第一篇：檔案管理員日常工作

檔案管理員日常工作

一、檔案管理人員職責

1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

2、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所需檔案。

二、收集歸檔范圍

本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門送來的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。

1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。

2、各種工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。

3、公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。

4、各項規章制度。

5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。（不包括項目審批文件）

6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。

7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。

8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。

11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用轉正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。

16、銷售合同及銷售客戶資料。

三、歸檔要求

1、凡公司發出的文件，由管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。

2、一項工作已完成時，由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交專管員歸檔。

3、編制交接表，一項資料由經辦人交專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。

4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。

5、正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。

6、歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。

8、歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。

四、檔案的借閱與復印

1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，并經使用人和保管人雙方共同簽名。

2、查閱各類檔案應在公司內進行，查閱應不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經部門負責人或副總經理批準。

3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經公司總經理簽字批準，方可查閱或復制。

五、檔案的保密管理

1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

2、凡是調用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。

3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經總經理同意。

5、各部門員工只可查閱與本部門相關的資料，確實需查閱其他資料的須辦公室主任同意。

六、檔案的銷毀

1、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。

2、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，各類檔案必須經部門經理、總經理、董事長審批同意后銷毀。

3、批準銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。

第二篇：備件管理員日常工作

1.崗位描述：負責標準件、潤滑油、工具等備品備件的保管，確保物資的安全，并做到賬帳、賬物相符 2.崗位職責：

2.1.接受財務的監督和管理，做好實物收支明細賬，做到日清日結，保證物資賬物相符。2.2對倉庫內物資的安全性負責。月份終了，庫存備件實存數量核對無誤后，配合財務科人員對物資帳帳、帳物進行核對與盤點。

2.3.倉庫內的物資按品種、規格、不同，分門別類貼好詳細標簽，分區碼放，并設有明顯標識牌，保證庫存產品碼放整齊、合理、一目了然，符合公司規定。定期清理檢查庫房物資數量、品質，做到心中有數。

2.4對備品的出、入庫的數量、品種、規格、生產日期的準確性負責。進出物資必須填寫進、出庫單，備品入庫須由備件庫文員簽字認可，車間領用必須由領料人核對后簽字認可并領用。2.5負責庫房5S。不準無關人員隨便進出庫房。保管好出入庫資料。

2.6對備件庫的安全防盜負責。做好安全防火，防盜、防漏工作。平時勤檢查，發現有不安全的因數，須及時解決。如解決不了，及時上報。3.常規工作內容 3.1.備件入庫

3.1.1備件到貨后，經由倉庫管理員進行通知。確系備件庫訂購，備件庫文員應當場核對備件名稱，數量等基本信息后，填寫領取單，并注明日期。如非備件庫訂購，可轉告訂購人員進行領取。

3.1.2如備件為機加工零件，應及時通知檢驗員及相關工程師，進行尺寸測量，測量合格后方可入庫。

3.1.3 入庫的備件安排好存放位置，以方便取用。

3.1.4 入庫的備件需將其基本信息輸入收貨報表，備件報表以及SP系統中。在PR系統中關閉可以關閉的PR訂單，并在PR表格中更改備件狀態。3.1.5 將新到的備件信息通知給相關的工程師。

3.1.6 將收貨單一式兩份，原件交還給倉庫管理員，附件由備件庫管理員妥善保管。如備件有說明書及其相關文字資料應妥善保管。3.2 備件出庫

3.2.1 弄清需領用的備件品名、數量、用途，合理安排出庫。

3.2.2 出庫時，認真核對標簽上品名、數量是否與需要相符，認真填寫領料單，注明品名、數量及ITEM NO.，由領料人、核對、簽字認可后發放。

3.2.3 將出庫的備件信息及時的上傳到SP系統中，并在SP表格中進行數量修改，以便使賬目清晰。3.3 備件儲存

3.3.1 庫中的備件，熟悉備件性質，按品種、規格、進行分區碼放，并分類編號，并設有明顯的標識牌，要求物品碼放整齊，一目了然。

3.3.2 對庫中的備件進行日常常規的保養，并將可維修的備件單獨放置，以免混淆。3.3.3 備件庫嚴禁煙火，懂得使用消防器材和必要的防火知識。3.4 備件采購

3.4.1對于需要采購的備件，如數據庫中有的，可以直接利用PR系統進行采購，否則應先在備件系統中建立其信息后，方可購買。

3.4.2 對于本部門需要購買的備件，由申請購買者提供備件相關信息并報主管批示后，方可進行購買。對于其他部門需要購買備件，需先申請本部門主管，同意后方可購買。3.5 備件庫系統與報表 3.5.1 包括備件報表，采購報表，收貨報表需進行日常的維護，做到備件的品名、實際數量與報表相符。

3.5.2 備件系統，采購系統需進行日常的維護，并進行相關的備件信息更新。3.5.3財務部門通知盤點前，需整理好備件庫，并結出賬存數量，便于盤點核對。

3.5.4對出入庫成品的數量、規格負責，每天清理票據，下班前結清當天庫存余額，做到日清月結，賬目清晰，賬物相符。3.6 備件庫5S 3.6.1 備件管理員每天必須清掃備件庫，保證備件庫清潔、衛生、無污染。

3.6.2 對于工具架和ADS維修處，進行隨時的整理與清潔，保證物品排放有秩序。3.7 其他

3.7.1 備件庫中的各機器電極，需保證在下班前，各有一套合格的電極留給下個班。工程師將電極磨好后，交由計量室IPQC進行檢驗，合格后貼合格標簽方可入庫。如車間領用，要做好領用記錄與報表。

3.7.2 對于ADS,入庫與出庫都要進行登記，并保證在下班前，有2個維修好的ADS留給下個班。

3.7.3 報廢的備件，需統一放置于廢品柜內，并進行登記。

第三篇：信息管理員日常工作

醫院信息管理網絡，業已成為醫院現代管理水平的象征。尤其是“八五”攻關項目——中國醫院信息系統(CHIS)的推廣應用，對強化醫院管理、提高工作效率、改進醫療質量發揮了重要作用。因此，越來越多的醫院開始組網建網。然而，由于對網絡日常維護工作的重要性認識的不足或者重視的不夠，使得網絡整體效能得不到充分的發揮，造成了高投入低產出的現象。有的甚至因為維護不當，導致網絡癱瘓，系統崩潰，只好重復投資，浪費了不必要的人力、物力、財力資源。為此，醫院信息管理網絡的日常維護工作被提到了議事日程上來。在此我們以當前占我國網絡操作系統市場份額最大的、最為廣泛流行的Novell公司的Net Ware為例，結合日常維護工作的體會，對醫院信息管理網絡的日常維護工作做些討論。

一、醫院信息管理網絡日常維護工作的重要性

1.網絡維護工作是發揮網絡整體效能的前提：醫院的局域網絡工程是一個復雜的系統工程，投資較大，涉及面廣。從網絡的規劃設計、硬件的配備、系統的調試及試運行(以下稱一期工程)，到組網完成后的正式運行及系統維護(以下稱二期工程)，每一步驟都要嚴密地、科學地對待。雖然一期工程期間，基于整個網絡的安全性考慮，Net Ware已經向網絡系統管理員提供了多級的安全性保護系統，可以解決絕大多數的安全問題，而二期工程是一個長期的系統工程，網絡的整體效能能否充分發揮，取決于這一時期的工作質量。

眾所周知，計算機技術的發展可謂突飛猛進，無論硬件技術還是軟件技術，都存在脆弱性、潛在的危險性。如硬盤讀寫錯誤造成的數據遺失、重復；日益猖獗的計算機病毒感染，造成的數據破壞；操作人員的馬虎，造成錄入錯誤數據；自行開發的系統軟件，受各種條件制約，存在的一些漏洞等等。所有這些，都需要在日常維護工作中及時發現、及時糾正，不斷地總結、不斷地完善，才能保證網絡的正常運行，才能發揮其整體效能。

2.網絡維護工作是保證醫療秩序的基礎：局域網絡在醫院信息管理中的廣泛應用，既有其經濟效益，又有極大的社會效益，這是被廣泛推廣應用的原因之所在。但其也有不利的一面，因為是多用戶操作故障率較單機運行要高得多。網絡數據要求實時處理，不能中斷或讓病人較長時間等待；很多信息是財務信息，不能有一分錢的差錯。如門診收費系統、出院結算系統等，一旦出現故障，極易造成病人收費排隊積壓和費用核算錯誤，導致病人怨聲載道，既給醫院聲譽帶來不好影響，又破壞了正常的醫療秩序。所以，網絡日常維護工作，這時就顯得尤為重要。把軟、硬件故障發生率控制在最低線內，一旦故障出現，及時排除，保證整個網絡線路通暢，減少醫患糾紛，從而改善醫患關系，維護醫療秩序。

3.網絡維護工作是加強醫院經濟管理的保障：醫院局域網絡的組建，改變了傳統的人工核算方法，各種數據網上共享，各項財務信息精確、明了。但在實際運作中，數據錯誤偶然出現，如門診收費匯總單上的數額與實際不符；住院病人的住院天數不對或費用不準；近些年，由于國內組裝的兼容機質量下降，因硬件故障造成的數據丟失現象時而發生等。這些問題，都必須由系統維護員在日常維護工作中加以糾正，最大限度地減少人為干預，使得核算更科學、更準確。

二、醫院信息管理網絡日常維護工作的保障體系

1.領導重視是搞好網絡維護工作的首要條件：網絡維護工作是長期的、持久的。醫院領導要具備長遠的眼光和現代管理意識，善于運用高科技手段來治院，從網絡的設備投資、人才的培養、任務的分工等，進行周密部署，對計算機管理予以充分支持。只有這樣，才能保證整個工程資金到位快，工程基點高，質量好，為后期的維護工作奠定良好的基礎。

2.人才培養是網絡維護工作的質量保證：

(1)重點培養計算機專業人員為網絡系統管理員：網絡系統管理員具有最高的權限，對網絡系統能否正常運行，起著舉足輕重的作用。他們既要懂得計算機軟、硬件知識又要熟悉日常醫療工作，更要參與網絡系統的設計、安裝，掌握系統的流程、文件設置，及時修復服務器或各工作站出現的突發故障。因此，網絡系統管理員水平的高低，直接影響著網絡性能發揮的優劣。所以，必須加強專職計算機人員的業務培訓工作，使之成為合格的網絡系統管理員。

(2)錄入員的綜合素質決定著數據的準確性：錄入員作為非計算機專業的醫務人員，其綜合素質(包括思想覺悟、責任心、敬業精神等)直接影響著基礎數據的完整性、準確性，因此，加強崗位培訓和職業道德教育，制定崗位責任制，下力氣培養一批既有醫療專業知識，又懂計算機操作的人才乃當務之急。

3.嚴格的管理制度是網絡維護工作的重要依據：整個網絡系統，由多部門、多人員操作，如果沒有嚴格的管理制度，各用戶我行我素，勢必造成網絡混亂。因此必須制定出相應的管理制度做規范，有效組織網絡資源，使各項工作有條不紊地進行。

4.設立專項資金是網絡維護工作的物質基礎：計算機設備與其它電子儀器一樣，也有質量和壽命的問題。為了確保網絡暢通，必須設立專項資金，儲備一些易損配件，一旦網絡發生物理線路故障，及時替換，恢復癱瘓網絡，保證網絡正常運轉。如果不設立專項資金，出現問題得不到及時解決，網絡擱淺，勢必造成無法挽回的影響。

三、如何做好醫院信息管理網絡的日常維護工作

做好醫院信息管理網絡的日常維護工作，應遵循經常性、及時性、持久性的原則。只有天天保養、維護，才能保障網絡系統處于最佳運行狀態；只有及時排除故障，才能保證正常的醫療秩序；只有持之以恒地做好網絡的日常維護工作，才能不斷提高網絡性能，挖掘其內在的潛能，發揮應有的作用。

具體的工作主要從以下兩個方面著手。

1.服務器的日常維護側重于軟維護：網絡系統管理員，要借助必需的網絡管理軟件工具，定期或者不定期地執行一些系統維護和網絡資源的有效組織管理工作。要求每天監控服務器，以保證內存、硬盤容量、網絡性能以及服務器的處理能力不斷適應網絡應用的增加，也可以通過改進硬件設置或通過對Net Ware重新配置來優化服務器的性能。

(1)內存的維護：在MONITOR中觀察內存資源耗用情況，優化內存分配。

(2)磁盤的維護：通過Net Ware提供的熱修復、鏡像、雙工和可恢復文件系統等功能，來保護用戶數據以防損壞或丟失。定期備份用戶數據，定期檢測用戶硬盤的告警信息，是必要的，也是必須做的。

(3)安全性維護：包括入網安全性、權限安全性、屬性安全性、服務器的安全性以及病毒的防治。

(4)平構文件庫的維護：一般地事務跟蹤系統(TTS)保護著平構文件庫，但如果由于系統問題而導致關閉TTS，那么就可能破壞平構文件庫，所以必須備份平構文件庫。

(5)卷維護：定期清理和備份。

2.工作站的日常維護主要是硬維護：由于用戶操作的熟練程度不同，硬件知識掌握的水平有差異，硬件設備的質量與壽命的問題，造成工作站的硬件故障率相對要高。

(1)硬件設備的保養及維護：定期檢查，及時清理灰塵，嚴格執行操作規程，使設備處于良好的運行狀態。基于安全考慮，工作站盡量不安軟盤驅動器，需要安裝的用戶，應該做一張網絡啟動盤，上網時，用軟盤引導，以防止病毒的侵入和人為的破壞。

(2)線路的維護：線路的暢通是網絡系統正常運行的前提保證。在布網時，線路要遠離干擾源，盡量室內走線。室外“飛線”，兩端需裝避雷設施。拓撲結構盡量采用星形方式(如果采用星形與總線型相結合的方式，也應盡量減少總線上的負載)以期方便維護，局部線路故障，也不致于影響整個網絡。網線各接口要做到百分之百的牢固、可靠，電纜線要固定，計算機不能隨意搬動、移位，保證線路通暢。

第四篇：學籍管理員日常工作

學籍管理員的日常工作內容、流程和注意事項

1、考生報到、注冊

時間：開學第二周前完成工作內容和注意事項：

1）讓班主任提交一份欠學費和未按時報到的學生名單，一定要注明8位學號。

2）找學生干部將正常注冊的學生在教務系統內進行注冊。

2、上學期期末考試試卷，成績單歸檔考試工作量上報

時間：新學期開學一周內完成上報工作。

報教務處資料包括：

1）各班成績總表和單科成績單。

2）上學期考試工作量。

3、上學期不及格課程補考

時間：一般在開學第二周末進行。

準備工作內容與步驟包括

1）從教務系統導出上學期不及格學生名單并統計出考試課程和考試人數。

2）找出補考需要的B卷并注明需要印刷的數量最好用鉛筆標明。

3）編制補考方案和補考安排表，同時加蓋分院公章上報教務處一份。

4）填寫試卷繳印清單并由教務科長簽字后，連同試卷原稿一并交文印室印刷。

5）將補考安排表下發到各班級

6）分裝試卷

7）組織監考、巡考教師進行補考。

8）補考試卷最好能找一教室集中批改并及時上報成績和工作量（補考完一周內上報教務處）

9）在教務系統錄入模塊關閉前公布成績以便有問題及進修改與更正。

10）才查課的補考一方面給相關教研室提供補考名單，另一方面通過班主任及時通知學生補考，并及時回收、錄入考查課補考成績。

4、學籍預警與學籍處理

按照教務處規定每學期補考后都進行學籍預警，具體按《學籍預警實施辦法》執行。學籍處理一般在新學年第一學期開學一個月內完成，分院主要向教務處提供累計4門及4門以不及格學生名單，具體有教務處通知最終處理意見。

注意：保留相關證據資料。

5、新生信息采集、核對、注冊

具體見《教務處通知》，這里要注意保留學生核對修改的原始紙質資料。

6、新生圖像采集

具體見《教務處通知》，遵照執行即可，注意照像的學生必須全部參加不得缺席。

7、中職資助學生數據上報

時間和要求按《教務處通知》執行即可。

8、畢業生網上信息核對和圖像采集

時間和要求按《教務處通知》執行即可。一般畢業生網上信息核對在新學年第一學期，圖像采集在第二學期。

9．畢業生清考

畢業生班清考一般在大三第一學期期末考試前進行，具體見《教務處通知》。

10.畢業班考試

畢業班考試在大三第九或十周進行，注意要在考試結束一周后上報工作量。

11、新生學生證制作、發放與學籍卡的建立

時間一般在每年的11月份，一年一次。

12、期末考試安排

1）先從教務系統執行教學計劃中統計要考試的班級和課程

2）通過教研室組織教師出題，此項工作一般在期末考試三周前進行

3）估算大概需要的監考教師并組織監考報名

4）編制考試方案、考試安排表和期末試卷繳印清單，并報教務處審批

5）最晚在考前一周印試卷

6）將考試安排表通知到各班級

7）打印試卷封條、分裝試卷

8）準備考試用表（如考場登記表、巡考日志、作弊學生認定表等）、準備考試過程用具（如監考、巡考、工作人員胸牌，大小訂書機等）。

9）聯系閱卷教室、發出閱卷通知并組織教師閱卷，填報、錄入成績。

10）等學生查卷工作完成后封裝、保存試卷

11）注意保留作弊學生的證據，處理前和分院院長、書記及時溝通，及時下達處分文件并通知學生本人和家長，以免學生錯過申訴日期引起不必要的糾紛。

12）撰寫考試總結、成績單歸檔、工作量上報（一般下一學期開學一周內上報）。

13、畢業生成績單打印

具體流程：導出畢業生成績（EXCEL格式）并整理――〉通過郵件合并轉換為word制式格式文件――〉文印室打印學生成績表――〉加蓋學籍公章和學籍管理員個人印章――〉發放畢業生成績單 注：1）原則上每位畢業生只提供一份紙質成績單。

2）保存電子稿以備畢業生裝檔案用。

14、學生證辦理

最后在開學補考前和期末考試前通知丟失學生證的學生補辦學生證，具體流程：學生填寫補辦申請表――〉班主任簽字――〉分院學籍管理員收工本費10元――〉分院學籍管理員簽字――〉分院學籍管理員統一到教務處辦理（教務處有學生照片）

15、學歷證明

具體流程：學生出具學生證――〉學生填寫學歷證明制式書面證明并粘貼照片一張――〉在照片處加蓋學籍章，在單位信息處加蓋分院公章。

16、學籍異動辦理

具體流程：休學、退學、復學、入伍等學生或家長填寫學籍異動表――〉分院院長簽字――〉教務處長簽字――〉教學主管院長簽字――〉交教務處――〉學生或家長按返回單據到各部門辦理手續――〉分院在學籍卡上標注備案并在電腦里登記。

17、中級工培訓

具體流程：實踐處返回報名學生名單――〉分院核查并將結果報實踐處――〉按實踐處最終報名學生名單分班、按排理論上課教師、教室（車工、銑工用多媒體教室上課，注意盡早聯系教室）――〉出上課通知――〉辦理借款手續并在技能鑒定中心借款――〉聯系購置培訓教材、數控培訓實操耗材――〉給實踐處上報培訓工作量（上報前與分院院長溝通），在技能鑒定中心結帳。

第五篇：檔案管理員

檔案管理員

負責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的工作人員

工作職責

一，檔案管理員職責

1，認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規及有關政策。制定檔案的工作計劃，進行工作總結，指導，監督，檢查。

2，按照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，按照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期檢查舊檔案，確保檔案材料安全。

4，積極開展檔案知識宣傳工作，增強全體干部職工的檔案意識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處理。

5，積極做好檔案信息資源的開發工作，不斷提高工作質量和工作效率。

6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管工作。

二，檔案資料管理員安全崗位職責

1、嚴格執行《檔案借閱制度》，檔案內容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要隨手關燈、關窗、關門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

3、學校檔案主要供應本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，須經領導批準同意。經同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案保管員。

4、檔案庫房是保管學校檔案的機要重地，非檔案管理人員未經許可一律不得進入庫房。

5、要定期或不定期的進行保密情況檢查，如發現有泄密情況，要及時報告有關部門和領導，積極采取有效措施。

6、在庫房內不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、降濕、防火、防盜和衛生工作。

檔案專業技術資格報考條件

（一）根據《XX省檔案專業技術資格考試暫行規定》，參加檔案專業技術資格考試人員應具備下列基本條件：

1、堅持四項基本原則，熱愛社會主義祖國，遵紀守法；認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策和法律、法規，履行崗位職責，恪守職業道德;

2、按有關規定，參加檔案專業繼續教育培訓，取得相應的繼續教育證書。

(二)大學專科及中專畢業的人員，需參加檔案管理員資格考試。除具備上述基本條件外，還應在畢業后從事檔案工作滿1年。

(三)參加檔案助理館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應具備下列條件之一：

1、大學本科畢業后，從事檔案專業工作滿1年；

2、大學專科畢業后，從事檔案專業工作滿2年，或大專畢業擔任管理員職務滿1年；

3、中專畢業后，從事檔案專業工作滿4年，或中專畢業擔任管理員職務滿3年。

(四)參加檔案館員資格考試的人員，除具備上述基本條件外，還應具備下列條件之一：

1、取得博士學位；

2、取得碩士學位，從事檔案專業工作滿1年；

3、取得第二學士學位或研究生班畢業后，從事檔案專業工作滿2年；

4、大學本科畢業后，從事檔案專業工作滿4年，或大學本科畢業擔任助理館員滿3年；

5、大學專科畢業后，從事檔案專業工作滿6年，或大學專科畢業擔任助理館員滿4年；

6、中專畢業后，從事檔案或相近專業工作滿15年，且擔任助理館員滿4年；

7、原已評聘非檔案系列中級專業職務，現從事檔案專業工作滿1年且業務考核合格者；

8、原已評聘非檔案系列助理級專業職務任職滿4年，且從事檔案專業工作滿1年，業務考核合格且具有大專以上學歷者；中專畢業，除具備上述條件外，還需從事專業工作滿15年。

一、檔案管理人員職責

1、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。

2、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。

3、歸檔案卷做到頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。

4、保管好本公司歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、按要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具，能應要求快速、準確地查詢所需檔案。

二、收集歸檔范圍

本公司在各項工作中形成的具有保存價值的，或者相關政府部門送來的與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議、合同、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、影像音資料等)都屬收集歸檔范圍。

1、股東會、董事會會議記錄、會議紀要、決議。

2、各種工作會議、專業會議的會議記錄、會議紀要。

3、公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件。

4、各項規章制度。

5、向上級請示的文件，以及上級批復的各類文件。（不包括項目審批文件）

6、各種綜合的或專題的可行性研究、考察等報告。

7、工程建設底圖、藍圖及文字材料。

8、經批復的工程設計圖紙及文字材料。

9、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。

10、宣傳或反映本公司重要活動的影像音資料。

11、本公司獲得的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。

12、各項財產權利證明、憑證，各種證明存根，各項許可證。

13、本公司編輯、出版的刊物。

14、本公司招聘、試用轉正、晉升、加薪等各類人事資料。

15、有關單位與本公司簽訂的合同、合約、協議。

16、銷售合同及銷售客戶資料。

三、歸檔要求

1、凡公司發出的文件，由管理部的有關人員收集，交由檔案專管員歸檔。

2、一項工作已完成時，由經辦人員將進行該項工作形成的全部文件材料系統整理后，主動送交專管員歸檔。

3、編制交接表，一項資料由經辦人交專管員歸檔時，應登記并雙方簽名。

4、每年三月進行一次全面、徹底的清查整理。

5、正文與底稿(簽發稿)主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。

6、歸檔的文件材料應是原稿原件，一般不用復制件。應注意：檢查應蓋公章是否已蓋，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。

7、歸檔的影像音資料要寫上文字說明。

8、歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

9、財務憑證、報表由主辦會計負責保管。

四、檔案的借閱與復印

1、編制借閱表，當借出和還回時都必須填寫，并經使用人和保管人雙方共同簽名。

2、查閱各類檔案應在公司內進行，查閱應不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出公司使用的，需填寫借出申請并經部門負責人或副總經理批準。

3、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經公司總經理簽字批準，方可查閱或復制。

五、檔案的保密管理

1、檔案專管員和公司工作人員均應遵守保密制度，嚴格遵守保密原則，確保檔案的安全。

2、凡是調用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接查找。

3、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。

4、股東會、董事會會議文件僅供股東和董事會會議組成人員查閱。其他人員須查閱的，須經總經理同意。

5、各部門員工只可查閱與本部門相關的資料，確實需查閱其他資料的須副總經理同意。

六、檔案的銷毀

1、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須列出檔案銷毀清冊。

2、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，各類檔案必須經部門經理、總經理、董事長審批同意后銷毀。

3、批準銷毀的檔案，要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》上注明“已銷毀”。