公文標題的撰制

1、公文標題主要特征、結構形式或撰制要求

公文標題是標明公文主旨或事由的概括性題目名稱,除會議紀要外,一般由發(fā)文機關(即行文單位名稱)、公文主要內(nèi)容(即事由)和文種三部分組成也可稱作公文標題的“三要素”。公文標題是個名詞性偏正詞組,而不是句子。其一般構成形式可表示為:發(fā)文機關+關于+事由+的+文種。這樣組合后,其語法結構的特點是:文種為中心詞,發(fā)文機關和事由共同充當文種的限制成分。公文標題是公文的“眉目”,它不僅要揭示公文的主要內(nèi)容,而且要便于閱讀、管理和使用。擬寫公文標題應該做到:結構完整,事由明確,文種恰當,語言規(guī)范,文字簡潔,文題相符。

(1)公文標題中的“三要素”能否省略?在什么情況下可以省略?撰制時應如何把握?

新《辦法》規(guī)定:“公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文機關。”據(jù)此,對發(fā)文機關來說,“一般應當標明”則意味著有時可以不標明即可以省略;而在什么情況下省略,法規(guī)并未作明確規(guī)定。從寫作實踐來看,帶有公文版頭的上行文可以省略發(fā)文機關,而下行文則應保留。

撰制公文標題應注意把握以下幾點:

(a)盡量避免省略而撰制完整的“標準式”標題;

(b)下行文的發(fā)文機關不省略為好,以利于公文的管理和利用;

(c)即便省略也不宜省略兩項;

(d)文種無論在什么情況下都不能省略。

(2)、無文種的公文標題主要病誤有幾種情況?

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標題無文種。

如《……關于……的規(guī)劃》、《……關于……的計劃》、《……關于……的總結》、《……關于……的要點》、《……關于……的安排》、《……關于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號,直接上報或下發(fā)。這類

公文標題,實際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(a)一般常用公文被誤作法定公文,致使標題無文種。如《……關于……的規(guī)劃》、《……關于……的計劃》、《……關于……的總結》、《……關于……的要點》、《……關于……的安排》、《……關于……的制度》等等。冠以一般法定公文的版頭,編排發(fā)文字號,直接上報或下發(fā)。這類公文標題,實際上沒有法定公文文種,不合乎要求,也不倫不類。

(b)批轉、轉發(fā)、印發(fā)性通知文種被無故舍棄,致使標題無文種。

如:將被批轉、轉發(fā)、印發(fā)的某公文文種視為本公文的文種;將無“通知”文種的批轉、轉發(fā)、印發(fā)類公文視為省略;將“批轉”、“轉發(fā)”等視為新文種。

(c)連一般常用公文文種也沒有而隨意亂造,致使標題無文種。如《關于……的說明》、《關于……的解釋》、《關于……的問題》、《關于……的工作重點》等等。此類標題,實際上也等于無文種。關于前面應有發(fā)文機關名稱,未一一注明;若無發(fā)文機關名稱,則屬于無行文單位和文種的情況。

2、文種不倫不類的公文標題主要類型

(1)并用文種

a、“請示”和“報告”兩種文種并使用。如《關于……的請示報告》。這是最典型也較普遍的情況。

b、其他兩個文種同時使用。《關于XX年XX的決定的通知》、《關于XXX同志任職批復的通知》、《關于對機關檔案管理的決定和轉發(fā)的通知》等。

(2)混用文種

不分類別,一般常用公文代替法定公文行文;或者區(qū)分不好具體文種,將法定公文文種錯用。個別的還有將“請示”錯用成“申請”的。向上級請求批準,不用“請示”卻用“申請”,屬于文種運用中“大類不分”和“混用文種”中的一種特殊情況。

(3)生造文種

即連一般常用公文文種也沒有,隨意亂造。

另外,有的把“批復”改成“批示”、“批文”等,“批示”曾提出過,但在公文管理法規(guī)中從未正式規(guī)定。“批文”自新中國成立以來從未有過“批文”文種。

3、“關于”使用不當公文標題的常見情況

介詞“關于”使用不當大體有兩種情況:

(1)放錯位臵。“關于”的正確位臵應在發(fā)文機關之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機關前面。如關于XX醫(yī)院向XX大學聯(lián)系臨時用房問題的函》,規(guī)范的標題應為《XX醫(yī)院關于向XX大學聯(lián)系臨時用房問題的函》。還有的將“關于

”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關于轉制會議》(此標題還有一個毛病是無文種),規(guī)范的標題應為《XX醫(yī)院關于召開轉制會議的通知》。

(1)放錯位臵。“關于”的正確位臵應在發(fā)文機關之后,而有的公文卻放在了發(fā)文機關前面。如關于XX醫(yī)院向XX大學聯(lián)系臨時用房問題的函》,規(guī)范的標題應為《XX醫(yī)院關于向XX大學聯(lián)系臨時用房問題的函》。還有的將“關于”放在了事由述賓詞組中間,如《XX醫(yī)院召開關于轉制會議》(此標題還有一個毛病是無文種),規(guī)范的標題應為《XX醫(yī)院關于召開轉制會議的通知》。

(2)過度使用。多表現(xiàn)在轉發(fā)性通知上。

4、公文標題文種前的結構助詞“的”的使用,缺少必要助詞“的”公文標題的常見類型

有公文標題中助詞“的”也不可有可無的,它是中心詞文種前面定語成分的標志,有時又可避免產(chǎn)生歧義或其他語病,因此也不可以隨意不用。缺少助詞“的”,大體上也有兩種情況:

(1)文種前不用“的”的一般形式。例如《XX局職業(yè)考試報名通告》;再如《XX局關于上半年工作總結報告》、《XX市公開選聘學校校長通告》(缺少“關于”更不規(guī)范),均應在文種前加“的”。

(2)“的”不在文種前面在事由某中心詞前。例如:《……的情況報告》,應為《……情況的報告》;《……市人民政府關于報送規(guī)章的備案報告》,“的”應移至“備案”后。(事由是“報送規(guī)章備案”,而不是“報送規(guī)章”;文種是“報告”,而不是“備案報告”)。

有些情況下,《……的調(diào)查報告》、《……的檢討報告》、《……的處理決定》、《……的嘉獎令》等屬約定俗成,除此之外“的”字最好臵于事由和文種中間。

從漢語組合特點來看,定語和中心語的組合有些是直接的,不必加“的”;有些是間接的,必須加“的”;有些則可加可不加。一般來講,詞組做定語要加“的”,這也是公文標題文種前面加“的”的主要原因之一。另外,應強調(diào):動詞做定語,一般要加“的”。公文標題事由中的中心詞如果是既可做名詞又可做動詞的兼類詞,“的”字更不可少。如《……工作安排的通知》,不可寫成《……工作安排通知》。如《關于二OO六年工作總結和二OO七年工作安排報告》,文種“報告”前應加“的”。

5、亂用標點符號的公文標題主要表現(xiàn)

原《辦法》和新《辦法》都規(guī)定,公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。什么情況下使用,有幾種情況:一是書刊名稱可使用書名號;二是某些表示特定意義的縮略語、專用詞語可使用引號;三是須加注釋或補充詞語的地方可使用括號等。

公文標題中亂用標點符號的問題一直比較嚴重,主要表現(xiàn)在:

(1)批轉、轉發(fā)、頒發(fā)(頒布、發(fā)布、公布)法規(guī)、規(guī)章,不用書名號而用引號;

(2)

批轉、轉發(fā)或批復非法規(guī)性公文(如通知、報告、意見、請示等)使用書名號;

(3)不必使用其他標點符號而隨意使用;

(4)標點符號標錯位臵。