第一篇：住房公積金檔案管理操作

住房公積金檔案管理操作規范

目 錄

第一章 總 則---------------------------6 第二章 文書類檔案管理--------------------12 第三章第四章第五章第六章第七章第八章第九章第十章

-歸集檔案管理----------------22-貸款檔案管理----------------51-提取檔案管理----------------59 科技類檔案管理---------------------65 會計類檔案管理---------------------72 特種載體檔案管理-------------------84 檔案綜合管理-----------------------100 附 件-----------------------------121 業務類 業務類 業務類

住房公積金檔案管理操作規范

第一章 總 則

為規范住房公積金檔案管理，提升檔案管理水平，根據檔案管理相關規定，對我市住房公積金檔案的收存、移交、整理、裝訂、系統錄入、歸檔、修改及查詢等具體工作制定以下操作管理規范。

一、編寫原則

住房公積金檔案管理是一項集專業性、綜合性、安全性、保密性為一體的重要工作，在檔案部門或上級住房公積金監管部門未出臺有關住房公積金業務檔案管理標準前，本管理規范只是根據我市住房公積金業務管理需求和新開發的《住房公積金檔案管理子系統》特點，在遵循國家檔案局制定的一系列檔案管理規范（或管理辦法、規則，下同）的基礎上，對我市的住房公積金業務檔案管理制訂較為詳細的規范。

本次編制檔案管理操作規程遵循以下原則：

㈠一是國家檔案部門已制定具體規定，一律按國家檔案規定執行。如對文書類、會計類、科技類及特種載體類檔案，除了對上述檔案的收集、移交、系統錄入等操作過程作具體規定外，其整理、裝訂、歸檔等統一執行國家檔案管理規定；

㈡二是結合我市實際，對住房公積金業務類檔案的日常管理作出具體規定，在制訂具體規定時，能參照檔案部門有關規定的，盡量參照執行。對于參照部分，本規范只作提示，不詳細表述。

二、引用標準

㈠ 文件類檔案管理標準：《中華人民共和國檔案行業標準-歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）及《歸檔文件整理工作務實》（見檔案部門下發文件）。

㈡其他綜合檔案管理標準：包括《會計檔案管理辦法》在內的國家檔案行業標準（見浙江省檔案[2002年7月]編制的《檔案工作標準匯集》）

㈢業務類檔案管理標準按以下規定執行： ⒈住房公積金管理中心檔案管理暫行規定； ⒉住房公積金業務檔案管理實施細則；

⒊住房公積金管理中心檔案分類示意圖（見附件1-1）； ⒋住房公積金管理中心文件材料歸檔范圍及保管期表（見附件1-2）；

⒌住房公積金檔案的日常管理需嚴格遵循的綜合檔案管理12項制度；

⒍檔案管理人員需遵循檔案工作的3項管理職責。

三、綜合檔案分類

經市檔案局（受省檔案局委托）對我市住房公積金檔案管理

省級目標達標驗收時認定，住房公積金管理機構的綜合檔案按以下規定分類：

㈠ 文書類。

㈡業務類。下設歸集、貸款和提取3個二類明細： ⒈ 歸集類。為每個繳存單位設立1個案卷號，按年連續跟蹤歸檔，直至該繳存單位注銷或解散為止。

⒉提取類。按月按提取單位整理歸檔。

⒊貸款類。下設個人貸款檔案、綜合貸款檔案2個三類明細，其中個人貸款檔案根據收存檔案性質按“同一歸檔號兩地存放”原則管理。

㈢科技類。下設基建、設備2個二類明細；

㈣會計類。下設住房公積金會計、工會會計和管理經費會計3個二類明細；

㈤特種載體類。下設照片、錄音錄像、實物和光盤4個二類明細，其中實物又分權證類和榮譽類；光盤又分業務光盤和綜合光盤。

四、檔案管理子系統功能介紹

根據檔案管理相關規定，結合我市住房公積金管理特點，市公積金中心設計開發了《住房公積金檔案管理子系統》（以下簡稱“檔案管理系統”），作為《住房公積金管理系統》的組成部分，用于各類檔案整理后的信息錄入、歸檔、查詢等管理，該子系統具有以下特點。

㈠系統管理更專業。檔案管理系統根據住房公積金綜合檔案

管理要求分類設臵，整個系統分文書類、業務類、科技類、會計類、特種載體類及綜合管理6大類（見《住房公積金綜合檔案管理系統分類示意圖》）進行管理，并根據不同業務的需要，在大類下分設不同小類，根據本單位工作特點，重點突出住房公積金的業務檔案管理。

㈡實物查詢更方便。在綜合管理中設臵了庫房管理，以庫房內檔案柜安臵平面圖為基礎（見《市公積金中心綜合檔案室密集型柜分布平面圖》，附件1-2），采用輸入具體柜號才能歸檔的方式，將每份檔案落實到具體檔案柜，有利于檔案保管的安全性和有序性，方便檔案的查詢與開發利用。

㈢信息共享更充分。檔案管理系統作為公積金管理系統中的子系統，具有與業務系統信息共享功能，歸檔資料主要采用手工輸入案卷目錄及部分卷內目錄方式，在輸入時，充分利用業務系統有關貸款、提取信息，減少了信息的輸入量，特別是減少了文字輸入，加快了錄入速度。

㈣風險防范更全面。為加強貸款風險防范，在個人貸款檔案管理中增加對普通貸款及重要憑證信息的復核，特別是對期房樓盤竣工后未及時收存抵押權證的催收信息，即能進一步促進貸款系統信息的準確性，又能促使期房抵押早日落實，有效地防范貸款風險。

㈤系統設計更超前。根據檔案管理要求，新檔案管理系統增加了文書類與市檔案局相關模塊的接口，以及數據的導出（txt，xls）；增加了對老系統數據的導出、導入與銜接功能；還增加了

瀏覽功能，為今后文書或其他檔案掃描作準備，只要能取得系統硬件支持，可直接通過系統瀏覽歸檔資料，省去了查閱紙質資料的麻煩。

五、文件材料的歸檔范圍及保管期限說明

㈠ 單位文書材料的明細歸檔范圍應參考經市檔案局批準的本單位《文件材料歸檔范圍及保管期表》（見附件1-2，下同）中文書材料的明細歸檔范圍及保管期限；

㈡ 住房公積金業務材料的歸檔范圍需根據本規范各章節中規定的應收存資料執行，各類業務資料的保管期限參照《文件材料歸檔范圍及保管期表》中規定的保管期限執行。

根據《住房公積金業務受理收存資料范圍暫行規定》（湖公積金發[2008]14號）要求，本檔案管理規范中進一步明確了各類業務檔案的收存對象，三縣分中心、南潯區管理部、市直屬業務部在按規定收存的基礎上，也可結合本地管理需要，少量增加其他資料。

第二章 文書類檔案管理

文書類檔案管理是指根據《中華人民共和國檔案行業標準-歸檔文件整理規則（DA/T22-2000）》要求，對本單位應歸檔的文件、統計等紙質資料進行收存、移交、整理、裝訂、系統錄入、歸檔等具體的日常管理。

一、文書檔案的收存范圍

文書類檔案分文書及統計兩塊。㈠ 文書檔案的主要收存范圍

1.上級監管部門下發的有關住房公積金管理的文件； 2.當地黨委、政府下發的與本單位工作有關的文件； ⒊ 單位下發或制定的有關住房公積金管理辦法、實施細則、具體規定等文件；

⒋單位與有關業務單位簽訂的合同、協議等；

⒌單位黨、政、工、團、協會在工作中形成的文件材料； ⒍單位日常工作中形成的各類總結、報告、請示、批復、決定、決議、通報及目標考核、規章制度等文件材料；

⒎單位有關人事管理、職工專業技術職稱評定、年終考評、職工培訓等形成的文件材料；

⒏單位有關安全保衛、綜合治理、行政管理等文件材料； ⒐單位大事記、組織沿革；

⒑單位下屬部門有關黨群工件文件、材料； ⒒人民來信及處理、答復材料；

⒓非隸屬部門下發的需參照執行的文件、材料等； ⒔單位編印的簡報、通訊等；

⒕下屬分支機構或派出機構有關業務管理形成的文件材料等。

以上僅為收存的主要文件，具體見《文件材料歸檔范圍及保管期表-文書類》（見附件1-2，下同）所注明的歸檔范圍。

文件檔案由辦公室負責收存，辦公室需確定專人承擔文件的

收發工作，做好文件收發登記工作。

㈡ 統計檔案的主要收存范圍

⒈上級監管部門要求報送的有關住房公積金歸集、使用的各類統計月報、季報、年報與年報說明；

⒉當地統計部門要求報送的勞動工資報表及其他有關報表； ⒊市公積金中心設計并要求報送的有關住房公積金歸集、使用年度計劃表、住房公積金年度財務收支預算表、住房公積金度年度歸集、使用計算執行情況表、住房公積金年度財務收支決算表、住房公積金制度擴面進展情況統計表，其他有關住房公積金管理方面的統計報表；

⒋各縣分中心、區管理部、直屬業務部、各管理科室自行設計的各類輔助性統計報表。

統計報表由單位的統計部門或負責統計的工作人員負責收存，各科室、各部門設計或產生的報表要及時送達統計部門或統計人員保管。

二、文書類檔案的預立卷

預立卷指負責收存文件檔案的部門或工作人員對收存的資料進行清理，并將應當移交檔案室歸檔的資料進行整理，編制《文件檔案移交清冊》，已建立文件收發制度的單位（或部門）也可根據收發文件簿進行預立案，用收發簿替代《文件檔案移交清冊》。負責文件檔案和統計報表檔案收存的部門應當于次年3月底前完成預立卷工作。

三、文書類檔案的移交

文書類檔案應在次年3月底前移交檔案室，檔案室人員在清點實物無誤的基礎上，在《文件檔案移交清冊》上簽字認可。

四、文書類檔案的整理

根據檔案管理部門對文書類整理歸檔不同時期的要求，檔案管理系統將文書類人為地分為“歸檔文件級”及“文書文件級”兩類。

㈠ 歸檔文件級的整理

指從2004年起，檔案室接受移交的文書資料后，及時按新規定對文書資料進行整理，并以件為單位裝訂，裝訂時可根據文件的厚溥程度，選擇用縫紉機縫合或采取“3孔1線”法裝訂，裝訂后要以文件的保管時間（即永久、長期、短期）為順序各編制一個流水號。

㈡ 文書類檔案的保管期限

文書類檔案的保管期限應當嚴格執行檔案部門有關規定，根據文書內容，分為永久、長期和短期三塊，每塊都以收發文件時間按序編制單獨的案卷號。

㈢文書類管理系統操作

進入“檔案管理系統-文件類-歸檔文件級管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈目錄信息錄入：點擊外窗口的“增加”，跳出內窗口的“文書歸檔文件新增”窗口，根據提示輸入歸檔文件信息。該窗口中如“年度”、“題名”、“文件編號”、“形成時間”等內容必須錄入，不能為空；有些內容可根據文件形成情況選擇是否錄入，如“問題”、“附注”、“備注”、“組織機構”、“附件”等。

提示：其中“瀏覽”窗口是指對掃描后的文件進行查看，在文件未實行掃描前，此功能不發揮作用。

⒉文件歸檔：根據檔案管理系統設計，文件歸檔分逐筆歸檔和批量歸檔兩種，逐筆歸檔指在錄入文書的同時輸入確定柜號，敲“回車”完成；批量歸檔指完成每年文件錄入后，點擊上方“批量歸檔”欄，選擇需要歸檔的資料，輸入確定柜號一次性歸檔。

⒊案卷目錄打印：通過外窗口右方要素搜索需要打印的文件，點擊“全選”-“打印”，完成打印工作。

⒋ 信息查詢與修改：將需要查詢的文件要素，輸入外窗口右邊相應框內，屏幕根據輸入要素顯示相關內容，如在右邊“年度”中輸入“2005”，“回車”，屏幕即顯示2005年度所有文件；如在右邊“保管期限”中輸入“長期”，屏幕即顯示所有長期保管文件。查看文件，應先選擇需要查看的文件，點擊上方“查看（修改）”欄，屏幕顯示該文件的具體要素、存放柜號等，即可查找；如要修改文件，按上述方式操作，對需要修改的文件進行修改后保存。

㈣ 文書文件級資料歸檔。

指在2003年以前，根據檔案部門規定，文書類按年份、問題（如按黨群工作、行政管理、業務管理等）及保管期限分類裝訂組卷，每年按永久、長期、短期順序排列，編制一個流水號再進行系統錄入。

⒈ 文書檔案錄入。進入“檔案管理系統-文件類-文書文件級”窗口（與歸檔級文書基本相同，不另顯示），點擊上方的“增加”欄，跳出“文書文件增加”，根據窗口內容要求，錄入有關內容，逐步完成后點擊“保存”，將已錄入文件保存。

⒉產生案卷目錄、歸檔、查詢。此窗口案卷目錄歸檔、打印、查詢、修改等功能與“歸檔文件級”基本相同，不詳細展開。⒊說明。此窗口的“增加信息”功能使用至2003年為止，從2004年起，文書類按新方法整理裝訂，并輸入到“歸檔文件級”類內，此窗口的主要功能為查詢調檔。

五、需要事項

文書類檔案主要著重于日常文件資料的收集完整性，特別是涉及到有關本單位的人事管理、勞動工資、各類統計資料的收集，都將成為若干年后需要利用的重要資料，公積金中心各科室、部門必須重視對各類文書類資料的收集工作，做到應收盡收、應歸盡歸，才能滿足今后查詢、利用的需要。

第三章 業務類-歸集檔案管理

歸集類檔案是指公積金中心在受理住房公積金繳存單位的賬戶設立、人員變動、繳存額變更等業務時留存或系統產生的紙質資料。

一、歸集類檔案的收存范圍

歸集檔案由承辦公積金業務的窗口（以下簡稱“窗口”）和歸集管理部門負責收存。在受理公積金業務中，凡單位新設立賬戶或發生人員、繳存額變動時，應按規定收存相關資料加上在處理賬戶設立或變更業務時系統產生的紙質憑證一起作為歸集類檔案。在受理各項歸集業務時應當收存的資料：

㈠單位辦理繳存登記：

⒈《住房公積金單位繳存登記表》； ⒉《住房公積金匯繳結算方式協議書》； ⒊ 單位營業執照或單位設立登記文件復印件； ⒋組織機構代碼復印件。㈡ 個人賬戶設立：

⒈《住房公積金職工賬戶設立登記表》；

⒉開戶職工身份證明復印件（粘貼在職工賬戶登記表上）； ⒊系統產生的業務憑證；

㈢個人賬戶同城轉移(含同姓名合并): ⒈《住房公積金同城轉移通知書》；

⒉ 轉移職工需補繳住房公積金的，加收《住房公積金繳存額度調整或補繳清冊》；

⒊系統產生的業務憑證。㈣單位繳存信息變更

《住房公積金單位變更繳存登記表》，變更銀行賬戶的，加收《住房公積金匯繳結算方式協議書》。

㈤個人繳存信息變更

⒈《住房公積金個人賬戶基本信息更改申請表》； ⒉個人姓名變更的，加收本人身份證復印件。㈥ 單位賬戶注銷

⒈《住房公積金單位注銷繳存登記審批表》；

⒉ 單位提供的符合單位賬戶注銷條件的有效證明，如單位撤銷、解散、終止經營或破產文件的復印件。

㈦ 個人補繳

⒈《住房公積金職工補繳清冊》；

⒉ 屬一次性補繳的，加收《住房補貼發放清冊》； ⒊系統產生的業務憑證。㈧個人賬戶封存

⒈《住房公積金封存通知書》；

⒉符合個人賬戶封存條件的有效證明； ⒊系統產生的業務憑證。㈨ 個人賬戶異地轉移

⒈《住房公積金異地轉移通知書》；

⒉轉入方住房公積金管理中心出具的個人賬戶設立證明（本市下屬縣、區除外）；

⒊ 轉出人身份證復印件； ⒋系統產生的業務憑證。

㈩個人賬戶轉入公積金中心設立的“委托管理賬戶” ⒈《住房公積金個人托管賬戶清冊》； ⒉轉入職工的身份證復印件； ⒊符合轉入托管賬戶條件的證明； ⒋系統產生的業務憑證。(十一)個人賬戶注銷

⒈符合個人賬戶注銷條件的證明復印件;⒉系統產生的業務憑證（如職工辦理提取時注銷個人賬戶的，則需要系統產生《單位匯繳變更匯總表》及個人賬戶注銷明細表，收存到歸集資料中歸檔）。

(十二)個人賬戶啟封 ⒈《住房公積金啟封通知書》； ⒉系統產生的業務憑證。(十三)繳存額度調整

⒈ 年度調整時收存:《住房公積金單位繳存額度調整審批

表》和《職工繳存額年度調整清冊》，開展年度驗審的，加收《住房公積金年度驗審表》。

⒉日常調整時收存：《住房公積金繳存額度調整或職工補繳清冊》和系統產生的業務憑證；經審批的，加收《住房公積金繳存、提取業務報批單》。

(十四)單位降低繳存比例

⒈《住房公積金降低繳存比例審批表》； ⒉單位要求降低繳存比例報告；

⒊職工代表大會或工會通過的同意降低住房公積金繳存比例決議或報告；

⒋單位上年（或上季）財務報表復印件。(十五)單位緩繳住房公積金 ⒈《住房公積金緩繳審批表》； ⒉單位要求緩繳住房公積金的報告；

⒊職工代表大會或工會通過的同意緩繳住房公積金的決議或報告；

⒋單位上年（或上季）財務報表復印件。(十六)個人免繳住房公積金

⒈《住房公積金職工免繳審批表》或免繳職工清冊（清冊中應包括職工工資收入證明、個人免繳申請等內容）；

⒉系統產生的業務憑證。(十七)補充住房公積金

⒈《補充住房公積金繳存審批表》；

⒉單位要求繳存補充住房公積金的報告；

⒊單位重大事項決策文件或上級主管部門同意繳存補充住房公積金文件；

⒋《職工繳存補充住房公積金清冊》； ⒌系統產生的業務憑證。(十八)個人賬戶凍結

⒈司法部門出具的個人賬戶凍結通知或法律文件復印件;⒉系統產生的業務憑證。

二、歸集類檔案的收存

歸集類檔案是真實反映每個繳存單位賬戶設立、繳存人員變動、繳存額變動的紙質憑證，是住房公積金的重要業務檔案，在日常收存歸集類資料時需做到以下事項。

㈠ 資料收集完整

首先要保證資料收集的完整性，除特殊變更業務外，原則上要求產生1筆歸集業務，應當留存3份資料：一是單位填寫的公積金業務變更表；二是用以證明此項業務變更的依據證明（如人員封存，需提供解除勞動合同或退休等證明）；三系統處理業務時產生的紙質憑證。總之，每個單位發生人員、繳存額變更，至少須收存1份紙質資料放在單位檔案盒內，以備單位查詢。

提示：由于在辦理個人銷戶提取業務時，將提取人提供的資料留存在提取資料中，無法準確反映單位的人員銷戶情況，可采取通過系統打印《單位變更匯總表》及銷戶人員明細表，納入歸集資料中歸檔保管。對以前年度系統未產生《單位變更匯總表》 的，可將系統產生的個人提取憑證的上聯《結息憑證》（在此表上注明“×××因×××原因銷戶提取”），作為單位人員減少的憑證，納入歸集資料保管。

㈡ 避免重復收存

歸集資料的收集涉及到全市所有單位，收集量特別大，如某個業務中增加1份資料，意味著全年要增加幾千份資料，因此，在收集完整的基礎上也要避免無為的多收資料，特別是不要與會計憑證（或附件）重復，凡會計憑證（或附件）已保留的，歸集資料不需重復收存。

㈢及時整理裝訂

歸集業務資料主要是在窗口受理業務時產生的，窗口人員需對收存的歸集資料及時進行整理裝訂，為方便整理，應將日常業務中產生的歸集資料與提取資料分別存放，月末，根據發生變更業務的單位編號從前到后按序排列后裝訂成冊。

歸集管理業務部門也需注意日常歸集資料的收存，并按年或按類進行裝訂，避免遺失。

三、歸集類檔案的預立卷與移交

歸集資料由窗口或歸集管理部門收存后保管至次年3月，在次年3月底前完成歸集資料的預立案（即編制歸集資料移交清冊）移交檔案室。公積金業務窗口或歸集管理部門要確定專人（即兼職檔案員）負責歸集資料的收存、保管與預立案工作，移交時，檔案室接收人員在清點實物無誤的基礎上，雙方簽字認可。

四、歸集類檔案的整理裝訂

㈠ 確定每個繳存單位的宗卷號，按單位立卷分檔管理 根據市檔案局多次要求，從使用新檔案管理系統起，住房公積金歸集檔案將按每個單位、每年立卷建檔保管，此方法的最大好處是查檔方便，能夠完整清楚地反映每個單位從在公積金中心設立賬戶繳存公積金起到撤銷該單位賬戶的若干年中，單位人員、繳存額的變化。

為方便歸檔與查詢，檔案系統先按序確定每個單位的案卷號，此案卷號將跟隨單位使用到撤銷單位賬戶止，不得更改。

㈡ 按年分單位分類整理

先將一年中的歸集資料按單位分類整理，將每個單位一年中發生歸集業務所產生的資料全部歸并在一起，再根據賬戶設立、日常業務變更、特殊業務三塊內容分別整理成件，填寫《件內目錄》，《件內目錄》分以下三種：

⒈《單位賬戶設立登記件內目錄》（見附件3-1）

此件內目錄專用于新開戶單位資料歸檔，應將規定收存的新開戶資料按件內目錄內容排列，并將小于A4紙型的資料粘貼在A4紙上并標上頁碼號，附在此目錄后面，再粘上件皮成為獨立件。

⒉《單位（或個人）繳存業務變更件內目錄》（見附件3-2）此件內目錄用途最廣，除單位辦理新設立賬戶、降低或提高繳存比例等特殊業務外，其他所有繳存變更業務產生的資料均以此目錄所列內容按順序粘貼整理，標上頁碼號，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件，如單位業務量較大，可分別裝訂若干件，每件附此目錄、件皮并標明件號。

⒊《單位降低或增加繳存基數件內目錄》（見附件3-3）此件內目錄專項用于單位降低繳存比例、申請緩繳等特殊業務的資料歸檔，可按發生業務按序粘貼整理、標上頁碼，附在此目錄后面，粘上件皮后裝訂成件。

㈢ 立卷

⒈每個單位一年立1卷，將單位當年發生的變更業務件合并成一卷,面上附卷皮（見附件3-4）

⒉卷皮上應當注明發生業務變更的單位名稱、單位賬號（即編號）、歸集業務類專用的案卷號、產生案卷年度、案卷所包含頁碼、件數等要素。

⒊如一個單位當年發生的變更業務較多，收存的資料裝訂1件太厚，可分訂幾件，并按序在案卷號后面編上件號，如件皮中案卷號為5-2，即此件是案卷號為5號的繳存單位當年發生的第2件歸集檔案。

五、歸集類檔案的系統錄入

進入“檔案管理系統-業務類-歸集資料管理”窗口，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈錄入：點擊外窗口上方“增加”欄，跳出“歸集資料增加”框，輸入“年度”及“單位編號”，回車，跳出內窗口的“住房公積金歸集業務案卷目錄”，系統已根據單位編號自動產生“分類號”、“案卷號”、“單位名稱”、“年度”、“期限”及備注欄目中的“單位編號”等信息。操作員則需根據件皮注明的件號，在右上方“累計件號”中輸入最終件號，并輸入該卷的“頁數”、存放“柜號”（也可批量歸檔）后回車結束。

⒉ 打印：當一年中所有歸集資料全部輸入完成后，點擊“全選”、“打印”后，打印當年案卷目錄，見下圖。

⒊ 查詢與修改：點擊“單位歸集資料”窗口右上方，輸入需查詢檔案的“年度”或“案卷號”或“單位編號”，回車，即可顯示需要查詢的檔案，根據存放柜號查找實物；如需修改，則根據修改內容選中后，點擊上方“修改”，完成需要修改的內容，回車保存。

⒋案卷號查詢：按歸集檔案保管要求，系統自動產生每個單位的案卷號（根據單位編號按順產生），需要了解單位案卷號，可進入“單位歸集資料”窗口，點擊右上方“單位案卷號”，輸入單位編號，系統即跳出該單位的案卷號、檔案存放柜號（需提前確定后輸入）、單位人數等信息。

六、注意事項

將歸集資料按單位整理裝訂成卷，以單位建檔案盒保管是公

積金中心業務檔案管理的重點改革之一，工作量大，專業性強，應注意并重視以下事項：

㈠ 檔案盒與存放柜的確定。按檔案局要求，應當根據案卷號事先編制開戶單位檔案盒，原則上要求一個單位編放1個檔案盒，考慮到公積金中心檔案柜較少，難于放臵幾千個單位檔案盒，加上大部分繳存單位每年發生的變更業務較少，容易造成檔案盒空臵，因此可根據單位規模，采用1個或多個單位合并放臵，將幾個規模較少單位的歸集資料按序放在同一檔案盒中，在盒面上表明單位編號從××××號-××××號，案卷號從××××號-××××號，即可節約存放面積還便于尋找。開始放臵時，每個檔案柜中留有一定空間，便于今后增加檔案盒。

㈡ 進行科學有序的分類整理。調整歸集檔案的裝訂方式后，做好整理與裝訂工作很重要。從理論上講，包括單位年度調整繳存額在內，一年中所有單位都會產生資料需要歸檔，要求檔案人員先按年將歸集類資料按單位整理，對收存的不到A4面積的資料還應粘貼在A4白紙上（可兩張粘在一張白紙上，但頁碼分別編），再按內容分別不同的三個宗件，填寫“件內目錄”，附上件皮，進行裝訂。裝訂可根據每件的頁數選擇兩種方式：一是參照文書類裝訂，用縫紉機縫好后粘上件皮，此方法適用于頁數少的宗件；二是采用“三孔一線”法裝訂，此方法適用于頁數較多的宗件。

第四章 業務類-貸款類檔案管理

貸款類檔案是指公積金中心在開展公積金個人住房貸款業務中形成的紙質材料，根據收存對象不同，貸款檔案分為個人貸款檔案、樓盤管理檔案和個人貸款貼息檔案三塊。

一、個人貸款檔案管理

個人貸款檔案是公積金中心重要的業務檔案之一，也是貸后風險管理中不可缺少的重要依據，個人住房貸款檔案又分普通檔案和重要檔案（僅指收存的《房屋他項權證》及《貸款綜合保險單正本》）。

㈠ 個人貸款資料的收存范圍

個人貸款資料分初次收存和再次收存兩部分，初次收存是指在貸款受理、發放時產生的資料，窗口受理人員在受理貸款業務時，需按規定收存借款人提供的資料和貸款辦理過程中產生的資料，裝入一般檔案袋中保管；再次收存是指在貸后管理期間不斷產生的資料，包括借款人在貸款期間發生提前部分還貸或其他需要變更借款合同等行為，需要收存用于證明借款合同發生變更或補充行為所產生的資料等，根據《住房公積金個人住房貸款管理實施細則》規定，具體收存范圍如下。

⒈在受理公積金貸款時應當收存的資料

⑴ 個人資料：借款申請人及配偶的身份證明、戶籍證明和婚姻證明復印件，以共有產權住房申請貸款的，加收共有產權人及配偶的身份證明、戶籍證明（如不能證明親屬關系的，加收親屬關系證明）和婚姻證明復印件。

⑵證明發生購、建房行為，根據不同行為收存不同資料。

⒈ 購商品房貸款：經房地產管理部門備案的（已取消備案的縣區除外）商品房銷售合同原件、不低于規定比例的首付款稅務憑證復印件。

② 購二手房貸款：房屋評估單原件（已實行未經評估即可納稅的縣區除外）和經房地產管理部門登記（不實行登記的縣區除外）的二手房買賣合同原件、契稅證及土地使用權證復印件。

⒊自建、翻建或大修住房貸款：房屋評估單原件、有關部門同意建造、翻建或大修房屋的批準文件、房屋所有權證和土地使用權證復印件。

⒋購拆遷安臵房貸款：拆遷安臵協議、不低于規定比例的首付款有效憑證。

⒌轉公積金貸款收存：貸款所購房屋所有權證、房屋契稅證、土地使用權證復印件，銀行個人住房借款合同（包括抵押合同）、銀行提供的申請轉貸日前一年的還貸記錄。

⑶ 受理貸款申請時收存：《公積金貸款申請審批表》、《借款合同》、《面談記錄》；二手房貸款的，加收買賣雙方在貸款受理現場簽訂的《買賣雙方付款協議書》；臵換貸款的，加收借款人、開發商、銀行與中心簽訂的《臵換貸款協議書》；以共有產權房貸款的，加收《產權份額劃分及持證人聲明》；未婚的，加收《未婚聲明書》；未再婚的，加收《未再婚聲明書》；組合貸款的，加收《組合貸款聯系函》。

⒉貸款發放時應當收存的資料

《委托轉賬扣款授權書》，期房貸款的，收存借款人、開發

商與中心簽訂的《貸款保證合同》；組合貸款的，加收《組合貸款確認函》。

⒊重要憑證的收存

房屋他項權證（現房與二手房在貸款發放時收存、期房在房屋竣工3至6個月內收存）、貸款綜合保險單（由個人自愿購買）。

⒋提前還貸時應當收存的資料

《提前歸還住房公積金貸款申請審批表》、《借款補充合同》、借款人婚前購房貸款，配偶首次提取沖還部分貸款時，收存婚姻證明、配偶身份證復印件。

⒌借款合同變更時應當收存的資料

《個人住房貸款變更申請審批表》、《借款變更合同》、用于證實借款變更原因的證明復印件。

⒍貸后管理中可能收存的資料

發生貸款逾期的，收存《貸款催收通知書》、貸款催收調查記錄；處臵逾期貸款的，收存司法訴訟中產生的法律文本及其他需要收存的資料。

⒎還清貸款時應當收存的資料

《提前歸還住房公積金貸款申請審批表》、銀行出具的《貸款還清證明》、檔案室出具的《同意撤銷貸款抵押登記證明》。

㈡ 注意事項

⒈受理人員應當根據不同的購、建、修住房的貸款業務收存上述資料。

⒉除《商品房購房合同》、《房屋買賣評估單》外，其他要求

借款人提供的資料均為復印件，受理人員應當在與原件核對無誤的情況下，在收存的復印件上加蓋《與原件核對無誤》印章，確保收存資料的真實性。

㈢個人貸款資料的保管與移交

個人貸款資料需分別普通資料和重要資料采取不同的保管和移交方式。

⒈ 普通資料的保管與移交。受理人員在收件時應當將收存的資料裝入一般檔案袋內保管，為便于尋找，貸款放發前可根據受理時間、劃款銀行等因素排列保管；劃款后可根據劃款時間或借款合同編號按序排列保管。業務窗口要重視個人貸款普通資料的收存與保管，資料需放臵在能夠加鎖的柜子或抽屜中，確定專人（即兼職檔案員）負責保管，責任到人，防止貸款資料遺失。

為防范貸款風險，個人貸款普通資料原則上實行“一月一交”，即在下月初，窗口兼職檔案員編制《移交清冊》，連同實物一起交檔案室，檔案室專管員在清點實物無誤的基礎上，雙方簽字認可。

⒉重要檔案的保管與移交。重要檔案的保管與移交應當視同現金管理，抵押權證分兩種方式收存與移交。

⑴現房貸款抵押權證。現房貸款抵押權證（包括二手房）由窗口結算人員在劃款前收存，結算人員應當先收存抵押權證后辦理劃款手續，即時將抵押權證號碼輸入《貸款管理系統-個人貸款信息》中，下班前編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權證一起移交到檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權證，移交

雙方在清冊上簽字。

⑵ 期房貸款抵押權證。對期房貸款抵押權證，采取由經審核的售房單位提供貸款擔保，先發放貸款后收存抵押權證，按規定，期房貸款抵押權證需在購房合同注明的房屋竣工3個月后分批收存入庫（即收到一批即時移交，收存期房抵押權證管理制度另訂）。負責期房抵押權證收存的工作人員應當及時將收到的抵押權證號碼輸入系統的個人貸款信息，并編制《重要憑證移交清冊》，連同抵押權證一起移交檔案室，重要檔案專管員清點、核對抵押權證，移交雙方在清冊上簽字。

㈣ 重要檔案的復核

為確保重要檔案收存及系統信息的錄入無誤，重要檔案專管員負有對收到的重要檔案進行系統復核的責任。

專管員通過“檔案管理系統-業務類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”進行核對，見下圖（下圖為兩窗口重疊）：

⒈系統操作：在外窗口的右方輸入借款合同編號，系統顯示該借款人基本情況，點擊外窗口上方的“核對”欄目，跳出內窗口，檔案專管員根據收到的《房屋他項權證》所載明的“抵押人姓名”、“房屋他項權證編號”、“借款合同編號”等信息與系統內信息進行核對，無誤后，點擊“核對”回車，系統即可顯示《已核對》，表明收存的重要檔案已經檔案專管員核對。

⒉重要提示：重要檔案核對是對收存的貸款抵押資產的復核，特別重要，專管員必須在收到重要檔案的當天或次日上午完成系統核對工作。如在核對中發現窗口人員輸入信息有誤，應立即發出《重要檔案信息更正單》(見附件4-1)，交貸款業務人員進行系統信息更正，更正后及時將更正單返回檔案室，檔案專管

員再次進行系統復核，直至準確。

㈤普通貸款檔案整理

⒈填制《住房公積金個人貸款卷內目錄》（見附件4-2）此卷內目錄所標明內容為貸款發放時應當收存的資料，需根據目錄注明內容順序進行整理、對小于16K紙型的資料應當粘貼在16K紙上，并編上頁碼，放臵在檔案袋內。貸款期間產生的檔案需及時放入袋內，并按序添加到卷內目錄中，如卷內目錄不夠填寫時，需增加空白目錄。

⒉實行專用檔案袋保管

因個人貸款期限較長，一般在5年-30年之間，在漫長的貸款期間，會因調整貸款利率、部分提前還貸或可能產生的逾期貸款處理等原因，事后增加資料較多，經市檔案局同意，改變原來先采用“三孔一線”裝訂，后期增加時再拆開重訂，反復多次的做法，采取將每筆貸款產生的檔案先根據《個人住房公積金貸款卷內目錄》所列內容按序整理、并加蓋頁碼章，裝入專用的貸款檔案袋內（見附件4-3），在袋面填寫借款合同編號、借款人姓名、案卷號等內容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內保存。

㈥重要檔案的整理

重要檔案同樣按每筆貸款裝1個專用的重要檔案袋保管，檔案專管員收到重要檔案，先完成系統復核，將重要檔案裝入特制的重要憑證檔案袋（見附件4-4）內，并在袋面填寫借款合同編號、抵押人姓名、抵押權證編號等內容，再將多個檔案袋放入專用檔案盒內保存。

㈦個人貸款檔案的立卷

為加強貸款檔案管理，采取每筆貸款檔案“編制1個案卷號、放臵2個庫房”的方式，即1筆貸款的普通檔案與重要檔案同為1個案卷號，普通檔案放臵在普通庫房內，重要憑證放臵在重要庫房內。

因重要憑證采取即時入庫，一般情況下，其入庫時間均早于普通貸款檔案，因此，重要檔案在入庫時先不要編制案卷號，以借款合同編號按序放臵，待普通貸款檔案整理并編制案卷號后，再對重要檔案的案卷號進行補編。

㈧系統操作

進入“檔案管理-業務類-貸款資料管理-個人貸款資料歸檔”窗口，此外窗口的主要功能為“普通柜號輸入”、“貸款信息輸入”、“重要柜號輸入”、“保存并歸檔”等。（以下為兩個窗口重疊）：

⒈進入系統：在外窗口右上方輸入借款合同編號，回車，跳出“貸款資料歸檔”內窗口；

⒉ 輸入普通資料信息：先輸入確定的“普通柜號”（如事先不能確定放臵的柜號，在此可不輸入，今后啟動“批量歸檔”功能，進行集中歸檔），系統自動跳出該檔案的“案卷號”，再輸入實際頁數；

⒊確定重要柜號：如發現系統內已顯示《他項權證》號碼或《保險單》號碼的，證明重要檔案已先入庫，即應輸入確定的“重要柜號”，如系統中未顯示《他項權證》號碼的，則表示該貸款為期房貸款，抵押物尚未落實，不能輸入“重要柜號”，待以后收到時，經核對后再歸檔；

⒋系統歸檔：完成輸入后，點擊“保存”，系統會提示先作

“普通檔案保存”，再作“重要檔案保存”，如沒有“他項權證”號碼的，系統會提示“須輸入他項權證號”，再作重要資料保存。

⒌提示1：重要檔案包括《他項權證》及《保險單正本》，如已收到，系統應當顯示兩份資料的號碼，由于以前有些分中心未輸入過《保險單正本》號碼，目前只能以《他項權證》號碼作為進入“重要柜號”的依據，以后如發生貸款保險業務的，在收存保險單正本時，需輸入保險單正本編號。

提示2：為確保抵押物收存無誤，從使用新系統起，各檔案管理部門需對收存的《他項權證》進行系統核對，必須當“貸款資料歸檔”外窗口反映的《他項權證》號旁顯示（已核對）后方能歸檔，如發現未顯示（已核對）的《他項權證》出現，應及時查找原因。

提示3：檔案歸檔系統對個人貸款資料的歸檔，設計了“單件”與“批量”兩個功能，此內窗口為“單件”資料歸檔，即在輸入信息時，每筆資料已輸入確定的存放柜號，經提示，點擊“歸檔”后即完成每件貸款資料的歸檔，如重要憑證未收存入庫，可先完成普通資料的歸檔處理。

⒍系統增加“個人貸款管理”功能。鑒于個人貸款檔案管理的重要性與特殊性，在系統開發設計時，除設計了“檔案資料歸檔”模塊外，另增加了“個人貸款資料管理”模塊進行貸款檔案的后期管理，此模塊的主要功能包括“批量歸檔”、“打印案卷目錄”、“系統信息修改”、“系統信息刪除”、“搜索未入庫的他項權證”等。（見下圖）

⒎批量資料歸檔：如在輸入貸款資料時，無法確定要存放的柜號，可在上一窗口中先保存信息，在此窗口中對已輸信息進行“批量歸檔”。即當一年的貸款資料通過“貸款資料歸檔”窗口完成輸入后，進入此窗口，在“年度”欄目內輸入已輸入資料年度，窗口即反映當年已存入的全部個人貸款資料，點擊“全選”再點擊“批量歸檔”，跳出內窗口（見上圖），輸入已確定的“普通柜號”或“重要柜號”，系統可進行批量歸檔。

8.打印案卷目錄：當完成資料輸入、歸檔后，可打印案卷目錄，進入此外窗口，在“年度”欄目內輸入已輸入資料年度，窗口即反映當年已存入的全部個人貸款資料，占擊“選中”再點擊“打印”，可完成案卷目錄打印。

⒐系統信息修改：指對已輸入的資料內容進行適當改動，可進入此外模塊，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調用的資料，點擊“修改”，對調出的資料進行修改。

⒑系統信息刪除：指對已輸入的資料進行刪除，可進入此外窗口，在右上方“搜索變更信息”中輸入任意1個尋找要素，外窗口即跳出需要調用的資料，點擊“刪除”，即可完成。

⑾搜索未收到他項權證：指對已發放貸款的抵押物進行跟蹤，是本模塊中的重要功能。見下圖（下圖為兩窗口重疊）

⒈點擊外窗口“搜索未收他項權證”，跳出內窗口，在內窗

口右方輸入搜索要素（如需搜索1個樓盤未收他項權證，應輸入該樓盤編號或樓盤名稱；如需搜索單個借款人的他項權證，應輸入該借款人姓名或借款合同編號），內窗口即顯示搜索內容，點擊“打印”，即可完成。

⒉此功能主要用于與與窗口核對未收存他項權證，雖然貸款窗口負責期房管理人員也能通過貸款管理系統“搜索未收他項權證”，但與此模塊功能不同，此模塊所搜索到的未收他項權證是指未經過檔案部門（已核對）的他項權證。窗口貸款管理人員在按月填報“期房樓盤未收存他項權證月報表”時，需經檔案室核準，檔案室應通過此模塊查詢核對無誤后簽名認可。

㈨ 還清貸款后的檔案管理。

當借款人還清貸款時，檔案室根據銀行出具的《住房公積金貸款還清證明》（見附件4-5）將《房屋他項權證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，并要求借款人在收到重要檔案時，出具收到重要檔案書面證明（也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名與收件時間）。銀行出具的《貸款還清憑證》應當作為該貸款檔案收存的最后1份資料。檔案室需對已還清貸款檔案作如下處理：

⒈返還重要檔案。將重要檔案返還給原借款人，取得原借款人書面簽收后，檔案室完成重要檔案的保管責任。

⒉出具《同意撤銷房屋抵押登記證明》（見附件4-6）交原借款人，告知其持《房屋產權證》與《房屋他項權證》到房地產管

理部門撤銷所購建房屋的抵押登記。

⒊整理普通貸款檔案。將銀行出具的《貸款還清憑證》及其他資料放入普通檔案袋內，做好卷內目錄補充登記。

⒋輸入還清貸款信息。進入“檔案管理-業務類-貸款資料管理-個人貸款資料管理”模塊，在右上方輸入已還清借款合同編號（或借款人姓名），搜索到該借款保存項目，在該檔案的“備注”欄內輸入貸款還清信息。

㈩注意事項

鑒于個人貸款資料管理的重要性，在日常管理中需注意以下事項。

⒈《房屋他項權證》的及時移交與核對。《房屋他項權證》的及時移交關系到貸款窗口與檔案室的協調配合，貸款窗口收到《房屋他項權證》后，須及時完成系統信息錄入，并于當天下班前移交檔案室，移交時需編制《重要憑證移交清冊》，雙方簽字認可。檔案室需確定重要檔案專管員負責對重要檔案的日常管理，專管員收到《房屋他項權證》后，須及時通過《檔案管理系統》進行核對，再整理入袋存放到重要庫房。

⒉對未收到《房屋他項權證》的及時催收。檔案室負有對《房屋他項權證》的核對、保管與催收責任，按規定，期房貸款發放后，須在購房合同確定竣工之日的3個月以內（可根據實際適當放寬，但最遲不得超出6個月）收存《房屋他項權證》。檔案室應當及時搜索、打印未收到的《房屋他項權證》名冊，與貸款管理部門核對，督促貸款部門將《房屋他項權證》及時收存入庫。

同時，檔案系統產生的未收到《房屋他項權證》也是對貸款業務部門貸后管理考核的重要依據。

⒊加強期房貸款樓盤編號管理，準確使用期房樓盤編號。為加強期房貸款的樓盤編號管理，要求系統能夠準確區分不同樓盤，特別是準確區分同一開發商、同一小區中不同期開發的樓盤的抵押權證回收工作。就要求貸款管理部門（包括貸款業務窗口）必須對通過審批準予貸款的期房樓盤實行“編號管理”，并根據每個樓盤竣工時間的不同，分別給予一個編號。如區開發的“麗陽景苑1期”編號為“20060015”；“麗陽景苑2期”編號為“20060016”。實行期樓盤編號管理還能提高系統搜索速度，在利用系統相應模塊搜索“未收到他項權證”時，如能準確輸入需搜索的樓盤編號，系統能在幾秒鐘時間顯示，反之，輸入樓盤名稱查找，系統需要一定時間進行搜索后方能顯示。

本管理規范使用后，各縣分中心貸款業務部門需加強期房樓盤編號管理，對所有期房樓盤實行編號管理，便于準確區分不同樓盤，及時反映各樓盤貸款后的他項權證歸檔情況。

⒋落實貸款還清后的抵押物返還記錄。當借款人還清貸款時，檔案室需將《房屋他項權證》和《貸款綜合保險單正本》返還借款人，當兩份重要檔案返還借款人后，檔案室對該借款人的重要檔案保管工作即告結束。為落實返還職責，避免引起不必要的糾紛，要求借款人在收到重要檔案時，須出具書面證明也可在銀行出具的《貸款還清證明》的空白處寫上“已收到房屋他項權證和保險單正本各1份”，并簽上收件人姓名，《貸款還清憑證》

作為該貸款檔案收存的最后1份檔案。

⒌規范已還清貸款的系統輸入。為確保今后打印《還清貸款銷毀檔案清冊》的準確性，還清貸款信息輸入需統一按（年份4位+月份2位+日期2位+還清）輸入，如借款合同編號為2005110120125的借款人于2007年4月11日還清貸款，需進入系統，在其個人貸款資料的“備注”欄目中輸入“2007-04-11還清”。

在系統輸入貸款還清信息的同時，要對個人貸款檔案的“卷宗目錄”進行注銷，即在“卷內目錄”的“備注”欄目中注明“××××年××月××日還清貸款”，用于備查。

二、貸款樓盤檔案管理

貸款樓盤檔案管理指公積金中心在對發放商品房貸款時，對開發樓盤進行立案、審批、貸款發放、落實抵押物、結案等管理過程中產生的紙質資料的日常管理。按樓盤形狀區分，可分為現房樓盤檔案管理和期房樓盤檔案管理。

㈠期房樓盤檔案管理

期房樓盤檔案管理指對公積金中心對預售商品房樓盤發放貸款管理中所產生的紙質資料的日常管理。在發放期房貸款時，因用于抵押的住房尚未竣工，只能采取由該樓盤開發商提供擔保形式，因此需對提供擔保的開發商的擔保資質、樓盤開發建設等情況進行立案與審核，完整地收存期房樓盤資料對于了解期房樓盤開發情況、明確開發商擔保行為、防范期房貸款風險起到十分重要的作用，也是樓盤檔案管理的重點。

⒈樓盤資料收存。期房樓盤資料由貸款管理部門負責收存，貸款管理部門應當根據市公積金中心《關于加強預售樓盤發放公積金個人住房貸款管理若干問題的規定》（湖公積金發[2005]12號）要求，在受理開發商關于期房樓盤要求發放公積金個人住房貸款業務時收取相關資料，同時還要收存在對樓盤進行立案審核及受理貸款后產生的資料。根據貸款資料時間區分，樓盤管理資料可分為貸款受理前收存和貸款受理后收存兩塊，具體收存資料如下：

⑴《預售樓盤發放公積金貸款申請審批表》；

⑵開發企業與公積金中心簽訂的《預售樓盤發放公積金個人住房貸款合作協議；》；

⑶貸款管理部門簽發的《同意配套公積金貸款和提供期間擔保的通知》；

⑷開發企業出具的《要求對期房樓盤發放公積金個人住房貸款并提供期間擔保的報告》；

⑸《營業執照》復印件； ⑹組織機構代碼證復印件； ⑺《房地產資質證書》復印件； ⑻《建設規劃用地許可證》復印件； ⑼《建筑工程施工許可證》復印件； ⑽《建筑施工許可證》復印件；

⑾《開發土地使用權證》復印件，如土地使用權已抵押給銀行的，加收《土地抵押權證》復印件；

⑿《新編門牌使用批準書》復印件； ⒀《商品房預售許可證》復印件；

⒁開發企業提供的《公司股東會議對擔保事項的認可決議》； ⒂開發公司章程；

⒃開發公司及在當地投資企業、承銷企業建立住房公積金制度證明；

⒄開發企業年度或季度財務報表：

⒅商業銀行已提供個人住房貸款的，需提供開發企業在銀行的貸款開戶許可證、貸款卡復印件；

⒆開發企業在各銀行開設的結算賬號； ⒇有關部門出具的樓盤施工進度證明；

(21)貸款管理部門現場查看情況說明及同意放貸通知;(22)房地產管理部門出具的《商品房綜合驗收通知書》或《建設工程竣工驗收備案證明書》；

(23)中心貸款管理部門出具的樓盤期房貸款的房屋抵押權證已全部收存歸檔證明（檔案室需在經過系統“未搜索他項權證”搜索后，在系統顯示該樓盤所有權證已收存的情況下，在此證明上注明“此樓盤的抵押權證已全部入檔”并簽上經辦人姓名、日期）；

(24)其他需要收存的資料。

以上⑴-⒆應當在與開發商簽訂期房貸款合作協議時,受理樓盤貸款申請前收存；(20)-(21)應當在同意發放期房貸款時收存；(22)在樓盤竣工時收存；(23)在樓盤期房抵押權證全部收存

入檔,退還保證金時收存。

⒉期房貸款資料的保管與移交。年度內收取的期房貸款樓盤資料由貸款管理部門（或業務窗口，下同）負責保管，可用普通檔案袋保存，1個樓盤放臵1個檔案袋。為方便對樓盤回收他項權證管理，需區分同一小區內樓盤的不同開發時間，如1個小區的樓盤分兩期開發，開發商已分兩次向公積金中心提出要求發放貸款申請，檔案收存時應當放臵在兩個檔案袋，及時輸入貸款管理系統，由系統產生樓盤編號（即1個開發公司編號不變、按樓盤不同開發與立案時間編排2個樓盤號），貸款管理部門需在次年3月底前將樓盤資料移交到檔案室，移交時需編制《貸款樓盤資料移交》，雙方需在《移交清冊》上簽字認可。

⒊期房貸款資料的整理與裝訂。由于期房樓盤資料于次年3月底前移交檔案室，但大部分樓盤不會在移交前竣工并全部回收抵押權證，因此，移交后會陸續產生部分資料，如施工監理部門出具證明可發放貸款的《樓盤施工進度證明》、房管部門出具的證明可辦理房屋權證的《樓盤綜合驗收通知書》、中心貸款管理部門出具的證明該樓盤期房抵押物全部落實，可解除開發商擔保責任《期房貸款抵押權證全部落實證明》等。貸款管理部門負有對該樓盤移交后資料的收存并按月逐份移交檔案室，并于抵押物全部入庫后，出具《期房貸款抵押權證全部落實證明》交檔案室，證明此樓盤期房貸款管理檔案已全部收集完整。

期房樓盤貸款資料按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進行整理與裝訂，由于存在資料陸續增加的原因，檔案室可按以下兩種方

式整理裝訂：

⑴ 如該樓盤資料已全部收齊（即《期房貸款抵押權證全部落實證明》已收到），可在填寫《樓盤資料卷內目錄》（見附件4-7）的基礎上完成裝訂。

⑵ 如該樓盤資料尚未收齊，可將先收到的資料整理并填寫《樓盤資料卷內目錄》后，用夾子夾緊，待資料收齊后再裝訂。

⒋樓盤資料保管時間：30年。

⒌檔案管理系統操作。樓盤信息的錄入與打印分窗口管理。樓盤信息的錄入。進入“檔案管理-業務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤管理”，跳出下圖（下圖為兩窗口重疊）:

⑴進入內窗口。點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，在小

方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”，即跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。

⑵輸入信息。輸入確定的放臵柜號，系統自動產生案卷號（需與卷面案卷號一致，也可以根據系統產生的案卷增補到卷皮上），如公積金中心以下文形式同意該樓盤發放公積金個人貸款，已產生文件編號的話，可輸入文號，也可不輸），輸入收存資料和實際頁數，在“題名”欄目中可輸入是現房樓盤還是期房樓盤。輸入信息后點擊“保存”后完成。

提示：當點擊外窗口“增加”，跳出1小方格，需在小方格中輸入“年度”及“樓盤名稱”后跳出“貸款樓盤信息增加”窗口。如輸入的樓盤名稱中一個字段與貸款系統不同，系統無法搜索，不能給予準確的樓盤編號或開發公司編號，此時需對樓盤名稱進行修改，直至與貸款系統相同，窗口跳出樓盤編號為止。

⑶樓盤查詢。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統可顯示要查詢的貸款樓盤內容，可根據存放柜號找到紙質檔案，查看具體資料。

⑷樓盤信息修改。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統可顯示要查詢的貸款樓盤內容，選中需要修改的信息，點擊后進行修改。

⑸樓盤信息刪除。進入外窗口，在右方輸入對應的“樓盤編號”或“案卷號”或“年度”，系統可顯示要查詢的貸款樓盤內容，選中需要刪除的信息，點擊后刪除。

案卷目錄打印放在后面與貸款貼息資料合并操作。

⑹注意事項。期房樓盤管理直接關系到公積金個人貸款資產的安全，在期房貸款抵押權證未全部收存入庫前，存在著隨時會與期房貸款擔保人-開發商發生仲裁或訴訟的可能性，且在抵押權證未全部入庫前，要常調檔查閱樓盤資料，需重視以下問題：

A、保證貸款樓盤資料的完整性與真實性。貸款管理部門在收存期房貸款樓盤資料時，要與開發商提供的原件進行核對，并在收存的復印件上加蓋“與原件核對無誤”。并根據不同時間收存資料，如發放貸款前，需取得施工進度證明；達到購房合同確定的竣工時，需收存樓盤竣工綜合驗收通知書；抵押權證全部收存后出具證明等，檔案室需加強配合，在收到貸款管理部門移交的單份資料時，應當及時放入并做好卷內目錄登記。

B、規范樓盤名稱的輸入。新的檔案管理系統已實現對整個住房公積金業務管理系統的信息共享，貸款管理部門要規范首次樓盤名稱的輸入，首次樓盤名稱的規范輸入即反映在所有該樓盤貸款戶的借款合同上，也關系到檔案室在錄入檔案時樓盤信息能否匹配。

C、重視對未裝訂樓盤檔案的入庫保管。考慮到樓盤檔案后期陸續有資料放入，對收存的資料可暫不裝訂，但一是要登記好“卷內目錄”，二是要用夾子夾緊放入檔案盒內，避免資料遺失。

㈡現房樓盤檔案管理。

現房樓盤檔案管理指在期房銷售時未提供公積金貸款支持的樓盤，在通過綜合驗收并可即時辦理房屋產權證、土地使用權證時要求提供公積金貸款時，按規定所提供的紙質資料的管理。

按現房商品房貸款規定，需在取得房屋他項權證后才可辦理劃款，對現房樓盤申請公積金貸款所提供的資料可作備案管理。

⒈現房樓盤資料的收存。現房樓盤資料由貸款管理部門負責收存，根據《住房公積金管理中心關于健全現住商品房公積金貸款備案制度的具體規定》（湖公積金發[2006]5號），需收存下列資料：

⑴開發商《關于要求對所開發的現住商品房提供公積金個人住房貸款的報告》；

⑵房管部門出具的《開發樓盤項目綜合竣工驗收通知單》或《建設工程竣工驗收備案證明書》：

⑶民政部門出具的《新編門牌使用批準書》； ⑷房管部門出具的《商品房預售許可證》；

⑸土管部門出具的《土地使用證》。

⑹公積金中心貸款管理部門《關于同意發放現住商品房公積金貸款通知書》。

貸款管理部門在收到上述資料后，應當將資料進行整理，并及時輸入貸款管理系統，由系統自動產生樓盤編號。

⒉現房樓盤資料的移交。年度內收存的現房樓盤資料由貸款管理部門保管，并對資料進行予立案（即編制資料移交清冊），于次年3月底前將資料移交給檔案室，雙方在《移交清冊》上簽字認可。

⒊現房樓盤資料的裝訂。現房樓盤資料采取按“1個樓盤裝訂1卷”的原則進行，在整理樓盤資料的基礎上，面上復蓋卷皮，并給予每個樓盤1個案卷號。在入庫時，可將多個樓盤檔案放臵在1個檔案盒內，進行保管。

⒋現房樓盤檔案的保管時間。30年（因貸款資料未設立短期保管，全部為30年期）。

⒌檔案管理系統操作。與期房樓盤檔案管理系統操作相同，不再詳細展開。

㈢ 貼息貸款檔案管理

貼息貸款檔案是指公積金中心在開展對低收入公積金貸款家庭進行貸款利息補貼時產生的需收存的紙質資料。

⒈貼息貸款資料的收存。貼息貸款資料由負責貼息貸款工作的部門收存，根據住房公積金管理委員會辦公室《關于開展住房公積金貸款貼息試點工作的實施意見》，需收存下列資料：

⑴《住房公積金貸款貼息申請審批表》；

⑵享受貼息的借款人（以下簡稱“借款人”）及其配偶身份證明、婚姻證明、戶籍證明（或居留證明）復印件；

⑶授權銀行按月扣劃貸款卡折復印件； ⑷住房公積金借款合同； ⑸其他需要歸檔的資料。

（為減輕公積金中心歸檔量，部分證明資料如已收存到個人貸款資料中，可不需重復收存）

貼息管理部門在收存以上資料的復印件時應當與原件核對，并加蓋“與原件核對無誤”印章。

⒉貼息貸款資料的移交。收存的貼息貸款資料由貼息貸款管

理部門負責保管，并于次年3月底前將貼息貸款資料按借款合同序號排列、產生《貼息貸款資料移交清冊》后移交檔案室。雙方需在《貼息貸款資料移交清冊》上簽字認可。

⒊貼息貸款資料的整理與裝訂。貼息貸款資料參照提取類資料裝訂，即按借款合同序號排列后多份合在一起并附打印的《卷內目錄》及卷皮進行裝訂。

⒋貼息貸款資料的保管期限。30年。

⒌貼息貸款管理系統操作。貼息貸款分為“卷內目錄”的產生與打印，“案卷目錄”的產生及打印“案卷目錄”兩個不同窗口管理。

⑴進入“檔案管理-業務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款貼息管理”，見下圖（下圖為兩窗口重疊）

A、增加卷內目錄。點擊上方“增加卷內目錄”，跳出“貼息查詢-數據輸入區”小方格，輸入收存資料的日期（至年月，如200610）、享受貼息對象的借款合同編號，回車，屏幕即顯示“卷內目錄”中的一條信息，再輸入此份資料的實際頁號，回車或點擊“確定”均可保存。連續操作多次，產生完整的“卷內目錄”。

B、增加“案卷目錄”信息。點擊“產生案卷目錄”，回車，跳出“貼息卷目錄增加”（見下圖），輸入確定的存放柜號，即可保存。

C、卷內目錄打印。當完成一卷的“卷內目錄”輸入并隨即完成“案卷目錄”信息的補充輸入后，即可打印“卷內目錄”。點擊上方“卷內目錄打印”，系統即顯示全卷目錄，點擊“打印”后完成。圖上方“案卷目錄管理”指對已輸入的案卷目錄進行“修改”或“刪除”處理，可根據實際需要點擊進入后進行操作。

提示：為了及時利用卷內目錄信息，貼息貸款資料采取“每產生1個卷內目錄即輸入1筆案卷目錄”的操作方式。如操作人在輸入“卷內目錄”后忘了及時輸入一條“案卷目錄”信息，在打印“卷內目錄”時，系統會及時提醒，要求先補輸入“案卷目錄”信息，再進行“卷內目錄”打印。

⒍案卷目錄打印。因樓盤管理與貸款貼息管理同為一類，因

此案卷目錄合并在一起打印。具體做法是先完成樓盤資料與貸款貼息資料的整理、貸款貼息卷內目錄的輸入，再逐筆產生貸款貼息案卷目錄，輸入樓盤案卷目錄，并將樓盤管理案卷目錄跟在每年貸款貼息資料后面，形成完整的綜合貸款管理“案卷目錄”。

進入“檔案管理-業務類-貸款資料管理-貸款綜合管理-貸款樓盤、貼息案卷打印”，跳出下圖：

⑴在右邊輸入需要打印的樓盤、貸款貼息資料的相關年度或其他要素，窗口顯示與之相關聯的信息；

⑵點擊“全選”-“打印”，即進入“貸款樓盤、貼息案卷目錄打印”，打印后裝訂成冊。

⒎期房樓盤資料與貸款貼息資料歸檔。將打印后的《樓盤、

第二篇：住房公積金操作流程

一、住房公積金繳存

1、住房公積金繳存比例

職工和單位住房公積金的繳存比例均不得低于職工上一月平均工資的5%，不高于12%。

目前中拓公司住房公積金繳存比例：單位6%，職工6%

二、住房公積金提取

1、提取辦理流程

2、提取住房公積金所需證明材料

三、住房公積金貸款

1、貸款辦理流程

2、貸款發放對象

無房或現有人均住房建筑面積低于全市城市人均住房建筑面積的住房公積金繳存職工家庭，購買普通自住房并提出貸款申請的。

3、提交資料

（1）借款申請書

（2）借款人（已婚者還需要提供配偶的）身份證、戶口本或其他有限居留證件

（3）借款人穩定收入證明（4）借款人現有子女情況證明

（5）房地產管理部門出具的現有住房情況證明

（6）購買商品住房的需提供： 商品房買賣合同；首付款證明（7）購買二手住房的需提供

房地產買賣契約；房地產交易完稅憑證；首付款證明

4、貸款期限和利率

住房公積金貸款期限由管理中心與借款人商定，但最長期限不超過二十年，且貸款期限屆滿時借款人年齡不得超過法定退休年齡五年。

貸款期限在一年以內（含一年）的，實行到期一次還本付息，利隨本清；貸款期限在一年以上的按月歸還貸款本息。

住房公積金貸款利率按國家規定的住房公積金貸款利率標準執行（購買第二套住房的貸款利率上浮10%）。貸款期限在一年以內（含一年），實行合同利率，遇法定利率調整，不分段計息，貸款期限在一年以上的，遇法定利率調整，于次年一月一日開始按調整后的貸款利率檔次執行。

5、貸款額度

住房公積金的貸款額度是依據借款人夫妻雙方住房公積金的繳存情況、房子價格、家庭收入等情況綜合確定。

市城區住房公積金單筆貸款的最高額度是30萬元，各縣區住房公積金單筆貸款的最高額度是25萬元。

6、貸款償還

住房公積金貸款本息歸還實行按月等額本息還款方式。等額本

息還款方式是借款人在貸款期間內每月以相等的額度償還貸款本息，是一種均衡的還款方式。貸款期間，借款人可以部分提前還貸或一次性提前還清，部分提前還貸每次金額不得低于5000元。

7、辦理時限

申請資料齊全，審核時限不超過3個工作日；符合貸款發放條件的，抵押登記后簽發借款通知書時限不超過5個工作日。

第三篇：操作貴陽住房公積金

貴陽市住房公積金網上營業廳 單位用戶業務辦理操作手冊

*此操作手冊分共為匯補繳、查詢、業務憑證打印、信息變更四

個部分。

*所有導盤的模板在主菜單【下載管理】中進行下載。（建議將下載好的模板（EXCEL表格）的文件名改為按具體業務類型的名稱，便于以后查找）。

*單位主管用戶首次登陸的用戶要進行操作員的分配（只需首次登陸進行分配，一旦操作成功再次登陸則不需進行此操作），具

體步驟如下：

1、在主操作界面中點擊【操作員分配】。

2、點擊【新建】。

3、“經辦人”、“角色”這兩項點選下拉菜單后選擇相應的人員；UKey操作員號填寫999999。填寫完整后點【新增】注：如果單位設立了復核員的要按角色分別設置（新增兩次）。

一、匯補繳

1、個人開戶（新增職工）。說明：為職工新開設公積金繳交賬戶。

1》逐筆開戶。（注：逐筆開戶針對本單位當月新增職工人數不是很多的情況使用比較便捷。）在主菜單中點擊【個人賬戶管理】，在【個人開戶】中點選【逐筆開戶】。

帶*號為必填項（紅框標注），必須填入對應的信息，月繳額（藍框標注）的信息雖然也為必須，但不必手動輸入。

填入信息完畢，點【擊添】加按鈕，將數據添加到展示列表中。

在操作列表中，可以刪除添加的數據

逐筆開戶目前只能添加單個用戶，添加用戶后點擊下一步，跳轉到確

認頁面

確認開戶信息無誤后點【提交審核】進入下一步操作

狀態欄中顯示處理結果。如果有職工之前在貴陽市公積金中心開設了

賬戶的，系統在這一步就會出現下圖紅框中的提示。（這是逐筆開戶較為常見的錯誤原因）

2》導盤開戶。（注：導盤開戶針對本單位當月新增職工人數比較多的情況適用會很便捷）在主菜單

中點擊【個人賬戶管理】，在【個人開戶】中點選【導盤開戶】。→

→進入導盤開戶界面。

點擊【上傳文件】。找到已編輯好的導盤文件點選后點擊【上傳文件】。

導盤格式按照“職工姓名 身份證號 工資基數 手機號”的順序來填

寫。

在系統提示“文件:新開戶.xls上傳成功”后點擊【下一步】。

進入確認頁面信息確認后，提交處理，與逐筆類似（審核或不審核流程）。跳轉到結果頁面。

系統提示輸入正確后點【提交】

結果信息頁面中【狀態】一欄如出現下圖紅框的提示時可將【批次號】

復制，進入【業務查詢】中的【批量業務結果查詢】，粘貼批次號可查詢此

筆導盤業務成功與否。

結果信息處理頁面中的【失敗原因】欄會羅列出此次導盤業務中出現

職工已開戶的信息。

（將鼠標移動至【失敗原因】右側的白色橫框中不需點擊會自動顯示）

在【批量業務結果查詢】界面查詢此次導盤業務的處理結果。

點擊查看失敗原因

2、職工注銷（零余額銷戶）。

說明：賬戶余額為0且為封存狀態的職工才能做銷戶操作。

如果不確定職工賬戶，可以通過個人信息查詢按鈕，查詢個人信息。

注意【賬戶狀態】欄和【賬戶余額】

【封存狀態】的賬戶才能做職工銷戶。

3、個人賬戶合并

進入個人賬戶合并界面

息查詢按鈕，進行查詢操作。

輸入賬號回顯操作員工，不確認賬號可以通過個人信

注：只能是本單位同一個職工同時有兩個不同賬戶時才能做合戶操作。

4、封存/啟封

1》逐筆。進入【逐筆封存/啟封】界面

輸入賬號回顯操作職工，不確認賬號可以通過【查詢個人信息】

按鈕，進行查詢操作。

在【逐筆封存/啟封】的列表中可以添加多個用戶，但是注意，列表中的賬戶狀態應該一樣，即同一批用戶只能同時做【封存】

操作或者同時做【啟封】操作。在已添加的職工列表中可以點選【刪除】

進入確認頁面，確認職工信息無誤后點擊【提交】

選“是”提交處理

復制批次號，到【業務查詢】、【批量業務結果查詢】查詢處

理結果。

系統會顯示此筆業務是否成功

2》導盤。進入導盤界面

與導盤開戶類似，注意文件格式。

注意業務類型

提示輸入正確后點【提交】

系統提示操作結果

5、啟封/封存撤銷。進入封存/啟封界面。

輸入起止日期（注：不能跨月）；勾選要撤銷的具體業務然后

點擊【撤銷】按鈕。

6、基數調整。

1》逐筆。進入逐筆基數調整頁面，錄入調整后基數，【下一步】繼續。

注：輸入基數后月繳額會自動返顯；基數調整支持添加多條數

據

同樣提供【刪除】功能

核對信息無誤后點【提交】

如果是添加多筆業務的。同樣在【業務查詢】、【批量業務結

果查詢】查詢處理結果

2》導盤調基。與開戶導盤類似，注意文件格式。

找到編輯好的導盤文件

上傳成功后點擊【下一步】

系統核對基數與月繳額是否相符；職工身份證信息是否正確

將錯誤信息修改后再次提交

查詢處理結果的方法與其他導盤業務一致

7、轉移

1》轉出。說明：轉出是將本單位下的職工轉移到其他單位下，轉入單位不能是本單位，且轉出職工狀態應為封存狀態。轉出功能可分為以下兩次

方式。

1*逐筆。輸入轉入單位賬號，返顯成功后點擊下一步進入添加轉移職工頁面

添加轉移職工時可以通過職工賬號進行查詢，也可以通過【查詢個人信息】按鈕查詢本單位下職工信息。

選擇一個用戶點擊確認按鈕，將用戶信息返顯到前面的文本框中

確認數據無誤后，點擊【下一步】按鈕，數據將提交到匯總表格，可供用戶查看轉出數據是否正確。

查詢處理結果

說明：查看轉出結果界面只是提供現階段處理數據的結果。當本單位

是需要復核的時候，數據是提交到本單位復核員用戶下，只有復核員用戶通過本系統將數

據進行復核后數據才會生效。

2*導盤。進入導盤轉移界面，輸入轉出單位賬號。

找到編輯好的轉出導盤文件

核對信息無誤后點擊【提交】

查詢處理結果

如果失敗，查看原因

8、單位繳存比例調整。

進入單位繳存比例調整頁面。選擇調整比例，只能調高，不能調低，點擊下一步繼續。

*提交成功后需來前臺進行【確認加載】后才能執行新的繳交比例

9、匯繳。進入【我要匯繳】界面，核對本月匯繳金額無誤后點下一步。

***注：按鈕【下一步】只有在匯繳金額

核對無誤后才點擊，一旦點擊【下一步】就會將本月的匯繳金額進行核定。（在沒繳費的情況下可

以撤銷）

如辦理了簽約的客戶可以在線上直接進行繳費的操作。點選

【是】進行下一步繳費的操作

繳費方式選擇【委托收款】，將已核定好的匯繳條目點成藍色，然后點選【繳款】

輸入UKEY密碼，點擊【確定】進行繳費

如果沒有簽約的客戶將本月繳交金額核定好后可在線下匯繳 匯繳金額到賬后，這筆核定的業務會自動消失

在此頁面點擊【打印繳款單】，可自行打印《貴陽市住房公積

金匯繳繳款通知書》（有電子章）

匯繳撤銷。進入匯繳撤銷界面，輸入起止年月進行查詢。

查詢到該筆已核定的業務后點擊【撤銷】按鈕進行撤銷。

10、補繳。進入補繳界面。將帶“*”的欄目填寫完整，點擊【添加】

核對補繳信息

信息無誤后點擊【下一步】

如果上傳的數據有誤，系統會如下的提示。點擊【查看補繳詳細】或

者【下載錯誤信息】進行查看

系統會提示具體錯誤信息，更正后再次導入

辦理了簽約扣款的用戶可以在【我要補繳】界面中找到剛才做 的補繳業務，勾選要繳款的人員名單進行繳款。（可點擊【全選】）如果沒有辦理簽約扣款的用戶做到這一步就可以在線下進行繳款了

在此頁面點擊【打印繳款提示單】，可自行打印《貴陽市住房公積金補繳繳款通知書》（有電子章）

輸入UKEY密碼進行扣款

補繳撤銷。進入【補繳撤銷】界面。點選起止年月，查詢到需要撤銷的業務、勾選后點擊【撤銷】

如果單位設置了“復核員”角色，在“操作員”做完具體業

務后提交“復核員”審核

下圖是在復核員角色界面中看到的提示信息。點擊列表查看具

體業務信息。

審核同意后點擊【審核】

如審核不通過點擊【拒絕】，并注明原因。

系統提示拒絕成功

當收到拒絕信息后，“操作員”界面中會有如下提示

點擊查看具體信息

了解具體信息后，可將該條提示刪除

提示刪除成功

二、查詢功能

1、轉入查詢。說明：轉入查詢是查詢一個時間段內轉入到本

單位下的職工信息。

選擇起止時間，點【提交】進行查詢

2、交易進度查詢。說明：查詢一個時間段內所有做過的業務

日志。

3、批量業務結果查詢。說明：如果使用”批次號“進行查詢，結果就只顯示此筆業務（批量）的具體信息。如果不輸入“批

次號”

顯示的結果就為一個時間段內所有的業務。

4、委托扣款查詢。說明：查詢線上繳費是否成功。可選擇

【業務類型】

5、單位基本情況查詢

6、月繳存一覽表。說明：可精確查詢具體某一個月的繳交

人員信息。

7、職工信息查詢。說明：如果【個人賬號】和【賬戶狀態】不做具體選擇，點擊【單位職工信息下載】所下載的為該單位所有職工的信息（包括正常、封存、注銷狀態）。【導出列表數據】所下載的信息為該頁顯示的數據（如下圖，共有4頁，要想下載全部4頁的信息，就要在每一頁的當前頁面下點擊【導出列表數據】）

8、單位流水賬查詢

9、個人流水賬查詢。輸入職工賬號進行查詢。

第四篇：住房公積金管理中心檔案管理規定

住房公積金管理中心檔案管理制度

住房公積金檔案是加強住房公積金管理，制定有關政策和反映管理工作情況的重要依據，為了做到資料完整，數字準確，真實反映客觀現狀，根據相關文件規定，結合中心實際，特制定本規定： 歸檔范圍：凡是反映本中心各項政治、業務、資金活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍,具體包括文件檔案、會計檔案、固定資產檔案、繳存檔案、計算機數據檔案、聲像檔案、支取檔案、貸款檔案等。負責歸檔的部門：文件材料檔案由綜合科負責；會計檔案、固定資產檔案由會計科負責；繳存檔案、計算機數據、聲像檔案由歸集科負責；支取檔案由辦事處負責，貸款檔案由貸款科負責。檔案歸檔基本要求：本中心所屬科室、辦事處及工作人員，對應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向檔案室移交，集中管理。向檔案室移交檔案的科室，對其檔案中不宜開放的部分提出限制意見。歸檔手續

4.1、移交檔案應裝訂立卷后，移交檔案室；

4.2、對接收的會計檔案，原則上應保持原卷冊封裝，如需要重新拆卷，應與經辦人共同整理；

4.3、各項管理工作中形成的文件材料均應裝訂立卷后方可移交檔案室；

4.4、歸檔份數為一份。5 移交手續

文件、財務及各項管理工作中形成的文件及材料，在移交歸檔時，均應由移交部門負責填寫移交清冊一式兩份，由移交部門移交人和檔案管理接收人簽字蓋章，交接雙方各存一份。歸檔時間

6.1、會計檔案應在會計月度終了整理立卷，保管一月后向檔案室移交，檔案室于第二年7月份向局檔案館移交上一會計檔案；

6.2、各項管理工作中形成的文件材料，一般在形成次月歸檔，歸檔前由各職能部門負責人審定后，送檔案室歸檔。查閱制度

7.1、中心業務人員因工作需要查閱檔案資料，應填寫“查閱登記表”，由檔案室提供查閱；

7.2、其他單位需查閱檔案資料，應填寫“查閱登記表”，由綜合科負責人同意后方可查閱；

7.3、查閱財務檔案，應填寫“查閱登記表”，并經中心領導或會計科負責人同意后，由檔案室提供查閱，必要時由會計科人員協助檔案室查閱；

7.4、檔案原則上不對個人開放，遇特殊情況，須經中心領導同意后，由檔案管理人員陪同查閱；

7.5、檔案資料需在檔案室內查閱，不得攜出室外；

7.6、檔案資料一般不予復印，如遇特殊情況需要復印，須經中心領導同意后，由檔案管理人員予以復印； 7.7、使用者要保護檔案，不得撕毀、折疊、涂改、污損檔案和在檔案上做任何記號，對違者按有關規定處理。借閱制度

8.1、借用范圍：中心業務人員因工作需要，需要查閱檔案者； 8.2、借用檔案手續：中心業務人員借用檔案，應填寫“借閱登記表”，由綜合科負責人同意后方可借閱；

8.3、借期不能過長，最長不能超過三天，到期不能歸還的，應到檔案室說明情況并辦理續借手續；

8.4、借閱檔案者，應對檔案的完整和安全負責，不能中途轉借和私自復制，不得遺失、拆散、調換、抽取、污損檔案；

8.5、檔案歸還時，檔案管理人員應認真清點和檢查歸還檔案、文件狀況，并辦好歸檔注銷手續。庫房管理制度

9.1、庫房內檔案的管理要做到安全、規范，有專柜（箱）存放，不得隨意堆放,以防止檔案毀損、散失和泄密；認真做好防盜、防火、防潮、防光、防蟲、防鼠工作；

9.2、庫房內嚴禁煙火，不準存放易燃、易爆物品； 9.3、庫房內要保持清潔衛生，定期進行大掃除；

9.4、無關人員不準擅自進入庫房，檔案庫房的門窗非工作時間必須嚴密關鎖，下班前進行檢查。檔案保密制度

10.1、檔案工作人員要嚴格遵守國家有關安全保密的規定，以嚴謹的工作態度，忠于職守，時刻保持高度警惕，確保檔案材料的保密和安全；

10.2、借閱秘密以上的檔案，應嚴格履行審批手續，需要摘錄的，應記錄在保密本上；

10.3、檔案管理人員應以身作則，嚴于律已，除工作需要外，不得向任何人談論和泄露檔案機密。

第五篇：住房公積金操作流程

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住房公積金操作流程

[導讀] 房地產法是指對房地產關系進行調整的所有的法律、法規、條例等的總稱。在處理房地產糾紛時必須按照房地產法律進行。

遇到房地產糾紛怎么辦？如何依據房地產法律維護自己合法的房地產權益？本文為您做了如下介紹：

一、住房公積金的繳存

住房公積金的繳交，是以單位為單位進行的。代理網點不受理個人住房公積金的繳交業務。以單位為單位繳交的住房公積金，是以匯繳的方式進行的。所謂匯繳，是指單位從工資中扣出職工個人住房公積金后連同單位補助部分，在發放工資之日起5日內一并交繳到代辦網點。由網點計入職工住房公積金賬戶。

單位住房公積金的首次（開戶）匯繳步驟如下：

單位填寫“住房公積金單位開戶登記表”。（見表1此表一式二聯）單位填寫“住房公積金匯繳清冊”（見表2此表一式二聯）單位填寫“住房公積金匯繳書”（見表3此表一式三聯）

單位開據與“住房公積金匯繳書”相應金額的轉賬支票或現金。并購

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贏了網s.yingle.com 辦單位和個人住房公積金查詢卡。

操作員收到單位交來的票據，經核對準確無誤后將表

1、表

2、第一聯，表3第一、二聯蓋“銀行受理憑證專用章” 和經辦人私章，交給匯交單位作記賬憑證。

等轉賬支票款項到我中心指定賬戶后（以到帳的進賬單為準），操作員應把表

1、表2第二聯，表3第三聯聯同進賬單放置一起，作為記賬憑證的附件，將此單位公積金記入計算機單位賬戶。

單位開戶操作；進入單位賬戶管理——單位開戶——輸入有關信息后保存，提示“開戶成功”。

個人開戶操作；進入個人賬戶管理——個人開戶——輸入有關信息后保存，提示“開戶成功”。

進行單位或個人開戶時，操作員應根據單位購買的公積金查詢卡號輸入單位或個人編號。

單位住房公積金沒有變更時按以下步驟進行：

由單位填寫“住房公積金匯繳書”，并開據與之相應金額的轉帳支票或現金一起交來。

操作員收到票據后，進入單位賬戶管理——單個單位信息查詢——要與系統數據庫核對該單位公積金繳至月份、人數、月繳額。確認正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯繳書”第一、二聯蓋“銀行受理憑證專用章”和經辦人私章。交給匯繳單位作單位記賬憑證。等轉賬支票款項到我中心指定賬戶內（以到帳的進賬單為準），操作員應把“住房公積金匯繳書”第三聯連同進賬單放置一起，作為記賬

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贏了網s.yingle.com 憑證附件，將此單位住房公積金記入計算機單位賬戶。

單位正常繳存；進入賬務管理——錄入進賬單——新增事務——根據進賬單輸入有關信息后保存。提示“保存成功”。進入單位繳存——輸入單位編號——繳交性質（正常）——保存——事務平衡檢查。事務平衡后，此業務記賬完畢。

二、住房公積金的匯繳變更

1、封存；單位對因職工調離、退休、死亡、終止勞動關系、停薪留職等不繳交住房公積金的人員，應與當月單位匯繳時進行封存。

2、啟封；單位新調入職工或前階段因故封存后須重新繳交的人員，應與當月單位匯繳公積金時進行啟封。

3、個人開戶；新參加工作的職工從參加工作的第二個月開始繳存住房公積金。單位為其新增開戶。操作同上。以上三種情況須填寫“住房公積金匯繳變更清冊”。

單位如匯繳時有人員變更按以下步驟進行；

1、由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金匯繳變更清冊”（見表4一式二聯）并開據與之相應金額的轉帳支票或現金一起交來。

2、操作員收到票據后，核對“住房公積金匯（補）繳書”進入單位賬戶管理——單個單位信息查詢——要與系統數據庫核對該單位公

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贏了網s.yingle.com 積金繳至月份、人數、月繳額。

3、核對“住房公積金匯繳變更清冊”，新增加人數、月繳額，啟封人數、月繳額，封存人數、月繳額。

4、確認正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯（補）繳書”第一、二“銀行受理憑證專用章” “住房公積金匯繳變更清冊”第一聯蓋“銀行受理憑證專用章”章和經辦人私章。交給匯繳單位作單位記賬憑證。

5、等轉賬支票款項到我中心指定賬戶內（以到帳的進賬單為準），操作員應把“住房公積金匯（補）繳書”第三聯、“住房公積金匯繳變更清冊”第二聯連同進賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金計入計算機單位賬戶。操作同上。

三、住房公積金補繳

1、個人公積金補繳

單位新增加職工未按時匯繳、漏繳住房公積金或從其它分中心和管理部轉入時，應為職工進行個人補繳。

2、單位整體公積金補繳

對虧損或效益不好的單位，經單位職工代表大會通過，報中心批準后可以辦理緩繳或降低交繳比例。待緩繳到期或單位經濟效益好轉后，單位應為職工補繳所欠繳的公積金。

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贏了網s.yingle.com 住房公積金個人補繳按以下步驟進行

由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金補繳清冊”（見表5一式二聯）并開據與之相應金額的轉帳支票或現金一起交來。

操作員收到票據后要與系統數據庫核對；

ａ、核對“住房公積金匯（補）書”補繳人數、補繳金額。B、核對“住房公積金補繳清冊”每個人的補繳金額、補繳總額。

3、確認正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯繳書”第一、二聯“住房公積金補繳清冊”第一聯蓋“銀行受理憑證專用章” 和經辦人私章，交給匯繳單位作單位記賬憑證。

4、等轉賬支票款項到我中心指定賬戶內（以到帳的進賬單為準），操作員應把“住房公積金匯繳書”第三聯、“住房公積金補繳清冊”第二聯連同進賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金補繳記入計算機單位賬戶。

個人補交操作；進入賬務管理——錄入進賬單——新增事務——根據進賬單輸入有關信息后保存，提示“保存成功”。進入個人繳存——輸入單位編號——輸入個人編號——補交金額——保存——單個人補交完畢，重復輸入個人編號補交其它人員。所有要補的人都做完補交后做事務平衡檢查。事務平衡后，此筆業務記賬完畢。

住房公積金單位補繳按以下步驟進行

對單位職工補繳的公積金金額每月不相等的，可按個人公積金補繳步

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贏了網s.yingle.com 驟進行收票。

對補繳月份過多，每月補繳的人數、金額相等的，可按單位住房公積金沒有變更步驟進行收票。“住房公積金匯繳書”可以填寫一份，匯繳月份填**年**月至**年**月。

對補繳月份過多，每月補繳的人數、金額不相等的，可按單位住房公積金有變更的步驟進行收票。“住房公積金匯繳書”要分開填寫，有變化的月份要填寫“住房公積金匯繳變更清冊”。

4、單位補繳操作；進入賬務管理——錄入進賬單——新增事務——根據進賬單輸入有關信息后保存，提示“保存成功”。進入單位繳存——輸入單位編號——繳交性質（補繳）——輸入補繳月數——更改繳至月份——繳交額計算——保存——事務平衡檢查。事務平衡后，此業務記賬完畢。

四、住房公積金的轉移

住房公積金隨著職工工資關系的轉移而轉移。職工變動工作單位時，其住房公積金本息將轉入新調入單位住房公金賬號內，職工住房公積金賬戶不變。轉移時個人狀態應為封存。

住房公積金個人（內部）轉移按以下步驟進行：

職工調出單位時，調出單位應填寫“住房公積金轉移通知書”（見表6一式五聯），并在第二、五聯蓋轉出單位財務章，由單位送到網點。網點操作員收到“住房公積金轉移通知書”經核對無誤后，輸入計算

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贏了網s.yingle.com 機，計算機自動將該職工賬戶由原單位轉入新的工作單位，其個人賬號不變。

轉移操作；進入個人賬戶管理——個人轉移——輸入有關信息——轉移。提示“轉移成功”。

操作員在“住房公積金轉移通知書”第一、四聯蓋“銀行受理憑證專用章”和經辦人私章。其中第一聯轉出單位作付款憑證，第四聯轉入單位收款憑證。第二、三、五聯操作員蓋私章留存，日結后裝訂憑證。轉入單位根據收到的“住房公積金轉移通知書”填寫“住房公積金匯繳變更清冊”，并在職工轉入后下一個月由新單位為其代交住房公積金。

住房公積金個人（分中心、管理部之間）轉移按以下步驟進行： 職工調出單位時，調出單位應填寫“住房公積金轉移通知書”（見表6一式五聯），并在第二、五聯蓋轉出單位財務章，由單位送到網點。網點操作員收到“住房公積金轉移通知書”經核對無誤后，應按個人銷戶處理。

轉移操作；進入賬務管理——支取憑證打印——新增批次號——單位編號——新增個人支取憑證——個人編號——支取原因調離——保存——打印。

操作員在“住房公積金轉移通知書”第一聯蓋“銀行受理憑證專用章”和經辦人私章。將“住房公積金轉移通知書”一至五聯和打印的支取

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贏了網s.yingle.com 憑證交與單位，由單位到管理部開據與支取憑證相應金額的轉賬支票。

管理部留“住房公積金轉移通知書”第五聯和一聯支取憑證，交與操作員記賬。

轉移記賬操作；進入賬務管理——錄入進賬單——新增事務——根據進賬單輸入有關信息后保存。提示“保存成功”。進入個人支取/銷戶——批次號——保存后提示“支取或銷戶成功”。事務平衡檢查。事務平衡后，此業務計賬完畢。

轉入管理部收到轉移款項后，操作員按個人補繳操作。在“住房公積金轉移通知書”第四聯蓋“銀行受理憑證專用章” 和經辦人私章，交給轉入單位作記賬憑證。

五、住房公積金基數調整

職工住房公積金的月繳存額為職工本人上一工資乘以職工住房公積金的繳存比例。目前鄭州市住房公積金的繳存比例，事業單位為個人和單位各繳8％，企業單位為個人和單位各繳8％-10％。虧損或效益不好的單位，經中心批準后，比例可為2％—5％。

根據住房公積金管理規定，在職工的工資有變動的基礎上，單位應在每年的七月份對職工住房公積金進行基數調整。基數每年只能調整一次。

住房公積金基數調整以下步驟進行

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1、每年七月由單位填寫“住房公積金匯（補）繳書”、“住房公積金基數調整表”（見表7一式二聯）并開據與之相應金額的轉帳支票或現金一起交到網點。

2、操作員收到票據后要與系統數據庫單位帳核對； ａ、核對“住房公積金匯書”繳至月份、人數、月繳額。B、核對“住房公積金基數調整表”人數、個人月繳額。

3、確認正確無誤后，由操作員在“住房公積金匯（補）繳書”第一、二聯，“住房公積金基數調整表”第一聯蓋“銀行受理憑證專用章” 和經辦人私章，交給匯繳單位作記賬憑證。

等轉賬支票款項到我中心指定賬戶內（以到帳的進賬單為準），操作員應把“住房公積金匯繳書”第三聯“住房公積金基數調整表”第二聯連同進賬單放置一起，作為記賬憑證附件，將此單位公積金計入計算機單位賬戶。

六、住房公積金的支取與銷戶

職工有下列情形之一的，可以提取職工住房公積賬戶內的存儲余額： 購買、建造、翻建、大修自住住房的： 離休、退休的：

完全喪失勞動能力，并與單位終止勞動關系的； 出國定居的； 償還購房貸款本息的；

房租超出家庭工資收入的規定比例的。

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贏了網s.yingle.com 依照前款第1、5、6項規定，可支取部分職工住房公積金。符合2、3、4項規定，提取職工住房公積金的，應當同時注銷職工住房公積金賬戶。注銷職工公積金時須是封存狀態。

職工購買商品房或非本單位集資房且沒有房產證的填寫“申請支取住房公積金審批表”（見表9此表一式四聯）。其它情況填寫“住房公積金支取申請表”（見表8此表一式四聯）。

住房公積金支取按以下步驟進行

由職工向單位申請，并提供本人支取手續。

由單位對職工支取條件進行審核，并填寫相關表格到管理部審批，審核支取相關手續齊全后簽署意見。

操作員打印支取人員清單；進入賬務管理——支取憑證打印——新增批次號——單位編號——新增個人支取憑證——輸入個人編號——支取原因——保存打印。（這時個人賬戶金額未減）。由單位根據打印單金額填入表格。

打印“住房公積金本金支取單”；進入賬務管理——打印支取單——支取批次號——查詢——保存——生成支取單——打印。單位經辦人簽字和身份證號。

“住房公積金本金支取單”（見表10一式四聯）、“住房公積金利息支取單”（見表11一式五聯）。兩表第一聯、“住房公積金支取利息單”第五聯蓋“銀行受理憑證專用章”和經辦人私章后交單位記賬。

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贏了網s.yingle.com 操作員留存一聯支取表，“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”留第四聯，連同打印的支取人員清單一聯，放置一起作為原始票據。

支取單位憑支取表二聯，“住房公積金本金支取單”“住房公積金利息支取單”第二、三聯到網點出納柜提取現金。

網點出納柜留存支取表二聯，“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第二聯。“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第三聯蓋章后反公積金操作員記賬。

操作員收到“住房公積金本金支取單”、“住房公積金利息支取單”第三聯后，連同原留存的票據作記賬憑證記入公積金系統帳。支取及銷戶記賬；

a． 進入賬務管理——錄入進賬單——新增事務。這時不b． 錄入下面的信息，c． 只要記住新增的事務號。

d． 進入賬務管理——個人支取/銷戶——錄入a所生成的事務號——批次號——保存后提示支取或銷戶成功。

e． 注意當天所有的現金支取都用a所生成的事業號遂筆記賬。f． 每天一天的支取業務結束后，g． 操作員根據“資金匯劃憑證”錄入進賬單。

h． 進入賬務管理——錄入進賬單——這時不i． 要新增事務，j． 在未登賬事務號內錄入a所產生的事務號——根據“資金匯劃憑證”錄入金額和相關信息——保存。提示保存成功。

k． 做事務平衡檢查。事務平衡后，l． 當天所有的支取、銷戶記賬

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贏了網s.yingle.com 完成。此時個人賬戶金額減少。

七、住房公積金單位賬號合并

公積金繳交單位經上級主管部門批準同意，該單位集體歸并、轉移到其他單位的。由單位經辦人帶有關證明前來辦理賬號合并。

八、住房公積金個人賬號合并

職工因工作調動，原單位未及時為其辦理住房公積金轉移手續，調入單位又為其開個一個公積金賬戶。后經轉移造成一個職工有兩個或兩個以上的住房公積金賬號。應有現所在單位出據證明，操作員方可將兩個或多個賬號作合并。

九、托管

托管就是把職工的住房公積金，由單位賬戶上轉移到住房公積金管理中心指定的賬戶上，由中心統一管理（中心托管戶賬號90005001，此賬戶不包括縣、市管理部）。

單位解散或破產的，應由原單位或者清算組織統一為職工辦理托管手續。

辦理托管手續時須填寫“離職人員住房公積金托管登記表”（此表一式二份見表12），須帶單位破產、解散相關的原始文件和復印件，個人的身份證復印件。

須辦理托管的職工應有個人住房公積金查詢卡。

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贏了網s.yingle.com 如托管對象找到新的工作單位并開始正常繳存住房公積金，托管人員憑查詢卡和身份證到住房公積金管理中心申請辦理轉移手續。如托管人員在托管其間到退休年齡或須辦理購房支取的，由托管人員憑查詢卡和身份證到中心提出申請，批準后到網點辦理支取。一般托管人員的支取按銷戶操作。

十、網點日結

每天一天的工作結束時，操作員將當天所記賬按借方、貸方分別相加，使其與日結單相符。

十一、住房公積金繳存和支取應注意的事項

為避免單位多繳或少繳住房公積金，住房公積金一般采取倒進賬的方式進行歸集。

單位辦理住房公積金繳存和支取業務時，必須進行總分明細核對，確保繳存與支取金額能分配單位職工名下。

住房公積金繳存基數每年七月份調整后，在一年內原則上不作個別調整，一定一年。

錄入單位公積金繳交時一定要注意匯繳月份是不是當前月份，是當前月份的按正常繳交記賬，否則按單位補繳記賬。

單位和個人信息要做修改時，一定要有單位開據的證明并蓋單位章

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十二、住房公積金查詢卡

中心將統一制作統一管理住房公積金查詢磁卡，由各網點代售。單位須購買磁卡方能開戶。

網點給購卡單位開據收據，收據一式三聯。中心、網點、單位各一聯。收據由中心統一印制。

購卡單位憑收據到中心更換發票（一般十元以上開發票）。網點每月月底憑收據到中心結算當月銷卡款項。

在經濟飛速發展的今天，房地產行業成為人們關注的焦點，巧顧房產糾紛欄目為您介紹了處理房地產糾紛的方法和相關的房地產法律，希望對您處理房地產糾紛有所幫助。

在房產糾紛中，要依照房地產法律來處理，巧顧房產糾紛欄目為您介紹了房產糾紛的相關法律知識，包括房產買賣、房屋租賃和房屋中介等，另外還有房屋拆遷和租賃合同范本等知識的介紹。

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