第一篇：惠州_中信城市時代_論壇類活動籌備關(guān)鍵點總結(jié)

論壇類活動籌備關(guān)鍵點總結(jié)

——以惠州中信城市時代6.29“郎”眼看惠州經(jīng)濟(jì)論壇為例

背景：2008年6月29日，以中信地產(chǎn)、中信惠州置業(yè)有限公司為主辦方，在惠州五星級康帝國際酒店中國廳舉辦了一場別開生面的經(jīng)濟(jì)論壇活動——“郎”眼看惠州主題論壇，此次活動自方案的初次提出至活動的具體執(zhí)行，歷時接近半年，且如此規(guī)格、規(guī)模的活動在惠州屈指可數(shù)。此次活動較為成功的舉辦凝結(jié)了項目組人員的汗水，同時也從中得到了諸多經(jīng)驗及啟示，在此做簡單小結(jié)，希望對今后論壇類活動的成功舉辦起到一定的借鑒作用。

（備注：６·２９活動當(dāng)天到場約800人次，且參加人員為中信深圳集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)、惠州市各政府職能部門領(lǐng)導(dǎo)、金融界地產(chǎn)界知名人士、惠州市各大中小型企業(yè)經(jīng)理級以上高級管理人員，因此稱之為規(guī)格高、規(guī)模大。）

一、論壇活動主講人及主持人的選取

1、選擇社會知名度高、迎合目標(biāo)客戶口味的演講者：講話是論壇活動的主要甚至唯一內(nèi)容，因此講話的人至關(guān)重要，只有大眾關(guān)注力強(qiáng)、社會知名度高的演講者，才有可能通過適度的營銷推廣手段吸引大量客戶參加活動；同時，只有迎合項目客戶群口味的演講者，才有可能最大化地吸引項目目標(biāo)客戶群體上門。以中信城市時代項目為例，目標(biāo)客戶主要集中于中小企業(yè)管理者，精通企業(yè)管理戰(zhàn)略的知名經(jīng)濟(jì)學(xué)家最能吸引目標(biāo)客戶的眼球，因此郎咸平為最佳人選。

2、選擇時事性強(qiáng)、大眾關(guān)注度高的論題：在主講人的擅長專業(yè)范圍內(nèi)，選取時事性強(qiáng)、社會關(guān)注度高的熱點話題，也是活動成功舉辦、吸引客戶參加的重要因素之一。并且關(guān)于論題的選取，應(yīng)當(dāng)提前與主講人多次溝通，并根據(jù)其需要提供相關(guān)資料。

3、選擇對論壇主題及項目概況有一定理解的主持人：論壇活動中，主持人不應(yīng)當(dāng)只是簡單地按照活動流程對現(xiàn)場進(jìn)行把控，只有對論壇主講人、演講主題涉獵領(lǐng)域、項目基本情況有一定的理解，才可能提升論壇的品質(zhì)感，有效調(diào)動現(xiàn)場氣氛。中信城市時代項目6.29活動的主持人為惠州電視臺的知名主持人，但對郎咸平本人、經(jīng)濟(jì)大勢、項目概況并無深刻了解，且沒有經(jīng)過充分準(zhǔn)備，使活動現(xiàn)場效果大打折扣。

世聯(lián)地產(chǎn)

二、客戶組織

客戶組織包括活動前期客戶通知、客戶確認(rèn)及現(xiàn)場客戶安排，是活動成功舉辦、并實現(xiàn)活動舉辦目的的關(guān)鍵所在。

（一）客戶通知

1、選取客戶通知的有效途徑組合，使論壇活動信息最大化到達(dá)目標(biāo)客戶：6.29活動中，項目組主要通過以下途徑向目標(biāo)客戶傳達(dá)活動信息：

? 媒體推廣途徑：戶外廣告+電視廣告+報紙廣告（報眉、硬廣、軟文）+短信； ? 電話CALL客：項目誠意客戶、進(jìn)場以來上門進(jìn)線客戶、惠州臺商協(xié)會企業(yè)名錄

客戶、惠州黃頁金融電子等行業(yè)企業(yè)名錄客戶；

? 對寫字樓進(jìn)行掃樓：策劃人員與銷售人員共同掃樓，直接向?qū)懽謽强蛻舭l(fā)送活動邀請函；

? 充分利用中信地產(chǎn)、世聯(lián)地產(chǎn)公司資源，聯(lián)系政府部門相關(guān)人員、各企業(yè)協(xié)會會長及會員、金融界地產(chǎn)界知名人士。

2、采取合理的通知方式把控到場客戶的數(shù)量與質(zhì)量。

可采取“發(fā)送邀請函+客戶電話預(yù)約+客戶上門取票”的客戶通知方式，使目標(biāo)客戶不僅有尊貴感，而且可以使項目組每天都能夠有效統(tǒng)計參加客戶的數(shù)量，把控發(fā)放門票的數(shù)量以及到場客戶的質(zhì)量，有效避免活動現(xiàn)場座位空置或不夠的混亂現(xiàn)象，最大可能達(dá)到活動目的。

（二）客戶確認(rèn)

活動舉辦前，應(yīng)當(dāng)對到場客戶數(shù)量及名單進(jìn)行多次梳理，可根據(jù)論壇的性質(zhì)及活動舉辦的目的，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理。此舉主要有兩個作用：

1、確認(rèn)到場客戶的數(shù)量，即使不能精確至個位，也不會出現(xiàn)過大偏差；

2、決定活動現(xiàn)場是否需要按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分區(qū)。

以6.29經(jīng)濟(jì)論壇活動為例，活動前天將所有參加客戶單位名稱、職務(wù)、姓名、聯(lián)系方式、領(lǐng)取門票數(shù)量進(jìn)行匯總，統(tǒng)計活動當(dāng)天需設(shè)置座位數(shù)量，并對座位區(qū)以單位性質(zhì)與客戶職務(wù)相結(jié)合為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分區(qū)，因此活動當(dāng)天并未出現(xiàn)由于到場客戶數(shù)量多而發(fā)生座位爭執(zhí)等現(xiàn)象。

（三）現(xiàn)場客戶安排

1、合理設(shè)置簽到流程，保證客戶快速簽到，避免塞車。

世聯(lián)地產(chǎn)

? 如果到場客戶數(shù)量多，有必要針對嘉賓與普通客戶設(shè)置不同的簽到區(qū)：6.29活動，簽到處設(shè)置“嘉賓簽到處”與“客戶簽到處”兩個區(qū)域，并在嘉賓簽到區(qū)細(xì)分為政府機(jī)構(gòu)接待人員、地產(chǎn)機(jī)構(gòu)接待人員、金融機(jī)構(gòu)接待人員等，保證到場嘉賓有一對一接待，大大增加嘉賓滿意度；

? 簽到區(qū)設(shè)置足夠人員，細(xì)致分工，并盡可能留下客戶聯(lián)系方式：6.29活動中，項目組人員提前通知到場客戶攜帶名片簽到，活動當(dāng)天有名片的客戶領(lǐng)取項目資料后直接可以進(jìn)入座位區(qū)，沒有攜帶名片的客戶尚且需要當(dāng)場簽名及留下聯(lián)系方式，因此大大節(jié)省了客戶簽到時間；

2、合理安排餐飲時間，避免論壇過程中聽眾的大量流動，保證演講不受意外事件的干擾：論壇活動過程中，聽眾的走動會對主講人的思維造成不當(dāng)干擾，因此最好在簽到的較長時間內(nèi)安排客戶的餐飲，并在活動正式開始前將餐飲區(qū)撤掉，保證現(xiàn)場安靜及整潔。

三、現(xiàn)場互動

一般來說，論壇活動流程中會包含主講人演講過程中的互動及問答互動階段，為了保證臺上與臺下的有效配合，演講內(nèi)容對項目銷售具有一定的利好性，并避免冷場及意外情況的發(fā)生，最好在活動開始前與主講人進(jìn)行互動問題的觀點溝通，并在現(xiàn)場安排一定人員進(jìn)行提問，一般可提前安排媒體相關(guān)人員進(jìn)行提問。

四、各合作方之間的有效溝通

論壇類活動從籌備階段到現(xiàn)場組織階段，涉及多個合作方，包括開發(fā)商、代理商、廣告公司、禮儀公司、制作公司、活動現(xiàn)場設(shè)置方，且活動籌備過程中各合作公司針對不同事項還可細(xì)分為不同的對接人，為了保證活動當(dāng)天的正常舉辦，應(yīng)提前以活動當(dāng)天功能分區(qū)為標(biāo)準(zhǔn)，指定各功能區(qū)的唯一對接人或責(zé)任人，并將各責(zé)任人及其組員的名單及聯(lián)系方式以總表的形式體現(xiàn)，從而避免因擁有話語權(quán)人數(shù)過多而帶來的不必要內(nèi)部沖突或活動流程混亂，保證活動進(jìn)程間的順利銜接。

世聯(lián)地產(chǎn)

第二篇：珠海_中信紅樹灣_8-18城市系列論壇活動總結(jié)

8-18系列城市論壇第二場活動總結(jié)

一、活動概要

1）

活動時間及地點

?

時間：2010-08-18

?

地點：中信紅樹灣灣區(qū)體驗館

2）

活動目的?

邀請國家級、省級、港澳媒體及7家珠海本地媒體參加，通過業(yè)內(nèi)交流和線上傳播，提高中信品牌在珠海的知名度。

3）

活動主題

?

中信地產(chǎn)2010珠江西岸城市系列論壇

4）

活動形式

?

邀請專家學(xué)者出席高峰論壇，現(xiàn)場探討

?

國家級、省級媒體出席高峰論壇并做后續(xù)媒體放大

二、活動流程及內(nèi)容

09:00—09:30

迎賓簽到(2名禮儀指引嘉賓、媒體簽到）

09:30—09:40

論壇開幕儀式（主持人開場白

介紹與會嘉賓）

09:40—09:45

領(lǐng)導(dǎo)與嘉賓合影留念

09:45—11:05

鄭天祥教授演講：《港珠澳大橋“灣區(qū)經(jīng)濟(jì)”與珠海城市運營路徑選擇》

10：05

—10：25

學(xué)者鄭國強(qiáng)演講：《橫琴開發(fā)、珠澳同城是打造珠港澳國際大都會區(qū)的契機(jī)》

10：25—10：45

中信（華南）集團(tuán)珠海負(fù)責(zé)人演講：《中信地產(chǎn)城市運營與構(gòu)建珠港澳國際大都會區(qū)》

10：45—11：05

魏清泉教授演講：《努力構(gòu)建現(xiàn)代宜居城市與城市營運》

11:05—11:15

休息十分鐘

11：15—11：30

互動環(huán)節(jié)?中信模式與城市運營

參與者為四位演講嘉賓。

11：30—12:00

媒體記者提問環(huán)節(jié)

12:00

主持人小結(jié)，論壇結(jié)束

1）

現(xiàn)場布置

1、售樓部一樓場地布置與人員安排

2、售樓部二樓場地布置與人員安排

3、售樓部三樓場地布置與人員安排

2）

活動人員安排

區(qū)域劃分

崗位及人數(shù)

職責(zé)

負(fù)責(zé)人

區(qū)域總協(xié)調(diào)

物料

區(qū)域范圍

區(qū)域節(jié)點

外場區(qū)

停車場

保安3人

負(fù)責(zé)車輛停車指引

——

張炳鵬

***

肖時瑋

保安陽傘1把、保安崗臺踏步1個、保安白手套2雙

導(dǎo)示牌2塊

庭前廣場

保潔1名

負(fù)責(zé)嘉賓迎接

庭前廣場清潔

——

——

一樓銷售中心

大堂入口

銷售8名

策劃1名

嘉賓退場時于門口列隊歡迎歡送

對接人員：彭義

迎賓人員：待定

——

大堂

銷售人員5名

簽到組長：分流客戶，參與論壇媒體引導(dǎo)至簽到臺，并由銷售人員一對一帶引至三樓演講廳；

簽到組：指引媒體嘉賓在嘉賓簽到本簽到、請嘉賓留名片；

指引客戶在客戶簽到本簽到；

禮儀：大堂入口迎賓

簽到組長1名：待定

簽到人員4名：待定

活動公司禮儀2名

簽到背景板1塊、簽到臺1張配桌布、嘉賓簽到本2本（紅色）、簽到筆5支、“惠賜名片”臺卡1個、名片托盤1個、歡迎水牌1個

策劃1名

負(fù)責(zé)計數(shù)到場嘉賓人數(shù)

保證電子屏正常播放

張炳鵬

電子屏歡迎視頻

保潔1名

負(fù)責(zé)大堂及衛(wèi)生間清潔

待定

接待專員2名

接待專員負(fù)責(zé)論壇演講嘉賓接待；并直接引導(dǎo)嘉賓至3樓貴賓休息室

邱泓***

孫曉宇***

放映室

工作人員1名

負(fù)責(zé)確保放映正常

待定

二樓至三樓樓梯口

保安1名

1名保安把控

18日上午3樓演講廳暫時不對非論壇客戶開放

待定

2樓水牌1個“貴賓客戶接待中”

3樓水牌1個“論壇演講廳—>”

三樓演講廳

禮儀2名

演講廳入口2名禮儀迎賓；

吧臺服務(wù)生1名；

舞臺區(qū)1名策劃，對接主持人、音響、記者提問把控；

論壇開始時主持人用體驗館自備音響系統(tǒng)告知論壇開始

策劃：閆博***

禮儀3

禮儀4

彭義

***

吧臺食品

主持人串詞1份

城市大勢片、深圳中信紅樹灣產(chǎn)品片

中信紅樹灣廣告片

全程錄像人員安排

三樓貴賓休息廳

物業(yè)管家2名

策劃1名

安排演講嘉賓休息區(qū)域；接待專員負(fù)責(zé)嘉賓休息期間服務(wù)協(xié)調(diào)；

ü

工作人員安排3樓吧臺提供餐飲；

ü

準(zhǔn)時提醒嘉賓論壇開始；

物業(yè)管家1

物業(yè)管家2

孫曉晴

沙發(fā)、茶幾1套

臺花1套

吧臺提供餐飲

三樓露臺

保安1名

保潔1名

1名保安在三樓通往露臺門口站崗（提醒客戶注意安全）

保安5

保潔3

休閑桌椅

吧臺提供餐飲

活動拍照人員：張炳鵬；吧臺食品把控：孫曉晴；論壇流程把控（張凱）

總?cè)藬?shù)：

保安5名、保潔3名、物管2名、銷售人員約18名、司儀1名、策劃執(zhí)行5名、禮儀4名

三、區(qū)域及活動流程分析

簽到迎賓區(qū)：

亮點：

2

紅地毯鋪設(shè)充分地營造氣勢；

2

安排保安為嘉賓撐傘遮陽，服務(wù)貼心

2

嘉賓入場前，銷售代表及禮儀列隊歡迎，彰顯尊貴；

2

采用“請賜名片”水牌，收集嘉賓名片；

“請賜名片”水牌，收集嘉賓名片

紅地毯鋪設(shè)，禮儀列隊歡迎

簽到迎賓區(qū)

一樓大堂：

不足：

2

紅地毯上有紙屑，工具車隨意擺放；

2

負(fù)責(zé)撐傘遮陽的保安數(shù)量不夠，很多嘉賓都未能感受到服務(wù)

一樓大堂入口

二樓體驗廳

亮點：

2

銷售代表定崗講解，保證服務(wù)品質(zhì)；

二樓體驗廳銷售代表定崗講解

三樓演講廳：

亮點：

2

有效引導(dǎo)到場媒體及客戶自前排開始就座；

2

二樓現(xiàn)場預(yù)留充足的世聯(lián)同事及家屬，三樓演講廳一旦出現(xiàn)人員不足的情況，三樓負(fù)責(zé)人員即刻與二樓負(fù)責(zé)人員取得聯(lián)系，快速調(diào)配世聯(lián)同事上樓補(bǔ)充空缺；

2

設(shè)置餐飲區(qū)，一方面為貴賓休息室提供餐點，一方面方便客戶中場休息時飲用；

2

設(shè)置定崗策劃對接主持人，對會場流程進(jìn)行把控，并與主持人溝通好記者提問內(nèi)容；

不足：

2

餐飲區(qū)域太小，休息時造成擁擠，且嘉賓無就餐去處；

三樓餐飲區(qū)

三樓策劃定崗對接主持人

現(xiàn)場氣氛熱烈

恭送嘉賓及客戶離場：

亮點：

2

設(shè)置定崗策劃對接主持人，對會場流程進(jìn)行把控，并與主持人溝通好記者提問內(nèi)容；

2

三樓負(fù)責(zé)人提前10分鐘通知二樓負(fù)責(zé)人論壇即將結(jié)束，為銷售代表提供充足的時間，做好準(zhǔn)備、恭送客戶；

四、效果評估及客戶分析

1）媒體記者出席情況

除南方日報記者臨時有事外，基本邀約媒體記者當(dāng)天按時出席活動，共有26家媒體。

ü

全國媒體：新華社、人民日報、經(jīng)濟(jì)日報、光明日報、中新社、中央人民廣播電臺、中國房地產(chǎn)報、ü

省級媒體：南方都市報、廣州日報、深圳商報、新快報、羊城晚報

ü

港澳媒體：香港文匯報、香港大公報、香港商報、澳門日報、澳門華僑報、澳門大眾報

ü

本地媒體：珠海電視臺、珠海特區(qū)報、南方都市報、優(yōu)家網(wǎng)、珠海房產(chǎn)之窗、搜房網(wǎng)、新浪樂居、沿海傳媒；

各媒體發(fā)布情況有待進(jìn)一步跟進(jìn)核實，希望中信方面明確責(zé)任人跟進(jìn)相關(guān)事宜

2）客戶邀約到場情況

由于預(yù)計當(dāng)天現(xiàn)場觀眾可能不足，所以提前約定邀約同事及內(nèi)部觀眾

ü

世聯(lián)邀約客戶30批，到場28批

ü

中信邀約客戶15批，到場1批

五、活動存在的主要問題

1）

籌備階段

ü

活動公司當(dāng)天到場及布場時間較晚，且存在人手嚴(yán)重不足問題，建議加強(qiáng)對活動公司的管理督促

ü

活動當(dāng)天保安未得到上級通知，依然按平時上班時間到崗，建議明確每次活動中負(fù)責(zé)知會物業(yè)方面的人員及相關(guān)流程

ü

在非活動公司負(fù)責(zé)的布場范圍內(nèi)，物料的移動及協(xié)調(diào)存在諸多空白區(qū)域，建議明確活動中物業(yè)負(fù)責(zé)事項及能夠提供支持的事項

2）

現(xiàn)場階段

ü

活動公司禮儀的休息時間缺乏一定的約束，導(dǎo)致三樓現(xiàn)場長時間只有兩名禮儀在崗，建議加強(qiáng)活動過程中對活動公司人員的管理

ü

媒體活動公司提供提問嘉賓名單的流程過于拖沓，且存在很大的隨意性，變更頻繁，建議加強(qiáng)前期溝通和現(xiàn)場協(xié)調(diào)

ü

論壇等活動專用的激光筆、排插等基礎(chǔ)物料長時間未能到位，建議盡快購置

六、后續(xù)建議

ü

中信與世聯(lián)雙方進(jìn)一步清晰明確各流程對接人及其職責(zé)，并對各服務(wù)商在籌備階段及活動過程中的動作提出明確要求

ü

物業(yè)、保安、保潔等部門的人員在活動中的職責(zé)進(jìn)一步明確，并進(jìn)行定崗定責(zé)

ü

各流程推行固定流程和標(biāo)準(zhǔn)模板，明確責(zé)任人，確保分工明確無縫對接。

ü

活動專用物料加快購置，以確?；顒拥钠焚|(zhì)和順利進(jìn)行

ü

設(shè)置人員對活動產(chǎn)品進(jìn)行跟進(jìn)，包括媒體跟進(jìn)，顧客反饋等，形成成果

世聯(lián)地產(chǎn)珠海中信紅樹灣項目組

2010年08月23日