第一篇：高校圖書館檔案管理工作現狀分析及對策研究

摘要：從高校圖書館檔案管理的工作現狀出發，提出了一些改進檔案管理工作的新思路。關鍵詞：高校圖書館檔案工作現狀措施

近年來，伴隨著普通高等學校辦學規模的壯大，圖書館也隨之發展壯大，館員隊伍得到擴充，業務范圍不斷擴展，更因普通高等學校本科教學水平評估的具體要求，使得圖書館在教學和科研中的重要作用越來越明顯。高校圖書館是高校三大支柱之一，高校圖書館檔案同樣是高校檔案工作的重要組成部分，其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。

然而目前許多高校圖書館檔案管理工作還非常滯后，如何建立健全高校圖書館的檔案，以滿足高校教學、科研等各方面的需要。筆者根據目前高校圖書館檔案管理之現狀進行了初步探討，并就高校圖書館檔案管理工作提出了一些改進思路，以便更好地為圖書館的日常管理、學校的教學、科研提供服務。

一、高校圖書館檔案管理工作現狀分析 1．檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業務部門提交的業務檔案沒有統一的要求，提交的業務檔案有采用打印的，但紙張不統一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

2．檔案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，具體表現在：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責。眾所周知，檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統一管理。現時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發利用。

3．檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學術研究中心，圖書館的工作過程中產生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領導決策、業務工作和學術研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，留學生論文 將對圖書館未來的發展起著非常重要的作用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現存的檔案資料來發現問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

4．檔案結構不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業務檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數量相對較小。這樣的館藏結構和內容顯然不能適應圖書館業務發展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，它真實地記載著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的未來發展能起到很重要的作用。圖書館檔案管理的好壞，直接反映了圖書館的管理水平，因此，我們的檔案水平，而應著眼于今后的發展，既做到能適應今后管理的基礎工作，又能盡快運用現代化管理理論和科學技術，實現檔案管理科學化、現代化。

1．加強組織領導，提高檔案管理水平（1）從思想上引起領導的高度重視

領導重視是搞好檔案管理工作的重要前提和關鍵。要做好圖書館檔案工作，首先要積極爭取領導對檔案工作的支持。一個單位檔案工作開展得如何，與單位領導的重視程度有密切的關系。因此，館領導要親自抓并主動參與檔案管理工作。

只有圖書館各級領導及檔案管理人員明確認識到圖書館檔案對圖書館未來發展的重要性，從思想上給予重視，樹立起存檔意識，圖書館的檔案工作才會有大的起色。（2）從硬軟件設施上得到大的改觀

在硬件方面，圖書館應當設置專門的檔案室，購置專用檔案柜及檔案盒，并配備計算機、打印機等現代辦公設備。在軟件上，圖書館要指定專職檔案管理人員。檔案工作要求細致、嚴謹，館領導要將有責任心、有耐心、有經驗、業務能力強的同志抽調到檔案管理工作崗位上，發揮他們的主觀能動性。隨著計算機技術的普及，應同時安裝檔案管理軟件，只有這樣，才能把檔案錄入計算機，建立起檔案數據庫，這將大大提高圖書館檔案管理中存儲、處理、控制、開發利用檔案信息的能力，促進圖書館檔案工作的提高與發展，來實現圖書館檔案管理的現代化。

2．完善檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度，是搞好檔案工作的基礎。圖書館應根據《檔案法》和國家有關檔案文件規定，結合本館的實際情況，制定出適合本館的檔案管理制度。一是建立科學的檔案組織管理和運作機制，不僅要把科學的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鑒定、保管、利用等每一個環節上都必須制定出相應的規章制度，保管要求、保護措施和提供利用等方面都必須制度化、規范化。二是建立和落實各級檔案管理工作責任制，明確個人職責，使圖書館檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作落到實處。三是建立健全各項規章制度，使檔案管理做到按章辦事、按規操作、有條不紊；做到妥善保管、萬無一失。3．加強檔案信息資源的開發利用

檔案的開發利用是檔案工作的最終目的，只有積極開發利用信息資源，圖書館檔案才有生機和活力。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：

一是加強圖書館檔案的信息化建設。針對網絡時代用戶對信息需求快捷、方便、準確等特點，檔案管理人員應利用現代技術對檔案進行科學管理和深層次的開發。

二是在圖書館日常管理中，圖書館檔案管理人員應配合領導決策，配合館內各項工作及時準確地提交檔案材料，為圖書館的各項工作服務。

三是搞好宣傳工作，提高檔案資源的利用率。檔案資源共享是今后的發展趨勢，重藏輕用的檔案管理模式已不再適應當今社會的需要，因此，我們要加強圖書館檔案工作的宣傳力度，使用戶真正認識到圖書館檔案資料的存在價值。4． 做到科學分類，實行分級管理

（1）高校圖書館因其專業性、服務性、學術性的特點，應不斷拓寬檔案信息收集范圍，適時、準確、全面地做好各類檔案信息的收集、整理、存儲工作。科學分類就是按照檔案部門的要求，根據圖書館的實際情況，按部門、內容等形式上的異同，分成若干類別。一是黨群類。主要包括：上級文件、校內文件、本館文件、規劃計劃、工作總結、規章制度等。二是業務類。主要包括：各業務部門的統計報表、工作日志、各類業務活動等，如：圖書館的采購情況、借閱情況、文獻檢索情況、課題跟蹤情況等。三是人事類。包括圖書館職工檔案，如：職工基本情況、工作經歷；組織機構及人員配備情況，如：機構人員名單、人員調進調出名單；還有職工晉升、考勤、考核，職工培訓、進修情況等。四是后勤管理類。包括圖書館的后勤管理、圖書館的建筑、儀器設備等。圖書館的檔案收集只有通過科學分類，才能揭示出它們之間的聯系和規律，有條理地反映立檔單位的歷史面貌，便于系統地查找利用。（2）由于圖書館工作的特殊性，決定了檔案工作并非辦公室一個部門所為。圖書館各部門都有其獨立的業務范圍。圖書館日常管理檔案，如經費、財產、人事情況，各級文件的保存情況等，應由館里指定的專職檔案員集中管理； 圖書館業務檔案，如文獻采購檔案、文獻典藏檔案、讀者檔案、閱覽檔案等應由各業務部門分散管理。各業務部門也應建立起自己獨特的業務檔案體系，并隨時配合館里的各項活動，及時提交某一個階段的檔案資料。這樣有利于各部門結合自己的業務進行管理和利用，激發各部門開展檔案工作的積極性。5．做好檔案信息資料編研工作

隨著高校辦學規模不斷擴大，辦學層次不斷提高，隨之而來的圖書館的各個方面也發生了很大的變化。比如高校的合并、新校址的建立、圖書館的搬遷、各種服務功能的改進等，這就需要高校圖書館及時地根據圖書館的館藏變基礎設施建設、服務功能創新等有關檔案存儲信息，編制出最新的圖書館使用手冊、高校圖書館入館指南等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材；還可以將本館科研、學術活動情況，留學生論文編制出圖書館科研工作實錄，圖書館專業論文匯編，科研成果論文集等，從而實現對本館已存檔的業務活動記錄、科研活動狀況、成果等，通過有效形式在館內外宣傳、介紹、交流，提升圖書館的影響力及檔案信息資源的利用率。

高校圖書館是學校的學術中心，是學校的重要組成部分，高校圖書館檔案也是學校檔案的重要組成部分。做好高校圖書館檔案工作，對于提高圖書館的管理水平、對于學校的教學和科研都起著十分重要的作用。相信通過大家的共同努力，高校圖書館的檔案管理工作會上一個新的臺階。

參考文獻

1．張國華．高校圖書館檔案信息資源的整合與開發利用． 大學圖書情報學刊，2004(4)2．賈春勤．做好高校圖書館的檔案管理．蘭臺世界，2006（7）

3．李瑞． 淺談對高校檔案管理工作的幾點認識．甘肅行政學院學報，2002（2）4．陸銘． 高校圖書館檔案創新實踐． 黑龍江檔案

第二篇：淺談圖書館檔案管理工作

摘要：檔案管理作為圖書館管理的一部分,肩負圖書館檔案收集、掌管、傳播、開發與利用等職責。加強圖書館檔案管理問題已迫在眉睫。但是圖書館檔案管理建設尚面臨一些問題,需要認真研究。

關鍵詞：圖書館檔案管理

檔案管理工作的創新是高校圖書館實現信息化建設, 提升高校圖書館社會地位的重要途徑, 也是高校圖書館建設與時俱進的具體體現。高校圖書館要努力創新檔案工作, 要敢于突破那些與當前圖書館工作不相適應的工作觀念和管理模式, 積極主動地研究高校圖書館發展過程中所面臨的新情況、新問題, 用新的觀念、新的視角、新的模式、新的技術和手段來解決檔案工作中所遇到的矛盾和問題, 促進高校圖書館檔案工作水平的全面提升, 加快高校圖書館現代化建設的步伐。

一、檔案管理的內容、性質和特點

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成, 保存備查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括兩個方面的內容: 一是對檔案資源的管理, 也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理, 稱檔案信息管理。檔案實體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內容。英語論文格式通過檔案資源建設來建立科學合理的資源體系, 是對管理中各項工作記錄的科學合理的管理, 同時也是檔案現代化管理的基礎。

檔案信息組織是對檔案中包含的信息內容進行揭示、加工和存貯, 形成二次文獻, 便于檔案信息的開發和利用,它是為管理工作服務并對促進管理工作的改進提供一手材料。

就圖書館來說, 檔案管理是管理工作的一部分, 又是圖書館各項管理工作的組成部分, 如設備管理檔案是設備管理的一部分;人事檔案是人事管理的一部分;行政管理檔案是行政管理的一部分;技術檔案是技術設備管理的一部分。檔案管理工作包含了信息的輸入、存貯、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程, 是一種信息控制系統。因為檔案具有原始紀錄性的特點, 所以檔案管理具有檔案資源積累過程的緩慢性和檔案管理活動對檔案形成者的依附性及檔案管理工作對社會的相對保密性。

二、檔案管理建設在圖書館管理中的必要性以及面臨的問題

檔案管理是一種信息控制系統, 檔案的建立需要圖書館各個部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的, 其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經過加工、輸出又為管理工作服務、提供各項數據。同時, 通過對檔案材料的分析和總結又起到促進管理工作的作用。檔案管理是圖書館管理的一部分, 同時又顯現和作用于整個圖書館管理當中。所以說，而加強檔案管理與建設對圖書館有著很重要的意義。

目前少數圖書館領導對檔案建設工作的重要性認識不足, 長期以來各級領導存在“檔案工作說起來重要,做起來次要, 忙起來不要”的工作作風, 常常是做了好多工作都在腦子里裝著卻沒有及時建立完整的檔案, 認為部門檔案管理是額外負擔, 這樣就不能為今后工作的總結和改進提供必要的資料。

三、檔案工作的創新

圖書館是每個高校必不可少的教輔機構, 也是學校對外的“門面”, 有其特殊性和相對獨立性。圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證, 是圖書館管理的重要依據, 具有重要的參考、保存價值。因此,開展獨立的檔案工作, 建立完整的現代化檔案體系,有利于圖書館制定各項方針政策, 有利于提高圖書館為讀者服務的質量和管理水平, 更有利于圖書館整體事業的發展。圖書館的檔案工作并非可有可無, 它是圖書館現代化建設進程中不可或缺的重要組成部分, 在某種意義上說, 圖書館檔案是“圖書館歷史文明之母”、“高校文化之母”。在樹立檔案工作是圖書館工作一部分的觀念的同時, 也要樹立檔案信息化意識。信息化時代的到來, 從時間和空間上大大拓展了檔案工作的范疇, 從而給檔案學基礎理論帶來沖擊, 也給圖書館檔案管理工作帶來變革和發展機遇。受其影響, 管理文件的數量和質量都有所提高, 管理對象更加復雜、多元化。圖書館檔案管理工作只有順應時代潮流, 在改革創新中不斷前進,才能更好地為圖書館建設服務。加強檔案信息化建設, 是適應時代發展的必然選擇, 是信息社會圖書工作的需要, 也是推進檔案事業發展、提高檔案信息服務水平的必由之路。

高校圖書館檔案工作本質上是一項管理性工作, 不管是什么類型的創新, 最終要通過一定的管理機制來實現。機制創新是其他創新工作實現的條件、途徑和保障。傳統的檔案管理模式與管理機制已不能適應日益發展的現代化需要, 因此, 檔案工作創新最重要的環節就是要實現機制創新。早期圖書館由于人員少、業務范圍狹窄等因素, 在檔案管理方面, 采用傳統的兼職檔案員管理模式, 即由辦公室文書一人擔當兼職檔案員進行全館檔案管理工作。近年來, 伴隨著普通高等學校辦學規模的壯大, 英語論文格式圖書館也隨之發展壯大, 館員隊伍得到擴充, 業務范圍不斷擴展, 更因普通高等學校本科教學水平評估的具體要求, 使圖書館在教學和科研中的重要作用越來越明顯。因此, 建立一套完整的檔案管理體系,不但是圖書館自身發展的客觀要求, 也是圖書館現代化建設的體制保障。

圖書館分三級檔案管理體系。第一級管理：一個單位工作情況開展得如何, 與單位領導的重視程度有直接關系。館領導的重視是檔案工作得以順利開展的根本保障。因此, 館領導應親自主抓并參與檔案體系的建設工作, 不僅要隨時提供領導級檔案材料, 更要在人力、物力、財力方面給予檔案工作大力支持和幫助。第二級管理：由專職檔案員負責全館檔案的管理工作。它繼承了傳統檔案管理模式———辦公室文書模式, 但不同的是檔案員是專職負責全館檔案的收集、整理、歸檔工作。他向上直接對館長負責, 執行館長決策, 向下對基層檔案員布置工作,聽取基層意見和建議, 將館長決策及時傳達, 將基層意見及時反饋。第三級管理：由于圖書館工作的特殊性, 決定了檔案工作并非辦公室一個部門力所能及, 圖書館各部門有其相對獨立的業務范圍、工作活動, 這就要求各部門分設自己獨立的兼職檔案管理員, 同時圖書館工會、共青團組織、黨支部也作為基層檔案歸檔部門, 向專職檔案員負責, 及時準確地提交歸檔材料, 如此形成了檔案管理體系的最基層管理。出于工作便利考慮, 第三級兼職檔案員通常是由各部室主任、工會主席、共青團書記、黨支部書記擔當, 負責本業務范圍內檔案材料的整理上報工作。圖書館三級檔案管理體系的創建是圖書館檔案建設的前提和基礎。

高校圖書館檔案建設是一個循序漸進的創新過程,有了思想上的創新認識做基礎, 有了機制上的創新變革作保障, 有了技術上的創新應用做動力, 另外再加之檔案工作者在工作中不斷積累的創新實踐, 高校圖書館現代化建設的嶄新局面即將出現。

參考文獻：

[1]楊振江.淺談企事業單位檔案的創新[J].中國檔案，2006（6）．

[2]何曉威.對高校圖書館檔案工作的幾點思考[J].圖書情報知識, 1999（6）．

第三篇：學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其對策

學校檔案管理論文：學校檔案管理工作現狀分析及其

對策

【摘要】學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。本文就學校檔案管理現狀分析及如何做好學校檔案管理工作談些看法。

【關鍵詞】學校檔案 管理現狀 對策

學校檔案是一個學校的廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料,它能反映了學校在各個歷史時期的工作和活動情況,在學校工作中起著承前啟后的作用,分析利用學校檔案,能有效幫助提高教育管理和學校教學水平。如何做好學校檔案管理,對教育、教學、教研活動,有著十分重要的作用。

一、學校檔案管理工作的重要作用

1.學校檔案是學校的歷史載體

學校檔案作為歷史的記錄、知識的載體之一,包括文件資料管理、校園文化建設、教師履歷管理、優秀課堂教學與教學實踐記錄、學生學習和生活管理、學籍管理、招生與畢業就業工作、教學研究等方面的文字材料、聲像、電子資料,記載著全校師生員工的德、能、勤、績,匯集著最原始、最可靠的大量信息。同樣,學校檔案真實客觀地記錄了學校發展的歷程,是學校重要的信息資源,對學校具有重要的推進

作用。

2.學校檔案是學校的教學總結

學校檔案匯集了學校現有的知識成果,是學校成長和奮斗的沉積寶鑒,具有很大的開發利用價值,對學校檔案進行綜合分析,可以全面掌握學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,為新的時期學校建設提供借鑒和依據,推動學校自身形象和價值觀的發展。

二、學校檔案管理工作的現狀分析

現階段,很多學校對檔案管理工作不夠重視,檔案管理資源不足和管理手段不高,其主要表現在以下幾方面:

1.檔案管理意識淡薄,利用率不高

長期以來,由于人們對檔案工作意識不強,認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性,是檔案管理工作得不到重視的一個重要原因。

2.檔案管理人員業務素質不高,檔案管理工作開展難度大

一般學校沒有設定專職檔案管理崗位,或有的學校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時配備的。另外,一些檔案管理人員不是檔案專業出身的或者不經過培訓就上崗,缺乏系統培訓,檔案管理手段落后,嚴重制約學校檔案管理工作的發展。

3.硬件設施不達標,檔案資料不全

學校檔案應客觀完整記錄學校各方面的工作,為學校發展留下真實的軌跡。但目前在很多學校普通存在的現象:一是有的不具備最基本的保管檔案的通風、防潮、防霉、防盜、防火條件要求,容易缺失

或遭受破壞。二是檔案保管設備不齊全,規格不一,不能滿足新時期檔案多樣化的需要。檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、資料不全的現象,也使得學校檔案管理工作的開展進一步加大難度。

三、加強學校檔案管理工作的對策

1.領導重視,完善檔案管理工作體系

學校領導應高度重視檔案管理工作,成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組,建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責》、《檔案管理工作規定》、《檔案利用制度》等工作制度,形成檔案管理體系機制,積極推進學校檔案管理工作發展。

2.專員管理,強化檔案管理工作基礎

優秀的檔案工作人員必須具有較高的政治思想素質和職業道德修養,還必須做到業務精通。加強檔案人員自身業務素質建設,一方面積極參加檔案業務培訓,學習檔案專業理論知識;另一方面建立檔案工作網絡,運用現代化管理技術和先進技術設備,提高管理水平,跟上辦公自動化步伐。

3.全民參與,增強檔案管理工作意識

通過向全體教職工宣傳檔案管理工作的重要性,舉辦檔案法規和制度的講座、開展檔案知識競賽,來提高教職工的檔案意識,促使各科室人員都重視并支持學校檔案管理工作。學校各科(組、處)室設兼職檔案員,積極參與和配合學校檔案管理工作,開展檔案的收集、整理、歸檔,從組織上保證檔案工作的順利開展。

4.硬件支柱,保證檔案管理工作質量

硬件建設是提高檔案水平的保障,同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室,添購檔案管理設施設備,分類存放,編檔管理,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

5.多點開花,豐富檔案管理工作內容

檔案工作是一項積累性工作,首先需要檔案工作者在日常工作中注重學校各類材料的收集和整理,全方位收集相關檔案資料,倡導全體師生支持學校,積極提供有記錄價值的教育教學資料,也要努力拓寬檔案收集范圍,挖掘檔案資源,比如收集分散的知名校友檔案等,使室藏檔案內容豐富充實起來。

6.實現管理現代化,拓寬服務領域

隨著社會科技的進步,檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向,一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率,使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門,提供查閱便利,提高使用利用率,使他們親身體驗到檔案信息的價值,促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

7.與時俱進,努力與校園文化建設相結合學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體,因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下,努力體現多姿多彩的生命魅力和獨具個性的文化氛圍,努力與德育教育各類活動相結合,成為校園文化建設的重要基地,最大范圍反映學校的文化風貌和歷史

面貌。

總之,學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分,我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時,主動提供檔案利用服務,做到檔案管理工作管理方法科學化,管理手段高效化,檔案工作標準化,建立檔案管理工作長效機制,使檔案價值得以充分體現,推進教育事業的發展。

參考文獻:

[1] 王莉.談高校檔案管理現代化建設[J]鎮江高專學報

[2] 劉索珍.中職學校教學檔案管理工作初探[J]衛生職業教育

[3] 周楓,辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J]山東檔案

[4] 佚名《提升檔案管理人員素質的對策與建議》

第四篇：【作業】淺析高校圖書館檔案管理現狀和對策

淺析高校圖書館檔案管理現狀和對策

高校圖書館檔案管理是圖書館信息工作的一個重要的組成部分，作為一種文獻資源，也是圖書館系統的寶貴財富。高校圖書館檔案工作的內容主要包括經費檔案、財產檔案、人事檔案、讀者檔案、文獻采購檔案、情報交流檔案、重點學科及課題跟蹤檔案等。高校圖書館檔案是對圖書館工作在各個歷史時期全面、系統、真實的記錄，具有很強的信息利用價值和信息傳播功能，對圖書館的良性運作及未來發展能起到很重要的作用。

圖書館檔案為學校教學、科研提供有參考價值的資料圖書館檔案的特殊性，保障了教師、學生借閱圖書的層次、數量、內容等資料的真實可靠，可以為圖書館領導采購書籍文獻信息資料及學校領導對今后學生教育方向、教師的教學、科研定位決策提供有價值的參考。因此，做好圖書館的檔案管理工作至關重要。

一、高校圖書館檔案管理中存在的問題

盡管高校圖書館檔案工作是高校圖書館管理工作的重要組成部分，但是，由于各種原因，目前我國高校圖書館檔案工作仍存在一些問題。

（一）檔案管理制度相對滯后

目前大部分高校圖書館沒有建立一套適合本館的檔案管理制度，沒有制定檔案管理的統一標準，缺乏統一管理，很多文件材料沒有進行整理歸檔，只是雜亂地放在一起，管理混亂，對許多案卷沒有進行分類、標引，缺乏系統性和完整性，給查找利用帶來困難；辦公室對

圖書館的日常管理檔案還比較重視，但對各業務部門提交的業務檔案沒有統一的要求，提交的業務檔案有采用打印的，但紙張不統一；有直接手寫的，用什么紙張就不用說了。如此的檔案資料裝訂起來很是麻煩，即使裝訂，也不美觀；更不用說電子檔案了。

（二）案管理工作不到位

圖書館檔案是圖書館發展變化的歷史見證，是圖書館管理的重要依據，具有重要的參考保存價值。但在高校，圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視，具體表現在：一是缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。高校圖書館檔案工作大都是辦公室人員兼職，而沒有安排專人去負責。眾所周知，檔案工作是一項長期而復雜的工作，不可能一蹴而就，它是日積月累而成的。沒有專人管理會使多數應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統，這樣圖書館的檔案工作永遠都做不好。二是無專用檔案室，檔案沒有集中統一管理。現時的檔案材料大多放于紙盒或文件盒中，缺乏保護措施。材料長期堆放，導致文獻不斷膨脹，這都不利于文獻資料的開發利用。

（三）檔案信息得不到充分利用

隨著信息時代的到來和高等教育全球化的發展，高校圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢。圖書館是高校的窗口部門，是高校的學術研究中心，圖書館的工作過程中產生的大量具有保存價值的檔案材料，已成為領導決策、業務工作和學術研究的重要資料。充分利用好方方面面收集到的檔案資料，將對圖書館未來的發展起著非常重要的作

用。但由于檔案意識的薄弱，許多圖書館的檔案管理大都采用了重藏輕用的管理模式，對圖書館檔案資料的利用沒有引起足夠的重視，很少利用現存的檔案資料來發現問題，解決問題，在一定程度上造成了圖書館檔案資源的浪費。

（四）檔案結構不合理

從檔案門類看，許多圖書館的文書檔案比重較大，以業務檔案為主的特色檔案需要豐富； 從檔案載體看，紙質檔案比重較大，其它載體檔案的種類和數量相對較小。這樣的館藏結構和內容顯然不能適應圖書館業務發展和信息社會化的需求。

二、改進高校圖書館檔案管理工作應采取的對策

要解決高職院校圖書館檔案管理工作中存在的問題，充分發揮高職院校圖書館檔案的優勢和潛能，就必須從以下幾方面進行改革，使檔案管理走上標準化、規范化的科學軌道，使檔案工作實現網絡化、信息化的現代化管理水平。

（一）增強檔案意識，健全管理制度。

圖書館全體人員特別是領導同志應從思想上高度重視圖書館檔案工作，深刻認識到圖書館檔案同圖書館其他文獻信息資料一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有著非常重要的參考意義。在思想上高度重視的同時，要根據《檔案法》和國家有關檔案工作的文件規定，結合本館的實際情況，不斷建立和完善相應的工作制度，對高校圖書館檔案管理業務中的檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案

保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用的八個環節制定出檔案保管方面的相關規定，這是搞好圖書館檔案管理工作的基礎。

（二）提高檔案信息化水平。

隨著時代的發展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對檔案開發的要求也越來越高。傳統的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學校教育管理決策的需求差距較大的現象，其信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經不能適應學校發展的要求，因此，檔案部門對利用率高的檔案信息實行數字化處理勢在必行。數字化檔案建立后，利用計算機技術進行檢索，其速度和準確性都會大大提高，通過網絡終端，用戶可以立刻直接查尋到所需的保存在計算機中的數字化的文件內容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時，檔案部門還可以利用網絡，在局域網上公布非保密信息，如規章制度、科技成果等，有效增加檔案資源的利用率，達到主動服務的目的。

（三）做好檔案信息編研工作。高職院校圖書館應對其檔案信息有目的、有計劃地篩選、分析、研究，編制出具有典型性、規律性，具有使用價值的各類檔案信息。如根據某項專題或某項實際需求，編制文獻匯編、資料文集、專題調研、大事記、簡介等。

高職院校圖書館也可將本館歷年的重要活動加以記錄分析整理，編制出圖書館年鑒、圖書館館史等重要資料。還可根據圖書館的館藏變化、基礎設施建設和服務功能創新等有關檔案存儲信息，編制出《圖

書館使用手冊》、《高職院校圖書館入館指南》等對讀者進行宣傳教育或作為文獻檢索課教學使用教材。另外，隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，辦學層次的不斷提高，圖書館研究職能的不斷強化，高職院校圖書館也可將本館的科研、學術活動情況，編制成圖書館科研工作實錄、圖書館專業論文匯編、科研成果文集等，在館內外宣傳、介紹、交流，提升圖書館檔案資源的傳播效果及影響力。

（四）提高管理人員素養和服務理念要重視人才培養，提高人員素質。知識經濟的挑戰和網絡信息時代的沖擊，以及許多新型載體的檔案和全新的管理手段的出現，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案管理人員首先要適應新形勢，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統的條條框框和管理模式，在檔案業務上有所創新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，成為一名一專多能的檔案工作人才，自如應對高職院校改革對檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務工作提供針對性的檔案服務。

總之，高職院校圖書館檔案工作是一項基礎性、服務性工作，也是高職教育工作重要的環節，特別是在社會信息化、經濟全球化、政治多極化的今天，高校圖書館檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為圖書館檔案工作者必須迎接新挑戰，適應檔案信息化的新型管理模式，努力學習新技術，積極探索數字化檔案建設的方式，推

進檔案信息化、標準化、自動化、網絡化管理，為高職院校發展做出應有的貢獻。

第五篇：高校圖書館座位資源管理現狀研究

高校圖書館座位資源管理現狀研究

摘 要：隨著高校招生規模不斷擴大，每逢備考階段因圖書館座位資源緊缺而產生大量的占座現象。本文通過對以安徽大學為例的高校圖書館座位資源的管理和使用現狀的調研，探討高校座位資源管理存在的主要問題及成因。

關鍵詞：高校圖書館；占座；座位資源管理

本文以安徽大學圖書館為例，通過現狀調查反映占座問題的存在并探討占座問題的成因，以期能為高校圖書館緩解座位資源緊張問題和后期的發展管理提供一些借鑒。圖書館座位資源管理現狀調查

調查樣本選取安徽大學磬苑校區一樓自習室和100名在校本科生，調查方式采用實地調研與統計、問卷調查與文獻調研的方式。

通過調研發現，目前我國少數高校引進了計算機座位管理系統，而大多數高校圖書館仍是人工管理的方式。

1.1 圖書館進出人數的流動情況統計

通過對臨近考試周的六月初某周一的圖書館進出人數的流動情況的調查統計，由圖1可知道，在臨近考試周的上課時間內，大清早去圖書館自習的人數雖然很多但離開的也很多，下午進入圖書館和離開圖書館的人數比早上都要相對減少，下午放學后進入圖書館人數和離開人數之差最。

1.2 圖書館座位使用率統計

通過根據同一天內，相同時間段內的自習室座位使用情況的調查數據，得到自習室座位資源實際使用率和座位資源浪費率（即被占據了的卻沒有使用的座位資源占總資源的比例）變化圖，如圖2所示。

當座位資源實際使用率與浪費率之和等于100%時，圖書館沒有空座位；小于100%時，圖書館內存在空位置。由圖2座位資源實際使用率可知，一天內，圖書館座位資源的集中使用階段和座位資源的實際使用效率在晚上七點達到最高93%。在早八點到十點、晚上七點這兩個時段內，資源浪費率和使用率之和等于100%，表明每個位置都有書本，無論是被使用還是被占用的，即此時再有同學想要在自習室找到座位是不可能的事情。高校圖書館座位資源管理存在問題及成因分析

結合圖1和圖2進行對比分析，相同時間段內，比如早上七點雖然進來人數很多但是離開人數也很多，可是自習室卻沒有空位，實際使用率卻不高。這充分說明了占位現象的嚴重，很多人把書放下就又去上課了。而在下午6點左右即放學晚飯后的時間段進入圖書館自習的人數和離開人數之差最高，進入的人數遠大于離開的人數，而在18：00至19：00之間的自習室座位使用率又達到了最高值，說明大多數進入的同學都是之前已占好位置的了。圖2中能看出自習室的座位資源浪費率一直存在，特別在上午的時候，座位資源的實際使用率最低且浪費率最高，但實際使用率與浪費率之和為100%，表明已經沒有空余位置，浪費的座位并不能得到合理利用。問卷調查中67.9%的受訪學生希望改變座位資源的管理模式，更有高達73.62%的同學表示對于有位置空余卻被占用表示無奈和不公。

綜上所述，高校圖書館座位資源管理存在的最大問題就是占位現象嚴重。本就緊缺的座位資源的利用率不高，另外還易在大學生中產生不公平的負面心理影響。

2.1 高校擴招造成圖書館座位資源緊缺

近些年來高校連續擴招，圖書館為大學生提供學習科研的場所遠不能滿足日益增長的讀者需求，圖書館閱覽室座位供需矛盾日益突出，座位資源越發稀缺，不可避免地產生占座現象，而且這一現象從最初不正常變得習以為常讓大多數學生對此表示無可奈何。

2.2 圖書館優越的環境和學生的學習熱情

隨著圖書館閱覽環境的不斷改善，努力為讀者創造安靜舒適的閱讀環境和良好的學習氛圍，免費供應的熱水和免費開放的網絡數據庫，都使讀者更傾向于去圖書館學習。當代大學生面臨的就業和升學壓力不斷加大，令他們在上好專業課的同時，還要充分利用圖書館豐富的文獻資源在課余充電，因此，他們把充足的學習熱情投放到大學的第二課堂圖書館中。

2.3 部分學生的利己心態及人工管理的疏忽

部分學生奉行“人來有位，人走書占”的原則，使自己只要有需要就能夠在圖書館有一席之位，這妨礙了他人正常使用座位資源，使本就不足的閱覽室座位利用率降低。另外，因部分高校的圖書管理人員對占座現象沒有及時有效的監督制止，導致部分學生覺得不占座位就沒有座位，自己就會有吃虧的想法。因此占座現象也就慢慢加重，不斷衍生。緩解座位資源緊缺的對策

3.1 開放學校其他場所，緩解座位緊缺

可在座位資源緊張的期間如學期末和考研備考時，適當延長部分教室的開放時間并且在教室無排課的情況下也對全校師生開放，并可在校園網上向學生公布教室的無課時間表。[1]目前上海大學就成功的利用供餐時間差，把食堂打造成另一個學習和小組討論的舒適場所。

3.2 加強宣傳教育，樹立公平公正理念

比如以每年的4月23日“世界讀書日”為契機，開展一些針對圖書館占座問題的宣傳教育活動，學生黨員個干部發揮帶頭模范作用。如發放調查問卷，掛橫幅和宣傳標語，共同簽名抵制占座行為的方式，呼吁學生們公平使用圖書館座位。[2]

3.3 引進計算機管理系統

如采取號碼牌法，對閱覽室座位實行對號入座，此方法的原理構想源于我們日常生活中去電影院憑票進場入座、網上買票預訂的方式。可以對每個樓層的座位進行集體的編號排序，第一個數字代表座位所在層數，第二個數字代表每層所在的閱覽室的編號，方便同學們快速找到自己的座位，設計好編號排序后將編碼錄入“座位信息數據庫”，為下一步圖書館座位管理系統做好準備。

總之，各種方法都有優勢和不足之處，但都可以一定程度的預防大量占座現象的發生。

參考文獻

[1]陸紅纓，季俊杰，葉慧.高校圖書館自習座位資源管理對策研究――基于南京地區大學生讀者和館員調研[J].情報探索，2015（5）：81-84.[2]馬麗亞，柏書偉，邱詩惠，孫玉濤.高校圖書館座位資源管理現狀及座位預訂系統[J].電子世界，2015（13）：75-77.作者簡介

王婧婷（1993-），女，安徽大學管理學院，2015級圖書情報碩士研究生，研究方向：信息組織。