第一篇：檔案管理制度

項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為加強項目部檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。第二條 本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的項目各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、項目管理、等活動中所直接形成的對項目有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、證件等不同形式的資料。第三條 重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。

第二章

檔案管理機構(gòu)設(shè)置

第四條管理機構(gòu)

組

長：司瑞明

副組長：頓雪冰

郭建東

組

員：李斌

宋志永

翟耀斌

王杰

姜雪楠

張

偉

組長為檔案管理第一責(zé)任人員，副組長協(xié)助組長抓好檔案管理中的各項工作。組員做負責(zé)完成檔案的收集、整理、歸檔和使用。

具體工作：安質(zhì)部由宋志永負責(zé)安全、質(zhì)量的原始資料的文件整理并進行歸檔。工程部翟耀斌負責(zé)工程技術(shù)資料的收集整理工作，測量主管姜雪楠負責(zé)測量資料的整理，實驗室資料由張偉負責(zé)收集整理和歸檔。辦公室主任王杰負責(zé)上級下發(fā)的文件存檔、傳閱，以及項目部下發(fā)的各項紅頭文件的發(fā)放與歸檔。項目部設(shè)置資料室，資料室按各部室資料進行分類由各部室主管負責(zé)管理。

第三章

檔案歸檔

第五條 歸檔范圍

(一)通用管理：證書、部門職責(zé)、崗位職責(zé)、手冊、注冊申報資料等。(二)工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量控制）、工程驗收、工程報批資料等。

(三)合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計 合同、其他合同。

(五)批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔 手續(xù)；

(六)驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25 日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；(七)其他文件每周一集中歸檔一次。

(八)未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié) 輕重予以相應(yīng)處理。

第七條 歸檔份數(shù)

(一)原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。

(二)使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。

第八條 歸檔要求

(一)由檔案室和各部門指派一名專人負責(zé)歸檔事宜。(二)對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。(三)文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。

(四)文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可歸檔。

第三章

檔案的收集與整理

第九條 檔案的收集

(一)由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進 行分類、排列、編目后移交檔案室。

(二)由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。

(三)收集時要保證檔案的質(zhì)量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不 全的檔案，要做好記錄。

第十條 檔案的整理

(一)檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。(二)檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整 理，并做電子目錄方便日后檢索。

第四章

檔案建檔

第十一條 分類梳理

歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立《檔案目錄》。

第十二條 檔案專用章

所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。第十三條 檔案編號章

檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案 室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。第十四條 檢索目錄

所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。第十五條 電子備份

重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。

第五章

檔案使用和歸還

第十六條 檔案使用

(一)文件復(fù)印：由使用人填寫《檔案復(fù)印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責(zé)人 批準(zhǔn)，重要文件同時報分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、提供。

(二)借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng) 部門負責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。

(三)借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)。

(四)借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)，總經(jīng)辦會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再

第七章

檢查與考核

（一）各部門文件資料應(yīng)放置于專門的資料柜內(nèi)，應(yīng)保持資料室整潔、柜架排列有序。否則扣責(zé)任單位200元。

（二）各部門資料文件應(yīng)按要求進行排列，并在辦公計算機內(nèi)建立文件資檢索目錄，便于方便查找。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（三）各部門要建立健全文件資料的管理臺帳并做到帳卷相符。否則扣責(zé)任單位20元／次。

（四）各部門應(yīng)制定文件資料的管理制度并嚴格制度執(zhí)行，否則扣責(zé)任單位20元／次

（五）各部門必須設(shè)一名兼職文件資料管理員，負責(zé)本部門文件資料的日常管理，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（六）各部門保存的文件資料超過保管期限需銷毀的，必須編寫銷毀目錄交部門領(lǐng)導(dǎo)及項目負責(zé)人審核，經(jīng)鑒定、審核后方可銷毀，否則扣責(zé)任單位20元／次。

（七）項目部負責(zé)組織每季度對各部門檔案管理情況進行一次全面檢查，并形成檢查報告，檢查報告應(yīng)包括檢查情況、存在問題及整改措施。檔案員崗位責(zé)任制

第八章

檔案管理人員職責(zé)

（一）擁護黨的路線、方針、政策，努力提高政治水平，不斷增強事業(yè)心和責(zé)任感。

（二）熱愛檔案工作，忠于職守，勇于創(chuàng)新，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。

（三）刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力，認真做好檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作。

（四）堅持黨的四項基本原則，嚴格遵守各項制度，維護檔案的完整與安全，不得向他人泄露有關(guān)機密。

（五）非檔案人員不經(jīng)允許不得隨意進入檔案室，更不準(zhǔn)隨意翻閱、抄錄有關(guān)文件資料。

（六）查閱文件資料者必須遵守借閱手續(xù)及規(guī)定，由檔案管理員提供資料。

（七）機密檔案未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，一律不得供閱。

（八）查閱檔案資料完畢，應(yīng)及時歸放原處；借出的檔案資料必須按時收回。

（九）加強管理，定期作安全保密檢查做到門窗、鎖堅固，若發(fā)現(xiàn)不安全因素，要及時排除。

第二篇：檔案管理制度

第一條為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條　凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條　檔案管理要指定專人負責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。

第五條　歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄（包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等）、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案等具有參考價值的文件材料。

2、本公司的請示與上級機關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第六條 檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條 檔案的銷毀：

1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

第三篇：檔案管理制度

泰州市歌德電商職業(yè)培訓(xùn)學(xué)校

檔案資料管理制度

一、各培訓(xùn)機構(gòu)都必須建立健全各類培訓(xùn)檔案，如：培訓(xùn)教師檔案、教學(xué)檔案、培訓(xùn)學(xué)員考勤、成績、培訓(xùn)合格證、操作證等檔案，并指定專人負責(zé)檔案管理工作。

二、培訓(xùn)教師檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：目錄、培訓(xùn)教師聘用“協(xié)議書”、基本情況登記表（個人簡歷）、學(xué)歷證書（復(fù)印件）培訓(xùn)教師資格證（復(fù)印件）、個人教研成果資料及論文、教學(xué)工作鑒定等，并按規(guī)定裝訂成冊，每人一檔一袋，妥善保管。

三、各培訓(xùn)中心按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》建立教學(xué)檔案，并以班（期）次為單位進行立卷。

（一）教學(xué)檔案的內(nèi)容材料：

1、卷宗目錄

2、教學(xué)工作總結(jié)

3、開辦培訓(xùn)班的有關(guān)文件（計劃、報告、批文等）

4、教學(xué)大綱

5、教學(xué)計劃表

6、教學(xué)計劃執(zhí)行表

7、學(xué)員登記表

8、學(xué)員考勤

9、監(jiān)考表

10、考試成績登記表

11、考試試卷

12、學(xué)員學(xué)籍登記表

13、證書發(fā)放審核備案表

14、參加培訓(xùn)學(xué)員相應(yīng)的學(xué)歷證明、身份證明材料。

（二）所有立卷材料應(yīng)該按照《泰州市民辦教育管理暫行辦法》附件提供的樣表及填寫說明規(guī)范填寫。表內(nèi)所列內(nèi)容、責(zé)任人簽名、單位印章等不得隨意漏填和缺項，沒有內(nèi)容的在卷宗目錄欄內(nèi)予以注明。

四、職工技能培訓(xùn)檔案，按班（期）次參照上款內(nèi)容和要求立卷，分工種（崗位）按匯總，妥善保管。

五、各培訓(xùn)中心安全培訓(xùn)檔案、資料必須專人專柜管理，按規(guī)定需移交單位檔案室保管的應(yīng)及時移交。

六、技工學(xué)校聯(lián)辦的大專、本科函授學(xué)歷教育的學(xué)員檔案，學(xué)員畢業(yè)后交職工培訓(xùn)部登記后轉(zhuǎn)學(xué)員所在單位。

七、檔案記錄填寫要字跡工整，嚴禁涂改、剪裁，檔案附件資料必須齊全。各類檔案只可查閱，不得外借。八、二級單位的培訓(xùn)機構(gòu)都必須建立企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和后備人才培訓(xùn)檔案，內(nèi)容包括：個人基本情況、參加培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、考試考核結(jié)果、個人論文、后續(xù)學(xué)歷證書（復(fù)印件）等。

第四篇：檔案管理制度

遼寧交通建設(shè)集團規(guī)章制度匯編

檔案管理制度

一 總 則

1、為了加強集團檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為集團各項工作服務(wù)，特制定本制度。

2、凡集團各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須定期向集團機要檔案室移交，集中管理，任何部門和個人不得據(jù)為已有。

3、各部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本部門文件資料的收集管理和文書立卷歸檔工作，責(zé)任到人。各項目部的財務(wù)賬簿及憑證由財務(wù)部長負責(zé)移交，內(nèi)業(yè)資料由項目總工負責(zé)移交。

4、各部門的文書立卷工作和檔案管理工作由集團辦公室負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

二 歸檔范圍

1、凡是反映集團工作活動、具有查考利用價值的文件材料（合同、公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光盤等）均屬歸檔范圍。

2、上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

（1）上級機關(guān)頒發(fā)的需要集團貫徹執(zhí)行的文件材料；（2）上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查集團工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊;（3）代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本;（4）其他文件材料。

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3、集團文件材料應(yīng)歸檔的有:（1）集團頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

（2）集團的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件，所屬各單位、各部門的請求與本集團的批復(fù)文件；

（3）集團及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告；

（4）集團召開的各種會議的全套文件與記錄以及會議形成的聲像材料；

（5）集團領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料；

（6）集團領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負責(zé)人代表集團對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；

（7）反映集團經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如項目競標(biāo)文件、信貸、租賃、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等；

（8）集團或各單位、各部門匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）；

（9）集團及各部門、各公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料；

（10）集團及各部門、各公司制定的規(guī)章制度等；

（11）集團的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映集團重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；

（12）集團編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；

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（13）集團及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料；

（14）集團職工、黨員、團員名冊、報表；

（15）集團職工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根；

（16）集團外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、工作來往文件等；

（17）集團解決法律糾紛問題形成的文件材料；

（18）集團或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

（19）集團固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、財務(wù)賬簿及憑證。（20）集團購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

（21）集團下屬各單位、各項目部財務(wù)賬簿、憑證及分包合同等（22）集團所轄的各施工項目內(nèi)業(yè)資料中開竣工報告、業(yè)主獎懲、竣工質(zhì)量驗收報告及真實反應(yīng)施工過程中特殊施工工藝、質(zhì)量控制、變更資料等有價值的文字文件材料。

三 立卷歸檔要求

1、集團各單位應(yīng)在每年一月底以前將上需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團檔案室移交完畢。

2、各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

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3、各公司、各部門向集團檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準(zhǔn)項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、章程、項目人員任免文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。

（2）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一起立卷。

（3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

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（6）聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

四 檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定檔案保管期限的原則

（1）凡是反映各部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本集團有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映各部門一般活動，在較長期時間內(nèi)對集團工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內(nèi)對集團有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五 檔案的鑒定與銷毀

1、集團辦公室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出銷毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

六 檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門

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領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到集團檔案室填寫檔案借閱單，方可借閱。

2、集團各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

5、借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

6、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失檔案的，應(yīng)立即報告。

7、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強對公司檔案材料的管理，充分發(fā)揮檔案信息的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省中外合資、合作經(jīng)營企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》和其他有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合本企業(yè)的實際，制定本辦法。

第二條 公司各類檔案材料的形成、歸檔、分類、鑒定、保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等檔案管理的步驟和內(nèi)容，均要遵照本辦法執(zhí)行。

第二章 檔案管理機構(gòu)

第三條 公司的檔案工作由公司行政總監(jiān)分管，設(shè)置檔案室和專職或兼職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具有檔案專業(yè)知識和技能，負責(zé)檔案的具體管理工作。

第四條 檔案管理人員的主要職責(zé)：(一)參與制定公司檔案工作的規(guī)章制度；

(二)對公司各部門檔案材料的歸檔工作，進行指導(dǎo)和監(jiān)督；(三)做好公司檔案材料的收集、整理、保管和利用工作；(四)做好永久性檔案材料向有關(guān)檔案機關(guān)移交工作；

(五)提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化。第三章 檔案材料歸檔的范圍

第五條 公司文件材料的歸檔范圍主要包括：

(一)企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料。包括合資企業(yè)申請立項的意向書、可行性研究報告、洽談紀要、協(xié)議、合資合同、公司章程、出資證明、批準(zhǔn)文件、委派和撤換董事通知、董事會名單等。

(二)董事會、總裁辦公會議及其相關(guān)的會議形成的文件材料。包括會議決議，會議紀要、會議紀錄等。

(三)行政管理方面的文件材料。包括公司頒布的各種綜合性的規(guī)定、決定、規(guī)章制度和獎懲辦法等。

(四)財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料。包括審計報告，財務(wù)計劃，財務(wù)預(yù)算，財務(wù)決算，年、季、月會計報表，會計賬簿，會計憑證等。

(五)勞動工資、人事管理方面的文件材料。包括人事任命、人事調(diào)整、人事管理、獎懲記錄、員工名冊、員工檔案，員工工資審核記錄等。

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(六)法律事務(wù)方面的文件材料。包括法律意見書、經(jīng)濟糾紛材料、各類訴訟案件材料等。(七)經(jīng)營管理方面的文件材料。包括公司發(fā)展計劃，的生產(chǎn)計劃，營銷計劃，公司和月度工作總結(jié)，單項工作總結(jié)，調(diào)查報告，公司的各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)，以及公司各類命令、工作指示、調(diào)度紀錄等，還包括在經(jīng)營活動中形成的合同書、協(xié)議書，以及其他原始記錄和憑證。

(八)安全生產(chǎn)管理方面的文件材料。包括安全生產(chǎn)規(guī)章制度、操作規(guī)程、安全生產(chǎn)檢查總結(jié)、安全生產(chǎn)統(tǒng)計報表、事故調(diào)查報告等。

(九)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料。

(十)儀器、設(shè)備方面的文件材料。包括儀器、設(shè)備維修、改裝、保養(yǎng)記錄，設(shè)備統(tǒng)計臺帳，設(shè)備使用說明書，合格證，圖紙和有關(guān)技術(shù)文件、材料等。

(十一)基本建設(shè)方面的文件材料。包括立項、報建、設(shè)計、施工、竣工驗收各個階段的文件材料。

(十二)科學(xué)技術(shù)研究、技術(shù)引進、技術(shù)轉(zhuǎn)讓方面的文件材料。(十三)教育培訓(xùn)方面的文件材料。(十四)情報信息方面的文件材料。

(十五)證書證件方面的文件材料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、法人代碼證、土地使用證，房產(chǎn)證、進出口許可證等各種企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要的證件，以及企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽證書，達標(biāo)證書和證明等。

日常工作需要使用的證照由總裁辦保管，有關(guān)部門按規(guī)定辦理借用和年審。(十六)其他具有利用價值的文件材料。第四章 檔案材料管理的程序

第六條 檔案管理的程序包括：收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編研、利用等工序。

第七條 會計檔案按照《中華人民共和國會計法》有關(guān)規(guī)定進行管理。第五章 檔案材料的收集

第八條 各部門形成的檔案材料原則上由本部門負責(zé)立卷和歸檔，根據(jù)公司規(guī)定向檔案室移交，任何個人不得據(jù)為己有。

第九條 凡屬第三章規(guī)定范圍的檔案材料，均應(yīng)立卷歸檔。第十條 立卷歸檔的時間要求。

(一)會議材料，在會議結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。

發(fā)布實施日期 第2頁

(二)基建項目材料，在項目驗收后二周內(nèi)歸檔。(三)各種案件材料，在結(jié)案后一周內(nèi)歸檔。

(四)其他檔案材料，在已經(jīng)辦理完畢后，一周內(nèi)立卷歸檔，移交給檔案室。

(五)對于某些專門文件、或個別駐地在外的業(yè)務(wù)部門單位的文件，為方便日常工作的需要，檔案材料立卷歸檔的時間，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可適當(dāng)延長。

(六)會計檔案原則上在翌年五月份前，將檔案目錄移交檔案室，兩年后移交檔案材料。(七)各部門確實因為業(yè)務(wù)和工作需要保留檔案材料的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以保留，但必須按照立卷歸檔時間要求，移交檔案目錄清單，并辦理有關(guān)手續(xù)。

第十一條 立卷歸檔的要求

(一)各部門兼職檔案員或經(jīng)辦人員，在規(guī)定的時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，移交給檔案室歸檔。

(二)移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式三份，移交人和接收人雙方簽字后各執(zhí)一份，另一份保留在移交的檔案中。

(三)歸檔的文件材料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。

(四)立卷時要編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔的擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達出來，裝訂整齊、牢固，無金屬物，填寫備考表，注明保管期限。

(五)填寫案卷一律使用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)該清楚，準(zhǔn)確。

(六)立卷應(yīng)以本公司形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能夠正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。

(七)立卷應(yīng)以問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切關(guān)系的文件組合在一起。(八)立卷應(yīng)把其他單位的文件與本公司的文件（除請示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開立卷。

(九)立卷后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件材料，可按立卷原則進行插卷。

(十)文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進行排列，系統(tǒng)反映問題，做到查找方便。

(十一)各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等）必須是原件，并保持完好。

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(十二)聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第六章 檔案材料的借閱

第十二條 檔案材料主要供本公司利用，一般不允許外單位人員查閱，如有特殊情況，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。

第十三條 各部門工作人員可以查閱本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料，如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。

第十四條 檔案材料的借閱者應(yīng)負責(zé)檔案的完整和完全，未經(jīng)許可，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注記，不得轉(zhuǎn)借，如有違反，予以處罰。

第十五條 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式，復(fù)制品應(yīng)仔細校對，與原稿無誤后，提供使用。

第十六條 必要時，檔案室可對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細校對和審查，加蓋檔案室印章才有效。對外單位出具證明材料，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案證明材料只是證明某事在檔案上有記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案材料作解釋或下結(jié)論。

第十七條 檔案材料一般不可帶出檔案室，如有特殊情況，必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)，借期最多為一周，如延長借閱時間，需及時辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不歸還者，檔案管理員要及時催還。

第十八條 借閱檔案材料必須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令遺失者賠償，并給予紀律處分。

第七章 檔案材料的保密要求

第十九條 檔案管理員和借閱檔案的人員，要加強保密意識，共同做好保密工作。第二十條 檔案分一般檔案和密級檔案兩類，密級檔案分為絕密、機密和秘密三級。第二十一條 有密級檔案只允許在檔案室查閱，不許帶離檔案室。有密級檔案需要復(fù)制、摘錄時，必須得到主管領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。

第二十二條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人利用要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十三條 對已經(jīng)到了保密期限的檔案，要及時請檔案鑒定小組鑒定解密，并報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對解密檔案作一般檔案管理，提供使用。

第二十四條 檔案管理員丟失或擅自提供、泄漏檔案機密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分。

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第二十五條 公司員工調(diào)離本企業(yè)時，需按照檔案室的要求整理已經(jīng)形成的文件材料，移交給檔案室，并退還所借的檔案資料，檔案員審查無誤簽字后，才能辦理離職手續(xù)。檔案管理員離職，由主管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督辦理交接手續(xù)，完成交接后，才能辦理離職手續(xù)。

第八章 檔案材料的鑒定

第二十六條 公司成立檔案鑒定小組，負責(zé)制定檔案材料的保管期限表，確定和調(diào)整檔案的密級，對檔案存、毀提出處理意見。檔案鑒定小組由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，組員由有關(guān)部門負責(zé)人、技術(shù)人員和檔案管理工作人員組成。

第二十七條 檔案保管期限分為永久、長期和短期。具有長遠查考利用及研究價值的永久保存，在一定時期內(nèi)有查考利用價值的長期或短期保存，凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期從長。

第二十八條 對每一份檔案材料應(yīng)根據(jù)保管期限表，確定該檔案材料的保管期限。第二十九條 基本建設(shè)方面檔案材料保管期限，遵照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T50328-2001執(zhí)行。

第三十條 會計檔案保管期限以具體保管年限登記，遵照《會計法》和其他有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章 超期檔案的銷毀

第三十一條 對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，報董事會批準(zhǔn)，按規(guī)定銷毀。

第三十二條 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。銷毀檔案的目錄必須永久保存。

第三十三條 銷毀文件必須在指定地點進行，由檔案室和有關(guān)部門指派專人共同監(jiān)督，嚴禁將銷毀的文件作為他用、或作廢紙出售，文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀冊上簽字，以示負責(zé)

第十章 檔案材料的保管

第三十四條 檔案材料是公司的寶貴財富，必須妥善保管，確保萬無一失。

第三十五條 檔案管理人員對歸檔的檔案材料要認真整理、分類、標(biāo)號、登記、保管，做到檔案材料齊全、分類準(zhǔn)確、折疊整齊、美觀、規(guī)范，以及存放合理。

第三十六條 設(shè)置存放檔案的庫房和箱柜，并做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防高溫、防污染措施，維護和延長檔案的壽命。

第三十七條 實物和聲像檔案材料的要更根據(jù)其自身的特點，制定完善的保管方案，妥發(fā)布實施日期 第5頁 善保管。

第十一章 違反檔案管理辦法的處罰規(guī)定

第三十八條 對將工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案材料據(jù)為己有，拒絕向公司檔案室移交者，除追繳檔案和責(zé)令賠償損失外，還給予記大過和降職、撤職處分，拒絕移交檔案超過二年的給予開除處分。

第三十九條 損毀、丟失或者擅自銷毀檔案材料者，除責(zé)令賠償損失外，視檔案的期限不同，分別給予警告或記過處分，屬永久保存期限檔案的，給予降職、撤職或開除處分。

第四十條 擅自提供、抄錄、復(fù)制密級檔案者，視密級情況分別給予警告、記過和降職、撤職處分。泄露秘密者，按照《員工獎懲辦法》處分，并責(zé)令賠償經(jīng)濟損失。

第四十一條 涂改、偽造檔案者，除責(zé)令改正、賠償損失外，給予警告或記過處分。第十二章 其他

第四十二條 本辦法經(jīng)總裁核準(zhǔn)后頒布實施，修改時亦同。

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