位工作計劃是分工合作、以人為本的體現；上級部門可以將某項單位工作計劃分配到多個部門，各個部門的負責人可以針對本部門的人員情況將本部門所要執行的計劃在此進行分配來共同完成；

單位工作計劃同時是一種指派的計劃；在單位工作計劃的執行過程中，上級部門可以實時的監控計劃的執行情況（如：完成率）以及計劃的日志，在監控的過程中可以及時地進行各種調整措施；

**個人工作計劃** 主要為方便用戶完成日常工作而設計，用于個人工作時間管理。在日程安排中能查看當天應當處理的所有公務和自己的一些日程安排，能創建新的任務和安排計劃，同時在制訂相應的計劃時，可根據需要，制訂計劃的執行時間，并有多種提醒方式可供選擇，避免了因工作繁忙而遺忘部分計劃的情況，讓相應計劃準確的實施到位。還可針對有必要公開的工作進行公務的公開，供機構成員查看和監督。同時有關管理人員可對工作計劃的執行情況作出評析，個人工作計劃和相關評析情況均可植入績效考核模塊，以配合內部的有關考核。

在使用OA之前，還可制定一些與OA有關的管理條例、工作內容，例如：規定每人每天都要制定自己的工作計劃，每個部門主管還需要制定部門的工作計劃。通過這種方式，就可以記錄每一個人、每一個項目、每一個部門的工作計劃情況，作為相應部門的管理人員，可以在任何時間、任何地點查詢任何一個項目計劃與進展。此外，利用這種方式，還可以對每個工作人員的績效進行評估。

管理人員可以查看所管轄范圍內部門、人員的日程安排情況，通過查詢，及時掌握部門人員工作動向，并根據事務的重要程度來安排部門人員的工作，為合理安排部門工作提供支持。為了體現辦公的智能化、人性化的融合，系統可將待辦事務等相關的需要進行處理的事務自動的引入到個人工作計劃中（管理人員可以進行統一的設定，同時在管理人員沒有進行設定的情況下，人員可以自行設定此部分的工作）。**值班管理** 值班管理主要是為休息時間段和節假日內的值班人員及時間安排而設的。同樣設有權限，管理人員可以通過查詢來查看所有值班人員和時間，而沒有相應權限的人員只能編寫或查看自己的值班日志。

值班管理也充分的體現了協同辦公，可以進行值班的指派；通過這種指派的方式，相應的人員及時的獲得被指派的信息，使此種辦公及時、直觀。2.2項目管理

項目管理包括：項目工作計劃，項目文檔管理，材料費用及檢驗管理，信息匯總，項目工時及進度管理，項目人員權限分配，項目信息設置等功能。

就項目管理而言，首要大事就是項目規劃，項目前期規劃的好壞會影響甚至決定項目的質量和效率。項目規劃的目的簡單地說一是準時；二是預算控制在既定的范圍內；三是質量得到保證。項目經理必須保證項目小組的每一位成員都能對照上面三個標準來進行工作。其中項目文檔管理是非常重要的，它有利于組織內部或行業內部經驗與數據的積累，項目過程的改進和技術與管理經驗積累，對于今后的項目有非常重要的指導意義，這些歷史信息的來源從內部獲得的主要來自以前項目的經驗總結，歷史的數據使可以新的項目進行更為準確全面的規劃，歷史的教訓可以使新的項目少走不必要的彎路，少花不必要的代價，減少項目失敗的風險。

項目管理的所有文檔，只有有權限的用戶才可以對其進行增加、刪除、瀏覽文檔等操作，極大的保證了文檔的安全性及管理的方便性。

材料費用及檢驗管理功能可根據本機構實際情況進行格式的定制，并可針對具體項選擇是否開放瀏覽，極大的增強了系統對不同項目的適應性，同時系統還提供相應的統計功能。項目計劃可針對項目進度等各項指標進行圖形化表示，并提供項目進程日志管理，使項目經理對項目進度監控直觀化。通過實施項目管理，使得單位中團隊協作能力得到很好的體現，而單位中需要團隊協作的情況比比皆是。因此項目的良好管理的意義是多方面的，包括各種經驗的積累、協作能力的提高、宏觀調配的高度集中化……。2.3報表中心

實際辦公中關于報表處理的地方較多，每個部門、每個功能模塊都有可能出現報表；如何的進行報表的統一管理而不出現資料外泄是本模塊所處理的重點； 報表處理業務在系統建設初期也許不能夠完全的囊括，隨著單位組織的擴大、各種需求的增多，報表的多樣性、報表的種類、報表的新增等都可以通過報表中心進行處理；

OA報表中心主要包括：報表管理，報表提交，報表瀏覽等功能。包含二級密碼驗證和權限分配。如果用戶單位所應用的各種軟件（如財務系統等）較多，較多的每旬(月)的財務報表、業務報表以及不定期的報表需要查看，相關管理人員需進入不同的系統來統計相關所需報表，操作起來較為繁瑣，特別是要求對應用系統的操作特別熟練，才能較快的查詢到相關報表。本功能就是針對于這種情況，只需指定相關報表管理人員上傳相關報表，用戶根據不同報表的瀏覽權限來收發相關報表。2.4工作總結

工作總結包括：總結提交，總結管理等功能。

工作總結是針對工作人員為自己階段性的工作進行一次總結或工作匯報而設的。根據人員級別進行管理范圍識別，管理人員可通過查詢來查看所管轄范圍內部門人員的工作情況，并可以結合工作計劃，及時掌握本部門人員的工作情況及工作效果，為安排本部門的相應工作及項目實施提供依據。另外還可通過設置限定工作總結提交人在規定周期后不允許修改或刪除。

工作總結既可以幫助工作人員回顧階段內的工作情況而起到對下一階段的工作的重點的安排、個人在工作中的經驗的總結；也可以幫助管理人員更加客觀的進行工作的安排以此來提高工作的效率等； 2.5公務公開

個人工作計劃如果進行了公開，則將公開部分顯示到公務公開中；除提供查詢功能外，公務公開隨著工作計劃變化進行自動動態更新，如果某項公開的工作計劃被刪除或者選擇了不公開，則公務公開中將不再存在。

本模塊充分加強了機構內部辦公的透明度，為更好的實現對機構內部的職能監督和計劃安排的管理提供了新的途徑。公文流轉

3.1通告信息管理

內部信息可通過公告的方式進行發布，相當于模擬單位的公告板與布告欄的功能，用來宣傳報道傳達單位的各項規章制度及相關信息，讓工作人員能夠準確及時地了解單位的發展方向、方針政策等。內部人員只要進入“通告瀏覽”，都可根據通告發布范圍看到已發布的信息。通告的發布范圍可以進行多種方式的選擇，分別為：自由選擇多個人員及部門或本部門及其下級部門等兩種方式進行發布。另外系統還會自動流轉歷史，并提供有關通告的查詢功能。通告信息管理模塊分為草擬通告、通告管理、通告瀏覽。界面更直觀。實現了所見即所得、多項智能設置、特大頁面打印、縮放打印等操作。同時又囊括了圖文混排、表格、文字行線、文字藝術處理、海報制作、特大字打印、反片打印、單色打印、平鋪打印、套打、圖表制作、對象分層、制作印章等幾乎所有文檔編輯功能，此外通告模板、歸檔管理、痕跡保留、電子印章、動態保存圖片、附件攜帶、在線報表、超鏈接支持、手寫批注等功能的加入，完全實現無紙化作業。3.2普通公文管理 **公文管理** 實現對內部所有普通公文收發的管理操作，非具有公文管理權限人員只可對本人的普通公文進行管理。**發送公文** HTML編輯方式，文件在傳送過程中能靈活選擇收文范圍，并且提供了傳統的紅頭公文使用模版，同時系統還提供與后臺工作流程結合的普通公文審批流程，可加載附件傳輸并可自動簽名。

**已發公文** 用于保存和處理已發普通公文，提供標題、內容、接收人等檢索功能，詳細記錄公文的當前狀態，可根據視覺效果擴大或縮小字體。**已收公文** 用于閱讀或處理有關普通公文，提供標題、內容、發送人等檢索功能，詳細記錄公文的當前狀態，可根據視覺效果擴大或縮小字體，還可對所收公文進行原文件驗證。

3.3行政公文管理 **遠程收發文

遠程收發文是不同地域的辦公機構OA與OA之間的公文收發，充分利用現有資源和現有網絡平臺條件，加快機構之間無紙化公文傳輸的進程，提高公文流轉的速度，進而可以提高行政事務的處理效率。包括：遠程發文、遠程收文、收發文的狀態，并且支持附件攜帶或直接頁面攜帶。如下圖所示：

**公文擬稿** 在使用時可以調出相應的公文模版，避免了重復勞動，從而使工作效率大大提高。同時，圖文混排、表格、文字藝術處理、圖表制作、超鏈接支持、在線保存、附件攜帶等強大的文檔編輯功能突破了一般OA在IE環境下無法真正做到文字處理薄弱的缺陷，真正做到了無紙化網絡辦公。擬稿人還可隨時查看公文目前所處環節。**公文審核** 所有公文根據權限的分配實現自動傳送，快速返回，同時具有的“痕跡保留”功能，使公文審核和修改更加明確；同時針對一份公文多人審批這一特點，系統提供 “公文會簽”的功能，可指定會簽范圍，同時可以查看其他審批人的會簽意見與結果，真正實現公文或工作的同時審批。

**公文簽發** 真正意義上的電子公文，結合會簽、電子印章、附件攜帶、流轉歷史記錄和多人手寫批注，將傳統手工的、繁瑣的公文處理轉為輕松的計算機聯網辦公，安全、可靠、快捷、方便、省時、省力，使辦公人員徹底從傳統辦公形式中解脫出來。

精密的安全性能。除了公文本身的權限設定外，當調出電子印章時，需輸入印章的“外層密碼”，和本身的“使用密碼”，多重保證使公文的安全性能近乎完美。**公文印制** 實現公文的指定分發范圍和歸檔。可以跨部門指定印制分發人，也可以在公文會簽的過程中讓最后一個會簽人進行分發人的指定，系統還可通過授權的方式在印制環節進行必要的公文簽章等處理。同時針對可能分發失誤的公文進行及時的撤消。3.4行政公文檔案 **檔案管理** 對檔案柜的分類和管理，是公文簽發、分發及歸檔完畢后的匯總。同時，可將公文會簽的相關內容和流轉歷史一同保存。可對機構內部所有電子公文分類進行儲存，是名副其實的檔案資料中心，可通過權限管理來定制瀏覽檔案柜的顯示成員，并提供審批借閱、限時借閱、權限關閉檔案自動回收功能，以便對相關公文的借閱加強管理，檔案的利用狀況及文件夾文件的分布狀況直觀了解，系統同時還提供檔案文件歸檔、借閱、歸還、審批、銷毀所有環節的跟蹤記錄。

檔案管理的主要功能：

登錄（收集）和接收檔案部門管理范圍內具有保存價值的公文資料；

對所保存的檔案進行科學的整理和保管； **借閱瀏覽** 可查看或歸還有關已借閱檔案，也可了解已申請借閱的公文有關審批的狀況和流轉歷史，還可了解閱讀狀態。**檔案查詢** 實現智能查詢。通過輸入所需文檔的部分名稱或其他相關信息亦或是利用狀況排序即可查出相關文檔，并通過借閱功能，在“借閱瀏覽”中實現公文和會簽意見的瀏覽。**待歸文檔** 針對傳來的需歸檔公文，有專職人員對其進行系統的分類及管理，同時可保留會簽意見及結果。

**檔案審批** 對需審批借閱申請進行處理，并可了解處理狀態。**借出檔案** 了解目前被借出檔案情況，輔助檔案的管理。3.5工作流管理 **工作流程** 可滿足在現代機構中各種協同、審批、請示和報告等工作需要。主要的功能有：工作人員向有關人員針對某工作問題提出協同、審批、請示和報告，有關人員在收到流程單后立即做出反映，并根據原設定流程運轉完成。

系統可自動判斷工作流方向,也可在流轉中通過人工干預進行停滯、轉移或臨時指定下一步的審批或相關流程處理人員，流轉歷史詳細可見，流程圖一目了然，并且在提供限時處理的功能同時，工作流處理用時還隨流轉歷史出現，便于對工作效率的有效管理。體現工作流程中心思想，所有工作清單由工作流程處理中心統一處理，決定工作清單的流程。工作流程處理中心可以靈活選擇通過流程審批還是直接送給某一個或幾個有關人員閱示，工作流程配置中心可以很方便的定義工作清單流轉審批流程，而工作流程工具則可以使得表單設計更加美觀，符合用戶需求。

另外，系統提供詳細的工作流文件清單和全面的查詢功能，可了解每一工作流的處理過程及結果，從而可以評估機構中工作人員的辦事效能。資源管理

4.1通訊資料管理

用于通訊信息管理，通訊錄包括個人通訊錄、員工通訊、關系管理和其它通訊。

面對雜亂無章的名片、眾多的通訊本，是否需要一個良好的管理軟件對其進行管理，以免在急需要某人通訊資料時手忙腳亂？在本系統的通訊資料管理中，用戶不僅可以對客戶通訊資料、個人通訊資料、部門員工通訊資料、其他通訊資料等進行分類，而且還支持自選備份（txt或excel格式），在部門員工通訊中還可同時進行郵件及短消息的操作，另外在其它通訊欄目可設定開放瀏覽的范圍。同時關系管理還提供訪問記錄功能，每個人員只允許維護自己的記錄。

用戶可以通過搜索很方便快速地找到需要查找的信息，通過創建通訊錄，可以添加新的人員通訊錄，另外還提供編輯和刪除的功能。

員工通訊錄主要指機構內部通訊錄，內部人員人人都可以方便快捷地查詢,從而在機構內部達到通訊信息共享。機構內部通訊錄由特定人員進行錄入，一般用戶只有查詢功能。所有通訊資料的手機號均可動態植入手機短信模塊，更加方便的將信息進行有效利用。4.2文件資料管理

文件資料管理是內部一般文件資料的數據處理中心，可對機構內部所有電子文件資料分類進行儲存。

文件資料管理系統的主要功能包括： 無限設定下級目錄；

登錄（收集）和接收文件資料部門管理范圍內具有一定保存價值的文件資料； 對所保存的文件資料進行科學的整理和保管； 可對所保存的文件資料設置上傳文件、瀏覽權限； 提供文件資料信息的各種靈活查詢服務。4.3人力資源管理

隨著知識經濟時代的到來，人力資源管理在機構管理中的作用變得更加重要。為方便機構的人事檔案管理而設計，每個工作人員的相關個人資料都保存在本系統中。利用本系統可以進行人事資料的瀏覽，查詢和分析，以便于內部的人力資源開發。內容包括：個人檔案、基本檔案、職位變動、獎懲情況、考核情況、工資檔案（工資名目可自定義）功能和相關各種信息，同時提供高級查詢和人員分析圖。4.4績效考核管理

機構的核心競爭力是由人決定的。成功的機構是因為他們的人才和團隊，而要讓人員成為人材，讓人群成為團隊，績效考核管理是重要環節。

績效考核管理的出現徹底解決了機構內部人員或團隊考核的多樣性和復雜性，在相當程度上保證了績效考核的科學和嚴謹。

在本模塊中，考核項、考核類型、權重模板、績效考核模板、考核方式、考核結果、引入值都可以進行自定義設置，并重復使用。

考核項是進行考核的評定指標，考核項允許用戶進行各種考核項的定制，而且，考核項本身又可以隸屬于另一個考核項，從理論上講，系統對于考核項沒有任何的寬度和深度的限制； 考核類型是考核項的組合；所有的考核項最終都將隸屬于某個考核項類型，單位可以根據本單位的實際情況進行考核類型的定制；

權重模板由考核項類型、考核項組成，但又具有自身的屬性，如：最大可加分、默認分值、考核人，多個權重模板可以包含相同或者不相同的考核類型、考核項，可以有若干完全不同的名稱而內容完全一樣的權重模板來適應多種不同的考核情況； 績效考核模板是由權重模板組合而成，一個績效考核模板可以有一個或者多個績效考核模板組合，并且可以自由定制各個權重考核模板的權重。針對于一次績效考核模板，滿分可以為任意數值，系統會自動將績效考核滿分進行百分制的轉化；

系統還提供多種考核方式供用戶進行選擇：如打分考核方式、文字描述考核方式、單選考核方式等。還可分為記名和不記名兩種考核形式；

考核結果是對每一次考核之后的值進行等級上的組織。并允許用戶自定義表現形式并通過系統自動轉化，使得考核結果可根據對應的表現形式進行顯示。

系統還可進行個人工作計劃及有關評析情況(被考核人的工作計劃考核)、指派任務(被考核人的上級安排的工作任務)的引入；同時系統提供嚴格的權限限制，以保證績效考核的有效執行；

績效考核不但包含了正常的權限設置，而且對于每個考核人都有考核項的可見程度的限制。除此之外，對于考核人進行同一個權重模板考核或者對于同一次考核進行打分，各個考核人之間的打分結果根據系統分配的比例進行總分的計算；從一定程度上的遏制了考核者的作弊；

本模塊全面改善績效管理水平，使整個績效管理工作科學、客觀，便于操作，保證績效管理過程中的信息流暢，使績效管理職能活動協同、集成，避免績效管理過程中矛盾的產生； 4.5圖書資料管理

作為知識型學習型的機構，一定會有大量的圖書、資料，借閱和管理都存在一定障礙。圖書資料管理功能可以很方便的對圖書資料進行分類管理，方便查詢，而且還可以記錄借閱情況，自動保留借閱記錄。圖書資料管理實現了如下功能：

（1）實現單位內部圖書、期刊的計算機管理，使圖書資料資源得到充分利用；

（2）工作人員可以在辦公系統中方便地查詢圖書期刊目錄信息，以方便學習；

（3）實現圖書、期刊、電子圖書網上借閱。結合工作流使用效果更佳。4.6辦公用品管理

辦公用品管理是針對現代機構辦公用品種類繁多、管理瑣碎的特點進行開發的。可更加直觀的察看辦公用品的領用情況和庫存量，管理內部辦公用品的登記、購進、領用、歸還、報廢等。結合工作流使用效果更佳。4.7固定資產管理 通過“固定資產登記”、“固定資產維修”、“固定資產報損”、“固定資產出售”四個模塊，系統科學的管理固定資產。即使機構再多，也能讓機構管理人員隨時對機構的根本情況一目了然。4.8車輛信息管理

本功能可以針對車輛進行全方位的管理和查詢，做到車輛使用管理和車輛費用管理一體化，并且用戶可根據單位自身實際情況設定是否需要用車申請。結合手機短信和工作流使用效果更佳。

4.9資源預約管理

本著協同辦公的理念，更加有效的提高機構單位資源的利用率和管理，如車輛預約、會議室管理及辦公設備的借用等。可預先在系統中估計要使用的資源時間段，其他人員就可以了解到資源是否空閑。系統把已占用的資源時間段進行記錄。狀態條顯示的是當天（0點到24點）的資源占用情況，同一界面中還顯示了資源使用的詳細預約時間段和預約的人員名單。如會議室的預約，對于單位會議室安排進行預約申請(結合工作流管理)，可隨時查詢使用情況，同時提高對了會議室資源的合理、充分使用。結合工作流使用效果更佳。4.10信函資料管理

可及時管理和查詢信函的收發及辦理動態，避免不必要的信函資料丟失。它是單位與單位各個層次之間，進行溝通加強聯系的紐帶。支持高級查詢、模糊字段查詢。4.11新聞公告管理

為機構內部所有工作人員提供最新行業動態、國內外新聞、內部新聞等，并可按類別分類管理，新聞采用HTML編輯方式，并且參與閱讀的用戶可以發表自己看法和評論，開展廣泛的、不拘一格的討論形式。它涉及面廣、操作方便，可支持上傳新聞圖片，新聞內容中可以設置超鏈接，也可根據用戶的習慣放大字體或者是縮小字體。考勤管理

專門為機構進行內部考勤管理的模塊。功能有：員工考勤、部門考勤管理、單位考勤管理、考勤負責人設置。

系統根據機構成員進入OA進行簽到簽退及其他考勤登記，無須人工記錄或另外購置考勤機，節省勞動時間，節約運營成本，提高工作效率。具體有如下特點：

** 考勤時，無須排班，自動識別平時加班時間、節日加班以及周休加班時間以及曠工，遲到時間等；

** 考勤方案一經設定，無需每月再行設定； ** 系統具有各種考勤統計功能；

** 擁有單位考勤負責權限的人員可同時查看所有員工的考勤情況及智能代簽，解脫人事人員繁重的排班錄入工作，提高考勤數據準確度； ** 完善的報表及查詢功能； 在線交流

6.1手機短信（可選模塊）

含GSM短信收發機壹臺，配合SIM卡使用，電腦收發短信無須專線接入，也不必上網，免除了與電信營運商交涉的煩瑣手續；而付費方式與手機發短信息一樣。并且收發機無須與服務器連為一體，可與任何網內計算機相連，并可長期穩定工作，攜帶方便，與OA有關模塊有效結合,既可以發，亦可以收（手機發送甚至可直達OA中某用戶，真正實現OA與手機的完全互發，方便快速,十分實用。還具有短信群發、設定手機區段發送、短信自動分解發送、定時發送等功能，同時系統還提供設置每個內部成員每月發送短信條數、可備份短信發送明細等功能，已全面支持與小靈通短信互發。

目前還可與手機短信結合使用的模塊主要有：個人工作計劃、值班管理、行政發文、遠程發文、工作流程、通訊資料管理、車輛信息管理、會議紀要等等，針對以上模塊系統還可定制有關的提醒起始標識，充分利用了現代化的通訊手段。6.2網絡會議

為了方便機構工作人員之間的交流，在本系統中提供了即時的網絡文本會議和NetMeeting集成。文本會議可以由指定人員開設議題并設定允許參加會議的人員，與會人員可以共同進行討論。文本會議顧名思義是通過文字形式來實現的虛擬會議，是目前支持人們遠距離進行實時信息交流與共享、開展協同工作的應用系統。極大地方便了協作成員之間真實、直觀的交流。NetMeeting集成則集成了微軟的NetMeeting技術，方便用戶使用電子白板、語音、視頻、文件傳輸、文件共享、屏幕控制、即時交流等功能。6.3焦點論壇

在BBS論壇中，有關人員可以暢所欲言，對技術、生活、合理化建議及其他感興趣的話題進行公開交流或公開辯論。6.4會議記要

可根據會議具體要求合理安排計劃、會議紀要等的綜合會議管理功能。強大的文檔編輯和查詢功能，同時有相應權限的人可記錄有關會議信息和設置瀏覽該會議紀要的人員，并可直接通過發送手機短信的方式通知參會人員。6.5意見反饋

目前根據許多機構為了搞好內部建設或聽取合理化建議和意見，需設立意見反饋的有效通道，系統為此需求提供了意見反饋的功能。系統支持完全匿名以及通過上傳附件方式提供意見文本，意見反饋只有有特殊權限的人員才能進入瀏覽。當發送意見完成后，系統會還會自動通知有關人員進行處理。6.6在線SMS 在線SMS是一個即時在線短信息系統，為機構內部溝通提供了一個方便快捷的平臺。6.7內外部郵件

為機構提供一個將內部郵件和外部Internet郵件整合的系統環境，這不僅使內外信息溝通變得暢通，同時也使得信息的安全管理提高了一個等級；

通過電子郵件可以方便地起草、發送、瀏覽電子郵件，實現各類信息在機構各部門及個人之間快速的傳遞。電子郵件的應用已成為一種協同工作的機制。

其中內部郵件采用HTML編輯方式，支持密送、工作組發送、重發、轉發、檢索、查詢、備份等功能。6.8在線調查

在線調查主要應用在各種考核評比及民主調查中，可同時進行多個在線調查，這不僅可以使以往繁瑣的考核評比及調查變得輕松快捷，同時也使評比變得更加嚴格和透明。

通過在線調查可以對所要考核評比的部門或項目或者其他有關調查內容進行記名或不記名投票表決，獲取相應數據及三維、平面分析圖。知識管理

知識管理是為機構實現顯性知識和隱性知識共享尋找新的途徑。知識管理型機構能夠迅速對外部需求做出反應、精明地運用內部資源預測外部市場的發展方向及其變化。目前很多機構面臨的最大難題是知識的積累與運用，實現知識共享必須得到機構領導和全體工作人員的認同，把學習確定為機構的重點，以促進工作人員彼此合作來創造性的建設機構。在整合了大量的知識文檔以后，將為機構提供一個在線的全面，安全、高效的電子文件管理系統，將機構原先簡單的手工文檔管理水平提高為基于知識管理的文檔管理水平，將機構的辦公管理賦予全新的知識管理理念。

OA項目版的知識管理包括：在職培訓、在線考試、規章制度、學習園地、知識發現、電子期刊功能并提供查詢。其中電子期刊具有強大的圖文編輯功能，可制作精美的機構內部期刊，真正傳遞機構的精神文化及機構文化。系統管理與權限設置

系統管理是辦公自動化系統的后臺模塊，也是整個辦公自動化系統的控制中心。在成功安裝辦公自動化系統后，需要首先設定系統的中心元素，比如：限制系統的可訪問時間、IP地址范圍、所有人員信息，身份，職務，辦公權限等，便于系統管理。

主要模塊有：密碼及狀態維護、部門職位級別設置、單位名稱徽標底欄及登陸頁設置、用戶管理、工作組設置、項目設置、工作流程配置、工作流程工具、模塊構建工具、行政公文模板、行政檔案設置、檔案借閱及銷毀記錄、印章管理、印章及系統操作記錄、績效考核設置、系統綜合設置、網絡會議設置、焦點論壇設置、意見反饋設置、狀態查詢、IP及時間設置、遠程收發配置、系統菜單管理及顯示管理、個人菜單管理、個人綜合設置、權限分配、備份與恢復等等。常用工具

為了方便單位人員查找日常信息，系統為辦公系統用戶提供了萬年歷、英漢詞典、列車時刻表、天氣預報、常用搜索、地圖搜索等信息服務，并且客戶還可以自行設置其他服務項目。學習與娛樂

為本單位工作人員提供OA之外已設計好的有關學習及娛樂模塊，可自定義完成。比如：打字練習、智力游戲、PPT文檔、視頻文件等。USB身份令牌

每天報紙都會報道網絡或軟件出現了安全漏洞，所以用戶的意識中安全是非常重要的。傳統的身份認證主要是通過“用戶名/口令”的驗證方式，這種驗證方式存在著易于擴散、易被竊取以及難以記憶等缺點。尤其是在公共場所和公用計算機上，使用口令有可能帶來非常嚴重的安全隱患。使用過的口令既有可能被其它人看到，也容易被木馬程序竊取。使用USB身份令牌替代“用戶名/口令”方式的身份認證方案，所需的成本不高，卻可以極大地提高用戶登錄的安全性和方便性。USB身份令牌是基于USB的雙因素認證令牌，將加密存儲在身份令牌中，不可逆且不可改，杜絕黑客和病毒。并且信息不會離開身份令牌，不會進入計算機及網絡，直接進行加密、解密運算，同時，服務器與身份令牌之間的信息通訊亦采用了加密技術，有效防止了傳輸過程中的偵聽、截獲。是專門為系統用戶提供的在進行系統登錄時二次認證的安全措施，是針對“用戶名/口令”登錄方式進行的有效安全補充，使得系統可以確保有效鑒別用戶的合法身份。體積小巧，便于隨身攜帶，操作方便，支持熱插拔，使用時插在計算機USB接口上，不使用時隨身保管。

其他

為方便用戶更好的管理和使用OA項目版，系統還另外提供了小精靈V2.0、OA權限分配工具V1.0、OA數據備份恢復專用工具V2.0等智能輔助工具，個中玄妙，體現人性化設計之精髓。

第三部分 OA的運行性能、作用及實施效果分析

一、OA的運行性能

OA項目版的運行穩定可靠是完全有保證的，下面我們以移動公司為例進行闡述：

XX移動公司為了運行其自行開發的辦公系統，從省公司到各地市分公司共配置有48臺OA服務器和24臺綜合信息查詢服務器（Sun Enterprise 3500/450），其總用戶數超過6500人（非指同時在線）。網絡建設高昂，僅壹臺Sun 企業服務器3500的報價就要6萬美元，450也要7萬人民幣。由此可見，構建這樣的大規模辦公系統，絕非易事，特別是移動公司這樣的大型企業，需要總體規劃分布實施。而OA，可以實現以較低成本來構建大規模應用，2000人以下的應用，只有幾十萬左右的軟硬件預算。

再舉一個例子：XX省移動通信公司（JLMCC MIS系統），覆蓋全省地市的辦公自動化和綜合信息服務系統，全省各地的用戶通過廣域網絡集中訪問位于省公司的兩臺Sun Enterprise 4500辦公服務器，用戶數超過500人。

企業級高級服務器，運行OA系統，一臺一般可容納250人同時在線。同樣的負載量OA基于一般服務器就可以實現。在性能較好的PC機上，可支持100個左右用戶同時在線。服務器及網絡配置越好，OA支持的在線用戶數也就越多，數據的傳輸速率也就越快。

二、OA的作用

眾所周知，我們絕大多數企事業單位，都采用層層授權的金字塔式的管理模式，從控制論的角度看，這種模式的好處是容易控制全局，但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通，高層了解底層的信息除了通過的直接下屬（中層管理者）外，就是自己親自了解，親自了解往往很累；通過中層管理人員，則有一個信息反饋的效率和成本問題，無疑，機構的信息化能提高效率節省成本。

實施OA，具體來說有哪些作用呢？

首先：能極大地提高工作效率，不用拿著各種文件、申請、單據在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章。這些都可在網絡上進行。

其次：是節省運營成本：包括時間和紙張。

第三：是規范單位管理：把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序，比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批都可在網上進行。

第四：是提高競爭力、凝聚力：員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強。

第五：是使決策變得迅速科學：高層決策不再是不了解情況，缺乏數據的環境下拍腦袋的事，而是以數據和真相為依據做出的科學的決策。

辦公自動化應該作為企事業單位信息處理與管理的集合，應該是對于單位的領導來說，OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據。對于中層管理者OA是信息管理系統，而對于普通管理者，OA又是事物/業務處理系統。OA能夠為管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

近年來，隨著網絡技術的迅速發展普及，通過利用先進的網絡資訊技術，實現辦公自動化的解決方法，被稱為網絡辦公自動化解決方案。隨著INTERNET技術、國際互聯網絡的發展，目前的辦公自動化已由傳統的局域網內互聯互通上升到了支持移動辦公，遠程辦公管理等更廣闊的領域。

三、實施效果分析

行政事業單位辦公自動化實施效果分析

---充分利用了政府機關掌握著的社會信息資源。

自從８０年代中期開始使用計算機以來，國內許多單位都建立了自己的信息系統。但都是基于傳統的關系數據庫建立的事務處理系統。根據統計表明：目前我國行政事業單位建立了３０００多個大型或超大型數據庫，但這些信息一直沒有有效利用起來；而行政事業單位日常工作中經常遇到的流程處理、信息共享、部門協作、人員通訊、非結構化數據的處理都沒有一個統一的應用平臺。

---更有利于提高行政事業單位的辦公效率

實施OA以后許多重復性的工作可以由計算機來完成，如跟蹤反饋信息、發送通知；還可以減少許多不必要的工作，如文檔管理；在很大程度上提高了公文、信息的傳遞速度；方便了領導和工作人員及時處理公務。

---更有利于減小工作人員的勞動強度

實施OA以后許多重復性的繁雜勞動，如送遞公文、發送信息等工作可以由計算機來完成，工作人員就可以解脫出來。

---初步實現無紙辦公、節約了辦公經費。

實施OA以后辦公信息均為數字化信息，內部刊物均為電子刊物，無須紙張、印刷品，可以在很大程度上節約辦公經費。

---保障了行政事業單位對社會公眾提供更好的服務

實施OA以后可以利用先進的計算機網絡技術為社會公眾提供更好的服務，能夠更好地與社會公眾進行溝通，及時聽取反饋意見，避免手工方式下所需要材料需要往返多次才能按要求全部提供的弊病，使行政事業單位對社會公眾提供更好的服務。

---實施OA可以充分利用行政事業單位內部的知識資源和技能

行政事業單位的工作人員具有較高的基本素質，實施辦公自動化以后許多重復性的繁雜勞動可以由計算機來完成，工作人員可以更多時間進行學習或再教育，提高自身素質，以便更好地為社會公眾服務。企業辦公自動化實施效果分析

某集團公司自2003年開始實施OA以來，已經近兩年時間。成功接入各地多個分公司和子公司，截止到2005年，使用該系統的員工數為1000余人。

通過實施OA，該公司主要有以下幾個方面的效果：

實現了遠程辦公：通過OA，將該公司分布在國內各地的分公司和子公司等基于網絡聯系到一起，節省了過去電話、傳真等費用，所有分支機構與公司總部各部門之間的信息傳遞、文件傳輸都通過OA，提高了傳遞的速度。出差在外的公司員工也可以通過OA及時了解到公司最新信息，并與公司傳遞信息。公司高層經常到外地出差，在外地期間通過OA可以直接審批公司文件，實現了遠程辦公，節省了大量的國內國際長途電話費用。員工下班回家后也經常進入公司系統，在系統中加班工作。

文件管理自動化：通過OA，該公司將所有文件發布到系統中，一方面實現了文件的存檔，另一方面方便了公司員工查詢，目前公司在OA共建立各種不同的文件柜99個。文件管理自動化為公司還節省了大量紙張、復印、文件柜等辦公費用。

規范了工作：該公司將ISO9000流程文件放入OA，便于各級部門文件的審批、查閱，規范了公司各崗位的工作規范。

建立了高效溝通管理體系：公司內部的溝通管理一直是影響該公司工作效率的因素，通過OA，公司建立了高效溝通管理體系，通過郵件、內部呼叫、工作流、工作日志等功能，加強了內部的有效溝通，全面提高了工作效率。公司總經理經常通過OA與員工溝通談話，解決了普通員工見領導難，與領導溝通更難的問題。

節省了人力：過去該公司在文件管理、文件審批等環節通過人力實現，存在一定的工作量，實施OA后，減少了辦公室行政人員的工作量，該公司將富余人員充實到一線崗位，為該公司節省了人力上的成本。

建立了良好的企事業單位文化：該公司在OA中構建多個論壇和意見箱，方便員工提合理化建議，并發表各種見解，有利于公司領導聽到基層員工的呼聲和意見。

給員工工作帶來了樂趣：一般的軟件系統強制性要求員工操作，員工被動式的參加，對計算機系統存在抵觸情緒。而OA不同，員工在系統可以與同事之間即時溝通，還能從系統查到自己需要的知識，激發了員工的參與熱情，OA的全員參與率非常高，每位員工一上班就自動進入系統。OA給員工的工作帶來了樂趣，提高了員工的工作熱情和工作效率。實施快應用多：實施兩個星期內，全集團公司所有員工就基本可以使用。

最后：

預祝：湖北江天建設集團有限公司OA系統導入圓滿成功，奔向更高更大的金字塔頂！

您的成功就是我們 最大的榮耀！

愿：合作愉快！

第二篇：某集團OA項目實施建議

華騰軟件某集團OA項目實施建議

貴集團現在有一個總部，十多個分公司，總部就300人左右，各分部規模非常龐大，而且各分公司是跨行業的，現在集團老總最關心的是房地產業務，只有房地產業務老總會管理的比較細，精力基本用在房地產業務中，珠寶或者茶廠等分公司管理比較容易，現在最讓老總頭疼的是房地產，事情比較多和復雜。對此，華騰公司提出選型的以下建議：

1.項目前期規劃建議

華騰公司認為貴集團應該從總體規劃、分布實施的模式來進行項目的實施。總體規劃：

（1）總體規劃

首先選擇一個系統平臺能夠支撐一個集團十多個分公司的規模，系統的安全性、擴展性、服務器性能，能夠支持集團未來規模的擴展，廠商具有集團實施經驗，服務方式和技術能力能夠達到集團要求。

（2）分布實施

根據集團現狀，我們認為應該從老總關心的問題去架設系統，首先解決房地產公司問題，規劃房地產內部運行流程和辦事標準，分別了解老總平常重點關心問題和各職能部門感覺繁瑣的事情，通過貴集團獨特的管理模式，使管理電子化和規范化。將房地產的主要業務架設到OA系統中，讓老總能夠實現對房地產每個業務的執行和監控。這樣才能讓老總看到OA系統的價值，對其他分公司OA系統架設會有更高的期望值。

其他分公司我們可以架設一些比較通用的模塊，各分公司OA系統可以只管到高層，架設一些分公司與總部有聯系的模塊，具體分公司的業務可以先不考慮。系統實施有主、次，抓重點、有先后區分，方可使項目成功實施。

2.平臺選擇建議

選OA系統最主要的是選擇平臺，現在國內有三種平臺的OA系統：IBM Lotus、微軟和國內自主開發。我們建議貴集團選擇LTOUS這個平臺，這個平臺包含了完整的企業協作的解決方案：（1）Lotus Notes/Domino解決了用戶的電子郵件和工作流的要求。

（2）Sametime解決了企業即時通訊的要求，其提供的Quickplace解決了企業協作的要求。（3）其工作流引擎Workflow提供世界級的流程定義的功能。

（4）每種產品又完美無縫的結合在一起，并且通過和Websphere、DB2等產品整合，為客戶提供了企業信息化的整體解決方案。

而其他廠商的平臺模式（關系型數據庫＋中間件）做辦公系統的問題。用RDB加中間件的方式開發電子政務或OA系統，等于要在關系型數據庫之上要首先開發一些Domino已經提供的基本服務，因為電子政務或OA系統不可或缺的工作流、文檔處理、協同工作、安全控制等功能，姑且不討論關系型數據庫是否適合管理文檔型數據，單從開發的時間上而言，要開發出一套可用的、穩定的“類Domino”平臺，決不是一兩年能完成的工作，其中產品的成熟度、可靠性、后續的升級和維護，沒有一個大的公司支持，也會為未來埋下隱患。

上面可以看出100人的OA系統每個廠商都能實現，而考慮到大規模、分地域、安全性等問題時，只有IBM LOTUS這個平臺能夠解決貴集團的問題。

3.實施過程建議

在整個實施過程中，注意每個環節要點，認真對待每個環節中集團人員與廠商的溝通，只有多溝通多交流，廠商才能明確了解貴集團的需求：

項目前期：每個職能部門的經理能夠講出本部門的事務，包括每個業務的單據和流程，廠商能夠使部門事務電子化和規范化。總經理關心的問題要明確，以老總關心的問題為系統的重點來設計。同時認真審核廠商的需求文檔。

項目中期：各部門人員認真接受培訓。管理員能夠掌握權限分配、模塊操作功能、系統維護等要點。

項目后期：系統運行后，作為領導層必須強制性要求自己和員工使用系統，因為以前紙質的辦公模式轉變為電子化辦公，肯定需要一個艱苦的過程。

4.售后服務建議

建議貴集團售后這塊將服務外包給OA廠商。各行有專攻，集團沒必要因為OA系統而成立一個OA事業部，相比而言，成立一個事業部比外包給廠商投入的費用和金額都高。

如果系統需要大規模升級，建議可以按照人天的模式來交給廠商開發，這樣能夠明細工作量，同時節約成本。

第三篇：集團OA系統立項建設方案書

XX集團-OA系統立項方案書

目錄

一、XX集團目前的流程及知識管理現狀.....................21.1 流程管理現狀........................2

1.2 知識管理現狀........................2

二、XX集團實施OA系統調研.......................32.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統.....................3

2.2 實施OA系統有什么風險....................3

三、實施OA系統的價值體現..........................33.1 OA簡介............................3

3.2 XX集團實施OA系統的價值體現.....................43.2.1 流程規范、制度統一.....................43.2.2 規范管理、有序處理.....................43.2.3 實時管理、提升效率.....................43.2.4 協同辦公、規避風險.....................43.2.5 知識積累、經驗分享.....................4四、OA系統實施計劃.........................54.1 OA系統選型...........................5

4.2 OA系統實施計劃..........................5

4.3 OA實施目標............................5

五、其它企業OA系統的信息了解............錯誤！未定義書簽。

一、XX集團目前的流程及知識管理現狀

1.1 流程管理現狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發送、接收方式進行，而流程申批

后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數員工都是不清楚如何進行的，有需要時則通

過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導致信息誤傳。

? 信息泛濫：很多高管對于某個流程進行申批時，經常時從一開始到流程結束的過程中收

到很多郵件，導致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時，只需要一目了然知道各相關人員的意見即可，無需從開始到結束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現狀

? 經驗得不到延續：員工流動，其工作經驗及知識是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識無法積累：很多員工對企業有好的的想法和建議，可能在傳達或執行過程中因各種

原因無法延續或變了調，時間一長，往往是不了了之；

? 規章制度缺乏一致性：企業經過多年發展，很多規章制度在不斷完善和改進，但規章制

度在傳達過程中往往缺乏及時性和一致性，造成很多重復的工作；【比如隨機抽查XX集團１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領用制度，可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執行過程中得不到及時有效指導和監督：高管對于一些規章制度是否有效執行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進行及時的指導和監督；

二、XX集團實施OA系統調研

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統

嚴格意義來講，只要企業有規范企業管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點有四個，我們需要重視的是前面兩點。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實施的的基礎，也是選擇OA廠商的重要參考指標。并能保證系統有足夠的擴張性，能滿足未來３－５年的 企業發展需求。

２、規章制度需明確

實施OA系統的過程中最影響進度的是各種規章制度、流程經常變動，相信成立項目小組后，前期把需求明確后，這種經常要變動的情況應該比較少。

3、硬件設備

目前我公司的硬件設備完全足夠

4、二次開發能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實施OA系統有什么風險

ＯＡ項目能否正常實施，企業高層領導的重視是保障項目成功的關鍵。

因為OA系統的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業務部門利益，加上OA系統的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用??在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實施OA系統的價值體現

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統，OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認為 OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、文獻檢索等等這些非結構化數據的處理和交換過程，隨著企業信息化的普及和IT技術的發展，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現。對于企業高層領導而言：OA是決策支持系統（DSS），為企業領導提供決策參考和依據；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率； 對于普通員工而言：OA是事務／業務處理系統，通過各種有效信息讓員工更準確、高效地工作。

3.2 XX集團實施OA系統的價值體現

3.2.1 流程規范、制度統一

基于統一的信息收集，所有員工在同一平臺獲取相關信息，避免很多規章制度、業務流程審批因多人傳遞而產生信息偏差

3.2.2 規范管理、有序處理

通過統一的待辦事務、待審流程管理等相關功能，使得相關管理和業務處理工作更為有序與規范。

3.2.3 實時管理、提升效率

管理者可通過手機或其它移動終端設備，隨時隨地登錄系統，管理審批事務

3.2.4 協同辦公、規避風險

對于某些重要項目的進展，可進行多人協同處理，處理過程實時知會相關領導，以便對項目進展進行及時指導和批復

3.2.5 知識積累、經驗分享

員工在長期的工作中積累的經驗和知識，點點滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團特色的知識文化，以使更多的員工理解和學習，更多好的知識與經驗得到延續

四、OA系統實施計劃

4.1 OA系統選型 目前市場上的OA系統品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團當前信息化建設程度、企業規模及發展戰略需求，選擇OA系統主要考慮以下幾個問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統集成度 【結合企業目前應用的財務系統、ERP系統、后臺數據庫的情況，選擇能與當前系統集成度高的產品】

3-產品側重點 【除滿足企業OA應用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統】 4-價格考慮 【以當前XX集團的規模及應用情況，小型的系統基本不去考慮，初步定位系統在 20-40萬區間的產品】

4.2 OA系統實施計劃

1-現場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產品，聯系廠家到XX集團現場與管

理者、員工進行交流演示

2-明確合作產品、簽訂合作協議：征集員工意見，明確選型產品，達成共識后簽訂合作協

議

3-組建內部項目小組：OA產品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業務流程的改造與制訂，需成立專門的項目小組進行協同實施

4-制訂實施周期：由軟件廠商與XX集團項目小組商議后制度OA實施周期

4.3 OA實施目標

第一階段：業務操作電子化。其特征是將日常手工事務性工作轉變為機器工作的過程；關注個體的工作行為，可以提高個體的工作效率；

第二階段：業務流程信息化。其特征是通過企業的管理重組和管理創新，結合IT優勢固化業務流程；關注整個組織的流程，提升組織的效率；

第三階段：業務管理知識化。其特征是讓合適的角色在合適的時間、合適的場景獲取合適的知識和資源，系統推動企業管理生態的建立，對環境的變化作出靈活的反應，全面提升執行力；

第四階段：業務決策智能化。其特征是在企業的已有知識的基礎之上，能夠智能創造、挖掘新知識，用于業務決策、日常管理等工作。

第四篇：集團OA系統立項建設方案書

XX集團-OA系統立項方案書

目錄

一、XX集團目前的流程及知識管理現狀....................................................................................2

1.1 流程管理現狀...................................................................................................................2 1.2 知識管理現狀...................................................................................................................2

二、XX集團實施OA系統調研....................................................................................................3

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統.............................................................................3 2.2 實施OA系統有什么風險.................................................................................................3

三、實施OA系統的價值體現.......................................................................................................3

3.1 OA簡介..............................................................................................................................3 3.2 XX集團實施OA系統的價值體現....................................................................................4

3.2.1 流程規范、制度統一...........................................................................................4 3.2.2 規范管理、有序處理...........................................................................................4 3.2.3 實時管理、提升效率...........................................................................................4 3.2.4 協同辦公、規避風險...........................................................................................4

3.2.5 知識積累、經驗分享...........................................................................................4

四、OA系統實施計劃....................................................................................................................5

4.1 OA系統選型......................................................................................................................5 4.2 OA系統實施計劃..............................................................................................................5 4.3 OA實施目標.......................................................................................................................5

五、其它企業OA系統的信息了解.............................................................錯誤！未定義書簽。

XX集團-OA系統立項方案書

一、XX集團目前的流程及知識管理現狀

1.1 流程管理現狀

? 流程申批信息分散：大量的流程申批通過電子郵件的發送、接收方式進行，而流程申批后的備查只能通過各自的電腦中搜索郵件。

? 流程不透明：很多流程的申批，對于大多數員工都是不清楚如何進行的，有需要時則通過各種溝通方式向其他同事咨詢，效率較低，也容易導致信息誤傳。? 信息泛濫：很多高管對于某個流程進行申批時，經常時從一開始到流程結束的過程中收到很多郵件，導致獲取信息過于泛濫。而真正作出決策時，只需要一目了然知道各相關人員的意見即可，無需從開始到結束一直收到各個郵件。

1.2 知識管理現狀

? 經驗得不到延續：員工流動，其工作經驗及知識是無法移交的，往往新任同事從頭再來，效率低下；

? 知識無法積累：很多員工對企業有好的的想法和建議，可能在傳達或執行過程中因各種原因無法延續或變了調，時間一長，往往是不了了之；

? 規章制度缺乏一致性：企業經過多年發展，很多規章制度在不斷完善和改進，但規章制度在傳達過程中往往缺乏及時性和一致性，造成很多重復的工作；【比如隨機抽查XX集團１０位員工，詢問公司的年假制度和辦公用品的領用制度，可能會得到不少于兩種不同的答案】

? 制度的執行過程中得不到及時有效指導和監督：高管對于一些規章制度是否有效執行，往往是等出了問題或在例行檢查中才能知道，無法進行及時的指導和監督；

XX集團-OA系統立項方案書

二、XX集團實施OA系統調研

2.1 具備什么樣的條件才可實施OA系統

嚴格意義來講，只要企業有規范企業管理，提升管理效率的要求，都具備了上ＯＡ的前提和條件。重點有四個，我們需要重視的是前面兩點。

１、清晰了解自己的需求

是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是上線OA軟件重要前提條件，此前提不僅是成功實施的的基礎，也是選擇OA廠商的重要參考指標。并能保證系統有足夠的擴張性，能滿足未來３－５年的 企業發展需求。

２、規章制度需明確

實施OA系統的過程中最影響進度的是各種規章制度、流程經常變動，相信成立項目小組后，前期把需求明確后，這種經常要變動的情況應該比較少。

3、硬件設備

目前我公司的硬件設備完全足夠

4、二次開發能力

目前信息部門完全具備這樣的能力

2.2 實施OA系統有什么風險

ＯＡ項目能否正常實施，企業高層領導的重視是保障項目成功的關鍵。

因為OA系統的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業務部門利益，加上OA系統的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是否有一個強有力的組織保障是關鍵所在。從前期需求收集到需求篩選、需求確認；從調研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓、試用??在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進的責任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。故從制度化的保障或納入績效考核是較為可行的辦法。

三、實施OA系統的價值體現

3.1 OA簡介

OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，一般的叫法是：OA系統，OA辦公自動化

過往的一些偏見往往認為 OA僅僅是諸如公文流轉、收發文管理、檔案管理、會議安排、XX集團-OA系統立項方案書

文獻檢索等等這些非結構化數據的處理和交換過程，隨著企業信息化的普及和IT技術的發展，OA應該是一個企業除了生產控制之外的一切信息處理與管理的集合。它面向不同層次的使用者，有不同的功能表現。對于企業高層領導而言：OA是決策支持系統（DSS），為企業領導提供決策參考和依據；對于中層管理者而言：OA是信息管理系統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率； 對于普通員工而言：OA是事務／業務處理系統，通過各種有效信息讓員工更準確、高效地工作。

3.2 XX集團實施OA系統的價值體現

3.2.1 流程規范、制度統一

基于統一的信息收集，所有員工在同一平臺獲取相關信息，避免很多規章制度、業務流程審批因多人傳遞而產生信息偏差

3.2.2 規范管理、有序處理

通過統一的待辦事務、待審流程管理等相關功能，使得相關管理和業務處理工作更為有序與規范。

3.2.3 實時管理、提升效率

管理者可通過手機或其它移動終端設備，隨時隨地登錄系統，管理審批事務

3.2.4 協同辦公、規避風險

對于某些重要項目的進展，可進行多人協同處理，處理過程實時知會相關領導，以便對項目進展進行及時指導和批復

3.2.5 知識積累、經驗分享

員工在長期的工作中積累的經驗和知識，點點滴滴的匯集，形成龐大的屬于XX集團特色的知識文化，以使更多的員工理解和學習，更多好的知識與經驗得到延續

XX集團-OA系統立項方案書

四、OA系統實施計劃

4.1 OA系統選型

目前市場上的OA系統品牌很多、價位從幾千元甚至到幾百萬元的都有，基于XX集團當前信息化建設程度、企業規模及發展戰略需求，選擇OA系統主要考慮以下幾個問題：

1-品牌知名度 【選擇市場上中大型成功案例較多的品牌】

2-信息系統集成度 【結合企業目前應用的財務系統、ERP系統、后臺數據庫的情況，選擇能與當前系統集成度高的產品】

3-產品側重點 【除滿足企業OA應用需求，偏重于考慮人力資源比較完善的系統】 4-價格考慮 【以當前XX集團的規模及應用情況，小型的系統基本不去考慮，初步定位系統在 20-40萬區間的產品】

4.2 OA系統實施計劃

1-現場交流演示：針對選型要求，初步定位2、3套產品，聯系廠家到XX集團現場與管理者、員工進行交流演示

2-明確合作產品、簽訂合作協議：征集員工意見，明確選型產品，達成共識后簽訂合作協議

3-組建內部項目小組：OA產品涉及到多部門、多層次人員的工作及一些業務流程的改造與制訂，需成立專門的項目小組進行協同實施

4-制訂實施周期：由軟件廠商與XX集團項目小組商議后制度OA實施周期

4.3 OA實施目標

XX集團-OA系統立項方案書

第五篇：煤礦行業OA系統策劃方案

煤礦行業OA系統策劃方案

一、行業背景分析

煤炭行業由于行業發展歷史背景的因素，在信息化建設投入上相對其他傳統行業較少，尤其是管理信息化方面的建設、應用起步較晚、發展較慢。

目前，隨著煤礦企業在信息化建設上投入的不斷加大，在不同層次上已經建立了一些面向不同業務或者管理需求的計算機系統。例如，在井下作業環境監測方面建設了煤礦安全監測監控系統，在生產過程控制層建設了各種自動化控制系統等；在經營管理層建立了許多面向不同業務的應用軟件系統，如煤礦安全管理系統、生產調度系統、人力資源系統、設備管理系統、物資管理系統、辦公自動化系統等。一個礦上有多個系統的情況已經非常普遍，這些對于企業的生產與管理的正常運營起到了一定的支撐作用。

但是，由于缺少統一的規劃，煤礦的各種業務管理系統存在建設分散，應用單一等問題，大部分系統多為部門級或專業性應用，且由于沒有開放的接口，系統之間存在無法實現數據共享、業務流程與管理流程不連貫等問題，而且業務系統間信息的多源性和不一致的情況更是大為普遍，最終導致了眾多信息孤島和應用孤島，從而使業務系統無法實現一個真正全面共享、應用連貫的有機體，這勢必會阻礙煤礦企業信息化建設的進程，也無法很好地與煤礦企業這樣一個連續運轉的整體協調一致地發展。

隨著煤礦企業信息化建設的不斷發展，辦公自動化管理也不再是簡單的公文收發、公文管理等行政辦公，而是需要為企業各方面提供有力支持的綜合管理。傳統的辦公自動化軟件包括郵件、消息、計劃、日程安排等個人辦公功能與會議管理、通知通告、公文流轉、新聞發布、車輛管理、圖書管理、檔案管理、客戶關系管理、文檔管理、人力資源管理等通用功能。這些功能已經無法滿足煤礦日常辦公的需要，而且割裂了日常的行政辦公和業務處理的關系。另外，由于煤礦作為采掘性行業企業的特殊性，保障安全生產是其核心的管理內容，安全生產管理、調度管理、生產技術管理、人力資源管理等，都因為行業的特殊性，使得其業務處理都與其他行業不同，這就造成了其系統的應用面、應用范圍、業務流程、操作方法都與通用的OA軟件中的功能不盡相同，因此，通用的OA系統對煤礦企業來講，“通用”亦即“無用”，已經不能完全滿足煤礦辦公和業務處理的需要。

中礦龍科公司深諳企業信息化發展的趨勢，憑借十多年在煤礦信息化建設的經驗，創新性地推出面向煤礦企業的綜合業務協同辦公平臺—“三致”EIPOA。

“三致”EIPOA全面繼承了傳統辦公自動化系統(OA)的核心功能，并在此基礎上進行更深入的發展和延伸。在文檔檢索方面，提供更加智能的檢索、摘要、匹配及關聯功能；在工作流方面，除了不斷提高其靈活性之外，還將向兩端延伸，前端與門戶相接，而后端與其他的應用系統相接，實現多個系統的“連動”。在協同辦公上，我們將“即時通訊平臺”與各種業務處理功能結合起來，真正實現業務處理時的協同應用。

在業務功能上，我們針對煤礦用戶開發了特有的業務處理模塊，如安全管理、調度管理、生產技術管理、機電技術管理、質量標準化管理、礦務公開、工程管理、招標與合同管理、煤質管理等功能；在人力資源管理中，我們開發了符合煤礦實際應用的培訓管理、勞保管理、績效考核以及工資薪酬管理等模塊；我們將工作流程、即時消息平臺應用的各個業務功能里，實現了業務處理的流程化、協同化。

即時這樣，我們知道每個煤礦的管理模式及業務應用都有各自的特點，我們將在平臺產品化的基礎上，為每個煤礦企業提供個性化的定制服務，使得每個使用我們產品的客戶，能夠真正把業務協同辦公系統使用起來，這樣才能體現信息化為客戶帶來實實在在的好處