第一篇：大型活動策劃與執(zhí)行

大型活動策劃與執(zhí)行

主講人：陳麗娟 壹、活動企劃

一、目的活動目的指的是本活動所希望達成的成效與意義。一般而言，活動目的大約有：節(jié)日慶典、場所開幕、假日活動、晚會活動、主題活動….等。企畫活動前，須要了解活動目的，才能掌握致勝的主要因素。

二、對象

企畫活動時也必須了解對象的特色，才能針對不同的對象，設計適合的節(jié)目。

三、經(jīng)費

預算的額度關系邀請演出對象及場地租借、場地布置、舞臺設計、人力動員等安排。

四、時間﹑地點

演出日期及時間是影響整體活動成功的不可預測因素。因此，規(guī)劃活動時也必須將時間列入考慮

五、活動內(nèi)容

確認活動內(nèi)容所要涵概的層面，各類型演出是否都須要放，或是某一種題材須要加入等。此外，整場活動的開場及結(jié)束節(jié)目的安排也須要考慮。

六、演出者邀請

1.團隊的選擇

2.節(jié)目的選擇

3.相關配合事項

4.經(jīng)費

5.合約簽定

七、宣傳工作重點

1.文宣品制作的質(zhì)感與美感

2.找出宣傳的新聞點

3.資源利用

4.突破巢臼

貳、活動執(zhí)行

一、擬定工作進度表(執(zhí)行期間﹑工作分配)

工作進度表的擬定是確保工作執(zhí)行細項無遺漏，也是工作執(zhí)行期間的檢查表。

二、人員分工

人員分工在大型活動(特別是戶外活動)須要有精確的工作組織與分工，在整個指揮系統(tǒng)上更須要特別厘清，使得整體活動不致于因為分工不清楚，而造成秩序大亂。

此外，大型活動辦理前安排參與工作人員的講習，協(xié)助工作人員執(zhí)行活動時，較能充份掌握與處理各項變動因素及增加應變能力。

三、節(jié)目順序與流程安排

節(jié)目秩序決定后，節(jié)目進行的流暢與否，端看流程是否掌控得宜。因此，行政體系須與舞臺監(jiān)督討論節(jié)目進行與舞臺使用及團隊上下場做一整體的思考。

四、場地規(guī)劃

觀眾與演出者的進出動線在戶外活動須要有精密的設計及安排，才不致于相互影響，造成會場秩序的混亂，甚至造成觀眾的抱怨或是擾亂節(jié)目的進行。

五、不可忽視的文書作業(yè)

與各單位往來及會議結(jié)論應以文書作業(yè)通知，以避免爭議。而活動執(zhí)行過程的紀錄則是將無形資產(chǎn)有形化。例如，制作活動數(shù)據(jù)表各項數(shù)據(jù)表的建立是一個活動成功的加分，各項數(shù)據(jù)表的建立不僅讓執(zhí)行過程順利，也是讓演出者對一個執(zhí)行單位的信心，并增加演出者對活動的重視。

六、活動現(xiàn)場執(zhí)行

1.觀眾進場

2.秩序維護

3.觀眾服務

4.前臺工作人員應備要件

5.危機發(fā)生的預防與因應

6.活動紀錄

七、后臺管理

1.化妝室及休息室

2.對演出者的基本照顧

八、其它不可預測因素之應便計劃

辦理活動最大的壓力來自于不可預測的因素，例如天氣及安全問題。因此，活動前仍須要將可能影響活動的變動因素，加以思考應變計劃，以避免造成活動更大的失敗或人員的折損。

九、效益評估(檢討報告)

活動彩排后及結(jié)束后的檢討，對于所有工作人員而言是一個活動所最重要的資產(chǎn)。唯有經(jīng)過檢討才能進步，避免錯誤的一再發(fā)生，并且也是參與活動工作者最重要的經(jīng)驗累積。

第二篇：大型活動策劃執(zhí)行的要素及注意

大型活動策劃執(zhí)行的要素及注意事項

大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于我們把大型活動組織的更加完善。

一、大型活動的定義

大型活動策劃是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。我們經(jīng)常遇到這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

二、大型活動的特點

1、必須有鮮明的目的性。不是一般的目的，而應該是圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。

2、廣泛的社會傳播性。

3、嚴密的操作性。在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。

4、高投資性。一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。

三、大型活動策劃

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執(zhí)行：第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，我們要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

四、操作實施過程應注意的問題

1、實施操作設計。從我個人工作經(jīng)驗和研究的結(jié)果看，我們應該非常重視實施方案的操作設計。我們看到一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構承接的活

動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務預算，因為很多單位做活動，預算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。

2、辦理審批手續(xù)。有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，我們應該希望得到有關單位的審批。這里給大家講一個案例，廣州某單位曾做過一個敬老活動，本來是很好的事情，找了很多贊助單位，包括一個煙花廠贊助了煙花。當時雖然廣州還沒有規(guī)定在城市放煙花要經(jīng)過審批，但在公眾場所進行活動必須經(jīng)過審批。這個單位是一個局級單位，他們認為有權在自己的場地上做敬老活動，就沒有向有關單位報批。活動辦得很熱鬧，有文藝節(jié)目演出，有很多贊助單位給老人送禮品，最后放煙花，但煙花一放，遭到了公安機關的追究，為什么？因為他沒有辦審批手續(xù)，也缺乏民航管理規(guī)范知識，在飛機航線上放煙花，無論如何都是違法的。

3、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。

4、方案培訓。在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。

5、設計評估標準。一個大型活動的評估應該有一個準確的評估標準。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括我們的客戶很少要求我們做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。我覺得評估標準，應該在我們策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設定的標準作出科學評估。

五、策劃的技巧。

策劃的技巧很多，今天只討論兩種方法。

一是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。我們上中學時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。我們唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設計得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關鍵。

二是應該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關系交流的概念，這是很用心思的策劃。我們應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。

第三篇：大型活動策劃與組織

一、大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一、大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力、，這是大型活動的目標。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。

第二、要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三、眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而且還在于活動的質(zhì)量的高低和影響力的大小，對于校園活動來說要看其是否能真正意義上打造社團精品并促進校園文化建設。

二、大型活動的策劃

從程序上說，大型活動策劃和實施，一般要經(jīng)過以下幾步：

第一、立項。就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二、進行調(diào)查和可行性研究。可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的校園適應性，包括校園環(huán)境和活動范圍的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費用？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，等等這些都是我們要進行可行性研究的范疇。

第三、提煉主題，進行創(chuàng)意。

第四、方案論證。

1、成立活動籌備組，召開籌備會議。由籌備組成員共同協(xié)商對本次活動進行宏觀總策劃，最終將活動涉及到的工作分成諸如宣傳、外聯(lián)、物品籌備、節(jié)目等幾大部分，并將每一項工作選出負責人，同時選出本次活動的總負責人。

2、根據(jù)籌備會議精神，認真制定活動計劃書，將其作為工作的指南，一切行動原則上必須按照活動計劃書進行，同時將活動程序表、活動日程安排表等關于活動的基本資料打印裝訂成冊，保證個負責人人手一份，這樣有利于活動的有序進行。

3、各分項負責人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責任明晰，權利對等，但各負責人要以會議或座談等形式及時進行溝通和聯(lián)系、團結(jié)協(xié)作，這樣以便隨時了解活動的進程，同時要向自己上一級的領導匯報工作，對在自己經(jīng)驗和能力范圍內(nèi)無法解決的問題提出援助要求。

4、最后的一點是總結(jié)提高。對社團活動而言，要不斷總結(jié)、反思，做到既有一定的模式，又有突破和創(chuàng)新，而非一直在一個套路中打轉(zhuǎn)。不開動腦筋，不去創(chuàng)造一些學生喜聞樂見的新活動，社團活動就會缺乏吸引、缺乏新意。要使社團充滿活力，一定要解放思想，在實踐中摸索，與時俱進，開拓創(chuàng)新。這樣的社團才會永葆生機，活動才能凝聚人心，匯聚人氣，社團之路才會越走越寬廣。

三、操作實施過程應注意的問題

1、進行必要的現(xiàn)場模擬。從經(jīng)驗看，我們應該非常重視計劃方案的現(xiàn)場模擬。我們看到一些協(xié)會的活動，都存在這樣的問題：計劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行現(xiàn)場模擬。

2、實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序，這在活動中其實就是對細節(jié)的把握和處理。

3、方案培訓。在大型活動里，為了保證活動參與人員的素質(zhì)，進行培訓顯得尤為重要，這樣不但保證了活動的質(zhì)量，而且會極大地調(diào)動活動參與人員的積極性，使其感覺到參加活動的意義在于學習和自身素質(zhì)的提高而不是最終的輸贏，更重要的是維護了社團的聲譽和影響力。比如音樂愛好者協(xié)會、舞蹈協(xié)會、風行吉他社、演講與辯論協(xié)會、各球類協(xié)會在舉辦活動的時候都可以進行培訓，同時培訓還有一層意思是是對活動工作人員培訓，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策劃實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導、召開會議等進行，既簡便又高效。

四、策劃的技巧

在策劃方面講兩個技巧性的問題，一個是策劃的“眼”，這個“眼”的概念是我從文章的“文眼”，或者唱歌的“歌眼”引申出來的。大型活動策劃需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，像一個文眼，歌眼，我們的活動之眼，這時候往往是我們創(chuàng)意大型活動過程中應該重點考慮的問題，要有高潮，要有精彩的地方，要把這個活動表達的更有傳播性，關鍵看這個高潮是不是設計的好？如果一個活動創(chuàng)意的核心在哪里？這應該是關鍵。

五、大型活動策劃案例

社團十周年慶典

十載風雨，十載收獲，社團的十年是不同尋常的十年，十年意味著所有社團人不懈的努力、無悔的追求和頑強的拼搏。為了見證社團十年的發(fā)展，我們把社團十周年慶典的相關活動作為了工作的重點和核心。為了籌備好本次慶典，在學期之初常委會成員馬上成立了籌備組，對本次慶典進行了宏觀規(guī)劃，同時將工作分為活動組、公關組、宣傳組、日常管理組，并一致通過由張志鵬主席帶領公關部、秘書部負責公關組和日常管理組的工作；由肖英杰副主席帶領活動策劃部負責活動組的工作；由彭濤副主席帶領宣傳部進行宣傳組的工作。

經(jīng)過籌備會議的招開，活動策劃部馬上依據(jù)會議精神制定出活動計劃書，并對各協(xié)會上報的協(xié)會系列活動進行審核和指導同時也展開了慶典晚會節(jié)目征集工作；公關部獨立召開了全體公關人員會議，對本次慶典所需經(jīng)費進行了合理分析并進行了對我校周邊商家基本情況的分析，同時交流了拉贊助的方法及措施，他們在選定商家后便及時開始了經(jīng)費籌集工作。

宣傳部展開了慶典的相關宣傳活動，他們?yōu)楦鲄f(xié)會的活動進行及時的宣傳并積極的籌備社團宣傳手冊；秘書部在作好慶典的相關工作的同時，主要負責社團的日常考核和管理。就這樣一切工作進入了正常軌道。在各項工作有序開展的過程中，我們更注重的是相互協(xié)作的團隊精神培養(yǎng)。社團四大職能部門于每周三匯報工作進展情況，并及時總結(jié)分析近期工作開展情況。公關部在成功取得商家贊助意愿時，其他三大部協(xié)助公關部共同與商家進行談判并簽訂合作意向書；由于慶典期間各協(xié)會活動較多，活動策劃部不能對每一項活動進行協(xié)助和考核，因而其他三部門也積極配合活動策劃部的工作，幫助各協(xié)會活動開展活動。在慶典晚會的當天公關部、宣傳部負責嘉賓及領導的接待；秘書部負責社團成員的入場、落座，熒光棒發(fā)放等工作；活動策劃部負責演員的化妝及舞臺的布置。

社團十年慶典取得了圓滿的成功，我們的工作始終能有條不紊的開展，首先源于嚴密、細致、合理的工作計劃，再就是各部門及各協(xié)會人員對工作的認真負責，實干+精干+巧干的結(jié)果，同時我們得到的深刻啟示是大型活動的程序繁瑣復雜，因而明確分工、各斯其職、及時協(xié)調(diào)、相互合作是我們必須堅持的原則和工作的方法。

第四篇：大型活動組織與策劃

大型活動策劃與管理

大型活動策劃和實施是公關工作常用的技術手段。要有效地進行大型活動策劃與實施，首先要弄清楚幾個基本問題，例如：如何界定大型活動？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動？大型活動策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于把大型活動組織的更加完善。

大型活動的定義

大型活動是一項有目的、有計劃、有步驟地組織眾多人參與的社會協(xié)調(diào)活動。這一定義要把握三個重要概念：

第一，大型活動要有鮮明的目的性。大型活動往往耗費很多資源，包括人力、物力。如一個產(chǎn)品要進入一個中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費用。沒有目的而耗費資金做活動是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。經(jīng)常有這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動，他也要做慶典活動，而且要求活動更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

第二，要有計劃性。凡事都應有計劃，大型活動更不例外，而且更要求有周密的計劃。

第三，眾多人參與是大型活動重要的概念。既然是大型活動，就應該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動。一個單位有一萬個職工，要開一個全體大會，也是眾多人參與，你能說這是大型活動嗎？大型活動和小型活動的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動的社會化程度。

大型活動的特點

1、必須有鮮明的目的性。

圍繞整個組織機構的組織形象策略和近期公關目標而確立的目的。一些院校討論這個問題的時候，很多學生喜歡問：假如一個機構的公關目標跟社會需求發(fā)生矛盾時，你作為該機構的公關顧問，應該怎樣處理這個問題？其實一個組織的形象只有永遠與社會協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時占領了銷售市場，或者說提高了市場占有率，但最終還是要退出這個市場的。

國內(nèi)過去有這樣一個案例：商場為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場里走來走去，這絕對不符合公關的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動的目的性應該站在社會綜合的立場上，并不僅僅是站在某一個企業(yè)的立場上。

2、廣泛的社會傳播性。

公關的大型活動本身就是一個傳播媒體，其作用像一個大眾傳播媒介，只不過這個傳播媒介在大型活動沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個活動開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，還應該注意到活動本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是在策劃大型活動的過程中必須考慮到一個很重要的特點。

3、嚴密的操作性。

在組織大型活動的過程中，給成功與失敗的機會只有一次。因為大型活動不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動每一次都是現(xiàn)場直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補了。成都5月份因為施放廣告汽球，使8架本應在成都降落的飛機在其他城市迫降。報紙上也經(jīng)常有這方面的報道：某某個活動由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財產(chǎn)損失，這個活動的策劃人員、組織人員或領導者因此被撤職或判刑。所以，大型活動的策劃與實施的周密性，絕對不能掉以輕心。

4、高投資性。

一個大型活動往往要投入的資金和費用都是比較大的，絕對不可能用很少的資金做出很大的活動。可以提倡一個銅板掰成兩個甚至是多個來花的精神，但高投資是最基本的特點。如果不是特別的需要，一般不要動輒使用大型活動的手段。

從程序上說，大型活動策劃和實施，要完全按照公關四步工作法的要求執(zhí)行：

第一、立項，就是要把活動作為一個項目確定下來，這個活動要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細闡述，但大型活動策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關于大型活動方面的政策和法規(guī)、公眾關注的熱點、歷史上同類個案的資訊、場地狀況和時間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

可行性研究，是一個十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動的社會適應性，包括社會環(huán)境和目標公眾的適應性。財力適應性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動是否有利于宣傳方面節(jié)省費用？如果投放媒介做廣告，比做大型活動更有效，大型活動就不一定做了。還有社會物質(zhì)水平的適應性，大型活動需要動用許多社會物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個是應急能力的適應研究性，需要那些應變措施？如戶外活動要考慮天氣的情況，野外活動考慮更多的是安全設施問題，這些都是要進行可行性研究的范疇。

第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。除了個人創(chuàng)意外，要特別強調(diào)群體創(chuàng)意的概念。靠不同學科的組合群體策劃。作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個學科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

操作實施過程應注意的問題：

1、實施操作設計

必須非常重視實施方案的操作設計。一些單位組織的活動，甚至是專業(yè)機構承接的活動，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設計，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進一步進行操作設計，操作設計必須包括比較準確的財務預算，因為很多單位做活動，預算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個活動，就不能說是成功的。

2、辦理審批手續(xù)

有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實際工作中，應該希望得到有關單位的審批。

3、實施操作程序的管理

程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。

4、方案培訓

在大型活動里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策略實施提供建設性的勞動，因而需要對工作人員進行方案培訓，只有知情才能出力。

5、設計評估標準

一個大型活動的評估應該有一個準確的評估標準。現(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評估標準方案，包括客戶很少要求做評估方案，更不愿意付出費用，讓專業(yè)公司給他做評估報告。評估標準，應該在策劃的時候把它設計出來，這樣可以讓客戶在完成這個方案以后，根據(jù)設定的標準作出科學評估。

策劃的技巧

策劃的技巧很多，其中比較優(yōu)勢的兩種方法。

一、是創(chuàng)造活動的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。上中學時讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動策劃同樣需要創(chuàng)造這樣一個非常精彩的地方，要有高潮，要把這個環(huán)節(jié)設計得更有傳播性，這是大型活動創(chuàng)意的核心和關鍵。

二、是應該有一個比較能夠表達我們主題的氛圍設計，今天大家在大會會場看到大會主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會主題氛圍，也帶出了國際公共關系交流的概念，這是很用心思的策劃。應該重視通過場地的設計，氣氛的設計，把活動的主題氛圍帶出來，這點往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個活動環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場地上的創(chuàng)意。

在大型活動的策劃和實施過程中，還有很多技巧可以利用，只要不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動。

舉辦大型活動的相關程序和法律規(guī)定

活動策劃階段 從程序上說，大型活動策劃和實施，要按照科學的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項。就是要把活動作為一個項目確定下來。

第二，進行調(diào)查和可行性研究。項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

第三，提煉主題，進行創(chuàng)意。靠不同學科的組合群體策劃，需要多個學科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點移植法。

辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動，依法需要取得行政許可的，應當向行政機關提出申請，待取得相關部門批準后方可實施。

一般常見的活動，主要需要報批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個部門，其他的申報行政機關也有可能出現(xiàn)，但通常機會比較少，主要以上面四個機關居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報批的方面。

需要向地方文化部門報批的主要是活動中的演出方面，由于大多活動都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理條例實施細則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動，都應當委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。《營業(yè)性演出管理條例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場、街道、賓館、飯店、體育場（館）或者其他非營業(yè)性演出場所舉辦營業(yè)性演出活動的，應當報經(jīng)當?shù)乜h級以上地方人民政府文化行政部門、公安機關和其他有關部門批準。項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

申請時應提交的文件有：

（1）演出申請書；

（2）與演出相關的各類演出合同文本；

（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）營業(yè)性文藝表演團體的《演出證》。《營業(yè)性演出管理條例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）售票或者包場的；

（2）支付演出單位或者個人報酬的；

（3）以演出為媒介進行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）有贊助或者捐助的；

（5）以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關詳細規(guī)定參閱《營業(yè)性演出管理條例》和《營業(yè)性演出管理條例實施細則》。

2、關于公安部門的報批項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

為了保證各項活動的正常進行，維護社會治安秩序和公共安全，保護公民、法人和其他組織的合法權益，公民、法人或其他組織在舉行活動之前必須報縣級以上公安部門申請批準。申請時提交以下文件：

（1）活動方案和說明；

（2）活動安全保衛(wèi)工作方案；項目管理者聯(lián)盟，項目管理問題。

（3）場地管理者出具的同意使用證明；

（4）申請人身份證明及無違法犯罪記錄等；項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關主管部門批準的活動，應當同時提交有關批準文件。

其中活動安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

（1）活動的時間、地點、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；

（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務分配、識別標志；

（3）場地建筑和設施的消防、安全情況；

（4）入場票證的管理、查驗措施；

（5）場地人員的核定容量；

（6）迅速疏散人員的預備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場票證的管理、查驗措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動的時候，入場票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗。另外在活動的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機關許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關許可。作出許可的公安機關應當向上一級公安機關備案。公安機關對二百人以下的群眾性文化體育活動進行監(jiān)督檢查。

其他有關公安報批方面的詳細規(guī)定參閱《群眾性文化體育活動治安管理辦法》。

3、關于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關的宣傳方面的審批。其他的詳細規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關于消防部門的審批

消防部門主要針對活動場地的消防設施和措施進行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動中的舞臺或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批。《中華人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會、焰火晚會、燈會等群眾性活動，具有火災危險的，主辦單位應當制定滅火和應急疏散預案，落實消防安全措施，并向公安消防機構申報，經(jīng)公安消防機構對活動現(xiàn)場進行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細規(guī)定請參閱《中華人民共和國消防法》或到有關消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動中最常見的相關法規(guī)和申報程序，但在實際過程中一定會遇到更多的問題，在舉辦活動之前應多方考慮，多方咨詢，特別活動中有特殊內(nèi)容時一定要預先征得相關部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的問題。

活動籌備計劃的擬定

凡事預則立，不預則廢。活動籌備計劃是有效地協(xié)調(diào)各項工作、推動各項工作順利進行的最重要的工具，是項目管理活動的首要環(huán)節(jié)，是活動成敗的關鍵性因素之一。抓住這個環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。

活動籌備計劃主要包括以下幾項內(nèi)容：

1、工作計劃。

也稱實施計劃。是為了活動項目最終實現(xiàn)而制定的實施方案，要說明以什么方法組織實施活動，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達到最佳效果等。

2、人員組織計劃。

主要表明各子項目中的各項工作有誰來負責，以及相互關系。在這份計劃中，通常都采用框圖式構架，各項工作、負責人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個人員組織計劃表。可以讓工作人員一目了然。

3、活動進度計劃。根據(jù)活動的正式開始時間和籌備工作正式開展的時間，對籌備工作的各項任務列定工作進程計劃。通常情況下，指定活動進度計劃時會采用框圖式構架。

4、財務預算計劃。

對于活動實施過程中的各項費用預算。

5、文件檔案管理計劃。

因為在每次活動過程中都會產(chǎn)生大量的相關文件和檔案，如在活動審批過程中的行政文件和與相關單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個活動過程中的作用非常關鍵，可以說是活動賴以開展的前提條件。所以對于文件和檔案的管理在活動籌備前期就要安排妥當，最好安排專人負責。

6、應急計劃。

這方面是很多活動的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因為活動過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應急計劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動組織者對活動的風險管理沒有一個清晰的認識，在意識里還沒有風險管理的概念。但是大型活動一般都具有籌備時間長、涉及人員多等特點，在這個過程中難以保證每個人都不出問題、每件事情都進展順利。所以，一份相對嚴密的應急計劃還是不能少的。

活動的籌備計劃可分為概念性計劃和詳細性計劃二種形式：

1、概念性計劃，是確定初步的工作分解結(jié)構計劃，規(guī)定了活動的主要計劃因素界限和重點。也叫自上而下的計劃。

2、詳細性計劃，通常叫自下而上的計劃，是制定詳細的工作分解結(jié)構計劃，詳細到每一項具體任務。詳細計劃制定了活動的詳細范圍。在制定活動籌備計劃的時候，一般情況下由項目負責人制定整體工作方案，即概念性計劃；然后由各項工作的具體負責人再去制定針對自身工作的詳細計劃，再交于項目負責人進行計劃匯總，以此控制整個活動進程。因為一次活動的組織，特別是大型活動的組織，需要準備的事情很多、很亂，即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準備好，那么到了活動開始的現(xiàn)場就一定會方寸大亂。所以，怎樣把活動現(xiàn)場需要考慮到的事情都考慮到，并在活動開始前都準備妥當就成了活動能否順利進行的關鍵。

制定活動籌備計劃應該從以下幾個方面著手：

1、“好記性不如爛筆頭”。

把應該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚。活動前期以活動內(nèi)容為核心，按照嚴格的邏輯順序和合理的項目分類把圍繞活動內(nèi)容而需要開展和準備的活動一一羅列，然后再從每個活動入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動的具體性質(zhì)制作一個“活動現(xiàn)場事物預置表”。然后按照這張表上的內(nèi)容對會前工作嚴格實施。

2、頭腦風暴法

“頭腦風暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對于活動現(xiàn)場的各種事物和突發(fā)事件的準備和預防是一件很繁雜的事，每個人并不能保證把所有的東西都考慮進去，所以在這個時候運用“頭腦風暴法”發(fā)動所有人的智慧就有可能讓前期準備趨于完善。

3、及時吸取教訓，善于總結(jié)經(jīng)驗

由于各種大型活動的復雜性，保證每次活動都開展的順順利利、一點都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會出現(xiàn)未曾預料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動過后及時地整理在活動過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動中創(chuàng)造的先進經(jīng)驗就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗下次一定更好的運用。為以后的活動管理積累良好的基礎。

活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此。現(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進行管理，從而無形中導致了活動實施過程中風險系數(shù)的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。

活動的評估和總結(jié)

活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）對比計劃與實現(xiàn)目標，分析成敗原因；

（2）項目財務總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對未來項目的建議；

（5）團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應包括：

（1）對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

活動執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動開展前與場館方的溝通

場館方是場地的管理者，在場地上實施任何活動都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場地的直接目的就是為了舉辦活動，在這個過程中會有許多地方需要場館方配合。但是場館方對自己場地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動開展過程中經(jīng)常會出現(xiàn)我們的要求和場館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場館的關系，更重要的是往往會因為這方面的原因而耽誤活動的正常進行，最后是得不償失。

在活動開展之前，先要把我們在活動中需要場館配合的地方一一羅列，事無巨細。另一方面，也要讓場館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。

2、文件檔案管理

活動中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計劃、相關證件票據(jù)等幾個方面。在管理過程中應積極的去學習和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因為檔案文件的管理并不是一件容易的事，我們對他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實上在活動的執(zhí)行期間各種事項都會隨時變動，對于這些變動的及時更新也是一個非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們在活動的過程在各個需要他們的工作人員中及時傳遞。

3、財務管理

每次活動的舉辦都會需要很多東西，其中有些是自己的，有些是專為本次活動購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會涉及到很多東西。同樣，在實施各項活動的過程中也會產(chǎn)生很多開支，有些是預算內(nèi)的，有些是臨時產(chǎn)生的。因此，在很多活動完結(jié)之后結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)實際開支比預算要多出很多來。所以，對于財務的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動過程中各項財物的使用和消耗、活動后各項財物的安置和處理。因為活動現(xiàn)場的人員繁雜，所以財物丟失的事也時有發(fā)生，在對財物的看管上應該特別注意；由于很多財物都是服務于各種獨立的活動，所以每次活動完結(jié)之后就經(jīng)常會被大家把財物和活動一起拋到腦后了；活動完結(jié)之后，經(jīng)常會產(chǎn)生很多“項目資產(chǎn)”，如何對這些資產(chǎn)進行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級處理”，也應該是個值得考慮的問題。

第二，活動過程中工作人員的花費開銷。在活動的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對于這種開銷如何處理，算工作花費，還是個人消費，也是一個值得每位管理者重視的問題。活動過程中，每個工作人員在執(zhí)行自己的工作過程中很多時候都會發(fā)生一些開支，當他們不敢確定某項開支應該公司報銷還是自己承擔的時候，多數(shù)會選擇不去做這些工作或者猶豫很長時間才去做。這就非常影響工作的正常進程。所以，在每次活動開始之前，最好先制定一個合理的財務報銷制度，并把它向員工說清楚。以此來解除他們在工作過程中的各種疑慮，以便提高工作效率。

4、活動結(jié)束后的收場工作

為了保證活動順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦畫上一個完美的句號，活動開始之前一定要把收尾工作安排妥當，分配到人，責任明確。

5、關于總結(jié)報告

項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

活動的實施階段

活動的實施階段是整個活動過程中最重要的部分，活動的成敗就在此。現(xiàn)在很多的活動在實施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗來進行管理，從而無形中導致了活動實施過程中風險系數(shù)的增高。

為了提高活動實施階段的管理效率，應該實施操作程序的管理。程序化管理是一種科學的管理意識，只有程序化實施，才能有標準化、科學化管理，因而實施設計，重要的是設計出操作的規(guī)范程序。

活動的評估和總結(jié)

活動結(jié)束后，必須做一個效果評估與總結(jié)。項目總結(jié)與評估是指對已經(jīng)完成的項目的目的、執(zhí)行進程、效益、作用和影響所進行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項目活動實踐的檢查總結(jié)，確定項目預期目標是否達到，項目是否合理有效，項目的主要效益指標是否實現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗教訓，并通過及時有效的信息反饋，為未來新項目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達到提高投資效益的目的。

通常項目總結(jié)報告包括以下內(nèi)容：

（1）對比計劃與實現(xiàn)目標，分析成敗原因；

（2）項目財務總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評估項目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對未來項目的建議；

（5）團隊表現(xiàn)，對杰出成員的表彰和獎勵；

此外，項目總結(jié)報告還應包括：

（1）對項目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

第五篇：大型活動策劃與組織

大型活動策劃與組織

時間:2012/12/27來源:圣視網(wǎng) 作者:圣視大型活動策劃

大型活動策劃與組織要做到以下方面：

第一，嚴密的操作性。機會只有一次，為什么？也就是說在組織大型活動的過程中，給我們成功與失敗的機會只有一次。在現(xiàn)實中，很多活動由于我們組織過程中管理不善而導致策劃人員、組織人員甚至領導坐牢，大型活動很容易出危險、出問題。

第五，大型活動要耗費很多資金，耗費很多人力、物力。

第二，當然要有計劃性。一個活動要管理好，沒有計劃性是不可能的。第三，既然是大型活動，應該有眾多的人參與，至于具體參與的人數(shù)，我們覺得沒有必要追究。

第四，有廣泛的社會傳播性。公關的大型活動，或者說大型活動本身就是一個傳播媒體，等于像電視臺、報刊，只不過這個電視臺、報刊在這個活動沒有組織之前是不發(fā)生這種傳播作用的，一旦這個活動開展起來，當然它要跟媒介，尤其是大眾媒介發(fā)生必然的聯(lián)系。有這樣才能保證我們把大型活動的信息傳播出去，真正能夠發(fā)揮它的作用。

第五，大型活動要耗費很多資金，耗費很多人力、物力。