第一篇：公務員禮儀修養之語言禮儀規范19大全

網絡禮儀

隨著信息技術的不斷發展和電腦應用的普及，網絡在人類的生產、生活中扮演著越來越重要的角色。在我國，網絡已逐漸成為基層公務員執行公務時所使用的一種高效便捷的基本工具。各級行政機關的辦公現代化與網絡化已是大勢所趨。

所謂網絡，就是將多臺計算機連接在一起，使各用戶之間能通過電子郵件、數據庫和其他共享方式得到更好的通訊與交流。網絡可分為局域網和廣域網兩大類，人們熟知的因特網就屬于廣域網。

網絡本質上是一種無形的聯系，是不同的電腦用戶進行信息共享、通訊與交流的渠道。任何人在使用網絡的時候都會直接或間接地影響他人對網絡的使用。因此，人們在使用網絡時必須遵守一定的網絡規則。這些網絡規則，就是網絡禮儀。

基層公務員在利用網絡執行公務時，同樣要遵守網絡禮儀。這里所說的網絡禮儀除了大家應當普遍遵守的規則慣例外，還包括基層公務員因其特定身份而必須遵循的特殊網絡禮儀。一般而言，基層公務員應當遵守下述規則。

一、特殊的規則

鑒于自身的特定身份，基層公務員在上網時除應當遵守一些眾所周知的基本規則外，還應嚴格遵循以下三條特殊的規則。

（一）公私分明

國家行政機關的電腦是辦公的工具，因此基層公務員在平時使用網絡時必須明確自己的上網目的，做到公私分明，不可利用工作之便為個人私利服務。其基本要求是要遵守“公款公用”和“因公上網”這兩項基本原則。

1.公款公用。基層公務員不準利用公款，以公務之名購買個人電腦、軟件或支付因私上網的費用。給基層公務員配備手提電腦，應當嚴格按規定行事，不得浪費國家財產。不準借辦公條件現代化之機和提高個人業務水平之名，利用公款參加各種電腦知識、技能培訓。

2.因公上網。基層公務員不準占用公家電腦私人使用，為個人謀利，如收發私人電子郵件，玩網絡游戲，進行“網上約會”等。尤其不得在閑暇時間，利用單位配給的手提電腦進行娛樂或做其他任何與公務無關的事。

在實際工作中，違背上述規定的現象時有發生。類似的做法不僅極大地浪費了國家財產，而且使公用電腦和網絡無法在工作中發揮應有的作用，基層公務員因迷戀于網上的“私人作業”，往往會大大降低其工作效率。

（二）控制時間

基層公務員在利用網絡執行公務時，一定要注意時間的把握，做到擇時上網，適度上網。

1.擇時上網。由于在現有條件下，各級行政機關使用網絡往往會占用電話線路，而電話是目前各級機關最常用的對外聯絡工具，因此基層公務員必須對上網時機的選擇明確把握，如果時機不當，例如在平時電話聯絡繁忙的時段上網，就會妨礙本單位的對外交流，不僅是對他人的不敬，而且會影響公務的正常辦理。

2.適度上網。各級行政機關使用網絡辦公是為了提高工作效率，但如果基層公務員長時間使用網絡，甚至不分晝夜地上網，就會使本單位承擔較重的上網費用負擔，增加行政開支，而且同樣有可能造成本單位與外界聯系的不便。

為解決上述問題，各級行政機關必須采取切實可行的辦法對上網時間進行有效的控制。例如，劃定一個固定的時間段，作為本單位在工作日的統一上網時間，并將此作為一項工作制度確定下來，通知與本單位有聯系的其他單位，請求予以配合。本單位的工作人員只能利用這段時間上網辦公，其余時間則務必保持電話線路的暢通無阻。

另外，許多公務員上網辦公時間過長是因為其電腦知識和操作技能不過關。因此，基層公務員應當努力提高自己的網絡操作能力，從而縮短用時，提高效率。

（三）確保安全

基層公務員因其工作的需要，往往掌握著一些國家機密。基層公務員在使用網絡這種極易廣泛、迅速傳遞消息的交際工具時，必須謹慎言行，切不可掉以輕心、泄露機密。

1.嚴守秘密。基層公務員在上網時要注意嚴格保守國家機密，不可把國家機密當成自己炫耀的資本加以傳播，盡量避免在網上談及與自己所知機密相關的話題，更不可借網絡這種高效的傳播渠道故意泄密。配有手提電腦的基層公務員應當謹慎保管電腦，不得隨意將電腦借給他人使用，以免電腦中的機密材料外泄。為防萬一，基層公務員應對重要的資料采取嚴格的加密措施。

2.防范“黑客”。基層公務員要防止“黑客”入侵。所謂“黑客”，即指采用非法手段侵入網絡服務器的人。“黑客”往往憑借其高超的計算機知識和網絡操作技術進入重要機構的服務器，或偷窺機密，或擅改程序，造成網絡混亂，并借機謀利，進行高科技犯罪。近年來，我國已發生多起“黑客”入侵事件。

基層公務員一般都具有良好的科學文化水平和較豐富的計算機知識，又往往掌握著本單位、本部門的一些關鍵性網絡材料，如果運用不當，或目的不純，很容易步“黑客”后塵，給國家和集體造成巨大損失。基層公務員必須正確運用網絡技術，全心全意為人民服務，既不能充當“黑客”，同時又必須防范“黑客”，確保國家機密的安全。

二、具體的要求

除了上述與其身份相應的規則外，基層公務員在使用網絡時還必須對一系列網上漫游的基本規則予以充分的認識和嚴格的遵守。

在這些規則中，有的涉及網絡使用操作的具體步驟、程序、方法等，是關于“必須怎樣”的網絡“法律”問題，如不遵守，就無法正常使用網絡；有的則涉及到“應該怎樣”一類的網絡“道德”問題。這些規則雖不具有強制性的約束力，但仍要求人們嚴格遵守。對于基層公務員來說，對這些“道德性”規則的遵守，將有助于自身形象的維護。

下面就以收發郵件和查閱資訊這兩項公務員最常用的操作方式為例，對使用網絡的一般性規則予以闡述。

（一）收發郵件

電子郵件，即通過計算機網絡在用戶之間傳遞的各種信息。電子郵件是迄今為止最為方便快捷的通訊方式之一。

收發電子郵件是基層公務員利用網絡辦公最常見的內容，也是最重要的方式。在收發電子郵件的不同階段，基層公務員都務必要遵循一定之規。

1.撰寫與發送。電子郵件的撰寫與發送皆有一定之規。

一是為節約國家財產，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應先在脫機狀態下撰寫，并將其保存于發件箱中。然后在準備發送時再連結網絡，一次性發送。

二是所撰寫的必須是公務郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用作私人聯系途徑之用，不得將單位郵箱地址告訴親朋好友。

三是在地址板塊上撰寫時，應準確無誤地鍵入對方的郵箱地址，并應簡短地寫上郵件主題，以使對方對所收到的信息先有所了解。

四是在消息板塊上撰寫時，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。郵件篇幅不可過長，以便收件人閱讀。

五是郵件用語要禮貌規范，以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部采用大寫字母，否則就像是發件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。

六是不可隨便發送無聊、無用的垃圾郵件，無端增加網絡的擁擠程度。

七是要保守國家機密，不可發送涉及機密內容的郵件，不得將單位郵箱的密碼轉告他人。

2.接收與回復。接收與回復電子郵件時，通常應注意以下幾點：

一是應當定期打開收件箱，查看有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回復。

二是應當及時回復公務郵件。一般應在收件當天予以回復，以確保信息的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題，則可先電告發件人業已收到郵件，再擇時另發郵件予以具體回復。

三是若由于因公出差或其他原因而未能及時打開收件箱查閱和回復時，應迅速補辦具體事宜，盡快回復，并向對方致歉。

3.保存與刪除。基層公務員應當注意電子郵件的保存與刪除。

一是要定期整理收件箱，對不同郵件分別予以保存和刪除，不可使郵箱過于擁擠。

二是對需要保存的郵件，應當復制成其他形式，更為安全地保留下來。既可復制在硬盤或軟盤上，也可打印成稿，與公文歸為一類。

三是要及時清理刪除與公務無關的垃圾郵件，或已無實際價值的公務郵件，以及已被復制的其他公務文件。

（二）查閱資訊

出于工作需要，基層公務員往往會上網查閱一些重要的新聞或資料。一般而言，這些資訊的查閱通過新聞網和萬維網兩種途徑進行。查閱資訊也有一定之規。

1.作好準備。基層公務員在上網前，對于自己要查找的內容和要登陸的網站應有大致的了解，并提前做好記錄、下載或打印的準備。目標明確后，上網時就能直奔主題，不至于在網上漫無目標地臨時查找。

2.提高效率。在網上查閱資料需要一定的技巧和方法。基層公務員應當熟練地掌握和運用這些技巧和方法，從而提高辦公效率，節約費用。對于所需要的資料可及時下載，不宜在網上長時間瀏覽。

3.獨善其身。在網上經常會有一些虛假的消息廣泛傳播，甚至有非法的內容大肆其道。基層公務員要保持清醒的頭腦，增強辨識能力，不要輕信他人所言，更不要人云亦云、以訛傳論，甚至主動發布假消息以致謬種流傳。

4.文明交流。在網上與人交流時，應確保用語的規范和文明，不得使用攻擊性、侮辱性語言。另外，電腦有自身獨特的語言符號系統，基層公務員應當對其加以了解。例如表情符： ：)表示微笑；：(表示皺眉；：｜表示冷漠；：d表示大笑。又如縮略語：btw：順便說一句；fyi：僅供參考；otoh：另一方面；imho：據我愚見。

對于上述語言符號，應當謹慎使用，以免對方不解進而導致交流受阻。基層公務員則應對此熟練掌握，以便理解他人所言。

5.言語有度。為維護自身形象和各級行政機關的形象，基層公務員切不可以單位或部門名義在網上任意發表個人對新聞時事的看法，尤其不能發布假消息或泄露國家機密。另外，不得在網上做生意和招攬客戶。

除了收發郵件和查閱資訊外，互聯網還能為人們提供其他各種服務，如網上交談、網上購物、電子公告板等。基層公務員雖不得在工作時間享用這些私人服務項目，但完全可在閑暇時間，在家或其他場合接觸這些內容，而且同樣應當遵守其一定之規。例如進入聊天室前應先打招呼，不宜頻繁更換別名，玩網絡游戲時不得以各種方式作弊等。事實上，人們在社交場合的一些行為準則也適用于網上交流。

第二篇：公務員禮儀修養之語言禮儀規范18

四、通話的時間

基層公務員的電話形像不僅體現在準備的實施、語言的運用和態度的把握上，而且還反映在通話人時間感的具備上。通話人時間感的強弱往往能間接而微妙地折射出其辦事效率的高低和工作能力的大小。而對時間感強弱的判斷往往可以從如下三方面予以具體把握。

（一）擇時通話

通話時機的選擇看似平常，實際上至關重要。為確保信息的有效傳達，發話人應根據通話對象的具體情況選擇適當時機，盡量為受話人多考慮一些，尤其要避免打擾對方休息。

一般而言，公務電話應當在周一至周五的上班時間撥打，不宜在下班之后或例行的假日撥打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐時間“騷擾”他人。如確有急事不得不打擾別人休息時，務必在接通電話后向對方致歉。

如果是打國際長途，則應先計算一下本地與目的地的時差，然后選擇一個合適的時間，應盡量照顧對方是否方便，而不可總是以自己為中心。

（二）安排順序

基層公務員在工作時通常會遇到這樣的情況，即同時有兩個電話待接，而辦公室內暫時只有自己一人，這一問題如何應付呢？

一般而言，公務人員可在接聽任一電話前迅速請求隔壁辦公室的同事幫忙接聽其中一個，自己接另一個，接聽完畢后再詢問另一個電話的具體情況。

但為了不影響其他工作人員，基層公務員可先接聽首先打進來的電話，在向其解釋并征得同意后，再接聽另一個電話，并讓第二個電話的通話對象留下電話號碼，告之稍候再主動與他聯系，然后再迅速轉聽第一個電話。如果兩個電話中有一個較另一個更重要，則應先聽重要的一個。例如應當先聽長途來電再接市內來電，先聽緊急電話再接一般性公務電話等。

不管先接聽了其中的哪個電話，都應當在接聽完畢后迅速撥通第二個電話，不宜讓對方久等。切不可同時接聽兩個電話，或只聽一個電話而任由另一個來電鈴響不止，更不可接通了兩個電話后只與其中一個交談，而讓另一個在線上空等。

（三）節約時間

電話作為一種便捷的通訊工具，其目的在于提高工作效率。因此基層公務員在使用電話時，務必要做到長話短說，以節約通話時間。

基層公務員使用電話要有一個明確的指導思想，即除非有重要問題須反復強調、解釋，在正常情況下，一次通話時間應控制在3分鐘之內。這一做法在國際上通稱為“通話3分鐘”原則，它在許多國家都被當作一項制度，要求每一位公務員嚴格遵守。

發話人要貫徹“通話3分鐘”原則，首先應當在通話前大致估算一下需要多少時間把話講完，如何安排可使通話時間限定于3分鐘之內。通話時，發話人須明確自己的通話主題，言簡意賅地表達清楚，要做到主次分明、詳略得當，明確什么該說，什么不該說，什么要多說，什么要少說。說話切勿東拉西扯、漫無邊際，更不可說一些類似“猜猜我是誰”、“知道我找你有什么事嗎”的廢話。如果通話內容已陳述清楚，就應當及時結束通話，無需嘮叨。

通話過程中，若通話人須取一些相關資料或暫時離開去辦重要事宜時，應在30秒之內解決。若超過30秒，須征得對方同意并致以歉意，或先暫時掛斷電話，完事后再撥打過去。

需強調的是，“通話3分鐘”原則旨在要求基層公務員通話時用語簡潔、節省時間，而并不要求通話人刻意追求3分鐘的精確時限。“通話3分鐘”原則應當主要由發話人靈活把握。

第三篇：公務員禮儀修養之語言禮儀規范16

二、通話的態度

有專家指出，應當在企業中發展一種“電話文化”，即要每一位職員都培養一種把每次電話都看作是一項潛在生意的態度，其基本要求就是要做到殷勤備至，并認為這將對提高企業效益產生重大影響。其實，各級國家行政機關同樣也應當培養這種“電話文化”，使各級公務員都能在通話中對通話對象表現出足夠的耐心、細致、周到和熱情。

（一）耐心撥打

撥打電話時，要沉住氣，耐心等待對方接電話。一般而言，至少應等鈴聲響過6遍，或是大約半分鐘時間，確信對方無人接聽后才可以掛斷電話。切勿急不可待，鈴響未過3遍，就斷定對方無人而掛斷電話；也不可響兩三下后就掛斷重撥，如此循環往復，似與對方“捉迷藏”，讓人把握不定；更不可在接通電話后埋怨對方，或在鈴響之時心急火燎地念念有詞，責怪對方。

（二）勤于接聽

基層公務員應當勤于接聽，電話鈴一響，就應即刻中止手中的工作，拿起記錄的紙筆，及時做好接電準備。切不可故意讓鈴聲響幾遍再慢吞吞、懶洋洋地伸手去接，否則既怠慢對方，同時也妨礙了他人的正常工作。接電話也不宜過于迅速，鈴響一遍后就立即接聽，會給對方以唐突之感。

接電話的最佳時機，應當是鈴響兩遍或三遍后，因為此時雙方都已做好了通話的準備。如果確有重要原因而耽誤了接電話，則務必向對方解釋一下，并表示歉意。

須說明的一點是，基層公務員最好能培養自己較強的聽辯能力，熟悉與自己有著較多聯系的同志的聲音，一拿起話筒就能立刻聽出對方的聲音并直呼其名，這樣會給對方留下很好的印象，有利于進一步交流與溝通。

（三）解釋差錯

如果發現自己撥錯了電話，應當誠懇地向對方致歉，不可一聲不吭即掛斷電話，更不可怨天尤人，說諸如“倒霉”、“見鬼”一類的話。

如果發現對方撥錯了電話，切勿責備對方，而應向其解釋，告之本單位或本人是誰。必要而可能時，不妨告訴對方所要找的正確號碼，或予以其他幫助。

如果因線路問題或其他客觀原因而導致通話中斷，則應由發話人迅速重撥一便，不可讓對方久等，并向其解釋、致歉；受話人也應守候在電話旁，不宜轉做他事，甚至抱怨對方。

（四）殷勤轉接

如果接電話時發現對方找的是自己的同事，應讓對方稍候，然后熱忱、迅速地幫對方找接話人，切不可不理不睬，漠然視之，直接掛斷電話。也不可讓對方久等，存心拖延時間。

如果對方要找的人不在或不便接電話時，應向其致歉，讓其稍后再撥。如對方愿意，可代為傳達信息，并準確做好記錄。如對方不愿留言，切勿刨根究底。在解釋所找之人為何不在或不便時，不可過于“坦率”，說如“他在廁所”、“他說他不愿接”之類的話，以免失禮于人或引起誤會。

第四篇：公務員禮儀修養之語言禮儀規范17

三、通話的用語

使用電話的過程實質上是用語言進行交流的過程，語言是信息傳遞的載體，因此語言的使用是電話形像中的一項重要內容。一般而言，基層公務員在使用電話時都應當遵循禮貌、規范、溫和、文雅這四項基本的用語要求。

（一）用語禮貌

用語是否禮貌，是對通話對象尊重與否的直接體現，也是個人修養高低的直觀表露。要做到用語禮貌，就應當在通話過程的始終較多地使用敬語、謙語。通話開始時的問候和通話結束時的道別，是必不可缺的禮貌用語。

通話人開口的第一句話事關自己留給對方的第一印象，因此要慎重對待。一句“您好”可以讓對方備感自然和親切，而一張嘴就“喂喂”個不停，或者詢問對方“有人嗎”，甚至“單刀直入”地盤問“你找誰”、“你是誰”、“什么事啊”等，都是極不禮貌的開場白。

通話過程中，通話人應當根據具體情況適時選擇運用“謝謝”、“請”、“對不起”一類禮貌用語；通話結束時須說“再見，”若通話一方得到了某種幫助，則應不忘致謝。通話結束可主動征求對方意見：“就談到這里，好嗎？”等對方說完放下話筒，再掛電話。

(二)用語規范

基層公務員的通話用語往往是有一定之規的，這種規范性主要體現在通話人的問候語和自我介紹這兩項基本內容之上。

例如，發話人可以這樣自報家門：“您好，我是市郵政局局長郭華林。”隨后再告訴對方自己找的通話對象：“請問金宇翔先生在嗎？”或者說：“我可以和金宇翔先生通話嗎？”

如果是給尋呼臺打電話或者需要總機轉接時，發話人可說：“小姐您好！麻煩您呼8023，謝謝！”或者說：“小姐您好！請幫我接分機號527，謝謝！”如果是回傳呼，發話人可說：“您好！我是李云，請問剛才誰呼8023？”

為了使發話人及時了解其所撥號碼是否正確，或本人是否發話人所找之人，受話人同樣應當主動自報家門：“您好！市政府接待處，我是王平。”如果是單位共用電話，則只須報上本單位名稱即可。至于“請問您找哪一位”之類的話，則可說可不說。

（三）用語溫婉

通話時語氣的把握至關重要，因為它直接反映著通話人的辦事態度。語氣溫和、親切、自然，往往會使對方對自己心生好感，從而有助于交往進行；語氣生硬傲慢、拿腔拿調，則無助于工作的順利開展。

為確保信息的準確傳遞，通話人在通話過程中應當力求發音清晰、咬字準確、音量適中、語速平緩。要做到這一點，通話人應當在細節問題上予以充分的注意。例如通話過程中始終使話筒與嘴部保持2—3厘米的間距，就能有效保證音量的適度。

如果自己說話帶有口音，或覺察到對方聽著較困難，就應有意識地調整語速和音量；如果由于種種原因聽不太清對方的話，則應委婉地告訴對方：“對不起，我們這邊線路有點問題，我聽不清楚您的聲音，請大點聲好嗎？”對方調整過來后再向對方致謝，切不可抱怨對方。

（四）用語文雅

通話過程中，為了不影響他人的正常工作，通話雙方都應對自己的說話音量和方式加以控制。既不可大聲嚷嚷、高聲談笑，或者一驚一詫、時高時低，從而打斷他人工作思路，也不可竊竊私語，鬼鬼祟祟，無端吸引他人注意。

除了用語要文雅外，通話人的舉止亦應保持文雅。話筒要輕拿輕放，不宜用力摔掛。通話時應避免過分夸張的肢體動作，以防帶來嘈雜之聲。

第五篇：公務員禮儀修養之語言禮儀規范2

一、公文的撰制

公文是國家行政機關的喉舌，也是聯系政府與群眾和各級行政機關的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關規定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執行。

（一）內容要求

任何類型的公文，不論其發文機關和發文目的是什么，都應當在內容上遵循如下兩條基本指導原則。

1.嚴守法規。公文的觀點和內容必須符合國家的法律法規，必須符合黨和政府的方針政策。如果發現公文所需貫徹的領導意圖與黨和國家的有關政策法規相抵觸，應及時向領導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。

2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節、背景、數據也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

（二）格式要求

公文是一種規范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

1.選擇恰當文種。國務院規定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異”。各種公文體現的是不同的發文機關權限范圍和行文機關之間的不同關系，反映了不同的發文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據本機關的職權地位和發文目的選擇恰當文種，采取相應格式。

2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內容。

其一，文頭。文頭包括文件名稱與發文字號。文件名稱，由發文機關名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發文字號，由發文機關代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關聯合發文，一般只注明主發機關的發文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

其二，正文。正文包括以下七部分內容。

一是公文標題。由發文機關名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內容，體現發文主旨。例如“公安部關于在全國公安機關開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發文機關，或已在文尾注明了發文機關，公文標題即可省略發文機關；如果難以用少量文字概括所發公文的內容，或公文內容較為簡單，可省略發文事由。公文標題除法規、規章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

二是主送機關。即負責受理或答復該公文的機關。上行文只有一個主送機關，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。

三是正文。是公文的主體，表述公文具體內容的部分，寫在主送機關名稱之后。

四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

五是發文機關。即公文的法定作者名稱，應采用機關全稱或規范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關領導人名義行文，則應在領導人姓名前冠以職務。聯合行文時，應將主發機關排列在前。

六是發文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發文機關下方，使用年月日全稱。

七是印章。即發文機關對公文的效力負責的憑證，蓋于發文機關名稱和發文日期的字面上。

其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

一是主題詞。用以標示公文的核心內容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內容范疇、主題內容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發文日期之后，用黑體字印刷。

二是抄送抄報機關。即除主送機關外還應了解公文內容的有關機關。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

三是制發機構和制發時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

其四，標記。標記包括四個部分的內容。

一是秘密等級。按公文的機密性質，公文可分為內部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發文日期之后，主題詞之前。

四是印刷份數。指該公文的實際印制數量，用括號標注在文件左下方。

另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。

例一 格式規范的公文樣式