第一篇：安全社區建設檔案管理制度

安全社區建設檔案管理制度

第一章 安全社區的檔案概念

第一條 為了加強安全社區檔案管理工作，充分發揮檔案在安全社區建設中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，結合安全社區檔案管理工作實際，特制定本制度。

第二條 本制度所稱的檔案，是指在安全社區建設工作中形成、搜集起來的，經過整理具有保存價值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實物歷史記錄，以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我鎮安全社區創建以來各項工作的真實反映，是做好今后安全社區建設工作的必要條件，也是街道機關檔案的重要組成部分，對提高工作效率和質量有著重要作用。

第三條 本著節約資源、便于管理的原則，在工作活動中形成的實物檔案均由相關責任部門自行保管，電子檔案除本部門保管外，需備份一份由安全生產辦公室保存。

第二章 檔案工作機構和任務

第四條 各部門應根據工作需要，明確專人管理與本部門有關的安全社區檔案。

第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業知識，政治上可靠，能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對穩定。

第六條 檔案管理人員要堅持黨的四項基本原則，認真執行黨和國家的各項方針、政策，熱愛檔案事業，認真學習業務知識，努力提高政治思想覺悟和業務水平，以保證檔案工作任務的順利完成。

第三章 歸檔文件整理制度

第七條 在安全社區創建活動中形成的，記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準確地反映工作活動的過程和結果。檔案材料的格式符合國家有關規定，載體材料要有利于長期保存。收集的檔案材料應為原件，并按照文件材料的有機聯系，區分保存價值，分類整理。

第九條 文書檔案實行隨時辦隨時歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應及時編寫說明（單位、時間、內容、地點、攝影、錄音、錄像等）后進行歸檔。

第四章 電子文件的歸檔管理制度

第十條 本制度所稱的電子文件是指：在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網上傳送的文件。第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價值的電子檔案，必須納入檔案管理的范疇。第十二條 電子文件實行文檔一體化管理的方式，由安全生產辦公室負責對電子文件進行管理，堅持前端控制與全程管理的原則，即收發、鑒定、歸檔各環節統一。

第十三條 為維護電子數據的安全，每年對歸檔的電子文件要備份處理，若有條件可刻錄成光盤，異地保存。

第五章 檔案保管制度

第十四條 建立檔案的登記臺帳，及時記載檔案的收進、移出等變動情況，每年檢查、核對一次，做到帳實相符。

第十五條 對破損、褪變和載體材料不宜長期保存的檔案，要及時進行修復、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結等工作。

第十六條 采取有效措施，做好安全保管和科學保護等工作。

第十七條 檔案人員工作變動，必須辦好檔案的清點、移交手續。

第六章 檔案保密制度

第十八條 不斷加強檔案的保密觀念，認真遵守保密紀律，嚴格執行《保密法》。第十九條 秘密以上的檔案，必須妥善加以保管，如需借閱，必須經有關領導批準。第二十條 嚴禁攜帶檔案進出公共場所。因公外出攜帶檔案必須符合有關規定。第二十一條 嚴守檔案機密，查閱檔案者不得向無關人員談論檔案內容。

第二十二條 因工作需要而摘抄或復印的檔案材料，必須妥善加以保管，使用完畢立即歸還。

第七章 檔案鑒定、銷毀制度

第二十三條 根據國家有關檔案保管期限的規定，對保存期滿的檔案，3-5年鑒定1次，銷毀無繼續保存價值的檔案。

第二十四條 開展檔案鑒定工作由安全社區促進委員會指定有關人員組成鑒定小組，提出鑒定工作意見。在主管領導組織下，直接地、逐件（卷）地、準確判定檔案的價值；鑒定結束后，經安全社區促進委員會批復同意銷毀后，方可銷毀。

第二十五條 擬銷毀檔案，要編制銷毀清冊。銷毀時，要2人以上監銷，并在銷毀清冊上簽字。

第二十六條 已銷毀的檔案，應從原案卷目錄和有關檢索工具中除去或加以注明。第二十七條 經鑒定后仍需繼續保存的檔案或文件材料，應視情況作相應調整。

第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料，即鑒定工作的組織安排、報告、銷毀清冊等歸檔為長期保存。

第八章 檔案借閱、利用制度

第二十九條 凡借閱、利用檔案者，必須逐項填寫借閱登記表。

第三十條 借閱檔案者必須保護檔案，不得轉借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴禁在檔案原件上劃線、圈點、白抹、涂改、污損。未經許可，不得摘抄或復制檔案。

第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料，須經雙方分管領導批準。

第三十二條 對借出后歸還的檔案，必須逐件、逐頁、逐卷檢查，發現問題立即報告、處理。

第九章 檔案管理人員崗位職責

1、認真學習《檔案法》，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，忠于職守，做好本職工作。

2、認真執行文件材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好相關科室檔案的收集工作。

3、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。

4、對各類檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于提供利用。

5、要定期檢查檔案保管狀況，對破損或變質的檔案及時修補，復制或其它技術處理。

6、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集等參考材料。

7、嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為安全社區建設工作服務。

第十章檔案收集內容

（1）安全社區建設組織機構、目標、計劃等相關文件；

（2）安全促進項目計劃、方案；

（3）安全管理制度；

（4）安全管理的駐地單位基本信息；

（5）各種隊伍建設等文件；

（6）各類創建活動記錄；

（7）事故與傷害原始記錄；

（8）安全檢查、監測與監督的記錄等。

第二篇：2015社區檔案管理制度

檔案管理小組

組長：XXX 組員：XXX

XXX

檔案收集制度

1、根據《檔案法》的規定，在本社區活動中形成的，記錄和反映本社區工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔的文件材料應為原件，格式符合國家規定，必須用碳素或藍黑墨水書寫，不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。

3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料，應在差旅費報銷前移交檔案室。

4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份，雙方清點核對后簽字，各存一份備查。

檔案整理制度

1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規則》或《文書立卷方法》，必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面，編制歸檔文件目錄。

2、會計檔案由本社區財務人員按要求整理完畢后，于次年2月底前移交檔案室。

3、基建檔案由負責基建項目的人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊，集中統一移交檔案室。

4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后，由檔案人員一起參加開箱驗收，并登記、及時歸檔后再提供利用。

5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明（時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等）后，向檔案室移交歸檔。

檔案保管制度

1、非檔案工作人員，未經許可不得進入檔案庫房。

2、堅持檔案室溫濕度測記工作，高溫、高濕季節積極采取降溫、除濕措施，發現問題及時處理。

3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物，做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。

4、保持檔案室清潔衛生，確保檔案安全。

檔案利用制度

1、社區檔案室要建立檔案利用登記表（冊），利用檔案必須填寫利用登記表。

2、利用檔案必須在檔案室查閱，特殊情況需借出時，須經社區委會主任批準，嚴格履行借出手續、按時歸還。

3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案，不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。

4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密，不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。

5、外單位借閱檔案須持單位介紹信，經領導批準，方能借閱。

6、借出歸還的檔案，必須認真清點、檢查，發現問題立即上級部門報告。

檔案人員變更交接制度

1、社區組織檔案人員由社區文書擔任。

2、檔案人員變換，要切實履行交接手續。

3、交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等。

4、交接雙方要認真核對檔案的內容，并做好檢查記錄。

5、檔案人員變換，要向縣檔案局備案。

社區檔案分類大綱示意圖

社區級檔案：

1、文書檔案

2、會計檔案

3、科技檔案

4、電子檔案

5、聲像檔案

6、實物檔案

第三篇：社區檔案管理制度

檔案管理制度

為進一步規范社區的檔案管理工作，根據社區檔案工作的實際情況，特制定社區檔案管理制度如下：

一、社區要設置一名檔案管理員（可兼任），負責社區各類檔案的歸檔整理工作。檔案管理員變動時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。

二、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時歸檔，因特殊原因漏記的要及時補記。

三、每年要將上一應歸檔的檔案材料按歸檔立卷要求整理、分類、裝訂，建立案卷目錄。

四、檔案要分類、有序存放，并按要求保持室內溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬等工作，定期進行清點、核實，保持檔案完好。

五、嚴守檔案保密規定，未經社區負責人批準不得借閱、翻印。

六、社區工作人員借閱檔案要履行手續，檔案不得涂改、勾畫、拆散，借閱后檔案要保持完好。

七、不需歸檔文件暫存一年后、保管期滿檔案經鑒定無保存價值的登記造冊，經社區負責人批準后方可到指定造紙廠銷毀，銷毀時兩人負責監銷并簽字，銷毀清冊要永久保存。

**社區

第四篇：社區檔案管理制度

社區檔案管理制度

社區檔案管理制度1

一、檔案工作在街辦檔案室直接領導下，由分管的領導具體落實，由兼職檔案人員進行管理。

二、實行文書處理部門立卷歸檔制度。各科室在公務活動中形成的有保存價值的文件材料，均由承辦科室按文件材料形成規律，系統整理好后向檔案室移交。

三、檔案室負責統一收集、整理、保管街辦各門類和載體的全部檔案。

四、編輯必要的檔案參考資料、編制各種檢索工具，積極開發利用檔案信息來源，辦理檔案借閱，為各部門及來訪群眾做好服務工作。

五、各科室應將文件材料的'形成、積累、整理工作納入經辦人員職責范圍及檔案網絡人員崗位責任制。

六、與檔案工作有關的重要工作會議，如基建工程竣工驗收會，以及重要儀器設備的開箱驗收，有關部門均應通知檔案部門參加。對于各部門文件材料收集不齊全的，檔案部門不予驗收、蓋章，領導不簽字，財務不報銷。

七、對外出學習，開會人員獲得的各類文件材料，回社區后應將屬歸檔范圍的文件材料交檔案室。

八、檔案室遵照上級檔案部門的決定，對我社區檔案工作實行統籌安排，組織協調，制定街辦“檔案工作管理辦法”，檔案保管期限表，檔案工作人員職責及檔案的歸檔、保管、保密、借閱管理、鑒定銷毀、獎懲等制度，提高檔案科學管理水平。

社區檔案管理制度2

一、檔案庫房的檔案資料，要按門類載體進行科學排列、編號，框架排列要科學有序。

二、庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐。禁止存放易燃易爆物品，禁止擺放電腦等電器設備。庫房應配備滅火器，并經常檢查。

三、非檔案室的工作人員不能進入檔案庫房，庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放食品和寄存任何與檔案無關的'雜物，保持庫房內清潔衛生，定期清掃整理，以防蟲、鼠害。

四、維護檔案的安全，庫房做到“八防”，即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防有害生物、防污染，發現檔案災情時應及時處理，并在檔案箱、柜里放置防蟲藥，定期檢查使用情況。

五、每年定期對檔案進行檢查，檢查現存檔案與帳目是否相符，檔案是否損毀，檔案的收進、移出是否準確，并及時做好記錄工作，發現問題及時匯報及時采取措施，解決存在問題。

六、每天應對庫內的溫度、濕度進行登記，對溫度超過14℃-24℃，相對濕度超出45%-60%，要采取措施，使之保持在控制要求范圍。

社區檔案管理制度3

一、認真學習《檔案法》和《福建省檔案條例》，熱愛檔案事業，刻苦鉆研業務，忠于職守，做好本職工作。

二、制定并認真執行文件材料歸檔制度，積極配合、督促有關領導和有關人員按時、按質、按量辦理好各職能部門檔案的移交工作。

三、嚴格遵守檔案管理制度，認真做好本社區檔案收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統計等工作。

四、對本社區各種門類、載體的檔案實行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于提供利用。

五、要定期檢查檔案保管狀況，建立保管檢查情況臺帳，并對破損或變質的檔案及時修補，復制或其它技術處理。

六、根據工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集等參考材料。

七、熟悉庫藏檔案，為本社區各項工作提供優質服務，充分發揮檔案作用。嚴格執行保密、利用制度，辦理好借閱手續和利用效果登記等工作。

八、嚴守黨和國家機密，正確處理利用和保密的`關系，使檔案信息得到充分的開發和保證檔案內容的安全，更好地為社區建設工作服務。

社區檔案管理制度4

一、社區要設置一名檔案管理員(可兼任)，負責社區各類檔案的歸檔整理工作。檔案管理員變動時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。

二、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時歸檔，因特殊原因漏記的`要及時補記。

三、每年3月底要將上一應歸檔的檔案材料按歸檔立卷要求整理、分類、裝訂，建立案卷目錄。

四、檔案要分類、有序存放，并按要求保持室內溫濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬等工作，定期進行清點、核實，保持檔案完好。

五、嚴守檔案保密規定，未經社區負責人批準不得借閱、翻印。

六、社區工作者借閱檔案要履行手續，檔案不得涂改、勾畫、拆散，借閱后檔案要保持完好。

七、不需歸檔文件暫存一年后、保管期滿檔案經鑒定無保存價值的登記造冊，經社區負責人批準后方可到指定造紙廠銷毀，銷毀時兩人負責監銷并簽字，銷毀清冊要永久保存。

社區檔案管理制度5

一、檔案工作人員要正確處理利用和保密的關系，即要積極提供檔案為本社區各項工作服務，又要堅持保密原則。

二、本社區居委會各職能部門凡是查閱與其工作有關的`檔案，須經檔案員同意后，在檔案借閱登記簿上登記，由檔案工作人員調卷，并在閱檔室內查閱。

三、外單位或個人查閱檔案，查閱人須持所在單位介紹信或個人有效證件，經分管領導同意，再辦理查閱手續。

四、借閱檔案材料應在閱覽室查閱，確因工作需要外借應經主管領導批準，但外借時間不得超過三天，必須辦理借閱手續，并不得轉借他人。

五、借閱機密檔案須經主管領導審批，并限閱檔室查閱，一律不得外借，未經許可不得摘錄。查閱者必須嚴守秘密。

六、借閱者借閱檔案材料要愛護案卷，不得擅自翻印、復制，不得涂改或在檔案材料上做任何標記，抽換、損壞、拆散、涂改、勾畫，要保證檔案材料的整潔，維護檔案的完整與安全。

七、借閱者歸還檔案時，須經檔案工作人員驗查，清點無誤后，方能辦理簽收手續。

八、借閱者查閱完畢檔案后，必須在檔案利用效果登記簿內簡要寫明查閱檔案的利用效果，及時反饋檔案利用情況，包括利用目的、利用內容及取得的效益。

社區檔案管理制度6

一、檔案人員要認真學習《保密法》，嚴格執行《保密法》和黨和國家有關保密政策和保密制度，每年定期進行檔案安全保密檢查工作，檢查各部門檔案保密制度執行情況及文件資料保管、清理，檔案整理歸檔情況，確保檔案的完整與安全。

二、檔案室必須做好保密工作，對秘密以上的密級檔案要加強管理，控制使用，嚴格執行查閱審批手續，防止泄、失密的事故發生。

三、凡查閱密級檔案，查閱人員不得私自摘抄和復印、剪裁、撕毀，并做到知密不泄。

四、查閱檔案只限在閱檔室內閱讀，未經許可，不得摘抄、復制、錄檔案內容，確需借出檔案，須報分管領導批準，并按時歸還。

五、任何人不得攜帶檔案文件外出。檔案工作人員要自覺遵守保密制度，不將機密檔案放在檔案室以外的任何地方，不隨身攜帶庫房或檔案箱柜鑰匙。對調出查閱的`案卷入庫時，檔案員必須對該案卷進行認真細致檢查。

六、檔案部門及有關人員應嚴格執行保密制度，對于造成泄密的部門和個人，應追究其責任，并就其情節輕重，給予必要的處分。

社區檔案管理制度7

一、檔案是國家的寶貴財富，未經鑒定，任何人不得隨意銷毀到期的檔案。

二、鑒定工作要在社區居委會主管領導下，由分管領導、檔案工作人員和有關人員組成鑒定小組，根據檔案的'保存價值和本社區居委會“檔案保管期限”進行。

三、定期對庫存檔案進行鑒定，鑒定時，必須嚴格掌握，慎重從事，準確地判斷檔案的存毀。

四、對于短期(以下)的檔案，到期后應逐件審查，根據實際情況，直接判定其價值，一時無法確定其價值的應按照“保存從寬，銷毀從嚴”的精神辦理。需要保存的文件取出留存，延長保管期限，對保管期限滿，無需繼續保存價值的按規定手續銷毀。

五、對于無保存價值的檔案，經鑒定小組提出鑒定銷毀意見，將需要銷毀的檔案登記造冊，經分管領導批準后，由二人在指定地點監銷，批準和執行銷毀人員在“銷毀情況”上簽字，以示負責。

六、銷毀檔案時要嚴格執行保密制度，嚴防遺失和泄密。檔案銷毀后，檔案部門應妥善將銷毀清冊加以存檔保管。

社區檔案管理制度8

檔案收集制度

1、根據《檔案法》的規定,在本社區活動中形成的,記錄和反映本社區工作情況、具有查考、利用價值的.各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍,任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔的文件材料應為原件,格式符合國家規定,必須用碳素或藍黑墨水書寫,不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。

3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料,應在差旅費報銷前移交檔案室。

4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份,雙方清點核對后簽字,各存一份備查。

檔案整理制度

1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規則》或《文書立卷方法》,必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面,編制歸檔文件目錄。

2、會計檔案由本社區財務人員按要求整理完畢后,于次年2月底前移交檔案室。

3、基建檔案由負責基建項目的人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊,集中統一移交檔案室。

4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后,由檔案人員一起參加開箱驗收,并登記、及時歸檔后再提供利用。

5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明(時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等)后,向檔案室移交歸檔。

檔案保管制度

1、非檔案工作人員,未經許可不得進入檔案庫房。

2、堅持檔案室溫濕度測記工作,高溫、高濕季節積極采取降溫、除濕措施,發現問題及時處理。

3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物,做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。

4、保持檔案室清潔衛生,確保檔案安全。

檔案利用制度

1、社區檔案室要建立檔案利用登記表(冊),利用檔案必須填寫利用登記表。

2、利用檔案必須在檔案室查閱,特殊情況需借出時,須經社區委會主任批準,嚴格履行借出手續、按時歸還。

3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案,不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。

4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密,不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。

5、外單位借閱檔案須持單位介紹信,經領導批準,方能借閱。

6、借出歸還的檔案,必須認真清點、檢查,發現問題立即上級部門報告。

檔案人員變更交接制度

1、社區組織檔案人員由社區文書擔任。

2、檔案人員變換,要切實履行交接手續。

3、交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等。

4、交接雙方要認真核對檔案的內容,并做好檢查記錄。

5、檔案人員變換,要向縣檔案局備案。

第五篇：社區檔案管理制度

XX縣**社區檔案管理制度

檔案收集制度

1、根據《檔案法》的規定，在本社區活動中形成的，記錄和反映本社區工作情況、具有查考、利用價值的各種門類和載體的文件材料(包括圖表、簿冊、聲像材料等)均屬收集歸檔范圍，任何人不得據為己有或拒絕歸檔。

2、歸檔的文件材料應為原件，格式符合國家規定，必須用碳素或藍黑墨水書寫，不得用紅黑水、藍圓珠筆、鉛筆、復寫紙書寫。

3、外出學習、開會、考察等活動中帶回的文件資料，應在差旅費報銷前移交檔案室。

4、移交文件材料應填寫移交清單一式兩份，雙方清點核對后簽字，各存一份備查。

檔案整理制度

1、文書檔案的整理采用《歸檔文件整理規則》或《文書立卷方法》，必須于次年的3月份以前完成。采用《歸檔文件整理規則》應在每份文件上加蓋歸檔章或附上歸檔文件封面，編制歸檔文件目錄。

2、會計檔案由本社區財務人員按要求整理完畢后，于次年2月底前移交檔案室。

3、基建檔案由負責基建項目的人員在項目竣工、驗收后3個月內整理、編目、造冊，集中統一移交檔案室。

4、設備檔案由設備采購部門或人員在設備到貨后，由檔案人員一起參加開箱驗收，并登記、及時歸檔后再提供利用。

5、錄音、錄像、照片、底片等檔案由具體承辦人員及時編寫說明（時間、內容、地點、人物、攝影者、背景等）后，向檔案室移交歸檔。

檔案保管制度

1、非檔案工作人員，未經許可不得進入檔案庫房。

2、堅持檔案室溫濕度測記工作，高溫、高濕季節積極采取降溫、除濕措施，發現問題及時處理。

3、檔案庫房放置滅鼠、殺蟲藥物，做好檔案防蟲、防鼠、防火、防盜、防光等工作。

4、保持檔案室清潔衛生，確保檔案安全。

檔案利用制度

1、社區檔案室要建立檔案利用登記表（冊），利用檔案必須填寫利用登記表。

2、利用檔案必須在檔案室查閱，特殊情況需借出時，須經社區委會主任批準，嚴格履行借出手續、按時歸還。

3、借閱檔案者不得轉借、遺失、拆散和損毀檔案，不得在檔案原件上圈點、加注、涂改、污損。

4、檔案借閱和保管人員要保守檔案秘密，不得向無關人員談論檔案內容和泄漏檔案秘密。

5、外單位借閱檔案須持單位介紹信，經領導批準，方能借閱。

6、借出歸還的檔案，必須認真清點、檢查，發現問題立即上級部門報告。

檔案人員變更交接制度

1、社區組織檔案人員由社區文書擔任。

2、檔案人員變換，要切實履行交接手續。

3、交接內容包括檔案數量、檔案有關設備、參考資料、登記、統計臺帳等。

4、交接雙方要認真核對檔案的內容，并做好檢查記錄。

5、檔案人員變換，要向縣檔案局備案。

社區檔案分類大綱示意圖

社區級檔案：

1、文書檔案

2、會計檔案

3、科技檔案

4、電子檔案

5、聲像檔案

6、實物檔案