第一篇：采購貨物(工程勞務)合同、付款及發票管理制度

采購貨物（工程勞務）合同、付款及發票管理制度

目的：規范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

內容：公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：

（1）、預付款業務（2）、貨到付款業務（3）、以貨易貨業務

出具，經財務部往來會計、部門負責人及分管領導審核，報財務及總經理審批后，按財務管理制度規定手續辦理付款事宜。各采購業務經辦人員應對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務誤付款，給公司帶來經濟損失的，由采購業務責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業務金融機構手續費由業務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產及一切后果由業務責任人承擔。所有付款業務的用款申請單，除

項原則上均應取得收款方的收款收據，具體付款方式及相關要求如下：

1、現金付款：對于確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關人員審核及總經理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續在收款人點驗貨款無誤后，直接開據收款收據后交出納員。收款人要在收款憑據上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。財務部收到符合要求的確認函傳真件并經公司業務經辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到后，由公司業務經辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司財務部，并在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司財務部。對于沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，財務部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現金外出采購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現金，采購金額在10000元以上的材料采購業務，需由總經理批準。由采購業務經辦人提出用款申請，經核準后到財務辦理現金借款手續（借款人應為采購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現金打卡方式加急支付的，財務部有權拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：財務部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一供應商，既有現金付款、又有銀行付款業務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據。

退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在

辦理付款手續【來人身份確認程序同本制度

特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續不完備的，需待公司業務經辦人協調提交完整的手續后方可付款，補齊手續前財務部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業務經辦人負責協調財務部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業務經辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產的，財務部不承擔責任。（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發現一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規定承擔相應以濟損失。（5）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業務經辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經濟業務正常進行。（8）、所有傳遞到財務部的“用款申請”，均應進行單據傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

已執行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設備及工程勞務發票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發貨單。

（二）、發票的取得時限管理規定：

1、所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交財務部辦理結算手續，且發票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至財務部。結合公司目前制劑產品包裝材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時填報“（財務）問題業務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處經財務負責人核準后備案，并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分業務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業務發票的取得時限，如經董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務部處理的由業務經辦人將業務移交財務部處理。

4、對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一天給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發票未到的，停發當事采購業務經辦人工資，直至取得發票止。

5、業務經辦人對收到的供應商發票（不得預開票），要在收到發票的當日將發票及相應業務附件單據報送至財務部，并在財務部做單據傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發票，由業務經辦人填寫快遞單，財務部負責將發票寄回供應商（需作備查記錄），并由業務經辦人與供應商協調及時補票，時限為30天。凡因發票不合格，財務不接收而退票的，每筆業務處罰采購（或勞務）業務經辦人10元。如因業務經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在50000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。對于發票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發現屬不按規定對帳造成的，每筆丟失或過期發票對往來會計處以20元罰款。如業務經辦人故意對不規范業務發票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人200元。

6、會計年度終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當年度已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至財務部。

********藥業有限公司

財務部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業務款項時使用本單。本單由公司相關部門業務經辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據由公司相關業務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由財務部往來會計填寫。對本單涉及到的業務收款單位，在業務經辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經辦人在本單“申請付款依據”欄填寫時，按所附申請依據所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據選擇為：“

1、采購（或勞務）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數量及單價或勞務內容等業務內容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、董事長或總經理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********藥業有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！

現金打卡手續費由收款方承擔。

謝謝合作！

經辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業務流程圖：

車間、部門

1、物資采購計劃單分管領導簽批采購部入庫已單核

第二篇：2017版采購貨物(工程勞務)合同、付款及及發票、財務稽核管理制度(采購管理)

******公司財務制度之采購貨物（工程勞務）合同、付款及及發票、財務稽核管理制度

采購貨物（工程勞務）合同、付款及

發票、財務稽核管理制度

**財字2015第[**]號

目的：為規范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

適用范圍：**公司及分子公司

內容：公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業務，（2）、貨到付款業務，（3）、以貨易貨業務。

2008-01月初版 2015年修訂 ******公司財務制度之采購貨物（工程勞務）合同、付款及及發票、財務稽核管理制度

長（總經理）批準。（3）、對于設立最低庫存量的材料物資，由供應部提出《采購計劃單》經保管員核實庫存報分管副總批準后實施采購

2、工程勞務業務合同：公司所有工程建設及設備安裝、保暖、維修等接受勞務業務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經理批準。

（二）、合同內容填寫要求

（1）、合同內容應按規范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發票事項（采購業務需分增值稅專用發票與增值稅普通發票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容，且均需與實際業務相符合。

（三）、合同的報送及執行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業務經辦人將生效的合同報送一份到財務部材料會計處存，同時實施采購。財務部對合同進行電子表登記備查，跟蹤合同到貨及發票情況。

（2）、合同執行：所有采購合同業務均應由供應部實施采購，勞務合同由基建設備部執行實施，對于特殊情況下經總經理特批的采購（工程勞務）業務除外。財務部將按合同約定執行付款事宜，款項支付與否及支付方式，原則上按合同規定辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發票要附合同,在以后價格不變的業務發

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票后可不附合同，但要在價格發生變化時的第一筆業務發票后附有供貨方的調價函（各類包裝材料采購業務，供應部采購員應于每月5日前報一份經董事長批準的按不同供應商分材質、規格填列的各類包裝材料采購價格表交財務部，作審核采購價格之參考依據。月中如有變化應及時列表經董事長批準后報至財務部備案）。

工程勞務性質的業務，除按上述要求報送合同財務部備案外，在工程完工后應及時組織驗收，并在工程完工30日內將工程預決算書報財務部備案。派工單應隨工程進行及時由相關責任人確認，并于工程完工后30日內報財務部備案。以備財務核算、結算之需。凡未經批準，延期不報送的，每項業務處罰當事責任人50元。

（3）、財務部不受理涂改及未經公司董事長（總經理）或有權簽字副總簽批的合同。

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責任人承擔。所有付款業務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業務經辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續下一流程環節。業務經辦人在申請正常業務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續，如因董事長出差不能及時簽批的，經財務負責人簽批后付款；如屬特殊業務付款，則由業務部門負責人、董事長簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業務經辦人交來的經財務負責人或董事長總經理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續。

1、預付款業務：無特殊情況，除采購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總價款前，預付款額不超合同總價的50%。

預付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務部往來會計確認往來余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經理簽字）→財務出納員付款

（1）、預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、財務經理及總經理、董事長批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續。

（2）、對于預付貨款的經濟業務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正常執行。對于財務帳面“應付賬款”中連續半年出現未發生變化負數金額的業務單位, 由各物資采購部門業務經辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。

2、貨到付款業務：原則上必須先取得發票再付款，但在不超出財務規定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管

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理制度》中的付款規定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經理簽字）→財務出納員付款

（1）、對貨到付款，發票未到的規定： 對于貨到入庫、發票未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續前（即入庫單未傳達財務前），財務部不受理該筆業務付款，特殊情況確需付款的需總經理特批（由財務認定）。

(2)、對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，并收到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、價格、金額）進行審核，參照該業務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發票右下角簽章確認，將發票附入庫單等單據交財務部，并按規定出具用款申請，交財務部辦理付款手續：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、董事長核準后付款。

（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業務，由業務經辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經財務負責人審核，總經理董事長簽字批準后方可交出納員辦理付款手續。

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了規范開支的管理，防止產生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業務或經常性的供應商款項均以銀行電匯、轉帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現金。對于付出的款項原則上均應取得收款方的收款收據，具體付款方式及相關要求如下：

1、現金付款：對于確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關人員審核及總經理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對收款人身份進行確認，財務部出納員驗證收款人持有的由收款單位開具并加蓋行政公章的介紹信原件或經由收款單位傳真電話傳真的加蓋行政公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續。公司業務經辦人(指采購員)也要在介紹信上簽字確認。在收款人點驗貨款無誤后，直接開據收款收據后交出納員。收款人要在收款憑據上注明“收款人：XXX”字樣，并由出納員核填該收款人的身份證號，特殊情況下經董事長或總經理批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。財

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務部收到符合要求的確認函傳真件并經公司業務經辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到后，由公司業務經辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司財務部，并在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司財務部。對于沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，財務部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現金外出采購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現金，采購金額在10000元以上的材料采購業務，需由總經理批準。由采購業務經辦人提出用款申請，經核準后到財務辦理現金借款手續（借款人應為采購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現金打卡方式加急支付的，財務部有權拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：財務部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一供應商，既有現金付款、又有銀行付款業務的，原

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則上，只要對方收款,就要出具收款據。

退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；用款申請單備注中要注明重匯原因。

（2）、公司采購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經辦人再行填寫正確地用款申請單，注明“退匯重匯”字樣，并注明重匯原因，重新履行簽字手續后，交出納員辦理重匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單，填寫書面退匯原因，報財務負責人簽批，重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款：

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經財務部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據交出納員（其它簽字手續參照貨幣資金付款業務），且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。

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（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據的，經財務部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據原件到后，此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此單號特快件為開具收據之依據”），簽字蓋手印，財務部經辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。如果來人申請直接自帶匯票，無需我方郵寄的，公司業務經辦人要在財務部開具借條（注明用途），附來人的收條方可作為財務直接支付來人承兌匯票的依據。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業務經辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認（出納員應妥善保管紙質承兌匯票備查簿，以做備查之用），出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址“證明”(證明內容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。證明格式詳見“附件3”)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（承兌已封裝的快遞袋，出納員要妥善保管，對已辦托的快遞，24小時內寄出），收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業附件，已辦理承兌付款的用款申請，由出納員交往來會計處跟催對方收款收據。公司財務部銀行出納員在承兌郵寄日起，跟蹤至承兌簽

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收為止（正常郵寄簽收周期按3天計），在跟蹤過程中發現異常及時報部門負責人處理。公司采購業務經辦人應在承兌匯票郵寄之日起，從網上跟蹤該快遞，從網上確認快遞簽收后，及時與收款人溝通，跟催收款人開具收款據，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據原件郵至財務部往來會計處。出納員要定期核對承兌匯票庫存，并與往來會計核對已支付承兌匯票未來收據情況，確保帳實相符。

4、票據的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

承兌匯票分應付票據與應收票據兩種。應付票據對外支付：應付票據是公司直接從銀行辦理的承兌匯票。應付票據付款分以下兩種情況處理：一是實際收款人與票據上的收款人是同一名稱的，實際支付時不需再在背面加蓋我公司印章，直接支付。二是實際收款人與票據上的收款人不是同一單位的，實際支付時，只需票據上列明的收款人在票據背面蓋背書章，但不需填寫被背書單位名稱（即不需在被背書人欄填寫我公司實際支付單位的名稱），然后由我公司直接對外支付即可。應收票據對外支付：需要加蓋我公司的印章背書，并在被背書人欄填寫收款單位全稱，方可用于對外支付。

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5、對取得的原始收據的要求：對于現金、銀行、承兌匯票支付業務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規定的單據，發現一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規定業務單據經董事長特批處理的，應有董事長在該單據上的親筆簽批說明。

對于一筆業務款項同時以不同方式支付的，應根據實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據，不能合開一張收據。

6、對單筆業務口徑一致性的要求：每一筆業務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經董事長、總經理特批的業務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據必須用出發票人的收據，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發票的業務，在結算時，發票出具人（以發票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發票單位收款據，在補齊手續之前，財務將不受理該發票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發票的，由業務經辦人負責催收發票，結算發票報送財務時間定為經濟業務結束之日起30天之內。對一些業務頻繁、單筆業務金額不大，在一定期間內，價格不變以業務，可按月結算開票。

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7、超過規定時限未取得付款業務收據的處理：按單筆業務計算，每超期1天，給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據的，停發業務經辦人工資，直至財務部收到收據原件為止。如發現業務經辦人有弄虛作假的，由業務經辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。

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規定時限內提交至財務部的，當日辦理付款手續，超時限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，不能按規定時限付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并由出納員及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續不完備的，需待公司業務經辦人協調提交完整的手續后方可付款，補齊手續前財務部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業務經辦人負責協調財務部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；

（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業務經辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產的，由申請付款的業務經辦人承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任，延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發現一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的，按規定承擔相應以濟損失。

（5）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用

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款申請”要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業務經辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經濟業務正常進行。

（8）、所有傳遞到財務部的“用款申請”，均應進行單據傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。未按規定作記錄的每項扣責任人考核分1分。

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說明書，說明發票與實際業務內容的業務實質，經公司財務部確認合格后方可接收對方的業務發票。為規避公司財務風險，財務部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業務發票。

4、發票處理：對經常性的供應商業務，不論當次開具發票金額多少，均做轉帳處理，對同一業務單位非經常性的業務（內業務不超過2萬元的）單筆業務金額不超過5000元的，可以憑發票付款，除此以外的所有采購及工程業務發票均做轉帳處理，在付款時，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據，避免同一業務單位的業務既有現金業務，又有轉帳業務，不利于財務管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經財務確認，董事長批準的業務不受此限。

5、采購（工程勞務）發票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業務未開具的不附。要求主要原料油粉等必需開具，其他業務可據實際情況需要開具）、質檢單、過磅單（電子小票要求粘貼于“臨時收料待檢單”的右上角，且不得遮蓋有效單據內容，不得手工涂改過磅單信息）、采購計劃單、對方送（發）貨單[隨貨同行聯或購貨方備存聯]、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發現有不符合規定的發票及附件傳遞到財務部，對當事保管員及采購經辦人各處罰5元。已傳遞到財務部的發票監督審核責任人為材料會計。

注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

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（2）、對于設備及工程勞務發票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發貨單。

附：“采購入庫單”業務附件：第一項、所有采購入庫業務保管員辦理入庫時必需的附件：

1、供應商開具的送貨單，2、對于公司從物流自提貨的業務，除供應商送貨單外，還要求附有提貨人在物流簽收時的周轉單的其中一聯（該單據要求有公司提貨人的簽字）。第二項、原料油粉采購入庫單附件除上述第一項1、2外，還要附有公司保管員在收貨時開具的臨時收料待檢單手工單（對以重量為計量單位的采購業務，還應在本單注明抽過小磅的檢斤記錄）。第三項、對以重量為計量單位的采購入庫業務，還需要有過磅單。注：以重量為計量單位的采購入庫業務，保管員應在用友系統的采購驗收入庫單“備注欄”中填明與過磅信息相符的算式，算式凈重結果要與入庫單數量相符合。即毛重減去皮重的凈重數與入庫單實際開具的凈重相符合。除大罐包裝的原料外，如25kg、200kg等標準包裝的物料，還要注明入庫時抽過小磅的單包裝的凈重。

（二）、發票的取得時限管理規定：

1、所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交財務部辦理結算手續，且發票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相

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關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至財務部。結合公司目前制劑產品包裝材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時填報“（財務）問題業務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處經財務負責人核準后備案，并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分業務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業務發票的取得時限，如經董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務部處理的由業務經辦人將業務移交財務部處理。

4、對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一天給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發票未到的，停發當事采購業務經辦人工資，直至取得發票止。

5、業務經辦人對收到的供應商發票（不得預開票），要在收到發票的當日將發票及相應業務附件單據報送至財務部，并在財務部做單據傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發票，由業務經辦人填寫快遞單，財務部負責將發票寄回供應商（需作備查記錄），并由業務經辦人與供應商協調及時補票，時限為30天。凡因發票不合格，財務不

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接收而退票的，每筆業務處罰采購（或勞務）業務經辦人10元。如因業務經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在50000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。對于發票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發現屬不按規定對帳造成的，每筆丟失或過期發票對往來會計處以20元罰款。如業務經辦人故意對不規范業務發票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至財務部。

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手續完成，所處罰款項從當事業務經辦人工資中扣除。特殊情況經當事業務經辦人提出申請，財務部確認的除外。

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寫在收據右下方空白處。公司相關付款業務申請人也需在收據上簽字確認。2015-8-29修訂（因恒邦業務收據由公司業務經辦人代寫及介紹信時間為2014年，收款人簽名為復寫且不清，收據上無出納員填寫收款人身份證信息。本業務有可能產生支付風險）

（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業務責任人應統一以公司已有的標準規范名稱、規格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發錯貨。

（4）、凡外地業務單位派人到公司收款的業務，應由公司業務經辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財務部經辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經辦業務，且公司經辦人員應在相應的業務單據及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業務,必需在付款同時取得對方的收款收據)。對于本地業務單位派人到公司收款的業務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續。

（5、各相關采購業務經辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。

（6）、設立采購備查帳：相關業務經辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯系人），按業務發生時間先后順序、詳細記錄每一筆經濟業務的采購計劃單號、合同號、品名、規格、含量、合同數量、合同金額，到貨時間、規格、含量、來料數量、入庫數量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業務的，經辦人要登記工程

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勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業務經手人與供應商核對無誤（金額、數量、品名）才能開票，以免取得的發票與實際業務內容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務業務經辦人以私人名義或未經公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業務單位產生的負債業務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經濟糾紛的，公司將追究當事人經濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業務經辦人應對所提交財務部的原始業務憑證的合法性、真實性、完整性、規范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發票做好單據傳遞記錄。

（9）、涉及采購業務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、出納員在辦理款項支付時，要對用款申請中的收款單位全稱及帳開戶行、帳號等信息與所附合同、收款收據、發票等附件資料的信息認真核對并確保一致，方可辦理支付，同時財務付款審核人也應認真仔細復核用款申請、合同、等付款信息內容是否相一致，以確保付款準確無誤。

（11）對經董事長批準的特殊業務，在規避公司風險的前提下，按董事長批復處理。

第八條、本制度經董事長簽字批準之日起執行

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附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業務款項時使用本單。本單由公司相關部門業務經辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據由公司相關業務用款申請人負責具財務軟件系統中的信息確認填寫，業務經辦人要注意與收款單位核對信息的準確性。

（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由財務部往來會計確認。對本單涉及到的業務收款單位，在業務經辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經辦人在付款申請單“備注”欄填寫時，按付款申請所屬類型，分別注明：預付帳款或應付帳款。預付賬款付款業務，在用款申請“備注”欄內還要注明貨物名稱或工程勞務內容、部門等信息

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的紙質用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、董事長或總經理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續。

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附件

2、收款信息確認函格式

收款賬戶信息確認函

致：********有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號： 貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據。本函傳真件與原件內容一致，具有法律效力。待此證明！

（現金打卡手續費由收款方承擔。）

謝謝合作！

經辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

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附件

3、承兌匯票郵寄地址證明

承兌匯票郵寄地址證明

致：*******有限公司：

請將銀行承兌匯票按下列信息郵寄：

收件單位名稱： 收件單位地址： 收 件 人： 聯 系 電 話： 郵 編；

本證明傳真件與原件一致。

收款單位：（財務章）

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采購及付款業務流程圖：

車間、部門

1、物資采購計劃單分管領導簽批采購部入庫已單核第價三的聯貨3采到、購付用計款款劃業申單務請

2、比價單、合同單[采購部實施采購] 保管員將臨時收料單第三聯報財務部保管員將報“采驗購收部入核庫價單第三聯”財務部保第管三員聯將 入附庫質單檢第單二報聯財或務直部轉單

5、批準付款核4的、用經款財申務請審分管領導簽批3現、采款附購及用業預款務付申款請到貨（需質物量）檢驗的貨用友到貨單檢驗質量質檢部（不合購標部準處的理貨）物通知采貨物檢驗合格的審核到貨單董事長總經理開具[貨物驗收入庫單] 過磅單或[直轉單][臨時收料單]質檢部出具質檢單后保管員參照“臨時收料單”開具入庫單倉管部 開具質檢部不能實時出具質檢單時

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承兌匯票證明函茲證明：公司支付給*******藥業有限公司承兌匯票壹張，該承兌匯票的信息如下：承兌匯票號碼：票面金額（大寫）：出票日期：到期時間：出票人：出票人開戶行：出票人賬號：收款人：收款人開戶銀行：收款人賬號：因此匯票產生的任何經濟糾紛，一切法律后果由我公司承擔。特此證明！付款單位公章：付款單位法人章：付款單位經辦人（簽字）：公司業務經辦人（簽字）：年月日

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采購業務供應商隨貨同行送貨單

簽回單管理規范

1、供應商開具的送貨單。要求隨貨同行，保管員憑送貨單并參照用友到貨單信息驗收。對于特殊情況下到貨無送貨單或送貨單丟失的，保管員第一時間通知采購經辦人補充本單，并先按采購人員確認的用友到貨單信息收貨。采購人員應在當日內負責完善送貨單信息，對于供應商傳來的非原件送貨單，要求采購經辦人簽名確認后交保管員。

1、供應商“送貨單”簽收的具體管理規定：

1-1-

1、經常性的供應商供貨，采購經辦人應要求供應商隨貨必需附有送貨憑單，對于偶爾性隨貨未附送貨憑單的業務，由采購經辦人負責向供應商索取送貨憑單傳真件，并由采購經辦人在傳真件上簽名確認，交保管員做收貨依據附件并附入庫單傳遞；

1-1-

2、對于供應商送貨單要求保管員做收貨簽字確認的，保管員只對實際收貨數量進行確認，簽字格式“收貨人：***”，并注明“貨物數量確認”字樣。同時按實際情況處理：如果送貨單為兩聯的，保管員在收貨時要一次性復寫簽名，并將“購貨單位聯”附公司“采購入庫單財務聯”傳遞至財務部；如果送貨單只有一聯的，保管員可以出具“臨時收料待檢單”，將收貨證明聯給對方。供應商送貨單附在公司入庫單后進行傳遞。

1-1-

3、隨貨無送貨單，送貨人要求保管員開具收貨證明的，出具“臨時收料待檢單”，將收貨證明聯給對方。保管員不得開具非公司統一格式的白條單給對方，如因此出現一切后果由保管員個人承擔。

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1-1-

4、送貨人未主動要求簽收送貨單或索取收貨證明的，保管員不得主動在對方送貨單上簽字或向對方出具公司的任何收貨證明單據。

1-1-

5、凡在供應商送貨單簽收的業務，保管員不得再向對方提供公司的任何收貨證明類單據（包含采購入庫單、臨時收料待檢單等）。更不得在白條單加蓋公司相關印章做為收貨依據給對方。

2、物流周轉單。對于公司從物流自提貨或物流送貨的采購業務，除供應商送貨單外，還要求附有提（送）貨人在物流單據上簽收時的物流周轉單的其中一聯【該單據要求有提（送）貨人的簽字】交保管員。

--摘自《采購入庫單業務附件管理規定》

2015-10-17

關于采購業務合同、到貨單及供應商送貨單的補充管理規定

一、采購合同：要求注明標準的品名、規格、數量、單價、付款時間、到貨時間、付款方式、運費承擔及結算方式、發票開具時間、稅率以及隨貨送貨單等內容。

二、用友到貨單：要求采購人員按合同規定的數量結合實際來料不超5%的標準，在用友系統做到貨單，作為保管員實際可以接收數量的依據。對超過合同規定5%的采購到貨需要實際收貨時，由采購經辦人書面申請，經分管副總核準后，方可在用友系統按核準數量做到貨單。書面核準申請附入庫單傳至財務部作為核算依據。

三、供應商送貨單：所有的采購業務，隨貨均應有供應商的送貨

2008-01月初版 2015年修訂 ******公司財務制度之采購貨物（工程勞務）合同、付款及及發票、財務稽核管理制度

單，作為保管員收貨及數量比較依據。保管員在收貨后，可以按實際收貨數量開具臨時收料待檢單，對方需要的可以將收貨證明聯給對方作為回單，此種情況下保管員不得再在對方送貨單上簽字確認。如果送貨人要求在送貨單上簽字確認的，要求按實際的收貨數量進行確認，要求按以下格式簽名確認：“確認收貨數量***”，并簽名。對方送貨單一式多聯的，要求保管員確認時一次性復寫確認，并將原件留下附入庫單進行傳遞。如果對方只一聯送貨單，保管員不得在其上簽字確認，一律開具臨時收料待檢單給對方。凡在對方送貨單上確認的業務，保管員不得再行開具公司的入庫單或臨時收料待檢單給對方。保管員開具的臨時收料單上要注明對方的送貨單號。

四、本規定即日起執行，凡未按本規定執行者，每項次負激勵50元。如給公司造成損失的，依《事故管理制度》處理。

財務部2014-6-22 采購入庫單”業務附件及相關管理規定

**財字【2015】版

為規范與完善采購入庫業務附件管理，防范經營風險，特制定本規定。

總則：所有的物資采購業務，均應在用友系統按規定的流程及時間節點辦理入庫手續，嚴禁保管員私自收貨及收貨不辦入庫現象。

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用友到貨單信息收貨。采購人員應在當日內負責完善送貨單信息，對于供應商傳來的非原件送貨單，要求采購經辦人簽名確認后交保管員。

1、供應商“送貨單”簽收的具體管理規定：

1-1-

1、經常性的供應商供貨，采購經辦人應要求供應商隨貨必需附有送貨憑單，對于偶爾性隨貨未附送貨憑單的業務，由采購經辦人負責向供應商索取送貨憑單傳真件，并由采購經辦人在傳真件上簽名確認，交保管員做收貨依據附件并附入庫單傳遞；

1-1-

2、年供貨次數低于兩次的偶爾性供應商，且總采購金額不超5萬元或零星樣品采購，因對方不規范，未提供送貨憑單的，保管員可憑采購業務經辦人在用友系統中做的到貨單或發票做收貨之參考依據。

1-1-

3、對于供應商送貨單要求保管員做收貨簽字確認的，保管員只對實際收貨數量進行確認，簽字格式“收貨人：***”，并注明“貨物數量確認”字樣。同時按實際情況處理：如果送貨單為兩聯的，保管員在收貨時要一次性復寫簽名，并將“購貨單位聯”附公司“采購入庫單財務聯”傳遞至財務部；如果送貨單只有一聯的，保管員可以出具“臨時收料待檢單”，將收貨證明聯給對方。供應商送貨單附在公司入庫單后進行傳遞。

1-1-

4、隨貨無送貨單，送貨人要求保管員開具收貨證明的，出具“臨時收料待檢單”，將收貨證明聯給對方。保管員不得開具非公司統一格式的白條單給對方，如因此出現一切后果由保管員個人承擔。

1-1-

5、送貨人未主動要求簽收送貨單或索取收貨證明的，保管員不得主動在對方送貨單上簽字或向對方出具公司的任何收貨證明單據。

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1-1-

6、凡在供應商送貨單簽收的業務，保管員不得再向對方提供公司的任何收貨證明類單據（包含采購入庫單、臨時收料待檢單等）。更不得在白條單加蓋公司相關印章做為收貨依據給對方。

2、物流周轉單。對于公司從物流自提貨或物流送貨的采購業務，除供應商送貨單外，還要求附有提（送）貨人在物流單據上簽收時的物流周轉單的其中一聯【該單據要求有提（送）貨經手人的簽字】交保管員。

第二條、臨時收料待檢單。主要原料油粉采購到貨時，由公司保管員在收貨時開具本單手工單。【對以重量為計量單位的采購業務，除大罐原料外的其他原料，保管員還應在本單注明抽過小磅的檢斤記錄：注明抽檢包裝數量數量、毛重、皮重凈得，及單包裝凈重信息，與供應商標注的凈重核對，對虧耗差異較大的及時報采購經辦人處理】。其他業務可據實際情況需要開具【主要是到貨當時不能及時辦理入庫需待質檢結果的業務開具本單】。

第三條、過磅單。對以重量為計量單位的采購入庫業務，需附本單。

電子過磅單小票要求粘貼于“臨時收料待檢單”右上角的單據號碼下方，且不得遮蓋有效的單據內容。本單不得涂改，不得重復打印。

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4、機物料、機配件、勞保用品及辦公用品等采購：結合公司目前實際情況，在收貨時只檢外觀質量，不需出具質檢單。

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[隨貨同行聯或購貨方備存聯] ；

5、物流周轉單。

采購入庫單附件按以上順序附于對應業務的采購入庫單后，并由保管員負責按相應制度時間節點要求傳遞到財務部材料往來崗。一次傳遞多張同類業務單據時，要按時間先后順序整理好再行傳遞。

2008-01月初版 2015年修訂

第三篇：采購合同、付款及發票管理制度

湖北武鐵山橋軌道裝備有限公司

采購貨物（工程勞務）合同、付款及發票管理制度

目的：為規范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

內容：公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業務，（2）、貨到付款業務，（3）、以貨易貨業務。

第一條、財務對合同管理規定

公司各類貨物采購及工程勞務業務均需簽訂合同（對于零星辦公用品的采購，價值在500元以下的，憑經部門經理核準的采購計劃單進行采購，不需簽訂合同），具體規定如下：

（一）、合同的簽訂及審批

1、采購業務合同：公司生產用各類材料物資及固定資產的采購合同的簽訂應由采購業務經辦人經根據經批準的《采購計劃單》及《采購合同價格申報單》進行。

《采購計劃單》、《采購價格申報單》及《采購合同》按采購物資屬性及價值不同由相應的領導審批：（1）、正常生產用直接原輔材料及機物料等低值易耗品采購由分管副總批準；（2）、技術改造、設備等固定資產采購，采購價值2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的由總經理批準。（3）、對于設立最低庫存量的材料物資，由生產保障部提出《采購計劃單》經保管員核實庫存報分管副總批準后實施采購

2、工程勞務業務合同：公司所有工程建設及設備安裝、維修等接受勞務業務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經理批準。

（二）、合同內容填寫要求

（1）、合同內容應按規范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發票事項（采購業務需分增值稅專用發票與增值稅普通發票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容。

（三）、合同的報送及執行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業務經辦人將生效的合同報送一份到計財部材料會計處存，同時實施采購。

（2）、合同執行：所有采購合同業務均應由生產保障部實施采購，勞務合同由行管部執行實施，對于特殊情況下經總經理特批的采購（工程勞務）業務除外。計財務部將按合同約定執行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規定正常辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發票要附合同,在以后價格不變的業務發票后可不附合同，但要在價格發生變化時的第一筆業務發票后附有供貨方的調價函。

（3）、計財部不受理涂改及未經公司總經理或有權簽字副總簽批的合同。第二條、付款管理規定

采購（往來）付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→

1、計財部往來會計核實→

2、申請人分管領導簽字→

3、財務負責人簽字→

4、總經理簽批→

5、財務出納員付款

所有因采購貨物、接受勞務的付款業務均需憑經核準的“用款申請”付款。“用款申請”由業務經辦人出具，經計財部往來會計、部門負責人及分管領導審核，報財務及總經理審批后，按財務管理制度規定手續辦理付款事宜。各采購業務經辦人員應對所提交的用款申請中列示的收款人信息及帳號的真實性、準確性負責，如因提供收款人信息不真實造成財務誤付款，給公司帶來經濟損失的，由采購業務責任人承擔責任；因用款申請中收款人帳號信息錯誤造成退匯、退票的，該筆業務金融機構手續費由業務責任人個人承擔，由此造成的誤工誤產及一切后果由業務責任人承擔。所有付款業務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業務經辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續下一流程環節。業務經辦人在申請正常業務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續，如因總經理出差不能及時簽批的，經財務負責人簽批后付款；如屬特殊業務付款，則由業務部門負責人、總經理簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業務經辦人交來的經財務負責人或總經理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續。

1、預付款業務：無特殊情況，除采購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。預付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務部往來會計核填帳面往來余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經理簽字→財務出納員付款

（1）、預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、財務經理及總經理批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續。

（2）、對于預付貨款的經濟業務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正常執行。對于財務帳面“應付賬款”中連續半年出現未發生變化負數金額的業務單位, 由各物資采購部門業務經辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。

2、貨到付款業務：原則上必須先取得發票再付款，但在不超出財務規定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→總經理簽字→財務出納員付款

（1）、對貨到付款，發票未到的規定： 對于貨到入庫、發票未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、總經理核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續前（即入庫單未傳達財務前），計財部不受理該筆業務付款，特殊情況確需付款的需總經理特批（由財務認定）。

(2)、對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，并收到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、價格、金額）進行審核，參照該業務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發票右下角簽章確認，將發票附入庫單等單據交計財部，并按規定出具用款申請，交計財部辦理付款手續：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、總經理核準后付款。

（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業務，由業務經辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經財務負責人審核，總經理簽字批準后方可交出納員辦理付款手續。

第三條、付款方式及收據的取得要求：

付款方式主要有現金、銀行電匯、轉帳支票、銀行承兌匯票等，為了規范開支的管理，防止產生不必要的損失和糾紛，款項的支付主要以銀行付款或銀行承兌匯票付款為主，原則上超過1萬元的業務或經常性的供應商款項均以銀行電匯、轉帳支票或承兌匯票支付，無特殊情況的均不能支付現金。對于付出的款項原則上均應取得收款方的收款收據，具體付款方式及相關要求如下：

1、現金付款：對于確需以現金支付的業務，在業務經辦人員交來的經相關人員審核及總經理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續在收款人點驗貨款無誤后，直接開據收款收據后交出納員。收款人要在收款憑據上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。計財部收到符合要求的確認函傳真件并經公司業務經辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到后，由公司業務經辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司計財部，并在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司計財部。對于沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，計財部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經總經理批準的除外。

（3）、公司派人帶現金外出采購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現金，采購金額在10000元以上的材料采購業務，需由總經理批準。由采購業務經辦人提出用款申請，經核準后到財務辦理現金借款手續（借款人應為采購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要計財部以現金打卡方式加急支付的，計財部有權拒絕，對于總經理特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：計財部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一供應商，既有現金付款、又有銀行付款業務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據。

退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；（2）、公司采購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新填制電匯單辦理匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經計財部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據交出納員（其它簽字手續參照貨幣資金付款業務），且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據的，經計財部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據原件到后此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據之依據”），簽字蓋手印，計財部經辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業務經辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址證明(證明內容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業附件。公司業務經辦人應及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據原件郵至計財部出納員處。

4、票據的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據的要求：對于現金、銀行、承兌匯票支付業務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規定的單據，發現一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規定業務單據經總經理特批處理的，應有總經理在該單據上的親筆簽批說明。

對于一筆業務款項同時以不同方式支付的，應根據實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據，不能合開一張收據。

6、對單筆業務口徑一致性的要求：每一筆業務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經總經理特批的業務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據必須用出發票人的收據，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發票的業務，在結算時，發票出具人（以發票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發票單位收款據，在補齊手續之前，財務將不受理該發票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發票的，由業務經辦人負責催收發票，結算發票報送財務時間定為經濟業務結束之日起30天之內。對一些業務頻繁、單筆業務金額不大，在一定期間內，價格不變以業務，可按月結算開票。

7、超過規定時限未取得付款業務收據的處理：按單筆業務計算，每超期1天，給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據的，停發業務經辦人工資，直至財務部收到收據原件為止。如發現業務經辦人有弄虛作假的，由業務經辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。

第四條、計財部集中辦理付款業務時間及付款時限規定 計財部受理現金、承兌匯票付款業務時間：每日上午7：30至11：00,下午自上班起至15：00；銀行付款業務受理時間：每日上午8：30前受理需當日付款的“用款申請”，上午8：30至15：00前受理次日付款的“用款申請”。由于工廠地理位置的特殊性，車輛緊張，計財部每日上午派專人到銀行辦理付款業務，下午不辦。具體的付款時限及責任劃分如下：

（1）、對于經核準可支付并已傳遞到財務部出納員處的“用款申請”及其它各類報銷及付款單據，如無問題的，出納員應按本制度規定的付款手續按受理用款申請時間的先后辦理付款：對于“用款申請”在當日規定時限內提交至財務部的，當日辦理付款手續，超時限提交的“用款申請”，次日辦理付款手續，無特殊情況，出納員不得私自壓單延遲付款。如果是以銀行電匯付款的“用款申請”，遇法定節假日、公休日的，付款時間順延。對因資金緊張，超過2日未付款的“用款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續不完備的，需待公司業務經辦人協調提交完整的手續后方可付款，補齊手續前計財部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業務經辦人負責協調計財部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業務經辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產的，計財部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發現一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規定承擔相應以濟損失。

（5）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到計財部的，視同無效申請，計財部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至計財部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業務經辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經濟業務正常進行。

（8）、所有傳遞到計財部的“用款申請”，均應進行單據傳遞記錄登記。詳細記錄傳遞時間及所傳單據信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

第五條、各種情況下采購（或勞務）業務發票的規定：

（一）、采購（或勞務）發票標準要求及處理

1、所有材料物資（含固定資產）采購業務原則上均應由供應商出具增值稅專用發票（增值稅專用發票進項稅有效認證期為自發票開具之日起90天內），計財部不接收超過認證期的增值稅專用發票，特殊業務不能出具增值稅專用發票的經財務認可、總經理批準的可開具增值稅普通發票；所有勞務業務發票均應由提供勞務人按實際業務內容出具符合本公司主管稅務機關要求的發票。

2、采購（或勞務）發票所開具的內容必需與實際業務內容（合同內容、入庫單、數量、金額及與合同單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業務的結算發票。特殊情況經財務確認總經理批準的除外。

3、對于特殊情況下發票與實際業務內容不符的業務發票經財務確認、總經理特批可以接收的，需對方業務單位出具加蓋財務公章的情況說明書，說明發票與實際業務內容的業務實質，經公司財務部確認合格后方可接收對方的業務發票。為規避公司財務風險，計財部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業務發票。

4、發票處理：對經常性的供應商業務，不論當次開具發票金額多少，均做轉帳處理，對同一業務單位非經常性的業務（內業務不超過2萬元的）單筆業務金額不超過5000元的，可以憑發票付款，除此以外的所有采購及工程業務發票均做轉帳處理，在付款時，由收款人（收款人必須是出票人）提供收款收據，避免同一業務單位的業務既有現金業務，又有轉帳業務，不利于財務管理工作，也容易形成工作隱患。特殊情況下經財務確認，總經理批準的業務不受此限。

5、采購（工程勞務）發票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業務未開具的不附）、質檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發）貨單[隨貨同行聯或購貨方備存聯、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發現有不符合規定的發票及附件傳遞到計財部，對當事保管員及采購經辦人各處罰5元。

注：（1）、如勞保或低值易耗品采購為多品種集中下達采購計劃的，發票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設備及工程勞務發票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發貨單。

（二）、發票的取得時限管理規定

1、所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送計財部。各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交計財部辦理結算手續，且發票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至計財部。結合公司目前材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時填報“（財務）問題業務報告單”，說明原因及處理方案，報計財部往來會計處經財務負責人核準后備案，并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，計財部因實際核算的需要，對某一部分業務到票時間要求提前的或延遲的以計財部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業務發票的取得時限，如經總經理特批處理的，可按特批時限為準，需由計財部處理的由業務經辦人將業務移交計財部處理。

4、對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一天給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發票未到的，停發當事采購業務經辦人工資，直至取得發票止。

5、業務經辦人對收到的供應商發票（不得預開票），要在收到發票的當日將發票及相應業務附件單據報送至計財部，并在計財部做單據傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發票，由業務經辦人填寫快遞單，財務部負責將發票寄回供應商（需作備查記錄），并由業務經辦人與供應商協調及時補票，時限為30天。凡因發票不合格，財務不接收而退票的，每筆業務處罰采購（或勞務）業務經辦人10元。如因業務經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在50000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。對于發票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發現屬不按規定對帳造成的，每筆丟失或過期發票對往來會計處以20元罰款。如業務經辦人故意對不規范業務發票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至計財部。

第六條、定期對帳制度

為確保各類業務單據按時取得及保證與供應商帳目相符，計財部將實行定期對帳制度：與公司業務經辦人備查帳核對時間周期為兩個月一次，時間為次月5-15日；與供應商對帳每半年一次，核對范圍為半年內與公司發生經濟業務往來的單位，由業務經辦人負責與相應的供應商協調取得對方業務往來帳單（需經手人簽名并加蓋賬務或業務公章），并最遲于次月10日前交計財部往來會計處，由往來會計負責核對并作核對情況備查記錄。凡業務經辦人未設立業務備查帳或帳目不清的，每次處罰20元，并在10日內規范備查帳；對未按規定時間取得供應商對帳單的，按單個供應商計算，每個次處罰業務經辦人10元，并限定在規定時間（10天內）完成對帳手續，過期仍未完成的，每日處罰5元，直至對帳業務手續完成，所處罰款項從當事業務經辦人工資中扣除。特殊情況經當事業務經辦人提出申請，計財部確認的除外。

第七條、補充規定

（1）、每一筆采購業務合同、供貨人、開票人、收款人必需是同一業務對象。與新供應商第一次合作時，業務經辦人應及時以書面形式向對方業務單位提供我方的開票資料。

（2）、對于業務單位到公司直接收取往來帳款的業務，公司采購業務或接受勞務業務經辦人應對業務單位來人身份進行確認，經計財部驗證來人出具的加蓋對方業務單位公章的介紹信，確認無誤的，計財部方受理付款業務，按正常財務手續辦理付款事宜，且在相關付款原始憑證上，本公司業務經辦人要簽字確認。

（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業務責任人應統一以公司已有的標準規范名稱、規格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發錯貨。

（4）、凡外地業務單位派人到公司收款的業務，應由公司業務經辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，計財部經辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經辦業務，且公司經辦人員應在相應的業務單據及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業務,必需在付款同時取得對方的收款收據)。對于本地業務單位派人到公司收款的業務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續。（5、各相關采購業務經辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。

（6）、設立采購備查帳：相關業務經辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯系人），按業務發生時間先后順序、詳細記錄每一筆經濟業務的采購計劃單號、合同號、品名、規格、含量、合同數量、合同金額，到貨時間、規格、含量、來料數量、入庫數量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業務的，經辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業務經手人與供應商核對無誤（金額、數量、品名）才能開票，以免取得的發票與實際業務內容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務業務經辦人以私人名義或未經公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業務單位產生的負債業務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經濟糾紛的，公司將追究當事人經濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業務經辦人應對所提交財務部的原始業務憑證的合法性、真實性、完整性、規范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發票做好單據傳遞記錄。

（9）、涉及采購業務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務及審計小組對所有采購（工程勞務）業務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質量、數量及采購（工程勞務）業務完成時限、財務結算等全過程進行跟蹤監督與審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經總經理批準的特殊業務，在規避公司風險的前提下，按總經理批復處理。

第八條、本制度經總經理簽字批準之日起執行 第九條、本制度由計財部負責解釋及修訂 附件：

附件

1、“用款申請單”使用方法 附件

2、收款信息確認函。

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業務款項時使用本單。本單由公司相關部門業務經辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據由公司相關業務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由計財部往來會計填寫。對本單涉及到的業務收款單位，在業務經辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經辦人在本單“申請付款依據”欄填寫時，按所附申請依據所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據選擇為：“

1、采購（或勞務）合同”或“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數量及單價或勞務內容等業務內容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、總經理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********有限公司： 請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號： 貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！

現金打卡手續費由收款方承擔。

謝謝合作！

經辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

第四篇：采購付款及發票管理制度

采購付款及發票管理制度 總則

1.1 為規范公司各類采購貨物（或勞務）申請單、付款及采購（或勞務）發票的管理，維護公司利益，結合

公司實際情況，制定本制度。內容

2.1 公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：采購申請單、采購合同規定，付管理，付款方式，發票管理，對賬管理。2.1.1 采購申請單、采購合同規定

2.1.1.1 《采購申請單》、《費用類報銷單》單比1萬以下、月累計5萬以上由常務副總王青春簽字審核，此金額

以上由總經理簽字有效。

2.1.1.2 研發樣品及工具采購，根據分管經理或總經理簽字審批過的《采購申請單》，研發樣品采購申請中，必須填

寫批量價格，轉入批量采購后，采購價格不得高于研發要求的批量價格，樣品價格則可以不受批量價格的約束，但是偏離太多時（批 量價格的2倍）需要附有情況說明。

2.1.1.3 辦公用品、固定資產采購，根據分管經理和總經理簽字審批過的《采購申請單》，實際采購中不得高于

行政交由財務部存檔的價格，如果高于這個價格必須附有情況說明。2.1.2 付款管理規定

所有因采購貨物、接受勞務的付款業務均需憑經核準的“用款申請單”付款。“用款申請單”由業務經

辦人出具，并不得涂改。2.1.2.1 預付款業務

無特殊情況，除采購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部

價款。

（1）預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、總經理批準的合同書、采購申請單，到財務辦

理支付款項手續。

（2）對于預付貨款的經濟業務, 各采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正

常執行對于財務帳面“應付賬款”中連續三個月出現未發生變化負數金額的業務單位, 由業務經辦人負

責將款項追回,為避免公司利益受到損失，從付款后第四個月開始，每延遲一周，對經辦人罰款20元。

直寄追回預付款項為止。2.1.2.2 貨到付款業務

（1）對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，并收 到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、價格、金額）進行審核，并在U8結 算后附到貨庫單等單據交財務部審核入賬。為避免多開重開發票現象，發票所附的到貨單與U8的入庫單的內容必須一致。財務根據采購合同、采購申請單或《采購分工及付款清單》審核付款。

（2）對貨到付款，發票未到的規定（此情況有稅務風險，無特殊情況，財務有權拒絕）： 對于貨到入庫、發票

未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請單、由品管驗收簽字的材料到貨單、采購合同號。2.1.2.3 勞務服務業務

委外服務業務，業務經辦人員出具經分管經理、總經理批準的委外服務申請或合同書、服務發票、付款申請

單，到財務辦理支付款項手續。分期付款的可以要求對方分批開具發票，但必須先到發票再申請付款。否則，財務可以拒付。

2.1.3 付款方式及收據的取得要求

付款方式主要有現金、銀行轉賬、轉帳支票等，為了規范開支的管理，防止產生不必要的損失和

糾紛，款項的支付主要以銀行轉賬或轉賬支票付款為主，無特殊情況的均不能支付現金。

2.1.3.3 對單筆業務口徑一致性的要求

每一筆業務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必須一致，如果有特殊情況，經總經理特批的業

務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發票與合同不符時，在簽定合同

時，應單獨有合同補充說明，收款據必須用出發票人的收據，以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款

后來發票的業務，在結算時，發票出具人與收款人不符的，財務將不予受理該發票，并停止付款。2.1.4 各種情況下采購（或勞務）業務發票的規定 2.1.4.1 采購（或勞務）發票標準要求及處理

（1）所有材料物資、勞務服務（含固定資產、運輸服務、設備租賃、研發技術服務、信息技術服務、快

遞服務、鑒證咨詢服務）采購業務原則上均應由供應商出具增值稅專用發票（增值稅專用發票進項稅有

效認證期為自發票開具之日起180天內），財務部不接收超過認證期的增值稅專用發票，特殊業務不能

出具增值稅專用發票的經財務認可、總經理批準的可開具增值稅普通發票；

（2）采購（或勞務）發票所開具的內容必需與實際業務內容（合同內容、入庫單、數量、金額及與合同

單價、勞務內容）相符，即貨、款、票、合同相一致，否則，財務不接受該業務的結算發票。特殊情況經

財務確認總經理批準的除外。

（3）對于特殊情況下發票與實際業務內容不符的業務發票經財務確認、總經理特批可以接收的，需對方業

務單位出具加蓋財務公章的情況說明書，說明發票與實際業務內容的業務實質，經公司財務部確認合格后

方可接收對方的業務發票。為規避公司財務風險，財務部有權拒收任何情況下不合格的采購（或勞務）業

務發票。2.1.4.2 發票的取得時限管理規定

（1）所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業

務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起60日內取得，并在 U8系統里結算后交財務部辦理入賬手續；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞內

容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至財務部。

（2）對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一周給予業務經辦人5元罰款，直至取得發票為止。

（3）如因經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在10000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在10000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票

日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。如經辦人故意對不規范業務發票隱瞞不報

或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人100元。2.1.5 定期對帳制度

為確保各類業務單據按時取得及保證與供應商帳目相符，業務經辦人應設立業務備查賬，財務部將實行定期

對帳制度：

2.1.5.1 與公司業務經辦人備查帳核對時間周期為一月一次，時間為次月3-10日；次月5日之前財務把當年的供應

商往來明細提交采購部，次月10日前采購部把對賬核對情況結果反潰財務部。

2.1.5.2 業務經辦人在離職時，賬目必須對清，填寫供應商賬務交接單，并要求相互交接的業務員在其負責的每家供

應商核對后的賬目進行確認簽字，否則財務部不得在離職單上簽字。2.1.6 本制度由財務部負責解釋及修訂

第五篇：采購、付款及發票管理制度(工業實用)

藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

采購貨物（工程勞務）合同、付款及

發票管理制度

**財字2009第[005]號

目的：為規范公司各類采購貨物（工程勞務）合同、付款及采購（或勞務）發票的管理，結合公司實際情況，制定本制度。

適用范圍：**公司

內容：公司各類采購業務、工程勞務業務按實際情況不同分以下幾種情況處理：（1）、預付款業務，（2）、貨到付款業務，（3）、以貨易貨業務。

2009-01-01 藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

分管副總批準后實施采購

2、工程勞務業務合同：公司所有工程建設及設備安裝、保暖、維修等接受勞務業務，應提前簽訂工程勞務合同及工程預算表。合同額在2萬元以下的由分管副總批準，超過2萬元的工作勞務合同由總經理批準。

（二）、合同

內

容

填

寫

要

求

（1）、合同內容應按規范格式內容完整填寫，合同中要特別約定發票事項（采購業務需分增值稅專用發票與增值稅普通發票，接受勞務需取得本公司主管稅務機關許可的勞務發票，并注明出具時限為收貨后一個月內寄達）、詳細品名規格單價、結算方式、結算時限、費用承擔及供應商（服務商）帳號信息等內容。

（三）、合同的報送及執行

（1）、合同報送：各類采購及工程勞務合同由公司各分管業務責任人負責簽訂，報分管領導核準后由業務經辦人將生效的合同報送一份到財務部材料會計處

2009-01-01 藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

存，同時實施采購。

（2）、合同執行：所有采購合同業務均應由供應部實施采購，勞務合同由工程設備部執行實施，對于特殊情況下經總經理特批的采購（工程勞務）業務除外。財務部將按合同約定執行付款事宜，款項支付與否及支付方式原則上按合同規定正常辦理。在付款時，除支付財務帳面應付帳款外，在提交用款申請的同時還應附有合同，對一次簽定合同、同一價格多次進貨的，在第一次進貨時發票要附合同,在以后價格不變的業務發票后可不附合同，但要在價格發生變化時的第一筆業務發票后附有供貨方的調價函（各類包裝材料采購業務，供應部采購員應于每月5日前報一份經董事長批準的按不同供應商分材質、規格填列的各類包裝材料采購價格表交財務部，作審核采購價格之參考依據。月中如有變化應及時列表經董事長批準后報至財務部備案）。

（3）、財務部不受理涂改及未經公司董事長（總經理）或有權簽字副總簽批的合同。

2009-01-01 藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

果由業務責任人承擔。所有付款業務的用款申請單，除第一次付款的新增供應商外，均需由業務經辦人到財務部往來會計處查詢并填寫與收款單位帳面往來余額情況后方可繼續下一流程環節。業務經辦人在申請正常業務付款時需持“用款申請”依上述簽批流程圖順序依次履行簽字手續，如因董事長出差不能及時簽批的，經財務負責人簽批后付款；如屬特殊業務付款，則由業務部門負責人、董事長簽批，最后交財務負責人審核后付款。出納員在接到業務經辦人交來的經財務負責人或董事長總經理批準付款的用款申請時，按實際批復的付款金額及付款方式付款，如果批復付款欄及批復付款方式欄為空的，按申請付款金額及付款方式辦理付款手續。

1、預付款業務：無特殊情況，除采購生產急需材料業務外，其他預付款業務在未結算總貨款或工程款前，不得預付全部價款。

預付款業務流程圖：業務經手人持用款申請（含合同采購計劃單等附件）→財務部往來會計核填帳面往來余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經理簽字）→財務出納員付款

（1）、預付款業務付款手續：業務經辦人員出具經分管經理、財務經理及總經理、董事長批準的用款申請附合同書、采購計劃單，到財務辦理支付款項手續。

（2）、對于預付貨款的經濟業務, 各物資采購及工程勞務部門必須慎重把關,確保與供應商業務關系良好，合同正常執行。對于財務帳面“應付賬款”中連續半年出現未發生變化負數金額的業務單位, 由各物資采購部門業務經辦人負責將款項追回, 以避免公司利益受到損失（預付工程款不在此內）。

2、貨到付款業務：原則上必須先取得發票再付款，但在不超出財務規定的到票時間內付款的，按《財務管理制度—貨幣資金及承兌匯票管理制度》中的付款規定辦理。具體如下：

貨到付款流程圖：業務經手人持用款申請（含附件）→財務部往來會計核填應付款余額→分管領導簽字→財務負責人簽字→董事長（總經理簽字）→財務出納員付款

2009-01-01 藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

（1）、對貨到付款，發票未到的規定： 對于貨到入庫、發票未到，需按合同付款的，由業務經辦人出具用款申請，報材料會計在付款申請單上標示驗收入庫單號或臨時收料單號（注：入庫單必須在付款之前傳達材料會計處），及貨款金額，并附“采購合同”。材料會計簽名確認后報財務負責人審簽、董事長核準后付款。對于含量待檢的，原則上在未辦理入庫手續前（即入庫單未傳達財務前），財務部不受理該筆業務付款，特殊情況確需付款的需總經理特批（由財務認定）。

(2)、對貨到已驗收、發票已到要求付款的（即帳面應付款）：貨到驗收入庫，相關單據傳遞手續已完畢，并收到該筆業務發票的，要求該筆業務經手人對發票的內容（貨物數量、價格、金額）進行審核，參照該業務入庫單及合同等進行核對，確認無誤后在發票右下角簽章確認，將發票附入庫單等單據交財務部，并按規定出具用款申請，交財務部辦理付款手續：材料會計核填帳面應付該供應商款項金額、申請部門負責人簽字、財務負責人審簽、董事長核準后付款。

（3）支付帳面應付款：對于支付帳面應付款的業務，由業務經辦人開具用款申請單，填明申請支付金額，到財務部往來會計處核填帳面應付金額，經財務負責人審核，總經理董事長簽字批準后方可交出納員辦理付款手續。

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人員審核及總經理批準的用款申請后，視其具體情況分別處理：

（1）、收款人派人上門收款的，公司業務經辦人員（指采購員）對來人身份進行確認，財務部出納員驗證來人持有的對方業務單位開具并加蓋行政公章的介紹信或對方業務單位傳真加蓋行政公章或財務公章的委托收款證明（傳真件證明中需注明來人姓名、身份證號、委托事項，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣），經確認無誤的，再辦理支付手續在收款人點驗貨款無誤后，直接開據收款收據后交出納員。收款人要在收款憑據上注明“收款人：XX”字樣，并由出納員填寫該收款人的身份證號，特殊情況下經批準后可不需填寫收款人身份證號。

（2）、如果是要求公司將款項匯入收款人（指業務單位）指定卡號（或業務經辦人提供的收款人卡號）的業務，在匯款前由公司業務經辦人負責提供收款人出具的收款帳號、戶名并加蓋蓋有財務章（或公章）及收款方經辦人簽字蓋章的“收款信息確認函”傳真件（格式見后附件2），確認函要求注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣。財務部收到符合要求的確認函傳真件并經公司業務經辦人簽字確認后，方可匯款。在辦理完匯款手續，收款人在確認款項收到后，由公司業務經辦人負責：當日內將收款人開具的此筆現金業務的收款據的傳真件交至公司財務部，并在匯款日起7日內（以銀行業務單時間為準計算起始時間），將收據原件交至公司財務部。對于沒有經過審批或有關人員越權審批的付款業務，出納員不予受理。為控制公司資金風險，財務部對手續不全或有疑問的現金打卡付款業務有權拒付。現金打卡手續費由收款方承擔，特殊情況經董事長批準的除外。

（3）、公司派人帶現金外出采購業務：除零星辦公用品及低值易耗品外的現

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金，采購金額在10000元以上的材料采購業務，需由總經理批準。由采購業務經辦人提出用款申請，經核準后到財務辦理現金借款手續（借款人應為采購業務經辦人指定的公司員工），無特殊情況超10000元的采購業務不得以此種方式進行采購，（4）、對于正常采購（或勞務）業務付款，因相關申請部門計劃不到位、不及時，導致原可以電匯或承兌匯票支付的款項，而需要財務部以現金打卡方式加急支付的，財務部有權拒絕，對于董事長特批的此種情況下的付款，在保證手續完備，所支付款項安全的前提下，付款手續費由業務經辦人（即付款申請人）承擔，如果造成資金損失的，還要由業務經辦人承擔相應損失。

2、銀行電匯付款：財務部憑業務經辦人出具的經核準無誤的用款申請中列示的收款人信息辦理電匯付款業務。銀行電匯付款可暫不要對方出具收據，但對同一供應商，既有現金付款、又有銀行付款業務的，原則上，只要對方收款,就要出具收款據。

退匯重辦業務：是指銀行已辦理電匯付款手續，因收款人信息填寫有誤或其它原因，造成正常電匯付款業務退匯，需要重新辦理付款的。退匯重辦業務按以下幾種情況處理：

（1）、收款單位提供收款信息有誤的，由業務經辦人負責重新出具用款申請辦理付款；

（2）、公司采購（或勞務）業務經辦人工作失誤造成退匯的，由責任人在退匯單上簽名確認，并由經辦人提供準確信息，重新辦理匯款，同時該退匯業務的原付款手續費由責任人承擔。

（3）、出納員個人工作失誤退匯的，由出納員據退匯單重新填制電匯單辦理

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匯款，同時，原匯款手續費由出納員個人承擔。

（4）、因銀行間業務劃轉不成功或其它非公司可控原因造成正常電匯付款退匯的，由出納員在第一時間內報分管領導核銷原電匯退匯單據并重新辦理付款。

3、承兌匯票付款：

（1）、對于付出的承兌匯票，原則由收款單位派人上門收取【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，經財務部出納員確認無誤的，再辦理支付手續，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具加蓋收款單位財務專章的收據交出納員（其它簽字手續參照貨幣資金付款業務），且本公司業務經辦人要在相應的原始付款憑證上簽字確認。

（2）、如收款單位派人上門收款，且來人未帶收款據的，經財務部出納員對來人身份確認無誤后，再辦理付款手續【來人身份確認程序同本制度第三條，1，（1）】，在來人對所收承兌匯票驗查無誤后，開具收條（可由收款人在收條上注明“收據原件到后此收條自動轉作附件”，并在收條上填寫EMS特快專遞單號，注明“以收款方實際收到此特快件為開具收據之依據”），簽字蓋手印，財務部經辦人當收款人面將匯票裝袋以EMS特快郵寄給收款單位。

（3）、如收款人不能上門收款，需以郵寄方式付款的（此方法存在很大風險，無特殊情況，財務一律不受理該付款方式），由采購業務經辦人負責辦理郵寄承兌匯票的財務登記手續，即在承兌匯票備查簿上對所支付承兌票號及金額簽名確認，出納員將需郵寄承兌匯票，當付款申請人面封好快遞袋，并將EMS號填寫在用款申請單申請人下方，再由付款申請人按收款單位傳真的加蓋財務公章的詳細收件地址證明(證明內容含匯票金額、收件人姓名、收件地址、郵編、聯系電話，并注明“本傳真件與原件內容一致，具有法律效力”字樣)，填寫快遞單，交出

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納員辦理投郵（收款單位傳真的收件地址證明交財務作此筆付款業附件。公司業務經辦人應及時與收款人溝通，跟蹤收款人對該快件的查收情況，并負責在承兌匯票郵寄之日起15日內將收款人開具的收款據原件郵至財務部出納員處。

4、票據的背書：所有需支付的承兌匯票，原則上均應由出納員據批準的用款申請單中列示的收款單位，在匯票“被背背書人”欄填寫收款單位全稱并加蓋我公司在銀行預留印鑒后方可對外支付或特快郵寄。但對于公司自行從銀行申請辦理的承兌匯票（即應付票據），在支付給匯票列示的收款人之外的第三方單位時，原則上不能再背書（即不能回頭背書），但出票銀行及該匯票實際接收人許可可以背書的，則需要背書后支付。

5、對取得的原始收據的要求：對于現金、銀行、承兌匯票支付業務，外來原始憑證原則上一律不得更改、涂抹，錯開的原始憑證要重新開具。對于原始憑證內容或金額有誤的，如未按規定改錯的（即在錯誤處劃線后，填寫正確內容，并加蓋出票單位財務章及改錯人私章），或在同一處錯誤更改兩次（含）以上的，出納員一律不予受理；如出納員收受不合規定的單據，發現一次處罰出納員50元。對于確屬特殊情況的，不合財務規定業務單據經董事長特批處理的，應有董事長在該單據上的親筆簽批說明。

對于一筆業務款項同時以不同方式支付的，應根據實際付款方式及金額由收款單位分別開具收款收據，不能合開一張收據。

6、對單筆業務口徑一致性的要求：每一筆業務，收款人、簽定合同人及出票人、實際供貨人必需一致，如果有特殊情況，經董事長、總經理特批的業務，簽定合同人（即為公司提供勞務及貨物人），在結算款項時，出具的發票與合同不符時，在簽定合同時，應單獨有合同補充說明，收款據必須用出發票人的收據，2009-01-01 藥業有限公司財務制度之采購貨物、接受勞務業務付款及發票取得管理制度

以免給財務工作造成混亂，如果是先預付款后來發票的業務，在結算時，發票出具人（以發票專用章確認）與收款人不符的，對前面已支付的數額，收款人應補足與原收款時間金額一致的出發票單位收款據，在補齊手續之前，財務將不受理該發票，并停止付款。如果預付款已全額支付后來發票的，由業務經辦人負責催收發票，結算發票報送財務時間定為經濟業務結束之日起30天之內。對一些業務頻繁、單筆業務金額不大，在一定期間內，價格不變以業務，可按月結算開票。

7、超過規定時限未取得付款業務收據的處理：按單筆業務計算，每超期1天，給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，超過一個月未能取得收據的，停發業務經辦人工資，直至財務部收到收據原件為止。如發現業務經辦人有弄虛作假的，由業務經辦人承擔相應的損失，后果嚴重的追究法律責任。

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款申請單”金額，出納員應報分管領導確定付款時間，并及時通知提交用款申請人，此處主要是指電匯及現金打卡付款方式支付的款項，如果是收款方提交的相關證明手續不完備的，需待公司業務經辦人協調提交完整的手續后方可付款，補齊手續前財務部不受理該用款申請。

（2）、如屬對方收款單位派員到公司收取款項的，應由分管業務經辦人負責協調財務部備款及收款方到公司收款準確時間，確保付款工作有序進行；（3）、對于特殊情況下，需加急支付的款項，業務經辦人在提交“用款申請”的同時還應附有經核準的書面“加急付款申請”，否則造成因遲付款而延誤生產的，財務部不承擔責任。

（4）、如屬出納員工作不負責任延遲付款、錯付款而給公司造成損失或故意刁難報銷人、收款人的，發現一次處罰責任出納員50元，給公司造成損失的還要按規定承擔相應以濟損失。

（5）、如因業務經辦人提交用款申請及相關證明材料不及時、不正確而造成財務錯誤付款、延期付款誤工誤產的，由業務經辦人負責。

（6）、正常情況下，如已批準付款的“用款申請”，以實際簽字核準日期計算，超過7日未交到財務部的，視同無效申請，財務部不再受理該“用款申請”，再次付款需重新提交“用款申請”，且原已簽批的“用款申請”要交至財務部由出納員加蓋“作廢”印章，作新辦用款申請的附件。

（7）、對于已核準支付的“用款申請”，相關提交申請業務經辦人要負責與收款人及時溝通其收款情況，對出現異常情況要及時與財務部溝通處理，確保公司各項經濟業務正常進行。

（8）、所有傳遞到財務部的“用款申請”，均應進行單據傳遞記錄登記。詳細

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記錄傳遞時間及所傳單據信息，以明確責任，該傳遞記錄不允許涂改。

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5、采購（工程勞務）發票后附件順序依次為：采購入庫單（或直轉單）、臨時收料單（此單實際業務未開具的不附）、質檢單、稱重單、采購計劃單、對方送（發）貨單[隨貨同行聯或購貨方備存聯]、采購合同及其它必需附件{按比價采購、定點采購、招標采購等性質不同，附詢價單（即價格申報單）、招標合同等}。如發現有不符合規定的發票及附件傳遞到財務部，對當事保管員及采購經辦人各處罰5元。

注：（1）、如制劑材料采購為多品種集中下達采購計劃的，發票后可不附采購計劃單，但采購人員應對已執行的采購計劃單做核銷并妥善保管，以作備查用；

（2）、對于設備及工程勞務發票后應附有設備及工程勞務驗收報告單，并應注明使用部門，以方便財務核算。

（3）、如果所采購貨物由物流公司托運的，還要有托運單，但托運單不能代替供貨單位的發貨單。

（二）、發票的取得時限管理規定：

1、所有采購結算發票（含運費結算發票）應由該筆業務經辦人員簽字確認后，報送財務部。各類采購業務發票應由相關業務經辦人負責向供應商催收，并自所采購物資驗收合格入庫之日起30日內取得，交財務部辦理結算手續，且發票信息需與合同及實際相符；工程、勞務發票的取得時限為單項工程、勞務合同約定的勞務內容結束之日起60日內由相關分管責任人負責經與決算合同內容金額相符的發票交至財務部。結合公司目前制劑產品包裝材料貨款結算可以延期支付的特點，對于未付款的包裝材料結算發票，取得時限可延長至自貨物采購入庫之日起90日內，此種情況需取得財務部的書面許可證明。

2、如因結算價款發生異議而導致業務不能正常辦理結算手續，不能在規定

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時限取得發票時，采購（或勞務）業務經辦人應及時填報“（財務）問題業務報告單”，說明原因及處理方案，報財務部往來會計處經財務負責人核準后備案，并由業務經辦人負責在自發生異議之日起30日內處理完畢。如無正當理由，又無財務書面說明可延期取得結算發票的業務，均以正常業務規定的到票期限為準。特殊情況下，財務部因實際核算的需要，對某一部分業務到票時間要求提前的或延遲的以財務部書面下達的發票到票時間調整說明書為準。

3、對于特殊業務發票的取得時限，如經董事長特批處理的，可按特批時限為準，需由財務部處理的由業務經辦人將業務移交財務部處理。

4、對于超過規定時限未將發票交到財務部的，每超期一天給予采購業務經辦人5元罰款，從工資中扣除，對于無客觀原因超過兩個月發票未到的，停發當事采購業務經辦人工資，直至取得發票止。

5、業務經辦人對收到的供應商發票（不得預開票），要在收到發票的當日將發票及相應業務附件單據報送至財務部，并在財務部做單據傳遞記錄登記，對收到的不合要求，財務不能接收的發票，由業務經辦人填寫快遞單，財務部負責將發票寄回供應商（需作備查記錄），并由業務經辦人與供應商協調及時補票，時限為30天。凡因發票不合格，財務不接收而退票的，每筆業務處罰采購（或勞務）業務經辦人10元。如因業務經辦人個人原因造成已收到的供應商發票過認證期或丟失的，每筆業務發票金額在50000元以下的，對業務經辦人處以100元罰款，金額在50000元以上的處以200元罰款，并由業務經辦人負責在退票日或發現日起30日內補換票及提供財務部所需的其它相關手續。對于發票丟失或過期的情況同時對財務部往來會計進行考核，如發現屬不按規定對帳造成的，每筆丟失或過期發票對往來會計處以20元罰款。如業務經辦人故意對不規范業務

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發票隱瞞不報或私自壓票、退票等處理的，每發現一筆，處罰當事業務經辦人200元。

6、會計終了前（每年12月31日）,各業務經辦人應將自己經辦、屬于當已完成的采購(勞務)業務發票全部催收，并交至財務部。

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對方業務單位公章的介紹信，確認無誤的，財務部方受理付款業務，按正常財務手續辦理付款事宜，且在相關付款原始憑證上，本公司業務經辦人要簽字確認。

（3）、如果外購同一種貨物不同供應商有多種名稱稱呼的，在簽訂采購合同時，各當事業務責任人應統一以公司已有的標準規范名稱、規格等填寫，即與用友檔案中信息一致，并及時與供應商溝通以免發錯貨。

（4）、凡外地業務單位派人到公司收款的業務，應由公司業務經辦人員確認來人身份，并由來人出示對方業務單位出具的加蓋行政公章的證明信后，財務部經辦人對來人身份及證明信確認無誤的，方可受理來人經辦業務，且公司經辦人員應在相應的業務單據及證明材料上上簽名，以示負責(對方上門收款的業務,必需在付款同時取得對方的收款收據)。對于本地業務單位派人到公司收款的業務，如彼此熟知情況并對來人確認的，可不需證明信，按正常付款手續辦理。反之則需按財務要求出具相應的證明材料方可辦理付款手續。

（5、各相關采購業務經辦人，應按月份（以每月20日價格為準）對自己分管的采購物資進行歸類按不同供應商分別列示供應價格，出具物資采購報價明細單，于每月25日前報財務部材料會計處。

（6）、設立采購備查帳：相關業務經辦人應自采購（或勞務）合同生效之日起開始分供應商進行業務備查帳記錄（注明供應商名稱、電話、聯系人），按業務發生時間先后順序、詳細記錄每一筆經濟業務的采購計劃單號、合同號、品名、規格、含量、合同數量、合同金額，到貨時間、規格、含量、來料數量、入庫數量、金額，付款時間、付款方式、付款金額、欠款金額及開票情況等，屬工程勞務業務的，經辦人要登記工程勞務名稱、合同金額、付款金額及開具發票情況，以便與財務核對帳目之用。在供應商開票時,要求業務經手人與供應商核對無誤

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（金額、數量、品名）才能開票，以免取得的發票與實際業務內容不附。

（7）、公司采購貨物或接受勞務業務經辦人以私人名義或未經公司分管領導簽批許可，私自以公司各類公章與外部業務單位產生的負債業務（即個人行為后果），由行為個人自負，如因此給公司造成經濟糾紛的，公司將追究當事人經濟或刑事責任。以職務之便侵吞公司資金的，以貪污論處。

（8）、采購業務經辦人應對所提交財務部的原始業務憑證的合法性、真實性、完整性、規范性負責,并對傳遞至財務部的用款申請與發票做好單據傳遞記錄。

（9）、涉及采購業務，應由需求部門提出需求計劃單(采購計劃單)，經倉庫保管員確認庫存、部門負責人及分管領導核準后，報采購部后進入實際采購流程。

（10）、公司財務及審計小組對所有采購（工程勞務）業務從需求計劃到采購計劃、合同、價格、質量、數量及采購（工程勞務）業務完成時限、財務結算等全過程進行跟蹤監督與審計。采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監督和質詢。對采購人員在采購過程發生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。

（11）、對經董事長批準的特殊業務，在規避公司風險的前提下，按董事長批復處理。

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********藥業有限公司

財務部 2009-01-01

附件

1、“用款申請單”使用方法：

1、公司對外支付各種業務款項時使用本單。本單由公司相關部門業務經辦人在提出款項支付申請時開具。

2、本單的開具：

（1）、本單 “收款單位”的相關信息及申請付款金額、付款依據由公司相關業務用款申請人填寫，（2）、本單中“帳面應付款”相關信息由財務部往來會計填寫。對本單涉及到的業務收款單位，在業務經辦人申請支付該單位款項時，均應將用款申請交往來會計核實與該單位業務往來的余額情況，并簽名確認，如是新業務單位的要在帳面應付款中注明“無”。

（3）、經辦人在本單“申請付款依據”欄填寫時，按所附申請依據所屬類型，在相對應的編號前方格內標示明確，對于申請付款依據選擇為：“

1、采購

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（或勞務）合同”或“

3、“其它”的，要在橫線內詳細注明使用部門、品名、數量及單價或勞務內容等業務內容信息。

3、本單簽批及傳遞流程：申請付款人持內容填寫完整的用款申請→（1）、財務往來會計核實往來余額→（2）、部門負責人、分管領導審簽→（3）、財務負責人審核→（4）、董事長或總經理簽批→（5）、交出納員辦理付款手續。

附件

2、收款信息確認函格式

收款信息確認函

*********藥業有限公司：

請將款額 元，大寫： 匯入我公司下列帳戶：

戶 名：

開戶行： 帳 號：

貴公司將款項匯入上述帳戶后，我公司將及時為貴公司出具收款收據。本傳真件與原件內容一致，具有法律效力！

現金打卡手續費由收款方承擔。

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謝謝合作！

經辦人：

收款方: 公司（公章）

年 月 日

采購及付款業務流程圖：

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車間、部門

1、物資采購計劃單分管領導簽批采購部入庫已單核第價三的聯貨3采到、購付用計款款劃業申單務請

2、比價單、合同單[采購部實施采購] 保管員將臨時收料單第三聯報財務部 保 管 員 將 “報驗采收購入部庫核單價第三聯”機務保操，管作貨員員物將錄入入數庫庫后單直報第轉財二單務聯單部附第質二檢聯單報報財微財務部

5、批準付款核4的、用經款財申務請審分管領導簽批3現、采款附購及用業預款務付申款請到貨（需質物量）檢驗的貨通知質檢檢驗質量董事長總經理（將不訂需貨質通量知檢單驗傳的倉貨管物）部質檢部可采（收購如貨及不并分合確管標簽領準的導的質，貨檢經物單批，）準報貨物檢驗合格的質檢報告單開具[貨物驗收入庫單] 過磅單或[直轉單][臨時收料單]質檢部出具質檢單后保管員參照“臨時收料單”開具入庫單倉管部 開具質檢部不能實時出具質檢單時

2009-01-01