第一篇：鎮江市衛生局機關公文處理辦法

鎮江市衛生局機關公文處理辦法 為提高機關辦文質量，促進機關工作規范化、制度化建設，根據《國家行政機關公文處理辦法》、《國家行政機關公文格式》的規定和省、市人民政府的相關要求，結合局機關工作實際，特制定市衛生局機關公文處理規定。

一、公文種類

1、局常用公文種類包括：決定、通告、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

2、根據行文關系，公文分為上行文、下行文和平行文。請示、報告等文種用于上行文；決定、通知、通報、批復等文種用于下行文。“意見”適用于對重要問題提出見解和處理辦法，既可作上行文，也可作下行文或平行文使用。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；上級機關應當對下級機關報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文，發文機關應當明確下級機關是否照此執行或參照執行；文中對貫徹執行有明確要求的，下級機關應遵照執行；無明確要求的，下級機關可參照執行。作為平行文時，提出的意見供對方參考。“函”適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。

二、公文編號

1、全局性、重要性行政公文，以“鎮衛發〔××××〕××號”編號。

2、處室具體業務性和工作性公文，以“鎮衛+處室名〔××××〕××號”編號。

3、黨委文件，以“鎮衛黨發〔××××〕××號”編號。

4、答復上級交辦事項的公文，以“鎮衛復〔××××〕××號”編號。

5、函，以“鎮衛函〔××××〕××號”或“鎮衛復函〔××××〕××號”編號。

6、傳真電報，以“鎮衛傳〔××××〕××號”編號。

7、會議紀要，以“〔××××〕第×號”編號。

三、行文規則

1、行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示或報告。本局依據職權可以向省衛生廳和市委、市政府行文請示、報告，可以與市級各部門相互行文，門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

2、局機關內設機構不得向局以外的其他機關制發政策性和規范性文件，與相應的其他單位進行工作聯系確需行文時，式行文。

3、本局可以與市委有關部門、市政府各部門、各轄市區政府、鎮江新區管委會聯合行文，具有行政職能的事業單位聯合行文；

署意見，協辦單位依次會簽；

關的發文字號。根據市政府辦公室“鎮政辦發（的規定，部門聯合行文應由主辦部門填表送市政府辦公室秘書二處，經市政府分管秘書長審批同意方可行文。

4、以局名義向上行文的請示、報告等，必須由局長簽發。如遇 也可以向下一級政府的相關業務部2只能以函的形同級人民團體和2010）205號”文件 也可以與相應的黨組織、聯合行文一般由主辦機關首先簽聯合行文應標注主辦機關或排列在前機

局長外出學習、考察等特殊情況，發文時間緊急，可由主持工作的副局長簽發，并隨文以書面形式說明情況。向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

5、“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。

四、行文處理

1、起草。

并填寫擬文單，報分管領導審閱、修改后送辦公室核稿；

2、核稿。局辦公室負責行文格式、規范的審核，并呈有關領導簽發后在半個工作日內完成印刷、簽發單連同打印好的公文一式三份存檔；

3、公文制發完畢后，承辦處室負責分發公文，根據公文的內容，凡重要的公文應分送各位局長和有關處室

發該公文的局領導

頭通過網絡向社會公開。

五、收文辦理

1、辦公室負責局上下級公文的收發、傳閱、存檔等管理工作。對上下級來文的處理由辦公室按照領導分工呈批。

性工作的文件應報局長和局分管領導傳閱。

應在7個工作日內給予答復，特事特辦，急事急辦。向上級的請示應由局分管領導審簽后報局長簽發。

殊情況應在12、寄發給局黨委和局的收文由辦公室簽收、登記；寄送給處室1 2個工作日內簽批。蓋章。同時，將公文電子稿、底稿、1份；其他公文一般應送簽涉及全局性、重點對下級來文一般請示事項局領導對送簽或批閱的文件，無特 3各類公文由相關處室負責起草，處室主要負責人審核，份；符合《政府信息公開條例》的，由辦公室牽 －

而應當由局收文的公文，應先交辦公室簽收登記；工作人員參加會議帶回而應當由局收文的公文，應先交辦公室簽收登記。

3、簽收登記后的公文，根據內容一般分為辦件和閱件兩種。辦件是指需要辦理的公文，包括上級、下級及同級的來文，先由辦公室主任審核后提出擬辦（批辦）意見，再送局領導批示或有關處室辦理；閱件是指需要了解知曉的公文，關處室。

4、各處室應提高公文辦理質量和效率。對領導批辦或辦公室轉辦的公文，屬本處室職責范圍內的事項，應在局行文貫徹的事項，處室應提出初步意見后，屬主辦處室會同相關處室辦理的事項，主辦處室應抓緊會商，并在個工作日內辦結；屬總結上報上級部門的事項，并報請局長或分管局長批示后，項，以局明確要求的時限為準。

有關處室在規定時間內不予答復或不說明不答復理由的，處理。

六、公文管理和歸檔

1、辦公室為局公文處理的管理部門，2、局公文由辦公室統一收發、登記、編號、歸檔和銷毀。

3、各處室制發的公文須提供校對無誤、格式規范的電子文檔；附簽發領導簽名的原始文稿及紙質正式文件三份，以備查。

4、加強對保密公文的管理。秘密級以上的公文（含密碼、密傳電報）不得在辦公室室外過夜；5個工作日內辦結；需應盡快落實有關工作，及時交辦公室歸檔應先交辦公室保管，7 根據來文份數送局領導傳閱或分送有報局長或分管局長審簽；在規定上報時間內辦結；特殊重大事對辦公室轉有關部門征詢意見的公文，視同無意見并設立專職公文管理人員。如當日不能辦完，次日再繼續辦理。辦公室要按照規定保管、存放保密公文，嚴防丟失，妥善存放送印的保密文稿、資料及印制完成的文件（含磁盤），及時銷毀文件清樣、廢頁和多余份數，嚴禁個人留存、外傳。

5、上級機關的公文除絕密級和注明不準翻印的以外，如需翻印、復制的，須經辦公室主任批準，并注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。翻印、復制的公文應當與原件同樣管理。

6、工作人員因工作需要借閱有關公文，要辦理借閱手續；調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文，按照有關規定移交、清退。

7、各處室應指定專人管理公文，并于每年

公文整理后移交辦公室歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

8、辦公室對歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷）

映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

9、不具備歸檔和存查價值公文的處理，須按市保密局有關規定銷毀，不得擅自出售；

由兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。

七、其他事項

公文處理中涉及電子文件的按有關規定執行。

二052月底前將前一年的辦 公 室 0年十月二十九日，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反 秘密級以上公文的銷毀，要嚴格履行登記手續，一

第二篇：滎陽市環境保護局機關公文處理辦法

滎陽市環境保護局機關公文處理辦法

（一）發文原則：少行文、行短文、提高質量，注重時效，符合體式規范。

（二）發文類別及適用范圍：

1、滎局制發的文件分以下五類：

（1）滎環黨組字：向市委報告重大事項；黨組民主生活會情況的報告；向市委推薦縣級干部后備人選；其它。

（2）滎環黨組函：主要用于黨內商洽工作等內容。

（3）滎環發：貫徹落實上級重大決策，制定規范性文件；全年或一個時期工作的安排部署；重要工作的通知；批轉或轉發涉及全局性、重大政策性問題的通知；對有關重要工作情況或某些重大問題的通報；局領導代表局、辦所作的重要工作報告；其它。

（4）滎環字：向市政府、省環保局等上級機關的報告、請示；系統人事任免工作。

（5）滎環函：相互商洽工作，詢問或答復問題，向有關平行主管部門請求批準等。

（6）滎環辦發：系統內的單項工作，一般的綜合性業務和機關內部事務。

3、設在本局的議事協調機構的辦事機構分別用專用文頭和專用發文代號印發職責范圍內的業務文件。印發領導小

組決定事宜時，用文字說明。

4、幾個機關的聯合發文，只編主辦機關的發文號。

（三）發文程序及要求

1、擬辦：根據上級文件或工作需要，經分管領導批示，或由科室負責人提出意見，分管領導同意后，發文科室擬稿。

2、擬稿：

（1）內容必須符合黨的基本路線、方針、政策以及國家的法律、法規。

（2）必須全面、準確地反映實際情況，操作性強。

（3）觀點鮮明，概念準確，結構嚴謹，條理清楚，重點突出，文字準確、精煉，篇幅力求簡短，文種適用準確。

（4）文稿內容涉及其它科室或其它部門的，要做好聯系溝通，避免相互矛盾。

（5）擬搞人要在文稿后面附帶上與文稿內容有關的資料，如擬文的文件依據、領導的批示等。

（6）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”；緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”；公文如有附件，應在正文之后，成文之前注明附件順序和名稱。

（7）機關應寫全稱或規范簡稱；引用公文應當先引標題，結構層次序數為：“一”、（一）“、“1””、（“1）”。必須使用國家法定的簡化字和計量單位。

（8）要在規定的擬文稿紙上寫明主送、抄送、時間、份數、主題詞、擬稿科室及擬稿人等。

（9）擬稿人對所擬文稿負責解釋，對上級或外單位的修改意見要記錄、保存。

3、核稿：科室負責人對文稿進行技術性把關。從內容上審核文稿觀點是否正確，是否符合實際；是否符合政策，與外科室外部門、與本機關過去的規定有無前后矛盾的地方；措施和辦法是否切實可行；職責是否清楚。從文字上刪改壓縮冗長文字，修改病句，校正錯別字，從體式上，審核使用的文種是否妥當，行文關系是否合乎規范，文稿格式是否正確。

文稿字跡潦草或改動較大的，應予抄正。核稿人要簽署姓名。

4、審簽：對全局重大政策性的文件，應提交局務會討論，或分送各位領導審閱同意后，由局長簽發；其它文件根據局領導的分工和職責進行審簽。分管領導審簽時應主動征求主要領導的意見以便協調避免文件口徑不一。局領導在簽發文件時，要簽署自己的明確意見、姓名和時間。修改意見要寫在裝訂線的右側，簽發位置應在規定的范圍內。文件簽發人對文件負責。

擬、核、改、簽文件不得使用鉛筆、圓珠筆等不符合入檔要求的筆具修改和簽寫。

5、登記編號：文件簽發后經辦人要按類別編準文號；

要按登記順序依次編號，不要空號和重號；除特殊情況外，不要給擬發而未發的文件留號。

6、成文時間：以領導人簽發日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導人的簽發日期為準。

7、各科室自行負責所擬文稿的打字、校對工作。

校對既要忠實原稿，又要善于發現問題。即使是擬稿人親自校對，也必須以簽發的文件為基準，不得擅自更改。發現原稿確有不當的，須報請簽發人同意后再更改。校對特別要注意標題、引文、人名、地名、數字、標點。校對必須使用統一規范的“校對符號”，所有文稿至少要校對三遍。

8、用印、裝訂、送發：印章是公文制發機關對公文生效負責的憑證。用印時要檢查有無領導人簽字，蓋印的份數要與原稿標明份數相一致。印章要端正，蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日。

裝訂須在左側，要求整齊端正，不缺頁，不重頁，不錯頁，不倒頁，不訂文件內容。

送發文件要求使用標準信封，收文機關要寫全稱或標準簡稱，向市委和市政府機關院內送發文件和向城區內單位送發急件，一般不得通過郵政投遞。急件和掛號要加注特定的標志。密件要加蓋騎縫章，不能用訂書機封口。送發重要文件資料要在發文登記簿上登記，履行交接手續。向市委、市政府報送的文件、材料，直接送市委辦保密室（干部任免方

面的除外）或市政府辦公室機要科。

發文要嚴格控制發文范圍。所發文件除存檔二份，送本局局長、分管領導各一份外，應視內容分送本局有關科室。

（四）行文規則

1、向市委、市政府、省環保局的請示文件，必須一事一報，不得一文數事。請示與報告要分開，不能在報告中夾帶請示事項。要求上級批復的問題，要明確提出，不要用簡報（包括情況反映、送閱件等，下同）代替請示、報告。不得將請示的文件同時下發。

2、屬于黨組職權范圍內的工作，以黨組名義報市委；屬于政府職權范圍內的工作，以部門名義報市政府，除市委、市政府領導直接交辦的事項外，一般不要以組織名義向領導個人報送文件，也不要在向市委、市政府報送文件的同時，又抄報領導同志個人。本局可以對市政府部門、直屬單位和縣區環保局行文，如因特殊情況確需直接向下級政府行文的，應當報經市政府或政府領導同志同意，并在文中注明經政府同意。也可以報請市政府批轉或由政府辦公室轉發。局內設機構除辦公室外，不得向本局機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規范性文件；與相應的其他機關進行工作聯系確需行文時，只能以函的形式行文。

3、除市委、市政府領導同志交辦事項和必須直接報送的絕密事項外，一般不得向市委、市政府領導同志個人報送

公文。直接向市委、市政府領導同志報送的公文一般不得多頭分送，情況緊急確需分送的，應注明已分送的領導同志。向市委、市政府報送落實市委、市政府領導同志批示、指示的情況報告，應同時附上領導同志原批示的復印件或說明領導同志指示的具體情況。

4、請示、報告一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式（但不得抄送下級機關）。同時注明聯系人，聯系電話；向下級機關的重要行文，應當同時抄送其直接的上級機關。

5、代市委、市政府起草的文件和需要市委、市政府批轉的文件，應經局領導審定打印后報送。批轉件要代擬批語，并標明擬印發的范圍。

6、幾個部門的聯合發文，主辦機關排列在前。凡由本局主辦的，用登門會商或召開小型協商會的方式征求協辦部門的意見，對反饋的不同意見應逐條認真研究，再次會商；仍有異議的，主辦部門應列明有關部門的具體意見和依據，作為附件，經有關部門主要負責同志會簽后上報市政府研定。凡由本局協辦的，有關科室要認真研究另紙提出修改意見送分管領導會簽。

滎陽市環境保護局

第三篇：局機關公文處理規章制度

第一章 總 則

第一條 為使局機關的公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，根據國家有關規定，結合廳機關實際，制定本制度。

第二條 局機關的公文處理工作應堅持實事求是的原則，嚴格按國家和本制度的規定進行，做到準確、及時、安全、保密。

第三條 局辦公室主管機局關并負責指導下級單位的公文處理工作，主要任務是：

（一）依據國家有關規定，制定機局關公文處理工作的各項具體規章、制度，并負責組織實施；

（二）負責機局關的收、發文辦理及公文的管理、立卷歸檔等工作；

（三）起草、校核以和局局辦公室名義制發的公文；

（四）負責公文處理中的督促檢查工作；

（五）負責公文處理中的安全保密工作；

（六）對下級單位公文處理工作進行業務指導，組織業務交流和業務培訓；

（七）負責與公文處理有關的其他工作。

第四條 局辦公室負責公文處理工作的人員應具有較高的政治和業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守，刻苦鉆研，樂于奉獻。要熟悉各種辦公自動化手段，努力提高工作效率和質量。

第五條 局機關公文處理工作應當貫徹“黨政分開”的原則，行政公文不得對黨的組織作指示，不處理黨內各種事務。

第二章 公文種類

第六條 公文必須按國家規定的文種行文，公文的種類主要是：

（一）命令（令）

適用于依照有關法律規定發布規章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關人員；撤銷下級機關不適當的決定。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

（三）指示

適用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的原則。

（四）公告、通告

“公告”適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。

“通告”適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉下級的公文，轉發上級機關秒相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免和聘用干部。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。（凡請上級機關指示或者批復的公文，不得用“報告”）

（八）請示

適用于向上級機關請求指示、批準有關事項。（“請示”就是“請示”，不得用“請示報告”）

（九）批復

適用于答復下級機關的請示事項。

（十）函

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批復。（即使是向有關主管部門“請求”批復，也不得用“請示”）

（十一）會議記要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等部份組成。

（一）發文機關應當寫全稱或者規范化簡稱；聯合行文可以用主辦機關也可以用幾家機關的名稱，主辦機關應當排列在前。（文號應編主辦機關的文號）

（二）秘密公文應當分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。文件的秘密等級標注在首頁的右上角，密碼電報的秘密等級標注在首頁的密級欄內。“絕密”、“機密”公文應當標明份數序號。

（三）緊急公文應當分別標明“特急”、“緊急”，標注在首頁右角上，有秘級時，收標注在其下方位置。緊急電報應當標首頁的等級欄內，標明“特急”、“加級”、“平級”。

（四）發文字號，包括機關代字、年份、序號，不般位于發文機關之下，橫格線之上正中位置。年份不能簡寫，置于中括號內。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上報公文，應當標明簽發人姓名，一般標注在發文字號右側。聯合上報的簽發人姓名上下排列，排列順序與發文機關一致。

（六）公文標題，應當準確簡明扼要地概括公文主要內容，一般應當標明發文機關，并準確標明公文種類，標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號，批轉公文，標題應當避免使用重復用語。

（七）主送機關，應當寫機關全稱或者規范化簡稱，位于標題之下、正文之上頂格位置。不便在正文之前列出主送機關的公文，如“決定”、“會議記要”等，主送機關可以列在正文之后。

（八）公文如有附件，應當在正文以后、成文時間之前注明附件名稱，如有二個以上附件應當注明附件序號。附件應當在首頁左上角注明附件序號。附件一般應當與主件裝定在一起，如不能裝訂在一起，應當在附件首面左上角注明主件發文字號。

（九）公文會議紀要外，應當加蓋印章，印章端正蓋正成文時間中上方，上沿不壓正文，底邊在成文時間之下。聯合行文，聯合發文機關都應當加蓋印章，印章從左到右排列，排列順序與發文機關一致。蓋印章的公文一般一再標明發文機關名稱。落款需署領導人姓名的，應當冠其職務。如正文末頁無空白處蓋章，可另加標明成文時間并加蓋印章同時在印章左上方標明“（此頁無正文）”。

（十）成文時間以領導人簽發日期為準，聯合行文以最后簽發領導人的簽發時期為準；電報以發出日期為準。

（十一）文件應當標注主題詞。上報的文件，應當按照上級機關的要求標注主題詞，主題詞標注在文件末頁抄送機關之上。

（十二）公文件的抄送機關標注在主題詞之下、印發機關和印發時間之上。

第八條 公文的文字從左至右橫寫、橫排。印制文件標題一般用2號宋體字，正文用3號仿宋體字，每頁19行，每行25個字。

公文用紙一般為16開型（260×184），涉外公文采用國際標準A4型（297×210）。左側裝釘。

第四章 行文規則

第九條

上行文：向省人民政府、省人大、省政協、國家交通部報告、請示工作。根據工作需要向中央有關部委匯報、請示工作。

平行文：向隸屬單位和地、州、市交通局布置工作，交辦任務，答復請示事項。本局各職能處室不得對外行文，廳辦公室可以對外、對下行文，在職權范圍內向不相隸屬單位行文。

第十條 各行業管理局和二級單位在職權范圍內可對行文，一般不得越級請示工作、不得越權對外行文。

第十一條 本單位可以和同級黨委、軍隊機關、人民團體、行使行政職能的事業單位聯合行文。

第十二條 “請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，除領導交辦事項外，“請示”不得直接送領導個人。

第十三條 報告中不得夾帶請示事項。

第五章 收文辦理

第十四條 收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第十五條 收文應當有專人負責登記。標明秘密等級的公文、上級機關的公文、報送本機關的公文以及代廳擬文稿、會簽文稿、重要的抄送公文，均應編號登記。

第十六條 文件分發應當根據文件確定的發送單位、秘密等級、緊急程度、有無附件等情況，查對清楚，編號登記、封發，機密件和絕密件的封口應當加蓋密封章或貼密封箋，交機要交通部門投送。

第十七條 需要辦理的公文，文秘部門應當及時提出擬辦意見送領導人批示，或交有關部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

第十八條 承辦單位應當抓緊公文辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權范圍或者說不宜本單位辦理的，應當迅速退回交辦單位的文秘部門并說明情況。

第十九條 擬草公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點符號準確，編幅力求簡短。

（三）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題后引發文字號。日期應當寫具體年月日。

（四）轉發公文應當轉發文件的責任者和公文標題。

（五）結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。公文結構層次不宜過多。

（六）必須使用國家法定計量單位。

（七）用詞用字準確、規范。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，并注明簡稱。

（八）二級單位代廳擬稿，應當按公文格式打印或者用方格紙謄正，經領導人簽署上報。（并附報文稿磁盤）

第二十條 公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十一條 公文本機關領導人簽發。重要的或者涉及面廣的，必須由正職或主持的副職簽發；經授權，有的公文可以由辦公室主任簽發。

第二十二條 審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。圈閱要注明時間。

第二十三條 草擬、修改和簽批公文，應當使用鋼筆、毛筆或專用簽字筆。不得在裝訂線外書寫。

第二十四條 公文送領導人簽發之前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合國家法律、法規和方針、政策及有關規定，是否和有關部門協商、會簽，文字表述、文字使用、公文格式等是否符合《國家行政機關公文處理辦法》和有關規定。

第二十五條 上級行政機關的秘密公文，除絕密和注明不準翻印外，經廳領導人或辦公室主任批準，可以翻印、復印，翻印、復印件按機要文件進行管理，密碼電報不得翻印、復印。不得密電明復，明電密電混用。

第二十六條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。絕密級公文不得利用計算機傳輸。

第二十七條 凡主送我廳和雖未明確主送我廳但需我廳辦理的公文，廳收發室應將公文標題、密級、發文字號、發文機關、成文日期、主送機關、份數、收文日期一一登記妥善，保證定期移交檔案室歸檔。同時將公文全文掃描，錄入微機，發送至廳辦公室，處室辦理公文所列事項需要該公文時，收發室應提供復制件。如轉發公文，應將該公文送至辦文處室，并注明公文去向。

第二十八條 廳辦公室應當根據來文內容和輕重緩急，及時提出擬辦意見送廳領導批示，或者發送有關處室、部門辦理。緊急公文應當提出辦理時限。

除特殊情況外，廳領導不受理未經辦公室登記、注批的公文。

第二十九條 對需送幾位廳領導傳閱或傳批的公文，由廳辦公室按一定的順序送有關領導閱知或批示。辦理公文傳閱、傳批應隨時掌握公文去向并作記錄，避免漏傳、誤傳或延誤。除廳領導另有指示外，不應將公文在廳領導之間自行傳遞。

第三十條 經廳領導批示的公文，或辦公室注請各處室、部門閱處的公文，由收發室或辦公室秘書送達，各承辦處室、部門要簽收、登記。

第三十一條 各承辦處室、部門應當抓緊公文的辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本處室、部門職權范圍或者不適宜本單位辦理的，應當迅速退回廳辦公室并說明理由。

第三十二條 送廳領導批示或者有關處室、部門辦理的公文，廳辦公室要負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

第三十三條 公文辦理后要注意保存，每半年清理一次，交檔案室歸檔。廳機關會議資料和外面開會帶回的資料，須在會議結束后一個月內交檔案室歸檔。

第六章 發文處理

第三十四條 凡以本廳名義和廳辦公室名義制發的公文筆調，首頁均應用《湖南省交通廳發文稿紙》。文稿制作后，由主辦單位負責人簽字后經有關處室會簽，再送辦公室核稿。未經辦公室核稿的公文文稿不得直接送廳領導審批簽發。

第三十五條 行文應確有必要，注重實效，控制數量，力求簡短。已開會作了布置和可用電話或當面議定的事項，不行文；會議文件、會議紀要和廳領導在會上的報告、講話，一般不再行文；貫徹上級文件精神，不再制發具體措施的表態性或照抄照搬的公文。

第三十六條 送核文稿應做到符合政策，觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確，文風端正，同時要力求文字精煉，用語規范，格式正確，杜絕形式主義和繁瑣哲學。

第三十七條 廳辦公室應確定專人負責文稿校核工作。文稿校核的基本任務是協助廳領導保證公文質量。文稿校核的內容是：

（一）報批程序是否符合規定；

（二）是否確需行文；

（三）內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級機關的指示精神，是否完整、準確地體現行文意圖，并同現行有關公文相銜接；

（四）涉及有關部門業務的事項是否經過協商并取得一致意見，履行了會簽手續；

（五）所提措施和辦法是否切實可行；

（六）人名、地名、時間、數字、引文、密級、印發傳達范圍、主題詞、抄送單位和文字表述是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種、公文格式是否符合有關規定。

核稿人員應樹立高度的政治責任感和工作責任感，認真學習黨的路線、方針、政策，熟悉本廳業務，熟練掌握文秘常識，一絲不茍，嚴格把關，防止失誤和疏漏。

第三十八條 對確無必要行文的公文文稿，應提出不予行文的建議并說明情況，報分管廳領導審定。經領導批準不予行文的，應終止核稿。

第三十九條 文稿如需作較大修改，應與起草單位協商或請其修改。

第四十條 文稿由辦公室核稿后，應送分管廳領導審閱并簽發，最后送機要室編寫文號。

轉發文件和一般會議通知、事項通知由廳辦公室主任簽發，各處室、部門以處室、部門名義向本省本系統對口業務部門發函，一般由處室、部門負責人簽發，重要的經主管廳領導同意后簽發。

第四十一條 凡與外單位聯合行文的，應由其他單位簽發后，再到我廳會簽。會簽時，先由相關處室（部門）提出意見，再由辦公室核稿，然后送分管廳領導審定。文件內容以我廳業務為主的，編我廳文號；業務以其他單位為主的，由其他單位編文號。

第四十二條 文稿印發后，應將原稿和正稿一式五份送機要室，由機要室交檔案室存檔。

第四十三條 凡本廳產生的公文，印制裝訂蓋章后，由辦文處室（部門）到文印室取回并負責分裝主、抄送和其他送閱單位后交收發室（送）寄。廳機關及附近單位的公文一般直接送達（不通過郵局）。郵寄一般一天一次，急件隨時送寄。

文 印 事 務

第四十四條 廳辦公室打字室、復印室負責廳機關文印事務，原則上不承印私人和外單位文件、材料。廳機關各處室、部門的業務性材料、簡報等，應由各處室、部門自行打印好后，交打字室印制。特殊情況下私人和外單位需在打字室、復印室印制文件、材料，須經廳辦公室負責人同意。

第四十五條 打字室、復印室一般不直接承接各處室、部門的送印任務，需印件應先送廳辦公室，由廳辦公室核定印制數量，統籌安排后，交打字室、復印室印制。催印或發現印制數量、質量上的問題，各處室、部門亦應告知辦公室處理，一般不直接同打字室、復印室聯系。

第四十六條 打字室、復印室應熱情為機關服務，準確熟練地掌握和使用公文排印標準，努力提高文印效率和質量。在保證質量的前提下，對緊急或重要公文應在規定的時間內打印完畢。送印件集中時，應按照輕重緩急，抓緊處理。

第四十七條 復印室應堅持定時開機復印。非急件，每天上午11：00—12：00，下午4：30—5：30，急件經辦公室負責人同意，隨到隨印。

第四十八條 厲行節約。廳機關各處室、部門應盡量減少文件、材料，打字室、復印室應杜絕浪費，熟練掌握速印、復印技巧，嚴格按核定數量印制公文。

第四十九條 廳機關機要工作制度、檔案工作制度另行制定。

第四篇：局機關公文處理制度

公文處理制度

一、收文處理：收文處理一般包括簽收、登記、傳閱、批辦、承辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。（1）所有來文均由辦公室檔案員統一簽收、拆封、登記；（2）來文按黨務、行政兩大類分類，及時送辦公室主任處理。辦公室主任按照領導分工，簽署傳閱意見，送領導閱示后，然后根據領導批示意見，及時送班子其他成員和有關股室閱知承辦。（3）閱文者閱文后，應簽署姓名、時間和具體明確意見。（4）領導開會外出學習、參觀帶回的公文（資料）應當交辦公室作收文處理。（5）對“三密”文件資料，要定期清理，并按時歸檔、清退。所有文件不得擅自拆卸、橫傳、復印，防止出現失泄密現象。

二、文件的起草：按照業務分工由各股室負責起草，由辦公室進行文字把關。

三、黨組文件由黨組書記簽批后方可打印、蓋章；行政文件由局長簽批后方能印制、蓋章。

四、負責擬文的股室和人員應將所有原件和所制公文一式兩份交檔案室，存檔備查。

第五篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章

總

則

第一條

為保證公司公文處理工作的規范化、制度化和科學化，結合公司實際，制定本辦法。

第二條

公司發公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的公務文書，是依法進行公務活動的重要工具。

第三條

公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。

第四條

公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。

第五條

各部門的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領導和檢查。

第六條

綜合部是公司公文處理的管理和執行機構，同時負責指導各部門的公文處理工作。

第七條

專兼職公文處理人員應當認真學習掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應知應會。

第二章

公文主要種類

第八條

公司公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項。

（二）通告

適用于公布公司范圍內應當遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于發布規章、制度，下達任務，轉發上級機關和不相隸屬機關的文件，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關請求指示、批準。

（七）批復

適用于答復下級單位的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（十）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標準、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發單位和印發日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。

（二）緊急公文應當根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”。

（三）發文單位標識應當使用全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦單位排列在前。

（四）發文字號應當包括單位代字、年份、序號。

（五）上行文應當注明簽發人姓名。其中，“請示”應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文

標題中除法規、規章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）印章是公文生效的標志，應當加蓋印章。

（十）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當標注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執行或知曉公文的其他單位，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（十四）印發單位為綜合部，印發日期以公文付印的日期為準。

（十五）會議紀要應在標題之下注明通過日期，通過日期以會議結束的日期為準。“抄報”、“分送”、“抄送”標注在公文版記中的主題詞之下。

（十六）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條

公文中各組成部分的標識規則和公文繕印要求，按有關規定執行。

第十一條

公文用紙一般采用國際標準 A4 型（210mm×297mm），左側裝訂。

第四章

行文規則

第十二條

根據公司的隸屬關系和職權范圍，公司公文主要有三種行文關系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上級主管部門及業務司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。

（二）平行文：向同級或不相隸屬機關、單位呈送的各類文件。

（三）下行文：向各部門下發的各類文件。

第十三條

用公司名義行文的主要內容：

（一）向上級主管部門及業務司局請示、報告工作。

（二）與路內外有關單位聯系工作，商洽問題。

（三）轉發鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關文件，并據此制訂、提出

具體實施辦法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司內重要的機構變動、人員調整及通報、表彰、獎懲事項。

（六）下達和調整各類計劃。

（七）答復各單位重要的請示事項。

（八）其它需要以公司名義行文的事項。

第十四條

行文應當確有必要，注重效用。可發可不發的文件堅決不發；對必須印發的公文應嚴格控制發文數量與發文范圍。凡與公文辦理無關的單位一律不予抄送。

第十五條

公司內各單位之間一般不行文，有事當面商洽解決。公司各部門向公司領導請示工作并需批復的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉呈公司領導，一般只送主管組領導，涉及其他部門職權范圍內的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負責人親筆簽署姓名。

第十六條

重要的下行文，應同時抄送直接上級主管單位。

第十七條

以公司名義下發的公文，凡內容涉及其它相關單位的職權范圍時，行文前對有關問題必須協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權責令糾正或撤銷。

第十八條

各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領導個人行文。

第十九條

“請示”應當一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。

第二十條

除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領導和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章

發文辦理

第二十一條

發文辦理指以本單位名義制發公文的過程，包括草擬、審核、簽發、登記、復核、繕印、用印、分發等程序。

第二十二條

公司發公文稿應使用統一的公司發文稿紙抄寫，并認真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯系電話

欄目。

第二十三條

草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規和方針、政策及其他有關規定。符合公司各項規章制度。如提出新的政策規定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應當根據行文目的、發文單位的職權和與主送單位的行文關系確定。

（四）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（六）結構層次序數，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應當使用國家法定計量單位。

（八）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明其中文譯名。

（九）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

第二十四條

擬制公司發公文，對涉及其他部門職權范圍內的事項，主辦單位應當主動與有關部門協商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應迅即辦理，一個部門最長不應超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負責人應當出面組織協調，經協調仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據、提出建設性意見報公司綜合部轉呈公司領導協調或裁定。

第二十五條

公文稿擬出后，主辦部門負責人應認真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。

第二十六條

公司綜合部在將公文送公司領導簽發之前，應當認真做好審核工作。未經審核的文稿，不得送領導簽發。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的要求，公文格式是否規范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認的，應退擬稿人抄清。審核時對內容的重要改動，應與主辦單位協商，或提出意見，退擬稿人修改。

第二十七條

公司上行文由公司總經理簽發，重要的或涉及面廣的，由主管副經理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經理簽發，涉及重大問題的公文由總經理簽發。簽發人應對公文的內容進行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細節進行必要的斟酌和修改；簽發時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。

第二十八條

經領導人簽發的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應報經簽發人同意。

第二十九條

公文正式印制前，擬稿人應當對清樣進行認真校對后送交綜合部進行復核。校對應對清樣與文稿的一致性負責。復核的重點是：審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。

第三十條

擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

第六章

收文辦理

第三十一條

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條

公司建立收文登記制度，由指定人員統一進行登記、分發。沒有經過公司綜合部簽收的公文，應到公司綜合部補辦登記手續。

第三十三條

需要辦理的公文，文書部門應及時交公司綜合部負責人審閱后，送交主管領導批示，并依據批示迅速交有關單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應明確主辦部門。

第三十四條

收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應當按時限要求辦理；一般公文應在 3 個工作日內辦結，最長不應超過5 個工作日。當超過辦理時限時，主辦部門應及時予以說明。對不屬于自己業務范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應迅速退回公司綜合部。

第三十五條

公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應主動與之協商，會簽；如有分歧，主辦部門負責人應出面組織協商，經協商如仍不能取得一致意見，主辦部門應當說明各方面理據并提出建設性意見，送公司領導協調

或裁定。

第三十六條

公文在辦理過程中傳閱，每發生一次閱辦者的轉移，均要經公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。

第三十七條

審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第七章

公文歸檔與管理

第三十八條

公文辦理完畢，應當根據《中華人民共和國檔案法》和有關規定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條

歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條

聯合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條

公文復制件作為正式文件使用時，應加蓋復制單位印章，視同正式文件妥善保管。

第四十二條

歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。

第四十三條

沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑒別和主管領導人批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應當進行登記，由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。

第四十四條

單位合并時，全部公文應當隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關規定移交檔案部門。

第四十五條

工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。

第四十六條

密碼電報的使用和管理，按照有關規定執行。

第八章

附

則

第四十七條

行政法規、規章、外事等方面的公文，依照有關規定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關規定另行制定。

第四十八條

本辦法由公司綜合部負責解釋。

第四十九條

本辦法自發布之日起施行。