第一篇：工程部檔案資料管理制度范文

工程部檔案資料管理制度

一、為規范對設施設備檔案資料的科學化、標準化、現代化管理，特制定本制度。

二、定義/術語

1、建設工程原始檔案：指我司承接物業后，由開發建設單位、業主（業主委員會）向我司移交的建設工程原始檔案。

2、建筑工程竣工檔案：指由我司自行投資建設的或利用房屋本體維修資金、業主自籌資金等投資建設的新建、改建、擴建工程以及設施設備改造、更新建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄等。

3、物業工程服務檔案：指我司承接物業后，在對建筑物及其配套共用設施設備進行日常運行、維護、大中修、改造和更新活動中所形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、圖紙、計算機軟件和數據、聲像等載體形成的歷史記錄等。包括：建筑工程竣工檔案和設施設備管理檔案兩部分。

4、設施設備管理檔案：指我司承接物業后，在對共用設施設備進行日常運行、維護、大中修活動中，所形成的具有查考利用價值的各種文字、圖表、圖紙、計算機軟件和數據、聲像等載體形成的歷史記錄等。

5、類目：是檔案分類的基本單位，是構成檔案分類的主要成分，用以表示某一類檔案的概念。

6、類號：是類目的標識符號，用以表示類目在分類體系中的位置和排列的順序。

三、機電設備有關的標準、法律、法規管理

1、工程技術中心負責收集、發放、更新與機電設備有關的標準、法律、法規，并記錄保持。

2、工程技術中心負責向相關人員傳達、講解新的標準、法律、法規的內涵，并監督貫徹實施。

四、工程資料的審查及管理

1、審查設備生產廠家提供的新的設備維保資料（圖紙、工藝、規程、檢驗等）的完整性、正確性、發現問題及時與生產廠家聯系處理。

2、及時將新的設備維保資料向施工人員傳達、講解、貫徹實施。

3、根據新的設備維保資料所需的施工、設施要求，負責解決其配置。

4、負責對外來工程資料的登記、發放和管理工作。

五、工程技術檔案的移交和歸檔

第1頁/共4頁

1、在物業現場查驗20個工作日前，建設單位、業主應當向我司項目移交工程原始檔案。要求工程原始檔案材料完整，移交手續齊全，責任明確。

2、建設工程原始檔案的分類、編號、歸檔和管理等應符合國家標準GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》的相關規定以及項目所在地省、市城建檔案管理部門、物業管理主管部門的有關要求。

3、建設工程竣工檔案資料歸檔完成后，由管理項目檔案管理員進行分類保管。

4、建設工程竣工檔案資料歸檔后，管理項目檔案管理員應將資料，呈報工程主管對檔案資料進行審核，發現問題由管理項目檔案管理員及時處理或糾正。

5、設施設備管理檔案，由各班組于每月5日前移交至管理項目檔案管理員處歸檔，管理項目檔案管理員應呈報工程主管對檔案資料進行審核，發現的問題由管理項目檔案管理員及時處理或糾正。

六、工程技術檔案的歸檔要求

1、歸檔的文件資料應字跡工整、紙張及文件、格式符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。

2、歸檔的文件材料應完整、系統、準確、真實。

3、設備安裝工程、改造工程的竣工驗收及外購設備開箱驗收文件資料、有關圖紙不完整、不準確、不系統的不能進行驗收。

4、歸檔的文件必須是原件。

5、文件材料的歸檔必須辦理移交手續。

七、工程技術檔案的歸檔時間

1、設備安裝工程、改造工程的資料在竣工后三個月內進行歸檔。

2、新購設備（包括引進設備或技術）在開箱時，必須會同檔案管理員進行技術資料核對登記，于竣工后連同調試記錄等文件材料整理立卷、歸檔。

3、設備當月的值班記錄、運行記錄、維修保養記錄應在下月5日前整理和歸檔。

八、工程技術檔案的歸檔數量

各類文件材料、圖紙資料歸檔一式一份，主要的和使用頻繁的文件材料歸檔可一式兩份或適當增加其歸檔份數。

九、工程技術檔案的保存期限

1、更新、改造工程的竣工資料以及竣工資料移交記錄、檔案銷毀報告及清單均為長期性保管。

2、運行、巡視檢查記錄、維護保養記錄、設備維修記錄保存期限為三年。

第2頁/共4頁

十、工程技術檔案的保管

1、接收檔案必須認真驗收，并辦理交接登記手續。

2、存放檔案必須有專用柜架，在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左而右，自上而下排列，以便于管理和查找。

3、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應及時歸檔，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。

4、每年底進行一次庫藏檔案的清理、核對和保管質量檢查工作，作到賬物相符。對破損或變質檔案，要及時修補和復制。

5、檔案室嚴格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴禁吸煙和使用明火。

6、檔案室要整齊干凈，檔案入庫要注意防霉、防蟲。發現檔案發霉和蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。

7、檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定的時間內歸還。

8、因技術改造、更新等原因，使原技術檔案資料發生變更的，需填寫《檔案資料修改申請表》報工程技術主管部門、分管領導批準后方可進行檔案資料的修改工作，修改結果應經檔案鑒定小組鑒定無誤后將新資料整理歸檔，同時在《檔案資料修改/銷毀登記表》上登記。

十一、工程技術檔案借閱

1、管理項目員工都應重視保護設備管理資料并按借閱批準權限辦理手續后借閱有關資料。

2、工程技術檔案原則上只閱不借，只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。確因工作需要的可復印相關技術資料并妥善保管。

3、設備管理資料借出和歸還檔案時，由檔案管理員在《檔案資料借閱登記表》上進行記錄。

4、檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節追究當事人的法律和行政責任。

5、調離管理項目人員必須清理移交、歸還借閱檔案及資料，方可辦理調離手續。

6、外單位人員借閱檔案，須持有該單位介紹信和借閱人工作證、身份證，經管理項目負責人批準后方可在檔案室內閱讀。

十二、設施設備管理檔案鑒定和銷毀

1、設施設備管理檔案鑒定工作由項目檔案鑒定小組負責進行，鑒定小組由項目負責人、工程主管、檔案管理員和有關技術管理人員組成。日常的檔案鑒定工作由檔案管理員負責。

2、檔案鑒定小組的任務

1)負責制訂、修訂本項目檔案保管期限表；

第3頁/共4頁

2)對到期檔案提出明確的存、毀意見。

3、保管期限原則

1)對本管理項目有長遠利用價值并能反映管理項目職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；

2)凡是在一定時期有利用價值的檔案，要明確保存的剩余期限。3)檔案鑒定工作應定期進行，原則上每年進行一次。

4、檔案通過鑒定，要求劃定檔案保管期限，檔案保管質量達到標準，鑒定中發現檔案不準確、不完整，檔案管理員應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。

十三、檔案銷毀的程序

1、鑒定小組應填寫《檔案資料銷毀申請表》和撰寫銷毀報告并報公司工程技術主管部門審核?！稒n案資料銷毀申請表》和撰寫銷毀報告由檔案室保存。

2、檔案銷毀時，要由鑒定小組成員二人以上監銷并在《檔案資料修改/銷毀登記表》上簽名。

3、銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的將根據國家和管理處有關規定進行處理。

第4頁/共4頁

第二篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理

為了更好地貫徹落實國家有關檔案工作的法規、政策和規定，規范檔案的管理，確保檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定學校檔案管理制度。

本制度共分為《檔案管理實施細則》、《歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案借閱制度》、《檔案統計、鑒定和銷毀制度》、《檔案人員崗位責任制度》和《分管領導職責》七項內容，希望學校各職能科室有關人員認真執行。

平昌縣泥龍初中

目

錄

1.檔案管理實施細則―――――――――――――1 2.歸檔制度―――――――――――――――――5 3.檔案保管制度―――――――――――――――7 4.檔案庫房管理制度―――――――――――――9 5.檔案借閱制度―――――――――――――――10 6.檔案統計、鑒定和銷毀制度――――――—――11 7.檔案人員崗位責任制度―――――――――――13 8.檔案員職責――――――――――――――――14 9.分管領導職責———————————————15

檔 案 管 理 實 施 細 則

1.總則

1.1 為了加強學校檔案工作業務建設，不斷提高檔案管理水平，根據國家、省、市檔案部門有關檔案管理的規定，制定本細則。

1.2 檔案工作是學校工作的重要組成部分，是提高學校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。

1.3 學校在重要工作活動中形成的全部檔案均由學校檔案室集中統一管理。

2.檔案管理體制

2.1 學校必須建立檔案工作，成立綜合檔案室，負責組織、協調、管理學校檔案工作，配備專職檔案人員，負責綜合檔案室的日常工作和各項具體的檔案工作事項。

2.2 檔案人員必須忠于職守，嚴格遵守保密紀律，具有高中以上文化程度，具有檔案專業知識。

2.3 檔案室由學校領導分管，并納入主管領導的目標和崗位職責。

2.4 各科室應確定兼職檔案人員，負責本科室文件材料的積累、整理，并按時向檔案室移交。

3.文件材料的形成與歸檔

3.1 學校在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料（包括黨、政、工、團以及人事、財會、設備等工作中形成的文件材料）都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時間和要求按歸檔制度的規定執行。

3.2 根據學校檔案的種類、數量，制定歸檔制度，明確歸檔范圍、時間和要求。

3.3 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計劃和有關人員的職責范圍。

4.檔案的管理

4.1 檔案的分類。學校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學類、設備儀器類、基本建設類、校辦企業類、會計檔案類、聲像實物類、教師業務檔案九種門類。

4.2 檔案編目。學校檔案室應編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內文件目錄。

4.3 檔案鑒定。根據上級檔案部門的有關規定，編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，會計檔案保管期限為永久和定期兩種。

檔案鑒定工作分兩次進行：歸檔前對文件材料價值進行鑒定；歸檔后對保管期滿的檔案進行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。

4.4 檔案統計。建立檔案統計工作，編制檔案基本情況統計表，對檔案數量、檔案借閱人次、檔案利用效果、檔案編研情況進行統計。統計數據以原始記錄為依據，做到準確無誤。4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護工作。

4.5.1 檔案存放應有鐵制箱柜，排列有序，并編制檔案存放示意圖。

4.5.2 對照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設備進行管理。

4.5.3 定期對檔案保管狀況進行檢查、清理、核對，做到帳物相符；對破損檔案及時進行修補和復制。

4.6 建立全宗卷，以積累存儲學校的立卷說明，分類方案，交接憑證，檢查記錄和全宗指南等。

4.7 檔案管理現代化應納入學校辦公自動化系統，同步發展，以提高科學管理水平和服務效率。

5、開發檔案信息

5.1 在學校內部可實行檔案開架閱覽。

5.2 學校檔案室應根據需要編輯文件匯集和各種參考資料，積極主動地開展檔案利用工作。

5.3 在檔案信息開發與提供利用中，必須嚴格遵守保密制度。

6、附則

6.1 本細則根據工作需要可另行補充。6.2 本細則由灌南縣小窯中學檔案室負責解釋。6.3 本細則自發布之日起執行。

歸 檔 制 度

為了完整系統地保存學校在工作中形成的各種門類載體的檔案，提高歸檔文件的質量，更好地為學校各項工作服務，特制定本制度。

1、文件材料的歸檔范圍

1.1 凡是反映學校工作活動、具有參考價值的文件材料，聲像材料均屬歸檔范圍（具體歸檔范圍按學校制定的《文件材料歸檔范圍》執行）。

1.2 代管和學校有關的撤銷學校的全部檔案。1.3 與學校業務工作有關的資料。

2、文件材料的歸檔要求

2.1 應歸檔的文件材料必須齊全完整。

2.2 應歸檔的文件材料必須字跡清楚，工整，紙張及文件格式符合國家要求。嚴禁使用圓珠筆，鉛筆，純藍及紅墨水等書寫材料。

2.3 歸檔的文件材料必須是原件。

2.4 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯系，區分不同價值，并進行科學的分類、立卷、編目。

2.5 案卷題名應確切反映卷內文件內容。2.6 文件材料歸檔必須辦理移交手續。

3、文件材料的歸檔時間 3.1 1—3大類檔案在第二年五月底前歸檔。

3.2 會計檔案在會計終了后，由財會部門整理立卷，保管一年后移交檔案部門。

3.3 設備檔案在設備開箱時必須會同檔案人員進行技術資料核對登記，與安裝調試記錄等文件材料一并整理歸檔。

4、文件材料的歸檔份數

4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。

4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當增加其歸檔份數。

5、學校檔案室應對文件材料的形成，積累，整理和歸檔工作進行指導，監督和檢查。

檔 案 保 管 制 度

為了保護好學校的檔案，維護檔案的完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。

1.接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續。

2.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，從左至右，自上而下，以便于管理、查找和利用。

3.存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒，按編號順序排列在專用柜內。

4.定期清理核對庫藏檔案，檢查保管質量，做到帳物相符，對破損或載體變質的檔案進行修復，發現問題及時處理。

5.檔案庫房是集中保管檔案的基地，必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護設施。

6.檔案庫房應配置調控溫、濕度的設施和設備，使庫房溫濕度基本保持在溫度14－24攝氏度，相對濕度45－60％之間。

7.檔案庫房不應靠近易燃易爆物體和散發有污染腐蝕氣體的場所。

8.檔案庫房要防止陽光直射，庫房照明光源應用白熾燈。9.庫房內要配備消防滅火器材，嚴禁吸煙和使用明火。10.應保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前必須嚴格檢查、消毒，檔案柜內應放置防霉、防蟲藥物。11.檔案對接收、移出、外借必須履行登記手續，借出檔案須在規定時間內歸還。

檔案庫房管理制度

1.檔案庫房是機要重地，為確保安全，防止泄密，非檔案人員不得入內。

2.檔案庫房是存放學校檔案資料的專用庫房，庫內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。

3.庫房內必須清潔衛生，要有防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設施，及時更換驅蟲藥物，定期檢查電器設備、消防器材等設施，保證安全可靠實用。

4.庫房里柜櫥要按類、按序編號排列整齊，便于通風順暢。5.檔案人員每天對庫房溫濕度進行檢查、記錄并采取措施，使庫房溫濕度控制在規定的范圍之內。

6.對庫房里的檔案資料做到勤檢查，發現問題及時報告，并采取必要的措施。

檔 案 借 閱 制 度

為了維護檔案的完整與安全，服務于學校的各項工作，特制定本制度。

1、學校所有工作人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。

2、學校人員查閱檔案必須辦理登記手續。

3、在借閱檔案時，應做到以下幾點：（1）按規定辦理借閱登記手續，定期歸還；（2）應該愛護檔案，不得遺失；

（3）所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁隨意更改和涂寫；

4、借閱和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案人員與借閱者當面核對清楚。

5、檔案如丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。

6、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

7、調離學校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。

8、外單位人員借閱學校檔案，須持所在單位介紹信和本人有效證件，并辦理有關手續。

檔案統計、鑒定和銷毀制度

為了對庫藏檔案的收進、移出能夠做到心中有數和保證檔案質量，保護好有價值的檔案，結合學校的實際情況，特制定本制度。

1.檔案統計

1.1 對檔案的收進、移出、保管和利用等情況進行統計，并按照規定向檔案業務管理學校報送檔案工作基本情況統計表。

1.2 統計工作應認真、求實、準確、及時。2.檔案鑒定

2.1 檔案鑒定工作由鑒定小組負責進行，鑒定小組由主管檔案工作的領導，檔案員和有關業務管理人員組成。

2.2 鑒定小組的任務：負責制定學校檔案檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。

3.確定檔案保管期限的原則

3.1 對學校有長遠利用價值并能反映學校職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。

3.2 凡是在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。

3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。4.鑒定工作應定期進行。5.檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑒定中發現檔案不準確、不完整，應及時責成有關部門和人員負責修改補充。

6.銷毀檔案程序

6.1 鑒定小組應列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報告并報學校主管領導審批。銷毀清冊及報告的檔案應保存。

6.2 銷毀檔案時，由單位派二人以上進行監銷，在銷毀過程中主觀失密或對學校造成損失的，將根據國家和單位有關規定進行處理。

檔案員崗位責任制度

1.熱愛檔案事業，忠于職守，遵守紀律，鉆研業務。2.及時認真貫徹執行國家、省、市檔案部門制定的關于檔案工作的各項方針、政策和業務規范。

3.制訂學校檔案工作計劃和長遠規劃。4.制定各項檔案管理制度。

5.負責學校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作，編制檔案檢索工具。

6.參與學校設備開箱驗收工作，確保歸檔文件材料的齊全完整。7.做好檔案統計工作，對檔案收進、移出進行登記。

8.認真開展檔案利用工作，編寫適應工作需要的檔案參考資料。9.做好檔案的統計鑒定工作。

10.加強對檔案庫房的管理，定期對庫房檔案進行檢查。11.對學校內部科室、所屬單位檔案工作進行培訓、監督和指導。

12.加強檔案保密工作，嚴格遵守保密制度。

檔

案

員

職

責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和《檔案法實施辦法》，并對學校形成的各種門類和載體的檔案實行集中統一管理。

二、努力學習檔案理論，不斷提高專業水平和工作能力，主動向領導請示匯報，爭取領導和各職能部門的支持。

三、歸檔材料要做到準確、完整齊全，分類組卷合理，保證案卷質量符合要求。

四、充分發揮檔案的作用，認真編制、完善檢索工具，做到查閱迅速準確。

五、做好檔案統計工作，對庫存案卷心中有數，出入有據。

六、定期進行檔案鑒定工作，嚴格遵守檔案銷毀制度，對超過保管期限和重復文件要銷毀的應造清冊，經學校領導批準后，簽字見證，方可銷毀。

七、嚴格遵守保密制度，確保檔案的安全，不擅自擴大檔案的利用范圍。

八、堅持做好庫房的“八防”工作，措施落實，發現問題及時匯報處理。

檔案工作分管領導職責

一、組織貫徹執行檔案法律法規和上級有關檔案工作的 規定、要求。

二、組織制定本單位檔案工作的長期和短期目標、任務，并加以貫徹落實。

三、組織召開本單位檔案工作會議，聽取匯報，研究部署工作，及時幫助解決存在的問題，同時向主要負責人匯報并提出建議。

四、組織檔案管理人員開展業務學習，提高本單位檔案管理水平。

五、組織開展對本系統和所屬單位的檔案工作的監督和 指導。

六、積極主動地與檔案行政管理部門聯系，解決本單位檔案工作中存在的業務問題。

第三篇：檔案資料管理制度（模版）

檔案資料管理制度

1、檔案資料在收、發、借閱、存檔各環節中，應在登記表上簽字確認。

2、檔案資料的寄出與收回由檔案管理人員與部門負責人一同清點，并簽字確認。

3、鄭州收到資料后發電子版回執單給檔案管理人員，雙方進行核對。

4、開標后項目負責人13日內把報送鄭州的資料匯編和向有關行政監督部門的備案資料（招標文件、投標文件、資料匯編）交予檔案管理人員處并簽字確認。

5、所有檔案資料均要在開標后14日內清查，要在部門負責人的監督下進行核對，若發現丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施。必須做到資料齊全。

6、在開標后第15日向有關行政監督部門報送資料。

7、各項目負責人對自己所提交的資料要有詳細的目錄。

8、所有保存文檔要按月份分類存放，同時做出相對應的文檔目錄清單。

9、若檔案管理人員離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現存文檔核對，如果出現物單不符，給公司造成損失的，視情節輕重予以責任人相應處罰。

10、內部人員需查閱檔案資料要進行資料借閱登記，查閱后歸還于檔案管理人員。

11、所有檔案資料如需外借，均應由經理批準同意。

12、公司電腦里的工作文檔不得外拷。

第四篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理制度

為了做好工程及設備檔案資料的管理工作，參照《建設工程文件歸檔整理規范》等文件的有關要求,結合本公司實際情況和公司領導對檔案管理的相關要求特制訂本檔案管理制度。

（1）歸檔范圍

主要為工程和設備檔案資料: a.工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復的批示文件、對外發文、對外接收的文件)、各類合同（所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同，供應商（服務）單位的報價資質資料、報價商務資料及報價匯總表說明文件，比價的考察調研報告，考察調研的影像、照片資料）、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、施工日志、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料設備的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的文件等。

b.設備檔案是鑒定評價（儀器）技術狀態的科學資料，是為保障（儀器）設備正常運轉并處于良好狀態的重要依據。檔案員接收歸檔本公司的各類設備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設備購買申請單、協議、合同、重要來往函件、電文；開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄；安裝調試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見；運行及維護修理階段的設備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設備儀器維護保養和安全技術操作規程、設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄；改造、更新階段合理化建議及處理結果、設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件、設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件、技術鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

（2）檔案保密制度

a.檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守公司的各項保密制度。b.凡涉及不宜公開的公司機密等檔案，應作秘密保管并嚴格控制查閱范圍，本公司人員需要查閱者，須經本公司主管領導批準。

c.凡作秘密和內部管理的檔案，應嚴格履行查閱審批手續，嚴禁擅自拍照和復制，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露公司秘密。

d.對確已無保存價值的建設工程和設備檔案，列出銷毀清冊，經主管領導審批后，由銷毀人、監銷人銷毀，并簽名注銷。

（3）檔案工作人員崗位職責

a.熱愛檔案事業，忠于職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。b.負責本公司建設工程中形成的資料和設備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。

c.按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。

d.積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況，接受其監督、檢查和指導。

e.辦理領導交辦的其他檔案業務工作。（4）檔案管理制度

a.非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷，確因工作需要，須經本公司主管領導批準同意后方可查閱。

b.檔案柜內的檔案要進行系統排列存放，不準堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

c.做好檔案柜內“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛生整潔、安全。

d.對檔案柜所藏檔案要進行經常檢查，發現問題及時采取有效措施。e.凡屬歸檔范圍內的儀器設備的全套隨機技術文件，儀器設備說明書、樣本、圖紙、技術操作規程、合格證及安裝調試等材料若系一式二份，應留一份存檔；只有一份的，將原件存檔，復印件隨機使用。

f.檔案員負責儀器設備檔案的收集、整理、保管、利用和統計工作。儀器設備檔案內的文件材料，要按時間先后排列好，用鉛筆編寫頁號，凡有文字的頁面，都要編號，正面編在右上角，背面寫在左上角，然后填寫好卷內目錄。

（5）檔案安全制度

a.嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案柜實行專人負責，鑰匙應

妥善保管，如有丟失應及時匯報并采取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

b.每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條，切實消除安全隱患。

（6）檔案資料查閱利用制度

a.本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用人復印。

b.檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批準，辦理外借手續并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。外單位人員需要復印檔案柜里資料時,須經主管領導同意后方可進行。

c.檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。d.查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。

e.查閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案管理人員，以利探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。

（7）檔案的收集

a.檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。b.工程檔案資料按項目收集,檔案應按系統分類統一存放檔案盒貼上標簽并做電子目錄方便日后檢索。

c.設備檔案資料按名稱分類組卷，將一組內容上具有有機聯系的材料組合成一個保管單位。卷內文件排列，依照設備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

d.應妥善保存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。

e.勘察、設計、施工、監理等單位向本公司移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章后方可交接。

f.項目簽訂承包合同中應明確規定工程檔案資料和設備資料編制的責任范圍、內容、套數、案卷質量標準及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務。

g.本公司購置的設備儀器的隨機全套資料，由拆箱負責人收集齊全，及時移交檔案員，統一積累和集中保管。

第五篇：檔案資料管理制度

檔案資料管理制度

適應企業現代化、規范管理的需要和上級關于檔案工作有關規定，結合我公司的實際情況，現作如下規定：

一、公司內部文件記錄、合同文本、技術圖紙、工藝配方等資料一律由辦公室專人負責收集、整理、建檔、保存。

二、公司所屬各單位必須堅持文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度，歸檔的材料要齊全、完整、字跡工整、圖樣清晰。

三、公司領導及科室工作人員因公外出參觀學習、考察、參加各種會議，所獲取的文件材料要按照歸檔范圍的規定及時交檔案室歸檔。

四、因工作需要借閱檔案時，檔案資料原則上不得帶出檔案室；特殊情況下，報請公司主管領導批準后方可帶出時，最多不超過一個月，如到期不能歸還，嚴格履行檢查程序。

五、借閱人員，不經檔案部門同意，不準復印、抄錄。

六、借閱人員必須愛護所借閱檔案，不得擅自涂改、撕毀、損壞檔案，不得隨意將檔案轉借他人，不得泄密。對于丟失、損壞、破壞檔案資料的有關人員，按其程度和價值給予相應的經濟處罰和行政處罰。

七、對于需要復制的圖紙和文件材料，必須經公司主管領導批準后方可復制，不經批準的一律不能復制。

九、檔案管理工作是現代化管理的一項重要內容，各級領導干部、各部門都必須高度重視和支持。