第一篇：公證文書檔案管理芻議

[摘 要] 公證文書檔案管理是公證機(jī)關(guān)的重要業(yè)務(wù)工作之一，必須遵循國家的有關(guān)法律、法規(guī)的要求和公證檔案管理的規(guī)律，認(rèn)真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴(yán)格借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用，讓公證檔案更好地為社會主義事業(yè)服務(wù)。[關(guān)鍵詞] 公證文書；檔案管理 公證機(jī)關(guān)的公證文書是國家重要的專業(yè)文書之一，它所形成的檔案是公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證活動和當(dāng)事人從事民事活動的真實(shí)記錄，是國家檔案的組成部分，具有重要的考查、利用價值。因此，公證機(jī)關(guān)必須把公證檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當(dāng)做一項(xiàng)十分重要的任務(wù)來抓好、抓實(shí)。本文就公證處如何搞好本單位公證文書檔案管理問題淺議一二。

一、目標(biāo)與前提 公證處的基本職能是通過它制作的公證文書得以實(shí)現(xiàn)的。由于公證文書是重要的法律文書之一，因此對公證文書形成的檔案必須實(shí)行法制化的管理。公證處文書檔案管理的最佳狀態(tài)，即達(dá)到分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、利用便捷的目標(biāo)。公證處檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，處內(nèi)要建起能夠達(dá)到防火、防盜、防泄密要求的檔案室并配備必要的卷柜、保密柜和相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最起碼的硬件保證。其次，公證處領(lǐng)導(dǎo)要高度重視、親自過問檔案管理工作，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人負(fù)責(zé)檔案管理工作，并經(jīng)檔案管理部門培訓(xùn)、學(xué)習(xí)后上崗。再次，公證處要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、《中華人民共和國保密法》等法律以及司法行政部門頒發(fā)的有關(guān)法規(guī)和規(guī)定，結(jié)合本處的實(shí)際情況，建立、健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。例如，文件材料立卷、歸檔制度、檔案整理制度、檔案保管制度、檔案鑒定制度、檔案的編目制度、檔案的借調(diào)和查閱制度、檔案保密制度和檔案銷毀制度等等。只有建立并嚴(yán)格執(zhí)行了科學(xué)的管理制度，才能有效地保護(hù)和利用公證檔案，確保公證檔案的完整與安全。公證處實(shí)現(xiàn)公證檔案法制化管理的一個重要標(biāo)志，就是公證檔案管理工作經(jīng)過國家檔案管理有關(guān)部門的檢查、考核和驗(yàn)收，并達(dá)到一級檔案管理水平。

二、立卷與歸檔 立卷，是將處理完畢的文件資料，按規(guī)定的順序進(jìn)行整理、裝訂，組成文件匯集“———”案卷。歸檔是將案卷向檔案室和檔案工作人員移交的工作。立卷和歸檔是有關(guān)公證檔案的一項(xiàng)關(guān)鍵性基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量的好壞是衡量檔案管理水平的重要標(biāo)志。搞好立卷、歸檔需把握以下四點(diǎn)： 1.調(diào)整組卷。對于每一件公證事項(xiàng)，應(yīng)按年度和一證一卷、一卷一號的原則立卷。組卷時，必須遵循公證檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照國家檔案立卷的原則和要求，對所積累的每一份公證文書材料進(jìn)行分門別類的檢查，對擬歸卷的材料做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，為最后形成案卷做好準(zhǔn)備。檢查和調(diào)整的重點(diǎn)：（1）歸卷的公證材料是否齊全完整，對破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料；（2）歸卷的公證材料的排列順序是否得當(dāng)，并保持一定的聯(lián)系；（3）歸卷的公證材料是否有保存價值，并初步確定保管期限；（4）歸卷的公證材料數(shù)量是否合適，材料數(shù)量太多則酌情分卷，反之則合卷。[!--empirenews.page--] 2.排列、編號。組卷的材料排列順序，應(yīng)按照公證活動的時間先后和材料的重要程度確定。為反映公證活動的全貌且便于查閱，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，應(yīng)將公證書排在首位。對組卷的材料，除卷宗封面、卷內(nèi)目錄和卷底外，均由阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編號。3.編目、裝訂。一是按照卷內(nèi)公證文書材料的排列順序，逐項(xiàng)填好卷內(nèi)目錄。填寫時，應(yīng)將每件文書材料的題目名稱，承辦人姓名、年月日一一填寫清楚，并標(biāo)明起止頁號。有關(guān)卷內(nèi)文書材料的說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，并填寫立卷人、檢查人的姓名和立卷時間。二是填寫卷宗封面。封面上所列項(xiàng)目應(yīng)用毛筆或鋼筆逐項(xiàng)填寫。案卷題目名稱要簡明、確切地反映卷內(nèi)文書材料的內(nèi)容。辦結(jié)日期為出具公證書的日期。三是案卷的裝訂。案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)的公證材料，避免散失與損壞。案卷裝訂前要進(jìn)一步進(jìn)行整理。首先剔出材料上的金屬物，然后對卷內(nèi)公證材料做一次全面仔細(xì)的檢查，對某些不便裝訂的特殊或珍貴的手稿、照片、圖紙可采用卷盒和卷袋保管。案卷的裝訂要結(jié)實(shí)、整齊、美觀。裝訂完畢后，應(yīng)在活結(jié)處封簽，并在起封線上加蓋立卷人名章。4.及時歸檔。公證事項(xiàng)辦結(jié)后，辦證人必須在三個月內(nèi)將公證文書整理立卷并向檔案室移交，辦理歸檔手續(xù)。涉及國家機(jī)密和個人隱私的公證事項(xiàng)應(yīng)列為密卷，在歸檔時加蓋密卷章。檔案管理人員對辦證人所移交的檔案應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，凡不符合立卷要求的應(yīng)退還立卷人重新整理。隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，應(yīng)在每盤磁帶上注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，逐盤登記造冊歸檔。檔案室應(yīng)將接收的案卷及時登入歸檔登記簿。為了保密，可把密卷保存的檔案單獨(dú)編制案卷目錄。

三、借調(diào)與查閱 公證機(jī)關(guān)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，建立公證檔案借閱制度和檔案借閱登記簿。公證檔案不同于黨政機(jī)關(guān)一般的文件檔案，它不僅具有資料性這一檔案普遍具有的特點(diǎn)，同時還具有訴訟上的證據(jù)作用，可作為證據(jù)在訴訟中被法院直接采用，所以對公證檔案的借調(diào)與查閱應(yīng)履行嚴(yán)格的審批和登記手續(xù)，并限定借閱期限。本處的公證員或同級、上級司法行政機(jī)關(guān)的公證管理部門因工作需要，借閱公證檔案的，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)。人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)因工作需要借閱公證檔案的，應(yīng)出具正式查卷函件，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后辦理查閱手續(xù)。律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明以及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案證明，經(jīng)公證處主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的當(dāng)事人談話筆錄。其他單位或個人一般不得借調(diào)和查閱公證檔案。凡借出的檔案，要及時催還。歸還時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件短缺、增刪、污損，應(yīng)立即追查。公證檔案利用率較高，機(jī)密性強(qiáng)。公證機(jī)關(guān)辦結(jié)公證事項(xiàng)、出具公證書，就標(biāo)志著公證活動的結(jié)束。對于當(dāng)事人、利害關(guān)系人、有關(guān)單位對公證機(jī)關(guān)出具的公證書有疑義而向公證處、司法行政機(jī)關(guān)提出申訴的，公證處、司法行政機(jī)關(guān)處理的依據(jù)主要是公證文書檔案。特別是在當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)體制的改革在進(jìn)一步深化，原來經(jīng)過公證的經(jīng)濟(jì)合同，合同當(dāng)事人需變更或補(bǔ)充原合同內(nèi)容的，也需要查閱公證檔案。因此，公證檔案在公證實(shí)踐中的利用率是比較高的。同時，公證實(shí)踐證明，公證機(jī)關(guān)辦理公證事項(xiàng)因涉及到國家機(jī)密或當(dāng)事人的合法權(quán)益而具有機(jī)密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。如遺囑、贈與等公證，如果泄密，就可能引起糾紛或者招致當(dāng)事人財產(chǎn)的損失，使當(dāng)事人的合法權(quán)益受到損害，進(jìn)而影響公證機(jī)關(guān)的信譽(yù)。因此嚴(yán)格遵守保密制度是十分必要的。[!--empirenews.page--]

四、保管與銷毀 保管期限的標(biāo)準(zhǔn)是決定公證文書檔案保管期限的直接依據(jù)，公證檔案的保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。凡屬于需長遠(yuǎn)查考、利用的公證檔案列為永久保存。凡屬于在相當(dāng)長時期內(nèi)需查考、利用作為證據(jù)保存的公證檔案，列為長期保管，保管期限為60年。凡屬于較短時間內(nèi)需要查考、利用，作為證據(jù)保存的公證檔案，列為短期保管，保管期限為20年。鑒定公證檔案保存價值的原則，是鑒定公證檔案保存價值的依據(jù)，同時又決定檔案的保管期限。保存價值越大，保存期限就越長；保存價值不大，保存期限就較短。對已過保管期限沒有保存價值的公證文書檔案的處理是一件十分嚴(yán)肅的事情，必須根據(jù)《公證檔案管理辦法》的程序處理，避免任何差錯。鑒定公證檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)及銷毀檔案的程序和辦法，是檔案管理工作中具有普遍指導(dǎo)意義的原則，公證處一定要認(rèn)真執(zhí)行這一原則、標(biāo)準(zhǔn)、程序和辦法，堅決杜絕擅自銷毀公證檔案的行為。參考文獻(xiàn)： [1] 中華人民共和國檔案法。1996-07-05。[2] 中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法。1999-06-07。

第二篇：文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

文秘工作與文書檔案管理一體化芻議

摘要：文字秘書是掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作的人員，也是黨政部門和企、事業(yè)機(jī)關(guān)必備的工作人員，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。文書檔案管理是行政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位一項(xiàng)必不可少的特殊工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)。文書工作和檔案工作有著各自不同的內(nèi)容和特點(diǎn)，二者是行政管理工作的主要組成部分，有效地將文書、檔案實(shí)施一體化管理是推動辦公自動化進(jìn)程的有效途徑。

關(guān)鍵詞：文秘檔案 管理 一體化

一、文秘人員素質(zhì)

作為專業(yè)工作人員，文秘人員必須有較高的政治思想理論素質(zhì)。堅決執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針政策，遵守各項(xiàng)法律法規(guī)，講道德，守紀(jì)律，具有奉獻(xiàn)精神。由于機(jī)關(guān)文書檔案工作具有較強(qiáng)的機(jī)密性，因此文秘檔案人員還應(yīng)具備嚴(yán)守國家機(jī)密的思想素質(zhì)；文書檔案服務(wù)性特點(diǎn)還特別要求文秘人員應(yīng)具備良好的服務(wù)精神和主人翁意識。

科學(xué)文化知識素養(yǎng)是文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)。對于不同機(jī)關(guān)單位的文書工作，文秘人員必須具備相應(yīng)的文化水平，掌握與自己所從事的專業(yè)工作相關(guān)聯(lián)的其他專業(yè)科學(xué)技術(shù)知識，如領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)等知識。現(xiàn)代詩會是信息時代，這就要求文秘人員必須具備相應(yīng)的計算機(jī)信息技術(shù)，這樣才

能對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，迅速接收信息，安全保護(hù)信息，準(zhǔn)確提供信息，最大運(yùn)用信息，更好地服務(wù)于文書檔案工作。

文秘檔案人員還應(yīng)給具備文秘檔案專業(yè)素養(yǎng)。文書檔案管理工作是份十分細(xì)致復(fù)雜的工作，一份檔案從文件資料的收集、鑒別、分類、管理、組卷、到卷宗編制目錄、入庫擺放等要經(jīng)過十多道工序。文秘人員進(jìn)行文書檔案管理工作，需要一種高度負(fù)責(zé)的精神，工作堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格化和規(guī)范化。這種客觀事實(shí)，要求文字秘書不僅要思想敏捷、作風(fēng)扎實(shí)、筆頭過硬、而且要求他們具有文書檔案和其他檔案工作的業(yè)務(wù)知識和操作技能，成為優(yōu)秀的檔案管理者。

二、文秘與檔案管理工作的銜接

文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢在必行，極為關(guān)鍵。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦，歸檔，會直接影響整個單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級領(lǐng)導(dǎo)部門精神。因此說文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能有效推動文秘工作規(guī)范有序地健康發(fā)展。

搞好檔案管理關(guān)系到文秘工作的科學(xué)性、全面性、檔案資料的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是重要的管理手段和工作任務(wù)。檔案的利用能

夠推動文書處理的再生工作。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的學(xué)科它是解決處理問題的依據(jù)，具有指導(dǎo)考查、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展生產(chǎn)、積累知識、提供信息等固有特點(diǎn)。實(shí)踐工作中文書處理部門利用檔案起草公文、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制定規(guī)章制度、處理糾紛、落實(shí)政策是相互制約、相互依賴的。搞好檔案工作不但有推進(jìn)文書處理作用，而且還能直接為其提供服務(wù)，促進(jìn)改革發(fā)展發(fā)揮作用。

文書處理與檔案管理工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。強(qiáng)化“文檔一體化”意識，把文書處理規(guī)范化的入口關(guān)，切實(shí)做好實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)工作，是切實(shí)推進(jìn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的重要途徑。

三、加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)文秘檔案電子一體化。加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文秘和檔案工作的成效。利用電子計算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。合格的文字秘書同時因該是一名優(yōu)秀的文書檔案管理工作者。因此我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要?dú)w歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作。次那個信息時代的需求來看，檔案信息必須上網(wǎng)其價值才能充分體現(xiàn)。文檔一體化的實(shí)現(xiàn)，使所有進(jìn)入計算機(jī)的文檔信息均可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上自由查詢，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)

行廣泛的信息交流，使最新信息以最快的速度被獲取，同時將工作成果迅速反饋給相關(guān)部門。甚至可以不受空間限制，并實(shí)現(xiàn)文件，圖像，聲音的多媒體處理、綜合利用以及異地查詢等，共享檔案信息資源。目前多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位查閱檔案采用的是人工檢索，先確定自己要查找的文件年代或類別，然后調(diào)出該或類別的內(nèi)目進(jìn)行查找，非常繁瑣，費(fèi)時、非禮效率很低，但如果實(shí)現(xiàn)文檔一體化，就可以采用計算機(jī)檢索，只需要把利用者提供的文件責(zé)任或標(biāo)題或文號或形成時間或主題詞等信息輸入計算機(jī)，計算機(jī)就能迅速將符合要求的文件調(diào)出。在進(jìn)行文件整理時，可以利用計算機(jī)直接查詢，甚至將所需文件內(nèi)容直接打印出來。

結(jié)語：文書檔案管理師一項(xiàng)特殊的工作，要求文秘人員具備有與崗位相對應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)積極鼓勵文秘人員不斷拓寬知識層面，創(chuàng)新工作思路，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作現(xiàn)代化和一體化，科學(xué)手機(jī)整理，開發(fā)利用好檔案資源，高質(zhì)量做好文書檔案管理工作，更好地服務(wù)于事業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

曹瑞玲《文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理芻議》，《工會論壇》2007年第3期。

馬燕《談文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理》，《管理觀察》2010年第19期

劉蘊(yùn)璞《論文秘工作與文書檔案工作的一體化》，,《現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)》2009,21（8）.

第三篇：文書檔案管理

一、名詞解釋

1.文書：有兩種含義：一是指作為信息載體的文字材料，二是對從事文書管理工作人員的職務(wù)稱謂。

文書是指作為信息載體的文字材料，是社會組織和個人在社會實(shí)踐活動中用來記錄、傳遞信息的書面文字材料，是以文字形式并使用特定文體格式處理各種事務(wù)的憑證性工具。

2.檔案：是指過去和閑雜的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡言之，檔案是指社會組織與個人在其社會活動中所直接形成并具有保存價值的原始記錄。

3.公務(wù)文書

4.事務(wù)文書

5.上行文

6.下行文

二、單項(xiàng)選擇題

1.下列選項(xiàng)中不屬于文書性質(zhì)的是（）。

A.現(xiàn)實(shí)性 B.特定性 C.信息性 D.憑證性

2.下列選項(xiàng)中不屬于文書特點(diǎn)的是（）。

A.作者的特定性 B.格式的規(guī)范性 C.文書處理程序的特定性 D.歷史性

3.下列選項(xiàng)中不屬于檔案性質(zhì)的是（）。

A.原始性 B.歷史性 C.憑證性 D.考查性

4.下列選項(xiàng)中不屬于檔案特點(diǎn)的是（）。

A.原始性 B.價值性 C.系統(tǒng)性 D.考查性

5.下列選項(xiàng)中不屬于古代公文的種類是（）。

A.章 B.奏 C.咨 D.呈

6.文書檔案工作包括的一系列環(huán)節(jié)和程序不包括下列哪項(xiàng)。（）

A.文書形成 B.整理歸檔 C.交通 D.鑒定

7.下列選項(xiàng)中不屬于公務(wù)文書特點(diǎn)的是（）。A.鮮明的政治性 B.很強(qiáng)的歷史性 C.法定的權(quán)威性 D.格式的規(guī)范性

8.知照性公文主要是黨政機(jī)關(guān)向一定范圍通知事項(xiàng)、通報情況、聯(lián)系工作、公布有關(guān)事項(xiàng)和要求的公文，下列選項(xiàng)中不屬于此類公文的是（）。

A.決議 B.通知 C.公告 D.通報

9.（）適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

A.公告 B.通知 C.決議 D.函

10.下列選項(xiàng)中對發(fā)文字號表述正確的是（）。D A.國辦發(fā)〔1996〕第2號 B.國辦發(fā)（1996）02號

C.國辦發(fā)〔1996〕第02號 D.國辦發(fā)〔1996〕2號

三、問答題

1.請簡述文書工作與檔案工作的性質(zhì)和任務(wù)。

2.試述文書與檔案人員的基本素養(yǎng)要求。

3.試述公務(wù)文書的作用與特點(diǎn)。

4.如何恪守公文行文規(guī)則？

5.如何正確選定公文文種？

二、平時作業(yè)二

一、填空題

1.文書處理程序，包括文書處理的流程、方法和步驟，是按照公文制發(fā)、辦理和管理的規(guī)律，對文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的科學(xué)合理安排。

2.文書處理流程通常由收文辦理、發(fā)文辦理、辦結(jié)文件處理和文件運(yùn)轉(zhuǎn)管理四個方面構(gòu)成。

3.批辦是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人根據(jù)文件內(nèi)容、擬辦意見和部門職責(zé)，對來文所提出的批示性意見。

4.傳閱的方式包括輪輻式傳閱、接力式傳閱、專人送達(dá)傳閱以及閱文式傳閱四種。

5.國家檔案局2000年12月6日發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》，是我國機(jī)關(guān)文書和檔案規(guī)則改革的一項(xiàng)重要舉措，彌補(bǔ)了我國文書、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系中歸檔文件整理的空白。

6.《歸檔文件整理規(guī)則》將歸檔文件整理的基本單位確定為“自然件”（或稱單份文件）。

7.文書人員在文件辦理過程中，應(yīng)及時對日常形成的、辦理完畢的文件進(jìn)行收集，重點(diǎn)把好的關(guān)口是：發(fā)文關(guān)、收文關(guān)、重要會議關(guān)、外出會議關(guān)、內(nèi)部材料關(guān)、報刊材料關(guān)。

8.發(fā)文字號是由發(fā)文機(jī)關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機(jī)關(guān)代字、、文件順序號組成。

9.歸檔文件的排列是指在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

二、多項(xiàng)選擇題

1.文書處理程序的基本特征包括（）。

A.程序性 B.歷史性 C.連續(xù)性 D.規(guī)定性 E.時效性

2.文件簽收的作用包括（）。ABC

A.確保文件運(yùn)轉(zhuǎn)安全可靠 B.明確雙方的交接責(zé)任 C.表明文件的去向和下落

D.明確收文放的職責(zé) E.確保發(fā)文方的權(quán)益

3.收文登記的方法包括（）。BCD

A.數(shù)碼登記法 B.總流水號登記法 C.分類流水號登記法

D.口取紙分類登記法 E.數(shù)字登記法

4.文書整理歸檔是以件為單位進(jìn)行（），并進(jìn)行裝盒、歸檔，使之有序化的過程，以便于保管、檢索和利用。

A.裝訂 B.分類 C.排列 D.編號 E.編目

5.文書整理歸檔的原則包括（）。ABCDE A.保證整理歸檔的文件材料齊全完整

B.遵循文件材料形成的客觀規(guī)律

C.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系

D.正確區(qū)分文件的不同價值

E.整理后的文件要便于保管、檢索和利用

6.《文件歸檔管理規(guī)則》提出了（）等方法。ACD A.分類法 B.歸納法 C.機(jī)構(gòu)（問題）分類法

D.復(fù)式分類法 E.“自然件”分類法

7.歸檔文件編號使歸檔文件再全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作一級查找利用提供條件，編號中的號包括（）等。

A.全宗號 B. C.保管期限 D.件號 E.歸檔章

三、問答題

1.擬辦的要求有哪些？

2.發(fā)文審核的具體內(nèi)容及要求有哪些？

3.文書運(yùn)轉(zhuǎn)管理的基本原則包括哪些？

4.試述文書整理歸檔與文書立卷的區(qū)別。

5.簡述文書整理歸檔的方法步驟。

平時作業(yè)三

一、名詞解釋

1.檔案統(tǒng)計工作：P244

2.檔案整理工作： P254

3.檔案保管： P271

4.主題法： P283

5.專門檔案： P304

6.大事記：P296

二、不定項(xiàng)選擇題

1.檔案收集工作的主要內(nèi)容包括（）。ACDE

A.對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收 B.對其他機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收

C.對歷史檔案的接收 D.對歷史檔案的征集

E.對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價值的檔案的集中和接收

2.檔案鑒定工作室一項(xiàng)決定檔案存毀的工作，包括的內(nèi)容是（）。ABCD A.制定檔案價值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和檔案保管期限表

B.具體審核檔案材料的保存價值，確定其保管期限

C.挑出不需保存和保管期滿且無繼續(xù)保存價值的檔案予以銷毀

D.檔案鑒定工作的組織

E.檔案統(tǒng)計資料的分析

3.檔案室或檔案館對于按制度規(guī)定接收的檔案，除驗(yàn)收時檢查文件整理質(zhì)量外，還必須根據(jù)本室（館）庫房管理的特點(diǎn)和需要，進(jìn)行全宗及其文件組合的排列、（）的加工等簡單的條理化、系統(tǒng)化的工作。B A.數(shù)量統(tǒng)計 B.檢索目錄 C.檔案鑒定 D.檔案盒 E.題名

4.檔案整理工作中的所謂（），在檔案整理階段，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)章制度和相關(guān)要求，對歸檔案卷進(jìn)行必要的、認(rèn)真的整理或加工作。D A.統(tǒng)計 B.鑒定 C.收集 D.立卷 E.歸檔

5.檔案庫房的類型包括以下（）。

A.綜合檔案庫 B.科技檔案房 C.圖書資料庫 D.基建檔案房 E.新型載體檔案房

6.檔案檢索語言的類型包括（）。

A.歸納法 B.館藏法 C.分類法 D.主題法 E.演繹法

7.按檔案檢索工具的載體形式分類，包括以下（）。ABCD A.書本式 B.卡片式 C.縮微目錄 D.機(jī)讀目錄 E.全宗式

8.（）在一定程度上體現(xiàn)了外界利用檔案的需要，對整個檔案工作具有一定的檢驗(yàn)和推動作用，是檔案工作中最富有活力的一個環(huán)節(jié)。

A.檔案歸納 B.檔案鑒定 C.檔案提供利用 D.檔案搜集 E.檔案檢索

9.科技檔案價值的鑒定因素一般包括以下（）。

A.技術(shù)因素 B.功能因素 C.典型因素 D.時間因素 E.人物因素

10.同紙質(zhì)文檔相比，電子檔案利用的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)是（）。ABCD A.復(fù)用性好 B.服務(wù)形式多樣化 C.便于傳輸 D.依賴性強(qiáng) E.儲存性強(qiáng)

三、問答題

1.檔案為什么必須以全宗為單位進(jìn)行整理？

2.請簡述檔案檢索的內(nèi)容。

3.請簡述檔案參考資料有哪些特點(diǎn)。

4.請簡述人事檔案的特點(diǎn)及作用。

5．試述電子文檔管理的內(nèi)容和原則。

6．試述文書與檔案計算機(jī)輔助管理的特點(diǎn)。

平時作業(yè)四

技能測試題

一、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的函

2．中央廣播電視大學(xué)關(guān)于××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的復(fù)函

3．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作情況的調(diào)查報告

4．××省廣播電視大學(xué)關(guān)于請求撥款維修危舊校舍的函

5．××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的復(fù)函

提示： 1、2、3組成一卷； 按內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與中央電大關(guān)于繼續(xù)進(jìn)行開放教育試點(diǎn)工作的往來文件4、5組成一卷；

按通訊者、內(nèi)容和文種特征組卷；

××省電大與××省財政廳關(guān)于撥款維修電大危舊校舍問題的往來文件

二、將下列文件組成兩卷，說明各卷的組卷特征，并分別給每卷擬定一個案卷標(biāo)題。

1．某省人民政府就搞好鲅魚圈總體經(jīng)濟(jì)開發(fā)工作給××市人民政府的指示

2．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的通知

3．某省外事辦公室關(guān)于召開全省外事工會會議的請示

4．某省人民政府關(guān)于召開全省外事工會會議的批復(fù)

5．某省人民政府就鲅魚圈月亮灣商業(yè)區(qū)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

6．某省人民政府就鲅魚圈金融事業(yè)建設(shè)問題給××市人民政府的指示

第四篇：文書檔案管理

[單選]

1、（）是公文辦理過程中的中心環(huán)節(jié)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

催辦

[單選]

2、（）年，國家檔案局令第8號發(fā)布了《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》。(2分)

2000年

2002年

2003年

2006年

[單選]

3、下面所列材料中屬于歸檔范圍的是()。(2分)

收文中，上級機(jī)關(guān)普發(fā)性不需本單位辦理的文件。

一般文件的歷次修改稿。

對本機(jī)關(guān)工作具有查考利用價值的文件材料。

同級機(jī)關(guān)發(fā)來的不需貫徹執(zhí)行的文件。

[單選]

4、以下哪個不是收文登記的形式？(2分)

簿冊式登記

簽印式登記

卡片式登記

[單選]

5、催辦分為（）兩個方面。(2分)

向上、向下

對內(nèi)、對外

發(fā)函、電聯(lián)

[單選]

6、以件為單位進(jìn)行裝訂時，應(yīng)在（）位置用不銹鋼釘或線裝訂。(2分)

上側(cè)

右上側(cè)

左側(cè) [單選]

7、編制頁碼時，凡沒有頁碼（單頁除外）的，需要補(bǔ)充編制頁碼，再（）計算頁數(shù)。(2分)

繼續(xù)

合并

重新

[單選]

8、以下哪個不是文件的載體？(2分)

竹簡

紙張

光盤

[單選]

9、單份文件歸檔中，哪一項(xiàng)不是必須著錄的內(nèi)容：(2分)

歸檔

保管期限

作者

[單選]

10、著錄時應(yīng)注意(2分)

題名中的關(guān)鍵詞不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時，要將主題詞錄入；

文件題名應(yīng)根據(jù)文件實(shí)際內(nèi)容和成分重新擬寫；

“任免”通知等公文的標(biāo)題要把所有人員錄入進(jìn)去。

[單選]

11、使用單件整理方法的單位必須使用（）。(2分)

檔案管理軟件

密集柜

專用庫房

[單選]

12、單份文件歸檔中，裝盒排架不包括：(2分)

裝盒

填寫備考表

編號

[單選]

13、《檔案目錄》封面項(xiàng)目不包括：(2分)

全宗名稱

責(zé)任者

全宗號 [單選]

14、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較多的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

15、單份文件歸檔中適合文件數(shù)量較少的方法是：(2分)

按-保管期限

按-機(jī)構(gòu)-保管期限

按機(jī)構(gòu)-保管期限

[單選]

16、跨形成的文件材料，統(tǒng)一放入（）。(2分)

開始

辦結(jié)

歸檔 [單選]

17、采用（）能最好地保持歸檔文件在來源方面固有的聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌。(2分)

分類法

機(jī)構(gòu)分類法

保管期限分類法

[單選]

18、立卷法按文件（）或內(nèi)容針對作為歸檔。(2分)

成文日期

形成

辦結(jié)

[單選]

19、以下哪類文件不適合用文件名稱組合法：(2分)

XX企業(yè)的會議紀(jì)要；

XX單位關(guān)于舉辦培訓(xùn)班經(jīng)費(fèi)的請示；

XX公司信息簡報。[單選]20、立卷法中，不適用于按名稱組合法進(jìn)行排列的方法是：(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

[單選]

21、（）是對收文的執(zhí)行、辦理或撰文答復(fù)。(2分)

擬辦

批辦

承辦

[單選]

22、立卷法中，以下哪個標(biāo)題不符合案卷標(biāo)題的格式？(2分)

XX局黨組會議記錄

XX企業(yè)關(guān)于2003年財務(wù)統(tǒng)計報表

XX地區(qū)來往信件

[單選]

23、立卷法中，案卷的裝訂要注意：(2分)

將文件上原有的金屬物全部去掉；

文件上原有的金屬物不用去掉；

裝訂方法是二孔一線，位于文件左側(cè)。

[單選]

24、立卷法中，案卷的裝訂孔的孔距為（），邊距為（）。(2分)

6.5cm，7.5cm，3.5cm

8.5cm，4.5cm [單選]

25、（）是檔案館為進(jìn)館單位編制的管理號，檔案室不能擅自編制。(2分)

全宗號

目錄號

案卷號

[單選]

26、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定的對外發(fā)文的文種有（）種。(2分)14 [單選]

27、（）是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、頻率最高的文種。(2分)

規(guī)定

辦法

條例

[單選]

28、文種不同，公文結(jié)構(gòu)則有所不同，但必備要素有：(2分)

秘密等級

發(fā)文字號

公文標(biāo)題

[單選]

29、（）是指已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，具備正式公文的效用。(2分)

定稿

正本

稿本

[單選]30、（）是對發(fā)文進(jìn)行最后審定的決策性環(huán)節(jié)。(2分)

簽發(fā)

審核

繕印

[多選]

31、把已分類的文件按照一定的規(guī)律組織成一個或若干個案卷，以保持文件之間的在內(nèi)容、時間、名稱等方面的聯(lián)系，主要方法有：（）(2分)

內(nèi)容組合法

文件名稱組合法

工作活動組合法

問復(fù)文件組合法

[多選]

32、使用單份文件歸檔整理方法時常用的分類方法有：（）(2分)

—機(jī)構(gòu)—保管期限

—問題—保管期限

—文號—保管期限

—保管期限 [多選]

33、同一的文件按件歸檔，裝盒時（）(2分)

保管期限為永久的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為30年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為10年的文件單獨(dú)裝盒

保管期限為定期的文件一起裝盒

[多選]

34、文書檔案保管期限表的基本內(nèi)容包括：(2分)

類目

序號

歸檔范圍

保管期限

[多選]

35、歸檔分類的類型有：(2分)

A.分文號

分

分機(jī)構(gòu)

分保管期限

[多選]

36、單份文件歸檔中，必須著錄的項(xiàng)目有：(2分)

文件題名

責(zé)任者

成文日期

歸檔

[多選]

37、單件整理方法常見的模式有：(2分)

部門整理

專人整理

個人整理

檔案室整理

[多選]

38、蓋檔號章時，保管期限一欄可以填寫：(2分)

全稱

簡稱

保管期限代碼

不填

[多選]

39、單份文件歸檔中，著錄時應(yīng)注意：(2分)

有副題名的應(yīng)錄入；

文件提名一般要求照實(shí)抄錄，不得隨意改動；

頁數(shù)為“一件”歸檔文件中有有效字符的頁面總數(shù)；

著錄“任免通知”時可在題名之后，加上該文任免的、涉及本單位其他有關(guān)人員的名字，并外加“[ ]”。

[多選]40、適用于按名稱組合的案卷排列方法有(2分)

時間排列法

處理順序排列法

地區(qū)排列法

綜合排列法

[判斷]

41、歸檔文件整理過程中，單頁文件可不打頁碼。(2分)

對

錯 [判斷]

42、文件歸檔不要求紙質(zhì)文件與同版本電子同步歸檔。(2分)

對

錯

[判斷]

43、企業(yè)在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。(2分)

對

錯

[判斷]

44、歸檔時間是指文件承辦部門或業(yè)務(wù)部門將規(guī)范整理好的文件或案卷向檔案室移交的時間，移交歸檔的時間主要有1至2月份或6月份。(2分)

對

錯

[判斷]

45、使用立卷法的前提是有電腦輔助管理并安裝了專用的檔案管理軟件。(2分)

對

錯 [判斷]

46、文件形成也就是文件的成文。(2分)

對

錯

[判斷]

47、小于十六開紙的文件要托裱。(2分)

對

錯

[判斷]

48、排序的系統(tǒng)科學(xué)是體現(xiàn)歸檔文件整理內(nèi)在質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。(2分)

對

錯

[判斷]

49、檔號章是文件歸檔的標(biāo)志，用于體現(xiàn)每一“件”的檔號。(2分)

對

錯

[判斷]50、案卷目錄表是查找利用檔案的最基本的檢索工具，也是進(jìn)行檔案統(tǒng)計、移交、檢查的重要依據(jù)。(2分)

對

錯

第五篇：文書檔案管理

文書檔案管理

⒈文書的作用：①指導(dǎo)作用②規(guī)范作用③聯(lián)系作用④記載憑證作用。

⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文本。⒊行文制度是公文在撰寫制作過程中必須遵守的規(guī)定和準(zhǔn)則，主要包括行文關(guān)系、行文方向、行文方式和行文規(guī)則等方面的內(nèi)容。⒋認(rèn)清行文關(guān)系：行文關(guān)系是指各級各類之間因文件往來而構(gòu)成的關(guān)系。各個不同組織之間構(gòu)成不同的組織關(guān)系。目前我國各級各類組織的關(guān)系主要有四種類型：領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系與不相隸屬關(guān)系。

⒌明確行文方向：行文關(guān)系決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。

⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可采取逐級行文、多級行文和直達(dá)行文等方式；上行文除采取逐級行文、多級行文，還可采取越級行文。⒎收文程序：簽收、拆分、登記、分發(fā)、審核。⒏制文環(huán)節(jié)：草擬、審核、會商與會簽、簽發(fā)。

⒐制發(fā)環(huán)節(jié)：標(biāo)注文件管理信息、復(fù)核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發(fā)。⒑文件整理與歸檔工作的意義：⑴文件整理是檔案整理的前提。⑵文件整理是文檔管理的重要建設(shè)。⑶文件整理是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。⑷文件整理歸檔是把分散的文件集中保存的重要手段。⑸歸檔是把文件轉(zhuǎn)化為檔案的重要標(biāo)志。

⒒全宗是指一個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。⒓了解歸檔文件的整理：⑴整理單位①文件正本與不同稿本②正文與附件③正文與文件處理單④原件與復(fù)制件⑤轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復(fù)文⑵文件修整①修裱破損文件②復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件③折疊超大紙張④去除易銹蝕的金屬物⑶文件裝訂⑷歸檔文件的排列⑸歸檔文件的編號①件號?室編件號?編號項(xiàng)目 ②編號項(xiàng)目?必備項(xiàng)目：全宗號、、保管期限、件號?選擇項(xiàng)目—機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)?歸檔章 ⑹歸檔文件的編目①件號②責(zé)任者③文號④題名⑤日期⑥頁數(shù)⑦備注⑺歸檔文件的裝盒。⒔檔案的鑒定一般是指對檔案真?zhèn)魏蜋n案價值的鑒定，實(shí)際業(yè)務(wù)工作多是后者。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定，是對檔案價值的鑒定。⒕鑒定檔案價值的標(biāo)準(zhǔn)：鑒定檔案價值時使用最廣泛的基本標(biāo)準(zhǔn)是文件內(nèi)容、文件的形成者、文件的形成時間、文件的名稱以及文件的完整程度、文件的可靠程度等因素。⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內(nèi)安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方米以上。

⒘檔案室的“八防”一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。⒙科技檔案的特點(diǎn)：⑴專業(yè)技術(shù)性⑵成套性⑶動態(tài)性⑷多樣性⑸保密性。

⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內(nèi)容必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。載體材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，不得有污損、受潮、破裂等現(xiàn)象。文件材料應(yīng)采用耐用性強(qiáng)的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須復(fù)印。文件材料應(yīng)字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。大圖紙應(yīng)折成A4幅面。

⒛人事檔案具有真實(shí)性、全面性、動態(tài)性和保密性的特點(diǎn)。

21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管照片最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65%。

22.文檔一體化系統(tǒng)一般包含文件管理、檔案管理、數(shù)據(jù)維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)四個模塊。

23.在現(xiàn)代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實(shí)踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達(dá)思想意圖的一種書面記錄。第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務(wù)文書和公務(wù)文書。24.檔案室國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

25.檔案的特點(diǎn)：一是檔案來源廣泛。二是檔案內(nèi)容具有社會實(shí)踐性。三是檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。

26.文書與檔案的關(guān)系：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書是檔案的主要來源之一，檔案則是文書的主要?dú)w宿，所謂“今日之文書，明日之檔案”就是這個意思。27.參謀咨詢：⑴認(rèn)識檔案咨詢服務(wù)的類型。①按內(nèi)容性質(zhì)，可將檔案咨詢分為事實(shí)性咨詢、指導(dǎo)性咨詢與檢索性咨詢。②按難易程度分，可將檔案咨詢分為一般性咨詢和專門性咨詢。③按咨詢形式，可將檔案咨詢分為口頭咨詢和書面咨詢。⑵明確檔案咨詢服務(wù)的步驟。①接受咨詢問題。②分析咨詢問題。③查找檔案材料。④答復(fù)檔案材料。⑤建立咨詢檔案。28.舉辦展覽：Ⅰ認(rèn)識檔案展覽的類型。⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。Ⅱ案展出的內(nèi)容劃分：⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。Ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網(wǎng)上展覽⑶巡回展覽。Ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設(shè)計格局⑷保證檔案安全。

28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務(wù)①選址適當(dāng)②分區(qū)合理③設(shè)備齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風(fēng)和扎實(shí)的業(yè)務(wù)基本功。⑵了解檔案外借服務(wù)①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續(xù)借制度。

29.檢索檔案：Ⅰ了解檔案檢索工作的內(nèi)容⑴存儲階段的主要內(nèi)容。①著錄標(biāo)引②編制檢索工具⑵查找階段的主要內(nèi)容①確定查找內(nèi)容②查找。Ⅱ熟悉檔案的著錄、標(biāo)引。Ⅲ了解檔案檢索工具的種類。⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。③縮微式檢索工具。④機(jī)讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索范圍分①以一個全宗的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。②以一個檔案館的全部檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。③以檔案館內(nèi)有關(guān)某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。④以全國或某一地區(qū)若干個檔案館內(nèi)的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹對象的檢索工具。⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查找性檢索工具③介紹性檢索工具。Ⅳ編制檔案檢索工具。⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內(nèi)容與成分。