第一篇：公文的基本知識

公文的基本知識

（一）公文的含義

公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力并設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關于調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點

1、明確的公務性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風的樸實性。

8、嚴格的程序性。

（三）公文的作用

1、領導和指導作用。

2、規范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯系和知照作用。

5、依據和憑證作用。

以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳發布、自1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14個種類；國務院辦公廳發布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用，命令、公告、議案為行政機關公文專用。就法院系統來講，1996年最高人民法院發布了一個《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國家行政機關公文處理辦法》施行后，最高法院沒有及時修訂法院系統的“公文處理辦法”，只是要求按照國務院的新“辦法”執行；后來，最高法院出臺了一個“修改稿”，但至今未正式下發實施，而最高法院的文件在一些細節上，并沒有完全按照國務院的新“辦法”執行，造成在一些細節規范上不知何去何從；同時，黨的機關公文仍按照老“條例”執行，使用16開紙等，法院對黨的機關的文件又要改用黨內公文格式，造成多軌并行，很不統一，很不方便。但總體來說，法院公文主要是按照新的《國家行政機關公文處理辦法》執行的，所使用的文種同行政機關公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。命令（令）的制發主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規定，只有全國人大的常委會及委員長，國家主席，國務院及總理，國務院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權力發布命令（令）。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合發布命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來說，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關人員。

2、決定

決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

3、公告

公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義發布，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以采用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5、通知

通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

6、通報

通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

8、報告

報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請示

請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區別在于，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

10、批復

批復“適用于答復下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

11、意見

意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發布的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

13、會議紀要

會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

黨的機關專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居于突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議“用于經會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行”之類的結束語。

16、公報

公報“用于公開發布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關于黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

18、規定

規定“用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范”。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發的主體而言，規定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用于黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

（六）公文的行文規則

公文的行文規則，是關于公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：“行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。

（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送?請示?、?意見?和?報告?”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。

（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

（3）尊重機關職權，準確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那么主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

（6）關于“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關；“報告”不得夾帶請示事項。

二、公文的格式規范

公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印制規范，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印制規范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規范性。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規范化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質監局發布、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標準。為規范公文的制作和處理，2005年開展“規范司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，于9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》一書，就公文的制作、處理進行了規范，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的發布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的發布形式和適用范圍

就法院系統來說，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。

3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據院領導授權、傳達或代本院發布某些事項，發布辦公室職權范圍內的事項。

4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書面格式

公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。

2、秘密等級和保密期限

秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，并且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識

發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。“函”的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。“命令（令）”的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一般應小于22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。“命令（令）”的發文字號標注在“命令（令）”的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；“會議紀要”編號置于“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文一般只標明主辦機關發文字號。機關代字應當反映發文機關或部門的性質。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統一，不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

6、簽發人

發文機關簽發簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這時，主辦機關簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦機關簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，并使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm。

7、紅色反線

紅色反線一般標印在發文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。

——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附注等要素組成。

8、正文。正文包括以下七部分內容。

（1）公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關于在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾注明了發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

（2）主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。

（3）是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之后。

（4）附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

（5）發文機關。即公文的法定作者名稱，應采用機關全稱或規范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

（6）發文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發文機關下方，使用年月日全稱。

（7）印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋于發文機關名稱和發文日期的字面上。

9、文尾。文尾包括如下三個部分。

（1）主題詞。用以標示公文的核心內容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內容范疇、主題內容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發文日期之后，用黑體字印刷。

（2）抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

（3）制發機構和制發時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

10、標記。標記包括四個部分的內容。

（1）秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

（2）緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

（3）閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發文日期之后，主題詞之前。

（4）印刷份數。指該公文的實際印制數量，用括號標注在文件左下方。另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右

第二篇：公文的基本知識

一、公文的基本知識

（一）公文的含義

公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發布黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力并設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關于調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點

1、明確的公務性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風的樸實性。

8、嚴格的程序性。

（三）公文的作用

1、領導和指導作用。

2、規范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯系和知照作用。

5、依據和憑證作用。

以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳發布、自1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14個種類；國務院辦公廳發布、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用，命令、公告、議案為行政機關公文專用。就法院系統來講，1996年最高人民法院發布了一個《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國家行政機關公文處理辦法》施行后，最高法院沒有及時修訂法院系統的“公文處理辦法”，只是要求按照國務院的新“辦法”執行；后來，最高法院出臺了一個“修改稿”，但至今未正式下發實施，而最高法院的文件在一些細節上，并沒有完全按照國務院的新“辦法”執行，造成在一些細節規范上不知何去何從；同時，黨的機關公文仍按照老“條例”執行，使用16開紙等，法院對黨的機關的文件又要改用黨內公文格式，造成多軌并行，很不統一，很不方便。但總體來說，法院公文主要是按照新的《國家行政機關公文處理辦法》執行的，所使用的文種同行政機關公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。命令（令）的制發主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規定，只有全國人大的常委會及委員長，國家主席，國務院及總理，國務院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權力發布命令（令）。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合發布命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來說，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關人員。

2、決定

決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

3、公告

公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義發布，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以采用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5、通知

通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

6、通報

通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

8、報告

報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請示

請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區別在于，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

10、批復

批復“適用于答復下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

11、意見

意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發布的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

13、會議紀要

會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

黨的機關專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居于突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議“用于經會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行”之類的結束語。

16、公報

公報“用于公開發布重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關于黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

18、規定

規定“用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范”。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發的主體而言，規定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用于黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

（六）公文的行文規則

公文的行文規則，是關于公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：“行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。

（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送?請示?、?意見?和?報告?”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

（3）尊重機關職權，準確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那么主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

（6）關于“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關：“報告”不得夾帶請示事項。

二、公文的格式規范

公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印制規范，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印制規范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規范性。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規范化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質監局發布、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標準。為規范公文的制作和處理，2005年開展“規范司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，于9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》一書，就公文的制作、處理進行了規范，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的發布形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的發布形式和適用范圍

就法院系統來說，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發布重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。

3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據院領導授權、傳達或代本院發布某些事項，發布辦公室職權范圍內的事項。

4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書面格式

公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。

2、秘密等級和保密期限

秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，并且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識

發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”：“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm.“函”的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm.“命令（令）”的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm.發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一般應小于22mm×15mm.聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字號

述職報告的寫法

（）述職報告的特點 述職報告黨政機關，民團體、企事業單位的干部，向主管領導部門、人事部門或選的選民，或本單位的職工群眾，陳述自己在定時期內工作實績、問題和設想的自述評性的報告文書。主要特點是：述性、評性、報告性。

自述性，就是要求報告人，自己述說自己在定時期內履行職責的情況。因此，必須使用人稱。

自評性，就是要求報告人，依據崗位規范職責目標，對自己任期內的德、能、勤、績、廉等方面的情況，自評估、自鑒定、自定性。對工作的走向，前因后果，敘述清楚，評得恰當；所敘述的事情，要概敘，讓人目了然，并從中引出自評。但要強調：切忌浮泛的空談，切勿引據典的論證，定性分析必須定量證明的基礎上進行。

報告性，就要求報告，明白自己的“身份”，以被考核、要接受評議、監督的身份，履職責做報告。語言必須體，應有禮貌、謙遜、誠懇、樸實、掌握尺寸，可夸夸其談，嘩眾取寵。

要注意將“工作總結”同述職報告別開來。工作總結，可以單位的、集體的、也可以個人的，其寫作角度全方位的，即凡屬重的工作業績，出現的問題，經驗教訓，今后工作設想等都可以寫，而述職報告卻同，它要求側重寫個執行職守方面的有關情況，往往不本部門、本單位的總體業績、問題相摻雜。（）述職報告的寫法

述職報告般由標題、抬頭、正文、落款四部分組。1.標題

述職報告的標題，常的寫法有種： ①文種式標題，只寫《述職報告》。

②公文式標題，姓名+限+事由+文種名稱，如《××19××至19××試聘期述職報告》、《19××至19××任商業局長職務的述職報告》。③文式標題

正題，或正副題配合，如《19××述職報告》、《思想政治工作要結合經濟工作起抓——××造紙廠廠長王××的述職報告》。2.抬頭

①書面報告的抬頭，寫送單位名稱如“××黨委”、“××組織部”或“××

處”等。

②口述報告的抬頭，寫聽者的稱謂如“各位代表”、“各位委員”、“各位同志”，或“各位領導，同志”。3.正文

述職報告的正文，由開頭、體、結尾三部分組。①開頭

開頭，又叫引語，般交代任職的自然情況，包括何任何職，變動情況及背景；崗位職責考核期內的目標任務情況及個人認識；對自己工作盡職的整體估價，確定述職范圍基調。這部分要寫得簡明扼要，給聽者個大體印象。②體

體，述職報告的中心內容，主要寫實績、做法、經驗、體或教訓、問題，要強調寫好以下幾個方面：

對黨國家的路線方針政策、法紀指示的貫徹執行情況；對上級交辦事項的完成情況；對分管作任務的完成情況；工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些決策，解決哪些實際問題，糾正哪些偏差，做哪些實際工作，取得了哪些業績；個的思想作風、職業道德，廉潔從政關心群眾等情況；寫出存在的主要問題，并分析問題產的原因，提出今后改進的意見措施。

這部分，要寫得具體、充實、有理有據、條理清楚。由于部分內容涉及面廣，量多，所宜分條列項寫出。“條”、“項”要注意內邏輯關系安排好。③結尾

結尾般寫結束語。用“以上報告，請審閱”、“以報告，請審查”、“特此報告，請審查”、“以報告，請領導、同志們批評指正”等結。4.落款

述職報告的落款，寫上述職人姓名述職日期或成文日期。署名可放標題之下，也可以放

文尾。

工作總結的寫法

總結，就是對過去定時期內的實踐活動包括工作、學習、思想等方面進行回顧、分析、評價，得出經驗教訓或引出規律性的認識而形成的種文書。它主要回答的“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的問題，是們在工作中最常見、也最難以掌握的種文書。大體上分為綜合性總結專題性總結。

綜合性總結又叫全面總結，展現的是個地區、個單位整個工作情況的全貌。般按照基本情況、成績收獲、存問題、經驗體會、今后意見幾個部分來寫。如政府作報告、單位度工作總結等。專題性總結對某項工作、某項活動或某個問題所做的專門總結，內容單純、集、詳盡、具體，有定的思想深度，往往起到典型引路、推動全盤的效果。如度依法行政工作總結等。

（）總結的結構形式（請問公文有那些 http://cuome.cn)。常見的有：

1、點式。將內容按性質和主次分點平列，各點之間有定的邏輯關系，有事例、有分析、有結論，優點行文簡潔、生動活潑，但很難把握。般用于帶全局性的專題總結。

2、標題式。將內容分若干個小標題，按成功的原因、驗，或者階段性標志來寫。多用于專

第三篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識

1．什么是公文？

公文指在經營管理過程中形成的具有行為規范作用和規范體式的公文文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、發布規定和措施，請示或答復問題，報告或布置工作，以及商洽業務、交流經驗的重要工具。

2．公文從行文關系上分為那三類？其分別包括的常用公文種類有那幾種？

下行文：命令、決定、決議、規定、辦法、通知、通報、批復、意見； 上行文：報告、請示；平行文：函。

3．公文特點是什么？

①公文具有鮮明的政治性； ②公文由法定作者制成和發布； ③公文具有法定的權威性和現行效用； ④公文具有特定體例和處理程序。

4.公文寫作的步驟：

明確主題；收集材料；擬寫提綱；正式起草；加工修改。

5．公文處理辦法對公文主送單位名稱的規范使用有何規定？請說出大唐國際發電股份有限公司的規范簡稱。

公文主送單位應當使用全稱或規范化簡稱、統稱。大唐國際發電股份有限公司的規范化簡稱是大唐國際，在資本市場的簡稱是大唐發電。

6．公文標題一般包括哪幾部分？

包括發文單位、事由和公文種類。有些文種的標題中可以省略發文單位。標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。7．什么是請示？

請示是用于向上級領導單位請求指示或批準事項，以便盡快解決困難和問題，推動機關工作的一種上行公文文種。

8．請示的分類

請求指示的請示、請求批準的請示、請求批轉的請示。

9．請示應遵循的原則

請示應當一文一事，一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。受雙重領導的單位向上級單位行文，應當寫明主送單位和抄送單位。頂格直接標寫上級單位名稱，不多頭主送；除領導者要求外，一般不送領導者個人。

10.請示的正文包括那些層次? 開頭：明確交代請示事項的背景或理由，或只說明請示的根據、目的。主體：提出請求上級機關給予指示、批準或批轉的有關事項；針對上述事項提出本單位具體意見、建議或方案；如請示事項存在幾種可能解決的辦法或方案，要提出傾向性意見，積極幫助上級機關出謀獻策。不能簡單地上交矛盾。

結尾：恰當使用結語。如:“妥否，請批復。”、“以上請示如無不當，請批準。”

11.請示包括那些應用范圍? 請示是在特定條件下使用的文種，遇到以下情況需要請示上級機關：（1）對上級機關的法規、政策及其決定、指示等有不理解之處，或它們不適應本單位情況需要變通處理的時，需要請求上級機關予以解釋、批示與認可。

（2）請示審批或批轉本機關制定的重要規章、重大決策以及工作中出現的新情況、新問題等。

（3）請求批準人員編制、機構設置、干部任免、領導班子組成與調整、經費預算以及重要人員或事故的處理。

（4）請求協調與解決本機關無法解決的困難或問題。（5）根據規定必須履行審批手續的事項。總之，凡是下級機關在職責范圍內無權解決、無力解決、不知如何解決的問題，均需要提請上級機關給予裁決、指示或批準。任何超越權限或擅自處理不該由本機關處理的問題，都是錯誤的行為。

12.請示的正文有何要求? 正文是請示的主體，為了提高行文效果，撰寫請示的正文時，一般分為以下三個部分：

一是說明請示原因撰寫請示都要從陳述原因開始，主要說明行文的理由、依據或目的，必要時可以說明請示問題產生的背景。有時根據具體情況，要闡明解決問題的必要性、緊迫性。同時，要講請示事項已經具備的條件和辦理的可行性。

二是提出請示事項。這是請示的主體部分。主要說明遇到了什么問題，要請示哪些事項，本機關準備怎樣處理。重點在于對解決有關問題提出解決問題的初步方案，供上級機關定奪。若有可供選擇的多個方案或建議，則需提出本機關的傾向性意見。提倡積極幫助上級機關出謀劃策的態度與做法，堅決反對簡單消極地上交矛盾的態度和做法。

三是結尾用語。請示要用簡短的語言，明確提出請上級指示、批準、批轉的肯定要求。注意采用征詢、請示和謙和的語氣，使用期請的語言，避免使用咄咄逼人的語氣和強硬的、不新生的基本“最后通牒”式的語言。

13．什么是報告？

報告是用來向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見和建議，答復上級機關的詢問的一種上行公文文種。

14．請示和報告二者的區別

（1）行文時間不同：請示在事前行文，嚴禁“先斬后奏”；報告在事后或事中行文，不能“只斬不奏”。

（2）行文目的不同：請示旨在請求上級機關給予指示或批準，是期復性公文；報告旨在下情上達，提出意見和建議，是呈報性公文。

（3）處理結果不同：上級單位收到下級請示，要給予批復；上級單位收到下級報告，不必答復。

（4）內容要求不同：擬寫請示時必須遵循一文一事制度；擬寫報告時不必強求一文一事。

15．報告共分幾類？

按照內容劃分：綜合報告；專題報告；例行報告。

按照目的劃分：工作報告；總結報告；情況報告；調查報告；會議報告；建議性報告；檢討性報告。

16.報告的基本結構形式有何要求? 1標題

標題一般采用發文機關名稱+事由+文種的形式。

2、主送機關

3、正文

報告的正文，通常這樣安排： 一是說明報告的緣由。

二是報告的主要內容。講報告涉及的主要工作進展情況，要突出重點，抓住核心問題，有成績、有經驗、有不足，有改進意見。

三是結語。一般使用“特此報告，請審閱”，“特此報告”等。

4、發文機關名稱

5、成文時間

17.工作報告正文的寫作方法

工作報告的正文，通常分為三大部分。

一是開頭部分。主要采用概述式寫法，即概要敘述報告所涉及的工作的基本梗概，包括行文依據、報告針對的時間、地點、主要任務、總體效果評價等。

二是報告主體部分。重要報告工作進展情況和主要成績，工作中采取的主要措施以及主要的經驗體會；指出存在的不足之處或薄弱環節，說明解決辦法，提出下一步各種的安排意見或表明進一步做好工作的愿望。主體部分仍然采用概述的寫法，只是要區分重點與一般，有詳有略。三是結尾部分。通常使用的結語是“特此報告，請審閱”，“如有不當，請指正”等。

18．什么是通知？

通知是用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

19．通知分幾類？

指示性通知；知照性通知；事務性通知；批轉、轉發通知；任免性通知

20．通知有什么特點？

內容單純，行文靈活簡便；

表述具體，可操作性強；

時效性強，需要及時周知或執行。

21．會議通知一般包括哪幾部分？

一般包括會議緣由、會議內容、具體要求三部分。

22．什么是會議紀要？

會議紀要用于記載和傳達會議的基本情況、主要精神和決定事項，作為會后傳達貫徹執行的依據。

23．會議紀要主要類型有哪幾種？

1.決議性紀要； 2.協議性紀要；

24．會議紀要的格式構成版頭:（1）專門設計的紀要版頭,適用定期召開的會議

（2）按照下行文格式設計的版頭,適用專題會議紀要

主體:包括會議概況和主要精神（1）標題+正文 適用專題會議紀要

（2）有正文,無標題 適用定期召開的會議

文尾: 包括主題詞、發送范圍、印制單位、印發日期等。

25.會議紀要的主體寫作要求有那些? 會議紀要的主體分為會議概況和會議主要精神兩個部分。

（1）會議概況。即會議紀要的開頭部分。可以采用分條列項式和概述式兩種形式。分條列項式即依次將會議時間、地點、參加人、列席人、會議議程、主持人等會議要素順序列出，使人一目了然。概述式則將上述內容用一段文字簡要概括敘述，以使人們對會議情況有一個基本了解。

（2）會議主要精神。這是紀要的核心部分，既是對會議基本精神和議定事項的系統整理和集中反映，也是要求與會單位或有關方面貫徹落實會議精神的法定依據。對會議基本精神的介紹，實際上是在轉述會議取得的共識，多數用“與會代表一致認為……”“代表們指出……”等，也可以采用第三人稱的方法，如“會議指出……”“會議決定……”“會議希望……”等，必須忠實于會議實際，尊重會議的精神實質，不能將執筆者個人見解摻雜進去，不可隨意增減，更不能借題發揮，這是撰寫紀要的基本原則。同時，還應注意，紀要又是對會議基本精神的提煉和概括，它既要反映會議討論情況，特別是領導人重要講話精神，又必須綜理其要，提煉概括，不應成為會議記錄的全面重復。

一般來說，會議紀要不必安排結尾部分。因為，結尾所要強調的問題，無非是號召……、要求……，這些大都在精神中得到了反映。

26.撰寫會議紀要的注意事項是什么?（1）寫作之前做好必要的準備工作。要了解會議的宗旨和指導思想，熟悉會議議程，預計會議可能出現的情況，作到胸中有數，以便較好地把握會議的精神，搞好會議記錄，為編寫會議紀要奠定基礎。

（2）忠實于會議內容，掌握會議要點。在決議性紀要和協議性會議紀要中，要準確真實地反映會議的精神實質，關鍵是要抓住與會者達成的共識和議定事項，要圍繞會議宗旨和講座情況進行整理概括，不要把個別人的意見當作共識來反映。在研討性會議紀要中，則要求既要寫清一致意見，也要寫清重要的不同意見，這也是忠實于會議內容的表現。

（3）要掌握綜合提煉會議結論的常規要領。在概括會議主要精神或結論性意見時，人們總結出來的“四要”值得借鑒：一要抓住主持人人發表的意見，特別是他（她）的總結性發言；三要區分討論過程中的意見和表態性的結論性意見；四要把握多數人意見，尤其對重大總是意見不完全統一時，要按照少數服從多數的原則，以多數人的意見為結論性意見。

（4）注意表達的邏輯性和條理性。可以用第三人稱的方法，如“會議認為”、“會議決定”等區分紀要的不同層次，可以用列小標題的方法，區分不同的問題。以增強邏輯性和條理性。

27.簡述函的含義和特點。

函（習慣稱公函）是不相隸屬的機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請示批準和答復審批事項的一種公文。

函有以下幾個特點：

第一，適用范圍廣泛。無論平行或不相隸屬的機關之間相互往來公文，不受級別限制，都可以使用函行文。

第二，內容單純具體。函的內容遵循一文一事的原則，不能一文多事。要涉及具體的人，具體的事，具體的時間，具體的事項等。

第三，格式靈活簡便。機關對外發函，在格式上的要求比較靈活，行文的限制較少。

第四，文字表達簡練。函的篇幅都比較簡短簡明。

28.函的種類有哪些?（1）請示函：旨在向專門職能部門請示批準，例如《XX市林業局關于請示將紅葉齋商店列為旅游定點商店的函》。

（2）批準函：用于批準有關機關的請求事項，例如《國務院關于同意沈陽海關升格為正廳（局）級直屬海關的復函》。

（3）商洽函：旨在與對方機關商洽有關事情，請求予以協助或解決某個問題，例如《XX大學人事處關于商洽張XX同志調動工作事宜的函》。

（4）詢問函：即向對方詢問了解有關事項，上下級機關、平行機關、無隸屬關系的機關之間都可以使用。

（5）答復函：即答復對方詢問和商洽之事，例如《XX市人事局關于同意與XX房管局聯合舉辦房管系統干部培訓班的復函》。

（6）告知函：即向對方告知有關事項，以求得對方的協助配合。

29、函的正文的寫法? 不同內容和用途的函，其正文寫法不同。

主動發函（請示函、商洽函、詢問函、告知函）的正文，一般首先說明發函的原因，理由、根據；詢問什么問題，告知哪些情況等，要寫得清楚、明白、誠懇，以取得對方的理解和支持；請示函，則主要說明請示的理由和請示批準事項等。商洽和請示事項，應當說明本單位的意見。發函理由要充分明確，合乎事理。函的結尾要寫明要求答復，并使用誠奶謙和的語言和商量、征詢的語氣。如“請即函復”、“特此函告”、“請大力研復（函復）為盼”、“請大力協助并盡快函復”等。

復函（包括答復函和批準函）的正文，首先要針對來函表示收悉，然后，針對來函請求、商洽、詢問的有關事項，明確答復或表態。如果撰寫批準函，由重在表態同意某某事，還可以在此基礎上，闡述有關意見，提醒對方注意有關事項。最后使用結語：“特此函告”、“特此函復”、“此復”等慣用語結尾。

30．擬定公文應注意的事項？

（1）引用公文應先引標題，后引發文字號并加括號，日期要具體寫年月日；

（2）公文用詞用字必須準確、規范。使用簡稱時一般先用全稱注明簡稱后，再用簡稱。公文中的數字，除成文日期和部分層次序數詞，以及詞語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字；

（3）公文必須使用國家法定計量單位；

（4）公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關的行文關系確定。（5）擬制緊急公文，應當體現緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。（6）人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

（7）文內使用非規范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

（8）公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

（9）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規范，標點正確，篇幅力求簡短。

31.公文中結構層次序數是如何規定的? 第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“1.”第四層為“（1）”。

32.公文復印件作為正式公文使用時有何要求? 應該在公文復印件上加蓋復印機關的證明章。

第四篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識

公文文種

根據規定，黨的機關使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；

國家行政機關使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、命令（令）、公告、通知、議案。

名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種

（一）通知

通知屬于下行文，是黨政機關使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規的規定：

（1）通知適用于發布有關法規和規章

（2）批轉下級機關的公文

（3）轉發上級機關和不相隸屬機關的公文

（4）傳達要求下級機關辦理和需求有關單位周知或者執行的事項

（5）任免人員

寫作要求：

（1）擬定好標題

（2）符合實際，切實可行

（3）交代清楚

（4）文字簡練準確

（5）語氣懇切莊重

轉發通知：在撰寫轉發性通知的標題時，經常會遇到幾個“通知”重復發出的問題，如《××縣委轉發××州委轉發××自治區黨委關于××（事由）的通知的通知的通知》。可寫作《××縣委轉發××自治區關于××（事由）的通知》。

（二）報告

報告屬于上行文，是用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問或要求的公文。

報告的寫法：內容真是可靠、要有信息價值、有分析有看法、不夾帶請示事項。

（三）請示

標題請示屬于上行文，正文基本結構是下級機關結尾

第五篇：公文寫作基本知識

公文寫作基本知識簡介

一、公文

（一）公文的定義。

關于公文的定義，現行黨和國家的公文法規中都有明確具體的表述。2000年8月24日，《國家行政機關公文處理辦法》第二條明確規定：行政機關的公文（包括電報），是行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書。1996年5月3日，中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》的第二條明確界定：黨的機關公文，是黨的機關領導、處理公務的具有特定效力和規范格式的文書。這兩者均為狹義的定義，僅適用于我國現行黨政機關。據此類推，廣義的公文定義擴展表述為：“公文，是各種法定的社會組織在處理公務過程中形成并使用的具有法定效力和規范體式的文書。”

（二）公文的類別。

可按所起作用、行文關系、制發機關、來源及發出使用范圍、內容的重要程度、送達和辦理時間要求等六個方面劃分，常用的分類有兩種。

1、根據所起作用不同，可分為：

（1）法規性公文。如條例、規定、辦法、章程、守則、規范、制度等。

（2）計劃性公文。如計劃、規劃、要點、方案、預案、設想、綱要、安排、打算等。

（3）指導性公文。如命令、指示、決定、決議、通知、會議紀要、意見等。

（4）陳述性公文。如工作總結、工作情況報告、調查報告等。

（5）請示答復性公文。如請示、批復、復函等。（6）溝通情況性公文。如通報、簡報等。（7）宣傳教育性公文。如講話稿、通告等。（8）商洽性公文。如函等。

2、根據不同的行文關系，可分為：（1）上行公文。如請示、報告、意見等。

（2）下行公文。如指示、意見、決定、決議、通知、通報、會議紀要、批復等。

（3）平行公文。如函等。

（三）公文的特性。

1、作用的策令性。策令是反映階級意志的，這就不能不使公文具有鮮明的階級性和服務于政治的作用。

2、特有的嚴密程式性。嚴密程式體現了政治集團的權限和從屬關系。程式性指公文的慣用格式、寫作層次與轉述來文的方式。公文構成的三要素，即作為指導國家治理的政策思想，體現政治集團權限的行文程式，以及作為權力標記的信符，是其他所有文體都不具備的。

3、撰擬的專任性。包括兩種形式，一是職述，即由擔負某種職務的人去擬寫與其職務相稱的公文；二是代擬，即指一級領導機關或領導者個人授權由他人代擬公文。

4、嚴格的時間性與特有的時效性。時間性，決定了公文要快寫、快發、快處理，以提高機關工作的辦事效率，這也是當前機關行政效能建設的一項重要內容。時效性，所有文件均以“成文日期”作為生效時間，也即是公文公章“騎年蓋月”的那個時間，非版記印制時間。

5、實實在在的真實性。為什么要概括成這樣一句正確的廢話？實在又真實？原因在于公文的真實性，要符合本單位的實際，不是“天馬行空”，也不是“無法無邊”，是事實真實與方針政策真實的有機統一。

6、作者與閱者的特定性。

此外，值得一提的是，從1988年以來，國家先后兩次發布與公文處理法規相配套的公文格式標準。一是由國家技術監督局1988年9月5日發布的《國家機關公文格式》（GB/T9704—1988），該標準適合于各級黨政機關制發的公文。二是由國務院辦公廳提出、由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質量技術監督局于1999年12月27日發布的《國家行政機關公文格式》（GB/T9704—1999），該標準在1988年的基礎上作了很大修訂，而且靠攏了國際標準，顯得更加科學、嚴謹、完備，也正是今天印發的會議資料之一。

二、公文的文種

根據規定，黨的機關使用的主要文種為14個，即決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要；國家行政機關使用的主要文種為13個，即決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要、命令（令）、公告、通告與議案。綜述之，名稱相同與不同的均有9個，疊加后共18個法定文種。著重講述常見五個文種的寫法。

（一）通知。

1、文種釋義。從運用實際來看，通知是黨政機關使用頻率最高、適用范圍最廣的一個文種。按照公文法規的規定，①通知適用于發布有關法規和規章，②批轉下級機關的公文，③轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，④傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，⑤任免人員。由此可看出，通知文種的適用范圍極廣，呈現出一種明顯的多功能特性。

2、基本結構與寫法。

通知按其作用分為三類，發布性通知、指示性通知、批轉、轉發性通知。

（1）發布性通知。

發布性通知一般用于發布有關法規和規章，市級以下基本不用，在此即不作深究。

（2）指示性通知。

指示性通知的內容結構一般由標題、正文、結尾部分組成。

標題。這類通知的標題都是標準式的，即由“制文機關”、“事由”與“文種”三個要素組成，如《中共中央關于在全黨興起學習貫徹“三個代表”重要思想新高潮的通知》等。

正文。正文的寫法主要有兩種形式：一是既有一個獨立且簡短的開頭“提要”，又要一個總括全文中心并要求下級及時反饋執行情況的結尾，中間主體部分由若干并列的內容組成，呈現“總—分—總”的結構模式。這是內容復雜一些的指示性通知相當普遍的一種寫法。還有一個值得注意的地方，即不論寫幾個部分，通常第一部分都是講提高思想認識方面的問題，而最后一個部分則是講有關組織領導的問題，這也算是這類通知寫作的一大特點。

二是開頭有一個開宗明義，交代緣由、背景的“提要”，然后分條列項提出要求，其結構形式表現為“提要分條式”，這是較前者內容簡單一些的指示性通知的寫法。在寫法上，一般采用“提要”標目的方式，先用序號標明層次，隨即列出段旨句，使行文條理清晰，眉目清楚，便于領會、理解和執行。同時，對每項規定要求的闡述都很明確具體，具有很強的針對性和可操作性。

由于是指示性通知，因而在文中應適當使用“不得”、“要”、“不要”、“必須”等模態詞語，以使表意明確，語氣堅定有力，令人不容臵疑。這對于確保通知內容的貫徹執行，是極為必要的。

結尾。結尾部分主要是對有關單位提出貫徹執行的希望和要求。它既與開頭的“提要”相互照應，使全文達到圓潤縝密，又起到總括收束的作用，以進一步提高人們的認識。

（3）批轉、轉發性通知。

批轉、轉發性通知的內容結構一般由標題、正文、結尾部分組成。

標題。此類通知的標題，通常由批轉（轉發）文件的機關名稱、主要內容與文種三個要素構成。這里講的主要內容即被批轉（轉發）文件的標題，例如《國務院批轉財政部、國家計委關于進一步加強外國政府貸款管理若干意見的通知》。

正文。此種通知的正文，通常要寫明三層意思。一是表明對被批轉文件的態度；二是強調闡述批轉該文件的重要性和必要性；最后是提出貫徹執行的希望和要求。這層內容要視具體情況而定。它可以是一句話，也可以是若干條段。

結尾。要寫明本通知的制發日期，并加蓋公章。

3、寫作要求。

（1）要擬定一個明晰恰切的標題。通知的性質及功用決定了在寫作時必須十分關注其標題的擬制，要使讀者一看標題便知通知什么，或要求做什么事情，為此，就需要寫明有關表示通知類型的詞語，如在文種之前冠以“緊急”、“特急”、“補充”、“聯合”等等。

（2）對于非周知性的通知，應一律寫明主送機關名稱，不論被通知的機關為幾個，都應這樣做。

（3）不論是哪種類型的通知，其事項部分都要寫得符合實際，切實可行；應知應辦的事項要交代清楚，文字要簡練準確，語氣要懇切莊重。

（4）在撰寫轉發性通知的標題時，經常會遇到幾個“通知”重復出現的問題，如《××縣人民政府轉發××市人民政府轉發××省人民政府關于××（事由）的通知的通知的通知》。對于這種情況，為了避免重疊煩瑣，按照慣例，可以省略中間層次（即市政府）和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標題簡化為《××縣人民政府轉發××省人民政府關于××（事由）的通知》。為了彌補如此變通后可能出現的遺憾，應把被刪掉的中間層次寫進公文的開頭，如“近接市人民政府關于×月×日發來省人民政府關于××（事由）的通知（×政發[2006]6號），現轉發你們……”由于標題中已有“通知”字樣，省略了自己的那個“通知”也不會引起歧義，更不妨礙主題詞中對文種的標引。

（二）報告。

1、文種釋義。

報告，是用于向上級機關匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。報告不是單一的文種，是由若干具體文種構成的一個組合體。按行文的目的與作用不同，報告一般分為七種：

一是工作報告，即用于向上級匯報工作活動情況的報告，它側重于陳述工作的開展情況及主要做法，有時也夾有成功的經驗和挫折的教訓；

二是情況報告，即用于向上級匯報、反映各種社會情況及動態的報告。情況報告與工作報告相比，其突出的特點是使用面廣、反映迅速、方式靈活，具有較強的信息性，往往成為上級決策的依據；而工作報告的作用則側重于決策的信息反饋性，服務于決策的連續性；

三是呈請性報告，即呈報上級要求加以批轉或批示的報告，基本都是向上級提出工作意見與建議，故亦叫“建議性報告”；

四是檢討（檢查）報告，是因為工作中發生失誤而寫給上級的報告，它不同于個人寫的檢查材料；它是下級組織寫給上級組織的；

五是例行報告。即在特殊緊急情況下（如戰爭、自然災害、社會**等），上級機關要求下級按周、按半周、按日向上級機關反映工作、匯報相關情況的報告；

六是回復性報告。即為答復上級機關的詢問事宜而寫的報告；

七是送文送物報告，即向上級機關報送非法定文種（如工作總結、計劃、規劃、調查報告、述職報告、決策方案）等文件材料時使用的“文件頭”或向上級機關送某一重要物品（如武器、彈藥、毒品等）時隨物一同送文的報告。

2、基本結構與寫法。

報告的內容結構一般由標題、主送機關、正文和結尾四部分組成。

標題。報告的標題有兩種形式：一是完全型標題，即由發文機關、事由和文種三部分組成；二是由事由與文種構成。

主送機關。報告的主送機關即直接上級機關。但《國家行政機關公文處理辦法》規定：除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。如果是上級機關負責人直接交辦的事項，就可以機關名義制發報告（請示或意見）主送機關處標寫上級機關負責人的姓名。

正文。一般應載明三項內容：

一是報告原由。原由類似導言，一般要概述制發報告的目的、原因、背景等。工作報告一般概述過去的工作業績；情況報告一般概敘實踐情況、事故總的情況；答復報告概敘作出答復的原由，即接受或收到關于某方面的詢問（公文或口頭交辦），并做了什么調查，有什么結果等工作，并以“現就某問題報告如下”之類的句式過渡到下文。報送報告一般沒有此部分。

二是報告事項。這部分是報告的核心。工作報告要敘說工作的各個方面是如何開展的，包括進程、措施、成績、經驗、教訓、存在問題、今后打算等；情況報告則要詳敘事情的起因、過程和結果；事故報告和檢討報告在情況報告的基礎上，往往還要寫對事故責任人所做的處理；答復報告要完整地敘述或說明所要回答的內容；報送報告一般用固定性的句式“現將……報上，請審閱”。三是未盡事宜。這部分內容應根據事項而定。工作報告、情況報告、檢討性報告一般在客觀敘述了事項之后，再簡述主觀方面的看法和已采取的做法或今后的努力方向之類；答復、報送類報告一般沒有這部分。

結尾。包括結束語、發文機關印章和成文日期等三項要素。結束語可寫可不寫，如果寫，一般用“特此報告”之類的固定性語句。

3、寫作要求。

（1）匯報的內容必須真實可靠。

（2）反映報告的情況要有信息價值。在報告內容方面，應著重反映那些政策性強、影響面大、帶有動向性的情況和問題。

（3）對情況要有分析、有看法。無論是綜合報告還是專題報告，都應避免羅列情況，冗長瑣碎，寫成“流水帳”。應該把情況、問題歸納起來，進行認真的、實事求是的分析，使之條理化，并具體地提出解決問題的意見和措施。切忌矛盾上交，只擺情況，不作分析；或只提問題，向上級要辦法。

（4）報告中不要夾帶請示事項。報告與請示是公文中的兩種文體，各有各的內容和寫作要求，不能混為一談。報告這種問題不需要上級批復，如果夾帶請示事項，勢必貽誤工作。

（三）請示。

1、文種釋義。

請示，是下級機關向上級機關提出要求，請求上級機關給予指示或批準的公文。下級機關一般需要請示的問題有：①對有關方針、政策、指示、決定中不了解的問題；②工作中發生重大問題和原無規定、難以處理的問題；③由于本單位、本地區的特殊情況而造成的難以處理或需要變通處理的問題；④不屬于本單位權限范圍內，須經上級批準后方可決定的問題等。

2、基本結構與寫法。

請示的內容結構一般由標題、正文和落款三部分組成，其寫法如下： 標題。請示的標題由發文機關、事由、文種三個要素組成。例如《四川省瀘州質量技術監督局關于修建辦公大樓的請示》。

正文。請示的正文一般由請示理由（問題）和請示事項兩部分構成。

請示問題的理由。這部分應寫明請示的問題并陳述理由。請示的要求一般從標題上就能反映出來。但請示的要求是根據什么問題提出的、其理由是什么，必須在請示的正文中先作具體陳述。只有讓上級了解到請示的問題輕重如何、屬于什么性質，是否非解決不可，才能為上級機關提供指示或是否批準的依據。撰寫這部分內容一定要做到問題明確，理由充分。

請示批準的事項。請示的問題明確，理由充分，要求解決的事項就能得到上級的認可和批準。

向上級機關提出請示，既要從請示機關的實際問題和需要出發，又要考慮上級機關的批準權限和解決問題的能力。任意提高解決問題的要求，或不考慮上級機關是否能夠解決，都不利于實現請示的目的。因此，在寫請示批準的事項時，要抱著客觀實際的態度，向上級機關提出合理可行的請求。

結尾寫上“以上意見當否，請批示”、“當否，請批示”之類的結束語。

3、寫作要求。

（1）要一文一事。任何機關都有一定的職權范圍，在請示行文中如果不是一文一事，就有可能出現某些事項屬于職權范圍之類，而有些事項卻超出職權范圍的情況，以致使領導機關難于批復，影響請示目的的順利實現。

（2）不要多頭請示。多頭請示容易因責任不清、互相扯皮而延誤工作。因此，請示行文只能主送一個機關。

（3）一般不要越級請示。在特殊情況下必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

（4）不要與報告混淆使用。請示與報告同屬上行文，但兩者之間卻有嚴格的區別。比如，“報告”對上級沒有肯定性的批復要求，而“請示”則相反；在行文時間上，“報告”是事中或事后行文，而“請示”則是事前行文（舉例）；上級對下級報送的“報告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上級酌情處理，如確需批示時，只能使用“批示”這個文種；而“請示”則不然，不論所請示的事項上級同意與否，按理都應及時做出批示，但批示時使用的文種都是“批復”而不是“批示”。

（5）不要與上行的意見混淆使用。“請示”與上行的“意見”非常近似，具有一定的交叉性，他們都是要求上級機關對自己所提的事項或問題，或給予批準、或給予指示、或予以認可，即這兩個文種的行文方向與目的在某種程度上有著同一性，但他們之間又存在著離散性，主要表現在所提的事項與內容不盡相同。“請示”的內容較多涉及的是“人、財、物、機構、編制、出境出國”以及工作中遇到的需要上級作出決定的重大問題或應由上級加以審批的事項等具體問題，也即是我們通常所說的“硬件”；而上行“意見”的內容則多是對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法以及所遇到的困難等，要求上級給予指示或支持，也即是我們通常所說的“軟件”。

（6）注意請示內容要完整。請求撥款的應附預算表；請求批準規章制度的，應附規章制度的內容；請示處理問題的，本單位應先明確表態。

（7）聯合行文時要搞好會簽。會簽時，應將主辦機關排在首位。強調一句：聯合行文時，作者應是“同級機關”，即：同級政府之間、同級政府各部門之間、上級政府部門與下一級政府之間可以聯合行文；政府及其部門與同級黨委、軍隊機關及其部門可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行政職能的事業單位、公司也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，單位不宜過多。

（四）批復。

1、文種釋義。

批復，是上級機關對下級機關請示事項作出答復的公文。批復要對請示事項明確表示同意或不同意、批準或不批準的態度。批復是具有指示性質的公文，下級部門要解決請求的問題必須以批復內容為依據。

2、基本結構與寫法。

一般對簡單請示事項的批復，文字內容都比較簡短，針對重大問題或復雜問題的批復，文字就比較長。無論長短，批復的結構內容一般都由標題、正文、落款三個部分組成。

標題。由發文機關名稱、發文事由、文種三個要素組成。擬寫標題的事由部分有兩種常見的情況：一種是寫出下級機關請示文件的標題來體現事由，如《關于對市計量測試所關于購買交換機計時計費檢定儀等設備請示的批復》；另一種是針對下級機關請示的事項，直接寫出批復的事由，如《關于同意市計量測試所購買電導儀的批復》。

正文。批復的正文由批復的根據和批復的意見兩部分內容構成。

一是批復的根據。引述下級單位的來文標題和發文字號，“你局《關于開通縣政務服務中心代碼數據接口的請示》（發文字號）已收悉¨¨¨”

二是批復的意見。緊接批復根據寫出批復意見，對請示或報告的事項作出明確、具體的答復。如《××市物價局關于對××市電子原件廠〈關于提高電子原件出廠價格的請示〉的批復》，正文寫出批復的根據后，針對請示中陳述的困難和申請批準的事項，寫出批復意見：“由于電子產品的原材料及輔料價格的提高，生產成本上升較大。為保證電子產品正常生產，滿足市場的需要，同意將你廠電子產品出廠價格提高5%，從文到之日起執行。”這篇批復的文字不多，但結構完整，內容簡明扼要，針對性強。

如批復的意見較長，就需要單獨寫成一個部分，并以條款的形式來分別表述有關的意見。在正文的結尾處，常用“此復”、“特此批復”等習慣用語。

落款。在正文右下方位臵寫上發文機關名稱及發文日期。

3、寫作要求。

（1）慎重對待，及時答復。批復機關收到請示后，要及時進行周密的調查了解，掌握有關情況，根據現行政策法令及辦事準則，經認真研究后，及時給予答復。

（2）針對請示進行答復。上下行文要互相對應。

（3）要明確態度。批復意見不管同意與否，必須十分清楚明白，態度明朗。不能含糊其詞，摸棱兩可，以免下級機關無所適從。批復的主送機關非常明確，只有請示機關一個，如果所請示問題帶有普遍性，或需告知其他機關，可用如下辦法處理：一是除批復原請示單位外，并轉有關單位；二是將批復抄送有關單位；三是將有關意見另用“通知”行文。將本機關對一些普遍性問題的意見及時傳達下去。

（4）不能指示、復函混用。同為下行文，均對有關事項提出原則、要求，但兩者的區別是明顯的。首先是內容不同，指示是對下級機關布臵工作，闡明工作活動的指導原則。而批復事項較窄，只能針對請示事項作出具體答復。其次是受文對象不同。指示的受文對象一般不是某個機關，而是有關的機關單位，受文對象甚至不確定。而批復有特定的受文單位，只給原請示機關發出批復。再次是制發動因不同。指示根據需要而作，屬主動行文，批復則是針對下級機關請示而發的，屬于被動行文。

（五）函。

1、文種釋義。

函是機關之間用于商洽工作、詢問和答復問題的一種公文。函可分公函、便函兩種。便函用機關信箋繕寫或打印，可加標題，不必編號，落款署上機關名稱，簽上日期，蓋上公章即可。這種形式的便函不屬于正式文件，一般也不歸入檔案。公函是正式文件，應按正規形式的公文處理。一般情況下，函是用于不相隸屬的機關之間商洽工作、咨詢和答復問題的公文，不具備指導作用，也無批準效力；但上級機關對下級機關詢問重要問題的復函，就有指示作用或批準作用。

2、基本結構與寫法。（略）

3、寫作要求。

（1）要正確區分公函與便函。“函”是黨和國家行政機關使用的一個主要文種，行文時要采用正式文件的標印格式。因此，不能把機關日常使用的普通“信函”（也叫“便信”、“便函”）與“函”混為一談，信函不是正式公文。

（2）掌握分寸，用語平和。當遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調。俗話說“有理不在聲高”，這是由“函”這一文種的性質所決定的。

（3）要準確理解“函代批復”。對于下級機關的“請示”，由上級機關進行批復時要使用“批復”，但當這種批復是由上級機關的辦公廳（室）代行時，由于它們之間形成了一種平行關系，故用“函”代行“批復”行文，這就是人們通常所說的“函代批復”。因為從公文外形上看它是一份“函”，而實質上是一份千真萬確的“批復”。“函代批復”的代字，在此并未作“代替”理解，而是強調它的實質，是形式與內在的完整與統一。

（4）一函一事。

（5）語言要得體、有分寸。寫函應力避客套，在語言上應講究禮貌。不能使用指示、命令式的語言，要用平等磋商的語調，應在語言上恰如其分地體現出行文機關的“地位”和姿態，這樣才能充分發揮函的作用。

三、常見公文的幾點注意事項

（一）公文標題。

標題是公文的“眼睛”，擬好標題是寫好公文的必然要求。這里對一些常見的錯誤加以分析，歸納起來的標題十二忌，供大家參考。

1、文種要正確。

一忌不可錯用。公文文種的種類和適用范圍是法定的，不可錯用。主要存在以下幾種病例：

報告、請示不分：如《××市人民政府關于解決水利建設資金的報告》，解決水利建設資金需要“請示”，標題應改為《××市人民政府關于解決水利建設資金的請示》；再如《××縣工業普查領導小組關于工業普查準備工作情況的請示》，“工作情況”無須請示，文種應改為“報告”。

批復、復函不分：兩個不相隸屬的單位，只能用復函。如《××省人民政府關于××市總體規劃的復函》，是省政府對市政府請示的答復，應把“復函”改為“批復”。

公告、通告不分：主要是將“通告”錯用成“公告”，“公告”是屬于向國內外宣布重要事項和法定事項，如在小區門前常見的《××市供電局關于××區域暫時停電的公告》、《××市關于嚴禁在市區養犬的公告》等，都要把“公告”改為“通告”。

除此之外，還有通報與決定不分、批復與決定不分、通報與通知不分等錯用情況。

二忌不可并用。“文種并用”指兩種法定公文文種在標題中同時出現，比較常見的有“關于××的請示報告”、“關于××的請示函”等。如《××縣民政局關于成立消防科的請示報告》(應將“報告”刪去)，《××縣人民政府關于同意建立××集貿市場給縣工商局的批復函》(應將“函”刪去)。

三忌不可自造。擬寫公文標題時，一定要準確地從本單位所在系統的法定文種中選定，不能自造文種。如《××關于開展××活動的匯報》，“匯報”不屬于公文文種，應改為“報告”。再如《××單位關于增設××科室的申請》，“申請”也不屬于公文文種，應改為“請示”。

四忌不可省略。公文標題中表示公文文種的名詞，無論在什么情況下都不能省略。如《××市人民政府批轉市規劃局關于實施城市規劃管理的請示》，這不是“請示”而是批轉性通知，應改為《××市人民政府批轉市規劃局關于實施城市規劃管理的請示的通知》。

2、事由要準確。五忌不可隨意省略。“事由”即公文的主要內容。某些公告，若正文特別簡短，概括事由又很冗長，省略事由未嘗不可，但事由在多數情況下是不可以省略的。如《××省人民政府關于……的決定》，不能省略為《××省人民政府決定》；《××省科學技術委員會關于詢問貫徹全省科學技術工作會議情況的函》，不能省略為《××省科學技術委員會的函》。

六忌不可繁復冗贅。繁復冗贅的公文標題往往含混不清，讓人難解其意。避免此病誤的關鍵是善于概括和精練詞語。如《國務院批轉財政部等部門關于制止亂開減收增支口子的報告的通知》，對聯合發文的幾個部門和批轉公文的主要內容都進行了概括，擬制得簡潔、規范。

另外，對層層轉發，即轉發層次較多的公文，盡量不要出現《××縣人民政府關于轉發××市人民政府關于轉發××省人民政府關于轉發國務院……的通知的通知的通知的通知》，可采取“直轉法”處理，將標題簡化為《××縣人民政府關于轉發國務院……的通知》。

七忌不可簡而不明。簡而不明的公文標題，往往似是而非，改正時須根據公文內容恰當地提煉出事由。如《××航運管理所航行通告》，根據文件內容，可改為《××航運管理所關于確保施工和航行安全的通告》；再如《××縣人民政府關于國慶節的通知》，事由“國慶節”太簡單，可改為《××縣人民政府關于國慶節放假的通知》。

八忌不可錯用詞語。此處主要指批轉性通知和轉發性通知中“批轉”與“轉發”的錯用。如區縣局報來關于實施民生計量的意見，市局如同意在全市質監系統執行，則應“批轉”文種；而對省局或國家總局下發的文件，我們就會用“轉發”。在擬制這類標題時，一定要根據行文關系來確定用“批轉”還是“轉發”。“批轉”是先批示再轉發，因此只有上級機關才有權批轉下級機關的來文。

還有一種情況是在“報告”、“請示”中濫用了“上報”、“呈報”、“申請”、“要求”、“請求”等報請性詞語。如《××市工商行政管理局關于上報加強工商行政管理工作的報告》，“上報”與“報告”重復，應把“上報”刪去。再如《××市人民政府關于請求解決水利建設資金的請示》，“請求”和“請示”重復，應把“請求”刪去。

3、形式要規范。

九忌不可出現語病。各種語病在公文標題中都有可能出現，比如搭配不當，語序不當，成分殘缺，成分多余，句式雜糅等，應運用語法、修辭、邏輯知識加以改正。如：《××學校關于加快發展本校彩色印刷品生產若干措施的通知》，這個標題動賓搭配失當，文種使用不當：“加快發展”的賓語應是“彩色印刷品生產”而不能是“若干措施”；若文件內容有“決定采取以下措施”等語，應將“通知”改為“決定”。

《××省教育廳關于加強普通高校保衛工作若干問題的試行意見》，這個標題有多項錯誤：一是動賓搭配不當，“加強”的賓語應是“保衛工作”而不能是‘若干問題”；二是“若干問題”不能限定“試行意見”；三是“意見”屬于導向性和參考性文書，不具有強制性，在“意見”之前再加上“試行”實屬多余。

十忌不可隨意省略或錯用介詞“關于”。介詞“關于”在標題中不可濫用，也不可隨意省略，而且位臵必須正確。如（舉例）《××局優先提高辦公室生活待遇的通知》，缺少“關于”，應在“××局”后加上“關于”；《關于××市財政局向××市物價局聯系臨時住房問題的函》，“關于”位臵不當，應將“關于”移至“財政局”后。“關于”濫用主要表現在層層轉發的公文標題中，如《××關于轉發××關于××的通知》，前面的“關于”可省略，因發文機關是“轉發”這一動作的施事者，省略“關于”不會產生歧義。但在兩個“關于”相距較遠且不大拗口的情況下，則以不省略為好。

十一忌不可濫用或錯用標點符號。《國家行政機關公文處理辦法》明確規定：“公文標題中除法規、規章名稱加書名符號外，一般不用標點符號。”公文標題中贅加或錯用標點符號的問題一直比較嚴重。其主要表現，一是批轉(轉發、發布)法規、規章，不用書名號而錯用引號，如《××省人民政府關于學習宣傳“中華人民共和國森林法”的通知》，應把引號改為書名號；二是批轉、轉發或批復非法規性公文(如請示、報告、意見等)，濫用書名號，如《××縣人民政府批轉縣經委〈關于加快經濟適用房建設的意見〉的通知》，其中“意見”不屬于法規，應去掉書名符號；三是不必使用其他標點符號而隨意使用，如《××縣勞動局關于推薦訂購企業二、三級人員定額定員方法講座錄像片的函》，其中的頓號不能使用；四是標點符號標錯位臵，如《××省人民政府關于轉發國務院〈關于職工工作時間的規定〉的通知》，應改為《××省人民政府關于轉發〈國務院關于職工工作時間的規定〉的通知》。

十二忌不可不講究文字排列。標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞拆開。許多公文標題在文字排列上很不講究，主要病誤是未能盡量保持詞或詞組的完整性以及字數搭配上的勻稱。有的將一個合成詞拆開排成兩行，有的行與行字數相差懸殊，有的因排列不當造成錯誤語意等等。

（二）漢字的使用規范。

1、定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如，一律，二倍體，四書五經，五四運動，十一屆三中全會，十屆全國人大三次會議。

2、相鄰的兩個數字并列連用表示概數，必須使用漢字，期間不能用頓號“、”隔開，如，三五天，兩三人，十之八九不能寫成三、五天，兩、三人，十之八、九。

3、含有月日簡稱表示事件、節日和其他意義的詞組的數字要求使用漢字。如果涉及一月、十一月、十二月，應用間隔號“??”將表示月和日的數字隔開，并外加引號，避免歧義。涉及其他月份時，不用間隔號。是否使用引號，視事件的知名度而言。如五四運動，“一二??九”運動，“九一三”事件。

4、概數、約數數字的書寫。概率(或模糊)數字在文件中出現，應當模糊一頭，而不能模糊兩頭。如，近百人或百人左右，不能寫或“近百人左右”；80％以上或接近80％，不能寫成“接近80％以上”等。

5、文章標題序號標寫問題。根據國務院的統一規定，文件標題序號標寫采用漢字和阿拉伯數字混合使用的編排方式，其標準格式是，第一層為“

一、”，第層二“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“(1)”。

6、關于語序的問題。句子中使用的定語、狀語等中心詞修飾不當，容易產生語義混亂。如“今天，我們學了兩個國務院文件”，這里用“兩個”修飾國務院顯然是不對的，國務院只有一個，修飾的應該是文件，應改為“今天，我們學習了國務院的兩個文件。”常見的還有“原國務院總理朱容基參加了座談會。”此處，“原”修飾的應該是“總理”，國務院沒有原來和現在之分，應改為“國務院原總理朱容基參加了座談會”。

同時，還有主體變化，側重點相應轉移。

（三）引用規范。

常見的引用病誤，主要有以下幾種：

1、引用不規范。例如，有一份通知的開頭是：“根據市委（2004）6號文件的要求……”根據《國家行政機關公文處理辦法》第二十八條第三項的規定，引用公文“應當先引標題，后引發文字號”。公文中如涉及對有關法律、法規的引用，必須注意寫其全稱或規范性簡稱，不能隨意裁剪。例如，我們經常碰見的行政執法中會用到法律、法規，如行政起訴方面的，此時不能用口語里的“根據《行訴法》第某條，”而應改為《中華人民共和國行政訴訟法》或我國《行政訴訟法》。

2、引用不準確。不能因為文件標題較長，在引用時就濫行省略，以免影響其準確性。

3、引用不得體。主要有兩方面的表現。其一是所因內容與上下文之間的銜接不夠緊湊，給人以不協調感。例如有一篇題為《在改革中探索發展縣辦工業的新路子》的調查報告，其中有這樣一段文字：“我市十個縣辦工業是在原來手工業社的基礎上，在大躍進和大辦農業時期，圍繞為農業服務這個中心，用土法上馬、因陋就簡的方法發展起來的。毛澤東同志指出：沒有什么困難可以阻礙人的前進，只要奮斗，加以堅持，困難就趕跑了……”此例所引毛澤東同志的指示，目的在于說明該市十個縣辦工業克服困難、艱苦創業的斗爭精神，但與上下文意不連貫，引用是多余的，應將其刪掉。

其二是引用有損公文的莊嚴風格。例如《中共××市紀律檢查委員會關于嚴肅處理××貪污問題的通報》中有一段文字：“作為黨員領導干部，本應以身作則，克己奉公，用人民給的權力，忠實地為人民創業造福。而××相反，他無視黨紀國法，采用多種手段，與人合伙貪污人民幣×萬元，真可謂電線桿上綁雞毛—撣（膽）子不小。”此引用歇后語與通報文體的性質要求不協調，有損于該文體的莊重性和嚴肅性，應將其刪掉。

4、引用無序。公文中涉及對有關公文或經典著作的版次、卷次、頁數、法律、法規條款項目等的引用，一定要注意順序。譬如剛才講的引用有關公文或文件的注意事項。又如對版次、卷次、頁數的引用，如引用《鄧小平文選》的某段話，應標注為（《鄧小平文選》第3卷，人民出版社1993年10月版，第39頁）。再如，對法律條款的引用，應是“條、款、項”的順序。