公文格式易錯項整理講稿

各位領導、各位同事：

大家好！

根據安排，今天我與大家交流探討公文格式易錯項四個方面的內容：分別是公文起草過程中常見的用詞錯誤、行文錯誤、標點錯誤、格式錯誤。

相信大家對2012年7月1日起開始施行的《黨政機關公文處理工作條例》并不陌生，而與之配套的《黨政機關公文格式》也已發布，自2012年7月1日起正式實施。今天我們所講的，所交流的也是根據這一條例進行梳理，并對新舊版進行一個說明。

一、公文起草過程中常見的用詞錯誤

公文公文，一是姓公，二是為文。

文字是公文的生命。是公文的主體和“軀干”也是公文起草者最容易出錯的部分，一個小小的筆誤就可能會造成“一失足成千古恨”。這也是大家常改常錯，常錯常忽略的問題。筆者在公文審核過程中，經常碰到文筆流暢但“錯別字”屢犯錯誤的情況，歸納起來，常見的“錯別字”使用錯誤有以下3個方面：

（一）關于易錯的字詞寫作的正確與規范

在這里舉幾個常見的例子（見課件）

“制定”與“制訂”的例子有很多。

1、人民有了政權以后，就不僅依靠政策，還必須把成熟的政策制定為法律，依法辦事。(來源：彭真《談監督政策和法律的關系以及改革等問題》)

2、白天勞動上一天，晚上還要和當地團員社干部們開會，幫助他們修改躍進計劃，制訂新的增產計劃。(來源：馬烽《停止辦公》)

“做出”與“作出”的例子：

1、今年開展“學做榜樣，奮勇爭先”主題活動。

2、韓方將繼續為改善南北關系和維護半島和平穩定作出努力。

“截止”和“截至”的例子：

“急待”和“亟待”

1、這件事情亟待解決。

2、這片森林里的珍稀鳥類亟待保護。

“亟待”帶有較濃的書面語色彩，因此“亟待”一詞一般用于書面語中。《現代漢語詞典》中有“亟待解決”的用例。《現代漢語常用詞表》（商務印書館，2008年版）中有“急待”（跟“亟待”同義）。可見“急待”在社會語文生活中也有一定流通性，但詞典多未收錄這個詞形。在人民網上搜索，看到“亟待”的使用率遠遠大于“急待”。

“其它”和“其他”

現在，《現代漢語詞典》等權威工具書，都推薦使用“其他”。主流媒體一般也都使用“其他”而不用“其它”。建議您使用“其他”而不用“其它”。意思是完全一樣的,只是不同的寫法.“其他“正在逐步占據主導地位,而“其它“正在被淘汰。

“度”和“渡”：“度”一般對于時間來說的，“歡度國慶”是指過一段時間，不是“從此到彼”，且與“水”義無關。如歡度春節，度假，度日如年，歡度國慶。“渡”一般對于空間來說。由這一岸到那一岸；載運過河；渡口。“渡”字與“水”有關，它是形聲字，“氵”表意。如：渡過難關遠渡重洋輪渡，渡口。

“決不”與“絕不”

“決”用在否定詞‘不、無、非、沒’等前面，是表示“堅決”否定的意思。那么，“決不”就是“堅決不”的意思。說到這里可能沒啥錯誤。我們再看。

“絕”“用在否定詞‘不、無、非’等前面，是表示“完全”否定的意思，“完全”是“全部”，也就是“各個部分的總和”的意思。所以，“絕不”可以理解為“全然不”，進一步說，就是“所有情況下都不”或者“任何情況下都不”的意思。可能用的也對。那用在具體的語境中怎么適用。

因此，“絕不”跟“決不”雖然都表示態度鮮明的否定，但有細微差別。例如：

（1）我絕不去。是說“我”絕對不去，任何情況下都不去。

（2）我決不去。是說“我”堅決不去，強調態度堅定。

“決不”含有決心、決定的意思；“絕不”則含有“絕對”的意思。決不的意思是“決定不”。里邊有“考慮后的表示”的成分。而“絕不”的意思是“絕不妥協”沒有相商的余地，里邊有些主觀色彩。

即：1、就是之意，例：知識即力量；科學即第一生產力。2、當時或當地，例：即時，即刻，即席。3、就，便，例：黎明即起，掃灑庭除。4、假如的意思，例：即便，即使。

像這種易混詞語還有很多，還是要靠大家平時的積累，留心處處皆學問，在學習材料、學習公文的同時多留心，就會量變產生質變。

（二）關于機關名稱未使用規范化簡稱

按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，公文中的機關名稱應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。多數部門和單位上報市人民政府的公文，把主送機關寫為：市政府。規范的應寫成XX市人民政府；不能寫成：市政府或XX市政府。

比如，“國家發展和改革委員會”簡稱誤寫成“發改委”，應為“發展改革委”；“廣東省人力資源和社會保障廳”誤寫為“廣東省人力資源社會保障廳”。

這個比較好理解，但是需要提醒的是，對于不知道對方到底是用的哪個簡稱，一定要提前詢問，避免出現笑話。

（三）關于數字、日期表述的問題

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“公文中的數字，除了成文時間、部分結構層次序數、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。”

應當使用漢字的情況

漢語數字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大寫“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾”

等數字。

（一）數字作為詞素構成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句。

例如：“十二五”規劃、二萬五千里長征、三心二意、零點方案、第三季度、十六屆四中全會等。

（二）鄰近的多個數字（一、二……九）并列連用，表示概數(連用的多個數字之間不應用頓號隔開)。

例如七八十種、一千七八百元、五六萬套、七八個、十五六歲等。

（三）星期幾一律用漢字，如星期三。

（四）中國歷史紀年、干支紀年、夏歷月日、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。

如:萬歷十五年、八月十五中秋節、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數字括注公歷。

（五）含有月日簡稱表示事件、節日或其他特定意義的詞組，應用漢字數字。

如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數字用間隔號“·”隔開，并外加引號。如:

“一·二八”事變（１月28日）、“一二·九運動”（12月9月）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節、十一國慶節、“九一三”事件等。

（六）用“幾、多、余、左右、上下、約”等表示約數時，使用漢語數字。

如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現一組具有統計意義和比較意義的數字，用“多、約”等表示約數時，為保持局部體例上的一致，其約數也可以使用阿拉伯數字。如:該省從機動財政中拿出近2000萬元，調撥鋼材3000多噸、水泥3萬多噸、柴油1400噸，用于農田水利基本建設。

（七）行政機關公文和軍隊系統公文成文時間用漢語數字。

但黨委系統公文成文日期應按規定使用阿拉伯數字。

注意2：成文日期一般以負責人簽發的日期為準。聯合行文以簽發機關負責人的簽發日期為準。電報以發出日期為準。

二、公文起草過程中常見的行文錯誤

根據中共中央辦公廳、國務院辦公廳2012年4月16日聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》，規定行文規則如下：見課件

公文中四種公文格式、十五個文種。起草公文，根據行文規則和公文內容，首先確定文種，然后選擇適當的公文格式。起草“意見”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”，可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文。

（一）向上級機關行文

（二）向下級機關行文

（三）向同級機關行文

注意：

1、上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。

2、上行文由主要負責人或者主持工作的負責人簽發；

3、下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。

三、公文起草過程中常見的標點錯誤

（一）多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

（二）在標示數值和起止年限時使用連接號不規范

（三）在并列分句中使用逗號統領

（四）在并列分句中使用句號后再使用分號

……

四、公文起草過程中常見的格式錯誤

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成。

以上內容可以分為三部分，即版頭、主體、版記。

這就涉及到了公文中的版頭部分：

份號：頂格標注在版心左上角第一行。一般用6位3號阿拉伯數字。如“№000017”。

密級：用3號黑體，頂格標注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。絕密★30年，機密★

20年，秘密★

10年。

緊急程度：用3號黑體，標注于公文首頁左上角，密級下放。

發文字號：用3號仿宋。

簽發人：只有上行文才需注明簽發人，“簽發人”用3號仿宋

。發文字號居左空一字。簽發人姓名使用3號楷體。

發文機關標識：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成。上邊緣至版心上邊緣35mm，紅色小標宋體字。聯合行文時，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布，文件兩字在其右側。

主體部分：

標題

一般由發文機關全稱或規范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。

標題字體為2號小標宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。

多行標題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。

多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。

正文中的層次序數

文中結構層次序數一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯數字“1”、阿拉伯數字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

層次序數：

第一層

“一、”

（黑體）（作為小標題時句尾無標點）；

第二層

“（一）”（楷體）（作為小標題時句尾標點可有可無）；

第三層“

1.”（仿宋）（無論是否作為小標題，要有標點）；

第四層

“（1）”（仿宋）（必須有標點）。

附件：

另面編排，在版記前，與公文一起裝訂。3號黑體字，頂格在版心左上角第一行。附件標題居中，編排版心第三行。如附件不能與正文一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注”附件”二字及附件順序號。

附注：發放范圍、注意事項、聯系人及方式。左空2字加括號標成文日期一下行。

版記

置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。

1.抄送機關：指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關。4號仿宋。在印發機關和印發日期之上一行,左右各空一字編排。“抄送”后全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一抄送機關名稱標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外?編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

2.印發機關和印發日期：公文印制主管部門，為黨政機關辦公室。4號仿宋，排在末條分隔線上，印發機關左空一字，日期右空一字，阿拉伯數字，后加“印發”二字。

3.頁碼：4號半角宋體阿拉伯，版心邊緣下，左右各一字線，距版心下邊緣7mm。單頁右空一字，雙頁左空一字。版記頁前有空白頁和版記頁，均不編頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼連續編排。

（二）發文字號錯誤

（三）標題

標題由發文機關名稱、公文的主要內容和公文種類三部分組成。聯合發文機關較多時，只寫主辦機關名稱加“等X部委”字樣即可。標題所表示的內容一般只概括一項最主要的主題，避免多主題標題。除法規、規章名稱加書名號外，標題一般不使用標點符號。標題應簡練，一般不超過50個漢字。

同一標題文種只可使用一種。

（四）文種使用錯誤

1．“請示”“報告”混用

請示和報告為兩個文種，不能混用；沒有“請示報告”文種，在實際工作中常見到將請示報告合用的情況。Eg.《關于申請修繕辦公用房費用的請示報告》

請示一般為下級單位上上級單位請示事項使用，通常一事一請示，不可在一個請示中請示多個事項；上級單位收到請示需做以回復。

報告為告匯報某項工作情況或告知某事項；收到報告上級單位一般不予回復，在報告中不可夾帶請示事項。

2．文種使用錯誤

15種公文種類，決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要；不可自造公文文種。

例：《關于第一次保密普查工作的總結》；“總結”不是公文文種，不能單獨成文，應為《關于上報第一次保密普查工作總結的報告》

（八）、附件使用錯誤

附件為正文部補充和說明，當其內容為正文的主體時不能作為附件，而應作為正文的一部分上報；

例：《關于上報2012年辦公室工作總結的報告》中，工作總結為正文主體，不能將其作為附件。