第一篇：會議籌備問題

會議籌備問題 摘 要

本文主要是為解決該屆與會人員的會期期間的問題，包括住宿、會議室以及客車的租賃情況，先建立模型解決這些問題，以保障會議的正常有序的進行。

由于該屆人員數量不確定，所以問題一中首先對該屆與會人員數量進行了預測，由附表三中往屆的人員浮動情況，首先計算得到往屆的實際到場參會人數，并將每一屆的實際到場人數和回執的代表人數取比值，根據比例，預測出該屆的實際到場人數 662。

問題二是在問題一的基礎上解決的，欲解決與會人員的酒店安排問題。根據附表二中代表回執對于住房的要求，對預測的人員數量運用比例法，初步判斷出預測與會人員中對于住房的要求，以此來作為約束條件，運用 0-1 規劃，分別將題目中要求賓館數目最少、賓館之間距離最短為目標函數，建立單目標線性規劃函數，并用 lingo 軟件進行求解，選定將要預定的賓館 1、2、3、7。

問題三中需要在考慮經濟、方便以及代表滿意度的情況下，建立滿足籌辦方費用最低的規劃模型。利用與會代表參加任一分組會議的概率均等性預測與會代表出行率，以籌辦方在租會議室和租車花費最少為目標建立了多元復雜非線性規劃模型。但是由于問題二中只是得到了所選的賓館標號，不知道其中的具體情況，但是每個賓館實際入住人數影響著會議室、客車的租賃情況。所以，在模型準備中需要得到每家賓館的房間租住情況。以籌辦方費用最優為目標運用 0-1 規劃，以會議室、客車、每個賓館的雙人間中的獨住人數作為變量，建立多變量非線性規劃，利用 lingo 軟件求解，得到最優策略。

最后進行對該模型評價以及相應的優化。

關鍵詞 ：0-1 規劃；費用最優解問題；單目標線性規劃；lingo 軟件

一、問題重述

會議的籌備問題，即要求為本屆與會人員預定賓館客房，租借會議室以及租車對與會人員進行接送，但是由于參會人員過多，適合接待的賓館條件又有限，經過考察現決定了將十家賓館作為備選，賓館的住房和會議室條件如附表一所示，現給出數據，附表二中會議代表回執中對于住房的要求，附表三中往屆代表回執和參會情況，以及附圖中十個賓館之間的距離平面圖。根據已知信息，建立數學模型進行研究。

現可以將問題分為幾部分，分別為：

問題一：根據附錄三中往屆與會人數，建立數學模型，來預測本屆與會人員的實際到場情況。

問題二：根據已知信息，要求賓館較少且之間的距離最短，來預測對賓館的選擇。建立從經濟、方便、代表滿意角度考慮的最優解模型。

問題三：根據問題二中對于賓館的選擇和會議的相關要求，在賓館中選擇會議室，并為相應人員進行租車安排。建立費用最優解。

二、模型假設 1、假設問題中所給數據真實可靠。

2、參加會議人數不會由于外界因素產生暴漲。

3、所租車輛一天最多跑兩趟。

4、所選的十家賓館在同等價位上的服務質量相同。

5、假設六個分組會議同時舉行，上下午所用的會議室相同。參與每個分組會的人員大致形同。

三、符號說明 符號

含義

ia

發來回執的代表人數 ib

發來回執但為與會的代表人數 ic

未發回執但與會的代表人數 id

實際與會的代表人數 ie

實際與會占回執代表的比例 ix

? ? 10 ,..., 2 , 1 1 , 0 ? ? i x i，賓館的選擇與否

ijd,..., 2 , 1 , ? j i，第 j i, 賓館之間的距離 四、模型的建立與求解 4.1 問題一 4.1.1 問題分析 要求預測本屆會議實際到場的與會人員，由附表三可以知道，實際到場人員由回執參加人數、回執參加實際卻未到場的人數、沒回執卻來參加會議的人數三部分組成，所以先經過計算得到往屆實際參與的人數，考慮到實際參與人數與回執人數具有某種關系，根據往屆的實際到場人數與回執人員的人數的比例，對應來預測出本屆會議中實際到場的人數。

4.1.2 模型建立與求解

首先根據以往數據，計算四屆會議代表回執和與會情況，建立以下表格：

表 1：四屆會議代表回執和與會情況)4 , 3 , 2 , 1(? i

第一屆（人）

第二屆（人）

第三屆（人）

第四屆（人）

ia

315 356 408 711 ib

213 ic

id

283 310 362 602 ie

0.898 0.871 0.887 0.847

其中ia 表示為發來回執的代表人數，ib 為發來回執但未與會的代表人數，ic為未發回執但與會的代表人數，id 為實際與會的代表人數（4 , 3 , 2 , 1 ? i）則

? ? , 1,2,3,4i i i id a b c i ? ? ? ?

（1-1）

并設ie 為實際與會代表占回執代表的比例，用公式表示為

? ?, 1,2,3,4iiide ia? ?

（1-2）

另外，根據附表二可知本屆回執的代表總人數為 755，往年四屆的實際與會

代表占回執代表的比例ie 取平均值()0.8758i meane ?，依據比例法得到今年與會代表的預測值為 662。若為滿足題意避免出現與會代表的不滿意、非常被動的情況，那么需要多計算會議代表人數，取ie 的最大值max()0.8980ie ?，按照比例得今年與會代表的預測值為 678。

4.1.3 模型檢驗及誤差分析

在計算今年與會代表人數時，選擇ie 的平均值和最大值計算，因此存在一定的誤差，為此，我們選擇在取不同ie 的值情況下計算往年四屆的與會代表預測值，并與實際值比較，得到誤差分析表：

表 2：四屆實際與會人數與預測與會人數誤差分析表

第一屆 第二屆 第三屆 第四屆 實際與會代表人數 283 310 362 602 ie平均值 預測代表人數

276 312 358 623 ie 最大值 預測代表人數 283 320 367 639 誤差值1?

0.0247 0.0065 0.0110 0.0348 誤差值2?

0 0.032 0.011 0.06 表 2 中 1? 表示ie平均值的誤差，2? 表示ie 最大值的誤差，通過 MATLAB 計算兩者的期望和方差，410 6738.1)(, 0193.0)(?? ? ?mean meane Var e E ；

4max max10 9758.6)(, 0257.0)(?? ? ? e Var e E

比較可知ie 取平均值時ie 的方差和期望較小，因此預測今年與會代表人數為662。

4.2.問題二的模型建立和求解 4.2.1 模型一 4.2.1.1 模型一問題分析 問題二要求對賓館進行預定，考慮到問題中有代表對價格的劃分以及賓館自身對于房間等級不同、價格不同的劃分兩種，因為賓館是可以選擇，但與會人員是無法選擇的，所以優先考慮代表們對于價位的劃分，于是可以將賓館的房間按照代表價位劃分分類，詳細如附錄一所示，根據題目中的附表一和附表二的數據計算可以得到，要求獨住的人無法全部安排單人間，但是由說明可以知道要求獨住的可以住單人間也可以住雙人間，重要的是同等標準的賓館單雙間住房價大致相同，也不會產生代表由于住宿費用增加而影響滿意度的情況。以價格最優為目標函數建立線性規劃。

4.2.1.2 模型一的建立及求解

現根據題目附表二中回執代表的住房需求，將其分為六類，合住 1、2、3分別為第一類，第二類，第三類；獨住 1、2、3 分別為第四類，第五類，第六類。根據上述預測的與會代表人數 662，按照等比例原則得到與會代表的住房需求表：

表 3：與會代表的住房需求表

該圖中表明要求合住價格在 120 ~160 的人數為 204 人，所需房間 102 間；要求合住價格在 161~ 200 的人為134人，所需房間67間；要求合住價格在 201~ 300的人數為 43 人，所需房間 22 間；要求獨住價格在 120 ~160 的人數為 146 人，所需房間 146 間；要求獨住價格在 161~ 200 的人數為 85 人，所需房間 85 間；要求合住價格在 201~ 300 的人數為 53 人，所需房間 53 間。

在問題中，獨住指單人可住單間，也可單人住雙人間，在附表 1 中滿足獨住1 的單間的數量不足 146 間，因此考慮單人住雙間，即第四類與第一類可以綜合考慮，所以第四類與第一類一共需的房間數為 102 146 248 ? ?，同理，第五類和第二類綜合考；第六類和第三類綜合考慮。

因此，將問題中附表 1 的賓館房間價格按照上述六類分類標準得到下表：

第一類 第二類 第三類 第四類 第五類 第六類 男 154 104 32 107 68 41 女 78 48 17 59 28 19 人數 204 134 43 146 85 53 計劃房間數 102 67 22 146 85 53

表 4：10 個賓館各類客房的間數

表 4 中，第一類指各個賓館價格在 160 ~ 120 的賓館的雙間數；第二類指各個賓館價格在 200 ~ 161 的雙間數；第三類指賓館價格在 300 ~ 201 之間的雙間數；第四類指各賓館價格在 160 ~ 120 的賓館房間的單間數；第五類指各賓館價格在200 ~ 161 的單間數；第六類指賓館價格在 300 ~ 201 之間的單間數。

約束條件一：在十個賓館中選擇第一類的房間數要大于等于會議代表要求的第一類的數量，即：

? ?10111020,1 , 1,2,...,10i iiim xx i??????? ???

（2-1）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j

約束條件二：在十個賓館中選擇第二類的房間數要大于等于會議代表要求的第二類的數量，即：

? ? ? ??????? ????10 2 , 1 , 1 , 067101 i? i xx mii ij

（2-2）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j

賓館號/類別 第一類 第二類 第三類 第四類 第五類 第六類 1 0 50 30 0 30 20 2 85 65 0 0 0 0 3 50 24 0 27 0 0 4 50 45 0 0 0 0 5 70 40 0 0 0 0 6 0 40 30 40 30 0 7 50 0 0 40 0 30 8 40 40 0 0 45 0 9 0 0 60 0 0 60 10 0 0 100 0 0 0

約束條件三：在十個賓館中選擇第三類的房間數要大于等于會議代表要求的第三類的數量，即：

? ??????? ????10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0221013i xx miii i

（2-3）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j

約束條件四：在十個賓館中選擇第一和第四類的房間之和數要大于等于會議代表要求第一和第四類的房間之和，即：

? ??????? ?? ????10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0248）

（1011 4i xx m miiii i i

（2-4）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j

約束條件五：在十個賓館中選擇第二和第五類的房間之和數要大于等于會議代表要求第二和第五類的房間之和，即：

? ??????? ?? ????10 ,..., 2 , 1 , 1 , 0152）

（1012 5i xx m miiii i i

（2-5）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j 約束條件六：在十個賓館中選擇第三和第六類的房間之和數要大于等于會議代表要求第三和第六類的房間之和，即：

? ??????? ?? ????10 ,..., 2 , 1 , 1 , 075）

（1013 6i xx m miiii i i

（2-6）

符號說明：2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j 在這些條件下，我們將最少的賓館數量作為目標方程，從十個賓館中選擇最佳入住的賓館房間。

根據以上約束，我們建立的目標函數模型為：

目標函數：

???101miniix Z

（2-7）

約束條件：

? ????????????????????????? ?? ?? ?? ???????????????????10 ,..., 2 , 1 , 1 , 075）

（152）

（248）

（22671021013 61012 51011 4101310121011i xx m mx m mx m mx mx mx miiii i iiii i iiii i iii iii iii i

（2-8）

說明：約束條件中，10 2 , 1 ii 1, 0x ? ?????，賓館租房間，表示第賓館不租房間 表示第ii

ijm 表示第 i 賓館的第 j 類房間租的數量，? ? ? ? 6 2 , 1 , 10 2 , 1 i ? ? ? ? j 用 Lingo 軟件編程，見附錄程序 2，得到最優解為??????7 , 3 , 2 , 1 110 , 9 , 8 , 6 , 5 , 4 0iix i，，先預選擇賓館 1,2,3,7 為最佳結果。

4.2.1.3 模型的檢驗

由該模型解出的結果是選擇賓館 1,2,3,7，有上面數據可知第一類指各個賓館價格在 160 ~ 120 的賓館的雙間數；第二類指各個賓館價格在 200 ~ 161 的雙間數；第三類指賓館價格在 300 ~ 201 之間的雙間數；第四類指各賓館價格在160 ~ 120 的賓館房間的單間數；第五類指各賓館價格在 200 ~ 161 的單間數；第六類指賓館價格在 300 ~ 201 之間的單間數。

圖 1：1,2,3,7 賓館各類客房供需圖 由之前分析可知，單人間數不夠，必然有單人住到雙人間里面，所以第四類（獨住 1）在單間不足的情況下，可以選擇單人入住雙間，因此第一類與第四類的房間數之和要大于等于 248 146 102 ? ? 同理，第五類與第二類之和大于等于152 85 67 ? ?，第六類與第三類大于等于 75 53 22 ? ?，得到上圖。得出結論可知結果正確。

4.2.2 模型二 4.2.2.1 問題分析 題目中要求所選擇的賓館盡可能少且相互距離近，上面已經根據賓館數最少建立了規劃模型，所以，接下來，對賓館之間的距離建立目標函數，來求得將要預定的賓館標號。這里我們首先將各賓館之間的距離計算得出，表格如下圖：表 5，詳細表格見附錄三 表 5：各賓館之間的距離（單位：m)表 5 是題目附圖的簡化，表格第一列是賓館標號，用 10 ,..., 2 , 1 , ? i x i 表示，第賓館 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 0 150 850 550 600 600 300 500 650 1300 2 150 0 700 500 750 750 450 650 800 1450

一行賓館標號用10 , , 2 , 1 , ? ? j x j表示，其間的數值用ijd 表示距離。

4.2.2.2 模型二的建立和求解

目標函數：

?? ??10, 1 ,mini j j ij i ijx x d Z

（3-1）

約束條件：和上一個模型一樣，詳細見公式（2-8）

用 Lingo 軟 件 編程，程 序和 運 行 結果 見 附 錄代 碼 四，得 到 最 優 解??????7 , 3 , 2 , 1 110 , 9 , 8 , 6 , 5 , 4 0iix i，，發現，與上述模型一的結果相同，因此，綜合模型一模型二，選擇賓館代號 1,2,3,7 入住。

4.2.2.3 模型檢驗

該模型用以賓館間的最短距離最短和預選賓館的數量最少為目標，以滿足會代表住房要求為約束條件的 0-1 規劃，由 lingo 程序的算法特點可知得到的結果必然是最優解，符合模型的最優性。那我們只需要檢驗是否符合約束條件和是否符合現實實際，將賓館 1,2,3,7 的數據代入約束方程（2-8）中，符合要求，則滿足約束條件，因此，此模型具有合理性，模型成立。

4.3 問題三 4.3.1 問題分析 由于問題二中只是預測出預定的賓館選擇，并沒有詳細的賓館住宿安排，加上部分雙人間中居住一個人，而這種情況具體數值也未定，所以為更好地解決租車問題，首先對賓館中租住的房間規格進行預測。

由于需要解決會議室、租車的相關問題，所以需要得知較為具體的人數進行分析，而造成每個賓館人數不定的原因是由于個人住入雙人間造成的，所以將雙人間中住的個人作為變量。為下邊的建模做準備。

由于會議的不確定性，加之以條件不足的因素，所以只好采用平均、隨機的原則來進行來盡量減少誤差，同時要考慮人員的到達問題，即租車問題，所需要考慮到需要客車運送人數的多少，可以初步認為每個會議參與人數為總的六分之一在會議室所在地，即需要考慮剩余的六分之五的人員運送問題，因為會議室和客車的租賃相互制約，所以兩者與上述變量連立方程解決問題。

4.3.2 模型的前期準備 對題目中所給附表一的簡化得到關于賓館 1,2,3,7 的客房數如下：

表 7.1,2,3,7 賓館的客房數 賓館代號 客房 規格 間數 價格（天）

① 普通雙標間 50 180 元 商務雙標間 30 220 元 普通單人間 30 180 元 商務單人間 20 220 元

② 普通雙標間 50 140 元 商務雙標間 35 160 元 豪華雙標間 A 30 180 元 豪華雙標間 B 35 200 元

③ 普通雙標間 50 150 元 商務雙標間 24 180 元 普通單人間 27 150 元

⑦ 普通雙標間 50 150 元 商務單人間 40 160 元 商務套房（1 床）300 元 表 7 為預選賓館客房的數量，為降低主辦方出現空房要支付的成本，將會議代表的住房總價錢降到最低，建立關于與會代表住房總價錢的線性規劃函數，設in 為表 7 中不同賓館不同種類客房的租借量，將表格中第二列從上到下標注為14 1n n ?，即1n 為 1 號賓館普通雙標間，50 01 ?? n ；2n 為 1 號賓館商務雙標間，30 02? ? n ；依次類推，ic 為第 i 類的價格。

約束條件一：在預選的四個賓館中預定第一類（價格在 120 ~160 之間的雙人間）的房間之和數要大于等于會議代表要求第一類的房間之和，即：6 9 12102 n n n n ? ? ? ?

（3-1）

約束條件二：在預選的四個賓館中預定第二類（價格在 161~ 200 之間的雙人間）的房間之和數要大于等于會議代表要求第二類的房間之和，即：

1067 n n n n ? ? ? ?

（3-2）

約束條件三：在預選的四個賓館中預定第三類（價格在 201~ 300 之間的雙人間）的房間之和數要大于等于會議代表要求第二類的房間之和，即：

222 n ?

（3-3）

約束條件四：在預選的四個賓館中預定第四類（價格在 120 ~160 之間的單人間）和第一類的房間之和數要大于等于會議代表要求第四類和第一類的房間之和，即：

11 13248 n n n n n n ? ? ? ? ? ?

（3-4）

約束條件五：在預選的四個賓館中預定第五類（價格在 161~ 200 之間的單人間）和第二類的房間之和數要大于等于會議代表要求第五類和第二類的房間之和，即：7 8 10 3151 n n n n n ? ? ? ? ?

（3-5）

約束條件六：在預選的四個賓館中預定第五類（價格在 161~ 200 之間的單人間）和第二類的房間之和數要大于等于會議代表要求第五類和第二類的房間之和，即：2 1475 n n n ? ? ?

（3-6）

約束條件七：在預選的四個賓館中預定的所有不同規格的房間數不能超過該賓館對應規格的總房間數，即：5 9 122 3 7 1446 81011130 , , , 500 , , , 300 200 , 350 240 270 40n n n nn n n nnn nnnn? ? ??? ???? ??? ???? ??? ? ??? ??

（3-7）

綜上所述，以住房總價最低為目標函數，以滿足會議代表住房要求和賓館實際的房間數為約束條件建立目標函數。

目標函數：

???141minii i nc Z

（3-8）

約束條件：6 9 121 7 8 1025 6 9 12 11 131 7 8 10 34 2 141 5 9 122 3 7 1446 81011***815175.0 , , , 500 , , , 300 200 , 350 240 270 40n n n nn n n nnn n n n n nn n n n nn n nst n n n nn n n nnn nnnn? ? ? ? ??? ? ? ?????? ? ? ? ? ???? ? ? ? ??? ? ? ??? ???? ??? ? ??? ???? ??? ???? ??

（3-9）

用 Lingo 軟件編程，見附錄代碼四，得到最優解為：2 3 4 5 6 78 9 10 11 12 13 1450, 30, 30, 20, 50, 35, 30,17, 50, 24, 27, 50, 36, 25n n n n n n nn n n n n n n? ? ? ? ? ? ?? ? ? ? ? ? ?

為形象表示與會議代表的住房情況，建立最佳客房入住情況：

表 8：與會代表客房安排 賓館代號 客房 規格 間數 價格（天）

① 普通雙標間 50 180 元 商務雙標間 30 220 元 普通單人間 30 180 元 商務單人間 20 220 元

② 普通雙標間 50 140 元 商務雙標間 35 160 元 豪華雙標間 A 30 180 元 豪華雙標間 B 17 200 元

③ 普通雙標間 50 150 元 商務雙標間 24 180 元 普通單人間 27 150 元

⑦ 普通雙標間 50 150 元 商務單人間 36 160 元 商務套房（1 床）300 元 4.3.3 模型的建立和求解 題目中要求會議室的選取要在與會代表入塌的賓館中，因此在上述選定的最佳入住賓館 1,2,3,7 中，選擇要租的會議室。會議期間有一天的上下午會安排 6

個分組會議，按照隨機、平均原則將要租住的會議室要求定為至少能夠容納 111人，因此，將 1,2,3,7 賓館的會議室剔除不足 111 人，得到以下表格：

表 9：最佳賓館的會議室 賓館代號 會議室 規模 間數 價格(半天)① 200 人 1 1500 元 150 人 2 1200 元 ② 130 人 2 1000 元 180 人 1 1500 元 ③ 200 人 1 1200 元 150 人 1 1000 元 ⑦ 140 人 2 800 元 200 人 1 1000 元 表 9 為賓館 1,2,3,7 中能夠容納 111 人的會議室，因此我們要在上述表格中選擇 6 間會議室，并且要求費用最少。運用 0-1 規劃，按照表 9 中規模一欄的順序依次定義為11 ,..., 2 , 1 , ? i u i，即1u 表示為賓館 1 中規模為 200 的會議室是否租賃；2u 表示為賓館 1 規模為 150 的會議室是否租賃；3u 表示為賓館 1 中規模為 150人的會議室是否租賃，以此類推。以所需費用最低作為目標函數，并設ip 為第 i個會議室的價格。

????個會議室租賃 表示第個會議室不租賃 表示第iiu i10，在客房選擇中，在考慮價格最優的情況下，有單人需要入住雙標房，但是各個賓館之間單人入住雙人房的數量是不確定的，不能忽略不考慮，因為賓館中單人入住雙人房的數量將直接影響租車的費用，通過分析法可知一下數量不確定：

（1）2、3、7 賓館雙租房 1 中單人入住雙人房的數量

（2）1、2、3 賓館雙租房 2 中單人入住雙人房的數量 表 10：四個賓館中的住房需求

單租房 1 單租房 2 單租房 3 雙租房 1 雙租房 2 雙租房 3 1 0 30 20 0 y4 30 2 0 0 0 y1 y5 0 3 27 0 0 y2 y6 0 7 36 0 25 y3 0 0 表 10 中，在滿足獨住人數在已有單租房都住滿的情況下，對不同賓館的雙租房入住情況并不能確定，因此設在表格中標注的6 1 ~y y，1y 表示在賓館 2 雙租房 1 中單人入住的數量；2y 賓館 3 雙租房 1 中單人入住的數量；3y 賓館 7 雙租房 1 中單人入住人數；4y 賓館 1 中雙租房 2 中單人入住人數；5y 賓館 2 雙租房 2 中單人入住人數；6y 賓館 3 中雙租房 2 中單人入住人數。

約束條件一：即1 6y ~ y 的取值范圍：聯系現實可知1 6y ~ y 必然是大于 0 的整數，因為預定單租房 1 的房間數為 3 號賓館的 27 個和 7 號賓館的 36，總共是 63個，然而要求住單租房 1 的會議代表人數為 146，那么有 83 個人要住到雙租房 1中，而預定雙租房 1 的賓館有 2（85 間）、3（50 間）、7（50 間）號，由此得到1 3y ~y的范圍，因為預定單租房 2 的房間數為 1 號賓館的 30 個，然而要求住單租房 2的會議代表人數為 84，那么有 54 個人要住到雙租房 2 中，而預定雙租房 2 的賓館有 1（50 間）、2（47 間）、3（24 間）號，由此得到4 6y ~y 的范圍，3 4561 2 34 5 60 83;0 , , 50;0 47;0 24;8354yy y yyyy y yy y y? ? ??? ???? ???? ???? ? ??? ? ?? ?

（4-1）

約束條件二：對車輛的安排，按照隨機、平均原則，若本賓館內有會議室，選擇本賓館人數的6i在客房會議室內開會（i 為該賓館租賃的會議室的個數），另外人數的61i? 需要車輛接送，即每個賓館派出的車輛座位要大于要外出開會的人數。以此為約束條件。設ijr 為車輛數，i 表示賓館代號，7 , 3 , 2 , 1 ? i ； j 表示三種類型的客車，3 , 2 , 1 ? j，分別表示 45 座，36 座，33 座；例如：11r 代表 1 號賓館需要 45 座客車的數量。客車單價用jk 表示，1k =800，2k =700，3k =600。

3314 4 116341 1 5 5 218372 2 6 6 3111393 3 416(102(50)*2)*()66(4(83)*2(47)*2)*()66(27(50)*2(24)*2)*()66(61(50)*2)*()6iij jjiij jjiij jjiij jjuy y k ruy y y y k ruy y y y k ruy y k r???????????? ? ? ? ??????? ? ? ? ? ? ????? ? ? ? ? ? ??? ? ? ???????????????????

（4-2）

綜上所述，建立上述租會議室，客房安排，租車的三類約束條件，以租會議室和租車的費用最少為目標函數。

建立如下：

目標函數：

? ?? ? ?? ?31;7 , 3 , 2 , 1111* 2 minj iij jii ir k u p Z

（4-3）

約束條件：

3314 4 116341 1 5 5 218372 2 6 6 3111393 3 4116(102(50)*2)*()66(4(83)*2(47)*2)*()66(27(50)*2(24)*2)*()66(61(50)*2)*()60 830iij jjiij jjiij jjiij jjuy y k ruy y y y k ruy y y y k ruy y k ry?????????? ? ? ??? ? ? ? ? ? ??? ? ? ? ? ? ??? ? ? ?? ??????????2 3 456500 470 24y y yyy?????????????????????? ? ??? ???? ??

（4-4）

用 Lingo 軟件編程，詳細程序及結果見附錄代碼五，得到關于客房安排，租會議室，租車的最優解。

4.3.4 最優籌備方案 4.3.4.1 客房安排方案 表 11：賓館客房最終安排 賓館 客房

規格 間數 人數 價格（天）

① 普通雙標間 50 55 180 元 商務雙標間 30 52 220 元 普通單人間 30 30 180 元 商務單人間 20 20 220 元

② 普通雙標間 50 86 140 元 商務雙標間 35 70 160 元 豪華雙標間 A 30 60 180 元 豪華雙標間 B 17 34 200 元

③ 普通雙標間 50 57 150 元 商務雙標間 24 39 180 元 普通單人間 27 27 150 元

⑦ 普通雙標間 50 74 150 元 商務單人間 36 36 160 元 商務套房（1 床）25 300 元 說明：

賓館 1：

普通雙標間入住合住 2 的代表 10 人，獨住 2 的代表 45 人；商務雙標間入住合住 3 的代表 44 人，獨住 3 的代表 8 人；普通單人間入住獨住 2 的代表 30 人；商務單人間入住獨住 3 的代表 20 人。

賓館 2：

普通雙標間入住合住 1 的代表 72 人，獨住 1 的代表 14 人；商務雙標間入住代表合住 1 的代表 70 人；豪華雙標間 A 入住合住 2 的代表 60 人；豪華雙標間 B入住合住 2 的代表 34 人。

賓館 3：

普通雙標間入住合住 1 的代表 14 人，獨住 1 的代表 43 人；商務雙標間入住合住 2 的代表 30 人，獨住 2 的代表 9 人；普通單人間入住獨住 1 的代表 27 人。

賓館 7：

普通雙標間入住合住 1 的代表 48 人，入住獨住 1 的代表 26 人；商務雙標間入住獨住 1 的代表 36 人；商務套房（1 床）入住獨住 3 的代表 25 人。

4.3.4.2 租會議室安排 表 12：會議室最終安排 賓館代號 會議室 規模 間數 價格(半天)① 150 人 1 1200 元 ② 130 人 2 1000 元 180 人 1 1500 元 ⑦ 140 人 2 800 元 說明: 會議室最終選擇賓館 1 規模 150 人的 1 間；賓館 2 規模 130 人的 2 間，180人的 1 間；賓館 7 規模 140 人的 2 間。租會議室費用 Z=6300.4.3.4.3 租車安排

表 13：租車最終安排

住房人數

坐車人數

座 36 座 33 座 1 157 131 3 0 0 2 250 125 2 1 0 3 123 123 2 0 1 7 135 9 2 0 0 說明：

根據會議室的位置安排外出開會的人數安排，根據表 14，賓館 1 需要 45 座的 3 輛，賓館 2 需要 45 座的客車 2 輛，36 座的客車 1 輛；賓館 3 需要 45 座的客車 2 輛，33 座的客車 1 輛；賓館 7 需要 45 座的客車 2 輛。上下午車輛最終花費 17000。主辦方最終花費 6300+17000=23300.五、模型的評價與改進 5.1 模型的優缺點：

優點：

1、本模型利用了概率均等的知識，較為科學的完成模型。

2、進行了誤差分析和模型檢驗，具有一定的參考價值。

3、將數據以表格的形式展現出來，簡單直觀。

缺點：

1、所得數據處理取兩位小數，使得結果產生誤差。

2、理想化的安排了會議，有一些違反了事物的客觀性。

3、沒有對代表的滿意度進行量化。

5.2 模型的改進：

1、模型中的租車問題中，一輛車采用的是起點終點兩點一線的方式，無中間站，可能會造成在資源上的浪費，增加會議成本，應考慮公交車的方式，節省時間，可以有效的減少浪費。

2、對代表的滿意度進行統一的量化處理。

參考文獻 [1]全國大學生建模大賽 d 題

2016 [2]姜啟源

數學模型 [3]高華

大中型會議籌備問題的多目標規劃模型構建及分析研究

2011 附錄 附錄一：按照代表回執信息中對于住房的要求將賓館的住房費用分類

賓館序號 種類 1 2 3 1 0 80 50 2 85 65 0 3 77 24 0 4 50 45 0 5 70 40 0 6 40 70 0 7 90 0 30 8 40 85 0 9 0 0 120 10 0 0 100 附錄二程序：以賓館最少為目標函數的規劃

min=x1+x2+x3+x4+x5+x6+x7+x8+x9+x10;@bin(x1);@bin(x2);@bin(x3);@bin(x4);@bin(x5);@bin(x6);@bin(x7);@bin(x8);@bin(x9);@bin(x10);85*x2+50*x3+50*x4+70*x5+50*x7+40*x8>102;50*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+40*x6+40*x8>67;30*x1+30*x6+60*x9+100*x10>22;x2*85+77*x3+50*x4+70*x5+40*x6+90*x7+40*x8>248;80*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+70*x6+85*x8>151;

50*x1+30*x7+120*x9+100*x10>75;End 運行結果：

附錄三：各個賓館之間的距離

1 0 150 850 550 600 600 300 500 650 1300 2 150 0 700 500 750 750 450 650 800 1450 3 850 700 0 200 1500 1500 1200 1000 1150 2200 4 550 500 200 0 1050 1250 950 1200 1350 1950 5 600 750 1500 1050 0 600 300 500 650 1300 6 600 750 1500 1250 600 0 300 500 350 700 7 300 450 1200 950 300 300 0 200 350 1000 8 500 650 1000 1200 500 500 200 0 150 1200 9 650 800 1150 1350 650 350 350 150 0 1050 10 1300 1450 2200 1950 1300 700 1000 1200 1050 0 附錄代碼四：以距離最短為目標函數的數學規劃 min=150*x1*x2+850*x1*x3+550*x1*x4+600*x1*x5+600*x1*x6+300*x1*x7+500*x1*x8+650*x1*x9+1300*x1*x10+700*x2*x3+500*x2*x4+750*x2*x5+750*x2*x6+450*x2*x7+650*x2*x8+800*x2*x9+1450*x2*x10+200*x3*x4+1500*x3*x5+1500*x3*x6+1200*x3*x7+1000*x3*x8+1150*x3*x9+2200*x3*x10+1050*x4*x5+1250*x4*x6+950*x4*x7+1200*x4*x8+1350*x4*x9+1950*x4*x10+600*x5*x6+300*x5*x7+500*x5*x8+650*x5*x9+1300*x5*x10+300*x6*x7+500*x6*x8+350*x6*x9+700*x6*x10+200*x7*x8+350*x7*x9+100*x7*x10+150*x8*x9+1200*x8*x10+1050*x9*x10;@bin(x1);@bin(x2);

@bin(x3);@bin(x4);@bin(x5);@bin(x6);@bin(x7);@bin(x8);@bin(x9);@bin(x10);85*x2+50*x3+50*x4+70*x5+50*x7+40*x8>102;50*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+40*x6+40*x8>67;30*x1+30*x6+60*x9+100*x10>22;x2*85+77*x3+50*x4+70*x5+40*x6+90*x7+40*x8>248;80*x1+65*x2+24*x3+45*x4+40*x5+70*x6+85*x8>151;50*x1+30*x7+120*x9+100*x10>75;end

運行結果：

附錄代碼五：賓館房間規格的選擇預定

min=180*n1+220*n2+180*n3+220*n4+140*n5+160*n6+180*n7+200*n8+150*n9+180*n10+150*n11+150*n12+160*n13+300*n14;n5+n6+n9+n12>102;n1+n7+n8+n10>67;n2>22;n5+n6+n9+n12+n11+n13>248;n3+n1+n7+n8+n10>151;n4+n14+n2>75;n1<50;n2<30;n3<30;n4<20;n5<50;n6<35;n7<30;n8<35;n9<50;n10<24;n11<27;n12<50;n13<40;n14<30;運行結果：

附錄代碼六：將會議室和租車問題同時建立模型，代碼如下：

min=1500*y1+1200*y2+1200*y3+1000*y4+1000*y5+1500*y6+1200*y7+1000*y8+800*y9+800*y10+1000*y11+(800*a1+700*a2+600*a3+800*b1+700*b2+600*b3+800*c1+700*c2+600*c3+800*d1+700*d2+600*d3)*2;x1+x2+x3=83;

x1<83;x2<50;x3<50;x4+x5+x6=54;x4<50;x5<47;x6<24;y1+y2+y3+y4+y5+y6+y7+y8+y9+y10+y11=6;((102+x4+(50-x4)*2)*(6-y1-y2-y3)/6)<45*a1+36*a2+33*a3;((4+x1+(83-x1)*2+x5+(47-x5)*2)*(6-y4-y5-y6)/6)<45*b1+36*b2+33*b3;((27+x2+(50-x2)*2+x6+(24-x6)*2)*(6-y7-y8)/6)<45*c1+36*c2+33*c3;((36+25+x3+(50-x3)*2)*(6-y9-y10-y11)/6)<45*d1+36*d2+33*d3;@bin(y1);@bin(y2);@bin(y3);@bin(y4);@bin(y5);@bin(y6);@bin(y7);@bin(y8);@bin(y9);@bin(y10);@bin(y11);@gin(x1);@gin(x2);@gin(x3);@gin(x4);@gin(x5);@gin(x6);@gin(a1);@gin(a2);@gin(a3);@gin(b1);@gin(b2);@gin(b3);@gin(c1);@gin(c2);@gin(c3);@gin(d1);@gin(d2);@gin(d3);end 運行結果：

第二篇：會議籌備

會議籌備

會議日程以天為單，是會議各項活動和與會者安排時間的依據，議程依據議題作出順序計劃，是會議所要討論解決問題的大致安排

會議議程制定（1）列出參與者，明確目標（2）安排議程時間，考慮會議長短和敏感話題（3）確定議程，決定討論形式和決策方式

日程編制：（1）注意涉及事務的習慣順序和公司章程的明確規定（2）明確各項安排，用表格形式列出（3）宣讀議程（4）將同性質問題集中排列（5）保密性強的議題放置后面 在編制議程時，按輕重緩急的原則處理并詳細表示出所需時間 會議討論形式分為頭腦風暴形式和自由討論形式

議程與日程存在功能上的不同，議程編制在前，一旦確定就不應該再變，但日程可做出相應調整。會議地點選擇要求：（1）交通便利（2）大小與規模相符（3）有良好配置（4）場地不受外界干擾（5）考慮有無停車場所（6）成本必須合理

考慮因素：（1）會議目的形態（2）實質上需求（3）與會者的期望 清單內容包括：（1）所在地區情況（2）會場環境（3）會議地點設施

對會議地點的檢查有：（1）檢查考慮中的會議場地（2）抽查一個單人間 雙人間和套房（3）檢查會議登記 管理服務和后勤部門（4）檢查餐廳一般伙食（5）檢查電梯服務（6）檢查服務項目 營業時間 了解交通停車設施

中大型會場多采用大小方形，突出主持人 注意進退場的方便 座次安排依據職務高低，選舉結果是否是正式代表來安排 會議主席位置應該置于遠離入口處，正對門的位置 常見排法有：橫排法 豎排法 左右排列法

傳遞方式：當面告知 電話傳真 書面形式 電子郵件 分發過程：準備 登記 附清退目錄 裝封 發出 方法：提前發出 簽到時發出 會中發出 現場發出 發布程序：收集 篩選 加工 審核 發布

餐飲標準根據會議經費和人員情況決定，就餐方式分自助餐制和分餐制 多為自助餐制 嘉賓類型：上級領導 政府官員 重要客戶 社會名流 潛在貢獻人

邀請時注意人數不宜過多，考慮代表性和經濟時效，采用寧可邀請，也不排斥的原則 接站人員應在20分鐘抵達接站地點

會議資料包括來賓資料，會務資料 溝通資料 用品分為必備和特殊設備 空調應在兩小時前開機預熱

會議通用禮儀：文書 參會 服務 迎送禮儀 大部分試聽設備操作溫度在0-40度

剔除的方法：（1）看來源（2）看標題（3）看正文（4）決定取舍 標題一般反映信息內容與價值

信息分類要求：（1）科學性（2）系統性（3）邏輯性（4）實用性

分類方法：（1）字母分類法（2）地區分類法（3）主題分類法（4）數字分類法（5）時間分類法 分類的依據是信息的特征

歸類原則是依信息的不同來源 內容 時間 性質 作用進行組織 信息校核原則依信息進一步校核，分析可靠性 準確性 認定真實性

校核要求：（1）溯源法（2）比較法（3）核對法（4）邏輯法（5）調查法（6）數理統計法 核對法依據最權威資料進行對照分析

邏輯法對信息中表達事實和敘述方法進行分析 數理統計法對信息中的數據定性分析 判斷方法：（1）核對（2）計算（3）定性定量（4）邏輯推理 信息傳遞方向：內向傳遞 外向傳遞

內向傳遞形式：（1）信件（2）備忘錄（3）通知通示（4）傳閱單（5）內部刊物 外向傳遞形式：（1）信件（2）新聞稿（3）發布會（4）聲明 信息傳遞要素：（1）信源（2）信道（3）信宿

信源分原生源和再生源，信宿即信息終點 信息的接受者 信件具有憑證作用，便于參考閱讀，但費時 不便交換看法

備忘錄便于查考利用，使用方便，但信息量少 溝通慢 不便于交換看法 報告針對特定利用者

通知是使用最廣泛，頻率最高 具有很強的時間性

內部刊物介紹公司動態，業務進展 溝通上下 聯系員工橋梁

信息傳遞方法：（1）語言傳遞（2）文字傳遞（3）電訊傳遞（4）可視化輔助物傳遞 文本是大多數信息的傳遞形式，表格針對特定標準信息進行展示。語言傳遞簡潔 直接 快速 及時 受 場地限制小 但獲取信息零亂 較難存儲

圖表分柱狀圖 用于統計數字比較 餅狀圖多用于展示信息 折線圖用于比較性及趨勢信息 信息存儲載體：紙質載體 磁性載體 紙質載體使用最多 方便閱讀記載 標準化

磁性載體：（1）軟盤（2）硬盤 最為常用（3）磁帶（4）磁盤（5）縮微品 存儲系統：（1）集中管理系統（2）分散管理系統（3）計算機輔助管理系統 集中管理系統具有便于實現科學化 現代化具有整體性的特點 存儲程序：（1）登記（2）編碼（3）排列（4）保存（5）保管 信息編碼由字母和數字組成基本編碼

編碼分為：（1）順序編碼法（2）分組編碼法 采用十進位阿拉伯數字 排列方法：（1）時間排列（2）來源排列（3）內容排列（4）字順排列 保存方法：（1）手工（2）計算機（3）電子化（4）縮微品

檔案分類是按來源 時間 內容 形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干類別，構成有機體系的工作 分類方法：（1）分類法（2）組織機構分類法（3）問題分類法 分類要求：正確判定所屬和所屬機構

文件未注明日期，判定文件的準確時間和接近時間

分析文檔形成單位的情況：（1）單位大小（2）穩定狀況（3）界限清晰程度 分類法使用最廣

問題分類法適用與界限不清，檔案較少的單位

檔案檢索工作對信息進行加工存儲，對信息進行查檢存儲，是開放檔案信息資源的必要條件 類型：（1）歸檔文件目錄（2）分類目錄（3）主題目錄（4）人名索引（5）全宗指南 檔案保管期限：（1）長期 16-50年（2）短期 15年以下（3）永久 保管期限從文件產生形成后的第二年算起

分析檔案價值：（1）分析來源（2）分析內容（3）形式特征（4）技術因素（5）功能因素 分析檔案的重要性 獨特性 時效性 價值由內容體現出來

紙質檔案溫度14度-20度 相對濕度50%——65% 變化在正負2度 濕度正負5度 檔案日常管理：（1）建立制度（2）調節溫度（3）流動保護（4）安全檢查（5）庫房衛生 會中服務

傳遞方式和內容應該綜合考慮對象 效果 時效 費用

如何做好會議記錄：（1）提前抵達會場，安排地方。（2）迅速繪制座位圖（3）提前參閱其他會議記錄 會議記錄要求：（1）快速是基本要求(2)紀實性是重要特征 具體為真實 準確 突出重點 會議簡報分為報頭 報尾 報核，標題要求：簡明 醒目 準確 生動 形式靈活

簡報要求：（1）真實準確是其生命（2）短小精悍是其力量所在（3）快是質量的體現（4）生動活潑 信息分類：按作用分為：（1）與會者信息（2）指導宣傳信息（3）議題性信息（4）主題內容信息（5）記錄結果性信息（6）程序性信息（7）交流性信息（8）參考性信息（9）管理性信息 按會議信息保密性劃分：（1）保密性信息（2）內部性信息（3）公開性信息 按傳遞方式劃分：（1）講話信息（2）會議書面信息（3）會議聲像信息 收集信息要求：齊全 及時 準確 有效

確定會議信息搜集方法：（1）召集開會（2）提供書面材料（3）個別約見（4）會議結束后及時搜集（5）個別催退（6）按清退目錄搜集（7）限時交退 信息反饋方式：口頭 書面 會議反饋

會議值班內容：電話記錄 接待記錄 值班日志

會議值班意義：（1）起著溝通內外，協調上下的作用（2）保證重大事項 指令 精神的及時傳達（3）保證會議順利進行（4）代表了會議工作質量（5）直接影響了會議主辦方的工作效率 值班工作制度：（1）信息處理制度（2）崗位責任制度（3）交接班制度 會議善后

需要搜集文件是會前會中會后產生分發的文件

立卷歸檔的意義：（1）是文件轉為檔案的重要步驟和基礎（2）保持了歷史聯系，便于查找利用（3）保持了歷史聯系，反映了客觀進程（4）保護了文件的完整安全，便于保管利用（5）保證了工作的連續性，為檔案工作奠定了基礎

不需要立卷歸檔的文件：重份文件 事務性 臨時性 無查考價值的文件 草稿 修改稿

會議主要文件如領導講話 結論 決議 報告單獨立卷，大會發言按日期立卷 書面發言按單位地區立卷 通知來往文書 按時間立卷

大會文件按重要程度和時間排列

整理錄音的技巧：（1）刪除（2）增加（3）修改（4）送審 清理方法：收銷帶存

會議文件保管分為長期 短期 永久三種

會議文件整理注意及時完整，會議文件多帶有參考與草稿性質 注意：正確區分保管期限 辦理好移交手續

會議紀要是在記錄的基礎上進一步綜合分析提煉而成用于記載傳達會議情況及議定事項的文件 會議紀要的種類：（1）辦公會議紀要（2）工作會議紀要（3）協調會議紀要（4）研討會議紀要 擬寫要求：（1）實事求是（2）集中概括 提煉歸納（3）條理清楚 一目了然

會議紀要的分發根據其印發范圍和查看等級 印發范圍根據其會議性質和紀要內容來確認。絕密會議紀要只印發與領導

會議經費決算：（1）會議擬定開支預算（2）準備專用賬冊（3）對開支進行詳細記錄（4）會后按預算決算（5）遵循勤儉節約原則

催辦要求：準確及時到位 不可拖延 斷章取義 搞本位主義

業務范圍明確專一的工作由相關業務部門負責 綜合信不過 交叉性工作交由秘書部門 聯合會議決議由牽頭部門負責 領導集團本身形成決定交由秘書部門和指定單位 催辦方式：（1）發文催辦（2）電話催辦（3）派員催辦

電話催辦快速方便，可直接找當事人，可進行雙向溝通，適于本部一般工作部署，但容易被忽視，頻率間隔短

派員催辦直接，有督促作用，容易受到重視，但較為花費精力 對于難辦事項可以采用會議催辦

傳達落實要求：（1）迅速果斷 保證質量（2）忠于決策 不打折扣（3）解放思想 有創造性落實 瀏覽景觀一般分為人文景觀和自然景觀 娛樂活動分為觀看項目和參與項目

制定方案時注意：（1）安排好人員（2）參觀地點檢查（3）提前預定好門票（4）人數過多時，可外包旅行社

在制定接待計劃考慮客人的信仰 忌諱 身份 性別 年齡 是否帶有家屬 預定餐廳時注意：事項確定好時間 地點 宴請人員 桌次座次 菜單

選擇賓館時考慮（1）交通便利與否（2）檔次是否合適（3）環境是否優雅

正式宴請晚上居多，以中高檔餐廳為佳，多為包間。根據其主人主賓身份來確定檔次，在根據事由 規模確定地點大小

撰擬出國申請內容：（1）路線（2）時間（3）地點（4）交通工具（5）具體事項（6）備注 辦理護照的相關證件：（1）任務批件（2）政審批件（3）邀請書（4）2寸免冠照 申辦簽證的途徑：（1）我國大使館和領事館（2）權威簽證代辦機構（3）目的國使館

商務旅行制訂程序：（1）制訂計劃（2）制訂旅程表（3）準備發言提綱（4）辦理好簽證 護照 黃皮書 出境登記卡的手續（5）訂購機票

準備工作：（1）審查最佳旅程表（2）兌換外幣（3）準備隨身用品（4）準備文件 相關證件（5）做好旅行安排（6）注意時差（7）搜集資料

辦公室布置要求：（1）優先采用光線 通風 監督 溝通占優的辦公室（2）使用同樣大小高度的桌椅柜子（3）將接待部門置于入口處（4）預留充分空間（5）常用設備檔案置于使用者附近背對背放置檔案柜（6）設置休息區

光線應來自桌子左上方和斜后上方

辦公室布置三原則：（1）利于溝通（2）協調舒適（3）便于監督 協調要求：（1）連續性（2）協同性（3）有序和諧

內部監督特點：（1）是種日常監督（2）具有雙向多維監督特點（3）是一種內部力量的約束 辦公桌按直線對稱原則排列，以最佳線路最佳 防止逆流交叉

布置程序：（1）對工作內容加以考察分析，明確關系并以此確定員工的工作位置。（2）記載各部門人員及其工作（3）選配相應家具桌椅并予以記載（4）繪制布置圖（5）對設備安放提出合理建議 信息保密工作：（1）口頭信息（2）書面信息（3）電子信息

保密信息內容：（1）人事信息（2）財務信息（3）產品信息（4）客戶信息 印章和介紹信是對外聯系的標志和行使職權的憑證管理 印章種類：（1）單位印章（2）單位印章（3）秘書公章 單位印章是對外行使權利的標志

印章作用：（1）標志作用（2）權威作用（3）法律作用（4）憑證作用 印章使用要求：（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損

印章的刻制啟用需經上一級主管單位批準，在公安部門登記后，由公安部門指定單位刻制，啟用時選用選定啟用時間，發出啟用通知，填寫印模卡

用印時，蓋印位置保證恰當，正式公文在文本落款出蓋章，帶存根公函 介紹信分別加蓋騎縫章和文本落款章，蓋印文件應于用印申請單分數一致 印章取回銷毀都應該有兩人參與

上司交辦事項：（1）會議通知（2）查問回復（3）接待工作（4）轉告傳達（5）上司生活服務工作 公務接洽制度（1）崗位責任制度（2）登記記錄制度（3）轉告傳達（4）交接班制度（5）保密制度 匯報技巧：（1）問明情況 及時報告（2）作好記錄 避免失誤

值班日志以天為單，它有利與下一班人員；了解情況 保持工作的聯系性 有利于了解檢查考核值班工作和編寫參考資料

電話是值班工作中使用最頻繁的工具 快匯匯票由秘書認購

零用現金數額以企業規模和平時指出次數確定，由企業領導和財務負責人批準，用于支付本市交通費 郵資 茶點費 停車費和少量辦公用品費

文書形成程序：草擬 審核 簽發 復核 繕印 用印 登記 分發

上司臨時交辦事項特點：（1）廣泛性（2）臨時性 基本特點（3）具體性（4）緊迫性 辦理原則：（1）積極主動 千方百計這是應有態度（2）符合政策，靈活變通（3）有著落 有回音 要點記錄法用于電話 來訪 會議記錄

詳細記錄法用于上級重要講話插話發言，重要會議討論決議 反應問題建議調查 領導指示

用ABCD法排出工作等級，先做A類，重要緊急的，在做B類，急而不重，在做C類 重而不急的，最后做C類，不重不急的

上司日志內容：（1）上司接待信息（2）上司會議信息（3）上司個人安排（4）上司私人信息 秘書日志內容：（1）上司所需秘書協助事宜（2）上司交辦自己的工作（3）自己應作活動

注意事項：（1）確保保密，只給上司授權的人查閱（2）保持一致準確，每天檢查更新（3）熟悉約會時間和工作習慣，每天最早最晚約會時間（4）熟悉上司用餐和休息時間 在安排活動時遵循先重急后輕緩原則，并留出10分鐘左右間隔。檢驗辦事效率原則：（1）工作質量（2）工作速度（3）產生影響 復命三注意（1）不失真（2）不吹噓（3）不邀利

庫存卡作用：（1）保證資金不被占用(2)保證空間充足（3）監督物品使用（4）防止損失（5）正確估計

庫存概念（1）最大庫存量，庫存物品都不應該超過這個數量（2）最小庫存量，當余額達到這個量時，即采取措施（3）重新訂購線，即再訂貨標準 訂購數量以剩余庫存量為基礎

保管措施（1）房間柜子上鎖（2）各類物品貼好標簽（3）新物品置于舊物品之下（4）體積大 分量重的物品放置最下（5）小物品 常用物放在較大物品前面（6）注意通風 有良好照明 選擇供應商時考慮：（1）價格費用(2)質量交貨（3）服務和位置（4）安全和可靠性

文書擬寫

簡報的特點：簡 快 新 實

簡報的類型：（1）會議簡報（2）動態簡報（3）工作簡報 簡報結構：報頭+報核+報核

簡報秘密等級寫在報頭左上角，字數一般控制在1000字以內，不超過2000字 意向書的特點： 協商性 靈活性 簡略性 結構：標題+正文+尾部 訂貨單特點：協約性 嚴肅性 結構：標題+正文+尾部

商品說明書：真實性 科學性 條理性 通俗性

設計注意：（1）如實介紹 真實可信（2）抓住特征 突出個性（3）語言簡潔 通俗明了（4）設計新穎 美觀大方 報告特點： 匯報性 陳述性

報告與請示的區別：（1）性質要求不同，報告不用有明確回復，請示必須得到明確回復

（2）行文時限不同，請示必須事前。（3）請示必須一文一事，且請批對應（4）請示需逐級請示，語氣溫和謙恭

會議紀錄特點：真實性 資料性 商務接待

接待規格：高規格 低規格 對等 高規格接待最能體現友好 對等接待最常用 低規格接待適用基層 接待計劃內容：接待規格 日程安排 經費預算 工作人員 經費預算由接待規格 人員數量 活動內容確定 接待計劃的制訂由接待規格制約

接待計劃草訂需經領導審定，日程安排后與來訪者進行溝通 制訂接待計劃首先要了解客人身份與來訪目的。

影響接待規格的因素：（1）雙方關系（2）突然變化（3）上次接待標準 座次高低由司機身份決定

司機如是專職司機，上座為后排右座 話別時間在半小時內為宜

接待計劃主要項目：（1）陪同人員（2）食宿安排（3）接待日程（4）經費預算 制訂計劃注意：（1）執行規章制度（2）適應來賓生活習慣（3）做好保密工作 溝通工作特點：（1）非權利支配性（2）非職責限定性（3）認同疏導性

溝通類型：（1）人與人溝通（2）人與自我溝通（3）人與機器溝通（4）組織之間溝通 秘書所涉及的多為人與人之間和組織之間的溝通

網絡溝通優勢：（1）降低成本 提高效率（2）平等 即時性強（3）有安全感 制約性：（1）語言存在歧義（2）橫向溝通擴展張 縱向溝通弱化 尊重與理解溝通是有效溝通的前提，傾聽和提問是有效溝通的關鍵 溝通目標：（1）說明事物（2）表達感情（3）建立聯系（4）和諧工作環境 與客戶溝通原則：（1）區分到訪客戶是多次還是首次（2）區分內部外部客戶 橫向溝通是員工間的溝通，其目的在于增強合作，減少摩擦，表現形式為：會議 面談 備忘錄 報告

橫向溝通的障礙（1）溝通技術存在障礙（2）心理活動障礙（3）不善傾聽，草率評判（4）表達理解存在歧義

上行溝通策略：建立信任 走動管理 維護領導內部統一 下行溝通形式：政策 報告 信函 備忘錄 談話 會議 傳真 上行溝通形式：建立系統 申訴請求 員工座談會

上行溝通作用：（1）提供員工參與管理的機會（2）減少因誤解造成的損失（3）營造民主式管理氛圍（4）緩解工作壓力

下行溝通策略：（1）制訂針對性溝通（2）精簡環節（3）減輕分流溝通任務（4）提倡簡約（5）啟用反饋（6）多介質組合

多介質組合是最簡單最主要的方法

溝通重點：（1）企業員工（2）危機中受害者（3）新聞媒體

危機認定：（1）團隊內存在使人情緒不佳的氛圍（2）缺少交流（3）消極言論普遍存在（4）間接渠道使用較多，直接渠道使用較少（5）執行不力，隱患增多

對策：（1）反應迅速機敏（2）強調共同基礎（3）建立危機小組（4）利用多種溝通方式（5）參與調查

信息與檔案

信息的特征：客觀性 時效性 可塑性 共享性 依附性 傳遞性（通過一定媒介才可傳播）開發性（取之不盡，用之不竭）無限性（會隨時間推移不斷產生）信息種類：（1）按信息源劃分自然信息和社會信息

（2）按信息表現形式劃分語言 文字 表象 計算機 縮微品信息（3）按信息內容設計領域劃分政治 經濟信息

（4）按信息穩定程度分為靜態（資源 統計）信息和動態（市場）信息（5）按來源分為橫向縱向信息（6）按工作作用劃分額為預測 動態 反饋信息 信息搜集要求：價值性 時效性 層次性 針對性 全面性

信息收集方法：（1）觀察法（2）閱讀法（3）詢問法（4）問卷法（5）網絡法（6）交換法（7）購置法

觀察法簡單 靈活，能獲得較為客觀的信息，但信息量有限，深層次信息少 適宜對人物 環境 事物實際狀況的了解

閱讀法信息量大 涉及面廣 適用性強 但有失真的可能 詢問法靈活實用，信息價值大 但費時費力 規模小

問卷法客觀，便于定量分析 省時省力 效率高 但質量難以保證 網絡法不受時間 地域限制，可獲取廣泛 迅速 時效性強的信息 交換法及時 適用 針對性強 省時

購置法可獲取系統化 專業化的信息 來源廣 但費用高 費時費力 信息形態：（1）文字形態（2）聲像形態（3）記憶形態 秘書要經常查閱利用信息

篩選方法：（1）留意標題（2）復印裁剪（3）摘記（4）標記說明

篩選要求：（1）有指導意義的（2）與業務相關的（3）帶有傾向性 動向性 突發性（4）能預見未來趨勢（5）為決策提供超前服務（6）剔除過時 虛假 重復 缺少實際內容的信息

文書基礎

公文用紙為A4型紙 尺寸210x297 公文眉首部分內容：（1）公文分數序號（2）秘密等級（3）保密期限（4）緊急程度（5）發文機關（6）簽發人（7）紅色反線

聯合行文時只標識主辦機關發文字號

主體包括：（1）公文標題（2）主送機關（3）正文（4）附件（5）成文日期（6）印章（7）附注 上行文（請示 報告）特指性下行文（批復 通知）平行文（函）主送一個機關

普發性下行文（決定 通知 通告 意見）寫多個主送機關 周知性下行文（公告 通告）不寫主送機關 成文日期原則：（1）辦公室主任簽發以簽發日期為準（2）聯合行文時，以最后一個機關簽字日期為準（3）經會議通過討論的，以通過日期為準（4）須經上級機關批準的，以批準日期為準 印章是公文生效的標識，印章中心線壓在成文日期上

兩機關聯合行文時，主辦機關印章在前。每排排三個印章，居中排布，印章之間互不相切，右空2字標識成文日期

版記：（1）主題詞（2）抄送機關（3）印發機關（4）印發日期（5）反線 文件的主題詞標引不得超過5個 標引應堅持誰辦文 誰標引的原則 材料運用環節： 占有—鑒別—選擇—使用

占有材料途徑：（1）親身經歷所獲（2）調查閱讀所獲

占有材料原則：（1）圍繞主題（2）選擇典型（3）真實準確（4）新穎生動 材料使用環節：（1）恰當安排順序（2）確定詳略 確立主題依據：（1）寫作目的（2）材料本身 主題要求：（1）正確（2）深刻（3）新穎（4）集中

開頭方式：（1）概述式（2）目的式（3）開門見山式（4）引述來文式 段落排列：（1）提行式（2）條款式（3）篇段合一式 照應：（1）首尾照應（2）文題照應（3）行文前后照應 結構要求：嚴謹 自然 完整 統一 語言要求：準確 簡潔平實

敘述六要素：時間 地點 人物 事件 原因 結束 敘述人稱：第一人稱 第三人稱 敘述方式：順敘 倒敘

論證方法：（1）例證法（2）分析法（3）引證法（4）對比法（5）因果法 說明方法：（1）定義表述（2）分類比較（3）數字圖表

辦公自動化 計算機分硬件和軟件系統

1KB=1024B 1MB=1024KB 1GB=1024MB 系統軟件:(1)DOS(2)UNIX(3)NET WARE(4)NT 開機順序：（1）打開顯示器等外部電源（2）打開主機電源 關機相反 熱啟動方法：（1）CTRL+ALT+DEL(2)按RESET 計算機病毒特征：（1）傳染性（2）隱蔽性（3）潛伏性（4）破壞性（5）不可預見性 計算機網絡由通信子網和資源子網組成 計算網絡分局域網和廣域網 TCP/IP是網絡標準協議

因特網主要功能：（1）信息查詢（2）通信服務(3)電子教育（4）電子娛樂（5）電子購物 數碼相機核心部件是CCD，它相當于膠卷 關系到相片的分辨率

數碼相機與傳統相機的區別：（1）感光不同（2）存儲介質不同（3）圖像質量不同（4）輸入輸出的方式不同

分辨率是數碼相機最重要的指標之一。圖像色彩好壞取決于鏡頭 相機存儲格式多為JPEG 一般相機色彩位數16BIT和24BIT 專業多為24BIT和36BIT 在拍攝時注意：（1）相機不適宜拍攝自然風光（2）不要靠近被攝體（3）取景要準確（4）逆光時注意補光

相機維護：（1）及時清晰機身與鏡頭（2）防熱放寒（3）防水防沙防霧（4）防碰防濕 掃描儀是重要的輸入設備，按顏色分為黑白和彩色 按掃描方式分為手持式平臺式 滾筒式平臺式最為常用，分辨率多為600X1200DPI 掃描文稿多在300DPI 掃描儀性能：（1）分辨率（2）色彩位數（3）接口類型

掃描儀安裝：（1）硬件安裝（2）安裝驅動（3）安裝掃描軟件OCR（4）掃描圖像（5）掃描文字 注意：（1）及時鎖定（2）保持清潔（3）勿帶電插拔（4）注意更新（5）分辨率不要過高 光盤刻錄機分為CD-R和CD-RW。CD-R只可刻錄CD-R光盤 CD-RW皆可刻錄 性能指標：（1）數據傳輸速度（2）緩存容量（3）兼容性

步驟：（1）連接刻錄機與計算機（2）安裝軟件與驅動（3）制作光盤

注意事項：（1）注意散熱（2）保持清潔（3）避免長時間工作（6）盡量不要執行其他程序（6）不要操作面板按鍵（7）及時取出

投影儀 性能指標：（1）分辨率（2）亮度（3）對比度（4）帶寬（5）均勻度（6）燈泡（7）接口配置 操作：（1）安放投影儀（2）連接（3）接通電源（4）對焦（5）設置率（6）關閉投影儀 注意：（1）保持清潔（2）不要用鏡頭遮蓋畫面（3）不要關機后立即斷電（4）不要帶點插拔電纜 常見問題：（1）RGB端口無信號（2）無圖像（3）圖像偏色 攝像機由光學 光電轉換 圖像信號 自動控制系統組成

操作步驟：（1）開機（2）裝帶（3）拍攝（4）回放檢查（5）關機 注意：（1）避免鏡頭直對陽光（2）用畢取出磁帶電池（3）防潮防寒

公司的特征：（1）盈利為目的（2）以股東投資為基礎（3）是依法的企業法人

有限責任公司注冊資本3萬元，首次出資不得低于20%，其余2年內繳足投資公司5年 股東人數50人以下 貨幣出資額不得低于注冊資本的30% 股東會是最高權力機關 一人有限責任公司注冊資本10萬元人民幣 股份有限公司股東人數為2—200人，注冊資本500萬元 發起人在30內舉行創立大會 15日內發布通告 股東大會是股份有限公司的權力機構

不予受理專利條件：（1）科學發現（2）智力活動規則（3）疾病診斷治療方法（4）原子核變化所獲的物質（5）違反法律 社會公德

專利權的條件：（1）新穎性（2）實用性（3）深刻性 專利權限20年 實用新型 外觀設計10年 商標特征：（1）專有性（2）時間性（3）地域性 商標權有效期1年

上市公司股本總額不得5000萬，且連續3年盈利 持有1000元股票面值的股東在1000人以上 現代企業的特征：（1）產權清晰（2）權責明確（3）政企分開（4）管理科學 企業管理本質是對人管理

現代企業文化特征：（1）獨特性（2）普遍性（3）可塑性

會計六要素：（1）資產（2）負債（3）所有者權益（4）費用（5）收入（6）利潤 稅收特征：（1）無償性（2）固定性（3）強制性

貨幣職能：（1）價值尺度（2）流通（3）儲藏（4）支付（5）世界貨幣 匯率制度分為固定匯率和浮動匯率 多為固定匯率制度

第三篇：會議籌備

2016年公司年終晚會策劃方案

一、活動目的：

1、加強管理者和員工之間的溝通﹑理解、信任，增強團隊合作精神。提高企業內部員工的向心力﹑凝聚力；提升員工對企業的認同感和歸屬感。

2、對2016年企業的發展成績進行總結，并制定2017年各部門的總體規劃，明確2017工作方向和目標。

3、表彰業績優秀的員工，分享工作的經驗和忠告，有效激勵全體人員對2017年，新的夢想開始起航。

二、晚會主題：事業夢想遠航

三、內容、時間、地點：

年終總結大會時間：2017年1月19日下午14：00點（地址：***）；

年夜飯時間：2014年1月19日17：00（地址：***）； 文藝晚會時間：2014年1月19日19：00（地址：**）；

四、參加人員：公司全體員工

六、晚會組織：由公司總經辦統一組織、執行。

七、年終總結大會流程

1、進場播放2016年公司活動及員工短片（14點之前）

2、主持人開場白，介紹晚會流程。

3、董事長致辭，宣布2016 年年終總結大會正式開始

4、各部門總結2016年展望2017年每月業績目標 5、2016年優秀員工表彰(優秀黨員、優秀員工)

6、結束

2016年年終晚會策劃方案二

活動目的：通過本次文藝晚會豐富員工的業余文化生活，活躍假前氛圍；加強部門管理者和員工之間的團隊合作精神；提高員工對企業的認同感和歸屬感。為明年打下一個良好的精神基礎，也為來年的生活和工作創個良好的精神環境。為此，我公司將通過舉辦年終晚會，大家共聚一堂，表達對公司的美好祝福，并激勵所有員工邁好新生活的第一步。晚會的主題是“事業、夢想、遠航”，著重突出一個“愛”字。借這個晚會讓全體員工再次感受公司大家庭的溫暖以及美好回憶。

一、內容、時間、地點：

1、年夜飯時間：2014年1月19日17：00（地址：**）；年夜飯：（準備：就餐場地、播放歌曲、預算就餐費用***）

2、文藝晚會時間：2016年1月19日19：00（地址：**）；

二、參加人員：公司全體員工

三、活動具體實施

1、擬定責任人：***

每次活動都必須有相應的一個負責人，對于此次的活動來說，人員較多，必須要統籌好所 有的事情，所以在各個方面都要先擬定好負責人，這樣有利于活動的正常開展。

2、宣傳階段：***

給每位公司成員都發布這次活動的消息，并積極對此次活動進行宣傳。組織大家都報名參加此次活動，為活動更加熱鬧的展開，奠定一個人氣基礎。

3、節目準備工作：

A、節目的收集，大力督促同事們參加此次活動。每位員工都必須要參與其中。

B、為了讓晚會更加精彩，每個部門必須2個以上節目，其中一個節目必須團隊全體人員參與；

C、為了使晚會更加的豐富，在晚會的進行過程中會穿插入幾個分段活動。D、各個成員的活動都必須進行登記、安排。并對每個節目都要跟蹤、落實，以防現場出現演出事故。

E、晚會舉辦的前一個星期，節目策劃小組要定出晚會的節目單，包括互動環節的節目，并模擬出晚會的情景。主持稿，也要發給主持人，邀請嘉賓也要邀請好。

F、總結彩排，修改細節，同時現場布置方案也要出來

4、物品準備工作：

a、道具、音箱和表演中的表演工具都要轉備好；準備好舞臺布置和其他一些效果裝飾物（包括幕布獎品等）。

b、會場布置：

（氣球、彩帶、禮品、抽獎箱的堆放、游戲所需的道具的擺放、餐桌排列、擺放評委牌、節目單、評分卡、水筆、計算器、統計表、衛生清理）c、花生、水果、紅酒

四、活動流程

（1）、開場舞（勇往直前）（2）、主持人開場，主持人** 介紹特邀嘉賓評委** 計分：** 攝影：** 節目獎金：

一等獎1000元（1個）

二等獎800元（1個）

三等獎600元（1個）

優勝獎300元（3個）參與獎（禮品）

中途三輪游戲有禮品、嘉賓有禮品；（3）、董事長宣布晚會開始。

（4）、按照節目的流程，正式現場演出及現場活動。（5）、表演結束后，評比團隊前三名；優勝節目：3個；（6）、發放年終獎金、宣布晚會結束，并對到場的各位嘉賓及同仁表示最衷心的感謝和祝福。

（7）、主持人安排負責清潔的人員留下，清理現場。

XXXXXXXXXX 有限公司

2013 年春節聯歡晚會策劃方案

第四篇：會議籌備注意事項

會議籌備注意事項

一、會前階段

1.形成會議方案，報領導簽批；

2.確定參會名單，通知參會人員；

3.布置會議室：

音響設備、座牌、橫幅、電腦投影儀、攝像機、照相機等；

4.準備會議材料：

議程、主持詞、講話稿、文件資料、簽到表等。

二、會中階段

1.簽到；

2.拍照或攝像。

三、會后階段

1.簡報信息；

2.會后總結。

第五篇：會議籌備情況匯報

XXXX會籌備情況匯報

XXX縣商務局 2014年8月

近階段，XXXX會籌備情況匯報如下：

一、明確職責、落實責任。

8月19日，市委召開第一次商情組工作會議，我區就本次會議安排、客商邀請、細節安排等相關工作進行了部署，按照工作要求，我們進行了精心組織，確定了綜合科為責任科室，落實上報了責任人、聯絡員，做到了專人對接，責任明確，與上級部門保持經常聯絡，互通信息，不斷完善籌備工作。區委、區政府主要領導高度重視，召集相關區領導及部門召開專題會議，明確責任、落實人員，整個活動由區政府黨組成員牽頭負責，商務局具體承辦，開發區配合。

二、精心篩選，邀請參會客商。

按照會議要求，我區負責邀請客商30名，原則上要求邀請《財富》、《福布斯》、《金融時報》世界500強企業高管人員，根據以上要求，我局及時與各鎮、園區進行了對接，認真梳理排查，于8月19日上報我區擬邀請客商總名單，并下發了電子邀請函。并就會議的議程安排、參會細節、客商食宿安排與相關責任單位進行了對接落實，確保本次客商按時參會，同時讓客商安心參會，舒心參會。

三、爭創特色，舉辦專場活動。

近年來，我區圍繞全區產業規劃定位，將僑商作為外資引進的對接

突破口之一，與僑辦積極聯系溝通，并充分利用僑辦海外豐富資源和平臺優勢，積極邀請一批僑商來淳考察興業，為創造良好的投資環境，我區在開發區內設立“華僑產業園”，力爭全區外資利用取得重大突破。專場活動包含：

1、組織僑商實地考察。組織近100名僑商對我區經濟開發區等進行實地考察，來全面了解我區投資環境及產業發展分布狀況。

2、舉行僑商產業洽談會。會上，我區主要領導重點推介我區投資環境與未來前景展望，并進行面對面洽談，對僑商提出的投資環境、政策咨詢等進行現場解答，力爭一批項目早日落戶高淳。

3、進行項目簽約。對全區招商項目認真梳理，精心挑選制造業項目13個、現代服務業項目32個、生物醫藥項目52個、農業項目22個、文化創意項目14個舉行簽約儀式。