第一篇：中華人民共和國國家標準公文格式

中華人民共和國國家標準

GB/T 9704-1999

國家行政機關公文格式

代替GB/T 9704-1988 Layout key for official document of administration 1 范圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。2 引用標準

下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。

GB/T 148-1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 3 定義

本標準采用下列定義。3.1 字word 標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3.2 行line 標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2~80 g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值為7.5~9.5。公文用紙幅面及版面尺寸 5.1 公文用紙幅面尺寸

公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm╳297mm,尺寸的允許偏差見GB/T148。

5.2 公文頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm 版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)6 公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。7 排版規格與印制裝訂要求 7.1 排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7.2 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

7.3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7.4 裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘、釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即154mm)以上的各要素統稱眉首；臵于紅色反線(不含)以下主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；臵于主題詞以下的各要素統稱版記。

8.1 眉首

8.1.1 公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

8.1.2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

8.1.3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

8.1.4 發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm（高×寬）。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字臵于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

8.1.5 發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識下代2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“﹝﹞”括入；序號不編虛位(即1不編為001)，不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8.1.6 簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名臵于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。8.2 主體 8.2.1 公文標題

紅色反線下空2行，2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

8.2.2 主送機關

標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識文法同抄送。

8.2.3 公文正文

主送機關名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

8.2.4 附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1.×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一直裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一直裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

8.2.5 成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“0”；成文日期的標識位臵見8.2.6。8.2.6 公文生效標識 8.2.6.1 單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上； 當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。8.2.6.2 聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位臵，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

8.2.6.3 特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位臵時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

8.2.7 附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。

8.3 版記 8.3.1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

8.3.2 抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識文法同抄送機關。

8.3.3 印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位臵；用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

8.3.4 版記中的反線

版記中各要素之下均加一反線，寬度同版心。8.3.5 版記的位臵

版記應臵于公文最后一面，版記的最后一個要素臵于最后一行。9 頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，臵于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。公文中表格

公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼臵于表的左下角，雙頁碼臵于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封四)上。公文的特定格式 11.1 信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號臵于武文線下1行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空1行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可臵于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。

11.2 命令格式

命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下空1行右空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下空1行右空2字標識成文日期。其他分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。

11.3 會議紀要格式

會議紀要標識由“×××××會議紀要”組成。其標識位臵同8.1.4，用紅色小標宋體字，字號由發文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素從本標準相關要素說明。

第二篇：公文格式國家標準

2017公文格式國家標準

說明

1、標題：一般用2號小標宋體字，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

2、正文：一般用3號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、”“(一)”“

1、”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

3、附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件：

1、XXXXX”);附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。

4、發文機關署名：單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

5、成文日期中的數字：用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

6、頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

此樣式根據2012《黨政機關公文格式國家標準》編寫而成，標準中未提及具體行距，一般公文中標題行距28磅。正文及其他單倍行距。如有不當請指正。

函的寫作格式

函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。

2、主送機關。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

(四)結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

通知的寫作格式

通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。

一、標題：制發機關+事由+通知。

二、正文：㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

三、結尾(三種寫法)

㈠意盡言止，不單寫結束語。

㈡在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

㈢再次明確主題的段落描寫。

請示的寫作格式

請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。

一、標題：制發機關名稱+事由+請示。

二、正文：

㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。

㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

三、結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

注意事項：一文一事;一個主送機關;逐級請示。

第三篇：最新國家標準公文格式

最新國家標準公文格式(2013新版)

最新國家標準公文格式（2013年）

標題（2號小標宋體）

發文對象：（標題下一行頂格，3號仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

一、X X X(黑體)

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（一）X X X（楷體）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯數字）

（聯系人：??；聯系電話：??）（如有附注，居左空

二字加圓括號編排在成文日期下一行。）

函的寫作格式

函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1、標題。

2、主送機關。

（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

（四）結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

（五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。XXX關于XXX的函（2號小標宋體）

主送機關：（標題下一行頂格，3號仿宋）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

特此函達，懇請批復。（結語靈活變動）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）5-

成文日期（右空四字用阿拉伯數字）

加紅頭、份號、版注等的文件格式

第四篇：2012《黨政機關公文格式國家標準》

2012《黨政機關公文格式國家標準》

1．公文用紙幅面尺寸：采用國際標準A4型紙。2．公文書寫形式：從左至右橫排、橫寫。其標識第一層為“

一、”，第二層為

（一），第三層為“1.”，第四層為（1）

標題（2號方正小標宋體）

發文對象：（標題下一行頂格，3號仿宋）

一、X X X(黑體)

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（一）X X X（楷體）

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

1.X X X仿宋

X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

（1）X X X仿宋

X X X X X X X X X X X（正文3號仿宋體字）

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)XXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

2.X X X

單位名稱（附件下兩行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯數字）

（聯系人：……；聯系電話：……）（如有附注，居左空 二字加圓括號編排在成文日期下一行。）

3．字體字號

發文機關標識使用2號小標宋體字，紅色標識；秘密等級、保密期限、緊急程度用3號黑體字；發文字號、簽發人、主送機關、附注、抄送機關、印發機關、印發時間用3號仿宋體字；簽發人姓名用3號楷體字；正文以3號仿宋體字，行間距28磅，每面排22行，每行排28字，正文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字。

4．頁碼 和頁邊距

（1）頁碼用４號宋體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣外側，數碼左右各放一條４號一字線。

（2）頁邊距上3.7cm，下2.8cm,左2.8cm，右2.8cm

第五篇：國家標準公文格式

國家標準公文格式

一、公文用紙格式

公文用紙一般為16開型（長260毫米、寬184毫米）單頁，也可采用國際標準A4型（長297毫米、寬210毫米）。張帖的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文用紙要符合檔案保護技術要求。

公文用紙的頁邊與圖文區尺寸。公文天頭（上白邊）寬20毫米+05毫米；地腳（下白邊）寬7毫米+05毫米；裝訂邊（左白邊）寬20毫米+05毫米；翻口邊（右白邊）寬15毫米+05毫米。

國內通用16開型紙圖文區尺寸為：長233毫米，寬149毫米；國際標準A4型紙圖文區尺寸為：長270毫米，寬175毫米。

二、公文印制格式

公文圖文區用字一律從左至右橫寫、橫排。少數民族文字的公文，則按其習慣書寫、排印。公文的書寫和印刷，必須使用規范的漢字，不能使用異體字、繁體字和未經國家語委公布的簡化字。標點符號、字體、字號、數字以及計量單位使用要準確、規范。發文機關的版頭推薦用黑變體字（高22毫米、寬15毫米）或初號宋體字，聯合行文時，推薦使用小初號宋體字；公文大標題使用二號宋體字，小標題使用三號宋體字；密級、緊急程度和各種標記字符或其它重點字使用三號黑體字；主題詞使用三號宋體字；發文字號、主送機關、正文、附件、成文時間、附注、抄送機關、印發說明等一般都彩三號或四號仿宋體字。公文中的數字，除成文日期、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。計量單位須使用國家法定計量單位。

正文開頭和每一段落首行空兩個字，回行時頂格。正文文字的每行寬度與圖文區寬度相等。

頁碼是標記公文張頁的順序號，用阿拉伯數碼標注，數字兩側各標一短橫。單面印刷公文，頁碼位于每頁圖文區右下端；雙面印刷公文，正面為單數，頁碼位于每頁圖文區右下角，背面為雙數，頁碼位于左下角；沒有圖文區的頁面不標頁碼。

公文一律在左側裝訂，不要在天頭裝訂，不要壓住文字，也不能只訂一顆訂書訂。

三、公文文面格式

（一）發文機關（亦稱“版頭”、“文頭”）

版頭是發文機關的標志，它具有法定性、權威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：

1、由發文機關名稱加“文件”二字組成。

例如：國務院文件

2、只用發文機關全稱或規范化的簡稱作版頭。

例如：安徽省人民政府

3、幾個同級機關（如安徽省人事廳、安徽省科學技術委員會、安徽省財政廳）聯合發文，可用主辦機關（安徽省人事廳）的名稱加“文件”二字作版頭？（例1），但發文機關署名應標聯合行文單位的名稱；也可用幾個同級機關的名稱加“文件”二字作版頭（例2），但應將主辦的機關排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事廳文件

例2：安徽省人事廳

安徽省科委文件

安徽省財政廳

4、有時根據工作需要，同一機關還可以制發專用公文版頭。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

發文機關名稱必須使用全稱或規范化的簡稱，一般用22毫米*15毫米（高*寬）黑變體字。聯合行文，應視機關多少，選擇大小適當的宋體字。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實橫隔線（寬140毫米，高1毫米），居中套紅印在公文首頁圖文區第13行—22行和37行—46行區域內。

為了保證公文的權威性、嚴肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發文機關的公文版頭一經確定，不可經常變動。

（二）密急

密級是指公文內容涉密的程度。公文內容涉密應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應當同時標明份數序號。密急在公文首頁發文機關版頭的左上角區域內標注。密急的標識為一個五角星，即“”，五角星之前標密急，五角星之后標期限，如：機密20年。

密急件的份數序號是同一文件在其總印數中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯數字在密級標識區域的上一行標注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數中的第68份。

（三）緊急程度

公文處理必須做到及時、準確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當日簽收、當日登記、當日呈批、當日轉辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應根據緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標明“在*日*時送達”。緊急程度在公文右上角標注。公文標題內有“緊急”二字的，如“關于**緊急通知”等，也應視同急件處理。

（四）發文字號（亦稱“文號”）

發文字號是由發文機關代字、發文和順序號三個部分組成。使用公元紀年，用阿拉伯數字，兩側用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是發文的，“18號”是1997年發文的順序號。幾個機關聯合行文，只標注主辦機關發文字號。有發文機關加“文件”二字組成文頭的文件，發文字號一般標注在文頭之下、橫線上方居中；只用發文機關作文頭時的文件，發文字號則標注在橫線之右下角、文件標題之上。

上報的公文，應注明簽發人。聯合行文要同時注明聯合發文機關的簽發人。簽發人姓名標在文頭之下、橫線以上右側位置，或標在橫線之右下角、文件標題之上。同時，發文字號則移至左側。

機關代字應相對穩定，不可經常變動。為保證發文字號規范，防止重號、漏雨和錯號，發文字號應由發文機關的文秘部門統一管理與編寫。

（五）公文標題

公文標題是對公文主要內容的揭示。要求做到準確、簡要。規范化的公文標題一般應由發文機關名稱、公文主題（事由）和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發文機關名稱與公文主題之間加個介詞（如：“關于”、“對”、“在”、“為”、“給”等），在公文主題與公文種類之間加一個結構助詞“的”字。例如：“國務院辦公廳關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”，其中：“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于”是介詞，“發布《國家行政機關公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結構助詞，“通知”是公文的種類。標題除發布法規性的文件可加書名外，一般不用標點符號。

公文標題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。

當遇到下列情況時，公文標題可以省略發文機關名稱或公文主題組成部分。

1、使用正式的套紅文件版頭，公文標題可以省略發文機關名稱。例如：“關于印發《安徽省行政機關公文處理實施細則》的通知”。這份文件是使用“安徽省人民政府辦公廳”機關固定的文件版頭印發的，因此，公文標題就省略了發文機關名稱。

2、印發公布性文件時，有的公文標題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。

經會議討論通過或批準的公文，可在標題下加題注，在圓括號內注明某年某月某日經某會議討論通過。

公文標題字數不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數字分開，以防產生歧義。

（六）主送機關（亦稱“抬頭”）

主送機關是指發文機關要求對公文進行辦理或給予答復的機關。主送機關應使用全稱或規范化的簡稱；主送機關不是一個時，應按其性質、級別以及有關規定或慣例依次排列；同類型機關可使用統稱，如“省政府各部門”。主送機關應明確、具體，標列在公文標題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續頂格，未尾加冒號。

主送機關的確定，應注意以下幾個方面：

1、上行文是向上級機關請求指示、批準事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用。

2、平行文是同級機關互相商請解決有關問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關可以是一個，也可以是多個。

3、下行文是上級機關要求下級機關周知、辦理或執行事項時使用的一種公文。這種公文如發行范圍大，主送機關可用統稱。

4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標主送機關；經會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀要”、“令”，主送機關名稱則移至文尾抄送欄上方標明。

5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”欄一般分為三個層次：一是上級領導；二是文件內容涉及的有關單位；三是應抄送周知的單位。

（七）正文

正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容、傳達發文機關的意圖。撰寫公文總的要求，內容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規，情況準確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。

當正文占滿了公文用紙的全頁，發文機關署名和成文時間不得不轉下一頁時，必須在下一頁的首行標注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當位置標注發文機關署名牌成文時間。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執行作用。附件應在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應放在正文未頁后面一起裝訂。被印發、批轉、轉發的公文應視為正文，不能作為附件處理。

（九）發文機關署名

公文除電報、會議紀要外，大部分文件的發文機關署名都應加蓋印章。

印章是代表機關組織或領導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關印章具有法定性、權威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發文機關對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。

印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。

（十）成文時間

成文時間以領導人簽發的日期為準；聯合發文，以最后簽發機關領導人簽發的日期為準；會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準；電報，以發出日期為準。

成文時間一般在正文之后的右下方專行標注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應用小于標題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標題之下居中標注，并加圓括號。

成文時間一般應是公文正式生效、執行的日期，但是發布法規、規章的公文，除了標注發布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，使用公元紀年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九

八、元、八”。成文時間必須按規定標注，切忌標注擬稿、審稿或打印時間。

（十一）附注

附注用于說明公文中在其它區域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標注，并加圓括號。如：“（此件發止各鄉、鎮人民政府）”；“（此件至**月**日對外公開）”等。

（十二）主題詞

主題詞是為實現辦公現代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據公文基本內容按照一定的規范優選的詞或詞組。

公文應根據內容和文種標明主詞題。

（十三）抄送機關

抄送機關即需要了解公文內容以便協助辦理或周知的機關，應標注在公文主題詞下端、印發機關之上，上下用兩條等寬的平行細實線（寬140毫米，高1毫米）作為界線。抄送機關在“抄送：”后面依機關性質、職權、隸屬關系用其它邏輯關系依次標注抄送機關的全稱或規范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關一般按上級、平級、下級機關的次序排列，同級機關按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質的單位之間用逗號，同一級別、同一性質的單位之間用頓號。

（十四）印發（翻印）機關、印發日期

印發（翻印）機關、印發日期統稱為印制版記。印制版記列于抄送欄之下，左側注明印發（翻印）機關錢稱或規范化簡稱，右側注明印發（翻印）日期，右下角注明印發份數。

公文格式標準化的特點

（一）公文格式的規范化

公文既然是人類處理生產勞動和社會活動的工具，人們周圍所發生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。

所謂公文規范化，指的是根據公文的約定俗成或是明文規定的規格標準。規范化就是制定公文的全面系統的規格標準，使人們的工作行動合乎這些規格標準。

所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規程和行動準則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規范，并且保證這些規范的正確順利的實施。使公文處理依法進行。

《辦法》就屬于國家行政機關公文處理的法規性文件，也就是國家行政機關公文處理中需要共同遵守的制度。

經國務院辦公廳提出的1999年由國家技術監督局批準發布的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標準體系，使我國國家行政機關公文規范化、標準化。

（二）公文格式的法定性

公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的。回顧幾千年來中國歷史，我國的公文一直是為少數封建統治階級和官僚資產階級服務，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質始終沒有變動。解放以后，我們黨和國家領導的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質，把公文變成了無產階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務，推動社會主義發展、推動經濟發展和社會進步的工具。

正因如此，我國新型公文表現出三大特點：

1．堅持無產階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文 在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。

2．運轉訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正 確指導，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現出迅速、準確、無誤。

3．廉潔奉公、全心全意為人民服務

這三大特點就體現出我國公文格式所具有的階級性和法定性。

（三）公文格式的層次性

在現代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構成國家公文體系，它反映著國家機關的體系即國家機構的狀況；每個國家的內部機關的公文成為國家公文的一個子系統，所有國家機關內部的公文子系統綜合匯總構成國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出公文的層次性。

我國現階段國家公文體系就包括：中國共產黨機關文件、政府機關文件（即國家行政機關公文）、司法機關文件、外交部門文件、軍事機關文件和行政法規等公文子系統。這種公文系統，它反映了我國政治體制（制度）的本質特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。

（四）公文的美觀和莊重性

公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經約定俗成后制成不同表述形式。

公文格式的美觀和莊重包括三方面內容，一方面是公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態度．也影響到公文的美觀與莊重。

《國家行政機關公文格式》國家標準（GB／TP704—1999）中規定的公文用紙技術要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現出國家行政機關公文的美觀和莊嚴性。

范圍

本標準規定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規則。

本標準適用于國家各級行政機關制發的公文。其他機關公文可參照執行。

使用少數民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規定執行。

本章規定了標準的內容范圍、適用范圍和特定范圍。

(1)內容范圍

內容范圍只涵蓋國家行政機關公文（以下簡稱“公文”）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標識規則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應是把《國家行政機關公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標準結合起來學習。

(2)適用范圍

本標準適用于國家各級行政機關的公文，其他機關、企事業單位的公文可參照執行。所謂參照執行的含義是可以結合自己的實際執行。

(3)特定范圍

《辦法》規定，少數民族自治地區公文可以同時使用少數民 族文字。由于少數民族文字的字體、字型和書寫習慣與漢字不同，執行本標準在某些地方可參照本標準另行規定。引用標準

GB／T 148—1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸

在本標準中引用的國家標準GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標準是根據國際標準ISO 218等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標準一致。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm×297mm，并規定各裁邊的誤差為土 3mm。因此GB／T 9704一1999《國家行政機關公文格式》中規定的公文用紙幅面尺寸的依據就是GB／T 148—1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。定義

本標準采用下列定義。

3．1 字

Word

標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。

3．2 行

line

標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7／8倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7／8倍的距離為一基準行。

在本標準中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統一的規定。為此，對于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。在這兩項定義中，“字”指的就是漢字的橫向距離。一“行”的概念(除2號標題外)指的是3號字高度加其7／8倍的距離。因此在標準中所指的一行就是一個固定的數量單位。由這兩個定義可以把公文中橫縱坐準確地將公文中的任何一個要素加以定位。公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60g／m一80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85％一90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，pH值為7．5—9．5。

由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術指標必須作出相應的規定。

公文用紙的質量為60g／M2—80g／m2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經濟性和美觀性。經濟條件相對差一些的單位可以采用紙張質量不低于60g／m2的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用70g／m2的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設備的單位可以采用紙張質量不高于80g／m2的膠版印刷紙或復印紙。這種相對靈活的規定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標準的。

公文用紙紙張白度是根據與A等書寫紙和膠版印刷紙相關的國家標準和行業標準關于紙張白度的指標，進行分析總結得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。

橫向耐折度≥15次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發揮。

不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現相互洇透，看上去文字很花很亂，導致印制質量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用紙的一項重要指標。

pH值為7．5—9．5是根據國家檔案局制定的行業標準DA／T 11一1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關規定確定的。

這項行業標準規定，存檔時間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應為7．5—9．5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標加以規定。公文用紙幅面及版面尺寸5．1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB／T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏差見GB／T 148。

5．2

公文頁邊與版心足寸

公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±lmm 公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)

本標準改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標準紙型A4型。作出這項規定應該說是在進行大量調查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應工業系統產生何種影響作調查和分析的基礎上得出的。

作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮：

(1)采用國際標準已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢

國際標準化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規格標準，即ISO 262：1975，其主要內容就是規定了書寫用紙的規格為A4型(2l0mm×297mm)。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復印機、打印機、計算機、傳真機等基本上是以A4型標準作為基本紙型的。

鑒于A4型紙是國際標準的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應用，其公文用紙大多是采用A4型紙。國際會議也無一不是采用A4型紙作為會議文件用紙。在修訂該標準的過程中，修訂工作小組專門對許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進行了調查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。

(2)我國已基本具備采用國際標準A4型公文用紙的條件

我國在1987年和1988年分別等效ISO 6716和ISO 216制定了我國國家標準GB／T 788和GB／T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標準中，還規定了我國自己的標準16開型。隨著國際標準A4型的普及，各國普遍將A4型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設備具備處理A4型紙的功能，使A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜志用紙已是大勢所趨。為此GB／T 148和GB／T 788已作了修訂，明確規定國際標準A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標準A4型，使我國公文用紙與國際標準接軌奠定了基礎。

(3)淘汰16開型紙的必要性及基本條件分析

長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用16開型。這種紙型標準實際是日本早期用的標準。現今日本已不再使用該種紙型。

用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進行公文交往。16開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統一規格，還有用B5型紙與l 6開型紙混用的。紙型規格的不一，導致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質量受到影響，也不嚴肅。而國際標準A4型規格比較嚴格，無論在哪里買到的A 4型紙其誤差不會超過lmm，可保證文件用紙紙型的統一。因此淘汰l 6開型公文用紙紙型，采用國際標準A4型作為公文用紙是十分必要的。

將公文用紙由l 6開型改為國際標準A4型，是我國公文用紙的一場革命性轉變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設備制造企業已完全能夠生產制造符合國際標準A系列的印刷設備，并將逐步淘汰舊式生產設備。而且目前使用中的復印機、打印機、輕印刷機，絕大部分都是以A4型作為基本紙型，很多政府部門的文印設備也逐步進行了更新，可以印制A4型公文。

目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時機已經基本成熟。所以在《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》國家標準中都明確規定公文用紙規格一般采用國際標準A4型。公文中圖文的顏色

未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。

公文在一般情況下，除了發文機關標識、眉首的反線和發文機關印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標準后面各章條的敘述重復，在此作總體規定。排版規格與印制裝訂要求

7．1 排版規格

正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體字或黑體字，一般每面排22行，每行排28個字。

7．2 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過lmm。

7．3 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BLl00％，紅色油墨應達到色譜所標Y80％，M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。

7．4 裝訂要求

公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各l／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm一5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±lmm，四角成90度，無毛茬或缺損。

長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統的印刷和裝訂規范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統一要求，使得公文印制和裝訂不規范，質量差，也不嚴肅。所以在修訂標準時將公文印制和裝訂的要求規定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業標準的。

(1)在標準中給出排版規格是保證公文行數和字數的統一。此規定，是為解決上述經常出現的問題而采取的必要措施。在正常一面滿排公文正文的情況下，應按照這一規定執行。但如果遇到下一面將有可能出現空白頁時，就需要調整某一面的字數和行數，以保證下一面有公文的正文內容。這種情況就屬特殊情況。所以在標準中規定的一般情況是相對特殊情況而言的。

(2)在標準中給出制版要求，是保證采用制版印制公文的部門在制版過程中能夠有一可操作的規定，以保證公文印制質量，減少不合格公文的出現。

(3)在標準中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質量控制。關于印刷制品的質量標準是有很多指標的，在此標準中僅給出最基本和最通用的一些印刷技術指標；這些指標只要認真對待是很容易實現的。值得提出的是，為使今后公文在油墨的色譜上能夠基本達到一致，在標準中給出了黑色油墨和紅色油墨的色譜指標，只要按標準中給出的油墨色譜來印制公文，就可以基本保證公文的顏色的相對一致。

(4)在標準中給出裝訂要求，是保證公文在裝訂過程中的質量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長期保存，對公文在裝訂方面作出統一規定是十分必要的。在我們的調查中發現，一些公文在裝訂時不規范，散頁明訂的現象普遍，壞釘現象時有發生，釘鋸的釘位也很不規范，因而導致公文掉頁現象出現，直接影響公文的完整性。本標準將公文的裝訂要求加以規定，就是對形成公文的最后一道工序嚴格把關，以保證公文的質量。公文中各要素標識規則

本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。

置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

本標準將公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分，是采用了具有多年從事公文處理工作實踐經驗的同志的建議而確定的。其中“眉首”、“版記”兩個概念在公文印制行業已多年使用，“主體”是本標準提出的新概念。之所以這樣劃分，是為敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特點，具有相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固定，掌握了本標準對眉首所合各要素位置的規定，就可以設計文件的“紅頭”部分(具體設計方法后文介紹)。

主體的特點是位置經常變動，依公文內容的長短而定。由于公文實質性的內容均在此部分，稱之為“主體”有其道理。

版記的特點是位置要依公文主體的構成而定。由于按本標準的規定公文要雙面印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；

如果公文有附件，版記還有一個是放在正文后還是放在附件之后的問題。因此版記有必要作為一個單獨部分加以敘述。

用一個形象的比喻，眉首可稱之為公文的“頭”，主體稱之為公文的“身”，版記稱之為公文的“腳”。把公文各要素分為“頭”、“身”、“腳”三部分，既便于從總體上掌握其聯系，又便于對其進行“解剖”，掌握其區別。這是本標準對公文結構劃分提出的新觀點，也是本標準在結構上的最大特點。

8．1 眉首

8．1．1 公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第l行。

并不是所有的公文都需要編制份數序號。《辦法》規定帶有密級的公文要編制份數序號。如果發文機關認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數序號，如國務院文件都編有份數序號。

編份數序號的目的是準確掌握公文的印制份數和分發范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數序號掌握其是否有遺漏或丟失。發文機關根據份數序號可以掌握每一份公文的去向。因此，發文機關在發文和收文機關在收文時，都要登記份數序號。

本標準規定編制份數序號用阿拉伯數碼，對編幾位未作規定。

一般來說，應根據公文的份數來決定編幾位，但至少應不少于兩位，即“1”編為“01”，如果單編“l”，會使人不知其意，以為是誤印上去的。對份數序號，有的是用印號機手工在成文上加蓋，有的印刷設備帶有印號功能，可以與成文同時印刷，對此本標準不作統一規定，公文印發機夫可自行掌握。本標準規定份數序號的位置在版心左上角頂格第1行。

8．1．2 秘密等級和保密期限

如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，兩字之間空l字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第l行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。根據《辦法》的規定，涉及國家秘密的公文應當按照國家秘密及其密級具體范圍的規定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”。“絕密”是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害；“機密”是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重的損害；“秘密”是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。在國家行政機關的公文中應按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。

保密期限是對公文密級的時效加以規定的說明。如公文針發

單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后

標注保密期限，在秘密等級和保密期限間用“★”隔開。如：絕

密★3個月，意味著該公文屬于絕密等級，保密的期限為3個月，過期即可解密。在此需要說明的是，如不標識保密期限，秘密等

級兩字之間應空l字距離，如需標注保密期限，則秘密等級的兩字間則不空l字距離，以使該字段不致過長。

8．1．3 緊急程度

如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

緊急程度是對公文送達時限的要求。根據《辦法》規定，緊 急公文應當分別標明“特急”、“急件”。具體“特急”和“急件”的時間要求是多少，由各地行政機關主管自行確定。在標準中只規定緊急程度的標識位置是居于版心右上角頂格第l行。

如果遇到秘密等級和緊急程度需同時標識時，按照秘密等級

在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標注在版心右上角。

8．1．4 發文機關標識

由發文機關全稱或規范化簡稱后加“文件”組成；對一些特

定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱。友文機關標識上

邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。如需標識公文份數序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，可在發文機關標識上空2行向下依次標識(見圖三)。

發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側，上下居中排布；如聯合行文機關過多，必須保證公文首頁顯示正文。

發文機關標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發文機關

全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成的。發文機關全稱應以批準該機關成立的文件核定的名稱為準。規范化簡稱應由該機關的上級機關規定。

有一些特定的公文在發文機關名稱后面不加“文件”二字，如國務院就有“國務院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關的重要公文特別是上報的公文均應加 “文件”二字。

發文機關標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某

些書法藝術的成分，應該說不適于標識具有執法職能的國家行政機關的公文。

發文機關標識的字號，本標準以22mm×15mm為高限，現行“國務院文件”的字號即是22mm×15mm。本標準以此為高限，就是要求除“國務院文件”以外，其他各級行政機關標識的字號要小于“國務院文件”，以顯示國務院作為最高國家行政機關的地位，具體字號各行政機關可根據機關名稱的字數多少來定。

關于發文機關標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm，也就是留出25mm(約2行)位置用于標識上述的份數序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述3項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設計文件紅頭時，發文機關位置應自上頁邊起留出天頭37mm十25mm＝62mm的距離。

第二種僅限于上行文，凡上報的公文發文機關標識上邊緣至

版心上邊緣為80mm，即要留出80mm一25mm＝55mm的空白供上級機關批示文件用，也就是說上行文發文機關標識距上頁邊為天頭37mm十25mm十55mm＝117mm。

各行政機關在設計文件“紅頭”時，兩種形式均應具備，即

平行文或下行文發文機關標識距上頁邊為62mm，上行文發文機關標識距上頁邊為117mm。

關于聯合行文，本標準規定“文件”兩字居于發文機關名稱 右側上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這

一明確要求。如果聯合行文的機關過多(我們曾發現過有14家聯

合行文)，就可能出現把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發文機關過多只能擠發文機關，不能擠正文，可將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發文字號、主送機關、標題以及最少一行正文的位置)。

8，1．5 發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文機關標識

下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“〔

]”括入；序號不編虛

位(即1不編為O01)，不加“第”字。

發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

發文字號由發文機關代字、年份和發文序號組成。機關代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發文機關代字，第二個層次是發文機關主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務部門。讀懂機關代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關代字還包合其他的層次，如國務院發文的機關代字有“國發”、“國函”，“國”代國務院，而“發”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發文形式。有的文件機關代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。

年份要用全稱，不應簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應用六角括號“〔

〕”括起。注意六角括號不是數學公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發文字號要用圓括號“()”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。

因此稱之為“六角括號”是基于與數學的中括號相區別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規定使用六角括號。

序號是發文的流水號。一般都是按文件的形式統一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發文形式，就要統一按順序編號。有的機關按主辦部門或按文件內容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規定序號不編虛位，不加“第”(有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數。

發文字號的位置，本標準規定在發文機關標識下空2行，規定在發文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發文機關標識與紅色反線之間的距離是3行位置，發文字號應標在第3行，并且不要緊貼紅色反線，空出約4mm的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發文字號應居中。

8，1．6 簽發人

上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。

如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第l行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。在上報的公文中標識簽發人姓名，主要目的是為上級單位的領導人了解下級單位誰對上報事項負責。因此上報的公文需要標注簽發人。本標準規定應平行排列于發文字號右側，也就是要和發文字號同處在第3行，不過此時發文字號便不要居中了，要居左空1字，簽發人則右空1字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發人(會簽人)”

三字用仿宋體，簽發人(會簽人)姓名用楷體。這樣規定是使簽發人(會簽人)的姓名突出、醒目。

如果有多個簽發人，或者有的文件按規定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發文字號應始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發人要始終放在最上面的位置；其他簽發人或會簽人在主辦單位簽發人之下按發文機關標識的順序排列，最后的簽發人或會簽人要與發文字號同處一行平行排列；如果3行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發文字號居左空1字和簽發人．姓名居右空l字的要求不變。

8，2 主體

8．2．1 公文標題

紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

本標準規定公文標題在紅色反線之下空2行標識，居中排布。應該說，在目前普遍使用電子設備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規定原則的前提下適當變通。例如，本標準規定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發文機關多、簽發人會簽人多，本節所講的標題長以及下面講到的主送機關多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規定，如發文機關多但主辦機關排列在前是基本規定，簽發人或會簽人多但最后一個簽發人或會簽人要與發文字號同處最后一行是基本規定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規定。這樣，在執行本標準時便不會出現機械執行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內容服務的，是為公文的辦理服務的。

8．2．2 主送機關

標題下空l行，左側頂格用3專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

本標準規定主送機關在標題下空l行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行，道理不再贅述。

標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。所謂同類型機關的統稱如“各省、自治區、直轄市人民政府”。

8．2．3 公文正文

主送機關名稱下l行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。

正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字。本標準特意規定公文，中的數字、年份、(用阿拉伯數碼標識的)均不能回行，這是根據公文的特點而定的。因為公文中的數字、年份不能出半點紙漏，數字、年份回行權易出現差錯，也易使讀者看錯。

8．2．4 附件

公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼(如“附件：1．×××××”)；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字號并在其后標識附件(或帶序號)。

公文正文中有一些內容，如圖表、名單、規定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而

又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是

正文內容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證

這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱，以顯示附件與正文的不可分割的關系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規定。其要點一是附件應與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標識應與附件的標識前后一致。三是對一些細節做了規定，如：附件序號用阿拉伯數碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規定，正文后的附件標識要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第l行。

8．2，5 成文日期

用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見8．2．6。

成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協調。

由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在8，2．6條會分別介紹。

8．2．6 公文生效標識

公文生效標識是證明公文效力的表現形式。它包括發文機關印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發文機關如何標識公文生效標識，另一種是聯合行文的機關如何標識公文生效標識。

8．2，6．1 單一發文印章

單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；力g蓋印章應上距正文1行之內，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；

當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應視為無效。印章還是鑒定公文真偽的最重要的標志。鑒于行政機關公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利；情節嚴重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規定。

對只蓋一個印章的單一機關發文，本標準規定落款處(即成

文日期之上)不署發文機關名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空4字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文l行之內，也就是不到l行的空白。這樣要求是為了防止變造公文，因為如果空白

過大，就容易被人私自加入其他內容，即“變造”公文。

本標準規定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話說來簡單，但執行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責的態度。即使是采用印刷技術加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執行。

本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成文日期，僅以下弧壓在成文日期上。讀者可對照現行國務院文件和本標準所附的樣式來掌握。之所以這樣規定，一是顯示印章的莊嚴性，特別是完整地顯示國徽；二是增加成文日期的清晰度，防止因圖案或文字(特別是國徽)壓在成文時間上而使其難以辨認。另一種稱之為中套方式，適用于印章下弧有文字的印章(行政機關的部門印章或專用印章有許多是這種樣式)。中套的要求是印章的中心線壓在成文日期上。

8．2．6．2 聯合行文印章

當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各

空7字；主力、機關印章在前；兩個印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保征印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。

當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。

兩個單位聯合行文，本標準規定應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，兩個印章均壓成文日期，互不相交

或相切，相距不超過3mm。其余要求均同一個印章。

三個單位聯合行文，會出現至少有一個以上的印章無法壓在成文日期上，也就會出現至少有一個以上的印章是空白印章。現在印刷公文大量采用現代印刷設備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文出現空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。為了防止出現空白印章，本標準做了這樣的規定：所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現空白的印章。印章每排最多排3個，這樣要求是防止印章邊緣超出版心。在具體排布印章時應使主辦機關的印章在前，協辦機關的印章按照發文機關標識的順序依次排布。當最后一排剩下一個印章或兩個印章時，應居中排布。成文時間標識在最后一排印章之下空l行位置，右空2個字。同樣應保證印章間既不相切也不相交，每排印章中心線對齊。

本標準對兩個或兩個以上印章的排列還規定只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整齊、美觀。

8．2．6．3 特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

現行公文常出現一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，需將印章加蓋在下一空白頁上，于是在該空白頁第l行頂格標識“此頁無正文”，并用圓括號括起。

這樣做是考慮到了防止在空白頁私加文字，但正文之后的空白則留了缺口。為了堵上這個缺口，本標準作了規定，即在出現上述情況時，以采取調整行距或字距的措施加以解決。具體的調整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣，使印章與正文務必同處一頁，不留任何空白，堵上私加公文也就是變造公文的漏洞。本標準明確規定，出現上述情況時不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。因此本標準實施后，各單位要注意改掉標注“此頁無正文”的習慣。

8．2．7 附注

公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下l行。

附注一般是對公文的發放范圍、使用時需注意的事項加以說明，如“此件發至縣團級”、“此件可見報”等，不是對公文的內容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。

附注應用圓括號括入，左空2字標識在成文時間的下一行。

8．3 版記

8．3．1 主題詞

“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。

主題詞是用于揭示公文內容，便于公文檢索查詢的規范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發機關的最高行政主管機關負責制定和發布。如國家行政機關公文主題詞是由國務院辦公廳編制的《國務院主題詞表》規定。

本標準規定主題詞居左頂格標識，“主題詞”三字用黑體，后標全角冒號；詞目用小標宋體字，詞目之間空1字。這里要注意“主題詞”三字與詞目所用的字體不同，同時要注意詞目之間不要加頓號，而是空l字。

8．3．2 抄送機關

公文如有抄送機關，在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號5抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。

本標準規定抄送機關標識于主題詞之下，要注意三點，一是抄送機關居左空l字，這與主題詞頂格標識不同。二是抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊，這與標題之下的主送機關回行

時仍頂格不同。三是抄送機關間用逗號隔開，最后要標注句號，這是為了防止在抄送機關之后私自加入其他的抄送機關，同樣有防止變造公文之意。

如果在抄送機關之上、主題詞之下需標識主送機關，前面所講的主送機關過多而使公文首頁不能顯示正文時或使用“會議紀要”文種時會發生這種情況。本標準特別說明，標識方法與抄送機關的標識方法相同，即也要注意上面提到的三點。8．3．3 印發機關和印發日期

位于抄送機關之下(無抄送機關在主題詞之下)占1行位置；

用3號仿宋體字。印發機關左空l字，印發日期右空1字。印發日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。

印發機關不是指公文的發文機關，發文機關已有明顯的“紅頭”標識或在公文標題中顯示。這里的印發機關是指公文的印制主管部門，一般應是各機關的辦公廳(室，)或文秘部門。有的發

文機關沒有專門的辦公廳(室)或文秘部門，也可標識發文機關。

標識印發日期是為了準確反映公文的生成時效。一般來說，公文在領導簽發之后，也就是生效時間之后，往往需要經過打字、校對、復核等環節。本標準說明·了印發日期以公文付印的時間為準，是為了界定生效時間與印發時間的區別。通過了解生效時間與印發時間的時間差，既可以使發文機關掌握制發公文的效率，也可以使收文機關掌握公文的傳遞時間，均有利于公文的辦理。

本標準規定印發機關左空1字，印發時間右空l字，并且只能占一行位置。因此，印發機關如果字數太多，可以自行簡化；本標準規定印發日期用阿拉伯數碼標識，也有盡量縮小位置的考慮，以保證一行位置能容下印發機關和印發日期。

8．3．4 版記中的反線

版記個各要素之下均加一條反線，寬度同版心。

本標準規定版記中各要素之間加一條反線隔開，一是為顯示各要素之間的區別，二是如此設計顯得美觀。要注意最后一個要素之下要有一條反線，具體標識方法可參見標準中的圖4。

8，3．5 版記的位置

版記應置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。

本標準規定版記置于最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本標準規定公文雙面印刷)的最下面的位置。之所以這樣規定，是為了保證公文的完整性。因為公文的開始部分很明顯，即印有紅頭的首頁，而結束部分就是本標準規定的版記。這樣，紅頭與版記之間的所有部分都是公文不可缺少的部分，由此可以準確認定公文是否完整。確定版記的位置在實際操作中會遇到以下情況：

(1)公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關系。

(2)公文的篇幅如果在一個折頁(即有四面)以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少(一般不會超過3面)。

(3)公文有附件。如果附件最后的空白能夠容下版記，而該頁又正是4的倍數，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費。如果附件是被轉發的文件，該文件后面也有版記，此時被轉發文件的版記不能代替轉發文件的版記，轉發文件還應標識自己的版記。頁碼

用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空l字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。

本標準規定頁碼分別置于公文左下角或右下角，并在頁碼左右各放一字線，是為了方便閱讀。

規定空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼(包括印有版記的那面)是為了防止在空白頁私加文字。也就是說，頁碼只標識到公文主體部分結束的那頁。如果想在公文主體部分之后私加文字而冒充公文的主體，就需要在該頁標識頁碼，印有版記的那面也就要標識頁碼，這樣，真假公文一相對照，假公文在頁碼上就會露出馬腳。公文中表格

公文如需附表，對橫排A45氏型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼

表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

公文如需附A3紙型表格，又當最后一頁為A3紙型表格時，封

三、封四(可放分送，不放頁碼)應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁(封印上。

在實際工作中，有些公文需要附一些表格。為使表格裝排得規范，本標準對表格如何放置作了較為明確的規定。對于橫排A4表格的頁碼，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼橫表表頭在訂口一邊，雙頁碼橫表表頭在切口一邊。這樣放置可保證連續編排的表格可以依次順序向下看，否則有可能出現單雙頁表格全部放在釘口一邊或切口一邊，閱讀公文就要反復顛倒來看，很不方便。

公文如需附A3表格，也就是表格的開本比較大，而且是作為公文正文的最后一頁時，為避免表格的脫落，所以應使表格處于封三之前位置，而不應將表格貼在封四上。

ll 公文的特定格式

11．1 信函式格式

發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標宋體字，字號由發文機關酌定；發文機關全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細)，距下頁邊20mm處為一條文武線(上細下粗)，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字。首頁不顯示頁碼。發文機關名稱及雙線均印紅色。發文字號置于武文線下l行版心右邊緣頂格標識。發文字號下空l行標識公文標題。如需標識秘密等級或緊急程度，可置于武文線下1行版心左邊緣頂格標識。兩線之間其他要素的標識方法從本標準相應要素說明。

在制發機關公文的實踐今，經常使用一種只標識發文機關名稱而