第一篇：會議介紹報告

會議介紹報告

一,晨會經營策劃會:

目的:為了使晨會充實精彩,使業務人員能夠積極參加

時

間:每周六上午9點

主 持 人:組訓經理

參 與 者:晨會主持人及全體組訓

主要流程:1,組訓組長針對晨會工作發言.2,各主持人或組訓分別發言.3,提出晨會中的一些弊病和問題.4,研討,解決問題

5,組訓經理總結一周以來的晨會工作.6,組訓經理布置,安排下一周的具體工作.晨會經營策劃會,通過對全體組訓和主持人的意見收集,可以更全面的審視一周以來的晨會工作,更容易發現問題和解決問題,從而避免出現工作在下一周的晨會工作中重復以前的錯誤.各個組訓和主持人在一起通過交流,互相學習,在晨會工作中主持能力得到進一步的提高.對下一周的晨會工作作進一步的安排和落實.可以使各個組訓和主持人在晨會工作中有條不紊,預定晨會主題,為晨會內容作充實的準備.避免晨會出現程序混亂,內容空洞,枯燥等病象.二,主管例會:

目的:又各個團隊主管反映情況,進而對每個團隊有目標,有方向的制定工作.時間:每星期的二,四,六下午5點

主持人:部門經理

參與者:副經理

組訓經理

各團隊主管

主要流程:1,副經理發言.2,組訓經理發言.3,各團隊主管分別發言，4,交流,研討,解決問題

5,總經理總結近兩天來工作狀況，6,總經理安排,布置各團隊后兩天的工作方向及注意事項.主管例會,通過副經理,組訓經理和各團隊主管的意見收集,可以更全面的審視近兩天來的業務工作,使部門經理可以更清晰的了解各團隊甚至個人狀況,從而有針對性的解決問題,有方向的安排后兩天以來的工作.經理,組訓,各團隊主管在一起通過交流,互相學習,業務能力及管理能力都可以得到進一步提高,經理在了解情況后對后兩天的工作進行安排,有助于主管對團隊更理智的進行管理,有助于各團隊業務的順利進行.三,業務經營策劃會:

目的:階段工作總結,使各基層管理者及時掌握工作進度,調整工作方向,跟蹤目標.時間:每月月底召開.主持人:經理

協助人:副經理

組訓經理

參與者:全體主管及管理人

主要流程:1,副經理:出勤檢查

2,組訓經理:階段績效分析

3,各主管:工作匯報.4,經理總結工作并調整工作部署.業務經營策劃會,通過出勤檢查和階段績效分析,憑數字說話,分析結果可觀,公正,有助于各管理人對本月工作狀況的了解.掌握各團隊或個別業務人員的工作狀況,把握各業務員的思想動態,從而有針對性的解決問題.同時,審時度勢,找出業務發展過程中的亮點及存在的不足,對業務發展問題預先做好調研,對下月業務工作做好分析,對業務主題反復進行研討,結合團隊月目標,及隊伍發展情況進展,對次月工作作出一個恰當,合理的部署.對于“問題業務員”不要放棄,應對其深入研究,幫助其解決思想或工作中的問題,并對其進行追蹤,增進個人情感,提高團隊整體素質,塑造團隊企業文化.

第二篇：情況介紹會議

一、情況介紹會議的基本特點

１。會議的規模多是中小型會議。

２。會議形式多采取座談會的形式。

３。一般由一個或幾個（屬于一個部門或系統）主要發言者進行情況介紹，他們是信息的發出者，會前要對發言的內容做充分的準備。其他與會者則主要是信息的接收者，一般是針對主要發言者的介紹來提問或發言，會前不必準備好固定的發言稿。

４。情況介紹會議一般不形成決議或結論。

二、情況介紹會議的類型

１。為了擴大受眾范圍，做宣傳.它在活動或項目還沒有全部進行完時召開，目的是在會后使其活動或項目可以引起社會更多的支持或關注。

２。向上級進行匯報，為上級領導安排部署下一步工作提供依據。

不管是上述哪種情況介紹會議，都會有記者的參加，有媒體的參與。因此，在進行會議準備時應注意以下幾點：

１。發言稿的準備

由于會議的目的是為了擴大受眾范圍，使之對情況有所了解，所以發言要從歷史背景、意義、原有情況、現有情況、發展水平、特點、性能、功用等多方面詳細介紹。

另外，考慮到受眾之間的文化水平和專業知識水平會有差異，發言稿盡量少用專業術語或使用專業術語后用較易于理解的語言進行解釋。

２。對記者的提問事先有所準備

一般記者的提問多與所介紹的情況有關，所以要對所介紹的內容了如指掌。另外，還要有心理上的準備，不要面對記者時不知所措。

３。會議材料的準備

會前最好把準備好的情況介紹做成書面材料并打印出來，在開會時發給與會者。

三、會場布置

鑒于情況介紹會議一般多由一方做主要發言，同時多有媒體記者參加等特點，在會場布置上應不同于上述的幾種會議。

一般應把主要介紹者置于突出位置，使每一位參會者或大部分參會者都能直接看到主要介紹者。

會場最好布置成臺上臺下的形式，使主要介紹者與其他與會者對面而坐，這樣便于溝通。

第三篇：會議管理模塊介紹

會議管理介紹

模塊共分為“會議申請”、“會議查詢”、“會議管理”、“會議室設置”、“管理員設置”、“會議紀要”及“會議室設備管理”七個部分。

1.會議室設置

會議室設置用來新建會議室的基本信息，此模塊用戶同時擁有管理會議室 的權限，可以進行新建、修改和刪除等操作。

新建會議室如下圖：

2.會議室設備管理

對某會議室的會議設備進行新建登記和管理。

3.管理員設置

指定會議的管理員，以及公司的會議室管理制度。在設定好管理員后，用戶申請會議時可以選擇向其中一位管理員提交，并等待該管理員的審批結果。

4.會議申請

會議申請模塊可以申請會議，并將自己已申請的會議按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出，方便用戶查詢和管理自己的申請。被批準的申請具有短信提醒功能。

用戶可以在此界面查看到會議室的預約情況，選擇好時間后提交，開始申請。

在會議申請界面把參加會議人員，查看部門的領導、會議內容、會議的議題文件上傳，發起申請。

待批會議由列表可以看到，等待會議管理員的審批。審批通過后會有短信提醒。至于已經批準的會議、正在進行的會議和未獲批準的會議，以列表形式羅列出來，供用戶查詢。

在用戶申請會議后，會議管理員未進行審批操作時，該會議處于“待批會議”中。如果會議審批人已經批準會議申請，該會議進入“已準會議”，不批準則是“未批準會議”?！斑M行中的會議”模塊中所羅列的是已經通過審批并且到達會議開始時間的會議。

在會議進行中，相關領導可以對上傳的會議文件進行查看閱讀，可以進行在線編輯，正在進行編輯的文件，其它人只能查看不能編輯，編輯結束保存后另外一個人才能編輯，編輯過的文件有痕跡保留，每個人編輯過的文件都自動保存有歷史版本。

5.會議管理

會議管理模塊是會議管理員用來管理所有用戶已提交的申請，按照待批會議、已準會議、進行中會議和未準會議分類列出。

管理人員可以修改申請的會議信息，并且可以批準或者不批準申請的會議，對于已經申請的或者進行中的各個會議都有修改和批準的權限。

6.會議紀要

會議紀要主要實現了對已經進行或者已經結束的“會議內容”的查看。管理員和會議申請者，可以進行修改會議紀要的操作。只有進行中會議，才可以進行會議紀要的撰寫和修改。

會議進行中，會議紀要可以指定為相關人員可讀，申請人和會議管理員可以對會議紀要進行修改。

7.會議查詢

可以根據會議的狀態、申請人，開始時間等內容查詢到相應的會議記錄，查看會議的詳細信息，查看和添加會議紀要等。有會議查詢菜單權限的人員可查詢到全部的會議信息。

第四篇：關于會議全面介紹

一、會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道。

會議是一個集合的載體。通過會議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產生“金點子”。許多高水準的創意就是開會期間不同觀念相互碰撞的產物。

2．會議顯示一個組織或一個部門的存在。

會議總是在大于一人的情況下發生的，即使是只有兩個人的會議，這兩個人也是一種小型組織。沒有不開會的組織或部門，一個組織或部門不召開會議，它的存在價值就會受到質疑。因此，會議能夠充分顯示一個組織或部門的存在價值。

3．會議是一種群體溝通的方式

開會很少是一對一的溝通，絕大多數情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發展，人們的溝通方式越來越多，現在人們可以通過Ｅ-mail、多媒體等種種形式進行溝通，但是，群體溝通，即會議這種方式，是任何其他溝通方式都無法替代的。因為這種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習慣。

二、會議的目的1.開展有效的溝通

會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。

2.傳達資訊

通過會議可以向員工通報一些決定及新決策，也就是說向員工傳達來自上級或其他部門的相關資訊。

3.監督員工、協調矛盾

許多公司或部門的常規會議其主要目的是為了監督、檢查員工對工作任務的執行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協調上下級以及員工之間的矛盾。

4.達成協議與解決問題

達成協議與解決問題一般要經歷以下6個步驟，通過這6個步驟，最終實現協議的產生和問題的解決。

◆ 資源共享

利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。

◆ 開發創意

開發創意的會議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。

◆ 激勵士氣

年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使整體團結一心，朝著一個方向共同努力。

◆ 鞏固領導地位

領導為了體現自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協調會議，以此來強化自己的地位。

三、會議的種類

會議可以按照人數、開會方式和開會目的進行分類，每一種分類都從一個方面反映了會議的作用，每一種分類都與人們的實際需要、社會的不斷發展密切相關。

按人數分類按開會方式分類按開會目的分類

● 團體會議● 一對一會議 ● 面對面會議● 電話會議● 視頻會議● 宣布人事安排、講解政策的會議● 當眾表揚或批評別人的會議● 臨時處理突發事件的會議● 固定的團隊會議● 集思廣益的會議

四、會議的頻率

每種會議都有其合理的發生頻率，只有掌握了合理的會議發生頻率，才能更高效地利用各種會議解決問題、達到目的。

1.固定的部門會議：至少每月一次。不能多于每周一次，否則容易形成拖沓的習慣；將會議的時間記錄在筆記本上，以防因一時疏忽造成工作上的被動。

2.全體會議：至少每兩月一次。利用全體大會通報政策，但不能頻繁，否則會造成沉重負擔。

3.處理突發事件的會議：隨時。切忌太頻繁，否則會使員工感覺日日有危機，會讓公司陷入做事無條理的可怕境地。

4.一對一會議：按需要?？梢园葱枰焯彀l生，但是最好不要超過一小時。

五、會議成本

會議成本分為時間成本、直接會議成本和效率損失成本3種。會議成本是非常可觀的一筆數目，它關系到一家公司的得失成敗，因此萬萬不可等閑視之。

1.會議的時間成本：參加會議的人數乘(與會者的準備時間加與會者的旅行時間加會議秘書工作時間加會議服務人員工作時間)

2.直接的會議成本：會議設施租用費；會議場地費；旅費食宿費；文件準備費。

3.效率損失成本（開會時，主管人員必須離開自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。）

六、召開會議必須要考慮的一些要素

（1）會議的必要性。

會議不是萬能的，有的問題不一定只有開會才能解決，可以的話考慮用文件傳達或電子郵件的形式來代替一些會議，有的問題靠開一次會議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會議要會而有議，議而有決。

這是會議的基本原則，沒有主題或沒有目的的會議就不必召開，開會僅是開會而已，沒有任何有建設性的意義和決定或構思，這個會議等于沒開，是在浪費時間、浪費金錢。

（3）會議的內容形式

既然決定召開會議了，就應該明確幾個事項：

ＷＨＹ，為什么要開這個會，會議的目的。

ＷＨＡＴ，會議的內容，討論決定什么內容。

ＨＯＷ，會議的形式，用什么方法來檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會議人選一般都是五到十個人比較適合，人太多就要考慮到會議的效果。

ＷＨＥＮ，會議的時間。

會議的時間一般盡可能在兩小時之內，因為長時間的會議會讓人感覺到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會議的地點，要明確會議的地點，并提前預訂確認。

明確了這些事項，并將會議議程散發給列席的人員，這是一個會議能否成功的前提，當然還必須有會議召開的注意事項。

七、會議效率不高的原因及預防性管理

1．會議的通病——效率不高

會議常在毫無章法的狀況下進行，甚至毫無意義地延長時間，即使有決議，質量也很低。

2．會議效率不高的原因

主要原因：主持人的技能、會議的地點以及會議的準備工作。

次原因：

（1）時間會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

（2）地點會議地點設在領導辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

（3）開會對象的選擇必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

（4）主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。

（5）參會者的技能參會者發言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。

（6）會議的準備工作開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議拖沓而無成效。

（7）開會的原因、目的和結果開會的原因、目的和結果在會議進行中忽然發現皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。

八、高效會議的特征

會議規范包括：會議時間安排的規范、固定的會議流程規范以及會議規范本身。

1．會議時間安排的規范

◆上午8-9點之間，正是員工從家到公司，準備開始一天工作的時候。這個時候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時間才能進入工作狀態。因此，試圖在這一時間段舉行會議、試圖讓員工回應會議提議或進行業務分析，從人的生理和心理角度來看，是不現實的。

◆上午9-10點之間，員工已經開始進入工作狀態。在這個時間段最適合進行一對一的會談，同樣也是進行業務會談的最佳時機。

◆上午10-12點或下午1-3點之間，最適合調動員工集思廣益。大家利用頭腦風暴，不斷想出新點子、新方法。

◆下午3-5點之間，最好不要安排會議。這個時段的員工開始進入一天當中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個時段舉行會議往往會事倍功半。

2．會議過程規范

◆所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。

◆超過1小時的會議應有書面通知、議程表及相關資料。

◆所有與會者都要準備在會上發言。

◆準時開始，準時結束。

◆各業務單位負責人對決議能否達成負直接責任。

◆所有與會者應知道維護別人的尊嚴，不在會中羞辱別人，這條規則最重要，需特別注意。

九、具體的會議管理流程和各環節管理細節規定

（四）固定的會議流程規范

■ 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關規章制度；指定會議記錄人。

■ 進行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程

一、議程

二、議程三等。具體包括：分享話題和目標；交流信息；產生主意、做決定、確認行動；總結。

■ 結束會議，具體包括：總結；安排下次會議。

（一）宣布人事安排，講解政策的會議

1.會前準備：時間、地點、主持人、參加人員、目的、議題、材料、要求、回復等。.做好會前的具體準備：

（1）要制定完善的會議計劃，包括明確會議目標，確定參加會議的人員，確定會議的方式，確定會議的時間和地點，會場座位安排等。

（2）會議的時間：會議最好的時間安排是早上上班后1小時開始，午餐前結束，這個時間段大家基本已經處理好個人信箱等事情，處于全身心投入工作的心理狀態，效率較高。在座位安排上有一點很重要，就是主持人能看得見所有與會者。還有一個小技巧就是，將持有不同意見的兩個好辯者分開坐，或不面對面坐，并刻意將好辯者安排在沉默者的旁邊。

（3）會議場所的地點：如果是信息傳達會場，選用教室型的會場；如果是專題研討會場，選用U型會場；如果是討論會場，選用圓桌型會場。最后一定要提前下發會議日程，告訴與會者此次會議的主題、會議時間和地點、會議的四個角色、會議目標及背景材料、會議內容，這樣可以盡快的進入會議主題，避免不必要的時間浪費。

（4）通知：時間、地點、議題、主持人、與會人。

2.會中管理：設立主持人和控制人、議程、紀要?？刂坪脮h過程

（1）一個好的會議開端。所謂好的開端就是準時開會、集中注意力在目標上、良好的會議氣氛、制定會議規則、明確的分工職責。一般運用表揚、激勵的方法營造好的氣氛容易取得好的效果。

（2）會議主持起到一個主線的作用，其職責是負責會議的準備、宣布會議開始、提出會議議題、總結會議、跟蹤會議結果。

（3）空中調度，起到把握整個會議主題，以防跑題的作用。一般由資深人士擔任，負責控制會場秩序、緊扣議題議論、指定發言人、總結會議優劣

（4）記錄人，詳細記錄會議的要點和細節，準備會議紀要，以便于會后做出客觀的會議評估。記錄人起到一個支持的作用，負責準確記錄會議的要點并發放會議紀要，最后確認執行人及完成時間。

（5）時間控制，起到準確把握會議開始和結束的時間，以及有效控制每個人的發言時間，通盤調整整個會議進度，使整個會議能夠充分有效地利用時間。

（6）會議擴展需要激發每個參會人員發言的積極性，腦力激蕩產生多種觀點。會議過程中不要隨意打斷別人的發言，但要注意防止發言跑題，并適時回收。遇到意見分歧時，不要回避對立，但要避免情緒對立，可安排休息來調節氣氛。最后，會議要進行總結，達成一致結論。

3.會后總結：會議決定、問題、下次開會時間。

做好會后追蹤和執行

在結束會議以后，一定要做好會議評估和會議紀要，并且在一定的時間進行會議追蹤獲得反饋，保證會議成果不會付諸東流。這樣會議才能有一個完整的流程，并且使會議的結束，真正有效地成為我們新工作的起點。

4.會議召開的注意事項

（1）議題明確，把握氣氛。

主持人一開始就應該向參與會者聲明會議的議題，介紹背景及概況，與會議無關的話題應當避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關注或感興趣的話題引起共鳴，活躍會議的氣氛。

（2）主持人學會及時總結，三到五人發言后要做一次總結，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會議的人，一定要耐心地聆聽，不管誰的發言都要耐心地聆聽，中

途打斷或面帶不理解的表情，都是對他人的一種不尊重。

（3）會議要做好記錄。

對于發言人提出的情報也好，意見也好，想法也好，應該做一個簡要的記錄，并且要有所肯定和回應。

（4）發言要簡短明確。

一次發言最好控制在三分鐘之內，不可以同時講幾個主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發言后要進行討論，討論一定要針對主題，而不要與主題無關，這樣才能夠讓大家有興趣。

（5）會議結束時主持人應進行會議總結，重申會議討論的結果，并把決定的事項落實到人，并明確完成的期限。

（6）將做好的會議記錄向相關人員發放，必要時轉換成公告形式，向全體職工公布，主持人對于會議內容必須定期地跟進檢查，對于那些沒有討論或研究的項目也要采取對策。

第五篇：常見會議形式介紹

常見會議形式介紹

一、辦公會議

辦公會議是行政機關、企事業單位為商討問題、決策事項或布置任務而召開的會議。一般有兩種形式：一種是參加人員職位較高，以討論、決定重要工作為主，可進行常規性決策，具有一定權威性，如山西煤業股份公司安全生產辦公會議、青奧會知識產權保護辦公會議等等。另一種是部門召開的討論日常工作的會議，以執行為主，常常定期召開，又稱為“業務會”或“例會”。

辦公會議的時間、地點、人物相對穩定，文秘人員可從容地、有計劃地安排，但需注意以下事項：

1．會議安排需報主管領導審批。

2．會場布置以簡潔為主，注意整潔、安靜，用品齊全，無須過多點綴。3．擴充與會人員時，應事先擬出名單，報主管領導同意后及早通知，以便做好準備。

4．辦公會議的議題宜集中、具體，每次會議的議題不應不多，但力求解決。5．對會議討論和決議事項要及時以會議紀要的形式印發，加強督促檢查，及時向領導反饋信息，保證會議精神落到實處。

二、代表會議

代表會議是指由各級各類組織的廣大成員推選產生出的代表所召開的會議。代表會是國家機關、企事業單位、社會團體實行民主管理的基本形式，它有權做出重大決策，通過或批準法規、章程等。代表大會的正式代表必須在會前依法選舉產生，根據會議需要，經主席團提議，常務代表通過；列席代表只有發言權，沒有選舉權和表決權；應邀出席的來賓和記者只有旁聽的資格。

召開代表會議需注意以下事項：

1．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數方為有效。文秘人員應準確核對人數，保證大會決議的合法性。

2．代表會議的議題往往來自有關部門的議案和代表的提案，文秘人員要認真做好收集、登記、分類、整理和送審、立案的工作。會議結束后，應根據會議領導者的批示或意見，做好交辦、轉辦、承辦、催辦和答復的工作。

3．會場布置必須莊嚴、隆重，有些會議還應采取嚴格的保衛措施。

4．做好選舉、表決工作的準備，如選票、票箱的制作，工作人員的選派，劃定投票區域、路線等。

5．跨地區的代表大會，應安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。

三、聯席會議

聯席會議是指沒有隸屬關系但有工作聯系的單位或部門，為了解決某一問題，由一方或多方牽頭，定期或不定期召開的會議。它是在充分發揚民主的基礎上，由會議各方達成共識，形成具有約束力的會議意見，用以解決矛盾，或是協調關系、溝通信息。

召開聯席會議需注意以下事項：

1．聯席會議至少由一方主動牽頭召開，牽頭方往往為工作主要方，因而要承擔更多的組織、協調、會務、經費等義務，但不能因此而享受更多的權利。2．聯席會議的時間、地點、議題、與會人員等，應由牽頭方和與會各方在平等、協作和互相尊重的基礎上協商確定，任何一方都不能把自己的意愿強加于其他各方。會議召開時，應由各方輪流或聯合主持。

3．參加會議的各方代表，應由有決定權的、能充分表達組織意見和態度的負責人或由負責人授權的代表出席，以免會議議而不決、決而不行。

4．聯席會的最低效果是各抒己見、互通信息、相互了解；最高效果是達成共識。如果能達成共識，可以“意向書”、“協議書”、“會議紀要”或“會議公報”等書面形式確定并鞏固。

四、座談會

座談會是政府機關、企事業單位和社會團體為收集信息、征求意見、調查研究而邀請有關人員進行的訪談。它側重于與會者之間的交流討論，氣氛較為輕松、親切。座談會的成功與否，很大程度上取決于主持人的水平、引導和組織藝術。

召開座談會需注意以下事項：

1．座談會以小型為主，人數以七八人至二三十人為宜。人數過少，缺乏代表性，影響討論；人數過多，影響發言面和發言質量。

2．要根據座談會的主題，有針對性地、有目的地邀請有關人士參加座談。被邀請參加座談的人要有代表性，能獨立思考、敢于發表意見。

3．座談會的時間不必嚴格規定，話多則可適當延長，話少或無話可說即可結束。

4．會場可準備一些茶點、飲料，可邊吃邊談，使氣氛輕松活躍，以達到與會者暢所欲言。

五、新聞發布會

新聞發布會又稱記者招待會，它是政府、企業、社會團體或個人把各新聞機構的記者召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問，由專人回答問題的一種活動。新聞發布會是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報道的行之有效的手段。其主要特點，一是互動性強，即會議主持人與記者相互問答，溝通活躍；二是信息傳播迅速，擴散面廣，社會影響大。

（一）新聞發布會的類型

根據新聞發布會發布的內容大致可以分為發布消息，說明活動（如企業推出新產品、企業經營方針的改變），解釋事件（如企業產品質量出現了問題，企業出現了重大事故等）三種類型。

（二）新聞發布會的程序

1．簽到。在接待處簽到，接待處最好有組織的某位主要人物出面迎賓，以顯示出組織對活動的重視，給來賓及記者們留下好印象。

2．分發會議資料。應發給每位來賓一個事先準備好的資料袋，其中有：新聞發布稿、技術性說明資料（必要時發放）、發言稿以及會上要展示的產品或模型的照片。

3．宣布會議開始。會議開始時，主持人應先簡要說明召集會議的目的，所要發布信息或事件發生的背景和經過等。

4．發言人講話。發言人要就某些內容做重點、詳細的講述。5．回答記者提問。6．宣布會議結束。

（三）舉行新聞發布會需注意如下事項： 1．確定被邀請記者的范圍

該邀請哪些記者得根據公布事件發生的范圍、影響來決定。如事件涉及全國，則要邀請全國性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請當地新聞單位的記者；如事件涉及專門業務，就需邀請專業新聞單位的記者。一般說來，邀請記者的覆蓋面要廣，各方新聞機構都應照顧到，不僅要有報紙、雜志 記者，還要有電臺、電視臺及網站的記者；不僅要有文字記者，還應有攝影記者。

2．選定適宜的時機

適宜舉辦新聞發布會的時機包括：

（1）公司及產品（服務）已成為公眾關注問題的一部分。（2）公司或其成員已成為眾矢之的。（3）新產品上市。

（4）開始聘用某大腕明星做自己產品或形象的廣告模特或代言人。（5）公司人員重大調整。（6）公司擴大生產規模。

（7）公司取得最新記錄的銷售業績，等等。3．確定時間和場所

確定記者招待會的日期，一是要及時，當新產品、新政策出臺前夕及時舉行，或組織單位受到指責、誤解時及時舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應當避開重大會議、社會活動，以免影響記者們的出席率。會議具體時間最好安排在上午9:00—10:00，總時間60分鐘左右為佳。因為這個時間對記者最方便。

會場的選擇即要考慮交通方便、設施完善，又要能引起社會各界注意，擴大影響。最好利用大型會務中心、專業新聞中心或大飯店、大賓館會議室。

4．確定主持人和發言人

出于記者的職業要求和習慣，他們往往會提出一些尖銳深刻甚至讓人下不了臺的問題，這對主持人和發言人都提出了很高的要求。記者招待會一般由公關部門負責人或辦公室主任、秘書長等主持。主持人負責介紹主題及基本情況，其措辭講究典雅有力，風趣而不失莊重。發言人由單位決策層人物擔任，要求熟悉全面情況、頭腦機敏、有較高文化修養和風度、語言表達能力較強者擔任。

5．準備發言材料和布置會場

為了使參加會議的記者們對舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負責招待會的文秘人員一定要準備好必要的資料。資料應包括：

（1）發言人的發言稿。發言稿既要緊扣主題又要全面、準確、真實、生動。（2）回答提綱。為使發言人在現場回答問題時表現自如，可事先預測一下記者將要問到的問題，并準備好答案。

（3）報道提綱。可事先將報道重點、有關的數據、資料編印出來，作為記者采訪報道的參考資料。

（4）其他輔助材料。如圖片、實物、模型、錄像、光碟等，目的是增強發言人的講話效果，加深與會者對會議主題的認識和理解。

會場要選擇交通便利、安靜而無噪音，有電話等電訊設備的地方。會議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會，可使用長方形的桌子，并分別標明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應佩帶寫明姓名的胸牌。主持人、發言人座位前還應設置標明職務的姓名牌，以便記者識別。如邀請的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現混亂和不愉快。準備好錄音、錄像設備、文具用品、飲料茶水等。

6．編制經費預算

根據所舉行記者招待會的規格和規模做出可行的經費預算。其費用項目一般有租場費、印刷費、會場布置費、茶點費、禮品費、文具費、郵費、電話費、交通費等。

7．安排參觀活動 如有條件，記者招待會前后可以配合招待會主題組織記者進行參觀活動，如觀看設施、實物、成果展覽、模型、圖片等給記者創造實地采訪、攝影、錄像的機會，增加記者對會議主題的感性認識。

8．收集有關新聞報道

記者招待會舉行后的一段日子里，文秘人員要注意搜集到會記者采寫、刊發的各類新聞稿件，分門別類地登記、分析，以便檢驗會議的效果。對參加會議而未發布新聞的記者，也應禮貌地詢問原因，便于日后改進工作。

六、會展

會展是會議和展覽的統稱，兩者有時聯合舉辦，有時分開舉行。會展從廣義的角度說不僅包括會議和展覽，還包括獎勵旅游和大型活動以及與之相關的運輸、廣告、交通等行為，是會議、旅游、大型活動和展覽的概稱。

文秘人員在會展工作中的主要職責：

1．人力資源調配。積極配合領導或上司制定會展人力資源戰略和人才工作計劃，為實現會展活動的目標提供智力和人力保障。

2．廣告宣傳。主動協助領導或上司做好會展活動本身的廣告宣傳和參展單位、客商和贊助商的廣告管理。

3．物流管理。協調處理好向參展單位提供包裝、運輸、通關、搬運、倉儲、布展、撤展等一系列的物流服務，以最低物流成本達到參展單位所滿意的服務水平，同時保證會展活動按時順利進行。

4．綜合服務。為與會者、參展單位、觀眾和記者提供旅游、文書、通信、采訪、接待、禮儀、交通、后勤、金融、展臺設計與展具制作等各方面服務。

5．信息服務。積極開展信息的收集、加工、傳遞、存貯、檢索，為主辦單位領導、與會者、參展單位、客商和記者等各方面提供及時、準確、系統和有效的信息。

6．場館工作。配合做好會場布置、報到與簽到等工作，安排好參展單位工作人員的作息時間，履行好布展、撤展以及辦理展品進、出館手續，負責場館的安全、衛生和噪聲控制等方面的管理。

7．保密工作。采取積極的措施做好保密工作，凡涉及有關商業秘密的展品、項目，展出和洽談時應注意保密，防止失密、泄密事件的發生。

七、國際會議

國際會議是指來自兩個及兩個以上國家（不是指地區）的政府、政黨、社會組織或民間團體為解決互相關心的國際問題、協調彼此利益，在共同討論的基礎上尋求或采取共同行動（如通過決議、達成協議、簽訂條約等）而舉行的雙邊或多邊集會。

（一）召開國際會議的工作程序 1．會議籌備 國際會議通常是圍繞著特定的國際問題而進行的，而周密的準備工作可為會議的成功舉辦奠定良好的基礎。會議的準備工作一般包括會議的發起、會議召開的時間和地點的選擇、會議的邀請，以及會議議程的擬定、會議文件的準備和有關的技術性問題（如與會各國代表團的座次安排、名稱的使用等）。

（1）會議發起

國際會議可由一國發起，也可由數國聯合發起，或一國倡議、數國發起。不論發起的形式如何，國際會議總是與一定的國際局勢發展相關。

從某種意義上說，會議的發起就是會議的醞釀過程。有關發起國家常常通過適當的外交途徑，事先同其他國家、特別是有關主要國家就擬議中的會議交換意見、聽取建議，以便對會議的召開達成一致或諒解。會議的議程、開會的地點、時間、參加的國家等常常是各方討論、磋商的主要問題。

（2）會議地點

國際會議的開會地點往往對會議的結果、特別是會議的氣氛有相當的影響，故常為各方所關注。19世紀，國際會議大都在主要有關的大國之一的首都舉行。20世紀以來，重大國際會議時常在中立地點（如瑞士的日內瓦、奧地利的維也納等）舉行。有時也在發起國的首都或某一城市舉行，也有在對解決所討論之問題最為關心的國家舉行的情況。近年來，一些定期召開的國際會議往往輪流在各參加國舉行或在有影響的國家舉行。

（3）會議邀請

一旦會議的準備工作完成，有關方面便著手邀請工作。邀請一般由會議主辦國發出。在發出邀請信之時，應附有一份擬議中的程序規則草案，并說明參加會議的要求。邀請信往往要闡明舉行會議的目的和希望取得的結果。會議邀請的對象，即會議的參加國，一般應包括與會議討論問題有關的所有國家，有時也包括對所討論的問題有興趣的或對問題的解決可能發揮重大作用的國家。為了確保會議的圓滿成功，保證結果的公正、合理，并能得到普遍承認和遵行，一切直接有關的國家應該都被邀請參加會議。

2．會議舉行

國際會議的主席，即會議的主持人，一般由與會國共同推舉產生。推舉多是一種形式，常常在會前各國即有諒解或已達成協商一致。按照慣例，會議的主席往往由東道國的首席代表擔任，有時則由會議的發起國出任。為了保證會議的公正進行，國際會議有時也采取幾國輪流擔任的方式。

（1）會議位次

雙邊會議位次按慣例應遵循一般的外交禮節。多邊會議通常以與會國國名的英文（或法文）字母次序確定各國的位次。按傳統，各國代表的席位依次交替地安排在主席的右左兩方?，F在，一般是按國名字母順序，從主席右邊開始排列位次。但主席右邊第一個席位通常由抽簽或協商決定。在有些情況下，與會國之間的關系，各國代表團的人數，也影響到席位的安排。

（2）會議組織

國際會議因其舉行規模及討論問題的不同，往往有不同的組織形式。有些會議只有全體會議（即大會），許多會議則分為全體會議和小組會議（即各委員會），有時還設立特別委員會。從理論上講，全體會議為國際會議的最高機構。

（3）會議記錄

許多國際會議都有會議記錄。一般有三種類型，即逐字記錄、摘要記錄、決議文本。會議記錄的內容一般需載明會議的日期、時間、地點、各國全權代表及工作人員的姓名，敘述討論的經過、獲得的結果及會議結束的時間。會議記錄應得到與會各國的確認。會議記錄有助于弄清哪些問題已經解決、哪些尚待努力，它也可以幫助后人了解會議的進程。

（4）會議結果

國際會議結束后總有一定的結果，其具體形式往往表現為會議最后形成的文件，如決議、協議、聲明、宣言、條約、和約或公報等等。除秘密性會議之外，這些最后文件都要公之于世。會議消息的發布依會議性質而定，公開會議可由記者直接報道，半公開會議可在會后舉行新聞發布會或記者招待會予以適當發布，不公開會議則不發布任何消息。

（二）安排國際會議應注意：

1．國際會議由東道國發起、組織、邀請。在發出邀請信時，必須寫明議題、時間、地點、人數（包括職務）以及差旅、食宿、會務等費用承擔情況。

2．國際會議往往存在語言障礙，一般使用英語，也可商定采用聯合國規定的其他正式工作語言，如漢語、法語、俄語等。不管采用何種語言，東道國必須準備足夠的同聲翻譯，文件也應該準備不同文字的文本。

3．地方政府、企事業單位、民間團體要召開國際會議，應向上級主管部門申報、獲準，以便辦理出入境手續。

八、電視電話會議

電視電話會議是指用通信線路把兩地或多個地點的會議室連接起來，以電視方式召開會議的一種圖像通信方式。兩地間的電視電話會議，稱為點對點電視電話會議；多個地點間的電視電話會議，稱為多點電視電話會議。電視電話會議的優勢是能跨越空間，實時傳送與會者的形象、聲音以及會議資料、圖表和相關實物的圖像等，因而適宜于重大、緊急情況下，布置重要工作、宣布重大決定或傳達重要精神。

電視電話會議節省了與會者會議時間和差旅費用，降低了會議成本，而且能與會者面對面共同商討事宜，與真實的會議無異。系統還可以同時提供文件傳真、圖片傳遞等一系列輔助服務項目，因而也被廣泛應用與教學、辦公、商務談判等多個領域。

但是由于電視電話會議具有高速數據傳遞、時效性、高保真等高要求，因此對環境要求很高，一般都是專線傳輸，并配備足夠的設備，還要求有良好的通信服務提供商。而與會者通過電視、網絡等媒體進行交流、討論，也會影響會議的氣氛與效果。

召開電視電話會議應注意以下事項：

1．成功召開電視電話會議的基本保障是及時、切實做好通知工作。會議時間一旦決定不易更改，任何一方的耽誤都會延長通信線路的占用時間，造成浪費。

2．保密性電視電話會議要專門布線。文秘人員要督促此項工作，保證線路暢通，使通話無障礙。

3．用電子音像設備記錄會議，會議結束后應整理成書面記錄。記錄音像的載體，如錄音帶、錄像帶、光盤等也應歸檔保存，以備日后查考。