第一篇：bpi%hcha會議紀要格式與行文規范

、.~ ① 我們‖打〈敗〉了敵人。

②我們‖〔把敵人〕打〈敗〉了。

會議紀要格式與范文

會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。

一、會議紀要格式

會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關于企業扭虧會議紀要》。

會議紀要正文一般由兩部分組成。

（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。

（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今后工作的意見、措施和要求。

二、會議紀要的三種寫法

根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。

（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

三、會議紀要的特點

1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

四、會議紀要與會議記錄的區別

會議紀要有別于會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

五、范文：

< language=java src=“/AD/200610/35.js”>

（例文一）專題性紀要

< language=java src=“/AD/200801/75.js”> 全國

城市經濟體制改革試點工作座談會紀要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，國家體政委在××省××市召開了全國城市經濟體制改革試點工作座談會。三十一個省、自治區、直轄市體政委（辦）的負責同志，五十八個試點城市的負責同志，以及中央、國務院有關部門的負責同志共二百多人參加了會議。會上傳達學習了中央領導同志最近的重要講話，交流了試點城市改革的情況和經驗，研究了在新形勢要積極推進城市經濟體制改革進一步開展的工作。

一、統一認識，明確今年改革的方針和主要任務。（略）

二、進一步簡政政權，政企分開，搞活企業。（略）

三、充分發揮社會主義市場經濟，理順經濟關系。（略）

四、精心指導，保證改革健康發展。（略）

與會同志一致表示，當前改革進入攻堅階段，我們要堅定地貫徹黨中央和國務院的布署，精心組織，精心指導，搞好調查研究，把城市經濟體制改革引向深入，為建立有中國特色的社會主義市場經濟作出新貢獻。

（例文二）綜合性會議紀要

××縣人民政府第六次常務會議紀要

時間：××××年×月×日上午八點半至十二點 地點：縣政府常務會議室

主持：縣長×××

出席：副縣長×××、××、××、×××辦公室主任××× 請假：×××（出差）

列席：×××、×××、×××

記錄：×××

現將會議討論及決定的主要事項紀要如下：

一、會議聽取了副縣長×××關于召開經濟工作會議準備的情況匯報，討論了擴大縣屬企業自主權的十條規定。會議同意縣經濟工作會準備情況匯報，并決定于×月×日召開全縣經濟工作會議。今年各項經濟工作指標，要以市經委下達的為準，不再調整縣原各公司的主要經濟指標。在縣經濟工作會議上，由縣經委與縣原各公司簽訂經濟責任書。

二、會議原則同意縣民政局關于民政事業費管理使用辦法的修訂意見。

三、會議同意將縣政府辦公室提出的轉交機關工作作風的規定意見（討論方案）印發各部門，廣泛征求意見，作進一步修改后，以縣政府文件印發。

××縣人民政府辦公室 ××××年×月×日印發

全國中等專業

教育工作會議紀要

（—九八０年九月二十日）

經國務院批準召開的全國中等專業教育工作會議，于1980年4月10日至25日在北京舉行。這次會議總結了建國30年來中等專業教育工作的基本經驗；研究了中等專業教育在新時期的任務；討論了如何貫徹“八字”（調整、改革、整頓、提高）方針。會議期間，方毅同志到會講話。會議明確了中等教育的地位、作用、任務，討論和確定了一批重點中專學校。解決了工作中的一些重要問題。與會代表認為會議是開得好的，對辦好中專教育增強了信心。

會議認為，建國以來中專教育培養了300多萬畢業生（加上中師，為500萬），他們中的大多數已成為各條戰線的骨干力量，在建設中發揮了重要作用，是全國技術管理干部隊伍的一個重要組成部分。……路線是正確的，成績是主要的，取得了正反兩方面的經驗，為今后的發展奠定了堅實的基礎。

會議討論了新時期中專教育面臨的新情況和新任務。中專教育必須與經濟建設和科學技術的發展相適應。我國的“四化”建設不僅需要大量高級專業人才，也需要更多的中等專業人才，以提高職工隊伍中技術、管理人才的比重，使中等和高級專業人才保持合理的比例。……

認真貫徹“八字”方針，當前必須著重抓好以下幾項工作：

（一）確定中專學制

中等專業學校是在相當高中文化程度的基礎上進行專業技術教育，中專的高年級與大學低年級交叉，是介乎高中與大學之間的一種學校，根據我國經濟文化發展不平衡和中等專業門類多、要求不一的情況，中專學制可以多樣化：招收初中畢業生，一般為四年，個別五年，有的專業仍保持三年；招收高中畢業生，一般為二年，醫科和工科等有些專業可為二年半或三年。……

（二）全面規劃，搞好調整

培養人才，必須全面規劃，搞好綜合平衡。各地區各部門都要制訂中專教育發展計劃，把培養中等專業人才的規劃納入經濟發展規劃。要在保證質量的前提下有計劃地穩步地發展，避免大起大落。要使中專學校與高等學校的招生有適當的比例。對需要量大的專業，各部門和各地方可自已培養解決，需要量小而許多部門都要一點的專業，可由有關部委或地方統籌規劃或相互之間協作代培解決。

（三）切實辦好重點學校

集中力量辦好一批重點學校，是辦好中專學校的一項重要措施。會議討論并確定了全國重點中專學校339所……

（四）加強師資隊伍建設

壯大和提高師資隊伍，是當前需要大力解決的一個重要問題。各有關領導部門和學校都要擬定師資隊伍建設規劃。今后普通課和政治課教師由學校所在省、市、自治區負責解決，由教育部門做出規劃，提請計劃、人事部門從綜合大學和師范院校的畢業生中分配。專業課和專業基礎課教師由主管業務部門負責配備。

（五）穩定教學秩序，搞好教材建設，提高教學質量。……

（六）增加學校經費，切實改善辦學條件。……

（七）加強領導，健全領導管理體制。…… 會議要求中專教育戰線的全體同志，要堅定不移地貫徹黨的路線、方針和政策，發揚艱苦創業的精神，多辦、辦好中專學校，為實現“四化”作出更大貢獻。

會議紀要，是記載和傳達會議情況和議定事項，要求有關單位共同執行的公文

“紀”和“記”相同，就是記錄；“要”就是要點。紀要就是記錄要點。把會議情況和議定事項記錄下來并傳達出去，要求有關單位共同遵守、執行就是會議紀要。

會議紀要的行文呈現出一種靈活性:它可以對上匯報會議情況，起“報告”作用；可以對下布置任務、指導工作，起“通知”作用；可以與平行、不相關的機關、單位舉行會議，形成決議，起“協議”的作用；還可以與有關單位互通情況，起“通報”的作用。

會議紀要的特點

①會議紀要屬于會議文件

它需記錄會議情況和議定事項，凡不屬于會議內容或雖屬于會議內容但沒有達成一致意見的，不能寫入會議紀要。撰寫人要根據會議客觀實際行文，不可以擅自增刪會議內容

②會議紀要和會議記錄不同

二者最大的區別是：

會議紀要是記下“要”點，而會議記錄是“錄”下發言。錄下發言就是按發言順序錄下，盡可能有言必錄。

紀要要根據會議主題進行有條理、有系統的分類整理。會議記錄猶如一塊兒自然形態的璞石，會議紀要恰如經過精雕細琢的玉雕藝術珍品，它把一切不需要的東西鑿去，并加以拋光。

會議紀要的分類和用途

一、辦公會議紀要

辦公會議也可以成為例會，多數是機關、單位的領導班子在每周（或半月、或一月）的固定日期開會，研究機關、單位的工作安排、工作進度等事項。記載這種會議的討論情況和議定事項的會議文件，稱為辦公會議紀要。它是在會議結束后由會議秘書整理成文，經會議和主持人簽發后生效的文件。它是反映機關單位集體領導活動、主要決策、和對日常工作處理情況的一種內部文件。根據領導的意見，會議紀要也可以直發或摘發機關職能部門，以便使之遵照辦理相關事務；如該會議紀要研究決定的事項隊隸屬機關有指導作用，也可以引發給隸屬機關；如果研究決定的事項需要向上級匯報，也可以用“關于呈送×××會議紀要的報告”的方式行文上報。

二、工作會議紀要

為解決或協調工作中某些實際問題，召集有關單位和部門召開專門性的工作會議。會后把討論、決議的事項整理成文，再由與會人員討論通過，就成為工作會議的會議紀要。這種會議紀要經會議領到小組或會議主辦機關審批生效。這種會議紀要帶有決議性質，要求與會單位共同遵守、執行。如果這種會議紀要的內容是某方面工作的政策研究及制定，需要在更大的范圍傳達學習和貫徹執行，則可經上級領導機關批轉，如經中共中央批轉的《全國農村工作會議紀要》

三、討論會紀要

這種會議紀要對與會單位和與會人員沒有行政約束力，只起交流情況、報道消息和供參考之用。

會議紀要的寫作特點：

（一）會議紀要的結構

1． 版頭

日常工作會議和辦公會議的紀要一般都有固定的版頭

2.標題

多種寫法：

（一）只寫機關部門名稱或與會人員身份和會議紀要

（二）只寫會議性質和會議紀要

（三）用制發機關名稱，有事由、有文種，沒有 “關于”關聯詞和紀要

（四）“三要素”齊全的標題

（五）如果會議紀要要在報上發表，則可以用主標題和副標題

3.正文

會議紀要通常不寫主送機關。會議紀要以下即是正文。

會議紀要的正文由以下四部分組成：

（1）會議概況

（2）會議精神

（3）會議議定事項

（4）結語

4.落款

署名和日期均應寫在正文的右下方。署名寫會議主辦單位名稱，用全稱。成文日期一般以會議結束的日期為準。

公開發表的會議紀要，其日期寫在標題下方正中。

落款之后應有超報、抄送及印刷說明等。

會議紀要的寫法

1.綜述式

2.分類式

3.發言式

4.條款式（條理分明、具體清楚，便于貫徹執行）

會議紀要寫作的注意事項：

一、做好準備工作

二、要正確集中會議討論的意見

三、要突出重點要點

四、注意調理化和說理性

范文

會議決定事項如下

會議認為 會議要求 會議強調

會議研究通過

第二篇：會議紀要行文規范

會議紀要行文規范

相對于屬事務文書，一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔的會議記錄，會議紀要只記要點，是法定行政公文，通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

會議紀要是在會議記錄的基礎上，對會議的主要內容及議定的事項，經過摘要整理的、需要貫徹執行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。

(1)標題

由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。

(2)文件日期

成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。

(3)正文

正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。

①在開頭部分應扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。

②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務要求等。

一般有三種寫法：

一是概述法。即把會議上的發言內容、討論情況總結到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。

二是發言記錄式寫法。按照會上發言順序，摘錄每個人發言的主要內容。此寫法主要用于座談會紀要。

三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內容歸納成幾個問題來寫。適用于規模較大、內容復雜的會議。寫作時，可根據表達內容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。

總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。③結尾的內容通常是提出希望、號召，要求有關單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結尾。

特點

1.內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。

2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳。

3．稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱寫法。由于會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。

第三篇：公文寫作與行文規范

公文寫作與行文規范

第一節 公文概述

一、公文的含義

公務文書簡稱公文，它是黨政機關、人民團體、企事業單位在管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的特定文書。

二、公文的特點

（一）法定的權威性

首先,公文的作者和讀者是法定的;

其次,適用范圍是法定的;

第三,發文權限是法定的.（二）格式的規范性

（三）執行的時效性

三、公文的種類

（一）《國家行政機關公文處理辦法》中有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

（二）《中國共產黨機關公文處理條例》中有14種：決議、指示、決定、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要

（三）公文按照傳遞方向、性質、密級、緊密程度和表達形式等不同，可以有許多種分類方法。

（四）公文按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。

（五）按內容及所限定的閱讀范圍程度，公文可分為秘密公文、普通公文。

（六）按時限要求，公文可分為緊急公文和常規公文。

四、公文的一般格式

公文格式一般包括:眉首、主體、版記三個部分。

000001機密★×年特急××××文件×發〔××××〕×號關于××××××工作的通知×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（發文機關名稱）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主題詞：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印發單位）2×××年×年×日印發

（一）眉首：包括公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人等。

（一）眉首：

其中：

發文機關標識，由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成。如：淮安汽車運輸集團有限公司文件

發文字號，由發文機關代字、年份和序號組成。

例：

國發〔2004 〕40號機關代字年號序號淮汽行〔2011 〕20號機關代字年號序號

（二）主體：

000001機密★×年特急××××文件×發〔××××〕×號關于××××××工作的通知×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（發文機關名稱）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主題詞：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印發單位）2×××年×年×日印發

（二）主體包括標題、主送機關、正文、附件、成文日期、公文生效標識、附注等。

例：

1、標題

公文的標題應概括地說明公文的內容并標明公文種類。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號;公文標題要做到排列對稱美觀，并且在回行時不能把完整的詞拆開等。由發文機關名稱+關于+主要內容+的+公文種類構成。發文機關、主要內容、公文種類稱為公文標題三要素。

例：

淮汽集團關于召開2011年春運工作表彰大會的通知發文機關主要內容文種關于召開2011年春運工作表彰大會的通知省略發文機關通告

省略發文機關、主要內容

標題常見的病例八方面：

（1）要素不全

（2）亂用文種

（3）隸屬不清

（4）提煉不精

（5）題不達義

（6）用詞重疊

（7）濫用符號

（8）標注不規范

2、主送機關：主送機關是指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。如＂江蘇省發展和改革委員會＂簡稱為＂省發展改革委＂，不能簡稱為＂省發改委＂;＂淮安市發展和改革局＂簡稱為＂市發展改革局＂，不能簡稱為＂市發改局＂等。

為了避免簡稱說得不規范，我們正常都是在公文中標注主送機關的全稱。

3、正文：正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。

4、附件:是指隨公文轉發、報送的文件或資料。

5、成文日期:公文生效的時間，一般公文以負責人簽發的日期為準。正文右下方為發文機關，可以寫，也可省略。

6、公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。

7、印章

公文除《會議紀要》和以電報形式發出的以外，都應加蓋印章;聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章;聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。單一發文時，只需要在標識成文日期（右空4字）上加蓋印章，不署發文機關名稱;聯合下行文、平行文時，若需加蓋兩個機關印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm;若需加蓋3個以上印章時，要將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字標識成文時間。

8、附注是指需要說明的其他事項。寫在成文日前的左側。

（三）版記

000001機密★×年特急××××文件×發〔××××〕×號關于××××××工作的通知×××××（主送機關名稱）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××2．×××××××××（發文機關名稱）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主題詞：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印發單位）2×××年×年×日印發

（三）版記包括主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期、版記中的反線、版記的位置等。

1、主題詞

主題詞是用于提示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。公文應當標注主題詞，上行文按照上級機關的要求標注主題詞，公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責人制定和發布。主題詞分為主表和附表兩大部分。

例：

×× 市關于發展外向型經濟的若干補充規定

主題詞：經濟

開放

政策

規定

淮安市關于加強水土保持工作的通知

主題詞：農業

水土保持

通知

2、抄送機關是除主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。

3、印發機關和印發日期印發機關是指公文的印制主管部門;印發日期以公文印制的時間為準。

4、版記中的反線。版記中各要素之間加一條反線隔開，是為顯示各要素之間的區別。

5、版記的位置。版記置于最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。

五、公文行文制度

行文制度是指應用文書在運行傳遞中應遵循的有關制度，行文制度包括行文方向、行文關系、行文方式和行文規則等。

（一）行文方向

1、上行文是下級機關對上級領導機關的行文。如請示、報告等。

2、平行文是平級機關或不相隸屬機關之間的行文。如函、平行性通知、議案等。

3、下行文是上級機關向屬下的機關行文。如命令（令）、決定、通報、批復等。

4、泛行文是既向發文機關的上級單位、下級單位、平行單位行文，也向不相隸屬的單位行文，行文面廣泛，方向不定，如公告等。

（二）行文方式

是由工作需要和機關單位的組織關系所決定的行文方法和形式。可從三個方面分類：

1、按受文機關或行文對象的范圍分類

（1）逐級行文

（2）越級行文

（3）多級行文：發文機關向直接上級并向非直接上級或者向直接下級并向非直接下級的一次性行文。

（4）普發行文：發文機關向所屬所有的機 關一次性行文。

（5）通行行文：發文機關向隸屬機關和非隸屬機關、群眾一次性泛向行文。

2、按發文機關的個數分類

（1）單獨行文：只有一個機關署名發出的公文。

（2）聯合行文：由兩個或兩個以上平級機關聯合署名發出的公文。

3、按行文對象的主次分類

（1）主送：發文機關直接針對與行文內容關系最密切、需主要負責受理公文的機關單位行文。

（2）抄送：發文機關在主送的同時，向需執行或知曉行文內容的其他機關單位行文。

（三）行文規則

是行文中應遵循的規矩、要求和原則。它實際上是機關單位的組織關系原則在公文運行過程中的體現。公文的“行文規則”內容，可歸納為十個方面。

1、行文應當確有必要，注重效用

機關行文必須本著“少而精”的原則，從實際需要出發，嚴格控制發文數量和發文范圍，行文應當確有必要。

2、行文根據的規則

公文的行文關系是指發文機關與收文機關之間文件的往來關系，行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。我國行政機關的組織關系，有上下級關系、平級關系、隸屬關系和非隸屬關系四種。

3、政府各部門行文規則

屬于部門職權范圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文。

（1）政府各部門可以互相行文，如省農業廳和省林業廳可以互相行文。

（2）政府各部門可以同下一級人民政府的有關業務部門互相行文，如省農業廳和市農業局互相行文。

4、聯合行文規則

同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府與同級黨委和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和行使行政職能的事業單位也可以聯合行文。

聯合行文應當明確主辦部門，而且聯合行文的機關、單位不僅要經過協商對有關事項取得一致意見，而且必須是平級的。平級是聯合行文的必要條件。

5、協商一致的規則

部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關應當責令糾正或撤銷。

6、抄送規則

向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一上級機關。

7、請示規則

各級行政機關一般要逐級請示，不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄送被越過的上級機關。請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應當用抄送形式，但不得抄送下級機關。請示應當一文一事，除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人，而應該送交辦公廳（室）。

8、報告規則

（1）報告中不得夾帶請示事項。

（2）一般不得越級報告。

如遇緊急情況或特殊工作需越級報告時，應同時將報告抄送被越過的上級機關。

9、報刊發表應視作正式公文的規則

經批準在報刊上全文發布的行政法規和規章，應當視為正式公文依照執行，不必再等“紅頭文件”。

10、一般不得以機關名義向上級機關負責人報送“請示”、“意見”和“報告”

第二節

幾種常用公文格

式特點

一、通知：

（一）功用

適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。

（二）特點

１、適用范圍廣

２、使用頻率高

３、行文時效性強

（三）格式

標題：發文機關+事由+（重要、緊急、聯合、補充）“通知”

主送機關

正文：緣由和目的、通知事項、執行要求

落款

(四)寫法

1、指示性通知

又叫事項性通知，這是一種布置工作、對工作方法原則、組織紀律等提出要求的通知。在不適宜用“指示”這一文種的情況下，就需要用“通知”這一文種。

例：《財政部、審計署、監察部、最高人民檢察院關于嚴肅追究擾亂財經秩序違法違紀人員責任的通知》其事由部分寫得很充分：

“長期以來，黨和國家一直十分重視財經紀律狀況，采取措施維護和整頓財經秩序，各部門和各財經執法機構作了大量工作，為促進國民經濟的持續、穩定、快速發展，加強社會主義法制建設，保障財政預算平衡和推進反腐敗斗爭起到了重要作用。但是，在財經執法工作中，也普遍存在執法不力，以補代罰、以罰代刑、‘對事不對人’的現象，已成為違反財經紀律問題屢查屢犯、屢禁不止的重要原因。這種狀況如不采取果斷措施加以改變，不僅不利于加強社會主義法制建設和國民經濟的健康發展，還會對反腐敗斗爭的深入開展產生不良影響。為此，各財經執法部門必須切實提高對嚴格執法重要性和緊迫性的認識，牢固樹立有法必依、執法必嚴、違法必究的法紀觀念，加大執法力度，切實改變執法不嚴的狀況。為嚴肅追究擾亂財經秩序違法違紀人員的責任，現將有關事宜通知如下：??”

2、批轉、轉發、發布通知：

共同點：

（１）均有附件,而且附件是主要件

（２）標題均含有批轉、轉發、發布公文的名稱

（３）正文均較短

例：

關于修訂下發《人力資源管理制度》及 《員工薪酬與績效考核制度》的通知

公司各單位、各部室、工會：

為了適應企業發展的需要及法律環境的變化，2007年12月27日公司第二屆第三次職工代表大會對《人力資源管理制度》及《員工薪酬與績效考核制度》提出了修改意見，2008年1月5日公司工會委員會成員和公司企業方代表經過平等協商，確定兩項制度修改后的具體條款，2008年2月2日經公司董事會審議通過，現下發給你們，遵照執行。各控股子公司應通過法定程序予以確認、執行。

附：

1、《人力資源管理制度》

2、《員工薪酬與績效考核制度》

二○○八年三月十七日

［析評］

這是一篇我公司發布的告知性通知。通知正文只有一段，依次寫了目的、依據和事項，文字簡練。

3、會議通知：

正文需交待清楚的幾項要素：會議名稱、召開時間、地點、內容、參加人員、報到時間、地點，以及必要的準備。

例：

關于召開淮汽網站管理工作會議的通知

公司各單位：

為進一步完善公司網站版面、提高維護管理質量，公司定于近期召開網站管理工作會議，具體內容如下：

一、會議時間：2011年3月7日16:00

二、會議地點：公司第三會議室

三、參會人員：......四、會議內容：總結網站管理工作經驗和不足，研討下一步網站管理意見，進一步完善版面、提高質量。

請參會人員做好發言準備。

特此通知。司

二０一一年三月四日

4、任免通知

例：

關于XXX同志聘職的通知

公司各單位、各部室：

淮安汽車運輸集團有限公

經考評，總經理決定：

聘用XXX同志為XXX經理（主持工作）。

聘期為一年，自發文之日起執行。

淮安汽車運輸集團有限公司

二○○六年十一月二十九日

二、報告

（一）功用：適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。

（二）特點：

1、匯報性；

2、陳述性。

（三）類別：

１、工作報告

用于匯報某一階段的正常工作。

２、情況報告

用于反映重大問題或帶有突發性、偶然性的情況。

３、答復報告

用于答復上級機關查詢的事項。

(四)格式

１、標題

２、主送機關：為直屬上級機關。

３、正文：報告的緣由、報告的內容、報告的結語。

４、落款

（五）寫法摘要

工作報告一般以成績、做法、經驗、體會、打算、安排為主，在敘述基本情況的同時，有所分析、歸納，找出規律性認識。

情況報告一般以 “ 情況――原因――教訓――措施 ” 的結構來寫。

答復報告一般寫答復的意見或處理結果，是依據上級要求回答的問題進行寫作，所以要寫得周全而有針對性。

例：

關于治理水質污染問題的報告

××市人民政府：

前接×政發 〔 2004 〕10號函，詢問我縣水質污染原因及治理問題，現將有關情況報告如下：

我縣水質現污染較嚴重，其主要原因：一是公眾環境保護意識差，一些居民隨意向河道坑塘傾倒垃圾；二是??四是??

解決水質污染問題的根本途徑：首先是建設污水處理廠??。其次，加大宣傳力度??其四，環保部門依法行政，嚴格執法，從源頭把關，減少各種污染。

專此報告.二○○四年四月二十九日

(六)行文規則

１、不得夾帶“請示”事項。

２、一般不越級。

三、請示

（一）功用

適用于向上級機關請求指示、批準。

１、屬超出本機關的工作職權范圍須經請示批準才能辦理的；

２、對國家的有關方針政策或上級機關的有關規定、決定等不甚了解或有不同理解，需請上級機關解釋或重新審定的；

３、工作中出現了新情況、新問題，必須處理卻又無章可循，無法可依，有待上級機關批示的；

４、遇到本機關職權范圍內很難克服或無力克服的困難，需請上級機關支持、幫助的。

５、屬涉及全局性或普遍性的而本機關無法獨立解決的工作困難和問題，必須請示上級機關以求得到上級機關的協調和幫助。

（二）特點

１、求復性

２、單一性

（三）類別

１、請求批準的請示

２、請求指示的請示

３、請求幫助支持的請示

４、請求批轉的請示

（四）格式與寫法

１、正文重點是兩部分內容：

請示的緣由——“為什么要寫請示”

請示的事項——“請示什么”

２、寫好請示緣由的要求：

（１）合情合理

（２）具體充分

（３）清楚明白

例：

關于解決職工宿舍區自來水分表到戶改造費用的請示

集團公司：

我單位受托管理的七個職工宿舍區分別位于淮海東路、淮海西路、大治路、健康東路、承德路等地，宿舍區的房屋始建于六、七十年代，供水管道因建設年代久遠導致銹蝕十分嚴重，每年因管道滲漏造成的水損耗近20萬噸，經濟損失約45萬元。為保護珍貴的水資源，建設節約型社會，根據淮政發（2003）124號文件精神，我單位對所管轄的七個宿舍區全面推行自來水分表到戶改造工作，現改造工作已全部結束，共計改造983戶，七個宿舍區的所有住戶的自來水全部實現了分表到戶。

在對宿舍區進行自來水分表到戶的改造過程中，改造費用我單位已先期墊付，現懇請集團公司予以解決為感。

商貿經營部

二○○六年七月二十六日

（五）請示的行文要求

１、必須一文一事

２、不能多頭請示

一般只寫一個主送機關，需要送其他機關的，用抄送；但不得抄送其下級機關。

３、不得越級請示

有必要時，要抄送被越過機關。

（六）請示與報告的區別

１、行文目的不同

２、內容要求不同

３、行文時限不同

四、函

（一）功用

適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。

（二）特點

１、使用的廣泛性

２、行文的多向性

３、寫作的靈活性

（三）類別

1、按照內容性質和用途劃分：商洽函、問答函、請求批示和批復事項的函。

2、按行文方向劃分：去函、復函。

（四）格式與寫法

1、函可以不設文頭、不編文號、不寫標題。

2、發函緣由:函的寫作一般都比較短小，簡明扼要地說明來函的目的事項即可，一般不宜展開論述。

3、事項:答復對方的函，首先應在正文的首句或首段說明收到對方函的時間及內容概括，然后針對對方的要求，逐一進行答復。

4、結語：“請研究函復”、“以上意見，請予函復”、“盼復”、“特此函告”、“特此函復”

（五）寫作須知

1、內容要簡潔

2、語言要得體

3、文體要正確

例；

函

××汽車運輸集團有限公司：

因我公司原有客運站場進行搬遷，并對各客運站的始發班線進行調整，現將涉及貴公司的調整班線告知如下，請貴公司予以配合。

特此函告。

淮安汽車運輸集團有限公司

二○一○年十一月一日

五、批復

（一）批復的含義

批復是上級機關針對下級機關報送請示的批注答復。

批復是上級機關答復下級機關請示事項時使用的公文，批復的內容涉及面比較窄。首先，每個機關都受權有限，上級機關一定在職權范圍內批復；第二，上級機關要根據請示的內容批復，同時，對下級機關作出的批復要符合方針政策、法律法規，要合情合理、切實可行。因此，比起其他文種來，批復的使用范圍最不寬泛。

（二）批復的特點

1、針對性

指批復一定是針對下級機關的某一請示作出的答復，不可能無緣無故作出批復，即“有請示必定有批復”。而且，批復必須是態度明確的，批復的內容必須是針對請示事項的肯定或否定答復。

2、指示性

指上級機關在回復下級機關提出具體問題的同時，往往要對下級機關提出政策指導，對每一問題或環節的具體要求及執行要求，有的還要求將落實和執行情況及時上報。

3、及時性

指上級機關在收到下級報送的請示后，無論同意與否都應及時批復，不要耽擱、延誤，因為批復是請示機關辦理事項和開展工作的依據。即得不到批復的下級機關是不能做請示涉及內容的工作的。

4、被動性

指批復是根據下級機關的某一請示作出的答復，沒有請示便不會有批復。不會有主動向下級發送批復的情況。

（三）批復的結構

1、標題

發文機關+事由+文種

事由+文種

2、正文部分

開頭：引述來文標題和文號，使用慣用的過渡句“現批復如下：”

主體部分：表明態度，提出要求。

批復一般不安排結束語，批復內容完結了便自然結尾。

3、落款

批復的落款由署名和成文日期組成。

例： 要點標題：主送機關：正文：模板

（一）×××單位關于×××的批復—————：（主送機關）你局《×××單位關于×××的請示》（×報〔××××〕×號）收悉。現批復如下：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。發文機關：成文日期：

×××××××××××××年×月×日

六、會議紀要

（一）會議紀要的含義

會議紀要是經過整理的會議要點，是用于記載和傳達會議精神、情況及議定事項的公文。

會議紀要的使用范圍較為寬泛，是機關、團體、企事業單位記載和傳達會議精神、情況及議定事項使用的文種。《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》《中國人民解放軍機關公文處理條例》《人大機關公文處理辦法》（試行）《人民法院公文處理辦法》《最高人民檢察院機關公文處理規定》等法規性文件都將會議紀要列為法定文種。

（二）會議紀要的特點

1、紀實性

會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。要求忠實反映會議的基本情況，傳達會議議定的事項和形成的決議。會議紀要的紀實性使其具有資料文獻價值和憑證作用。

2、提要性

會議紀要的提要性，是指會議紀要將會議精神和情況進行綜合、概括，重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者的主要觀點，達成的共識，形成的決定或決議等。

3、指導性

會議紀要具有指導工作的作用，要傳達會議情況、會議精神，要求與會單位和相關部門以此為依據展開工作，落實會議的議定事項。

4、知照性

會議紀要的知照性，是指通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會后貫徹落實。

（三）會議紀要的結構

1、標題：

按照《中華人民共和國國家標準·國家行政機關公文格式》（BG/T9704—1999）的規定：會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。會議紀要的標題多是以會議名稱、文種兩個要素構成。如《國務院扶貧開發領導小組第一次全體會議紀要》等。

2、正文部分

開頭：概括交代記述會議的基本情況，包括召開會議的時間、地點、會議名稱、主持人、主要出席人、會議主要議程、討論的主要問題等。介紹會議的基本情況，要詳略得當。然后，可用“會議紀要如下：”或“會議經過討論，議定以下意見：”等過渡語句轉入主體部分。

主體：集中反應會議的主要精神、會議議定的事項、會上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等。可以分條列項，加小標題或題號；也可以用“會議認為”“會議指出”“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現內容的層次感。

結尾：會議紀要的結束語，比較簡短，或提出希望、號召，或強調意義，或提出要求。有的會議紀要沒有結尾部分，主體內容寫完，全文自然結束。

3、落

款

會議紀要由會議主持機關撰寫,可以在最后署機關名稱，也可以只在正文中寫出主持機關，不另外署名。

會議紀要的成文日期一般加括號標寫于標題之下正中位置，以會議通過日期或領導人簽發日期為準。也有出現在正文之后的。

《國家行政機關公文處理辦法》和《中華人民共和國國家標準·國家行政機關公文格式》（BG/T9704—1999）都有“會議紀要不加蓋印章”的規定。

要點標題：標識成文日期：主送機關：正文：概況—————：模板××××會議紀要（×××年×月×日）時間、地點、名稱、主持人、主要出席人、主要議程、討論的主要問題等，過渡語句（會議決定如下）：事項

一、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

二、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

三、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿結束語發文機關：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。××××××××

第三節

公文的寫作過程

一、公文的構成要素

材料——文章的“血肉”

主題——文章的“靈魂”

結構——文章的“骨架”

語言——文章的“細胞”

二、公文的材料

材料是形成觀點的基礎，是表現觀點的支柱，材料的使用要點：

（一）材料要點面結合：既有綜合概括性的數據和概況，又有具體深入的事例的典型情節。

（二）材料之間要有較強的邏輯關系：各部分、各類、各個材料以主題為核心，綜合說明總體情況。

（三）材料要處理好詳略關系：最切題的材料、最典型的材料、最新的材料要詳細；反之則略。

三、公文的主題

（一）公文主題“三要素”：中心思想、原委背景、行文目的。

（二）公文的主題主要來自于三個方面：單位領導、工作實踐、文件文獻。

四、公文的結構

（一）公文的結構方式具有程式化的特點：

“五個要素——三個部分”

（二）五個要素：

1、依據——公文制作的原由、背景、政策、理論、法規等；

2、目的——公文達到什么意圖；

3、文種承啟語——以文種為動詞的過渡性語言；

4、事項——公文的具體內容，是公文的重點；

5、要求——提出希望、要求。

（三）三個部分：前言；主體；結尾。

公文五要素范例： 各單位：

袁漢輝同學在第34屆國際數學奧林匹克競賽中獲得金牌，為廣東省爭了光。①(依據)為表彰袁漢輝同學及華師大附中等單位的突出成績，為促進我省的數學奧林匹克競賽活動，培目的養青少年熱愛科學、勇于進取的精神，②(目的)省人民政府決定：③(文種承啟語)

（一）給予袁漢輝同學頒發獎狀和獎金一萬元；

??④(內容)

希望袁漢輝同學和受表彰的單位，戒驕戒躁，再接再厲，爭取更大成績。⑤(要求)

五、公文的語言

（一）特點：簡明、準確、莊重、規范。

1、用書面語

書面語尤其能夠形成莊重、規范的特點。例：

2、用文言詞語的保留用法

是書面語體形成的重要因素，達到語言精練的效果，形成簡明、莊重、規范的語言特色。如：收悉、惠允

3、用專業術語

由于其特定的內涵規定，大大地增強了準確性。

例：不規范語言范例

口語：改革開放后，農民的錢包一年比一年脹，日子越過越好，就像吃甘蔗由尾吃到頭越吃越甜

公文：“改革開放后，農民的收入年年增加，生活越過越幸福。”

（二）常用公文開端用語

為、為了、為著、查、接、頃接、根據、據、遵照、依照、按照、按、鑒于、關于、茲、茲定于、今、隨著、由于。

（三）常用公文結尾用語

上行：當否，請批示；可否，請指示；如無不當，請批轉；如無不妥，請批準；特此報告； 以上報告，請批轉；以上報告，請審核。

平行：此致敬禮；為盼；為荷；特此函達；特此證明；尚望函復。

下行：為要；為宜；為妥；希遵照執行；特此通知；此復；為??而努力；??現予公布。

六、公文寫作 “20字訣”

符合政令

行文周嚴

格式規范

遵守規則

表述精當

第四篇：正式行文規范

一、公文文號的正確使用

印發公文時，年份外的符號應該用六角形符號“??”（一般在電腦“插入”欄里“特殊符號”中選擇），而不應該用小括號“（）”或中括號“ [ ] ”。如：商洛學院（2009）5號（不規范）

商洛學院 [2009] 5號（不規范）商洛學院?2009?5號（規 范）

二、標題的要求

（一）正文必須要有標題（封面除外）。標題使用二號小標宋體字。

不得將標題字打印大小不一或中間加入其他藝術體。

（二）標題字數較多時，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當，不能把詞、詞組和專用術語分開。多行標題的排列方式一般是正寶塔、倒寶塔或棱形，避免出現上下長度一樣的方形或上下長、中間短的沙漏形。

（三）標題應當準確簡要地概括正文的主要內容并標明正文種類。標題中除規范性文件名稱加書名號外，一般不用標點符號。如有副標題則回行居中，字體使用四號楷體。如標題下附屬單位名稱和時間則用（）括住，字體使用四號楷體，單位名稱與時間間隔兩個空格，時間使用數字形式，如：（商洛學院 2012年3月11日）

三、正文的要求

（一）正文要與標題隔一行。

（二）正文使用三號仿宋體字。每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。文中一級標題使用三號黑體，二級標題使用三號楷體，三級標題使用三號仿宋體加粗，四級以下級標題與正文字體相同。一級標題后若回行不使用標點。

（三）全文層次序號的使用

1.第一層為“

一、”，以下可排二、三、四、五、六、七、八、九、十、等。

2.第二層為“

（一）”，以下可排

（二）（三）

（四）等，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。

3.第三層為“1.” 1后面添加的是圓點，而不是頓號或句號。以下可排2.3.4.5.6.7.等。

4.第四層為“⑴”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，不采用輸入法輸入，括號后面不得添加任何標點。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

5.第五層為“①”，此序號是從插入中的特殊符號里選擇，圓圈后面不得添加任何標點，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序號還可以不單獨作為標題序號在句子里使用。

（四）行文格式的要求

1.每個自然段的首行必須左空兩格（包括序號）。一級標題前面不空格。2.請示、報告、通知等有稱謂的，文章的第一行稱謂須頂格。

（五）正文中如有引用的內容則必須準確無誤，必要時用括號加以標注。引用公文應先引標題，后引發文字號。引用公文標題使用簡稱時，先用全稱，并注明簡稱。

（六）正文如有附件，應當注明附件順序和名稱。先在正文下一行左空兩格用三號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。

四、正文中一些主要標點符號的使用

（一）破折號，行文中作為說明解釋的語句用破折號標明。總結、計劃標題中如果使用副標題或文章中使用破折號，破折號的長度為兩個漢字的長度，例“——”，而不是數個短橫，例“——”。

（二）連接號，相關的時間、地點或數目之間用連接號，表示起止。工作計劃、總結中使用到的主要有以下情況：

1.表示時間起止的，工作計劃、總結中有關中的連接號“—”是兩個字符的長度，也就是一個漢字的長度，不是兩個短橫或其它。

2.表示數目的，用阿拉伯數字表示數值的范圍，例如：總結、計劃中出現的“1～4個年級”，1和4之間應用浪紋線。3.表示地點的，例如：商洛——西安，是兩個漢字的長度。

（三）省略號，省略號的形式為“……”，六個小圓點占兩個字的位置，不是六個小短橫。

（四）標點符號的位置

1.句號、問號、嘆號、頓號、分號和冒號一般占一個字的位置，居右偏下，不出現在一行之首。

2.引號、括號、書名號的前一半不出現一行之末，后一半不出現在一行之首。

3.破折號和省略號各占兩個字的位置，中間不能斷開。連接號、間隔號一般占一個字的位置，這四種符號上下居中。

（五）頁碼用四號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條四號一字線。單頁碼居右，雙頁碼居左。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

五、文章中數字的使用

（一）使用阿拉伯數字。凡是可以使用阿拉伯數字而且有很得體的地方，所表示的數目又比較精確時，均應使用阿拉伯數字。如年月日、物理量、非物理量、代碼、代號中的數字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

（二）使用漢字。根據國家有關標準，凡是定型的詞、詞組、成語、慣用語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數字，必須使用漢字。如：星期六 二萬五千里長征 第四方面軍 一二〇師 “ 十二五”計劃 應試教育等。

（三）應當使用國家法定計量單位。

六、封面和成文結尾時間的漢字寫法

（一）正式的計劃、總結、報告、通知、請示等類的公文結尾的成文時間政府系統一般使用漢字，黨群系統使用阿拉伯數字。

（二）時間使用漢字的規范寫法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是漢字，可從插入中的特殊符合里選擇，是正圓，不是橢圓，不是阿拉伯數字0，必須拼寫漢字〇。不能漢字與阿拉伯數字混用，不能寫成二00九年。

（三）其他不規范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

（四）成文時間及文中不能拼寫成大寫的漢字，如：貳零零玖年玖月玖日。

七、落款及時間

（一）正文結尾要有單位名稱（全稱或規范簡稱）。單位名稱一般在正文的右下方適當的位置，右空兩格。

如全稱：商洛學院經濟與管理學院，簡稱：商洛學院經管院。

（二）時間在單位名稱的下一行，右頂格。

（三）落款多個單位時，應該每個單位占一行，兩端對齊。

（四）正文標題下已經書寫單位名稱和時間的，結尾不再使用落款和時間。

八、公文中紙張及印章的正確使用 公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm*97mm）,左側裝訂。版式通用word，頁邊距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般為固定值3 0磅。如有特殊要求，另行處理。公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。預覽：

關于日常行文格式要求的通知

一、頁面設置的要求

上邊距為2.4cm，下邊距為2.2cm，左右邊距同為2.8cm。

二、正式行文的格式要求

（一）標題要求：標題用2號宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1.正文的基本字形。采用3號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值26磅。

2.正文中的表格。以word形式，4號仿宋_GB2312字體，表格內行間距為固定值19磅，財務報表除外。

（三）正文層級要求：

1.一級標題用3號仿宋_GB2312字體，加粗，用漢字數字“

一、xxxxx

二、xxxxx” 2.二級標題用3號仿宋_GB2312字體，用漢字數字外加小括號“

（一）xxxxx

（二）xxxxx”

3.三級標題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯數字 “1.xxxxx 2.xxxxx”

4.四級標題用3號仿宋_GB2312字體，用阿拉伯數字外加小括號“（1）xxxxx（2）xxxxx”

5.五級標題用3號仿宋_GB2312字體，用特殊符號中的數字符號①②③④標注。

6.標題不允許使用自動編號；不允許使用英文字母編號。預覽：

7.要注意序數數詞的寫法，“

一、”下面是頓號，“1.”下面是圓號，而“

（一）”和“（1）”括號外面是不帶頓和點號。

8．在正文層次不多的情況下，第一級標題用“

一、”，第二級標題可用“1.”。

9．有段落統一用“。”，例如：（1）xxxxx。（2）xxxxx。

（四）附件1個以上的情況，樣式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx

（五）年月日落款與正文內容空四行，與頁邊距空四格。

（六）公章要齊年壓月。

三、上報材料類文件（非正式行文格式）格式要求

（一）標題要求：標題用小2宋體，加粗、居中。

（二）正文要求：

1．正文的基本字形。采用4號仿宋_GB2312字體，行間距為固定值20磅。

2．正文中的表格。以word形式，采用5號仿宋_GB2312字體，表格內行間距為固定值16磅。

（三）層級要求：同正式行文格式要求。

（四）頁碼要求：行文應當標明頁碼的順序編號，用小5號Times New Roman體標識，標識在每一頁公文的下端居中。

附件：企業公文寫作教程

第五篇：公司行文規范

公司行文規范和管理辦法

一、目的和適用范圍

為規范公司對內對外公文和外來公文的處理，確保公文處理的標準化、制度化、科學化和及時性，提高公司公文處理的質量和效率，特制定本規范。本規范適用于公司對內對外公文和外來公文的管理。二、公文處理職責

（一）公司人事行政部為公司內外公文的歸口管理部門，負責內部行文的統一編號及內外公文的統一整理和歸檔；

（二）公司副總經理負責外部來文擬辦意見的簽署；

（三）相關部門負責公文的起草；

（四）相關部門主管負責公司內部對內對外行文的審核；

（五）總經理負責公司內部對內對外行文的簽批。

三、公文起草及收發管理

（一）文件起草

1．公司的文件由人事行政部起草，總經辦審核，總經理審批簽發；總公司各部門及分公司的文件由總公司各部門及分公司人事行政部負責起草，總經辦審核，總經理審批簽發。

2．公文正式下發，需到人事行政部進行登記并填寫《發文登記表》。3．總公司各部門及分公司收到文件時應做好《收文記錄》。

4．屬于保密的文件，核稿人應該注明保密等級，并確定報送范圍。保密文件按保密規定，由專人印制、報送。參見《保密制度》。

（二）收文管理

1．外來的公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司的文件、簡報、通報等。

2．外來公文由人事行政部根據來文性質統一簽收，各部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。

3．人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文登記表》，對簡報、通報等一般來做登記，直接傳閱。

１ / 9

4．需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

5．傳閱文件由人事行政部專人負責收回，對領導指示的文件，人事行政部及時組織傳達和落實。

6．對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱；對于不需具體辦理的公文，由總經辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。

（三）發文管理

1．凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文范圍。

2．公司下發文件主要用于：（1）公司規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；（3）公司體制機構變動或干部任免事項；

（4）全公司性的經營管理、會議紀要、員工福利等工作的決定；（5）發布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關公司的重大事項；

3．公司上行文、外發文主要用于：對上級部門呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

4．發文部門對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。

（四）公文歸檔和銷毀

1．公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料送到人事行政部進行歸檔，以備后查。

2．公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

3．公文被取消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產生效力。

4．不具備歸檔保存價值的公文，經過鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。２ / 9 銷毀帶有密級的公文，應向公司總經理申請并進行登記。

四、公文分類

決定——適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等；

決議——適用于經會議討論通過并要求貫徹執行的事項； 通告——適用于公開發布、全體員工應當遵守或周知的事項；

通知——適用于公布規章制度、轉發外來文件，要求各部門、公司員工周知或共同執行的事項；

通報——適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況；

報告——適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議； 請示——適用于下級請上級部門指示或批準；

批復——適用于答復申請、報告、請示的事項。批復可簡化為直接在申請、報告、請示文件上批復；

函——適用于對外溝通，對內用于各部門之間商洽工作或協作處理有關事項（工作函、聯系函）；

規定（或辦法）——適用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范、規章制度；

會議紀要——適用于記載、督辦、傳達會議情況和議定事項。五、公文級別和簽批

（一）根據公司實際情況，公司內部公文分為以下三級： 一級公文包括：決定、決議、規定；

二級公文包括：通告、通報、通知、批復、會議紀要； 三級公文包括：請示、函及其他。

（二）一級公文必須經總經理簽批，二、三級公文由副總經理簽批。

（三）需簽批文件只在原稿上簽批存檔，印制文件時不再標注簽批字樣。六、公文格式

（一）公文適用范圍

1．公文分為紅頭文件和普通公文；

2．一、二級公文使用紅頭文件印發，三級公文用公司普通信紙印發；

３ / 9

3．紅頭文件對外行文只能以公司名義發文，任何部門不得使用紅頭文件進行發文；

4．紅頭文件對內行文可以以公司總經辦名義行文。

（二）公文編號，由人事行政部統一編號 1．紅頭文件編號

（1）以公司名義對外發文，一律中君恒基字〔xxxx年〕xxx號；（2）公司總經辦文，用總字〔xxxx年〕xxx號；（3）財務部發文，用財字〔xxxx年〕xxx號；（4）市場部發文，用市字〔xxxx年〕xxx號；（5）客服部發文，用客字〔xxxx年〕xxx號；（6）網絡部發文，用網字〔xxxx年〕xxx號；（7）技術部發文，用技字〔xxxx年〕xxx號；（8）人事行政部發文，用人字〔xxxx年〕xxx號； 2．普通文件編號

（1）公司總經辦文，用ZJHJ-ZB-xx年-xxx號；（2）財務部發文，用ZJHJ-CW-xxxx年-xxx號；（3）市場部發文，用ZJHJ-SC-xxxx年-xxx號；（4）客服部發文，用ZJHJ-KF-xxxx年-xxx號；（5）網絡部發文，用ZJHJ-WL-xxxx年-xxx號；（6）技術部發文，用ZJHJ-JS-xxxx年-xxx號；（7）人事行政部發文，用ZJHJ-HR-xxxx年-xxx號；

(三)發文字號

1．使用“紅頭”時發文字號用4號仿宋體“中君恒基字[****]*號”，紅線上居中排布；

2．使用普通模式發文時，發文字號用（）號仿宋體“中君恒基**字[****]*號”，3．公文密級和保密期限

（1）公文秘密等級分為：“絕密”、“機密”、“秘密”。

（2）文件如需標識秘密等級，用4號黑體，頂格標識在第一行右上角，如需同時標識秘密等級和保密期限，則在秘密等級后加同樣字體的保密期限，中間用★隔 ４ / 9

開。

4．公文標題

（1）使用“大紅頭”時用小2號宋體。使用“小紅頭”時用小2號黑體使用非“紅頭”時不做統一規定。

（2）標題可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

5．主送機關

標題下空一行，左側頂格用四號仿宋體，回行時頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。

6．正文

每段首空兩字，回行頂格。數字、年份不能回行，用四號仿宋體。

7．附件

在正文下空一行，空兩格用四號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格標識“附件”，有序號時用阿拉伯數字標識序號。

8．成文日期

用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“〇”，與正文右對齊。

9．印章

要求上不壓正文，下壓成文日期。

10．主題詞

“主題詞”用三號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；

11．抄報、抄送、抄發機關

標識于黑色反線下，左右各空一字，用四號仿宋體標識，后標全角冒號公司間用逗號隔開，回行時與冒號后的文字對齊；最后標句號。抄報機關是將公文發往的相關上級單位；抄送機關是將公文發往的相關平級或不相隸屬單位；抄發機關是將公文發往的相關下級單位。

12．印發機關和印發日期

用四號仿宋體。印發機關左空一字，印發日期右空一字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。

５ / 9

13．公文用紙和結構層次

（1）公文用紙一般為A4型，左側裝訂。

（2）公文標題結構層次序數為：第一層為“一”，第二層為“

（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”第五層為“①”。

七、公文辦理 1．內部發文辦理

（1）發文辦理指以本公司名義制發公文的過程，包括草擬、審核、復核、簽發、打印、蓋章、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

（2）公司內部公文送總經理簽發前，應當由總經辦進行復核。復核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本規范的規定等。

（3）公文正式下發，需進行登記并填寫《發文登記表》。（4）各部門收到文件時應做好《收文記錄》。2．外來公文處理

（1）定義：外來公文是指國家、省市縣有關部門、行業主管部門等發到本公司（包括傳真件）的文件、簡報、通報等。

（2）公文處理是指對收到的外來公文的辦理過程，包括簽收、登記、審閱、辦理、立卷、歸檔、銷毀等程序。（3）外來文件簽收

外來公文由人事行政部根據來文性質統一簽收，各職能部門收到的外來公文以及參加會議帶回的各類文件，須主動送交人事行政部登記處理。（4）外來文件登記

人事行政部指定專人負責外來公文的登記，并填寫《收文處理便箋》，對簡報、通報等一般不作登記，直接傳閱。（5）外來文件審閱

①外來公文一律由總經辦進行認真的閱讀分析，對于需具體辦理的公文，應根據公文的性質、內容等，提出擬辦意見，送副總經理審定。

６ / 9 ②需經領導批辦的公文，主批領導應明確簽署意見，姓名和批辦日期，人事行政部按領導批示立即復印文件轉承辦部門辦理，辦理時限以外來公文時限要求為準。

（6）承辦和催辦

①承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回人事行政部并說明理由。

②送領導人批示或交有關部門辦理的公文，由人事行政部負責催辦、查辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。對下發的重要公文，應當及時了解和反饋執行情況。（7）傳閱

①對于不需具體辦理的公文，由總經辦確定公文的傳閱范圍，進行傳閱。②對于需經分管領導批辦的公文，待公文批辦后再轉相關領導和部門傳閱。3．公文處理原則

（1）堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。（2）必須嚴格貫徹執行執行公司保密制度，確保公司商業秘密的安全。（3）必須區別公司內部文件和對外收發的文件，所有外送文件必須經過總經辦送出，禁止將公司內部傳閱批示或署有領導意見的內部文件直接向外單位或個人傳送，違者將追究相關責任人的責任。

（4）公文必須使用規范的簡化漢字和使用國家法定的計量單位。（5）各部門行文必須使用全稱或通用規范簡稱。4．公文立卷、歸檔和銷毀

（1）公文辦理完畢后，應當按照公司《檔案管理制度》，及時將公文原稿、正本和有關材料整理立卷。

（2）公文歸檔，應當根據其相互聯系、特征和保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能準確反映本公司的主要工作情況。

（3）聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其它單位保存復印件。（4）公文復印件作為正式文件使用時，應當加蓋復印單位印章，視同正式文件妥善保管。

（5）公文被撤消，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作廢止之日起不產７ / 9

生效力。

（6）案卷應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應歸檔的公文。

（7）不具備歸檔保存價值的公文，經過鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。銷毀帶有密級的公文，應向公司總經理申請并進行登記。

北京中君恒基資產管理有限公司文件

中君恒基字〔2014〕001號

關于××××××××的通知

總公司及分公司各部門：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××。

８ / 9

附件：1.關于××××的通知。

二○一四年八月六日

主題詞：××□××□××□通知

□報送： □抄送：

９ / 9