第一篇：檔案員職責(zé)及檔案管理制度

檔案員職責(zé)及檔案管理各項(xiàng)制度

一、檔案員崗位責(zé)任制度

1、學(xué)習(xí)貫徹實(shí)施《檔案法》等檔案工作的法律、法規(guī)和縣委、政府關(guān)于檔案工作的政策規(guī)定。學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。

2、熟悉本單位檔案業(yè)務(wù)工作，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。不得造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為

3、了解本單位各類檔案資料的形成過(guò)程。掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

4、及時(shí)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)形成的文書檔案、實(shí)物檔案、音響、照片等各種檔案材料進(jìn)行收集、整理、分類、編目、立卷和歸檔。并監(jiān)督和指導(dǎo)各站所做好檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5、負(fù)責(zé)收集領(lǐng)導(dǎo)外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的有關(guān)材料。收集鄉(xiāng)鎮(zhèn)重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)以及其它應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，6、負(fù)責(zé)管理本單位各種門類和載體的檔案，經(jīng)常保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“十防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

7、按時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。按規(guī)定及時(shí)向縣檔案館移交保管到期的檔案。

8、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢和檔案查詢利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

9、對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和上級(jí)檔案部門鑒定后，認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

10、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

二、檔案室（庫(kù)房）管理制度

1、室（庫(kù)）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達(dá)到100%。嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴(yán)禁明火，嚴(yán)禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進(jìn)入時(shí)，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由本室（庫(kù)）管理人員陪同。門要加固防盜門。進(jìn)出室（庫(kù)）隨時(shí)關(guān)燈、鎖門，2、搞好室（庫(kù)）內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲、防鼠、防有害氣體、防水“十防”工作。每天必須定期查庫(kù)，并認(rèn)真做好記載。

3、定時(shí)測(cè)量記錄室（庫(kù)）內(nèi)溫度。要求室（庫(kù)）內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。

4、妥善保管室（庫(kù)）內(nèi)鑰匙，不準(zhǔn)隨身攜帶，確保檔案室（庫(kù)）內(nèi)安全。

5、檔案柜具要編制順序號(hào)，排列整齊。室（庫(kù)）內(nèi)內(nèi)要經(jīng)常打掃，柜具要定期擦試，隨時(shí)放置防蟲、防鼠藥品，保持室（庫(kù)）內(nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，6、進(jìn)檔案室（庫(kù)）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛(ài)護(hù)檔案，不得撕頁(yè)、涂改，沾口水翻頁(yè)，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負(fù)全部責(zé)任。

7、未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不準(zhǔn)將檔案帶出檔案室（庫(kù)），更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳，嚴(yán)格遵守保密制度。

8、檔案工作人員對(duì)所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

9、辦理借閱、借用檔案，要嚴(yán)格履行規(guī)定的手續(xù)，不得擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，并要求借閱檔案人員負(fù)起安全保密責(zé)任，歸還時(shí)要有嚴(yán)格的檢查登記制度。

10、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

三、檔案保管制度

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)各種門類和載體的檔案均由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。各站所在次年第一季度前，必須將檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。檔案室在接收檔案時(shí)必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收并履行交接手續(xù)。

2、保管檔案和資料，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

3、在認(rèn)真保管好紙質(zhì)檔案的同時(shí)，必須及時(shí)進(jìn)行檔案目錄的電子著錄，有條件的可進(jìn)行全文著錄。

4、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

5、隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

6、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但要相對(duì)集中，便于管理。

7、庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

8、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

9、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

四、檔案安全管理制

一、嚴(yán)格按照檔案安全管理規(guī)定，配齊消防和安全管理因硬件設(shè)施。

二、檔案庫(kù)房要有“十防”措施。即防盜、防火、防潮、防蟲、防霉、防光、防水、防塵。

三、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁明火、吸煙及存放易燃物品，嚴(yán)禁將火種、食品、易燃易爆等物帶進(jìn)檔案室。

四、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。

五、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。

六、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊(cè)，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。

七、對(duì)館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長(zhǎng)期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、處理。

八、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。

九、定期檢查維修電器設(shè)備、消防設(shè)備、更換檔案保護(hù)藥物。

十、庫(kù)房管理人員下班前，要關(guān)閉門窗，鎖好庫(kù)門，切斷電源。

十一、庫(kù)房鑰匙要專人保管使用，定點(diǎn)存放，嚴(yán)禁外借。

五、文書材料歸檔制度

1、歸檔范圍

凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙質(zhì)、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

2、歸檔時(shí)間

（1）文書檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

（2）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

（3）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

（4）重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目和重點(diǎn)工程，在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

（5）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

3、歸檔要求

（1）歸檔工作，必須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。

（2）、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存時(shí)間（即永久、長(zhǎng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

（3）、歸檔文件材料正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

（4）卷內(nèi)文件排列有序。一般按責(zé)任者——問(wèn)題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

（5）卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即：裝訂的卷，在有文字的每頁(yè)文件的右上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)；不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)。圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

（6）凡歸檔案卷,不論永久、長(zhǎng)期和短期，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄。

填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名。填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；卷內(nèi)文件目錄置于卷首。

（7）凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

（8）歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

（9）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書寫。

（10）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映真實(shí)的歷史過(guò)程。

4、歸檔手續(xù)

移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

六、檔案復(fù)制制度

1、要遵循保密原則，未開(kāi)放或涉及保密的檔案不得復(fù)制。

2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

4、對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

七、檔案查借閱制度

1、因單位、家庭、個(gè)人工作、生活需要的，都可借閱已開(kāi)放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。

2、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個(gè)人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。

3、查閱檔案者，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁(yè)、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

4、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

5、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)有撕毀、遺失、涂改和損壞現(xiàn)象，要給予行政處分或罰款。情節(jié)特別嚴(yán)重者，按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

6、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。

八、檔案移交制度

1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

九、會(huì)計(jì)檔案管理制度

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)人員按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由分管財(cái)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和財(cái)務(wù)主管陪同借閱。

5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

十、聲像檔案管理制度

1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

十一、實(shí)物檔案管理制度

1、實(shí)物檔案要及時(shí)移交檔案室歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開(kāi)發(fā)和利用。

2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯。

3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

4、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

5、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。

6、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

十二、檔案保密制度

1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全完整。

2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“十防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō)，不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn)，不該看的國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。

9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。

10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

十三、檔案鑒定銷毀制度

1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

5、經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。

8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

十四、檔案統(tǒng)計(jì)制度

1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

6、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢(shì)，提高管理水平。

十五、檔案史料編研制度

1、綜合檔案室是檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的主要部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)檔案史料的形成過(guò)程，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

2、檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

3、深層次的編研工作，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

4、編研的檔案史料，只限內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

第二篇：兼職檔案員職責(zé)

兼職檔案員職責(zé)

1、學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》和《保密法》，提高干部、職工的檔案工作意識(shí)、保密觀念和利用檔案服務(wù)于機(jī)關(guān)工作的自覺(jué)性。

2、負(fù)責(zé)本園各部門檔案資料的收集、整理工作，按規(guī)定時(shí)間和程序向檔案室移交符合質(zhì)量要求的檔案。

3、協(xié)助檔案室做好檔案資料的分類、立卷工作。

第三篇：專職檔案員職責(zé)

一、認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家頒發(fā)的《檔案法》、《保密法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》及《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等法令、政策和法規(guī)，協(xié)助檔案室主任組織開(kāi)展檔案工作宣傳教育活動(dòng)。

二、定期做好全校各類檔案的收集、整理立卷、歸檔、統(tǒng)計(jì)、編研、保管和提供利用工作，做好保管期滿需銷毀的及無(wú)保存價(jià)值的檔案材料的整理、報(bào)批工作。

三、協(xié)助檔案室主任對(duì)全校檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

四、嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。

五、參加上級(jí)組織的有關(guān)檔案工作學(xué)術(shù)交流及研討活動(dòng)。

六、做好檔案工作會(huì)議的會(huì)務(wù)性工作及會(huì)議記錄。

七、嚴(yán)格按檔案管理要求做好庫(kù)房管理工作。

八、做好日常管理工作。

九、認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)有關(guān)規(guī)定做好保密工作。

十、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

第四篇：崗位職責(zé)及檔案管理制度(檔案員)

檔案員崗位職責(zé)

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、“三個(gè)代表”及科學(xué)發(fā)展觀，貫徹執(zhí)行檔案法規(guī)，講究職業(yè)道德熱愛(ài)本職工作，為發(fā)展檔案事業(yè)盡職盡責(zé)。

2、努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)，鉆研業(yè)務(wù)，掌握本機(jī)關(guān)種類檔案的分類、組卷、編目、保護(hù)、利用的知識(shí)和技能，搞好所屬機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

3、對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料按時(shí)收集、分類、整理、組卷、書寫編目、保證案卷質(zhì)量、做到管理科學(xué)，方便利用，努力實(shí)踐檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4、堅(jiān)持原則，保守機(jī)密，忠于職守，堅(jiān)守崗位，不將檔案材料擅自帶離工作崗位或給無(wú)關(guān)人員傳閱。

5、熱情接待查檔人員，為查檔者提供方便，提供檔案做到及時(shí)、準(zhǔn)確。

6、做好檔案信息利用，資料收集，編制檢索工具，編研和檔案統(tǒng)計(jì)工作。

7、做好檔案的收進(jìn)、移出和統(tǒng)計(jì)工作。

8、認(rèn)真做好檔案鑒定工作，對(duì)已超過(guò)保管期限確無(wú)利用價(jià)值的檔案材料提出存毀意見(jiàn)，編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和單位審核后，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并報(bào)市檔案行政管理部門備案。

檔案借閱制度

1、職能部門人員借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱登記手續(xù)，方可查閱。

2、借閱機(jī)密檔案，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在閱覽室內(nèi)查閱。

3、外單位查閱本單位檔案，必須持單位介紹信。寫明利用目的，內(nèi)容及來(lái)人政治面目，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱，但一律不得借出。

4、借閱檔案者未經(jīng)許可，不得隨意抄錄、復(fù)印和拍照原文。

5、借閱人員必須愛(ài)惜檔案、資料，保持檔案的清潔與完整，不得在檔案上勾劃、涂改、污損、抽頁(yè)，注意保密，不得轉(zhuǎn)借和遺失。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，根據(jù)情節(jié)輕重，依法處理。

6、檔案員有責(zé)任檢查借閱者歸還的檔案，了解保管情況和利用效果。借閱人員有義務(wù)匯報(bào)、介紹利用情況。

7、借閱期限，按要求用畢歸還。如需借走，或延長(zhǎng)時(shí)間，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可辦續(xù)借手續(xù)，期限為期一年，到期必須歸還

檔案保密制度

1、嚴(yán)格遵守、執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度、維護(hù)檔案的安全、完整和統(tǒng)一。

2、機(jī)密檔案要妥善保管加強(qiáng)保密措施。

3、機(jī)密檔案、資料的借閱，必須履行嚴(yán)格的領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在指定的場(chǎng)所閱讀，不得外借。

5、機(jī)密檔案不準(zhǔn)摘抄或復(fù)制。

6、檔案員或查閱人員對(duì)檔案的內(nèi)容要保密。不得在公共場(chǎng)所談?wù)摚粶?zhǔn)攜帶檔案文件回家，探親，訪友。造成失密、泄密要追查當(dāng)事者和工作人員的責(zé)任。

檔案庫(kù)房管理制度

1、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)有“九防”措施：即防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。并定期檢查、通風(fēng)。

2、保持庫(kù)內(nèi)清潔，做好溫濕度記錄，使庫(kù)房相對(duì)濕度保持在45%—60%之間，溫度保持在14℃—24℃左右為宜，如有異常情況及時(shí)采取改進(jìn)措施。

3、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品和與檔案無(wú)關(guān)的物品。停電時(shí)應(yīng)用手電照明，不得使用蠟燭等明火器具。

4、庫(kù)房設(shè)專人管理，無(wú)關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫(kù)房。隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全。

5、檔案出入庫(kù)情況應(yīng)有詳細(xì)記錄，借閱的檔案收回時(shí)，及時(shí)放回原處，不得前后錯(cuò)位。

6、案柜的擺放應(yīng)做到整齊美觀。遠(yuǎn)離窗戶，隨時(shí)做好保潔工作。

檔案統(tǒng)計(jì)制度

檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié)，也是保證檔案工作質(zhì)量，提高檔案工作水平的一項(xiàng)有效方法。

1、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)。

2、根據(jù)檔案資料的查閱、借閱登記，每年統(tǒng)計(jì)一次利用效果情況。

3、凡立卷歸檔的文書、會(huì)計(jì)、科技、聲像檔案，應(yīng)分類填寫登記簿，年終匯總立卷情況。

4、經(jīng)檔案室移交出去或銷毀的檔案，應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)登記。

立卷歸檔制度

一、歸檔范圍：凡是本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料，均應(yīng)依法歸檔，任何人不得以任何借口拒絕歸檔。

二、歸檔時(shí)間

1、文書檔案：本各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料，在次年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一布置立卷，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后，每年三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。

2、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門年終立卷，保存一年后，移交綜合檔案室保管。

4、設(shè)備檔案：按同一設(shè)備儀器名稱，含設(shè)備購(gòu)置、合同、說(shuō)明書、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收記錄等文字材料，指定負(fù)責(zé)人員，收集整理。設(shè)備投入使用后及時(shí)移交檔案室保管。

5、聲像檔案在每項(xiàng)工作活動(dòng)完畢后隨時(shí)整理歸檔。

6、實(shí)物檔案：?jiǎn)挝猾@榮譽(yù)獎(jiǎng)品、銅牌等按時(shí)間順序隨時(shí)編號(hào)歸檔

三、歸檔要求

1、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對(duì)準(zhǔn)確，按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系，進(jìn)行分類、立卷，使案卷能正確反映出本校工作活動(dòng)的真實(shí)情況，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，可酌情增加歸檔份數(shù)。

3、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長(zhǎng)期保存，同時(shí)要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。

4、案卷封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確；卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號(hào)，并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。

5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，按照不同門類、載體和不同保管期限分別進(jìn)行編號(hào)，并編制案卷目錄，填寫案卷目錄號(hào)。

6、歸檔手續(xù)，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時(shí)，應(yīng)編制“移交清單”一式二份，經(jīng)交接雙方核對(duì)簽字后，各留一份，以備考查。

第五篇：檔案員檔案室管理制度

檔案室管理規(guī)定

第一條檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

第二條檔案室內(nèi)的檔案柜要統(tǒng)一編號(hào)。做到存放有序，查找有據(jù)。

第三條要愛(ài)護(hù)檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過(guò)程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發(fā)現(xiàn)破損時(shí)，要及時(shí)修補(bǔ)。

第四條要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。

第五條檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無(wú)關(guān)的其它物品。

第六條下班前或節(jié)假日，要認(rèn)真檢查，以防事故發(fā)生。離開(kāi)檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。

第七條認(rèn)真辦理檔案入庫(kù)和查閱、借閱登記手續(xù)。

第八條案卷歸還后，及時(shí)放回原處。

第九條每年定期對(duì)室內(nèi)檔案進(jìn)行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

檔案員崗位職責(zé)

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策；建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。

2、負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理管理處的檔案，并按規(guī)定向有關(guān)部門移交。

3、負(fù)責(zé)對(duì)科、室、管理處的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、負(fù)責(zé)指導(dǎo)管理處行政文書和業(yè)務(wù)文書的形成、積累和歸檔工作。

5、負(fù)責(zé)定期對(duì)已辦理文件的整理、立卷、歸檔工作。

6、嚴(yán)格執(zhí)行保密法規(guī)，辦理檔案材料的借閱手續(xù)。

7、負(fù)責(zé)過(guò)期檔案的銷毀工作。

8、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

檔案的移交與利用

第一條各部門處理部門立好卷后，向公司綜合管理部檔案室移交，重要文件于每月月末向公司綜合管理部檔案室移交。

第二條按案卷順序填寫《檔案移交登記表》（見(jiàn)附件6）一式兩份，交接雙方根據(jù)移交表清查核對(duì)，雙方簽字蓋章各存一份。

第三條做好檔案的借閱登記和提供利用記錄。

檔案銷毀規(guī)定

第一條按規(guī)定需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過(guò)申請(qǐng)經(jīng)批準(zhǔn)后，無(wú)保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。

第二條銷毀時(shí)必須填寫《檔案銷毀審批表》（附件3），實(shí)行兩人監(jiān)銷制度進(jìn)行檔案銷毀，經(jīng)檔案銷毀人簽字、監(jiān)毀人簽字、檔案主管部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。

第三條嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。

第四條檔案銷毀清冊(cè)需歸檔，并長(zhǎng)期保存。