第一篇：文秘工作方法技巧：厚積薄發憑吞吐熟讀精思任翕張

文秘工作方法技巧：厚積薄發憑吞吐熟讀精思任翕張

——網絡時代秘書“根須理念”的構建

口佚名

在網絡時代，文秘工作者比自己的前輩有了更多的優勢，不愁寫作資料的匱乏，在快樂的網上沖浪中可充分感受到信息化社會的便利。但是，“木無本必枯，水無源必竭”，文秘工作者的本和源仍然在學習中的多讀多背、博觀約取，在實際工作中的多寫多練。只有這樣，文秘工作者才能在工作中“厚積薄發憑吞吐，熟讀精思任翕張”。

一、鉆得深：多讀多背，形成文思泉涌的敏捷思維

中國語言文字具有獨特的美感，因為那些萬古流傳的文章大都是和音樂聯系在一起的，具有獨特的音律和神韻。古人云：“讀書破萬卷，下筆如有神。”在網絡時代，多讀對秘書工作同樣幫助很大。這種讀，是大聲朗讀，唯有多讀，才能感知語言世界的神韻；唯有多讀，才能培養出口成章、下筆成文的好習慣。

（一）抓住經典作品這一主要路徑

清代梁章鉅在《退庵隨筆》中談到：“讀書要有記性，記性難強。要練記性，須用‘精熟一部書’之法。不拘大書小書，能將這部爛熟，字字解得道理透明，諸家記俱能辨其是非高下。此一部便是根，可以觸悟他書。”他還打比方說，這就像是古代大將帶兵，只有著意培養一支親丁死士，才能在關鍵時刻產生一支生力軍；這就像交朋友，必有幾個肝膽相照的，才能在急難時刻挺身而出。文秘工作者也要擁有自己工作學習中的生力軍、好朋友，即選準和自己工作緊密結合、促進作用大的作品反復朗讀，讀得爛熟于心，能夠脫口而出，這樣在工作中就會靈感頻現、舉一反三。

（二）抓住遺忘曲線這一主要規律

德國心理學家艾賓浩斯(H．Ebbinghaus)研究發現，遺忘在學習之后立即開始，而且遺忘的進程并不是均勻的。最初遺忘速度很快，以后逐漸減慢。根據他的實驗結果繪成的曲線即為著名的艾賓浩斯記憶遺忘曲線。秘書在自身學習與工作中，要充分認識到艾賓浩斯記憶遺忘曲線的作用，使自己和經典作品保持親密的接觸度，做到經常朗讀，經常揣摩。翻譯家林紓年輕時為了學習韓愈文章，就把韓文名篇抄錄下來貼在墻上，看到就讀，逐漸產生了潛移默化的效果。很多人都知道歐陽修的“三上”讀書法，也就是在馬上、枕上、廁上讀書。什么時間讀什么書，都有自己的安排：“坐則讀經史，臥則讀小說，上廁則閱小辭”。即使在廁所里，他的“諷誦之聲，瑯然聞于遠近”。林紓和歐陽修都做到了隨時隨地溫習，隨時隨地讀書，而且是大聲朗讀。只有這樣，才能把好文章的精髓真正吸收為己所用。

（三）抓住學習興趣這一主要源泉

與網絡世界相比，經典作品的學習是枯燥的，不能夠讓人立即產生學習的濃厚興趣。但是，從長遠看，經典作品的魅力是無窮的。中國戲曲界有一句行話叫“生書熟戲”，也就是說觀眾喜歡聽沒有聽過的書，喜歡看熟悉的戲曲。許多經典唱段戲迷們已能倒背如流了，可是仍然要到劇場看，為的就是要看一看戲曲家是如何表現的。經典作品的優勢在于它的雋永悠長、內涵豐富，因此文秘工作者在學習經典的時候，要克服開始階段的厭倦心理，扎扎實實背熟選定的經典作品，使理論的根須深深扎在自己心中。在堅持不懈的努力之后，一句名言就能夠激發自己不盡的暢想，一段美文就能夠帶來無窮的回味，這就達到了孑L子所說的“學而時習之，不亦說乎”的境界。

二、積得厚：加強使用，建立彈藥充足的資料寶庫

“不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海。”可以說，積累是秘書工作的基礎，沒有積累，文稿寫作就會成為無本之木。因此，在自身的工作和學習中，秘書要掌握各種積累資料的方法。

（一）摘錄下載

據呂叔湘先生回憶：朱自清先生身邊經常備個小記事本，聽到別人說的他感興趣的話馬上記下來，積累多了，就從中發現了好多值得研究的問題。呂叔湘自己看報紙雜志的時候，手邊總是擱著紙片和剪刀，把問題記下來或剪下來，一歸納就是一篇好文章。這兩位大家的資料積累方法是過去許多文人學者的主要方法。在網絡時代，這兩種方法并不過時，隨時摘記、隨手剪貼仍然是建立自己資料庫的好方法。同樣，從網上下載資料也是秘書人員學習必備的本領。文秘工作者要能夠熟練地運用搜索工具和下載工具，在大量的網絡信息中去蕪存精、披沙揀金。同時，要把經常使用的網站放入電腦的收藏夾中。除了下載文本文檔、圖片資料外，也可以下載與自己工作緊密結合的視聽資料，經常聆聽中央領導人的講話，眼前的文字就會變得生動起來。

（二）歸類整理

文秘工作者要學會建立自己的“小圖書館”，學會將下載的資料整理、分類、歸檔，做到隨用隨取。首先對自己的硬盤進行分類，D盤用于干什么，E盤、F盤用于干什么要有一個清楚的安排。在每一個盤里以“年”為單位建立一個總的文件夾，然后在總文件夾里根據各方面的工作再建立分文件夾。網上下載的內容盡量轉換為word格式或者文本文檔，并且根據自己經常使用的格式作簡單編輯，這樣在需要的時候就能夠方便地找到和使用。

（三）多手準備

對于一個稱職的秘書來說，身邊應該有各種各樣的資料庫供自己調取。首先要有充實的大腦，這是最佳資料庫，也最為簡捷，可以隨用隨取。其次是要有日常摘錄佳詞麗句、名言名段的筆記本。人對自己的字體有一種特別的親切感，經常翻閱自己的筆記本就會形成深刻的印象，久久不忘。再次是原著書籍。要養成逛書店購買書籍的習慣，使自己書架上的圖書不斷向縱向橫向發展。在學習的時候要養成在書上批注的習慣，做到“不動筆墨不讀書”。最后是會議材料。每次開會之后，都會有各種材料匯編。文秘工作者要做有心人，把這些材料中的精華部分收集整理、裝訂起來，作為自己工作中一池活水的“蓄水池”。