第一篇：事業單位文秘專業知識[推薦]

文秘專業知識

第一章秘書工作概述 命題熱點導讀

秘書工作概述秘書工作的內容和作用秘書工作的內容

秘書工作的作用

秘書工作的性質和職能秘書工作的性質

秘書工作的職能

秘書工作的特征與規律秘書工作的特征

秘書工作的規律

秘書工作的基本原則與要求秘書工作的基本原則

秘書工作的基本要求秘書工作的運行與管理秘書工作的組織形式與工作方式

秘書工作的管理措施與制度要求

考點知識精講 第一節 秘書工作的內容和作用

由于機關級別和類型不同，秘書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工作內容廣泛，分工細致，各項工作的專門化特色比較明顯；而在基層單位，秘書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。

本節將全方位介紹我國黨政機關秘書工作的基本內容和作用。

一、秘書工作的內容

（一）秘書工作領導機關及其領導者的工作內容 1.機關辦公廳（室）的基本任務

辦公廳（室）屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。

辦公廳（室）的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作；二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。2.秘書長、辦公廳（室）主任的基本任務

秘書長和辦公廳（室）主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作；第二，協助首長密切各方面的工作關系；第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作；第四，協助首長掌管保密工作；第五，協助首長掌管機要工作；第六，主持日常行政事務（包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項）；第七，掌

管機關事務工作。因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質；而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。

（二）秘書工作的主要內容 1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。2.辦理組織會務

辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論；二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等；三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會議期間的各項服務；五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準

備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱；實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料；總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。4.信息處理工作

秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎；其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍；最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。5.溝通協調工作

對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調（即對領導者之間和領導機關之間的協調）、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。7.監督檢查工作

監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查；對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查；對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。8.公務接洽工作

公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“窗口”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者

食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

二、秘書工作的作用

秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

（一）建議參謀作用

這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據；其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案；最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。

（二）事務助手作用

秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領導臨時交辦的工作；四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作；五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

（三）中心樞紐作用

每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。

（四）統籌協調作用

統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證；決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。

（五）形象窗口作用

在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。

秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。第二節秘書工作的性質和職能

一、秘書工作的性質

秘書工作是因領導工作的需要而存在的，屬于機關工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質，需要將其放在領導工作和機關工作的領域來觀察和認識。

（一）秘書工作的輔助性

秘書工作的輔助性是指秘書工作在領導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產生具有必然性，它是由于統治階級和領導群體為了滿足其自身工作運轉需求而產生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據領導者的意圖和需求來做，而不是代替領導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經過領導機關權衡確定后才能執行。秘書工作機構或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發揮好秘書工作在領導工作中的參謀輔助作用。

（二）秘書工作的樞紐性

秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關工作正常運轉的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質量、高效率地運轉，才能夠實現整個機關工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協調、步調統一，并帶動職能部門同步運轉。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

（三）秘書工作的機要性

秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”（秘書）一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領導工作的，而各級領導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領導中樞的綜合辦事機關，秘書人員在領導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

（四）秘書工作的政治性

秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發了機要秘書工作的規定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現實需要。

二、秘書工作的職能

（一）事務性助手職能——協助領導處理各種事務

秘書部門的一個重要職責就是協助領導處理各種日常事務，保證領導機關與領導活動能夠高效運轉。事務性工作是任何機關都無法回避的。比如公務往來或會議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理；工作中的許多問題需要通過采集信息和調查研究才能解決；推進工作的過程中有許多環節出現矛盾，需要有人進行協調處理；還有接待信訪、機要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時間和精力，但是這又屬于秘書部門的基礎性工作，也是秘書部門最頻繁的工作內容，因此，秘書部門要為領導辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務中脫身，集中更多的時間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。

（二）智能性參謀職能——幫助領導制定正確決策

在新時期下，秘書工作除了要做好日常各項事務性工作外，更要大力加強和發揮好參謀作用，加強信息調研和監督檢查工作的力度，為領導決策的科學化提供有效的服務。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務性工作的過程中體現出來的，尤其是在調查研究、信息處理、公務督查、綜合協調等工作過程中，秘書人員需要根據了解和掌握的有關情況，及時向領導提出工作建議，提供決策的參考信息和依據，或者回答領導提出的相關問題，為領導機關的決策活動提供信息服務。

秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的，滲透并體現在秘書人員為領導辦文、辦會、辦事這“三辦”的大量具體事務性的工作過程中。脫離具體的工作，秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書工作需要切實當好領導的參謀助手，腳踏實地地做好為領導服務的工作。第三節秘書工作的特征與規律

一、秘書工作的特征

（一）秘書工作的本質特征

秘書工作與其他工作的本質區別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。其具體體現為：

（1）所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪里，其工作范圍就要擴展或延伸到哪里。

（2）能夠參加領導班子的各種會議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發言權而無表決權，更無決定權。

（3）秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權范圍自作主張。

（二）秘書工作的一般特征

秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特征是由其本質特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現為：

（1）政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。

（2）被動性。主要體現為兩點：一是秘書的工作根據領導的需要來安排；二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔。

（3）綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。（4）事務性。這是由秘書部門所處理的工作內容來決定的。

（5）靈活性。這是因為秘書工作經常會遇到突發情況，要求秘書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。

二、秘書工作的規律

（一）秘書工作的基本規律

1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎

秘書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關系。其中，領導工作的“需求”居于支配和主導地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎。2.秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件

由于領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的范圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務。隨著新時期的發展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨復雜化，因此，秘書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。

3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進秘書工作的根本動力

設立秘書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化，將會對秘書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進秘書工作的根本動力。4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志

領導者對于綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對秘書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，秘書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標志。

秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規律，正視秘書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。

（二）秘書工作的具體規律

秘書工作具體規律實質上是秘書工作基本規律的具體表現，其主要體現為下述三點： 1.秘書參謀活動的規律

所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應當注意以下規律性認識：

（1）將秘書參謀職能寓于具體工作中。

（2）秘書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。（3）秘書參謀內容必須與領導決策需求相一致。（4）秘書參謀方法必須與領導決策特征相適應。2.辦公室日常運轉的規律

辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：

（1）區分辦公室工作的輕重緩急。（2）增強辦公室工作的質量和效率意識。

（3）優化辦公室環境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。

3.秘書寫作活動的規律

寫作作為秘書人員的一項經常性工作，體現了秘書人員發揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識：

（1）秘書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。（2）秘書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統一。（3）秘書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。（4）秘書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協調。（5）秘書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。

秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對于推動領導工作，實現領導職能起著舉足輕重的作用。

此外，在秘書調研、公務督查、綜合協調、會議服務、信息服務等秘書專項活動中，均包含著各自的規律性。秘書人員要透過紛繁復雜的工作內容，不斷摸索和掌握秘書工作的內在規律，并自覺用于指導實踐活動。第四節秘書工作的基本原則與要求

一、秘書工作的基本原則

秘書工作的基本原則是指秘書人員在工作中必須遵循的規范和準則。這既是由秘書工作的特點決定的，也是由長期實踐積累所形成的。只有遵循秘書工作的基本原則，才能使秘書工作沿著正確的方向健康發展。

（一）準確周密原則

準確周密是對秘書工作的質量要求。因為秘書工作是直接為各級黨委和人民政府以及企事業單位、社會團體的領導工作服務的，它與領導工作活動有著密切的聯系。所以，秘書人員必須以高度負責的精神，盡最大努力高質量地完成工作任務。

要保證秘書工作質量，最根本的就是要使秘書工作的各項內容及工作過程始終保持最佳狀態，避免產生紊亂現象。比如，在撰寫文稿的過程中，起草之前應深入進行調研工作，準備掌握第一手資料，摸清相關情況，認真領會領導意圖，把必要的準備工作做得扎實細致；正式起草階段，則要準確體現黨的方針政策、準確領會領導意圖，準確反映實際情況，準確揭示問題的本質，不與黨的方針政策和國家法律規范及領導意圖相違背、相矛盾，更不捏造事實。在行文語言方面，更要做到概念準確，符合語法和邏輯準則，準確表達時間、空間、數字、機關名稱，規范使用標點符號等。草稿完成后，還應認真做好加工修改工作，確保文件的準確性和嚴密性。同時，在文件的處理過程中，收發、登記、分文、擬辦、繕印、審核等工作，都應該做到小心謹慎，避免錯漏和失誤。秘書人員在辦理調研、信息、協調、信訪、接待、值班、電話等各項具體工作時，應該秉持嚴謹認真的工作態度和扎實細致的工作作風，最大限度地減少差誤，保證工作質量。

要確保秘書工作質量的全面優化，首先要樹立預防為主的思想。重視平時協調、事先預防，注意抑制和及時消除容易造成質量事故的因素。其次要實行全面質量控制。從秘書部門領導至一般秘書人員，都應注重質量控制，對秘書工作的全過程和秘書工作各個方面要進行全過程質量控制，同時也應對秘書人員的自身素質進行全方位控制。最后要嚴格實行崗位責任制，強化樹立秘書人員的質量責任意識，制定并嚴格執行秘書工作的各項規章制度。只有這樣才能創造出全面優質的秘書工作。

（二）迅速及時原則

迅速及時是對秘書工作的時效性要求。秘書人員在現實工作中，必須講求時效，力求以最小的投入、最少的時間，取得最好的效果。

迅速及時的原則應體現在秘書工作的各個方面。從公文起草工作來看，秘書人員在接到任務后，應抓緊時間進行承辦。如果遇到特殊緊急事項需要擬寫公文時，應優先辦理，以免耽誤工作。對于沒有明確時間要求的文件，也不應隨意延緩，公文文件都具有現行效用，在優先辦理緊急文件的前提下，對普通文件也應該及時進行處理，防止積壓。總之，辦文工作應該統籌安排，區別輕重緩急，盡量縮短文件在機關內的運轉周期。

由于秘書工作處于從屬地位，其工作往往呈現被動性的特點，因此這就需要秘書人員在解決問題或處理工作時，更要注重時效性。例如，從領導決策的要求來看，秘書人員應在決策之前提供有關信息；待決策形成之后，根據領導要求立即著手公布實施，及時發揮決策的作用；若部門之間產生矛盾和工作掣肘現象時，秘書部門應當及時進行溝通協調。

而在實際工作中遇到突發事件時，領導者需要迅速作出反應，此時則需要秘書部門及時提出處理建議，直接辦理一些具體事務，避免造成更大的損失。在工作中堅持迅速及時的原則，需要秘書人員準確掌握以下幾點：

第一，切實全面提高政治和業務素質，增強事業心和責任感，牢固樹立服務觀念，時刻以領導工作的需要為先，強化時效觀念，以敏捷迅速的工作作風對待工作中的各項任務；

第二，加大科學管理力度，健全并嚴格執行秘書工作中的規章制度，加強工作的條理性和計劃性，區分工作事項的輕重緩急，實現秘書工作的科學化、制度化和規范化管理；

第三，加大秘書機關機構體制改革力度，精簡辦公機構，簡化辦公手續，改善辦公人員結構，提高秘書人員素質；第四，講求科學的工作方法，努力推進秘書工作的現代化、標準化進程。

（三）安全保密原則

安全保密原則既是對秘書人員的工作要求，也是秘書工作必須堅持的重要原則。我們黨和國家歷來十分重視安全保密工作。1951年《中共中央關于加強保守黨和國家機密的補充決定》中明確指出：保守黨與國家的機密，乃是關系全黨、全軍、全國人民的重大利益問題。各級黨委必須重視保密工作，并將這項工作作為自己經常注意的工作之一。1986年我國正式頒布了《中華人民共和國保守國家秘密法》，既從法律上嚴格規范了保密工作，也為秘書部門做好保密工作提供了法律依據。

由于秘書部門屬于機關的核心要害部門，其職責范圍和工作職能決定了秘書人員涉密最頻繁、知密最廣泛、懂密最深刻。這也意味著秘書部門的人員比其他部門的工作人員更加需要重視保密工作。如果秘書人員因為思想意識方面的疏忽導致重大機密泄露，勢必嚴重危害黨和國家的安全，危害人民的利益，給我國社會主義現代化建設事業造成重大損失。即使是對于單位內部或社會生活管理方面的文件、資料，秘書工作人員也不能放松思想戒備，要時刻牢記保密原則對于秘書工作的重要性和必要性。

堅持秘書工作的安全保密原則需要深刻把握以下幾點：

（1）毫不放松對于秘書人員的保密思想教育工作，增強秘書人員樹立保密意識的觀念，使其在日常工作中切實做到守口如瓶，知密不泄密；

（2）建立健全秘書工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的機密文件，經手辦理的秘書人員，不得與無關人員談論；絕密文件應有專人負責和專門設備保管；不得擅自將秘密文件攜帶外出或帶回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；此外還要保證機密信息本身的安全，不失密、不泄密。

（3）應該采取一系列有效措施，保證文件在印制、校核、傳遞等工作環節手續嚴格健全，按照規章辦事，堵塞一切可能出現的漏洞，防止黨和國家機密受到損失。

（四）實事求是原則

實事求是是一切工作必須遵守的基本原則，而對于直接為領導工作服務，為領導提供決策依據的秘書工作來說，更應當嚴格堅守。這一原則在秘書工作中的具體體現就是要堅持原則、說真話、說實話、為領導和人民辦實事，一切從實際出發，按照實事求是的思想路線來開展工作，思考和處理問題。這是因為，我們的黨和人民政府是代表廣大人民利益，為人民服務的，而作為直接為各級領導機關服務的整個秘書隊伍，要通過為領導工作的順利運轉服務，來實現為人民服務的宗旨。

貫徹實施秘書工作中的實事求是原則，我們需要牢記以下幾點：第一，簡政放權，簡化行政機構層次，規范機關管理職能。同時加強法制建設，嚴格依法辦事，減少工作中的任意性；第二，倡導深入實際、求真務實的工作作風，反對官僚主義、文牘主義作風。第三，匯報調研結果或具體工作時，應堅持原則，實事求是，提供真實可靠的材料；第四，建立正確的信息觀，了解自身工作與其他機關或部門的合理信息需求，學習并掌握多種信息溝通手段，嚴格控制文件和會議的數量與質量，努力改進文風、會風，同時擴展秘書部門的信息資源共享功能。

二、秘書工作的基本要求

（一）堅持秘書工作的“三服務”指導思想

中共十一屆三中全會之后，黨和國家工作的重心轉向改革和社會主義現代化建設。在全面推進經濟體制改革的同時，政治體制改革也提到了全黨工作的重要地位。而我國秘書工作的改革與發展也隨之如火如荼地展開，其重要標志就是1985年1月，在中共中央辦公廳召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會（簡稱“85·1”座談會）上，確立了新時期秘書工作的指導思想和具有重大實踐意義的改革方針。在此次座談會上，時任中共中央辦公廳主任的王兆國同志，明確指出：中央辦公廳的指導思想是圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，即為中央服務，為中央各部門和各省、自治區、直轄市服務，為人民服務。隨后，根據這一指導思想，我國秘書工作的指導思想確立為：圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，一是為領導和領導機關服務；二是

為與本機關相關的各個部門機關服務；三是為人民服務。“三服務”是對上述這種指導思想的簡稱。

1.為領導和領導機關服務

所謂為領導和領導機關服務，是因為我國秘書工作的領導體制規定了各個層次的秘書部門和秘書人員都直接對本機關領導負責，是本機關領導人或領導群體的直接辦事機構和工作助手。因此，秘書部門最直接、最主要的工作就是為領導和領導機關服務，這集中體現了秘書部門的從屬地位。比如，為直接領導撰寫講話文稿；安排領導活動；根據領導工作要求展開對內外、上下的各種綜合協調工作等。這些方面的工作均體現著秘書工作為領導和領導機關的服務，其服務的質量和成效直接影響著本機關領導者和領導群體的工作運轉狀況。

2.為與本機關相關的各個部門和機關服務

為與本機關相關的各個部門機關服務是由秘書部門的服務對象所決定。因為秘書部門所服務的各個機關之間分別存在著隸屬關系、業務指導關系、平行關系等，其之間必然存在相互溝通、交流信息、彼此協作配合的需求，秘書部門自然要承擔為與本機關相關的各個部門機關服務的職能，如貫徹落實上級機關下達的指示、決定，及時反饋信息；為下級機關、平級機關及其領導者提供大量信息和資料方面的服務等。

3.為人民服務

為人民群眾服務是由我黨和各級機關的宗旨決定的。我們黨和各級機關工作的根本目標和長遠規劃都是為人民群眾謀利益，為人民服務，而為黨和各級機關工作提供服務的秘書部門自然而然要將其作為自身指導工作的宗旨和原則，承擔和負責直接與人民群眾具體利益息息相關的工作。如耐心接待上訪群眾，傾聽群眾的呼聲；對人民群眾普遍關心的問題進行調查研究，為領導機關處理這些問題提供科學依據。

總之，“三服務”的指導思想揭示了我國社會主義新時期秘書工作，特別是黨政秘書工作的根本宗旨，體現了黨和國家對秘書工作的根本要求，也為我國秘書工作的改革與發展提供了根本動力，同時也為我國秘書工作的健康發展指明了根本方向。“三服務”指導思想的確立，是我國秘書工作發展史上的里程碑。

（二）實現秘書工作的“四個轉變”

“85·1”座談會在確立秘書工作“三服務”指導思想的同時，也提出了實現我國秘書部門“四個轉變”的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為主動服務。”“四個轉變”的要求，著眼于新時期領導工作的實際需要，從我國秘書工作的新形勢、新任務的需要出發，具有不可低估的理論和實踐意義。“四個轉變”首先強化了秘書工作的參謀職能，其要實現的目標是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實行科學化管理”、“主動服務”等，充分發揮秘書工作的參謀助手作用，以適應新時期、新形勢、新任務的要求；其次強調了對秘書工作要實現“科學化管理”的目標，其基本內容體現在實現規范化、制度化和科學化，使秘書工作的工作方式和方法達到最佳狀態，按照規定的程序辦事。“四個轉變”的內容前后相連，強調后者，并非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創新，實現新的標準的跨越。

“四個轉變”有利于改變長期以來對于秘書部門和秘書人員的思想和手腳的過度束縛，有利于秘書部門和秘書人員發揮“智囊團”、“思想庫”的作用。在新時期下，秘書部門和秘書人員要處理好繼承與創新的關系，既要重視以往的好經驗和好傳統，又要勇于探索，提煉新的經驗和做法。

（三）實現秘書工作的“三化”

秘書工作的“三化”要求是指“要形成規范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，保證每個環節和每項工作都有章可循。”這是基于在改革開放的新形勢和新任務下，秘書工作所面臨的新問題和新特點而提出的。

首先，實現秘書工作的規范化，從根本上就是要求秘書部門和秘書人員，本著對事業負責，對人民利益負責的態度，在完成各項任務的過程中，實踐為人民服務的根本宗旨。這是秘書工作規范化的基本出發點，也是實現秘書工作業務規范化的根本保證。在具體的實踐工作中，則是要求秘書工作要全面提升質量標準，讓每項工作和每個環節均符合所指定的標準和操作規范，避免人為因素和不良作風的影響。

其次，實現秘書工作的制度化，是要使秘書工作符合黨和國家民主集中制的根本組織原則。明確黨政機關的秘書工作不是僅僅為領導者個人服務，而是建立在為領導集體服務的基礎上的；不是按照純粹的個人意志實現工作運轉，而是為了保證黨內生活秩序和國家機關正常工作秩序而實現工作運轉的。在具體的實踐工作中，則是要建立規范的秘書工作制度流程，實行崗位職責分工，落實責任制，做到人有專職，事有專管，嚴格按照有關制度和程序辦事。

最后，實現秘書工作的科學化，是指秘書部門在為領導服務的過程中，要注重認識事物的本質，按照客觀規律處理和解決實踐中發生的各種問題，善于摸索并遵循秘書工作的內在規律性要求，運用科學有效的工作方法促進自身的建設和發展。

實現秘書工作的規范化、制度化和科學化，是一項系統且長期的工作，是一個不斷追求、自我完善的過程，更是一項需要不斷學習、積累、實踐和總結的過程。第五節秘書工作的運行與管理

一、秘書工作的組織形式與工作方式

（一）秘書工作的組織形式

根據機關的性質和規模的不同，秘書工作的組織形式主要分為集中形式與分工形式兩種類型。所謂集中形式是指將秘書工作的全部內容集中到辦公室來進行。此種工作形式適合于規模較小的機關或基層組織。而分工形式則是將秘書工作的內容根據工作環節和工作性質的不同劃分為若干

部分，并將其分別交給相關部門完成。此種形式適合于層次高、規模大、秘書工作任務繁重、人員編制充足、分工細致的大機關。當然，這兩種工作形式并不是絕對獨立的，有時會根據具體的工作需要而交叉進行。

（二）秘書工作的方式

常規的秘書工作方式主要分為以下四種：

1.值班制

所謂值班制就是把每天的時間劃分為若干個階段，將秘書人員分成若干班輪流進行值班，確保秘書工作全天的正常運轉。通常黨政機關基本采用這種工作方式。

2.專項分工制

專項分工制是將秘書工作根據業務性質的不同分成若干個項目或專業，秘書人員各司其職。一般大機關采用這種方式。

3.專項分工與值班混合制

這種工作方式是將業務分工和時間分工結合起來的工作方式。因為黨政高層領導機關的秘書工作任務較為繁重，因此需要按照專項分工，循環輪流值班，確保機關工作和諧穩定地運轉。通常我國縣級以上黨政機關的秘書工作基本上采用這種工作方式。

4.臨時交辦制度

這種工作方式是指由于突發性的工作使得領導人將秘書工作采用臨時現場分配的方法交給秘書人員辦理，并保證在不影響正常工作秩序的前提下，使得各項工作正常運轉。

二、秘書工作的管理措施與制度要求

（一）秘書工作的管理措施

由于秘書工作事關領導工作活動的正常開展，對領導工作影響很大，并且在新時期下各級領導機關面臨著日漸繁重的工作任務，因此對秘書人員提出了更高的要求，所以機關領導人必須從宏觀和微觀兩方面加強對秘書工作的領導與指導，確保秘書工作真正按照領導工作的目標運行，并采取必要的管理措施，以便秘書人員能高質量、高效率地為領導工作服務。

對秘書工作的宏觀方面的領導，首先是確保秘書人員堅持正確的政治方向，在思想上、政治上確保其與黨中央保持高度的一致。加強其對馬克思主義的基本原理，黨的路線、方針和政策，文化科學和業務知識的學習，使其不斷提高自己的思想政治水平和業務能力，學會用正確的立場、觀點、方法，研究改革過程中出現的新情況、新問題，努力做好領導機關與領導人的參謀和助手。其次是要嚴格要求秘書人員遵守工作紀律，全心全意為人民服務，使其做到行為端正、廉潔奉公，不假借領導機關和領導人的名義，徇私舞弊，謀取私利，能及時地、實事求是地為領導人提供信息和建議。最后要樹立秘書工作人員謙虛謹慎的優良作風。由于秘書工作代表著領導機關的工作形象，其工作作風能直接影響到黨的威信。所以秘書工作人員必須嚴格要求自己，做到處理問題時態度誠懇，耐心細致，和藹謙虛，講究禮貌，以優良的思想作風和工作作風，保證各項工作的完成。對秘書工作的微觀方面的領導，首先要實行嚴格的崗位責任制。即將秘書工作任務以及完成任務的有關規定、要求和注意事項等具體落實到每一個崗位和工作人員，做到人人有事做，事事有人管，確保激發秘書人員工作的積極性，以便于操作、監督、考核和管理。其次要嚴格實行交接班制度。要求秘書人員做好值班日記，交接班時前一班要向后一班交代工作情況、已辦和未辦事項等，避免秘書工作運轉過程中出現前后脫節的情況。

（二）秘書工作的管理制度

所謂秘書工作的管理制度，是對秘書人員應當遵守的所有的行為規范和工作準則的統稱。這是確保秘書工作正常進行不可缺少的條件。新中國成立后，隨著我國秘書工作制度的逐步規范化和科學化，我國秘書工作的管理制度可以劃分為以下幾類：

（1）具有強制執行性質的法規。具體如《中國共產黨機關公文處理條例》《國家行政機關公文處理辦法》《中華人民共和國檔案法》等以及信訪、印章管理方面的規章制度。

（2）崗位責任制度。如：《秘書處處長職責》《保密室工作守則》等。（3）工作標準類的規章制度。如：《打字員工作標準》等。（4）工作程序性質的規章制度。如：《打字員工作程序》等。

（5）工作環節操作規范。如：《收發文登記制度》《文件校對制度》《傳閱登記制度》等。（6）獎懲類的制度。如：省委辦公廳的《機要通信人員獎懲制度》等。

秘書工作的管理規章制度是確保秘書工作正常運轉和科學化管理的前提條件，有助于提高秘書工作質量的效率，減少工作的隨意性和盲目性。

總之，秘書工作的組織與領導決定了秘書工作自身的運轉機制，關系到秘書工作的穩定運行。因此，必須從系統科學的角度加強對秘書工作的領導和管理，不斷改進和完善秘書工作系統，最大限度地發揮秘書工作在領導活動中的輔助服務功能，實現秘書工作的價值。經典真題回顧

真題1（單選題）秘書，是一種職務名稱，指處于（）地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導人員的人員，是領導的參謀和助手。A.中心B.樞紐C.中介D.中樞 【答案】 B

【解析】略

真題2（單選題）對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，其中不屬于業務工作的協調的是（）。

A.會議協調B.事項協調C.同屬部門的協調D.公文活動協調

【答案】 C

【解析】對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調（即對領導者之間和領導機關之間的協調）、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等。而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。因此，選項C不正確。

真題3（單選題）（）是秘書工作的本質屬性。A.綜合輔助性服務B.政治性C.被動性D.靈活性

【答案】 A

【解析】秘書工作與其他工作的本質區別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點。過關強化訓練

1.根據秘書工作的基本規律，（）是秘書工作存在的客觀基礎。

A.領導工作對綜合輔助性服務的需求

B.秘書工作高質量的綜合輔助性服務C.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求

D.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度 2.秘書事務工作的“三辦”是指（）。

A.辦文、辦事、辦信B.辦文、辦事、辦信息C.辦文、辦事、辦會D.辦文、辦事、辦協調 3.秘書部門的職業性功能是（）。

A.管理B.輔助C.決策D.參謀

4.秘書工作“四個轉變”的實質突出了（）。A.參謀作用B.管理作用C.服務作用D.信息作用 5.秘書工作“三服務”宗旨的核心是（）。

A.為機關部門服務B.為領導服務 C.為人民服務D.為本級領導服務 6.秘書同領導在角色定位上是（）。

A.同志關系B.平行關系C.從屬關系D.主仆關系 7.秘書應樹立的最基本的觀念是（）。

A.政策觀念B.服務觀念C.創新觀念D.領導觀念 參考答案及詳解

1.A［解析］根據秘書工作的基本規律，領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎，秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件，不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推動秘書工作的根本動力，領導者對綜合輔助性服務的滿意程度，是檢驗秘書工作水平的主要標志。

2.C［解析］“辦文”、“辦事”、“辦會”是對秘書事務工作的精煉概括。研究三者之間的關系，實際上是為了認識秘書工作的邏輯關系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重心，增強對秘書工作的全盤認識，以便更好地貫徹秘書工作的原則，將秘書工作做好。

3.B［解析］秘書部門的職業性功能即秘書工作的事務性助手職能——協助領導處理各種日常事務，也就是其輔助性功能。這是秘書部門的一個最重要的職責。

4.A［解析］我國秘書工作的改革與發展的重要標志是1985年1月，在中共中央辦公廳召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會（簡稱“85·1”座談會）上，確立了新時期秘書工作的指導思想和具有重大實踐意義的改革方針。“85·1”座談會在確立秘書工作“三服務”指導思想的同時，也提出了實現我國秘書部門“四個變革”的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為主動服務。”“四個轉變”首先強化了秘書工作的參謀職能，其要實現的目標是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實行科學化管理”、“主動服務”等，充分發揮秘書工作的參謀助手作用，以適應新時期、新形勢、新任務的要求。其次強調了對秘書工作要實現“科學化管理”的目標，其基本內容體現在實現規范化、制度化和科學化，使秘書工作的工作方式和方法達到最佳狀態，按照規定的程序辦事。“四個轉變”的內容前后相連，強調后者，并非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創新，實現新的標準的跨越。

5.C［解析］“85·1”座談會上時任中共中央辦公廳主任的王兆國同志明確指出：中央辦公廳的指導思想是圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，即為中央服務，為中央各部門和各省、自治區、直轄市服務，為人民服務。隨后，根據這一指導思想，我國秘書工作的指導思想確立為：圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，一是為領導和領導機關服務；二是為與本機關相關的各個部門機關服務；三是為人民服務。其中，秘書工作“三服務”宗旨的核心是為人民服務，這是由我們黨和政府為人民服務的宗旨決定的。所以本題正確選項是C。

6.C［解析］領導與秘書的關系是工作關系，是上下級的關系。在這種工作關系中，秘書處于從屬地位，是從體，而領導處于主導地位，是主體。一切按領導的指示辦，聽領導的，是秘書言行的指南。

7.B［解析］由于秘書工作的指導思想是“三服務”，即為領導和領導機關服務、為與本機關相關的各個部門機關服務、為人民服務，因此秘書應樹立的最基本的觀念是服務觀念。

第二章秘書個人素養與工作藝術 命題熱點導讀

秘書個人素養與工作藝術秘書人員的基本素質秘書人員的知識結構

秘書人員的能力要求

秘書人員的基本修養秘書人員的政治思想修養

秘書人員的工作作風修養 秘書人員的職業道德修養 秘書人員的心理品質修養

秘書人員的工作藝術良好的語言表達藝術

出色的人際關系協調藝術

考點知識精講

第一節秘書人員的基本素質

一、秘書人員的知識結構

秘書工作的綜合性決定了秘書人員既要具有廣闊的知識面又要有深厚的專業知識。

（一）基礎知識

秘書應具備的基礎知識可以分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，包括語文、歷史、地理、外語等；另一方面是自然科學知識，包括物理、化學、生物等知識。這些知識對其秘書工作起著直接或間接的作用。

（二）專業知識

專業知識是指秘書人員應該具備的秘書業務知識，包括應用文寫作、文書制作和文書檔案管理、檔案保管、辦公室管理、調查研究、會議組織、信訪工作、信息科學和公共關系知識等。由于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領導聯系最為緊密，因此秘書在輔助領導進行科學決策管理過程中發揮著重要作用，所以，具備基本的秘書業務知識和一定的管理學知識，對于提高秘書工作效率，實現秘書工作的現代化、科學化意義重大。

（三）行業知識

行業知識是指秘書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的秘書人員必須具備行政管理知識，在工商企業工作的秘書人員必須具備企業管理知識、市場營銷知識，而處于教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫療等行業系統的秘書人員也應具備各自的行業基礎知識，秘書在日常工作中必然會大量接觸行業領域的專業知識，如果不了解這些知識就有可能對所處理事務的輕重緩急不甚清楚，進而有可能造成失誤或損失。

（四）相關知識

所謂相關知識是指秘書人員為適應新形勢下的工作需要而應該加以進修的知識，屬于秘書人員知識結構中的較高層次，主要涉及經濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領導科學、統計學等。通過這些專業的學習，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領域。在當前市場經濟條件下，隨著我國各項改革措施的不斷深化，有些專業領域的知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。比如社會學、心理學，有助于秘書人員更好地認識自己的社會地位和社會價值，調整自己的心理狀態，運用科學的方法更自覺地、更有效地適應秘書工作和秘書活動，還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領導科學、信息傳播學等等。秘書人員應根據崗位的需要和自我的要求，有針對性地、有目的性地建構合理的知識結構，不斷優化自己的知識結構。而隨著社會的不斷發展，“終身學習”的理念正在逐步深入人心，日益成為對各行各業從業人員的共同要求。秘書從業人員也應根據自身的實際狀況有意識地擴大知識面，不斷加強專業知識與行業知識的廣度和深度。

二、秘書人員的能力要求 秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：

（一）表達能力

秘書工作的表達能力包括語言表達能力和文字表達能力，“能說會寫”是對秘書工作的基本能力要求，也是秘書人員給人的第一印象。1.語言表達能力

秘書雖然很少有機會親自走上發言臺，但是上傳下達、匯報情況、接待來訪、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無時無刻不在考驗著秘書人員的語言表達能力。因此語言表達能力作為秘書人員必備的基本能力，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應敏捷，應對自如；二要表達準確，分寸適當；三要口齒清楚，流暢清晰；四要態度從容，表達圓滿；五要針對不同對象，選用不同語言，講究說話的藝術性。2.文字表達能力

所謂秘書人員的文字表達能力，簡單地說就是以書面形式表達思想意圖，輔助領導處理政務的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求。較強的文字表達能力集中體現在以準確、簡潔、得體、莊重、樸實的書面語言，撰寫符合規范的公文文稿。秘書人員要寫好公文和應用文，應具備語法、邏輯、修辭等方面的知識，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應用文文體知識，掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期的實踐積累將這些知識綜合起來轉化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養才能提高的。

（二）辦事能力

秘書活動具有鮮明的事務性特征，辦事是秘書基礎性和經常性的工作。對于領導者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具體的事務性工作則主要是由秘書來承擔的。對于各職能部門來說，每一個職能部門都有自己分管的專門業務和職責范圍，因此，凡是別的部門不管的事和領導交辦的事，秘書部門都要管。總之，辦事能力是秘書工作的一項最基本、最重要的能力，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個方面： 1.理解領會能力

理解領會能力是高效辦事的前提。口語信號的表達往往同一定的情境有關，也常因不同的表達風格而使同樣的話具有不同的含義。秘書人員要善于從領導或別人的發言中抓住要點、判斷其真實用意、察覺其言外之音，從對方的語氣、停頓、眼神、表情和姿勢中體會其說話的分量，進而抓住矛盾的焦點。全面正確地理解領會領導的意圖（當然也包括其他交往對象的意圖），才能將事情辦好。2.觀察分析能力

秘書工作可謂千頭萬緒，巨細皆備，所以在工作中要時時、事事、處處做個有心人，善于觀

察，善于發現“死角”，及時提請領導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅要善于發現問題，更要善于分析問題，把各種事情綜合考慮清楚，分出輕重緩急、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書具備觀察分析能力就能深入實際，經過分析研究提出解決問題的方法，供領導參考。并且觀察分析能力是秘書工作由被動服務變為主動服務的前提條件。3.應變能力

應變能力是對突發和意外事件緊急處理的能力，是秘書人員各項能力和綜合素質在應急狀態下的臨場發揮和反映，要求秘書人員必須具備冷靜的頭腦和隨機應變的能力。秘書人員所處理的事務可以分為兩類：一類是可以事先預計和安排的經常性事務；另一類是無法預計和安排的突發性和意外性事件。這種經常性與突發性的矛盾統一是秘書工作的一大特點，它要求秘書人員必須具備敏捷的應變能力。事件一旦發生，秘書人員就能立即投入緊張的工作中。此外，秘書人員還要具備良好的心理素質，能夠控制情緒，對突如其來的事件可以立即作出判斷，采取果斷有力的措施，在不違反原則的前提下進行變通處理。

（三）社會交往能力

由于秘書工作本質上屬于一種服務性工作，秘書人員需要處理各種復雜的人際關系，所以秘書人員要加強社會交往能力的培養，具備與各種各樣的人交往的能力。秘書人員要提高社會交往能力，就需要了解人際交往的基本特點，掌握人際交往的原則和方法，這樣才能處理好同各個方面的關系，建立和諧融洽的工作環境，為順利開展各項工作活動創造必要的條件。

在人際交往中秘書人員應當堅持誠實、謙虛、和氣、大方、端莊、適度的原則。其中，誠實、謙虛、和氣，是做人的態度問題；大方、端莊是對儀表的要求；適度是指言行的標準，是風度問題。態度和風度是構成社會交往能力的重要因素。

秘書人員良好的社會交往能力要依靠長期工作實踐的積累和培養，具體可以從下述幾方面進行：一要學習和掌握交往對象的心理狀態；二要樹立高尚的交際品德；三要善于溝通情感并注意行為儀表；四要把握好言行尺度，做到恰到好處。

（四）溝通協調能力

溝通協調是秘書部門的一項重要職責，秘書人員的溝通協調能力對于改善人際關系，提高整個組織活動的效率具有重要意義。這種能力在具體的日常性工作中表現為：熟悉政府相關法律政策和規章制度，準確把握領導者意圖和被協調者的情況；善于將局部與整體、微觀與宏觀聯系起來進行考慮，綜合衡量全局利益；善于發現矛盾的焦點和重要環節；“因地、因情、因境”適宜地運用各種協調方法與手段，具備較強的變通能力。

（五）操作能力

隨著科技發展和網絡技術的應用，秘書的傳統工作方式有了根本性的轉變，如，信息搜集、整理、傳遞、處理的速度及有效性得到了極大的提高；計算機、掃描儀、復印機、投影儀、電視會議系統、圖像編輯軟件、公司局域網等數字化、智能化、信息化的辦公軟件和硬件的運用，不僅提高了秘書人員的辦事效率，也增強了秘書人員事務處理的準確性，同時對秘書人員的辦公自動化操作能力也提出了更高的要求，即需要秘書人員掌握最新的辦公室技術操作系統，為日常工作的處理提供便利化的技術操作服務。

除了上述基本的秘書人員的能力要求之外，秘書人員還應提高自身綜合分析能力、調研能力以及多方面的辦事能力。合理的秘書人員的能力結構是一個多層次、多角度因素的綜合結構，需要秘書人員在日常的工作和學習中時時處處進行實踐和積累，努力實現自身能力結構的優化發展。第二節秘書人員的基本修養

一、秘書人員的政治思想修養

秘書人員的政治思想修養主要包括兩個方面：一是理論知識體系，即觀點、范疇和要領的知識體系；二是理性思維能力。從本質上說秘書人員的政治理論修養水平就是其馬克思主義修養的水平。我國是一個社會主義國家，秘書工作是為人民服務的，這就要求秘書人員必須具有堅定的、正確的政治立場和高度的黨性修養，必須加深對我國國情的認識和了解，及時、準確地領會黨中央的意圖。此外，秘書人員還要堅決貫徹和執行黨和國家的路線、方針、政策，堅定正確的政治立場，與黨保持政治上的一致。而秘書人員要加強自身的政治思想修養首先要熟悉黨和國家的各方面政策；其次要深刻理解各項政策的精神實質。這樣才能正確理解黨和國家的各項方針政策，并將其貫徹到具體的工作實踐中，為領導的決策提供政策上的依據和支持。

二、秘書人員的工作作風修養

秘書人員的工作作風是由秘書工作的性質、特點和秘書人員的職業習慣所決定的，是秘書人員個人內在氣質在工作和生活中的具體顯現。對于秘書人員的工作作風修養要求包括下述幾個方面：

（一）工作講求時效

秘書人員辦事要講究時效。對于領導的批示、決定要迅速傳達貫徹并予以執行；對下級呈遞的請示、報告要盡快報送領導批復或轉辦；而對于群眾來信來訪中提出的意見和要求，要及時處理，滿足群眾的合理要求。堅決杜絕拖拉、推諉、敷衍的不良工作作風。

（二）作風嚴謹

由于秘書工作的性質決定了秘書人員需要比其他工作人員要具備更強的組織紀律性和法制觀念。要保持嚴謹的生活作風和工作作風。嚴格按照自己的職權范圍進行工作，堅持原則，秉公辦事，自覺地把自己置于黨和人民群眾的監督之下，經得起考驗。同時還要養成自覺保守秘密的工作習慣。

（三）注重調查研究

秘書部門的各項工作，無論是提供信息、起草文件，還是處理來信來訪，做好查辦和其他服務工作，都離不開具體的調查研究工作。秘書人員應該下大力氣做好基礎工作的調查研究，并在此基礎上進行科學的綜合分析，寫出可行的調查研究報告，為領導的科學決策提供有價值的信息

服務。

三、秘書人員的職業道德修養

職業道德是人們從事職業活動所應遵守的行為規范的總和，是社會道德在職業活動中的具體化、專門化。秘書人員應注重從以下幾方面加強自身的職業道德修養：

（一）忠于職守

秘書人員的忠于職守，從大的角度而言是忠于國家、人民的利益，從小的角度而言就是要忠于本機關、本單位的政治利益和經濟利益。對自身的工作認真負責、任勞任怨、不僭權、不越權。

（二）廉潔奉公

秘書工作崗位的特殊性決定了秘書人員接觸大大小小的利益誘惑的機會非常多，并且由于秘書人員與領導的密切關系，自然使秘書人員成為許多人為了找關系走門路而想要拉攏的對象。因此，秘書人員需要自覺做到廉潔奉公，遵紀守法，不以權謀私，不接受賄賂，做好領導的廉正清明的有力助手。

（三）嚴守機密

隨著信息技術的迅速發展，信息領域越來越成為國家之間、企業之間展開激烈角逐的重要領域。秘書所處的崗位必然會接觸到大量的工作機密。對此，秘書應具有高度的職業敏感性，嚴守黨和國家的機密，不得泄露或出賣本單位的政治、經濟、科技情報，不攜帶涉密載體出席公共場合，不在公開渠道傳遞涉密信息，不泄露領導尚未決定的關系群眾利益的事情等。

（四）禮貌待人

禮貌是一種修養，秘書人員的一言一行關系到組織的整體形象，所以應將文明禮貌貫穿于秘書工作之中。秘書待人接物需得體大方，談吐文雅，既不傲慢、冷淡，也不阿諛、做作。職業的特性要求秘書人員必須和各種各樣的人相處與交往，因此禮貌待人不僅是秘書人員的職業道德，也是其必備的職業素質。

四、秘書人員的心理品質修養

心理品質是指人在心理過程和個性心理方面表現出來的穩定的心理特點的總和。它影響著人的輔助行為、人際關系和自我修養，要完成好一項任務，除了要有正確的思想、良好的作風、必備的知識外，還必須具備一定的心理品質修養。由于秘書活動的緊張性、快節奏和高壓力決定了秘書人員必須具備較高的心理品質，這樣秘書人員才能保持心理平衡，順利完成各項工作任務。秘書人員的心理品質修養主要包括下述兩個方面：

（一）心理健康的基本品質

秘書人員心理健康是指秘書個體能以良好的心理狀態適應職業活動的環境。它包括忠誠、機敏、穩重、堅毅、隨和、幽默等幾方面的基本品質。忠誠要求秘書人員要以誠實、負責的態度對待自己的組織和領導者；機敏要求秘書人員要比其他工作人員具有更機智、敏捷的心理品質。秘書的機敏心理品質包括思維機敏和動作機敏；穩重則要求秘書人員處世穩健、辦事穩當和應急穩妥；堅毅則要求秘書人員必須具有頑強的意志和堅忍的毅力，敢于直面困難和挫折；隨和則要求秘書人員要樂于助人、寬以待人，善解人意，善于隨時協調各種關系，善于化解各種矛盾和沖突；幽默則是秘書人員智慧、學識、機敏和風趣的綜合體現，它能夠隨時化解工作中的尷尬局面。

（二）適當的心理調適

適當的心理調適是指秘書人員的心理狀態要隨著環境的不斷變化而逐步調整。善于調節和控制自己的情緒與行為，是秘書人員具備良好心理素質的表現。情緒對秘書的精神狀況、工作效率以及處事態度和待人方式等方面都有著十分重要的影響。因此，秘書人員要學會駕馭自己的情緒并能進行適當的心理調適。這就要求秘書：首先要具備堅強、豁達的個性素質和正確的人生態度；其次要提高情感修養的自覺性，掌握自我調節的本領，通過克制、暗示、分心、反省等方法進行自我調節；最后要擁有健康的體魄。這是當好秘書的生理基礎條件。只有具備心理調適能力的秘書人員，才能以飽滿的熱情投入到工作中去。第三節秘書人員的工作藝術

一、良好的語言表達藝術

掌握一定的語言表達能力是勝任秘書工作的前提，而具備過硬的語言表達藝術則是對秘書人員的更高要求。過硬的語言表達藝術可以從以下三個方面來衡量：

一是恰當運用角色語言，說話要和身份、地位相符合，體現秘書自身良好的素質和修養； 二是注重說話的場合和語言環境，做到出言審慎，分寸得當；

三是講究說話的方式，既做到語言明晰，語意表達準確，又能在適當的時候幽默風趣，委婉含蓄。要具備良好的語言表達藝術絕不是一蹴而就的事情，它需要秘書人員要在長期的生活和工作實踐中進行多方面的學習，經過長期的積累和錘煉，逐步造就自身語言表達藝術的魅力。

二、出色的人際關系協調藝術

協調主要是指秘書人員在自己的職責范圍之內，或根據領導的授權，調整和改善部門之間、工作之間、人與人之間的關系，促使機關活動趨向同步化、和諧化，以實現其共同目標的行為過程。人際關系的協調是秘書工作的一項重要職能。秘書工作的人際關系協調包括協調與領導的關系、協調領導之間的關系、協調與同事之間的關系三個方面，做好這三方面的人際關系協調工作對于促進決策的形成、保證決策的落實、理順各種關系、優化整體功能、提高機關效率具有重要的作用。

（一）協調與領導的關系

秘書與領導的關系是一種特殊的上下級關系。領導會把有些人際關系的問題轉給秘書來處理；還有些人際關系問題，則是由領導與秘書共同商量，并經領導同意后由秘書處理。秘書與領導的關系，直接影響秘書的工作環境、工作業績甚至心理健康。因此，秘書必須充分重視，認真處理。秘書人員首先要正確認識自身的角色地位，做到準確定位而不“越位”。領導和秘書各司其職。作為領導，依據法律或章程賦予的特定職權進行工作；而作為秘書，則應圍繞領導去實現目標。

因此，秘書需要準確認知自己的社會角色，擺正自己的位置，防止和克服“越位”現象。秘書在處理與領導關系時要防止“越位”現象的出現，這既是由社會分工決定的，也是一種積極的措施。秘書人員要對自己進行準確定位，就需要秘書人員正確審視自己，站在領導的角度去考慮和思考問題，合理控制、減少或降低自己不合理的期望值。其次要加強信息反饋。所謂信息反饋就是要實事求是地反映工作中的成績和問題，總結經驗教訓，完善措施，改進工作，把群眾的意愿、要求和建議及時反映領導，便于領導調動一切積極因素進行工作。最后，秘書還要處理好同領導群體的關系。

（二）協調領導之間的關系

由于領導者的分工不同，領導在思想觀念、工作風格和個性特征等方面也存在著差異，因此領導成員之間有時難免會產生意見或矛盾。而秘書在社會組織里負責聯系上下左右，與各部門和各單位領導接觸頻繁，所以遇到領導間的矛盾，秘書人員就應該積極地做好工作，加強信息的聯絡和溝通，促進協調，消除領導者之間的誤解和隔閡，當好領導者之間的媒介。一個稱職的秘書應該盡力促進領導群體的溝通和理解，使其統一認識，團結一致，把精力用到工作上，為了總體目標的實現而努力。

（三）協調與同事之間的關系

由于秘書與同事之間既是合作者又是潛在的競爭者，因此協調好與同事之間的關系，對于秘書人員來說更具有挑戰性。在實際工作中，秘書人員在進行與同事之間的溝通協調時應注意以下幾點：

1.注重主動溝通和及時溝通

有些同事可能因為誤會等原因對秘書工作產生誤解，從而導致工作上的不配合，甚至產生一些不良的傳言。因此，秘書人員在工作中就應該注重與同事之間的主動溝通和及時溝通，以便于工作順利開展。但要注意在溝通時要選擇合適的溝通時機、場合及方式，并要注意觀察溝通時的態度表現等，因為這些都直接影響著溝通的效果。2.注重“求大同存小異”

由于人們思考問題的角度和方法在一定程度上存在著差異。而這些差異有可能導致秘書和同事之間就同一個問題的看法不一致甚至是意見相左。這個時候就需要秘書人員秉承“求大同存小異”的原則來處理和同事之間因看法不一致甚至是意見相左所產生的問題和矛盾，并在此基礎上尋求解決問題的方法和途徑。當然，如果涉及原則性的問題和觀點時，秘書人員則必須堅持公正客觀的原則，不違背黨和國家的紀律的前提下處理事情。3.注重同事之間的關懷

所謂同事之間的關懷，就是指在同事最需要關懷和幫助的時刻及時給予幫助。同事之間需要支持和幫助的關鍵時刻，表現在許多方面，譬如工作出了漏洞需要補救時、剛剛接手新工作不熟悉以及不適應時、受到排擠身陷逆境時等等，在這些情況下，均應給予對方熱情的支持和幫助。這樣不僅能及時解決對方所面臨的困難或問題，更能促進同事之間的溝通和聯系，加強彼此間的感情和交流。經典真題回顧

真題1（單選題）秘書人員必備的基礎知識分為社會科學基礎知識和自然科學知識兩個方面，下列選項中不屬于自然科學知識的是（）。A.物理B.化學C.外語D.生物

【答案】 C

【解析】秘書應具備的基礎知識可以分為兩個方面：一方面是社會科學基礎知識，包括語文、歷史、地理外語等知識；另一方面是自然科學知識，包括物理、化學、生物等知識。真題2（單選題）（）指秘書人員所在行業、系統的專業知識。A.基礎知識B.專業知識C.行業知識D.相關知識

【答案】 C

【解析】行業知識是指秘書人員所在行業、系統的專業知識，如在政府機關工作的秘書人員必須具備行政管理知識，在工商企業工作的秘書人員必須具備企業管理知識、市場營銷知識。

真題3（單選題）秘書的人際關系最主要的是秘書與（）。

A.上級領導的關系B.本級領導的關系C.本級職能部門的關系D.本單位群眾的關系

【答案】 B

【解析】由于秘書工作是為領導的工作提供輔助性服務，因此，秘書的人際關系最主要的是秘書與本級領導的關系。

真題4（單選題）秘書口語表達能力的主要要求是（）。A.能言善辯B.快速詳盡C.長于概括D.準確得體

【答案】 D

【解析】秘書口語表達能力即秘書的語言表達能力，語言表達能力是秘書人員必備的基本能力，因此秘書人員在運用語言表情達意時，應做到口齒清楚、語言簡潔、觀點明確、條理清晰、態度從容、文明禮貌，說話注意場合和方式方法，而主要要求是準確得體。過關強化訓練

1.秘書人才的培養方向應是適應領導工作需要的（）型人才。A.M型B.S型C.X型D.T型

2.（）是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛煉、學習和積累所達到的水平。

A.素養B.素質C.涵養D.內涵

3.（）是人們對事物間接和概括反映的能力，是秘書人員智力結構的核心要素，其他要素均為其服務并受其支配。

A.思維力B.觀察力 C.注意力D.想象力

4.下列屬于加強秘書人員的政治思想修養的措施的是（）。

A.學習秘書人員保密規定B.學習科學發展觀 C.學習專業知識D.學習辦公室規定

5.（）是秘書部門各項工作的基礎，也是秘書人員的基本功之一。A.調查研究B.撰寫公文C.公務接待D.溝通協調

6.穩重與機敏相輔相成，秘書人員既要做到事事機敏，又要做到處處穩重。下列選項不屬于秘書人員的穩重的是（）。

A.處世穩健B.辦事穩當 C.待人穩重D.應急穩妥

7.下列選項不屬于秘書工作中堅持實事求是的原則的要求的是（）。

A.督察檢查要落實B.調查研究要唯實 C.信息工作要求實D.秘書寫作要真實 參考答案及詳解

1.D［解析］所謂T型人才是指按知識結構區分出來的一種新型人才類型。用字母“T”來表示他們的知識結構特點，“—”表示有廣博的知識面，“|”表示知識的深度，“T”表示兩者的結合，是既有較深的專業知識，又有廣博的知識面。因此，T型人才就是集深與博于一身的人才。新形勢下，對于秘書工作的各項要求正在不斷地提高，因此秘書人才的培養方向應是適應領導工作需要的T型人才。

2.A［解析］素養是指一個人在政治、思想、作風、道德品質和知識、技能等方面，經過長期鍛煉、學習和積累所達到的水平。它是人的一種較為穩定的屬性，對人的言行舉止等各種行為起著長期、持續的決定性作用。

3.A［解析］思維力是人們對事物間接和概括反映的能力，是秘書人員智力結構的核心要素，其他要素均為其服務并受其支配。秘書工作的性質和功能決定了秘書人員必須具備良好的思維力，勤思善謀，發揮參謀和智囊作用。因此，正確答案為B。

4.B［解析］秘書人員的政治思想修養主要包括兩個方面：一是理論知識，即觀點、范疇和要領體系；二是理性思維能力。秘書人員的政治理論修養從本質上說是馬克思主義修養。選項B屬于理論知識的學習。因此，B為正確答案。

5.A［解析］秘書部門的各項工作，無論是提供信息、起草文件，還是處理來信來訪，做好查辦和其他服務工作，都離不開調查研究。調查研究是秘書部門各項工作的基礎，也是秘書人員的基本功之一。

6.C［解析］穩重與機敏相輔相成。秘書人員既要做到事事機敏，又要做到處處穩重，給人以可信任感。秘書的穩重包括處世穩健、辦事穩當和應急穩妥。

7.A［解析］實事求是，是毛澤東思想和鄧小平理論的精髓。秘書工作是否遵循實事求是的原則，直接關系到領導決策是否實事求是，關系到領導機關與領導人的工作是否實事求是。特別注意：（1）調查研究要唯實；（2）信息工作要求實；（3）秘書寫作要真實。

第二篇：【事業單位文秘基礎知識】 事業單位文秘專業知識

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最新事業單位文秘基礎知識

一、秘書工作的內容

(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容

1.機關辦公廳(室)的基本任務

辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。

辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。

2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務

秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。

因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為既要參與政務，又要掌管政務兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。

(二)秘書工作的主要內容

1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

2.辦理組織會務

辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

4.信息處理工作

秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

5.溝通協調工作

對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按分級負責，歸口辦理的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

7.監督檢查工作

監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

8.公務接洽工作

公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關窗口的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

二、秘書工作的作用

秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

(一)建議參謀作用

這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。

(二)事務助手作用

秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

(三)中心樞紐作用

每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到上情下達，下情上達。

(四)統籌協調作用

統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。

(五)形象窗口作用

在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制門難進、臉難看、話難聽、事難辦的官僚主義作風和習氣。

秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的信息庫和資料庫，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。

事業單位文秘專業知識

青海事業單位文秘專業知識范文

真題1(單選題)秘書，是一種職務名稱，指處于()地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策并服務于領導人員的人員，是領導的參謀和助手。

A.中心B.樞紐C.中介D.中樞

【答案】 B

【解析】 略

真題2(單選題)對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，其中不屬于業務工作的協調的是()。

A.會議協調B.事項協調C.同屬部門的協調D.公文活動協調

【答案】 C

【解析】 對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等。而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。因此，選項C不正確。

真題3(單選題)()是秘書工作的本質屬性。

A.綜合輔助性服務B.政治性C.被動性D.靈活性

【答案】 A

【解析】 秘書工作與其他工作的本質區別在于秘書工作從屬于一定的領導機關或領導者，并為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點。

過關強化訓練

1.根據秘書工作的基本規律，()是秘書工作存在的客觀基礎。

A.領導工作對綜合輔助性服務的需求

B.秘書工作高質量的綜合輔助性服務

C.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求

D.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度

2.秘書事務工作的三辦是指()。

A.辦文、辦事、辦信B.辦文、辦事、辦信息

C.辦文、辦事、辦會D.辦文、辦事、辦協調

3.秘書部門的職業性功能是()。

A.管理B.輔助

C.決策D.參謀

4.秘書工作四個轉變的實質突出了()。

A.參謀作用B.管理作用

C.服務作用D.信息作用

5.秘書工作三服務宗旨的核心是()。

A.為機關部門服務B.為領導服務

C.為人民服務D.為本級領導服務

6.秘書同領導在角色定位上是()。

A.同志關系B.平行關系

C.從屬關系D.主仆關系

7.秘書應樹立的最基本的觀念是()。

A.政策觀念B.服務觀念

C.創新觀念D.領導觀念

參考答案及詳解

1.A[解析] 根據秘書工作的基本規律，領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎，秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件，不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推動秘書工作的根本動力，領導者對綜合輔助性服務的滿意程度，是檢驗秘書工作水平的主要標志。

2.C[解析] 辦文、辦事、辦會是對秘書事務工作的精煉概括。研究三者之間的關系，實際上是為了認識秘書工作的邏輯關系和事理，明確和突出不同的秘書工作的重心，增強對秘書工作的全盤認識，以便更好地貫徹秘書工作的原則，將秘書工作做好。

3.B[解析] 秘書部門的職業性功能即秘書工作的事務性助手職能協助領導處理各種日常事務，也就是其輔助性功能。這是秘書部門的一個最重要的職責。

4.A[解析] 我國秘書工作的改革與發展的重要標志是1985年1月，在中共中央辦公廳召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會(簡稱85middot;1座談會)上，確立了新時期秘書工作的指導思想和具有重大實踐意義的改革方針。85middot;1座談會在確立秘書工作三服務指導思想的同時，也提出了實現我國秘書部門四個變革的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發展的新方向，即第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為主動服務。四個轉變首先強化了秘書工作的參謀職能，其要實現的目標是出謀劃策、綜合處理信息、實行科學化管理、主動服務等，充分發揮秘書工作的參謀助手作用，以適應新時期、新形勢、新任務的要求。其次強調了對秘書工作要實現科學化管理的目標，其基本內容體現在實現規范化、制度化和科學化，使秘書工作的工作方式和方法達到最佳狀態，按照規定的程序辦事。四個轉變的內容前后相連，強調后者，并非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創新，實現新的標準的跨越。

5.C[解析] 85middot;1座談會上時任中共中央辦公廳主任的王兆國同志明確指出：中央辦公廳的指導思想是圍繞黨的總目標、總任務，做好三服務，即為中央服務，為中央各部門和各省、自治區、直轄市服務，為人民服務。隨后，根據這一指導思想，我國秘書工作的指導思想確立為：圍繞黨的總目標、總任務，做好三服務，一是為領導和領導機關服務;二是為與本機關相關的各個部門機關服務;三是為人民服務。其中，秘書工作三服務宗旨的核心是為人民服務，這是由我們黨和政府為人民服務的宗旨決定的。所以本題正確選項是C。

6.C[解析] 領導與秘書的關系是工作關系，是上下級的關系。在這種工作關系中，秘書處于從屬地位，是從體，而領導處于主導地位，是主體。一切按領導的指示辦，聽領導的，是秘書言行的指南。

7.B[解析] 由于秘書工作的指導思想是三服務，即為領導和領導機關服務、為與本機關相關的各個部門機關服務、為人民服務，因此秘書應樹立的最基本的觀念是服務觀念。

2015年事業單位招聘考試文秘專業知識大全

一、秘書工作的內容

(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容

1.機關辦公廳(室)的基本任務

辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高級領導人都設置辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。

辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文檔管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是后勤服務保障工作。

2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務

秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批準頒發的《政務院關于各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關系;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。

因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為既要參與政務，又要掌管政務兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。

(二)秘書工作的主要內容

1.擬定、辦理公文

擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。

擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。

辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。

辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規范、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。

2.辦理組織會務

辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經立題的成熟文件交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等;三是會議文件材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

3.調查研究工作

調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查了解相關情況，并進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。

每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬制提綱;實施階段要注意選準調查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。

4.信息處理工作

秘書信息處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，采集與處理信息，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領導部門。

開展信息處理工作首先要建立和健全信息網絡，這是搞好信息處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍;最后要實現信息處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環節的工作質量。

5.溝通協調工作

對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調對象劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬于秘書工作的業務范圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。

6.信訪接待工作

信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按分級負責，歸口辦理的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

7.監督檢查工作

監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對文件和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

8.公務接洽工作

公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯系公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關窗口的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或通過電話形式來本機關商洽或聯系的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠于職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯系。此外，還應善于處理人際關系。

除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。

二、秘書工作的作用

秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

(一)建議參謀作用

這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關信息和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最后，在領導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。

(二)事務助手作用

秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。

(三)中心樞紐作用

每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處于這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關系到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到上情下達，下情上達。

(四)統籌協調作用

統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策后，秘書人員還要協同相關部門做好信息反饋工作，調查各有關實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的指示同各方協調關系，促進決策的落實。

(五)形象窗口作用

在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯系、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制門難進、臉難看、話難聽、事難辦的官僚主義作風和習氣。

秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的信息庫和資料庫，隨時向領導者提供信息咨詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領導提供需要了解和掌握的各種動態信息，做好領導的各項輔助和服務工作。

第三篇：文秘專業知識

mi書工作職責

秘書工作職責

承擔全處日常行政事務、綜合協調職能，其主要職責為：

1、調查研究，參與提出處工作計劃與總結。

2、認真組織落實處辦公會議形成的決定、決議；組織協調綜合性工作和各科工作關系；協助處領導做好日常行政工作；

3、參與制定后勤管理各項規章制度，并督促檢查各項規章制度的執行情況；

4、承擔本處的文秘、檔案工作及印章的使用、保管。

5、負責文件、資料的保管與流傳，處日常工作的檢查與督促辦理。

6、負責做好宣傳工作，及時反映處工作動態；

7、做好全處職工年終考評、各種評優評獎、職稱申報審核等工作。

8、協調內外關系，掌握各科室的工作信息，及時協調解決有關問題。

9、負責對處退休、調離等人員辦理離職交接手續的監督工作。

10、完成處領導交辦的其它工作。

辦公室秘書工作職責

一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文秘工作。

二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作；及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦；做好文件的回收、清退、銷毀工作；做好文秘檔案收集管理及保密工作。

三、做好各種會議的記錄及會務工作。

四、辦理本單位人員的招聘錄用、培訓教育、績效考核、晉級晉職、薪資福利、各類保險、統計報表等事項的具體事宜。

五、做好單位印章管理，按規定開具介紹信。

六、做好來訪接待工作。

七、做好聯網微機管理工作，每天定時開機接收文件；做好信息收集及報送工作。

八、負責本單位辦公用品的采購和供應工作。

九、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理 文秘的專業知識就是辦文，辦會，辦事。辦文就是要學會寫文章，各類文種的寫作，比如說：請示，批復，報告，通知，通告，意見，合同等等。辦會就是要能組織和策劃各種會議。辦事就是有一般辦公室管理知識。能很好地處理辦公室的日常事務。文秘專業知識介紹

一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領。

那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢？具體說來，主要應注意以下幾點：

首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文秘寫作。

不管干什么事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向信息社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集 的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

其次，學習文秘寫作基礎知識，借鑒優秀作品。

寫作有沒有規律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經驗的科學總結，就是揭示文秘寫作的一般規律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

要提高文秘寫作能力，還應有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養，經消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。

作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

培養目標

經過學習、掌握公關與文秘專業的基本理論與基本知識，熟悉現代文書學，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關能力 課程設置

公關寫作、文件管理、檔案管理、辦公自動化、企業管理學、傳播學、普通心理學、商務英語、實用英語寫作、公共關系學、人力資源管理、秘書實務等 就業方向

在各級黨政群機關，企事業單位、鄉鎮企業、文化宣傳部門從事語言文字、文書秘書、文化宣傳管理及公共關系等工作 常用軟件

數據處理軟件Excel2000、文稿演示軟件PowerPoint2000、網頁制作軟件FrontPage2000，以及反病毒軟件KILL98forWindoWs95／98單機版和壓縮工具軟件

[1]WinZip8.1等常用軟件。文秘類包括以下專業

哲學類：哲學、邏輯學、倫理學；馬克思主義理論類：科學社會主義、國際共產主義運動、中國革命史、中國共產黨黨史；社會學類：社會學、社會工作；政治學類：政治學與行政學、國際政治、外交學、思想政治教育、國際政治經濟學；教育學類：教育學、人文教育、科學教育；中國語言文學類：漢語言文學、漢語言、對外漢語、中國語言文化、應用語言學、古典文獻、文秘；新聞傳播學類：新聞學、廣播電視新聞學、編輯出版學、傳播學、廣告學、媒體創意；歷史學類：歷史學、世界歷史等；公共管理類：行政管理、公共事業管理、公共政策學、公共關系學等。

（一）、基本素質

1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

2、心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有著心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。

3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構里工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會里，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不說每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢；明天你的一個朋友倒房地產虧大發了；昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。。。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好！

（二）、業務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握扎實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，盡量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應掌握一定的辦事方法與技巧。（詳見“四”）

（三）、文化素質

1、社會科學 學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某

年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了

一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之： 塞北一天一地一圣人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉 吾鄉文章屬吾弟 吾為吾弟改文

章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建筑工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

（四）此外

學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

俗話說，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

四、秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術 工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。工作方法：為了達到工作目標而采取的手段和途徑。比如過河: 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關鍵是要選擇切實 可行的方法。工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法, 順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

作為現代社會的秘書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：

1、要協調好各種關系：包括與本部門的領導之間，同事之間；與仲裁員/調解員之間的關系；與當事人的關系，與律師的關系；與有關部門的關系等。

在協調與本部門領導的關系時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因后果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理；而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害；而有的領導幽默風趣，你也不妨與他（她）開開玩笑。了解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢于提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。

對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

1、接聽、轉接電話；接待來訪人員。

2、負責辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負責總經理辦公室的清潔衛生。

4、做好會議紀要。

5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6、負責傳真件的收發工作。

7、負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規定，保管使用公章，并對其負責。

10、做好公司日常費用支出、流水帳登記，對其做統計以及各種票據的收納、保管。

11、每月環保報表的郵寄及社保的打表。

12、管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。

13、統計每月考勤并交財務做帳，留底。

14、管理辦公各種財產,合理使用并提高財產的使用效率,提倡節儉。

15、接受其他臨時工作

淺談對辦公室文秘工作內容的認識

我在企業從事辦公室秘書工作已有數載，多年來的辦公室工作使我深深認識到，辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔負著參與政務、管理事務、綜合服務的任務。就我個人而言，起草各種文字材料是我工作中的一項重要內容，下面，我想就這方面的工作談幾點自己的淺顯認識。

一、起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動

起草材料之前，首先需要弄清領導的意圖，然后精心構思，認真思考，閱讀大量的相關資料，才能投入寫作，一份文字材料，往往要經過多次修改才能完成。起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動，有時材料要得急，為了趕寫材料，經常需要加班加點，打通宵、“連軸轉”都是家常事。當別人休息娛樂或已進入夢鄉的時候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的時間。而且，這種超負荷的勞動不分“淡旺季”，是常年不斷的疲勞戰。因此，如果沒有吃大苦、耐大勞的精神，是干不了、干不好文字秘書工作的。這項工作雖然勞累辛苦，但苦中也有甜。每當一份材料完成得到領導的肯定和贊許時，每當自己的思路和觀點被領導所采納，都是文字秘書最高興和最欣慰的時候。其實只要自己的勞動被組織、被領導、被同事所認可，對企業的發展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

二、做好服務是文秘工作者的一項基本工作

文秘工作是一項辛苦又光榮的工作，為領導、為基層、為職工服務，是企業文秘人員的天職。不管是起草文件、撰寫講話稿，還是搞行政服務工作，它的成績和效益都不會非常明顯。因此，文秘人員必須要提高自己的思想境界，樹立不為名、不為利、埋頭苦干、無私奉獻的精神，甘當“無名英雄”。這很容易使一些同志對自己工作的價值產生疑惑，認為文字秘書的崗位太普通，太平凡，做不出什么大的成績。的確，文字秘書的崗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但這并不能說明文字秘書的工作不重要，更不能說文字秘書不能有大的作為。眾所周知，對于企業來說，大到各項方針政策的制定，小到每項具體工作的組織實施，都離不開文字工作。文字秘書所寫的文字材料首先必須充分體現領導的意圖，這是由辦

公部門的性質所決定的，但并不排斥文字秘書個人創造性的發揮。在不背離領導意圖的前提下，文字秘書完全可以把自己經過學習思考、調查研究形成的思想觀點融入到材料之中，提供給領導做決策參考。因此，從事文字秘書工作的同志，要正確地看待自己的工作崗位，立足于本職工作，自覺為領導和其他職能部門做好服務。

三、做好保密工作是對文秘人員的一項基本要求

一個文秘工作者，經常會接觸到本單位的機密。因此，文秘人員必須時刻保持清醒的頭腦，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設備的泄密，決不能把領導討論未決的事情泄露出來，給單位工作造成被動。

因此，一個文字秘書工作者，作為領導與職工、領導與各部門之間聯系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。文秘工作的這種特殊性，要求每一個文秘工作者應當認真學習，自覺加強思想、作風修養。

同時，還必須具備以下素質：

一是牢固樹立忠誠的思想。要忠實于企業，誠實做人。文秘人員的品德優劣直接關系到工作大局和領導在職工中的形象。因而具備忠誠的品德尤為重要。文秘工作者在任何時候都要作風正派、光明磊落，做老實人，辦老實事，說老實話

二是牢固樹立敬業的思想。要熱愛本職工作，忠于職守。文秘工作崗位重要，責任重大。只要每位文秘工作者樹立了正確的人生觀、價值觀和從業觀，不斷增強做好文秘工作的責任感和光榮感，把做好自己的本職工作作為崇高的職責，盡心盡力，愛崗敬業，就一定能夠在平凡崗位上做出成績來。

三是牢固樹立奉獻的思想。要不計較個人得失，具有任勞任怨的工作精神。文秘工作繁雜，辛苦，應當甘于吃苦，樂于奉獻，埋頭苦干，堅持做到以事業為重，工作為重。

四是養成踏實的作風。要堅持實事求是的工作態度。不論辦文、辦事，還是進行信息調研、督促檢查，都要從客觀實際出發，反映的問題，都應是真實可靠的，決不能道聽途說，憑主觀臆斷。

五是養成高效的作風。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人員的工作應當是高效的，文秘人員應當樹立效率的觀念，具有雷厲風行的作風、科學的組織能力，以保證工作任務的圓滿完成。

一、以踏實的工作態度，適應辦公室工作特點

辦公室作為企事業單位運轉的一個重要樞紐部門，是單位內外工作溝通、協調、處理的綜合部門，這就決定了辦公室工作繁雜性。由于我們辦公室人手少，工作量大，我和兩位大姐共同協作、共同努力，在遇到不懂得地方及時向她們請教學習，并優質高效的完成領導交辦的各項任務。在這一年里，遇到各類活動和接待，我都能夠積極配合做好后勤保障工作，與同事心往一處想，勁往一處使，不計較干多干少，只希望把領導交辦的事情辦妥、辦好。

二、加強學習，注重自身素質修養和提高

記得局長每次開會都說：“固步自封，夜郎自大”這個成語，雖然這只有八個字，但所表達的意思卻是深遠的，要求我們必須具有先進的觀念，要用科學發展的眼光看待一切，才能適應景區未來的發展。因此，我通過網絡、書籍及各類文件資料的學習，不斷提高了自己的政治理論水平。工作中，能從單位大局出發，從單位整體利益出發，凡事都為單位著想，同事之間互幫互助，并保持融洽的工作氣氛，形成了和諧、默契的工作氛圍。

另外，我還注重從工作及現實生活中汲取營養，認真學習文秘寫作、景區建設與發展、宣傳推介、檔案管理等相關業務知識。同時，虛心向領導、同事請教學習，取長補短，來增強服務意識和大局意識。對辦公室工作，能夠提前思考，對任何工作都能做到計劃性強、可操作性強、落實快捷等。

三、堅持做事先做人，努力做好日常工作，熱心為職工游客服務

為了做好日常工作，熱心為全局職工及游客服務，我做了下面的努力：

1、出勤方面，每天都能提前十到二十分鐘到達辦公室，做好上班前的相關工作準備，并能及時打掃兩位領導的辦公室等。

2、公文處理過程方面，嚴格按照國家事業單位公文處理辦法中所規定的程序辦事。發文時，能嚴格按照擬稿、核稿、會簽、簽發、印制、蓋章、登記、發文等程序辦理；收文時，按照收文登記、擬辦、批辦、分送、催辦、立卷、歸檔等程序辦理，沒有出現錯誤的公文處理事情。

3、紙張文檔、電子文檔的歸檔整理方面。在工作中，我特別注意對紙張資料的整理和保存，將有用的及時保存、歸檔，對于沒用的及時銷毀。因為很多文字性工作都是電腦作業，所以我在電腦中建立了個人工作資料檔案庫。并于每周星期五把工作過的資料集中整理，分類保存，以便今后查找。

4、關系處理方面，在工作上能做到主動補位。并能與其他各科室人員加強溝通，密切配合，互相支持，保證整體工作不出現紕漏。在工作中我自己確定了一條工作原則，屬于自己的工作要保質保量完成，不屬于自己的工作范圍的配合其他人員能完成的也要按時完成，做到了主動幫忙、熱情服務。

5、制度建設方面，以“科學管理為主，人性關懷為輔”的理念。為了加強對人、財、物、法、環的管理，在新任局長上任不久，根據會議精神集中精力對各項管理制度和崗位職責等二十幾項制度進行了全面修改和完善, 突出制度管理，嚴格照章辦事，為管理工作的制度化、規范化作出了一定貢獻。并且，這些管理制度的完善，充分體現了對事不對人的管理思想，使局內各項工作井然有序。

四、嚴格要求自己，時刻警醒

在工作中，我努力從每一件事情上進行總結，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質量，因為自己還是新同志，在為人處事、工作經驗等方面經驗還不足，在平時工作和生活中，我都能夠做到虛心向老同志學習、請教，學習他們的長處，反思自己不足，不斷提高政治業務素質。我時刻提醒自己，要誠懇待人，態度端正，積極想辦法，無論大事小事，我都要盡最大能力去做。在平時時刻要求自己，必須遵守勞動紀律、團結同志、從打掃衛生等小事做起，嚴格要求自己。以不求有功、但求無過信念，來對待所有事情。

五、存在的不足

1、在本職工作中還不夠認真負責，崗位意識還有待進一步提高。不能嚴格要求自己，工作上存在自我放松的情況。由于辦公室的工作繁雜，處理事情必須快、精、準。在這方面，我還有很多不足，比如在作會議記錄時，沒有抓住重點，記錄不全，導致遺漏一些重要內容。

2、對工作程序掌握不充分，對自身業務熟悉不全面，對工作缺少前瞻性和責任心，致使自己在工作中偶爾會遇到手忙腳亂的情況，甚至會出現一些不該出現的錯誤。

3、缺少細心，辦事不夠謹慎。文秘工作是相對簡單但又繁多的工作，這就要求我必須細心有良好的專業素質，思路縝密。在這方面，我還不夠細心，時有粗心大意、做事草率的情況。

六、今后努力的方向

1、今后在工作中還需多向領導、同事虛心請教學習，要多與大家進行協調、溝通，從大趨勢、大格局中去思考、去謀劃、取長補短，提高自身的工作水平。

2、必須提高工作質量，要具備強烈的事業心、高度的責任感。在每一件事情做完以后，要進行思考、總結，真正使本職工作有計劃、有落實。尤其是要找出工作中的不足，善于自我反省。

3、愛崗敬業，勤勞奉獻，不能為工作而工作，在日常工作中要主動出擊而不是被動應付，要積極主動開展工作，擯棄浮躁等待的心態，善謀實干，肯干事，敢干事，能干事，會干事。

4、平時需多注意鍛煉自己的聽知能力。在日常工作、會議、領導講話等場合，做到有集中的注意力、靈敏的反應力、深刻的理解力、牢固的記憶力、機智的綜合力和精湛的品評力；在辦事過程中，做到沒有根據的話不說，沒有把握的事不做，不輕易許愿，言必行，行必果。

5、要注意培養自己的綜合素質，把政治理論學習和業務學習結合起來，提高自身的政治素質和業務能力，以便為景區的明天奉獻自己的力量，為本職事業做出更大的貢獻。

總之，一年內在我們三個人的共同努力下，辦公室的工作比起以前有了很大的進步，我認為自己從思想認識上、業務及理論知識上有了明顯提高，這些進步是與全局新老同志們對我極大支持和幫助的結果離不開的，從老同志身上我學到了吃苦耐勞的敬業精神，從充滿活力的新同志身上也為我增添了積極努力、奮發向上、勤奮工作的信心和力量。在此，我從內心深處表示衷心的感謝和致敬，也真誠地希望在今后的工作中，局領導、同事們能對我一如既往的給予關懷和支持，在工作、生活及其他方面做得不妥之處請同志們給予批評和指正，在新的一年里，我將更加努力工作，發揚成績，改正不足。

試常見的15個問題

不同職位對應聘者素質要求的重點不同，因此考官在面試時所提的問題也不盡相同。重慶市大中專畢業生就業指導服務中心為畢業生列出了面試中常見的 15個問題，同學們可以試著回答一下，看你是否準備好了。

1、請介紹一下你和你的家庭。

2、你有什么優缺點？

3、你有什么特長和愛好？

4、你對自己的學習成績是否滿意？

5、你如何評價你的大學生活？

6、你擔任過何種社會工作，組織參加過何種社會實踐和社會活動？

7、你懂何種外語？熟練程度如何？

8、你為什么要應聘這個職位？

9、你對本行業、本單位、本職位有何了解？

10、你認為你適合做什么樣的工作？

11、你找工作考慮的重要因素是什么？

12、如果單位的安排與你的愿望不一致，你是否愿意服從安排？

13、如果工作安排與你的專業不對口，你如何考慮？

14、你是否有出國或考研究生的打算？

15、如果本單位和另外一個單位同時聘用你，你將如何選擇？ 學習永遠不晚

第四篇：文秘專業知識

文秘專業知識

一.禮貌

面對一個有教養的人,有禮貌是十分容易的事;但是彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業技能,做秘書的經常遇到這種情況。俗話說秀才遇到兵,有禮說不清。但職業要求秘書必須和各種各樣的人交往,因此,有禮貌地對待任何人就成了秘書職業品質的標準。禮貌要得體而不做作,只有溫和善良才是真正的禮貌。

二.分寸感

一名好秘書可以從以下三方面掌握分寸: A.這樣說話有分寸:坦蕩而不輕狂;贊美而不虛偽;活潑而不輕佻;自尊而不張揚。

B.這樣為人處世有分寸:自信而不自負;認真而不較真;正直而不刻板;勇敢而不魯莽。

做秘書的確不能事事較真,但一定要真誠,處理各種人際關系,必須從長計議,與人方便,與己方便。同在一個辦公室,搞好同事間的關系是非常重要的。關系融洽,心情就舒暢,這不但利于做好工作,也有利于自己的身心健康。

病從口入,禍從口出。因此,上班時,盡量多做事少說話。這樣做,可以避免無聊時閑談別人的是非。即使在工作之外,也不要對同事評頭論足,誰是誰非,自己心中有數。C.這樣辦事有分寸:謙和而不自卑;拒絕而不冷漠;機智而不奸詐;實惠而不惟利。

三敬業心

秘書的職業特點,決定其工作主要是實干。要圍繞領導的工作展開活動,做到招之即來,來之能干,在具體緊張的工作中,腳踏實地,不計個人得失,有吃苦耐勞甚至委曲求全的精神。四.自制

善于控制自己的情緒是一個人性格成熟的表現,但并不是每個成熟的人都有很好的自制力。而秘書卻要每時每刻都能夠很好地控制自己,而不應該是性情中人。我們常說辦公室里有“六不”原則:不驕、不躁、不卑、不亢、不要功、不埋怨。總而言之,急躁會影響人的判斷力,秘書,切忌躁火攻心,失去理智。

五..謙虛

謙虛有三個好處:既能使你在別人心里感覺良好,又不會樹大招風,更能幫助你提高自己在上司心中的價值。因為大部分老板都喜歡謙虛和內斂的秘書。我父親曾經對我說過一句話,他說做人一定要低姿態;低姿態不表示你就低人一等,只能說明你更成熟、更智慧。父親的這句話一直令我受益非淺。

六.責任感

責任分為兩種,明確的責任是你的職責范圍,不明確的責任是你主動承擔的份外工作。做好明確的工作,這是秘書的本份;做好不明確的工作,則會受人重用。一個好秘書,一定知道什么事情是重要的,哪些細節會給上司帶來幫助,遇到突發性的意外事件,秘書應沉著、從容地應對,變通地解決。責任感不僅在危難時候需要,在日常的細節上就能反映出來。大量日常瑣碎的責任感才是對秘書品質的考驗。

八.秘書的自我完善

(一)保持身心健康

秘書人員由于所處位置特殊,工作任務繁重以及社會對秘書角色的期望值高,在心理上承受著各種壓力。秘書的心理保健十分重要。一個好秘書必然情緒穩定,樂觀向上,具有愛心,善解人意,態度現實,責任心強,靈活多變,適應力強,人際關系和諧,善于交往。秘書在領導、同事之間建立和諧型的工作環境氛圍,在這種良好的人際關系中自如地工作,壓力得以緩解,苦悶、憂愁得到合理的宣泄、排解,工作的疲憊感以此而消失,從而達到心理平衡。

(二)了解自己的上司,做好本職工作

做好本職,聽起來很簡單,但在商界,做起來可并非是一件容易的事。從片中我們可以看到安迪在被確定為米蘭達的第二助理后所作的許多繁忙冗雜的事物。因此,如何做好自己的本職工作,值得重視。

首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通過公司員工對米蘭達到公司的表現,已經明白這是一個很難對付的上司。而且在日后的工作中,也逐漸了解了米蘭達的脾性:刁專、苛責、對工作極度的挑剔、對下屬要求極高等等。如果不了解這些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司滿意。

面對公司繁雜的事務,面對上司每一番甚至沒有標點停頓的安排,安迪學會了隨時帶個小本在身上以便迅速記下上司的囑咐事務;當米蘭達決定要她和艾米莉一同出席慈善晚會時,她又在很短的時間內牢記了出席晚會重要人士的名字;盡管安迪以前對時尚服裝這個行業從來不感興趣,甚至很排斥,但任職不久,便能對業內的人士和重要設計等熟悉掌握……這些都充分展現了安迪作為一名秘書優秀的品質,用我們的話來講,就是“干一行,愛一行”--一定要迅速的掌握所在職業的基本知識。

(三)學會從上司的眼神和動作中領悟意旨

不能否認,語言是交流的工具,但除此,眼神和動作也是在我們的人際交往中很重要的傳遞信息的的方式。作為上司或者是老板的秘書,一定要能夠在工作中對其眼神和動作的領會。當米蘭達看著她的衣著、鞋子看了一圈而沒有任何語言表達的時候,安迪已經明白自己該做什么了,那就是要注重自己的衣著得體--在職業內的得體。當安迪將《哈里波特》的復印件終于擺到米蘭達的眼前時,她也從米蘭達的眼神和嘴唇的微微張合中明白自己已經得到了女魔頭的認可!因此,這也就告訴我們,學會察言觀色,不是一件壞事,特別是在秘書行業,很多無法言說的意旨只能靠心領神會(四)努力做到出力而不“越位”

我們強調,要準確地認識自己的社會角色,擺正自己的社會位置,目的是為了防止和克服“越位”現象,找到一個穩定的出力方式。“越位”是下級在處理與領導的關系過程中常發生的一種錯誤。

發生越位的原因很多。從秘書角度來說,有的人屬于心理品質有問題,不把領導放在眼里,這種人為數極少;而就多數有這方面錯誤行為的人來說,是由于不能準確認識自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。因此,秘書人員應正確認識自己的角色地位,出力而不越位。

秘書氣質的修養

秘書是領導人的智囊和助手。他輔助領導人從事各項管理工作,負有參政設謀,協調綜合,督促檢查,拾遺補缺等重大責任。秘書素質的強弱直接關系到工作質量與效率的高低,關系到黨和國家方針政策的正確貫徹與各項事業的興衰成敗。因此,秘書人員必須具備較高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素質。但是,僅僅具備這些基本的素質,還不是合格的秘書人才,還不能說是一個精明能干的秘書。秘書要在領會貫徹領導意圖的過程中與領導配合默契,使領導得心應手,并達到心領神會,揮灑自如的境界,僅有其基本素質顯然是不行的,欲達到完成秘書使命的優化標準,還必須具備和培養良好的秘書意識和氣質。

自我意識與角色意識的對立統一 唯物主義認為,存在決定意識。人們的自我意識是在社會實踐中產生的發展的,它表現愿望、意向、興趣、理想、信念等。自我意識的高層次表現為一種豐富性動機,就是在社會生活中不斷推進提高的自我實現的精神支柱,每個人在進入自我實現的某個階段以后,又會出現新的更高的自我實現的追求。這種時時更新的自我意識總呈膨脹之勢。秘書是人在社會組織中擔當的一種角色。其角色意識又必須控制在社會組織為他規定的規范之內。也就是說,他不是在自己選定的環境下創造,而是在他直接碰到的環境下創造。因為秘書在社會組織中不是領導者、指揮者、決策者,僅僅是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手。他僅僅服務于領導工作,活動于幕后。作為處于從屬輔助地位的秘書,必須聽命于人,只能在受控的前提下施控。這種受規范控制的角色意識制約著呈膨脹狀態的自我意識,而強烈的自我意識能在一定條件下促進、推動角色意識,這就是自我意識與角色意識的對立統一。在這種對立統一的發展過程中,自我意識與角色意識始終是互相滲透、互為因果的。秘書要實現自我,首先必須沖出自我,在“無我”中實現自我并達到“超我”。

融自我于角色,角色中見自我。任何自我實現不可能在角色之外達到,一個人必須全力塑造豐滿的角色形象,才能真正達到自我實現。在戲劇舞臺上,鑼鼓一響、音樂聲起,演員就各自完全進入自己的角色。演員所塑的聲情并茂,維妙維肖的角色形象就是他在戲劇舞臺上的一種自我實現。在秘書崗位上扮演秘書角色,就要像演員塑造角色一樣,把追求、跨越更高階段的自我意識不斷調整轉移到塑造完美豐滿的秘書形象上來。要徹底擯棄“身在曹營心在漢”或“這山望見那山高”的心態,使強烈的自我實現的豐富性動機完全融匯在角色意識之中。在角色意識中溶化了強烈的自我意識,那么從屬性的被動工作就會出現創造性、主動性態勢。在規范的角色位置上塑造出了鮮明的角色形象,其自我實現也就達到了新的境界,也就是在角色形象中展現了嶄新的獨特的自我。

隱個性于共性,共性中顯個性。個性,是指一個人在他內在生理素質的基礎上,在一定的社會條件下,通過社會生活的實踐鍛煉與陶冶,逐步形成的觀念、態度、氣質與習慣等,它是一個人比較穩定的生理、心理素質和社會行為特征的總和。是一個人在人與人相互接觸中表現出來的性格傾向。共性,是人在社會生活中能夠配合他人的行為,適應群體生活的共同要求,符合群體行為規范的性格傾向。心理學家認為,只要不是病態,任何個性都是可愛的。這是從宏觀角度對社會構成與發展而言。而從微觀角度,對適應某種社會規范而言,個性是要服從于共性的。作為秘書,不僅要個性服從于共性,而且還要使自己的個性巧妙地溶合于共性,具有最大限度的可壓縮性,剛柔相濟,富有彈性。在任何情況下,在任何環境中,不但能順應群體共性,尤其還要順應其服務對象的獨特個性。

能使個性泯消于微觀而顯現于宏觀,是運用掌握個性維度的上乘境界。人們生活中看不到有什么個性的人,往往是最有個性的人。對秘書來說,自負清高,目中無人是狹隘危險的個性;點頭哈腰,奴顏卑膝是令人惡心、沒有出息的個性;而有禮有節、不亢不卑、自信自謙、能屈能伸,才是一個正派秘書所應該具有的個性。一個有作為的秘書,有志獻身于與自己的服務對象共同為之奮斗的事業,他在工作中為了事業和工作的需要,為了適應所在群體的共性和服務對象的個性而壓抑個性、犧牲自我,任勞任怨、埋頭苦干,不計名利,委屈求全,這種沒有“個性”的個性,不正是一種高尚可貴的“個性”么?

以角色建自我,無形中求有形。不論是默默無聞還是驚天動地,人總是表現自我,總是在建造一種自我。有人認為,秘書只是橋、舟、燭,只能渡送他人淹沒自己;只能照亮他人,毀滅自己,不能實現輝煌的自我。認為“秘書是艘破渡船,只把別人送上岸。渡了一船又一船,自己還在河這邊”,懷著自我實現難以滿足的滿腹怨屈,生出懷才不遇、有志難展的種種牢騷,這是一種狹隘的“唯我”之見。

自古以來的秘書雖然一般都名不見于經傳,利不顯于俸祿,但其中胸懷大志而成大業者大有人在。舍遠而觀近、避古而論今,毛澤東同志在黨的第三次代表大會以后曾擔任黨中央秘書,鄧小平同志則在黨的八、七會議時任過黨中央的政治秘書。他們后來都成為叱咤風云、扭轉乾坤的一代英杰。田家英作為毛主席的秘書,雖沒有在政治舞臺上拋頭露面,而其秘書的錚錚風骨卻萬人敬仰,流傳千古。以此觀之,他們是在扮演的角色中,一步一步地實現自我,是在沖出自我時達到“超我”,堪稱我們秘書工作者的楷模。

內在思想與外在行為的逆向調節

秘書是領導者的“輔弼之臣”,其智囊作用主要表現在以“謀”助 “斷”、以“謀”促“斷”、以“謀”執“斷”。因此,在內在思維上,必須站在領導者的角度去思考問題,要具有領導思維。但是,處于從屬地位的秘書只是領導者、指揮者、決策者的參謀和助手,他沒有也不 應當具有領導、指揮、決策的權力。所以,在外在行為上他只能不折不扣地執行領導意圖,而不能自行其是。在某種意義上,秘書是思維的“巨人”,行為的“矮子”!秘書內在思維與外在行為的要求的不一致,是秘書工作的一個顯著的獨特性,秘書要充分注重自我把握這種內外有別的逆向調節。

主導思維,輔助施行。一個勇敢的士兵要有將軍的氣慨,一個能干的秘書要有領導的思維。有些人行動上習慣于唯唯諾諾、畏首畏尾,思想上滿足于做“桐油燈芯”——撥一下動一下。凡事不敢主動去想,不會超前去想,總是要等領導有所指示或暗示后才去慢慢地揣摸領會其意圖,自己美其名曰“謙虛謹慎”,其實這種人不是庸材便是奴才。

也有許多人確實才高八斗、聰明卓絕。他們的思想往往高于或先于領導者,對領導的意圖一揣即透。可是不善于把這種高明的內在思想恰如其份地表現在外在行為上,而好先聲奪人,賣弄聰明,以致令人生厭或惹下大禍。《三國演義》中曹操的主薄楊修,從曹操發布的口令“雞肋”中,揣摸出了其撤軍的意圖,但他不經曹操允許就先行散播了撤退的輿論,結果被曹操以動搖軍心之罪而殺之。他的思維脈絡不可謂不佳,而其越軌行為則不可謂不蠢也。在現代,有些好表現自己的秘書也常常出現這種愚蠢的行為。

主導思維,是秘書在內在思維上以領導者的思想高度、站在領導者的角度去考慮問題。在思維上完全可以高于或先于領導者,以促進和協助完善領導意圖,但必須善于巧思妙導、不傷領導之自尊。秘書主導思維的出發點在于高效率地領會、執行或協助完善領導意圖,不是賣弄聰明,表現自己。因此,在行為上絕不能先于領導的決斷。

秘書的內在思維與外在行為,完全是逆向發展的。以高的角度去思維,從低的位置去執行。或者說,思在其前,行在其后。如果這個“度”調節把握不準,秘書不是越權僭位,就會無所作為。

全局思維,局部施行。秘書所屬領導,對下而言是全局,對上而言是局部;領導集體是全局,領導者個人是局部。秘書有責任協助所屬領導顧全大局,因而必須具有全局思維。

社會主義的新型秘書不同于封建社會的師爺、門客,他是為國家機關和領導集體服務 ,不是為領導者個人的私利服務;是拿國家薪金,不是食“君”之祿。因此,不能在人身上依附于領導者,對領導者的個人意志唯唯喏喏,曲意奉迎,為領導者的個人私利不遺余力,奔波效勞。秘書只從屬于自己所在的領導機關。他為領導者提供各種職能性服務是為了保證整個領導工作的順利進行。他的思維幅射點應從全局出發,在領導決策過程中,以全局的思維的意見、建議供領導參考,并有責任巧妙幫助和引導領導者克服一時的偶然的局部意識。同步思維,從屬施行。秘書與領導在知識才干上旗鼓相當,平分秋色,而且歷來配合很好,在許多情況下,“英雄所見略同”,這種與領導一拍即合,心領神會的思維即是同步思維。秘書具有與領導同步思維的能力時,如果不加調節控制,會出現我行我素,自作主張的行為,這正是秘書之大忌。

秘書在主動、積極、創造性地工作中,要十分注重尊重領導,及時請示匯報。在原則問題上,即使與領導觀點一致,也不能自作聰明,信口開河,或“替天行道”,而要站在從屬性位置有程序,有分寸、有節制地施行。

如果一個秘書沒有全局思維,不能及時為領導提供嚴謹、正確的意見和建議,而只會隨聲附和,或站在局部利益亂出歪點子,他就失去了秘書的正常職能。秘書內在思維時,應從全局的高度和角度出發,向領導者提供可行性意見、建議供其參考決斷,而在執行過程中則又必須以局部的角度,從屬的地位為出發點。一旦領導作出決斷,秘書就只能堅決無條件地執行,而不能有絲毫游移,更不能自以為是,與領導分庭抗禮或另搞一套。

秘書內在思維能力是與其學識才干膽略相對應的。不具備相當的才干能力,無所謂發達的內在思維,內在思維發達而又有膽有識的秘書,則尤其要在外在行為上謙虛謹慎。

秘書氣質與志向風操的自我修持 氣質的含義一般是指人的個性特點,如直爽、沉靜、浮躁等,也指其風格、氣度。秘書氣質則此二者皆兼而共有,主見于風格氣度。志向風操是一個人的主觀價值取向及實現這種價值取向的自我操持。秘書氣質即其志向風操的特殊外延,自我之志向風操是秘書氣質的豐富內涵。

絕頂為峰的恢弘志氣,始終如一的中心意志。志氣是一個人實現其理想、目標的內動力。追求的目標愈遠,理想愈高,志氣就愈大。秘書工作是培養、鍛煉和造就人才的搖籃,秘書雖處于輔助地位,在現時協同領導通觀全局、運籌帷幄,而隨著時代和事業發展的需要則存在著位移的可能。因此,要站得高、望得遠,為共產主義理想奮斗,為社會主義事業獻身,要具備一種“海到無邊天作岸,山登絕頂我為峰”的恢弘志氣。秘書的志氣是為國家為社會獻身盡責的志氣,是憂國憂民的志氣,是勵精圖治,振興中華的志氣。封建時代的范仲淹尚能“居廟堂之高則憂其 君,處江湖之遠則憂其民”,作為社會主義時代的秘書當然應該比他的胸懷更開闊、眼光更遠大。秘書有了為國家、為民族、為社會主義“四化”大業盡責的恢弘之志,其奉獻精神必會油然而生,就會在被動的崗位上神清氣爽地主動地去工作,就可以不論在民主型、開拓型、超脫型、事務型、業務型,還是平庸型、放任型、專斷型、世故型、權勢型領導者的手下,都能應變自如,自覺做好份內工作。秘書工作的難度不僅僅在于其從屬性、政治性,主要的、直接的難度還是在于它的綜合性、事務性和群眾性。它的這種職能決定了其具體工作的瑣碎性、突發性、嚴密性和連續性。這種“沒分沒曉,沒完沒了”的工作特性,是足以窒息理想、壓抑志氣的。那么,秘書靠什么從這樣的困難之海到達理想追求的自由彼岸?光有志氣是不夠的,還要有始終如一的中心意志。

遠大的目標,堅韌的意志是秘書人員心靈的護衛和保障。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恒心、信心,就是堅韌的中心意志。它是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅韌的意志,不但是一切成就大事業的人們的心理特征,而且也是平凡崗位上默默無聞,不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事,完成某項工作,能否有不達目的不肯放手的勁頭和毅力,是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。一般情況下,許多人都能隨眾而向前,順利時也肯努力奮斗。可是,在別人都已退出,或者都已向后轉的情況下,對于一個既要參與政務, 又要管理事務的秘書,如果不具有這種始終如一的中心意志,他的工作就會虎頭蛇尾,有始無終,難以令人滿意。有了這種貫穿始終的中心意志,他就能兢兢業業,滿懷信心,勝利到達理想的彼岸。容忍的度量,就是一種廣闊的胸懷。對國家、民族、共產黨和人民的根本利益受到損害,即危害四項基本原則問題,對一切違法亂紀的行為理所當然不能容忍。容忍的前提,是從黨和國家及人民的根本利益出發。秘書為了協調工作的需要,對下要容,對上要忍,委屈求全,經得起敲打。容則能合眾,忍則能抗壓。俗話說:人上一百,形形色色。秘書面對龐大的社會網絡,身處復雜微妙的地位,不可持個人之性,不能逞一時之氣,而要從非我的角度,謹言慎行,能容能忍。虛懷若谷,委屈求全就是善于容忍即聽得起批評,受得起委屈,耐得了刺激,“不以物喜,不以已悲”,驟然臨之而不驚、無故加之而不怒,我行我素正常工作,這就是秘書氣質的基本要素。為秘書者應有“草不謝榮于春風,木不怨落于秋滅”的心態和境界。自重自愛的人格操守,張弛自如的容忍度量。人格、操守是基本的、最可靠的事業之本。一個人能夠知道尊重自己的人格,不把自己當作一件買賣品,不肯為了金錢、權勢、地位而出賣自己的靈魂和人格、降落自己的操守,則他一定能成為社會中備受尊敬的人。每個人都應認識到,在自己的生命中是應該具有寶貴的人格的。這種人格非富貴之所能淫,貧賤之所能移,威武之所能屈,這種人格為任何代價所不能購買,“寧為玉碎,不為瓦全”。這種人格之基石就是克已奉公,誠實公正,言而有信,行而有義。在社會生活中是否受人尊重,主要決定于一 個人的人格,不是一個人的職位。毋庸置疑,黨和國家機關的秘書必須首先具有這種基本的人格,然后才談得上黨性、國格。除了對工作具有滿腔熱忱的精神狀態,還要有一絲不茍,盡善盡美的辦事態度。如果做秘書工作養成了輕視與忽略的壞習慣,時時抱著一種馬馬虎虎、敷衍茍且的應付態度,那么,即使他有滿腔熱忱,沖天干勁,其效果也會被這種惰性所抵銷。做秘書工作,事無大小、事無巨細,每做一事都要竭其心力、求其完美,這也是秘書氣質反映在事業上的一個標記。秘書以盡力為本,以奉獻為榮,他在每做完一件工作時,應當可以捫心自問,可以有勇氣這樣說:對于這件工作,我問心無愧,我盡到了自己的最大努力,已經做到了力所能及范圍內的“最好”。許多人最常見的毛病就在于辦事不徹底,缺乏貫穿始終、盡善盡美的工作態度。他們對工作、對事業不想求其完美,而在個人利益上則企望有最理想的收獲,這是秘書人員不可取的。秘書工作不僅有輔助性、服務性、全面性的特點,而且具有很強的機密性、政策性,它環環相扣,關系密切,“牽一發而動全身”,往往涉及一個全局和整體,尤其需要一絲不茍,盡 善盡美的辦事態度。

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滿腔熱忱的工作精神,盡善盡美的辦事態度。測驗秘書氣質還有一個標準,那就是看他工作時所具的精神。假使他對于工作是被動的而非自動的;假使他對于自己的工作感到厭惡、毫無熱誠和愛好之心,不能使工作成為自己的一種喜悅,而覺得像是在被迫服一種苦役的話,那他是絕難取得工作成效,做得有聲有色的。一個秘書工作時所具的精神,不但對于工作的效率與質量大有影響,而且與造就培養他本人的品格和氣質也大有關系。秘書的工作就是秘書的人格之表現,是秘書的志趣、理想能力、氣質之外部寫真。看到了他所做工作的品質,也就“如見其為人”了。秘書的工作,是秘書的自我塑像,為美為丑,可愛可憎全操于他自己之手。因此,秘書應對自己的工作臨之以一種藝術家的精神,持以樂觀、滿腔熱忱的心理,才能變被動為主動,變消極為積極,使自己的工作成果放出光彩。

因此,秘書人員在不斷擴充理論、應用知識、提高各種辦事能力的同時,必須自覺加強秘書意識與氣質的修養

一、解放思想、大膽創新

社會在發展，歷史在進步，人保公司也處于前所未有的歷史變革時期，辦公室工作人員必須 搭準歷史發展的脈搏，跟上歷史發展的腳步，合上歷史發展的節律。為此，就要解放思想、轉變觀念、大膽創新。日常工作中要敢于打破舊框框，革除陳規陋習，面對新情況、新問題，要勇于思考，敢于探索，大膽地推進工作創新。如：公文運轉如何做到急事急辦、特事特辦?如何改進接待工作，如何適應業務發展加大宣傳工作力度等等。有了超前的意識、大膽 創新精神和靈活多變的手段，就能使辦公室工作有聲有色、富有成效。

二、轉變工作作風、改進工作方法

辦公室的工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切的聯系。要做好辦公室工作，首先要 理清思路，抓大事，抓工作中的主要矛盾，分清輕重緩急、統籌兼顧、合理安排，才能做到忙而不亂、緊張有序。同時，要善于思考，不斷摸索工作規律，防止埋于事務堆中。

其次，要有強烈的事業心和責任感，增強工作時效性。工作要腳踏實地真抓實干，力戒浮夸。尤其是在遇到工作任務較多的情況下，一定要冷靜思考、分清輕重緩急，一件一件落實并排出時間表。匯報工作要敢于講（作文網www.tmdps.cn 整理）真話、報實情，不能報喜不報憂，投其所好。

另外，特別注意的是辦公室工作要以事業為重，不能過多地摻雜個人感情、憑個人意志辦事，做到對待上級與下級一樣，對待領導與一般員工一個樣。為職工辦實事、辦好事，杜絕“ 門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的衙門作風。更不能利用手中權利謀私利。要堂堂正正做人、清清白白做官、踏踏實實做事。

最后，辦公室工作要有嚴格規范的工作制度、辦事程序，這是做好辦公室工作的基礎和保證。“沒有規矩，不成方圓”，辦公室工作必須要明確每個崗位的工作職責、辦事程序、工作目標和工作要求。使辦公室工作納入制度化、規范化和科學化的管理軌道，以提高辦公室整 體工作效率。

三、要熱愛辦公室工作，甘當人民的勤務員 從大的方面講，辦公室位置很重要，也是領導的左膀右臂，公司的內管家。但是，辦公室的 工作頭緒多、婆婆多，服務對象多，方方面面應酬也多。事情多而雜，而且哪一方面做得稍有不周，不是上級不滿意，就是員工有意見。好比是老牛進磨坊，一年忙到頭還出力不討好，因而不少人都不愿意從事此項工作。話說回頭，辦公室工作難干總得有人干，既然從事了這項工作，就要安下心來并全身心地投入。辦公室工作也是鍛煉人的地方，辦公室人員可以 從領導身上吸取到很多營養(如：領導的決策能力、工作作風等)，可以在工作實踐中培養 提高組織協調能力、公關技巧、綜合分析判斷能力以及文字綜合能力等。可以說，能全面提 升自身素質。因此要珍惜崗位、把握契機、使我們的全部聰明才智得以充分發揮。

四、加強學習，提高自身素質

辦公室工作涉及面廣，特別是又擔負著為領導輔助決策的任務，日常不注意加強學習和不斷 更新知識，就無法勝任工作。必須把學習擺在一個很重要的位置上，日常要注意政治、經濟理論學習，還要研究政策法規，學習有關業務知識以及熟練掌握辦公自動化。學習的途徑很 多，除了理論學習外，還可以向身邊的領導和同事學，可以深入基層加強調查研究，從基層吸取營養，要使理論與實踐緊密地結合起來并加以靈活運用，才能取得學習的效果。

提高自身素質，除了加強學習外，還應注意自身個人形象的塑造。在辦公室要有一個好的精 神風貌、待人接物要大方禮讓，談吐要自然和諧，辦事要穩沉干練。因辦公室接觸的人來自各方面、各人性格脾氣、辦事作風不盡相同，情況比較復雜，要靈活而又妥善地處理好各方 面關系和工作，尤其是面臨突發性事件，沒有一個良好的心理素質就無法冷靜地處理問題、做好工作。因此要注意加強心理素質的訓練，不斷提高處理突發事件的應變能力。遇事要“ 三思而后行”，處理問題要果斷、迅速，不要優柔寡斷、拖泥帶水，以致延誤工作。

總之，要使辦公室工作做得扎扎實實并富有成 效，必須在工作中不斷開拓創新、總結和提高。

秘書應是位出色的公關員

知道秘書的職責是協助上司做好工作，在公司里，我們要始終保持精神飽滿，以充沛的精力和自信去迎接各種挑戰。猶豫不決和拖沓的工作作風是應該堅決反對的。即使是常規的機械的事務性工作，也應該一絲不茍、兢兢業業地做好。我們每天都要設法創造一種良好的形象，面帶真誠的微笑，專心細致的工作。

無論在任何部門工作，人際關系都非常重要。秘書每天都要和上司、同事、來賓、下屬等接觸和打交道，因此必須樂業敬群，以優雅的舉止談吐和高素質的涵養創造良好的人際關系，增進公司內部的團結，提高公司外部的形象。從這個意義上說，秘書應當是一位非常出色的公關人員。

在一些公司里，秘書還兼做接待員。客戶往往是通過秘書的接待獲得公司的第一印象。因此其服飾、打扮、行為舉止直接關系到公司的形象。即使不做接待員，秘書也不可避免地要同公司內外各種人接觸，為此個人形象十分重要。衣著整潔、得體、切勿濃妝艷沫，衣服、鞋子必須干凈，頭發要梳理整齊，儀態要自然大方，態度和藹，時時處處表現出文雅的談吐和風度。

秘書不能越位

我們強調，秘書要準確地認知自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服“越位”現象，找到一個穩妥的出力方式。

“越位”是下級在處理與領導關系過程中常發生的一種錯誤。其主要表現為：

（A）決策地位。決策，作為領導活動的基本內容，處于不同層次上的領導者其權限是不一樣的。在辦事過程中，有些決策可以由秘書做出，有些決策則必須由領導做出。有的秘書人員不能充分認識到這一點，明明應由領導做出的決策，他卻超越權限，自己擅自做出。

（B）表態越位。表態，是表明人們對某事件的基本態度，一般與一定的身份相聯系。超越身份，胡亂表態，是不負責的表現，是無效的。一般說來，單位之間交涉問題，對帶有實質性問題的表態，應由領導或領導授權才能進行。而有的人作為秘書，卻沒能做到這一點，領導未表態也沒授權，他卻搶先表明態度，造成喧賓奪主之勢，陷領導于被動。

（C）干工作越位。哪些工作應由誰干，這里面有時也有幾分奧妙。有的人不明白這一點，有些工作，本來由領導出面做更適合，他卻搶先去做，從而造成干工作越位。

（D）答復問題越位。有些問題的答復，往往需要有相應的權威。而有的人明明缺乏這種權威，卻擅自答復，這也是越位。

（E）在某些場合越位。有些場合，如同客人應酬，參加宴會，也應適當突出領導，有的秘書，張羅過歡，顯自己過多，顯領導太少，這也不好。我們常從電視里看到，中央領導接見先進人物，參加宴會，一般主要領導走在前面，給的鏡頭要多些；照相也都是主要領導處于顯赫地位。這點，我們在處理秘書與領導關系時，很有必要借鑒。在某些場合，最好也要注意不越位。

發生越位行為的原因很多。從領導角度說，有的單位或部門可能“兵強將弱”，領導控制不了秘書；有的單位或部門的領導可能對權力撒手太大，一些本來應由自己辦的事也交由秘書辦，缺乏及時的、必要的集權等等。從秘書角度來說，有的人是屬于心理品質有問題，不把領導放在眼里，認為自己比領導高明，因此凡事好為領導先。這種人為數極少，作為領導不可不防。而就多數有這方面錯誤行為的人來說，是由于不能準確認知自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。

越位往往會對工作、對領導關系帶來嚴重危害。首先從工作上看，領導和秘書是兩個擔負著不同分工職能的社會角色，盡管二者需密切合作和配合，但畢竟職責和與職責相應的工作方式和工作方法不同。若二者不是各司其職，各負其責，而是互相替代，職責不清，就不可避免要帶來混亂局面。有時從局部看，從個體看可能是多出了力，并有所收效。但從整體上看，由于這種出力突破了上下級的界限，又往往會影響別人的情緒和工作，影響領導協調職能的發揮，故而是無效的，甚至是有害的。所以，領導從工作出發，一般是不允許秘書越位的。其次，從領導關系本身看。秘書越權嚴重，必然會導致領導偏離帥位，大權旁落，無法實施領導行為。因此，領導往往在這類問題，只要他還有能力來糾正，那么，他就一定會毫不猶豫地出來糾正。秘書屢屢有意發生這種行為，他就會視之為危險人物，對其處處警惕，事事留心，利用各種辦法和力量來制約。在這種領導對你治之惟恐不及的情況下，作為秘書絕無良好的領導關系可言。三國時期，漢獻帝屢屢要殺曹操，就是因為曹操“挾天子以令諸侯”，嚴重越權專權。在現實生活中，有許多人工作干了不少，就是效果不佳，究其原因，恐怕與沒幫到點子上有關，過分了，越位了。結果影響了領導，影響了同事，從而引起他人的反感，盡管這里面可能有有意和無意之分。可見，作為秘書要處理好與領導關系，凡事不可不守角色本分，收斂和約束自己，注意防止和克服越位現象。

我們強調處理與領導關系要防止越位，并不是說干工作可以不出力。出力，對于任何人在任何時候，永遠是絕對必要的。問題是社會分工所決定的出力方式是有差別的。不承認或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領導的關系中，我們強調要防止越位，是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。

秘書辦事掌握領導性格

有些領導眼中的可愛，會成為另外一些領導心中的忌諱。性格的差異造成了不同的相處狀態。

不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣。有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱。性格的差異造成了不同的相處狀態。

漢景帝時，朗中令中有個叫周文的。最初，他是文帝的御醫，后來被任命為太子的醫生。太子即位，成了景帝，他就被升為朗中令。周文言談十分謹慎，他總是穿著補丁衣服，故意弄得很邋遢。這樣，景帝很放心，連寢室都讓他隨便出入，做房事時也讓他在旁邊侍候。景帝每問他對于臣儒們的意見時，他就說“請您自己判斷吧”，從不說牽扯大巨們命運的話。為此景帶兩次專程去訪問，表示敬意。

武帝即位后，周文仍作為先帝的寵巨很受器重。

像周文這樣的人能被三個皇帝器重的不倒翁，靠的是什么？當然是無所作為，唯唯諾諾。試想，換了別人，他看了皇帝的房事出來能不對另外的人說嗎？一說，就要被殺頭。再者，他與皇帝那樣親近，官居郎中令，卻一點也不過問朝政，這不是無所作為又是什么呢？

“無為”的性格可以使一部分人獲得長久的保全，但若用之不當，也可能起到適得其反的效果。

張作霖當了大帥后，要論功行賞，大封部下，但手下一個秘書長，卻被撒了職。幾個朋友替秘書長去說情。“大帥待人一向厚道，秘書長撤職后，未派其他差使，生活都成問題。”張作霖說：“我對他并沒有什么，不過他作了8年的秘書長，沒有同我抬過一回扛，難道我8年之中，就沒有做錯一件事嗎？這樣的秘書長，又有何益？”

周文與這個秘書長，采用了相同的方法，兩者結果卻大不相同，一者可以長久相處，一者被撤職辭退，這其中原因，就是彼此之間所存在的性格的差異。

當然，我們工作中遇到的不可能就這么簡單的兩種領導，但是每個人都有不同的性格，領導也不例外。準確的掌握領導的性格，確定適宜的原則，將會使你和領導的相處事半功倍

新形勢對秘書素質新要求

為了適應改革開放新形勢的要求，秘書素質必須在繼承和發揚優良傳統的基礎上不斷加以拓新。

一、思想上必須是開放型

首先，要從傳統的思想禁錮中解放出來。

其次，要從“左”的思想禁錮中解放出來。

第三，要從“本本”的禁煙中解放出來。

二、業務上必須是開拓型

所謂業務上的開拓型，就是要求秘書人員在業務能力的培養上，能夠拓寬新的領域；在工作效果上，能夠開創新的局面。具體來講，秘書人員要具有三種新的業務能力。

1．拓新能力。

2．分析處理問題的能力。

3．人際交往能力。

三、作風上必須是高效型

首先，秘書人員應設法從形式主義的束縛中解脫出來。

其次，要樹立時間就是效益的觀念，以只爭朝夕的精神，全身心地投入到改革開放和經濟上新臺階的工作中。

第三，要主動抓落實。領導的決策，能不能及時得到落實，秘書人員的督促督辦有著舉足輕重的作用。具體講，要練好三項基本功：一要學會抓大事。二要懂得抓重點。三要注重實效。

處理好矛盾當好領導秘書 2 秘書工作是一門藝術，要做好秘書工作必須注意處理好四對矛盾。

一、專與廣。秘書工作沒有盲區，只要領導工作有可能涉及的領域，秘書就不能說“不”。比如，作為一名分管工業經濟的政府領導人的秘書，首先要具備作為秘書的一些基本素質，如語言文字表達能力、文電處理能力、會務接待能力等。其次要熟悉工業經濟、市場經濟以及從國家到地方相關政策法規、本地區經濟運行狀況等方面的知識，不能說出話來、寫出文稿來處處是“雷區”、句句是“外行話”。再次要對除此以外的政治、歷史等其他領導工作可能涉及的領域有所了解。比如，領導者即將赴黨校就我國經濟體制改革的有關問題作專題講座，為起草好這篇講座文稿，秘書就應熟悉我國經濟體制改革的政治背景、歷史演進以及當前我國政治經濟運行中存在的一些主要矛盾和問題等，否則就不可能寫出有深度、有見解的高質量的文稿。因此，秘書必須是多面手，不僅要對其他相關方面的知識有所了解，做到廣，只專不廣或只廣不專都難以勝任秘書工作。

二、前與后。秘書是領導的參謀助手，其主要職責是為領導服務。為此，就要做到前與后的協調統一。所謂前，就是對與領導有關的工作要超前考慮、提前完成，留有一定的提前量。這其中包括兩方面含義：一是領導布置的工作要趕在領導規定的時間之前完成，以給領導一個緩沖的時間；二是領導尚未布置但根據自己判斷即將要開展的工作，要超前謀劃，想在領導前面，走在領導前面。比如，對即將進入汛期的防洪問題，如果該地區每年的防洪形勢都較為嚴峻的話，就應該盡早給領導提個醒，必要時還應該提出初步工作方案。再如，領導參加會議時，要提前進入會場，檢查包括音響在內的各項會務準備情況。諸如此類的問題，都應該有超前意識。與此相反，有些工作秘書不能超前而必須做在后面。比如，領導面對新聞鏡頭時，秘書要主動靠后，把鏡頭讓給領導，而不能跑到領導前面，與領導搶鏡頭。領導參加完一個活動時，秘書要在領導退出現場之后，詳細檢查領導是否還有文件等物品遺留在現場，然后才能離開。該前則前，該后則后，對秘書而言兩者同樣重要，切不可前后倒置，那樣必然會亂成一團。

三、內與外。由于秘書往往跟領導走得很近，不僅在許多方面直接參與領導決策，而且還掌握著包括領導個人隱私在內的一些鮮為人知的秘密。所以，秘書在公共場合活動時要注意內外有別，把握分寸，對什么該說什么不該說必須心中有數，不能為了嘩眾取寵、一時興趣而口無遮攔什么都往外說。這樣，不僅會泄露一些工作秘密，而且還可能會損害領導者的形象，于工作、于己都不利。比如，一位領導正在召開工商、質量監督等部門負責人會議，準備對市場上熱銷的某種假冒偽劣商品進行突擊檢查。如果秘書提前把會議內容透露了出去，就會使這次檢查落空，讓不法商販繼續逍遙法外，給工作造成被動。泄露秘密不僅僅是違反工作紀律的問題，有時還會釀成嚴重后果，作為秘書必須讓住這一點。

四、高與矮。這里主要指形象問題。作為秘書，要注意在各種場合維護好、塑造好領導形象，使領導始終給人民大眾留下美好形象。相比之下，秘書在必要時要適當矮化自己，萬不可與領導比高矮。一是對生活中人們矮化領導形象的各種議論，要利用自己的特殊身份主動為領導辯護，擺事實、擺論據，以澄清人們在這些問題的錯誤認識。二是對工作中有可能展現領導形象的地方，要多為領導考慮，多做設計，努力把一個好的領導形象留給大家。三是對自己的形象也要關注，因為大部分人很難有機會直接見到領導，他們心目中的領導形象很大程度上是通過綜合領導秘書在各種場合的表現而形成的。四是對有可能損害領導形象但又非大是大非的錯誤，秘書要主動攬過；對一些經過自己參謀而形成的正確決策，秘書要主動推功，為領導增彩。一句話，秘書要盡可能多地把各種美麗的光環聚集到領導身上。

如何提升秘書的人格魅力

人格魅力在現代文明社會具有日益重要的價值和意義，人格魅力是人的綜合素養的折射。秘書作為職場中的特殊群體，注重人格魅力的提升顯得更為重要。我認為奉獻“十心”是提升秘書人格魅力的關鍵所在。

1、把忠心獻給組織。講政治是秘書人員的基本思想品德。忠于黨、忠于人民對秘書而言，具體體現為對組織負責。如果放棄黨性和組織原則搞人身依附，既是對事業的不負責任，也是對自己的不負責任，更無人格可言。

2、把放心獻給領導。為領導服務是秘書人員的重要職責。秘書人員在堅持黨性原則和不搞人身依附的前提下，必須以嚴格的組織紀律、絕對的服從意識、過硬的思想作風、精湛的業務技能和出色的工作業績讓領導放心。忠于組織和服從領導在本質上是統一的，但在具體工作中如何處理好二者的關系，是秘書工作藝術之所在。

3、把恒心獻給事業。秘書工作事無巨細，繁雜枯燥，容易使人產生厭倦情緒。所以，秘書成就事業貴在堅持，貴在恒心。秘書職業一般不是終身職業，把工作當成愛好來做，就能自得其樂。明智的秘書應當高度重視“九十九步的努力”是一半、“最后一步”也是一半的哲理。

4、把細心獻給工作。秘書工作無大小。秘書工作不能追求轟轟烈烈，關鍵在于實現平平穩穩。秘書工作的最高境界就是不誤事、不出事、不亂事。如果小事情都辦不好，領導肯定會懷疑你辦大事的能力和水平。秘書人員在工作上講細心，在名利上講粗心，對他人、對自己都有益無害。

5、把熱心獻給群眾。秘書既要為領導服務，又要為群眾服務，群眾服務的質量更能體現秘書人員的人格素養。秘書對領導的補臺作用，更多地體現在待人接物上。因此，秘書在接待下級和群眾時應當捧出一張笑臉、讓出一個座位、端上一杯熱茶、進門一聲問候、出門一聲再見，真正做到態度和藹、舉止得體、語言文明、表述準確，富有感染力和親和力。

6、把耐心獻給矛盾。在當前經濟體制與政治體現改革的轉軌時期，各種矛盾錯綜復雜。同時，秘書工作自身的特點，也決定了從事秘書職業的同志會面臨更多的工作和學習的矛盾、工作和家庭的矛盾。能否保持耐心和韌性，在矛盾交織的工作和生活中游刃有余，處變不驚，是秘書是否成熟的重要標志。

7、把歡心獻給同事。秘書是辦公室服務團體中一員，應當具有團隊意識，尤其是領導秘書，決不能因為與領導關系緊密、接觸頻繁就在服務團體中搞特殊、當另類，也不能因為自己主要是為領導提供智力服務的就對后勤服務人員另眼相看。應當平等地對待每一位同事，與每一位同志友好相處，在緊張的工作中共同創造一個愉悅誠摯的氛圍。

8、把真心獻給朋友。秘書應當廣交朋友，但更應當慎交朋友。秘書在領導機關、領導身邊工作，不可避免地會有一些朋友要求幫辦事、幫說情、幫介紹關系。幫助朋友無可厚非，但一定要把握原則，面對有損于原則的問題要學會說“不”。學會說“不”包括敢于說“不”和善于說“不”。只要自己對朋友捧出一顆真心，相信只要是真正的朋友就一定會理解自己的難處和苦心。

9、把愛心獻給家庭。秘書出差多、加班多、突擊性的工作多、隨領導應酬的時候多、領導臨時交辦的事情多，很難有固定的下班時間和規律性的節假日休息。如何處理好工作與家庭的關系，也是秘書人員的一門學問。忙里偷閑的一個電話，恰倒好處的一條短信，出差歸來的一份小禮……都可以營造家庭的溫情，表達自己的愛心，關鍵是要做到有心。

10、把平心獻給自己。秘書貴在心態平和，切忌攀比浮躁。升遷有先后，名利有機遇。工作向前看，名利往后看，踏踏實實做事，坦坦蕩蕩做人，可能不一定會好到哪里去，但決不會壞到哪里去。“千淘萬漉雖辛苦。吹盡黃沙始見金”，這個道理人人都懂，但有人怯陣，也有人敷衍。真正能成大器的，往往都是高調做事、低調做人的不懈者。

秘書人員最忌情緒不穩定

秘書心理上的障礙是指秘書在參謀之前或參謀過程中，心理上已形成了某種痼癖或者走勢，自覺不自覺地將思路導向背離客觀事物的主觀想象或愿望的一端，致使參謀方向出現偏差。

急功近利也是影響參謀方向的一種病態心理。急功近利者過于著重眼前利益，忽視長遠利益，過多追求局部利益，放棄全局利益。這樣，一事當前，往往只是追求近期功效，而對方式方法的正確性考慮不夠，其參謀意見往往就失之偏頗。如同下棋一樣過于重視謀眼前的一子兩子，不知此謀已為全局被動埋下禍根。

先入為主的思維定勢也是一種不健康的心態，持此心態者受經驗影響太深，喜歡用固定的心理模式來影響指導同類的活動。事實上，在一個正確的意見、建議形成之前，他在心理上已經有了“定勢”，而這種定勢往往并不符合實際，是一種“定勢錯覺”，這就使得一條參謀意見的出籠失去了正確的前提條件，“不合時宜”也就成了必然。

克服參謀過程中的心理障礙，包括培養和提高參謀心理素質的各個方面，但主要是解決兩個問題：一是養成冷靜的氣質，二是保持平衡的心境。

冷靜出智謀，一個好使有豐富知識和經驗的秘書，如果缺乏冷靜的頭腦，那么他的智慧就不可能得到發揮，參謀活動中的各種現象、處境、遭遇都會引起秘書感情上的變化，恐懼、悲哀、狂喜、憤怒等，各種情緒都有可能帶進參謀過程，如果參謀不能理智地控制自己，任感情的洪水四處泛濫，就一定會影響參謀質量，參謀就談不上正確方向。因此，培養冷靜的氣質，每臨大事而不亂，是秘書心理修養的一種高境界。

冷靜首先就要臨危不懼，處變不驚。參謀過程中總是有這種那種意想不到的情況，秘書如心慌意亂，膽怯神迷，就必然造成錯覺。

要冷靜就要抑躁制怒。冷靜是相對急躁而言。兵法上說，“主不可以怒而興師，將不可以慍而致戰”，進而言之，秘書不可以慍怒而出謀。秘書遇事駕馭不了情緒，感情用事，就非走火不可。

希臘哲學家有句名言：“耐心是一切聰明才智的基礎。”

要冷靜還要善于對各種反常的將帶來消極后果的情緒、情感進行冷處理，維持一種心理平衡，使出謀時情緒能保持一種正常狀態。任何人都有七情六欲、喜怒哀樂，不可能總是冷靜的。這并沒有什么了不起，問題不在于一個人是否感情沖動、情緒起伏，而在于如何調節、處理這些沖動的感情和起伏的情緒。民族英雄林則徐奉命虎門銷煙，為了不因怒而誤事，特意在自己的居室和辦公室貼上“制怒”的條幅。每當發脾氣時，一看到這兩個赫然大字，便如同聽到無聲命令，也就慢慢平靜下來，三思而后行。這是一種建立固定條件反射，對反常情緒進行冷處理的典型例子。美國第十六任總統林肯習慣使用一種“轉移”法，他曾說：“每當我發火或有其他情緒時，我就盡情地寫信發泄，發泄完之后就把它扔掉，我每次總是這樣。”這些都值得我們揣摩、學習。

冷靜治療是地情緒不穩、心境平穩乃是對情緒偏激者所開的藥方。心理學上的心境講的是一種使你的一切體驗、活動都染上感情色彩的、比較持久的情緒狀態，心境具有彌散性特點，即當一個人處于某種心境時，他往往就以同樣的情緒狀態看待一切事物。這種情緒如果處于一種良好的心境時，就可能理智清楚；反之，就可能理智混亂，如投機心態、急功近利、多疑等等，都是不健康的心境。這些不良心境影響參謀的方向是不言而喻的，因此，秘書加強自身修養，永遠保持一種平穩的心境，就要做到不以物喜，不以己悲，淡化名利，泰然處世。

秘書人員的政治素養

秘書工作是一項政治性很強的工作。因此，秘書人員首先要有良好的政治素養。秘書人員的政治素養，最根本的是在政治上與黨中央保持一致，同時必須具備較高的理論政策水平。

一、在政治上與黨中央保持高度一致

秘書人員必須堅持黨的領導，堅持社會主義道路，自覺地與黨中央在政治上、思想上、行動上保持高度一致。它的主要標志是堅持四項基本原則，堅持改革、開放的總方針。四項基本原則是我們的立國之本，必須毫不動搖、始終如一地加以堅持；改革開放是我們的強國之路，必須堅定不移、一如既往地貫徹執行。只有既堅持四項基本原則，又堅持改革開放，建設富強的社會主義國家才大有希望。對于這一點，每一個從事秘書工作的同志無論如何都要牢牢地把握住。

二、有較高的馬列主義理論水平和一定的政策水平

秘書人員的工作經常涉及大量的理論問題和政策問題，而要做好秘書工作，沒有一定的理論水平和政策水平是難以勝任的。

馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論是無產階級革命的科學，是我們黨制定一系列方針政策的理論基礎，也是一切行動的指南。因此學習馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論，是提高秘書人員各種素質的重要途徑，特別對提高政治理論素質有直接作用。

馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平建設有中國特色社會主義理論是一個完整的理論體系，秘書人員必須系統地學習。需要強調的是，要特別重視馬克思主義哲學的學習，重點掌握唯物辯證的思維方法。有保證在紛繁復雜的各種矛盾面前作出科學的決策，必須掌握馬克思列寧主義的立場、觀點和方法，并且能運用這些立場、觀點和方法去指導工作。

三、政治素養的崇高境界--淡泊明志、樂于奉獻

江澤民同志反復強調，領導干部一定要講政治。作為領導參謀助手的政府機關秘書人員也應講政治。那么，秘書人員如何講政治？除了在政治上與黨中央保持高度一致，有較高的馬克思列寧主義理論水平和政策水平外，很重要的一條是要淡泊明志、樂于奉獻，不追求名利地位，不計較個人得失，通過卓有成效的工作，為實現我國跨世紀的宏偉藍圖作出自己的一份貢獻。

為此，秘書人員必須正確認識和處理好以下幾個問題：

第一，正確認識集體主義價值觀和利已主義價值觀的區別，確立崇高的人生追求。

第二，正確認識和處理個人經濟富裕和精神富有的關系，全面把握人生的價值目標。

第三，正確認識和處理商品交換原則和黨性原則的關系，樹立全心全意為人民服務思想。

第四，正確認識和處理無私奉獻與合理待遇的關系，弘揚甘當無名英雄的崇高精神。

秘書放置書刊是一門學問

相信大家都聽過一句話，看一個人閱覽報紙的書刊，便知道他是哪一類人。

所以有些學問深的人，不喜歡別人參觀他的書房，知道他收藏、閱讀哪類書籍，惟恐因此而暴露了本身的內心世界或思想傾向。

秘書作為一名辦公室的人員，在辦公室放置（或者說是布置）什么書刊是一門大學問，它們可以成為他的“工具”，在別人心目中造成印象或錯覺，所以不能掉以輕心。

1、禁忌。即使閣下是一位風流人物，亦切不可在辦公室內放置像《花花公子》這類裸子雜志。一般人對色迷迷的人士都不會產生好感，假若進入辦公室的人是一名女士，所感自然更大，對你的印象大找折扣。像這類雜志只適宜留在家里，不可帶到工作地方。

2、哪些雜志、報紙、書籍最為合適，亦可“裝門面”？如果你懂得英文的話（不懂也不要緊，因為雜志、報紙純粹作為裝飾、點綴之用），大可在案頭放一份《金融時報》或《華爾街日報》，表示你是一位十分關經濟、金融事務的行政人員;中文報章方面的《信報》《香港經濟日報》夠顯分量;雜志方面，英文的《經濟學人》、《今日管理》、《財富》;中文的《經貿縱橫》、《資本》、《君子》等等。

由于格調高，水準夠，均能使閣下的“目標”對你另眼相看，相信你是個有料之人。

書本方面也很重要，雖然我知道有不少主管根本沒有時間或完全不喜歡閱讀書籍，但相信他們亦不會反對把書籍用作道具。因此，在選擇書籍時應當花點心思。

秘書的職業道德

在秘書工作實踐中，人們可以體會到：最能體現秘書職業的行為是：

1、上傳下達的說話。

2、撰寫公文、領導講話等文章。

3、為領導或單位辦事。因此，秘書的職業道德也可以從他的言德、書德和行德中得到充分的體現。秘書的言德、書德、行德應該包括哪些內容呢。

根據秘書工作的實踐，可以進行這樣的概括和總結：

1、言德。能直陳己見，實話實說，而且言之有物，言之有據，言之有理，言而有信；不搞言之無物，言過其實和阿諛奉承。

2、書德。能秉筆直書，實事求是，有喜報喜，有憂報憂。不做表面文章，不搞文字游戲，不矯揉造作，不粉飾太平。

3、行德。能令行禁止，有行必果，辦事扎實，待人誠實，為人樸實，謙虛恭謹，禮讓客氣，自尊、自愛、自重，甘當配角，甘作綠葉，勇于奉獻，淡泊名利。

簡言之就是：勇于奉獻，淡泊名利，直陳己見，實事求是。

秘書如何安排工作 2 做為一名先進秘書，只要每次做好上級交代的各項工作，便算是完成任務，什么也不必多想，最重要的是謹守本份，逐一完成差事。

可是到了第二年或第三年，就再也無法如昆輕松。不但責任范圍擴大，工作累積繁雜，往往第天加班還不見得能夠做完工作，結果不是事情沒有辦法，便是錯誤不斷。既然如此，怎樣才使工作順利進行呢？答案很簡單，從一開始便做到計劃的調配，即有條不紊的安排一切，以便循序漸進的完成工作。

1、掌握工作的整體情況：若是忽略了這一點，而錯把目光集中于特定細節，會忽略真正重要的部分。惟有對工作有通盤的了解，才能進行有效率的規劃。

2、善于借助他人的力量：這里指的是他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運用在工作上。

為了便于得到他人的幫助，平時待人處世的態度非常重要。若能建立良好的人際關系，廣結人緣，那么辦起事來自然方便許多。

3、了解自己的實力：譬如準備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進度表。

4、盡快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，雖然不一定屬于自己的工作范圍，但是與其浪費時間，不如盡快完成，一方面表現自己的責任感，另一方面也可讓對方相信你確實為他盡心盡力。

秘書辦公桌的整理

秘書工作需要持續地集中注意力，因而要采取一些措施控制周圍的嗓音，改善辦公室的環境以減少精神分散。要根據工作流程和文件周轉程序，對檔案柜和辦公臺子的位置作妥善安排。秘書的臺子上要把最為常用的設備如電話和日用品放在手頭近便的地方。辦公室的照明應當均勻地分布，避開強烈的陽光和陰影，但是光度要足夠照亮整個臺子。

有95％以上的秘書都常為臺子上堆滿東西而苦惱，這里介紹一個保持臺子干凈整齊的有效辦法。

1、除了你手頭事情以外，把臺子上所有其它文件清理掉。手頭那件事應當是你目前先要解決的一件事。

2、所有其他文件都必須放在文件夾里或抽屜里，而且應當放在一個好找的地方。

3、其它文件 不要放下你正在進行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。

4、一件工作轉手后，再調查一下你的工作安排次序，然后開始做下一件最為重要的事情。

5、早晨你上班前，當天首先要做的那件事所需要的資料都 要放在臺子上。

6、經常查看你的臺子，保持臺子整潔。有個調查報告說，一位經理每天平均要花三個小時閱看和答復信件。

調查表明，大約有82%的經理說，他們沒有時間去翻閱同他們專業有關的書報雜志，可是要跟上專業領域里的發展形勢，對于管理都來說，這不能算是一個次要的事情。

為了盡快閱讀這些資料，采取他派閱讀任務的辦法比較有效。這種做法的好處包括：

1、保證這些資料馬上在有關人員之間傳閱。

2、使你的同事及時知道最新發展的情況。

3、看過資料的人要圈出最重要的章節和注明它們在應用上的可能性。

4、使你心中有個數，知道什么資料對你的同事們最重要。

5、你可以不再為閱讀資料而苦惱，因為閱讀的責任已分派到你的同事們身上，最重要的資料可以保證有人看過。

桌面的整齊

隨便把文件 攤開在桌上就離開座位的秘書，以及看到客人來時慌慌張張把文件收起來的秘書，都不是謹慎的秘書。

一個謹慎的秘書應當做到：

1、要離開座位之前，應把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屜之后才離開。辦公時，看到客人來找自己，要眾容自如的把文件收起來，不過想要做好以上這種干凈利落的動作，平常就要養成桌上東西好好整理起來的習慣。平常桌上只放工作需要的文件即可，要長時間離開座位或下班前，都要記得文件收到抽屜里。不要客人一來，只顧收文件而把其他的重要文件露了出來，做任何事都要沉著，不要慌亂。

2、必須能在一方面注意周圍的動靜，一方面也能安心的辦事。如果只注意埋頭做自己的事，對周圍的動靜一點都不關心，則往往客人已經站到自己面前，也還毫不察覺。

像這種等客人讓在自己面前，開口問“對不起，請問這里是不是總務科？”的時候，才知有客人來，慌亂中，“啪”的一聲把攤開的文件合起來，大家都會很不自然。所以一定要在客人還沒有來到自己桌前時就感覺到，而能鎮定地把文件先收起來。

秘書與上級之間交談技巧

一般說來，人們在與自己同等級、同層次的人講話時，表現比較正常，行為舉止都會比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時，就可能感到緊張；表現比較拘謹，并且自卑感強；相反，在與社會地位低于自己的人講話時，就會表現得比較自如、自信，甚至比較放肆。

比如，有的人在自己的上級面前從不敢“妄言”，在同一科室的也不多說話，可是在自己的下級或所管班組面前講話時，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前總是擺出一副能者的架勢，可是一見到權威就顯得十分馴服和虔誠。

因此，上下級之間的講話，上級要力求避免采取自鳴得意、命令、訓斥、使役下級的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對待下級。這樣，下級才會向你敞開心扉。談話是雙邊活動，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。

平等的態度，除說話本身的內容外，還通過語氣、語調、表情、動作等體現出來。所以，不要以為是小節，純屬個人的習慣，不會影響上下級的談話。實際上，這往往關系到下級是否敢向你接近。此外，上級同下級談話時，要重視開場白的作用。不妨與下級先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。

上級同下級說話時，不宜作否定的表態：“你們這是怎么搞的？”“有你們這樣做工作的嗎？”

在必要發表評論時，應當善于掌握分寸。點個頭，搖個頭都會被人看作是上級的“指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態或過于絕對的評價都容易失誤。

例如一位下級匯報某改革試驗的情況，作為領導，只宜提一些問題，或作一些一般性的鼓勵：“這種試驗很好，可以多請一些人發表意見。”“你們將來有了結果，希望及時告訴我們。”這種評論不涉及具體問題，留有余地。

如上級認為下級的匯報中有什么不妥，表達更要謹慎，盡可能采用勸告或建議性的措詞：“這個問題能不能有別的看法，例如……”“不過，這是我個人的意見，你們可以參考。”“建議你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發？”這些話，起了一種啟發作用，主動權仍在下級手中，對方容易接受。

下級對上級說話，則要避免采用過分膽小、拘謹、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的態度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態，而要活潑、大膽和自信。

下級跟上級說話，成功與否，不只影響上級對你的觀感，有時甚至會影響你的工作和前途。

跟上級說話，要尊重，要慎重，但不能一味附和。“抬轎子”、“吹喇叭”等等，只能有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級的反感和輕視。

在保持獨立人格的前提下，你應采取不卑不亢的態度。在必要的場合，你也不必害怕表示自己的不同觀點，只要你從工作出發，擺事實，講道理，領導一般是予以考慮的。

還應該了解上級的個性。上級固然是領導，但他首先是一個人。作為一個人，他有他的性格、愛好，也有他的語言習慣等。如有些領導性格爽快、干脆，有些領導則沉默寡言，事事多加思考，你必須了解清楚，不要認為這是“迎合”，這正是運用心理學的一種學問。此外，與上級談話還要選擇有利時機。

上級一天到晚要考慮的問題很多。所以，假若是個人瑣事，就不要在他埋頭處理大事時去打擾他。你應該根據自己的問題重要與否，去選擇適當時機反映。

秘書隨從事務的工作程序

隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段：

1、準備階段

當領導確定出訪后，秘書要在出發前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

（1）思想準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

（2）組織準備。秘書要做到：根據領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發出訪方案和日程安排；與邀請單位聯系，使其有所準備。

（3）資料準備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

（4）物質準備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

2、出訪階段

（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。

（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

（3）及時同企業聯系。在領導出訪期間，秘書要同原企業及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業，使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

（4）處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協調，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結束階段

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

（1）做好返程安排。聯系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

（2）整理調查資料。回企業后，要把出訪中發現的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業后秘書要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

（4）報銷差旅費。隨從秘書要協助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

（5）回顧總結。隨從秘書工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動征求領導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。

秘書在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為秘書自身樹立良好的形象。

關于秘書價值觀的思考

一、秘書價值觀的概念和思想內涵

秘書價值觀，是秘書人員關于自身（秘書這一特殊社會職業和特殊社會階層）社會價值的認識、理解、感知，是秘書人員對秘書這一社會角色的整體把握，是秘書人員賴以承擔 秘書角色、從事秘書工作、進行秘書實踐活動的思想基礎、道德基礎和精神動力。它全面、綜合地反映著秘書人員的人生觀、社會觀、行為觀 和職業道德觀。秘書的價值觀，是秘書人員不可缺少的靈魂。秘書人員不可能須臾離開對秘書價值觀的依賴，而秘書價值觀又無時不在規范著 秘書的社會實踐和社會行為。否則，秘書就不會是能動的活生生的個體，而成為一個只會機械工作的機器。實踐證明，這是違反人類思維規律 和生活規律的。

秘書價值觀的構成，包含著兩個因素：一是秘書人員對秘書職業特殊社會分工（秘書實踐對象）這一客體的全面的整 體的認識和把握，這是秘書價值觀的認識基礎，決定著秘書價值觀的正確與否；二是秘書人員對自身（主體）角色的全面的整體的認識和把握，這是秘書價值觀的物質實體和真實構成，是秘書人員的人生觀、道德觀對秘書職業認識和感知的產物，它決定、規范著秘書人員的秘書實踐 和社會行為的正確與否。

在正確的人生觀、社會觀、道德觀指導下，建立和構筑了正確的秘書價值觀，秘書個體才能在秘書實踐、秘 書生涯中正確地認識和找到自我，正確地把握秘書角色，達到主、客觀的和諧統一，最大效益地發揮秘書階層的整體社會功能和秘書人員個體 的社會作用，做一個清醒的、符合角色要求、為自身所認同又為社會所接受、有所作為的優秀秘書人員。

二、秘書價值觀的錯位和模糊

正確的秘書價值觀作為科學、合理的秘書角色體驗，它的建立只能是一個循序漸進的過程，它無時不受到各種脫離實際的主觀愿望 和引誘力極強的利益關系的干擾和糾纏，使之偏離正確的運行軌道，產生了各種離位和錯位現象。秘書價值觀的錯位和模糊，就是秘書人員由 于受人生觀、社會觀、道德觀、生活經歷、實踐鍛煉等主客觀因素的限制和影響，對秘書社會角色認識上的非正確性和模糊性導致的認識偏離，是對秘書工作本質、秘書工作規律的不正確、不準確的理解和把握。這種錯位和模糊在現實中有這樣幾種主要表現和傾向：

1.是對秘書職業地位及其社會功能主觀夸大性和秘書價值的膨脹性。

2.是對秘書職業地位及其社會功能習慣藐視和低估秘書價值、認為秘書 職業低人一等的心理障礙。

3.是個人欲望無限制、無節制的膨脹。

三、秘書價值觀的合理定位

（一）秘書職業和社會功能的定位

秘書職業的根本屬性和特征，是諸多年來頗費爭議而沒有很好解決的問題，這不能不影響、限制秘書對秘書職業和自 身價值的認識和把握。因此，對秘書職業地位和功能的認識，是應該首先解決的問題。

第一，秘書機構是以辦文辦事為特點的輔助性機構。

第二，秘書機構和秘書工作的本質屬性是服務。

第三，秘書工作及其機構服務活動的特征是堅定不移的貫徹執行性。

第四，秘書職業為秘書成為領導型人才提供了得天獨厚的機遇。

（二）秘書價值觀的定位

⒈ 以配角為榮耀

⒉ 以服從為意志

秘書如何做好辦公室工作(1)

一、辦公室工作的主要職責、地位和作用

首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協調機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，任何一個環節出了問題，都會產生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項稅收任務的完成。

其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在于領導，在于領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調查研究。下情不了解，談不上給領導提供決策的依據。如果領導重視、關心、支持辦公室工作，從政治上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡可能地改善他們的工作環境和條件，從工作上支持他們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調動他們努力工作的積極性。

二、具備擔當辦公室主任的條件

（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質，全面發展自己。能否有效發揮辦公室的整體作用，關鍵在于辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業知識和管理水平。

（二）從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環境越富有吸引力和挑戰性，越是能夠學到新知識、新經驗，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養都是一次難得的鍛煉機遇。但是，挑戰與機遇同在，壓力與動力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實踐經驗，提高自身綜合素質。

（二）要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質和個人品質。

1、敬業精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優良品質、雷厲風行的工作作風，這是干好辦公室工作的前提條件。

2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優良作用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識要強，在工作中要充分發揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。

3、辦事要穩妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項工作的保證。

4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高尚的道德品質，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事；要謙虛謹慎，慎用權力，知人善任,能夠與人團結共事,而且具有良好的協調能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發揮整體合力的戰斗作用。

（三）要具有擔當辦公室主任必須的知識能力

從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負著機關內務、文秘、協調、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協調能力和管理經驗。

1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。

2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎，同時，要熟悉業務知識，包括稅收知識、財會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是開會發言答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。

3、要有一定的組織協調能力和管理經驗。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。

秘書工作上沒有辦不到

上司交待下來的工作，無論是什么樣的差事，都應該欣然接受。即使內心認為“負荷過重”或“根本不喜歡這項任務”，也不可說出“辦不到”之尖燈類的字眼。

因為上司通常是經過觀察你的能力之后，認為你足以勝任，才會放心地將工作交給你，也才讓你做他的秘書。如果貿然表示自己無法辦到，那么也會使上司面子掛不住。

因此無論如何要拿出勇氣，抱著決心一試的意志向工作挑戰，即使最后真的無法完成，但上司知道你已經盡了力，亦會對你另眼相看。

但是有一點必須留意，如果在限期內不能順利達成工作目標，應盡早向上司報告，謀求補救的對策。

考研英語應用文寫作便條寫法

便條是一種簡單的書信。雖然內容簡單，但卻有其獨特的風格。主要目的是為了盡快的吧最新的信息、通知、要求或者活動的時間、地點轉告給對方。常見的便條有收條、欠條、留言和請假條等。

便條可以有題目，也可以省略題目。

便條開篇須有稱呼語，但稱呼可以比較隨便。

日期部分可寫在便條的右上角。

日期的簽署通常只需寫星期幾或星期幾的上午、下午，也可只寫上午或下午和具體時間。只寫日期也可以。

便條結尾須署上留條人的姓名，位置在正文的右下角。

便條的形式和內容簡潔，故可以用幾句話概括。

第五篇：文秘專業知識

一、單項選擇題（下列各題備選答案中，只有一個是最符合題意的，請將其選出，并在答題卡上將對應題號后的字母涂黑。每小題1分，共40分）

1.“相形見絀”的“絀”應讀作（A）。

A.ｃｈù B.ｃù C.ｚｈｕō D.ｃｈｕò

2.“窮人要是遇到不痛快的事就哭鼻子，那真要淹死在淚水里了。”其修辭手法為（D）。

A.比喻 B.借代 C.比擬 D.夸張

3.依次填入下列各句橫線處的詞語，恰當的一組是（A）。

①海峽兩岸的統一是人心所向，如長江黃河的滾滾東流，不可。

②全校學生紛紛拿出自己的零花錢 南亞災區的學生，以救他們的燃眉之急。③有些人利用稅制改革的機會，故意把水攪渾，乘機哄抬物價，暴利。

A.遏止捐助牟取 B.遏制捐助謀取

C.遏止捐獻謀取 D.遏制捐獻牟取

4.下列各組詞語中，沒有錯別字的一組是（C）。

A.演繹劍拔弩張毗鄰真知卓見 B.吊銷綿里藏針松馳苦心孤詣

C.讕言欲蓋彌彰售罄置若罔聞 D.殞落嘔心瀝血狼藉同仇敵愾

5.“下午，他揀好了幾件東西 兩條長凳，四把椅子，一副香爐和燭臺，一桿臺秤。”畫線處的標點符號應為（D）。

A.句號 B.逗號 C.分號 D.冒號

6.“地平線上的太陽開始只露出一條弧形的邊，然后又變成了半圓形。那半圓不斷地上升著，越來越圓，最后終于躍上了天際。”填入畫線處最恰當的是

（B）。

A.就像一個火球在跳動著 B.好像一個不斷膨脹的紅色大氣球

C.好像吞沒地平線一樣 D.就像一塊巨大無比的紅色帷幕

7.下列句子中，標點符號使用不正確的一句是（A）。

A.一根普通電話線，只能通三路電話，一條微波線路，可通十萬路電話，而一條激光通訊線路，可以通一億路電話！

B.不錯，這樣的人往往經驗很多，這是很寶貴的；但是如果他們就以自己的經驗為滿足，那也很危險

C.恩格斯說：“運動本身就是矛盾。”

D.老人說，她兒子是工人，出來好幾年了，她是第一次來撫順。

8.填入下文橫線處的關聯詞正確的一項是（B）。你怎樣費盡心機，（）不能把這被動局面扭轉過來，以失敗告終。

A.盡管但只能 B.無論也只能

C.即使但而且 D.既然但只能

9.“各級銀行要積極 稅款征收部門做好這項工作。”畫線處應該是（C）。

A.幫助 B.輔助 C.協助 D.互助

10.行政機關公文的作者是（D）。

A.公文的撰擬者 B.公文的印制者

C.公文的簽發者 D.法定的組織或該組織的領導人

11.信息工作的核心是（C）。

A.收集 B.儲存 C.整理加工 D.傳遞

12.高層次信息必須具備的三個要素是（A）。

A.有情況、有分析、有建議 B.有情況、有動態、有歸納

C.有情況、有加工、有觀點 D.有典型、有事例、有經驗

13.下列文種屬于上行文的是（A）。

A.報告 B.通知 C.議案 D.決定

14.發文機關標志應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文時，（B）排列在前。

A.主送機關 B.主辦機關 C.抄報機關 D.協辦機關

15.向上級機關、部門請求指示、批準的公文是（D）。

A.報告 B.函 C.通知 D.請示

16.總結的寫作一般使用（A）。

A.第一人稱 B.第二人稱 C.第三人稱 D.三種人稱互用

17.公文辦理完后，要在“文件辦理箋”上注明結果，這叫（D）。

A.承辦 B.批辦 C.擬辦 D.注辦

18.規范的議案內容包括（A）。

A.案由、案據和方案 B.建議、論證和方案

C.情況、分析和方案 D.案由、分析和結論

19.具有統計發文數量，便于公文管理，同時作為查找和引用

某一公文的代號等作用的是（C）。

A.公文格式代碼 B.印制順序號

C.發文字號 D.收文處理標記

20.收文辦理的最后一道程序是（A）。

A.承辦 B.批辦 C.擬辦 D.傳閱

21.會議的召開時間應在（B）確定之后。

A.會議名稱 B.會議議題 C.會議規模 D.會議的參加者

22.發慰問電的名義通常是（B）。

A.辦公室或秘書 B.單位或領導人

C.辦公室或領導人 D.單位或辦公室負責人

23.由（B）負責立卷，是公文處理工作與檔案工作實行科學分工、互相協作的標志，也是一項行之有效的合理制度。

A.文書部門 B.檔案部門 C.承辦人員 D.職能部門

24.秘書人員在參謀過程中要做到（B）。

A.既謀且斷 B.只謀不斷 C.只斷不謀 D.不謀不斷

25.現代公共關系理論的精髓是（A）。

A.傳播溝通 B.管理職能 C.咨詢功能 D.協調作用

26.適用于組織公關嚴重失調，形象受到損害時的公關活動方式是（D）。

A.維系型公關 B.防御型公關 C.進攻型公關 D.矯正型公關

27.對談判活動起導向作用的是（D）。

A.談判的議題 B.談判的內容 C.談判的進程 D.談判的誠意

28.進行民意測驗的主要工具是（A）。

A.問卷表 B.抽樣 C.資料 D.實施調查

29.宴會請柬上一般注上R.S.V.P字樣，其意思是（D）。

A.備忘 B.歡迎惠顧 C.務必出席 D.請答復

30.會見合影時的禮賓次序，主人居中，（C）。

A.主客雙方隨意站列 B.主客雙方前后排列

C.主客雙方左右分列 D.主客雙方間隔排列

31.秘書隨領導陪同客人同坐一輛轎車時，應坐在（D）。

A.后排右座 B.后排左座 C.前排右座 D.后排中間

32.調查人的某一方面觀念或某一方面所具有的潛在特征時，宜采用（C）。

A.觀察法 B.檢索法 C.量表法 D.問卷法

33.秘書工作的輔助性主要體現在地位的（A）與工作的被動性兩個方面。

A.從屬性 B.卑微性 C.特殊性 D.崇高性

34.選定文本的一個方法是：將光標置于選定文本的一端，按下（D）鍵，再用鼠標點擊另一端。

A.Tab B.Ctrl C.Caps lock D.Shift

35.在帶領客人進入會客室時，通常是（C）。

A.外開門客先入，內開門己先入 B.外開門己先入，內開門客先入

C.外開門、內開門都客先入 D.外開門、內開門都己先入

36.請示的正文一般由三個部分組成。它們是（D）。

A.請示時間、請示地點、請示原因 B.請示目的、請示意義、請示方案

C.請示內容、請示原因、承諾條件 D.請示緣由、請示事項、請求

37.在會場色彩布置中，宜將（C）布置成天藍、綠、米黃等色調。

A.慶典性會議 B.嚴肅的工作會議

C.總結交流性會議 D.禮節性招待會議

38.《××縣人民政府關于開展春耕生產工作的指示》，其主題詞中的類別詞是（B）。

A.縣政府 B.農業 C.春耕生產 D.指示

39.秘書輔助領導進行協調的前提是（C）。

A.受領導委托 B.行使法定權力 C.履行秘書職責 D.利用領導權威

40.督查工作的主要方法是（B）。

A.現場督查 B.會議督查 C.書面督查 D.電話督查

二、多項選擇題（以下各題的備選答案中都有兩個或兩個以上是符合題意的，請將它們選出，并在答題卡上將對應題號后的相應字母涂黑。多選、錯選均不得分，少選的選對一個得0.5分，每小題2分，共20分）

41.下列史書中，記事的史書是（BD）。

A.《漢書》 B.《戰國策》 C.《史記》 D.《春秋》

42.下列詞語里的“好”，讀音與“好勝”的“好”一致的是（BCD）。

A.好處 B.嗜好 C.好客 D.好奇

43.下列句子中，使用比喻修辭手法的句子是（BCA）。

A.這幾分鐘的動搖好像使她更堅定了

B.各種想法在他的腦子里像火花似的一個個爆發，然后又熄滅了C.我已完全卷入了這場漩渦，不得不繼續這場斗爭

D.蜜蜂是在釀蜜，又是在釀造生活

44.演講稿的特點是（BCD）。

A.受眾廣泛 B.口頭傳播 C.號召力強 D.富有情感

45.使用印章的原則是（ABC）。

A.印章由單位主要領導人具體負責使用

B.蓋出的印章要清晰美觀

C.在落款處加蓋的印章要“騎年蓋月”

D.公章只要蓋在落款處即可

46.秘書在會議期間的文書工作主要包括（ABC）。

A.會議文件的分發 B.會議結束前文件的清退

C.會議文件的修改 D.會議文件的立卷和歸檔

47.下列屬于簡報報頭要素的是（CD）。

A.發送范圍 B.印發份數 C.期號 D.編發單位名稱

48.秘書人員在縱向協調中，應重點了解協調的（BC）。

A.問題 B.方案 C.實施 D.評估

49.下列公文不屬于國家行政機關公文的是（ACD）。

A.會議記錄 B.議案 C.辦法 D.計劃

50.秘書部門的數據庫，從信息格式上可分為（BCD）。

A.框架式數據庫 B.條法式數據庫 C.文摘式數據庫 D.目錄式數據庫

三、判斷題（判斷下列各題對錯，并在答題卡上將對應題號后的相應字母涂黑。對的涂黑Ａ，錯的涂黑Ｂ，每小題1分，共10分）

51.公文的歸檔時間應在次年的1月底以前。（×）

52.文件與一般文章的根本不同點在于它有行動效能。（√）

53.意向書不像協議書、合同那樣具有法律效力，它對任何一方都沒有約束力。（×）

54.擬辦是領導人對應辦的來文由誰或哪一部門辦理及如何辦理寫出的指示性意見。（×）

55.凡屬會議通過的公文，應以通過和批準日期為準。（×）

56.情況通報用于在一定范圍內批評不良的人和事，歸納教訓，引以為戒。（×）

57.權力是發生在人與人之間的一種服從關系，這種關系是絕對的、有約束范圍的。（×）

58.美譽度是指一個組織被公眾知曉、了解的程度，即組織對社會公眾影響的廣度和深度。（×）

59.安排簽字儀式時，面向簽字桌，左方為客人，右方為主人。（√）

60.主席臺座次排列應當以職務最高者居中，然后面向主席臺依先右后左向兩邊順序排開。（√）

主觀題部分（第四、五大題）

四、案例分析（閱讀下面的材料，試用秘書工作的基本原則分析下面的案例，本題12分）

梅錦縣供銷社辦公室王秘書，接待了一位姓張的來訪者，據反映，三年前他與鄉供銷社簽訂了承包一供銷門市點的合同，期限五年。前二年，因該門市點地處窮鄉僻壤，群眾購買力低，幾乎是保本經營。后來許多農戶也經營起農村日用品來，他承包的門市點生意更難做了，但他改變經營范圍，向農民供應優良種子和各種樹苗，并學會栽培技術，幫助農民發展生產。本鄉農民逐漸富裕起來了，鄉里也通了公路，張某的供銷門市點的生意日益興隆。此時，與縣供銷社副經理關系密切的本鄉農民周某，對門市點的經營十分眼紅，通過“關系”中止了張某的承包合同。張某上訪，請求縣供銷社領導主持公道。

王秘書記錄了張某反映的情況后，感到此事很棘手，他有以下方式可以選擇：

（1）將此事壓下來，不向領導匯報。如果以后有人問起，就推說忘記了。

（1）錯誤。信訪工作應遵循的方針之一為滿足群眾的正當要求，將張某所反映的情況壓下來則是壓制張某的正當要求，會使問題不能及時解決，違反了信訪工作及時、就地依法解決問題的原則。

（2）將此事只告知與周某關系密切的副經理，讓其定奪。

（2）錯誤。行政機關及其工作人員在辦理信訪事項過程中，不得將檢舉、揭發、控告材料及有關情況透露或轉送給被檢舉、揭發控告的人員和單位。

（3）在報告辦公室主任和供銷社經理前，給副經理“透風”。

（3）錯誤。原因同（2）。

（4）直接向辦公室主任和供銷社經理匯報，并提出處理意見。

（4）正確。信訪工作應按照分級負責、歸口辦理的原則，向有關地區、單位和部門交辦來信來訪的問題，并負責督促、檢查，并可提出意見。

請你對上述4種方式判斷正誤，并結合案例內容，運用相應的理論進行分析，逐條說明理由。

五、根據下列材料，代近江市工商行政管理局制作一份版頭文件（要求格式規范，文種準確，行文條理清楚）（18分）

這些年來，辦公室工作現代化的發展速度很快，其中特別是電腦在辦公室工作中逐步普及，應用范圍越來越廣泛。電腦這種高科技產品確實有它優越的地方，不但可以代替人進行計算處理和存儲各種各樣的信息，對各種數據進行比較和分析，而且還能夠完成許許多多人力所不能及的工作。一個單位或者部門，如果能夠建立以電腦為中心的信息處理系統，可以大大地加快信息處理的速度，提高工作效率。近江市工商行政管理局考慮到以上情況，為了使所屬各縣、市、區工商行政管理局適應新的形勢，更好地面對市場，發揮本機關的職能，決定在2005年3月份辦一個電腦操作方面的培訓班。于是近江市工商行政管理局在2005年1月24日向各縣、市、區工商行政管理局下發了一個文件，要求各縣、市、區工商行政管理局都能根據實際情況，派出2～3人來參加培訓。培訓學習的內容包括電腦基礎知識，Windows2000、Word、Execl的操作，電子郵件收發，網上瀏覽，信息查詢的方法與技巧。培訓學習的時間是3月6日開始到3月20日結束，前后總共是15天的時間。考慮到最近幾年來進局里工作的大學生電腦水平都還好，這次培訓的對象主要是年齡在45歲以上的人。由于掌握電腦操作有一定的難度，對學員的素質要求相對比較高一些，所以參加培訓班學習的人都要達到高中或高中以上畢業的文化程度。學員參加培訓需要交納一定數量的費用，包括資料費50元，培訓費300元。吃飯和住宿由市工商行政管理局統一安排。培訓班學員報到的時間是3月5日，報到的地點是市工商行政管理局招待所。市工商行政管理局招待所的具體位置在尚賢路56號，學員可以乘坐503路電車或19路公共汽車在海鴻新村站下車。

文件版頭,簡稱“文頭”。文頭是發文機關用來制發正式文件時使用的有固定版式的發文機關標識。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。

目前我國使用的公文版頭有以下三種：

１.由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”兩字組成，以大字套紅居中，印在文件首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府文件”、“浙江省人事廳文件”。

２.由發文機關全稱或規范化簡稱加圓括號標注文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府（通知）”、“××市教育委員會（函）”。

３.印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。

在民族區域自治地區，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字兩種文字印刷，將自治民族的文字排隊在上面或前面。