第一篇：資料管理辦法

工程技術資料管理辦法

第一章 總則

第一條

為加強公司工程技術資料管理工作，有效完成資料的收集、整理、歸檔、管理和利用，防止資料流失、確保獲得的資料完整，在礦井生產期間能夠完善的資料借鑒，維護公司合法權益，特制定本規定。

第二條

本辦法所稱的工程技術資料是指在建井期間公司各級部門及員工從事業務活動中所涉及到的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、地測信息數據、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

第三條

公司各部門、員工有保護工程技術資料的義務。第四條

工程技術資料工作實行統一領導、保管的原則，進行網絡化管理。

第二章 工程資料收集及職責

第五條

公司在綜合部設檔案室，由專職資料員負責檔案管理工作，各礦及公司職能部門設兼職資料員，負責本業務范圍內的檔案管理及檔案資料的及時移交歸檔工作。

第五條

公司檔案室資料員負責接收各類檔案資料，主要職責為督促各職能部門資料員將工程資料及時收集、整理，移交檔案室，做好檔案資料的編號、組卷、立卷、保管工作。對需要及時處理的工程資料會同各方人員進行處理。第七條

設計單位依據合同對工程的設計質量負責。國家及各級政府主管部門按規定對設計質量進行審查。業主、監理單位對設計質量和進度進行檢查監督，并對設計單位執行質量保證程序的情況進行監督檢查。礦職能部門依據工程進度及時組織好圖紙會審，并負責對全過程的工程文件資料及時進行收集、整理、歸檔。隨設備帶來的圖紙資料，開箱后由開箱的業主人員帶回，三日內交公司檔案室存檔，并將資料的復印件分發至公司、礦職能部門。

第八條

監理方對設計院、施工方的資質、工作計劃、施工方案等進行監督檢查，對設計的合理性、施工單位的工程造價、工程質量、工程進度進行監督檢查、總體控制，對甲方負責。積極收集施工過程中的各種資料，保證工程的順利竣工。及時將竣工單位工程監理資料移交給礦井職能部門。礦井職能部門按程序及時歸檔。

第九條

施工方依據設計編制施工組織設計及措施，并嚴格按照措施組織施工，確保工程質量。在施工過程中收集與工程有關的各項資料，各類工程資料要與工程同步整理、收集。竣工后的施工竣工技術資料的編制、整理、裝訂和移交到礦井職能部門。礦井職能部門按程序及時歸檔。

第十條

對業主設計、施工方及監理方的工程技術資料管理工作進行監督檢查，并對工作計劃進行審核，檔案室負責將項目部職能部門移交的工程技術資料匯總、登記、存檔等。第十一條

檔案室應逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學手段，逐步實現檔案管理現代化。

第三章 工程資料的流程管理

第十二條

設計院作出的設計，必須按合同提交完整的工程施工資料給礦井職能部門，并由專人簽收做好記錄，然后分發到相關責任單位：施工方及監理單位。施工單位必須事先指定主管該項目的工程技術人員熟悉資料，進行初步審核，并代表本單位提出意見。業主項目技術負責人組織專家及相關單位進行圖紙會審。期間設計單位應派該項目設計人員參加，重要分冊或與其他專業有接口的分冊應有主設計人及工地代表參加。施工單位應派主管該項目的工程技術人員參加，監理單位應事先指定主管該項目的專業監理工程師參加。圖紙會審一般是以完整的單位工程進行，對施工急需的分項專業圖紙等必要時也可以提前會審，但在成套圖紙到礦后還需統一會審，形成會審意見。經會審完畢的圖紙資料經礦井職能部門完整存檔案室歸檔，各職能部門或施工單位需用圖紙資料按規定手續從檔案室借閱。凡借閱圖紙資料的單位和個人必須及時完好歸還檔案室。設計變更由業主負責歸口管理。設計單位負責編制更改文件，監理單位負責監督，施工、安裝、調試單位負責實施。

第十三條

設計會審或交底的工作程序

1、設計單位介紹設計意圖、工藝布置與結構特點、工藝要求、質量要求、施工技術措施及有關注意事項。

2、各有關單位對設計圖紙提出疑問，指出存在的問題，提出改進意見。

3、設計單位進行答疑和說明。

4、各單位針對問題進行研究、協商，擬定解決問題的辦法。

5、會審及交底會后一天內由監理單位編寫會審紀要，經各方簽字后實施。

第十四條

會審的主要內容：

1、設計單位圖紙是否按圖紙劃分等級經各級人員正式簽署。

2、施工圖紙與設備、材料的技術要求是否一致。

3、設計與施工主要技術方案是否相適應，對現場條件有無特殊要求。

4、圖紙表達深度和出圖范圍能否滿足施工要求。

5、予制構件、設備組件及現場加工要求是否符合現場施工的實際能力。

6、各專業的設備選擇和系統的設計是否合適、協調、完整。

7、設計采用的新材料、新設備、新工藝、新技術等在施工技術、機具和物資供應上有無困難。

8、各專業施工圖之間的接口是否正確；總圖和分圖之間，總體尺寸與分布尺寸之間有無矛盾。總圖三維坐標是否閉合，總圖尺寸與分圖尺寸之間有無矛盾。

9、能否滿足運行安全的要求，設計方案是否經濟合理，方便檢修和運行。第十五條

會審意見與設計修改

參加會審的各方提出的設計修改建議必須符合已批準的初步設計原則和煤炭工業礦井設計規范。對會審中已決定的必須進行設計修改的，由原設計單位按設計變更程序提出修改設計。

第四章 工程技術資料的管理

第十六條

整理辦法：

1、辦法：以單位工程為主，立小卷，一事一卷。

2、步驟：

3、收集

立竣工工程卷，未竣工工程資料整理成冊。

4、整理

依據分類和成立時間整理。

5、分類

根據礦、土、安三類工程分類。

6、立卷

區分不同價值確定保管期限：永久、長期、短期。第十七條

資料移交:基建期間，施工單位及監理單位及時做好文件的預立卷工作，礦及公司職能部門做好資料的驗收工作。生產期間礦及公司職能部門的資料員平時做好文件的預立卷工作，并在事件結束后的十日前將需歸檔的預立卷的文件整理成冊，并編制相應的目錄，按程序經審查完畢移交檔案室保管，任何人不得據為己有。所有資料移交時必須有書面交接記錄。

第十八條

檔案室根據各施工單位和各部門上報的檔案總目錄、預立卷材料的目錄，進行整理，并按照有關規定編制成檔案存放，以方便以后的查閱、調用等。

第十九條

公司檔案的分類及編號：指定資料員培訓后，按有關檔案分類及編號要求操作。

第二十條

借閱：因工作需要借閱文檔的，應填好檔案查閱單，員工不得隨意外帶有關公司主要的文件材料，確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經檔案室核準后，方可帶出，用畢即歸還。閱檔人對所借閱檔案必須妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

第二十一條

銷毀工程資料文件時，必須報總經理批準，銷毀時應有兩人以上負責監銷，并有相關記錄。

第五章 檔案備份

第二十二條

所有有價值的技術資料、文件、報表、業務記錄等必須備份。

第二十三條

各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按《計算機管理辦法》管理。

第二十四條

備份盤與盤源應分開存放，公司的備份盤應妥善保存，各礦擔負地測信息系統管理的服務器要專人維護和數據收集管理。

第六章 處理規定

第二十五條

有下列行為之一，據情節輕重，給予50～500元罰款處理，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案

2、擅自向外界提供、抄摘企業檔案

3、涂改、偽造檔案

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

5、未辦手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）

第七章

責任

第二十六條

本制度適用于公司各單位及部門。第二十七條

本制度責任部門為公司檔案室，責任者為各部門指定的資料員；第二責任人為資料員所在部門的部門責任人。各單位及部門參照該辦法制定具體的實施細則并嚴格執行。

第二篇：資料管理辦法

榮烏高速十七溝至大飯鋪段（呼市境內）工程項目

內業資料管理辦法

榮烏高速公路十七溝至大飯鋪段（呼市境內）

工程項目總監理工程師辦公室

二0一0年十一月

前言

高速公路的檔案管理不僅是高速公路建設管理中的一項重要工作，而且在高速公路的設計及運營管理中也占有重要的位置。交通部于1995年發布了《公路工程竣工驗收辦法》，這對于規范高速公路的檔案管理起到了重要作用。

為使交（竣）工文件、資料的整理規范而同步于主體工程的進展。

一、監理和承包單位重視內業資料的整理、歸檔工作，是在工程結束的同時完成內業資料的有力保證；

二、各單位平時的檔案管理應使用標準檔案管理方式，隨時整理、歸檔內業資料，是交（竣）工資料整理的基礎保證；

三、加強聯系及業務培訓，使工程管理人員和檔案管理人員熟悉相互間的業務，便于內業資料整理，避免遺漏、重復及返工現象的出現，是提高交（竣）工資料質量的重要保證。

為此，提高各單位（業主、監理、承包商）的檔案管理意識和水平是決定內業資料整理質量的重要方面。

內業資料的管理和外業工程管理一樣，都是工程建設管理的重要組成部分，在工程外業一開始就應按資料管理辦法的要求統一進行，做到“邊整理、邊歸檔”，達到工程完成內業資料文件編制完成的目的。

資料管理辦法

一、編制目的：

為使榮—烏高速十七溝至大飯鋪段（呼市境內）公路工程的內業資料管理達到規范化、標準化，并能夠及時、準確、全面反映工程施工全過程的質量情況，且達到真實的質量記錄標識和可追溯性，特制定工程內業資料的填寫整理辦法。

二、編制原則：

1、按照《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004）附錄A 單位、分部及分項工程的劃分要求，制定各分項工程所包含的主要工序的資料填寫內容和排序規定。

2、分項工程完工后施工單位填報（中間交工申請報告）由駐地監理工程師簽認（中間交工證書）；施工、監理單位及時匯總填寫（×××現場質量檢驗報告單）并進行分項工程質量檢驗評定工作。

3、分項工程中所包含的各施工工序的作業完成后，施工單位填寫（檢驗申請批復單）交現場監理工程師簽認；工序的原始檢查記錄、試驗測量的資料等作為其附件。

4、路基工程中的小橋涵以及互通立交的橋梁工程僅作為分部工程；其分項工程包含的內容比較多，必須引用子分項工程進行評定。

5、以關鍵工序為基本界的前提下，盡量合并、簡化一般程序的申請批復；力求完整真實，避免重復遺漏、繁瑣冗長。

三、編制依據：

《公路工程標準施工招標文件技術規范》；

《公路工程質量檢驗評定標準》（JTG F80/1-2004）； 《內蒙古自治區公路工程質量控制標準》；

四、表格類型：

1.路基、路面、橋涵、隧道施工原始記錄 2.試驗表 3.管理表 4.監理表 5.檢驗表 6.評定表 7.計量表 8.測量表 9.支付表 10.交通安全設施 11.機電表

五、分項工程資料表格填寫和排序

監理單位：

1、分項工程質量檢驗評定表

2、×××現場質量檢驗報告單

3、×××檢查記錄

4、混凝土抗壓強度評定報告

評定-××檢表-××橋施-××試表-075

5、混凝土抗壓強度試驗報告

試表-076

6、混凝土試塊抗壓強度試驗記錄

試表-077

7、水準測量（檢查）原始記錄

橋施-50-1

8、大中橋位放樣（檢查）原始記錄

測放-043 施工單位：

1、中間交工申請報告

管表-011

2、中間交工證書

監表-011

3、分項工程質量檢驗評定表

評定-××

4、×××現場質量檢驗報告單

檢表-××

5、檢驗申請批復單

監表-005

6、×××檢查記錄

橋施-××

7、××施工原始記錄

橋施-××

8、混凝土抗壓強度評定報告

試表-075

9、混凝土抗壓強度試驗報告

試表-076

10、混凝土試塊抗壓強度試驗記錄

試表-077

11、水準測量（檢查）原始記錄

橋施-50-1

12、大中橋位放樣（檢查）原始記錄

測放-043

六、填表說明：

1、部分表格中的檢驗頻率和方法、規定值或允許偏差未列入表中，在檢驗、檢查和評定過程中對應《公路工程質量檢驗評定標準》、《內蒙古自治區公路工程質量控制標準》中各項的檢驗內容填寫。

2、采用不退色黑色碳素墨水填寫表格，字體工整，字跡要規范整潔，不得了草，不相對應的空格打斜杠。

3、表格內容所列項目不得隨意更改，填寫數據必須是真實的實測數據；不得漏簽，不得涂抹，不得使用刀片刮和涂改液。

七、管理表和監理表的使用：

1、一般性表：

簽署的意見均要填寫具體實質性意見，不得只填“同意”了結。所附資料必須有相應簽字并加蓋公章，日期必須符合工程實際進展順序和文件傳遞流程。

2、檢驗申請批復單：

⑴、監理員填寫欄：資料齊全、符合規范要求、同意報驗

⑵、專業監理工程師填寫欄：可以進行下道工序/將××項工序進行完再進行下道工序/將××項工序補強后再進行下道工序/全部返工。

⑶、質量證明附件填寫欄：填寫序號、簡化名稱和表格代碼。

3、呈報批復：

⑴、《檢驗申請批復單》由施工單位填寫申報，各專業監理工程師批復。⑵、《施工放樣報驗單》由施工單位的測量負責人填寫申報，測量專業工程師批復。

⑶、《中間交工申請報告》由施工單位填報，由駐地辦高級駐地或付駐地簽發批復《中間交工證書》。

4、《分項工程質量檢驗評定表》

⑴、監理單位由各專業工程師組織進行評定并簽字。⑵、施工單位由質檢負責人組織進行評定并簽字。⑶基本要求檢查：分項工程所列基本要求，對施工質量優劣具有關鍵作用，應按基本要求對工程進行認真檢查。（符合公路工程質量檢驗評定標準 JTG F80/1-2004 第××條款的基本要求）

⑷實測項目計分：按照規定頻率和下列計分方法對分項工程的施工質量直接進行檢測計分。

檢查項目除按數理統計方法評定的項目以外，均應按單點(組)測定值是否符合標準要求進行評定，并按合格率計分。

檢查合格的點（組）數

檢查項目合格率（%）=-----------------------------該檢查項目的全部檢查點（組）數

檢查項目得分=檢查項目合格率×100

⑸質量保證資料：資料真實、完整齊全 ⑹質量等級欄：只填“合格”、“不合格”。

八、檢驗表的填寫：

《××現場質量檢驗報告單》是《分項工程質量檢驗評定表》的基礎，也是對工序《×××檢查記錄》的匯總。檢查項目的規定值或允許偏差值、檢驗方法和頻率必須與評定標準中所規定的內容相符；檢查項目除按數理統計方法評定的項目以外，均應按單點(組)測定值是否符合標準要求填寫“檢驗結果”欄。

結論內容填寫對本次檢測的評價，填寫“符合”或“不符合”規范和設計要求，不得只填“合格”或“不合格”。

九、施工原始記錄的填寫內容：

1、填寫的放樣/自檢項目必須是本次檢查的實際內容，對于本次檢查未涉及的內容可暫留空，不得編報。

2、每項次的規定值或允許偏差值、檢驗方法和頻率必須與評定標準中所規定的內容相符。

3、結論內容填寫對本次檢測的評價，填寫“符合”或“不符合”規范和設計要求，不得只填“合格”、“不合格”。

4、《××檢查記錄表》自檢資料分別由質檢負責人填寫，放樣測量表由測量員或以上級別的填寫。

5、自檢結論：必須按規范和設計要求以及頻率和方法量測，并對檢測的真實性進行描述。

6、監理員意見欄：是對施工單位自檢程序和方法、頻率和精度是否符合規范要求，數據是否真實等的見證進行評價。

十、試驗表的填寫內容：

1、施工單位和駐地辦的試驗室要認真填寫報告和記錄；報告單必須加蓋各自試驗室的公章和試驗工程師的簽字方可有效，其他簽字必須是有試驗資質的相關人員，試驗和復核必須是不同的人。

2、相關的內容填寫要詳細、明確。命名必須符合規范中的工程術語，編號要一證一號。結論欄必須填寫符合/不符合所執行的標準，注明規范代號及名稱，十一、備注欄內容的填寫：

本次檢驗項目相關具體事項的文字說明。檢測時的異常情況，不可預見的問題處理辦法和結果；檢測時的環境條件等。

十二、外觀檢查評定：

必須對被檢實物進行外觀定性描述，如：蜂窩麻面的面積、位置、數量等，不得有猜疑性的結論。

十三、只要砼和砂漿強度達到《規范》中規定的可以在其上繼續施工時的令期強度，即可批復下道工序的進行，不考慮砼和砂漿因令期強度報告未到的影響。樁基檢測的正式報告未到前，必須附臨時的檢測證明方可批復。

十四、某些項目沒有相對應的檢驗、檢查表格時，可用適宜的表格代替。特殊工序的檢查和檢驗表格另行配置。

十五、若擴大基礎為兩層或三層時，模板鋼筋只填寫第一層的“檢驗申請批復單”。第二層和第三層，必須自檢合格且經旁站監理員認可后方可澆筑砼。資料附到第一層的“檢驗申請批復單”的后面即可。不用每層申請批復。

十六、若擴大基礎和臺身若以沉降縫為界分幾次支模時，模板鋼筋只填寫第一次的“檢驗申請批復單”。第二次和第三次，必須自檢合格且經旁站監理員認可后方可澆筑砼。資料附到第一次的“檢驗申請批復單”的后面即可。不用每次申請批復。

十七、砼基礎和臺身成品的“檢驗申請批復單”只在基礎的最上層和基礎及臺身最后一節拆模后填寫，整體一次性驗收評定。

十八、預制（梁）板和涵洞蓋板中的模板鋼筋和成品的“檢驗申請批復單”的填寫，若一次連續澆筑N片，且這N片（梁）板都上在同一孔上，則只填寫一個。但每片（梁）板和涵洞蓋板的自檢資料單獨序后，一次性驗收評定。若這N片中（梁）板和涵洞蓋板分別上在不同的N孔上，則按各孔分類分別填寫N個“檢驗申請批復單”，但每片（梁）板和涵洞蓋板的自檢資料單獨分別序后。

十九、施工方自檢路基密實度合格后，填寫“壓實度檢驗申請單”，監理試驗人員在現場抽檢合格后，及時回復“壓實度檢驗批復單”，“壓實度檢查記錄”資料可適時整理后附。路基專業工程師在見到監理試驗人員的“壓實度檢驗批復單”后，同時認為其它檢查項目合格后，即可批復該層的“檢驗申請批復單”。

二十、各駐地辦和各施工分部必須配備一名以上專職資料員，負責資料的指導、檢查和歸檔。內業資料原則要求當日資料當日完，最遲不超過三天歸檔。二

十一、本《資料管理辦法》為專項工程規定，僅適用于榮—烏高速公路十七溝至大飯鋪段（呼市境內），解釋、修訂權在榮—烏高速十七溝至大飯鋪段（呼市境內）公路項目總監辦。

二十二、交通安全設施、環保綠化、機電工程和房建工程的資料整理將在以后進行編制。

附件一：路基各分項工程資料的填報

橋梁工程各分部、分項工程資料的填報

路面各分項工程資料的填報

隧道各分部、分項工程資料的填報 附件二：表格目錄（表格的目錄和格式有電子版）

第三篇：工程資料管理辦法

工程資料管理辦法（試行）

為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案特制定本管理辦法。各在建工程資料員必須履行以下職責。

一、嚴格按照JGJ/T185-2009《建筑工程資料管理規程》標準執行。

二、要求資料員必須取得《建筑企事業單位專業管理人員崗位證書》。

三、工程資料宜采用信息化技術進行輔助管理。

四、基建文件管理、施工資料管理、竣工圖編制、工程資料編制與組卷、工程資料移交與歸檔

1、工程準備階段文件：項目資料員負責配合施工項目管理科辦理施工許可證及前期手續的辦理，完成安全資料12個檔案盒的組卷健全施工安全生產責任制、各項安全生產規章制度和操作規程、健全安全管理機構、配合技術人員編制前期報建專項技術方案、準備圖紙會審記錄。

2、施工過程資料控制：土建

⑴地基驗槽記錄、地基與基礎分部驗收記錄、主體分部驗收記錄驗收合格后（包括質監站、地堪單位、設計單位、監理單位、施工單位）必須在一個月之內完成簽字蓋章，交原件一份回公司總工辦存檔；

⑵各分部（地基驗槽、基礎分部、主體分部、工程竣工驗收等重要部位）驗收前項目資料員提前一個工作日準備好資料并通知項目管理科先進行自檢。

⑶各種施工方案必須簽字、蓋章、報監理審批在工程開工（以開工報告時間為準）15天內必須完成； ⑷工程資料材料合格證是復印件必須加蓋供貨商單位公章及標明品種、規格、供貨日期和數量，并注明原件存于何處。

⑸各種資料的簽字完成隨工程進度來完善最遲不超過一周，重要的隱蔽工程（樁基礎分部、地基驗槽、地基與基礎分部、主體分部、防水部位的隱蔽、分戶驗收、工程竣工驗收）必須簽字及時，簽字蓋章完成的時間不能超過15天，如遇特殊情況不能及時完善的必須書面報告給工程部否則視為未完成違者罰款50元/次。

⑹過程中由于資料員工作的失誤對現場原材料的漏檢或者資料的不及時直接影響到分部工程不能按時驗收的罰款100元/次；

安全：⑴基礎階段、主體階段、裝飾階段、竣工驗收階段評價表必須在驗收各階段前三天做好各單位簽字、蓋章等手續的完善提前一個工作日通知項目管理科先進行自檢；

⑺單位工程竣工驗收后15天內必須完善安全檢查評價書及費率核定表的簽字、蓋章交原件一份公司存檔；

2、施工照片、影像資料的收集：對申報創杯的工程均應進行不少于三次的攝像（基礎結構隱蔽未回填土前、任一標準層鋼筋綁扎完畢尚未澆搗砼時、主體結構已全成但尚未進入下道工序前）做好電子文檔的存檔工作。

3、竣工圖編制：工程在地基與基礎分部、主體分部、工程竣工驗收合格后一個月之內必須完成竣工圖的繪制。（竣工圖章必須使用紅印泥蓋在圖標欄上方空白處，凡變更部分超過圖面1/3的應當重新繪制竣工圖）。

4、工程資料編制與組卷

工程資料組卷應編制封面、卷內目錄及備考表，組卷時按照質量保證資料、技術管理資料、分部分項自檢資料、分戶驗收資料、竣工驗收資料、分包單位資料、竣工圖。資料組卷以每本4cm為宜裝訂成冊。

5、工程資料移交與歸檔：單位工程竣工驗收后四十天內配合建設單位完成竣工資料、竣工圖的城市建設檔案館存檔，（如由建設單位原因造成無法及時存檔時間順延）；同時辦理建設單位及相關單位竣工資料移交，要求移交手續齊全，填寫移交目錄，雙方簽字后交接。交接手續拿回公司存檔。

五、針對創杯的工程：施工項目創優質結構、標化工地、QC成果編制、芙蓉杯、天府杯、新技術新工藝的開展由項目資料員和技術員主辦項目管理科負責配合。

六、總公司OA信息的錄入 負責總公司OA信息的錄入（質量、安全、合同）要求隨工程進度錄入。

七、往來函件的管理：建設單位及監理單位下發的文件通知我施工單位需在3個工作日內回復（資料員在接收關于經濟和一些不是很清楚的函件時要及時和負責人聯系是否能夠簽收方能簽字）。

八、已驗收合格的竣工工程項目經理及資料員負責和質監站聯系質量監督報告盡快傳到政務中心以便建設單位備案。

第四篇：資料檔案管理辦法

運營部資料、信息檔案管理辦法

為了加強檔案資料工作的科學管理，逐步實現檔案工作規范化，不斷提高檔案科學管理水平，更好地為本部門各項工作服務，根據工作的具體要求，結合本部門工作實際，制定本管理辦法。

本管理辦法共七部分：

一、資料、信息檔案管理歸檔范圍

二、歸檔文件的整理原則及質量要求

三、歸檔文件的整理方法

四、立卷程序

五、歸檔案卷的整理程序

六、資料檔案管理的檔案利用

七、資料檔案管理的檔案員（內勤人員）職責

《運營部資料、信息檔案管理辦法》

一、資料、信息檔案管理歸檔范圍

凡是反映本部門經營管理活動的和具有查考利用價值的公文、簿冊、圖表、書信、會議材料、表單存根、照片、底片、錄音帶等均屬歸檔范圍；涉及到保密的資料和信息檔案，歸檔范圍依照《內部保密管理制度》第二條 保密范圍實施。

二、歸檔文件的整理原則及質量要求

1、歸檔文件的整理應遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

2、歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水等書寫材料。

3、己破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

4、歸檔的文件材料應完整、系統、準確，必須是原件。

5、保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、編目編號。

6、檔案目錄應確切反映文件內容，并區分保管期限。

7、文件材料的歸檔必須辦理移交手續。

8、歸檔時間

8.1各歸檔小組于任務完成驗收后三天內向內勤移交相關資料和信息檔案。

8.2內部人員因工作需要使用已存檔的資料，應先辦理檔案借閱手續，使用完畢，及時歸還。

8.3內勤人員需每月26日之前按《歸檔文件的整理原則及質量要求》整理本月存檔的資料。

9、各類文件材料一般歸檔一式一份，重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份。

三、歸檔文件的整理方法

為確保部門內部資料檔案的完整性、嚴密性、信息更替及時性,應注意以下幾點：

1、嚴格登記: 來往行文、會議材料、內部文件以及外出辦事、參加會議、檢查工作等帶回的文件均應逐件登記保存。

2、及時收集: 對辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應辦完一件收集一件或定期清理。各小組完成任務后按工作任務跟蹤單上的內容，必須向內勤人員交納全部的文件資料。

3、隨辦隨歸：“辦”是指辦理完畢，“歸”是指文件經若干整理環節后歸入檔案盒內。

4、妥善處理: 對辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需整理的文件資料等，進行分門別類，登記在冊，做到有目可查，運轉有序，保管安全。

四、立卷程序

1、立卷的原則

1.1、遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。

1.2、卷內文件材料必須準確反映我部門經營管理活動的真實內容，手續完備，制作有利于長期保存。

2、立卷的組合一般應以問題為主，兼顧其他特征，使之聯系密切。形式按下述

內容和順序進行：

2.1、會議文件，按會議的屆次組合，根據文件的數量，可以多會一卷，一會一卷，一會數卷。

2.2、統計、報表、名冊等文件，按照格式名稱組卷。

2.3、部門管理和業務活動形成的文件、調研材料等，一般按單一問題組合。

2.4、分析報告、調研報告、工作計劃、工作總結等文件，一般可按責任者（小組）或文件名稱組合。

2.5、簡報、刊物等，按期號組合。

2.6、在歸檔的文件材料中，每份文件的正件與附件、正文與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、不得分開，文電應合一立卷。

2.7、立卷視文件材料數量的多寡進行，當同一問題的文件多時，宜適當分卷，一般不超過200頁。問題單一，文件數量少的，可立薄卷。

2.8、不同的文件一般不得放在一起立卷：跨的請示與批復，規劃與總結、會議文件放在批復年立卷。

3、卷內文件材料的排列順序

3.1、批復在前，請示在后

3.2、正件在前，附件在后

3.3、正本在前，定稿在后

3.4、定稿在前，歷次重要討論稿在后

3.5、結論性材料在前，依據性材料在后

3.6、文字在前，圖樣在后

3.7、其他文件材料依其他形成規律或特點。

4、備考表的填寫

4.1、本卷情況說明：填寫卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發生或發現的問題由有關內勤人員填寫并簽名標注時間。

4.2、檢查人：負責立卷的部門領導簽名。

4.3、日期：歸檔文件整理完畢的日期。

5、照片、聲像檔案

歸檔的照片應在背面加注說明和時間，并單獨編制目錄。數碼底片須制作光盤應同照片放在一起歸檔。

五、歸檔案卷的整理程序

應以卷為單位，按劃分、劃分保管期限，視具體情況采用裝文件袋或在文件左側用線固定，然后按分類、排列、編號、編目、裝盒的步驟進行。

1、歸檔案卷的編號

歸檔章設置以下內容：

1.1、:填寫文件形成，用4位阿拉伯數字標注公元紀年，如2001。

1.2、保管期限:填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即“永久”、“長期”“短期”。

1.3、頁數:按該件有圖文的頁面計算，用阿拉伯數字填寫總頁數。每件按照發文箋、正件、底稿的順序編寫頁號。頁數為3位數，不足補“0”。頁號位置，正面在右上角，反面在左上角。

1.4、室編卷號:填寫歸檔文件排列順序號，用阿拉伯數字標注，編制卷號時不得有重號或空號，卷號位數為3位。

2、歸檔案卷裝盒

2.1、將歸檔案卷按室編卷號順序裝入檔案盒，不同期限，不同的不能裝入同一盒內。

2.2、填寫檔案盒脊。檔案盒采用豎位擺放方式，在盒脊填寫、保管期限、類別號、盒號等內容。其中起止件號填寫盒內第一卷文件和最后一卷文件的卷號，中間用“——”號連接；保管期限欄填寫“永久”、“長期” “短期”。

2.3、檔案盒內應編制歸檔案卷目錄，目錄項目包括：文號、題名、日期、頁數、備注。

2.3.1、目錄統一使用A4型紙張。

2.3.2、題名：填寫文件標題，標題中的單位名稱可以省略；沒有標題或標題不規范的，可按事由自擬標題，以“［ ］”予以標識。原標題加自擬標題不能超過50個字。

2.3.3、日期：填寫案卷形成日期，用8位阿拉伯數字標注年月日，如20010101。

2.3.4、頁數：同

（一）3

2.3.5、備注：注釋文件需要說明的情況。

2.4、備考表的填制。備考表應置于盒內案卷之后，項目包括盒內案卷情況說明、整理人、檢查人和日期。

2.5、盒內文件情況說明:說明盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

2.6、整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

2.7、檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。

2.8、日期：歸檔文件整理完畢的日期。

六、資料檔案管理的檔案利用

1、本部門所有工作人員都有保護檔案的義務和借閱檔案的權利。

2、查閱檔案，應辦理查閱登記手續。查閱密件必須報經部長批準。

3、不得隨意折疊或拆散檔案。嚴禁對檔案隨意涂改、挖補。

4、外部門人員查閱檔案必須持有所在部門介紹信和本人工作證，經本部部長審批。

5、借出和歸還檔案時，必須辦理登記、清點手續，并按期歸還，不得丟失、損毀。嚴禁擅自抄錄、復制、公布檔案。借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。

6、調離本部門的工作人員，必須清理移交檔案后方可辦理調動手續。

7、違反檔案查閱管理規定造成重大損失者，應依法追究當事者的法律責任。

七、資料檔案管理的檔案員（內勤人員）職責

1、對本部門文件材料的歸檔工作進行積累、整理和檢查。

2、負責本部門檔案案卷的加工整理、案卷的排列和保管，編制檔案檢索工具。

3、負責檔案設備管理，定期對檔案設備進行安全檢查，做好檔案保護工作。

4、做好檔案借閱利用工作，為部門各項工作服務。

第五篇：資料管理辦法

目 錄

一、總則............................................................3

二、資料管理要求....................................................3

三、職責............................................................3

四、負責............................................................6

工程資料管理制度

一、總則

1、為了進一步規范公司工程技術資料管理工作，加強工程技術資料的過程控制，做好資料的立卷和移交歸檔工作，特制定本辦法。

2、本辦法適用于公司所屬的項目管理部的工程技術資料管理工作。

二、資料管理要求

1、工程資料（除工序交接檢及自檢記錄等）必須全部實行電腦打印，并保證有三份原始資料。

2、建立資料總清單，分門別類的收集、整理工程技術資料，做到不缺項、不漏項。

3、工程資料與工程進度要同步，嚴禁后補資料。

4、資料必須做到簽章手續齊全，誰負責、誰填寫，不得漏項、缺項、代填、代簽。

5、同一時期資料要做到齊全工整，各業務交圈內容要符合要求，特別是原材跟蹤臺帳，以及各部門所填寫資料、實驗資料等必須一致。

6、任何人不得進入資料室隨意翻動資料，以免資料缺失。資料若需帶出資料室，應及時簽發文記錄。禁止外來人員翻閱資料。

三、職責

工程技術部職責：

1、技術工程師職責

工程部技術員負責項目整體的施工方案、技術交底、地基驗槽的編制、整理及歸檔。

1.1施工方案的模板要統一，具體的格式參照工程技術部現有施工方案的模板，包括工程施工過程中所涉及到的施工組織設計及各項施工方案。施工方案要按照工程進度提前編制、報驗、審批，內容要符合國家規范及圖紙要求，簽字、報批、蓋章完成后由資料員分類歸檔。

1.2技術交底內容應全面、切合實際、具有可操作性，交底簽字應齊全，交底內容包括：施工準備、操作要點（突出重點，詳略得當，切合實際，易于操作，一般常規性內容簡明、厄要）、質量標準及檢查方法（盡可能用數據表示）、安全注意事項、另涉及到的規范、圖紙會審紀要、設計變更、核定單等內容應在分項交底中詳細說明；技術交底應該切實具有實際操作性，以此類推，技術交底應比相應施工方案更詳細具體，不能僅僅摘抄施工方案的內容，同時技術交底按照工程進度及時編制簽字齊全后交資料室整理歸檔。

1.3根據施工圖紙的內容，負責地基驗槽內容的填寫及附圖。

2、資料員職責

2.1、資料的編制、管理，做到完整、及時，與工程進度同步：對形成的管理資料、技術資料、物資資料及驗收資料，按施工順序進行全程整理。

2.2、資料員負責工程項目檢驗批及隱蔽（隱蔽工程驗收記錄如：鋼筋隱蔽驗收記錄、防水隱蔽驗收記錄等工程隱蔽資料需提供詳細、清楚、準確、齊全，部位、截面尺寸、規格、圖紙號及涉及到的變更嚴格按照隱蔽表格進行填寫）的填寫，報驗、歸檔；每周六、日收集各部門資料，并進行初步審核、整理、編目。

2.3、嚴格履行借閱手續，技術資料借出時要認真簽字登記，收回的技術資要認真檢查，確保無損壞。

2.4、在工程竣工后，負責將文件資料、工程資料立卷移交公司。2.5、提請城建檔案館對列入城建檔案館接收范圍的工程檔案進行預驗收，取得《建設工程竣工檔案預驗收意見》，在竣工驗收后將工程檔案移交城建檔案館取得《建設工程竣工檔案驗收合格證》。

2.6、協助項目經理做好對外協調、接待工作，做好與有關部門及外來人員的聯絡接待工作，樹立企業形象。

3、試驗員職責

3.1、監督配合比的執行； 3.2、負責試驗委托單的填寫；

3.3、及時收取、整理試驗和檢驗報告，如：鋼筋、焊接試驗報告（直螺紋連接試驗的報告），混凝土配合比試驗報告（施工混凝土配合比），混凝土試塊強度試驗報告，砂漿配合比試驗報告，砂漿試塊強度試驗報告，回填土試驗報告，混凝土結構實體檢驗記錄，配合比開盤鑒定，混凝土強度統計、評定記錄，鋼筋原材料復驗報告，水泥復驗報告，外加劑復驗報告，砌塊、磚復驗報告，砂子復驗報告，碎石復驗報告，砼強度統計評定及匯總等；

3.4、負責試驗資料的過程整理及整改； 3.5、負責鋼筋、水泥等跟蹤管理臺帳的填寫。

3.6、試驗資料應真實、齊全、有效。試驗員每月應對現場的試驗資料進行一次檢查，看報告是否齊全、正確，是否有未返回的報告，做好記錄后及時向試驗室反饋。因試驗資料有時效性，試驗員必須及時送檢相關試驗（原材料、試塊、試件等）。生產部職責：

1、認真做好施工日記的填寫工作，施工日記應按照固定的表格進行填，所記錄內容電子版打印，記錄人必須手簽。施工日記內容應全面，內容包括：日期、天氣、施工隊伍名稱、施工部位、具體施工內容（如鋼筋焊接接頭數量、規格、是否存在不合格、如何處理；砼澆筑的具體部位、強度等級、澆筑過程中存在的問題及處理情況等）、鋼筋、水泥等原材料進場情況、當天施工部位是否有變更內容、隱蔽驗收（時間、參加人員、存在問題及處理情況）、安全、文明施工情況：停水、停電、停工時間、原因等；施工日記每月3號上交，簽字完整后交資料室歸檔。

2、混凝土澆筑前一天填寫混凝土澆注申請單交由資料室歸檔。

3、混凝土拆模之前填寫拆模申請單交試驗員，由試驗員送檢合格后再進行 拆除。

4、根據試驗員送檢計劃配合勞務施工單位完成各試件、試樣取樣送檢工作。質檢工程師職責：

1、檢驗批驗收時質檢員按設計要求、施工方案、驗收項目對所對應的驗收規范及《建筑工程質量驗收統一標準》GB50300-2013的要求準確記錄現場驗收情況并填寫“現場驗收檢查原始記錄”。

2、配合技術工程師完成技術交底。

3、各工序自檢合格后，各項驗收開始前，需要通知資料員具體驗收內容，驗收時間。

4、參加隱蔽工程驗收、中間驗收、竣工驗收工作；對現場質量進行監督檢查。

測量工程師職責：

需填寫資料有工程定位測量記錄、建筑物垂直度、標高、全高測量記錄；按 施工圖紙及規范要求做好沉降觀測記錄的填寫，工程測量定位記錄要及時報監理部簽字蓋章。沉降觀測記錄要按時做好，按照圖紙及規范要求進行觀測，資料完成之后報資料室歸檔。材料員職責：

1、負責鋼材原材料合格證，水泥合格證（廠家的3天、28天報告），外加劑合格證，砌塊、磚合格證，防水、焊劑、套筒出廠合格證等相關的材質報告及合格證。

2、負責向商品混凝土公司索要混凝土資料并提交資料室，配合資料員收集商混資料里所含的28天報告。

3、如有包工包料，待材料進場前，通知實驗員索要合格證及檢測報告，材料進場后，通知實驗員進行取樣。

4、混凝土澆筑完成之后，認真填寫混凝土交貨檢驗記錄，內容要求齊全，真實，完整，填寫完成之后及時交資料室歸檔。成本部職責：

成本部主要負責向資料室提供原材料明細表，以及檢驗批容量方面的參數。

四、附則

4.1、本管理制度自頒發之日起實施。

4.2、本管理制度在執行過程中如有什么問題，請及時反饋資料室，以便做進一步修改。

4.3、本管理制度由項目管理中心負責解釋。