第一篇：展會管理

? 展前管理方案

1、參展商預制卡

為保證參展商順利參展，展前2個月根據參展商信息和數據制作實名制卡，在展

會舉辦前寄送到參展商手中。

2、專業觀眾登記

為了給專業觀眾提供更優質的展會服務，同時也為了收集專業觀眾的有關信息，建立展會數據庫，便于下次展會的招展招商和宣傳推廣，展會建議專業觀眾填寫一份

簡單的觀眾登記表。觀眾登記表分為專業觀眾預登記和現場登記兩種。對于預登記的專業觀眾將在展會前優先收到展會服務手冊和資料，并發放專業觀眾參觀證；現場登

記的專業觀眾將現場發放。

3、參展商報到

報到注冊是對數據庫中的相關展會參與者的驗證與登記，預注冊的展商則可以直

接拿到自己的相關證卡、資料等。未預注冊的參展商在提交相關信息后現場領取臨時

卡，領取相關資料。資料由環保購物袋統一包裝。

4、參展商申請服務管理

參展商在報到時可能申請其它服務，如住宿、飲食、租用設備等，對參展商提出的要求要做到有條不紊。

5、布展管理

（1）布展時間：2011年10月20日

（2）辦理工商、消防、安保和海關等有關手續，辦理外地車輛進城證。

（3）與展會指定承建商和展品運輸代理進行充分的協調和溝通，避免出現現場布展

格調不統一或展品遲遲未到等不良現象，保證布展現場秩序井然、有條不紊。

（4）展位畫線工作，展會地毯鋪設，展位搭建協調工作，現場施工管理和驗收，展

位楣板的制作、安裝和核對，現場安全保衛工作，消防和安全檢查，現場清潔和布展

垃圾的處理工作。

二、展中管理方案

（一）展會開幕管理

1、開幕式現場布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做

好充分的準備。

2、VIP接待

對于貴賓的接待，應給予特別的對待，從到達酒店到出席開幕直到離開展會地點

都要進行周到的安排，對于重要貴賓還需要事先制訂接待計劃，上報有關負責部門和

相關人員審定后執行。

3、媒體的接待和管理

展會開幕前，辦展機構要與有關媒體取得聯系，為召開新聞發布會或邀請媒體記

者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪和新聞報道做準備。

4、展會開幕

1）開幕式講話稿和新聞通稿。

2）開幕流程的確定。

3）因為開幕儀式在廣場舉行開幕天氣的影響

（二）展會期間管理

1、專業觀眾現場登記：觀眾通過登記進入展會，展會會對觀眾參觀、信息咨詢、場地休息、參與貿易談判等提供便利和服務。

2、保持與參展商的現場聯系：展會派專門的工作人員或負責人親自到展會拜訪

參展商，與他們聯絡感情，了解他們的需求，征求他們的意見，及時為他們提供其需

要的各種優質服務。

3、對參展商和觀眾行為進行管理：對于參展商，展會根據參展合同以及參展商

手冊的有關規定來進行。展會派出一些工作人員或安保人員巡邏展會現場。對于觀眾，展會準備專業的分流小隊和巡邏小隊來保持現場通道的通暢，維持良好的環境和秩

序。

4、展會在展會現場設立一個客戶投訴臺，認真接待和積極處理收到的各種投訴。

5、對現場參展觀眾進行統計，有兩種辦法：一是依據觀眾辦理登記手續的內容

進行統計；二是根據參展商的客戶統計。

6、展會會刊的發放，到場的每一位專業觀眾都將免費領取會刊一份，普通觀眾

則可免費獲得展會資料一份。

7、隨時關注天氣情況，并每天兩次向參展商、觀眾和管理人員公布天氣實況，特別是戶外的互動活動，屆時天氣將對活動的實施和效果產生較大影響。

8、對前來參展觀眾的車輛進行引導工作，車輛統一停放到浙江世貿展覽中心的停車庫內，不得停放在廣場，以免影響廣場的活動。

9、展會安全管理

（1）對參展工作人員進行安全教育，提出安全工作要求，將《參展人員須知》發到

每個單位，并張貼于出入口處；

（2）成立危機管理小組，做好應急救援預案；

（3）做好臨時搭建的設施、建筑物的安全檢查，消除安全隱患；

（4）落實醫療救護、滅火、應急疏散等應急救援措施并組織演練；

（5）嚴格發證、驗證、檢票，維持展區秩序，加強展區巡查，發現可疑對象及時處

理；

（6）展覽會安保組與浙江世貿展覽中心安保部及民警辦保持聯系，及時互通情況，每日召開碰頭會，交流情況，總結經驗，研究處理工作中遇到的疑難問題；

（7）每天閉館前15分鐘用廣播向參展、參觀人員預告，做好閉館的準備工作。閉

館后，浙江世貿展覽中心關閉展區的電源；展覽會組委會安保組與中心安保人員共同

負責清理展廳，并進行交接。

三、展后管理方案

1、展位的拆除。展會委托承建商負責標準展位的拆除；特裝展位或參展商自己搭建的標準展位，由參展商自己負責。辦展單位會監督各參展商或承建商按規定的時間和

程序進行展位的拆除工作。

2、參展商租用展具的退還。參展商須按規定退還租用展具，如有損壞需按規定償還。

3、參展商展品的處理和回運。展會最后一天將對參展商的展品處理意愿進行調查收

集，并統一對展品進行處理。需回運的展品參展商可委托展會運輸承辦商；需銷毀的展品展會主辦方將統一處理。

4、展場的清潔。展會撤展期間清潔保證到位，主辦方需監督展會撤展的清潔工作。

5、撤展安全保衛。展會的消防、安保工作到展會徹底閉幕，參展商完全撤出時才結

束。

6、展會總結報告寄往展會參展商和專業觀眾。

7、郵寄調查表，了解專業觀眾、展商等對展會的評價。

? 展會客服管理

一、展會接待服務管理

1、安排固定人員搜集參展商和專業觀眾的信息。

·參加展會人員的國別、地區、組織機構、姓名、性別、職務、民族等基本信息；

·參加展會的目的、對展會哪些內容感興趣等，以便有針對性地進行個性化服務；

2、接待方案

·根據身份、職務的不同，給參加展會的人員提供不同規格的接待。

·接待職責落實到人，建立專門的工作小組。

·做好接站、報到、引導和食宿服務。

·安排專人做好服務人員和志愿者的培訓工作。

（具體工作和人員分工詳見下文“展會商務服務策劃”中的項目分組）

二、展會商務服務管理

根據項目分組情況，每組指定一名組長，安排下屬進行工作。

1、注冊組（負責注冊表、參觀者接待記錄表等服務工作）

2、文書組（負責文書事務工作處理、公函、信件往返等）

3、總務組（負責會場簽約事宜、各會議室座位安排、紀念品、會議資料運送、辦公

設備安排等）

4、物流組（負責廠商進展、展會撤展協調、展品運輸安排等）

5、會場搭建布置組（負責搭建商安排和聯絡、視聽設備租用、工程人員的溝通聯絡、布置物檢視、驗收、展品投保等）

6、會場便利設施組（負責指示牌的設計布置、電話、傳真、打印、復印以及取款機

和銀行代理處的相關服務）

7、推廣組（負責開幕式、閉幕式組織安排、平面廣告、海報、新聞發布會的安排與

協調、新聞媒體及刊物報道的接洽、電視、報刊的采訪，記者會的安排等）

8、住宿、旅游、餐飲組（主要負責展會指定賓館的洽談、貴賓的住宿房間安排、會

展旅游和旅行社的協調安排，午餐、茶點的安排等）

三、展會交通服務管理

1、選擇一家出租車公司作為合作伙伴，展會可為該公司提供客源和品牌宣傳，該公

司為展會提供優惠服務。

2、印制展館到指定賓館、周邊的景點和風景區、其他社交活動地點之間的路線圖和

公交車班次時刻表，以方便參觀者出行。

四、展會安保和清潔服務管理

1、在展會開始前對其進行安全風險評估，指定具體的工作方案。

2、配備專業的安保人員、警察等，明確主辦方對于這些力量的調動權利。

3、安排工作人員進行排班，確定崗位，以便出事后追究相關責任人責任。

4、檢查安全門、安檢設施，以及應急的廣播、照明系統運作正常。

5、確保消防安全和電路安全。

6、根據展會規模辦理好各種保險。

7、現場醫療急救。

8、安排適量的清潔人員，確保展會環境的舒適清潔。洗手間的清潔工作實行專人負

責制，洗手液及卷紙及時更換。

第二篇：展會安全管理協議

廣州師盛展覽公司

展會安全管理協議

師盛會務 2012.08

場地出租方：

(以下簡稱甲方)展覽主辦方：

(以下簡稱乙方)

第一條 展覽項目

１、展覽項目名稱： ２、展覽地點： ３、展覽面積： ４、展覽其他合作方：

第二條 展覽項目期限

自

****年**月**日起進館,至

****年**月**日撤館結束。

第三條 乙方安全管理責任

根據舉辦大型活動要堅持“安全第一、預防為主”的方針，按照“誰主辦、誰負責”的原則，本協議明確乙方作為上述展覽的主辦方，必須對展覽項目的安全工作全面負責，保持展覽的基本安全條件和狀態符合國家有關安全技術標準。

一、做好安全預防工作：

1、制訂安全防范措施和處置突發公共事件應急預案；

2、建立并落實安全責任制度，確定安全責任人，明確各級崗位職責；

3、配備與展覽活動安全工作相適應的專職工作人員；

4、為展覽活動安全工作提供必需的物資保障，在各個入口處設置安檢系統，出入口處必須安排保安，由此產生費用乙方自行承擔；

5、組織實施現場安全管理，開展安全檢查，發現問題及時整改；

6、對參加展覽活動的所有人員進行安全宣傳和教育，及時有效制止影響活動秩序的行為，發現違法犯罪行為及時報告公安機關；

7、接受相關管理部門的指導、監督和檢查，及時消除安全隱患。

8、展覽活動如有承辦方或主場搭建商、主場運輸商等供應商，且其與乙方無隸

廣州師盛展覽公司

屬關系的，乙方與承辦方或供應商應簽訂安全協議，明確各自安全職責。承辦方或供應商應按安全協議規定的職責，與主辦方共同落實安全措施。

二、承擔相關安全責任

1、防恐安全責任：負責展位區域內的消防、治安、防恐安全工作；保證租賃區域內所有展品必須符合國家質量管理的有關規定；下述物品禁止展示或進入甲方展館：武器、槍支、刀劍、彈藥、炸藥、易燃品、放射性物質和其他危險物品；未經海關批準的進口物品；可能有礙甲方順利經營的物品和任何被有關部門禁止的物品；

2、消防安全責任：乙方在展會期間嚴禁對通道、安全門、應急燈、消火栓、滅火器、消防噴淋裝置、火警報警器等消防安全設施進行改造、改裝或移動；

乙方嚴禁影響和阻塞緊急通道，嚴禁阻擋滅火器、消防栓等安全設施，甲方有權要求租賃方將各種對安全構成威脅的物品移開；

嚴禁在消防卷簾門下擺放物品，消防卷簾門滑道兩邊不準懸掛任何裝飾物；嚴禁在展館內燒煮、燒烤、明火操作、切割金屬，嚴禁在展館內使用各類加熱器和電熱器；

保證現場施工人員不在展館內調漆、噴漆或用汽油、酒精等易燃物進行清洗作業；展館內嚴禁吸煙。

3、治安管理責任：保證展館內無尋釁滋事，打架斗毆；展會期間，保證展位搭建的質量，如違反安全規定，甲方有權要求其限時整改、查封展位直至清除出館，由此造成的人身、財產損失，乙方承擔一切責任；

制訂安全工作計劃，并落實施工安全技術措施；應當建立和健全必要的搭建和開展期間的安全管理制度；

應當落實專（兼）職安全管理人員，并明確其安全管理責任；對從事電工、起重機械設備操作、高空作業等特殊工種作業的人員，必須經勞動行政管理部門按照國家有關規定持證上崗。

４、其他安全責任：乙方應制定應急預案，如遇緊急情況，及時疏散人員； 必須負責設置施工安全防護設施，并設立醒目的警示標志；搭建和撤館時施工時必須派專人進行現場監護；

必須配置必要的合格的施工安全勞動保護器具和用品，搭建和撤館期間須佩帶安全帽方可入館；

必須經常對展覽現場進行安全檢查，及時整改不安全因素，杜絕事故苗子和隱患，預防和避免人身傷害事故；

必須采取措施重點做好防止高處墜落和墜物傷人事故的工作；必須做好防觸電和防止發生火災事故。

廣州師盛展覽公司

三、乙方在展覽項目開始前，應將本安全管理協議及現場應急預案等展會資料上報廣饒縣會展節慶辦公室；并指定

（身份證號碼：）為租用期間安全管理負責人。

四、本協議明確在展覽項目實施過程中，若因乙方安全管理不到位而發生任何人身傷亡生產安全事故，包括第三者責任安全事故，由乙方承擔全部責任。

五、展覽項目實施過程中意外人身傷亡事故的報告和處理

１、在實施上述展覽項目過程中若發生施工意外人身傷亡事故的，乙方必須在國家規定的時限內，主動及時地向有關管理單位報告。

２、若發生意外人身傷亡事故，乙方必須負責妥善處理事故的善后相關事宜，并配合有關管理部門做好事故情況調查工作。

３、若發生意外人身傷亡事故，乙方應根據政府相關部門的判定，負責承擔所有責任。

六、乙方應遵守的其他規定

1．不得超過有關部門核定的人員容量印制、發放、出售票證； 2．公開售票的，采取票證防偽、現場驗票等措施；

3．根據安全需要，在展覽入口設置安全、有效的驗票設施、設備； 4．保證臨時搭建、安裝、懸掛設施、設備的安全。

第四條 甲方安全責任

1.保證對外租賃時展覽活動場所、設施符合國家有關規定和消防安全技術規范； 2.在安全出入口和安全疏散通道設置明顯的疏散指示標志，并保證安全疏散通道和消防通道暢通； 3.向乙方提供該場所的核定人員容量、安全出入口、安全疏散通道及供電系統等數據；

4.甲方在本展會過程中，委派

負責聯系和協調乙方相關工作，負責對乙方施工安全管理工作進行監督檢查。

5.一旦發生施工意外人身傷亡事故或其他緊急情況，甲方有協助緊急搶救傷員，協助乙方采取必要措施防止事故擴大，減少事故損失的義務。

廣州師盛展覽公司

第五條 協議的簽署

本協議經雙方代表簽署后即行生效，協議雙方均必須認真執行。本協議作為場地租賃合同的附件。

甲方：

乙方： 法人代表或

法人代表或 委托代理人：

委托代理人： 地址：

聯系電話：

地址：

聯系電話： 二O一二年

月

日

第三篇：展會后期跟蹤管理

第十講 展會后期跟蹤管理

教學目標：

1.復習上一節的內容(通過總結上一節課的討論題)2． 本節教學要求: 通過對本節的課堂學習,要求學生: 掌握: 會展（后）效果評估 熟悉:收集客戶意見渠道 了解: 建立會展客戶數據庫的意義 3.教學方法: 課堂講授,學生討論

4．重點: 會展效果評估內容 難點: 展后客戶跟蹤服務的內容

教學內容及過程:

一．以重慶高新技術成果交易會展后調查為例（相關資料學生已分發），包括：

1、問卷設計

A．參展商調查內容：

? 參展的目的 ? 獲取信息的渠道 ? 展臺搭建情況

? 對展臺組織管理水平的總體看法 ? 總體評價

? 參展目標的實現程度 B．參觀觀眾調查內容：

? 展臺吸引注意力的主要原因 ? 對展臺工作人員的看法

? 對展會服務水平的看法 ? 對展會整體布局的看法

2、調查設置

分4個館隨機抽樣。

對于參展團隊，先海外、后國內，先外省、后本地的原則，選取一位為代表，力爭選其中的領導。

? 對于參觀觀眾，優先調查佩戴有嘉賓證以及來自境外、外省的參觀者。

參展商調查結論統計內容包括：

1、獲得展會信息的渠道：報刊新聞、廣告、同行、電視新聞、網絡等。

2、參展商來參展的主要目的和動機：了解參展商參展動機對于有針對性地提供展會服務大有好處。

3、參展商的展臺布置情況

4、展商對展會組織管理水平和服務水平的總體評價

5、參展商對客戶群質量的評價

參展觀眾調查結論統計分析

1、參觀者獲得展會信息的渠道

2、展臺吸引參觀者的主要原因

3、專業參觀者對展臺工作人員的看法

4、參觀觀眾對主體的評價

5、參觀者對會展組織管理水平和服務水平的總體評價 對策與評價

1、挖掘本地會展資源

2、完善展后服務調查

以上是一般會展展后調查的主要內容。

通過上述案例學習及學生的參與，目的使學生對展會后期的跟蹤管理有感性的認識。

二．會展效果評估（展后）

會展效果評估是對展覽環境、工作效果等方面進行系統深入地考核和評價，是個有程序和步驟的動態過程，包括：

1、確立會展效果評估的目標：主要是展會投入和展會效益的比較看是否達到預期目的。

2、選擇規范的評估標準：包括：展會整體成效、宣傳效果、接待成果和成交結果。要量化評估標準，排出主次。

3、制定評估方案：確定具體的評估內容和安排，評估的對象和抽樣分布，問卷的設計，經費預算等。

4、實施評估方案：通過各類資料收集，安排記錄，召集會議座談，問卷調查等收集數據；整理分析數據。

5、總結評價：對整個展會各項活動在分析數據的基礎上進行總結，形成總體評價報告。

包括：

(1)對展會策劃進行總結。對展會策劃方案進行分析評估，評估的內容包括：展會的舉辦時間、地點、展品范圍、展會規模、辦展機構組成、展會定位、展會價格、人員分工、展會晶牌形象策劃等，找出它們好的方面和不足之處。

(2)對展會籌備工作進行總結。內容包括：展會工作的統籌、協調，各項籌備工作的安排和調整等。

(3)對展會招展工作進行總結。內容包括：目標參展商數據庫的建立和改進辦法、展區和層位劃分、展覽題材的增減、招展價格的合理性、招展函的編印、招展分工、招展代理的工作、招展進度安排、招展宜傳推廣和招展策略等。

(4)對展會招商和宣傳推廣工作進行總結。內容包括：目標觀眾數據庫的建立和改進辦法、招商分工、招商宣傳推廣、招商進度安排、觀眾邀請函的編印、招商渠道的建立等。

(5)對展會服務進行總結。內容包括對展會的展前、展中和展后各服務環節的服務，以及對這些服務的質量、提供方式等。

(6)對展會現場管理工作進行總結。包括對展會布展、開展以及撒展等的現場管理。

(7)對展會的指定服務商進行評估。包括對展會指定層位承建商、指定展品運輸代理、指定旅游代理、指定清潔和保安公司等的工作進行總結。

(8)對展會的時間管理辦法進行總結。包括對展會的招展、招商、宣傳推廣、展會服務、籌展撒展以及展會整體時間管理等進行總結。

(9)對展會的客戶關系管理措施進行總結。

(10)對展會的各種相關活動進行評估：包括對在展會展覽期間舉辦的各種會議、表演、比賽及其他相關活動等進行總結。

(11)財務總結：包括對展會的預算、成本、費用支出時間安排、收益、收款狀況以及其他財務問題進行總結。

（12）成交評估：成交額與預期的比較及新客戶的實際成交量等。

三．展后客戶跟蹤服務

1．建立客戶信息數據庫：一屆展會完畢，辦展機構的客戶數據庫可能會發生很大的變化：有新客戶的加入．有老客戶的流失，有些客戶的信息發牛變更等等。辦展機構要根據本屆展會客戶的實際情況，及時準確地更新客戶數據庫，并根據客戶信息的變化，及時調整客戶工作的方式和方向。成功的展會往往是那些客戶工作做得出色的展會。更新展會客戶數據庫既包括對參展商數據的更新，也包括對觀眾的數據的更新，還包括對各種展會服務商以及業務代理的資料的更新。

2．向客戶郵寄展會總結并致謝。展會閉幕以后，要及時給所有參加展會的參展商和觀眾郵寄展會總結，并對他們參加本展會表示真誠的感謝。展會總結不僅要郵寄給屜會現有的參展商和觀眾，對于那些暫時還沒有來參加本展會的目標參展商和目標觀眾也要郵寄，這樣可以幫助展會下一屆的招展和招商；展會的致謝函可以只郵寄給現有的參展商和觀眾，但對于那些曾經幫助過展會籌辦的機構和個人如各協辦單位，支持單位、消防保安部門等也要致謝，對于一些重要的客戶和機構，辦展機構還可以派人親自登門致謝。至于展會總結和感謝函的郵寄方式，可以采用信函、電子郵件和電話傳真等，對特別重要的客戶甚至要派人上門拜訪。

隨函還可附上客戶意見和建議搜集問卷，就以下內容讓客戶打分，可達到發展和鞏固客戶關系的目的。a、展出內容和質量 b、交通 c、購物 d、服務

3．進行展會總結性宣傳：展會閉幕以后，可以就展會總的情況進行一次總結性宣傳，辦展機構可以將展會的情況準備一份總結性的新聞稿，提供給各新聞媒體，讓展會“有始有終”。很多辦展機構都不注意展后的總結性宣傳，其實，展后總結性宣傳不僅是將本屆展會的舉辦成果對社會和客戶做一個“交代”，及時通報會展信息最新發展，更是為下一屆展會做輿論準備。進行展后總結性宣傳，往往會獲得比較好的效果。

4．處理展會可能存在的一些遺留問題：展覽期間，由于時間有限，業務又較多，可能會遺留一些問題，如有些客戶的款項可能還沒有完全付清，有些客戶的展品還沒有處理完畢，有些客戶還需要展后商務考察等。屜會閉幕以后，辦展機構要組織力量，及時處理展后遺留問題，盡量不要將這些問題拖到下一屆展會，更不能讓這些問題影響到下一屆展會。

5．準備下一屆展會：展會閉幕以后，辦展機構要開始著手準備下一屆展會的各項籌備工作了。例如，準備下一屆展會的策劃方案，制定下一屆展會的招展和招商辦法，策劃好下一屆展會的宣傳推廣方案，編印下一屆展會的招展書、觀眾邀請函，制定展區和層位劃分辦法等。

作業：請從網上尋找一個已舉辦的展會，假設你是展會主辦者，請問從哪幾方面對本屆展會進行總結評估。

第四篇：展會管理規定綜述

展會管理規定

一、總則

明確公司參展標準和操作流程，掌握國內外的大型專業展會的行情，持續改進和完善公司展會的組織、開展和管理工作。

二、適用范圍

本制度適用于展會的組織、信息收集和參展的程序管理。綜合辦行政管理員為展會統一負責人，原展會負責人趙業水與劉建開應與綜合辦行政管理員進行工作交接，并負責給綜合辦行政管理員提供之前參加過的展會相關資料。

三、展會操作規程

（一）國內展會參展操作規程

第一步：收集資料。收集與本公司業務相關的專業展會信息，并與展會組委會取得聯系，向其索要參展指南以及參展注意事項；

第二步：確展。經公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；

第三步：簽訂合同。與展會組委會聯系、洽談合同簽訂事宜，合同簽訂后，催促對方盡快確認展位；

第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經公司領導批準同意后，與其聯系并簽訂合同，辦理相關事宜；

第五步：辦理參展商證、參觀證。攤位確認后，向組委會詢問參展商證和參觀證辦理的有關事項，確定參觀人數后，酌情辦理參觀人員的證件；

第六步：預訂房間。展位確認后，盡快預訂房間，房間盡量訂在展區附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節省費用又方便與客戶洽談；

第七步：展會籌備。在展前的籌備時間內，參展人員按展會方案分工實施完成；

第八步：展前動員。展前要求召開參展會議，以確保參展過程中萬無一失；

第九步：參展總結。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；

第十步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；

第十一步：落實政策補貼。根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。

（二）國外展會參展操作規程

第一步：收集資料。通過因特網和各類信息刊物收集與本公司相關的專業展覽會，特別是國際專業展覽會；與展會的組委會或中國承辦方聯系，向其索要參展指南及注意事項；

第二步：確展。經公司研究后確認參展及參展人員，籌備參展計劃及人員分工；

第三步：簽訂合同。與展會主辦單位或組展方聯系洽談簽訂合同事宜，合同簽訂后，催促主辦單位或組展方盡快確認展位；

第四步：簽訂廣告合同。與展會組委會聯系，確定本次會議的廣告代理商，如需廣告宣傳，經公司領導批準同意后，與其聯系并簽訂合同，辦理相關事宜；

第五步：展會籌備。在展前的籌備時間內，各人按展會方案的分工實施完成；特別注意如參展形式為特裝展的，應做好展臺的設計、搭建工作；

第六步：簽證辦理。攤位確認后，向主辦機構詢問簽證的有關事項，督促參展人員辦理護照，要求對方寄發邀請函，隨后安排辦理簽證；該項事宜由組展方統一辦理的，應積極配合提供相關證件；

第八步：預訂房間及往返機票。展位確認后，應盡快預訂往返機票及房間，房間應盡量訂在展區附近或交通便利、價格適中的酒店，做到既節省費用又方便與客戶洽談；

第九步：展前動員。展前召開參展要求會議，以確保參展過程中萬無一失；

第十步：參展總結。將各人匯報附在材料后歸檔，并將所有帶回的客戶名單輸入公司客戶名單，所有影像資料，在電腦中存檔；

第十一步：存檔。將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經董事長審批后存檔，要求在電腦和檔案櫥中各保存一份；

第十二步：落實政策補貼。根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。

四、展會管理實施細則

（一）參展目的

企業形象和品牌推廣、產品展示、市場宣傳和信息收集。

（二）參展原則

1）參加展會應本著嚴謹、經濟、實效、符合市場戰略的原則，避免盲目、沖動及鋪張浪費的參展行為；

2）參展前應認真了解展會信息，仔細閱讀參展商手冊，并做好真實性調查等風險防范工作；

3）參加展會應做詳細周密的策劃，包括展位的選擇、展臺的布置方案、廣告的發布、目標客戶的邀請等；

4）除布展工作外，應強調參展人員的作用，做好明確的職責分工和展前培訓，展示公司團結、專業的良好形象，把握商機；

5）展會應與市場拓展緊密集合，國外展會是我公司拓展市場區域接觸客戶的主要途徑之一，展會后應及時、積極跟進，做好后續宣傳和客戶開發工作；

6）展會結束后應做效果分析并提交總結報告，積累參展活動經驗。

（三）展會計劃 組織展會負責人應在每年12月份對下一展會的信息進行收集，并整理為《展會信息報告》，發給國際項目部，國外展會具體市場調研由國際項目部負責，國際項目部對收集后的展會信息應做初步的評價，對其相關性、影響力、往期信譽和效果進行分析，選定目標展會；綜合辦行政管理員負責在每年1月份根據各項目部意見，整理、確定本《展會信息及參展提案》報公司領導研究確定，企劃法務室趙業水與采購履約部劉建開負責協助綜合辦整理《展會信息機參提案》。

1）信息調研

綜合辦行政管理員應對目標展會做詳盡的信息調查，包括：主辦方、承辦單位、舉辦時間、展館位置、承租信息、展位信息、展會影響力、往期影響和反饋、參展單位、參觀者范圍等。國際項目部經理應配合外聯員做好該項工作，通過咨詢展會所在國代理商考究展會的真實情況；如赴國外參展，還應了解當地語言、政治環境、文化風俗、交通和食宿信息等。（企劃法務室與采購履約部劉建開負責協助綜合辦處理相關事宜）

2）價格及優惠政策落實

綜合辦行政管理員在參展前應與主辦方或組展單位咨詢價格，爭取國家、省、市方面的各項優惠政策。對我公司擬長期參展的展會，應與主辦方或組展單位建立良好關系，以獲得優惠的參展價格，好的展位和相關待遇。

3）參展財務預算

在提交參展計劃提案時應做好財務預算，包括：參展費用、特裝展示布置費用、展品運輸保管費用、廣告費用、宣傳贈品費用、人員差旅費用等其他可預見費用；

參展的投資規模應參考展會對市場戰略的支持作用、對區域市場銷售的現實作用、品牌宣傳和企業宣傳的影響力。

（四）參展籌備工作 1）定立合同

決定參展后應與主辦方或組展單位訂立合同；如有條件，事先核實后，請法律顧問出具意見和確認。

2）展會策劃

綜合辦行政管理員針對每一展會制定詳細的參展方案并負責落實。①展位選擇

展位應選擇有利位置，主要考慮：出口、入口、中廳、休息區、餐飲區、洗手間附近等人流密集地段。避免選擇死角、長排中段、有墻柱障礙等展位；

展位的大小可根據具體需要選用標準展位、雙展位、特裝展位以適合品牌形象策略；

選擇展位前，應了解附近展位的廠商信息和展示方式，并作出必要的設計調整。

②展臺布置和展品陳列 展臺布置的基本原則：

遠觀效果醒目、有沖擊力，近觀效果舒適、明快，整體效果協調； 展位結構和圖片序列應考慮人流密度和流向； 無論標準展位還是特裝展示，都必須增加照明燈光； 展品和圖片的展示高度應符合人體身高和視角；

展區微觀細節構造應考慮：展臺、展架、展示墻、標牌、標識、洽談區，圖片設計、說明性文字、動態屏幕演示系統、布展使用材料材質（一次性/重復性）。

③廣告信息的發布

根據需要可考慮在會刊發布廣告，可以封面和頁內文章形式發表。可根據需要選擇條幅、彩球等展會外設廣告；

在參加展會前三個月，可以考慮在有影響力的網站、刊物上發布報道，以擴大知曉度。

④目標客戶的邀請

參展前應邀請潛在客戶、原有客戶、目標客戶前來參加。⑤展品及模型的運輸和保管

各種資料及展品及模型應在展前3個月列出明細清單并制定運輸方案，綜合辦專人負責，展后應對展品進行核對，對損壞、丟失等情況進行匯報。

（五）參展人員

根據展會的規模，應配備相應的參展人員，并做明確的職責分配和展前培訓。人員主要包括：展會項目經理、項目助理、專業技術人員，參展前2個月由國際項目部提報并報公司領導批準。

1）參展人員的職責 展會項目經理：

了解市場和廣告需求；監督展位的制作和設計方案；保證布展時模型和文件的及時到場；保證展期提供充足的材料和宣傳品，確保公司形象反映在展會上；負責資料和宣傳品的分發管理并解答提問；負責展品的清點和匯總；負責信息的收集、匯總和整理；負責參展人員的管理；撰寫展會總結報告。

專業技術人員：

必須是經驗豐富的技術人員，對產品和技術細節非常了解，在參觀客戶的要求下進行產品演示，或預先安排演示；對客戶提出的技術問題進行回答；撰寫信息收集和產品反饋報告。

項目助理：

主動問訊駐足的參觀者，并對公司和產品的概況進行介紹；將參觀者引導給項目經理或專業技術人員；分發宣傳品和紀念品；指導客人填寫信息和聯絡表格；恭送問詢者離開，負責展會客商來訪登記表的填寫、整理及展會客戶信息匯總表的匯總；會后負責撰寫展會總結。2）人員規范和培訓

全體參展人員要求統一著裝；佩戴名卡；態度親切主動，舉止合乎禮儀；談吐規范，富有熱情；對參展的必要事項、信息和規范應該做事前培訓，由負責展會所在國的市場部負責。

3）參展人員培訓內容

參展意義、目的和理念，展覽必要常識（當地風俗禮節、展會性質、目標客戶鎖定等）；行為、規范和禮儀；職責分配和合作溝通；活動時間表；產品知識及常規問題的統一回答；信息的收集。

（六）展會的總結

展會結束后應該對參展的效果進行總結和評價。必須指出，展覽的效果，尤其是潛在影響力不易測定，因此，對展覽的實效分析不宜作不切實際的要求。

1）效果分析

包括參觀流量、有效客戶數量、展覽對銷售的促進效果、客戶對該次展覽的印象等等。

2）信息收集

信息收集應作為展會活動的一項重要內容。信息內容包括：行業信息、產品發展動態、新技術、競爭對手信息、客戶信息、客戶質詢和建議、展示設計趨勢和改進等等；

可考慮安排專門的信息收集人員，不參與展臺展示活動以起到身份隱蔽作用，主要負責收集其他競爭對手信息。

3）總結報告

展會總結報告應在參展后10個工作日內由展會項目經理提交綜合辦主任，內容涵蓋信息收集概要、效果分析、展會評價、改進建議等；

展會結束10個工作日內，展會項目經理負責按財務規定報銷完畢所有展會財務支出。

4）資料存檔 所有參展人員于展會結束10個工作日內，遞交展會總結，同時將所有整理的客戶名單，所有影像資料整理轉交綜合辦存檔；

綜合辦行政管理員將所有展會的資料匯總裝訂成冊，經總經理、董事長審批后存檔，在電腦和檔案櫥中各保存一份。

5）落實政策補貼

綜合辦行政管理員根據國家、省、市相關規定辦理相關手續，積極申報各項扶持政策。

五、記錄存檔

（一）保存地點：綜合辦

（二）保存時間：五年

（三）保存要求：裝訂成冊

第五篇：展會現場管理計劃

篇一：展會現場管理計劃

展會開幕計劃

一、時間：2011年8月24日10:00am-3:00pm

二、地點：北京橋藝術中心

三、貴賓廳：

1.貴賓廳設置簽到臺，擺設鮮花和綠色植物，提供簽到本、簽到筆、茶水和熱毛巾 2.展會禮儀人員于8:00am在貴賓廳就位，負責在入口處就位等候特邀來賓并且引導

來賓，為貴賓佩戴鮮花

四、開幕式表演項目：模特眼鏡時尚秀

五、參加開幕式人員

1.特邀來賓（4人）2.參會人員

六、貴賓抵達安排

1.參會人員于9:00am開始由入口進入現場參加開幕式

2.貴賓在貴賓樓口下車，進入貴賓廳休息，9:25am由相關人員引至開幕式特邀來賓

臺參加開幕式 3.貴賓行徑路線：入口處——貴賓通道——貴賓廳——開幕式現場——參觀展覽

七、開幕式儀程

8:30 現場音響設備調試；禮儀服務人員入場并準備；檢查show用具 9:00 參展商及組織的普通觀眾到位；音響再度調試；禮儀人員就位

9:20 特邀嘉賓抵達，禮儀人員列隊迎接、戴花，并引導嘉賓至貴賓休息室休息 9:28 由禮儀小姐引導嘉賓上貴賓席

9:30 主持人（展會承辦人員）介紹貴賓臺嘉賓，宣布開幕 9:40 主承辦方代表致辭

10:00 模特眼鏡時尚秀開始，結束后展會開放參觀

展會管理計劃

一、展會現場布置

在舉辦開幕儀式之前，首先要將開幕現場布置好，以便為展會開始和觀眾參觀做好充分的準備。

二、vip接待

對于貴賓的接待，應給予特別的對待，從到達會展地點到出席開幕直到離開展會地點都要進行周到的安排，對于重要貴賓還需要事先制定接待計劃，上報有關負責部門和相關人員審定后執行。

三、媒體的接待和管理

展會開幕前，與有關媒體取得聯系，邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪和新聞報道做準備。

四、展會設備設施管理

1.設備管理：保養、修理、更新等 2.環境管理：養護、保潔、綠化等

五、展會現場的安全管理

1.制定安全應急策略，按照制定的應急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀律和

服從等方面的宣傳，熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序，增強穩操勝券的信心和決心。

2.防止危險品進入展場。在展場的醒目位置、關鍵路口、場內和場外的各個關口，尤

其是安全出口等，均設置各種各樣的導導示圖、標志牌等，對安全出口通道、進出只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進行指示。3.安全責任實行問責制。根據展覽活動消防安全管理的相關規定，以及大型社會活動

治安管理條例等法律、法規精神，由一名主要領導全面負責各項安全管理工作，實行問責制，并配備一定數量的、具備一定安全管理工作經驗的管理人員具體負責展會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛力量。

六、展會現場的其他服務

飲水、就餐、指引等。

撤展計劃

一、展位的拆除

二、參展商租用展具的退還

三、參展商展品的處理和回運

四、展品出館控制

五、展場的清潔

六、撤展安全保衛

觀眾登記計劃

參會登記表

地址：北京橋藝術中心

預先登記，避免繁瑣的手續，成為參會觀眾，以期聯系。

＊ 登錄主辦方網站可下載“觀眾登記表”，此表格復印有效。篇二：展會現場管理

博覽會現場管理方案

（二）博覽會現場管理對本屆博覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對博覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

為了使本次刺繡、銀飾博覽會有組織、有次序的、有計劃、有目的進行。盡量減少展會期間帶來了不必要的麻煩，促使本次博覽會取的圓滿的成功。

現場管理的原則： ?找出可能出現的問題并作精密分析。

?努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。

1、盡量利用服務鏈外包服務，進行監控。

2、指定專人在專門時間負責專項工作，明前分工、分清職責、責任到人。

3、對于重點工作，實行雙重核查制度。

4、對重要環節，負責人應及早提出注意問題，實時監督。

5、重視對臨時人員的短期培訓。

a、系統的現場管理如下：

一、觀眾登記和入場管理

設觀眾登記處——為了提高工作效率，把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開或進一步將現場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。

為了消磨人們在登記處的等待時間，主辦單位應該在入口處

設置了展覽活動及論壇議程牌，以便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

二、博覽會現場廣告管理

在本次博覽會活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等。

但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

三、對參展商的行為管理

主要工作依據是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時主辦單位可以采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。

四、安全管理 博覽會現場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火

災和衛生。為此，展會主辦單位需要和消防、衛生和公安等部門主動聯系，積極爭取這些部門的支持。

五、交通、物流管理

展會的交通主要指現場的交通工具、停車場及線路的

規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、taxi、停車場等。

物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事

務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業觀眾的不同需要。現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握： ■一份相關聯系人名單；

■場館地圖；

■展品抵達場館的時間；

■現場交通規劃草圖；

■緊急情況應對計劃；

■現場聯絡點，包括安全和志愿者。

六、餐飲管理

博覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區的經營權臨時轉讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調，在展會餐飲區，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

七、證件管理

通常來說，主辦單位把印刷的各種證件發給放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導

和演講嘉賓）。

為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果博覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

八、參展商和觀眾投訴處理 博覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業觀眾會對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

九、新聞管理

現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

十、知識產權保護工作

1、主辦方應在現場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2、基本原則：

? 堅決反對利用展覽侵犯知識產權。

? 用證據講話。? 被告方如有異議，有申辯權利，但須提供證據。否則暫時

撤下有疑問的展品。

? 雙方應在展后訴諸法律解決。

十一、現場保潔管理

現場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負

責。展覽場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內的裝修垃圾清理帶走。

十二、展覽會運輸代理商管理

1、運前：認真挑選運輸商

2、運中：緊密聯系運輸商

3、進館：迅速有序搬進場

4、展后：妥善處理參展品

十三、配套服務管理

在布展和撤展期間，展會主辦單位應該為參展商提供相關

配套服務，如出門證管理、餐飲服務、保安服務和消防管理等。

十四、專業觀眾入場管理

1、填寫登記表

2、辦理證件

3、檢查門票

4、領取參觀指南

5、免費贈送或出售會刊

篇三：展會現場管理計劃

展覽會現場管理對成功地辦好一屆展覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對展覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

一、觀眾登記和入場管理

觀眾登記處——

為了提高工作效率，絕大多數展會組織者都偏向于把預先登記的觀眾和現場注冊的觀眾分開，有些展覽會還進一步將現場注冊的觀眾分成兩類，即有名片的和無名片的，前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可以換取胸卡，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。

為了消磨人們在登記處的等待時間，一些展覽會的主辦單位還在入口處設置了展覽活動及論壇議程牌，這樣無疑也便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

二、展覽會現場廣告管理

在一次大型展覽活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等，但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

三、參展商行為管理

參展商行為管理的主要工作依據是參展合同。在布展（尤其是某參展商需要進行特裝時）、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時主辦單位可以

采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。

四、安全管理 1.制定安全應急策略，按照制定的應急策略，突出自救意識、自救能力、組織紀律和 服從等方面的宣傳，熟悉緊急情況的處理方法和人員疏散程序，增強穩操勝券的信 心和決心。

2.防止危險品進入展場。在展場的醒目位置、關鍵路口、場內和場外的各個關口，尤 其是安全出口等，均設置各種各樣的導導示圖、標志牌等，對安全出口通道、進出 只需、飲水、就餐、防滑、公廁、停車等進行指示。

3.安全責任實行問責制。根據展覽活動消防安全管理的相關規定，以及大型社會活動 治安管理條例等法律、法規精神，由一名主要領導全面負責各項安全管理工作，實 行問責制，并配備一定數量的、具備一定安全管理工作經驗的管理人員具體負責展 會的日常安全管理工作，組織重組的安全保衛力量。

五、展會設備設施管理

1.設備管理：保養、修理、更新等

2.環境管理：養護、保潔、綠化等

六、媒體的接待和管理

展會開幕前，與有關媒體取得聯系，邀請媒體記者對展會開幕現場和展覽現場進行采訪 和新聞報道做準備。

七、交通、物流管理

對現場物流和交通的控制是展覽會全面控制的至關重要的部分，事實上，交通也屬于物流的范疇，只不過這里的“交通”主要指現場的交通工具、停車場及線路的規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、taxi、停車場等。

展覽會現場的物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業觀眾的不同需要。

對于大型展覽活動而言，現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握：

■一份相關聯系人名單；

■場館地圖；

■展品抵達場館的時間；

■現場交通規劃草圖；

■緊急情況應對計劃；

■現場聯絡點，包括安全和志愿者。

八、餐飲管理

餐飲服務是展覽會質量的一個重要環節。

展覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區的經營權臨時轉讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調，在展會餐飲區，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

九、證件管理

通常來說，在一次展覽會中，主辦機構至少要印制 6種證件，分別發放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和演講嘉賓）。

另外，為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果展覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

十、參展商和觀眾投訴處理

在展覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業觀眾會對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接

到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

例如，在第二屆中國（深圳）消費商品采購大會上，組委會在總服務臺設立了問詢投訴處，負責回答參展商和觀眾的問詢，并處理各種投訴，收到了比較好的效果。

十一、新聞管理

一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

十二、知識產權保護工作

一般來說，國內 1 萬平方米以上的展覽會都會在現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

十三、現場保潔管理

1.主辦方應在現場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2.基本原則： 1)堅決反對利用展覽侵犯知識產權。

2)用證據講話。3)被告方如有異議，有申辯權利，但須提供證據。否則暫時撤下有疑問的展品。

3.雙方應在展后訴諸法律解決。

4.現場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負責。展覽場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內的裝修垃圾清理帶走。

展覽會布展和撤展管理

一、布展管理

布展工作一般在展覽會開幕前幾天舉行，時間長短依展覽會的不同規模和主題而定。譬如，大型汽車展或機械展往往需要近一個星期的時間，而消費品或珠寶首飾等主題的展覽會通常只需要一兩天的時間。

對于主辦單位而言，布展就是對展覽會現場環境進行規劃，對參展商、搭建商、運輸商等的有關工作進行協調和管理，從而為展覽會正式開幕做好準備的籌備階段。

表1 布展期間的主要工作內容

篇四：展會現場管理

博覽會現場管理方案

博覽會現場管理對本屆博覽會至關重要，現場管理做得不好會影響專業觀眾和參展商對博覽會的滿意程度，直至影響整個展覽會的品質。

為了使本次博覽會有組織、有次序的、有計劃、有目的進行。盡量減少展會期間帶來了不必要的麻煩，促使本次博覽會取的圓滿的成功。

現場管理的原則： ?找出可能出現的問題并作精密分析。

?努力在不確定因素里找出盡量確定的因素。

?要有預案和預備力量。

1、盡量利用服務鏈外包服務，進行監控。

2、指定專人在專門時間負責專項工作，明前分工、分清職責、責任到人。

3、對于重點工作，實行雙重核查制度。

4、對重要環節，負責人應及早提出注意問題，實時監督。

5、重視對臨時人員的短期培訓。

a、系統的現場管理如下：

一、觀眾登記和入場管理

設觀眾登記處

1、預先登記的觀眾;

2、現場注冊的觀眾;現場注冊的觀眾分成有名片的和無名片的。前者只需憑名片在觀眾登記處辦好相關手續就可，后者則要在主辦方人員的指導下填寫登記表，然后再到登記處辦理手續。為了消磨人們在登記處的等待時間，主辦單位應該在入口處

設置了展覽活動議程牌，以便于人們尤其是現場注冊的觀眾預先了解展覽會的總體結構和主要活動安排。

二、博覽會現場廣告管理

在本次博覽會活動中，主辦單位獲取廣告收入的渠道很多，如展覽快訊、展會會刊、戶外廣告牌、氣球、標語等。

但無論采用什么樣的廣告載體，展會主辦單位都必須制定明確、統一的廣告政策，做到對所有參展商一視同仁。即使制定有相應的優惠措施，也應該讓所有參展商都了解，而不應簡單地根據參展企業的規模大小來決定是否給予其優惠。

三、對參展商的行為管理

主要工作依據是參展合同。在布展、開展和撤展等不同階段，展覽會主辦單位都應和參展商進行有效的溝通，確保它們的行為符合參展合同尤其是場館的使用規定。必要時主辦單位可以采用強制性措施，以維護絕大多數參展商的正當利益和保證整個展覽會的順利進行。

四、安全管理

博覽會現場的安全管理主要涉及三個方面，即盜竊、火 災和衛生。為此，展會主辦單位需要和消防、衛生和公安等部門主動聯系，積極爭取這些部門的支持。

五、交通、物流管理

展會的交通主要指現場的交通工具、停車場及線路的

規劃，如展品運輸車輛、巴士（往返于地鐵或機場與場館之間）、taxi、停車場等。

物流管理工作十分繁瑣，哪怕是看似簡單的停車場事務，也要充分考慮到展品運貨司機、貴賓、參展商和專業觀眾的不同需要。現場交通與物流管理的負責人至少應該掌握：

■一份相關聯系人名單；

■場館地圖；

■現場交通規劃草圖；

■緊急情況應對計劃；

■現場聯絡點，包括安全和志愿者。

六、餐飲管理

博覽會主辦單位可采取外包的方式，將展會期間餐飲區的經營權臨時轉讓給知名酒店或連鎖餐廳，并通過合同條款對其菜單、份量和價格等進行嚴格的約束，以確保現場餐飲服務的質量。在這一點上，有些展覽公司所采取的餐飲服務公開招標的方法值得借鑒。還有一點需要強調，在展會餐飲區，餐飲服務人員還應該對簡易飯盒等餐具進行及時清理，為參展商和專業觀眾營造一個良好的就餐環境。

七、證件管理

通常來說，主辦單位把印刷的各種證件發給放給參展商、專業觀眾、工作人員（包括主辦機構、承辦機構和協辦機構的相關工作人員）、籌（撤）展人員、媒體記者及與會嘉賓（包括領導和演講嘉賓）。

為了保證參展商、專業觀眾和嘉賓的停車位，場館管理方還會使用停車證。如果博覽會擬出售門票，主辦單位需要事先向稅務部門報告，在征得同意后方可印制和出售門票。

八、參展商和觀眾投訴處理

博覽會舉辦過程中，不可避免地會存在個別參展商和專業觀眾會對場館現場管理、餐飲配套服務等表示不滿，并向主辦單位接待辦公室提出投訴，有些則直接到問詢處投訴，這時迫切需要有一個專門的機構來處理各種投訴。

九、新聞管理

現場設立新聞中心或新聞辦公室，以便參展商和主辦單位能及時發布各種信息。新聞中心的硬件設施和人員配備應根據展會規模等實際情況決定。

另外，展覽會主辦單位往往會安排專門的新聞主管，負責統一發布展覽會的官方信息，并接受媒體的采訪；所委任的新聞主管必須善于言辭，舉止落落大方，并十分熟悉展覽會的相關情況。

十、知識產權保護工作

1、主辦方應在現場設立專門辦公室，并聘請專職律師咨詢。

2、基本原則： ? 堅決反對利用展覽侵犯知識產權。

? 用證據講話。? 被告方如有異議，有申辯權利，但須提供證據。否則暫時撤下有疑問的展品。

? 雙方應在展后訴諸法律解決。

十一、現場保潔管理

現場保潔分別由場館方、主場搭建商和特裝搭建商分工負責。展覽場地內公共區域的清潔工作由場館方負責，如通道、廁所、餐廳等。展臺內的清潔按“誰搭建、誰負責保潔”原則來負責。特裝搭建商應在撤展時將展臺內的裝修垃圾清理帶走。

十二、展覽會運輸代理商管理

1、運前：認真挑選運輸商

2、運中：緊密聯系運輸商

3、進館：迅速有序搬進場

4、展后：妥善處理參展品

十三、配套服務管理

在布展和撤展期間，展會主辦單位應該為參展商提供相關配套服務，如出門證管理、餐飲服務、保安服務和消防管理等。