論壇籌備

一、擬定論壇籌備方案

1、確定論壇內容

2、論壇時間、地點、形式、規模

3、擬邀請嘉賓名單和參會人員或單位

4、制定論壇流程

二、制定工作分工

（一）會務組

1、論壇報批手續

2、確定論壇時間、地點、3、會場形式布置

4、擬定論壇方案及流程

5、物料、資料、禮品的準備與發放

6、制作論壇服務手冊（時間、地點、座位圖、交通圖等）

7、協調督導各組工作進度

（二）接待組

1、主講嘉賓及參會單位邀請（擬定邀請方案、制作邀請函）

2、現場參會人員組織（根據論壇規模組織）

3、參會嘉賓及單位人員酒店預訂

4、參會嘉賓及單位人員用餐安排

5、參會嘉賓及單位人員交通管理（接送站或車票預訂購買）

6、論壇期間的交通安排（會場——用餐——酒店）

7、回訪工作

（三）新聞組

1、對會場設備準備及調試工作（燈光、音響、投影等）

2、會場背板（LED或噴繪）及內容準備

3、攝影、攝像安排

4、記者媒體的邀請及安排

5、擬定答記者問流程及內容

6、與媒體核實新聞通稿（核實通過后方可公開）

7、利用新聞媒介對論壇進行宣傳（微信、微博等）

8、資料存檔

（四）后勤組

1、制定應急預案（人員及消防安全）

2、現場設立醫務組

3、現場參會人員安檢及證件檢查工作

4、制定現場安保方案及執行

5、制定場外車場交通秩序方案及執行

6、制定進場、退場秩序方案及執行

7、會場內安保、保潔及搬運工作

（五）財務組

1、會前物料的采購工作

2、統籌大會收支工作

3、票據報銷工作

4、勞務費發放工作

5、收支登記總結

三、物品籌備清單

序號

名稱

規格及數量

單價（元）

合計（元）

備注

01

會場搭建布置

02

LED背景板

噴繪背景板

03

音響

04

燈光

05

電腦、投影設備

06

會議服務人員

07

茶水

08

礦泉水

09

小毛巾

桌牌

會場綠植布置

桌花或講臺花

茶歇點心、水果

電子簽到

噴繪背板

簽到桌/筆/本

簽到處接待禮儀

資料、禮品準備

車輛租賃

指示標識制作

證件制作

安檢設備

總計