第一篇：商業(yè)資料農(nóng)村信用社公文寫作知識練習題

A thesis submitted to in partial fulfillment of the requirement for the degree of Master of Engineering

農(nóng)村信用社公文寫作知識練習題

公文寫作文集２[４－５試題集及答案] 公文寫作統(tǒng)習題四

一、單項選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體

B.機關黨政負責人

C.行文對象及行文內(nèi)容

D.作者的上級機關

2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動

C.突出

D.簡明

3.以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領指導性文件

C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件

C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿

C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領導關系，具有隸屬關系或業(yè)務指導關系的機關之間應基本采取（）。

A.逐級行文

B.多級行文

C.越級行文

D.直接行文

7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強，在上半年不到三個月時間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增

長200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費

C.目前有關部門已對議報作出停刊整頓并令其主要負責人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰

米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的

可趁之機”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義

B.句子成分搭配不當

C.語序安排欠妥當

D.不合乎事理

9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成的活動過程時，一般應按時

間發(fā)展順序排列

B.受雙重領導的機關向上級機關請示，應寫明主送機關和抄進機關，由抄送機關答復

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領導人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確

D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣 “啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性

B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性

C.作者廣泛

D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報告

11.關于答復詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜

B.可夾帶請示事項

C.是下級機關答復上級機關詢問的文種

D.內(nèi)容準確真實，實事求是地向領導機關作認真負責的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應用于公務聯(lián)系的各個領域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問

C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議

D.國務院、中央軍委就軍隊營區(qū)外義務植樹進行指示

13.以下有關公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞

B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關普遍使用的文件，如請示、報告、函等

C.通知的作者廣泛，不受機關性質(zhì)與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機關間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響

14.會議紀要是會議文件的一種，以下關于會議紀要的標題說法正確的是（）。

A.標題需寫明會議名稱與文種

B.標題須寫明發(fā)文機關名稱、事由與文種

C.標題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標題的形式在標題中簡要明確地揭示中心思想

15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機關的活動

B.便于檢索和管理

C.便于映證機關工作的歷史

D.便于研究有關問題

16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷

B.同人同事立一卷

C.統(tǒng)計表、報表合卷

D.把握文件的特征

17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號

B.卷內(nèi)文件目錄

C.編制立卷目錄

D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標題

B.公文開頭

C.表述層次及論點、論據(jù)、字數(shù)安排

D.結(jié)尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。

B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關的簽發(fā)日期為準。

D.公文中的附注一般標注于主題詞下方。

E.題注一般用圓括號標注于標題下方。

3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿

C.定稿

D.試行本

E.暫行本

4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要

B.考慮本單位的權(quán)限

C.考慮公文撰擬者的寫作水平

D.考慮行文走向

5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整

B.規(guī)范性

C.相對確定性

D.靈活性

6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性

B.維護公文的有效性

C.維護公文的權(quán)威性

D.維護公文的準確性

7.主送機關有以下幾種（）。

A.上級機關

B.下級機關

C.平行機關

D.不相隸屬機關

8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性

B.讓事實和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗的作用

D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報

B.批評性通報

C.指示性通報

D.情況通報

10.通報的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標題

B.主送機關

C.正文

D.通報的日期

11.通報與通知的區(qū)別是（）。

A.通報用來傳達重要精神或情況

B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機關通報沒有主送機關

12.批復具有以下特點（）。

A.權(quán)威性

B.針對性

C.被動性

D.公開性

13.下列有關說法，能用來說明批復有明確針對性的是（）。

A.批復只印發(fā)給申報請示的單位及有關單位

B.批復的內(nèi)容只答復請示的具體事項

C.批復的內(nèi)容應予認真遵守與執(zhí)行

D.批復的開頭和結(jié)尾要與請示的標題與發(fā)文字號相互照應

14.批復在制發(fā)前需進行認真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關的規(guī)定和指示

B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關部門協(xié)商

D.調(diào)查研究請示的理由、事項與具體要求

15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機關無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉(zhuǎn)本機關制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報告等。

C.請求協(xié)調(diào)與解決本機關無法解決的困難和問題

D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項

16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關

B.需請求其批準的不相隸屬機關

C.直屬的上級領導機關

D.上級業(yè)務主管部門

17.下列有關說法正確的是（）。

A.各機關對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應制發(fā)請示公文

B.請示這類公文要求上級回復，故應與工作報告相區(qū)別

C.某機關對于后勤的安排，因幾位領導意見不一致，此時應該制發(fā)請示

D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度

B.緩急時限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責范圍

D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員

B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員

D.各機關的領導、負責人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本

C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例

B.規(guī)定

C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則的領導指導性文件，稱為（）。

A.命令

B.指示

C.批復

D.通知

4.公文中的詞語應（）。

A.含義確切

B.韻味無窮

C.可圈可點

D.包彩豐富

5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關應在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件

B.行政機關可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件

C.行政機關可直接向黨的組織匯報工作

D.黨政機關盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文

6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復強調(diào)、突出重點，大量用同意詞

E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復

B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準、文不對題

D.主題不明、離題萬里

E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性

B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴密

C.公文行文程序的嚴密

D.施行辦法的嚴密

9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關法律、法規(guī)、制度

B.一部分群眾的要求

C.上級領導做出的批示

D.上級領導傳授的意圖

參考答案

一、單項選擇題

1.C

2.A

3.A

4.D

5.C

6.A

7.A 12.D

13.D

14.A

15.B

16.D

17.B

二、多項選擇題

1.ABC

2.ABD

3.ACDE

4.ABD

5.ABC 9.ABD

10.AC

11.BC

12.ABC

13.AB

14.ACD

15.ABD 19.ABC

三、不定項選擇題

1.ABCD

2.C

3.B

4.A

6.A

7.AE

8.B公文寫作練習題五

一、單項選擇題

1.公文撰寫者的政治素養(yǎng)，最主要的是學習（）

A.馬克思主義理論

B.邏輯知識

C.業(yè)務理論

D.能力訓練

2.撰寫公文的基本步驟之一是（）。

A.收集材料，調(diào)查研究

B.觀點正確，主題突出

C.用語得體，簡明生動

D.實事求是，講求實效

3.公文區(qū)別于其他信息記錄的特點是（）。

A.傳播知識

B.具備查考價值

C.中西文字材料

D.具備法定的權(quán)威性

4.根據(jù)文件來源，在一個機關內(nèi)部可將公文分為（）。8.D

9.B

10.D

11.B6.ACD

7.ABC

8.ABC

17.ABD

18.ABC9.ACD

16.CD

A.收文、發(fā)文

B.上行文、平行文、下行文

C.通用公文、專業(yè)公文

D.本機關制發(fā)的和內(nèi)部使用的公文。

5.商洽性文件的主要文種是（）。

A.請示

B.通知

C.函

D.通報

6.聯(lián)合行文時，作者應是（）。

A.上級機關

B.層次級別較高的主管部門或機關

C同級機關

D.主送機關

7.公文的結(jié)尾，通常采用下述形式（）。

A.交代制發(fā)公文的根據(jù)與目的

B.直接點明結(jié)論．以闡明制發(fā)此文的原因

C.發(fā)出號召，提出希望與要求

D.表示敬意、謝意

8.書寫公文中的成文日期應使用（）。

A.阿拉伯數(shù)字

B.漢字

C.漢字大寫

D.漢字與阿拉伯數(shù)字皆可

9.用于行政管理的“命令（令）”，其發(fā)布權(quán)限屬于（）。

A.地方各級人民政府

B黨、政、軍各類機關

C國務院各部門

D國家大型企業(yè)、事業(yè)單位

10.在下列關于會議紀要特點的說法中，正確的有（）。

A.紀要的性質(zhì)取決于會議的內(nèi)容性質(zhì)與印發(fā)會議紀要的目的要求

B.會議紀要有交流會議信息，介紹經(jīng)驗的作用，但沒有約束執(zhí)行的效用

C.撰寫會議紀委可以根據(jù)工作需要、作各種調(diào)查，廣泛選取材料

D.撰寫會議紀委以敘述為主要在這方式，也可敘議結(jié)合11.以下對公文撰寫要求的說法，錯誤的有（）。

A.撰寫指示，應針對實際工作中的問題與需要，闡明工作原則與方法，具有扎實的事實基礎與明確的目的性

B.撰寫通知應重點突出，措施具體，使愛文者能正確理解并準確執(zhí)行

C.會議紀要要準確真實反映會議內(nèi)容對與會者發(fā)言與議定事項嚴禁刪節(jié)

D.撰寫通報，應選取有代表性的典型事例

12.簡報不具有以下哪一特點（）。

A.連續(xù)性，大部分簡報需連續(xù)分期印發(fā)

B.明確的針對性

C.簡明，簡報，貴在“簡”

D.快速有強烈的時間性

13.撰寫一篇簡報，一般情況下要符合下列哪點要求（）。

A.要有一定的理論深度

B.一般用分條列項形式表述

C.要求簡明精煉，突出重點，字數(shù)一般控制在千字左右

D.要求首先講清形勢，說明意義

14.對于簡報的標題，應做到（）。

A.寫明發(fā)支機關名稱、事由、文種

B.寫明主編單位與文種

C.概括揭示簡報主題

D.用套紅大字排印，反映簡報類型

15.下列說法，錯誤的是（）。

A.公文格式主要是對載體規(guī)格尺寸及區(qū)域劃分、公文各組成部分的排列順序與編排式樣、文字符號的

形體及尺寸等予以規(guī)范

B.簡報雖限定閱讀范圍但不具有機密性

C.公文所針對的問題是反復多次運用的，涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般普遍性問題

D.條例在黨的機關可作為黨內(nèi)規(guī)章的名稱，用于規(guī)定某些規(guī)則和準則。

16.機關實現(xiàn)管理職能的必要條件是（）。

A.領導人的決策

B.公文處理

C.機關的組織形式

D.人才的使用情況

17.公文上的簽署是指（）

A.機關領導人在公文完成稿上的親筆簽名，標志文稿形成，并可以此作為印發(fā)正本的依據(jù)

B.以機關領導人名義發(fā)文時，簽發(fā)公文的領導人親筆在公交正本落款處簽注的職務、姓名

C.由機關領導人在收支上簽注的批示性處置意見

D.由承辦公文的機關工作人員在處理完畢的公交上簽注的對該文承辦的經(jīng)過與結(jié)果的說明

18.批辦是指（）。

A.對發(fā)文稿的審核批示

B.對收文應如何辦理所作的批示

C.對收支應如何辦理提出的建設性方案

D.對公文正本的復核意見

二、多項選擇題

1.下面哪些修辭格在公文中防害直接表意，易生歧義？

A.對比和換算、反復

B.夸張和反語、雙關

C.象征和婉曲、諷刺

D.含蓄和幽默、夸張

2.公文的總體結(jié)構(gòu)大致包括（）。

A.行文根據(jù)和是目的B.具體事情或事理

C.對事情事理的態(tài)度或要求

D.完整平實

3.下面說法錯誤的有（）。

A.公文的標題由作者、事由、文種組成

B.擬寫標題時，為了簡煉，可以不標明文種。

C.所有的規(guī)范性公文的標題，都可以省略作者及事由部分。

D.為了語意確切，不產(chǎn)生歧意，公文標題字數(shù)可以到60字以上。

E.每一份公文都必須正確標明文種a

4.下面說法正確的有（）。

A.不同文字稿本是同一內(nèi)容用兩種或兩種以上文字撰寫的文本。

B.草稿是原始的非正式文稿，不具備正式公文的效用。

C.副本是正本的復份，具備正式公文的法定效用。

D.試行本是試驗推行本，不具備正式公文的法定效用。

E.定稿即正本。

5.密級標志經(jīng)常用以下一些文字表示（）。

A.特密

B.秘密

C.機密

D.絕密

6.報送上級機關的公文應注明簽發(fā)人，其作用是（）。

A.表明機關發(fā)文的具體責任者

B.督導各級領導者認真履行職責

C.提高公文質(zhì)量

D.為直接聯(lián)系與查詢有關事宜提供方便

7.機關之間公文傳遞的方式有（）。

A.逐級行文

B.多級行文

C.越級行文

D.直接行支

8.嚴格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)其主要措施是（）。

A.可發(fā)可不發(fā)的堅決不發(fā)

B.控制發(fā)文數(shù)量，越少越好

C.在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章可不再行文

D.避免重復材文

9.請示的結(jié)語部分有多種說法，請選出表達不太妥當?shù)膸追N（）。

A.“以上要求，請予批準”

B.“如同意，請批復”

C.“上述意見，是否要當，請指示”

D.“上述意見。請考慮”

10.下列有關請示的主送機關，正確的說法是（）。

A.受雙重領導的機關在報送時應將這些領導機關都作為主送單位

B.請示不要報送到領導者個人

C.請示根據(jù)內(nèi)容需要，有時也抄送到下級機關

D.請示應按機關的隸屬關系，逐級報送，一般情況下不能越級報送

11.下列幾組公文，屬上行文的是（）。

A.報告、請示

B.報告、函

C.請示、工作報告

D.通報、請示

12.國是機關公文的一種，亦即公務信件，它的適用范圍是（）。

A.平行機關之間相互商洽工作

B.不相隸屬機關之門詢問和答復問題

C.向有關主管部門請求批準

D.獎懲有關人員

13.函具有靈活方便的特點，它的具體表現(xiàn)是（）。

A.函可以廣泛應用于各平行或不相隸屬機關之間，屬平行文

B.函可以直接通過郵局投送

C.函不受作者限制，任何機關和組織均可制發(fā)

D.函不受內(nèi)容繁簡字數(shù)多少的限制

14.函按內(nèi)容、作用，可以分成幾種，它們是（）。

A.商洽公務的函

B.表示祝賀的函

C.詢問某一問題的函

D.請求批準的函

15.下列幾種文體中，具有公文法定效用的有（）。

A.函

B.批復

C.倡議書

D.啟事

16.會議紀要在開頭部分要先寫明會議的基本情況，它包括（）。

A.會議召開的根據(jù)、目的B.會議名稱、議題、成果

C.時間地點、與會范圍（人員）

D.討論經(jīng)過和各方面意見

17.下列各項正確反映會議紀要的特點是（）。

A.紀實性

B.鼓動性

C.紀要性

D.指導性

18會議紀要主體部分常用的寫法有（）。

A.條項式

B.綜合式

C.摘錄式

D.說明式

19.分辦文件應注意（）。

A.辨明該公文的性質(zhì)

B.分清主次

C.分清緩急

D.分清閱件與辦件

三、不定項選擇題

1.一份公文的主題詞可以為（）。

A.5個

B.7個

C.8個

D.4個

2.公文是一種特殊的文體，這種特殊性表現(xiàn)在（）。

A.采用白話文形式

B.具有真實性、合法性。

C.具有規(guī)范性、相對確定性

D.用議論、說明、敘述多種方式表達

3.公文對語句的基本要求是（）。

A.含義明確、清晰、完整、便于準確理解無歧意

B.句子成分搭配得當

C.可以隱去句子中的必須有的成分

D.改變語序安排

E.創(chuàng)造新穎句式

4.下面句子有語病的是（）。

A.會議是在酷熱的氣溫中召開的。

B.這樣的活動樂意使農(nóng)民接受。

C.這個季度虧損減少了兩倍。

D.三個質(zhì)量管理小組分獲一、二、三等獎，獎金額分別為1000元、800元、500元。

E.這是一個很好的報告，它能引人深思，促人猛起，催人奮進。

5.公文寫作之前要（）

A.明確行文目的B.向領導請示寫法

C.確定使用的文種

D.選擇適當?shù)恼Z言

6.規(guī)范性公文標題的時間是（）。

A.公文發(fā)布時間

B.公文撰寫的時間

C.公文打印的時間

D.公文討論的時間

7新的規(guī)范性公文產(chǎn)生了，對同一事物約束、規(guī)范的舊文件應（）。

A.兩法并存

B.新不廢舊

C.相誠相成D.同時廢止

8.（）是指對收文如何辦理提出建議性處理意見。

A.擬辦

B.承辦

C.擬稿

D.注辦

參考答案

一、單項選擇題

1.A

2.A

3.D

4.A

5.C

6.C

7.C

8.B

9.A

10.A12.B

13.C

14.C

15.B

16.B

17.B

18.B

二、多項選擇題

1.BCD

2.ABC

3.BCD

4.ABC

5.BCD

6.ABCD

7.ABCD 9.ABD

10.CD

11.AC

12.AB

13.ABD

14.AC

15.AB

16.ABCD

17.ACD

19.BCD

三、不定項選擇

1ABD

2.ACD

3.AB

4.ABC

5.AC

6.A

7.D

8.A

一、單項選擇題

1公文的主題是公文制發(fā)者所要表達的（）。

A政策和法規(guī)的觀念

B重視本單位利益的觀念

C意圖或主張

D通報有關事件的細節(jié)

11.C8.ACD

18.ABC

2公文的內(nèi)容必須充分體現(xiàn)出有關（）的基本精神。

A能收實效

B服務人民

C政策法規(guī)

D上傳下達

3國務院各部委承受北京市人民政府主送的公文后于（）。

A上行文件

B下行文件

C平行文件

D領導指令性文件

4公文的作者是指（）。

A制發(fā)文件的機關

B擬制公文的秘書工作人員

C參與文件形成過程的全體機關工作人員

D審核鑒發(fā)文件的機關工作人員

5公文的作者以什么名義才可以制發(fā)公文（）。

A法人代表的名義

B國家公民的名義

C機關的名義或其代表人的名義

D其他社會組織與個體結(jié)合的名義

6.公文在傳達制發(fā)機關決策與意圖，體現(xiàn)制發(fā)機關的意志與權(quán)力方面的重要特征是（）。

A.法定性

B.權(quán)威性

C公開性

D制約性

7公文在執(zhí)行上的重要要求是（）。

A.實踐性

B 強制性

C時間限度

D指導作用

8指示不具有下列哪一特點（）。

A內(nèi)容廣泛，具有普發(fā)性質(zhì)

B具有較強的時效性，強調(diào)及時快捷

C作者廣泛，不限制發(fā)權(quán)限

D具有強制約束作用

9．撰寫交流信息的通知，一般要求（）。

A 說明制發(fā)的意義

B 側(cè)重僅本，在敘事基礎上闡明道理

C 不必予以評論，也無需聞發(fā)意義和目的D 必須有明確的政策依據(jù)

10以下標題哪一個符合通報的撰寫要求？（）

A.《關于打擊盜掘和走私文物活動的通報》

B．《國務院關于進行三次全國人口普查的通報》

C．《國務院關于打擊假冒偽劣商品的通報》

D．《國務院關干部分地區(qū)違反國家購銷政策的通報》

11批復是用于答復下級機關請示事項的（）。

A下行文

B平行文

C上材文

D具有行政約束力的規(guī)章

12.《關于查禁賭博的通告》顯然應具備（）。

A較強的時效性

B教育性，以引起人們警覺和注意

C如風性，用于公布需要人們周知的事項 D核動性

13處置辦畢公文是依據(jù)一定標準對已辦華的文件的（）作出安排。

A過程

B手續(xù)

C歸宿

D方案

14在公文處理活動中，各級各類工作人員應接受（）的領導指導。

A上級領導機關

B群眾一致?lián)泶?/p>

C集中統(tǒng)一

D黨的基層組織

15分辦的實質(zhì)是為文件確定（）。

A接受公文的對象

B運轉(zhuǎn)方向

C處理的程序

D工作的主要依據(jù)

二、多項選擇題

1公文用語與一般文章不同，其表述要求（）。

A得體

B簡明

C生動

D周密

2公文在寫作上的要求包括（）。

A實本求是，講求實效

B主歷突出，觀點正確

C結(jié)構(gòu)完整，格式規(guī)范

D用語待體，簡明生動

3。根據(jù)公文作用的公務活動領域，公文可分為（）。

A法定正式公文

B通用公文

C非法定正式公文

D專用公文

E規(guī)范性文件

4公文的語言特點是（）

A嚴謹 B鮮明

C樸實 D嚴格

5撰擬文稿的一般程序包括（）。

A構(gòu)思

B安排結(jié)構(gòu)

C擬定提綱

D正式書寫

6下面哪種情況可以聯(lián)合行文？（）。

A同級政府之間

B政府及其部門與同級黨委之間

C上級政府部門與下一級政府之間

D政府部門與同級人民團體之間

7下列哪種情況可以采用科級行文的方式（）。

A此情況特殊緊急

B需要檢舉、控告直接上級機關

C某市人民政府為適應現(xiàn)代化城市建設的需要，擬在原某林場內(nèi)建一座具有一定規(guī)模的某市植物圈，為此，決定向上級機關致文請求批準

D林業(yè)部致文榮縣林業(yè)局要求調(diào)查該縣某處森林發(fā)生重大火災的起因，該縣林業(yè) 局調(diào)查清楚后向林業(yè)部行文報告

8決定是具有規(guī)定性的領導指導性的公文，具有以下特點（）.A規(guī)定性

B指導性

C內(nèi)容廣泛，具有普發(fā)性質(zhì)

D穩(wěn)定性

9通知的種類有（）。

A指示性通知

B批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知

C知照性通知

D發(fā)布性通知

E部署性通知 撰寫通報要求做到（）。

A內(nèi)容具有典型性，事例有代表性

B通報材料必須經(jīng)深入調(diào)查和反復核實

C應使用說明與敘述的表達方式

D必須具有明確的政策依據(jù)與法規(guī)依據(jù)

E及時迅速注意實效

11關于批復的說法正確的有（）。

A．批復具有被動性和明確的針對性

B 批復標題必要時可標明“同意’或批準的態(tài)度

C 批復撰寫前必須進行充分的調(diào)查研究工作

D 批復是用于答復下級機關請示事項的下行文

12通告的正文部分由哪幾部分構(gòu)成？()

A．發(fā)布通告的依據(jù)，（）。

A發(fā)布通告的依據(jù)、目的B通告事項

C結(jié)語

D執(zhí)行的具體要求

13下列領導指導性公文具有作者廣泛性特點的是（）。

A指示B決定

C通知D通告

14下列說法錯誤的有（）。

A會議通知的繁簡程度，與規(guī)模無關

B批轉(zhuǎn)公文的通知連同被批轉(zhuǎn)的公文，反映了批轉(zhuǎn)機關的意志與權(quán)威

C指示性通知亦稱布置工作的通知

D國務院關于授予XX同志全國先進工作者稱號的決定》屬于對重大行動作出安排的決定

15決定的結(jié)構(gòu)包括以下哪幾部分？（）。

A標題

B主送機關

C正文

D發(fā)文機關名稱與成文日期

16以下不屬于通知的特點有（）。

A具有法定權(quán)威性與執(zhí)行性

B應用廣泛，使用頻率高

C具有故強的時效性

D內(nèi)容單純，行文簡便

17群眾來信一般處理的方式主要有（）。

A轉(zhuǎn)辦

B交辦

C查辦

D聯(lián)辦

18文件的特征通常表現(xiàn)在（）等等方面。

A作者

B文科

C時間

D地區(qū)

19撰寫《國家海洋局關于隨時準備與臺灣海洋部門建立正常聯(lián)系的決定》時，特別要求做到（）。

A主題集中，重點特出

B層次分明，詞語嚴謹莊重

C對事實分析和結(jié)論應當觀點明確，分寸適宜

D按余項形式安排內(nèi)容，分類排序準確。嚴密

三、不定項選擇題

1向級別與本機關相同的有關主管部門請求批準某事項應使用（）。

A請示

B報告

C通報

D函

2聯(lián)合行文標注發(fā)文機關時，標在前面的機關是（）。

A．上級的 B．組織序列表中靠前的C主辦的 D其他系統(tǒng)的3公文中的祈使句常常依靠（）

A語氣調(diào)表述

B慣用的句式表達

C感嘆詞表達

D無主句表達

4為了維護政令一致，凡下行公文（）。

A都要向上級請示

B都要和有關機關協(xié)商

C內(nèi)容涉及其他機關的職權(quán)范圍時，行文前應與其協(xié)商一致

D都與有關部門聯(lián)合發(fā)文

5聯(lián)合行文時，作者應是（）。

A同級機關

B同一系統(tǒng)的機關

C三個以上的機關

D行政主管機關與業(yè)務指導機關

6地方性行政法規(guī)的制發(fā)，應由（）

A全國人民代表大會

B國務院

C國家主席

D地方人民代表大會和地方政府

7承辦公文的方式多種多樣，其中包括（）。

A召集會議

B．面談議論

C電話溝通

D實地調(diào)查指導

參考答案

一、單項選擇題 C C A

4A C 6 B B C C D 11 A 12A C

14C B

二、多項選擇題

1．AB ABCD 3 BD 4AC 5 BCD 6 ABCD ABD 8 ABD 9ABCDE 10 ABCE ABCD 12ABC 13 AC 14 AD 15 ACD 16 AC 17 ABCD 18ABCD 19 ABC

三、下定項選擇項 D C 3 B 4 C 5 A 6 D 7ABCD

公文寫作練習題二

一、單項選擇題

1.合理安排正文的結(jié)構(gòu)，使層次清楚，條分縷析，言之有序，是為了（）。

A.突出主題B.不事曲筆

C.突出特色D.撰文要求

2.公文與文學作品不同，它要求文件內(nèi)容必須（）。

A.提出問題B.實事求是

C.介紹經(jīng)過D.溝通信息

3.根據(jù)公文作用的活動領域，公文可分為（）。

A.上行文、下行文、平行文

B.通用公文、專用公文

C.規(guī)范性公文、領導指導性公文、公布性公文、陳述呈請性公文、商洽性公文、證明

性公文

D.收支、發(fā)文

4.公文應在（）裝訂。

A.左側(cè)B.右側(cè)

C.上面白邊區(qū)D下面白邊區(qū)

5.公文的主體部分稱為（）。

A.標題B.正文

C.作者D.印章或簽署

6.根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的文件屬于（）。

A.內(nèi)部使用文件B.秘密文件

C.機密文件D.絕密文件

7.國家民政部與各省、直轄市、自治區(qū)民政廳、局之間屬于（）

A.業(yè)務指導關系B.隸屬關系

C.不相隸屬關系D.平行關系

8.公文中兼用的基本表達方式是()。

A.議論、描寫、說明

B.議論、抒情、說明

C.議論、敘述、說明

D.敘述、抒情、說明

9.公文的標題一般由哪些要項組成（）。

A.版頭、發(fā)文字號

B.抄送機關、版頭、主題詞

c.份號、密級標志、主題詞

D.發(fā)文機關名稱、內(nèi)容、文種

10.公文版頭的作用是（）

A.醒目、嚴肅

B.公文作者法定的權(quán)威性

C.公文要求的必要標記

D.標明公文制發(fā)機關

11.以下領導指導性公文應當具有穩(wěn)定性，不能輕易更改的是（）

A.決定B.批復

C.通知D.通告

12.以下說法正確的是（）

A.通知的標題可簡寫為《任免通知》

B.批復具有專業(yè)性，一般由專業(yè)主管部門在一定業(yè)務范圍內(nèi)發(fā)布

C.決定的正文部分由制發(fā)決定的根據(jù)、執(zhí)行要求結(jié)尾三大部分組成D.通知的標題由發(fā)文機關名稱、事由。文種組成13.以下說法錯誤的是（）。

A.指示具有強制約束作用要求下級機關必須遵守和執(zhí)行

B.決定具有指導性，具有較強的理論性和政策性是指導工作的準則

C.任免通知落款處由任免機關領導人親筆簽署（或代以簽名章）

D.遷移，更改電話號碼等可使用通告

14.批復不具有以下哪一特點（）

A.法定的權(quán)威性與執(zhí)行性

B.指導性

C.被動性

D.針對性

15.“接受請示的機關應對請示事項表明是否批準的態(tài)度或予以明確的指示’，這句話。反映了請示具有何種特性（）。

A.被動性

B.針對性

C.強制回復的性質(zhì)

D.強制約束作用，要求下級機關必須遵守與執(zhí)行

16.撰寫《關于審批第三批國家歷史文化名城和加強保護管理的請示》一文時，符合撰

寫要求的說法是（）。

A.應正確標注主送機關與抄送機關

B.一般應直接報送領導者個人

C.適宜采用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節(jié)或羅列數(shù)字。

D.可同時要求對歷史文化名城周邊的自然風景區(qū)加以保護管理

17.在下面哪一種情況下，可以越權(quán)批辦文件？（）。

A.經(jīng)過授權(quán)B.避免積壓

C.急需處理D.屬一般性文件

18在承辦公文時，應根據(jù)（）科學安排承辦的次序。

A.時效原則B.先黨后政

C.意義大小D.主次緩急

19.注辦的作用說到底是為了（）

A.備忘待查B.檢查監(jiān)督

C.避免延誤D.方便工作

20.兩個或兩個以上機關聯(lián)合行文時必須做好（）工作。

A.審核B.簽發(fā)

C.會商D.會簽

二、多項選擇回

1.公文主題的基本要求是（）

A.突出B.簡明

C.單一D.生動

2.我國法定的公布性文件包括（）。

A.通知B.通告

C.通報D.公告

E.報告

3.下面幾種說法中不正確的是（）。

A.接受抄送的機關可以向其他機關抄送

B.在公文中，完全句是主要的，只有在為使語言簡潔且又不會對語義造成損傷的情況下才使用省略句

C.向上級機關請求批示或批準宜用‘請示’而不用‘報告’

D.主送機關必須是受文機關中級別層次高的機關，抄送機關則處須是其中級別層次低的機關

4.可用來簽批和書寫公文的字跡材料有（）

A.墨汁B.碳素墨水

C.藍黑墨水D.純藍墨水

5.選用公文文種，主要依據(jù)（）。

A.規(guī)范性

B.工作關系

C.職權(quán)

D.行文目的和要求

6.下面是從公文中摘出的四句話，其中表達欠妥當?shù)氖牵ǎ?/p>

A.我院已于8月30日召開了表彰先進個人、集體大會，XX院長和其他學院的領導同志出席了這次會議。

B.加強全面質(zhì)量管理是目前我們能否搞好企業(yè)管理的一個最最首要的問題

C.衡量一個企業(yè)是否經(jīng)營得好，要從這樣一些方面考察：其一，是否人盡其才?其二，是否有正確的經(jīng)營方針—一其三，是否有強有力的領導班子

D.從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性

7.請示的結(jié)構(gòu)由以下選項的哪幾部分組成（）。

A.標題，寫明制發(fā)機關名稱、事由與文種

B.主送機關

C.正文，包括請示理由、請示事項及請示的具體要求

D.制發(fā)機關名稱與成文日期

8.關于請示的特點，說法正確的是（）。

A.請示的內(nèi)容必須是屬于本機關職權(quán)范圍內(nèi)無權(quán)或確實難以處理的問題與事項

B.使用范圍廣泛

C.具有執(zhí)行性

D.有較強的時效性，強調(diào)及時快捷

9.下列陳述呈請性公文不得夾帶請示事項的有（）

A.工作報告B.請示

C.答復詢問的報告D.批復

10.下列說法符合工作報告寫作要求的是（）。

A.適宜采用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節(jié)或羅列數(shù)字

B.中心明確，重點突出

C.報告內(nèi)容應有新意

D.點面結(jié)合，實事求是

11.在撰寫總結(jié)報告正文的開頭部分時通常采用何種方法（）

A.介紹工作的成績及工作進程

B.敘述占有的材料

C.概述基本情況

D.簡要揭示總結(jié)的主題，為進一步展開敘述奠定基礎

12.在撰寫總結(jié)報告正文的主體部分時通常采用何種方法（）

a.劃分工作情況與經(jīng)驗體會兩大部分

B.按時間的順序安排層次

c.按總結(jié)內(nèi)容的邏輯關系，分設若干問題，接問題介紹工作情況，寫明經(jīng)驗（教訓）

D.按工作發(fā)展階段的先后順序安排層次

13.下列總結(jié)報告正文的結(jié)尾部分寫法正確的有（）。

A.‘特此報告，請審閱’

B.“從管理基礎工作入手，搞好整頓”

c.‘實踐說明，制定崗位考核標準，是落實崗位責任制的行之有效的辦法’

D.“特此報告，如有不當之處，請予指證”

14.下列關于調(diào)查報告的標題符合要求的有（）。

A.《關于海南進口和倒賣物資問題的調(diào)查報告》

B.《深圳大學是怎樣改革學生思想政治工作的》

C.《家庭飼養(yǎng)前途廣闊》

D.《為改革開放創(chuàng)造良好的社會環(huán)境——蘇州市加強精神文明建設情況調(diào)查》

15.以下說法錯誤的有（）。

A.調(diào)查報告的撰寫應結(jié)合運用說明、抒情、議論的表達方式，做到敘議結(jié)合B.撰寫總結(jié)報告，一般兼用說明、敘述和議論三種方式，重點使用議論方式

C總結(jié)報告簡單地說，就是關于提煉經(jīng)驗（教訓）的報告

D請示可以不接機關隸屬關系，越級報通

16在函正文的結(jié)尾處，下列哪些用語可以使用（）。

A.請盡快函復為盼

B.敬請予以大力支持

C.請即函復

D.特此函告

17.公文的保管期限一般分為（）等幾種。

A.永遠B.永久

C.長期D.短期

18.在立卷范圍內(nèi)的文件，一般應同時具備（）諸基本條件。

A.已經(jīng)處理完畢

B.具有查考利用價值

C.反映了問題的本質(zhì)

D.在本機關工作活動中形成或處理

三．不定項選擇題

1.轉(zhuǎn)發(fā)對象不包括（）。

A.上級文件

B.下級文件

C.平級文件

D.不相隸屬機關的文件

2.公布性文件包括（）。

A.命令B.通知

C.公告D.通告

3.公文的基本組成部分有（）

A.標題B.文頭

C.正文D.主題詞

4.公文寫作的基本要求有（）。

A.符合黨、國家的路線、方針、政策和法律的法規(guī)

B.一文一事中心明確

C.用語莊嚴、簡明、通順、平安

D.為使各方面了解情況，多印發(fā)文件

E.格式不必強求一致

5.遵守行文規(guī)則是為了（）

A.確保公文迅速、準確傳遞

B.避免行文紊亂

C.保障公文旅行

D.確定行文關系

E.控制發(fā)文數(shù)量

6.能夠聯(lián)合行文的機關應是（）。

A.同級政府之間

B.政府各部門之間

C.上級黨委和下級政府之間

D.政府部門和同級人民團體之間

E.政府及其部門與同級黨委

7.規(guī)范性公文的一致性表現(xiàn)在（）。

A.與其他文件、作者權(quán)利具有高度統(tǒng)一的一致關系

B文件結(jié)構(gòu)的周密有效

C.文件的文字條理清楚

D.文件的語言簡約不繁

8.會簽是指（）

A.簽署會議

B.在會議上簽署文件

C.聯(lián)合行文時，由各發(fā)文機關的領導人共同簽發(fā)文件

D.聯(lián)合行文時，由各發(fā)文機關的領導人共同簽署文件

參考答案

一、單項選擇題

1.A

2.B

3.B

4.A

5.B

6.C

7.A

8.C

9.D

10.D

11.A

12.A

13.D

14.B

15.C

16.A

17.A

18.D

19.A

20.D

二、多項選擇題

1.AB

2.BD

3.AD

4.ABC

5.ABCD

6.ABD

7.ACD

8.AB

9.AC 10.ABCD

11.CD

12.ABCD

13.ACD

147.ABCD

15.BD

16.ABCD

17.BCD

18.ABD

三、不定項選擇題

1.B

2.CD

3.ACD

4.ABC

5.ABDE

6.ABD

7.A

8.C 公文寫作練習題三

一、單項選擇題

1.公文用語的要求之一是（）。

A.得體

B.中肯

C.無懈可擊

D.符合邏輯

2.公文在起草之前，首先要弄清發(fā)文的（）。

A.目的和主題

B.材料和結(jié)構(gòu)

C.語言表達

D.政策法規(guī)

3.任免和聘用干部的公文文種為（）、A.命令

B.指示

C.通知

D.通報

4.向非同一組織系統(tǒng)的任何機關發(fā)送的文件屬于（）。

A.上行文

B.平行文

C.下行文

D.越級行文

5.公文急件是指（）。

A.內(nèi)容至關重要并特殊緊急，已臨近規(guī)定辦結(jié)期限，需立即優(yōu)先迅速傳均處理的文件

B.內(nèi)容至關重要并緊急，已臨近辦結(jié)期限，需隨到隨迅速傳遞處理的文件

C.內(nèi)容重要并特殊緊急，需打破工作常規(guī)迅速傳遞處理的文件

D.內(nèi)容重要并緊急，需打破常規(guī)優(yōu)先迅速傳遞處理的文件

6.當一個人擔任多種職務時，在公文書寫中應當（）。

A.各種職務全部列出

B.只列其中一種即可

C.使用最重要的一種職務，并用全稱

D.只列出與文件內(nèi)容有關的職務全稱

7.下面公文寫作申不恰當?shù)氖牵ǎ?/p>

A.我們一定要嚴厲打擊少數(shù)腐敗分子，把反腐敗進行到底。

B.以上意見如無不當，著即批轉(zhuǎn)各有關單位認真遵照執(zhí)行

C.我們必須排除種種不利因素，爭取在第一季度建成東方貿(mào)易商廈

D.玻璃制品廠原黨委書記張某一伙，幾年來大量貪污盜竊、行賄送禮，其中僅行賄一項 即達85，000元

8．關于報告，說法錯誤的是（）。

A.報告可以分為工作報告，總結(jié)報告，調(diào)查報告和答復詢問的報告

B.報告是下級機關向上級機關反饋信息，溝通上下級機關縱向聯(lián)系的一種重要形式，因

此，為各機關普通經(jīng)常使用

C.報告以議論為主要表達方式例如撰寫總結(jié)報告

D.報告與請求不能結(jié)合使用，在報告中不得夾帶請求事項

9.工作報告的正文部分撰寫時一般應分成哪幾部分？（）。

A.工作進程與成績，工作中的缺點與不足．今后工作安排，以“特此報告”結(jié)尾

B.工作進程與成績，工作措施與經(jīng)驗（體會），工作中的缺點與不足，今后的工作安排

C.工分情況，工作經(jīng)驗體會

D.工作進程與成績，工作措施與經(jīng)驗（體會），工作中的缺點與不足，以“特此報告”

結(jié)尾

10.撰寫《關于調(diào)整設市標準的報告》一文時不符合寫作要求的是（）。

A.由于呈請上級機關予以批轉(zhuǎn)，所以在報告結(jié)尾提出請求批轉(zhuǎn)的要求

B.中心明確，重點突出。為不使報告空泛平淡，避免報告出現(xiàn)面面俱到的情況

C.報告內(nèi)容反映了新形勢下的新事物，新問題，使報告內(nèi)容具有信息價值

D.報告中要求批準XX省四個縣的縣改市要求

11.下列關于總結(jié)報告的特點的敘述，錯誤的是（）。

A.總結(jié)報告取材廣泛，可根據(jù)工作需要，作各種調(diào)查，廣泛取材

B.以馬克思主義為理論指導，以黨和國家的路線、方針及法律法規(guī)為依拓

C.可推進各項事業(yè)發(fā)展，提高干部能力

D.側(cè)重于提煉成功經(jīng)驗與探討失誤的教訓

12.下列總結(jié)報告的標樓擬制不符合要求的是（）。

A.《XX廠關子加強職工崗位培訓工作的總結(jié)報告》

B.某局關于清倉核資工作結(jié)束總結(jié)報告》。

C.《高標準，嚴要求，搞好企業(yè)壑頓》

D.建設社會主義精神文明試——關于‘美的咨詢’活動的總結(jié)》

13.下列關于總結(jié)報告撰寫要求的敘述不正確的為（）。

A.以敘述為主要的表達方式

B.必須有正確的指導思想

C.要有理論深度

D.深入調(diào)查，占有翔實而準確的材料

14.銷毀文件的范圍包括所有不具備（）的文件。

A.立卷歸檔

B.絕密文件

C.留存價值

D.平急性質(zhì)

15.具有（）的重份文件。同以暫時留在。

A.保密性質(zhì)

B.查考價值

C.指導意義

D.現(xiàn)實意義

16.需清退的文件包括絕密文件和（）或?qū)忛喌奈募?/p>

A.僅供征求意見

B.僅供領導傳閱

C.人民群眾上訪的信件

D.已經(jīng)完全過時

17.凡是能反映本機關工作活動的，具有（）的辦畢文件，均在立卷范圍之列。

A.重新判定其價值

B.不能準確判定價值

C.查考利用價值

D.傳還有用信息價值

二、多項選擇題

1.公文在時間表述上務求準確，要盡量避免使用（）等籠統(tǒng)的詞語。

A.今年以來

B.199l年5月

C.上半年

D.后天

2.下面屬于公文必備的基本組成部分有（）。

A.發(fā)文機關

B.報通機關

C.標題

D.題注

E.成文日期

3.以下公文詞語在選擇、組織方面有誤的為（）。

A.據(jù)了解各地對XX問題反映強烈，請注意這些流言，并及時報告局政策研究室

B.1986年9月 8 日A先生和D先生的法律顧問曾來過出事現(xiàn)場

C在這個車間里，勤儉節(jié)約的精神日益濃厚

D多年的野外企業(yè)，使他們練出了一套對付惡劣氣候的硬功夫

4.公文詞語特點主要是（）。

A.公文詞語以單音節(jié)詞為主，雙音節(jié)調(diào)。多音節(jié)詞的使用頻率高

B.介賓詞組、聯(lián)合調(diào)組的使用頻率較高

C.排斥使用一般的口語詞、方言詞和土俗俚語

D.詞語一般不使用諺語、歇后語，也不能使用簡稱語

5.公文是行使機關職能，實施管理的重要工具，這是因為它具有領導和指導功能。

（）和憑證記載功能。

A.行為規(guī)范功能

B.縱向聯(lián)系功能

C.公務聯(lián)系功能

D.宣傳教育功能

6.機關之間存在的工作關系決定行文的方向，其工作關系可分為（）。

A.領導與被領導關系

B.指導與被指導關系

C.平行關系

D.不相隸屬關系

7.在撰寫公函時應符合以下哪些要求（）。

A.用語講究禮節(jié)，語氣委婉得體

B.撰寫公函，必須使用正式公函用紙

C.具備正式公函的規(guī)范格式，結(jié)構(gòu)完整用語準確

D.尊稱與致意性的詞語應經(jīng)常使用

8.下列公函的標題符合公函格式規(guī)范的有（）。

A.國家教委關于批復設立校辦企業(yè)的函

B.關于將生活服務設施納入新建住宅規(guī)劃的函

C.國務院辦公廳關于公開發(fā)布天氣預報有關問題的函

D.關于琿春電廠建設問題的函

9.不到哪些事項必須在會議紀要的正文部分給予記述（）。

A.會議的名稱與文種

B.會議的基本情況

C.會議的希望、要求或發(fā)出號召

D.會議討論與決定的問題

10.以下關于會議紀要的說法正確的是（）。

A.會議紀要是機關用以傳達貫徹會議主要精神與議定事項，同時也據(jù)此檢查會議議定

事項執(zhí)行情況的一種會議文件

B.會議紀要的成文日期一般用圓括號標注在標題正下方

C.專題性大型會議，一般運用歸納敘述方法撰寫會議基本情況

D.對會議中出現(xiàn)的重大分歧，會議紀要中應如實加以記載

11為了使會議紀要層次分明、條理清楚。撰寫時可使用以下方法（）

A.加注分標題

B.使用序數(shù)表示

C.使用慣用詞語“會議決定”

D.使用慣用詞語“會議聽取了一并經(jīng)討論決定”

12.通知的主要特點是（）。

A.新穎性、準確性

B.應用廣泛使用頻率高

C.內(nèi)容簡單，行文方便

D.具有執(zhí)行性

13.下列事項能夠制發(fā)通知的有（）a

A.某公司聘用一名經(jīng)理

B.某銀行向各儲蓄所下達季度儲蓄任務

C.某人事廳貫徹財政廳有關職工福利發(fā)放標準的文件

D.兩單位之間商洽某具體事項

14.下列各種通知的標題，其格式正確的有（）

A.《會議通知》

B.《國務院關于清理檢查“小金庫”的通知》

C.《國務院批轉(zhuǎn)審計署文件的通知》

D.《通知》

15.通知這類公文應用廣泛，使用頻率高，是因為（）

A.通知屬于下行文受文機關較多

B.通知不受內(nèi)容輕重繁簡的限制

C.通知作者泛

D.通知在撰寫上比較關活，對格式無嚴格要求

16.通知在寫作上要求（）。

A.講求實效

B.重點突出，措施具體

C.主題集中

D.寓事、理、情于一體

17.以下說法中，正確的有（）。

A.公文的寫作程序一般分為：準備、撰似、審核修改三個階段

B.公文一般兼用說明、敘述、議論三種表達方式，應依公文性質(zhì)與行文目的要確定

C.會議紀要寫成后應提請會議主持人審核與簽發(fā)，也必須經(jīng)與會者討論認可

D.會議簡報用于報道重要會議的情況，屬臨時性簡報

18.辦理公文一般要經(jīng)過分辦、批辦。（）等工作環(huán)節(jié)。

A.擬辦

B.傳閱

C.承辦

D.創(chuàng)造

三、不定項選擇題

1.下面文件中，屬專用公文的有（）。

A.外交文件

B.北京市人民政府向中央人民政府的請示和報告。

C.軍事文件

D.司法文件

2.下面說法中不正確的是（）。

A.公文的結(jié)構(gòu)就是指公文的組織構(gòu)造

B.公文形成的具體時間，通常以會議通過的時間或印發(fā)時間為準

C.發(fā)文就是指本機關制成發(fā)往外部的文件

D.公文是一種特殊的應用文

3.可以用來發(fā)布規(guī)章的文件有（）。

A.命令

B.決定

C.通知

D.通告

4.為加快文件的傳遞，可采用（）。

A.逐級行文

B.多級行文

C.越級行文

D.直接行文

5.非同一系統(tǒng)的任何機關相互行文都使用（）。

A.上行文

B.平行文

C.通知

D.下行文

6.撰擬規(guī)范性公文應遵循（）要求。

A.高度的一致性

B.高度的嚴密性

C.公文的穩(wěn)定性

D.公文的連續(xù)性

E.公文的靈活性

7.維護公文的穩(wěn)定性易出的問題是（）。

A.倉促制定文件，不合實際

B.規(guī)定的表述過于絕對化

C.內(nèi)容不全面

D.層次混合、割裂事項聯(lián)系

E.與其他法規(guī)性文件抵觸

參考答案

一、單項選擇題

1.A

2.A

3.C

4.B

5.D

6.D

7.A

8.C

9.B 11.A

12.B

13.A

14.C

15.B

16.A

17.C

二、多項選擇題

1.ACD

2.ACE

3.ABCD

4.BC

5.ACD

6.ABCD9.BD

10.D

7.ABC 8.BCD

10.ABCD

11.ABCD

12.BCD

13.ABC

14.BD

15.BD

16.ABC

17.ABD

18.ABC

三、不定項選擇題

1.ACD

2.BC

3.AC

4.B

5.B

6.ABCD

7.AB 編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。

----擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

----編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

----案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

----案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個年度、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機關的工作話動。

----案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注"等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.,

第二篇：公文寫作知識·原創(chuàng)整理資料

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目錄

政府部門的公文格式............................................2 公文的特征............................................................6 公文的行文關系....................................................9 日期書寫格式......................................................14 公文的格式..........................................................22 公文寫作中常見的問題......................................24

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政府部門的公文格式

國務院辦公廳秘書局編 二〇〇〇年十一月 1 范圍

本范圍規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列和標識規(guī)則。

本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關公文可參照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。引用標準

下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3 定義

本標準采用下列定義。3．1 字 word 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3．2 行 line 標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標準以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m的膠紙印刷紙或復寫紙。紙張白度為85%—90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5—9.5。公文用紙幅面及版面尺寸 5．1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×

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297mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148。

5．2 公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm±1mm 版心尺寸為：156 mm×225mm（不含頁碼）6 公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7 排版規(guī)格與印裝要求 7.1 排版規(guī)格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書 間的距離為3mm~5mm；無壞釘、漏釘、重釘，針腳平伏牢固；后脊不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。公文中各要素標識規(guī)則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題

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詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數(shù)序號

公文份數(shù)序號號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序

編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1號。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用”★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角

第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

8．1.4 發(fā)文機關標識

由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加”文件”組成；對一些特定 的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關標識上空2行向下依次標識（見圖三）。

發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22 mm×15mm(高×寬)。

聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

8．1．5 發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年

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份應標全稱，用六角“[ ]”括入；序號不編虛位（即1不編為O01），不加“第”字。

發(fā)文機關之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8．1．6 簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽 支人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序 依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名 處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。8.2 主體

8．2．1 公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。8．2．2 主送機關

標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

8．2．3 公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。

8．2．4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件” 公文寫作試論（公文寫作與管理規(guī)定）

(注；本文為1997年在延華集團董事局起草，作為董事局公文管理規(guī)范； 2007年在武漢捷訊軟件公司改為《公文寫作制發(fā)使用管理規(guī)定》，作文件下發(fā)，現(xiàn)仍使用）

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公文的含義

公文──就是公務文書。指機關、團體、企事業(yè)單位在處理各種事務中形成的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)的各種書面材料，或稱文件。

公文的特征

一、有鮮明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者，即有依法成立并能以自己的名義行使權(quán)利和承擔義務的組織。

三、有法定的權(quán)威和特定的格式。作為機關的喉舌，公文可以代表機關發(fā)言，代表制發(fā)機關的法定權(quán)威。因此，制發(fā)公文必須統(tǒng)一格式，不能各行其是。

四、有現(xiàn)實的效用。公文的作用

一、有上傳下達、互通情報的作用。

二、有工作依據(jù)和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。

五、代表著公司形象、企業(yè)文化、人員素質(zhì)，是重要的有形資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。

公文的格式

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關（或機關用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

一、標題。公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《武漢萬網(wǎng)捷訊科技有限公司關于表彰2006先進工作者的通知》這一文件標題中，“武漢萬網(wǎng)捷訊科技有限公司”是發(fā)文機關，“關于表彰20067先進工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標題的位置在公文的開

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首，居于正文的上端中央。

二、主送機關。上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。

四、發(fā)文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5

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號”，代表的是國務院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在

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左側(cè)裝訂。

公文的行文關系

行文的關系，指的是發(fā)文機關與收文機關之間的關系。注意：

一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。

二、行文常規(guī)：平行或不相隸屬的機關之間，應當使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如請示、報告等），更不能使用下行文（如命令、指示、決定等）。

三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示，不要同時抄送下級機關；向下級機關的重要行文，可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示，應當根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關和抄報機關，由主送機關負責答復所請求的問題；上級機關向受雙重領導的單位行文時，應當抄送另一個上級機關。

四、要注意黨政不分的現(xiàn)象。黨務和政務事宜要分別行文，凡屬政府方面的工作，應以政府名義行文；凡屬黨委方面的工作，應以黨委名義行文。

公文寫作的基本要求

不同種類的公文，有著不同的具體要求和寫作方法，但是，不論哪一種類的公文，都必須做到以下同點：

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規(guī)定。

二、要符合客觀實際，符合工作規(guī)律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速，反對拖拉、積壓。

四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點：

（一）條理要清楚。公文內(nèi)容要有主有次，有綱有目，層次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精煉，篇幅要簡短。

（三）遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸，措詞用語要準確地反映客觀實際，做到文如其事，恰如其分。

（四）論理要合符邏輯。公文的觀點要明確，概念要準確，切忌模棱兩可，含糊其詞，產(chǎn)生歧義，耽誤工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語，對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。

（六）必須使用公文語

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體，切忌使用網(wǎng)絡語言。

（七）正確使用標點符號。

（八）正確使用順序號，順序號為：

第一級；一、二、三、四??

第二級；

（一）（二）

（三）（四）?? 第三級；1、2、3、4、?? 第四級；（1）（2）（3）（4）??

五、要符合保密制度的要求。公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月，國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文：

上行文──下級機關向所屬上級機關的發(fā)文，如請求、報告。平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機關對所屬下級機關的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

一般行政機關和企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。

請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。

（一）什么事情應該請示？

一般而言，凡向上級請示的問題，應屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。

2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。

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3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規(guī)定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。

（二）撰寫請示需掌握的三個要領：

1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什么時限內(nèi)答復；提請上級批復時需要注意或強調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目的，是為了得到上級及時、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。

報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。

為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗；

三、問題；

四、今后意見。如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：

一、情況；

二、原因；

三、責任；

四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事

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宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務即可。

不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點：

一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

通報

通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。

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通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學習他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓進行科學地總結(jié)，使人得到教益。

通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函

函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。會議紀要

專門用于記錄和發(fā)布重要會議內(nèi)容的文種。格式為： 標題；會議紀要 會議時間： 會議地點： 會議主題： 與會人員： 會議記錄：

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企業(yè)公文的制發(fā)程序

凡以公司或部門名義制發(fā)的各類文件，均須按以下程序處理：

一、制發(fā)文件單位擬稿。

二、送公司辦公室核稿。

三、呈領導審閱簽發(fā)。

四、機要員登記編號。

五、打字校對付印裝訂。

六、機要員用印留存歸檔。

七、發(fā)文單位發(fā)出文件（均以電子文檔發(fā)出并打印一份張貼）。

八、發(fā)文單位檢查、督辦，報告文件貫徹、執(zhí)行、落實與收效等情況。

九、重要文件回收登記銷毀。

日期書寫格式

在使用Word和Excel起草的各類文件中，如果日期書寫格式五花八門，不僅難看還容易和數(shù)據(jù)發(fā)生混淆，特別是報表中錯寫的日期不能立即參與計算，給統(tǒng)計工作帶來一定的影響。文件中的日期書寫格式應為：

一、公歷日期標準格式為；2007年2月6日；或：2007-02-06。

中文（農(nóng)歷）日期標準格式為：二〇〇七年二月六日，或：丙戌年臘月十九日。

二、日期書寫不得以小數(shù)點或頓號代替年月日，如：2007.2.6； 2007、2、6。

三、年月日中的年號必須寫全，不能簡寫成： 07年2月6日；或： 07-02-06。

四、中文日期的書寫：

（一）凡使用繁體字的文件，日期可以中文格式書寫，其方法是在Word中點“插入”/“日期和時間”，選擇中文日期格式，如：二〇〇七年二月六日。

（二）書寫中文日期不得以鍵盤輸入“0”，如：二00七年二月六日，這樣書寫會十分難看。

（三）凡使用簡體字的文件，最好不要書寫中文格式日期。

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五、文中涉及到中國干支紀年和夏歷月日應使用漢字。如：甲子年十月十五日 臘月二十日 正月初八等。

六、文中凡涉及到中國清代和清代以前的歷史紀年、各民族的非公歷紀年等均用漢字，這類紀年不應與公歷月日混用，并應采用阿拉伯數(shù)字括注公歷。如：秦文公四十四年（公元前722年）。

七、Excel中的日期是可以參與計算的，只能按公歷日期標準格式書寫。即；2007年2月6日；或：2007-02-06。如果需要使用實時走動日期，可輸入日期函數(shù)：“＝TODAY()”。日期函數(shù)可以參與計算。

八、Excel中輸入日期是十分簡便的，如要顯示；2007年2月6日，或：2007-02-06，只需輸入“2-6”回車即可，如果未能正常顯示，可在“設置單元格格式”中進行設置。

九、凡報表中含日期錯寫者，可替換為正確日期格式后再使用。

十、沒有日期落款的文件是不規(guī)范的文件，法規(guī)性的文件日期落款就尤為重要。文件署有落款日期，可追索文件的成文時間與時效性，并可作為法律訴訟的重要依據(jù)。

公文的種類

公文的種類簡稱文種。

一九八一年二月，國務院辦公廳發(fā)布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種，即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。

這些文種包括行文關系、文件去向，可分為上行文、平行文、下行文： 上行文──下級機關向所屬上級機關的發(fā)文，如請求、報告。平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發(fā)文，如通知、函。下行文──上級機關對所屬下級機關的發(fā)文，如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

一般行政機關和企業(yè)使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。

請示和報告

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一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區(qū)別：請示是要求上級機關給予答復的文件，而報告則是不要求答復的文件。“請示報告”不是一個文種，一個文件決不可同時使用。

（一）什么事情應該請示？

一般而言，凡向上級請示的問題，應屬于以下幾種情況：

1、屬于主管上級單位明確規(guī)定必須請示批準才能辦理的事項。

2、對現(xiàn)行方針、政策、法令、規(guī)章、制度等不甚了解，有待上級單位明確答復才能辦理的事項。

3、工作中發(fā)生了新情況，而無章可循，有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執(zhí)行現(xiàn)行規(guī)定，有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐，無法統(tǒng)一，難于工作，有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循，有法可依，可以開展工作，但因事由重大，為防止工作中失誤，需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規(guī)定，完成一個任務，需報請上級審核的有關事項。

（二）撰寫請示需掌握的三個要領：

1、詳細、準確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清，還要在在正文里寫明請示什么問題，為什么要向上級請求。請示事項要專題專文，以便上級及時答復。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見，供上級參考。意見要寫得有理有據(jù)，必要時可引證有關的現(xiàn)行政策、規(guī)定條文。如本單位意見分岐，要分別陳述不同意見的內(nèi)容，并加以分析比較，還可提出傾向性的意見，供上級權(quán)衡、批復。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示；由于時間限制，或事態(tài)嚴重，希望上級盡快答復，甚至務請在什么時限內(nèi)答復；提請上級批復時需要注意或強調(diào)的問題，否則可能引起什么不良后果；在上級正式批復前，建議上級同意暫先按什么原則進行工作；等等。向上級提出上述要求的目

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原創(chuàng)整理資料 的，是為了得到上級及時、準確的批復，但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。

報告是陳述性文件。它的種類很多，按內(nèi)容可分為專題報告、綜合報告、總結(jié)報告；按時間可分為報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。

為了陳述清楚，報告的擬寫方式一般可分為四個部分：

一、情況；

二、經(jīng)驗；

三、問題；

四、今后意見。

如果屬于自我批評、工作反省的專題報告，也可分為四個部分：

一、情況；

二、原因；

三、責任；

四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜，都可以用通知。但也不能因為通知便于使用而濫用通知。

通知可分為“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”五種。這里僅介紹“一般性通知”、“會議性通知”、“任免通知”三種。一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時，如：慶祝某個節(jié)日，成立、調(diào)整、合并、撤銷某個機構(gòu)，啟用印章，更正文件差錯，請下級機關報送有關材料等，都可使用這種通知。這種通知，要交待清楚所通知的事項，如何辦理，有什么要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時，一般都要提前通知所屬有關單位，這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體，交待清楚會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清，丟三拉四，就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發(fā)任免通知。這種通知的寫法比較簡單，一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據(jù)文件，以及任免人員的具體職務即可。

不論哪種類型的通知，都應該注意以下幾點：

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一、通知一般都要有一個符合標題“三要素”（即發(fā)文機關、事由、文種）的標題，使人一看標題就知道是什么單位通知什么事情或要求做什么事情。有些機關簡單地使用“通知”作標題，這是不確切的，應盡量避免，更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位，有的通知往往不寫被通知單位，這是不妥當?shù)摹?/p>

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道，可在“通知”之前加“緊急”二字，這就是常見的“緊急通知”。

通報

通報是把工作情況、經(jīng)驗教訓、好壞典型事例等，通知所屬下級單位的文件。

通報的作用在于溝通消息，互通情報，使有關單位和組織了解工作的進程，樹立全局思想，安排自己的工作；或使其學習他地、他人的經(jīng)驗，見賢思齊，推動自己的工作；或使其記取他地、他人的教訓，引以為戒，警惕類似問題的發(fā)生。因此，撰寫此類公文，要放眼全局，拿準所通報內(nèi)容的普遍意義。要事實準確，把時間、地點、人物、數(shù)據(jù)、事例、背景都書寫清楚。要目的明確，對其原因、影響、經(jīng)驗、教訓進行科學地總結(jié)，使人得到教益。

通報采用敘事的寫法，總的要求：敘事清楚，簡明扼要。函

函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規(guī)定的嚴格限制，如不用正式文件頭，也可不編文件號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法：

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某

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項材料或統(tǒng)計某些數(shù)字等時，也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。會議紀要

專門用于記錄和發(fā)布重要會議內(nèi)容的文種。格式為： 標題；會議紀要 會議時間： 會議地點： 會議主題： 與會人員： 會議記錄： 會議內(nèi)容：

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公文寫作 使用正確順序號 解決自動編號問題

一、文稿撰寫、文件錄入和文字排版的正確順序號為： 第一級；一、二、三、四……

第二級；

（一）（二）

（三）（四）…… 第四級；（1）（2）（3）（4）……

二、去掉自動編號。在word中書寫文件，如沒有對序號進行設置，當回車時就會出現(xiàn)自動編號。只有不使用自動編號，排版才會十分自如。去掉自動編號的方法是：打開“工具/自動更正選項/鍵入時自動套用格式”，去掉“自動編號列表”勾選即可徹底去掉自動編號。

三、解決多種字體和序號問題。自動編號是有其方便的一面，但對于整篇文章排版會帶來諸多的不便，特別是從多個文檔中復制粘貼到一起的文件，除了字體不一，格式混亂之外，最令人頭痛的就是序號不同。解決辦法：將文件全選復制粘貼到記事本中，選取自動換行，統(tǒng)一格式后，再從記事本中復制粘貼到word文檔中排版。

在office2007版本中 word 如何去掉自動編號 第一種辦法：文字錄入時即時去掉自動編號：

當在office2007版本中 word 中輸入文字時，當輸入第一個編號后，回車即會出現(xiàn)第二個編號，同時第一個編號左邊會出現(xiàn)一個小圖標（如下圖）：

將鼠標對著小圖標，即出現(xiàn)一個小三角下拉箭頭，同時出現(xiàn)自動更正選項按鈕：

點擊小三角下拉箭頭，即會出現(xiàn)如下圖的下拉菜單，點“撤消自動編號”即可在本文中去掉本級自動編號。

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第二種去掉自動編號的辦法（徹底去掉自動編號）：

一、單擊word中左上角的“Office “Word 選項”。

按鈕”，然后單擊對話框下方的二、在“Word 選項”對話框中，單擊“校對”，然后單擊“自動更正選項”。

三、選擇‘鍵入時自動套用格式“去掉”自動編號列表“勾選。

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公文的格式

公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關（或機關用章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

一、標題。公文標題由發(fā)文機關、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《武漢市人民政府關于表彰2006先進工作者的通知》這一文件標題中，“武漢人民政府”是發(fā)文機關，“關于表彰2006先進工作者”是發(fā)文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

二、主送機關。上級機關對下級機關發(fā)出的指示、通知、通報等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發(fā)文的主送機關；下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內(nèi)容的，為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準確地傳達發(fā)文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數(shù)事。

四、發(fā)文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機關對公文生效的憑證。

五、發(fā)文日期。公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機關的下面并稍向右錯開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領導人簽發(fā)的日期為準。

六、主題詞。一般是將文件的核心內(nèi)容概括成幾個詞組列在文尾發(fā)文日期下方，如“人事 任免 通知”，“財務 管理 規(guī)定”等，詞組之間不使用標點

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符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內(nèi)容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發(fā)時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數(shù)印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××（機關）文件”，下面加一條紅線（黨的機關在紅線中加一五角星）襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發(fā)[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發(fā)文。“國發(fā)”是國務院的代字，“[1997]”是年號，（年號要使用方括號“[ ]”），“5號”是發(fā)文順序號。幾個機關聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦機關的發(fā)文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置；無文件版頭的，放在標題下的右側(cè)方。編號的作用：在于統(tǒng)計發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找；在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

十、簽發(fā)人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發(fā)人名，以示對所發(fā)文件負責。簽發(fā)人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發(fā)人：×××”。

十一、機密等級。機密公文應根據(jù)機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發(fā)文機關根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數(shù)編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

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十三、閱讀范圍，根據(jù)工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“（此件發(fā)至縣團級）”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發(fā)文機關之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側(cè)裝訂。

公文的文頭紙模板制作 公文的載體是公文的文頭紙。文頭紙傳統(tǒng)的制作與弊端：

傳統(tǒng)的文頭紙是在印刷廠印制。每年必須印制大捆大捆的文頭紙備用。遇有機構(gòu)改革或機構(gòu)更名，就會重新印刷文頭紙，造成大量的紙張浪費。電腦制作文頭紙

現(xiàn)在使用電腦可直接將文頭紙與文件制作一體化。其方法是：在Word中使用藝術字體即可制作完成，保存為文頭紙模板，隨時調(diào)用，既簡單快捷，又方便排版。

制作一個文頭紙模板文件即可。

公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

（一）有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文文種，其余文種一概不用；

（二）有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；

（三）有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用

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時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；

（四）有的不知有命令（令）、批示、函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等文種去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有： 一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。(二)年份隨意省略。

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(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當(一)詞義誤用。(二)生造詞語。(三)詞語使用不當。(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。在Word中按組合鍵輸入注冊商標符號 符號 符號名稱

輸入方法

? 版權(quán)符號 ? 注冊符號 ? 商標符號 Alt+Ctrl+C“組合鍵

按”Alt+Ctrl+R“組合鍵即可輸入 按”Alt+Ctrl+T“組合鍵即可輸入

按”Shift+Alt+Ctrl+?“組合鍵即可輸入 ? 上下顛倒的”?“號 € 歐元符號 € 歐元符號 號 按”Alt+Ctrl+E“組合鍵輸入

按下”Alt+128(小鍵盤上的數(shù)字)"組合鍵，也可以輸入歐元符

第三篇：公文寫作知識

公文寫作基礎知識

一、公文的主要文種：

國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》第二章“公文種類”共確定了“命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要”共13類、14個文種。

公文文種的選擇根據(jù)：一是行文目的，二是發(fā)文機關的職權(quán)，三是與主送機關的行文關系。

經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有：文種選擇不當，混用文種，生造文種等。幾種常用文種的區(qū)別：

（一）請示與報告

“請示”和“報告”都是上行文，是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有：將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關，請求上級機關批復（答復），這樣就容易貽誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特別注意二者之間八個方面的區(qū)別。

一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見和建議，答復上級訊問，報送文件、物品等。

二是內(nèi)容不同。“請示”是本單位無力無權(quán)解決或按規(guī)定須上級批準之后才能實施的事項；“報告”是本單位職責范圍內(nèi)比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。四是時間不同。“請示”應事前行文；“報告”可在事前、事中、事后行文。五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關，不得多頭主送或越級主送；“報告”可以主送幾個相關的上級機關，其他上級機關也可以抄送。六是處理不同。上級機關收到下級的請示后，應及時批準、批復（答復），是辦理件，下級應在收到上級批復（答復）后才能實施；上級機關收到下級的報告后，主要是了解情況，可以不答復，下級不用等待上級答復。七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短，一般不超過1500字；“報告”的篇幅相對較長，但一般不超過3000字。

八是結(jié)束語不同。“請示”在結(jié)束時用“特此請示”、“特此請示，請批示”、“請審示”等；“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

（二）請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函（請求批準函、審批函）。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統(tǒng)部門之間詢問和答復工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

在公文撰寫中，容易出現(xiàn)“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區(qū)別，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是內(nèi)容范圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦復方式不同。“請示”的事項由上級機關批復下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位復函（審批函）。

（三）報告與總結(jié)

“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問等。“總結(jié)”不是公文文種，但在實際工作中，部分擬稿人將工作總結(jié)作為公文文種行文，如在帶有工作總結(jié)性的公文標題中用“某某單位2007年XX工作總結(jié)”等，這樣的標題是不對的。其實，工作總結(jié)就是向上級機關匯報工作，可直接使用“報告”文種，主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如將上述公文標題改為“某某單位關于2007年XX工作情況的報告”，這樣就比較規(guī)范了。

（四）意見與建議

“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考；作為下行文，對貫徹執(zhí)行有明確要求的，下級機關應遵照執(zhí)行，無明確要求的，下級機關可參照執(zhí)行。這里著重談談作為下行文的“意見”文種。在實際工作中，部分擬稿人往往將“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位2008年XX工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規(guī)范的標題應為“某某單位關于2008年XX工作的意見”。

（五）通告與通知

“通告”是公布社會各有關方面應當遵守或周知的事項的公文文種，其主送對象是不確定的。如：“某某單位關于XX的通告”。

“通知”是批轉(zhuǎn)下級機關、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任免人員等的公文文種，是平行文、下行文，主送對象是確定的。“通知”在行政機關公文往來中使用較多，如會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知等。轉(zhuǎn)發(fā)性通知應注意標題臃腫的問題。

二、公文格式

（一）發(fā)文機關標識

由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成。比如：“綿陽市財政局文件”。

主要應注意的問題是：在沒有文頭紙的情況下，發(fā)文機關標識的位置問題，平行文、下行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，上行文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機關標識上空2行向下依次標識。聯(lián)合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

（二）發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角“〔〕”括入，經(jīng)常出現(xiàn)使用“（）”或“【】”或“[]”。文件序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

（三）簽發(fā)人

上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤是，左右空格不對，使用字體不對。

如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排。

（四）公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。經(jīng)常出現(xiàn)分行沒有注意詞意完整，比如“關于加強抗震救災專項資金監(jiān)督檢查工作的通知”在“專項”處分行，正確的分行應在“資金”后；使用字體字號錯誤，有的沒有用2號字，有的沒有用小標宋字；行距不對，有的距離過大，有的過小。

（五）主送機關 標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

（六）公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。經(jīng)常出現(xiàn)自然段開始少空或多空。

結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”。經(jīng)常出現(xiàn)的錯誤有亂用次序數(shù)，比如“

一、”以后就是“1.”，亂加標點符號，比如“(一)” “(1)”后面加“、”或“1.”園點標為“、”。

公文中的計量單位應當使用國家法定計量單位。常見問題是長度單位KM用成“公里”，重量單位KG用成“公斤”。

公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。

1．定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有倏色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如：二萬五千里長征、三心二意、四平八穩(wěn)、五星紅旗、六神無主、七上八下、八國聯(lián)軍、九死一生、十萬火急、零點方案、星期

五、第三季度、不管三七二十一、十六屆四中全會等。

2．中國歷史紀年、干支紀年、各民族非公歷紀年等，均使用漢字。如：萬歷十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時為了表達得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯數(shù)字括注公歷。如：藏歷陽森龍年八月二十六日（1964年10月1日）。

3．含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其它特定意義的詞組，應用漢字數(shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“﹒”隔開，并處加引號。如：“一?二八”事跡（1月28曰）、“一二?九運動”（12月9曰）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。

4．相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字數(shù)字。連用的兩個數(shù)字之間不能用頓號隔開，如：三四天、五六米、七八個、十五六歲、五六萬套、三四百里、四十五六歲等。

5．用“幾”“多”“余”“左右”“上下”“約”等表示約數(shù)時，使用漢字數(shù)字。如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組最有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多”“約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯數(shù)字。如：該省從機動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥30000多噸、柴油1400多噸，用于農(nóng)田水利基本建設。

6．公歷世紀、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯數(shù)字。如，公元前9世紀、公元前221年、20世紀80年代、公元1949年10月1曰、15時20分45秒等。年份一般不用簡寫，如：2005年，不應寫成05年。7．統(tǒng)計表中的數(shù)值，如正負數(shù)、小數(shù)、百分比、分數(shù)、比例等，必須使用阿拉伯數(shù)字。例如，34568、23.5、1:500、56%、1/8等。8．物理量量值必須使用阿拉伯數(shù)字。如300kg、15cm、350C等。非物理量，一般情況下應使用阿拉伯數(shù)字，如235元，11個月、100名。9．部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號，須用阿拉伯數(shù)字。例如：38915部隊、總3211號、國辦發(fā)〔2005〕8號文件、T37/T38次快車、HP—3000型電子計算機、90號汽油、維生素B1等。

10．引文標注中的版次、卷次、頁碼，除古籍應與所擾版本一致外，一般要使用阿拉伯數(shù)字。例如：列寧：《新生的中國》，見《列寧全集》中文2版，第22卷，208頁，北京，人民出版社，1990。

11．表示數(shù)字的范圍也有寫法的講究。例如：“3萬～8萬”，不能寫成“3～8萬”；5%～15%，不能寫成“5～15%”。

（七）附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第l行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第l行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

（八）成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”，不能寫為“0”。

（九）公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關如何標識公文生效標識。單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。

當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心。

（十）特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十一）主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字；主題詞不能超過5個。

（十二）抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

（十三）印發(fā)機關和印發(fā)日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占l行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。

（十四）頁碼

用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識。

三、行文規(guī)則

（一）上行文規(guī)則

請示和報告等上行文一般不得越級行文。“請示”應當一文一事，一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。“報告”不得夾帶請示事項。除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

（二）下行文規(guī)則

政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。向下級機關或者本系統(tǒng)的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。

部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。比如說：市財政局辦公室可以以辦公室的名義對外行文，蓋辦公室的印鑒，但其它業(yè)務科室不可以以科室名義對外行文，我們經(jīng)常可以看到的是以市政府辦公室的名義的公文，但沒有看到過市政府政研室等對外的行文。

（三）聯(lián)合行文規(guī)則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。政府部門不能與企業(yè)聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，經(jīng)政府同意也可以由部門行文，文中應當注明經(jīng)政府同意。但門之間對有關問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。公文寫作基礎知識二

一、公文的概念

－－公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。(2)公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理。

(3)公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件材料.這是公文區(qū)別于其他文章和圖書資料的主要特點。

(4)公文是辦理公務的重要工具之一。

二、公文的發(fā)展、演變，反映了歷代政權(quán)的性質(zhì)，也反映了統(tǒng)治者的需要及其對公文在行使政治權(quán)力中的重要性的認識程度。公文是統(tǒng)治階級實現(xiàn)其統(tǒng)治的一種重要工具，因此，文書工作具有鮮明的階級性，它從屬于一定的政治集團并為其服務。

三、“文書”、“文件”、“公文”這三個概念，在機關的日常活動中是基本一致的。

四、公文的特點主要表現(xiàn)在五個方面(1)公文有法定的作者。(2)公文有法定的權(quán)威。(3)公文有特定的效用。(4)公文有規(guī)范的體式。(5)公文有規(guī)定的處理程序。

五、公文的作用主要表現(xiàn)在五個方面(1)領導和指導作用。(2)行為規(guī)范作用。(3)傳遞信息作用。(4)公文聯(lián)系作用。(5)憑證記載作用。

六、公文的分類：

(1)從公文的來源來劃分：對外文件、收來文件、內(nèi)部文件，(2)從公文的行文關系上來劃分：上行文、平行文、下行文。(3)從公文的秘密程度和閱讀范圍來劃分：秘密文件、普通文件、公布文件。

(4)從公文的制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用來劃分：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件。法規(guī)文件又可分為法律文件、法令文件、行政法規(guī)文件。(5)從公文內(nèi)容的性質(zhì)和特點來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。常見的公文分類還有：

(1)從文件的緩急程度上劃分，分為特急件和急件。

(2)從文件的使用范圍來劃分，可分為通用文件、專用文件和技術文件。(3)從文件的發(fā)送目的來劃分，可分為主送件、抄送件和批轉(zhuǎn)件、轉(zhuǎn)發(fā)件。(4)從文件的處理要求來劃分，可分為急件和平件。急件又可可分為需辦文件(辦件)和參閱文件(閱件)等。第二章 公文寫作

一、公文寫作，是指公文的起草與修改，是撰寫者代機關立言，體現(xiàn)機關領導意圖和愿望的寫作活動．公文寫作包括起草初稿、討論修改形成送審稿的整個過程。在機關起草的實踐中，起草公文的任務可以由一人承擔，也可以由多人承擔，這主要取決于公文的重要程度和機關的文書人員隊伍條件。

二、公文質(zhì)量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。

三、公文寫作的主要特點表現(xiàn)在六個方面(1)被動寫作，遵命性強。(2)對象明確，針對性強。(3)集思廣益，群體性強。(4)決策之作，政策性強。(5)急迫之作，時限性強。(6)講究格式，規(guī)范性強。

四、公文寫作的基本要求是：

(1)要保證公文內(nèi)容在政治上的正確性。(2)要實事求是，在業(yè)務上符合客觀規(guī)律。

(3)在文字表述上準確、鮮明、生動、符合語法邏輯。(4)公文起草要符合統(tǒng)一規(guī)定的體式與程序。(5)要注意選用書寫的載體材料與字跡材料。

五、公文寫作的一般步驟和方法是：(1)明確發(fā)文主旨。(2)收集有關材料。(3)擬出寫作提綱。(4)認真起草正文。(5)反復檢查修改。

六、公文寫作人員的素質(zhì)修養(yǎng)主要體現(xiàn)在五個方面：(1)政治素質(zhì)好。

(2)有一定的政策理論水平。(3)熟悉業(yè)務和機關工作情況。(4)有較寬的知識面。(5)有較好的文字功底。

七、公文寫作人員加強修養(yǎng)應從三個方面著手：(1)完善自我，勇于創(chuàng)新。(2)博覽群書，增長知識。(3)深入實踐，勤學苦練。第三章 公文的體式與稿本

一、公文的體式是指公文的文體、構(gòu)成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的體式，主要是為了保證公文的完整性、正確性與有效性，提高辦事效率并為公文處理工作提供方便。建國以來，為了擺脫舊的公文體式的影響，黨和國家曾對公文體式作過多次規(guī)定和改革，從而使公文成為黨政機關實施領導與管理的有力工具。

二、公文質(zhì)量直接關系到機關的工作效率問題，關系到黨和國家方針政策的貫徹問題，關系到公文本身的效用問題。公文質(zhì)量主要體現(xiàn)在公文的思想內(nèi)容與文字表達兩個方面．在思想內(nèi)容方面，應該政策性強、針對性強、科學性強。在文字表達方面，應該結(jié)構(gòu)嚴謹、語言精當、行文規(guī)范。

二、公文的文體是指在公文寫作中運用語言陳述事情、說明問題所采取的具體方法和特點，即公文的表達方式和語體特征。公文屬應用文體，它除具有應用文體的一般特點外，在表達方式和語言運用上又有它自身的特點：在表達方式上，兼用敘述、說明和議論三種表達方式是公文文體的主要特點；公文在語言運用方面應當做到準確、簡明、莊重、得體。三、一份完整的公文由一些規(guī)定的數(shù)據(jù)項目構(gòu)成，這些數(shù)據(jù)項目就是公文的構(gòu)成要素，或稱公文的組成部分。《國家機關公文格式》將公文結(jié)構(gòu)的諸要素分為指定項目和選定項目。

四、公文的書面格式是指公文構(gòu)成的數(shù)據(jù)項目在公文文面上所處的位置和書寫的樣式。公文講求書面格式,這是公文在形式上區(qū)別于一般公文的重要標志.公文的書面格式在文面上一般分為文頭、行文和文尾三個部分。公文的文頭部分包括公文格式代碼、印制順序號、秘密等級、緊急程度、收文處理標記、發(fā)文機關版頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人姓名等項；公文的行文部分包括公文標題、題注、主送機關、正文、無正文說明、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、機關印章與領導人簽署、注釋及特殊要求說明等項；公文的文尾部分包括主題詞、抄送機關、印發(fā)說明、頁碼等項。

五、公文的排版形式是指公文數(shù)據(jù)項目在文件版面上的標印格式,是指公文的外觀形式.公文的排版形式主要包括：公文版頭設計、版面安摔、字體字號、字行字距、天地頁邊、用紙規(guī)格等。

六、公文的裝訂要求：公文一律左側(cè)裝訂.一般采用線裝、釘裝或膠帖的辦法。裝訂時,文件頁碼要折疊整齊，認真編排，注意不可錯頁漏滑頁，以保持公文的完整。

七、公文的稿本是指公文的文稿和文本，同一內(nèi)容和形式的文件，在撰寫印刷過程中，以及根據(jù)使用時的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。公文的文稿是指公文在起草過程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿兩種。同一份文件，根據(jù)它們的不同用途，可分為正本、副本、存本、修訂本；一些法規(guī)性文件又有試行本、暫行本妁形式，同一內(nèi)容的文件使用不同的文字就又成為不同的文字文本。第四章 公文的行文規(guī)范

一、按照一定的規(guī)定或準則來維護機關之間的行文秩序稱為行文規(guī)范。公文行文規(guī)范的內(nèi)容包括行文關系、行文方向與方式以及行文規(guī)則三個方面。

二、公文的行文關系是指發(fā)文機關與收文機關之間的公文往來關系。具體地說，行文關系是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權(quán)范圍所確定的機關之間的文件授受關系。國家行政機關的隸屬關系和職權(quán)范圍是由《中華人民共和國憲法》規(guī)定的.地方各級人民政府服從國務院(中央人民政府)是我國各級行政機關行文關系的基本準則.黨的各級組織的隸屬關系和職權(quán)范圍是由《中國共產(chǎn)黨章程》規(guī)定的。下級服從上級，全黨服從中央是黨的各級組織行文關系的基本準則。

三、根據(jù)機關之間的不同的行文關系，可以將機關的行文分為上行下行和平行三個方向，并根據(jù)機關工作的需要分為三種行文方式：(1)下行文。下行文是指上級領導機關或業(yè)務主管部門對所屬下級機關或業(yè)務部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文的不同目的和要求,下行文可分為三種行文方式：①逐級下行文；②多級下行文；⑧直達基層組織和群眾的下行文。

(2)上行文。上行文是指下級機關或業(yè)務部門向所屬上級領導機關或業(yè)務主管部門的一種行文。根據(jù)發(fā)文機關的實際工作需要,上行文又可以分為三種行文方式：①逐級上行文,這是上行文中最基本、最常用的一種方式；②多級上行文；⑧越級上行文。

(3)平行文是指同級機關或者不相隸屬的，沒有領導與指導關系的機關之間的行文。

第五章 機關法定公文的寫作（上）

一、命令，簡稱令，是領導機關頒發(fā)的具有強制執(zhí)行性質(zhì)的指揮性公文。它具有權(quán)威性、指揮性和強制性。就行政系統(tǒng)而言，國家最高領導人、國務院及其所屬部委、鄉(xiāng)級以上地方各級人民政府，有權(quán)發(fā)布命令。其最常用的有：公布令、行政令、嘉獎令。它的寫作要求是：(1)必須根據(jù)憲法，法律規(guī)定的權(quán)限范圍發(fā)布命令；(2)要注意各類型命令寫作的共同點和不同點；(3)語言要準確、凝練、莊重有力；

二、議案，是供各級人民代表大會和各級人民代表大會常務委員會在開會期間審議使用的一種書面文件．它的特點主要有：(1)行文關系及辦理程序的法定性；(2)行文內(nèi)容的單一性和可行性。

三、可以提出議案的是國家權(quán)力機關的有關機構(gòu)及人員以及人民代表。議案可分為由職能機構(gòu)提的議案和由人民代表提出的議案。它的寫作要求有：

(1)提出的問題重要且已具備解決的條件；(2)要注意提出的權(quán)限和時限；

(3)要注意行文格式和辦理程序。

四、決定，是黨政機關對重要事項或重大行動作出決策和安排的指導性公文。其特點主要是性質(zhì)重要、政策性強和有約束力。它的類型有指揮型、個案型和知照型。各類決定的寫作有相同點也有不同點。決定的標題由決定機構(gòu)、決定事由、文種三部分構(gòu)成。決定的正文，三種類型的寫法略有不同。決定的文字，要準確、鮮明、簡潔。以便于領會和執(zhí)行。

五、決議，是經(jīng)領導機構(gòu)主持召開的會議通過的對重要事項進行決策部署的指導性公文。其特點有二：即表達群體意志、有權(quán)威性和約束力。決議的主要類型有決策部署和結(jié)果公布兩種類型。

六、指示，是上級機關對下級機關指導工作的公文。其特點主要是針對性和原則性。按照指示內(nèi)容涉及的范圍，指示可分為：(1)涉及全局問題，帶普遍性的指示；(2)涉及局部問題，帶特殊性的指示。

總的來說，指示的寫作，要以政策把握方向，內(nèi)容要明確扼要，條理要清晰。

七、意見，是黨政機關對重要事項發(fā)表的對工作有指導性質(zhì)的文件。依據(jù)發(fā)表見解機構(gòu)地位的不同，其類型可包括直接指導型和批轉(zhuǎn)執(zhí)行型兩種類型。意見的寫作要注意內(nèi)容的政策性、原則性，對下級的要求要明確具體，表述條理要清晰等等。第六章 機關法定公文的寫作（中）

一、公告是機關、團體向公眾宣布重要事項的告知性文件。通告是機關、團體在一定范圍內(nèi)公布事項的告知牲文件。其特點為：發(fā)布的公開性、事項的重要性和操作的嚴肅性。按照其內(nèi)容的性質(zhì)可以分為兩大類；①涉及法定事項的公告、通告；②知照性公告．通告。公告、通告的寫作要求是：①符合權(quán)限，一事一告；②內(nèi)容明確，語氣莊重；②注意格式。

二、公報是公開發(fā)布重要決定或重大事件的告知性文件。公報的特點和公告接近，也具有內(nèi)容的公開性和重要性。發(fā)布機關的權(quán)威性。常用的公報類型有：①會議公報；②統(tǒng)計公報；②外交公報。不同類型的公報，寫作時要注意的側(cè)重點有所不同：①會議公報因發(fā)布目的的不同而有不同的寫法。②統(tǒng)計公報必須由國家各級統(tǒng)計部門或國家指定的機構(gòu)發(fā)布，任何機構(gòu)不得隨意發(fā)布全國性、地區(qū)性的統(tǒng)計數(shù)字。②外交公報涉及對外關系，其發(fā)布應遵循法定的審批手續(xù)和途徑。

三、通知是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達有關事項或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。根據(jù)適用范圍的不同，通知主要可分為六大類：發(fā)布性通知、批轉(zhuǎn)性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知、指示性通知、任免性通知、事務性通知。通知適用面廣，不同類型的通知因作用不同而寫法也有差異，寫作時要注意不同類型通知的不同特點。第七章 機關法定公文的寫作（下）

一、報告，是下級機關向上級機關匯報工作情況的陳述性公文。報告的主要特點是重陳述和有主見。報告的類型：按照內(nèi)容涉及的范圍，報告可分為綜合報告和專題報告。按照行文的目的的不同，可將報告分為呈報性報告和呈轉(zhuǎn)性報告。報告的寫作要求：①陳述事實要清楚扼要；②表述觀點要精練清晰；⑨語言要簡潔樸實。

二、請示，是下級機關向上級機關請求指示或批準的報請性公文。請示的特點有超前性、說明性和單一性，請示的類型：根據(jù)行文目的的不同，請示可分為三大類：請求批準類、請求幫助類，請求批轉(zhuǎn)類。請示的寫作：總的說來，要注意這樣幾點：①要遵守行文規(guī)則；②理由要充分，要求要合理，⑧格式要正確，語言要得體。

三、批復，是答復下級機關請示事項的指示性公文。批復的主要特點有針對性和指導性。批復的類型：針對請示的內(nèi)容主要是請求批準和請求幫助兩方面，批復也可以分為兩類：表態(tài)性批復和指示性批復。批復寫作要注意這樣三點：①要先回應后批復：⑦態(tài)度要鮮明，措辭要明確；⑧要及時批復。

四、函，是機關之間辦理日常公務的交往性公文。函的特點主要有二：①形式靈活，適應性強；②務實性強。函的類型：根據(jù)內(nèi)容性質(zhì)，函大體可分為四類:商洽函、問復函、請準函和知照函。函的寫作總的來說，要注意：一事一“函”，直陳其事和浯言要平實、親切，自然。

五、會議紀要，是記載會議情況和精神用以公布或傳達的紀實性文體。會議紀要的主要特點包括紀要性、約束性、知照性。根據(jù)會議紀要的性質(zhì)和擬寫會議紀要的目的，把會議紀要分為三大類；決議性會議紀要、協(xié)議性會議紀要和研討性會議紀要。會議紀要的寫作：

(1)會議紀要一般是在會議結(jié)束后起草的，經(jīng)主管領導人簽字同意才算定稿。

(2)會議紀要的標題最常用的形式是“會議名稱加文種”,但中間可省去“會議”二字，也有的會議紀要，多半是研討性會議紀要．可以用正副標題的形式。

(3)會議紀要的正文一般分為會議概況、會議內(nèi)容、結(jié)束語三部分。(4)會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署機關名稱和撰寫日期，也可以只在正文中寫出主持機關，不另外署名。

六、條例、規(guī)定：條例是由黨政領導機關制定和發(fā)布的系統(tǒng)規(guī)范某一方面工作、活動、行為等的法規(guī)性公文。條例的類型：根據(jù)發(fā)布條例的機關的不同，條例可分為三類：①黨的中央機關制定的條例；②國家行政機關制定的條例；③地方權(quán)力機關制定的條例。規(guī)定，是各級黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位規(guī)范某方面工作的規(guī)章性公文。規(guī)定的類型：根據(jù)發(fā)布機構(gòu)和實際作用的不同，規(guī)定分為三種類型；①黨內(nèi)規(guī)定；②法規(guī)性規(guī)定；③一般性規(guī)定。可將條例和規(guī)定的寫作要點綜合為以下四點：①草擬條例和規(guī)定要遵循一定的原則；②起草條例和規(guī)定，應當對現(xiàn)行內(nèi)容相同的法規(guī)進行清理，同時應當注意與其他有關法規(guī)的銜接和協(xié)調(diào)；③條例和規(guī)定的內(nèi)容用條文表達，常見的有“章條式”和“條款式”兩種寫法。

第八章 機關其他常用文書的寫作(上)

一、規(guī)章類文書是規(guī)范工作、活動、行為等的法規(guī)、規(guī)章制度類文書，適用于黨政系統(tǒng)、社會團體、企事業(yè)單位及各類組織機構(gòu)。規(guī)章類文書包括條例、規(guī)定、辦法、實施細則、章程、規(guī)則、守則、制度、公約等等文種.規(guī)章類文書的特點;內(nèi)容的規(guī)范性、執(zhí)行的強制性和制定的程序性。不同的規(guī)章類文書的寫作要求存在一定的差別。

1、辦法的內(nèi)容較多的用“章條式”，一般常見的是“條款式”。辦法的內(nèi)容，應具體、周全、便于操作。

2、實施細則的寫法一般也是“章條式”或“條款式”,但其第一條必須說明是哪個法律或法規(guī)的實施細則。

3、章程是一定的組織機構(gòu)制定的確定組織原則或辦事原則的規(guī)章類文書.章程的形式也是“章條式”和“條款式”兩種。政黨、較大的社會團體的章程多為“章條式”，機構(gòu)較小、涉及事務不多的章程，可用“條款式”。

4、守則是特定范圍的全體成員必須遵守的行為準則，要求內(nèi)容簡短、精練、易記。

二、計劃類文書的作用：下情上達、上情下達、統(tǒng)一自身步調(diào)。計劃類文書的特點:目標的前瞻性、操作的預想性．計劃類文書的類型：規(guī)劃類、計劃類、安排類。計劃類文書的寫作要求:分析情況要認真細致、確定目標要實事求是、措施要切實可行、條目要分明、語言要簡潔。

三、總結(jié)是機關團體在實施計劃或完成任務之后，對已做工作進行概括及評估的文書。總結(jié)的主要作用：下情上達、提高自身。總結(jié)的特點：回顧性、經(jīng)驗性。總結(jié)的寫作要求：回顧工作情況要實事求是、總結(jié)經(jīng)驗教訓要著跟未來、綱目要清晰、文風要平實。

四、調(diào)查報告是針對現(xiàn)實中發(fā)生的較重大的問題，作專門調(diào)查后，利用調(diào)查材料寫成的書面報告。調(diào)查報告的作用：提供真實的社會情況，為制定政策、貫徹政策、宣揚先進、揭露黑暗、解決工作中的疑難問題服務。調(diào)查報告的特點：針對性強、紀實性強。調(diào)查報告的寫作應注意:深入細致、客觀公正的調(diào)查是寫好調(diào)查報告的前提。第九章 機關其他常用文書的寫作（下）

一、講話類文書就是人們在各種特定場合發(fā)言時所依據(jù)的各類文稿的總稱。根據(jù)講話的場合及主旨的不同，講話類文書可以分為三種類型：①講話稿；②開幕詞、閉幕詞；⑧歡迎詞、歡送詞、答謝詞。講話類文書一般都包括以下特點；口頭性、直接性、針對性、情感性。講話稿、歡迎詞、歡送詞、答謝詞的寫作格式包括開頭、主體、結(jié)尾。開幕詞、閉幕詞的寫作格式包括開頭、正文、結(jié)尾。講話類文書的寫作要求：主題要鮮明、集中；材料要真實、新穎；布局要清晰、緊湊；語言要明白、生動。

二、記錄類文書是指如實記錄有關內(nèi)容而形成的公務文書。記錄類文書包括會議記錄、電話記錄、接待記錄和大事記。記錄類文書的特點：內(nèi)容的紀實性、材料的直接性、語言的實錄性。會議記錄一般包括會議組織情況、會議的議題和議程、會議的進程和內(nèi)容、必要的手續(xù)。電話記錄可分為發(fā)出電話記錄和接收電話記錄。接待記錄的格式應包括來訪者的姓名及有關情況、反映的問題及要求、接待人姓名、時間以及辦理結(jié)果等項。大事記是按年、月、日的先后順序進行如實記載的一種記錄性文書。大事記的寫作要求：要記錄“大”事、記錄要客觀真實、要言簡意賅。

三、簡報就是簡明扼要的書面報告。按內(nèi)容分，簡報包括會議簡報和工作簡報。簡報類文書的特點：簡、快、新。筒報類文書一般都由報頭、主體、報尾組成。簡報類文書的寫作要求：內(nèi)容要真實、確刨；篇幅要短小；針對性、指導性要強。

四、建議類文書是以書面形式提出建議、意見的一類公務文書。建議類文書一般可分為議案、提案和建議等。建議類文書的特點：建議性、說理性、委婉性、提案是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。提案一般在各級政協(xié)會議和職工代表大會中使用。提案的寫作格式一般包括標題、案由、提案人、理由、辦法、日期.提案的寫作要求:熱悉同提案有關的情況、注意區(qū)別提案同一般文章的行文格式.建議是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建議性的意見、建議時使用的文書.建議的篇章結(jié)構(gòu):是由標題、稱謂、正文和落款組成。

建議的寫作要求：把握分寸要適度、所列內(nèi)容要具體、表達語言要精練。第十章 公文處理工作

一、在機關秘書部門的工作活動中，公文處理工作是一項最主要、最大量。也是最重要的日常工作.公文處理工作通過公文的擬制、辦理、管理以及立卷歸檔的一系列相互銜接的程序和環(huán)節(jié),構(gòu)成機關信息運轉(zhuǎn)與處理的科學流程。公文處理工作具有政治性、時限性、機要性和規(guī)范性的特點。

二、公文處理工作是機關工作的一個重要組成部分,在機關工作中起著重要的作用。公文處理工作的作用與公文的作用是有區(qū)別的，公文處理工作的作用主要是指從公文的形成到公文的辦理、管理、立卷歸檔等一系列環(huán)節(jié)對機關工作所發(fā)揮的作用，這種作用主要表現(xiàn)為：助手作用、紐帶作用和查考作用。公文處理工作的基本任務是：科學地組織機關的文書工作，有條理地、安全地運轉(zhuǎn)公文，完整地保管公文．正確地發(fā)揮公文的作用，有效地推進機關工作，為機關領導工作服務，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，公文處理工作的組織，包括組織機構(gòu)、組織領導和組織形式三個方面。

三、就一個機關而言，它的公文處理工作不像機關的人事、財務等職能部門一樣，設立某一機構(gòu)負起全部的責任,或者各機構(gòu)自上面下地形成一個垂直領導的獨立體系,各機關公文處理機構(gòu)的設置，要視機關規(guī)模的大小、工作任務的繁簡、公文數(shù)量的多少而定。

四、公文處理工作的領導、指導關系可以從以下幾個方面分析;1)從全國來說，由中共中央辦公廳、國務院辦公廳分別負責領導和指導黨和政府系統(tǒng)的文書工作。(2)從一個機關來說，它的公文處理工作是由本機關的秘書長或辦公廳(室)主任負責領導的。(3)從上下級的關系來說，上級機關的辦公廳(室)負有責任對其下屬的機關，單位的公文處理工作進行業(yè)務指導。(4)機關檔案部門對機關的文書工作也負有一定的指導責任。

五、公文處理工作的組織形式可分為兩種類型；集中形式和分工形式。一個機關究竟應當采取什么樣的公文處理工作組織形式，通常要結(jié)合考慮以下幾種情況：

(1)機關的工作性質(zhì)、任務和職權(quán)范圍。(2)機關內(nèi)部組織機構(gòu)設置的層次、數(shù)量。(3)機關收發(fā)文件數(shù)量的多少。

(4)機關辦公駐地是集中還是分散以及距離的遠近。

(5)機關工作人員的數(shù)目和機關文書工作人員的配備，等等。

六、公文處理工作的具體要求可以概括為:①準確周密，確保質(zhì)量;②及時迅速,注重時效；⑧保守機密，安全可靠;④集中統(tǒng)一，加強管理；⑤實事求是，遵規(guī)守紀；⑥精簡文件,提高效率。

第十一章 公文辦理程序

一、公文辦理程序就是指公文在機關內(nèi)部從形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。公文辦理程序包括收文辦理和發(fā)文辦理兩個部分。

二、收文,是指機關文書部門收進外單位發(fā)來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序.主要有:簽收、拆封與登記、分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。

公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。它是收文辦理的第一個環(huán)節(jié)。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉(zhuǎn)和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯(lián)單式和卡片式三種。公文的分發(fā)亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。公文的傳閱是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示．公文的承辦，這一環(huán)節(jié)，既是收文辦理的最后一道程序，又是發(fā)文程序的開始。它直接關系到發(fā)文的質(zhì)量和機關工作的效率。公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內(nèi)催辦和對外催辦兩種情況。查辦是指文書工作人雖協(xié)助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實,以及對某些問題進行查處,解決的一項承辦性工作。公文的注辦是對公文承辦的情況和結(jié)果，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

三、發(fā)文，是指機關文書部門根據(jù)本機關的工作需要向外發(fā)出文件材料,包括本機關制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復印的文件材料等。發(fā)文辦理，就是指文從擬稿到印制發(fā)出的整個運行過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。公文擬稿是發(fā)文辦堙的第一個環(huán)節(jié)，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容，體式進行的全面審核和檢查。它也是公工處理工作的關鍵性環(huán)節(jié)之一。公文的簽發(fā)是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環(huán)節(jié)。公文的核發(fā)是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領導人簽發(fā)的文稿進行復核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。公文的繕印是對已簽發(fā)的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質(zhì)量的量后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發(fā)文的登記，其作用與收文登記一樣。第十二章 公文立卷工作

一、公文立卷，是指機關文書部門將已經(jīng)辦理完畢的．具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定的規(guī)律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要內(nèi)容。

二、案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統(tǒng)的具有密切聯(lián)系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯(lián)系。

三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作中將那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

四、公文立卷的原則可表述為,“保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值,便于保管和利用”。根據(jù)這一原則對公文立卷工作捉出了“保持文件間的歷史聯(lián)系”、“區(qū)分保存價值”、“便于保管和利用”三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據(jù)文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區(qū)和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內(nèi)容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結(jié)構(gòu)主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據(jù)已經(jīng)編好的立卷類目，將已經(jīng)處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸人卷內(nèi)。

第十三章 案卷整理與歸檔

一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內(nèi)容。

二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內(nèi)的文件材料進行調(diào)整立卷、卷內(nèi)文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內(nèi)容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環(huán)節(jié)。調(diào)整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當?shù)恼{(diào)整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調(diào)整定卷是機關文書部門或業(yè)務部門一項非常重要的工作。

卷內(nèi)文件排列和編號，卷內(nèi)文件排列是指將每個案卷內(nèi)的文件技用一定的規(guī)律和順序進行系統(tǒng)化排列，保持文件之間的有機聯(lián)系和條理性，使每一份文件在案卷內(nèi)都有一個固定的位置。卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應當用阿拉伯數(shù)字給卷內(nèi)文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統(tǒng)計和保護文件。

擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對春內(nèi)全部文件內(nèi)容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據(jù)，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內(nèi)文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

案卷的編目，是指在卷內(nèi)文件排列編號的基礎上，填寫卷內(nèi)文件目錄,備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件,也是實現(xiàn)檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂,是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

案卷裝訂的要求是；整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號,是指案卷經(jīng)過編目裝訂以后,將一個、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯(lián)系，系統(tǒng)地反塊機關的工作話動。案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據(jù)歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，井按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結(jié)，文書材料從現(xiàn)行處理階段轉(zhuǎn)入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據(jù)和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名,頁數(shù)、保管期限、備注"等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為“歸檔”。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富.（二）常用非規(guī)范性公文

常用非規(guī)范性公文有講話稿、調(diào)查報告、匯報材料、禮儀講話、簡報信息等，下面分別作簡單介紹。

1、講話稿:主要有工作報告（政府工作報告）、會議講話（報告）、匯報材料、傳達提綱、述職報告等。

標題的寫法：工作報告和會議講話的標題可以使用標題式（主標題、副標題構(gòu)成，主標題是報告內(nèi)容的精煉、概括，副標題寫報告人、報告時間，比如《解放思想、團結(jié)奮進，奪取改革開放和現(xiàn)代化建設的新勝利》，是主標題，副標題是**省長*年*月在**會議上的報告則是副標題）；還有一種常用的標題，就是講話人＋會議名稱+文種構(gòu)成，如《張縣長在全縣人口與計劃生育工作會議上的講話》，簡潔明了。

主體內(nèi)容和基本要求：上年（上一階段）工作回顧、存在問題和困難、下年工作任務、措施。要分析形勢，統(tǒng)一思想，安排工作。總體要求是中心突出、議題集中、政策清楚、任務明確。寫的好的講話，還需要生動、富于感情。工作報告比較正規(guī)，用語莊重，一般不用口語化語言，一般不舉例子，但工作做的怎么樣，要用詳實的數(shù)據(jù)說話，一般不允許脫稿臨場發(fā)揮。會議講話就相反，用語要力求生動，可以較多的使用口語化語言，體現(xiàn)個人風格，可以臨場脫稿發(fā)揮。（脫稿講話責任認定）要具備的基本條件：一是全面、深入了解工作情況，包括困難問題、經(jīng)驗教訓，才能做到落筆真實、全面、客觀；二是要了解有關政策，特別是新機遇新政策，有什么好的新的政策，有什么限制因素和政策，擬訂措施才能夠有針對性，體現(xiàn)時代性；三是高度要站夠，（高度不夠是現(xiàn)在部門起草報告最突出的毛病），你如果是代縣長擬講話稿，就要站在縣長的角度思考問題，該講什么，該怎樣講，都有講究；你若是代書記擬講話稿，就要站在書記的角度思想如何講、怎樣講，二者是有差別的。部門代擬講話稿存在的突出問題：一是高度不夠，二是不結(jié)合本縣本工作實際，不具有針對性和操作性，三是提煉歸納不夠，邏輯性不強（段落之間、層次之間）。比如，去年我們縣召開了大規(guī)模、高規(guī)格的全縣教育工作會議，總結(jié)近幾年來的教育工作，出臺一些新的開創(chuàng)性的重要政策措施（教師調(diào)整政策、穩(wěn)定教師隊伍的辦法、實行中高考政府獎勵政策等）。教育局很重視籌備工作，代縣委政府主要領導擬的講話稿先后修改了兩次才送到兩辦，但最后修改很大，許多內(nèi)容都沒用，原因就在于沒有結(jié)合我們的實際，沒有突出我們的亮點（通篇基本講的是黨中央國務院關于教育發(fā)展的意見綱領精神）。

講話稿的用語和感情問題：有人認為公文都是平鋪直敘，沒有感情的。其實不然，好的公文可以寫得既樸實，又有文采，體現(xiàn)講話人的心聲；既有操作性，又能帶來聽覺和感官上的享受.過去我們認為公文中不適宜引經(jīng)據(jù)典、富有文采，這是片面的看法。公文的寫作特別是講話稿的寫作，要視講話人的風格而定，有的領導喜歡引經(jīng)據(jù)典，我們就要考慮和體現(xiàn)他的風格，有人說我不具備豐厚的古典文學修養(yǎng)怎么辦，現(xiàn)在網(wǎng)絡可以幫忙，可以針對性的查閱、學習、選擇。

２、匯報材料和傳達提綱：都要簡明扼要，條理清晰，實事求是。匯報材料事實準確、重點突出、要有事例和數(shù)據(jù)，事例要有說服力。一般根據(jù)工作情況來安排框架，但上級有明確要求內(nèi)容的，一般按上級要求逐一匯報。傳達提綱的寫作要點：一是不能原原本本的照搬領導講話或討論發(fā)言，要抽取、綜合主要的、有代表性的體現(xiàn)會議精神的東西；二是要有側(cè)重，要將本地區(qū)本部門急待落實的方面作為傳達重點（比較工業(yè)園區(qū)與沿江路復建與我縣的關系和意義）；三是貫徹落實措施也要緊密結(jié)合本地本部門實際。

３、禮儀講話：歡迎詞、答謝詞、祝酒詞、悼詞、紀念性講話等（我把開幕詞、閉幕詞也列入禮儀講話）。其特點：一是簡短精煉；二是富有感情，歡迎詞、祝酒詞要熱情洋溢，悼詞要沉痛沉重；三是力求文采斐然。講起來流暢悅耳，聽起來文采飛揚。一般要避免小標題。歡迎詞除在開篇表示歡迎外，要簡要介紹本地的風土人情、經(jīng)濟社會概貌（但是忌寫得呆板），要展望今后的合作與情誼，最后要有祝愿的話。（例文）

（三）信息寫作

１、定義：是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位為了向上級機關、平行機關、不相隸屬機關、單位或個人送閱、通報有關情況、信息形成的材料。

２、定位：信息工作是各級黨委、政府辦公室履行“參與政務，管理事務，綜合服務”職能的重要手段，是各級政府及其部門辦公室工作的重要組成部分。信息是各級政府及其部門之間溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策的重要手段。它不可能代替行政公文，但是對行政公文作用的必要補充；它不可能涵蓋辦公室的所有工作，但是辦公室工作的重要組成部分；它不是輔助決策的唯一渠道，但是輔助決策的重要手段。這個定位是從上到下都比較統(tǒng)一和認可的。在我們過去的信息工作中，存在對信息工作定位及其理解的片面性，即僅僅把信息工作作為反映工作進展動態(tài)的資料，而沒有從溝通情況、交流經(jīng)驗、反映下情、輔助決策這個全面的定位上來宏觀理解和把握信息工作。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門上報的信息中，多數(shù)是新聞報道式的會議信息，即х年х月х日開個什么會，хх領導講了話，或者хх領導去檢查什么工作，而沒有從更高、更深刻的角度去總結(jié)、提煉可供借鑒和推廣的工作經(jīng)驗，去思考、調(diào)研某項政策執(zhí)行或者工作推進中存在的問題、困難及意見建議。在信息工作反映下情、輔助決策方面，昭通市政府辦做得非常好，他們利用被列入國務院信息直報點的機遇，及時編寫、上報各類信息，通過國務院領導批示等途徑，促成了漁洞水庫、巧威公路等重大建設項目中一些問題的解決，其中關于林業(yè)采伐政策的調(diào)研、扶貧攻堅進展情況等信息被國務院領導批示后促成了一些政策的出臺。信息工作也先后獲得省政府辦公廳的特等獎、一等獎、二等獎。

3、發(fā)展趨勢：隨著政府職能從全能向有限、從管理型向服務型、從封閉型向開放型轉(zhuǎn)變速度的不斷加快，以及經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和信息時代的到來，信息工作顯得越來越重要，面臨的形勢也在不斷發(fā)生變化。主要體現(xiàn)為兩個方面：

一是各級領導越來越重視信息工作。信息工作具有傳遞快速便捷、反映內(nèi)容全面廣泛深刻的特點，越來越受到各級領導的重視。近年來，從國務院到省、市政府領導及辦公廳（室）領導都反復強調(diào)和要求，要把做好信息工作作為辦公室工作的重要內(nèi)容，使信息工作真正成為領導了解情況的一個重要窗口和向領導同志反映情況的一個重要渠道。從國務院到省、市政府辦公廳（室）都設立了一定比例的信息直報點，將一些重點省、市、縣（區(qū)）列為直報點，便于第一時間將各類信息傳遞到上級領導手中，提供真實、及時的決策參考（如昭通、水富）。2002年，徐榮凱省長兩次對信息工作作出重要批示，要求省委辦公廳和省政府辦公廳研究并主動做好信息上報工作，讓黨中央和國務院了解云南省的工作情況。縣委、政府領導經(jīng)常對信息工作提出明確、具體的要求，（張縣長批示、我縣的成績、名次）。建立了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（部門）信息上報、采用臺帳，實行縣政府辦文秘人員信息上報責任制，要求每位文秘人員每周撰寫、上報信息不得少于1條，對全縣辦公室系統(tǒng)信息工作量化考核和稿酬獎勵試行辦法。發(fā)計、田壩等少數(shù)部門（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）還實行了信息工作考核獎勵制度，大多數(shù)部門和鄉(xiāng)鎮(zhèn)加強了信息報送工作。總的說來，信息工作已經(jīng)逐步引起大家的高度重視。

二是政府工作越來越需要信息工作。首先，是政府各項政策措施、工作部署的貫徹落實，及其存在的困難、問題的收集反饋離不開信息工作。其次，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的日益完善，政府職能轉(zhuǎn)變不斷深化，政府決策也從過去單純的憑經(jīng)驗、拍腦子轉(zhuǎn)化為科學、民主決策，對信息的需求量大、依賴程度高。第三，在經(jīng)濟全球化迅猛發(fā)展，經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌和社會轉(zhuǎn)型加快的情況下，各種矛盾容易碰撞、激蕩，社會容易失序，經(jīng)濟容易失調(diào)，人的心理容易失衡，新情況、新問題將層出不窮，領導同志也需要及時、準確、全面地獲取各方面的信息，以便預測走勢，調(diào)整策略，指導決策。

4、分類：第一大類是動態(tài)類。動態(tài)類信息主要指反映重要工作進展情況、重大決策部署貫徹落實情況、重要經(jīng)濟社會動態(tài)和社情民意等方面的簡要信息。它的特點是一事一報，及時準確，文字精煉（一般不超過500字）。動態(tài)類信息又可細分為八個小類：一是上級做出的重要決策部署、召開的重要會議在本地的貫徹落實情況；二是對上級出臺實施的重大決策執(zhí)行效果的情況反饋；三是上級領導關注的重點工作情況；四是反映本地當前發(fā)展中一些較為突出的熱點、難點問題；五是各地承擔的一些重點工作的進展情況；六是各地最新災情及救災工作情況；七是反映各地政府工作中存在的突出困難；八是其他重大的社會動態(tài)和重要的社情民意。第二大類是綜合類。綜合類信息主要是就涉及某方面工作或某個問題的相關情況，進行匯總、分析所形成的信息，一般應有情況、有分析、有建議，主要目的是匯報工作、反映問題、建言獻策。這類信息的特點是要素齊全（時間、地點、問題、經(jīng)驗、建議等），數(shù)據(jù)準確；主題鮮明，層次清晰；論據(jù)充分，不空發(fā)議論；平鋪直敘，文字簡煉（一般不超過2500字）。綜合類信息主要分為五個小類：一是報告類。主要匯總報告重點工作的階段性進展情況，反映經(jīng)濟運行和社會發(fā)展中出現(xiàn)的需要上級領導了解的重要情況。二是反饋類。主要反映上級決策部署、上級領導同志重要指示的貫徹落實情況。三是問題建議類。主要反映工作中遇到的各種需要上級領導幫助或協(xié)調(diào)解決的突出困難和問題，以及就某些重大問題向上級領導建言獻策等。四是經(jīng)驗成效類。主要是對一些具有普遍性的重點、難點、熱點問題，本地區(qū)有哪些獨到的、值得上級領導同志了解或其他地區(qū)和部門借鑒的好做法。五是調(diào)研類。主要是圍繞政府中心工作，組織開展一些考察、調(diào)研、研究活動形成的對上級有參考價值的材料。

5、縣政府辦公室信息督辦載體情況：目前縣委辦有《綏江信息》、《信息增刊》、《信息專報》3個載體。縣政府辦公室的信息載體有5個：一是《綏江政務信息》，屬下發(fā)信息，主要登載上級有關政策和外地好的經(jīng)驗、做法及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門反映的各方面工作進展情況的動態(tài)信息，約每月出刊3期，全年在40期左右。二是《信息專報》，主要反映我縣某項重要工作的進展情況、取得的經(jīng)驗和成效、存在的困難和問題，及自然災害、重大疫情等重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置情況等。這個載體一般不下發(fā)，重點是上報市政府辦和送呈縣政府領導，原則是一事一報。三是《信息快報》，屬上報信息，就是收集和綜合各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門重要工作情況、成效、經(jīng)驗等，向市政府辦公室上報，同時送縣政府領導閱知。這個載體基本上每周編輯上報2期。四是《調(diào)研信息》，主要就國家和省市某項政策貫徹執(zhí)行中存在的困難、問題及解決建議，縣政府某項重點工作、社會熱點、難點問題等進行調(diào)研，形成專題信息上報市政府辦，這個載體一般不下發(fā)。五是《綏江移民》，屬上報和下發(fā)兼用的載體，專門摘錄刊登國家有關移民政策、反映我縣移民工作進展情況、存在問題、困難等，一般每周出刊2期。（縣委辦的載體有《綏江信息》，政辦擬開辦《領導參考》專刊，專門刊印具有參考價值的消息、文章、政策，供領導決策參考）

6、我縣的信息工作情況：兩辦都有信息科，有專人負責信息工作，負責收集全縣的工作信息上報，編輯下發(fā)信息。黨務信息在全市排名平穩(wěn)居中，政務信息在全市排名曾經(jīng)一直靠后。2006年、2007年狠抓了信息工作，2006年政務信息居全市第6，2007年躍到第3名。

7、當前各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門信息上報中存在的突出問題： 主要存在五個方面的問題：

一是認識有差距，發(fā)展不平衡。主要是指對信息工作的定位認識不到位，這是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門帶共性的問題，也是當前信息工作存在的主要問題。最突出的現(xiàn)象是，由于大家還沒有充分認識到信息工作反映下情、輔助決策的重要作用，把上報信息簡單等同于新聞報道，信息內(nèi)容單

一、單薄，參考價值不大。從上報信息的量上看，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門在信息工作上做了大量工作，但采用率普遍不高。信息質(zhì)量較好、采用率較高的有農(nóng)業(yè)局（2007年上報54條，被綏江《政務信息》采用14條、轉(zhuǎn)報35條、市級整條采用3條、采用簡訊3條，綜合采用率達到70%左右）、林業(yè)局（2007年上報信息65條，政務信息采用8條、轉(zhuǎn)報25條，市級采用整條2條、簡訊4條，采用率達到40%左右）、移民局、發(fā)計局、中城鎮(zhèn)、南岸鎮(zhèn)、會儀鎮(zhèn)等做的不錯；衛(wèi)生局上報數(shù)量不多，但采用率高，監(jiān)察局、國稅局、民政局上報數(shù)量多，但采用率低。

二是針對性和時效性不強。一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)和部門沒有把信息工作的著眼點放在全縣全局和重點工作的高度，進行提煉和綜合，雖然報送的數(shù)量多，但上報信息與領導機關需求不對徑，參考價值不大；收集信息的渠道不暢，情況掌握不及時，上報遲緩，導致一些重要信息時效性喪失。尤為突出的是，報喜的多，報憂的少（也就是說成效類信息過多，問題類的少，問題類即調(diào)研、綜合類信息恰恰是上級關心的，采用率會高）。

三是綜合調(diào)研類信息嚴重缺乏。可以說這是各級政府系統(tǒng)辦公室信息和日常工作的“軟肋”。因平常耽于事務，沒有足夠的時間主動深入基層或工作一線調(diào)研，沒有形成深入調(diào)查研究的工作作風，“見子打子”，理性思考少。近一年來，除約稿信息外，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門基本沒有主動上報綜合調(diào)研類信息。上報的一些調(diào)研信息也缺乏深度，缺乏全局性的意見建議，輔助決策的參考價值不大。

四是重大突發(fā)信息報送遲緩，報送程序不規(guī)范。這個現(xiàn)象在各鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門都十分突出，在一定程度上給我們造成了工作被動。在突發(fā)公共事件和社會熱點、難點方面尤為突出。還有不按程序規(guī)范上報的現(xiàn)象也比較突出。表現(xiàn)為：主管部門只按照行業(yè)管理規(guī)定向省市對口部門上報，而沒有堅持先向政府辦報告、統(tǒng)一口徑后再對口上報。這樣不僅造成相關部門上報口徑不統(tǒng)一，還給工作造成了被動，往往是省市領導的批示下來了我們才知道，也對政府及政府領導的從政形象帶來了不良影響。希望各級各部門高度重視重大突發(fā)事件的信息上報和處置，不要出現(xiàn)因遲報、瞞報、漏報、謊報信息行為受到批評和追究，爭取工作的主動權(quán)。

五是寫作質(zhì)量有待提高。我總結(jié)為四個缺乏：1缺乏數(shù)據(jù)和素材支撐，上報的工作措施空洞乏味，上報的工作進展情況缺乏數(shù)據(jù)支撐。2缺乏與相鄰縣區(qū)相比獨到的、適宜在更大范圍推廣的經(jīng)驗性提煉（如微耕機推廣、畜牧科技扶貧）。不注重挖掘和提煉工作中的亮點，總結(jié)不夠深刻全面，精煉程度有待提高。3缺乏深入調(diào)研的精神和心得，對信息輔助決策的作用認識不組（市辦調(diào)研信息促進重大項目的落實、重大政策的調(diào)整）。4缺乏對全局性重點工作、社會熱點問題、領導關注事件的把握（要關注社情民意（當初兩縣撤并思潮）、關注重大政策實施后的反應、關注特殊重要工作（如移民16118政策的出臺）。

8、怎樣提高信息寫作的質(zhì)量和做好信息上報工作：一是注意以點帶面，選好上報信息的角度。選擇有新意、有價值、有效用的信息上報，角度抓得新，抓得巧，很快就能進入領導的決策視野，反之不然；六求是所反映的問題和提出的建議能夠給人以啟示，動態(tài)類信息要快速上報，“以快帶新”；問題類信息要注意事物發(fā)展的新動向、新變化；經(jīng)驗建議類要注重現(xiàn)實性，要僅僅圍繞工作中心，體現(xiàn)單位工作特色，力求有推廣價值。二是要突出時效性，加快信息上報速度。收集要快，編寫要快，上報要快，有預見性的東西要超前介入。三是切中領導需求，增強信息上報工作的“貼近度”，當前，要加強調(diào)研，在綜合類信息報送上取得突破，努力實現(xiàn)信息工作的四個轉(zhuǎn)向（單純的動態(tài)類轉(zhuǎn)為動態(tài)和綜合類并重、動態(tài)信息向調(diào)研信息、反映情況向建言獻策、報喜向喜憂兼報、喜憂并重）。過去有一個保守的觀念，認為報憂就得憂，現(xiàn)在要轉(zhuǎn)變?yōu)閳髴n解憂，促進問題解決，衡量的尺度是：由于客觀因素或者上級政策執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題均可上報，只要不是本地主觀工作上出現(xiàn)的問題均可上報。在平常的執(zhí)行工作中出現(xiàn)了問題，需要上級調(diào)整政策，我們一般采用專門的匯報方式，其實信息也是一種重要的匯報方式，不能忽略。三是結(jié)合實際，加強寫作和上報中的薄弱環(huán)節(jié)。四是加強制度和隊伍建設，要有人分管（分管領導定期不定期的召集研究，確定報送重點），有具體人員撰寫，要建立激勵機制。

9、信息與新聞的異同：

共同點：黨政信息和新聞都是對客觀事物的反映，都具有客觀性、真實性、新鮮性、時效性，都能影響人們的認識和行動，在一定意義上講都具有指導性。信息追求信息價值，新聞追求新聞價值，有的時候兩者是相通的。比如國家最新做出的一些需要全社會周知的重大的決定，政務信息和新聞就是兩條重要的傳播渠道。通過新聞渠道可以讓更廣泛的群眾知情，而這些指導性的意見通過政務信息渠道傳達貫徹到基層，可以在最短的時間內(nèi)讓基層領會其精神實質(zhì)并組織實施。

廣義的信息是對客觀事物的表述（包括發(fā)生的和未發(fā)生的），而新聞是對已經(jīng)發(fā)生的事情的表述，從廣義上講，信息包含了新聞。二者有四個共同點：一是都是對客觀事物的反映和表述；二是都是受眾預先未知的事情；三是都講求新鮮、真實、準確；四是都有可傳遞性。

區(qū)別點：一是信息的包含量比新聞大。新聞只是新近所發(fā)生的，為受眾所關注的具有新聞價值的那部分事實的報道，信息則是反映事物存在方式或運動狀態(tài)的普遍形式。這是最大的區(qū)別。信息稿件有超前性（趨勢性的苗頭問題，預測事物未來的發(fā)展方向和態(tài)勢），新聞是對已經(jīng)發(fā)生事情的報道，注重影響、導向，信息則側(cè)重于告知，反映事物的存在和運動狀態(tài)。二是信息的時效性要求不及新聞要求強。三是公開性上不同，新聞向社會公開，信息則分類上報、公開，專屬性信息（如涉及國家安全）不能公開。四是信息提供的服務效果比新聞要直接。

公文寫作基礎知識

公文寫作

2009 06 24 13:54

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什么是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規(guī)定格式制作的書面材料。

公文是黨組織、國家機關、企業(yè)、事業(yè)、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經(jīng)濟活動等公務活動中的產(chǎn)物；公文還是宣布和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。

公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執(zhí)行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規(guī)、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質(zhì)量，使公文發(fā)揮它的特殊的功用。

根據(jù)國務院辦公廳1993年11月發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，我國現(xiàn)行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令)；②議案；③決定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 函； 12 會議紀要。根據(jù)中央中央辦公廳1996年5月印發(fā)的《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》規(guī)定，我國現(xiàn)行的各級黨的機關公文有14種：①決議；②決定；③指示；④意見；⑤通知；⑥通報；⑦公報；⑧報告；⑨請示； 10 批復； 11 條例； 12 規(guī)定； 13 函； 14 會議紀要。

以上兩個文件是黨政機關公文制發(fā)的依據(jù)，同時也成為企事業(yè)單位、社會團體、行業(yè)等選擇通用公文文種的依據(jù)。當然一些專職機關，如軍事、外交、經(jīng)濟、法律等的機構(gòu)另有一些專用公文。

公文的處理程序一般包括：①收文；②分辦、批辦；③催辦；④擬稿；⑤審核、簽發(fā)；⑥編號、印發(fā)；⑦立卷（歸檔）；⑧銷毀。與寫作有直接關系的是擬稿。

二、公文的格式與要素〖HT〗〖KH*3/4〗公文具有規(guī)定的格式，公文要按規(guī)定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程序性，并且便于公文的處理，提高辦文的工作效率。公文的格式要素一般包括：

（一）發(fā)文機關（版頭）發(fā)文機關即公文的作者，發(fā)文機關應寫機關全稱或規(guī)范化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯(lián)合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業(yè)單位、公司也可聯(lián)合行文。幾個機關聯(lián)合行文，應將主辦機關排列在前。版頭是發(fā)文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種： １、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２、由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。３、印有發(fā)文機關全稱的公函紙，作為版頭。

至于幾個機關聯(lián)合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯(lián)合行文機關的版頭。

（二）公文份號 〖HT〗公文份號是同一公文印制若干份時每份的順序編號，位于版頭左上角，用阿拉伯數(shù)字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。

（三）秘密等級 〖HT〗公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發(fā)文機關依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體范圍的規(guī)定等確定，標注在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“★”，“★”前標密級，后標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按３０年、２０年、１０年認定。

（四）緊急程度

緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標注在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標注“特急”、“加急”。

（五）發(fā)文字號 〖HT〗發(fā)文字號是指發(fā)文機關編制的公文代號，簡稱文號。發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、發(fā)文、發(fā)文順序號三部分組成。其中發(fā)文用六角括號括入。如國務院1998年制發(fā)的第１２號文件，發(fā)文字號為“國發(fā)〔1998〕１２號”。發(fā)文字號位于版頭與紅線之間的正中處，用公函紙制發(fā)的，位于標題右上側(cè)。幾個機關聯(lián)合發(fā)文，一般只標明主辦機關發(fā)文字號。

（六）簽發(fā)人

簽發(fā)人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義發(fā)布的公文，由其簽名或加蓋簽名章后才能發(fā)出。簽發(fā)人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿后簽上姓名表示同意印發(fā)；二是報送上級機關的請示、報告，必須注明簽發(fā)人。這里指的是后一種情況，簽發(fā)人的姓名署于版頭紅線之上發(fā)文字號的右側(cè)：“簽發(fā)人：×××”。為使公文顯得對稱，發(fā)文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發(fā)。

（七）標題

公文標題位于版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區(qū)別標志。如一份公文沒有版頭，標題置于公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。

公文標題由發(fā)文機關名稱、公文主題（事由）、文種三部分組成。例如，《國務院關于加強血吸蟲病防治工作的決定》，這里“國務院”是發(fā)文機關；“關于加強血吸蟲病防治工作”是事由；“決定”是文種。事由一般都用介詞“關于”和表達主要內(nèi)容的詞組組成介詞結(jié)構(gòu)。擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：

１、批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，一般由批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)機關名稱、被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉(zhuǎn)國家土地管理局關于部分地方政府越權(quán)批地情況報告的通知》。批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題，應杜絕出現(xiàn)介詞和文種的重疊，如“關于”的“關于”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件加書名號外，均不對原標題加書名號。２、事由應簡明確切地概括公文的主要內(nèi)容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規(guī)范性文件進行清理，應予廢止的共有幾十件，發(fā)文時如將這些廢止的規(guī)范性文件的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，后加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規(guī)范性文件”，就顯得既明確又簡潔。

３、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。４、標題排列要對稱、美觀，除字數(shù)較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉(zhuǎn)行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。

５、公文標題中除書名號的使用有明確規(guī)定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如： 國務院關于依靠科技振興農(nóng)業(yè) 加強農(nóng)業(yè)科技成果推廣工作的決定

（八）主送機關 主送機關是發(fā)文機關要求對公文予以辦理或答復的對方機關。除了直接面向社會發(fā)布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。確定主送機關應注意：

１、政府各部門應根據(jù)本級政府授權(quán)和職權(quán)規(guī)定，方可對下一級人民政府直接行文。

２、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送；除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據(jù)內(nèi)容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答復。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。

３、批復下級請示，只能主送原請示機關（單位），對相關機關（單位），用抄送。

４、普發(fā)公文，主送機關應寫規(guī)范化統(tǒng)稱，如××省人民政府普發(fā)文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區(qū)行政公署，省政府直屬各單位”。

（九）正文

正文是公文的主體，是反映公文具體內(nèi)容的部分。正文緊接主送機關之后，提行空兩格書寫。（寫法見后）

（十）附件

附件是根據(jù)正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附于正文之后。

（十一）印章 印章是機關權(quán)力的象征。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋于公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯(lián)合上報的非法規(guī)類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要注明會簽機關的簽發(fā)人姓名。聯(lián)合下發(fā)的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，后蓋簽名章。黨的文件，有特定版頭的普發(fā)性文件不加蓋發(fā)文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。

（十二）成文時間

一般就是公文的簽發(fā)日期，標注于正文右下方。聯(lián)合行文的成文時間，以最后簽發(fā)機關領導人的簽發(fā)時間為準。會議討論通過的公文，應以會議通過的日期為準，并寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標注于公文標題之下。

（十三）附注 〖HT〗附注用以說明在公文其它區(qū)域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用于表示公文的閱讀范圍、使用方法等內(nèi)容，標注于落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀范圍是對閱讀對象的規(guī)定，還應用六角括號括入，如〔發(fā)至省軍級〕、〔發(fā)至縣團級〕等。

（十四）主題詞 〖HT〗主題詞是由對這一公文內(nèi)容所述及的主題用規(guī)范的詞加文種組成，以便日后按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標注上級機關公文主題詞表中所規(guī)定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標題混同。

（十五）抄送機關

民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該了解這件公文內(nèi)容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”后公文尾部的兩條等長平行細實線內(nèi)。（十六）印發(fā)機關和時間

印發(fā)機關，為發(fā)文機關的辦公部門；印發(fā)時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。

以上的公文格式要素在一份公文中要根據(jù)規(guī)定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現(xiàn)，格式要素和編排更為嚴格規(guī)范，同時還將新增一些格式構(gòu)成要素。

三、公文正文的寫作方法

草擬公文正文必須符合以下要求：

(一)符合國家的法律、法規(guī)、規(guī)章，符合黨和國家的方針、政策及有關規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定，就要切實可行，并需另紙加以說明。(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。

(三)人名、地名、數(shù)字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“１９９４年”不能寫成“９４年”。

第四篇：公文寫作知識

第一章 公文概述

一、含義

公文，即公務文書的簡稱，屬于應用文。公文有廣義和狹義之分。廣義的公文，是指黨政機關、社會團體、企事業(yè)單位為處理公務而形成的文字材料。狹義的公文，是指黨政機關處理公務時所使用的公文。

二、分類

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關公務的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。

公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機關向上級機關報送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文，如決定、指示、公告、通知、通知、通報等。平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文，如函等。通知、公文紀要有時也可作為平行文。

公文按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。公文內(nèi)容有時限要求，需迅速傳遞辦理的，稱緊急公文。緊急文件可分為特急和急件兩種，緊急公文應隨到隨辦，時限要求越高，傳遞、辦理的速度也就要求越快，但要“快中求準”。隨著社會的發(fā)展，對公文的時效要求越來越高，即使常規(guī)公文，也應隨到隨辦，以提高辦文效率。

公文按其機密程度，可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文。絕密、機密、秘密公文又稱保密文件，是指內(nèi)容涉及黨和國家的機密，需要控制知密范圍和知密對象的文件。文件的密級越高，傳達、閱辦、保管的要求也越嚴。

根據(jù)國務院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

三、公文的行文關系

（1）行文關系，是各級黨政機關、各個部門和單位之間的組織關系和業(yè)務關系在公文運行中的體現(xiàn)。機關部門、單位之間的相互關系，一般可分為同一系統(tǒng)上下級之間的相互隸屬關系，同一系統(tǒng)的平級機關之間以及同一機關各部門之間的平行關系，不同系統(tǒng)的機關、部門之間不相隸屬關系。行文關系是根據(jù)行文單位各處的隸屬關系和職權(quán)范圍確定的。

（2）建立正確的行文關系，遵守必要的行文規(guī)則，有助于機關、部門、單位維護正常的領導和管理，避免行文混亂，防止“公文旅行”，克服文牘主義，提高工作效率。一定的行文關系，規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運行，通稱為行文方向。行文方向是行文關系的反映。行文方向分為上行文、平行文和下行文。在具體行文中，根據(jù)組織關系和工作需要，可以采取逐級、多級、越級、直達、直接等不同的行文方式。

（3）遵照以下規(guī)則：按照職權(quán)范圍行文、按隸屬關系行文、一般應當逐級行文等。

（4）行文其他注意事項：主送與抄送應準確得當；一般應一文一事；準確把握聯(lián)合行文規(guī)定、公布公文如不另行文，應在公布時注明。

第二章 辦公用文

第一節(jié) 通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發(fā)文機關和日期等部分組成。

標題 由發(fā)文機關、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關名稱和日期。

第二節(jié) 通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關，批轉(zhuǎn)下級機關，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

事務性通知。用于上級機關對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標題由發(fā)文機關、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發(fā)文機關、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

第三節(jié) 報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復報告。是根據(jù)上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關于XX年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關于XX工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關于招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據(jù)上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第四節(jié) 通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報告的區(qū)別主要有兩點：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復文。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執(zhí)行。

呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實根據(jù)兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領導機關，由主送機關答復請示的問題，對另一領導機關采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。

第六節(jié) 批 復

一、批復的性質(zhì)和特點

批復是上級機關答復下級機關請示事項的答復性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點：

1、權(quán)威性。批復發(fā)自上級機關，代表著上級機關的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關的工作，因此批復在表明態(tài)度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調(diào)：

（1）關于發(fā)文單位。批復的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯(lián)范圍的介詞“關于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關于1991—XX年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復》；另一種是在“關于”和請示或批復事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務院關于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關于……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關于……問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結(jié)尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

第七節(jié) 會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。

會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。

(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā)，將對有關單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現(xiàn)場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

第八節(jié) 函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯(lián)系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關、正文、發(fā)文機關、日期等。

標題 一般由發(fā)文機關、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關于**（事由）的函》；復函為《關于**（答復事項）的復函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。

（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

第三章 常用文書

第一節(jié) 計劃類公文

計劃類公文包括：規(guī)劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結(jié)尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發(fā)文機關名稱和制發(fā)具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發(fā)文機關名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關，但這個發(fā)文機關必須在領頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關鍵步驟，關鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)。“安排”的格式是“標題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿眨缓蟀磿r間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業(yè)務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規(guī)劃”。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實際；但規(guī)劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計劃內(nèi)容是某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內(nèi)容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規(guī)劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

第二節(jié) 總結(jié)的寫作

總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導今后工作的事務性文書。

(一)總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見。總結(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。

(二)總結(jié)的寫法

1、標題

文件式標題　一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××擁軍擁屬工作總結(jié)》。

文章式標題　以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學與科研相結(jié)合的》。

雙行式標題　即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺　教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體 應包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結(jié)尾 作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款

一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應在標題下方居中署名。

第三節(jié) 調(diào)查報告

一、概念與特點

調(diào)查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領導匯報調(diào)查情況的一種文書。

調(diào)查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調(diào)查報告是在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎。

（二）針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調(diào)查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數(shù)據(jù)和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學的結(jié)論。

二、分類

調(diào)查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調(diào)查報告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報告。這種調(diào)查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經(jīng)驗調(diào)查報告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗，從而指導和推動某方面工作的一種調(diào)查報告。

（三）問題調(diào)查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調(diào)查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報告。

三、寫法

調(diào)查報告一般由標題和正文兩部分組成。

（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規(guī)范化的標題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關于××××的調(diào)查報告”、“關于××××的調(diào)查報告”、“××××調(diào)查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查》，提問式如《為什么大學畢業(yè)生擇業(yè)傾向沿海和京津地區(qū)》，正副標題結(jié)合式，正題陳述調(diào)查報告的主要結(jié)論或提出中心問題，副題標明調(diào)查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發(fā)文主題”加“文種”的規(guī)范格式，如《高校發(fā)展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規(guī)范化的標題格式或自由式中正副題結(jié)合式標題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調(diào)查報告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結(jié)論。

3．結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。

第四節(jié) 述職報告

一、述職報告的性質(zhì)、種類

述職報告是領導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領導陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內(nèi)容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標題　有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ｘｘ年任ｘｘ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ｘｘｘ（姓名）ｘｘｘ（職務）ｘｘ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期　可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文　述職報告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經(jīng)驗和問題。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現(xiàn)個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個人的素質(zhì)、才能和領導水平。在具體業(yè)務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的……等等。第三部分是今后的設想和決心，要從實際出發(fā)，對今后工作在科學分析的基礎上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。

三、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

第五節(jié) 講話稿

講話，屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領導講話具有三個特點

一是權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同于一般的演講和發(fā)言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權(quán)威性和有效性。領導職務的不同，講話的權(quán)威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經(jīng)濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結(jié)，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統(tǒng)治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。

（二）起草領導講話要處理好三個關系

一是權(quán)威與平易的關系。一篇好的講話稿，總是權(quán)威性與平易性相結(jié)合的產(chǎn)物。領導講話無疑要具有權(quán)威性，這種權(quán)威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調(diào)、號召作用。這種權(quán)威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發(fā)號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領導權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權(quán)威效果。

二是莊重與幽默的關系。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環(huán)境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現(xiàn)領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現(xiàn)自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩(wěn)、扎實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場效應，努力與聽眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現(xiàn)。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關系。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據(jù)，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據(jù)，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產(chǎn)生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現(xiàn)象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據(jù)領導者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發(fā)表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點，就是其風格的具體體現(xiàn)。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。這樣的講話是過去也是現(xiàn)在存在的一種通病，即在內(nèi)容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結(jié)構(gòu)上，也常常是：帽子、總結(jié)肯定前段工作、根據(jù)上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩(wěn)，毫無新意，使聽眾越來越?jīng)]有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內(nèi)容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調(diào)劑。由于會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經(jīng)講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調(diào)劑情緒和氣氛，即需要興調(diào)劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調(diào)劑品”，激發(fā)聽眾的情緒和注意力。運用即興調(diào)劑要因領導講話的內(nèi)容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結(jié)尾。講話即興調(diào)劑是領導者機智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。

第六節(jié) 開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內(nèi)容可以分為側(cè)重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側(cè)重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。

１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。

３、編發(fā)單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。

４、發(fā)行日期，以領導簽發(fā)日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據(jù)需要，還應標明密級，如“內(nèi)部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發(fā)單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發(fā)，指簡報發(fā)放的下級單位。如果簡報的報、送、發(fā)單位是固定的，而又要臨時增加發(fā)放單位，一般還應注明“本期增發(fā)×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數(shù)，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

五、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領導決策，抓“超前型”問題。在領導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領導參考的建議和方案。二是在領導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反應、發(fā)生什么偏差，迅速地反饋給領導，使領導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經(jīng)驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發(fā)現(xiàn)和注意解決，而任其發(fā)展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發(fā)性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領導報告。

抓準問題，應該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發(fā)生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發(fā)展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性的好的簡報主題。掌握了事物發(fā)展的趨勢，了解了本單位工作和生產(chǎn)下步朝著哪個方向發(fā)展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗、障礙事物發(fā)展的不良傾向以及事物發(fā)展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內(nèi)外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發(fā)展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結(jié)果。

第二、材料準確，內(nèi)容真實。簡報作為加強領導和推動工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調(diào)真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)發(fā)展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側(cè)面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領導對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分析得快，寫作構(gòu)思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時機。

第五、內(nèi)容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創(chuàng)作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現(xiàn)實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現(xiàn)在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關的工作部署和本單位領導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質(zhì)，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發(fā)展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。

２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發(fā)展的。作為單位“機關報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發(fā)展，這樣才能真正抓住符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗，抓住障礙事物發(fā)展的不良傾向，抓住事物發(fā)展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現(xiàn)在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏蚀_程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數(shù)，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數(shù)。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內(nèi)容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發(fā)“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發(fā)，什么時候刊發(fā)，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發(fā)時機上，是早發(fā)還是晚發(fā)“情況簡報”，讓大家都知道，還是發(fā)“情況反映”，只供領導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩(wěn)妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。有些來稿雖然在寫作質(zhì)量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發(fā)。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第四章 行文規(guī)則

第一節(jié) 行文規(guī)則的含義

行文規(guī)則是指各級機關公文往來時需要共同遵守的制度和原則。遵守這一原則，有利于公文傳遞方向正確、線路短捷有效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程，抑制無價值公文的產(chǎn)生。行文規(guī)則規(guī)定了各級機關的行文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據(jù)機關的組織系統(tǒng)、領導關系和職權(quán)范圍來確定的。

機關之間的工作關系是由各自的組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)歸屬、地位、職責、權(quán)利范圍等因素決定的。它對行文關系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的基本方向。機關之間的工作關系有如下幾種類型： 第一類，處于同一組織系統(tǒng)的上級機關與下級機關存在領導與被領導的關系。第二類，處于同一專業(yè)系統(tǒng)的上級主管業(yè)務部門與下級主管業(yè)務部門之間存在指導與被指導關系。第三類，處于同一組織系統(tǒng)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的同級機關之間的平行關系。如全國各省、自治區(qū)、直轄市人民政府之間。第四類，非同一組織系統(tǒng)、專業(yè)系統(tǒng)的機關之間，無論級別高低，均為不相隸屬關系。如軍事機關與各級地方人民政府之間。

五、不越權(quán)行文的規(guī)則

第一條規(guī)則中已明確要求按機關職責范圍行文，如果有涉及其它部門職責范圍的事項又未與其它部門協(xié)商，或雖經(jīng)協(xié)商但未達成一致意見，不可以單獨向下行文。如果擅自行文就構(gòu)成侵權(quán)行為，會造成工作中的許多矛盾。上級機關如發(fā)現(xiàn)這種情況，有權(quán)責令糾正或撤銷這類公文。現(xiàn)實中，這類情況時有發(fā)生，因此造成“文件打架”、“政出多門”。解決這類問題，應提倡部門之間多協(xié)商、多對話、多溝通，通過聯(lián)合行文或授權(quán)行文的方式解決。

六、“請示”不直接報送領導者個人的規(guī)則

“請示”直接報送領導者個人，其危害性大體上有三點：一是未經(jīng)文秘機構(gòu)簽收、登記，成了“帳外公文”，公文的流向、處理情況不得而知，查無蹤跡，成了“斷線的風箏”；二是這類公文到了領導同志手里，領導同志也頗為難，批，沒有部門的審批意見，只能以經(jīng)驗、憑感覺辦事，往往失去決策的科學性；不批，也有可能影響報送單位的工作；三是現(xiàn)實中一些單位拿著直送領導的批示件當“尚方寶劍”，到有關部門要錢要物，借領導批示向?qū)Ψ绞┘訅毫Γ鹈堋Ｋ裕I導同志一般不受理這類直報的請示，而退給文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收、登記、分辦，這便形成了公文“倒流”，它破壞了公文處理的正常程序，造成了不必要的紊亂。如果上級領導個別交辦、答應的事項，由此而上報的“請示”，最好也應主送該領導所在的機關，并在公文中作出說明。收文機關在分辦時，自然會把這份公文分送給這位領導同志批閱。

七、“請示”應一文一事、只主送一個機關、不抄送下級機關的規(guī)則

這條規(guī)則包括三項內(nèi)容：一是一文一事。機關或部門都有明確分工，各自只能辦理職責范圍內(nèi)的事，如果一文數(shù)事，必然涉及幾個主管部門，給公文交辦帶來困難，即使勉強交辦出去，可能誰也不愿牽頭辦理，造成互相推諉、扯皮。二是請示公文只主送一個機關。請示內(nèi)容是要求答復的事項，主送機關有責任研究并作出答復。相關的機關或部門采用抄送形式，以便主辦機關征求意見或會簽。如果多頭呈送，上級機關一般不予受理。如果辦理，會造成機關之間相互等待或意見不統(tǒng)一，增加協(xié)調(diào)難度，影響工作效率。三是不同時抄送下級機關。請示內(nèi)容是未決事項，在上級機關還沒有批準前，向下級機關抄送透露，會引起不必要的誤會或矛盾，不利于工作的開展。因此，請示事項只能在上級機關答復或批準之后，通知下級機關。

八、“報告”中不得夾帶請示事項的規(guī)則

“報告”和“請示”是兩種不同的文種，適用范圍有明顯的界限，不能混用。“報告”是向上級機關匯報工作，反映情況，或向上級機關提出意見、建議，供上級機關決策參考。上級機關對“報告”一般不作答復，如果報告中夾帶請示事項，很容易誤事。如果既想?yún)R報工作，讓上級掌握，又想請示解決問題，一般有兩種辦法解決：一是將“報告”和“請示”分開，形成兩份公文分別上報；二是以請示公文為主，將報告的內(nèi)容作為附件，附在請示后面作為背景材料，讓上級了解請示的充分理由。

九、公文由文秘機構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)則

為了使公文按正常的渠道運轉(zhuǎn)，按規(guī)范的程序辦理，機關都設有專司公文處理的文秘機構(gòu)或配備專人處理公文。公文的正常流程應該是：“收”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一簽收，拆封，清點分類，登記，擬辦，分辦，催辦；“發(fā)”由文秘機構(gòu)統(tǒng)一核稿，分送領導簽批，然后再回到文秘機構(gòu)登記編號，繕印，校對，用印，分發(fā)，分發(fā)前，要經(jīng)過復核或第一讀者認真閱讀無誤后，才可照單分發(fā)。這樣，無論是公文收進或發(fā)出，都經(jīng)過專司公文處理工作的一個口子把關，就能保證公文在機關有秩序地運轉(zhuǎn)，規(guī)范辦理，提高機關辦事效率，保證公文質(zhì)量。

行文規(guī)則中還要說明的是黨的領導機關根據(jù)工作需要，可向同級政府及部門或下級政府機關行文；而政府機關不得向黨的組織行文作指示、交任務。

經(jīng)批準的報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應視為正式公文依照執(zhí)行，可不再發(fā)文。發(fā)文機關可印制少量文本，供存檔備查。

第五章 常見病例

第一節(jié) 公文寫作中常見的問題

一、文種使用不當

有的公文作者不了解或不會正確運用確切的文種，以致長期只使用通知、決定等二三個公文，其余文種一概不用；有的公告、通告、通報分不清，望文生義去應用；有的不知公文中報告與請示是兩種不同的文種，經(jīng)常混淆不清，使用時張冠李戴或干脆寫成“請示報告”；有的不知有命令（令）、批示函、會議紀要等公文，遇到該使用這些公文的場合則都用通知等公文去代替。

二、格式不規(guī)范

公文格式上存在的問題，主要有以下表現(xiàn)：

（一）公文文頭不規(guī)范；

（二）標題冗長、混亂、殘缺不全；

（三）主送機關排列混亂；

（四）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)混亂；

（五）附件不符；

（六）主送、抄送單位不正確。

三、行文規(guī)則混亂

（一）越級行文。

（二）多頭行文。

（三）請示一文多事。

（四）黨政不分。

四、提法不當

有的公文提出一些未經(jīng)仔細推敲的方針、口號、任務，而這些方針、口號、任務又往往與黨和國家在某一時期的工作方針相違背，從而造成一定的混亂。

五、名稱表述混亂

公文中的人名、地名、單位等名稱表述混亂主要有：一是同一名詞在一篇公文中數(shù)次出現(xiàn)時表述不一致。二是排名次序混亂。三是隨意用簡稱。

六、時間表述含糊

(一)用時間代名詞而不用具體日期。

(二)年份隨意省略。

(三)年份不使用公元紀年。

七、用詞不當

(一)詞義誤用。

(二)生造詞語。

(三)詞語使用不當。

(四)濫用模糊詞語。

八、不符合語法

不少公文存在不合語法的現(xiàn)象，以致于造成理解上的歧義或錯誤。

（一）成分殘缺。

（二）成分多余。

（三）搭配不當。

（四）語序不當。

九、數(shù)字使用不統(tǒng)一

公文使用數(shù)字概念模糊，書寫形式雜亂和不準確，主要有以下幾種情況：

（一）是數(shù)字概念不清楚。

（二）是數(shù)字概念不準確。

（三）是數(shù)字書寫形式不統(tǒng)一。

第二節(jié) 公文標題中常見病例分析

標題是行政公文的重要組成部分，它要求主旨鮮明、重點突出、文字簡潔、格式規(guī)范，是擬寫案卷標題和編制檔案檢索工具的唯一依據(jù)。據(jù)此，須精心制作。但是，有相當一部分公文標題存在病句，最常見的有兩大類：一是語句不合語法規(guī)范；二是請示、函、報告三者混淆使用。結(jié)合具體病例分析如下：

一、語句不合語法規(guī)范

例

1、***部、***部、***部、***部優(yōu)先提高有突出貢獻的中青年科學技術管理專家生活待遇的通知。

例

2、***高校關于進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策的試行辦法。

例

3、***高校關于加快發(fā)展本院彩色印刷品生產(chǎn)若干措施的通知。

例

4、***省教育廳關于加快和深化普通高校教育體制改革若干問題的試行意見。

例

5、***高校關于認真做好一九九四年表彰優(yōu)秀教師和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介詞“關于”應用未用。以標題中四個機關聯(lián)合發(fā)文，其辦文意圖應是面向全國各單位的，但也可理解為只是面向本系統(tǒng)，易產(chǎn)生歧義，其原因是在發(fā)文機關與理由之間缺少了介詞“關于”，應補上。

例2的動賓搭配不當。此標題中心詞為“試行辦法”，其限定部分為“關于”引導的介詞詞組，“進一步搞活校產(chǎn)辦集體企業(yè)有關政策”，“搞活”的賓語應是“企業(yè)”而不能是“有關政策”，“有關政策”緊接賓語之后，則需要另有一個動詞與之搭配，因為“政策”只能是貫徹執(zhí)行，而不能是“試行”，“試行”的只能是“辦法”而不能是“政策”。

例3的動賓搭配失當，文種使用不當。此標題“加快發(fā)展”的賓語應是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，閱文件內(nèi)容有“決定采取以下措施”等語，應使用“決定”、“規(guī)定”。若使用“措施”等是非規(guī)定文種，應另擬發(fā)文通知，并隨通知附發(fā)。

例4的標題有多項錯誤：

1、動賓搭配不當，標題限定部分“加快和發(fā)展”的賓語應是“普通高校教育體制改革”而不能是“若干問題”。“若干問題”需另外用一個動詞與之搭配，2、在沒有適配動詞與之搭配的情況下，“若干問題”被迫充當限定部分的中心詞，而“若干問題”不能限定“試行意見”；

3、“意見”本屬于導向性和參考性文書，不具強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

例5缺賓語。此標題動詞是“做好”后面缺少賓語“工作”應補上。

二、請示、函、報告三者混淆

例

6、***關于申請解決更換一臺鍋爐并大修一臺鍋爐的報告。

例

7、***關于申請1995年公費醫(yī)療補助費的報告。

例

8、***關于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費的報告。

病例分析：

例6的標題內(nèi)容十分明確，就是要求解決問題，關鍵詞是“請示”，“請示”的標題可直接準確概括出“請示”的內(nèi)容，使人一目了然。正確的作法應是將“報告”兩字替換為“請示”。

例7的標題內(nèi)容是某高校請求某市批準“醫(yī)療補助費問題”，他們之間不屬于隸屬關系，是屬于平行關系。《國家行政機關公文處理辦法》中明確指出“相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等應用“函””。該文件是屬于請求批準“函”性公文，理應刪除“報告”，將“報告”兩字改為“函”。

例8的標題顯然是學院下屬單位向上級主管部門請求解決經(jīng)費的問題。《辦法》中規(guī)定，向上級機關請求指示和批準應該用“請示”。此文是屬于請示性公文，“報告”兩字應改為“請示”。

第五篇：公文寫作知識

應用文寫作試題

一、名詞解釋題（每小題 5 分，共 20分）

1、批復

2、述職報告

3、調(diào)查報告

4、經(jīng)濟合同書

二、簡答題（每小題 10 分，共30分）

1、報告與請示有哪些不同？

2、調(diào)查報告的主要特點是什么？

3、撰寫函應注意哪些問題？

三、判斷題（每小題 1 分，共 10 分）

1、關于轉(zhuǎn)發(fā)省分行川工行辦發(fā)[1999]92號文件的通知。（）

2、公安廳表彰公安戰(zhàn)線先進集體和先進個人用決定。（）

3、綜合報告可以涉及多方面的問題。（）

4、復函一般用“特此函復”作結(jié)。（）

5、通知可以“特此通知”結(jié)尾，也可以發(fā)出號召、抒發(fā)感情。（）

6、述職報告一般由標題、前言、主體和結(jié)尾組成；（）

7、賀詞一般使用第三人稱，調(diào)查報告則常常使用第一人稱；（）

8、省公安廳表彰公安戰(zhàn)線先進集體和先進個人用決定。（）

9、版記是公文的文件尾部分，包括主題詞、抄報機關、抄送機關、印發(fā)機關、印發(fā)份數(shù)。（）

10、公文標題一定要由發(fā)文機關、事由和公文文種三要素組成。（）

四、要素操作題（每小題 10 分，共 10 分）

某市人民政府擬在全市范圍內(nèi)開展政風政紀大檢查，擬發(fā)一文件，請代該市人民政府撰寫文件標題。

五、作文題（每小題 30 分，共30分）

××省經(jīng)委召開全省經(jīng)濟工作會議，出席對象為各市分管經(jīng)濟的副市長，各市經(jīng)委主任，請代該省經(jīng)委擬寫會議通知。

（要求按規(guī)范的公文格式撰寫，包括眉首、主體、版記部分，部分內(nèi)容可以虛擬。）應按正規(guī)公文的格式寫作。具體格式參見教材。