第一篇：檔案歸檔帳外文件一定要收集齊全

檔案歸檔帳外文件一定要收集齊全

帳外文件”，指未經發文登記和打印、編號的文件，通常成為檔案歸檔案不全的主要原因。

總結帳外文件的種類：

（1）本機關領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料，尤其是本機關領導在會議上的講話、發言以會議上印發本單位的典型材料。

（2）代上級機關擬稿并被采用的文件定稿和印本。

（3）上級機關批轉、轉發本機關的文件。

（4）國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本機關、本系統工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料。

（5）本機關召開的黨代會、職代會、團代會、黨組（黨委、總支、支部）會、行政領導（如局長）辦公會、工作會議、專業會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領導人講話稿等文件材料。以及領導班子民主生活會報告（一年兩次）

（6）本機關各種基礎數字統計報表和分析材料。

（7）領導干部個人重大事項的情況報告（一年兩次）。

（8）領導干部個人收入申報的情況報告（一年兩次）。

（9）本機關目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發事件、重大活動中形成的文件材料。

（10）本機關各級黨組織在工作活動中形成的文件材料。

（11）本機關干部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方面的審批材料及黨員、干部、職工名冊。（如干部職工考核等次匯總表、工資變動審批表、工人技術等級考核審批表、工資發放明細表等）

（12）本機關制訂的規章制度、管理辦法、規定、工作條例、崗位職責等。

（13）本單位財產、檔案交接憑證。

（14）本機關編印的簡報、出版物定稿、樣本。包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、志書等。

（15）本機關請示與上級機關的批復，下級機關的請示與本機關的批復。

（16）本機關與外機關簽訂的各種合同、協議書等。

（17）本機關檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料。

（18）新聞媒體（報社、電臺、電視臺、雜志社）報道、轉載本機關工作活動的文章、圖片、采播通知單等。

（19）本單位領導班子及成員的述職報告。

（20）政府部門在采購過程中所形成的報告、標書、合同等。

第二篇：檔案村級文件材料歸檔整理辦法

村級文件材料歸檔整理辦法

按照國家、省、市檔案局文件精神，進一步規范村級文件材料，保證村級文件材料的齊全完整，便于提供利用，現規定村級檔案整理方法（整理步驟）。

一、區分

按照市局統一要求，我縣村級文件材料歸檔采用“保管期限-”分類方法。將收集來的各種文件材料按不同區分開來（一個一堆）。

二、劃分保管期限

在每個內文件材料劃分不同的保管期限。即：永久、定期（30年）。

三、文件排列

在不同保管期限內排列順序，排序過程中應遵循三個結合。即：級別、重要程度、時間。

四、整理

永久：裝袋，以件為單位，每件一袋（定期：可不裝袋，用線裝訂）。然后去掉金屬物，破損的進行裱糊。需說明，請示與批復，草稿與正文為一件，一次會議為一件。

六、蓋歸檔章：蓋在每件文件首頁右上角的空白處。

全宗號：檔案局給的固定號

：此件文件的年代

件號：即此件所在的順序號

保管期限：此件文件保管期限是什么（永久、30年）

七、填寫目錄

件號：即此件所在的順序號

責任者：文件的作者，即文件的制作機關，部門或個人

文號：文件的字號，制作文件機關的發文號。如法政發

[2006]24號就是文號

題名：文件的標題

日期：文件的日期，例：2008年2月5日。20080205.頁號：文件的頁數

備考：需要說明的地方。

八、裝盒：填寫備考表，盒內有需要說明的地方

九、脊背蓋章

全宗號：檔案局給的固定號

：此盒文件針對的年代

保管期限：此盒文件針對的保管期限（永久、30年）

起止件號（室）：此盒文件共有多少件，從幾至幾件。

例：1-25，說明此盒共有25件，即從1至25.法庫縣行政村文件材料收集歸檔范圍

1、村民委員會選派結果報告單；永久

2、本村關于黨（團）員名冊，培養和發展新黨（團）、黨員轉

正等材料；永久

3、協議、合同（30年以上，包括30年）；永久

4、各種補貼、發放明細、匯總表；永久

5、黨支部、村委會會議記錄；永久

6、審批、統計表（）；永久

7、本村土地證書、區域示意圖；永久

8、參合人員注銷登記表；永久

9、新增參合人員登記表；永久

10、注銷參合農民基本信息；永久

11、本村協查結果反饋聯簽單；永久

12、低保發放明細表；永久

13、殘疾人自然狀況登記表；永久

14、遷入、遷出介紹信、分戶、落戶等存根；永久

15、戶卡、土地賬；永久

16、本村會計交接書；永久

17、本村村委會分工，三年任期目標等方面材料；永久

18、本村的干部名冊；永久

19、法院、鄉鎮法律服務所關于本村民事、經濟、裁定、判決

等材料；永久

20、本村村史、歷史沿革、大事記、家譜、族譜。歷任村領導的資料；永久

21、本村關于文化活動設施、村級圖書資料、村級文藝團體、民間藝人、手工技能、保護與開發等文件材料；永久

22、民兵、征兵、預備役軍人登記表、民兵花名冊、審批表等

文件；永久

23、本村干部任期屆滿或離任審計，資產審計材料；永久

24、本村農民受益分配表冊；永久

25、本村關于集體及村民債權債務及其清理化解情況材料永久

26、本村招商引資形成的材料；永久

27、本村外出務工人員相關材料；永久

28、本村林權登記申請，林權登記證發放表；永久

29、自留山，家庭承包集體預留林地臺賬；永久

1、省、市、縣委縣政府減輕農民負擔的各種材料30年

2、加強村級管理規定30年

3、鄉鎮對村里下發的各種材料30年

4、本村各種季報表30年

5、本村選民名單30年

6、承包各種合同、協議（30年以下的）30年

7、本村關于護林防火、村規民約等材料30年

8、本村婦女工作會議記錄、培訓、競賽活動等材料30年

9、本村文明家庭各種活動的文件材料30年

10、本村司法調解工作會議記錄30年

11、本村綜合治理、治安保衛、安全生產等協議書文件材料 30年

12、本村計劃生育總結、計劃、宣傳教育、統計、登記臺賬等材料30年

13、本村專業戶、科技示范戶、典型戶情況調查材料30年

14、本村土特產品情況的材料30年

15、本村高齡老人生活補助的規定、名單30年

16、廉政建設、黨員教育等材料30年

第三篇：建設項目文件歸檔要求及檔案整理規范

建設項目文件歸檔要求及檔案整理規范

一、項目文件形成的質量控制

建設項目檔案是項目建設活動形成的文件中具有保存價值的部分。它是由項目參建各方共同形成的，是項目建設的真實記錄，是對建設項目進行稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護、改擴建的重要形式，項目建設單位、籌建部門、勘察設計單位、監理單位、施工單位等均應按照國家對項目檔案工作的有關要求，把項目建檔工作作

為項目建設的重要組成部分，列入建設計劃，明確各自的職責。使之與項目建設同步進行。為此，參與項目建設的主要單位應在項目建設過程中對項目文件形成與積累的質量進行監控。

（一）建設單位文件的質量控制

1、建設單位的職責

建設單位應承擔起項目檔案工作的統籌規劃、組織協調、監督指導的職責。

2、建設單位的任務(1)明確項目檔案工作計劃。

(2)建立檔案工作網絡，明確各崗位任務。(3)規范做法，打好基礎。(4)申報登記，接受監督(二)設計單位文件的質量控制

設計文件材料的規范，對竣工檔案的內在質量有著密切聯系。

如果設計單位提供的施工圖線條、字跡不清晰，就很難保證竣工圖的字跡線條清晰；如果設計修改通知單沒有統一的編號或者不體現修改的圖號和修改內容(題名)，將對日后文件的整理和提供利用帶來不便。因此，設計單位應在明確設計任務或者在各專業分工時，應明確形成文件的內在質量和外在質量要求，把不合格的產品控制在文件發出之前。保證設計文件的質量，尤其要注意每張施工圖應有圖號、圖名、設計人、校對人、審核人簽名；規范設計變更文件的編制和傳送。設計修改通知單不能一文修改多專業，同時要在有關欄目揭示修改內容、被修改圖號。設計修改通知單要按專業統一編號，變更人、審核人簽名要完備。對急于施工先發傳真的，事后要補發原件；

口頭變更的要及時形成文件發往有關單位，必須明確行之有效的特別辦法。

設計文件要按專業、文號順序進行積累。在項目的設計(含變更設計)全部完成后，設計單位需向建設單位移交經規范整理的全套檔案(紙質、電子)，并移交一份由項目設計技術負責人簽署的設計及修改變更文件材料目錄，詳列該項目全部的技術文件、設計變更文件、圖紙勘誤表目錄。

(三)監理單位文件的質量監控

1、監理單位職責

(1)《中華人民共和國建筑法》(以下簡稱(建筑法》賦予了建設

監理督促檢查項目參建各方做好項目文件的歸檔工作，檢查、審核項目檔案的完整、準確、系統的責任。監理應注意把好文件形成的質量關，在對施工記錄進行確認時，要檢查所填各薦是否符合要求，對試驗單位、設計單位移交的檔案也應把好質量關。

(2)《工程建設監理規定》，第十四條第五款規定：“建設監理業務完成后，向項目法人提交工程建設監理檔案材料。”這就意味著建設監理在審核參建各方檔案的基礎也要整理好監理過程中的文件移交項目法人。

2、監理單位任務

(1)參與招標工作時，在協助項目法人做好項目招標文件的有關款項中，應明確文件的歸檔條款，如：竣工檔案的數量、案卷的內在質量和外在質量、電子文件的歸檔等。

(2)從事設計階段監理時，在協助項目法人單位選擇設計單位

后，除對設計方案的評選、審查和施工圖繪制過程中的監控外，還要指定文件積累、歸檔工作的責任人。并對設計文件、圖紙進行檢查、歸檔和驗收。由于設計中出現的質量問題對工程影響極大，有關資料已表明，工程出現的質量問題40％在于設計原因，投資問題則80％決定于設計。所以，提高設計質量、增加投資效益一定要把好設計質量關。同時要做好設計監理過程中自身項目文件的形成積累。

(3)從事施工階段監理時，一是在監理機構內部要指定項目文件的積累、歸檔工作的責任人；二是對各施工單位項目文件的形成、積累、進行內在質量監控；三是各級監理人員要對所監理項目的檔案完整、準確、系統進行審核。建設監理工作中形成的內部文件進行監控的主要內容有： ①來自項目法人的文件。監理工程師受聘于項目法人，按照簽

定的合同條款對項目進行監理。合同條款是監理工程師進行監理的依據，簽定合同后項目法人還會就工程建設的投資、進度、質量等方面，提出要求或提供有關動態管理的文件。如：在材料供應、設備采購、項目部分功能的修改、工期的調整、施工期的水文地質、水文氣象等到，對這些文件，信息管理監理工程師應妥善保管；

②來自設計單位的文件。這類文件對監理工程師正確理解設計意圖，保證施工質量至關重要，除了設計單位正式頒發的設計圖紙、設計修改通知單以及設計變更等材料外，其設計參數及計算方法也是收集范圍；

③來自施工單位的文件。施工進度計劃、施工方法說明、施工

作業報表、施工質量檢驗報告、月支付申請以及向監理工程師遞交的各種有關進度、質量、費用、材料、設備、勞備、關稅、索賠等方面的文件。這部分文件是監理工程師進行進度、投資、質量控制的重要依據。如果施工單位提出索賠的話，還要建立索賠檔案；

④來自項目建設的主管部門、質量監督站、項目所在地政府的

環保、公安、交通、稅務、保險等方面的文件。這些文件也是監理工程師需要知曉、處理的工作范疇。

(四)施工單位文件的質量監控

施工單位形成的施工文件和負責編制的竣工圖是反映項目真實面貌和質量的主要依據，其數量在整個項目檔案中占了最大的比重，是項目檔案的主要組成部分。這一階段也是項目文件積累的關鍵，其質量控制可從以下幾方面進行：

一是以公文形成的文件，要注意統一文號。施工單位圍繞項目建設，將形成公文形式的文件，如請示監理及項目法人等的文件要規范，如有統一的格式、統一的文號，同時，每一份文件要有準確的題名；

二是施工記錄，必須真實、準確、耐久、有序、規范和完備的簽署手續； 三是竣工圖必須字跡、線條清晰，圖面整潔，修改到位。

施工單位在簽訂承、發包合同后，應建立與工程承、發包方式相適應的項目檔案工作網絡，按照國家規定對需向建設單位移交的施工文件做好積累、整理工作。建設項目除了土建部分外，大多數的建設項目也都會有設備。在大型的生產設施方面，施工是由兩個不同類型的施工單位進行的，所以做法上有相通之處，但也有其各自的特點。

1、土建施工積累的方法應符合施工文件形成的規律和質量監督部門檢查的要求，施工管理性文件可按問題積累。施工記錄一般從部分到整體的，按分項、分部、單位工程積累。

2、設備文件主要有三個方面。一是設備報價、詢價等來往文件(這一部分文件一般由建設單位監控)；二是設備隨機文件；三是安裝、調式文件。設備部分的文件質量監控，主要從設備的開箱起把好關。設備隨機文件的監控是從設備開箱時進行，是根據設計文件、裝箱清單等進行。

(五)項目質量監督部門的監控(六)檔案行政管理部門的監控

二、建設項目文件的整理

建設項目文件的整理，要求在完整收集的基礎上進行，遵循文件材料的自然形成規律，保持項目文件材料的成套性，按照一定的原則與方法進行分類、組卷、排列、編目，形成符合國家檔案工作規范的系統。

(一)歸檔文件的質量要求

1、歸檔文件應是原件

建設單位產生的文件歸檔時應收集原始手稿和打印件，蓋章簽字方可歸檔； 建設單位作為直接的收文單位，其文件歸檔時應保存正本；

有些文件如發至上級主管單位，建設單位作為間接接收單位，且沒有抄送字樣的，歸檔時可保存復制件：

施工單位移交給建設單位的文件除原材料質量證明單和個別材料試驗報告可用復印件外，其余施工文件均應移交原始文件，供建設單位歸檔保存。

2、歸檔文件的內在質量要求

(1)歸檔文件內容要真實，必須在項目建設過程中直接形成的

(2)歸檔文件要準確、有效。圖物相符、簽署完畢，已按照一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在文件指定位置上簽署意見、簽名、蓋章、著明日期。(3)歸檔文件必須耐久、易讀。所使用的筆墨紙張、膠片、相紙、磁帶等必須質量優良。不得使用普通圓珠筆、各色鉛筆、紅色和純藍墨水等易褪色的材料，文件中的字體端正、圖像音質清晰易辨。

(二)歸檔文件整理的基本要求

1、整理步驟

項目檔案材料的整理主要分以下幾點：

(1)劃分階段。凡是歸入建設項目檔案的文字材料、圖表、圖紙，按立項、設計、施工、竣工四個階段歸類劃分，不同形成階段的文件材料不能混淆在一起。

(2)鑒別。按建設項目檔案歸檔范圍對收集整理的文件材料進行鑒定，剔除不屬歸檔范圍及重份的文件，以確保項目檔案的完整性，對計劃任務書的批復、項目任務書的上報、征地權屬證書等材料，應將原件歸入項目檔案。

(3)劃分單位、分部(項)工程。同一單項工程的文件先按單位工程劃分，同一單位工程再進一步劃分分部(項)工程。同一分部(項)工程的文件再按不同專業分別排列。

(4)排列。根據文件的形成階段規律和查找利用規律分別排列，如管理性文件按問題一時間排列；原材料、構件的出廠證明、試驗報告可按結構或批量分類排列，質量檢查、評定記錄按單位、分部、分項工程分類排列。

(5)卷內文件排列。如果一個項目形成的同類型文件數量不多，可以組織為一個案卷，其卷內文件的排列要按形成的先后順序排列：如果圖紙、文字性文件分別組卷時，圖紙的排列可按圖紙目錄的順序進行，文字性文件遵循反映同一問題、同一結構的文件排列在一起的原則，同一案卷中有若干個問題時，按問題的時間順序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工圖文件時，反映同一個問題、同一工作進程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工圖文件在后。

2、組卷原則和要求

組卷要遵循項目文件的形成規律，保持案卷內項目文件的有機聯系，便于檔案的安全保管和提供利用的原則。組卷時應注意：

(1)案卷內文件要準確反映項目建設活動的真實內容。(2)案卷內文件要齊全、完整。破損的文件修復后才能組卷，幅面不一致的文件必須折成或裱成一致的幅面。鑒于目前文件使用的紙張有16開和A4兩種規格，現階段允許在一個案卷內兩種規格紙張存在(最好能統一為A4規格)，對于其他規格的文件，小于16開的文件用A4標準的白紙托裱，文件右邊和下邊分別與托裱紙右邊和下邊靠齊。托裱時，不可將文字圖表和數據掩蓋，簽署意見在裝訂線以內的要粘貼補寬訂裝部分。

(3)卷內文件材料的制作和書寫材料必須益于長期保存。不能用熱敏紙(傳真紙)文件，不能有鉛筆、圓珠筆、復寫紙書寫的文件。

(4)案卷內文件的保管期限應基本一致。

(三)項目文件的組卷方法

案卷：是一組具有有機聯系的、價值大體相同的科技文件材料的集合體定的分類集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本單元。它按一

案卷組成包括兩部分材料：經過整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷內目錄、卷內備考表、案卷封面封底以及卷盒。

l、綜合管理性文件材料的組卷

管理性文件材料主要是在項目準備階段形成的涉及范圍廣泛的文件，如：立項申報與審批材料、可行性研究報告、征地拆遷材料、報建材料、合同、協議、設計和在設計施工階段形成的招標、投標文件、竣工驗收階段形成的竣工驗收文件。(重點是依據性材料)這類型的文件材料的組卷，應先按問題，后按時間的原則組卷。如：立項、征地拆遷、報建、招投標形成的文件材料自然分成幾個問題，可把不同問題的文件材料分開，同一問題形成的文件材料按時間順序排列。文件材料數量多的，可以組成幾個案卷，不多的可組成一卷。卷內反映同一問題的文件應排列在一起，可按時間順序或重要程度排列。如：征地拆遷包括征地拆遷合同協議、征地批文、征地數量一覽表、占地圖及土地證等，這些材料不能與招、投標文件放在一起。建設單位在對管理性文件組卷時，應注意簽發稿的歸檔；合同支付未委托監理業務的，組卷時應將支付申請月報和監理審核意見及批準支付材料同時歸檔；在竣工驗收階段應將驗收委員會對項目的憑借材料及評分表一同歸檔。

2、圖紙的組卷方法 施工圖和竣工圖在建設項目文件中占有很大比重，圖紙是按階段、結構、專業形成的，圖紙一般有圖紙目錄控制其排列順序，因而在組卷時可按設計圖紙目錄的順序進行排列。若反映一個單位工程圖紙數量少，可以組成一卷，卷內圖紙排列按目錄進行；若圖紙數量多，可按不同專業組成若干案卷。如果一張施工圖由若干單位施工，建設單位應指定匯總人，各施工單位完成自己負責的部分后交有關單位匯總。竣工圖與施工圖數量不一致時(有增有減)應重新填寫目錄，同時保留原圖紙目錄。

3、施工文件的組卷方案

施工文件的組卷要符合各自的形成規律。一般來說，原材料、構件的出廠證明按批量形成；試驗報告按結構形成：質量檢查、評定記錄是先形成分項、分部工程評定記錄，最后形成單位工程評定記錄。因此，施工文件的組卷按分項工程施工工序排列組卷。原則上可按以下方法組卷：按結構組卷。如果同一單位工程形成的施工文件少，可組成一卷；如果數量多的，可區分分部、分項工程分別組卷。

(1)整個單位工程和分部工程的工程質量評定表及統計表集中統一組卷；(2)分項工程質量評定表及分部工程的各種工程質量檢驗報告單，試驗檢測報告按分項工程組卷，分項工程質量評定表置于相應的分項工程施工記錄及質量檢測報告之上；

(3)原材料試驗報告、合格證等按批量形成，能區分工程部位的歸入分部工程部位不能區分按單位工程統一組卷；

(4)圍繞具體單位(項)工程的會議紀要、監理文件等可按單位(項)工程組卷；(5)施工中遇到的非正常情況記錄及對工程質量影響分析，施工中如發生質量事經處理補救后達到設計要求的認可證明材料應注意歸檔；

(6)重大的質量事故處理要單獨組卷(包括事故發生的原因、事故處理方案、事故處理結果)；

(7)設備部分文件材料單獨組卷，已獨立成冊并編有頁碼的可保持原狀，不需再編頁碼;(8)設備安裝、調試文件、設備隨機文件按臺套集中組卷，外文設備文件擬寫案卷題名時，應翻譯中文題名。修改通知單施工修改是經常發生的，因此會形成若干“修改通知單”，修改通知單一般不能直接附在被變更的竣工圖的后面，一般是將一個單項工程、單位工程形成的所有變更通知單集中起來，前面附上跟工程變更通知單目錄，組成一卷。數量多的，可按專業分別組卷。

5、監理文件的組卷方法

建設項目監理文件組成：項目監理工作依據性文件；監理工作性文件。(1)項目監理依據性文件的整理。項目監理的依據性文件產生于項目監理組織內部，形成時間一般在項目實施前和實施的全過程中。隨著建設項目工作的展開，形成了各專業的監理實施細則，建筑、結構、機電、地質、測量、環保、檔案信息管理等專業的實施細則。在收集這一部分文件時，要依據該項目形成情況進行收集。項目監理依據性文件應該在項目批準實施后整理歸檔。排列方法一般按專業的先后順序。

(2)項目監理工作性文件的形成、積累、整理。項目監理工作性文件產生于整個項目建設的各有關方面，它反映項目建設參建各方的有關建設項目情況的記錄，是建設項目的實質性文件。監理內部也要有統一的發文規范。每個項目要設立幾個文種要有統一規定，每一個文種的文件要有統一的編號。如，開工令、復工令等可設文種，圍繞工程質量、支付、會議紀要、備忘錄也應分別設文種、文號。不同的專業和業務范圍分別設立文種，這樣一來文件管理才能有序。監理文件排列時按發文程序，一份文件如在擬稿、簽發、審批記錄，應將請示、批復放一起，以便于文件的管理。同時，也便于隨時了解發文數量等。

對于監理過程中產生的文件材料，應按文種(或專業)一一時間整理組卷。如變更支付、進度款支付、索賠支付要分別單獨組卷，同時應把過程文件材料作為附件一并歸檔。監理月報、按組卷。以項目有關的來往文件應整理歸檔，以工程有關的但沒有批文，沒有結果的報告，應單獨立卷，待竣工驗收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：

①監理依據性文件歸檔時間在其形成后組卷。如；監理大綱、監理合同、監理規劃、監理實施細則；

②監理工作性文件的組卷工作在次年第開工、停工、復工令、監理文件、會議紀要、監理日志等； —季度或積累到一定厚度及時組卷。如：備忘錄、工程款項支付、監理簡報、監理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內容隨時組卷。

6、特殊載體檔案材料的整理

隨著信息技術的普及，它是建項目建設中積累了大量的非紙質載體的文件內容，它是建設項目檔案的補充，更是日后工作查考的重要的信息。它們涉及的內容相當廣泛，可以說上述幾種文件中都有。由于它的信息記錄形式比較特殊，在立卷中應單獨處理。

(1)照片的整理

照片檔案應以本項目建設活動為主，選用具有查考價值大體可以包括以下幾個方面：

①本項目大籌建、施工、竣工過程中產生的具有憑證和參考價值的照片； ②本項目領導活動的照片，上級有關領導在本項目視察活動的照片； ③本項目向有關單位提出內容和要求、組織拍攝或征集的照片 ④本項目在工作中選用的外單位的照片。

照片檔案的構成應當由底片(向外單位收集的可以沒有底片)、照片和文字說明等部分構成。

一組(若干張)聯系密切的照片按順序排列后擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片，其單張照片說明可以從簡。如一組初步設計審查會的照片，可能在查看線路現場的照片，有在會議室具體講座的照片，可以把這一閃會議形成的若干張照片作為一組照片。又如一個單項工程的建設，可以把施工前的地形、地貌拍攝下來，連同開工儀式領導到場奠基的若干張照片作為一組。組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。同組中的每一張照片均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“①”、“②”、“③”?同組中的照片其組聯符號相同。組聯符號不應越冊。組合照片說明放在本組第一張照片的上方。

對于某次活動只收集了單張照片的，則要以單張照片為單位擬寫說明。照片說明“六要素”的內容：

． ①事由：照片所反映事件、事物的情由；

②時間：事件發生或事物變化、產生的時間和照片拍攝的時間； ③地點：被拍攝物所在的具體地點；

④人物：照片所反映的主要人物的姓名、單位和身份； ⑤背景：對揭示照片主題具有一定作用的背景； ⑥攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。

伴隨著施工進程，各階段都應留一些反映施工具體過程的照片。它們是工程竣工文件主要組成部分，項目竣工時將照片檔案應移交一份給建設單位，施工單位移交前，根據分組說明寫出照片檔案的總說明。總說明應該介紹整個項目或單位工程設計、竣工、管理情況，如果照片中有施工工藝的改進，質量問題的處理，還應重點介紹相關整個工程項目的照片整理完成后，還要編制照片檔案目錄。

凡是歸檔的聲像文件，必須圖像清晰、聲音清楚，并附以必要的文字說明，必須是原版、原件。

錄音、錄像檔案以自然盒(盤)為一卷，每盒(盤)的外套上要帖有標簽，注明其內容、主要人物、形成日期、帶長(分鐘)、編號、型號和保管期限等，并填寫目錄。

(四)案卷的裝訂

裝訂的案卷卷內文字材料、圖紙統一折疊為A4標準(297X210)，整冊A3幅面的圖紙可不折疊。竣工圖采用裝訂和不裝訂兩種形式，整冊A3規格的竣工圖裝訂成冊后對折成A4規格入盒：大于A3圖幅折疊成A4規格入盒，并在折疊好的圖紙右上角加蓋“檔號章”，歸檔圖紙折疊時按手風琴式，圖幅內折，以便長久保護檔案壽命。

文字材料一律用線裝訂，采用三孔一線方法(孔距8cm，裝訂線距紙邊1．25cm)，裝訂孔在案卷左側，具體要求為：

1、裝訂前必須除去原用于裝訂的金屬物，以免銹蝕紙張；

2、檢查案卷封面、案卷目錄、卷內目錄、備考表等是否符合國標要求；

3、每卷厚度，以薄卷為主，不宜太厚，圖紙案卷一般不超過3 cm，如同類材料數量較多，可分成幾卷，但每卷都必須有各自的封面、目錄、備考表和封底。

4、每卷內容排列順序為：封面一一卷內目錄一一文件材料一一備考表。

第四篇：淺談事業單位檔案的歸檔文件的整理

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淺談事業單位檔案的歸檔文件的整理

作者：趙桂香

來源：《科技創新導報》2012年第35期

摘 要：檔案的工作對象是檔案是開展檔案管理的物質基礎是通過收集工作取得的，檔案收集工作質量的高低將直接影響以后各工作環節的質量。因此，檔案的收集活動在檔案業務管理工作中至關重要。

關鍵詞：事業單位 檔案 歸檔工作 文件整理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2012）12（b）-0-01

文件材料收集到檔案室后，就要對其進行科學整理、立卷歸檔、編號上架。文件材料只有經過科學整理歸檔后才成其為檔案。歸檔文件材料的整理工作，就是按照科學的方法、規財，將零亂的和需要進一步系統化的文件材料組織成有序的單位，使之有效地提供利用的環節和過程。換句話說，將歸檔文件材料轉化為檔案之前的過程就是歸檔文件材料的整理。對收集起來的文件材料進行加工的過程。現行的文件還不是檔案，而沒有進行加工的檔案就像大海撈針，不能有效地提供利用。只有經過科學整理的檔案才能在人們需要的時候更好地提供利用。歸檔文件材料的整理是將無序的文件材料有序化和系統化的過程。所謂系統化，即在整理時，按照文件材料的來源、形成的時間、重要程度、形式等方面的不同特點，文件材料進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系。保持文件材料之間的各種有機聯系，使其能更容易地被檢索和反映內涵。所謂有序化，是將文件材料按照一定的規律進行編排，使其系統脈絡明晰，因果關系清楚，便于查證。文件材料的整理是按照科學的方法和規則進行的，是一項專業技術性的工作。對歸檔的文件材料進行科學的整理是檔案室的主要任務之一。通過收集工作集中到檔案館韻檔案，只有經過科學整理，使零散的文件資料實現條理、秩序，并將其中的關鍵成分通過整理凸現出來，才能有效地提供利用。因此，文件材料歸檔整理工作是檔案業務的中心環節。在文件材料歸檔、整理的同時，還要對其真實性和價值的高低進行鑒定。“檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的工作”。檔案部門應定期對文書檔案的保存價值作鑒定，即根據文書檔案的現實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規定，對所藏各案卷的保存價值加以科學的估量，對仍有保存價值的文書檔案繼續保存，對無保存價值和已滿保管期限的文書檔案定期剔除，經審批后銷毀，進而使檔案室保存的案卷具有較高的質量。事業單位檔案文件整理的主要原則

（1）保存檔案工作基礎：不論是本單位產生的，還是上級針對本單位下發的指示性、指導性文件材料，或者相關的批示、批復，本單位編印的簡報刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本等等，這些文件材料之間已相互構成了來源方面不可分割的聯系。因此，只有在保持

文件來源方面聯系的前提下，文件的時間、內容、形式等方面的聯系，才能更深刻地反映文件形成的活動面貌，體現檔案作為歷史記錄的特點。我們所做的工作都是在前人的基礎上進行的。事業單位檔案在形成的過程中融入了許多他人的勞動，而且也直接體現了人們歷來整理和保存檔案的情況和成果。因此，在整理檔案的時候，應該做到；盡量不進行拆卷整理。對部門整理歸檔的檔案，應當充分研究和利用原來案卷、檢索工具等整理的成果，力求保持已整理過的原狀。對先前整理不當以至明顯錯誤的，可通過業務指導的方式加以改動和糾正。（2）遵循文件形成的規律：事業單位檔案是在事業單位各項學習活動中產生的，真實地記錄和反映了事業單位活動的歷史面貌，文件材料整理工作應維護事業單位工作內在有機聯系的整體性，順應文件材料自身的形成特點和規律。其中，包含以下三層意思：在整理文件材料時，注意活動的整體性，如：要求正式會議、某項活動形成的文件要保持其齊全完整；要注意文件本身要完整，像文件的正文與附件、請示與批復不可分割，即注重文件材料之間的內在聯系；三是在對文件進行分類和排列時保持文件材料之間固有的自然次序，如歸檔文件整理依照會議通知、報告、決議，重要文件的初稿、討論稿、修改稿等自然形成過程加以排列。（3）于保管及利用：對檔案進行有序化的過程中，應當滿足維護檔案的安全和有效地提供利用的目的。現在，檔案的計算機檢索正在不斷地發展中，通過計算機對檔案信息進行科學管理，實現把分散在不同類目中的同一事由或問題的檔案信息快捷地檢索出來，這也是保持歸檔文件在檔案信息上的聯系的最有效的方式，同時，有利于檔案的成套利用。事業單位檔案文件歸檔整理程序

整理的環節使文件材料有序化、科學化。事業單位文件材料整理工作內容主要包括：全宗內檔案的分類、組卷、卷內文件的整理、案卷的裝訂和案卷目錄的編制等。整理文件材料主要包括以下基本環節：（1）檔案的分類：檔案實體分類，主要是從檔案信息的物理形態進行的保管、排架、存放等工作。管理層分類。“在檔案實體分類中，第一層次是國家全部檔案韻宏觀分類，它為規劃國家檔案館網系統，建立各級各類檔案館提供理論依據。”檔案館內的區分全宗是第二層的分類，“全宗內檔案分類是第三層的分類，它根據全宗內檔案的來源、時間、主題內容和檔案的形式等標準，將全宗內檔案進一步系統化，直至建立起檔案的最小保管單位—案卷。”歸檔文件材料的整理就是進行這樣的分類。（2）檔案的整理：通過進行具體的有序化工作將歸檔的文件材料組成保管單位以方便查閱的程序。整理工作并不是單純、孤立的。文件材料整理環節應與文書處理工作相銜接，查疑補缺，保證疏而不漏。例如，有請示還應有批復，重要文件的征求意見稿、討論稿、定稿齊全；文件的附件情況；與首次簽訂的合同、協議相關的補充合同、補充協議；批示與辦理情況；計劃與總結等，都必須環環相扣，與文書處理的結果和歸檔責任保持緊密的聯系。如果哪一個環節出現了缺失，歸檔就不可能完整，也將給今后的利用帶來困惑。（3）檔案的編目：以案卷級進行整理時，卷內文件整理結束后，要對案卷封面項目進行標注。狹義的編目是指對歸檔文件編制引導目錄等工作。歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數和備注七項。廣義的編目還應該包括對檔號的編制。檔號是檔案實體管理編號的總稱，它包括全宗號、類目名稱、卷盒號或案卷號、保管期限、件號和頁（張）號等。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的代碼；案卷號是檔案館、室內案卷排列的順序號；件號是卷內文件的順序號；頁（張）號是卷內每頁文件的順序號。結語

各個事業單位的情況不同，為了保證事業單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構成。面對新形勢下的新問題、新挑戰，作為現代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創新的探索，與時代要求相呼應，在經濟和社會發展建設中，貢獻出自己的一份力量。

參考文獻

[1] 張瑛.歸檔文件整理規則在高校檔案工作中的應用[J].事業單位檔案，2004（1）.

第五篇：調檔案一定要調檔函嗎

預備黨員調檔函

中共 黨支部（單位名稱）：

同志原為 大學 學院 專業 屆畢業生，其黨組織關系現已落入中共 支部委員會。

該同志將于 年 月 日轉正，為方便審閱其預備黨員材料，現提請貴處將該同志黨員檔案移交至我支部代為保管。

感謝貴處對我支部工作的支持！

此致！

敬禮！

（單位名稱）中共 黨支部

月日

公司調檔函

檔字第人才交流中心：

茲有 同志的人事檔案原有你單位管理，現已委托我單位管理，特此申請調檔。經 辦 人： 聯系電話： 單位：（公章）

月日

編號：

：

等 管理，現已委托我單位管理。請在接到調檔函后，將其人事檔案整理后于15日內通過機要交通轉遞或派專人送至我單位。如一時無法轉送，請將原因告訴我們。聯 系 人： 聯系電話： 聯系地址：

月日

因工作需要，商調貴處（單位）(檔案號：)等 名同志到我公司工作，如蒙應允，請將其人事檔案轉遞至我部，待研究后函告。

多謝合作

(公章)月日

畢業生調檔函

大學：

屆本科畢業生，由于該同學檔案尚在整理中，需等到 月份該生離校時將檔案寄往貴單位。該生成績合格，沒有欠費，能夠按時畢業，特此證明。(單位蓋章)年月日

提 檔 函

茲予我單位（學校、部門）同志（同學）到你處提走 檔案，望予以接待。

特此專函！

年月日

檔案辦理介紹信

茲有 同志，身份證號碼： 到 人才交流中心辦理我司檔案事宜，請予接洽為盼！

（蓋單位章）有限公司

年月日篇二：人事檔案調檔函 人 事 調 檔 函

編號：

茲有我單位 同志，因工作關系需將本人的檔案調至我單位，請貴單位予以接洽配合，為盼！xxxxxxx 年 月 日

人 事 調 檔 函

編號：

茲有我單位 同志，因工作關系需將本人的檔案調至我單位，請貴單位予以接洽配合，為盼！xxxxx 年 月 日

地 址：

郵 編：

單位名稱：篇三：人事檔案調檔函

人事檔案調檔函

人事處: 貴單位 同志報考了我校2009年碩士研究生,經初試,復試等審查合格,現予準備錄取。請貴單位協助將該同志人事檔案于4月25日前轉至我校,謝謝合作。

××大學研招辦(加蓋招辦公章)2009年4月 日 檔案請寄: 請填寫招生學院聯系辦法(地址聯系人,郵編,電話)篇四：黨員檔案調檔函 黨員材料調檔函 xxx市人力資源辦公室：

茲有我黨工委（支部）備黨員xxx，漢族，xx年xx月出生，因其黨員預備期已滿急需轉正，需要提調黨員檔案，現委托xxx代為辦理相關提檔手續，請與接洽為感。特此函達。xxxx支部名稱(公章)xxxx年xx月xx日篇五：調檔委托書——調檔函委托書模板

調檔委托書 xxx人力資源中心：

本人姓名:

，性別：

，身份證號碼：，聯系電話：，為 畢業生，現需辦理人事關系流動手續，并將全部檔案材料（包括學籍檔案和黨員檔案）轉遞至。

對于受托方在我授權范圍內簽署的所有文件我均認可，委托期限為本人檔案轉移的所有手續辦理完畢為止。望貴方給予方便，不勝感激。