第一篇：董事會秘書工作素養要求研究

董事會秘書工作素養要求研究

【摘要】董事會秘書，是上市公司內部開設的高級管理崗位。工作強度大，范圍廣，設計的專業多，董事會秘書的工作素養，是關系到該崗位人員能否及時、高效完成董事會及其他管理層分配任務的關鍵。本文從董事會秘書工作的職責和內容出發，分點闡述董事會秘書要求該崗位人員具備的工作素養，并提出提升董事會秘書工作素養得幾點策略。

【關鍵詞】董事會秘書 行政 工作素養 整體素質

引言

董事會秘書不是普通的秘書，他們是上市公司實現內部管理、董事會運營、企業公關、企業決策引導不可或缺的重要角色。研究董事會秘書的工作素養要求，有助于分析、明?_董事會秘書任職方向和工作要求；有助于提升董事會秘書的整體素質，在其工作崗位中“游刃有余”；有助于分析董事會秘書崗位人員面臨的壓力，調整董事會秘書的培訓和管理。

一、董事會秘書工作內容

董事會秘書工作內容范圍廣，對上級董事會的各項工作進行輔助類工作，甚至參與企業的重大的決策，對下級各部門負責協調工作，監督董事會下達的發展規劃的執行。主要的工作內容可以分為協助董事會會議、協助公司章程、對商機的服從和對下級的管理協調工作、企業的公關工作、行政工作以及總經理和董事會分派的其他工作任務。

1、董事會會議內容。負責處理公司信息披露事務，督促公司制定并執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度；籌備股東大會和董事會會議，準備和提交有關會議文件和資料；負責保管公司股票的資料，以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等。

2、下級協調工作。參加董事會會議，制作會議記錄并監督執行；協助董事、監事和其他高級管理人員了解信息披露相關法律、法規、規章、規則其他規定和公司章程，以及上市協議中關于其法律責任的內容；負責董事會會議后工期決議的傳達和監督執行。

3、企業公關內容。負責與監管部門、金融機構、中介機構、媒體的溝通和外聯的有關事宜，保持良好的關系；企業出現公關需要后組織、開展新聞發布會，協調處理企業的公關危機、正面宣傳，執行有利于提升企業形象的媒體公關操作等。

4、其他行政工作內容。參與董事會及總經理的相關工作及總經理交辦的工作；協助董事長對集團內各公司的管理及事務性工作；隨同董事長出差，做好行政事務性工作。

二、董事會秘書工作素養要求

董事會秘書工作內容寬泛，高強度、集中性的工作，要求董事會秘書崗位人員具有很高的工作素養，具體的內容包括知識層面、協調能力、學習能力、應變能力、溝通能力、承受能力，部分特殊場合還要求高標準的商務禮儀、較強的語言能力和較好的文字功底。

1、知識層面素養。董事會秘書工作中涉及的不僅僅是本職工作中行政、輔助知識，也不單單局限于本企業經營涉及的專業知識，還包括法律（尤其是經濟法律）、人力資源管理、政治動態、宏觀經濟知識、行業發展趨勢、專業財務知識以及一定的企業管理知識和公司運作經驗。

2、公關協調素養。協調能力，是董事會秘書在監督董事會發展規劃執行過程中的必要素養。在實際的工作中，董事會秘書需要協商公司內部的行政部門、人事部門、企宣部等需要進行相關工作的安排和配合，對上級的協調為行程協調、意見協調等。對外部的協調是新聞媒體、宣傳機構、公關危機的協調。

3、商務禮儀素養。董事會秘書的商務禮儀素養主要表現在重要賓客接待、商務洽談禮儀以及日常工作中的辦公室著裝禮儀、電話禮儀與應對技巧。

4、學習及溝通素養。在董事會秘書工作中積極學習新知識、新能力，提升自身整體素養的能力。溝通素養主要是董事會秘書及時溝通并注意溝通技巧，將任務在短時間內完成溝通，獲得較好的效果。

5、承受力素養。董事會秘書工作密度高，工作要求高，需要較強的承受能力，如工作的突然性、強度大、復雜性、時效性等，都需要董事會秘書工作時承受強大壓力。

三、提升董事會秘書工作素養的策略

董事會秘書工作的特殊性和工作崗位的重要性，要求在工作中的素養需要不斷提升以適應企業的發展需求。提升董事會秘書的工作素養，需要從企業培訓提升為先導，董事會秘書自身工作素養提高為主體，以工作的內容和要求為標準，多渠道、多方法提升整體的工作素養。

1、企業制定素養培訓計劃

董事會秘書屬于上市企業的高級管理職位，能力與薪資平衡。企業作為董事會秘書的雇傭者，應當以長期的企業發展為目標，以董事會秘書的素養提升為企業核心人才培養的重點，依據企業3-5年的發展規劃以及行業市場走向，開展董事會秘書的技能、素養培訓，主要的培訓有出國外派學習，企業內子公司輪崗培訓，董事會秘書培訓班，董事會秘書技能集中訓練等，每個培訓名額在2-3人，培訓周期按照企業的發展周期而定，分為脫崗、輪崗的培訓，每個周期暫定1周時間。

上市公司對于董事會秘書的培養是個長期的過程，點滴要求、細致培訓，是逐步完善董事會秘書工作崗位要求和提升整體素質的關鍵。上市企業在董事會秘書的培訓上需要明確內部培訓與外部培訓的兼顧，內部以企業的發展規劃、技能要求為主，外部的培訓涉及商務禮儀、公文寫作、溝通技巧等實用性培訓，有條件的企業可以安排每3個月一次的董事會秘書素質拓展訓練，增強體魄的同時培養董事會秘書的承受壓力、團結協作的精神。

2、自我進修提升整體素質

由于董事會秘書在企業內部承上啟下、舉足輕重的地位，因此，上市企業對董事會秘書的工作要求極其嚴格，董事會秘書自身需要認識提升工作素養的重要性和必要性，加強自身的素養提升，在工作中提升業務能力，如利用工作之余的時間開展EMBA或MBA的課程學習，提升學歷，加強網絡培訓班的視頻學習、模擬，參加董事會秘書實戰研修班等。例如學習行業相關的小語種及翻譯、外文公文書寫、著裝禮儀中的服裝搭配等。自我的見識、視野影響工作的時效性，董事會秘書在自我提升中，要以平時實踐為基礎，邊工作邊學習，邊探討邊交流，邊總結邊提高。

參考文獻：

[1]雷冰霞.淺談如何提高現代秘書的綜合素養[J].人力資源管理，2015，14（7）：32.[2]特?薩日娜.論現代企業秘書人員的信息素養[J]；商場現代化，2014，15（6）：25-26.[3]王可.論秘書專業的綜合性[J]，中外企業家，2015，3（3）：11-12.

第二篇：董事會秘書工作職責

董事會秘書工作職責

(一)負責公司和相關當事人與證券交易所及其他證券監管機構之間的溝通和聯絡;

(二)負責處理公司信息披露事務,督促公司制定并執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度,促使公司和相關當事人依法履行信息披露義務,并按照有關規定向證券交易所辦理定期報告和臨時報告的披露工作;

(三)協調公司與投資者之間的關系,接待投資者來訪,回答投資者咨詢,向投資者提供公司披露的資料;

(四)籌備股東大會和董事會會議,準備和提交有關會議文件和資料;

(五)參加董事會會議,制作會議記錄并簽字;

(六)負責與公司信息披露有關的保密工作,制訂保密措施,促使董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守秘密,并在內幕信息泄露時及時采取補救措施并向證券交易所報告;

(七)負責保管公司股東名冊、董事名冊、大股東及董事、監事和高級管理人員持有本公司股票的資料,以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等;

(八)協助董事、監事和其他高級管理人員了解信息披露相關法律、法規、規章、規則、證券交易所其他規定和公司章程,以及上市協議中關于其法律責任的內容;

(九)促使董事會依法行使職權;在董事會擬作出的決議違反法律、法規和公司章程時,應當提醒與會董事,并提請列席會議的監事就此發表意見;如果董事會堅持做出上述決議,董事會秘書應將有關監事和其個人的意見記載于會議記錄,同時向證券交易所報告;

(十)證券交易所要求履行的其他職責。

董事會秘書職業風險

首先，董事會秘書的職業風險來自于公司的外部。

董事會秘書在中國有關法律、法規上的認同，最早起源于____根據《公司法》第___條及___條頒布的《關于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規定》，該規定第___條明確了董事會秘書為公司的高級管理人員。

而后____證券委、國家體改委頒布的《到境外上市公司章程必備條款》以及中國證監會頒布的《上市公司章程指引》，特別是上海和深圳證券交易所的《股票上市規則》中有關章節都確定了董事會秘書這一職位，并規定相應的職責和作用。

董事會秘書是公司的高級管理人員，承擔法律、法規及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務，享有相應的工作職權，并獲取相應的報酬。

事實上，由于上市公司的規模、領導層的認識、企業文化的不同及董事會秘書本身素質的差異，往往造成董事會秘書執行有關職責時，在承擔責任、工作標準、工作職權及相應報酬等方面存在較大的差異。造成這種現象的主要原因，是由于在有關規定中對董事會秘書有嚴格的任職資格及任免程序，有較明確的職權范圍，但對董事會秘書承擔什么樣的責任界定不夠清晰，對如何保證董事會秘書行使其職權，則表述較少，由此造成了董事會秘書在行使職權時的不確定性。

從另一個方面考慮，董事會秘書的職權主要反映在與交易所的聯絡、協調和組織上市公司信息披露事宜、與投資者及新聞媒體的聯絡、董事會內部的管理等方面。是處在公司與外界的交匯點，也是公司與外界矛盾的交匯點。目前我國證券市場處在發展時期，有關法律、法規還在不斷地建立和健全，由此也造成董事會秘書在行使職權中的困惑。而一旦出現問題，董事會秘書首當其中，必然要負有關責任。

第二，董事會秘書的職業風險來自于公司內部。

由于中國證券市場的特殊性，上市公司中大部分是由國有企業改制而成的。而這些公司在完成上市籌集資金之后，很多管理思路及管理辦法還沒有真正適應證券市場的要求，也就是說改制滯后。

可以想像，如果上市公司的董事會對上市公司的規范化運作沒有足夠的認識，對董事會秘書的作用也不會有充分的認同?？赡艹霈F兩個方面的問題：一方面，將公司上市之后的多出來的工作交給董事會秘書去做，但是并沒有在機構設置、工作人員配備、管理制度方面給予配合。而當董事會秘書對公司董事會的一些做法提出疑義時，往往得不到理解;另一方面，公司對董事會秘書寄予較大的期望，由于董事會秘書自身素質等原因造成不勝任董事會秘書工作，而產生公司董事會對董事會秘書工作的不信任感。無論出現哪一種情況，董事會秘書的工作都處于一種被動的尷尬局面。

董事會秘書的職業風險最終將反映在承擔有關法律責任，受到董事會的解聘等處罰上。

董事會秘書風險防范

1、具備專業知識，提供專業意見。

只有這樣，才能有效的行使董事會秘書的職責，對董事會提供全面的專業意見，保障公司規范化運作，從而確立董事會秘書在公司的地位及作用。

2、遵守職業操守，履行專業職能。

董事會秘書應當遵守公司章程，承擔高級管理人員的有關法律責任，對公司負有誠信和勤勉義務，不得利用職權為自己或他人謀取利益。董事會秘書作為專業人士，遵守職業操守，保持個人的品格和地位是履行專業職能的首要條件。

董事會秘書作為公司的高級管理人員，知道很多公司在決策與投資方面的安排，保守公司的秘密，避免公司對股價有影響的消息通過非正常的渠道傳播。當得知公司作出或者可能作出違反有關法律、法規的決議時，應及時提醒公司有關人員，并拿出解決問題的辦法。這樣做一方面可以提升公司董事會對董事會秘書的信任程度，另一方面也能有效的防范風險。

董事會秘書也有權行使如下職責：

協助董事會依法行使職權，在董事會違反法律法規、公司章程及證券交易所有關規定作出決議時，及時提出異議，如董事會堅持作出上述決議，應當把情況記載在___上，并將___馬上提交上市公司全體董事和監事。

協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定。在知悉公司作出或可能作出違反有關規定的決議時，有義務及時提醒，并有權如實向中國證監會及其他監管機構反映情況。

3、積累工作經驗，提高工作質量。

董事會秘書在工作實踐中，積累出了不少好的經驗，這些經驗都有利于董事會秘書有效的防范風險。

注重工作方法，對董事一視同仁，提供同等專業意見，與董事保持良好的關系，提高董事對董事會秘書的信任程度。爭取董事會成員對董事會秘書工作的理解和支持，建立良好的工作環境。

提高工作技巧，對董事會的議案要事先提出專業意見，在有可能違反有關法律、法規時，在會前要表明自己的觀點，協助董事會在不違反有關法律、法規的前提下，提出解決問題的方案。不要等到董事會議上提出反對意見，避免在董事會議上引起爭議。如需要請專業會計師或專業律師提供意見時，應在會前安排專業人士到場。

第三篇：董事會秘書工作職責

董事會秘書工作細則

第一章 總 則

第一條 為保證公司董事會秘書依法行使職權，認真履行工作職責，根據《中華人民共和國公司法》（以下簡稱“《公司法》”）、《陜西省天然氣股份有限公司章程》（以下簡稱“《公司章程》”）以及國家現行法律、法規的相關規定，特制定本細則。

第二條 公司設立董事會秘書一名。董事會秘書為公司高級管理人員，對公司和董事會負責。

第二章 董事會秘書

第三條 董事會秘書的任職資格：

（一）具有大學本科以上學歷，從事秘書、管理、股權事務等工作三年以上的自然人；

（二）董事會秘書應當掌握財務、稅收、法律、金融、企業管理、人力資源管理、計算機應用等方面的知識，具有良好的個人品質和職業道德，嚴格遵守有關法律、法規和規章，能夠忠誠地履行職責；

（三）公司董事或其他高級管理人員可以兼任董事會秘書，但監事不得兼任；

（四）本公司聘任的會計師事務所的會計師和律師事務所的律師不得兼任董事會秘書。

第四條 董事會秘書應當遵守《公司章程》，承擔高級管理人員的有關法律責任，對公司負有誠信和勤勉義務，不得利用職權為自己或他人謀取利益。

第五條 董事會秘書應取得上海證劵交易所（以下簡稱“上交

所”）頒發的董事會秘書培訓合格證書。

具有下列情形之一的人士不得擔任董事會秘書：

（一）《公司法》第一百四十七條規定的情形；

（二）受到過中國證監會的行政處罰未滿三年；

（三）最近三年受到過深交所公開譴責或者三次以上通報批評；

（四）公司現任監事；

（五）上交所認定不適合擔任董事會秘書的其他情形。第六條 董事會秘書應當履行以下職責：

（一）負責公司和相關當事人與上交所及其他證券監管機構之間的溝通和聯絡，保證上交所可以隨時與其取得工作聯系；

（二）負責處理公司信息披露事務，組織制定并執行信息披露管理制度和重大信息的內部報告制度，促使公司和相關信息披露義務人依法履行信息披露義務，并按照有關規定向深交所辦理定期報告和臨時報告的披露工作；

（三）具體負責公司投資者關系管理工作，協調公司與證券監管機構、保薦人、證券服務機構、媒體之間的信息溝通，接待投資者來訪，回答投資者咨詢，向投資者提供公司披露的資料；

（四）按照法定程序籌備股東大會和董事會會議，參加股東大會、董事會、監事會及高級管理人員相關會議，準備和提交有關會議文件和資料；

（五）負責制作會議記錄并簽字；

（六）負責與公司信息披露有關的保密工作，制訂保密措施，促請董事、監事和其他高級管理人員以及相關知情人員在信息披露前保守秘密，并在內幕信息泄露時及時采取補救措施，同時向上交所報告；

（七）關注媒體報道、主動求證真實情況并澄清不實報道，促請

董事會及時回復上交所所有問詢；

（八）負責保管公司股東名冊、董事名冊、大股東及董事、監事和高級管理人員持有本公司股票的資料，以及股東大會、董事會會議文件和會議記錄等；

（九）協助董事、監事和其他高級管理人員了解信息披露相關法律、法規、規章、上市規則、上交所其他規定和《公司章程》，以及上市協議中關于其法律責任的內容，并組織定期培訓；

（十）促使董事會依法行使職權；在董事會擬作出的決議違反法律、法規、規章、本細則、上交所其他規定或者《公司章程》及本細則時，應當提醒與會董事，并提請列席會議的監事就此發表意見；如果董事會堅持作出上述決議，董事會秘書應將有關監事和其個人的意見記載于會議記錄，同時向上交所報告；

（十一）協助董事會下屬戰略委員會、審計委員會、提名委員會和薪酬與考核委員會的相關工作；

（十二）上交所要求履行的其他職責。

第七條 董事兼任董事會秘書的，如果某一行為需董事、董事會秘書分別作出時，則該兼任董事及公司董事會秘書的人不得以雙重身份作出。

第八條 董事會秘書必須經上交所組織的專業培訓和資格考核并取得合格證書，由公司董事長提名、董事會聘任，報上交所備案并公告。

第九條 公司在股票上市后三個月內或原任董事會秘書離職后三個月內應當正式聘任董事會秘書。在此以前，公司應當臨時指定人選代行使董事會秘書的職責。

第十條 公司應當在聘任董事會秘書的董事會會議召開五個交

易日之前，向上交所報送下述資料，經上交所對董事會秘書候選人任職資格審核后未提出異議的，公司可以召開董事會會議，聘任董事會秘書；

（一）董事會推薦書，包括被推薦人（候選人）符合本細則規定的董事會秘書任職資格的說明、現任職務和工作表現等內容；

（二）候選人的個人簡歷和學歷證明復印件；

（三）候選人取得的深交所頒發的董事會秘書培訓合格證書復印件。

第十一條 董事會秘書有以下情形之一的，公司應當自相關事實發生之日起一個月內將其解聘：

（一）本細則第五條規定的任何一種情形；

（二）連續三個月以上不能履行職責；

（三）在履行職責時出現重大錯誤或者疏漏，給投資者造成重大損失；

（四）違反法律、法規、規章、上交所其他規定或《公司章程》，給投資者造成重大損失；

（五）上交所或中國證監會認為不宜繼續擔任董事會秘書的其他情形。

第十二條 公司解聘董事會秘書應當具有充分理由，不得無故將其解聘。董事會秘書被解聘或辭職時，公司應當及時向上交所和公司所在地的中國證監會派出機構報告，說明原因并公告。董事會秘書有權就被公司不當解聘或者與辭職有關的情況，向上交所或其他相關監管機構提交個人陳述報告。

第十三條 董事會秘書離任前，應當接受董事會、監事會的離任審查，在公司監事會的監督下移交有關文檔文件、正在辦理或待辦理

事項。公司應當在聘任董事會秘書時與其簽訂保密協議，要求其承諾在任職期間以及離任后持續履行保密義務直至有關信息公開披露為止，但涉及公司違法違規行為的信息除外。

第十四條 公司在聘任董事會秘書的同時，還應當聘任證券事務代表，協助董事會秘書履行職責。在董事會秘書不能履行職責時，證券事務代表應當代為履行其職責并行使相應權力。在此期間，并不當然免除董事會秘書對公司信息披露事務所負有的責任。

證券事務代表應當取得上交所頒發的董事會秘書培訓合格證書。第十五條 董事會秘書空缺期間，公司應當及時指定一名董事或者高級管理人員代行董事會秘書的職責，并報上交所備案，同時盡快定董事會秘書的人選。公司指定代行董事會秘書職責的人員之前，由董事長代行董事會秘書職責。

第十六條 董事會秘書空缺時間超過三個月的，董事長應當代行董事會秘書職責，直至公司聘任新的董事會秘書。

第十七條 公司應當保證董事會秘書在任職期間按要求參加上交所組織的董事會秘書后續培訓。

第三章 有關股權管理和信息披露事項

第十八條 公司指定董事會秘書或證券事務代表向深交所和中國證監會辦理公司的股權管理與信息披露事務。

第十九條 公司指定董事會秘書或證券事務代表通過上交所指定的數字專區上傳需披露的信息，完成信息披露事務。不能按預定日期公告的，應當及時報告上交所。

第二十條 公司指定中國證監會指定的報紙和網站為刊登公司公告和其他需要披露信息的媒體和網站。在選定或變更指定信息披露 的報紙和網站后，在兩個工作日內報告上交所。根據法律、法規和深交所規定應進行披露的信息，公司應在第一時間在上述報紙和網站公布。

第二十一條 董事會秘書應當按《上海證券交易所股票上市規則》（2008年修訂）及公司《公開信息披露管理制度》的規定及時做好公司信息披露事務。

第二十二條 保證公司信息披露的真實、完整、準確。第二十三條 根據《上海證券交易所股票上市規則》（2008 年修訂）及公司《公開信息披露管理制度》的規定，在公司發生重大事件，及時向深交所和中國證監會、公司所在地的中國證監會派出機構報告并公告。

第二十四條 公司發生重大事件，應及時編制重大事件公告書公開披露，說明事件的實質。

第四章 有關董事會和股東大會事項 第二十五條 有關董事會事項：

（一）按規定籌備召開董事會；

（二）將董事會書面通知及會議資料于會議召開至少十日前以傳真、電子郵件、專人送達及書面通知等各種迅捷方式或其他書面方式通知各位董事和監事。董事會召開臨時董事會時，在會議召開五日前可以采用專人送達、傳真、郵件、電子郵件的方式通知全體董事。但是，情況緊急，需要盡快召開董事會臨時會議的，可以隨時通過電話或者其他口頭方式發出會議通知，但召集人應當在會議上作出說明。會議通過包括以下內容：

1.會議日期、地點和方式、會議期限；

2.事由和議題； 3.發出通知的日期。

（三）會議結束后的兩個工作日內將董事會決議等文件報送交易所審核后進行公告；

（四）按要求做好董事會會議記錄： 1.會議召開的日期、地點和召開人姓名；

2.出席董事的姓名以及受他人委托出席董事會的董事（代理人）姓名；

3.會議議程； 4.董事發言要點；

5.每一決議事項的表決方式和結果（表決結果應載明同意，反對或棄權的票數）；

6.董事應當在董事會會議記錄上簽字。

（五）不能參加會議的董事須有書面委托。委托書上載明： 1.受委托人（代理人）的姓名； 2.委托（代理）事項、權限和有效期限； 3.委托人簽名或蓋章

（六）認真管理和保存董事會文件、會議記錄，并裝訂成冊建立檔案。

第二十六條 有關股東大會事項：

（一）將股東大會召開時間進行公告；

（二）股東大會召開二十日前通知公司股東；臨時股東大會應當于會議召開

十五日前通知公司股東。股東大會的通知包括以下內容： 1.會議日期、地點和會議期限；

2.提交會議審議的事項；

3.以明顯文字說明：全體股東均有權出席股東大會，并可以委托代理人出席會議和參加表決，該股東代理人不必是公司的股東；

4.有權出席股東大會股東的股權登記日。

（三）按公告日期召開股東會；

（四）在股東大會結束當日將股東大會決議和法律意見書報送上交所審核后進行公告；

（五）按要求做好股東大會會議記錄；

1.出席股東大會的有表決權的股份數，占公司總股份的比例； 2.召開會議的日期、地點； 3.會議主持人姓名、會議議程； 4.各發言人對每個審議事項的發言要點； 5.每一表決事項的表決結果；

6.股東的質詢意見、建議及董事會、監事會的答復或說明等內容；

7.股東大會認為和《公司章程》規定應當載入會議記錄的其他內容；

8.出席會議的董事、監事、董事會秘書、召集人或其代表、會議主持人應當在股東大會會議記錄上簽名。

（六）委托代表參加會議的股東須向股東大會遞交書面委托書。法人股東的法定代表人參加大會的，須出具法定代表人證明書、本人身份證原件及復印件、營業執照副本復印件、股票帳戶卡。委托代理人參加會議的，須出具出席人身份證原件及復印件、法人授權委托書、營業執照副本復印件、委托人股票帳戶卡。法人股東的法定代表人不能參加大會的須有書面授權委托書；社會公眾股股東參加大會的，須

出具本人身份證原件及復印件、股票帳戶卡。委托代理人參加大會的，須出具雙方身份證原件及復印件、授權委托書、委托人股票帳戶卡；異地股東可采取信函或傳真的方式登記。

股東出具的委托他人出席股東大會的授權委托書應當載明下列內容：

1.代理人的姓名； 2.是否具有表決權；

3.分別對列入股東大會議程的每一審議事項投同意、反對或棄權票的指示；

4.對可能列入股東大會的臨時提案是否有表決權，如果有表決權應行使何種表決權的具體指示；

5.委托書簽發日期和有效期限；

6.委托人簽名或蓋章。委托人為法人股東的，應當加蓋法人單位的印章。委托書應當注明如果股東不作具體指示，股東代理人是否可以按自己的意思表決。

（七）認真管理保存公司股東大會會議文件、會議記錄，并裝訂成冊建立檔案；

（八）對于公司召開股東大會通過股東大會網絡投票系統向股東提供網絡投票方式的情形，按照中國證監會、上交所及中國證券登記結算有限公司的相關規定執行。

第五章 其他事項

第二十七條 為公司董事會決策提供意見或建議。第二十八條 認真執行請銷假制度。

第二十九條 每年進行一次工作總結，并寫出書面報告。

第三十條 按時參加中國證監會、公司所在地的中國證監會派出機構組織的會議和活動。

第三十一條 認真完成中國證監會、公司所在地的中國證監會派出機構交辦的臨時工作。

第六章 附則

第三十二條 本細則所稱“以上”、“內”，含本數；“以下”、“過”、“低于”、“多于”，不含本數。

第三十三條 本細則由公司董事會負責解釋。

第三十四條 在不違反法律、法規、規范性文件及《公司章程》等相關規定的情況下，本細則經公司董事會批準生效，修改時亦同。

第三十五條 本細則未盡事宜，應當依照有關法律、法規、規范性文件和《公司章程》 的規定執行； 本細則如與國家此后頒布的法律、法規或經合法程序修改后的 《公司章程》相抵觸時，按國家有關法律、法規和《公司章程》的規定執行。

第四篇：秘書工作要求

總經辦秘書工作要求

一、優秀秘書的素質要求

1.個人素質要求：

1)品德——正直善良、誠實忠心

2)修養——良好的家教，端莊的儀表，有禮貌，懂禮節

3)細心——工作、生活細心周到

4)耐心——做事持之以恒，并非三分鐘熱情

5)用心——認真、用心去做好每一件事

6)愛心——熱愛生活，熱愛工作，團結同事，樂于助人

2.技能素質要求：

1)教育背景：文秘與中文等文科類相關專業，大專以上學歷.2)寫作能力：具有較高的寫作水平及文字表述能力，能起草報告、總結、講話稿等文書

3)打字速度：達到60字/分鐘或以上，越快越好

4)辦公設備：能熟練使用計算機、打印機、傳真機等辦公設備并了解相

關保養知識

5)軟件操作：

? office軟件——熟練掌握，尤其是excel表格與數據處理

? CAD軟件——懂得使用該軟件看圖、縮放圖形、打印圖紙

? ACD等流行看圖軟件——熟練掌握文件的打開、使用及歸檔

? Project軟件——會使用，了解軟件結構及日期時間之相互關連，以及甘特圖、打印等

二、秘書的崗位職責

1)跟進各審批文件并及時發放給相關人員，建立好收發文件的檔案。

2)負責公司有關合同的蓋章申請及合同正本的存檔保管，負責辦理合同借閱登記手續。

3)匯總各部門每周的工作周報、每月工作計劃及收發公司郵箱文件及時更新。

4)完成總經辦領導所交待事務（如文書擇寫、活動及會議安排、報銷單據整理、來訪客人的接待、報紙雜志分發、辦公環境整理等）。

5)負責檔案室文件管理程序（明確：類別、級別、存檔方式、存檔時間、目錄方式、查閱授權）。

6)電子文檔管理程序（明確：類別、級別、存檔方式、存檔時間、目錄方式、查閱授權）。

7)運用速記起草文稿、記錄講話并整理成文件呈給領導。

8)掌握上司的日程安排做好預約工作，安排商務旅行。

9)與各部門工作密切聯系，保持融洽相處，準確高效地完成上傳下達的工作。

三、秘書工作內容及要求

1． 日常秘書工作：

1)快速準確處理文件打印、校對、復印、傳遞、存檔等工作。

2)妥善保管上司之檔案資料，分類歸檔，保證文檔條理清晰。

3)準確轉達上司與各部門之間的溝通信息。

4)接待來訪、來電，須有禮有節、大方得體，電話記錄、約見、會議、數據、日期時間、地點等事項的記錄均須準確無誤，及時轉達。

5)上班時提前到位，事先整理好上司辦公環境，桌面文件歸類，分清輕重緩急事項。下班時稍作延遲，收拾好上司辦公室。如遇上司開會或有事未離開公司，須繼續留在位置上等候。

6)如有個人私務需要處理，提前向上司請示并說明情況，獲同意后請同事暫代職務。

3.機要工作：

1)掌握公司對內、對外發文的格式要求，清晰授權范圍。

2)清楚了解上司日常簽批文件的種類及相關原則要求和規定。

3)掌握公司日常費用報銷簽批流程。

4)掌握公司使用公章的審批流程。

5)掌握合同審批流程。

6)掌握工程款審批工作流程及文件資料的要求。

7)記錄整理有關請款的數據并每周更新表格給上司。

8)每周向各部門收集工作小結和開例會討論的事項表。

9)每月向各部門收集工作計劃、用款計劃。

10)掌握公司的其他日常工作流程。

11)處理各樣事務必須嚴守保密紀律，掌握電子文檔的資料保密方式及保密技巧。

4.公共關系工作

1)名片的整理及錄入，形成電子號碼簿，定期更新，記錄好上司常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯系信息，供上司隨時查詢。

2)掌握所有交際應酬之酒店、酒樓、高爾夫球場、機票等的預訂電話及聯系人員資料。安排好上司出差的行程，接機送機及時到位，提醒上司出行的時間、物品及須攜帶文件。

3)參與上司安排的公共關系應酬活動，應注意保持公司形象，大方得體。

4)任何其他關系客戶的單獨邀請，均須向上司報告。

5.私人事務助理

1)尊重上司隱私，保持私密性。

2)妥善處理好上司交代的個人事務。

3)不談論、不泄露上司個人相關信息及交際圈子。

第五篇：境外上市公司董事會秘書工作指引

境外上市公司董事會秘書工作指引

【頒布單位】 證監會

【頒布日期】 19990408

【實施日期】 19990408

【章名】 全文

為了促進境外上市公司（以下簡稱“公司”）規范運作，充分發揮董 事會秘書的作用，加強對董事會秘書工作的指導，根據《國務院關于股份 有限公司境外募集股份及上市的特別規定》、《到境外上市公司章程必備 條款》等有關境外發行上市法規和規則，并參照境內外有關董事會秘書管 理辦法，現就公司董事會秘書工作提出如下要求：

【章名】 第一章 董事會秘書的地位、主要任務及任職資格

第一條 董事會秘書是公司高級管理人員，承擔法律、法規及公司章 程對公司高級管理人員所要求的義務，享有相應的工作職權，并獲取相應 的報酬。

第二條 董事會秘書的主要任務是協助董事處理董事會的日常工作，持續向董事提供、提醒并確保其了解境內外監管機構有關公司運作的法規、政策及要求，協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定；負責董事會、股東大會文件的有關組織和準 備工作，作好會議記錄，保證會議決策符合法定程序，并掌握董事會決議 執行情況；負責組織協調信息披露，協調與投資者關系，增強公司透明度 ；參與組織資本市場融資；處理與中介機構、監管部門、媒體的關系，搞 好公共關系。

第三條 公司董事會秘書應具備境外上市的專業知識和有關法律法規 知識，原則上應懂外語，熟悉公司經營情況和行業知識，掌握履行其職責 所應具備的相關知識，具備良好的個人品質和職業道德，具有較強的公關 能力和協調能力。

第四條 董事會秘書必須符合境外監管機構及有關上市規則的要求。應具有大學專科以上學歷，具有３年以上從事金融或財務審計、工商管理 或法律等方面的工作經歷，參加過中國證監會及其他機構組織的董事會秘 書任職資格培訓并考核合格。

具有《到境外上市公司章程必備條款》第１１２條規定情形之一的自 然人不得擔任董事會秘書。

第五條 公司董事會聘任董事會秘書前應報中國證監會備案，應予公 開披露。備案的主要資料包括：（１）董事會秘書的履歷、學歷證明（復 印件）、相關工作經歷；（２）有關培訓及任職資格證書；（３）董事會 出具的董事會秘書聘任文件；（４）監管部門要求的其他資料。

第六條 公司董事會秘書原則上應由專職人員擔任。如果公司董事或 其他高級管理人員兼任，必須保證能有足夠的精力和時間承擔董事會秘書 的職責。公司總經理（不含副職）、財務負責人不得兼任董事會秘書。

【章名】 第二章 董事會秘書的職權范圍

第七條 組織籌備董事會會議和股東大會，準備會議文件，安排有關 會務，負責會議記錄，保障記錄的準確性，保管會議文件和記錄，主動掌 握有關決議的執行情況。對實施中的重要問題，應向董事會報告并提出建 議。

第八條 為強化公司董事會的戰略決策和導向功能，董事會秘書應確 保公司董事會決策的重大事項嚴格按規定的程序進行。根據董事會要求，參加組織董事會決策事項的咨詢、分析，提出相應的意見和建議。受委托 承辦董事會及其有關委員會的日常工作。

第九條 董事會秘書作為公司與證券監管部門的聯絡人，負責組織準 備和及時遞交監管部門所要求的文件，負責接受監管部門下達的有關任務 并組織完成。

第十條 負責協調和組織公司信息披露事宜，建立健全有關信息披露 的制度，參加公司所有涉及信息披露的有關會議，及時知曉公司重大經營 決策及有關信息資料。

第十一條 負責公司股價敏感資料的保密工作，并制定行之有效的保 密制度和措施。對于各種原因引致公司股價敏感資料外泄，要采取必要的 補救措施，及時加以解釋和澄清，并通告境外上市地監管機構及中國證監 會。

第十二條 負責協調組織市場推介，協調來訪接待，處理投資者關系，保持與投資者、中介機構及新聞媒體的聯系，負責協調解答社會公眾的 提問，確保投資人及時得到公司披露的資料。組織籌備公司境內外推介宣 傳活動，對市場推介和重要來訪等活動形成總結報告，并組織向中國證監 會報告有關事宜。

第十三條 負責管理和保存公司股東名冊資料、董事名冊、大股東的 持股數量和董事股份的記錄資料，以及公司發行在外的債券權益人名單?？梢员９芄居≌?，并建立健全公司印章的管理辦法。

第十四條 協助董事及經理在行使職權時切實履行境內外法律、法規、公司章程及其他有關規定。在知悉公司作出或可能作出違反有關規定的 決議時，有義務及時提醒，并有權如實向中國證監會及其他監管機構反映 情況。

第十五條 協調向公司監事會及其他審核機構履行監督職能提供必須 的信息資料，協助做好對有關公司財務主管、公司董事和經理履行誠信責 任的調查。

履行董事會授予的其他職權以及境外上市地要求具有的其他職權。

【章名】 第三章 董事會秘書的法律責任

第十六條 董事會秘書對公司負有誠信和勤勉的義務，應當遵守公司 章程，忠實履行職責，維護公司利益，不得利用在公司的地位和職權為自 己謀私利。董事會秘書在需要把部分職責交與他人行使時，必須經董事會 同意，并確保所委托的職責得到依法執行，一旦發生違法行為，董事會秘 書應承擔相應的責任。中國證監會對董事會秘書的工作，可給予或建議給 予必要的鼓勵或處分。

第十七條 董事會秘書在任職期間出現下列情形之一時，董事會應終 止對其聘任：（１）未能履行有關職責和義務，對公司造成重大損失；（２）在執行職務時違反法律、法規、公司章程及其他有關規定，造成嚴重 后果或惡劣影響；（３）泄露公司機密，造成嚴重后果或惡劣影響；（４）監管機構認為其不具備繼續出任董事會秘書的條件；（５）董事會認定 的其他情形。中國證監會對董事會秘書的工作可給予或建議給予必要的鼓 勵或處分。

第十八條 被解聘的董事會秘書離任前應接受公司監事會的離任審查，并在公司監事會的監督下，將有關檔案材料、尚未了結的事條、遺留問 題，完整移交給繼任的董事會秘書。董事會秘書在離任時應簽訂必要的保 密協議，履行持續保密義務。

【章名】 第四章 其 他

第十九條 公司董事、經理及公司內部有關部門要支持董事會秘書依 法履行職責，在機構設置、工作人員配備以及經費等方面予以必要的保證。公司各有關部門要積極配合董事會秘書工作機構的工作。

第二十條 公司不得無故解聘董事會秘書，董事會秘書的變動必須事 先報中國證監會備案并通知境外上市地有關監管機構。公司董事會終止聘 任前任董事會秘書的同時，須按規定的程序和手續重新聘任董事會秘書。

第二十一條 本指引由中國證監會負責解釋或補充修訂。