第一篇：重視檔案工作使歸檔工作規范化地空學院黨委書記宋振清

重視檔案工作使歸檔工作規范化

地空學院黨委書記宋振清

檔案工作是利在當代，功在千秋的一項工作。北大領導重視檔案工作。北大檔案館在百年校慶時把一部完整的檔案作為對百年校慶的一份厚禮獻給了北大。98年百年校慶我們也盡了一份力，完成幾十年的檔案清理工作，我們在這一過程中不斷加深對檔案工作的理解，不斷提高對檔案工作的認識。近兩年來使檔案歸檔工作逐步走向規范化。學校鼓勵我們讓我們講講，其實真沒什么好講的，很多單位都非常重視檔案工作，做的也非常好，值得我們學習，今天就作為拋磚引玉吧。下面我談點體會：

我們認為檔案工作領導重視是至關重要的。百年校慶對我們工作的觸動是非常大的，若沒有百年校慶這一契機，沒有校檔案館嚴格果斷的戰略措施，也沒有我們地質系領導當時的壓力、動力和熱情，正因為百年校慶這一具有歷史意義和現實意義的北大節日，促使我們當時系領導決心下大力氣抓這件大事并全力以赴的投入這項工作。因而使得我系堆積沉睡了幾十年的檔案，不再堆積沉睡。百年校慶使我們嘗到了甜頭，也吃夠了苦頭，積累了幾十年的材料，短時間內清理出來，可想而之，任務之重、壓力之大，這是以前沒有堅持做檔案工作的結果。前車之鑒，教訓是深刻的，所以我們在此后的檔案管理工作中更加重視檔案工作，將檔案工作提到議事日程，我們建立制度并提出要求。建立制度主要有五點：1）檔案工作專人負責制；2)檔案不積壓按期、按要求歸檔制；3)期未督促、檢查制；

4)工作銜接制；5)分工負責制。我們不僅建立了必要的制度，還在各種場合下宣傳檔案工作重要性，并給領導班子、工會、黨支部與教研室一級干部提出要求：首先要求領導干部平時注意將自己工作范圍內形成的重要材料，屬歸檔范圍的一定要認真保留下來，并將積累的材料及時交到主管檔案工作的老師那里。可以說每學期干部會上，不止一次地動員各層領導幫助積累檔案材料。第二我們要求黨委、行政秘書，負責黨委會、黨政辦公會記錄一定要規范，尤其是會上形成的決議，決定等重要材料—定要保存好，并按要求及時歸檔。

為了搞好檔案工作我們明確分工、責任到人，并由專人統一匯總。主要分為黨委、行政、教學、科研。原則上是系黨委形成的文件材料，黨委秘書負責收集、保管、積累；行政的重要文件材料歸到原系辦公室，由辦公室主任負責；教學的、學籍方面的由教務老師負責積累；科研成果部分由管科研的副主任專門負責。由于任務明確各部門不但注意積累，而且注意收集有價值、有必要保存的檔案材料，所以使得這幾年我系檔案不斷按要求歸檔，并在歸檔中不斷科學化、規范化。這幾年的科研檔案我系歸的比較規范：黨委的檔案材料，原黨委秘書盛淑蘭責任心非常強，雖然平時工作很忙，但她平時注意積累和收集，使有用的材料不被漏掉，工作是非常突出的。我平時也注意將黨、政方面的檔案材料隨時產生隨時積累，形成的材料及時按類別交予有關負責人。在我們大家共同重視、共同努力下，在黨委秘書的統一匯總下，使我系這幾年的檔案材料，較為完整理的歸入了校檔案館。同時也在不斷充實和完善材料的基礎上重視歸檔材料的質量，使歸檔質量不斷提高。現在我們檔案工作走上正常歸檔軌道，基本上使檔案不損壞、不積壓、不丟失。我們感覺到檔案完善與不完善，確實反映了一個單位的管理水平，我們也是在不斷完善檔案管理工作中，不斷促進管理水平的提高。我們現已形成由被動工作轉向主動工作的局面。

隨著事業的發展，檔案的重要性越來越顯示出來。通過我系前幾年和這兩 1

年時常有老師能順利查找文革期間的平反等材料、查閱系的有關發展材料、查閱我系實習基地的歸屬權問題等等。這些真實的憑證，解決了他們的大問題，他們的高興和欣慰，使我們更深刻認識檔案材料的重要意義。第一手資料的寶貴，也反映了檔案不僅對現實，也是對歷史對未來負責。關鍵時刻檔案起了重要的甚至是不可估量的作用。正因為如此，我們地學院成立后仍然把檔案工作放在首位，做好銜接工作，同時我要求負責檔案的同志，首先把學院成立的第一批檔案收集好、尤其院成立大會上領導的講話原稿，當時照的一些照片，學者座談會的錄音帶等要保存好并按期歸檔，我還要求新的班子仍要把檔案工作放在重要位置，因為實踐證明檔案工作不是可有可無的，檔案材料這是有形和無形的資產，是寶貴的財富。而對檔案工作的認識我系職工也是逐漸提高，過去很多老師不愿將原件交出來，例如，獲獎證書認為個人應該保留原件，在我們積極的動員下，有的老師終于將原件送到了校檔案館保存。有些個人保存的畢業照我們也打算送交學校檔案館保存。另外自學校檔案館下發了“人物檔案”征集、歸檔暫行辦法后，我系屬第一批歸檔范圍的，有影響的知名人物有3位老先生，應該說我們還是很重視，很快布置下去，責成教研室、并落實到具體人，讓了解情況的老師專門收集老先生的有關檔案材料，因有兩位老先生已經去逝多年，搜集難度非常大，他們得回憶、翻閱有關的材料，或找家屬甚至將自己手頭珍藏多年的材料貢獻出來，是很難能可貴的。在我們的關心和督促下，主管收集的老師非常認真、負責地進行個人材料的收集、整理，已有兩位老先生的材料歸入了校檔案館，有—位老先生的材料也先歸入了部分照片。我院董申葆院士，以前將不少檔案歸入了學校大圖書館，此次在我們的動員之下，他也積極支持我們的工作，尋找有關材料并讓他的學生幫助整理，也及時將216件材料歸入校檔案館。其中文字部分93件，照片123張，用他的話說是：在學校保存比在我家里保存的要好，我很樂意、也非常高興放在學校檔案館，在我家里也許以后就搞沒了，在學校會永久保存，又安全、又可靠、又放心。

再就是近來，我們翻閱出來兩代院士，老地質學家，謝家榮院士的兒子，謝學錦院士95年捐來的一批有保存價值的檔案，山于以前沒有“人物檔案’’歸檔要求，因此，捐來這批資料一直沒有被重視，當時是捐給系圖書館，系檔案館，他們認為這批資料不屬于他們的收集范圍，所以一直被放在地下室五、六年，現在正在清理這批材料。由于學校有了“人物檔案’’歸檔要求，我們特地找校檔案館匯報了這一情況，校檔案館領導很支持我們并專門派人來鑒定這批檔案，認為是很有價值的一批檔案材料。我們在整理過程中發現很多都很珍貴、例如有47年時的材料，有野外照的標有地點的照片，有27年上海袖珍地圖等，可以說樣樣有用、值得珍藏。這批材料，學校已將它遷移到校檔案館，并準備請人幫助全部整理，入校人物檔案庫。

回顧這段工作，我們有一些收獲，工作有一些進展，這也是責任的驅使。有句老話：在其位、應謀其政。我覺得干什么工作都應爭取干好。我也深深知道我們的工作還遠遠不夠，距學校要求還有很大差距，例如：有些活動的照片、錄音、錄像、軟盤等，還沒有歸到學校，我們盡可能的把有些資料補充完整。北大創世界一流大學，我們各項工作也應創建一流，檔案清理工作也不例外。檔案事業在發展，同時也面臨新的挑戰。我們現已合并為地球與空間科學學院，我們的學院將在校檔案館的關心、指導、幫助下，一如既住地重視檔案工作，同時使院檔案工作不斷上臺階、上水平。

在此非常感謝校檔案館過去對我們的支持指導與幫助!

以上發言不妥之處，敬請各位老師批評指下。謝謝各位老師！

2002年4月17日