第一篇：公文寫作的知識

關(guān)于公文寫作的有關(guān)知識

什么是公文？

所謂公文，它是公務(wù)文書的簡稱，它是國家機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面 材料。公文的種類主要包括：命令、議案、決定、公告、通告、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議 紀(jì)要。

在各類企業(yè)中，所指的公文一般為商務(wù)公文，主要分為介紹報告、請示、會議紀(jì)要、工作計劃要點、公 司及產(chǎn)品介紹、信函、講話稿、可行性報告、工作總結(jié)、市場調(diào)查報告、說明等

公文擬寫的步驟與方法

公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作方式相似，但是由于公文在性質(zhì)、作用上及其寫作要求上 的不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。

公文的擬寫通常按以下步驟進行：

一、明確發(fā)文主旨

任何一份公文都是根據(jù)工作中的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚 發(fā)文的主旨，即發(fā)文的主題與目的，包括以下幾項內(nèi)容：

1．文件的中心內(nèi)容是什么？比如相關(guān)工作的改善，主要提出目前情況怎樣？存在哪些問題，解決方式、需協(xié)助事項；再如請求事項，擬請上級機關(guān)答復(fù)或解決問題等。

2．根據(jù)文件內(nèi)容，準(zhǔn)備采用什么文種？比如，匯報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下 級來文所反映的問題，是寫一個指示或復(fù)函，還是一個帶規(guī)定 性質(zhì)的通知等。

3．明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象。比如，向上級匯報工作，還是向有關(guān)單位推廣、介紹經(jīng)驗；是給領(lǐng) 導(dǎo)、有關(guān)部門人員閱讀，還是向全體人員進行傳達。

4．明確發(fā)文的具體要求。例如，是要求對方了解，還是要求對方答復(fù)，是供收文機關(guān)貫徹執(zhí)行，還是 參照執(zhí)行、研究參考、征求意見等。

總之，發(fā)文必須明確采取什么方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什么目的，只有對這些問題做到心 中有數(shù)，才能夠落筆起草。

二、收集有關(guān)資料，進行調(diào)查研究

發(fā)文的目的和主題明確之后，就可以圍繞這個主題搜集材料和進行一定的調(diào)查研究當(dāng)然，這也要根據(jù)具 體的情況，并不是擬寫每一份公文都要進行這一步工作。例如，擬寫一份簡短的通知、公告，一般來說不需 要專門做搜集材料和調(diào)查研究工作，在明確發(fā)文主旨之后，稍加考慮就可以提筆寫作了。但對于問題較為復(fù) 雜，還要進行具體的分析和歸納；如擬訂篇幅較長的文件，擬訂工作計劃、進行工作總結(jié)、起草規(guī)章、條例、擬寫工作指示等，往往都需要搜集有關(guān)材料和進行進一步調(diào)查研究工作。

總之，收集材料及調(diào)查研究，是一個醞釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材了解問題的各個方面，然后經(jīng)過分析思考產(chǎn)生一個認識的飛躍。

三、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)

在收集材料的基礎(chǔ)上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫的文件的內(nèi)容要點，把它的主要框架勾畫 出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，盡量避免半途返工。提綱的詳略，可以根據(jù)文件的具體情況和個人的習(xí)慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大 致安排一下文件的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，主要分幾層意思等。篇幅較長、比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一個部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什么具體材料說明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當(dāng)然，需要集體討論或送給領(lǐng)導(dǎo)審閱的提綱除外。

擬寫提綱是一個很重要的構(gòu)思過程，文件的基本觀點，可以召集相關(guān)人員進行集體討論研究和修改，使提綱日益完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發(fā)生前后重復(fù)、脫節(jié)或相互矛盾的現(xiàn)象。

四、落筆起草、擬寫正文

結(jié)構(gòu)安排好后，要按照要求所列順序，開宗明義、緊扣主題、擬寫正文。寫作中注意兩點：

1． 要觀點鮮明，用材得當(dāng)。也就是說要用觀點來統(tǒng)帥材料，使材料來為觀點服務(wù)。運用材料要能說明問題，做到材料與觀點統(tǒng)一。

在寫作當(dāng)中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模棱兩可、詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云。有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞、缺乏依據(jù)，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清要說明什么問題，不了解發(fā)文的意圖，特別是情況匯報、工作匯報介紹。

2． 要語句簡練，交代清楚。擬寫文件既要盡量節(jié)省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代的問題清楚明了。

五、反復(fù)檢查，認真修改

初稿寫出后，要認真進行修改。寫文章，需要下功夫。自古以來，好文章都要經(jīng)過反復(fù)修改的，寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經(jīng)過幾稿才能通過。

1． 關(guān)于主題的修改?？粗黝}是否明確，主題論述是否集中，主題挖掘是否深刻。

2． 關(guān)于觀點的修改。修改公文要考慮到觀點是否正確，表達有無問題。

3． 關(guān)于材料的修改。材料是文件的基礎(chǔ)，有了正確的觀點，還要通過適當(dāng)?shù)牟牧媳憩F(xiàn)出來。

4． 關(guān)于結(jié)構(gòu)的修改。修改文件的結(jié)構(gòu)，包括文件總體結(jié)構(gòu)的修正，使全文更加嚴(yán)謹。

5． 關(guān)于語言的精練。主要是修改不通順的語句，不規(guī)范的字及標(biāo)點符號。

修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。

幾種常用的商務(wù)公文

請示

請示是下級向上級請求決斷、指示或批準(zhǔn)事項所使用的呈批性公文。

請示的特點

一、針對性。只有本單位權(quán)限范圍內(nèi)無法決定的重大事項，如重要決定、重要決策、人事安排等問題，以及在工作中遇到的新問題、新情況或克服不了的困難，才可用“請示”行文。請示上級給予指示、決斷或答復(fù)、批準(zhǔn)。因而“請示”具有很強的針對性。

二、呈批性。請示是有針對性的上行文，上級領(lǐng)導(dǎo)對于呈報的請示事項，無論同意與否，都必須給予明確的“批復(fù)”回文。

三、單一性。請示應(yīng)一文一事，一般只寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，即使需要同時呈送其他領(lǐng)導(dǎo)，也只能用抄送形式。

四、時效性。請示是針對本單位當(dāng)前工作中出現(xiàn)的情況和問題，求得上級單位指示、批準(zhǔn)的公文，如能及時發(fā)出，就會使問題得以及時解決。

請示的分類

根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同，請示分為以下三種：

一、請求指示性請示。

二、請求批準(zhǔn)性請示。

三、請求批轉(zhuǎn)性請示。

請示的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法

請示由首部、正文和尾部三部分組成，其各部分的格式、內(nèi)容和寫法如下：

一、首部。主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容。

1． 標(biāo)題。請示的標(biāo)題一般有兩種書寫方式：一種是有發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。如《***組關(guān)于********的請示》；另一種是由事和文種構(gòu)成，如《關(guān)于*******的請示》

2． 受文領(lǐng)導(dǎo)。每份請示只能寫一個受文領(lǐng)導(dǎo)，不能多頭請示。

二、正文，其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)語構(gòu)成。

1． 開頭。主要交代請示的理由。

2． 主題。主要說明請示事項，它是向上級機關(guān)提出的具體請求，這部分內(nèi)容要單一，只宜請求一件事。

3． 結(jié)語。另起一段，其習(xí)慣用語有“當(dāng)否，請批示”、“妥否、請批復(fù)”、“以上請示，請予審批”、“以上請示，呈請核準(zhǔn)”或“以上請示如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門予以執(zhí)行”。

三、尾部，其主要結(jié)構(gòu)為落款與成文時間兩部分。

請示應(yīng)注意的問題一、一文一事的原則。

二、材料真實，不要為得到領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況。

三、理由充分，請示事項明確。

四、語氣平實、懇切，以引起上級的重視。

報告

報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)詢問的陳述性上行公文。

“報告”是陳述性文體。寫作時要以真實材料為主要內(nèi)容，以概括敘述為主要的表達方式.“報告”是行政 公文中的上行文種，撰寫“報告”的目的就是為了讓上級掌握本單位的情況，了解本單位的工作狀況及要求，使上級領(lǐng)導(dǎo)能及時給予支持，為上級機關(guān)處理問題，布置工作或作出某一決策提供依據(jù)?！跋虑樯线_”是制發(fā) 報告的目的。所以報告的內(nèi)容要求以擺事實為主，要客觀的反映具體情況，不要過多的采用議論和說明，表 達方式以概括為主，語氣要委婉、謙和、不宜用指令性語言。

報告的特點：

一、報告的目的為了向上級匯報工作、情況、建議、答復(fù)等，它不直

接請求上級機關(guān)正面回答報告中的問題，所以不帶請示事項，這是它與請示的重要區(qū)別之一。

二、報告中一般不提建議或意見。如果確實需要在某一領(lǐng)域或某些部門貫徹報告中提出的建議或意見，可建議上級機關(guān)批轉(zhuǎn)到有關(guān)部門貫徹執(zhí)行，報告一經(jīng)批準(zhǔn)，便作為批轉(zhuǎn)文件的附件下發(fā)，其權(quán)威性依賴或附 屬于批轉(zhuǎn)機關(guān)。

三、報告在內(nèi)容上不像“請示”那樣有“一文一事”的要求，它可在一件公文中綜合報告幾件事情，層次結(jié) 構(gòu)比較復(fù)雜。

四、報告廣泛使用于下級向上級反饋信息，是溝通上下級機關(guān)縱向聯(lián)系的一種重要形式。向上級及時匯 報工作、反映問題、提出建議，也是下級機關(guān)必須履行的一項工作制度。

報告的種類

報告從種類與內(nèi)容上分主要有：匯報性報告、答復(fù)性報告、呈報性報告、例行工作報告。

寫法

報告的結(jié)構(gòu)一般由標(biāo)題、受文領(lǐng)導(dǎo)、正文、落款、成文時間組成，下面介紹幾種報告的寫法

一、匯報性報告

匯報性報告主要是下級向上級匯報工作、反映情況的報告，一般分為兩類：

1． 綜合報告。這種報告是本單位工作到一定的階段，就工作的全面情況向上級寫的匯報性報告。其內(nèi) 容大體包括工作進展情況，成績或問題，經(jīng)驗或教訓(xùn)以及對今后工作的意見或建議。這種報告的特點全面、概括、精練。

2． 專題報告。這種報告是針對某項工作中的某個問題，向上級所寫的匯報性報告。

二、答復(fù)性報告

這種報告是針對上級或管理層所提出的問題或某些要求而寫出的報告。這種報告要求問 什么答什么，不 涉及詢問以外的問題或情況。

三、呈報性報告

呈報性報告主要用于下級向上級報送文件、物件隨文呈報的一種報告。一般是一兩句話說明報送文件或 物件的根據(jù)或目的以及與文件、物件相關(guān)的事宜。

四、例行工作報告

例行工作報告是下級向上級，因工作需要定期向上級所寫的報告。如，財務(wù)報告、費用 支出報告等。

公告

公告是用于對企業(yè)內(nèi)、外宣布重要事項的公文。

公告的寫法

公告是一種嚴(yán)肅、莊重的公文，它內(nèi)容較為單一，篇幅較短，表達直截了當(dāng)，語言簡潔明快。

一、標(biāo)題。

公告標(biāo)題有三種：一種是完全標(biāo)題，包括發(fā)文機關(guān)、事由、文種；二是發(fā)文機關(guān)和文種 以上兩項，多 用于政府機關(guān)；有的只有文種，如《公告》，標(biāo)題之下，有時可依公告單獨編號。

二、正文

正文一般由主旨與說明構(gòu)成。

主旨單獨成段，用簡短的一句話概括出此公告的主題內(nèi)容。

說明寫出公告依據(jù)、公告事項。結(jié)尾一般用“特此公告”作為結(jié)語。

三、落款及日期

公告日期有的標(biāo)注在標(biāo)題下方，也可以注在公告結(jié)尾處。重要的公告落款處除注明發(fā)文單位外，還應(yīng)標(biāo) 明發(fā)文地點。

會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是一種記載、傳達會議情況及議定事項的紀(jì)實性公文。它用于各機關(guān)、企事業(yè)單位召開的工作 會議、座談會、研討會等重要會議。

會議紀(jì)要通過記載會議的基本情況、會議成果、會議議定事項，綜合概括反映會議精神，以便使與會者 統(tǒng)一認識，會后全面如實的進行傳達組織開展工作的依據(jù)。同時“會議紀(jì)要”是可以多向行文，具有上報、下 達以及同級單位進行交流的作用。

會議紀(jì)要的寫法

會議紀(jì)要一般由首部、正文、尾部三部分組成。其各部分的寫作要求如下：

一、首部。這部分的主要項目是標(biāo)題。有的會議紀(jì)要的首部還有成文時間等項目內(nèi)容。會議紀(jì)要的標(biāo)題 通常是由會議名稱和文種構(gòu)成的。如《*****公司******會議紀(jì)要》。

二、正文。會議紀(jì)要正文結(jié)構(gòu)由前言、主體兩部分組成。

1． 前言。首先概括交代會議的名稱、時間、地點、主持人、主要議程、參加人員、會議形式以及會議 主要的成果。

2． 主體。它是會議機要的核心內(nèi)容，主要記載會議情況和會議結(jié)果，寫作時要注意緊緊圍繞中心議題，把會議的基本精神，特別是會議形成的決定、決議準(zhǔn)確的表達清楚。對于會議上有爭議的問題和不同意見，必須如實予以反映。

三、尾部。包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。

電子公文

隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，公文通過E-mail的方式批閱使傳統(tǒng)的辦公模式正在發(fā)生著革命性的變化，但現(xiàn)在國 內(nèi)缺少實現(xiàn)網(wǎng)上公文批閱的軟件，文件容易被拷貝、篡改，企業(yè)的辦公方式還無法真正實現(xiàn)無紙化。電子公文的寫法

電子公文主要由主題、事項或附件落款組成。

一、收件單位/人

二、抄送單位/人

三、主題。相當(dāng)與公文的標(biāo)題，如《關(guān)于***請示》、《關(guān)于****報告》。

四、事項。公文的主要內(nèi)容，包括發(fā)文目的，事項等（與日常公文協(xié)作方法一致），若提供相關(guān)文件或報告等，可以附件方式發(fā)送（注明）。

五、落款。署名及成文時間

第二篇：公文寫作知識

公文知識培訓(xùn)二

制度小故事

故事說，有7個人住在一起，每個人都是平凡而且平等的，他們沒有兇險禍害之心，但不免自私自利。這個小團體每天共食一鍋粥，因人多粥少，爭先恐后，秩序混亂，還互相埋怨，心存芥蒂?！境霈F(xiàn)了公平抱怨問題，如何解決呢？需要建立制度?！?/p>

于是，他們就想用非暴力的方式，通過建立制度來解決每天的吃飯問題——要分食一鍋粥，但并沒有稱量用具或有刻度的容器。大家試驗了不同的方法，發(fā)揮了聰明才智，經(jīng)過多次博弈逐漸形成了日益完善的制度：

第一種方法，指定一個人分粥。很快大家就發(fā)現(xiàn)，這個人為自己分的粥最多，于是又換了一個人，結(jié)果總是主持分粥的人碗里的粥最多最好；【第一個制度實施后，效果并不好，沒有解決已經(jīng)存在的問題，忽略了“權(quán)力導(dǎo)致腐敗，絕對權(quán)力導(dǎo)致絕對腐敗”這個法則，有效率而無公平，需要改進?！?/p>

第二種方法，推選出一個信得過的人來分粥。開始時這位品德尚屬上乘的人還能公平分粥，但沒多久，他開始為自己和溜須拍馬的人多分，搞得整個小團體烏煙瘴氣；【第二個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，也是有效率而無公平，還需要改進?！?/p>

第三種方法，大家輪流主持分粥，每人一天。雖然看起來平等了，但是幾乎每周下來，他們只有一天是飽的，就是自己分粥的那一天；【第三個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，既無公平也無效率，更需要改進?！?/p>

第四種方法，選舉一個分粥委員會和一個監(jiān)督委員會。由于形成監(jiān)督和制約機制，公平基本上做到了，可是效率降低了，由于監(jiān)督委員會常提出各種議案，分粥委員會又據(jù)理力爭，等分粥完畢時，粥早就涼了，大家也很不滿意；【第四個制度實施后，效果也不好，仍然沒有解決已經(jīng)存在的問題，有公平而無效率，還需要改進。】

第五種方法，輪流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人驚奇的是，采用此辦法后，七只碗里的粥每次都幾乎一樣多，即便偶有不均，各人也認了，大家快快樂樂，和和氣氣，日子越過越好。【好的制度渾然天成，清晰而精妙，既簡潔又高效，令人為之感嘆。它既方便快捷地實現(xiàn)分粥目的，又有效地解決公平問題，還增強了內(nèi)部團結(jié)?！?這個故事能夠帶給我們哪些有益的啟示呢？

1.首先要承認，制度是有優(yōu)劣之分的。同樣是分粥制度，制度5在科學(xué)性上明顯要優(yōu)于其它制度，既注重了公平又兼顧了效率。

2.評判制度優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)是，看它能否解決問題。同樣是分粥制度，只有制度5在沒有增加成本的基礎(chǔ)上成功解決了公平抱怨問題。

3.優(yōu)良的制度之所以優(yōu)良，是因為其中蘊含了制度創(chuàng)立者的汗水和智慧。我們在為精巧的制度5拍案叫絕的同時，不要忘了向它的創(chuàng)造者致敬呦。

4.制度從劣走到優(yōu)，并不是一蹴而就的。制度5的發(fā)現(xiàn)，也是經(jīng)過了一波三折這么一個探索過程的。

如何起草制度

制度是國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為了建立正常的工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)秩序，而制定的一種具有法規(guī)性與約束力的文件。制度是國家法律、政策的具體化，具有法規(guī)的效力。它對人們有指導(dǎo)和約束作用，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。制度的使用范圍極廣，不論是行政工作、經(jīng)濟活動，還是日常事務(wù)、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)、管理等，凡是要求有關(guān)人員共同遵守，并按一定程序辦理的事情，都可以使用制度這一文種。

制度的分類，按制定部門分，有國家制定的制度，企業(yè)制定的制度、個人制定的制度；按時間長短分，有長期性的制度、臨時性的制度；按內(nèi)容性質(zhì)分，有行政工作制度、生產(chǎn)管理制度、學(xué)習(xí)制度等。目前在我國的經(jīng)濟管理制度中，又出現(xiàn)了生產(chǎn)崗位責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制等新的制度。

崗位責(zé)任制度，是責(zé)、權(quán)、利在一個崗位上的有機結(jié)合體，它可以使一名員工或干部明確自己的責(zé)任、義務(wù)、權(quán)利，增強責(zé)任感，也便于衡量和檢查勞動和工作成果，從而更好地貫徹執(zhí)行按勞分配原則。

制度編寫規(guī)范

制度起草時須嚴(yán)格遵循規(guī)范進行起草，公文印發(fā)時的制度附件也須符合本規(guī)范。

一、制度編寫總體要求

（一）依法合規(guī)：制度應(yīng)正確體現(xiàn)法律法規(guī)、相關(guān)政策及公司上位制度要求，不得與上述規(guī)范性文件存在矛盾或沖突;

（二）全面具體：制度應(yīng)將所涉及到的業(yè)務(wù)逐一闡明，制度內(nèi)容盡量細化，明確流程，體現(xiàn)閉環(huán)管理的思想。對所規(guī)定的適用范圍、操作步驟、評價標(biāo)準(zhǔn)等要具體、明確;

（三）嚴(yán)謹規(guī)范：制度撰寫時應(yīng)嚴(yán)格依照制度模板進行撰寫，符合格式規(guī)范。制度的行文用語應(yīng)盡量準(zhǔn)確，不使用彈性語言和模糊性描述。

二、制度標(biāo)題規(guī)范

（一）制度統(tǒng)一按照“適用范圍+制度內(nèi)容+體現(xiàn)制度屬性的名稱”進行命名?！斑m用范圍”是指該制度施行時所涵蓋的范圍，標(biāo)題使用全稱：如“神華寧夏煤業(yè)集團有限責(zé)任公司”，文中第一次出現(xiàn)的地方使用簡稱：“集團公司”；“制度內(nèi)容”是指該制度針對哪些內(nèi)容做出了規(guī)范，如“煤礦安全管理”等；“體現(xiàn)制度屬性的名稱”指基于制度屬性對該制度的命名，如“章程”，“規(guī)定”、“辦法”、“細則”等。

根據(jù)屬性，不同制度應(yīng)使用不同名稱。綱領(lǐng)類制度可使用章程、綱要；原則類制度可使用規(guī)定；實施類制度可使用辦法、細則、規(guī)范、守則、規(guī)則、預(yù)案。

（二）制度的“試行”、“暫行”等版本說明，以括號括起來放在標(biāo)題下方。如無，則說明是正式版本。制度的生成和修訂記錄等修訂歷史信息應(yīng)記錄在《制度信息總覽表》中，并于每次修訂時更新。

三、制度結(jié)構(gòu)規(guī)范

（一）制度一般包括以下內(nèi)容：

1.第一章為總則，說明制作本制度的目的、依據(jù)、適用范圍、執(zhí)行原則、關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋等。

2.第二章為組織與職責(zé)，說明業(yè)務(wù)相關(guān)的組織體系、管理模式以及相關(guān)組織和部門的職責(zé)等。

3.關(guān)于制度的執(zhí)行監(jiān)督、檢查以及相應(yīng)的考核、獎懲等內(nèi)容是制度的關(guān)鍵內(nèi)容，一般應(yīng)獨立成章，置于附則之前。

4.最后一章為附則，說明一般名詞術(shù)語解釋、所屬單位實施說明、生效日期、解釋權(quán)、修訂記錄等未盡事宜。

5.除上述四章之外，中間各章制訂具體的業(yè)務(wù)流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、管理措施等。

6.附則之后，給出制度的附件列表。

（二）根據(jù)內(nèi)容的復(fù)雜程度，制度的層級結(jié)構(gòu)可依次分為“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”。

1.“章”是制度內(nèi)容劃分的基本單元，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一章”、“第二章”。編號應(yīng)從“總則”章開始直到“附則”結(jié)束。

2.“節(jié)”是章的細分，以中文數(shù)字配合文字依次表述，如“第一節(jié)”、“第二節(jié)”。每章中至少需包含兩節(jié)。單獨一節(jié)不能成章。

3.“條”是節(jié)或章的細分，每章或每節(jié)中至少需包含有兩條。單獨一條不能成章或成節(jié)。

4.“款”是條的組成部分，表示一個獨立的內(nèi)容，或?qū)η耙豢顑?nèi)容的補充?？羁梢元毩⑦m用。“款”的表現(xiàn)形式為條中的自然段，每個自然段為一款，“款”前不編序號。

5.“項”是以列舉的形式對前段文字的說明。含有項的條目，其前段文字中一般都有“下列”二字或相應(yīng)的文字表述?！绊棥鼻肮谝灾形臄?shù)字加括號依次表示，如

（一）、（二）、（三）。標(biāo)識

（一）、（二）、（三）后不加標(biāo)點，直接跟文字。

6.“目”是“項”的內(nèi)容細分，是制度層級結(jié)構(gòu)的最小單位?！澳俊钡男蛱栍冒⒗?dāng)?shù)字依次表述。阿拉伯?dāng)?shù)字后加全角的圓點標(biāo)識與文本間隔開。

（三）篇幅超過一百條（含）的制度可用“章”、“節(jié)”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于一百條超過三十條（含）的制度可使用“章”、“條”、“款”、“項”、“目”；篇幅少于三十條的制度，可使用“條”、“款”、“項”、“目”。

（四）為使制度結(jié)構(gòu)清晰易讀，避免內(nèi)容層級嵌套過深，應(yīng)盡量限制“目”的使用。嚴(yán)格禁止“目”下的下一級細分標(biāo)識的使用。

（五）制度的中間章節(jié)，可按照制度所涵蓋內(nèi)容的業(yè)務(wù)種類、執(zhí)行環(huán)節(jié)、所涉及業(yè)務(wù)的關(guān)鍵因素、管理對象等劃分，但應(yīng)保持劃分邏輯的一致性。章節(jié)劃分應(yīng)做到不重不漏、均勻連貫。條目劃分方式與章節(jié)劃分類似。

（六）章節(jié)標(biāo)題和條目標(biāo)題應(yīng)能夠言簡意賅地體現(xiàn)本章節(jié)的內(nèi)容主旨。章節(jié)必須有標(biāo)題。若條目內(nèi)容不便歸納，或僅是操作性說明，則可不撰寫條目標(biāo)題，直接撰寫條目內(nèi)容。使用細分標(biāo)識的條目，則必須使用條目標(biāo)題對內(nèi)容進行歸納，使文檔更加清晰。

（七）制度應(yīng)與相應(yīng)業(yè)務(wù)流程進行關(guān)聯(lián)（綱領(lǐng)類制度除外）。如出臺的制度已有相對應(yīng)的流程，則須在制度中說明相關(guān)的流程，并將流程做為制度附件；如尚未制定制定相關(guān)流程，則應(yīng)按照統(tǒng)一的流程規(guī)范繪制流程，并做為制度附件。

四、附件規(guī)范

附件是對制度內(nèi)容具有解釋性、參考性、指示性的圖、表、文本，以及業(yè)務(wù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。附件與制度正文具有同等效力。

附件清單中的附件名稱應(yīng)與制度正文中提及的附件名稱按照文中出現(xiàn)順序一一對應(yīng)。附件清單置于制度正文之后，空一行，在“附件：”后，以“阿拉伯?dāng)?shù)字+全角句點”順序列出附件名稱，數(shù)字編號需對齊。如附件名稱超過一行時，下面的文字應(yīng)縮進并與第一字對齊。格式如下所示：

附件：1.附件名稱

2.附件名稱

各附件應(yīng)按附件清單順序逐一附在制度正文后。附件與附件之間應(yīng)以分頁符間隔開，并于每頁頁面左上角以 “附件1”、“附件2”的格式順次說明所附內(nèi)容。

（一）附件中表的規(guī)范

1.同一個附件中若有多個表，則需要對表進行編號。表的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“表1”、“表2”、??。表的編號與表題之間應(yīng)空一個漢字的間隙。表的編號與表的標(biāo)題置于表上方，居中。若同一附件中只有一個表，則不再對表編號，直接書寫表的標(biāo)題。

2.表內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體，單倍行距，文字垂直對齊方式設(shè)為居中，其他格式無。

3.如某個表需要轉(zhuǎn)頁接排，設(shè)置為“允許跨頁斷行”，“在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)”。表頭跨頁，在隨后的各頁上應(yīng)重復(fù)表的編排。編號后跟表題（可省略）和“（續(xù)）”。

4.表單需附注文字說明時，附注寫在表的下方，與表之間空一行。所附表單的整體說明在表后附注中的第一條進行描述。表中只有一個注時，在注的第一行文字前標(biāo)明“注：”；表中有多個注時，在“注：”后加“阿拉伯?dāng)?shù)字 + 全角句點”表示，數(shù)字編號需對齊。每個表的注應(yīng)單獨編號。單個附注超過一行時，下面的文字應(yīng)縮進并與第一字對齊。具體如下所示：

注：1．附注

2．附注

5.表的外框線及表內(nèi)框線均為黑色實線，寬度0.5磅。

（二）附件中圖的規(guī)范

1.同一個附件中若有多個圖，則需要對圖進行編號。圖的編號采用從1開始的阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如：“圖1”、“圖2”、??。圖的編號與圖題之間應(yīng)空一個漢字的間隙。圖的編號與圖的標(biāo)題置于圖上方，居中。若同一附件中只有一個圖，則不再對圖編號，直接書寫圖的標(biāo)題。

2.圖題應(yīng)明確簡短，用小三號黑體，數(shù)字和字母為小三號Arial字體，居中，行間距26磅，其他格式無。英文語句首字母須大寫。

3.圖內(nèi)文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

4.圖應(yīng)具有“自明性”，即只看圖、圖題和圖例，不閱讀正文，就可理解圖意。

5.圖需附注文字說明時，附注寫在圖的下方，與圖之間空一行。圖的附注規(guī)范同表的附注。

（三）文本附件規(guī)范

文本格式的附件采用與制度模板相同的文本格式的規(guī)范。

若文本附件中某些名詞需要加以注釋，則將該名詞的注釋以腳注的形式展示。腳注按照需要解釋名詞的出現(xiàn)順序，使用阿拉伯?dāng)?shù)字順次排列，不重復(fù)標(biāo)號。單獨一個注釋以星號(★)表示，不編號。相應(yīng)解釋附在附件正文文末左下角，按照順序?qū)ο鄳?yīng)的名詞進行解釋，格式規(guī)范文字為五號仿宋_GB2312，數(shù)字和字母為五號Arial字體。

五、其他規(guī)范

任何數(shù)字均應(yīng)從小數(shù)點符號起，向左或向右每三位數(shù)字為一組，組間空一個英文半角的空格，但表示年號的四位數(shù)除外。如23 456；2 345；2.345 6；2010（年號）。

表示公式時，應(yīng)盡量避免使用多于一行的表示形式，乘號使用“×”，除號應(yīng)使用“÷”。

公式示例：

式中：

ｘ— ｘ坐標(biāo)

ω — 角頻率

??

表示物理量的數(shù)值時，應(yīng)使用后跟法定計量單位符號的阿拉伯?dāng)?shù)字。標(biāo)準(zhǔn)制度模板

神華寧夏煤業(yè)集團有限責(zé)任公司管理規(guī)定（）

第一章

總則

第一條

訂立該制度目的和依據(jù)

第二條

制度規(guī)范的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容

第三條

關(guān)鍵名詞術(shù)語解釋

第四條

制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管理原則

第五條

制度適用范圍，適用人員或適用情況等

闡述適用情況時，須根據(jù)該制度所規(guī)范業(yè)務(wù)的管控力度，明確制度的適用范圍，說明該項制度是否需要各分子公司按此嚴(yán)格執(zhí)行，或需要各分子公司根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的操作細則。

第六條

其他需說明的制度內(nèi)容

第二章

組織與職責(zé)

第條

組織體系

第條

管理模式

第條

部門職責(zé)

第條

第三章

第條

明確制度規(guī)范的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容與管理要求

（一）1．2．

（二）1．2．

第條

第章

第條

明確制度規(guī)范的相關(guān)業(yè)務(wù)流程

第 章

檢查與考核

第條

明確制度涉及的監(jiān)督與檢查對象、考核方法、標(biāo)準(zhǔn)與獎懲辦法

（一）1.2．

（二）1．2．

第 條

第 章

附

則

第條

一般名詞術(shù)語解釋

第條

所屬單位實施說明：分子公司可根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合實際情況，制定實施辦法或細則。

第條

本規(guī)定由

負責(zé)解釋。

第條

生效日期及版本說明: 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。第條

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，原《制度名稱》（發(fā)文號）廢止。附件：1．×××

2．×××等

3．×××等

第三篇：公文寫作知識

公文寫作知識匯編

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務(wù)文書的簡稱，屬于應(yīng)用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務(wù)而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關(guān)處理公務(wù)時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關(guān)公務(wù)的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務(wù)活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關(guān)向所屬下級機關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關(guān)或不同隸屬機關(guān)之間的行文，如函等。通知、公文紀(jì)要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應(yīng)隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準(zhǔn)”。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應(yīng)隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴(yán)。

根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要。

三、公文的行文關(guān)系

（1）行文關(guān)系，是各級黨政機關(guān)、各個部門和單位之間的組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運行中的體現(xiàn)。機關(guān)部門、單位之間的相互關(guān)系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關(guān)系，同一系統(tǒng)的平級機關(guān)之間以及同一機關(guān)各部門之間的平行關(guān)系，不同系統(tǒng)的機關(guān)、部門之間不相隸屬關(guān)系。行文關(guān)系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定的。

（2）建立正確的行文關(guān)系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機關(guān)、部門、單位維護正常的領(lǐng)導(dǎo)和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關(guān)系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關(guān)系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關(guān)系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關(guān)系行文、一般應(yīng)當(dāng)逐級行文等。（4）行文其他注意事項：主送與抄送應(yīng)準(zhǔn)確得當(dāng)；一般應(yīng)一文一事；準(zhǔn)確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應(yīng)在公布時注明。

第二章 辦公用文

第一節(jié) 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關(guān)、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標(biāo)題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應(yīng)簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。

第二節(jié) 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

事務(wù)性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布臵工作，交待任務(wù)；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務(wù)等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當(dāng)，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務(wù)性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務(wù)、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務(wù)性通知的一種，但寫法又與一般事務(wù)性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應(yīng)寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準(zhǔn)備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務(wù)即可。

第三節(jié) 報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復(fù)報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標(biāo)題

事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學(xué)教務(wù)處關(guān)于2003工作情況的報告》。正文

把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標(biāo)題

由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標(biāo)題也可標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。標(biāo)題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文

可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復(fù)報告的寫法 標(biāo)題

與前兩種報告大體相同

正文

根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應(yīng)注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當(dāng)，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當(dāng)作請示，要求上級指示或批準(zhǔn)。

第四節(jié) 通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學(xué)習(xí)先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風(fēng)，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當(dāng)前的工作起指導(dǎo)作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標(biāo)題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。

標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務(wù)院關(guān)于一份國務(wù)院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學(xué)習(xí)與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責(zé)任，指出應(yīng)吸取的主要教訓(xùn)等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應(yīng)寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標(biāo)識。在正文右下方標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

第五節(jié) 請 示

一、請示的概念

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準(zhǔn)的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準(zhǔn)才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況是已做過的，6 屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準(zhǔn)，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復(fù)，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。

批準(zhǔn)性請示 內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準(zhǔn)后，執(zhí)行機關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。

批準(zhǔn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導(dǎo)語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項。復(fù)雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。

請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內(nèi)容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內(nèi)容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)心中有數(shù)，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準(zhǔn)的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當(dāng)否，請指示”、“特些請示，請批復(fù)”等。

呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復(fù)雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準(zhǔn)，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報告的區(qū)別主要有兩點：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復(fù)文。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復(fù)文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準(zhǔn)性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準(zhǔn)性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。

呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由和批準(zhǔn)性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準(zhǔn)性請示更為莊重一些，由于這種請示批準(zhǔn)轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導(dǎo)性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領(lǐng)導(dǎo)重視。

請示理由之后的過渡語和批準(zhǔn)性請示相同。

請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設(shè)想和建議。因為比較復(fù)雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準(zhǔn)性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應(yīng)當(dāng)注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應(yīng)主送直接主管機關(guān)或主管領(lǐng)導(dǎo)，其他確需了解請示事項的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人，采取抄報形式處理。如是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)，也應(yīng)根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，由主送機關(guān)答復(fù)請示的問題，對另一領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關(guān)；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人，或既寫主送機關(guān)，又同時主送、抄送給主送機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關(guān)。

第六節(jié) 批 復(fù)

一、批復(fù)的性質(zhì)和特點

批復(fù)是上級機關(guān)答復(fù)下級機關(guān)請示事項的答復(fù)性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點：

1、權(quán)威性。批復(fù)發(fā)自上級機關(guān)，代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復(fù)，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復(fù)，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。

3、指示性。批復(fù)的目的是指導(dǎo)下級機關(guān)的工作，因此批復(fù)在表明態(tài)度以后，還應(yīng)當(dāng)概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

二、批復(fù)的寫作

1、標(biāo)題 批復(fù)的標(biāo)題有兩點需要特別強調(diào)： 8（1）關(guān)于發(fā)文單位。批復(fù)的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關(guān)于事由。批復(fù)的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復(fù)的事項來表述，如《國務(wù)院關(guān)于1991—2000年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復(fù)》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復(fù)事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務(wù)院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復(fù)》。

2、正文 批復(fù)的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復(fù)的開頭通常要引述來文作為批復(fù)的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關(guān)于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復(fù)的主體，這部分應(yīng)針對下級機關(guān)請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復(fù)請示事項針對性要強，答復(fù)要明確具體，簡明扼要，表達要準(zhǔn)確無誤。

（3）結(jié)尾 是批復(fù)正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復(fù)”或“特此批復(fù)”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復(fù)指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復(fù)完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。要寫好批復(fù)還應(yīng)注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應(yīng)先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復(fù)前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復(fù)，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應(yīng)予以糾正，以免誤事。

第七節(jié) 會議紀(jì)要

一、概念和特點

會議紀(jì)要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀(jì)實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀(jì)要，可以“通知”形式發(fā)出。

會議紀(jì)要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀(jì)要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導(dǎo)性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀(jì)要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀(jì)要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀(jì)要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。

（三）備考性。一些會議紀(jì)要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀(jì)要大致有辦公會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀(jì)要、座談會議紀(jì)要等。

辦公會議紀(jì)要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀(jì)要。辦公會議紀(jì)要一般有例行型辦公會議紀(jì)要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀(jì)要，以及現(xiàn)場辦公會議紀(jì)要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀(jì)要。

專題會議紀(jì)要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀(jì)要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀(jì)要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應(yīng)寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀(jì)要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標(biāo)號或小標(biāo)題，分項來寫。10 這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標(biāo)、任務(wù)、政策措施等的闡述。這種紀(jì)要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布臵，需要了解與會人員不同意見的會議紀(jì)要，可采用這種寫法。

第八節(jié) 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務(wù)聯(lián)系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

標(biāo)題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復(fù)函為《關(guān)于**（答復(fù)事項）的復(fù)函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復(fù)的事項和問題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。

（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節(jié) 計劃類公文

計劃類公文包括：規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排等。

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預(yù)先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作

計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點 １、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標(biāo)和措施。

規(guī)劃的具體寫法：規(guī)劃因具有嚴(yán)肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉(zhuǎn)發(fā)的，其格式都是由“標(biāo)題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規(guī)劃的標(biāo)題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標(biāo)言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導(dǎo)方針和目標(biāo)要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務(wù)和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務(wù)要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務(wù)項目較多的規(guī)劃，因其各項任務(wù)比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之12 后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設(shè)想

設(shè)想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準(zhǔn)備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴(yán)肅性、科學(xué)性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準(zhǔn)備，不是給各級領(lǐng)導(dǎo)看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務(wù)或目標(biāo)時，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴(yán)格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導(dǎo)看的，報給上級，就要嚴(yán)肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關(guān)于機構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標(biāo)、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設(shè)想”或工作計劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應(yīng)省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作

的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。要點的標(biāo)題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標(biāo)明被省略的發(fā)文機關(guān)名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”14 及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo)；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹?biāo)題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務(wù)，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活

掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設(shè)的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復(fù)雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業(yè)務(wù)的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領(lǐng)導(dǎo)魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規(guī)劃”。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當(dāng)然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實際；但規(guī)劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設(shè)想”。因為設(shè)想是為計劃作準(zhǔn)備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設(shè)想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計劃內(nèi)容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復(fù)雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當(dāng)然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內(nèi)容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當(dāng)然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責(zé)的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標(biāo)、定任務(wù)、定標(biāo)準(zhǔn)，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規(guī)劃和設(shè)想，也應(yīng)當(dāng)保證可行，能基本做到，其目標(biāo)要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重16 緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預(yù)先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節(jié) 總結(jié)的寫作

總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。

(一)總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn)。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見?？偨Y(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

(二)總結(jié)的寫法

1、標(biāo)題

文件式標(biāo)題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結(jié)》。

文章式標(biāo)題 以單行標(biāo)題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學(xué)與科研相結(jié)合的》。

雙行式標(biāo)題 即分別以文章式標(biāo)題和文件式標(biāo)題為正副標(biāo)題，正標(biāo)題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標(biāo)題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學(xué)德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應(yīng)包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓(xùn)等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓(xùn)等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標(biāo)序加題，逐一寫來。

結(jié)尾 作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應(yīng)主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應(yīng)在標(biāo)題下方居中署名。

第三節(jié) 調(diào)查報告

一、概念與特點

調(diào)查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領(lǐng)導(dǎo)匯報調(diào)查情況的一種文書。

調(diào)查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調(diào)查報告是在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎(chǔ)。

（二）針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調(diào)查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數(shù)據(jù)和事實進行嚴(yán)密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預(yù)測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學(xué)的結(jié)論。

二、分類

調(diào)查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調(diào)查報告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報告。這種調(diào)查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經(jīng)驗調(diào)查報告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗，從而指導(dǎo)和推動某方面工作的一種調(diào)查報告。

（三）問題調(diào)查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調(diào)查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關(guān)方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報告。

三、寫法

調(diào)查報告一般由標(biāo)題和正文兩部分組成。18

（一）標(biāo)題。標(biāo)題可以有兩種寫法。一種是規(guī)范化的標(biāo)題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“××××調(diào)查”等。另一種是自由式標(biāo)題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。陳述式如《東北師范大學(xué)碩士畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查》，提問式如《為什么大學(xué)畢業(yè)生擇業(yè)傾向沿海和京津地區(qū)》，正副標(biāo)題結(jié)合式，正題陳述調(diào)查報告的主要結(jié)論或提出中心問題，副題標(biāo)明調(diào)查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發(fā)文主題”加“文種”的規(guī)范格式，如《高校發(fā)展重在學(xué)科建設(shè)――××××大學(xué)學(xué)科建設(shè)實踐思考》等。作為公文，最好用規(guī)范化的標(biāo)題格式或自由式中正副題結(jié)合式標(biāo)題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調(diào)查報告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結(jié)論。

3．結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。

第四節(jié) 述職報告

一、述職報告的性質(zhì)、種類

述職報告是領(lǐng)導(dǎo)干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導(dǎo)陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內(nèi)容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標(biāo)題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務(wù)期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務(wù)）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標(biāo)題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責(zé)、目標(biāo)及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經(jīng)驗和問題。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標(biāo)題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現(xiàn)個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個人的素質(zhì)、才能和領(lǐng)導(dǎo)水平。在具體業(yè)務(wù)工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務(wù)，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今后的設(shè)想和決心，要從實際出發(fā)，對今后工作在科學(xué)分析的基礎(chǔ)上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。

三、述職報告寫作應(yīng)注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴(yán)肅認真，客觀公正。要注意論斷準(zhǔn)確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責(zé)范圍和工作目標(biāo)，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當(dāng)，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節(jié) 講話稿

講話，屬會議主要領(lǐng)導(dǎo)者使用的文種。領(lǐng)導(dǎo)者為實施領(lǐng)導(dǎo)，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導(dǎo)講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領(lǐng)導(dǎo)講話具有三個特點

一是權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領(lǐng)導(dǎo)講話不同于一般的演講和發(fā)言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導(dǎo)性意見。因此，領(lǐng)導(dǎo)講話具有一定的權(quán)威性和有效性。領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的不同，講話的權(quán)威效果也不同。二是思想性。領(lǐng)導(dǎo)講話一定要有理論色彩，要能20 以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經(jīng)濟建設(shè)之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結(jié)，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統(tǒng)治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。

（二）起草領(lǐng)導(dǎo)講話要處理好三個關(guān)系

一是權(quán)威與平易的關(guān)系。一篇好的講話稿，總是權(quán)威性與平易性相結(jié)合的產(chǎn)物。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要具有權(quán)威性，這種權(quán)威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴(yán)肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應(yīng)有的強調(diào)、號召作用。這種權(quán)威，確實是一種原則的把握。但如果一個領(lǐng)導(dǎo)者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發(fā)號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應(yīng)有的影響、教育和引導(dǎo)作用。領(lǐng)導(dǎo)講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導(dǎo)中，便于領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應(yīng)有的權(quán)威效果。

二是莊重與幽默的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴(yán)肅、認真、準(zhǔn)確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領(lǐng)導(dǎo)講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領(lǐng)導(dǎo)者不論是在何種社會環(huán)境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的思想意識。領(lǐng)導(dǎo)者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現(xiàn)自己，或以我為中心。起草領(lǐng)導(dǎo)講話一定要堅持這個原則，行文沉穩(wěn)、扎實、鄭重其事，以使領(lǐng)導(dǎo)活動嚴(yán)肅、認真、原則性強，達到預(yù)期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場效應(yīng)，努力與聽眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應(yīng)有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導(dǎo)，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現(xiàn)。在講話中適當(dāng)增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術(shù)魅力，而且也會為領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度增添異彩。當(dāng)然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領(lǐng)導(dǎo)講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據(jù)，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應(yīng)有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴(yán)明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時注意積累各學(xué)科的知識，并在實踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應(yīng)用，會使領(lǐng)導(dǎo)講話有理有據(jù)，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領(lǐng)導(dǎo)講話應(yīng)注意三個問題

１、避免雷同。領(lǐng)導(dǎo)者參加會議應(yīng)邀講話，常常會遇到多位領(lǐng)導(dǎo)人講同一個問題，如果在這種情況下再重復(fù)講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產(chǎn)生無人關(guān)注的局面。起草人員應(yīng)預(yù)先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領(lǐng)導(dǎo)講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現(xiàn)象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領(lǐng)導(dǎo)出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設(shè)計，起草講稿很可能重復(fù)。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當(dāng)變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設(shè)計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應(yīng)該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點。避免重復(fù)的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預(yù)先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領(lǐng)導(dǎo)講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風(fēng)格。領(lǐng)導(dǎo)講話最忌千篇一律地發(fā)表意見，平淡無奇。講話要有自己的風(fēng)格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領(lǐng)導(dǎo)者思維、語言特點的基礎(chǔ)上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領(lǐng)導(dǎo)講話講出自己的風(fēng)格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點，就是其風(fēng)格的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導(dǎo)講話要有風(fēng)格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫22 徹上級指示，安排部署工作，每個領(lǐng)導(dǎo)都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。這樣的講話是過去也是現(xiàn)在存在的一種通病，即在內(nèi)容的安排上成為上級領(lǐng)導(dǎo)講話或有關(guān)文件的翻版。常有這樣的事，當(dāng)有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結(jié)構(gòu)上，也常常是：帽子、總結(jié)肯定前段工作、根據(jù)上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩(wěn)，毫無新意，使聽眾越來越?jīng)]有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風(fēng)格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領(lǐng)導(dǎo)講話，要以傳達、貫通領(lǐng)導(dǎo)者的思想、觀點為主旨，不應(yīng)拘于一章一法的限制和束縛。講話不應(yīng)有固定的章法，應(yīng)隨講話的內(nèi)容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴(yán)明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，應(yīng)當(dāng)瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風(fēng)格有著很大的關(guān)系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領(lǐng)導(dǎo)人的性格，職務(wù)特點，語言習(xí)慣不同，講話風(fēng)格也必然各具特色。

３、適當(dāng)調(diào)劑。由于會議不同，領(lǐng)導(dǎo)的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經(jīng)講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準(zhǔn)備走，這樣講話就需要調(diào)劑情緒和氣氛，即需要興調(diào)劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預(yù)先考慮到，適當(dāng)在較長的講話中增加一些“調(diào)劑品”，激發(fā)聽眾的情緒和注意力。運用即興調(diào)劑要因領(lǐng)導(dǎo)講話的內(nèi)容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結(jié)尾。講話即興調(diào)劑是領(lǐng)導(dǎo)者機智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術(shù)將使領(lǐng)導(dǎo)講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節(jié) 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導(dǎo)性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應(yīng)該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內(nèi)容可以分為側(cè)重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側(cè)重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標(biāo)題、稱謂及正文三部分組成。

1、標(biāo)題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標(biāo)題；二是前邊再加上領(lǐng)導(dǎo)人姓名；三是用提示內(nèi)容中心或主旨的標(biāo)題，在后面通常加上副標(biāo)題。

2、稱謂一般寫在標(biāo)題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內(nèi)容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務(wù)；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標(biāo)及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質(zhì)，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結(jié)尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。

第七節(jié) 閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結(jié)束時由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結(jié)性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標(biāo)題、稱呼和正文三部分組成，標(biāo)題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標(biāo)題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經(jīng)完成預(yù)定任務(wù)，現(xiàn)在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當(dāng)?shù)卦u價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內(nèi)容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內(nèi)容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當(dāng)強調(diào)或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，24 起到激發(fā)斗志，增強信念的作用。結(jié)尾部分一般先以堅定語氣發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現(xiàn)在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應(yīng)、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。

第八節(jié) 簡 報

一、概念

簡報是各行政機關(guān)之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關(guān)文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗，及時反映給各級決策機關(guān)，使決策機關(guān)了解下情，為決策機關(guān)制定政策、指導(dǎo)工作提供參考。

2、交流經(jīng)驗。簡報體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的一定指導(dǎo)能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)，這樣對工作有指導(dǎo)和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關(guān)及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經(jīng)驗、學(xué)習(xí)先進、改進工作。

三、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態(tài)和一般工作進展情況，2、經(jīng)驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經(jīng)驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態(tài)而縮寫的簡報。

四、簡報的格式結(jié)構(gòu)

簡報的種類盡管很多，但其結(jié)構(gòu)卻不無共同之處，一般都包括報頭、標(biāo)題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位臵在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標(biāo)出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發(fā)單位，應(yīng)標(biāo)明全稱，位臵在期號的左下方。

４、發(fā)行日期，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)標(biāo)明具體的年、月、日，位臵在期號的右下方。

報頭部分與標(biāo)題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據(jù)需要，還應(yīng)標(biāo)明密級，如“內(nèi)部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位臵在簡報名稱的左上方。

報尾部分應(yīng)包括簡報的報、送、發(fā)單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發(fā)，指簡報發(fā)放的下級單位。如果簡報的報、送、發(fā)單位是固定的，而又要臨時增加發(fā)放單位，一般還應(yīng)注明“本期增發(fā)×××（單位）”。報尾還應(yīng)包括本期簡報的印刷份數(shù)，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準(zhǔn)問題，有的放矢。簡報應(yīng)該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策，抓“超前型”問題。在領(lǐng)導(dǎo)進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和方案。二是在領(lǐng)導(dǎo)決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反應(yīng)、發(fā)生什么偏差，迅速地反饋給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經(jīng)驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領(lǐng)導(dǎo)參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發(fā)現(xiàn)和注意解決，而任其發(fā)展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應(yīng)有的損失。六是抓突發(fā)性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關(guān)系到學(xué)校治安管理和全體學(xué)生切身利益的問題。得到這類信息后，應(yīng)迅速向領(lǐng)導(dǎo)報告。抓準(zhǔn)問題，應(yīng)該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領(lǐng)導(dǎo)的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發(fā)生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發(fā)展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發(fā)展的趨勢，了解了本單位工作和生產(chǎn)下步朝著哪個方向發(fā)展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗、障礙事物發(fā)展的不良傾向以及事物發(fā)展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應(yīng)該抓準(zhǔn)的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗的先導(dǎo)，具有強大的生命力，采寫簡報應(yīng)該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內(nèi)外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預(yù)見事物發(fā)展進程的能力，以及能夠及時、準(zhǔn)確反映事物的能力。我們要抓準(zhǔn)問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學(xué)習(xí)、觀察和實踐的結(jié)果。

第二、材料準(zhǔn)確，內(nèi)容真實。簡報作為加強領(lǐng)導(dǎo)和推動工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實、準(zhǔn)確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準(zhǔn)確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風(fēng)就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關(guān)系等等，都完全準(zhǔn)確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴(yán)格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調(diào)真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)發(fā)展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一

期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側(cè)面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡?！昂啞?，應(yīng)該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領(lǐng)導(dǎo)對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構(gòu)思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時機。

第五、內(nèi)容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學(xué)作品的創(chuàng)作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現(xiàn)實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應(yīng)該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關(guān)文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關(guān)的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應(yīng)該表現(xiàn)在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關(guān)的工作部署和本單位領(lǐng)導(dǎo)的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質(zhì)，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應(yīng)起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發(fā)展，對各式各樣的信息，反應(yīng)要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應(yīng)出簡報工作應(yīng)28 采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應(yīng)要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預(yù)見性。工作不是一成不變的，是在不斷發(fā)展的。作為單位“機關(guān)報”的簡報，要起到對工作的指導(dǎo)作用，就必須對工作的進程有預(yù)見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發(fā)展，這樣才能真正抓住符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗，抓住障礙事物發(fā)展的不良傾向，抓住事物發(fā)展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導(dǎo)意義的簡報來。

３、判斷要準(zhǔn)確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現(xiàn)在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應(yīng)從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏?zhǔn)確程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數(shù)，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導(dǎo)意義正確與否心中有數(shù)。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準(zhǔn)，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導(dǎo)意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內(nèi)容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發(fā)“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發(fā)，什么時候刊發(fā)，有的應(yīng)該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發(fā)時機上，是早發(fā)還是晚發(fā)“情況簡報”，讓大家都知道，還是發(fā)“情況反映”，只供領(lǐng)導(dǎo)參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩(wěn)妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。有些來稿雖然在寫作質(zhì)量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應(yīng)該考慮編發(fā)。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規(guī)則

第一節(jié) 行文規(guī)則的含義

行文規(guī)則是指各級機關(guān)公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要

的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關(guān)的行文關(guān)系，即各級機關(guān)之間公文的授受關(guān)系，它是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍來確定的。

機關(guān)之間的工作關(guān)系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責(zé)、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關(guān)之間的工作關(guān)系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關(guān)與下級機關(guān)存在領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務(wù)部門與下級主管業(yè)務(wù)部門之間存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關(guān)之間的平行關(guān)系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關(guān)之間，無論級別高低，均為不相隸屬關(guān)系。如軍事機關(guān)與各級地方人民政府之間。

根據(jù)公文授受機關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一類和第二類工作關(guān)系類型中，上行文是指下級機關(guān)向上級機關(guān)發(fā)送的公文，如報告、請示等；下行文正好相反，是上級機關(guān)向下級發(fā)送的公文，如批復(fù)、指示等。平行文存在于以上第三類和第四類關(guān)系類型中，同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)相互發(fā)送公文都是平行文，如函等。

第二節(jié) 行文的基本規(guī)則

正常有效的行文應(yīng)當(dāng)遵循以下普遍適用的基本規(guī)則:

一、按機關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)則

這條規(guī)則要明確兩點：一是按機關(guān)隸屬關(guān)系行文。上級機關(guān)對下級機關(guān)可以作指示、布臵工作、提出要求；下級機關(guān)可以向直接的上級機關(guān)報告工作、提出請示，上級機關(guān)對請示事項應(yīng)予研究答復(fù)。除了這一層關(guān)系外，在我們國家現(xiàn)行管理體制中，還形成了一種各業(yè)務(wù)部門上下垂直的條條關(guān)系，其中有些部門屬本級政府和上級部門雙重領(lǐng)導(dǎo)，大部分和上級業(yè)務(wù)部門之間雖然不屬直接領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，但在業(yè)務(wù)上的確存在指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，也就形成了直接的上下行文關(guān)系。二是按機關(guān)的職責(zé)范圍行文。這一點的要求是，行文的內(nèi)容應(yīng)是本機關(guān)職責(zé)范圍內(nèi)的事項，而不能超出，超出了即為越權(quán)。如果干涉了別的機關(guān)事務(wù)，不僅在實踐中行不通，而且會造成政令混亂。當(dāng)然，不相隸屬機關(guān)之間也有公文往來，那只能是商洽工作、通知事項、征詢意見等，而不存在請示、報告或布臵任務(wù)的性質(zhì)。

二、授權(quán)行文的規(guī)則 30 這條規(guī)則是上一條規(guī)則的引申。如果一個部門的業(yè)務(wù)需要下級政府和有關(guān)部門的支持與配合，按隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍又不具備布臵工作提出要求的行文權(quán)限時，這就可以通過授權(quán)行文來解決。具體說，這個部門可向本級政府請示，經(jīng)本級政府同意并授權(quán)后，向下級政府行文。在操作中，應(yīng)將文稿擬好，由本部門領(lǐng)導(dǎo)簽署，請本級政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)政府領(lǐng)導(dǎo)審批后的文稿，在行文時，才能在文首或文中注明“經(jīng)**政府同意”的字樣。這里特別需要說明的是各級政府辦公廳（室）的行文都具有授權(quán)行文的性質(zhì)（內(nèi)部事務(wù)除外）。各級政府辦公廳（室）以及各部門的辦公室是政府和部門的綜合辦事機構(gòu)，對外行文都是代表政府和部門的，與本級政府和本部門的公文具有同等效力，下級機關(guān)（部門）都應(yīng)貫徹執(zhí)行，可不在文首或文中標(biāo)注“經(jīng)***同意”的字樣。

三、聯(lián)合行文的規(guī)則

這條規(guī)則仍屬第一條規(guī)則的引申。同級政府與政府之間，部門與部門之間，上級部門與下級政府之間可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委、軍事機關(guān)之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級黨委部門、軍事機關(guān)部門之間可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位之間，就某些互相有關(guān)的業(yè)務(wù)，經(jīng)過會商一致后可以聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文，既可聯(lián)合向上行文，也可聯(lián)合向下行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。四、一般情況下不越級行文的規(guī)則

不越級行文體現(xiàn)了一級抓一級、一級對一級負責(zé)的原則。一般情況下不能破壞這種原則，破壞了，就會造成混亂，也影響機關(guān)辦事效率。所以通常情況下不越級行文。遇有特殊情況，如發(fā)生重大的事故、防汛救災(zāi)等突發(fā)事件或上級領(lǐng)導(dǎo)在現(xiàn)場辦公中特別交待的問題，可越級行文，特事特辦，但要抄送被越過的上級機關(guān)。否則，受文機關(guān)對越級公文，可退回原呈報機關(guān)，或可作為閱件處理，不予辦理或答復(fù)。

五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機關(guān)職責(zé)范圍行文，如果有涉及其它部門職責(zé)范圍的事項又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關(guān)如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷這類公文?，F(xiàn)實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件

打架”、“政出多門”。解決這類問題，應(yīng)提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人的規(guī)則

“請示”直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風(fēng)箏”；二是這類公文到了領(lǐng)導(dǎo)同志手里，領(lǐng)導(dǎo)同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學(xué)性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領(lǐng)導(dǎo)的批示件當(dāng)“尚方寶劍”，到有關(guān)部門要錢要物，借領(lǐng)導(dǎo)批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈堋Ｋ?，領(lǐng)導(dǎo)同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領(lǐng)導(dǎo)個別交辦、答應(yīng)的事項，由此而上報的“請示”，最好也應(yīng)主送該領(lǐng)導(dǎo)所在的機關(guān)，并在公文中作出說明。收文機關(guān)在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領(lǐng)導(dǎo)同志批閱。

七、“請示”應(yīng)一文一事、只主送一個機關(guān)、不抄送下級機關(guān)的規(guī)則 這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。機關(guān)或部門都有明確分工，各自只能辦理職責(zé)范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關(guān)。請示內(nèi)容是要求答復(fù)的事項，主送機關(guān)有責(zé)任研究并作出答復(fù)。相關(guān)的機關(guān)或部門采用抄送形式，以便主辦機關(guān)征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關(guān)一般不予受理。如果辦理，會造成機關(guān)之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關(guān)。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關(guān)還沒有批準(zhǔn)前，向下級機關(guān)抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關(guān)答復(fù)或批準(zhǔn)之后，通知下級機關(guān)。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用?！皥蟾妗笔窍蛏霞墮C關(guān)匯報工作，反映情況，或向上級機關(guān)提出意見、建議，供上級機關(guān)決策參考。上級機關(guān)對“報告”一般不作答復(fù)，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機關(guān)都設(shè)有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應(yīng)該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領(lǐng)導(dǎo)簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復(fù)核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關(guān)，就能保證公文在機關(guān)有秩序地運轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機關(guān)辦事效率，保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關(guān)行文；而政府機關(guān)不得向黨的組織行文作指示、交任務(wù)。經(jīng)批準(zhǔn)的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關(guān)可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節(jié) 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當(dāng)

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應(yīng)用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)?；煜磺?，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀(jì)要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標(biāo)題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關(guān)排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當(dāng)

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務(wù)，而這些方針、口號、任務(wù)又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。(三)年份不使用公元紀(jì)年。

七、用詞不當(dāng)(一)詞義誤用。(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當(dāng)。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當(dāng)。

（四）語序不當(dāng)。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準(zhǔn)確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準(zhǔn)確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第二節(jié) 公文標(biāo)題中常見病例分析

標(biāo)題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標(biāo)題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當(dāng)一部分公文標(biāo)題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規(guī)范

例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學(xué)技術(shù)管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關(guān)于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策的試行辦法。例

3、***高校關(guān)于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關(guān)于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。例

5、***高校關(guān)于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。病例分析：

例1的介詞“關(guān)于”應(yīng)用未用。以標(biāo)題中四個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應(yīng)是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關(guān)與理由之間缺少了介詞“關(guān)于”，應(yīng)補上。

例2的動賓搭配不當(dāng)。此標(biāo)題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關(guān)于”引導(dǎo)的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關(guān)政策”，“搞活”的賓語應(yīng)是“企業(yè)”而不能是“有關(guān)政策”，“有關(guān)政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當(dāng)，文種使用不當(dāng)。此標(biāo)題“加快發(fā)展”的賓語應(yīng)是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應(yīng)使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應(yīng)另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標(biāo)題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當(dāng)，標(biāo)題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應(yīng)是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當(dāng)限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導(dǎo)向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標(biāo)題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應(yīng)補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例

6、***關(guān)于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。例

7、***關(guān)于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。例

8、***關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。病例分析：

例6的標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關(guān)鍵詞是“請示”，“請示”的標(biāo)題可直接準(zhǔn)確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應(yīng)是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標(biāo)題內(nèi)容是某高校請求某市批準(zhǔn)“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關(guān)系，是屬于平行關(guān)系?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等應(yīng)用“函””。該文件是屬于請求批準(zhǔn)“函”性公文，理應(yīng)刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標(biāo)題顯然是學(xué)院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題?！掇k法》中規(guī)定，向上級機關(guān)請求指示和批準(zhǔn)應(yīng)該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應(yīng)改為“請示”。

附件1：

中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例

(中共中央辦公廳1996年5月3日印發(fā))

第一章 總則

第一條 為適應(yīng)中國共產(chǎn)黨機關(guān)(以下簡稱黨的機關(guān))工作的需要，實現(xiàn)黨的機關(guān)公文處理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

第二條 黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布臵和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。

第三條 公文處理是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、按照行文機關(guān)要求和公文處理規(guī)定進行的原則，做到準(zhǔn)確、及時、安全、保密。

第五條 黨的機關(guān)的辦公廳(室)主管本機關(guān)的公文處理工作，并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第六條 黨的機關(guān)的辦公廳(室)應(yīng)當(dāng)設(shè)立秘書部門或者配備秘書人員具體負責(zé)公文處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。秘書人員應(yīng)當(dāng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風(fēng)嚴(yán)謹，遵守紀(jì)律、恪盡職守。

第二章 公文種類

第七條 黨的機關(guān)公文種類主要有：

(一)決議 用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。(二)決定 用于對重要事項作出決策和安排。

(三)指示 用于對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求。(四)意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知 用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

(六)通報 用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

(七)公報 用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

(八)報告 用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。(九)請示 用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。(十)批復(fù) 用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。

(十一)條例 用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

(十二)規(guī)定 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。(十三)函 用于機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等。

(十四)會議紀(jì)要 用于記載會議主要精神和議定事項。

第三章 公文格式

第八條 黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成。

(一)版頭 由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用自治民族的文字和漢字印制。

(二)份號 公文印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文首頁左上角。秘密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號。

(三)密級 公文的秘密等級，標(biāo)注于份號下方。

(四)緊急程度 對公文傳達和辦理的時間要求。緊急文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”，緊急電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。

(五)發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文和發(fā)文順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

(六)簽發(fā)人 上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，“簽發(fā)人”后面標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

(七)標(biāo)題 由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。38(八)主送機關(guān) 主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。

(九)正文 公文的主體，用于表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)下方。(十)附件 公文附件，應(yīng)當(dāng)臵于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱。

(十一)發(fā)文機關(guān) 署名應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正方的右下方。(十二)成文日期 一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期；聯(lián)合發(fā)文，署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標(biāo)明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位臵。

(十三)印章 除會議紀(jì)要和印制的有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

(十四)印發(fā)傳達范圍 加括號標(biāo)注于成文日期左下方。

(十五)主題詞 按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機關(guān)上方。(十六)抄送機關(guān) 指除主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標(biāo)注于印制版記上方。

(十七)印制版記 由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。第九條 公文的漢字從左至右橫排；少數(shù)民族文字按其書寫習(xí)慣排印。公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型(長260毫米，寬184毫米)，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米，寬210毫米)。左側(cè)裝訂。

第十條 黨的機關(guān)公文版頭的主要形式及適用范圍；

(一)《中共××文件》用于各級黨委發(fā)布、傳達貫徹黨的方針、政策，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的重要報告、請示。

(二)《中國共產(chǎn)黨××委員會(××)》用于各級黨委通知重要事項、任免干部、批復(fù)下級機關(guān)的請示，向上級機關(guān)報告、請示工作。

(三)《中共××辦公廳(室)文件》、《中共××辦公廳(室)(××)》用于各級黨委辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)，傳達黨委的指示，答復(fù)下級黨委的請示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的報告、請示，發(fā)布有關(guān)事項，向上級機關(guān)報告、請求工作。

(四)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除辦公廳(室)以外的黨委各部門發(fā)布本部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。向上級機關(guān)報告、請示工作。

第四章 行文規(guī)則

第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實效，堅持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。

第十二條 黨的機關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。(一)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機關(guān)；如需其他相關(guān)的上級機關(guān)閱知，可以抄送。不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的上級機關(guān)。

(二)向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。(三)黨委各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委的相關(guān)部門行文。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)，可以向下級黨委行文；黨委的其他部門，不得對下級黨委發(fā)布指示性公文。部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

(四)同級黨的機關(guān)、黨的機關(guān)與其他同級機關(guān)之間必要時可以聯(lián)合行文。(五)不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。

第十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)其請示事項。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

第十四條 向上級機關(guān)請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事，不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。

請示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見后上報；經(jīng)過協(xié)商未能取得一致意見時，應(yīng)當(dāng)在請示中寫明。除特殊情況外，請示應(yīng)當(dāng)送上級機關(guān)的辦公廳(室)按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

黨委各部門應(yīng)當(dāng)向本級黨委請示問題。未經(jīng)本級黨委同意或授權(quán)，不得越過本級黨委向上級黨委主管部門請示重大問題。

第十五條 對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關(guān)的秘書部門可退回下級呈報機關(guān)。

第五章 公文起草

第十六條 起草公文應(yīng)當(dāng)做到：

(一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

40(二)全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行。(三)觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，表述準(zhǔn)確。(四)開門見山，文字精煉，用語準(zhǔn)確，篇幅簡短，文風(fēng)端正。

(五)人名、地名、時間、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。公文中漢字和標(biāo)點符號的用法符合國家發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)方案，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。

(六)文種、格式使用正確。(七)杜絕形式主義和繁瑣哲學(xué)。

第十七條 起草重要公文應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)，進行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。

第六章 公文校核

第十八條 公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)人審批之前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳(室)進行校核。公文校核的基本任務(wù)是協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人保證公文的質(zhì)量。公文校核的內(nèi)容是：

(一)報批程序是否符合規(guī)定；(二)是否確需行文；

(三)內(nèi)容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

(四)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；(五)所提措施和辦法是否切實可行；

(六)人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、漢字、標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合本條例的規(guī)定。

第十九條 文稿如需作較大修改，應(yīng)當(dāng)與原起草部門協(xié)商或請其修改。第二十條 已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。校核的內(nèi)容同第十八條(六)款。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。

第七章 公文簽發(fā)

第二十一條 公文須經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。黨委辦公廳(室)根據(jù)黨委授權(quán)發(fā)

布的公文，由被授權(quán)者簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，寫上姓名和時間。若圈閱，則視為同意。

第八章 公文辦理和傳遞

第二十二條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、傳閱、承辦和催辦等程序。公文經(jīng)起草、校核和領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理，發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分類等程序。

(一)簽收收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當(dāng)逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當(dāng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。急件應(yīng)當(dāng)注明簽收的具體時間。

(二)登記公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。登記應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。

(三)擬辦秘書部門對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送領(lǐng)導(dǎo)人批示。

(四)請辦辦公廳(室)根據(jù)授權(quán)或有關(guān)部門將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。

(五)分發(fā)秘書部門根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者領(lǐng)導(dǎo)人批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和部門。(六)傳閱秘書部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)人閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。

(七)承辦主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文機關(guān)；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級機關(guān)審批的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級機關(guān)審批。

(八)催辦秘書部門對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)。對緊急或者重要公文應(yīng)當(dāng)及時催辦，對一般公文應(yīng)當(dāng)定期催辦，并隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。

(九)核發(fā)秘書部門在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。

42(十)印制應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應(yīng)當(dāng)由機要印刷廠(或一般印刷廠的保密車間)印制。

第二十三條 公文處理過程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請領(lǐng)導(dǎo)人閱批的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)制后辦理。

第二十四條 秘密公文應(yīng)當(dāng)通過機要交通(或機要通信)傳遞、密電傳輸或者計算機網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，不得密電明傳、明電密電混用。

第九章 公文管理

第二十五條 黨的機關(guān)公文當(dāng)發(fā)給組織，由秘書部門統(tǒng)一管理，一般不發(fā)給個人。秘書部門應(yīng)當(dāng)切實做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。

第二十六條 黨的機關(guān)秘密公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當(dāng)近照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行，下級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)如需變更，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。

第二十七條 公開發(fā)布黨的機關(guān)公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第二十八條 復(fù)制上級黨的機關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

第二十九條 匯編上級黨的機關(guān)秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)或者授權(quán)。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注進行管理。

第三十條 絕密級公文應(yīng)當(dāng)由秘書部門指定專人管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。第三十一條 秘書部門應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定對秘密公文進行清理、清退和銷毀，并向主管機關(guān)報告公文管理情況。

銷毀秘密公文，必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

第三十二條 機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔公文立卷后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，其他公文按照有關(guān)規(guī)定登記銷毀。工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第十章 公文立卷歸檔

第三十三條 公文辦理完畢后，秘書部門應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，進行立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十四條 兩個以上機關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)立卷歸檔，相關(guān)機關(guān)保存復(fù)制件。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人兼任其他機關(guān)職務(wù)的，在履行其所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職的機關(guān)立卷歸檔。

第十一章 公文保密

第三十五條 公文處理必須嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關(guān)保密法規(guī)，遵守黨的保密紀(jì)律，確保黨和國家秘密的安全。

凡泄露或出賣黨和國家秘密公文的，依照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定進行處理。第三十六條 黨內(nèi)秘密公文的密級按其內(nèi)容及如泄露可能對黨和國家利益造成危害的程度劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”。不公開發(fā)表又未標(biāo)注密級的公文，按內(nèi)部公文管理。

第三十七條 發(fā)文機關(guān)在擬制公文時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容和工作需要，嚴(yán)格劃分密與非密的界限；對于需要保密的公文，要準(zhǔn)確標(biāo)注其密級。公文密級的變更和解除由發(fā)文機關(guān)或其上級機關(guān)決定。

第十二章 附則

第三十八條 本條例適用于中國共產(chǎn)黨各級機關(guān)。第三十九條 本條例由中共中央辦公廳負責(zé)解釋。第四十條 本條例自發(fā)布之日起施行。

附件2：

國家行政機關(guān)公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使國家行政機關(guān)（以下簡稱行政機關(guān)）的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，制定本辦法。

第二條 行政機關(guān)的公文（包括電報，下同），是行政機關(guān)在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

第三條 公文處理是指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機關(guān)的負責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳（室）應(yīng)當(dāng)設(shè)立文秘部門或者配備專職人員負責(zé)公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機關(guān)的公文種類主要有：(一)命令（令）

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

（七）議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。

（八）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（九）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（十）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)請示事項。

（十一）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十二）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十三）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、機密“級46 公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。其中電報應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示“應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（九）公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

（十）成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十三）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。

第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報送主管部門處理。第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。

第二十條 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。第二十一條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機關(guān)，如需同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條 除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹，條理清楚，直述不曲，字詞48 規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十六條 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主辦部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十七條 公文送負責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條 以本機關(guān)的名義制發(fā)的上行文，由主要負責(zé)人或者主持工作的負責(zé)人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責(zé)人或者由主要負責(zé)人授權(quán)的其他負責(zé)人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行復(fù)核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審

核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條 收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文，由文秘部門提出擬辦意見，送負責(zé)人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理過程中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十六條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，文秘部門要負責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦完后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機關(guān)負責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成50

第四篇：公文寫作知識

公文寫作知識

第一節(jié) 公文的含義及作用

公文的定義：行政公文，是公務(wù)文書的簡稱，是人類在治理社會、管理國家的公務(wù)實踐中使用的具有法定權(quán)威和規(guī)范格式的應(yīng)用文。公文的作用：

一、有上傳下達、互通情報的作用。

二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

第二節(jié)公文的格式

公文的格式一般包括：

一、標(biāo)題。居于正文的上端中央。

二、主送機關(guān)。主送機關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體。

四、發(fā)文機關(guān)。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。

五、發(fā)文日期。發(fā)文日期位于公文的末尾。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方。

七、抄報、抄送單位。列于文尾，即公文末頁下端。

八、文件版頭。版頭以大紅套字印上“××××××（機關(guān)）文件”，下面加一條紅線（黨的機關(guān)在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。

十、簽發(fā)人。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機密等級。機密等級由發(fā)文機關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定。密級的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。

十二、緊急程度。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍。通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。

十四、附件。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機關(guān)之前。

十五、其他。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫。

第三節(jié)公文的行文關(guān)系

行文的關(guān)系可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請示、報告。平行文──平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、批復(fù)、意見等。

第四節(jié)公文寫作的基本要求

不論哪一種類的公文，都必須做到以下五點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定。

二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準(zhǔn)確、嚴(yán)密、鮮明、生動。

五、要符合保密制度的要求。

第五節(jié)公文的種類及常見文種寫作方法

公文的種類

公文的種類有十三類十四種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。目前黨委辦公室系統(tǒng)使用頻率較高的文種有請示、報告、通知、通報、函、會議紀(jì)要等六種。

幾種常見文種的寫作方法

請示是向主管上級機關(guān)請求對某項工作或問題作出指示、給予答復(fù)、審核批準(zhǔn)時所使用的公文。

請示可以分為三種類型：第一種是請求指示的。第二種是請求批示、解決問題的。第三種是請求批轉(zhuǎn)的。

撰寫請示應(yīng)注意：第一，要控制使用，當(dāng)用才用。第二，要一文一事為宜。第三，要按級請示。第四，它的格式也包括標(biāo)題。

報告：“適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問”。

報告可分為三種類型：

1．工作報告。它的正文，一般包括基本情況、主要成績、經(jīng)驗

體會、存在問題、今后意見等幾部分。2．情況報告。是對工作中的重大情況、特殊情況、新情況進行調(diào)查了解后，向上級作出的報告。

3．答復(fù)報告。正文包括答復(fù)依據(jù)、答復(fù)事項兩部分，寫法比較自由。

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關(guān)和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。

這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關(guān)事宜。

三、任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關(guān)、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務(wù)即可。

通報：“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。通報可分為表揚性通報、批評性通報、情況通報等。

（一）表揚性通報：正文一般包括先進事跡及其意義、先進經(jīng)驗、表彰決定、希望和要求四個部分。

（二）批評性通報：這類通報內(nèi)容除在一定范圍內(nèi)公布對某單位、某人、某事的批評處理外，著重是要從被通報的事件中吸取教訓(xùn)，以典型事例對群眾進行教育，以防類似事件的發(fā)生。

函是上下級和平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復(fù)問題時所使用的文體。

函的寫法可分為三部分：開頭，包括標(biāo)題、編號和受文單位。正文是函的主要部分，要看不同用途來確定寫法。去函要把商洽的原委、詢問的問題、請求的事項、告知的情況等寫清楚。復(fù)函，要針對來件所詢問的問題、商請的事項給予明確答復(fù)。結(jié)尾包括結(jié)束語及署名、日期。

會議紀(jì)要：“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

根據(jù)會議性質(zhì)的不同，會議紀(jì)要可以分為辦公會議紀(jì)要和其它專題會議紀(jì)要兩大類。

辦公會議紀(jì)要的標(biāo)題，可寫為會議名稱加紀(jì)要。專題會議紀(jì)要的標(biāo)題可寫為事由加會議紀(jì)要。

正文可以分為兩個部分：第一部分簡要敘述會議組織情況。第二部分是寫會議精神和議定事項，這是紀(jì)要的主要部分。

第六節(jié) 機關(guān)公文的制發(fā)程序

一、公文的制發(fā)程序

凡以機關(guān)名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：

1、制發(fā)文件單位擬稿；

2、送機關(guān)辦公室核稿 ；

3、呈領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā) ；

4、機要員登記編號；

5、打字校對付印裝訂；

6、機要員用印留存；

7、發(fā)文單位發(fā)出文件。

二、公文字號規(guī)格

公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行。公文標(biāo)題用2號宋體。正文用3號仿宋。一般每頁22行，每行28個字。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”；第二層為“㈠”；第三層為“⒈”；第四層為“⑴”。成文時間用漢字（黨委系統(tǒng)公文用阿拉伯?dāng)?shù)字），“零”可寫為“○”，右空4個字。印章上不壓正文，下壓日期，“騎年蓋月”。

第五篇：公文寫作知識

公文寫作基礎(chǔ)知識

一、公文的主要文種：

國務(wù)院頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據(jù)：一是行文目的，二是發(fā)文機關(guān)的職權(quán)，三是與主送機關(guān)的行文關(guān)系。

經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有：文種選擇不當(dāng)，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區(qū)別：

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關(guān)公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關(guān)，請求上級機關(guān)批復(fù)（答復(fù)），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同?！罢埵尽笔窍蛏霞墮C關(guān)請求指示、批準(zhǔn)；“報告”是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級訊問，報送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同?！罢埵尽笔潜締挝粺o力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準(zhǔn)之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責(zé)范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機關(guān)建議，須上級機關(guān)知道的事項。

三是容量不同。“請示”應(yīng)一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。四是時間不同?！罢埵尽睉?yīng)事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同?！罢埵尽币话阒恢魉鸵粋€上級機關(guān)，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關(guān)的上級機關(guān)，其他上級機關(guān)也可以抄送。六是處理不同。上級機關(guān)收到下級的請示后，應(yīng)及時批準(zhǔn)、批復(fù)（答復(fù)），是辦理件，下級應(yīng)在收到上級批復(fù)（答復(fù)）后才能實施；上級機關(guān)收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復(fù)，下級不用等待上級答復(fù)。七是篇幅不同?！罢埵尽钡钠容^短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同?！罢埵尽痹诮Y(jié)束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文?！昂笨煞譃樯毯?、詢答函、請批函（請求批準(zhǔn)函、審批函）?！昂痹诠耐鶃碇惺褂帽容^廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復(fù)工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準(zhǔn)有關(guān)事項，不能用“請示”或“報告”，應(yīng)使用“請求批準(zhǔn)函”。

在公文撰寫中，容易出現(xiàn)“請求批準(zhǔn)函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關(guān)行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的?！罢埵尽迸c“請求批準(zhǔn)函”有嚴(yán)格的區(qū)別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準(zhǔn)函”是平行文。二是主送機關(guān)不同?！罢埵尽钡闹魉蜋C關(guān)是具有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級；“請求批準(zhǔn)函”的主送機關(guān)是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內(nèi)容范圍不同。“請示”是請求批準(zhǔn)、指示；“請求批準(zhǔn)函”是請求批準(zhǔn)某項職能事項。

四是行文語氣不同?！罢埵尽钡挠谜Z應(yīng)尊敬上級機關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”應(yīng)互相尊重。

五是辦復(fù)方式不同。“請示”的事項由上級機關(guān)批復(fù)下級機關(guān)；“請求批準(zhǔn)函”的有關(guān)批準(zhǔn)事項由受文單位復(fù)函（審批函）。

（三）報告與總結(jié)

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問等?！翱偨Y(jié)”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文，如在帶有工作總結(jié)性的公文標(biāo)題中用“某某單位2007年XX工作總結(jié)”等，這樣的標(biāo)題是不對的。其實，工作總結(jié)就是向上級機關(guān)匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關(guān)（可多頭主送），抄送有關(guān)機關(guān)。如將上述公文標(biāo)題改為“某某單位關(guān)于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規(guī)范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種?？捎糜谏闲形?、平行文和下行文。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關(guān)應(yīng)遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機關(guān)可參照執(zhí)行。這里著重談?wù)勛鳛橄滦形牡摹耙庖姟蔽姆N。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種?？芍苯邮褂孟滦形牡囊庖娢姆N，規(guī)范的標(biāo)題應(yīng)為“某某單位關(guān)于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關(guān)于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級機關(guān)、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的?！巴ㄖ痹谛姓C關(guān)公文往來中使用較多，如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應(yīng)注意標(biāo)題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

主要應(yīng)注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發(fā)文機關(guān)標(biāo)識的位置問題，平行文、下行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標(biāo)識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關(guān)標(biāo)識上空2行向下依次標(biāo)識。聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標(biāo)識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發(fā)人

上報的公文需標(biāo)識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排。

（四）公文標(biāo)題

紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整，比如“關(guān)于加強抗震救災(zāi)專項資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應(yīng)在“資金”后；使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標(biāo)宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機關(guān) 標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標(biāo)識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機關(guān)名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有亂用次序數(shù)，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標(biāo)點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標(biāo)為“、”。

公文中的計量單位應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應(yīng)用漢字數(shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字數(shù)字。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時，使用漢字數(shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

6．公歷世紀(jì)、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如，公元前9世紀(jì)、公元前221年、20世紀(jì)80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應(yīng)寫成05年。7．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)、比例等，必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如，34568、23.5、1:500、56%、1/8等。8．物理量量值必須使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，如235元，11個月、100名。9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

10．引文標(biāo)注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應(yīng)與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯?dāng)?shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標(biāo)點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標(biāo)識“附件”，有序號時標(biāo)識序號；附件的序號和名稱前后標(biāo)識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第l行頂格標(biāo)識公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)識附件(或帶序號)。

（八）成文日期

用漢字將年、月、日標(biāo)全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標(biāo)識 公文生效標(biāo)識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標(biāo)識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標(biāo)識公文生效標(biāo)識。單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號；詞目用3號小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個。

（十二）抄送機關(guān)

公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標(biāo)識“抄送”，后標(biāo)全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標(biāo)句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機關(guān)。

（十三）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期

位于抄送機關(guān)之下(無抄送機關(guān)在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

三、行文規(guī)則

（一）上行文規(guī)則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關(guān)負責(zé)人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責(zé)人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）下行文規(guī)則

政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級機關(guān)。

部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業(yè)務(wù)科室不可以以科室名義對外行文，我們經(jīng)?？梢钥吹降氖且允姓k公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯(lián)合行文規(guī)則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。政府部門不能與企業(yè)聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。但門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。公文寫作基礎(chǔ)知識二

一、公文的概念

－－公文，即公務(wù)文書，是國家機關(guān)及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務(wù)的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：(1)公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織。(2)公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料.這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務(wù)的重要工具之一。

二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認識程度。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務(wù)。

三、“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關(guān)的日常活動中是基本一致的。

四、公文的特點主要表現(xiàn)在五個方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的權(quán)威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有規(guī)范的體式。(5)公文有規(guī)定的處理程序。

五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個方面(1)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。(2)行為規(guī)范作用。(3)傳遞信息作用。(4)公文聯(lián)系作用。(5)憑證記載作用。

六、公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關(guān)系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發(fā)機關(guān)的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術(shù)文件。(3)從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。第二章 公文寫作

一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關(guān)立言，體現(xiàn)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。在機關(guān)起草的實踐中，起草公文的任務(wù)可以由一人承擔(dān)，也可以由多人承擔(dān)，這主要取決于公文的重要程度和機關(guān)的文書人員隊伍條件。

二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

三、公文寫作的主要特點表現(xiàn)在六個方面(1)被動寫作，遵命性強。(2)對象明確，針對性強。(3)集思廣益，群體性強。(4)決策之作，政策性強。(5)急迫之作，時限性強。(6)講究格式，規(guī)范性強。

四、公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。(2)要實事求是，在業(yè)務(wù)上符合客觀規(guī)律。

(3)在文字表述上準(zhǔn)確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發(fā)文主旨。(2)收集有關(guān)材料。(3)擬出寫作提綱。(4)認真起草正文。(5)反復(fù)檢查修改。

六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個方面：(1)政治素質(zhì)好。

(2)有一定的政策理論水平。(3)熟悉業(yè)務(wù)和機關(guān)工作情況。(4)有較寬的知識面。(5)有較好的文字功底。

七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應(yīng)從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(2)博覽群書，增長知識。(3)深入實踐，勤學(xué)苦練。第三章 公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)與管理的有力工具。

二、公文質(zhì)量直接關(guān)系到機關(guān)的工作效率問題，關(guān)系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關(guān)系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應(yīng)該政策性強、針對性強、科學(xué)性強。在文字表達方面，應(yīng)該結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹、語言精當(dāng)、行文規(guī)范。

二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應(yīng)用文體，它除具有應(yīng)用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分?！秶覚C關(guān)公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項目和選定項目。

四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標(biāo)志.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標(biāo)記、發(fā)文機關(guān)版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分包括公文標(biāo)題、題注、主送機關(guān)、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、機關(guān)印章與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)說明、頁碼等項。

五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標(biāo)印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括：公文版頭設(shè)計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂.一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本妁形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。第四章 公文的行文規(guī)范

一、按照一定的規(guī)定或準(zhǔn)則來維護機關(guān)之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關(guān)系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。

二、公文的行文關(guān)系是指發(fā)文機關(guān)與收文機關(guān)之間的公文往來關(guān)系。具體地說，行文關(guān)系是根據(jù)機關(guān)的組織系統(tǒng)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)之間的文件授受關(guān)系。國家行政機關(guān)的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國憲法》規(guī)定的.地方各級人民政府服從國務(wù)院(中央人民政府)是我國各級行政機關(guān)行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則.黨的各級組織的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍是由《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關(guān)系的基本準(zhǔn)則。

三、根據(jù)機關(guān)之間的不同的行文關(guān)系，可以將機關(guān)的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據(jù)機關(guān)工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。下行文是指上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門對所屬下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關(guān)或業(yè)務(wù)部門向所屬上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機關(guān)的實際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式；②多級上行文；⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關(guān)或者不相隸屬的，沒有領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間的行文。

第五章 機關(guān)法定公文的寫作（上）

一、命令，簡稱令，是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強制性。就行政系統(tǒng)而言，國家最高領(lǐng)導(dǎo)人、國務(wù)院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：(1)必須根據(jù)憲法，法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準(zhǔn)確、凝練、莊重有力；

二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務(wù)委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關(guān)系及辦理程序的法定性；(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。

三、可以提出議案的是國家權(quán)力機關(guān)的有關(guān)機構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構(gòu)提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權(quán)限和時限；

(3)要注意行文格式和辦理程序。

四、決定，是黨政機關(guān)對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導(dǎo)性公文。其特點主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標(biāo)題由決定機構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準(zhǔn)確、鮮明、簡潔。以便于領(lǐng)會和執(zhí)行。

五、決議，是經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導(dǎo)性公文。其特點有二：即表達群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。

六、指示，是上級機關(guān)對下級機關(guān)指導(dǎo)工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰。

七、意見，是黨政機關(guān)對重要事項發(fā)表的對工作有指導(dǎo)性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機構(gòu)地位的不同，其類型可包括直接指導(dǎo)型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章 機關(guān)法定公文的寫作（中）

一、公告是機關(guān)、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關(guān)、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知牲文件。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴(yán)肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類；①涉及法定事項的公告、通告；②知照性公告．通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權(quán)限，一事一告；②內(nèi)容明確，語氣莊重；②注意格式。

二、公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機關(guān)的權(quán)威性。常用的公報類型有：①會議公報；②統(tǒng)計公報；②外交公報。不同類型的公報，寫作時要注意的側(cè)重點有所不同：①會議公報因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構(gòu)發(fā)布，任何機構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。②外交公報涉及對外關(guān)系，其發(fā)布應(yīng)遵循法定的審批手續(xù)和途徑。

三、通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關(guān)事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務(wù)性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。第七章 機關(guān)法定公文的寫作（下）

一、報告，是下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要；②表述觀點要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實。

二、請示，是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準(zhǔn)類、請求幫助類，請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規(guī)則；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

三、批復(fù)，是答復(fù)下級機關(guān)請示事項的指示性公文。批復(fù)的主要特點有針對性和指導(dǎo)性。批復(fù)的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準(zhǔn)和請求幫助兩方面，批復(fù)也可以分為兩類：表態(tài)性批復(fù)和指示性批復(fù)。批復(fù)寫作要注意這樣三點：①要先回應(yīng)后批復(fù)：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復(fù)。

四、函，是機關(guān)之間辦理日常公務(wù)的交往性公文。函的特點主要有二：①形式靈活，適應(yīng)性強；②務(wù)實性強。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類:商洽函、問復(fù)函、請準(zhǔn)函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事和浯言要平實、親切，自然。

五、會議紀(jì)要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀(jì)實性文體。會議紀(jì)要的主要特點包括紀(jì)要性、約束性、知照性。根據(jù)會議紀(jì)要的性質(zhì)和擬寫會議紀(jì)要的目的，把會議紀(jì)要分為三大類；決議性會議紀(jì)要、協(xié)議性會議紀(jì)要和研討性會議紀(jì)要。會議紀(jì)要的寫作：

(1)會議紀(jì)要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀(jì)要的標(biāo)題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀(jì)要，多半是研討性會議紀(jì)要．可以用正副標(biāo)題的形式。

(3)會議紀(jì)要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分。(4)會議紀(jì)要由會議主持機關(guān)撰寫,可以在最后署機關(guān)名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關(guān)，不另外署名。

六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機關(guān)的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關(guān)制定的條例；②國家行政機關(guān)制定的條例；③地方權(quán)力機關(guān)制定的條例。規(guī)定，是各級黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：根據(jù)發(fā)布機構(gòu)和實際作用的不同，規(guī)定分為三種類型；①黨內(nèi)規(guī)定；②法規(guī)性規(guī)定；③一般性規(guī)定?？蓪l例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，同時應(yīng)當(dāng)注意與其他有關(guān)法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)；③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章 機關(guān)其他常用文書的寫作(上)

一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種.規(guī)章類文書的特點;內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內(nèi)容，應(yīng)具體、周全、便于操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。

3、章程是一定的組織機構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構(gòu)較小、涉及事務(wù)不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準(zhǔn)則，要求內(nèi)容簡短、精練、易記。

二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調(diào)。計劃類文書的特點:目標(biāo)的前瞻性、操作的預(yù)想性．計劃類文書的類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標(biāo)要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

三、總結(jié)是機關(guān)團體在實施計劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結(jié)的主要作用：下情上達、提高自身?？偨Y(jié)的特點：回顧性、經(jīng)驗性?？偨Y(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著跟未來、綱目要清晰、文風(fēng)要平實。

四、調(diào)查報告是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重大的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。調(diào)查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務(wù)。調(diào)查報告的特點：針對性強、紀(jì)實性強。調(diào)查報告的寫作應(yīng)注意:深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提。第九章 機關(guān)其他常用文書的寫作（下）

一、講話類文書就是人們在各種特定場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。

二、記錄類文書是指如實記錄有關(guān)內(nèi)容而形成的公務(wù)文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內(nèi)容的紀(jì)實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應(yīng)包括來訪者的姓名及有關(guān)情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內(nèi)容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實、確刨；篇幅要短小；針對性、指導(dǎo)性要強。

四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務(wù)文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關(guān)或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標(biāo)題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關(guān)的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書.建議的篇章結(jié)構(gòu):是由標(biāo)題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達語言要精練。第十章 公文處理工作

一、在機關(guān)秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機關(guān)信息運轉(zhuǎn)與處理的科學(xué)流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性的特點。

二、公文處理工作是機關(guān)工作的一個重要組成部分,在機關(guān)工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關(guān)工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務(wù)是：科學(xué)地組織機關(guān)的文書工作，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文．正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關(guān)工作，為機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，公文處理工作的組織，包括組織機構(gòu)、組織領(lǐng)導(dǎo)和組織形式三個方面。

三、就一個機關(guān)而言，它的公文處理工作不像機關(guān)的人事、財務(wù)等職能部門一樣，設(shè)立某一機構(gòu)負起全部的責(zé)任,或者各機構(gòu)自上面下地形成一個垂直領(lǐng)導(dǎo)的獨立體系,各機關(guān)公文處理機構(gòu)的設(shè)置，要視機關(guān)規(guī)模的大小、工作任務(wù)的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。

四、公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳分別負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(2)從一個機關(guān)來說，它的公文處理工作是由本機關(guān)的秘書長或辦公廳(室)主任負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的。(3)從上下級的關(guān)系來說，上級機關(guān)的辦公廳(室)負有責(zé)任對其下屬的機關(guān)，單位的公文處理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。(4)機關(guān)檔案部門對機關(guān)的文書工作也負有一定的指導(dǎo)責(zé)任。

五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個機關(guān)究竟應(yīng)當(dāng)采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：

(1)機關(guān)的工作性質(zhì)、任務(wù)和職權(quán)范圍。(2)機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置的層次、數(shù)量。(3)機關(guān)收發(fā)文件數(shù)量的多少。

(4)機關(guān)辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關(guān)工作人員的數(shù)目和機關(guān)文書工作人員的配備，等等。

六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準(zhǔn)確周密，確保質(zhì)量;②及時迅速,注重時效；⑧保守機密，安全可靠;④集中統(tǒng)一，加強管理；⑤實事求是，遵規(guī)守紀(jì)；⑥精簡文件,提高效率。

第十一章 公文辦理程序

一、公文辦理程序就是指公文在機關(guān)內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。

二、收文,是指機關(guān)文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序.主要有:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責(zé)。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時準(zhǔn)確地將收來的文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關(guān)各位領(lǐng)導(dǎo)和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。公文的批辦是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示．公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。它直接關(guān)系到發(fā)文的質(zhì)量和機關(guān)工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。公文的注辦是對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

三、發(fā)文，是指機關(guān)文書部門根據(jù)本機關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容，體式進行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿最后審批。它是公文形成的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質(zhì)量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關(guān)印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作

一、公文立卷，是指機關(guān)文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關(guān)公文處理工作的重要內(nèi)容。

二、案卷，是指有關(guān)某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。

三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值,便于保管和利用”。根據(jù)這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學(xué)地選用公文中的某些特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學(xué)地選用文件特征作為立卷標(biāo)準(zhǔn)的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

五、公文立卷的準(zhǔn)備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關(guān)的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關(guān)條款歸人卷內(nèi)。

第十三章 案卷整理與歸檔

一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內(nèi)容。

二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關(guān)文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標(biāo)題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內(nèi)容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。調(diào)整定卷，是指在平時立卷的基礎(chǔ)上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調(diào)整定卷是機關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門一項非常重要的工作。

卷內(nèi)文件排列和編號，卷內(nèi)文件排列是指將每個案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。

擬寫案卷標(biāo)題，案卷標(biāo)題，也稱案卷題名，是對春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標(biāo)題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎(chǔ)上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標(biāo)志著整個公文立卷工作的基本完成。

案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎(chǔ)上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎(chǔ)性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機關(guān)的工作話動。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應(yīng)根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關(guān)檔案室移交。至此，標(biāo)志著整個公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關(guān)檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注"等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關(guān)檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關(guān)的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.（二）常用非規(guī)范性公文

常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標(biāo)題的寫法：工作報告和會議講話的標(biāo)題可以使用標(biāo)題式（主標(biāo)題、副標(biāo)題構(gòu)成，主標(biāo)題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標(biāo)題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結(jié)奮進，奪取改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)的新勝利》，是主標(biāo)題，副標(biāo)題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標(biāo)題）；還有一種常用的標(biāo)題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內(nèi)容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務(wù)、措施。要分析形勢，統(tǒng)一思想，安排工作?？傮w要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務(wù)明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現(xiàn)個人風(fēng)格，可以臨場脫稿發(fā)揮。（脫稿講話責(zé)任認定）要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓(xùn)，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關(guān)政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現(xiàn)在部門起草報告最突出的毛?。?，你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結(jié)合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強（段落之間、層次之間）。比如，去年我們縣召開了大規(guī)模、高規(guī)格的全縣教育工作會議，總結(jié)近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創(chuàng)性的重要政策措施（教師調(diào)整政策、穩(wěn)定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等）。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領(lǐng)導(dǎo)擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內(nèi)容都沒用，原因就在于沒有結(jié)合我們的實際，沒有突出我們的亮點（通篇基本講的是黨中央國務(wù)院關(guān)于教育發(fā)展的意見綱領(lǐng)精神）。

講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現(xiàn)講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經(jīng)據(jù)典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風(fēng)格而定，有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡引經(jīng)據(jù)典，我們就要考慮和體現(xiàn)他的風(fēng)格，有人說我不具備豐厚的古典文學(xué)修養(yǎng)怎么辦，現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)可以幫忙，可以針對性的查閱、學(xué)習(xí)、選擇。

２、匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。匯報材料事實準(zhǔn)確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領(lǐng)導(dǎo)講話或討論發(fā)言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會議精神的東西；二是要有側(cè)重，要將本地區(qū)本部門急待落實的方面作為傳達重點（比較工業(yè)園區(qū)與沿江路復(fù)建與我縣的關(guān)系和意義）；三是貫徹落實措施也要緊密結(jié)合本地本部門實際。

３、禮儀講話：歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀(jì)念性講話等（我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話）。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標(biāo)題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風(fēng)土人情、經(jīng)濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。（例文）

（三）信息寫作

１、定義：是黨政機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位為了向上級機關(guān)、平行機關(guān)、不相隸屬機關(guān)、單位或個人送閱、通報有關(guān)情況、信息形成的材料。

２、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務(wù)，管理事務(wù)，綜合服務(wù)”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態(tài)的資料，而沒有從溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門上報的信息中，多數(shù)是新聞報道式的會議信息，即х年х月х日開個什么會，хх領(lǐng)導(dǎo)講了話，或者хх領(lǐng)導(dǎo)去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結(jié)、提煉可供借鑒和推廣的工作經(jīng)驗，去思考、調(diào)研某項政策執(zhí)行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務(wù)院信息直報點的機遇，及時編寫、上報各類信息，通過國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設(shè)項目中一些問題的解決，其中關(guān)于林業(yè)采伐政策的調(diào)研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發(fā)展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務(wù)型、從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變速度的不斷加快，以及經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發(fā)生變化。主要體現(xiàn)為兩個方面：

一是各級領(lǐng)導(dǎo)越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內(nèi)容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視。近年來，從國務(wù)院到省、市政府領(lǐng)導(dǎo)及辦公廳（室）領(lǐng)導(dǎo)都反復(fù)強調(diào)和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容，使信息工作真正成為領(lǐng)導(dǎo)了解情況的一個重要窗口和向領(lǐng)導(dǎo)同志反映情況的一個重要渠道。從國務(wù)院到省、市政府辦公廳（室）都設(shè)立了一定比例的信息直報點，將一些重點省、市、縣（區(qū)）列為直報點，便于第一時間將各類信息傳遞到上級領(lǐng)導(dǎo)手中，提供真實、及時的決策參考（如昭通、水富）。2002年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報工作，讓黨中央和國務(wù)院了解云南省的工作情況?？h委、政府領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常對信息工作提出明確、具體的要求，（張縣長批示、我縣的成績、名次）。建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（部門）信息上報、采用臺帳，實行縣政府辦文秘人員信息上報責(zé)任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少于1條，對全縣辦公室系統(tǒng)信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發(fā)計、田壩等少數(shù)部門（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）還實行了信息工作考核獎勵制度，大多數(shù)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強了信息報送工作?？偟恼f來，信息工作已經(jīng)逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的日益完善，政府職能轉(zhuǎn)變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經(jīng)驗、拍腦子轉(zhuǎn)化為科學(xué)、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經(jīng)濟全球化迅猛發(fā)展，經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌和社會轉(zhuǎn)型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經(jīng)濟容易失調(diào)，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領(lǐng)導(dǎo)同志也需要及時、準(zhǔn)確、全面地獲取各方面的信息，以便預(yù)測走勢，調(diào)整策略，指導(dǎo)決策。

4、分類：第一大類是動態(tài)類。動態(tài)類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經(jīng)濟社會動態(tài)和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準(zhǔn)確，文字精煉（一般不超過500字）。動態(tài)類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執(zhí)行效果的情況反饋；三是上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點工作情況；四是反映本地當(dāng)前發(fā)展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各地承擔(dān)的一些重點工作的進展情況；六是各地最新災(zāi)情及救災(zāi)工作情況；七是反映各地政府工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態(tài)和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關(guān)情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應(yīng)有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經(jīng)驗、建議等），數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；主題鮮明，層次清晰；論據(jù)充分，不空發(fā)議論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映經(jīng)濟運行和社會發(fā)展中出現(xiàn)的需要上級領(lǐng)導(dǎo)了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領(lǐng)導(dǎo)同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領(lǐng)導(dǎo)幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領(lǐng)導(dǎo)建言獻策等。四是經(jīng)驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區(qū)有哪些獨到的、值得上級領(lǐng)導(dǎo)同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體?？h政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務(wù)信息》，屬下發(fā)信息，主要登載上級有關(guān)政策和外地好的經(jīng)驗、做法及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門反映的各方面工作進展情況的動態(tài)信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重要工作的進展情況、取得的經(jīng)驗和成效、存在的困難和問題，及自然災(zāi)害、重大疫情等重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置情況等。這個載體一般不下發(fā)，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領(lǐng)導(dǎo)，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門重要工作情況、成效、經(jīng)驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領(lǐng)導(dǎo)閱知。這個載體基本上每周編輯上報2期。四是《調(diào)研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執(zhí)行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調(diào)研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發(fā)。五是《綏江移民》，屬上報和下發(fā)兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關(guān)移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領(lǐng)導(dǎo)參考》?？?，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考）

6、我縣的信息工作情況：兩辦都有信息科，有專人負責(zé)信息工作，負責(zé)收集全縣的工作信息上報，編輯下發(fā)信息。黨務(wù)信息在全市排名平穩(wěn)居中，政務(wù)信息在全市排名曾經(jīng)一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務(wù)信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當(dāng)前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發(fā)展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門帶共性的問題，也是當(dāng)前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內(nèi)容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質(zhì)量較好、采用率較高的有農(nóng)業(yè)局（2007年上報54條，被綏江《政務(wù)信息》采用14條、轉(zhuǎn)報35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達到70%左右）、林業(yè)局（2007年上報信息65條，政務(wù)信息采用8條、轉(zhuǎn)報25條，市級采用整條2條、簡訊4條，采用率達到40%左右）、移民局、發(fā)計局、中城鎮(zhèn)、南岸鎮(zhèn)、會儀鎮(zhèn)等做的不錯；衛(wèi)生局上報數(shù)量不多，但采用率高，監(jiān)察局、國稅局、民政局上報數(shù)量多，但采用率低。

二是針對性和時效性不強。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數(shù)量多，但上報信息與領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導(dǎo)致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調(diào)研、綜合類信息恰恰是上級關(guān)心的，采用率會高）。

三是綜合調(diào)研類信息嚴(yán)重缺乏?？梢哉f這是各級政府系統(tǒng)辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務(wù)，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調(diào)研，沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風(fēng)，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息外，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門基本沒有主動上報綜合調(diào)研類信息。上報的一些調(diào)研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發(fā)信息報送遲緩，報送程序不規(guī)范。這個現(xiàn)象在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發(fā)公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規(guī)范上報的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為：主管部門只按照行業(yè)管理規(guī)定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統(tǒng)一口徑后再對口上報。這樣不僅造成相關(guān)部門上報口徑不統(tǒng)一，還給工作造成了被動，往往是省市領(lǐng)導(dǎo)的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領(lǐng)導(dǎo)的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發(fā)事件的信息上報和處置，不要出現(xiàn)因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權(quán)。

五是寫作質(zhì)量有待提高。我總結(jié)為四個缺乏：1缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。2缺乏與相鄰縣區(qū)相比獨到的、適宜在更大范圍推廣的經(jīng)驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結(jié)不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調(diào)研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調(diào)研信息促進重大項目的落實、重大政策的調(diào)整）。4缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注事件的把握（要關(guān)注社情民意（當(dāng)初兩縣撤并思潮）、關(guān)注重大政策實施后的反應(yīng)、關(guān)注特殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領(lǐng)導(dǎo)的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態(tài)類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發(fā)展的新動向、新變化；經(jīng)驗建議類要注重現(xiàn)實性，要僅僅圍繞工作中心，體現(xiàn)單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預(yù)見性的東西要超前介入。三是切中領(lǐng)導(dǎo)需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當(dāng)前，要加強調(diào)研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現(xiàn)信息工作的四個轉(zhuǎn)向（單純的動態(tài)類轉(zhuǎn)為動態(tài)和綜合類并重、動態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)閳髴n解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題，需要上級調(diào)整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。三是結(jié)合實際，加強寫作和上報中的薄弱環(huán)節(jié)。四是加強制度和隊伍建設(shè)，要有人分管（分管領(lǐng)導(dǎo)定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導(dǎo)性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務(wù)信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導(dǎo)性的意見通過政務(wù)信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內(nèi)讓基層領(lǐng)會其精神實質(zhì)并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發(fā)生的和未發(fā)生的），而新聞是對已經(jīng)發(fā)生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預(yù)先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準(zhǔn)確；四是都有可傳遞性。

區(qū)別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的，為受眾所關(guān)注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預(yù)測事物未來的發(fā)展方向和態(tài)勢），新聞是對已經(jīng)發(fā)生事情的報道，注重影響、導(dǎo)向，信息則側(cè)重于告知，反映事物的存在和運動狀態(tài)。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務(wù)效果比新聞要直接。

公文寫作基礎(chǔ)知識

公文寫作

2009 06 24 13:54

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什么是公文?公文是公務(wù)文書的簡稱，它是一級機關(guān)在行政管理過程中為處理公務(wù)而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)、團體、學(xué)校等在黨務(wù)活動、政務(wù)活動、技術(shù)活動和經(jīng)濟活動等公務(wù)活動中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導(dǎo)工作、報告和商洽國家事務(wù)的一種工具。

公文具有直接生效的指導(dǎo)作用。這種指導(dǎo)作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

根據(jù)國務(wù)院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示； 10 批復(fù)； 11 函； 12 會議紀(jì)要。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機關(guān)公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示； 10 批復(fù)； 11 條例； 12 規(guī)定； 13 函； 14 會議紀(jì)要。

以上兩個文件是黨政機關(guān)公文制發(fā)的依據(jù)，同時也成為企事業(yè)單位、社會團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當(dāng)然一些專職機關(guān)，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構(gòu)另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關(guān)系的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準(zhǔn)確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括：

（一）發(fā)文機關(guān)（版頭）發(fā)文機關(guān)即公文的作者，發(fā)文機關(guān)應(yīng)寫機關(guān)全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關(guān)聯(lián)合行文，應(yīng)將主辦機關(guān)排列在前。版頭是發(fā)文機關(guān)的標(biāo)記。目前我國使用的公文版頭有以下三種： １、由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２、由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標(biāo)注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。３、印有發(fā)文機關(guān)全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個機關(guān)聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關(guān)一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關(guān)的版頭。

（二）公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應(yīng)標(biāo)明份號。

（三）秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關(guān)依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標(biāo)注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標(biāo)識為“★”，“★”前標(biāo)密級，后標(biāo)保密期限。沒有標(biāo)上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標(biāo)注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標(biāo)注“特急”、“加急”。

（五）發(fā)文字號 〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機關(guān)編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文用六角括號括入。如國務(wù)院1998年制發(fā)的第１２號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕１２號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標(biāo)題右上側(cè)。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人

簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關(guān)行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關(guān)負責(zé)人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關(guān)的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應(yīng)相應(yīng)向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。

（七）標(biāo)題

公文標(biāo)題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標(biāo)題之間，用一紅線作區(qū)別標(biāo)志。如一份公文沒有版頭，標(biāo)題置于公函紙首端機關(guān)名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務(wù)院關(guān)于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務(wù)院”是發(fā)文機關(guān)；“關(guān)于加強血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標(biāo)題時，應(yīng)特別注意以下幾點：

１、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題、文種三部分組成。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關(guān)于部分地方政府越權(quán)批地情況報告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標(biāo)題，應(yīng)杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關(guān)于”的“關(guān)于”，“通知”的“通知”。同時應(yīng)注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標(biāo)題加書名號。２、事由應(yīng)簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應(yīng)予廢止的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標(biāo)題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標(biāo)題時，一定要準(zhǔn)確選定和標(biāo)明文種，不能自造文種。４、標(biāo)題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標(biāo)題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關(guān)名稱等專用名詞乃至詞拆開。

５、公文標(biāo)題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標(biāo)點符號。標(biāo)題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如： 國務(wù)院關(guān)于依靠科技振興農(nóng)業(yè) 加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

（八）主送機關(guān) 主送機關(guān)是發(fā)文機關(guān)要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方機關(guān)。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應(yīng)在正文之前標(biāo)題左下方頂格書寫主送機關(guān)的名稱。確定主送機關(guān)應(yīng)注意：

１、政府各部門應(yīng)根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應(yīng)堅持主送一個機關(guān)的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上請示，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)，由主送機關(guān)負責(zé)答復(fù)。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

３、批復(fù)下級請示，只能主送原請示機關(guān)（單位），對相關(guān)機關(guān)（單位），用抄送。

４、普發(fā)公文，主送機關(guān)應(yīng)寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機關(guān)寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關(guān)之后，提行空兩格書寫。（寫法見后）

（十）附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

（十一）印章 印章是機關(guān)權(quán)力的象征。公文加印，是制文機關(guān)確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文，由主報機關(guān)加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關(guān)的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應(yīng)加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務(wù)，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關(guān)印章。這是與國家行政機關(guān)公文的一大不同。

（十二）成文時間

一般就是公文的簽發(fā)日期，標(biāo)注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時間，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)時間為準(zhǔn)。會議討論通過的公文，應(yīng)以會議通過的日期為準(zhǔn)，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標(biāo)注于公文標(biāo)題之下。

（十三）附注 〖HT〗附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術(shù)語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標(biāo)注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應(yīng)用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。

（十四）主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準(zhǔn)確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應(yīng)標(biāo)注上級機關(guān)公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務(wù)院關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。

（十五）抄送機關(guān)

民工抄送機關(guān)是指雖然不主辦，但應(yīng)該了解這件公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。抄送機關(guān)名稱應(yīng)寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。（十六）印發(fā)機關(guān)和時間

印發(fā)機關(guān)，為發(fā)文機關(guān)的辦公部門；印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關(guān)細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴(yán)肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴(yán)格規(guī)范，同時還將新增一些格式構(gòu)成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，就要切實可行，并需另紙加以說明。(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。時間應(yīng)寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。