第一篇：現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)論文 自薦信

自薦信

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)： 您好！

欣聞貴公司將要招聘總裁秘書，特?cái)M此求職信進(jìn)行自薦。我現(xiàn)在就讀于河南工業(yè)大學(xué)，以下請?jiān)试S我對自己進(jìn)行簡單的自我介紹。大學(xué)四年通過不懈的努力學(xué)習(xí)，本人奠定了扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，良好的組織能力，團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。

我性格開朗，生活積極向上，工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。“心懷夢想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始終為著夢想而不懈地追求著。

大學(xué)四年里我認(rèn)真的系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了內(nèi)容包括秘書學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展、秘書學(xué)的性質(zhì)特點(diǎn)與研究對象、秘書職業(yè)的界定、分類與國內(nèi)外秘書職業(yè)特點(diǎn)、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置、機(jī)構(gòu)人員管理、秘書績效測評、秘書專項(xiàng)職能、特別受權(quán)職能與深層職能、秘書職能環(huán)境、秘書與組織管理、秘書工作方法與規(guī)律、秘書的精神素養(yǎng)、秘書的知識能力素養(yǎng)、秘書工作的歷史沿革。學(xué)習(xí)了辦公自動化的基礎(chǔ)知識、辦公自動化軟件、辦公自動化硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)辦公、計(jì)算機(jī)病毒及計(jì)算機(jī)的維護(hù)及故障修理等內(nèi)容。學(xué)習(xí)了公共關(guān)系的發(fā)展歷史、原理、職能、公關(guān)機(jī)構(gòu)、公關(guān)的對象、公關(guān)的模式、公關(guān)的程序、公關(guān)的傳播、公關(guān)廣告、公關(guān)的日常工作與專項(xiàng)工作、公關(guān)禮儀等理論知識。

除此之外，我還利用課余時(shí)間系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了秘書學(xué)概論，中國秘書史、文書學(xué)、管理學(xué)概論、公共關(guān)系學(xué)、秘書禮儀、公文寫作、辦公自動化、檔案學(xué)管理、公務(wù)員制度與實(shí)務(wù)、行政管理學(xué)、行政法學(xué)、新聞理論與寫作、大眾傳播學(xué)等理論知識，具有較強(qiáng)的理論基礎(chǔ)，相信在以后的工作中能夠最大的發(fā)揮出自己的理論優(yōu)勢。

通過對貴公司總裁秘書一職的了解，我覺得貴公司這個(gè)職位可以讓我充分展示熱情與才智，也讓我離夢想更加接近。衷心感謝領(lǐng)導(dǎo)給我這樣的機(jī)會，我會將感激化作珍惜，將珍惜化為動力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.協(xié)助總裁制定公司中長期的年度業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)及計(jì)劃，以及各階段的業(yè)務(wù)目標(biāo)分解工作實(shí)施與推進(jìn)；跟蹤公司經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成情況，提供分析意見及改進(jìn)建議。

2.負(fù)責(zé)公司各部門月報(bào)的匯總及存檔，月報(bào)會議的召開，記錄會議紀(jì)要，問題跟蹤與反饋；

3.協(xié)助總裁對公司業(yè)務(wù)部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理。

4.配合總裁處理外部機(jī)關(guān)或客戶等的公共關(guān)系。

5.撰寫和跟進(jìn)落實(shí)公司總經(jīng)理會議、專題研討會議等公司會議紀(jì)要。

6.負(fù)責(zé)起草公司各階段的工作總結(jié)報(bào)告，以及公司大事跡的存檔。

7.負(fù)責(zé)總裁費(fèi)用預(yù)算，以及行程安排、通知等相關(guān)事宜的辦理。8.完成臨時(shí)安排或突發(fā)性的工作。

望貴公司能接收我，支持我，讓我加入你們的大家族，我將盡我最大的能力為貴公司發(fā)揮我應(yīng)有的水平和才能。這次應(yīng)聘，我渴望成功，但無論結(jié)果如何，我都將以此為新的起點(diǎn)，更加嚴(yán)格地要求自己，以更優(yōu)異的工作成績，回報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心和厚愛！

第二篇：現(xiàn)代秘書實(shí)務(wù)論文自薦信

自薦信

尊敬的領(lǐng)導(dǎo)：

您好！

欣聞貴公司將要招聘總裁秘書，特?cái)M此求職信進(jìn)行自薦。我現(xiàn)在就讀于河南工業(yè)大學(xué)，以下請?jiān)试S我對自己進(jìn)行簡單的自我介紹。大學(xué)四年通過不懈的努力學(xué)習(xí)，本人奠定了扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，良好的組織能力，團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。

我性格開朗，生活積極向上，工作嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。“心懷夢想，用心做事”是我信奉的人生格言，我也始終為著夢想而不懈地追求著。大學(xué)四年里我認(rèn)真的系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了內(nèi)容包括秘書學(xué)的產(chǎn)生與發(fā)展、秘書學(xué)的性質(zhì)特點(diǎn)與研究對象、秘書職業(yè)的界定、分類與國內(nèi)外秘書職業(yè)特點(diǎn)、秘書機(jī)構(gòu)的設(shè)置、機(jī)構(gòu)人員管理、秘書績效測評、秘書專項(xiàng)職能、特別受權(quán)職能與深層職能、秘書職能環(huán)境、秘書與組織管理、秘書工作方法與規(guī)律、秘書的精神素養(yǎng)、秘書的知識能力素養(yǎng)、秘書工作的歷史沿革。學(xué)習(xí)了辦公自動化的基礎(chǔ)知識、辦公自動化軟件、辦公自動化硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)辦公、計(jì)算機(jī)病毒及計(jì)算機(jī)的維護(hù)及故障修理等內(nèi)容。學(xué)習(xí)了公共關(guān)系的發(fā)展歷史、原理、職能、公關(guān)機(jī)構(gòu)、公關(guān)的對象、公關(guān)的模式、公關(guān)的程序、公關(guān)的傳播、公關(guān)廣告、公關(guān)的日常工作與專項(xiàng)工作、公關(guān)禮儀等理論知識。

除此之外，我還利用課余時(shí)間系統(tǒng)的學(xué)習(xí)了秘書學(xué)概論，中國秘書史、文書學(xué)、管理學(xué)概論、公共關(guān)系學(xué)、秘書禮儀、公文寫作、辦

公自動化、檔案學(xué)管理、公務(wù)員制度與實(shí)務(wù)、行政管理學(xué)、行政法學(xué)、新聞理論與寫作、大眾傳播學(xué)等理論知識，具有較強(qiáng)的理論基礎(chǔ)，相信在以后的工作中能夠最大的發(fā)揮出自己的理論優(yōu)勢。

通過對貴公司總裁秘書一職的了解，我覺得貴公司這個(gè)職位可以讓我充分展示熱情與才智，也讓我離夢想更加接近。衷心感謝領(lǐng)導(dǎo)給我這樣的機(jī)會，我會將感激化作珍惜，將珍惜化為動力，在工作中用心做到以下工作要求：

1.協(xié)助總裁制定公司中長期的業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)及計(jì)劃，以及各階段的業(yè)務(wù)目標(biāo)分解工作實(shí)施與推進(jìn)；跟蹤公司經(jīng)營目標(biāo)達(dá)成情況，提供分析意見及改進(jìn)建議。

2.負(fù)責(zé)公司各部門月報(bào)的匯總及存檔，月報(bào)會議的召開，記錄會議紀(jì)要，問題跟蹤與反饋；

3.協(xié)助總裁對公司業(yè)務(wù)部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理。

4.配合總裁處理外部機(jī)關(guān)或客戶等的公共關(guān)系。

5.撰寫和跟進(jìn)落實(shí)公司總經(jīng)理會議、專題研討會議等公司會議紀(jì)要。

6.負(fù)責(zé)起草公司各階段的工作總結(jié)報(bào)告，以及公司大事跡的存檔。

7.負(fù)責(zé)總裁費(fèi)用預(yù)算，以及行程安排、通知等相關(guān)事宜的辦理。

8.完成臨時(shí)安排或突發(fā)性的工作。

望貴公司能接收我，支持我，讓我加入你們的大家族，我將盡我最大的能力為貴公司發(fā)揮我應(yīng)有的水平和才能。這次應(yīng)聘，我渴望成功，但無論結(jié)果如何，我都將以此為新的起點(diǎn)，更加嚴(yán)格地要求自己，以更優(yōu)異的工作成績，回報(bào)領(lǐng)導(dǎo)和同志們的關(guān)心和厚愛！

第三篇：現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)

《現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)》

課程論文

題目：《秘書在職場“夾縫”中求生存》

姓名：

學(xué)號：成績：

二〇一二年五月五日

秘書在職場“夾縫”中求生存

摘要：文章討論了秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系以及秘書要如何處理處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”關(guān)系，并就如何處理兩者之間的關(guān)系提出了建議。

關(guān)鍵詞：秘書，領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)系處理，夾縫。

現(xiàn)代社會中秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種新型的關(guān)系，這種關(guān)系是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任務(wù)基礎(chǔ)之上的。在當(dāng)今社會中，秘書與領(lǐng)導(dǎo)都是人民的公仆，都是為人民服務(wù)的，只是他們的職位不同，分工不同，而在人格上是平等的，無貴賤之分。處理好秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，最根本的是要處理好工作關(guān)系，在職能上看，秘書要為領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)，在組織上看，秘書是上傳下達(dá)的橋梁，而在生活上看，秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間是有愛關(guān)系。因此，秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系定位顯得尤為重要，如果關(guān)系定位得好，秘書將成為領(lǐng)導(dǎo)者的得力助手，反之，則成為領(lǐng)導(dǎo)者工作上的阻礙，所以要正確處理秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。

一、權(quán)利因素的干擾

秘書作為領(lǐng)導(dǎo)者身邊的參謀助手是在主輔配合中的近身輔助，而秘書的工作必須是與領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)服務(wù)相適應(yīng)的。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者在工作中要處理決策、指揮、協(xié)調(diào)、控制等，秘書在領(lǐng)導(dǎo)身邊便能發(fā)揮其作用，比如在領(lǐng)導(dǎo)做出決策時(shí)及時(shí)的提供輔助和參謀，幫助領(lǐng)導(dǎo)更好的作出決策，從而分擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，強(qiáng)化、拓展、延伸領(lǐng)導(dǎo)的影響力

二、性別因素的干擾

在當(dāng)今不斷發(fā)展的社會中，從事秘書工作的女性越來越多。由于社會上對秘書工作的偏見和不當(dāng)風(fēng)氣的影響，使秘書與異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系出現(xiàn)了一些微妙敏感的問題。因此，作為秘書必須正確對待與異性領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，維護(hù)自己平等的人格尊嚴(yán)，自覺保持與領(lǐng)導(dǎo)在工作目標(biāo)上的一致性。不能克意的取悅領(lǐng)導(dǎo)以換取職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利，這是秘書的職業(yè)道德所不容許的。在生活中，秘書對異性領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和照顧要立足于公務(wù)，不能介入領(lǐng)導(dǎo)的私生活。所以，秘書要注意處理好這些思想上的誤區(qū)，才能在工作上處理好與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。

三、能力因素的作用

由于不同領(lǐng)導(dǎo)者具有不同的個(gè)性，秘書處理好與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的時(shí)候可以控制經(jīng)驗(yàn)，從總體觀察也可以找一些普遍性、規(guī)律性的東西以知道我們的工作。

秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系，是秘書人際關(guān)系中最重要的關(guān)系，是決定秘書工作成敗的關(guān)鍵因素。每個(gè)秘書都希望有一個(gè)良好的領(lǐng)導(dǎo)環(huán)境和愉快的工作氛圍，但現(xiàn)實(shí)工作中很多時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)們的意見是不一致的，這就導(dǎo)致秘書經(jīng)常處于領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾縫”中進(jìn)退兩難的局面，處理得不好，就會將兩方都冒犯。那么，在工作中秘書該如何應(yīng)對這種局面呢？

第一、求同存異，統(tǒng)籌兼?zhèn)?/p>

領(lǐng)導(dǎo)的分工不同，考慮問題的出發(fā)點(diǎn)就不同，即使都是為了把工作做得更好，意見也不一定全都一樣。另外，當(dāng)一項(xiàng)工作涉及各個(gè)相關(guān)方面時(shí)，往往不同方面的分管領(lǐng)導(dǎo)人都會關(guān)注這項(xiàng)工作。如果各領(lǐng)導(dǎo)人分別從自己的職能角度，對這項(xiàng)工作做出了看法不同的指示時(shí)，就出現(xiàn)了使秘書左右為難的多頭指示，秘書就可能被“夾”在中間，兩頭受氣。對此，秘書一定要認(rèn)清楚領(lǐng)導(dǎo)意見的相同之處，做到求同存異。這樣就可避免兩頭受氣了。

某公司新經(jīng)濟(jì)目標(biāo)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)決策敲定后，各部門經(jīng)理迅速組織所屬二級單位分解任務(wù)。王經(jīng)理讓辦公室林主任準(zhǔn)備會議明天召開安全會議，接著劉經(jīng)理也讓他準(zhǔn)備會議室在同一時(shí)間召開采購部職員會議，可會議室只有一個(gè)。張主任硬著頭皮對劉經(jīng)理說：“能否將會議拖后一下，王經(jīng)理先提出要用會議室的。”劉經(jīng)理答道：“我的事挺多的，明天晚上還要出差呢。”林主任又找王經(jīng)理，可王經(jīng)理說會議通知早已發(fā)出，想改也來不及了。經(jīng)驗(yàn)豐富的林主任在無奈之際他大膽地提出了一決策：把兩個(gè)會議合在一起開，很快提議得到了兩位經(jīng)理的認(rèn)同。其實(shí)，有許多“夾板”是由于秘書在執(zhí)行命令過于死板而人為造成的。如果下級能從實(shí)際出發(fā)，變通地執(zhí)行命令，就可避免了，從而收到了皆大歡喜的結(jié)果。

第二、領(lǐng)會精神，維護(hù)大局

從管理科學(xué)化的角度來說,多頭指示是不利于工作有序進(jìn)行的。但從秘書工作頭緒多,要與各個(gè)方面打交通的實(shí)際情況來看,多頭指示往往是難以避免的。面對這種情況,作為領(lǐng)導(dǎo)人,應(yīng)主動會商,討論出各方面都能接受的方案來,不要使下級為難。作為秘書,應(yīng)主動尋求領(lǐng)導(dǎo)人意見的共同點(diǎn),靈活處理。如果處理不當(dāng),不僅會使工作陷于混亂,而且會影響秘書與領(lǐng)導(dǎo)甚至影響領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系。我們常說,秘書執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示,必須抓住“精神實(shí)質(zhì)”,這就是強(qiáng)調(diào)正確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。不同領(lǐng)導(dǎo)的指示盡管在許多具體細(xì)節(jié)上各有所異,但在大的方面精神實(shí)質(zhì)是一致的,有時(shí)秘書之所以會出現(xiàn)被領(lǐng)導(dǎo)之間“夾”住的現(xiàn)象,往往是由于理解有誤,人為造成矛盾,從而自己把自己給“夾”住了。所以,秘書在執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)命令時(shí),一定要對上級的命令仔細(xì)分析一下,抓住了精髓再干。

早晨剛上班,市旅游局秘書小王就被局長叫去“接旨”:最近市里準(zhǔn)備搞一個(gè)旅游新聞發(fā)布會,讓他集中精力撰寫一份專題匯報(bào)。他回到辦公室,分管局長又安排:下午市委宣傳部組織了一個(gè)旅游座談會,請他參加一下。小王一聽,急忙解釋道:“局長剛剛吩咐我集中精力寫匯報(bào),我哪有時(shí)間參加座談會。”“磨刀不誤砍柴功嘛,參加一下對你會有好處的,自己看著辦吧!”分管局長絲毫沒有讓步的意思。小王頓時(shí)感到十分委屈,但隨即靜下心來一想,從大局看兩件工作實(shí)際上是并不矛盾。因?yàn)閰⒓勇糜巫剷転樗麑懞脜R報(bào)材料提供素材,再說,局長又沒有馬上讓他“交卷”。于是,他立即到分管局長那里去“領(lǐng)命”了。這里,小王就是仔細(xì)分析了領(lǐng)導(dǎo)的指示,從大的方面找到了它們的共同點(diǎn),從而將它們統(tǒng)一起來,將要形成的“夾板”也化為烏有了。

第三、力爭協(xié)調(diào)，融洽關(guān)系

按理說，領(lǐng)導(dǎo)人之間的工作意見不一致，確實(shí)有領(lǐng)導(dǎo)層本身協(xié)調(diào)不夠的原因，但作為被“夾”者，秘書多從好處著眼充分發(fā)揮自身的主觀能動性，通過創(chuàng)造條件爭取讓領(lǐng)導(dǎo)意見統(tǒng)一起來，才能改善被動局面。秘書應(yīng)主動與領(lǐng)導(dǎo)們溝通或促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，共同商討出一個(gè)妥善的辦法。若個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)人各持己見，相持不下，秘書要請示主要領(lǐng)導(dǎo)人，由主要領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)或裁決。

為隆重慶祝建廠50周年,某廠決定搞一次大型廠慶活動。廠長對廠辦主任老張的廠慶方案給予了高度的評價(jià),并讓他找分管財(cái)務(wù)的副廠長審定,以劃投資金著手籌備。沒想到了副廠長那里,副廠長以投資過大理由反對。老張本來想說“廠長都同意了,難道要否定廠長的決定”,但他一想這不就制造了領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾了嗎?兩難之際,他想到財(cái)務(wù)主管往往有“手緊”的習(xí)慣,看到大花費(fèi)心疼,何不讓廠長出面呢?于是他在廠長面前說了一大堆副廠長的好話,就是資金困難,需要廠長協(xié)調(diào)一下。果然,在廠長的工作下,副廠長批準(zhǔn)了廠慶方案。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意見相左時(shí),顧此失彼會受氣,擁護(hù)一方得罪一方制造兩方矛盾會更受氣。正是意識到這一點(diǎn),老張才不氣餒不急躁,從好處想問題,讓一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)說服另一領(lǐng)導(dǎo),這樣,自己就避開了矛盾,也讓領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一了意見。

第四、掌握特點(diǎn)，靈活應(yīng)用

任何領(lǐng)導(dǎo)者都有一套具體的領(lǐng)導(dǎo)方法，其安排工作都存在著一定的靈活性，而這種靈活性又常常體現(xiàn)在每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的性格、習(xí)慣、作風(fēng)等特點(diǎn)中。因此，要想避免被領(lǐng)導(dǎo)之間的“夾板”夾住，平時(shí)就要注意摸清并掌握不同領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，做到心中有數(shù)，將影響工作的矛盾消除在萌芽狀態(tài)。比如對愛說過頭話的領(lǐng)導(dǎo)，理解時(shí)就要防止“過頭”，對說話“欠火”的領(lǐng)導(dǎo)，理解時(shí)就不能總“欠”著應(yīng)該到的“火”。只有摸清不同領(lǐng)導(dǎo)的喜好，才能采取靈活機(jī)變的措施，防止生搬硬套而制造的“夾板”，從而避免自己“夾住”自己。

新年將至,某保險(xiǎn)公司辦公室照慣例要向協(xié)作單位發(fā)放禮物,承辦此項(xiàng)工作的秘書小李卻為不知發(fā)放多人的范圍犯了愁——分管公關(guān)的副經(jīng)理下了明確指示:“全市所有協(xié)作單位。”但他知道,這個(gè)副經(jīng)理沒有“主心骨”,而外出的經(jīng)理思想又比較保守、謹(jǐn)慎,一旦經(jīng)理怪罪下來,副經(jīng)理便會將責(zé)任推到自己頭上。小李便多了一個(gè)心眼,找到副經(jīng)理說:“你的這個(gè)指示我認(rèn)為可行,但是不是還要請示一下經(jīng)理呢?如果不請示,您也得簽個(gè)字,我好去財(cái)務(wù)處領(lǐng)錢。”如此一來,副經(jīng)理犯了嘀咕,生怕辦事不妥自己承擔(dān)后果。于是他便讓小李跟經(jīng)理通話自行處理了。這里,小李的話就很有機(jī)變性:他讓副經(jīng)理請示經(jīng)理或簽字,就是為自己留條后路——如果事情辦錯(cuò)了,是副經(jīng)理牽的頭,經(jīng)理將不能怪罪自己。

總之，當(dāng)遇到領(lǐng)導(dǎo)的意見不一致時(shí)，秘書絕不能偏向一方，擅作主張，或者搬弄是非，投機(jī)討好；或者按照秘書個(gè)人意愿取其所需。秘書應(yīng)竭盡全力，使之協(xié)調(diào)統(tǒng)一，避免釀成領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾和糾紛。若發(fā)現(xiàn)個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的指示有明顯的錯(cuò)誤，將會帶來不良后果時(shí)，應(yīng)把事實(shí)和情況向該領(lǐng)導(dǎo)人匯報(bào)清楚，提出參謀建議，分析利弊得失，幫助修正決策。若該領(lǐng)導(dǎo)人固執(zhí)己見，秘書可按照程序和原則向上報(bào)告情況。對于事關(guān)幾個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)的問題，各分管領(lǐng)導(dǎo)人的意見難以統(tǒng)一時(shí)，最好在適當(dāng)?shù)膱龊希深I(lǐng)導(dǎo)班子的辦公會集體研究決定。這樣，秘書就能不被領(lǐng)導(dǎo)的“夾板”夾住。

參考文獻(xiàn)

【1】 鄧乃行，曾昭樂。秘書與寫作【M】廣州：暨南大學(xué)出版社，2001。

【2】《秘書實(shí)務(wù)》主編：王育高等教育出版。

【3】 方國雄，方曉蓉。秘書學(xué)【M】北京：高等教育出版社，2003。

第四篇：秘書實(shí)務(wù)論文

南京審計(jì)學(xué)院 本科生課程論文

秘書應(yīng)如何發(fā)揮重要的參謀作用

論文題目 ：

姓學(xué)班

名 ： 號 ： 級 ：

孟杰 10060112 10法1 法學(xué) 法學(xué)院

專業(yè) ： 學(xué)院 ： 指 導(dǎo) 老師 ： 評 閱 成績 ： 評 閱 意 見

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秘書應(yīng)如何發(fā)揮重要的參謀作用

摘要：古今中外的秘書工作實(shí)踐在領(lǐng)導(dǎo)決策中都發(fā)揮著非常重要的參謀作用，隨著時(shí)代的發(fā)展，秘書隊(duì)伍已成為一支龐大的長夜大軍，現(xiàn)代社會對秘書工作提出更嚴(yán)更高的要求，秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)決策中的重要作用即參謀助手作用將更加突出。

。關(guān)鍵詞：秘書參謀助手作用

現(xiàn)代秘書學(xué)理論認(rèn)為，秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)者，是以輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、溝通信息、辦文辦公辦事等為主要職能活動的領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀助手。由此可見，現(xiàn)代秘書職能不再限于抄寫、跑腿、辦事、打雜這樣的層面上，不再是領(lǐng)導(dǎo)讓干什么就干什么，讓怎么干就怎么干的被動服務(wù)，而是具有綜合輔助性質(zhì)的多種職能。其中秘書的參謀和助手作用在領(lǐng)導(dǎo)決策得到作用越來越明顯。

一、秘書工作應(yīng)發(fā)揮的作用

秘書工作應(yīng)發(fā)揮什么作用呢? 筆者認(rèn)為, 各級各類秘書, 總的來說應(yīng)當(dāng)起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。

參謀、助手作用 秘書有各種層次、工種, 秘書如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預(yù)案等方面, 更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中, 為領(lǐng)導(dǎo)決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當(dāng)好參謀、助手。諸如協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排一個(gè)時(shí)期的工作布局;為領(lǐng)導(dǎo)出主意想辦法, 積極主動地辦文辦事, 完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)等。

提供信息作用 秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)的全部決策、管理和指揮工作, 領(lǐng)導(dǎo)者要在眾多的變革的社會政治經(jīng)濟(jì)文化生活中進(jìn)行決策,都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常秘書工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來所提供的信息應(yīng)包括: 上級信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本機(jī)關(guān)及下屬單位的有關(guān)情況、資料,平行地區(qū)、部門的有關(guān)信息、社會信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息, 本地區(qū)、本部門的發(fā)展歷史資料等。

協(xié)調(diào)作用 協(xié)調(diào)是管理的手段, 其實(shí)質(zhì)就是統(tǒng)一認(rèn)識, 調(diào)整關(guān)系, 解決矛盾, 協(xié)調(diào)行動。在新的歷史時(shí)期, 領(lǐng)導(dǎo)面臨的問題十分復(fù)雜, 接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷, 改革中會不斷產(chǎn)生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會集中到各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)面前, 要求及時(shí)解決。因此, 圍繞改革中出現(xiàn)的矛盾, 協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)、正確處理, 是新時(shí)期秘書協(xié)調(diào)工作中的重要特點(diǎn)。

耳目作用 這不是監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的一言一行, 充當(dāng)“特工”角色, 而是在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中, 權(quán)衡利弊, 根據(jù)調(diào)查研究得出的科學(xué)結(jié)論, 大膽向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議, 對領(lǐng)導(dǎo)者決策實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯(cuò)誤等, 應(yīng)在適當(dāng)場合適時(shí)提醒, 以便及時(shí)修正。

二、強(qiáng)化秘書參謀職能是秘書部門為現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的迫切需要

現(xiàn)代秘書學(xué)理論所倡導(dǎo)的秘書智能服務(wù)的職能要求和主動服務(wù)的工作方式，集中體現(xiàn)

在秘書的參謀職能的發(fā)揮上。而現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)所承擔(dān)的工作責(zé)任和面臨的工作環(huán)境要求秘書人員能提供高質(zhì)量的參謀服務(wù)。

1.領(lǐng)導(dǎo)工作前瞻性，要求秘書提供決策參謀。領(lǐng)導(dǎo)的核心職能就是決策，而決策要求在充分認(rèn)識事物和社會發(fā)展規(guī)律的前提下具有前瞻性，這樣才能做到運(yùn)籌帷幄，決勝千里。科學(xué)的決策是一項(xiàng)高智能的工作，往往面對的是復(fù)雜的問題，要運(yùn)用專門的決策方法，要形成多種方案并從中抉擇，僅僅靠領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人或少數(shù)幾個(gè)人，是難以把決策工作做好的，這就要求秘書提供決策上的支持工作，輔佐領(lǐng)導(dǎo)的整個(gè)決策過程。秘書參謀是領(lǐng)導(dǎo)工作的必然需求，是領(lǐng)導(dǎo)決策極其實(shí)施中不可缺的有機(jī)組成部分。

在領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行決策前，秘書必須為領(lǐng)導(dǎo)決策作好準(zhǔn)備，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策奠定基礎(chǔ)。除了作好法規(guī)準(zhǔn)備和提供必要的信息外，重點(diǎn)是做好兩項(xiàng)工作：一是做好群體智能準(zhǔn)備。廣泛收集組織內(nèi)外各相關(guān)方面的參謀、建議和要求，聽取群眾意見、充分考慮決策的具體情況作好多元的群體智能準(zhǔn)備。二是作好調(diào)研工作準(zhǔn)備。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指令和意圖，秘書要明確調(diào)研的目的，確定調(diào)研提綱，組織力量，選配人員。

在決策形成中，秘書應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)的重要協(xié)助者。主要協(xié)助工作是：草擬、收集和提供供領(lǐng)導(dǎo)選擇的多種可行性方案；參與分析、評估，參與對初步方案的論證；提出修正建議，并將合理的建議融入方案，使決策更充實(shí)和完善。

2.面臨日趨激烈的競爭，領(lǐng)導(dǎo)需要秘書發(fā)揮參謀職能協(xié)助其實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。現(xiàn)代社會競爭日趨激烈，領(lǐng)導(dǎo)決策風(fēng)險(xiǎn)日益增加，能否在競爭中占得先機(jī)，關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮。盡管現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)的文化素質(zhì)、知識水平等很高或比較高，但一個(gè)人的智慧是有限的，很難洞悉波譎云詭的市場。因此現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)工作不僅需要秘書時(shí)間、精力、體力上的輔助，更需要智力上的輔助，也就是參謀智能的發(fā)揮。

要發(fā)揮秘書的參謀職能，就要求秘書有思想，懂管理，能參謀。秘書應(yīng)做到未雨綢繆，想問題要想在領(lǐng)導(dǎo)前面，領(lǐng)導(dǎo)工作涉及到哪里，秘書的工作范圍就應(yīng)延伸到哪里，秘書可以站在領(lǐng)導(dǎo)的高度來思維，站得高看得遠(yuǎn)，從而為領(lǐng)導(dǎo)更全面的參謀服務(wù)。

三、強(qiáng)化秘書參謀職能是秘書部門適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的迫切需要

1.信息社會對秘書參謀職能提出更高的要求。現(xiàn)代社會是知識爆炸的社會，信息化的社會，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展一日千里，每天涌現(xiàn)出的新知識、新技術(shù)、新觀念、新現(xiàn)象令人目不暇接。領(lǐng)導(dǎo)要全面認(rèn)清復(fù)雜紛繁的政治、經(jīng)濟(jì)局勢，作出正確的決策僅靠個(gè)人有限的精力是難以勝任的，必須充分發(fā)揮秘書在信息收集、處理和運(yùn)用方面的參謀職能，才能眼觀四路、耳聽八方，抓住主要矛盾，解決關(guān)鍵問題。

秘書信息工作應(yīng)由提供信息轉(zhuǎn)變?yōu)榧忍峁┬畔⒂謹(jǐn)M訂方案。秘書應(yīng)將自身思維和行動置于復(fù)雜多變的社會大環(huán)境中，置身于日新月異的國內(nèi)外市場中，隨時(shí)參與對外政治、經(jīng)濟(jì)活動，及時(shí)更新思維方式和處事方法，把握社會動向、行情市場。利用更多的機(jī)會跟隨領(lǐng)導(dǎo)深入基層，深入實(shí)地調(diào)查研究，主動接受大量信息和鮮活經(jīng)驗(yàn)。秘書不僅僅收集、篩選、整理、提供信息，還要能分析、研究信息，準(zhǔn)確把握社會動態(tài)、市場形勢，提出和擬制多種方案，幫助領(lǐng)導(dǎo)選擇目標(biāo)、確定任務(wù)、制訂出達(dá)到目標(biāo)，完成任務(wù)的具體步驟、方法、措施、時(shí)間，以及人力、物力、財(cái)力、信息技術(shù)的投入與分配，才能預(yù)測成果及下一步的發(fā)展，預(yù)測可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)及防范措施等。總之，秘書要將各方面的信息加工處理成為有情況、有分析、有對策的綜合信息，這是秘書參謀職能的要求。

2.現(xiàn)代管理相關(guān)要素的變化，要求秘書部門發(fā)揮參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。現(xiàn)代管理環(huán)境的復(fù)雜性、風(fēng)險(xiǎn)性、競爭性，使領(lǐng)導(dǎo)者承受更大的壓力；組織運(yùn)轉(zhuǎn)中難以預(yù)測的新情

況、新問題出現(xiàn)的可能更大，給領(lǐng)導(dǎo)者決策和管理增加了難度。

當(dāng)前各國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的相互影響，已出現(xiàn)了全球化的趨勢，使得經(jīng)濟(jì)建設(shè)的決策與管理增加了許多變數(shù)和風(fēng)險(xiǎn)，若處理得當(dāng)，就會轉(zhuǎn)化風(fēng)險(xiǎn)，抓住機(jī)遇，求得長足發(fā)展；若處理不當(dāng)，就會因缺乏抗風(fēng)險(xiǎn)能力而受到重大挫折。當(dāng)代國際政治呈多極化發(fā)展趨勢，人們的價(jià)值觀念、利益關(guān)系也在發(fā)生著改變，若缺少有效的引導(dǎo)和整體協(xié)調(diào)，就無法形成組織的整體合力，組織的成員行為也就無法統(tǒng)一。現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展更為迅猛，若在管理和決策上跟不上科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，組織就會陷入被動和落伍，甚至被淘汰。面對復(fù)雜多變的管理環(huán)境。不僅要提高領(lǐng)導(dǎo)者的素質(zhì)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子建設(shè)，不斷提高科學(xué)決策的水平，同時(shí)，也要提高秘書的素質(zhì)，增強(qiáng)秘書的參謀職能，使其從有效提供綜合參謀的角度，對決策和管理進(jìn)行補(bǔ)充和優(yōu)化.參考文獻(xiàn):

[1] 常崇宜1 現(xiàn)代秘書工作[M] 1 成都: 成都電訊工程學(xué)院出版社,

第五篇：秘書實(shí)務(wù)

禮賓次序常用的5種方法

1依照來賓的具體身份和職務(wù)高低來排列順序。2按字母順序排列。

3依照來賓到達(dá)現(xiàn)場的具體時(shí)間早晚來排列

4依照來賓告知東道主自己到訪的時(shí)間的先后排列

5不排列即不分先后 涉外禮賓的準(zhǔn)備工作。

1搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況。

2注意先弄清楚外賓的飲食愛好、宗教信仰和其他生活習(xí)慣。3擬定來賓訪問日程。4.安排食宿

涉外會見、會談的程序。1提前約定。

2.通知對方有關(guān)事項(xiàng)。3.準(zhǔn)備工作.4.迎接客人 5會見、會談

6.送別客人 接待計(jì)劃與安排

1、說明接待計(jì)劃的三項(xiàng)內(nèi)容：（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費(fèi)列支。

2、人員安排中計(jì)劃中應(yīng)寫明；（1）主要陪同人員；（2）主要工作人員；（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)（5）會見、會談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排計(jì)劃：

（1）日期、時(shí)間、地點(diǎn)；（2）活動內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費(fèi)計(jì)劃（列支）；（1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）住宿費(fèi)；（4）交通費(fèi)；（5）參觀費(fèi)；（6）其他不可預(yù)見費(fèi)用。進(jìn)行崗前培訓(xùn)的基本原則和要求

①.不卑不亢：不論來自哪個(gè)國家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重 ②依法辦事：國際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國法律.也遵守對方國家的法律 ③內(nèi)外有別：指要有保密觀念，既要保守國家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。④了解國際交往的基本禮儀：即見面禮儀、談話、身體語言、餐飲等等 新聞發(fā)布會的注意事項(xiàng)

1.確定新聞主題，選擇發(fā)布良機(jī)。2.挑選媒介單位、落實(shí)宴請范圍。3.確定會議主持人，精選發(fā)人

4.處理好應(yīng)回避的問題制定各種應(yīng)變措施。慶典活動組織工作重點(diǎn)。

1.前期調(diào)查研究 2.精心策劃準(zhǔn)備。3.選擇最佳時(shí)機(jī)。4.邀請嘉賓光臨。5.編排活動程序。6 安排其他活動。7.善后工作處理。開放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點(diǎn)。1開放式：有利于溝通 節(jié)省辦公空間 辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密 干擾大 無私人空間 2.封閉式：有利于安全保密 集中注意力 保護(hù)隱私。難交流 費(fèi)用高

選擇不同辦公模式的方法

1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點(diǎn)。3.確定新的辦公模式。4.根據(jù)新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。5.確定新的分配制度。

辦公模式發(fā)生變化的原因

1.信技快速發(fā)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場所也能進(jìn)行工作。

2企業(yè)經(jīng)營需要既支出少量費(fèi)用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場地費(fèi)用過高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益 4大中城市交通狀況使人們尋找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會豐富多彩人們需要在時(shí)間上又更大的自主性和靈活性。7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才干，多干事情多得報(bào)酬。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)員工的工作積極性。

制定計(jì)劃的作用。

1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的根據(jù) 3.指明組織的活動方針和范圍保證行動目標(biāo)一致 4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種主要控制手段和數(shù)量化財(cái)政計(jì)劃

計(jì)劃工作主要內(nèi)容

1每一項(xiàng)工作的起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限 2每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。3每一項(xiàng)任務(wù)所需費(fèi)用和其他資源 4每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)責(zé)人。5每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

安全檢查的主要內(nèi)容及原則

1.對可預(yù)見的自然災(zāi)害作好科學(xué)預(yù)測分析及時(shí)及早預(yù)報(bào)

2.對可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動向 3.對以前發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。4.對預(yù)測的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置

6.進(jìn)行度突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識與技能 7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) 統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng) 控制事態(tài)發(fā)展3以人為本 保護(hù)公眾利益4公開透明 面對公眾。

突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對各種賠償案件 內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)、涉及人員，事故過程。證人 2.《工傷情況報(bào)告表》：事故發(fā)生日期、時(shí)間、地點(diǎn)，涉及人員基本情況，事故過程細(xì)節(jié)，救治過程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購買和租用的優(yōu)缺點(diǎn)及其采購程序

1購買：優(yōu)點(diǎn)：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點(diǎn):一次付費(fèi)過高。設(shè)備難更新。2租用：優(yōu)：最初投入費(fèi)用低，并能被獲得的利潤補(bǔ)償。租用協(xié)議包括維護(hù)修理。便于更新?lián)Q代。缺點(diǎn)：常年租用費(fèi)用過高。提前終止合同會有很高賠償。

采購程序：提出購買申請 審批落實(shí)費(fèi)用 選擇供應(yīng)商 簽訂供貨合同 貨物驗(yàn)收入庫支付貨款。

正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素

1.價(jià)格和費(fèi)用

⑴比較不同供應(yīng)商的要價(jià)：初次洽談的價(jià)格

⑵降低價(jià)格方法，如批量購買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

⑶購買后還要考慮費(fèi)用的支出，如：占用空間費(fèi)用，存儲物品報(bào)廢，存儲過多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

⑴保證購買后能滿足需求 ⑵選擇不合格物品的供應(yīng)商

⑶比較供應(yīng)商交貨的時(shí)間⑷供應(yīng)商能說到，做到，有誠信，很可靠

3.服務(wù)和位置

⑴比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購方式

⑵供應(yīng)商所在地點(diǎn)方便聯(lián)絡(luò)和交貨 4.安全和可靠性 ⑴送貨整個(gè)過程中，保證貨品安全，包裝，存放，運(yùn)輸和交貨

⑵比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

⑶了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性

申請費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是

1、申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報(bào)告或該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報(bào)告或費(fèi)用申請表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務(wù)工作。

4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、如果事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。制定采購預(yù)算方案的程序和內(nèi)容

1程序：確定預(yù)算基數(shù) 調(diào)研 確定采購的產(chǎn)品 編寫預(yù)算方案 修改完善方案

2內(nèi)容：預(yù)算的項(xiàng)目名稱 目標(biāo) 需要的辦公資源 采用預(yù)算方法 測算的依據(jù) 支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn) 政府采購主要方式

公開招標(biāo) 邀請招標(biāo) 競爭性談判 單一來源 詢價(jià) 國務(wù)院政府采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配計(jì)劃：根據(jù)有關(guān)開支規(guī)定、現(xiàn)有庫存、輕重緩急、逐項(xiàng)作出調(diào)配計(jì)劃，計(jì)劃要又預(yù)見性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點(diǎn)物品的使用對工作性質(zhì)重要的部門實(shí)行傾斜政策。

2.建立辦公資源運(yùn)行檔案（購買信息 維修合同 操作指南 所有資源情況列表 基本信息 日志記錄和故障登記）3.管理辦公資源的注意事項(xiàng)（及時(shí)更新記錄 按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備 掌握人員流動情況）會議籌備

1作用：了解會務(wù)工作的全局 加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通 確保會議目標(biāo)實(shí)現(xiàn) 2特點(diǎn)：全面性和具體性 計(jì)劃性 明確性

3原則：嚴(yán)格時(shí)間 事項(xiàng)明確 會議必要 4內(nèi)容：會議主題于議題 會議名稱 會議議程 時(shí)間和日期 地點(diǎn) 需要設(shè)備和工具 會議文件會議人員組成及人數(shù) 與會人員的組成 會議食宿安排 確定會議經(jīng)費(fèi)安排 會議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限 會議應(yīng)急方案的內(nèi)容

1.會議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問題 場地問題 設(shè)備問題 資料問題 健康與安全問題與會者情緒問題 與會者返程問題 行為問題 2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任

3.處理會議中意外事件的方法：同上組織電話會議的方法

發(fā)出會議通知 分發(fā)會議資料 安排會場 接通電話 相互通報(bào)出席情況 記錄

組織視頻會議的方法

視頻會議的會場 做好會場布置工作 配備和檢查設(shè)備 設(shè)備維護(hù) 為減少租用通信線路的時(shí)間 節(jié)約費(fèi)用

遠(yuǎn)程會議籌備方案特點(diǎn)

（1）遠(yuǎn)程會議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡短的優(yōu)點(diǎn)。

（2）遠(yuǎn)程會議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提前一周與電信會議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提前將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會議日期、會議起止時(shí)間、會議參加人數(shù)、與會者的電話號碼、主持人姓名等。

（3）會議程序、議程及其他材料必須提前寄給與會者，以便他們有時(shí)間準(zhǔn)備會議討論。（4）遠(yuǎn)程會議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

會議籌備情況檢查主要內(nèi)容

1會議準(zhǔn)備工作是否充分 2文件材料的準(zhǔn)備 3會議布置情況

4禮儀接待人員的準(zhǔn)備 5環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

做好會務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：

（1）聽取會議籌備人員的匯報(bào)

1）聽取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。2）會議籌備人員對匯報(bào)材料的準(zhǔn)備要側(cè)重困難和問題，注重實(shí)效。3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)間。

4）對會議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。（2）會前現(xiàn)場檢查

1）檢查會議所需的各種資料，要考慮一些特殊人群的需求，如提供大號字印刷材料。遠(yuǎn)程會議要提前下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過敏或高度敏感。因此，要對所有工作人員提出要求。3）設(shè)立入場登記臺。為使人們能輕松、快捷地登記入場，可考慮設(shè)置咨詢臺或登記臺。張貼會場平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5）準(zhǔn)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會者的提問。7）遠(yuǎn)程會議要加強(qiáng)對設(shè)備的檢查。

會議協(xié)調(diào)的內(nèi)容

1協(xié)調(diào)會議召開的時(shí)間地點(diǎn)出席人員列席人員 2協(xié)調(diào)會議相關(guān)事項(xiàng) 3協(xié)調(diào)會議議題 4協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

5協(xié)調(diào)會議決定事項(xiàng)的落實(shí) 推進(jìn)會議進(jìn)程的方法

1了解會議主題和議題 2嚴(yán)格遵守會議時(shí)間 3主題明確

4鼓勵(lì)和引導(dǎo)與會者

5消除交流故障抵制不和諧因素 6合理安排議題

7掌握會議休息的時(shí)機(jī) 8適時(shí)結(jié)束會議 會議經(jīng)費(fèi)使用的方法

1以節(jié)約為原則，需要開支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體

2向會議籌備委員會的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請并按照審批權(quán)層層審批 3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫支票 4支出會議經(jīng)費(fèi)

5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。會議總結(jié)的目的

1檢查會議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況 2檢查各小組分工執(zhí)行情況 3檢查個(gè)人工作情況 4表彰先進(jìn)個(gè)人

5妥善解決會議遺留的問題 高效率會議的決定因素

1會議召開的必要性 2經(jīng)過精心準(zhǔn)備 3地點(diǎn)選擇適中 4形式多樣化

5嚴(yán)格執(zhí)行了會議的各項(xiàng)議程 6與會者經(jīng)過認(rèn)真確認(rèn)和專心挑選 7嚴(yán)格開會、散會時(shí)間 8會議作出的決定事項(xiàng) 9會議經(jīng)費(fèi)支出合理 10會議服務(wù)熱情周到 信息利用的要求

1信息利用要給組織帶來效益

2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會環(huán)境和公眾利益 3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的相關(guān)法律法規(guī) 登記

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

①總括登記，對存儲信息按批分類登記；

②個(gè)別登記，按信息存儲順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類 提供檔案利用的要求及方式

1要求：依法開展利用工具 主動及時(shí)開展利用工作 不斷完善檔案服務(wù)方式和手段 掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

2方法：開設(shè)閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復(fù)制本 提供咨詢服務(wù) 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

編寫大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)

1.接受任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認(rèn)為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。2.大事記主要由大事記記述和時(shí)間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時(shí)間要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)間順序進(jìn)行排列。