第一篇：“特此通知”、“特此報告等_后面要不要加上“句號”

“特此通知”、“特此報告等_后面要不要加上“句號”

一些秘書寫作教材提供的公文例文的結束語如“特此通知”,“特此通告”,“此復”等,有的 加了標點符號,有的沒有加標點符號.筆者還特意到安徽師范大學檔案館查閱了一些公文,結 果也是這樣.公文中的結束語是否使用標點符號,問題雖小但總應有一個明確的結論.關于這個問題的兩種觀點第一種觀點:不加標點符號.持這種觀點的人認為,像“特此通 知”等公文中的結束語,不加標點符號是一種習慣,加上標點符號反而不美觀,如公文標題和落 款之后都是不加標點符號的.第二種觀點:加標點符號或不加標點符號都可以.為了弄清這個 問題,筆者專門請教了安徽師范大學文學院現代漢語教研室的蔣先生.蔣先生認為,從語言學 的角度看,公文中的結束語大都另起一行,由于不會產生歧義,因而使用或不使用標點符號都 可以.那么,公文中的結束語到底要不要加標點符號呢?筆者以為,公文的結束語之后應當使用 標點符號.=.為何要加標點符號根據筆者掌握的資料,目前還沒有論著或論文對公文中的結束 語是否使用標點符號給出語言學習明確的結論.的確,這是一個容易被忽視的小問題,也是一 個看似簡單卻又難以說清楚的問題.筆者認為,僻決這個問題可以借助現代漢語語法單位中的短語和句子這兩個概念來加 以說明.黃伯榮,廖序東主編的《現代漢語》指出:“短語是語義上和語法上都能搭配而沒有句 調的一組詞,是造句的備用單位.大多數短語可以加上句調成為句子.”“句子是具有一個句調, 能夠表達出一個相對完整的意思的語言單位.”①句子與短語的主要區別在于是否有句調:句 子有句調,短語沒有句調.那么,公文中的結束語如“特此通知”等究竟是短語還是句子呢?也許 有人會說,“結束語”就是“結束的短語”.這并不能說明問題.若此.“結束語”不也可以理解為“結 束秘書之友&;27 年第 3 期的語句”嗎?吳新元先生將結束語明確地稱為結語句:“公文中常用' 特此某某'一類結語句”②.這樣就好理解了,既然是句子,自然要加上標點符號.對“特此請示,請 予批復”之類的結束語來說,由于是由兩個分句構成的,“請予批復”之后自然要加標點符號.而 對“特此通知”這類結束語來說,作為公文正文的組成部分,它理應是一個單句,也應當使用標 點符號.很顯然,如果公文正文中出現一個短語,反而與整個正文不相協調,給人以不倫不類的 感覺.這與公文標題和落款不使用標點符號不是一回事.因此,對公文結束語之后的標點符號, 既不能認為加了不美觀就不加,也不能認為只要不產生歧義加或不加都無所謂.筆者還注意到, 有些公文,尤其是戶外張貼的“通告”,其結束語常使用黑體字,以示醒目,且不標注標點符號.這 一做法也是欠妥的.因為公文的結束語屬于公文正文的內容,整個正文的字體應該保持一致.&;國家行政機關公文格式&;對此有明確的規定.公文中的結柬語應當使用什么標點符號公文中的結束語作為一個句子應當使用哪一 種句調呢?“拿語氣為標準,句子可以分做四種.帶有陳述語氣句調的是陳述句,帶有疑問語氣 句調的是疑問句,帶有祈使語氣句調的是祈使旬,帶有感嘆語氣句調的的是感嘆句.”③《現代 漢語詞典》在解釋“句子”這一詞條時有這樣的說明:“每個句子都有一定的語調(語調,有的表 述為句調,筆者注),表示陳述,疑問,祈使或感嘆的語氣.?6?7?6?7在書面上每個句子的末尾用句號, 問號或嘆號.”④對公文的結束語而言,在選擇句調時首先可以排除的是問號,因為公文的結束 語不可能是提出問題的疑問句;其次可以排除嘆號,因為公文結束語也不應當是帶有濃厚感情 色彩的感嘆句.公文的結束語一般不是陳述句就是祈使句.是陳述句的,如“特此通知”之后應 當使用句號.是祈使句的,如“請函復”,筆者認為其后還是應該使用句號.盡管《現代漢語詞典》 認為祈使句“在書面上,句末用句號或感嘆號”⑤,但對行文機關來說,無論是平行

文的結束語 如“請函復”,還是上行文的結束語如“特此請示,請予批復”,在句末使用句號都比使用嘆號好.這里用的“請”字是禮貌用語,表達的是對主送機關的尊重,并沒有也不能帶有強烈的感情色彩.如果使用嘆號,那就是強烈要求主送機關復文,那樣表達的就是“請馬上回復”,“特此請示,請盡 快予以批復”等語氣.這種帶有催促甚至命令的語氣顯然是不適當的.即使公文的結束語是祈 使句,也要避免使用“立即”,“馬上”,“即刻”,“盡快”等感情色彩濃厚的詞匯,所以結束語之后使用 句號比較恰當.總之,公文中的結束語必須使用標點符號.當然,并不是所有的公文都一定要有 結束語,如中共中央,國務院的通知,由于正文中有“現將有關事項通知如下”之類的過渡語,為 了避免“通知”的重復使用,正文后就不再使用“特此通知”之類的結束語了.許多基層機關在公 文寫作中往往習慣于使用結束語,以起到強調作用并作為正文結束的標志.這樣做是可行的, 但千萬別省略了句號.