第一篇：文書工作與檔案工作

文書工作與檔案工作

一、教學目標

1．知識和技能目標：

理解文書與檔案工作的特征，掌握文書與檔案工作的內容和一體化操作的步驟。

2．操作技能目標：

能進行“一體化”操作。

3．情感目標：

通過對文檔工作內容的學習，使學生建立起對本專業學習的興趣和感情。

二、教學重點：掌握一體化操作的步驟。

（1）登記時便對文件進行分類；

（2）處理文件時便進行價值鑒別；

（3）建立立卷類目，隨時立卷；

（4）標引檔號、分類號、主題詞；

（5）注錄文件特征。

三、教學難點：理解一體化的概念。

四、教學策略：自主學習和協作學習、探究學習相結合。

五、課時安排：2 課時(45 分鐘×2)。

六、教學環境：多媒體電教室。

七、授課過程：

一、導課

通過一段錄像介紹文書與檔案工作，由此引入新課。（播放錄像）

二、講授新課

（一）、文書工作與檔案工作的特征

1．服務性插入圖片展示

2．政治性

3．管理性提問：試比較班級管理工作與

（二）、文書檔案工作的不同之處

文書工作與檔案工作的內容：用幻片展示

閱讀內容，用表格形式體現文書與檔案工作內容插入表格（原文件）

（三）、文檔一體化用幻燈片例舉實

1．文檔一體化的概念提問：文檔一體化是否是將文書與檔案工作合二為一？

2．文檔一體化的操作步驟用錄像展示列舉生活中的一體化現象學生參與

三、課堂訓練

讓學生描述文檔一體化的概念

四、課堂小結

五、布置作業

第二篇：文書工作與檔案管理

文書工作與檔案管理

1、什么是文書？

文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應用性和特定格式的文字材料。

2、什么是公務文書

法定機關與組織為了一定目的在社會活動中未處理公務而形成并使用的具有特定格式，并需要經過一定的程序處理的應用性的文字材料，簡稱公文。

3、公文的本質特征。

政黨和國家機器具體領導與管理政務機關組織處理工作的一種工具。

4、文書的分類

公務文書

通用公文，專用公文，技術公文 文書｛

私人文書P4（隨意性）

5、公文的特點

一、工具性（1）管理國家機關政務和事務的工具

（2）是各類國家機關在工作活動中聯系事項、商治事務、傳達意圖交流情況傳播經驗的工具

（3）是機關內部推進工作的工具

二、權威性（1）有法定的作者制定和發行的——法定：具有一定的職權、職能作者：行為主體機構組織而不是人。

三、統一性

四、現實性

6、公文的作用

(1)領導指導作用

（2）行為規范作用

（3）公務聯系和執照作用

（4）

憑據記載作用

（5）傳遞信息與宣傳教育

7、文書工作： 機關形成處理和管理公文的各個環節及其中相關銜接的各道程序

與手續是完成和處理公文的作用

第二節

檔案與檔案管理

一、什么是檔案

（1）定義：檔案是機關、組織和個人在社會活動中的作為歷史記錄保存起來以備查考的作為憑證的文字、圖像、聲音等的文書和信息材料

（2）作用：憑證依據

（3）屬性：原始記錄性

二、是么是檔案管理

（1）定義：檔案管理也稱檔案工作，或檔案管理工作，簡單地說就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家的各項工作服務。

（2）基本內容：檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。

第三節

檔案與文書

一、文書與檔案的聯系與區別P10（1）聯系：①兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同

②兩者在內容與格式上完全一致

③兩者互為因果（2）區別：①兩者的性質與形式不同

②兩者的目的與作用不同

③兩者存在和發揮效用的時間不同

（二）文書工作與檔案管理區別與聯系P14

（一）聯系①兩者的工作對象相同

②兩者的某些工作環境相同

③兩者互為因果

④兩者工作人員的基本素質要求相同

（二）區別①兩者的工作任務不同

②兩者的服務對象不同

③兩者的工作目的不同

④兩者工作的具體內容不同 思考題：

1、文書、公文、文書工作的含義

2、公文的本質特征

3、文書的類別如何劃分

4、如何理解公文

5、文書作品與文書的不同？

第二章

公文的種類 第一節 公文種類的劃分

一、公文種類劃分的意義P21(一)適應坐直管轄范圍和功能，保證機關工作有序運轉(二)適應機關不同的行文關系，保證文件及時、迅速、處理(三)適應行文的具體要求，保證文書正確處理和有效(四)適應不同文書種類要求

請示，報告用于隸屬關系機構，否則用函 “請示”上級碧血得給予回復“報告”可以不回復

二、公文種類劃分P22

（一）從文書的公用和適用范圍

（1）政黨文書類（2）規章文書類（3）機關日常事務類（4）司法文書類（5）經濟文書類（6）科技文書類（7）外事文書類（8）禮儀公文類（9）書信文書類

（二）從文書的來源分

（1）收文

(2)發文

（3）內部公文

（三）從行文關系上分

（1）上行文

（2）下行文

（3）平行文

（四）從文書的制法機關和作用來分

（1）法規文書

（2）黨內文書（3）行政文書（4）群體文書

(5)以個人名義制法的文書

（五）從機密緩急程度分：絕密、機密、秘密

特急、急件

電報分為：特急、加急、平體

（六）從文書的性質和作用

（1）規范性公文（2）指揮性公文（3）決斷性公文（4）報請性公文（5）知照性公文（6）契約型公文（7）記錄性公文（8）禮儀性公文（9）計劃性公文

三、什么是公文種類名稱

各機關日常使用的公文，按照公文的性質和用途可分為若干種為每種公文所規定的固定名稱，及公文種類的名稱

（一）文中作用

概括地標明公文的性質制發目的和要求，便于收文機關進行文書整理。

（二）文種的確定和使用原則

★確定文種

（1）根據發文機關的職權

（2）考慮發文機關與收文機關之間的工作關系

（3）看發文的具體目的與要求 ★使用原則

必須按照統一的規定，不可以隨便定名，隨意亂用

第二節

通用公文

一、法定公文

由國家黨政機關正式規定，發布并使用的公文種類

（一）命令（令）

范圍：適用于依照有關法律公布行政法規和規章……….P26 特點：載體性，強制性，權威性，嚴肅性 種類：發布令，行政令，嘉獎令P27

（二）決定

范圍：適用于對重要事項或重要行為作出安排，獎懲有關單位及人員，變更或這撤銷下級機關不適當的決定事項

特點：決策性，指揮性，時效性

種類：法定性決定，指揮性決定，事項性決定，變更性決定

（三）報告

范圍：是用于向國內外宣布重要事項或法定事項 ※ ※ ※

黨的機關

行政機關

權力機關

│

│

│

中國共產黨中央委員會

國務院

全國人大

│

│

│ 組織部,宣傳部，(教育部,衛生部,公安稅務總局,工商管理)常務委員會 群眾團體,其他公會

│

│

職能部門 省級黨委

│

市級

│

法院

縣區級

獨立的司法機關｛

獨立于國家政權之外 │

檢察院

鄉級

│

企事業→中國獨有 村黨支部

特點：公開性，廣泛性，莊重性，限定性。種類：周知類公告，事項性公告。

（四）通知

范圍：適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項。特點：專門性，普通性，靈活性。

我國的國際管理機構

種類：執行性通告，告知性通告。

公告于通告的區別

發布機關級別不同

發布事項的方式不同

發布事項的范圍不同

所公布事項的特點不同

（五）通知

范圍：適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不同隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員。

特點：應用廣泛，發文數量多，執行性預告執行兼而有之。

種類：批轉類通知，轉發類通知，印發規章類通知，貫徹執行類通知，事項類通知

（六）通報

范圍：適用于表彰先進性，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。特點：典型性，教育性，真實性。種類：（表彰，批評，情況）通告

情況通報 第九十號

XX市公安局辦公室偏

2007年11月7日

我局犯盜竊斗爭取得重大勝利 ※ 同志與通報的異同

同：兩個文種都有傳達的意思，均屬告知性公文。

異：通知側重按要求，明確界限，通報側重于說明介紹，陳達情況。

（七）議案

范圍：適用各級人民政府按照法律程序和同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。特點：法律的依據性，事項的重大型，批準的生效性，行政范疇的獨特性 種類：立法案，條約案，預算決案，重大事項按，機構變動案，人事任免案，人民政府議案與人民代表議案的比較

聯系：

1、依照有關法律條文，人民政府和人民代表都有議案提出權

2、都關系到國計民生

3、其批準單位都是人民代表大會

區別：

1、作者屬性不同。

2、辦理的方法不同。

3、涉及的范疇不同。

4、提出的時間不同

（八）報告

范圍：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問 特點：匯報性，陳述性，具體性

種類：綜合性報告，專題性報告，情況報告，呈轉性報告，答復報告，例行報告送文送物報告。

（九）請示

范圍：適用于向上級機關請求指示，批準。特點：請求性，權限明確性，內容單一性，種類：直請性，請轉型。使用范圍：

涉及方、針政策界限不清的問題

工作中遇有疑難問題

工作中遇到困難請求上級支持

工作中遇到新情況新問題而無章可循

工作中意見分歧，無法統一執行，需上級作出裁決。

超出本機關職權處理范圍的事項

印本單位情況特殊難以執行上級的統一要求需要變通處理的事項

指定上級應當請示的事項

※請示與報告的區別

行文目的不同，行文時間不同，內容要求不同，結尾用語不同

（十）批復

范圍：及審批答復適用于答復下級機關的請示事項，特點：針對性，權威性 種類：專指性批復，普發性批復

（十一）意見

范圍：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 特點：作者廣泛，內容具體行文方向多樣 種類：指導性意見，建議性意見，商洽性意見

（十二）函

范圍：適用于不相隸屬機關之間商洽工作詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項 特點：靈活簡便，平行往來

種類：告知函，商洽函，詢問函，求情批準函，答復函

（十三）會議紀要→整理和概況

會議紀要→尊重原貌 范圍：適用于記載、傳達會議情況和議定事項 特點：行文關系的多樣性 種類：指示性，通知性，討論性

（十四）決議

范圍：政黨機關才適用于會議討論通過的重要決策事項。特點：內容的限定性，形式過程的限定性 種類：方針政策性，專門問題的公布性

決定和決議的區別

（形式過程，內容作用有差別）

（十五）指示→黨政機關用

范圍：用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求 特點：高度的原則性，鮮明的決策性 種類：指揮類，方針政策類（十六）公報→黨政機關

范圍：用于公開發布重要決定或者重大事項。

特點：受文對象廣泛性，內容的重要性，強列的新聞性，制發機關的特定性。種類：新聞公報、會議公報。

公報與公告的區別 使用機關不同；內容側重點不同。（十七）條例——黨機關

范圍：用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作，活動和黨員行為的規章制度。特點：制發機關的穩定性;內容的穩定性；格式的固定性；執行的強制性。（十八）規定——黨機關

范圍：用于特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范 特點：規范對象，范圍的確定性；措施的具體性；執行的強制性

條例與規定的區別

條列的系統性強，規定的具體性強；條例的政策性強；規定的針對性強。

機關常用公文

（一）公示

范圍：適用于各種需要向社會和廣大人民群眾公開的事項。

種類：干部任免公示；各種評獎結果公示；其他福利待遇等情況公示；各種資質人員公示；規章制度共識；其他公示

（二）計劃

范圍：對即將開戰的工作所作出系統化條理化的安排設想的書面表達形式 特點：目的性，超前性，實踐性，計劃性 種類：綜合性，專項性。階段性。

（三）簡報

范圍：帶有新聞性質的，機關，團體，企事業單位用來指導工作，向上級機關反映情況和問題交流經驗以及溝通信息的一種公務文書。特點：簡練，快捷，實際 種類：綜合性，匯報性，總結性

（四）述職報告

范圍：領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內的工作情況的自我評述性的書面報告。

特點：述職主題的唯一性；報告內容的規定性；形式時間的特定性；使用價值的鑒定性

（五）總結

范圍：對已完成或正在進行的某項活動的效果作用及其經驗教訓進行評價，并在此基礎上歸納，分析而形成的文字材料。特點：指導性，真實性，專門性 種類：經驗總結，工作總結

工作總結和綜合性報告的區別

☆報告主要是具體表述工作情況，不搞經驗的提煉，只做理論陳述；總結要求總結經驗理出體會。找出問題，對工作情況只做概述。

☆報告要求之處工作中存在的問題，并提出下一步的工作意見；總結在談存在的問題時，重點在分析問題出現的原因，造成影響。

（六）調查報告

范圍：以書面報告的形式反映調查研究所獲得的信息與結論 特點：針對性強，用事實說話，揭示事物的本質規律；具有時效性，種類：反映社會情況的；介紹新生事物的；總結典型經驗的；揭露問題的，考擦歷史事實的。

企業常用公文

（一）商品廣告

由商品經營者或服務提供者承擔費用媒介和形式，介紹（信息）是構成商業的基本要求。特點：溝通性，感染性，靈活性

種類：報紙，雜志，廣播，電視，手機短信，郵寄，車船，現場廣告(二)經濟合同 范圍：P62 特點：法律性，一致性，互利性，規范性，雙向性 種類：P62

（三）產品說明書 范圍：P63 特點：知識性；準確性；平易性

（四）市場調查報告

范圍：P63 專用公文，雜體類公文 專用公文

（一）司法文書

范圍：P63 特點：法律的約束性，內容的規范性，形式的程式性，文字解釋的單一性 種類：P66

（二）人事文書

范圍：P66 特點：內容真實可信，材料有憑證標記；材料以涉及個人為主 種類：P66_67

（三）會計文書

范圍：P67 特點：依據性，憑證性，考核性 種類：會計憑證，會計賬簿，會計報表

（四）信訪文書

范圍：P67 特點：信訪人員成動態性，文書處理的急迫性，文書主題的廣泛性 種類：求決類，申訴類，控告檢舉類，批評建議類，雜體類

（一）（二）迎送類、禮儀公文

范圍：特點：種類 P68 信函類文書：P68——69

建議與倡議書的區別

P69

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、公文種類劃分的意義? 公文可分為哪些種類？

了解一些專用文書的基本概念和內容？ 文種作用？確定和實用文中的原則

法定公文中每種公文的適用范圍，特點，種類。

《國家行政機關公文處理辦法》《中共機關公文處理條例》中各規定了多少重多少種公文種類，它們的名稱。

總結：商品廣告，經濟合同。

計劃的特點；總結與報告的區別。調查報告的種類 請示與報告；公文與公告；公告于通報；決定與決議 ；通知與通報規定與條例有什么區別 人民政府議案和人民代表議案的聯系與區別

一、什么是公文的體式

指的是文書的文體和格式，文書具有規范的文體格式，文書的制作必須按照這種規范的文體格式要求，不隨便標新立異

二、（一）文體的分類

文體與公文文體的含義

①文體：為適應不同的實際需要，文章形成了各種不同的語文體式 P72

第三章 公文的體式與稿本

②公文文體：為適應行政工作，公共事務管理的需要而形成的語文體式

③現行機關公文的文體特征：公文文體是一種兼有議論文說明文記敘文三種表達方式和一般特點的應用文體

三、1、2、3、四、公文作為應用文體的具體表現

公文在講清道理說明觀點分析情況得出結論時要有適當的議論，但又與議論文不同，不需要做過多的專門議論。

公文要說明一定的事實但他又與一般的說明文不同，不需要對不必要的細節作過多的說明。公文在反映工作情況，事件發生的經過某人某單位事跡時，需要敘述有關情況但它又與一般記敘文不同，它的重點不在具體記敘事實而是為了說明一定的問題，因而敘事必須簡明樸實不做過多的描述。

公文的格式

含義：就是公文的表現形式，即各種公文文體的表現形式和樣式 公文格式的范疇：

公文介質——紙介質

公文數據的表現形式——文字，符號，圖表，圖形 公文的組成要素——從內容形式的所有要素 公文格式的類型

行政公文格式

專用公文格式

一般文章式公文格式 公文格式的標準化

含義：指國家行政機關的公文，采取法定性的規格式標準并嚴格貫徹執行 公文格式標準化的作用P781、2、3、練習

五、1、2、公文的稿本及其作用

含義：指的是同一文中在撰寫，審核，印制過程種根據公文處理的需要而形成的在形式，內容作用上有所不同的文稿和文體

文稿

草稿——特點：尚未定型；非正式；無效力

種類：討論稿，征

求

意見稿，修改稿，送審稿

定稿——是文種標準稿，是經過修改審閱后，由機關領導人簽發或最后通過的最后完成稿，它

是繕印和發出的正式文件標準和依據

3、① ② ③ 文體

根據已經簽發的定稿所制發的正式公文文體 特點：根據定稿制作

發給主送機關

具有實際效力

定型本（試行本，暫行本）——有時有證明的效力主要用于條例規章辦公等規定性的文章

修訂本

4、副本

根據公文正本復制謄抄的其他本成為副本

4、存本

指發文機關印制一份公文的正本留本機關的除草稿，定稿以外的制本

復習思考題1、2、公文的體式？公文的文體？公文的格式？ 公文文體的特征？ 體現了公文的權威性，有效性，有利于公的貫徹執行 方便了公文的處理，有利于提高工作效率 順應了社會的發展，有利于實現辦公自動化3、4、5、書熟悉掌握國家標準的《國家行政機關公文格式》內容 公文的標題有哪幾個要素構成，哪些要素可以省略。公文的文稿和文中大致有哪幾種

第四章

公文的形成p96

思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、公文寫作的基本原理有哪些 簡述公文實用性原理

什么是主題？其作用依據和要求是什么？ 公文材料的使用特點和要求是什么？ 如何篩選加工材料

公文結構的任務方法作用是什么 公文語言表達的要求 公文有哪些要素 公文形式的步驟是什么 論述美觀是公文形式的必然要求

第五章

關于文書工作

文書工作：機關形式處理和管理公文的各個環節及其中相銜接的各道程序與手續，是完成和處理公文的工作

二、理解

1、文書工作的對象是公文及機關常用文

2、文書工作的基本內容是撰制，處理，管理公文

3、文書工作是圍繞文書運動的全過程所進行的一系列相互銜接的程序和手續的總數，而不是僅指某一個或某幾個程序

4、每道程序或手續都有各自的規范和技術要求

三、文書工作的重要性

1、文書工作是異性政策性，業務性很強的工作

2、文書工作是黨和國家宏觀管理國家事務和政務的工作

3、文書工作是機關內部微觀管理提高工作效率的手段之一

4、文書工作的系統性決定了文書工作的優劣直接影響著機關工作的好壞

四、文書工作的特點

政治性，機密性，時間性，規范性 五 文工作的作用

1、機關的喉舌作用

2、及關間的紐帶作用

3、促進和提高機關效率的作用

4、機關的門戶作用

六、文書工作的基本要求

1、樹立深入實際，實事求是，認真真負責的工作作風，精簡公文反對官僚主義，形式主義和文牘主義。

2、公文處理必須準確，周密，保證質量，避免差錯，必須及時迅速。

3、處理與管理公文，必須保障安全運轉，保守黨和國家的機密。

4、公文管理必須由文書工作部門統一負責。

七、文書工作者的素養

1、政治思想素養

1）較高的政治素養

堅定正確的政治方向

一定的思想理論水平

2）較高的政策水平

對政策的領悟和理解力

為制定和執行政策服務 3）較強的法制觀念

要懂法守法

2、職業道德素養

1）熱愛本職，忠于職守。

2）埋頭苦干，嚴謹精細

3）遵守紀律，亞守秘密

（樹立高度的保密意識；養成良好的保密習慣；堅決同時密泄密行為作斗爭）

3、業務工作素養 1）2）必備的專業基礎知識（基礎理論知識，實際操作知識，其他基本知識）

熟練業務的技能（文字綜合處理的能力；書寫能力；印制能力；速記能力；校對能力；運用現代化辦公設備的能力）

習題1、2、3、4、5、6、第六章、公文的處理

第一節，行文制度

行文制度指的是機關與機關之間的行文必須遵守的行文準則和規定，包括行文關系，行行文方式和行文規則三個方面

一、行文關系

指發文機關與收文機關之間的文件往來關系，具體得說是根據機關的組織系統領導關系和職權范圍所確定的機關之間的授受關系 種類：隸屬，非隸屬

二、行文方向和行文方式 下行文

逐級行文

多級行文

直達基層和群眾

上行文

逐級行文

多級行文

越級行文 可越級行文的幾種特殊情況 1）

性的社會實件 2）3）4）5）6）經多次請示上級機關，長期沒能得到解決的問題 直屬上下級之間有爭議而無法解決的問題 對直屬上級機關揭發檢舉問題

上級機關干部交辦的并指定越級上報的情況 詢問與聯系極個別的必要的具體問題

平行文：指互相沒有隸屬關系，業務指導關系的同級機關，或不屬同一系統的機關部門之間的一種行文

三、行文規則P289

第二節 公文的處理程序

概念：公文處理工作的一個環節叫一道程序，各個環節之間前后銜接環環相扣，有一定的排列順序，總起來構成公文運轉處理整個流程。他指的是一個機關公文運轉處理的系列 由于發生緊急特殊情況，逐級上報會延誤時機造成損失的，如戰爭，嚴重的自然災害，突發什么是文書工作？應如何理解？ 文書工作有什么重要性？

文書工作的特點，作用，基本要求是什么？ 文書工作人員的政治素養包括哪些？

什么是職業道德，文書工作人員應具備哪些職業道德。文書工作人員應具備哪些業務工作素養。

二、特點：

1、確定性

2、連續性

3、規范性

三、內容

1,、發文處理

2、收文處理

第三節 發文處理環節

一、擬稿：機關文秘人員或其他人員根據工作需要或交擬要求撰制公文文稿

承擔者：辦公部門的文秘人員；業務部門的有關人員；組織專門班子；機關的其他工作人員；機關領導

基本要求：

1、準確反映客觀實際情況；

2、正確體現發文目的和要求；

3、符合黨和國家的方針政策；

4、符合公文寫作的基本要求；

5、正確合理使用文種；

6、填寫發文處理單（又稱發文擬稿紙）

二、核稿：初稿擬定之后在送交領導簽發之前，對交稿的內容體式等進行全面的檢查審定

承擔者：

1、辦公部門的負責人（辦公室主任，一般小型機關采用這種方式）

2、機關工作經驗豐富的文秘人員

任務：

1、行文是否確有必要；

2、是否符合黨和國家的政策方針；

3、提出的措施和意見是否切合實際；

4、公文格式文種選擇和標注是否規范；

5、文字表達和標點符號是否準確恰當；

6、行文程序和審批是否妥當

三、擬定主題詞：代表公文內容持證和歸屬類別的關鍵詞和詞組

特點：主題性

類別性

層次性

要求：

1、選擇最準精確的詞或詞組；

2、要注意主題詞之間的排列順序；

3、要依據《國務院公文主題詞表》

四、呈批：把經過審核的文稿，報送給機關主管領導或主要責任人做最后的審閱并檢查 2 注意事項；1）程序前必須考核

2）根據簽發權限呈送

3）要及時呈送

五．簽發：單位主管領導對已經審核的文稿進行最后的審定后，在發文處理單位簽署批準發文意見，并簽注自己的姓名和日期的環節。

2.簽發的權限：1)機關的重要公文，由機關的主要負責人簽發；

2）一般事務性，由主持日常工作或分管該工作的領導人簽發；

3）以部門名義制發的公文，由部門領導人簽發；

4）經會議授權或經簽發人授權的公文，又被授權人簽發；

5)聯合行文，幾個機關的主要負責人要會簽；

6）例行的，臨時的，事務性公文，酬情可不簽發；

3． 要求：1.對擬簽公文作全面的審定；

2．簽發公文要規范

六．1.復核：公文在正式印制前，文秘部門對其進行復查審核。審核內容為處理程序、附件材料、文件格式等方面。

2、任務：1）審擬、簽發手續是否完備。

2)附件材料是否完備。

3）格式是否統一、規范。

七、1、注發：批注經領導人同意發出的公文如何印發。

2任務； 1）、發售范圍；

2）、閱讀范圍；

3）、緊急程度；

4）秘密程度

5）發出方式；

6）印制格式

八、編文號：給經領導簽發的公文，安文號的組成規律編上號碼，代號

原則：要反映出的制發機關；制發和在該機關本內發文的順序

要求：三個組成部分的排列順序不可顛倒

要反映機關發文的先后順序

不能出現有文無號或有號無文的現象

九、打字排版

打字室將手寫文稿變成印刷文稿的過程

排版是在印刷文稿時按格式版面等要求將文稿設計的美觀規范。

要求

1、字體字號適當

2、美觀勻稱整潔

3、用紙合乎規范

4、排版符合規定

十、校對：對制作的文稿校樣與經領導簽發的定稿進行校對校正，以保證打印出文稿與原告相符準確無誤

原則：忠于原告是校對的基本原則

承擔者：1）專職校對員

2）兼職校對員

3）其他人員

校對方法：1）折校法

2）唱校法

3）看校法

4）校對符號：P107

要求：1）認真細致

2）注意校對技巧

3）正確使用較對符號

4）用另色筆較對

十一、繕印：根據發文定稿制成公文正本的過程

要求：忠于經過審核簽發的文稿

版面設計要美觀大方

注意保密

十二、用印：在繕印好的文稿的形成日期處加蓋發文機關的印章

要求：

1、按規定用印

2、要端正清晰

3、以簽發為依據

十三、登記：文稿用印之后，封發之前，對文稿進行記錄并檢查

形式：一般采用簿冊或登記方法

要求：加強對發出公文的處理

項目要齊全，不要有遺漏

十四、封發：將印刷好的公文裝入封套內發出。

1、2、部門收。3、4、5、填寫回收單據：

內回執

外回執

發文通知單 裝封套

加封：粘、縫、軋（用裝訂機扎上）、捆扎、印、鉛封

十五、傳遞：將封好的公文按一定形式送達收文機關。

形式：

1、機要交通傳遞。

2、郵局傳遞

3、指派專人傳遞

4、公交轉運站傳遞

收文處理程序

十六、簽收：收件人收到送達本機關、本部門的公文、函件、電報等，經過認真清點之后，在送件人得投遞單上或發文單位的回簽單據上簽名或者說是所旅行的一種手續。

目的：

1、確保公文運轉的安全可靠。

2、明確交接雙方的責任

范圍：

1、機要交通送來的機密件。

2、郵局送來的掛號件電報。

3、專人送來的公文。

4、從轉運站取回來的有回執的公文

任務：

1、清點

2、檢查

3、簽字

要求：

1、要認真不許馬虎

2、要耐心不怕麻煩

十七、拆封：文書人員將收到的公文的封套內的文件及物品取出

原則：

1、收件人是機關部門的由文秘人員拆封

2、某人“親啟”“親收”字樣的送交相關人拆封

3、有保密要求的送交機密室拆封

任務：

1、清點和核對

2、檢查和處理（1）送錯的公文要及時送回。（2）不符合行為關系的除急件外一般應退回并告知發文單位今后改正。（3）缺頁少份無機關印章等錯漏情況，應向發文機關調查，采取相應措施予以補救

要求：

1、保持公文及物品的完好無損。

2、要取凈封套內的所有物品

3、封套一般不保留，如需點份：

寫封套

注意事項順序

（1）收文機關盡量寫全稱。（2）一般寫收文機關辦公 12 保留與公文裝訂在一起

十八、登記：這里指收文登記將外機關后或外單位寄送來的公文拆封后用文字記錄其存在來源去向、時間、編號、內容和處理情況

作用：

1、管理和保護

2、查找和檢查

3、統計和催辦

4、責任和憑證

范圍：

1、上級機關的來文，政策性的指導性的2、下級機關的來文請求、匯報、建議、批評性的3、隸屬機關的商洽性的或答復性的4、所有機密公文必須登記

形式：聯單卡片，簿冊式

內容：收文號，發文日期，來文機關，來文字號，來文標題，備注，份數，簽收人，簽發日期

要求：

1、認真負責

2、字跡要清晰工整

十九、翻印：將收到的文件為了閱讀傳達貫徹的需要按照原文的樣子重新排版印刷或復印。

原則：

1、必要性原則

2、審批的原則

審批和要求：

1、要有必要的注明

2、要想原發文機關備案

3、要進行嚴格管理

4、要防止發生錯誤

二十、分發：文秘人員要按照一定的分文原則，區別不同情況，把經過登記的收文分發給領導閱批或轉往有關部門辦理

原則：

1、批準分發原則

2、既定分發原則

3、”三主”優先原則

要求：

1、履行分發文登記手續

2、及時分發公文

3、注意保密

4、嚴格按分發范圍分發 二十一：傳閱：收文機關收到單份或份數較少的公文時，為了使多位領導或有關部門閱知，而組織他們先后傳遞閱讀公文

方法：

1、輪輻式傳閱法

2、接力式傳閱法

3、專人傳遞法

要求：

1、填寫傳閱公文登記單

2、履行簽字手續

3、合理調度傳閱順序和時間

4、到閱文室閱文 二

十二、擬辦：對需要辦理和答復的收文提出初步意見以供領導批辦。時參考最能發揮秘書參謀作用的環節）

作用：

1、有利于發揮文書部門的參謀和助手作用

2、有利于提高辦文的速度和質量

范圍：

1、上級機關主送本機關需要落實的公文。

2、下級機關和機關內各部門主送本機關的請求性和建議性公文

3、不隸屬機關主送本機關的商洽性公文

4、其他需要貫徹和兼辦的公文

承擔者：

1、文書部門負責人

2、業務部門負責人

3、承辦人或兼職人員

要求：

1、熟悉本機關的情況

2、擬辦意見要科學合理具體可行

3、擬辦意見要簡明扼要

4、擬辦意見要按規定填寫

二十三、批辦、機關單位領導人將來文和附送來的擬辦意見審閱后對文件如何辦理，辦理原則過程應注意的問題做出最后決定，并在收文處理單上加以指示或批示的環節

作用：

1、使收文處理開始進入實際性和實時性階段

2、有利于加強對收文處理工作的領導

承擔者：

1、相關主管領導或主要領導

2、文書部門負責人

批復意見的內容：

1、處理的原則和方法

2、承辦的部門和權限

3、簽署

要求：

1、如有擬辦意見，對其是否采納或部分采納要有明確態度

2、及時準確，符合實際

3、按規定將批辦意見寫在“收文處理單上”

二十四、承辦：

1、遵照領導人對文件的批辦意見，根據來文的內容和要求由有關職能部門或個人承接辦理來文并予以貫徹落實的工作程序

2、任務：（1）落實來文的內容精神

（2）起草回復公文

（3）轉發或批轉公文（4）整理各種文字材料

（5）處理需特殊辦理的事項，如上傳，檢舉等。

3、承擔者：（1）文秘人員（2）業務部門業務人員

（3）專門的處理班子

4、要求：（1）遵守承辦原則

（有批示的按批示意見處理；無批示的按來文內容，要求并參照；以慣例管理。）

（2）做好會簽工作

（3）分清輕重緩急

（4）填寫處理結果

二十五、催辦

：按公文辦理的實際要求，文秘部門對承辦工作進行檢查與催辦，防止公文處理的延誤與積壓

作用：

1、防止公文積壓與延誤

2、上級機關主送本機關并需要承辦的公文

3、無隸屬機關主送本機關商洽性，請批性公文或其他應回復公文

種類：內催力，外催力

方式：

1、電話催辦

2、信函催辦

3、崔辦卡催辦

4、登門催辦

5、開會催辦

要求：

1、要有專人負責

2、要形成制度

3、要加強對催辦工作的領導

4、要填寫收文催辦記錄單

二十六、辦復：收文機關對來文機關要求回復的公文（包括來電，詢問等）給予答復

范圍：

1、對上級來文回復

2、對下級來文回復

3、對無隸屬關系的機關回復

形式：

1、文復

2、函復

3、電復

4、面復

要求：

1、認真辦復凡需辦復的公文，力爭件件有著落事事有回看

2、特殊情況特殊處理

3、注明辦復情況

二十七、注辦：對公文的承辦情況和處理結果由經辦人在收文處理單上所做的簡要注明

作用：

1、便于考察責任

2、便于公文的整理

內容：

1、對附文的注辦

2、對傳閱文件

3、對傳達文件的注辦

要求：

1、要重視注辦工作

2、要通過注辦發現問題

復習思考題1、2、3、4、5、6、7、8、9、10、11、12、13、14、15、16、什么是行文制度？其內容？ 什么是行文關系？

上行文下行文各有哪些行文方式？上行文在哪些情況下可越級行文？ 了解熟悉《國家行政機關公文處理辦法》第四章“行文規則” 公文處理程序？其特點。擬搞的要求？核稿的任務 主題詞的特點和要求 簽發的權限？注發的原則？

校對？校對的方法？如何使用校對符號？ 用印的要求？封發的任務？傳遞的形式。簽收的范圍

收文登記的作用和內容？ 分發的原則？傳閱的方法？ 擬辦？批辦？承辦？催辦？

擬辦的要求？批辦的要求？承辦的任務？ 催辦的種類，方式，要求？

第七章

一、什么是公文整理歸檔

文書整理歸檔是指將處理完畢的具有一定查考利用價值的應作為檔案保存的文件材料，按照他們在行式過程中的聯系以件為單位分類整理并進行裝盒，歸檔的過程

二、如何理解公文整理歸檔的定義

整理歸檔的文書必須是辦理完畢的

整理歸檔的文書必須必須具有一定的查考利用價值 整理歸檔的公文材料的介質是紙質 整理歸檔的公文是以件為單位，分類整理 整理歸檔的公文保管方式是案盒

三、文書整理歸檔的意義

保持文件之間的有機聯系，便于檔案的查找利用和維護文書檔案的完整和安全，便于文書檔案的保管，文書集中歸檔，為檔案工作奠定基礎

四、文書整理歸檔工作的改革

以件取代卷

優點

1、以客觀標準取代主觀標準

2、更加符合文書整理的基本原則

3、文書整理

更簡便易行和具有確定性

4、有利于整理手段的現代化

以案盒取代案卷 優點

1、方便文書檔案的借閱和查找

2、方便檔案的復制和保密

3、簡化了裝訂

手續

4、使文書工作與檔案工作統一起來

文書整理歸檔的范圍和原則要求

P310 附錄四

六、文書整理歸檔范圍

應該整理歸檔的材料

上級機關來文

針對本機關的指示指導性文件

本機關必須貫徹執行的文件

與本機關業務有關需要答復參照辦理的文件

本機關文件（P162）

下級機關來文

向本機關報送的有關方針政策性的請示性的或反映重要活動的及反映較長時間內全面情況的文件

同級或非隸屬機關的來文

與本機關業務有關的，有參考價值的文件。

其他文件材料 無需整理歸檔的材料

(1_6)P163 文書整理歸檔的基本原則和質量要求

1、文書整理歸檔的基本原則

遵循文件形成的客觀規律；保持文件之間的有機聯系；區分文書的不同價值；便于保管和查找利用

文書整理歸檔的質量要求

1、整理歸檔的文件應齊全完整

2、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求

3、整理歸檔的文書材料的保管期限應界定準確

4、整理歸檔的文書要符合檔案保護的要求。

第三節

文書整理歸檔的方法和步驟

一、編制分類方案類目

制出來的歸檔文書的類別和條目。

2、方式：按保管期限分類，安組織機構分類，按問題分類，按分類，3、初步整理

及時收集已經處理完畢的文書材料裝訂，定期檢查

4、系統整理，確定案盒內文書

檢查調整

文件是否齊全，剔除重復的，P169 案盒內文件的排列

P169—170 案盒內文件的編號

P170 填寫案盒事項

P171---172 歸檔

P174 歸檔制度

歸檔范圍------即文書整理的范圍

歸檔時間------第二年的上半年

歸檔要求-------收集齊全完整，經過整理，案盒符合要求

編制移交目錄

思考題

1、分類方案類目指的是在一年的實際文書沒有形成之前，事先根據機關工作活動的規律，按照文書整理的原則，擬

1、簡述文書整理歸檔的定義2、3、4、5、6、7、8、以件代卷的有點 議案和取代案卷的意義 文書整理歸檔的基本原則 文書整理歸檔的質量要求 分類方案的類目 如何確定案盒內文書

如何填寫案盒內歸檔文件目錄表

第八章

一、檔案

是指過去和現在的國家機構，社會組織以及個人從事政治軍事經濟科學，技術，文化宗教等活動直接形式的對國家和社會有保存價值的各種文字，圖像等不同形式的歷史記錄。

這一定意義包含以下幾種含義

1、檔案來源的廣泛性

2、檔案轉化的條件性，（1）處理完畢才有可能轉化為檔案。

（2）對日后實際工作和可續活動有一定查考利用價值的，才有可能轉化為檔案。

（3）按照一定的規律集中保存過來，才能最后成為檔案。

3、檔案和裁體形式的多樣性。

二、檔案的本質屬性

原始記錄性

三、檔案的特點

1、真實性（相對的）

2、可靠性

3、歷史性

4、唯一性

四、檔案的作用

憑證參考作用

五、檔案管理工作的內容

收集工作，管理工作，鑒定工作，檢索工作，提供利用，統計登記

六、檔案管理工作的性質

管理性

表現（1）是負責管理檔案的一項專門業務，（2）在一定的機關單位是機關工作的組成部分，（3）是專門管理檔案的科學性工作。

服務性

公益性

政治性

七、檔案工作的基本原則

檔案工作實行統一領導分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。這一原則的基本原理

組織原則：統一領導，分級管理

基本要求：維護檔案的管理與安全

根本目的：便于社會各方面的利用

八、檔案室

性質：機關檔案工作是機關工作的組成部分，是提高機關工作效率和提高工作效率的必要條件，是維護機關歷史真實面貌的一項重要工作。

基本任務：（1）對各部門形成的各種文件材料的收集整理立卷歸檔工作進行監督和指導。

（2）集中統一管理機關各種門類和裁體的檔案，積極提供利用為機關各項工作服務

（3）在統一領導分級管理的前提下，各專業對自身檔案工作進行監督指導

（4）按規定向檔案館移交應進館的檔案

（5）辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。檔案館

*基本業務

#接受與收集檔案

#科學的管理檔案

#開展檔案的利用工作

#編輯出版檔案史料

#參與編修史志的工作

*我國檔案館的種類

#綜合性檔案館

#專門和部門性檔案館

#檔案事業管理機構——各級檔案事業管理局

復習思考題

1、什么是檔案？這一定義包含了哪些含義？

2、檔案的本質屬性？ 檔案的特點和作用？

3、檔案管理工作的內容。

4、檔案工作性質和基本原則？

5、我國有哪些檔案工作的組織？

第九章 檔案的收集與鑒定

一、檔案收集工作

收集工作的內容和要求

收集工作的內容

1、檔案的接受

2、檔案的收集 收集工作的要求

1、加強檔案館（室）外的調查和指導工作

2、積極推行入館（室）檔案的標準化

3、保證歸檔和入館檔案的齊全和完整

4、維護全宗和全宗群的相對完整性。收集工作的特點

1、預見性與計劃性

2、針對性與及時性

3、系統性與完整性

建立與健全歸檔制度的必要性。

2、歸檔是各機關的文書部門與文書工作人員將工作和生產活動中形成并辦理完畢的文書，整理排序，定期移交給本機關檔案室集中保存的活動過程。

歸檔制度：各機關單位的文書處理部門做好歸檔工作及時科學地移交檔案的重要依據，也是機關檔案部門取得檔案，監督、指導、檢查本機關、單位文書歸檔工作的必要手段。歸檔制度內容：

1、歸檔范圍

2、歸檔時間

3、歸檔檔案質量要求 歸檔手續：

1、建立移交目錄

2、清點、核對

3、履行簽字手續

檔案是在歸檔工作中的作用

1、檔案室對形成文件的監督作用

2、檔案室在對歸檔工作中的指導作用

3、完善了歸檔檔案的檢查制度

4、保證了臨時性文件收集工作。

5、加強了檔案的科學管理

檔案館檔案的接收和征集：

1、館藏檔案的來源

（1）現行機關

（2）撤銷機關

（3）組織和個人

（4）

館際間交流、交換

2、檔案館接受或征集檔案的范圍

（P183）

3、檔案館對現行機關檔案的接收： A、接收要求（1）進館檔案應按全宗整

理，保持全宗的完整性。

（2）進館檔案必須是經過鑒定的，具有長遠保存價值的檔案

（3）與立檔單位有關的資料和全宗有關的檢索工具，應隨檔案一起移交。

（4）

清點核對

B、接收檔案期限

基本原則：不影響本機關的查考使用，又要保證國家檔案的順利積累，便于

社會各方面開發利用檔案信息資源。

具體規定：《機關檔案工作條例》《檔案館工作通則》省級以上機關將永久保

存的檔案在本機關將保存20年左右。省轄市（州、盟）和縣級以下機關應將永久長期保存的檔案在本機關保存15年左右。

4、檔案館對撤銷機關檔案的接收

如是全撤銷應將長期保存的檔案

由合并單位接收保管。

5、檔案館對歷史檔案的接收與征集

A、收集檔案的對象和途徑

（1）收集

散存在一些國家機關、社會組織中的歷史檔案

（2）收集收藏在個人手中的歷史檔案

（3）收集少數民族地區的歷史檔案

（4）收集各種機構及歷史研究部門所收集的歷史檔案

（5）收集散失在國外的歷史檔案。

B、方法

（1）發布通告

（2）調查研究

（3）廣泛宣傳

6、檔案館（室）藏的主要內容

館→檔案

藏

檔→資料

案 →實物

二、1、2、3、檔案鑒定工作

指定鑒定檔案價值的有關標準，包括單行規定和檔案保管期限表 具體制定檔案材料的價值，確定其保管期限

挑出無保存價值和保管期限滿的檔案按規定進行銷毀或相應處理

（一）鑒定工作的基本內容

全

部接收入館

如是合并應將檔案進行清理，該入館的入館，不該入館的應

（二）鑒定檔案價值的原則

1、原則：從國家和人民整體利益出發，用全面的、歷史的、發展的、效益的觀點判定檔案的價值。

2、影像檔案價值的因素：檔案自身的特點和狀況

（1）文件內容

（2）文件的形成者（3）文件形成時間和實效

（4）文件的名稱

（5）文件的外形特點

（6）文件的可靠程度與有效性

（7）文件的保存狀況

社會利用需要：（1）社會需求的廣泛性

（2）社會需求的階段性

（三）鑒定檔案的標準

1、檔案屬性標準

（1）檔案來源標準

（2）檔案內容標準

（3）檔案形成標準

2、社會需要標準（1）社會需要的方向

（2）社會需要的方向

（3）社會需要的時間

3、相對價值標準

（四）檔案的銷毀

1、編制檔案銷毀清冊

2、編制立檔單位和全宗簡要說明

銷毀方法：

1、指派兩人以上監銷

2、銷毀后監銷人員須在銷毀清冊上注明已銷毀字樣

3、監銷人簽字及簽署銷毀日期

銷毀方式

1、粉碎

2、送造紙廠作原料

（五）檔案保管期限表

1、含義：用表冊的形式列舉檔案的來源，內容和形式指明其保管期限的指導性標準性文件，是檔案館檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據

2、結構：順序號，條款，保管期限，附注，說明

3、作用：在一定程度上避免個人認識的局限性和片面性，題字鑒定工作的質量和效率，防止錯誤地銷毀檔案。

4、類型：（1）通用檔案保管期限表

（2）專門檔案保管期限表。

（3）同系統機關干部檔案保管期限表。

（4）同類型機關檔案保管期限表

（5）機關檔案保管期限表。復習思考題

1、檔案收集工作的內容，有什么要求和特點？

2、什么是歸檔？歸檔制度？ 歸檔制度的內容？為什么實行歸檔度？

3、機關檔案在歸檔中的作用？

4、檔案館檔案的來源。

收集范圍和收集要求

5、檔案價值鑒定工作基本原則和基本內容？影響檔案價值的因素？

6、銷毀檔案時應編寫什么文件？內容？

7、檔案管理期限表？結構？作用？類型？

技能訓練P194

第十章

一、檔案整理工作的內容和原則

（一）基本內容：

1、全宗的劃分和排列。

2、全宗內分類

3、按件整理檔案文件（文書立卷排列與編號）

4、編制目錄

（二）原則

1、尊重和維護檔案的本質特征，保持文件之間的歷史聯系。

（2）便于保管與利用。

（3）充分尊重和利用原有的整理結果。

二、什么是全宗

（一）全宗的劃分與排列

（1）含義：一個國家機構社會組織，個人形成的具有有機聯系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類管理單位。

（2）全總原則：一個全總是一個不可分割的整體，在管理中不可分散，不同全總的檔案不容混淆。(3)、確認與區分全宗

①全宗從其形成者角度看有組織和個人兩大類

②組織全宗是全宗的主題部分，在檔案管理現實中占絕大多數

③ 個人全宗又稱人物全宗，在檔案管理中占極少部分

1、組織全宗的構成條件——立檔單位的全部檔案

2、立檔單位的構成條件：①可獨立行使職權并能以自己的名義單獨對外行文，②設有會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃③沒有管理人事的機構或人員，并有一定的人事全免權。

3、個人全宗的構成條件

①對社會有突出貢獻和有杰出的影響的個人②其檔案只具有個人屬性不會與組織全宗發生大量的交叉和重復的檔案③較為全面的記錄和反應了個人社會活動的基本情況和過程，并能完整、系統的保存下來。

（4）組建全宗的補充形式

聯合全宗；

匯集全宗；

檔案匯集

（5）劃分全宗群

①有若干具有某種聯系的全宗組成的全體②非實體保管單位，也不是一個確定的秩序層次和管理層次，而是全宗之上的“虛類”觀念性的概念體。

（二）全宗內檔案的分類

1、全宗內檔案分類的基本要求。

（1）分類應從全宗內檔案的實際狀況和方便管理的現實需要出發

（2）分類方法及其分類結果應反映全宗檔案的狀況，維護檔案的歷史本來面貌。

（3）分類方法及其分類結果應具有聯系性，以便于管理和實際操作。

①所分出的類別總和，要正好將全宗內檔案全部分割完畢，既不能剩余，也不能有剩余的分類（虛類）

②分類標準必須一致，不能同時使用一個以上的分類標準，但不同全宗內的分類標準可以不一致

③子類之間必須界限清晰，不能互相交叉包括

④具體類別必須含義明確，所指確定，在現實中有清晰可見的客觀對應物。

2、檔案分類方案的編制

（1）檔案分類方案就是標列各個類目名稱，表示全總內檔案分類體系的剛要。

（2）檔案分類方案的作用

①為具體劃分檔案提供標準和依據

②可以提高分類工作的質量和效率。（3）編制檔案分類方案的要求

①要科學合理

②每一級的分類方法要前后統一

③要簡單明了，易于操作

3、檔案分類方法

（1）分類方法

含義：就是按照檔案形成的自然或專業進行分類，每一內的檔案文件為一個類別 優點：

簡便易行

（2）組織機構分類法

含義：按照立檔單位的內部組織結構設置對檔案進行分類，每一個具體的內部組織機構就是一個具體的類別

優點：①能較好的保持文件來源方面的聯系，能反映出立檔單位內部組織機構的工作職責和狀況

②組織機構的名稱就是類名，簡便易于掌握

③為編制專題目錄和查找利用提供了方便(3)問題分類法

含義；按照文件內容所說明的問題進行分類，每一問題為一類別 優點：可以使同一內容的檔案文件相對集中，便于按專題進行查找利用 缺點：

（4）保管期限分類法

根據劃定的不同保管期限對檔案文件進行分類 復式分類法及其應用

含義：在實際工作中單純采用一種分類法的情況是少見，通常是選用幾個級次，將幾種分類法結合起來使用。

按照、機構（問題）、保管期限三種組合起來組合成八種復式分類法

① 年 ——機——保 ②保——年——機

③年——問——保

④保——年——問

⑤問——年——保

⑥年——保

⑦保——年

⑧機——年——保

（二）個人全宗內檔案的分類

1、生平傳記材料

2、創作材料

3、公務活動材料

4、個人書信

5、經濟材料

6、親屬材料

7、評價材料

8、音像材料

9、其他

三、案卷排列和案卷目錄

（一）案卷排列

含義：一般案卷形成的時間順序和各案卷內容上的相互聯系進行（二案）卷編號

1、給每個案卷編寫一個固定的號碼

2、案卷編號只能使用自然整數嚴格按照案卷排列順序依次編號

編號方法有兩種

① 一種是按全宗內所分類別，或保管期限分別編立從1號卷開始的序號（分編）② 另一種是無論其分類與否，一個全宗的全部案卷只編立一個從1號開始的統一序號（統編）

（三）編制案卷目錄

1、案卷目錄的編制方法

①如全宗內使用的是統編號序法，那么案卷目錄就只能統編（編出一本目錄）

②如全宗內采用分編好序法，那么案卷目錄就只能按編號法分別編成幾個目錄。

2、案卷目錄的形成、結構、內容

①形成 ②結構與內容

a、封面與扉頁

內容有：全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位項目

b、目次：即目錄所在分類目的索引

c、序言或說明

d、簡稱對照表

e、案卷目錄表

f、備考表

四、檔案的排架與編目

（一）檔案編號與排架

1、檔案編號就是對已整理好的檔案編寫順序檔案排架就是

2、歸檔文件的排列方法

（1）同一事由的文件，可按時間先后順序排列

（2）不同事由的文件排序

①按事由形成時間（辦結時間）的先后順序排列

②按事由的重要程序排列

③按事由具有的共同屬性分別集中排列（3）歸檔文件的編號

1、歸檔文件應依分類方案和排列順序逐漸編號，編號方法是在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔（參見第七章）

（三）全宗編號與排列

1、全宗編號是給每一個全宗編一個固定號碼并以此作為該全宗的指稱代碼，以方便檔案的管理。

2、方法是流水編號法，就是對所有全宗按一定順序用自然數從1開始順序編號

3、全宗編號必須具有惟一性，所謂惟一性是指一個全宗只能有一個代碼，一個檔案內不能有兩個相同的全宗號。

4、全宗的排列是指在庫房中固定全宗的存放位置和排列順序

5、全宗排列的方法是按進館（室）的先后順序進行的

（四）案盒的排列編號

1、案盒排列

①保管期限——時間

②保管期限——重要程度

2、案盒編號

①統編法，一個全宗所有的案盒只編一個從1開始的號序系統②分編法，按全宗內所分類別分別編號。

（五）文件與案盒目錄的編制

1、歸檔文件目錄（參考第七章）

2、編制案盒目錄

（1）案盒目錄的作用P204

（2）編制方法，①統編：一個全宗內只編一個目錄

②分編：分別以全宗內不同目錄編制幾個目錄

（六）編制檔號

1、檔號：是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，對檔案的編號，也就是全宗號，案盒目錄號，案盒號，盒內文件所在頁號或件號的合稱。

2、檔號的結構

①全宗號

②案盒目錄號

③案盒號

④頁號或件號

⑤檔號的四部分之間用——短橫連接

5-23-12-68

3、檔號的編寫要求

①要完整成套

②各層次的號碼不能重復

五、檔案的保管

（一）含義：對已整理好并排架入庫的檔案進行日常維護，保護性工作

（二）基本任務

1、維護檔案的秩序，使其不散不亂

2、保護檔案的實體，使其不丟不毀，并對壞損檔案采取修補措施

（三）檔案保管的物質條件

1、檔案庫號

①庫房必須專用

②必須堅固

③不能建在低洼處不能是木制結構

④遠離水源、火源、污染源

⑤門窗的封閉性能好

2、資料庫

收集與保管與檔案有關的圖書資料以補充檔案充分利用的需要。

3、裝具

檔案箱

檔案柜

檔案架

4、案盒

5、技術設備

機械

儀器

儀表

器具與設備

6、消耗品

（四）檔案的庫房管理

1、進出庫管理

①庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內進入 ② 非檔案工作人員原則上不允許進入庫房

③ 檔案管理人員在庫房內不允許從事于管理工作無關的活動 ④ 離開庫房是必須關燈、斷電，關好窗戶，鎖好房門

2、八防措施

①防火

②防盜

③防水

④防潮

⑤防雷

⑥防蟲

⑦防塵⑧防光

3、庫房的溫濕度控制

（1）溫度

14度——20度

相對濕度：50%——60%

（2）控制和調節溫濕度的方法

①對庫房進行嚴格封閉

②使用增溫增濕，或降溫降濕機器設備

③通風

④其他措施，如放置水盆，掛置溫紗布增濕，放置木炭，生石灰降溫

4、庫房編號與裝具排列

編號方法一般為流水號

5、檔案存放位置索引

（1）為便于檔案存放情況和迅速取放檔案，可用索引的形式反映檔案存放情況

（2）兩種形式

①是以全宗為單位編制的檔案，存放位置索引，標明某一全宗的檔案具體存放在什么位置

P209

②是以庫房及裝具為單位編制的檔案存放位置索引，用來指出某一庫房及裝具中存放了哪些檔案。

6、全宗盒

（1）由在管理某一全宗過程中形成的管理記錄性材料組成的專門案盒，是全宗的檔案，但并不是全宗內的檔案

（2）作用 ①可以加強對全宗的連續管理

②有助于檔案工作人員盡快熟悉全宗和立檔單位情況

③可以澄清，明確責任

（3）內容

①在收集環節所產生的材料

P210

思考題

1、檔案整理工作的內容與原則？

2、什么是全宗？立檔單位的構成條件。

3、組織全宗內檔案分類的一般方法是什么？復式分類有幾種方法？

4、案盒排列的基本方法有哪些？案盒目錄的主要內容有哪些？

5、什么是檔號？檔號有哪些內容組成？

6、檔案管理？基本任務？

7、檔案管理的物質條件有哪些？檔案庫房管理的進出制度和八防措施？

8、適宜的檔案庫房溫度是多少？

9、檔案存放位置索引的方式？ 各有什么樣的內容格式？

10、檔案代理卡的內容和格式？

補：檔案代理卡

為便于管理，調檔時可填寫一張卡片放在所調出案盒的位置上，在卡片上注明所調案 22 盒的基本情況，還盒時再把它取下。

第十一章

一、檢索的含義是對檔案信息進行系統存儲和根據需要進行查找的工作，是開展提供利用工作的基本手段，是開發檔案信息資源的必要條件

二、檢索的一般過程

1、信息存儲

（1）含義：是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，加以編輯，形成檢索工具和檔案信息數據庫的過程。

（2）內容：①著錄標引

②編制檢索工具

2、檢索階段

（1）含義：指利用檢索工具查找所需檔案的過程（2）主要內容：

確定查找內容

查找

三、檔案檢索語言

1、含義：檢索語言也稱為標引語言，是根據檢索的需要編制的一種專門語言

2、特點：

單義性

專業性

3、作用：①作為概念轉換的依據

②揭示檢索標識之間的邏輯關系

③對檢索標識進行系統化排列。

四、檔案標引

1、含義：在檔案著錄中對檔案內容進行分析和選擇，并賦予其規范化檢索標識的過程 ——賦予主題詞標識的過程稱為主題標引 ——賦予分類號標識的過程稱為分類標引

2、標引的步驟方法

——主題分析與概念轉換兩個方面

（1）主題分析

①類型：單主題

多主題兩種類型

②因素：通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素（2）概念轉換

①含義：在確定了文件的主題概念之后，再將其轉換為檢索語言標出

②轉換的結果有兩種：

轉換成分類號——分類標引（220頁）

轉換成主題詞——主題標引（221頁）

3、中國檔案分類法 221頁

（1）含義：是進行檔案分類標引和組織檔案分類目錄的主要依據，適用于我國各個歷史時期所形成的檔案

4、檔案著錄

（1）著錄規則

按國家標準《檔案著錄規則》的規定，檔案著錄工作主要包括著錄項目，標識符號，著錄格式，著錄級別，著錄項目細則與內容

214——218頁 第二節

檔案檢索工具

一、檔案檢索工具是報道檔案內容和形式及查找利用檔案資料的基本工具，其基本職能有兩點

一是存儲檔案信息

二是檢索檔案信息

二、檔案檢索體系

1、建立檔案檢索體系的必要性

①是提高檢索效率的需要

②是擴大檔案部門影響宣傳報道館（室）藏的需要

③是實現資源共享，擴大對外交流的需要

2、建立檔案檢索體系的要求

①要科學合理

②要立足于提高檢索效率

③要規范標準

三、檔案檢索工具的種類

按載體形態劃分

①卡片式檢索工具

②書本式檢索工具

③縮微式檢索工具

④電子檢索工具

按編制方式劃分

①目錄

②索引

③指南

按用途劃分

①查檢性檢索工具

②報道性檢索工具

③館藏性檢索工具 按查檢方式

①手工檢索工具

②機器檢索工具

四

檢索工具的編制

1、案卷文件目錄

2、分類目錄：①填卡

②排列

③設置指引卡

3、主題目錄：①編制條目

②排列

4、專題目錄：①選題

②選材

③填卡

④分類和排列

5、文號索引

6、人名索引：

綜合性索引

專題性人名索引

7、全總指南

立檔單位歷史和全宗概況

全宗內檔案的內容與成分

第三節

檔案的計算機檢索

一、檔案計算機檢索的特點

1、信息存儲量大

2、檢索速度快

3、檢索途徑多元化

4、檢索靈活方便

5、音、像、意結合直觀生動

6、對計算機檢索系統的依賴性強

二、計算機檢索系統的功能與流程

1、檔案計算機檢索的功能

①服務性功能

②系統基礎功能

2、計算機檢索的流程（231頁）

三、計算機檢索的結構及其設計要求

1、計算機檢索結構

①硬件

②軟件

③數據

2、設計要求

①先進性

②標準性

③完備性

④簡易性 思考題

1、什么是檔案檢索？

2、檔案檢索工作的內容？

3、從哪些方面分析檔案文件的主題？

4、《中國檔案分析法》包括哪些內容？《中華人民共和國檔案分類法》包括幾大類？

5、什么是《中國檔案主題詞表》？

6、檔案著錄項目的內容？

7、掌握檢索條目的著錄方法。

8、建立檔案檢索工具的必要性。

9、按不同劃分標準，檔案檢索工具有哪些種類？10、11、12、主題目卡片編制步驟？ 檔案計算機檢索的特點？

檔案計算機檢索有哪些功能和流程？

第十二章

檔案的提供利用

檔案的提供利用也稱檔案信息的開發利用工作，通過一定的方式和方法盡可能的開發檔案信息，直接向有關單位和人員提供信息服務。

第一節 檔案提供利用的形式與特點

一、檔案提供利用的一般形式

1、直接利用工作與間接利用工作

（1）直接利用：通過閱覽，外借，復制，資詢，檔案證明等服務方式，直接向利用者提供檔案材料。（2）間接利用：通過整理，匯集，編寫等方式，對現存檔案信息進行開發，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統、精煉的二次信息的工作。

二、檔案提供利用工作的要求

1、明確檔案提供利用工作的意義，樹立服務思想。

2、加強各項基礎準備工作，調整供求關系。

3、對內熟悉館藏檔案，對外了解利用需要。

4、完善檔案利用的服務方式，提高利用效率。

三、檔案用戶的特點和利用規律

238頁

1、檔案用戶：檔案工作的服務對象，是利用檔案，實現檔案價值的主體

2、檔案用戶的特點

（1）按基本性質分：團體用戶，個人用戶

（2）按與檔案部門的關系分：主要用戶，次要用戶，潛在用戶。（3）從利用檔案的目的分：研究型用戶，事物型用戶，資訊型用戶。第二節

檔案的直接利用工作

一、閱覽服務

（2）為用戶提供必要的閱覽條件

①人員條件：在閱覽室里配有熟悉藏館，了解有關專業知識，業務能力強的工作人員。

②物質條件：裝備必要的物質設施，如，復印機，閱讀器，微機等并為用戶提供檢索工具，工具書，參考資料等。

③制度條件：閱覽規則與制度，對接待對象，閱覽范圍，閱覽要求與手續等。

（3）接待檔案用戶：解答用戶提出的相關問題。

（4）通過有效方式滿足檔案用戶需要。

二、外接服務：借閱證制度、代卷（盒）卡制度、借閱審批制度，催還和續借制度

三、復制制度

1、檔案管（室）根據檔案用戶的合理要求，以檔案原件或已有的檔案副本為根據，通過復制，包括靜電復印，摹寫，抄錄，摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復制品的一種服務方式。

四、檔案資訊服務：檔案收藏部門答復用戶詢問，指導其利用檔案信息資源的一種服務方式。

五、制發檔案證明服務：檔案管（室）根據有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料

六、檔案的電子化服務

1、檔案的電子化服務

（1）直接利用

（2）提供拷貝

（3）通信傳輸

（4）網絡服務 第三節

間接利用工作的主要形式

一、間接利用工作的特點

1——3

242——243

二、間接利用工作的主要方式

（一）全總指南

243

1、含義

2、結構：立檔單位歷史沿革簡介

1、要求：（1）檔案收藏部門要開辟閱覽室

第三篇：文書工作與檔案管理

1、文書的概念;一是指文字材料，二是指文字書寫，三指從事文書工作的人。文書是人們在社會實踐活動中為了傳遞、記載信息，而形成使用的具有應用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式處理各種事務的憑證性工具。

2、文書包括公務文書和私人文書。

3、公務文書，簡稱公文，是指機關在公務活動中形成和使用的具有特定格式的文書，如請示、批復、報告、通知等。

4、文書的作用：主要在于它可以作為傳達和貫徹執行黨和國家的各種路線方針、政策、管理實務，處理事務，溝通機關、單位之間聯系的一種工具。具體變現：領導指導作用；行為規范作用；公務聯系和知照作用；憑據記載作用；傳遞信息和宣傳教育作用。

5、檔案的概念；檔案是機關、組織、和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖表、音像以及其各種方式好載體的歷史記錄。檔案是最原始的歷史記錄。

6、檔案的特性

（1）來源的廣泛性。

（2）形成的條件性。

其一，處理完畢的文件才能作為檔案。

其二，對日后實際工作和科學研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為

7、檔案保存。

其三，按照一定規律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

（3）記錄方式和載體形式的多樣性。

（4）原始的記錄性。

8、檔案的類別；文書檔案、科技檔案、專門檔案

9、檔案的作用

（1）現實工作及各項社會活動的查考依據作用。

（2）歷史憑據作用。

（3）科學研究的基礎和條件作用。

10、文書與檔案的關系： 1）、文書與檔案的聯系

（1）兩者記錄和反映人們社會實踐活動的功用相同。（2）在內容格式上完全一致。

（3）兩者互為因果。文書是檔案的前身，檔案是文書的歸結。

2）、文書與檔案的區別

（1）兩者的性質和形式不同。

（2）兩者的目的和作用不同。（3）兩者存在和發揮效用的時間不同。

11、文書工作的組織機構：一種設立專門的文書工作機構；一種不需要專門文書工作部門，只在辦公室、秘書室、內設一兩個專職或兼職負責文書工作的人員。

12、檔案管理的工作機構類型：（1）檔案室；（2）檔案館；（3）檔案事業管理機構； 第二章

1、公務文書，簡稱公文，是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規范體式的公務文書。

2、文書種類的劃分

１）按公文種類名稱是否法定劃分（1）法定公文（2）事務文書

2）按公文的來源去向劃分

（1）發文（2）收文

3）按公文的行文方向劃分

（1）上行文（2）下行文（3）平行文

4）按公文閱讀范圍和機密程度劃分

（1）公布的公文（2）內部公文

5）按公文的使用范圍劃分

（1）通用公文（2）專用公文（3）技術公文

3、黨政文書類別：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

4、公告和通告有哪些區別：公告的事項應該是國家大事，非重要非法定事項不宜用公告，公告的發布權限有嚴格規定。通告往往針對實際業務活動而發布，可用來公布社會生活中的一些具體事務，制發單位十分廣泛。

5、文書的格式：組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

6、眉首一般由公文份數序號、密級和保密期限（“絕密”、“機密”和“秘密”）、緊急程度（“特急”、“急件”）、發文機關標志（發文機關標志由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。）、發文字號、簽發人等部分組成。

7、主體：主體一般由標題（發文機關、事由、文種三部分組成）、主送機關（又稱送達機關和行文對象，是指發文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關和單位。）、正文（正文是文件的主體部分，用來表述公文的具體內容，體現發文機關的意圖，是公文的核心。）、附件(用以說明附屬在公文正件之后的有關文件材料的名稱及件數。)、成文日期（是指文件的制成時間，它是文件生效及日后查考的重要依據之一。）、印章（是指正文末尾加蓋的發文機關印章或領導簽名章，是發文機關對公文表示負責并標志公文生效的憑證。）、附注等要素組成。

8、版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。

9、版記一般由主題詞、抄送機關、印發機關、時間、份數和版記反線等要素組成。

10、主題詞：主題詞是提示文件主要內容的規范化名詞和名詞性詞組。

11、抄送機關是指除主送機關之外需要執行或知曉公文內容的其他機關。

12、印發機關和印發時間：

印發機關和印發時間是指文件制發（含翻印）情況的說明記載，包括文件制發單位的名稱、制發日期和印制份數。

13、文書的文稿包括草稿、定稿兩種。

草稿是指內容和文字表述都還未成熟的文書原始稿件。定稿是指公文的草稿經過修改并由領導人審閱、簽發或者會議討論正式通過的最后完成的定型文稿。

14、正本是根據已經簽發的定稿所制發的正式文件文本。

15、副本是指公文形成之后，由于實際工作需要，往往使正本文件發生許多增值或變化文本。

16、存本是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關除草稿、定稿以外的印制本。

17、復制本是指依據正式文本進行復印或翻印、縮微等復制出來的文本。第三章

1、行文制度是指機關和機關之間的行文必須遵守的行文準則和規定。

2、我國行政機關的行文關系一般包括兩個類別：隸屬關系非隸屬關系

3、行文方式有逐級行文、多級行文、越級行文、直達行文

4、文書處理程序圖46頁

5、收文的傳閱是指分送人員按照辦公室主任的指示或領導人的批示，將單份收文按照一定順序送給幾位有關領導人及部門負責人，供閱知或閱批。

6、傳閱收文主要有4種方式，輪輻式、集中傳閱式、閱文室傳閱式、回傳式。第四章

1、歸檔文件整理

歸檔文件整理，是指文書部門按照有關規定將處理完畢的具有保存利用價值的文件材料收集齊全，經過價值鑒定區分保管期限、分類整理、排列、編號、裝盒，定期將整理好的文件材料移交給檔案室。

2、鑒定文件材料的價值，指判定文件材料有無保存利用價值及價值大小，也即判定文件材料是否應當收集立卷及保管期限的長短。文件材料的價值取決于兩方面：一是文件材料所含有的信息（內容的重要性、內容的獨特性、內容的時效性），二是本機關和社會利用文件材料的需要。

3、文件材料所含有的信息，包括內容特征和形式特征 1）文件材料的內容特征 一是內容的重要性 二是內容的獨特性 三是內容的時效性

2）文件材料的形式特征 一是文件材料的作者 二是文件材料的文種 三是文件材料形成的時間 四是稿本

五是文件材料的外形特點

4、歸檔文件的保管期限：短期保存（15年以下）、長期保存（16—50年）、永久保存（50年以上）

5、裝訂是整理歸檔文件的第一步，包括三個環節：1）確定文件的整理單位；（1）正文與不同稿本。（2）正文與附件。（3）文件處理單與文件。（4）原件與復制件。（5）轉發件與被轉發件。（6）報表、名冊、圖冊等。（7）來文與復文。（8）漢文文本、少數民族文本與外來文文。2）修整文件；是指對不符合要求的歸檔文件進行必要的修整，包括修裱、復制、折疊等。（1）除去易銹蝕的金屬物。（2）修裱破損文件。（3）復制字跡模糊或易蛻變的文件。（4）折疊超大紙張。3）裝訂文件。（1）對齊文件（2）裝訂方式。

6、歸檔文件的分類：1）選擇分類方法（—機構—保管期限分類法；—保管期限—機構分類法；保管期限——機構分類法；—問題—保管期限分類法；—保管期限—問題分類法；保管期限——問題分類法；—保管期限分類法。保管期限—分類法。

7、歸檔文件的排列：1）排列歸檔文件的事由。2）排列歸檔文件的方法。

8、如何對歸檔文件進行分類排列？

首先選擇分類方法，確定分類方案，對歸檔文件進行分類；把類內歸檔文件先按事由原則將屬于同一事由的文件集中在一起，并按照一定方法排列，再將不同事由的文件按照一定方法排列。第五章

1、歸檔手續。

2、發文。

3、檔案的鑒定

4、影響檔案價值的因素：

5、檔案價值鑒定工作的內容：

6、檔案的銷毀： 第六章

1、全宗是檔案的保管單位。

全宗即一個國家機構、社會組織、個人形成的具有有機聯系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。一個獨立的社會組織形成的全部檔案稱為組織全宗；一個著名人物形成的全部檔案稱為人物全宗。

2、全宗常用的分類方法主要有三種，分類法、組織機構分類法、問題分類法。

3、分類法就是按檔案文件形成的自然或專業分成各個類別。

4、檔案保管的重要性

決定著檔案壽命的長短

2）決定著檔案事業的興衰

5、進出庫制度和“八防”措施

1）進出庫制度

庫房是保管檔案的重要場所，因此必須有嚴格的進出庫制度。（1）庫房一般只允許檔案工作人員在工作時間內進入。

（2）檔案工作人員在庫房內不允許從事與管理工作無關的活動。

（3）非檔案工作人員如因工作需要必須進入庫房，則必須有檔案工作人員始終陪同。（4）離開庫房時，必須關燈、斷電、關好窗戶、鎖好房門。2）“八防”措施

（1）防火（2）防盜（3）防水（4）防潮（5）防霉（6）防蟲（7）防塵（8）防光 第七章

1、檔案著錄是在編制檔案檢索工具時，對檔案內容和形式及各種特征加以分析、選擇和記錄的過程。

2、檔案著錄工作的內容主要包括著錄項目、標志符號、著錄格式、著錄項目細則等方面。

3、檔案著錄項目有七個大項

1）提名與責任說明項。該項包括正題名、并列提名、副題名及說明性文字、文字編號、責任者、附件六個單元。2）稿本與文種項。3）密級與保管期限項。4）時間項。

5）載體類型及形態項。6）附注與提要項。

7)排檢與編號項。該項包括分類號、檔案館代號、檔號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞等六個單元。

檔案標引實在檔案著錄工作中對檔案的內容進行分析和選擇，并賦予其規范化的檢索標志的過程。第九章

1、專門檔案是一個集合概念，是指在一些專門性活動中的產生和形成的檔案種類。

2、人事檔案的概念。人事檔案是社會組織在人事管理活動中形成的記載個人經歷、德才能績、工作表現的以個人為單位集中保存起來的以備查考的文件材料。

3、人事檔案的特點。其具體體現為：現實性。真實性。動態性。機密性

4、人事檔案的正本，其內容分為以下十類：履歷材料。自傳材料。鑒定、考核、考察材料。學歷、評聘干部專業技術職稱、評定職工崗位技能的材料。政治歷史情況的調查材料。參加中國共產黨、共青團以及民主黨派的材料。獎勵材料。處分材料。錄用、任免、聘用、招用、勞動合同、調動、轉業、復員退伍、工資、保險福利、待遇、出國、退（離）休、退職的材料，以及各種代表大會代表登記表等材料。其他可供組織參考的材料。

5、人事檔案材料的收集：（1）人事檔案袋歸檔范圍。（2）人事檔案的歸檔要求。（3）多渠道收集人事檔案材料。（4）建立人事檔案材料收集制度。

6、人事檔案的鑒別：（1）人事檔案鑒別的概念、意義。（2）人事檔案鑒別的原則。（3）鑒別人事檔案材料的內容、方法。第一，判斷材料是否屬于人事檔案。第二，判斷是否是當事人的檔案材料。第三，判斷材料是否辦理完結和手續齊全。第四，判斷材料是否真實、準確、完整。第五，檢查材料是否重復。

7、人事檔案的保管，根據規定，具體范圍劃分如下：（1）在職人員人事檔案的保管。

（2）退（離）休人員人事檔案的保管。（3）死亡人員人事檔案的保管。（4）其他人員人事檔案的保管。@

8、人事檔案的傳遞：

（1）人事檔案或人事材料必須通過機要交通轉遞，不允許公開郵寄或讓本人自帶。（2）轉遞檔案必須辦理轉遞手續。

（3）縣級以上的組織、人事部門才能直接轉遞人事檔案。

（4）收到人事檔案的單位應在核對無誤后簽名、蓋章，并及時退回回執。（5）轉出的人事檔案必須保持完整，不允許分批轉出或留存部分檔案。（6）嚴格執行轉遞制度，避免產生“無頭檔案”。

第四篇：文書工作

文書工作“十一五”回顧 “十二五”規劃

一、“十一五”回顧

“十一五”是公司加入中信集團新公司開始的五年，公司從實際出發，提出管理升級，通過實現“三個轉變”和“三個延伸”，促進管理升級，提升企業綜合競爭實力。綜合事務部作為公司的重要樞紐部門，也是公司對外形象的窗口部門。而作為綜合事務文書工作是公司工作中上傳下達的中轉站，它具有廣泛的聯系性，這就要求文書工作手勤、腿勤、思想敏捷，面對繁雜瑣碎的大量事務性工作，冷靜辦理各項事務，力求周全、準確、適度，避免疏漏和差錯，基本做到了事事有著落。提高工作效率。

“十一五”期間文書工作取得如下主要成果：

（一）成功運用了現代化信息工具。

隨著信息技術不斷發展，公司改變以往傳統運作模式，實現了管理流程信息化，充分利用現代技術OA辦公，按OA辦公系統流程要求，建立科學簡約、清晰明了的工作流程，優化流程，使各項工作均依流程運行。保證各類文件擬辦，傳閱的時效性，并及時將文件精神傳達至各基層，確保傳遞流暢。文件閱辦完畢后，負責文件的歸檔、保管及查閱。減少很多工作的中間環節，降低行政成本。利用程序設計使辦公室各項工作銜接緊密，疏而不漏，提高辦公效率。

（二）印信管理進一步規范。

在印信管理方面，重新制定印信管理制度，實行了等級審

批制度，確認領導或主管領導簽字后方可開信函、加蓋公章，從而嚴肅印信管理，完善印信制度。規范完善各項管理制度。

（三）制度建設不斷加強。

同時又親自編寫了《印信管理辦法》《公文管理》、《證照管理辦法》等，編寫組織說明、崗位說明書。通過崗位說明書的編寫，明確了崗位責任和崗位標準，為員工樹立提高自身素質的旗幟，引導員工向適應崗位要求的方向塑造自己。

（四）個人素質在實踐中得到升華。

在“十一五”期間，公司圍繞管理升級，全面實施精益管理，經過學習、考試等再造活動，以及參加現場改善方法的實踐，對精益生產思想更加理解、認同和接受，并在自己的工作中率先起帶頭作用。使各項工作的效率顯著提升，過去是讓我做，主動性不強，行為規范自由。現在不但是讓我做的做到了，而且是能積極主動去做好，不甘心落后于別人，自覺按程序、規章制度和行為規范來約束自己。

在公司全力推進員工再造的進程中，用這次員工再造的有利時機來提高自己的綜合素質。無論是一些概念、管理知識、技術技能、道德素養等通過學習培訓都有了全面提升。能夠把自己的成長與企業發展同步思考，深刻理解公司“適崗唯上，成企達己”的用人理念。體現在行為方式、看待事物、分析問題的角度和方法，解決問題的實際能力等方面。尤其是公司通過強力推進精益管理培訓、6S實操培訓、座談交流、知識競賽、口號和案例征集、驗收考試等活動，使我的學習力增強，提升自我素質的愿望更加迫切，并逐步將學習視為自己生活和工作

中不可缺少的主要內容。

同時對自己的崗位職責進行了重新梳理，對各種文件、資料進行了整理整頓；辦公室等進行了定置和規范管理。

二、十二五工作規劃

“十二五”時期，是進一步深入實踐科學發展觀、全面落實黨的十七大提出的戰略目標的時期，同時，也將是我公司發展的重要戰略機遇期。把我公司打造成現代企業，發揮自身優勢，實現跨躍發展的五年規劃。這對文書工作的要求更高，為了按照新時期公司的安排做好文書工，結合綜合事務部實際，現提出文書書崗位“十二五”規劃編制工作方案。

（一）指導思想及工作目標

以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，牢固樹立科學發展觀，堅持“服務第一”的指導方針，把辦公室工作當成是促進單位發展的助推器和保障線，全面提高辦公室工作的總體水平。實現全力提高文書工作質量，理順文書業務流程，注重高質量服務目標，為公司的“十二五”目標做出的貢獻。

（二）重點工作及保障措施

1、強化管理，提高服務質量

在日常工作中，接打電話要準確、簡練和規范；言談舉止、著裝要文明端莊和得體；辦公室要整潔、清爽；時刻注重個人形象。凡事要堅持政策原則，依法辦事，以理服人。二要深入調查，弄清事情來龍去脈，對處理意見胸有成竹。三要靈活多變，一把鑰匙一把鎖，堅持原則不呆板，靈活處置不亂套。四是加強自身修養，待人以誠，與人為善。

2、優化手段，推進規范管理。

建立健全的規章制度，將現代化的管理手段更多地應用于辦公室工作的方方面面。規范內部工作流程，對工作進行梳理、整合、修訂和補充，量化科室工作，推行“零差錯”管理。提高辦公室工作效率，促進各項管理工作的科學化、規范化，更好地為我公司的發展服務。

3、認真學習，提高文字性工作能力。

加強學習鉆研，聽透上情，掌握下情，了解外情。對文稿要精心寫作、確保語言準確、簡潔、精煉。在電子公文交換中，新形勢、新需要，高標準、嚴要求，要掌握計算機操作技能，熟悉電子公文制度，嚴格電子公文處理規范。

4、協調關系，使綜合事務部全面工作順利開展。

在做好對外接待、人事、檔案管理、工會、監察等一系列工作的同時，發揮好樞紐作用，積極協調配合各部門認真完成各種臨時性工作。

5、收發文管理

在工作中，抓好上級的文件程序處理工作，做到了文件的及時收發、傳閱、送閱，按照規范化標準，圓滿完成文書立卷工作，并提高了辦文質量，加快辦文速度。本著簡捷快辦的原則，根據承辦事項的輕重緩急，急件在當日內完成，規范性文件按計劃完成。要加快工作節奏，盡量把承辦工作往前趕，提前任務。同時，要及時反饋情況，做到件件有著落，事事有交待。每周五對本周受理人文稿進行盤點清理，做到不拖、不壓、不遺漏，不斷提高辦文效率，確保公文的質量，力求每個環節

嚴密有序、精益求精。

6、印信管理

嚴格執行政策《印信管理》辦法，實行了等級審批制度，確認領導或主管領導簽字后方可開信函、加蓋公章，加強對電子印章的管理，杜絕違規操作從而嚴肅印信管理，完善印信各項管理制度。

7、檔案管理

做好公司檔案管理工作和保密工作，根據檔案管理要求，每年年初，將文件（紙制、電子）進行分門別類進行歸檔。為公司的發展及各項工作服務。

十二五期間，我們將遵循科學發展觀，圍繞中信集團總體發展戰略和目標，秉持“嚴細實恒”的管理風格，將繼續貫徹“以人為本，提升管理、創新技術、擴模增容，節能減排、開拓市場、用足政策”的工作方針，持之以恒地推動公司“三個轉變”、三個延伸“目標的實現，要運用理論與實踐相結合地開展工作，用精益思想去分析問題、解決問題，形成精益管理意識。將中信錦鐵打造成為國內最好，世界一流的冶金化工企業集團。

第五篇：秘書與文書工作(演講稿)

通用公文，指各類各級機關普遍使用的文件，如請示、報告、函等；

專用公文，指在一定專業機關和業務范圍內專門使用的文件，如外交文件、司法文件、軍事文件、會計文件等。

⑴ 按公文的行文關系和方向，可以分為上行文、平行文和下行文。

行文關系是指機關之間文件往來所構成的關系。它是根據機關的組織系統、機關職權范圍和機關之間不同的工作關系確定的，機關之間文件的接收關系。

⑵ 按公文的機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、內部公文和公布公文。⑶ 按公文的處理時限要求，可分為平件公文、急件公文和特急件公文。

⑷ 按公文的來源分，可分為收來公文和本機關制成公文。其中，本機關制成公文又可分為對外公文和內部公文。

4、行政文書分類

國務院2000年8月24日發布，2001年1月1日起實施的《國家行政機關公文處理辦法》中明確規定了13種國家行政機關公文：

（1）命令（令）

命令（令）：“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。

命令（令）有3個特點，即：具有強制性、有限定的發令機關、發布命令必須以法律和法令為依據。在具體使用中命令（令）可以分為公布令、行政令、任免令、嘉獎令等。

（2）決定

決定：“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

決定是領導機關發出的，帶有制約、規范、指導作用的下行文。

（3）公告

公告：“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。公告可以分為三種類型：第一類是向國內外宣布重大事項的公告；第二類是宣布影響面很大的專門事項的公告；第三類是向特定對象發布的公告。

（4）通告

通告：“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。

通告文種各行政主管部門使用的比較多，時常見諸報端。如公安部門發布的車輛年檢、交通管制的通告，工商部門發布的企業許可證年審的通告等等。

（5）通知

通知：“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。

通知是使用得比較多的一種公文。通知大多是下行文，因而有一定的指揮、指導性。和其它下行文種相比，通知應用范圍更寬，具有廣泛性。大多數類型的通知對受文對象總是有所要求，提出需要執行或辦理的事項，它雖不同于命令，但也有一定的權威性。通知還有明顯的時間性，有些通知，如會議通知，只是在指定的一段時間里有效。

（6）通報

通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。

通報和通知都具有知曉性和指導性，但通知大都要求貫徹執行，具有一定的約束力，而通報只起引導、警戒、啟發、教育和溝通情況的作用。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

（7）議案

議案：“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。

議案格式比較簡單，一般寫明提請審議的事項名稱、什么時間、什么會議討論通過、目的、法定提交人和提交時間即可。

（8）報告

報告：“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。

報告種類多種多樣，大致可分為工作報告、情況報告、答復報告、報送文件的報告等。

（9）請示

請示：“適用于向上級機關請求指示、批準”。

（10）批復

批復：“適用于答復下級機關的請示事項”。

批復具有針對性、權威性、鮮明性。它是對某項具體工作發表指示、意見，對受文的下級有約束力，特別是關于重要事項或重大問題的批復，往往有明顯的法規作用。批復中對答復的問題應態度鮮明，觀點明確，不能模棱兩可，使人無所適從。

（11）意見

意見：“適用于對重要問題提出見解和處理辦法。”

意見是《辦法》中新增加的文種。主要用于對重要問題提出見解和處理辦法。從行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作為上行文，可用于向上級機關報請批轉或轉發有關事項。作為下行文，可用于領導機關或某些重要問題提出處理的方針、原則和措施、辦法。

意見一般由引言、正文和結尾三部分組成。引言要寫明提出意見的事由、依據和目的。正文部分是意見所提出的具體見解和措施辦法，可采用小標題或圍繞問題分條列項進行撰寫。結尾，對貫徹意見提出具體要求。意見的標題由發文機關、事由和文種組成。

（12）函

函：“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的應用范圍比較廣泛，在上下級機關之間、平級機關之間或不相隸屬的機關單位之間，涉及各方面的公務聯系，都可使用。

（13）會議紀要

會議紀要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

根據會議性質的不同，會議紀要可以分為辦公會議紀要和其它專題會議紀要兩大類。辦公會議紀要的標題，可寫為會議名稱加紀要。專題會議紀要的標題可寫為事由加會議紀要。如：關于減輕農民負擔問題的會議紀要。一般政府機關的辦公會議、常務會議都有固定的文頭。如：××省人民政府省長辦公會議紀要、××省人民政府常務會議紀要等。正文可以分為兩個部分。