第一篇：現代秘書實務論文 自薦信

自薦信

尊敬的領導： 您好！

欣聞貴公司將要招聘總裁秘書，特擬此求職信進行自薦。我現在就讀于河南工業大學，以下請允許我對自己進行簡單的自我介紹。大學四年通過不懈的努力學習，本人奠定了扎實的專業理論基礎，良好的組織能力，團隊協作精神，務實的工作作風。

我性格開朗，生活積極向上，工作嚴謹認真。“心懷夢想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始終為著夢想而不懈地追求著。

大學四年里我認真的系統的學習了內容包括秘書學的產生與發展、秘書學的性質特點與研究對象、秘書職業的界定、分類與國內外秘書職業特點、秘書機構的設置、機構人員管理、秘書績效測評、秘書專項職能、特別受權職能與深層職能、秘書職能環境、秘書與組織管理、秘書工作方法與規律、秘書的精神素養、秘書的知識能力素養、秘書工作的歷史沿革。學習了辦公自動化的基礎知識、辦公自動化軟件、辦公自動化硬件設備、網絡辦公、計算機病毒及計算機的維護及故障修理等內容。學習了公共關系的發展歷史、原理、職能、公關機構、公關的對象、公關的模式、公關的程序、公關的傳播、公關廣告、公關的日常工作與專項工作、公關禮儀等理論知識。

除此之外，我還利用課余時間系統的學習了秘書學概論，中國秘書史、文書學、管理學概論、公共關系學、秘書禮儀、公文寫作、辦公自動化、檔案學管理、公務員制度與實務、行政管理學、行政法學、新聞理論與寫作、大眾傳播學等理論知識，具有較強的理論基礎，相信在以后的工作中能夠最大的發揮出自己的理論優勢。

通過對貴公司總裁秘書一職的了解，我覺得貴公司這個職位可以讓我充分展示熱情與才智，也讓我離夢想更加接近。衷心感謝領導給我這樣的機會，我會將感激化作珍惜，將珍惜化為動力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.協助總裁制定公司中長期的年度業務發展目標及計劃，以及各階段的業務目標分解工作實施與推進；跟蹤公司經營目標達成情況，提供分析意見及改進建議。

2.負責公司各部門月報的匯總及存檔，月報會議的召開，記錄會議紀要，問題跟蹤與反饋；

3.協助總裁對公司業務部門間的日常工作關系以及事務處理。

4.配合總裁處理外部機關或客戶等的公共關系。

5.撰寫和跟進落實公司總經理會議、專題研討會議等公司會議紀要。

6.負責起草公司各階段的工作總結報告，以及公司大事跡的存檔。

7.負責總裁費用預算，以及行程安排、通知等相關事宜的辦理。8.完成臨時安排或突發性的工作。

望貴公司能接收我，支持我，讓我加入你們的大家族，我將盡我最大的能力為貴公司發揮我應有的水平和才能。這次應聘，我渴望成功，但無論結果如何，我都將以此為新的起點，更加嚴格地要求自己，以更優異的工作成績，回報領導和同志們的關心和厚愛！

第二篇：現代秘書實務論文自薦信

自薦信

尊敬的領導：

您好！

欣聞貴公司將要招聘總裁秘書，特擬此求職信進行自薦。我現在就讀于河南工業大學，以下請允許我對自己進行簡單的自我介紹。大學四年通過不懈的努力學習，本人奠定了扎實的專業理論基礎，良好的組織能力，團隊協作精神，務實的工作作風。

我性格開朗，生活積極向上，工作嚴謹認真。“心懷夢想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始終為著夢想而不懈地追求著。大學四年里我認真的系統的學習了內容包括秘書學的產生與發展、秘書學的性質特點與研究對象、秘書職業的界定、分類與國內外秘書職業特點、秘書機構的設置、機構人員管理、秘書績效測評、秘書專項職能、特別受權職能與深層職能、秘書職能環境、秘書與組織管理、秘書工作方法與規律、秘書的精神素養、秘書的知識能力素養、秘書工作的歷史沿革。學習了辦公自動化的基礎知識、辦公自動化軟件、辦公自動化硬件設備、網絡辦公、計算機病毒及計算機的維護及故障修理等內容。學習了公共關系的發展歷史、原理、職能、公關機構、公關的對象、公關的模式、公關的程序、公關的傳播、公關廣告、公關的日常工作與專項工作、公關禮儀等理論知識。

除此之外，我還利用課余時間系統的學習了秘書學概論，中國秘書史、文書學、管理學概論、公共關系學、秘書禮儀、公文寫作、辦

公自動化、檔案學管理、公務員制度與實務、行政管理學、行政法學、新聞理論與寫作、大眾傳播學等理論知識，具有較強的理論基礎，相信在以后的工作中能夠最大的發揮出自己的理論優勢。

通過對貴公司總裁秘書一職的了解，我覺得貴公司這個職位可以讓我充分展示熱情與才智，也讓我離夢想更加接近。衷心感謝領導給我這樣的機會，我會將感激化作珍惜，將珍惜化為動力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.協助總裁制定公司中長期的業務發展目標及計劃，以及各階段的業務目標分解工作實施與推進；跟蹤公司經營目標達成情況，提供分析意見及改進建議。

2.負責公司各部門月報的匯總及存檔，月報會議的召開，記錄會議紀要，問題跟蹤與反饋；

3.協助總裁對公司業務部門間的日常工作關系以及事務處理。

4.配合總裁處理外部機關或客戶等的公共關系。

5.撰寫和跟進落實公司總經理會議、專題研討會議等公司會議紀要。

6.負責起草公司各階段的工作總結報告，以及公司大事跡的存檔。

7.負責總裁費用預算，以及行程安排、通知等相關事宜的辦理。

8.完成臨時安排或突發性的工作。

望貴公司能接收我，支持我，讓我加入你們的大家族，我將盡我最大的能力為貴公司發揮我應有的水平和才能。這次應聘，我渴望成功，但無論結果如何，我都將以此為新的起點，更加嚴格地要求自己，以更優異的工作成績，回報領導和同志們的關心和厚愛！

第三篇：現代職業秘書實務

《現代職業秘書實務》

課程論文

題目：《秘書在職場“夾縫”中求生存》

姓名：

學號：成績：

二〇一二年五月五日

秘書在職場“夾縫”中求生存

摘要：文章討論了秘書與領導之間的關系以及秘書要如何處理處于領導與領導之間的“夾縫”關系，并就如何處理兩者之間的關系提出了建議。

關鍵詞：秘書，領導，關系處理，夾縫。

現代社會中秘書與領導的關系是一種新型的關系，這種關系是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任務基礎之上的。在當今社會中，秘書與領導都是人民的公仆，都是為人民服務的，只是他們的職位不同，分工不同，而在人格上是平等的，無貴賤之分。處理好秘書與領導的關系，最根本的是要處理好工作關系，在職能上看，秘書要為領導人服務，在組織上看，秘書是上傳下達的橋梁，而在生活上看，秘書與領導之間是有愛關系。因此，秘書與領導的關系定位顯得尤為重要，如果關系定位得好，秘書將成為領導者的得力助手，反之，則成為領導者工作上的阻礙，所以要正確處理秘書與領導的關系。

一、權利因素的干擾

秘書作為領導者身邊的參謀助手是在主輔配合中的近身輔助，而秘書的工作必須是與領導的公務服務相適應的。因為領導者在工作中要處理決策、指揮、協調、控制等，秘書在領導身邊便能發揮其作用，比如在領導做出決策時及時的提供輔助和參謀，幫助領導更好的作出決策，從而分擔領導的工作壓力，強化、拓展、延伸領導的影響力

二、性別因素的干擾

在當今不斷發展的社會中，從事秘書工作的女性越來越多。由于社會上對秘書工作的偏見和不當風氣的影響，使秘書與異性領導的關系出現了一些微妙敏感的問題。因此，作為秘書必須正確對待與異性領導之間的關系，維護自己平等的人格尊嚴，自覺保持與領導在工作目標上的一致性。不能克意的取悅領導以換取職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利，這是秘書的職業道德所不容許的。在生活中，秘書對異性領導的關心和照顧要立足于公務，不能介入領導的私生活。所以，秘書要注意處理好這些思想上的誤區，才能在工作上處理好與領導之間的關系。

三、能力因素的作用

由于不同領導者具有不同的個性，秘書處理好與領導關系的時候可以控制經驗，從總體觀察也可以找一些普遍性、規律性的東西以知道我們的工作。

秘書與領導之間的關系，是秘書人際關系中最重要的關系，是決定秘書工作成敗的關鍵因素。每個秘書都希望有一個良好的領導環境和愉快的工作氛圍，但現實工作中很多時候領導們的意見是不一致的，這就導致秘書經常處于領導與領導之間的“夾縫”中進退兩難的局面，處理得不好，就會將兩方都冒犯。那么，在工作中秘書該如何應對這種局面呢？

第一、求同存異，統籌兼備

領導的分工不同，考慮問題的出發點就不同，即使都是為了把工作做得更好，意見也不一定全都一樣。另外，當一項工作涉及各個相關方面時，往往不同方面的分管領導人都會關注這項工作。如果各領導人分別從自己的職能角度，對這項工作做出了看法不同的指示時，就出現了使秘書左右為難的多頭指示，秘書就可能被“夾”在中間，兩頭受氣。對此，秘書一定要認清楚領導意見的相同之處，做到求同存異。這樣就可避免兩頭受氣了。

某公司新經濟目標經領導決策敲定后，各部門經理迅速組織所屬二級單位分解任務。王經理讓辦公室林主任準備會議明天召開安全會議，接著劉經理也讓他準備會議室在同一時間召開采購部職員會議，可會議室只有一個。張主任硬著頭皮對劉經理說：“能否將會議拖后一下，王經理先提出要用會議室的。”劉經理答道：“我的事挺多的，明天晚上還要出差呢。”林主任又找王經理，可王經理說會議通知早已發出，想改也來不及了。經驗豐富的林主任在無奈之際他大膽地提出了一決策：把兩個會議合在一起開，很快提議得到了兩位經理的認同。其實，有許多“夾板”是由于秘書在執行命令過于死板而人為造成的。如果下級能從實際出發，變通地執行命令，就可避免了，從而收到了皆大歡喜的結果。

第二、領會精神，維護大局

從管理科學化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個方面打交通的實際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領導人,應主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應主動尋求領導人意見的共同點,靈活處理。如果處理不當,不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領導甚至影響領導人之間的關系。我們常說,秘書執行領導指示,必須抓住“精神實質”,這就是強調正確領會領導意圖。不同領導的指示盡管在許多具體細節上各有所異,但在大的方面精神實質是一致的,有時秘書之所以會出現被領導之間“夾”住的現象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執行領導命令時,一定要對上級的命令仔細分析一下,抓住了精髓再干。

早晨剛上班,市旅游局秘書小王就被局長叫去“接旨”:最近市里準備搞一個旅游新聞發布會,讓他集中精力撰寫一份專題匯報。他回到辦公室,分管局長又安排:下午市委宣傳部組織了一個旅游座談會,請他參加一下。小王一聽,急忙解釋道:“局長剛剛吩咐我集中精力寫匯報,我哪有時間參加座談會。”“磨刀不誤砍柴功嘛,參加一下對你會有好處的,自己看著辦吧!”分管局長絲毫沒有讓步的意思。小王頓時感到十分委屈,但隨即靜下心來一想,從大局看兩件工作實際上是并不矛盾。因為參加旅游座談會能為他寫好匯報材料提供素材,再說,局長又沒有馬上讓他“交卷”。于是,他立即到分管局長那里去“領命”了。這里,小王就是仔細分析了領導的指示,從大的方面找到了它們的共同點,從而將它們統一起來,將要形成的“夾板”也化為烏有了。

第三、力爭協調，融洽關系

按理說，領導人之間的工作意見不一致，確實有領導層本身協調不夠的原因，但作為被“夾”者，秘書多從好處著眼充分發揮自身的主觀能動性，通過創造條件爭取讓領導意見統一起來，才能改善被動局面。秘書應主動與領導們溝通或促進領導之間的溝通，共同商討出一個妥善的辦法。若個分管領導人各持己見，相持不下，秘書要請示主要領導人，由主要領導出面協調或裁決。

為隆重慶祝建廠50周年,某廠決定搞一次大型廠慶活動。廠長對廠辦主任老張的廠慶方案給予了高度的評價,并讓他找分管財務的副廠長審定,以劃投資金著手籌備。沒想到了副廠長那里,副廠長以投資過大理由反對。老張本來想說“廠長都同意了,難道要否定廠長的決定”,但他一想這不就制造了領導間的矛盾了嗎?兩難之際,他想到財務主管往往有“手緊”的習慣,看到大花費心疼,何不讓廠長出面呢?于是他在廠長面前說了一大堆副廠長的好話,就是資金困難,需要廠長協調一下。果然,在廠長的工作下,副廠長批準了廠慶方案。當領導意見相左時,顧此失彼會受氣,擁護一方得罪一方制造兩方矛盾會更受氣。正是意識到這一點,老張才不氣餒不急躁,從好處想問題,讓一個領導說服另一領導,這樣,自己就避開了矛盾,也讓領導統一了意見。

第四、掌握特點，靈活應用

任何領導者都有一套具體的領導方法，其安排工作都存在著一定的靈活性，而這種靈活性又常常體現在每個領導的性格、習慣、作風等特點中。因此，要想避免被領導之間的“夾板”夾住，平時就要注意摸清并掌握不同領導的特點，做到心中有數，將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態。比如對愛說過頭話的領導，理解時就要防止“過頭”，對說話“欠火”的領導，理解時就不能總“欠”著應該到的“火”。只有摸清不同領導的喜好，才能采取靈活機變的措施，防止生搬硬套而制造的“夾板”，從而避免自己“夾住”自己。

新年將至,某保險公司辦公室照慣例要向協作單位發放禮物,承辦此項工作的秘書小李卻為不知發放多人的范圍犯了愁——分管公關的副經理下了明確指示:“全市所有協作單位。”但他知道,這個副經理沒有“主心骨”,而外出的經理思想又比較保守、謹慎,一旦經理怪罪下來,副經理便會將責任推到自己頭上。小李便多了一個心眼,找到副經理說:“你的這個指示我認為可行,但是不是還要請示一下經理呢?如果不請示,您也得簽個字,我好去財務處領錢。”如此一來,副經理犯了嘀咕,生怕辦事不妥自己承擔后果。于是他便讓小李跟經理通話自行處理了。這里,小李的話就很有機變性:他讓副經理請示經理或簽字,就是為自己留條后路——如果事情辦錯了,是副經理牽的頭,經理將不能怪罪自己。

總之，當遇到領導的意見不一致時，秘書絕不能偏向一方，擅作主張，或者搬弄是非，投機討好；或者按照秘書個人意愿取其所需。秘書應竭盡全力，使之協調統一，避免釀成領導之間的矛盾和糾紛。若發現個別領導的指示有明顯的錯誤，將會帶來不良后果時，應把事實和情況向該領導人匯報清楚，提出參謀建議，分析利弊得失，幫助修正決策。若該領導人固執己見，秘書可按照程序和原則向上報告情況。對于事關幾個分管領導職權范圍內的問題，各分管領導人的意見難以統一時，最好在適當的場合，由領導班子的辦公會集體研究決定。這樣，秘書就能不被領導的“夾板”夾住。

參考文獻

【1】 鄧乃行，曾昭樂。秘書與寫作【M】廣州：暨南大學出版社，2001。

【2】《秘書實務》主編：王育高等教育出版。

【3】 方國雄，方曉蓉。秘書學【M】北京：高等教育出版社，2003。

第四篇：秘書實務論文

南京審計學院 本科生課程論文

秘書應如何發揮重要的參謀作用

論文題目 ：

姓學班

名 ： 號 ： 級 ：

孟杰 10060112 10法1 法學 法學院

專業 ： 學院 ： 指 導 老師 ： 評 閱 成績 ： 評 閱 意 見

：

秘書應如何發揮重要的參謀作用

摘要：古今中外的秘書工作實踐在領導決策中都發揮著非常重要的參謀作用，隨著時代的發展，秘書隊伍已成為一支龐大的長夜大軍，現代社會對秘書工作提出更嚴更高的要求，秘書工作在領導決策中的重要作用即參謀助手作用將更加突出。

。關鍵詞：秘書參謀助手作用

現代秘書學理論認為，秘書是領導者、主事者身邊的綜合輔助者和公務服務者，是以輔助決策、綜合協調、溝通信息、辦文辦公辦事等為主要職能活動的領導者、決策者的參謀助手。由此可見，現代秘書職能不再限于抄寫、跑腿、辦事、打雜這樣的層面上，不再是領導讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干的被動服務，而是具有綜合輔助性質的多種職能。其中秘書的參謀和助手作用在領導決策得到作用越來越明顯。

一、秘書工作應發揮的作用

秘書工作應發揮什么作用呢? 筆者認為, 各級各類秘書, 總的來說應當起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用、耳目作用。

參謀、助手作用 秘書有各種層次、工種, 秘書如何發揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面, 更多的秘書人員可以在大量的經常性工作中, 為領導決策與管理工作提供優質服務,當好參謀、助手。諸如協助領導安排一個時期的工作布局;為領導出主意想辦法, 積極主動地辦文辦事, 完成領導交給的任務等。

提供信息作用 秘書信息服務于領導的全部決策、管理和指揮工作, 領導者要在眾多的變革的社會政治經濟文化生活中進行決策,都要以反映事物發展變化的大量信息為基礎。就通常秘書工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來所提供的信息應包括: 上級信息、內部信息、歷史信息、本機關及下屬單位的有關情況、資料,平行地區、部門的有關信息、社會信息、國際信息、業務信息、科技信息, 本地區、本部門的發展歷史資料等。

協調作用 協調是管理的手段, 其實質就是統一認識, 調整關系, 解決矛盾, 協調行動。在新的歷史時期, 領導面臨的問題十分復雜, 接觸的橫向、縱向關系也千絲萬縷, 改革中會不斷產生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會集中到各機關領導面前, 要求及時解決。因此, 圍繞改革中出現的矛盾, 協助領導及時、正確處理, 是新時期秘書協調工作中的重要特點。

耳目作用 這不是監督領導的一言一行, 充當“特工”角色, 而是在領導決策過程中, 權衡利弊, 根據調查研究得出的科學結論, 大膽向領導提出合理化建議, 對領導者決策實施過程中可能出現的失誤、偏差以及錯誤等, 應在適當場合適時提醒, 以便及時修正。

二、強化秘書參謀職能是秘書部門為現代領導服務的迫切需要

現代秘書學理論所倡導的秘書智能服務的職能要求和主動服務的工作方式，集中體現

在秘書的參謀職能的發揮上。而現代領導所承擔的工作責任和面臨的工作環境要求秘書人員能提供高質量的參謀服務。

1.領導工作前瞻性，要求秘書提供決策參謀。領導的核心職能就是決策，而決策要求在充分認識事物和社會發展規律的前提下具有前瞻性，這樣才能做到運籌帷幄，決勝千里。科學的決策是一項高智能的工作，往往面對的是復雜的問題，要運用專門的決策方法，要形成多種方案并從中抉擇，僅僅靠領導個人或少數幾個人，是難以把決策工作做好的，這就要求秘書提供決策上的支持工作，輔佐領導的整個決策過程。秘書參謀是領導工作的必然需求，是領導決策極其實施中不可缺的有機組成部分。

在領導實行決策前，秘書必須為領導決策作好準備，為領導科學決策奠定基礎。除了作好法規準備和提供必要的信息外，重點是做好兩項工作：一是做好群體智能準備。廣泛收集組織內外各相關方面的參謀、建議和要求，聽取群眾意見、充分考慮決策的具體情況作好多元的群體智能準備。二是作好調研工作準備。根據領導的指令和意圖，秘書要明確調研的目的，確定調研提綱，組織力量，選配人員。

在決策形成中，秘書應是領導的重要協助者。主要協助工作是：草擬、收集和提供供領導選擇的多種可行性方案；參與分析、評估，參與對初步方案的論證；提出修正建議，并將合理的建議融入方案，使決策更充實和完善。

2.面臨日趨激烈的競爭，領導需要秘書發揮參謀職能協助其實現組織的目標。現代社會競爭日趨激烈，領導決策風險日益增加，能否在競爭中占得先機，關鍵在于領導職能的發揮。盡管現代領導的文化素質、知識水平等很高或比較高，但一個人的智慧是有限的，很難洞悉波譎云詭的市場。因此現代領導工作不僅需要秘書時間、精力、體力上的輔助，更需要智力上的輔助，也就是參謀智能的發揮。

要發揮秘書的參謀職能，就要求秘書有思想，懂管理，能參謀。秘書應做到未雨綢繆，想問題要想在領導前面，領導工作涉及到哪里，秘書的工作范圍就應延伸到哪里，秘書可以站在領導的高度來思維，站得高看得遠，從而為領導更全面的參謀服務。

三、強化秘書參謀職能是秘書部門適應現代社會發展的迫切需要

1.信息社會對秘書參謀職能提出更高的要求。現代社會是知識爆炸的社會，信息化的社會，科學技術的發展一日千里，每天涌現出的新知識、新技術、新觀念、新現象令人目不暇接。領導要全面認清復雜紛繁的政治、經濟局勢，作出正確的決策僅靠個人有限的精力是難以勝任的，必須充分發揮秘書在信息收集、處理和運用方面的參謀職能，才能眼觀四路、耳聽八方，抓住主要矛盾，解決關鍵問題。

秘書信息工作應由提供信息轉變為既提供信息又擬訂方案。秘書應將自身思維和行動置于復雜多變的社會大環境中，置身于日新月異的國內外市場中，隨時參與對外政治、經濟活動，及時更新思維方式和處事方法，把握社會動向、行情市場。利用更多的機會跟隨領導深入基層，深入實地調查研究，主動接受大量信息和鮮活經驗。秘書不僅僅收集、篩選、整理、提供信息，還要能分析、研究信息，準確把握社會動態、市場形勢，提出和擬制多種方案，幫助領導選擇目標、確定任務、制訂出達到目標，完成任務的具體步驟、方法、措施、時間，以及人力、物力、財力、信息技術的投入與分配，才能預測成果及下一步的發展，預測可能產生的風險及防范措施等。總之，秘書要將各方面的信息加工處理成為有情況、有分析、有對策的綜合信息，這是秘書參謀職能的要求。

2.現代管理相關要素的變化，要求秘書部門發揮參謀職能，為領導排憂解難。現代管理環境的復雜性、風險性、競爭性，使領導者承受更大的壓力；組織運轉中難以預測的新情

況、新問題出現的可能更大，給領導者決策和管理增加了難度。

當前各國經濟發展的相互影響，已出現了全球化的趨勢，使得經濟建設的決策與管理增加了許多變數和風險，若處理得當，就會轉化風險，抓住機遇，求得長足發展；若處理不當，就會因缺乏抗風險能力而受到重大挫折。當代國際政治呈多極化發展趨勢，人們的價值觀念、利益關系也在發生著改變，若缺少有效的引導和整體協調，就無法形成組織的整體合力，組織的成員行為也就無法統一。現代科學技術的發展更為迅猛，若在管理和決策上跟不上科學技術的發展，組織就會陷入被動和落伍，甚至被淘汰。面對復雜多變的管理環境。不僅要提高領導者的素質，加強領導班子建設，不斷提高科學決策的水平，同時，也要提高秘書的素質，增強秘書的參謀職能，使其從有效提供綜合參謀的角度，對決策和管理進行補充和優化.參考文獻:

[1] 常崇宜1 現代秘書工作[M] 1 成都: 成都電訊工程學院出版社,

第五篇：秘書實務

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達現場的具體時間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關事項。3.準備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計劃與安排

1、說明接待計劃的三項內容：（1）接待規格；（2）日程安排；（3）經費列支。

2、人員安排中計劃中應寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點、標準、房間數量；（4）宴請時間、地點、標準、人數（5）會見、會談地點、人數、參與人員。

3、日程安排計劃：

（1）日期、時間、地點；（2）活動內容；（3）陪同人員。

4、接待經費計劃（列支）；（1）工作經費；（2）餐飲費；（3）住宿費；（4）交通費；（5）參觀費；（6）其他不可預見費用。進行崗前培訓的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個國家.所代表公司、企業的大小應以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機密，也要保守本單位的機密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發布會的注意事項

1.確定新聞主題，選擇發布良機。2.挑選媒介單位、落實宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發人

4.處理好應回避的問題制定各種應變措施。慶典活動組織工作重點。

1.前期調查研究 2.精心策劃準備。3.選擇最佳時機。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優缺點。1開放式：有利于溝通 節省辦公空間 辦公設備共享。難保機密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護隱私。難交流 費用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認真分析現有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優缺點。3.確定新的辦公模式。4.根據新的辦公模式制定相應規章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發生變化的原因

1.信技快速發展，尤是通技的改變人們的聯系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進行工作。

2企業經營需要既支出少量費用，又能有更優秀的人才完成任務

3.辦公場地費用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發揮自己的才干，多干事情多得報酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵員工的工作積極性。

制定計劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實現自己的目標而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財力部署的根據 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標一致 4指明事務順序先后安排

5是一種主要控制手段和數量化財政計劃

計劃工作主要內容

1每一項工作的起始時間、階段時間和最終期限 2每一項任務的數量和質量要求。3每一項任務所需費用和其他資源 4每一項任務所承擔的人員及負責人。5每一項任務完成情況的檢查和監督。

安全檢查的主要內容及原則

1.對可預見的自然災害作好科學預測分析及時及早預報

2.對可能發生的人為事故要多渠道深入了解有關信息，掌握動向 3.對以前發生的事件進行總結，制定防范措施。4.對預測的突發事件制定應急方案

5.將應急方案或應急程序公示于醒目位置

6.進行度突發事件的培訓和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關設備和資源

8.定期檢查維護更新設備和資源，使之處于良好備用狀態。

原則：1加強領導 統一指揮2.快速反應 控制事態發展3以人為本 保護公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發事件的報告和記錄的必要性及其兩表內容

必要性：1.作為事故處理的一依據2.作為安全教育的案例資料3.便于應對各種賠償案件 內容：

1.《事故情況記錄表》：事故發生日期、時間、地點、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報告表》：事故發生日期、時間、地點，涉及人員基本情況，事故過程細節，救治過程，醫療處理情況，證明人辦公設備購買和租用的優缺點及其采購程序

1購買：優點：為組織增加固定資產。使用方便。缺點:一次付費過高。設備難更新。2租用：優：最初投入費用低，并能被獲得的利潤補償。租用協議包括維護修理。便于更新換代。缺點：常年租用費用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實費用 選擇供應商 簽訂供貨合同 貨物驗收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設備和易耗品供應商須考慮的因素

1.價格和費用

⑴比較不同供應商的要價：初次洽談的價格

⑵降低價格方法，如批量購買，節日削價或將其指定為唯一的辦公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費用的支出，如：占用空間費用，存儲物品報廢，存儲過多占用資金

2.質量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應商

⑶比較供應商交貨的時間⑷供應商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務和位置

⑴比較為客戶提供服務是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應商所在地點方便聯絡和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續及相關發票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規模的大小，經商史上的信譽度，如為客戶保密的可靠性

申請費用以及報銷結算的步驟是

1、申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

3、一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。

4、在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。

5、商務工作結束，申請人應將發票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和“報銷憑單”后，方可返還現金。

6、如果事實商務工作時，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批準后，超出的部分才可得到報銷。制定采購預算方案的程序和內容

1程序：確定預算基數 調研 確定采購的產品 編寫預算方案 修改完善方案

2內容：預算的項目名稱 目標 需要的辦公資源 采用預算方法 測算的依據 支付預算標準 政府采購主要方式

公開招標 邀請招標 競爭性談判 單一來源 詢價 國務院政府采購監督機構認定的其他方式合理調配和利用辦公資源

1.a制定合理的調配計劃：根據有關開支規定、現有庫存、輕重緩急、逐項作出調配計劃，計劃要又預見性和合理性，并注意在工作中不斷調整滿足辦公需要。B保證重點物品的使用對工作性質重要的部門實行傾斜政策。

2.建立辦公資源運行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項（及時更新記錄 按規定清退辦公用品、設備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務工作的全局 加強協調溝通 確保會議目標實現 2特點：全面性和具體性 計劃性 明確性

3原則：嚴格時間 事項明確 會議必要 4內容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時間和日期 地點 需要設備和工具 會議文件會議人員組成及人數 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經費安排 會議籌備機構和完成任務的期限 會議應急方案的內容

1.會議中可能出現的意外事件：人員問題 場地問題 設備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現時工作人員的責任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發出會議通知 分發會議資料 安排會場 接通電話 相互通報出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設備 設備維護 為減少租用通信線路的時間 節約費用

遠程會議籌備方案特點

（1）遠程會議具有節省時間和金錢、能夠與電話服務機構商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優點。

（2）遠程會議籌備方案擬定時，應預先了解提供電信會議服務公司的服務業務，并提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，并提前將下列內容告訴電信服務公司：會議日期、會議起止時間、會議參加人數、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時間準備會議討論。（4）遠程會議籌備方案中要有專人負責檢查遠程會議設備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內容

1會議準備工作是否充分 2文件材料的準備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準備 5環境條件與用品的準備

6保衛工作的檢查7檢查其他內容

做好會務籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報

1）聽取匯報的領導要加強前期的調查，深入一線，發現問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報材料的準備要側重困難和問題，注重實效。3）選擇合適的匯報時間。

4）對會議籌備情況匯報的重點是籌備中的問題。因此，匯報之后要抓緊催辦和落實。（2）會前現場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠程會議要提前下發材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應佩帶徽章或名牌。

5）準備接待休息室。應在接待休息室內放置公司標志或旗幟，可放置電話機、傳真機、電腦、留言條和筆等。此外，還應備有急救箱。

6）安排接待、服務人員。配備精通產品和服務的人員，事先組織培訓，回答與會者的提問。7）遠程會議要加強對設備的檢查。

會議協調的內容

1協調會議召開的時間地點出席人員列席人員 2協調會議相關事項 3協調會議議題 4協調會議紀要

5協調會議決定事項的落實 推進會議進程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴格遵守會議時間 3主題明確

4鼓勵和引導與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時機 8適時結束會議 會議經費使用的方法

1以節約為原則，需要開支的項目要盡量列的詳細具體

2向會議籌備委員會的領導人提出申請并按照審批權層層審批 3領導審批后由財務部門提取現金或填寫支票 4支出會議經費

5領導審批后按本單位零用現金、開支標準和報銷的這種財務制度和規定辦理結賬手續。會議總結的目的

1檢查會議目標的實現情況 2檢查各小組分工執行情況 3檢查個人工作情況 4表彰先進個人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經過精心準備 3地點選擇適中 4形式多樣化

5嚴格執行了會議的各項議程 6與會者經過認真確認和專心挑選 7嚴格開會、散會時間 8會議作出的決定事項 9會議經費支出合理 10會議服務熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環境和公眾負責。不能損害社會環境和公眾利益 3信息利用要嚴格遵守信息法規，遵守知識產權保護的相關法律法規 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。

（2）編碼步驟；分析所有預編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數碼的位數

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發生的先后順序或統一標準編碼；

②分組編碼法，利用十進位阿拉伯數字，按后續數字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據此開展檔案利用工作

2方法：開設閱覽室提供利用 檔案外借 制發檔案復制本 提供咨詢服務 印發檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項

1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經理過目，經理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發展的概貌和規律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發生的時間順序進行排列。