第一篇：OA行政辦公系統用戶操作手冊全解

OA辦公系統用戶操作手冊

一、前言

為充分發揮信息化平臺作用，提高工作效率，學校啟用了新行政辦公系統（OA），將公文處理、表單審批、學校通知公告等業務模塊部署到電子系統上，方便各部門對工作進行信息化、規范化管理。本手冊是學校行政辦公系統軟件（OA系統）的用戶使用手冊，主要是為指導用戶使用本產品而編寫的。希望本手冊能夠幫助您在短時間內對 OA系統有一個概括的了解，讓您親身體驗到它所帶來的方便與快捷。

二、登錄系統

OA行政辦公系統為網絡版，登錄形式簡單方便，只需在瀏覽器中輸入服務器地址，即可訪問系統。目前學校OA行政辦公系統服務器支持內網、外網訪問，無論在學校還是在校外，只要可以上網，即可通過瀏覽器登錄辦公系統進行工作處理。同時OA行政辦公系統配備有手機客戶端，通過下載安裝手機客戶端，亦可登錄學校行政辦公系統處理工作。登錄系統入口如下：

學校官網行政辦公系統入口；

服務器內網地址：http:// 192.168.168.104:5007； 服務器外網地址：http://58.47.177.160:5006； 手機客戶端服務器地址：58.47.177.160:5005。登錄頁面如下：

各用戶的登錄帳號詳見通知，初始密碼為123456，首次登錄系統，請修改個人密碼，防止他人盜用。

三、系統首頁

1.個人空間

個人空間用于展現與個人工作緊密相關的信息，如待辦工作、表單審批、跟蹤事項、我的模板、日程事件、我的計劃、常用文檔等。用戶個人可自行配置，預置的個人空間如圖所示：

個人空間的管理：若單位管理員設定用戶可以自定義個人空間，則用戶自身可對個人空間的管理，進入【個人事務】--【空間欄目】，同樣可以設置布局，并進行欄目設置。如圖，用戶設置個人空間：

四、功能模塊介紹

1.公文管理

本節詳細介紹公文應用部分的具體操作：【發文管理】、【收文管理】、【公文查詢】功能操作。

? 公文處理：第一步：點開待辦列表，選擇要處理的公文，進入處理界面：

? 發文管理：用于完成發文件箋的擬文、審核、審批（或會簽）、簽發、復核、封發和歸檔的處理過程，形成公文單與正式公文。所有這些處理節點的名稱和權限，用戶均可自行定義，由此保證了系統的靈活性。同時提供公文的催辦、督辦等操作，保證公文流轉的嚴肅性。發文管理首頁如下圖：

功能鍵：

【擬文】具有發文擬文權的用戶才顯示【擬文】按鈕，進行公文文稿的起草?！疽寻l】列表顯示已經發送出去的公文。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】過的公文?！疽艳k】列表顯示當前節點已經辦理完畢的公文。擬文操作步驟：

? 第一步:點擊【調用模板】，選好模版之后點擊確定，直接調用公文發文流程模板。如下圖：

? 第二步：填寫發文單。根據設置的文單信息進行填寫，如文件標題等信息。送往單位可以自行選擇。

? 第三步：書寫公文內容。點擊【正文】，系統支持word、excel、wps等格式，也可以點擊左上角【文件F】，直接選擇打開本地文件，或者可以直接在編輯頁面編輯內容，編輯完成，點擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出。如下圖編輯正文：

? 第四步：按實際需要增加附言和附件。點擊【發送】，即可發送到下一個節點的人員。

? 收文管理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節點的名稱和操作權限，用戶均可自定義。收文管理首頁如下圖：

【收文管理】頁面下各功能鍵說明如下：

【待登記】對公文進行登記，可以通過【登記紙質公文】來進行公文登記?！敬l】暫時不想發送的公文被保存在這個列表中?！疽寻l】已經發送出去的公文保存在這個列表中。

【待辦】列表顯示未處理的公文，可以進行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作。

【在辦】列表顯示【暫存待辦】后的公文。

【已辦】已經辦理了公文操作的文件保留在這個列表中。

操作步驟：點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進入收文管理界面，? 第一步：登記。點擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過待登記公文列表，選擇公文，點擊【登記】，按以下步驟進行公文登記。

? 第二步：收文處理：文件登記發送后，下一個進行公文辦理的人員會收到公文的提示信息，在系統的首頁的【待辦事項】中顯示該公文。辦理人員可以直接點擊打開進行辦理，同時在公文管理中【收文管理】的待辦事項中也列出了所有要辦理的公文。辦理者可以對文件內容以手寫批注，手寫批注等方式進行文件的批閱，批示等操作。

2.會議管理

會議是針對某些議題進行討論、研究和解決的過程，起到溝通信息、協調關系、集思廣益、制定計劃、科學決策的目的。會議管理將會議通知，召開過程以及會議紀要集合在一起，規范了工作，協同提升了工作效率。會議管理涵蓋了視頻會議，會議紀要，登記會議室，會議室使用統計等功能，達到靈動管理，高效工作之目的。

功能菜單：包括【會議安排】、【待開會議】、【已開會議】、【會議資源】四個子菜單。會議室申請操作步驟：點擊菜單【會議管理】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

? 第一步:申請會議室,點擊【會議資源】-【申請會議室】頁簽，打開會議室申請頁面；

? 第二步：點擊“會議室”輸入框，彈出會議室選擇窗口，鼠標拖動選擇空閑區域，如圖：

? 第三步：會議室選擇窗口點擊【確定】按鈕，選擇的會議室和對應的時間會自動錄入會議室申請信息，如圖：

? 第四步：點擊確定完成會議室申請操作。待會議室審核員審核通過后，即可使用。

新建會議操作步驟：點擊菜單【會議管理】-【會議安排】，點擊新建會議，進入新建會議頁面，填寫相關會議信息，點發送即可。如下圖：

3.文化建設

文化建設模塊是單位內文化建設的發布平臺，也是學校內部員工交流溝通的平臺。如學校發布公告、通知，值班安排，校歷、作息時間表等。

操作說明：點擊頁簽【單位空間】進入通知公告頁面，或者點擊菜單【文化建設】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。公告類型、公告管理員和公告審核員由管理員設定，管理員可對該類型的公告進行歸檔、刪除、置頂、設置精華貼等操作，并可將該類型的發布權授予其他普通用戶。普通用戶可以查看單位空間各模塊內容，被授權的用戶具有發布信息的權限。

發布通知公告操作步驟：

? 第一步：點擊橫向菜單【文化建設】，選擇【公告】下的【單位公告】或【部門公告】。

? 第二步：選擇一個公告板塊，點該板塊下面的【發布公告】按鈕。? 第三步：點擊【新建】按鈕，編輯通知標題、發布范圍、公告格式等內容。

? 第四步：點擊發布，發布通知。

4.文檔中心

文檔中心應用于單位、個人管理文檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公文的查詢，支持自定義文檔庫，提供文檔推送到單位、個人的學習區及文檔中心等功能。文檔中心包括【我的文檔】、【單位文檔】。

我的文檔：存儲個人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動、查詢等操作；支持文檔發送到個人空間，支持轉發協同和郵件。

新建文檔夾的操作步驟：

? 第一步：單擊【新建—文檔夾】，彈出新建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱。? 第二步：單擊【確定】，在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：

? 第一步：單擊【新建】，出現下拉菜單，選擇要新增的文檔類型。? 第二步：進入文檔編輯界面，填寫名稱、高級屬性、編輯正文，上傳本地文件及關聯文檔，保存退出。

? 第三步：編輯要修改的文檔，進行修改，保存。上傳文件的操作步驟 ：

? 第一步：點擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對話框。? 第二步：點擊【瀏覽】，選擇本地要上傳的文件，確定。

單位文檔：單位文檔主要用于學校各部門存儲各自的文檔，由學校的單位文檔庫管理員管理及向下授權；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應操作類似。

查看歷史公文步驟：點擊菜單【文檔中心】-【單位文檔】，進入文檔中心，選擇單位文檔，查看相應的歷史公文。如下圖：

5.協同工作

協同工作是個人、團隊、組織之間傳遞信息和執行組織管理規則的事務處理工具，用它來完成事務的發起、處理和管理，并記錄事務的發展過程和結果，由人通過流程規則來完成事項的辦理，并支持規則的成型和管理,協同工作一般用來進行非公文類業務的處理，如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門工作計劃、工作總結匯報等。

功能菜單：包括【新建事項】、【待發事項】、【已發事項】、【待辦事項】、【已辦事項】、【督辦事項】子菜單。

操作步驟：點擊菜單【協同工作】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

【新建事項】 ：以調用模板方式或自建流程方式來發起一項跨組織的協同工作。選擇【協同工作】【新建事項】，進入新建事項界面；或者通過左側快捷鍵【新建】【新建協同】進入新建事項頁面，如圖所示：

? 新建事項中的具體操作：（以自建流程方式新建協同的具體操作）

? 第一步：依數據項的說明，在新建事項界面，填寫協同標題、正文信息等。? 第二步：建立流程，點擊流程輸入框中的<點擊新建流程>，在彈出的選人界面，選擇接收人員。

在下拉框中顯示系統設置的所有組織結構，有部門、組、崗位、外部人員、關聯人員五個選項卡顯示對應的信息；左邊區域羅列該組織的所有人員；右邊區域是選定需要在協同流程中執行的人。鼠標點擊左邊區域，選擇部門，根據選定的組織人員，選擇人員，按【→】，選定到執行人區域。如果直接選擇右邊的【→】，表示整個部門被選定；按【↑】【↓】進行已選項順序的調整。根據工作的具體情況選擇【并發】、【串發】。

1、并發：發起人發起流程后，各節點同時收到信息。

2、串發：發起人發起流程，流程中每個節點依次處理（上一節點處理完畢后，下一節點才能收到）。

流程中如有需要調整的地方，可選中某個流程節點進行修改，如【增加節點】：可以在當前節點后面增加一個或多個節點，也可以在會聚節點后面再增加新節點，可增加空節點?！緞h除節點】：可以刪除選中的節點?！咎鎿Q節點】：可以重新選擇該節點人員或部門?！竟濣c屬性】：可以對選中的節點權限進行修改。修改完成后，按【確定】按鈕，確認流程后，自動退出該頁面，回到【新建協同】操作頁面，同時流程節點的信息顯示在數據項【流程】中。

? 第三步：根據工作情況，可以將該事項選擇預歸檔，選定預歸檔的目錄，協同發送后，該協同會自動歸檔到預歸檔目錄里。

? 第四步：根據工作需要，設定其他數據信息，設置流程期限、提前提醒、關聯項目、高級數據項設置等。

? 第五步：點擊【發送】，所建立好的協同事項進行處理發送，頁面自動跳轉到已發事項下，發送后的協同顯示在已發事項列表頁面中。? 以調用模板方式新建協同的具體操作：

用戶新建協同時，可以直接調用已經建立好的系統預置的模板和個人建立的模板。其中，系統模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創建，用于解釋組織的管理規則，實現規范化管理；個人模板是個人對常用的流程和格式的存儲使用，可減少工作量和增加易用性。?

第一步：在【新建事項】頁面，點擊【調用模板】，彈出調用模板網頁對話框。?

第二步：在左邊列表中選擇模板，如選擇表單模板中類別下的行政審批【公務接待清單】，點擊【確定】按鈕。

? 第三步：選擇的模板將顯示在新建事項中，包括標題信息、流程信息。? 第四步：用戶可以根據需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數據項。

? 第五步：點擊【發送】，所建立好的協同事項進行處理發送。發送之后該協同顯示在已發事項列表中。

已發事項：系統列出當前用戶所有已經發出的協同事項，可以實時查看協同處理情況及處理人員意見，可以給未處理人員發送催辦消息；還可以對已發協同進行轉發、歸檔、撤銷流程、重復發起、刪除等操作。

待發事項：存放新建協同事項過程中【保存待發】、或被處理人【回退】、【撤銷】、【指定回退】的協同事項。用戶可以對已創建但尚未發出的協同事項進行查看、編輯、發送、刪除等操作；也可將該事項以協同或郵件的形式轉發給相關的人員。待辦事項：主要是查看、處理待辦協同事項，以及通過關鍵字對待辦事項進行查詢。用戶可以對接收到的協同進行流程查看，可以進行轉發、加簽、知會等處理操作，并可以對其他處理人的意見進行回復。

已辦事項：支持用戶對已經處理的協同事項處理情況進行查看，也可對該事項進行轉發、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。

督辦事項：督辦是保證政府、機關、事業單位政令暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進工作作風的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責任到人，做到事事有人承辦、有人負責，避免推諉扯皮，提高工作效率。協同督辦由協同發起人設置督辦人員，可以在新建協同事項頁面、已發事項頁面設置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。

6.計劃日程

計劃日程：計劃日程用于制定工作計劃、工作任務、安排工作事件。計劃管理的目的在于和領導與同事之間，明確目標達成共識，有步驟可檢查地去完成各階段的任務。日程事件不僅對個人時間做有效管理，也是為了和其它同事達成協調的需要。功能菜單：包括【時間視圖】、【工作計劃】、【日程事件】子菜單。? 【時間視圖】：時間視圖可以直觀地看出時間的具體安排情況，可以從日視圖、周視圖、月視圖分別看出某一天、某一周以及某一月的時間安排情況。? 【工作計劃】：用于建立個人目標計劃、查看他人報送給“我”的計劃以及進行表單計劃的查詢和統計，包括【我的計劃】、【他人計劃】兩個頁簽。? 【日程事件】：用于安排日常的工作事項?？梢越€人的、安排他人的，或委派事件給他人。系統是從起止時間、重要程度、優先級、工作類型等幾個緯度幫助用戶提升時間管理能力。

同時，通過事件的公開屬性，使相關成員知曉該事件，達到信息溝通與協作的效果，避免時間安排上的撞車。包括【個人事件】、【共享事件】、【事件視圖】、【統計】四個頁簽。

操作步驟：點擊菜單【計劃日程】，出現功能列表，根據操作需要，選擇相應的子菜單。

五、系統設置

菜單設置：設置系統菜單欄菜單顯示、菜單順序等。如圖：

個人事務：用于對個人信息、日常事務進行管理，包括對個人登錄密碼修改、消息提醒設置、系統菜單導航設置等功能。功能菜單：包括【應用設置】、【關聯應用設置】、【欄目設置】、【首頁設置】、【個人設置】等五個子功能模塊。如下圖：

六、支持與服務

各用戶如在系統使用操作過程中遇到問題，可以同事之間相互請教指導或聯系系統管理員協助解決。

第二篇：OA辦公系統之全觀察

OA辦公系統之全觀察

OA顧名思義即Office Automation。所謂的辦公自動化在大多數中國企業中似乎并不陌生。但真正可以高效利用OA辦公系統的企業寥寥無幾。究其原因，主要還是由于對OA的理性認知上出現偏差。

OA顧名思義即Office Automation。所謂的辦公自動化在大多數中國企業中似乎并不陌生。但真正可以高效利用OA辦公系統的企業寥寥無幾。究其原因，主要還是由于對OA的理性認知上出現偏差。對于什么是OA辦公系統，業界眾說紛紜，始終沒有形成一個公認的標準化完整概念。主要因為中國企業信息化發展進程突飛猛進。對于OA的描述及其具體功能都在不斷更新擴充。因此說OA的概念是不斷延伸的，是隨著信息化和互聯網技術的發展不斷升級的。

0A辦公的發展階段

辦公自動化的發展經歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟件實現的文字處理是第一個階段，這個階段大概在80年代到90年代初，大家主要是實現文字處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是局域網的出現，局域網和關系數據庫實現了文件共享、信息共享，這個應該在90年代的初期；第三個階段，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第四個階段，即協同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統作為整個組織內部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯網網站）。與組織內各個業務系統進行集成，數據集中展現。

OA辦公系統的簡明闡釋

現階段的OA系統是指處理公司內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。它可以使企事業單位內部人員方便快捷地實現信息共享，高效協同工作；改變以往復雜、低效的手工辦公模式，實現迅速、全方位的信息采集處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。OA辦公系統并不是孤立存在的，而是與企事業單位其它各類管理系統（如電子政務系統、電子商務系統、CRM系統、進銷存系統、財務系統）密切相關、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統生命力及作用是薄弱的，只有協同OA才能具備卓越的管理能力，從整體提升企業的工作效率。

文章轉自：http://

第三篇：OA辦公系統

OA辦公系統

任務一

登錄、個人設置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機客戶端。三種方式可以單獨使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網址：http://www.tmdps.cn，單擊網頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點擊登錄，即可進入“管理信息系統”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標首頁，點擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設置

進入到企業工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應首先進行密碼的更改。為了方便后續登錄和使用，還可以進行手機及郵箱的綁定設置。

1、手機綁定 通過個人設置的個人信息欄目，將手機號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機綁定的好處是可以使用手機號作為登錄帳號來進行登錄，同時也可以方便后續使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統提醒。在個人設置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點擊“申請綁定”，系統會給您的郵箱發送一封確認郵件，當您通過了確認郵件的認證后視為綁定成功?？蓞⒄丈蠄D。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業必不可少的聯系工具，大部分企業還在使用著紙質通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業通訊錄的管理和維護帶來一定的困難。

今目標平臺中的通訊錄模塊是針對企業內部聯系人的網絡通訊錄，能夠清晰的根據企業組織結構展示成員的聯系信息。

1、通訊錄的生成

今目標中的通訊錄是隨著組織結構的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創建。新員工入職、崗位發生變化時只需要由管理員來統一修改，就可以同步更新到企業通訊錄中。個人修改了自己的手機號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機客戶端和郵件通訊錄等相關聯系人信息都會即時同步更新，無需重復修改。

目前通訊錄只限于企業內部聯系人，還無法添加外部聯系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業通訊錄模塊下查看聯系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯系人頭像、手機端組織結構列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業通訊錄模塊下，點擊企業成員姓名后會出現員工資料彈出框，此時再點擊姓名并在下拉菜單中選擇“發消息”或“發郵件”，可實現與聯系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養成良好的工作習慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結。

工作開始之前先明確一天的工作內容，這樣可以避免被無關工作分散精力，影響目標的達成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結束之前，利用小結整理一下工作中的經驗和教訓，日積月累形成自己的資源庫，在年終進行工作總結時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當天的工作日志隔天后將不允許進行編輯。如果有需要，可以通過“補充日志”進行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人?？墒?用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設置共享后，系統會給共享人自動推送一條系統消息，提醒對方及時進行查看。

對備忘還可以設置時間提醒，到設定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標中的溝通功能主要應用于企業內部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點。

您不用再擔心換了電腦和工作地點后找不到溝通記錄的情況發生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機客戶端和瀏覽器端均實現了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進行介紹。

1、如何進行溝通

通過今目標平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設置為登錄狀態。只有在登錄后才可以看到組織結構成員并進行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業內部同事以及指定的友好企業聯系人。目前實現了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態才可進行。

2、發送廣播消息

廣播消息是一種消息的發送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態，可以任意選擇企業內部的聯系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設置為要求對方回復確認，對方收到后需要給發送人一個回執，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發送文件

在瀏覽器端發送文件是服務器轉發的形式，也就是說所傳送的文件會在服務器保留備份，您可以在系統文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標所產生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認情況下自己只能查看與自己相關的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權”的情況下，還可以查詢職權范圍內其他人的溝通內容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業中的工作文檔往往分散在不同的地點，不同的人員手中，由于缺少系統化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標中的文檔可以對工作中產生的電子文檔進行管理，所有上傳到今目標平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統文檔、最近的文檔和企業文件柜。

（一）企業文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進行分類管理，并且希望在任何地點都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業文件柜功能。

企業文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業文件柜中上傳的文檔不會出現在系統文檔中，并且允許刪除。

企業最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨添加不同的成員以及賦予不同的操作權限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權限進行設置，通過權限來控制在文件柜中的操作。

2、企業文件柜的權限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負責：可以對所負責的文件柜進行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進行刪減和調整權限。

通知：通知不是權限，勾選后會向當事人發送一條通知消息。

文件柜管理權：該權限需要在職務權限中賦予，擁有此權限后可以創建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業中傳統的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據需要簽核處理，效率十分低下。

今目標中的審批是網絡化的審批工具，可以滿足企業多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經設置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統中給出的類型。

申請內容需要由申請人手工輸入，與傳統的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業中有規范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當第一級簽核結束后會自動轉到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當審批流程中的級別設置為某一職務時，系統會將隸屬于該職務下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進行審批的人員。

申請提交后，系統會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進度。

2、修改申請

審批申請提交后將不能撤回和刪除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進行修改和再次提交。

3、批復

審批人收到系統提醒后，進入到“我的審批”中對待處理的申請進行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續選擇審批人，如不繼續選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達到目的，申請人和審批人都可以進行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進行查看。

三、主線

主線是今目標中的獨有功能，通過主線可以將今目 標平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統一匯集在一條主線下，在團隊成員之間進行信息共享，讓參與人了解到事情發展的來龍去脈。情景一：有些工作內容只發生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續引用的內容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應勾選“通知參與人”。主線創建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點擊工作框的 展開可引用的模塊圖標，將自己平臺上的內容以及自己職權范圍內可見的內容引用到當前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內容才會出現在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內容可以進行編輯和刪除，參與人可以進行回復并提醒到相關人，以此實現了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經理在審批員工發來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設置的權限？

6、公司小王發出審批申請之后，發現寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內容可以本地引用？

任務三 項目、任務、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權”，所以只要用戶的職務中具有此權限都可以建立項目。管理員可以根據企業實際需要將此權限賦予給對應的職務即可。

（一）新建項目

各項目負責人都具有創建項目的權限。創建過程：

1、選擇“項目”

2、點擊“新建項目”

3、進入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進度、負責人（默認為創建人）、參與人。如下圖：管理信息系統項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學。

4、提交后，系統將會給所有的參與人發送一條系統提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動。可以點擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創建人而不是負責人，可以通過“分配項目”來重新指定負責人。

此操作需要具有項目管理權，在擁有此權限的情況下，即使不是您創建的項目也可以進行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務及多個負責人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標的達成。

只有負責人才可以建立子項目，每個子項目都可以設置不同的負責人，根項目的負責人有權利變更子項目負責人。

（四）項目協商

對項目執行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關鍵因素。例如，項目進行中已經出現了問題，但執行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經到了無法解決的地步。

項目中的協商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發表協商，將執行中的各項問題或者進度等進行匯報，提交后協商內容會通過系統提醒自動推送到負責人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進展及給出相關反饋。

（五）項目文檔

項目在執行過程中會產生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態過濾”出已撤銷的項目，并進行恢復。

二、任務

除了那些需要多個部門協同、執行周期長、內容復雜的大項目工作，在企業中，還有大量常規工作以及臨時的小任務等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導致任務完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務

通過任務管理，可將常規工作以及臨時的小任務派發給某參與人。當有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務” 創建一張任務表單。要求創建人將需要完成的工作內容及需要 達成的結果進行描述，并為該項任務選擇完成的時間點及負責人等。

操作步驟：

1、選擇“任務”選項卡

2、點擊“派任務”

3、提交后，該項任務為待接收狀態。任務中的負責 人將會接收到來自系統的一條提醒消息，告知當前 有項任務由自己負責來完成。

4、負責人進入到該項任務頁面后，可以選擇“接收任務”或者“拒絕任務”。接收任務后，該項任務顯示為進行中狀態，表示該項任務正式開始執行，系統將自動提醒任務創建人和參與人。選擇拒絕任務后，該項任務直接退回到創建人處。

（二）執行任務

任務的執行過程可以通過“添加任務事件”來進行記錄。

對于執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務中的“討論區”快速發起參與人之 間的主題討論，提交的內容會自動保存在討論區中，方便日后對該項任務的查詢和回溯。

任務過程中會產生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區”來保存與此項任務相關的所有文檔。

在“任務看板”下會按時間先后順序顯示關于此項任務的所有活動項，匯集了來自任務事件、討論區和文檔區的所有內容。

（三）完成任務

任務完成后，需要由負責人來進行任務總結并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務為待審核狀態，需要由任務的創建人“處理審核”。任務創建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務完成，不同意則重新退回到負責人處繼續進行。

（四）撤銷任務

任務創建后不允許刪除，只能由任務創建人進行撤銷的操作，任務撤銷后將不允許其他人再向任務中添加內容，已撤銷的任務允許“恢復任務”。

三、知識

企業在長期的經營過程中積累了不少的智慧和經驗，但由于缺少規范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業中人員離職經驗流失，相同的錯誤重復出現等問題。知識模塊就是幫助企業來構建企業的知識庫，實現知識的沉淀、共享和學習。

1、知識庫管理

在使用知識前，應先設計好知識庫的架構，根據企業需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標簽。方便后續新建知識時可以準確的提交在對應的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創建知識標簽，用于區分知識類別。當知識分類中已經存在知識點時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認企業中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業中具有知識審核權的人審核后才能發布，如果企業將知識設置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標平臺的評閱日志、計劃，項目協商，論壇等模塊下的內容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當企業的知識發布設置為需要審核時，則具有知識管理權的成員將負責審核知識的發布。在“審核知識”頁簽下顯示待發布的知識，管理員可以對知識進行發布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創建項目的權限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經理讓手下小王建了一個項目，但總經理想看到整個項目的進展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經理讓手下小王派任務給小李，但總經理想看到整個任務的進展情況，小王該怎么做？

8、任務可刪除嗎？

9、任務執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進行？

10、任務事件的作用是什么？

11、修改任務中的參與人應怎么做？

12、哪些人可以派任務給別人？

13、今目標的哪些模塊內容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內容是不是所有人都可以看到？

第四篇：A8系統用戶操作手冊

A8系統用戶操作手冊

目錄

前言..................................................................................................................................................3 第一章

系統登錄...........................................................................................................................4

1.1 登錄方式.........................................................................................................................4 1.2 系統登錄.........................................................................................................................8 第二章

日常工作...........................................................................................................................9

2.1 系統框架.........................................................................................................................9 2.2 空間門戶.......................................................................................................................12 2.3 個人門戶.......................................................................................................................13 2.3.1 常用欄目............................................................................................................13 2.3.2 欄目配置............................................................................................................14 2.4 日常工作.......................................................................................................................15 2.4.1 如何進行工作匯報、請示................................................................................15 2.4.2 如何處理事項....................................................................................................23 2.4.3 如何填寫表格....................................................................................................28 2.4.4 如何處理表單模板............................................................................................33 2.4.5 如何查看、處理公文........................................................................................35 2.4.6 如何查詢文件....................................................................................................39 2.4.7 如何保存文件....................................................................................................40

前言

本操作手冊服務于普通終端用戶，內容涉及系統登錄、日常工作、常用功能等。用戶可按操作手冊截圖一步步操作，實現系統登錄、日常工作辦理、常用功能測試。產品功能模塊較多，本操作手冊只針對普通用戶日常工作中常用的工作模塊及操作進行說明，很多功能點及功能菜單都不做詳細介紹，我們期望通過本手冊能保障普通用戶日常工作的順利開展。

第一章

系統登錄

1.1 登錄方式

系統通過瀏覽器來登錄，登錄地址如下： 內網登錄網址：http://10.10.4.48 外網登錄網址：http://oa.dtcec.com 打開瀏覽器，將登錄地址輸入瀏覽器即可進行登錄首頁，如下圖：

注：系統首次登陸時，請提前完成IE瀏覽器安全設置，將http://10.10.4.48 添加至瀏覽器安全站點，安全站點自定義級別將ActiveX相關選項全部啟用，禁用彈出窗口阻止程序即可。

相關順序及圖片: 1.打開瀏覽器，點擊右上方工具，點擊Internnet選項；

2.Internet選項窗口彈出后，點擊上方安全選項卡，到達下方頁面；

3.單擊站點按鈕，彈出可信任站點對話框，向內輸出http://10.10.4.48 進行安全站點添加；

4.單擊自定義級別按鈕，彈出自定義安全設置窗口，下拉滾動條，將ActiveX控件和插件相關選項，設置為啟用狀態；

5.下拉滾動條，將“使用彈出窗口阻止程序”，設置為禁用狀態，點擊確定保存即可。

如系統內存在A6精靈時，請至C:WINDOWSsystem32A6Wizard目錄下，雙擊執行UNINSTALLA6WIZARD.BAT批處理程序，完成A6精靈卸載。

1.2 系統登錄

內網登錄：在IE中直接輸入網址：http://10.10.4.48；

在登錄前，請點擊登錄頁上方輔助程序安裝，安裝系統運行所需的插件，如下圖標紅處：

點擊“輔助程序安裝”，出現如下界面：

全選安裝。

安裝時系統提示“請關閉IE”，按要求關閉瀏覽器（除上圖窗口外，關閉所有打開的IE窗口），然后進行安裝。

安裝完畢后，輸入用戶名密碼登錄。

注意：如果是非Administrator用戶，請切換到系統管理員執行。

第二章

日常工作

該部分主要介紹在登錄系統后，我們通過這套系統如何開展工作、如何處理工作。本章將圍繞這一部分介紹系統常用功能及操作方法。

2.1 系統框架

在登錄后，我們將看到這樣的界面（如果您是首次登錄，系統會提示您修改密碼，點確定進入修改界面，進行密碼修改）：

在這個頁面上，我們通過不同顏色來區分整個頁面的框架。

? 紅色：logo顯示區，在這里呈現了單位的名稱，單位的圖標，在該部分右側的“個人空間”、“單位空間”代表不同的門戶，每一個門戶里面放置的內容不同，門戶我們在2.2節具體介紹。

? 黃色：主菜單，這里呈現了系統的菜單，由于長度有限，顯示不出來的菜單我們可以通過點擊后面的“》”來查看。后面的輸入框是全文檢索框，如果需要查找系統內的信息，如檢索“合同”，在這里輸入“合同”，點搜索，系統就會查找符合這一關鍵詞的信息，同時界面會跳轉到全文檢索頁面。

? 藍色：系統工作區，在這里系統的主要工作區，常用的工作信息都在這里進行顯示。每一個四方形的格子稱之為欄目，在登錄后，如果您看到的欄目信息和截圖有差異，無須質疑，這個工作區顯示的欄目是可以自由配置的，在2.2.1我們將帶你一起打造屬于自我的個性空間。? 紫色：這里是快捷菜單，當我們打開相應的主菜單時，該主菜單就會的子菜單就會在這里顯示，同時下面有個面板，這個面板也是一種快捷方式，可以快速打開一些常用功能，該面板是可以自由搭配的，詳細配置請查看2.2.1。

? 數字：在logo正文的藍色數字是我們的即時交流工具，類似于一個網頁版的內部QQ。點擊藍色的數字（這個數字是當前在線的人數），會出現以下頁面：

左側展示了我們整個單位的組織架構，右側為當前部門的在線人員，雙擊姓名，即可進入即時聊天界面，如下圖紅色部分：

點擊上方的顯示離線人員，會顯示出整個部門的人員，同時會以灰色表示。除了支持單人聊天，也支持多人聊天，類似于QQ群，通過點擊左上角部門旁邊的討論組，可以創建群組。

2.2 空間門戶

在2.1節時我們介紹了門戶的概念，在這節我們詳細的解釋這個名詞。在系統中不同的門戶代表了不同的信息分類，換言之，我們通過門戶將信息歸類，從而方便我們去查找、處理。

系統默認包括三個門戶，即個人空間、部門空間（需要部門管理員啟用，如無，則未啟用）、單位門戶。不同的門戶放置的信息不一樣。如個人空間，放置的主要為跟每一位員工每天上班息息相關的內容，如待辦工作、我的模板、跟蹤事項、日程安排等，而單位門戶則主要放置單位新聞、單位公告、單位通知、單位討論等內容。如此，當我們每天上班時，通過個人空間就知道自己今天有哪些事情要辦理，開展一項工作從哪里進入，在哪里查看自己的工作日程等，通過單位空間就可以看到單位發布的最新新聞、公告、通知、調查、討論等。通過這樣一種方式我們將信息分類，提高每一位員工的工作效率與工作質量。

當前，無論個人空間還是單位空間，都是可以自由配置的，單位空間由單位空間管理來配置，普通用戶只需要瀏覽即可，而個人空間，則是每一位員工可以 12

親自操刀，根據需要隨意配置的。

2.3 個人門戶

前面我們已經介紹了門戶的概念，這一節我們重點來介紹一下個人門戶，對常用的幾個欄目功能進行介紹，同時教會大家如何配置自己的門戶空間。

2.3.1 常用欄目

? 待辦工作

工作區顯示的第一個欄目一般為待辦工作。顧名思義，在這里將呈現當前登錄人員需要辦理的所有事項，如常用的流程、協同（可理解為內部郵件）等。上班的第一件事就是對待辦工作進行處理，通過點擊每一條待辦工作，我們就能進入相應的處理界面，在后面的章節我們詳細介紹如何來處理這些待辦事項。

? 我的模板

日常工作中我們會用到大量的紙質表格，如費用報銷，我們要填寫費用報銷單據，出差我們要填寫出差申請單，這樣的紙質單據，我們將其做成下圖的電子檔：

這些電子檔就是我們所謂的模板，我的模板欄目里面放置的就是當前登錄人員權限范圍內可以使用的電子單據。公司所有發文模板、收文模板、表單模板等

都根據相應的權限已授權給每個賬戶。

? 跟蹤事項

在流程處理過程中我們設定為跟蹤的事項都會在這里進行顯示，凡是被跟蹤的事項，流程處理過程中任何人所做的處理，系統都會給出消息提示，以方便人員實時了解事件的處理情況。

2.3.2 欄目配置

通過菜單“個人事務”---“空間欄目配置”，我們可以對個人空間的欄目內容、欄目排版、欄目順序進行調整。

點擊空間欄目設置，會進入到如下界面：

通過點擊添加欄目，可以根據需要添加相應的欄目，不需要的欄目，將鼠標移至欄目名稱后面，點叉號可將其移除。按住鼠標左鍵不放進行拖動，可排列欄目的顯示順序。操作完畢后點確定保存。

2.4 日常工作

日常工作部門我們著重講每天的工作如何開展，如何通過系統進行工作的匯報、請示、跟蹤，如果通過系統檢索文檔、查找信息。

2.4.1 如何進行工作匯報、請示

日常工作中，很大一部分工作量是寫報告、文件做請示，這樣頻繁的內部信息交互沒有一個便捷通暢的平臺做支持是比較麻煩的，因為面臨一個很重要的問題，被請示對象時間的不確定性，往往我們拿著一份文件辛辛苦苦的跑到相關部門，卻發現領導人或相關人員在不，如果需要請示的領導不止一個，就需要挨個部門跑，那么這份請示批辦下來將會耗費大量的時間、經歷，同時，各種紙質文件的打印無疑也是一種資源浪費。

那么通過這套系統我們如何來進行工作的請示、匯報呢？

點擊上圖標紅處“協同工作”點擊第一個菜單“新建事項”，或者在左邊“我的快捷“新建事項”，出現如下界面：

通過協同工作---新建事項，我們就可以進行工作匯報了。

協同，即單位內部人、事件、資源三者之間的協調，一個人處理某件事情，需要調配相應的資源，我們將這一過程稱之為協同。我們可以簡單的理解協同為單位內部的電子郵件系統，只是它比郵件系統要強大許多，那么我們現在開始體驗協同吧。

點擊新建事項，打開上圖界面后，我們來舉例講解如何發起協同、處理協同。舉例：關于某某工作的請示，處理人合規部周總。

我們先來看一下這個頁面的構成。

紅色為常用的功能按鈕，黑色部分主要是附加屬性，如事件的重要性等，墨綠色部分為正文輸入區域。

【發送】將建立好的協同事項，按照流程發送，事項進入協同工作的【已發事項】列表中；當前頁面跳轉到【已發事項】頁面。

【保存待發】將協同事項進行保存，不進行發送，事項進入【待發事項】列表中，當前頁面跳轉到【待發事項】頁面；用戶可在待發事項中對協同進行修改并發送。

【存為草稿】將協同事項進行保存，不進行發送，事項進入【待發事項】列表中，當前頁面不跳轉，還是【新建事項】頁面；用戶可在待發事項中對協同進行修改并發送。

【存為模版】將協同保存為【協同模板】、【格式模板】、【流程模板】三種方式，【協同模板】用于規范固化的管理或業務行為，包含了正文模板和協同模板?！靖袷侥０濉坑糜谝幏缎形母袷?，有HTML、Word、Excel、WPS文字、WPS表格和表單六種模式?！玖鞒棠０濉坑糜谝幏杜c格式無關的審批或業務流程。

【調用模板】直接調用已經建立好的系統預置的模板和個人建立的模板。其中，系統模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創建，用于解釋組織的管理規則，實現規范化管理；個人模板是個人對常用的流程和格式的存儲使用，可減少工作量和增加易用性。

【插入】插入本地文件：添加本地計算機或網絡計算機保存的文檔；插入關聯文檔：添加A8系統內保存的文檔。

【正文類型】提供5種正文類型：標準正文、Word正文、Excel正文、WPS文字、WPS表格。

【打印】協同事項在新建完成后未發送前可以進行打印操作，以紙質文件保存查看。

【編輯流程】通過選人界面方式建立流程，或對已建立的流程進行編輯，可以批量修改自由協同的節點屬性、處理期限。

我們將舉例內容進行輸入，形成下圖：

在這里我們輸入了標題、內容，如果該事件比較緊急，我們可以選擇標題后面的緊急程度，不同緊急程度的事件在發送出去后在被請示人的待辦事項中顯示方式不同，“普通”只是單純的標題，“重要”會在標題前加一個紅色的感嘆號，“非常重要”將會有兩個感嘆號，其他屬性不做介紹，我們將其功能羅列如下：

【標題】協同事項的題目。不能為空。

【流程】協同的流程，可以新建流程，也可以用已經設置好的個人流程。（備注：可以在模板管理中建立流程模版，可以通過【編輯流程】功能對流程進行調整）

【重要程度】標識協同事項的緊急程度，分為【普通】，【重要】，【非常重要】。選擇【重要】或【非常重要】時，在已發事項列表中該協同標題前顯示紅色【！】或【！】符號。

【關聯項目】選擇與發起者相關聯的項目，必須已經建立了關聯的項目。（備 18

注：只有協同發起人是該項目的成員或者項目負責人，在下拉框才出現可以選擇的項目）

【預歸檔到】在建立協同事項，預先將協同歸檔到文檔系統中。可預歸檔到【我的文檔】、【單位文檔】或【項目文檔】中，預歸檔的流程對有文檔查詢權的操作者是可見的。（備注：單位文檔只有文檔管理員可以對其進行操作，項目文檔只有項目負責人可對其進行操作，普通人員只能操作我的文檔）

【流程期限】設定協同事項的處理期限。

【提醒】設置提前提醒時間，系統會自動給予提示，進行催辦。

【更多】設置協同流轉過程中的操作權限和跟蹤狀態以及督辦設置，如下：

1)跟蹤：默認跟蹤，個人首頁的跟蹤事項中顯示該協同；勾選去掉，在后序的節點中,處理的操作中不能進行跟蹤操作，且個人首頁的跟蹤事項中不顯示該協同。

2)設置協同督辦人員、督辦期限和督辦主題

3)允許轉發：默認允許轉發，該協同可以轉發；勾選去掉，發起人及后序的處理節點,均不可以轉發該協同。

4)允許改變流程：默認允許改變流程，該協同可以改變流程；勾選去掉，在后序的節點中，處理的操作中不顯示【加簽】、【減簽】、【會簽】、【知會】。

5)允許修改正文：默認允許修改正文，可以修改該協同正文；勾選去掉，在后序的節點中，處理的操作中不顯示修改協同正文。

6)允許修改附件：默認允許修改附件，可以修改該協同附件內容；勾選去掉，在后序的節點中，處理的操作中不顯示修改協同附件（備注：只支持對office附件內容進行修改）。

7)允許歸檔：默認允許歸檔，該協同可以歸檔；勾選去掉，在后序的節點中，處理的操作中該協同不可以進行歸檔。

8)流程期限到時自動終止：此項默認不選擇且置灰，只有當自由流程設置了流程期限，才可選擇。如果選擇此項，當流程期限到時還未處理則流程自動終止。

【正文】可以在正文中輸入信息。

【附言】在附言文本區可以輸入信息，最大只能輸入500個漢字；在已發事項中，打開此協同，能夠看到附言信息。

標題、正文輸入好以后，需要我們選擇被請示人員，通過點擊流程可進行選擇人員界面：

協同區別于郵件的地方在于，如果發郵件，我們只能將郵件發送給某個人或者某一群人，不能實現某個處理人處理完畢再發送給下一處理人這樣的按照預先設定的時間節點順序的流轉的處理方式。

在這里我們選擇“周守衛”。

當然，現實情況中我們可能會存在下面的情況：

? 周總處理完以后，還要找馮行長請示。那么這里就有一個先后順序，周總先處理、然后馮行長再審批。我們可以在上面的選擇界面里面，將兩個人都選擇（選人時可以雙擊人員姓名，也可以單擊然后點擊中間的向右鍵頭），然后選擇選人界面下方的串發（串發即一個挨著一個處理）； ? 周總和孟主任都要看，沒有先后順序。這種情況就是要同時發給兩個人，同樣的，我們將兩個人都選擇，然后選擇“并發”，這里如果我們選擇了多層，頁面會直接跳轉到流程圖，可對流程圖進一步編輯。

人員選擇后，點擊“編輯流程”，我們可以看到如下的流程圖：

如果我們需要在周守衛后面添加人員，可以鼠標左鍵點擊代表周守衛的小人圖標，彈出如下菜單：

【增加節點】在當前人員后面增加其他人員，可以一人、多人、串發、并發； 【刪除節點】刪除當前節點；

【替換節點】選擇其他人員代替當前人員； 【節點屬性】配置當前節點人員的權限； 我們點擊節點屬性會彈出以下界面：

如果您對此感興趣，可以查閱詳細操作說明。

這些工作做完以后，我們就可以點“發送”，將該請求發送出去。那么如何查找已經發送出去的事項呢？在菜單“協同工作”里，我們可以點擊已發事項來查找,也可以通過個人空間的欄目“已發事項”來查找。

2.4.2 如何處理事項

對于發送過來的協同，我們如何來處理呢？

所有發送過來的協同都會在個人空間中的欄目“待辦事項”中羅列出來，根據顯示的形式（是否有紅色感嘆號及感嘆號數量）來區分事件的緊急性。我們進入周總的賬號，打開剛才發送過來的事件。

注意：當有協同事件發送過來的時候，在系統右下角會有消息彈出框提示，同時，瀏覽器標題會不斷的閃動。

消息提示框內帶鏈接，可直接點擊進入處理界面，也可以通過點擊“待辦工作”，該事件的標題進入。

左邊紅色為我們剛才錄入的請示內容、右邊藍色為處理人操作區域。通過點擊正文旁邊的“流程”頁簽我們可以看到該請示的流轉順序，同時根據每個小人圖標的標識可以看到當前的處理狀態。

【眼睛】代表當前處理人已經查看，但是沒有處理； 【紅叉號】代表未處理，也未看； 【綠對勾】看了且已處理；

右邊是處理區域，我們來著重看一下如何來處理。

假設現在周總打開了該請示，最簡單的操作，周總可以看一下請示的內容，表達自己的態度（可以通過處理區域點選“已閱”、“同意”、“不同意”），如果有意見內容，在右邊的空白區域輸入自己的意見，然后點提交即可。

這樣，最簡單的事件處理就結束了。在這里我們再列舉一種經常會遇到的情況。

舉例：周總在處理該事件時，認為事件內容達涉到辦公室，需要辦公室孟主任辦理，這時候周總要怎么操作？

周總可以通過“加簽”來將孟主任加到流程中來。加簽可以將原流程以外的人員加入到流程中，可以加簽給多人，也可以加簽給單個人，加簽給多人時可以選擇多人處理的方式，如串發還是并發。這里，我們把孟主任加簽進來。加簽后并不會立即提交，會刷新流程視圖。

通過流程圖，我們可以看到，孟主任已經在流程中。在這里，我們介紹以下其他的操作選項?！疽验啞繉Υk事項已進行瀏覽。【同意】同意待辦事項內的內容?！静煌狻坎煌獯k事項內的內容。

【消息推送】支持協同處理時，能夠強推自己的處理意見給指定已處理人或發起人，即便他們沒有設置跟蹤。

【意見隱藏】勾選時其他處理人不能查看該處理人意見，只有發起者和此用戶可以看到。

【插入附件】可以插入本地計算機保存的文件?！娟P聯文檔】可以插入與該用戶相關的關聯文檔。

【跟蹤】處理者設置跟蹤選中的協同，設定完成后該協同顯示在個人空間的跟蹤事項中。

【處理后歸檔】處理完該協同后將該協同保存到文檔中。

【處理后刪除】處理完該協同后該協同將被刪除，不在已辦事項列表頁面顯示。

【提交】確定處理結果。

【暫存待辦】將待辦事項推遲處理。

【存為草稿】將待辦事項推遲處理，狀態為[草稿]，停留在當前處理頁面，保留處理意見。

【加簽】用戶可以在流程中，在自己和下一個節點之間加入一個或多個節點人員。進行加簽操作后并不立即提交后臺，只是刷新當前的流程圖。

【轉發】用戶可以將當前正在處理的協同事項轉發給其他人員。轉發時，系統將生成一個新的協同事項，內容與原協同事項相同，只是流程變為當前用戶發向被轉發用戶。

【知會】用戶可以將當前正在處理的協同事項知會給其他人員。

【減簽】用戶可以在流程中刪掉當前節點的下一個節點人員。進行減簽操作后并不立即提交后臺，只是刷新當前的流程圖。

【回退】用戶可以將流程回退至前一節點，回退前可以加注意見、態度等?！井斍皶灐吭诋斍肮濣c添加人員形成臨時會簽組，該協同只有當會簽組的人員全部都處理完了，才會流轉到下一節點。

【撤銷】處理人員可以撤銷協同流程，協同流程撤銷后該協同回到發起者的【待發事項】中。

【修改正文】 事項接收者可以修改事項正文，系統將記錄每個修改者的姓名和修改時間，并在流程日志頁面顯示。

【修改附件】 事項接收者可以修改附件內容，系統將記錄每個修改者的姓 26

名和修改時間，并在流程日志頁面顯示。

【轉事件】 事項接收者可以將事項轉換為一個事件。

【終止】如果用戶點擊【終止】，流程將在該用戶處停止流轉，流程圖上該節點顯示終止狀態，該用戶的后續節點將不會接收到該事項。

接下來，我們切換到孟主任的賬號，點開待辦事項。

孟主任如何來處理工作我們可以參照周總的處理方式，在此我們注意一個細節。

觀察上圖紅色部分，所有流程中的處理人在右邊輸入框中填寫的意見，都會在這里展示，如果處理人填寫意見后，選擇了正文的意見隱藏，沒有查看權限的人在這個區域看到的將是紅色的星號。

藍色區域可以針對當前處理人的意見進行回復。如周總給了一個意見，表達了對該請示的一個疑問，發起人就可以在這里對他進行回復。這種震蕩回復的方式可以保證在事件的處理人進行充分的溝通，同時對于下面的流程處理來人說，可以很好的了解事件之前的處理過程是什么樣子的。

由于過程痕跡保留，可以有效的規避內部的扯皮現象。其他：

已辦理的工作我們可以在“協同工作”—“已辦事件”中找到，也可以在個人空間的已辦事件欄目中找到。

總結：

協同工作除了發請示、匯報外，實際上可以應用到單位內部任何一處的溝通，如重要的事件通知（往往發公告到單位空間里面人員不一定看）、內部人員之間工作的協作等，只要涉及到人與人之間的溝通，我們都可以通過這樣一種方式來進行操作。

2.4.3 如何填寫表格

上面介紹了如何發起請示、匯報以及如何處理工作，下面我們來介紹如何填寫表格。

如果您要出差，或者您要報銷，利用這套系統，您將不必再填寫紙質單據，我們已經將您平常用的單據做成了電子表格，在系統上可以直接調取填寫。

舉例：合規部員工seeyon要請三天假去參加朋友的婚禮。那么他該如何操作。

第一步：在個人空間“我的模板”欄目中找到請假單。

注意：如何在欄目里沒有顯示請假單，可以點擊欄目下方的“更多”

點擊更多后，就可以看到系統內所以可供seeyon使用的單據。我們將單據按部門進行了整理，這里seeyon要請假，單據歸類在人力資源部下面，那么seeyon就可以找到人力資源部然后去找“請假單”。

點擊“請假單”，出現請假單界面。

我們來觀察一下，會發現這個界面比較熟悉，如果您還記得前面協同工作---新建事項，那么您一定很熟悉這個界面，區別在于這里的正文區域變成了固定的樣式，流程變成了灰色，原來的“編輯流程”變成了“查看流程”，點擊“查看流程”可以看到流程圖已經有了，不需要我們再建立流程圖了。

這樣的，有樣式（這種固定格式的單據樣式我們叫表單）、有流程的協同我們稱作表單模板，這種模板用戶只需要填寫表單上可以輸入內容的區域直接提交就可以了，這種樣式是由管理員已經定義好的。

既然它和協同工作---新建事項的界面相似，那么我們可以探索性的打開新

建事項，可以看到上方有“調用模板”，如下圖：

點擊調用模板，會彈出：

所以通過協同工作----新建事項也是可以直接發起表單模板的。第二步：填寫表單

Seeyon打開“請假單”，開始填寫單據內容。Seeyon發現單據上已經有一些

信息，如日期、請假人（自己的姓名）、部門已經填好了，不用自己填。如下圖：

說明：在打開單據后，系統會自動加載跟當前登錄人員有關的信息以及當前系統信息，如這里的日期，會自動填寫當前服務器的時間（管理員可定義填寫人員是否可修改該初始值），用戶只需要填寫表單上其他的信息即可。

Seeyon去填寫編號，發現輸入框內指針在跳動，鼠標卻沒有變成輸入狀態，而且無法輸入。

說明：編號一般為系統自動生成，在提交單據后系統會自動生成流水號，如QJ-2013001（編號規則由管理員定義），這里雖然是編輯狀態，但不允許用戶輸入，由給系統自動輸入的，用戶以后使用單據需要注意，如果出現這種情況，說明系統會自動生成該處的信息。

Seeyon接著去輸入自己的請假開始時間、結束時間，發現也沒法輸入，但是他發現輸入框后面有一個按鈕，于是點擊，出現以下界面：

說明：凡是后面帶按鈕的輸入框，都是通過點擊后面的按鈕來選擇輸入內容。Seeyon輸入開始、結束時間，系統自動會算出他請假的天數。Seeyon填完請假事由，發現是否銷假不能填。

說明：灰色區域不可編輯，說明該區域不需要當前人員填寫，是由流程中的其他人填寫，如這里的是否銷假，是由seeyon提交請假單后，人力資源部及相關領導批完了再回到seeyon處時才可以根據實際情況（請假是否已返回）來填寫的。

Seeyon填寫完單據后，就直接點提交了。點提交的時候，出現了下面的對話框

請假單的流程設定，是根據發起人的所在部門、自身的崗位、以及請假的天數，系統自動判斷流程的接收人的，這里請假2天，要到本部門主管，由于seeyon這個賬號設定有兼職（同時兼稽核部員工），所以他在提交時，就需要選擇是提交給合規部的領導還是稽核部的領導。如果您在使用時發現自己并沒有兼職，流

程圖上也顯示會提交給本部門的主管，還是彈出了這個界面，說明管理員沒有設定部門主管，請聯系管理員進行修改。

假設流程這里設定的是合規部任何人員都可以處理，那么這里的下接框就會列出合規部所有員工，您可以從中選取一個人來處理。

2.4.4 如何處理表單模板

Seeyon發起后，系統將其提交給周總，周總通過待辦事項打開了這個單據，如下：

如果周總查看后，覺得理由不充分，或者單據內容有要修改的，即他不同意這件事，就可以選擇回退（在右邊的處理區域上方，點擊向右的鍵頭>>會彈出高級選項）

回退后發起人可以在自己的待發事項里找到重新編輯再次提交。

假設周總不同意該事件，根本沒有必要讓發起人重新修改再審批，可以直接終止。

我們可以發現這個審批界面和審批協同是一樣的，只是左邊的正文變成了固定的樣式。在此我們不再贅述如何審批，我們重點看一下左邊的單據：

注意：表單模板的審批和自由協同（即前面所做的請示匯報，由于流程是發起人自己編輯設定的，我們稱之為自由流程）的審批區別在于，審批人可以根據

自身的權限（由管理員定義好）對單據內容做修改或編輯，我們以另一張單據為例

如這張跨部門轉崗申請，在部門主管審批時，他是可以填寫“現崗位工作表現綜合評價”以及“是否同意轉崗”的。同樣的，如有些單據，我們后期可能要打印留檔，我們做把審批意見直接做到單據上，那么領導可以直接在表單上填寫意見，也可以在右邊的意見輸入區域填寫，區別在于在右邊處理區域填寫的意見會全部顯示在處理人意見區域，而在表單上填寫的意見，就直接留在了表單上，打印出來就是看到的樣子（當然，我們在打印時也可以有選擇的對處理意見區域進行打印，只是與表單正文不在一起）。

周總可能做的其他操作，如加簽、轉發等與處理自由協同無異，不再做贅述。

2.4.5 如何查看、處理公文

泗陽農商行有大量的紅頭文件，我們可以借助于這套系統來實現單位的公文管理，在此我們以普通用戶的角度來了解如何處理我們收到的公文。

關于如何擬文、收文請查看部門關鍵人員使用手冊。第一步：打開待處理的公文；

說明：待辦公文同樣也在待辦事項中，不同的是，在標題后面會有一個word圖標，因為公文一般由公文文單和公文正文兩部分構成。

第二步：查看公文內容

左邊區域為公文內容，公文內容分兩部分，一方面是公文文單，另一方面是公文正文。通過公文文單可以看到公文的基本信息，通過點擊正文可以查看公文的正文內容。點擊正文，系統會在線打開本機的word,顯示公文正文。

第三步：處理公文

同樣的，處理公文是在右邊的處理區域?？梢员磉_自己的意見，也可以進行相應的加簽、減簽、回退、終止操作。公文的處理和普通的協同有較大的區別，36

區別點在于對于公文文單的操作和公文正文的操作，當然根據不同人員的崗位職務以及流程所處的節點，對應不同的權限，不同的權限會有不同的操作按鈕，我們將所有的操作選項其羅列如下：

【加簽】在當前節點后面增加后續節點，可以加簽給外單位人員?！井斍皶灐吭诹鞒讨性黾右粋€與當前節點并列的節點，節點權限為會簽。【回退】將公文回退給前一節點。當公文已被處理歸檔時，不允許回退。【減簽】有選擇性的減掉當前節點后面的節點。

【修改正文】對公文正文進行編輯（我們通過正文頁簽打開的正文是不可直接編輯的，需要點擊打開頁面的菜單“文件”—修改正文才可以編輯，當然你要有修改正文的權限，或者我們也可以通過這個“修改正文”的操作按鈕直接進入編輯界面）。

【知會】在當前節點后面加知會節點。

【多級會簽】將公文會簽給他人，流程中增加處理節點，待所有會簽者處理完畢后，流程又流轉到進行多級會簽操作的處理者中，待其處理完后流程才往下流轉。被增加節點可以選擇人員和部門，選擇部門則匹配部門的部門管理員、部門主管、部門收發員。支持跨單位會簽。

【終止】終止流程，當前節點后面的節點將收不到這個流程。

【撤銷】將流程直接回退到發起人的待發事項中。當公文已被處理歸檔時，不允許撤銷。

【轉發】將公文正文（正文作為附件）及附件轉入新建發文界面?！疚奶栃薷摹靠梢赃x擇斷號，或手工輸入文號。

【修改附件】處理節點可以修改公文的附件信息，包括插入附件和刪除附件。【修改文單】修改當前節點權限有編輯權限的文單元素內容，如修改文號?！竞炚隆奎c擊打開正文，對正文進行簽章（需要插入電子簽章狗）?！静块T歸檔】將公文歸檔一份到單位文檔，當前用戶必須有對單位文檔的寫入權限。

【正文套紅】將正文內容按正文套紅模板的格式套入指定位置。

【文單套紅】將文單內容按文單套紅模板的格式套入指定位置，用于打?。ㄎ覀兛梢詫⒆筮叺奈膯伟雌胀ǖ谋砀駱邮脚虐嬉苑奖爿斎耄谝蛴〉臅r候去套用 37

我們實際的文單樣式，如我們自己實際用的發文單、收文單）。

【傳閱】將公文傳閱相關人員，被傳閱人節點權限為閱讀（只能看，不能做其他操作）。

【文單簽批】對文單進行手寫簽批及蓋章，提交后會顯示在文單的該節點意見框中。

【公文督辦】設置或修改公文的督辦人及期限。

【轉 公 告】將公文正文及附件發送到有發布權限的單位、部門公告板塊中。【跟蹤】設為跟蹤后，公文在首頁我的跟蹤事項中顯示，并且他人對公文所做的操作都會發送當前節點提示信息。

【暫存待辦】保存用戶本次輸入的意見和態度，暫不發出，流程將在當前用戶處暫停，用戶可以隨時在自己的【待辦事項】中繼續處理該事項。

【提交】提交流程到下一節點。

【態度】可以選擇已閱、同意、不同意三種態度。

【意見】填寫公文的處理意見，當文單中有當前節點的意見框時，提交后意見會顯示在文單中。

【常 用 語】可選擇系統自帶的常用語，也可以自建常用語。【上傳附件】上傳本地文件到公文中。

【打印】打印文單的權限，當節點無該操作時，不允許打印文單。【關聯文檔】插入關聯文檔到公文中。

【交換類型】選擇交換類型后，公文進入相應收發員的交換中心中。【正文打印】打印正文的權限，當節點無該操作時，不允許打印正文?！菊谋４妗勘４嬲牡臋嘞蓿敼濣c無該操作時，不允許保存正文?！咎幚砗髿w檔】歸檔后，公文進入公文檔案的預歸檔目錄，同時公文在已處理的節點列表中消失。發文中，封發節點通過后才允許處理后歸檔，收文和簽報無該限制。

【流程日志】流程中節點點擊流程日志的圖標可以通過流程日志回溯工作流程的流程過程。日志中記錄的操作有：擬文、登記、撤銷流程、處理提交、暫存待辦、加簽、減簽、當前會簽、知會、傳閱、增加節點、刪除節點、替換節點、回退、取回、終止流程、轉發、修改文單、封發、歸檔、多級會簽。

區別于協同，公文在處理時，在右邊處理區域填寫的意見，會自動的加載到文單對應的意見區域，如辦公室主任審批的意見，會自動加載到文單上辦公室主任填寫意見的地方。

另外，這里我們著重介紹一下文件修改。

打開正文后，如果有修改權限，可以對正文進行編輯。正文編輯后，我們可以查看修改痕跡，這樣避免了我們拿著紙質文件反復修改，反復打印，可以一次性讓各位領導提出修改意見，根據修改意見形成清稿，流程節點處理人可以查看最終形成的稿件。

通過紅色標注的區域處理人可以查看之前辦理人的修改痕跡，在相關的節點，可以形成文檔清稿（頁面會分成兩部分，上面為帶修改痕跡的稿件，下面為原稿，可比對形成不帶修改痕跡的最終稿件），擁有蓋章權限的人員進行蓋章。

總結：這里只是介紹如何簡單的查看公文、審批公文，能夠滿足我們日常辦公的需要。如果您需要對公文發起、公文收文、公文查詢有詳細的了解，可以參考關鍵人員用戶手冊或用戶手冊完整版。

2.4.6 如何查詢文件

如果要查找某一文件或者某一事項、甚至某一條信息，要如何來操作呢？ 我們可以通過兩種方式來查找所需要的內容。

第一種：綜合查詢

點擊左邊的快捷面板，找到綜合查詢

在這里可以輸入我們的查詢條件進行查找相關內容。第二種：全文檢索

通過點擊綜合查詢旁邊的全文檢索，也可以對信息進行查找，不同的是通過全文檢索查找的范圍會更大。如果您還記得，在主菜單的最后面是有一個輸入框的，那是全文檢索的快速入口。

2.4.7 如何保存文件

平常工作中會有大量的文件需要保存，保存在個人工作電腦中會有一個很大的問題，如果想要在其他地方使用是很不方便的，因為你不可能把一臺臺式機天天帶在身邊，即使你使用的是筆記本，很多時候也是不會帶在身邊的。

在系統內，我們提供了云存儲這樣的功能，可以通過“知識管理”—“文檔中心”進入。

點擊旁邊的“我的文檔”，就可以進行相關的操作，如新建文件夾、新建文件、上傳文件等，這里的“我的文檔”就像我們每個人電腦上的“我的文檔”一樣，或者可以理解為一塊磁盤，在這里我們可以將常用的文檔保存起來，如此，你可以在任意一臺能上網的電腦上打開你的文件，如果您有手機登錄使用的權限，在手機上也是可以的。

單位文檔是由專門的管理員來管理的，單位常用的規章、制度、文件，隨著系統使用的不斷成熟，我們都會加入進去，以后就可以直接在單位文件里面查找您所需要的各種文件了。

第五篇：不同用戶的OA辦公系統培訓策略

和您一樣，內行青睞萬戶OA

不同用戶的OA辦公系統培訓策略

正確理解OA(萬戶OA官網：)辦公系統的實施對用戶十分重要，這將直接影響到系統是否成功應用。事實上，OA辦公系統實施就是知識轉移、管理理念更新和辦公習慣改變的過程。期間，最重要的工作和最有效的方法就是培訓。關于培訓，每家OA辦公系統廠商都會有自己的心得體會，而備受用戶推崇的莫過于國內成立最早的廠商--萬戶根據多年成功實踐做出的總結。

北京萬戶網絡技術有限公司于1998年依托中國科技大學的研發力量成立，總部位于北京，在上海，廣州，南京，合肥，天津等多個城市設有分公司和辦事處。目前，全國有500多名員工，80%是研發和支持人員。自成立以來，萬戶始終致力于OA辦公系統領域，截止目前已經積累3000多家案例客戶，6000多個項目經驗，在實施培訓上更是有著話語權。在萬戶看來，國內用戶的OA辦公系統培訓可分兩種情況進行：

1、企業版OA辦公系統

萬戶建議采取師傅帶徒弟方式傳授知識，培訓分二個層級開展：企業管理層和企業普通用戶。其中，企業管理層培訓由實施顧問來主講，企業OA辦公系統管理員協助，建議采取集中培訓和答疑。在培訓內容上更多地是安排一下OA產品理念和OA辦公系統操作的內容，目的是讓企業管理者樹立OA辦公系統辦公的信心，同時號召他們做好OA應用的榜樣。

普通用戶培訓建議以企業OA辦公系統管理員主講，實施顧問指導?；蛘邔嵤╊檰柡蚈A辦公系統管理員交叉進行。這樣不僅降低OA實施費用，而且為企業培訓了內部OA講師，并為今后OA運維提供了保障。另外，除了培訓外，OA產品安裝、服務器部署和OA辦公系統初始化(企業組織機構創建、崗位職務設置和OA用戶創建等)建議在實施顧問的指導下，由企業信息化中心配合完成。

2、集團版OA辦公系統

針對此種情況，萬戶建議采取“自上而下、統一規劃、分步實施、集中培訓”的策略。自上而下是指實施的指導思想，是指項目團隊要營造和宣傳這樣一種氛圍，并堅定這樣的信心：OA項目是公司“一把手”工程，得到公司領導大力支持，集團總部親歷推行的系統。

“統一規劃”是指系統初始化中的數據和OA實施主計劃。初始化過程中的基礎數據主要包括：企業組織機構名稱和層級、職務和崗位的名稱和管理層級等。

“分步實施”是指實施單位和實施模塊的順序要分步進行，對應集團型企業，由于下屬產業或者企業比較多，企業之間的管理者態度、管理水平、員工素質和IT應用水平都存在差異，這些就決定著OA功能模塊實施的順序，一般來講，協同管理比較簡單，表單應用和公文管理都涉及到管理層參與和領導審批習慣改變，相對較難。另外，企業之間的距離和經營季節也要考慮，即不能讓實施團隊的時間浪費在路途上，也不能員工在企業生產經營旺季離崗脫產培訓。

“集中培訓”是指以企業為單位進行集中培訓，缺席領導可以單獨補課。這樣做有2-1-

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個好處：領導帶頭參訓，營造氛圍，鼓舞士氣，保證了培訓質量;提高培訓效率，降低實施費用。

綜上所述，不同的培訓方法適合不同的企業規模。此外，萬戶還提醒道，盡管用戶不同，采取的培訓方法也要有所區別，但兩者還是有一個共同點。那就是：找合適的人和做正確的事。首先要找到合適的人，即從企業內部選拔好合格的OA辦公系統管理員，不僅為OA項目實施組建團隊，而且為今后OA辦公系統的運維籌集支持體系。然后要做正確的事，主要是結合企業的現狀，領會管理層的思想，利用好現有的資源，采取合理有效的培訓方法，通過有力組織來快速推進。正是因為懂得在實施過程中抓好重點，萬戶OA才有了行業內成功應用率第一的稱號，成為國內用戶在引進協同管理平臺的首選。