第一篇：檔案卷內說明核心指標6--9

卷 內 說 明核心指標6--9 本卷情況說明：

資料內詳細記載王峽口小學實驗室教學儀器詳細清冊，王峽口小學實驗室教學儀器資產臺賬，王峽口小學學校儀器設備值、生均儀器設備值統計表，王峽口小學體育器材清單，學校體育器材室管理制度，學校體育器材室管理人員職責，王峽口小學音樂、美術器材清單，王峽口小學計算機設備配備情況統計表，王峽口小學計算機、多媒體教學設備配備相關資料等。

學校對體育教學工作重視，資料完整的體育器材室管理制度和管理人員職責，便于翻閱和學習使用。

對于計算機設備配備情況統計表、計算機、多媒體教學設備配備相關資料內容豐富、資料準確。

立卷人：王建平

審核人：郭海峰

單位主管簽名：張志祿

第二篇：會計檔案卷內目錄

單位名稱

類別

數量

保管期限

歸檔日期

檔號

經辦會計會 計 檔 案 卷 內 目 錄、本張

第三篇：文書檔案卷內目錄著錄規范

文書檔案卷內目錄著錄規范（培訓材料）

一、正確理解“件”的含義。通常意義上單份文件為一件，著錄為一個條目；但有時為了保持文件之間的有機聯系，幾份文件在歸檔時裝訂在一起為一件，編目時體現為一條條目。主要有以下幾種：

1、文件的正本與定稿（底稿）一般為一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著錄正本的文件標題。但重要文件（如法律法規等）需保留歷次修改的不同稿本（包括歷次修改稿、討論稿、征求意見稿等），可將正本與歷次稿各為一件，著錄多個條目。

2、正本與附件一般為一件，正文在前，附件在后；只有在附件數量較多或太厚不易裝訂時，也可各為一件。

3、原件與復制件（復印件）為一件，原件在前，復制件在后。

4、轉發文與被轉發文為一件，轉發文在前，被轉發文在后。

5、來文與復文（即請示與批復）為一件，批復在前，請示在后排列，著錄批復的文件標題，如果經過層層轉報產生多份的來文和復文，則可將所有的來文、復文分別作為一件。

6、報表、名冊、圖冊等按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件，未裝訂的同一式樣的表格，以一定的單位組合，裝訂在一起作為一件。

7、對會議記錄而言，采用活頁形式的可以每次會議記錄為一件著錄，使用記錄本形式的可以一本作為一件著錄，重要部門的會議如常委會書記辦公會、區長辦公會仍要求一會一條。對工作簡報、會議紀要、呈閱件等未裝訂成冊而題名又可概括的多份文件，可作為多件，即需逐份著錄，但使用計算機時也可只著錄一條。

8、成套的會議材料如召開的全區性的工作大會，其產生的一整套的會議通知、會議名單、領導講話、日程安排等文件，可按其期限排列各為一件，逐份著錄。

9、計算機及網絡環境下形成的文件，若定稿無重要修改手跡或無領導批示的，可將正文與發文稿頭紙（即簽發單）為一件著錄，按正文在前，稿頭紙在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——發文稿頭紙——底稿排列作一件著錄；有領導批示的文件一定要及時整理歸檔，才體現檔案的真實面貌。

10、最后一點，文件上有附有的文件處理單、擬辦單等，可根據本單位的實際情況決定歸檔與否。一般來說，帶有領導重要批示的，可與正文一起歸檔作為一件著錄，按文件處理單在前，正文在后排列；若只有某某閱或在領導閱后簡單打勾等記錄的處理單可無須歸檔。

二、卷內文件目錄的規范著錄（抄寫）

福建省檔案局出臺的省標《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》，對卷內文件目錄著錄的規范性作了詳細的說明。以下所講的規范性不僅要求在計算機錄入時使用，對手工抄寫同樣適用，計算機管理是發展目標，卷內目錄抄寫規范，將大大提高以后手工操作改電腦管理的工作效率。

（一）、文件編號。

1、錄入文件編號時要按原文件編號據實著錄。其中年份要用4位數表示，字符“[ ]”置于年份的兩端。使用計算機管理的其文件編號中的年份、符號、文件號統一用“半角”。例：閩委[2004]綜023號，存在問題：閩委綜[2004]023號；閩委（2004）綜023號；閩委[2004]23號；閩委[04]綜023號或者閩委綜23號。

2、聯合發文或有多個文件編號時，只要著錄主辦機關的文件編號。通常是第一責任者產生的文件編號。

（二）、責任者。

1、機關團體責任者必須著錄全稱或統一規范的通用簡稱。

根據原文的責任者據實著錄，用統一規范的通用簡稱，如著錄：“福州市馬尾區計生委或福州市馬尾區計生委員會”，其稱呼不統一。特別是本區屬兩區合一，文件責任者通常即有“福州開發區”又有“福州市馬尾區”，著錄時最好能同時著明，不要隨便省略，對于自擬的責任者，有時受手工抄寫時的紙張等限制，可統一著錄其中常采用的一種，不可時而著錄“福州開發區**局”，時而著錄“福州市馬尾區**局”。

同一責任者對于特定歷史時期名稱不一樣時，要及時變更，如：區安辦的文件2004年前責任者可著“福州開發區安辦”，2004年后（包括2004年）因單位名稱變動，其文件責任者可著“福州開發區安監局”。

區委系列如區委組織部、區委宣傳部、區委辦等責任者要求著錄成規范性的，如：中共福州市馬尾區委辦、中共福州市馬尾區委組織部、中共福州市馬尾區委宣傳部等，要加上“中共”，并且“福州市馬尾區”或“福州開發區”不可省，跨省時要著明“福建省”，不能籠統著錄“區委辦、區委組織部”等，著明區域，以免今后計算機聯網使用時造成混亂。

2、個人責任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責任的職務、職稱或其他身份，用“（）”表示。如：一份盧展工同志的講話，在責任項可著錄：盧展工（中共福建省委書記）

3、聯合行文的責任者，盡量多著錄，使用計算機著錄，責任項可允許著錄25個漢字，手工抄寫時受紙張限制可選擇，但列于首位的責任者應著錄，立檔單位（即組卷的本單位）本身是責任者的也必須著錄，其他省略的責任者用“[等]”表示，兩個責任者之間用“；”表示。如：中共福州開發區委辦；福州開發區管政辦[等]

4、文件上無署名，但可考證其責任者的，在考證內容兩端加上“[ ]”。如考證其文件出自區委辦綜合科，可在責任項上著：[中共福州開發區委辦綜合科]。有時對考證出的責任者仍有疑慮，依據不足時，在其責任者后加“？”，如[中共福州開發區委辦綜合科？]。無法考證其責任者的按原文著錄，原文無責任者的可無須著錄。

5、有些文件不規范，蓋章與署名不統一，如某局文件署名某局綜合科發文，蓋的卻是某局的章，其文件責任者應以文件的印章為準，責任者應著明“***局”。

（三）、題名。

1、使用計算機著錄，題名項可允許著錄80個漢字，著錄題名中要注意標點符號和數字用全角形式。所有數字一律用阿拉伯數字，但對專用名稱則要按原文進行著錄，如：“第二幼兒園”不得錄成“第2幼兒園”，“三中全會”不得錄成“3中全會”。

２、原文件的題名要據實著錄，不要任意省略。如有些文件題名“中共福州開發區委福州開發區管委會關于開展……的通知”,“關于”之前的冒頭不能省。

3、必要時可加著錄副題名，并在副題名之前加“：”，不用原副題名的破折號。如：共同創造和平繁榮的美好未來：2005年新年賀詞

4、文件題名過于冗長，在不丟失重要信息和損傷原意的情況下，可刪去冗余部分，節略內容用“…”表示。一般情況下，很少有題名超過字段所要求的80個漢字，這點較少采用。

5、文件題名中出現“你省”、“你區”、“你部”等字樣時，應據實著錄并要加上具體的區域或名稱，加上的部份用“[ ]”表示。如：關于你局[福州市馬尾區民政局]…的通知

6、原文件沒有題名或原題名不能反映文件內容的應重新擬寫，并在擬寫的題名兩端加上“[ ]”。原文件有題名的，新擬寫的題名附于原題名之后，如超過字段長度80個字的，可省略原題名。如：函[福州市馬尾區農村發展局關于同意撥款的函]

7、可以在字段長度之內，盡量多著錄原題名中未提及的其他人名，并在增加的兩端加“[ ]”表示。如：題名“關于表彰全省***[***、***、***]計劃生育先進的通知”，“關于***[***、***、***]等同志職務任免的通知”，盡量把本區或本單位有關同志的名字著錄出來，便于日后查找利用。

8、一本的會議記錄本錄一條，題名可注明什么部門、什么性質的會議記錄，并注明記錄本第一次會議和最后一次會議的時間。如：“福州開發區、馬尾區委**局局務會議記錄（2003、5、21——2005、8、14）”，此會議記錄本可放在截止的2005歸檔。

9、著錄對象是多件文件時，使用計算機管理時可著錄一條，文件題名在擬寫時應保留第一件文件題名的主要部分，加上能概括其余文件中心內容及形式特征的部分，并在題名未尾著錄“（共*件）”的說明字樣。如簡報信息可著錄：馬尾工作信息（1——20期）（共18件）；手工抄寫時最好逐件著錄。

（四）、文件時間。

1、文件時間由8位數字組成，第1——4位表示，5——6表示月份，7——8位表示日期，按文件形成時間據實著錄，如：20050412

2、特殊的多份文件只著錄一條目錄時，如簡報，期刊，會議記錄等，著錄最早文件形成的時間。也可著錄最早和最遲形成的文件時間，中間用減號字符“-”分隔，如：20030105-20040530

3、無文件時間的可無需著錄，原文件時間缺省或字跡不清部分以“0”補。如：文件時間只有2月，沒有年和日，可著錄為：00000200；文件時間為1989年，沒有月和日，可著錄成：19890000

4、明知文件時間有誤或有疑義時仍照原文件著錄，使用計算機管理的，可在時間附注項中注明考證出的文件時間。若考證出的時間根據不足時，在其后加“?”字符，如：19570509？若考證后仍考證不出的部分用圖形字符“□”（用全角）代之，如：195001□2這里不能用19500102表示。

（五）、頁號。著錄這份文件首頁所在的當前頁號，使用計算機著錄時要求字段長度4位，手工抄寫不要求。

第四篇：審計檔案卷內文件材料排列順序

審計檔案卷內文件材料排列順序

一、第一單元 結論性文件材料（采用逆審計程序并結合文件材料的重要程度進行排列）

（一）通報或公布審計結果的文件材料。如：

1、廣播、電視；

2、報紙、雜志等出版物；

3、互聯網；

4、新聞發布會；

5、公報、公告；

6、其他形式。

（二）審計工作報告或審計結果報告、綜合審計報告，以及上級機關、有關領導的批示；

（三）審計決定書及送達回證；

（四）協助執行審計決定通知書；

（五）強制執行申請書；

（六）被審計單位執行審計決定、處罰的情況報告及繳款、罰款、沒收款通知書及繳款復印件；

（七）采取審計行政強制措施的文件，如：

1、暫停撥付款項通知書；

2、暫停使用款項通知書；

3、解除暫停撥付款項通知書；

4、解除暫停使用款項通知書；

5、采取保全措施申請書；

（八）審計建議書及送達回證；

（九）移送處理書及送達回證；

（十）審計報告：

1、最終定稿的審計報告（預算執行審計年底審計報告在前，年中審計報告在后，下同）

2、審計報告征求意見書及送達回證；

3、被審計單位對審計報告（征求意見稿）的書面意見及審計組的書面說明；

4、審定審計報告的會議記要或者記錄摘要；

5、復核意見書。審計復核文件也可以放在第二單元最后，（亦可置于針對文件之后）。

（十一）舉行審計聽證會的文件材料。如：

1、審計聽證報告、審計聽證筆錄；

2、審計聽證會裁定書或不予審計聽證裁定書及送達回證；

3、審計聽證申請書；

4、審計聽證告知書及送達回證；

5、審計聽證會通知書及送達回證；

二、第二單元 證明性文件材料（按與審計實施方案所列審計事項或者會計報表科目順序排列）

（一）承諾書；

（二）審計工作底稿匯總表；

（三）分項目審計工作底稿；

（四）原始審計工作底稿與支持此項底稿的審計證據

（六）協助查詢存款通知書；

（七）先行登記保存書；

（八）暫時封存賬冊資料通知書；

（九）審計事實認定書、調查記錄；

（十）審計所依據的法規目錄或摘要。

三、第三單元 立項性文件材料（按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列）

（一）上級機關及有關部門的指令性文件或授權審計通知書；

（二）與審計項目有關的舉報材料及領導批示；

（三）審計實施方案及調整審計實施方案的有關材料；

（四）調查了解記錄研究形成的有關書面材料；

（五）審計通知書及其送達回證。

四、第四單元 其他備查文件材料（按文件材料形成的時間順序，并結合文件材料的重要程度進行排列。）

包括不能列入前三個單元但與項目審計有關的、具有查考價值的有關材料。（如審計處罰決定書、審計行政復議文書、審計應訴法律文書等），這些資料可增設第四單元存入案卷；也可單獨立卷。

第五篇：檔案情況說明

檔案情況說明

致：

本人，身份證號碼：，檔案現存放在（存檔機構全稱）人才服務中心。請選擇填寫以下內容：

□ 我已于 年 月 日領到 公司開具的調檔函，承諾 年 月 日前將檔案調入 公司。若取消調入，則提供存檔證明原件，由此產生的相關問題由我本人承擔。

□ 檔案存放在原單位，由于 未能將檔案調出并存放在戶口所在地人才，本人與 不存在勞動關系，本人承諾于 年 月 日之前將檔案調回戶口所在地人才，并將人才出具的存檔證明提交公司。

注：如您是北京戶口，且檔案在街道，請于社保成功繳納前辦理完成檔案轉移手續，否則今后將無法辦理失業轉檔或領取失業金手續。

特此說明。

本人簽字：

簽字日期：