第一篇：政府部門OA辦公系統解決方案的三大特征

和您一樣，內行青睞萬戶OA

政府部門OA辦公系統解決方案的三大特征

1.出色的會議管理

作為政府部門，我們都知道，一個突出的特點就是會議多。為此在OA辦公系統中，就要有比較突出的會議管理功能。會議管理模塊可以做的很簡單，如只是一個會議通知、會議記錄等相關內容。但是也可以做的很復雜。如需要有會議室的預約功能、會議決議的追蹤、會議取消的自動通知等相關功能，而且最好能夠與移動商務平臺結合，直接將相關通知發送到用戶的手機上。

當然天下沒有免費的午餐。功能越強、產品線越完整，其相對的價格也就越高。為此在實際工作中，往往需要更多的付出。不過政府部門一般都是財大氣粗的，資金對他們來說并不是大問題。只需要產品功能完善即可。

2.需要有嚴格的審批程序、政府部門雖然沒有多少的機密信息，但是保密級別卻比任何企業都高。如果需要發布一個消息，可能需要有多道審批程序。這也是政府部門一個特有的現象。即使是一個全國統一放假通知，也需要有好幾道審批環節。所以在OA辦公系統中，這審批模塊也需要有完善的解決方案。

如消息發布審批策略要能夠支持根據文件的類別來設置不同的審批環節。通常情況下，單位員工在創建文件時首先會對文件進行歸類，如A類、B類或C類。然后根據不同的類別，就會有不同的審批環節。如A類文件，可能只需要經過一道審批即可。而C類文件，則需要經過五道審批等等。為此在OA辦公系統中，要能夠根據不同的文件類別，來設置不同的審批環節與層次。雖然普通企業中也有這方面的需求，但是要求并沒有這么高。

3.系統集成性要好

隨著信息化的推廣，不少部門已經在互聯網上開通了網上辦公業務。如婚姻登記網上預約、網上投訴等等。作為OA辦公系統，需要有豐富的接口，能夠與這些系統進行整合。

舉一個簡單的例子。如網上婚姻登記預約。一旦預約成功，這個預約平臺應該能夠將相關的信息放松到部門的OA平臺。員工上班打開系統就可以看到預約方的相關信息。這樣的話，可以便于員工事先安排工作。再如網上投訴等等，也需要與OA辦公系統進行有效的整合。做的好的單位，相關用戶在解答用戶的投訴時，可以直接在OA辦公系統中完成。兩個平臺可以自動進行數據的交互。

第二篇：內網OA辦公系統解決方案

內網OA辦公系統

解決方案

XXXX科技有限公司 2016年06月

目錄

1、系統簡介.....................................................................................................................................4

2、系統功能介紹.............................................................................................................................4

2.1 系統門戶.............................................................................................................................4 2.2 公文處理系統.....................................................................................................................5

2.2.1 收文管理...................................................................................................................5 2.2.2 發文管理...................................................................................................................5 2.2.3內部請示....................................................................................................................6 2.2.4 檔案管理...................................................................................................................6 2.3 日常工作平臺.....................................................................................................................7

2.3.1 個人信息...................................................................................................................7 2.3.2 個人建議...................................................................................................................7 2.3.3 網上調查...................................................................................................................8 2.3.4 代辦設置...................................................................................................................8 2.3.5 網絡尋呼...................................................................................................................8 2.3.6 電子郵件...................................................................................................................8 2.3.7 工作日記...................................................................................................................9 2.3.8 日程安排...................................................................................................................9 2.3.9 我的任務...................................................................................................................9 2.3.10 計劃總結.................................................................................................................9 2.3.11 我的便簽...............................................................................................................10 2.3.12 通訊錄...................................................................................................................10 2.4 公共信息...........................................................................................................................10

2.4.1 熱點問題.................................................................................................................11 2.4.2 領導動態.................................................................................................................11 2.4.3 政府新聞.................................................................................................................11 2.4.4 內部事項.................................................................................................................11 2.4.5 政策法規.................................................................................................................11 2.4.6 信息管理.................................................................................................................11

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2.4.7 公告管理.................................................................................................................11 2.5 行政管理...........................................................................................................................12

2.5.1 會議管理.................................................................................................................12 2.5.2 車輛管理.................................................................................................................12 2.5.3 資產管理.................................................................................................................13 2.5.4 人事管理.................................................................................................................13 2.5.5 用品管理.................................................................................................................13 2.6 系統管理...........................................................................................................................13

2.6.1 用戶管理.................................................................................................................14 2.6.2 組織管理.................................................................................................................14 2.6.3 職務管理.................................................................................................................14 2.6.4 權限管理.................................................................................................................14 2.6.5 系統設置.................................................................................................................15 2.6.6 日志管理.................................................................................................................15 2.6.7 短語管理.................................................................................................................15 2.6.8 短信管理.................................................................................................................15 2.6.9 公文設置.................................................................................................................15 2.6.10 回收站...................................................................................................................16

3、技術架構規劃...........................................................................................................................16

3.1 數據上傳流程...................................................................................................................17 3.2 數據下發流程...................................................................................................................17

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1、系統簡介

涉密系統OA辦公系統是專門為涉密機構定制的辦公信息上傳下達、信息采集匯總等需求提供的辦公管理系統，可以將領導班子、相關部門及下屬單位等相互相聯，實現公文、通知、公告、請示的上傳下達，實現基層數據的采集與匯總，形成一個涵蓋數據采集、信息保存、信息處理、傳輸控制的信息系統，逐步將黨政機關的日常辦公管理規范化、標準化、科學化。

2、系統功能介紹

2.1 系統門戶

系統門戶是以門戶形式為政府部門提供統一、豐富的各類公共信息的展現平臺，減少信息反復加載，提高對政務門戶的利用。另一方面，本系統還可提供給各個部門一個共享信息發布的區域，為各個部門的展示，工作經驗的交流，公告信息的發布等共享信息提供支持。

OA系統功能圖

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2.2 公文處理系統

電子政務協同辦公系統提供的政府公文管理平臺主要包括收文管理、發文管理、內部請示管理等，實現政府部門對公文流轉的規范化管理，提高內部公文處理的速度，進而提高機關單位的辦公效率。

2.2.1 收文管理

實現了來文登記、擬辦、批示、傳閱、承辦、轉辦等功能，通過系統提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，支持OFFICE電子文件的處理，可以進行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。并采用收文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看工作臺中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。2.2.2 發文管理

根據預先設置的公文辦理流程，各環節的辦理功能定義，可以實現公文的各項辦理工作。可以實現單位內部發文擬稿、公文審核、發文痕跡保留、公文傳閱、公文簽發、公文辦理、公文歸檔、公文印發等功能。可以與OFFICE文檔編輯工具進行嵌入整合。可以進行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。可以添加多個附件，附件大小不限，被授權修改的附件內容編輯時自動開啟WORD的修訂功能。同時根據各辦理節點的權限設置，可以進行相應的抄送、流程轉向、修改設置后續流程等操作，極大地滿足日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。發送者與接受者能夠實現組織關聯。催辦跳轉：對于超過辦理期限或需特殊辦理的公文，可以進行發送催辦通知、跳轉操作等功能實現，對于辦理流程的跟蹤檢查、特殊

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流轉的要求。提高公文流轉辦理的工作效率。并采用待批待閱公文和待辦事宜配合使用的辦法，用戶查看工作臺中的待辦事宜即可進行日常收文辦理。2.2.3內部請示

系統提供多種固定模板供用戶使用，用戶也可以自定義設置工作流：自定義請示流程、請示類型和請示模板。主要用于內部事項的申請，提供流程監控、跟蹤、催辦和查詢。支持審批過程尋呼和短信通知。

2.2.4 檔案管理

工作流流轉后直接預歸檔：此功能與工作流管理系統結合，支持公文流轉和由表單定制子系統定制的電子表單流轉后的直接歸檔；按照部門歸檔，檔案文件歸檔到歸檔人或者檔案管理員所在的部門。

上傳文件預歸檔：上傳文件預歸檔是對客戶端的各種檔案文件進行上傳文件歸檔，按照部門歸檔。

檔案文件的修改：提供檔案管理員對于本部門已經歸檔的檔案文件屬性等基本信息可以進行修改功能，但對檔案的內容任何人都無權修改。

案卷管理：給檔案管理員提供通過組合查詢對本部門的檔案文件進行組卷、拆卷和案卷的基本信息的修改。

檔案文件檢索和申請借閱：擁有檔案借閱權限的用戶可以對系統中所有檔案進行檢索，檢索按照組合條件進行，然后用戶可以對檢索到的檔案文件提出借閱申請，等待檔案管理員的審批。

檔案借閱審批：提供擁有審批權限的人員具有對已經被借閱的本部門檔案進行審批。對于通過審批的借閱檔案可以賦予借閱人“普通借閱”和“特殊借閱”的權限，具有普通借閱權限的借閱者只能查看此檔案的最終正式檔案文件，具有特殊借閱權限的借閱者可以查看同此檔案文件有關的所有工作流流轉中相關的內容，包括檔案文件的各個版本和審批意見等有關電子文檔的內容。

公開的檔案文件：檔案管理員在進行檔案文件預歸檔的時候可以對檔案文件的查看方式進行選擇，對于保密級別低的文件可以選擇為可公開的文件，歸入相

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應的類別中，使每個普通用戶可以在前臺直接進行檔案文件的查看。檔案文件的備份和移交：系統中檔案文件按照保存時間自動保存在檔案服務器磁盤中年、月、日相應的目錄下，便于進行檔案的備份、維護和移交，支持定期的自動備份。與其他檔案軟件的接口：檔案內容可以通過接口導入到國家檔案局要求的檔案管理軟件中。2.3 日常工作平臺

系統主界面上方有為用戶提供的日常工作菜單，功能包括網絡尋呼、工作日記、日程安排、我的任務、計劃總結、我的便簽、通訊錄。

2.3.1 個人信息

主要功能是為每個用戶提供辦公系統的個性化設置，包括個人的密碼、聯系方式、習慣的工作環境、喜歡的頁面顯示風格和喜歡的照片，方便提高工作人員自身的工作效率，更顯人性化。2.3.2 個人建議

個人建議模塊可以由系統管理員設置一些建議的類型，每個用戶都可以在各自已經設定好的建議類型版面上提出自己建議，系統還提供了匿名提建議的功能，做到內部意見交流民主化、大眾化。

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2.3.3 網上調查

主要功能是可以由系統管理員設置需要大家投票的內容，可以單選也可以多選。大家投票后，可以用餅圖顯示統計出的投票結果。2.3.4 代辦設置

委托代辦功能是當用戶碰到外出，出差等情況無法及時辦理文件，則可以采用流程委托代辦的方式指定其他用戶代替自己辦理。代辦的流程中會記錄哪些步驟是某某人代替辦理的。當用戶外出結束后可以自己撤消流程委托。2.3.5 網絡尋呼

網絡尋呼是一種方便的即時溝通和管理工具。它以樹狀組織結構圖形式顯示尋呼列表。實現在線實時交流，離線留言，工作任務提醒等功能。可點擊每人的名字了解到他（她）的照片和部門、職務、電話等基本信息。發消息時可在列表中直接點人員或選擇按組發送，并可掛若干文件作為附件。不論對方在何地，數秒鐘內在其屏幕上就會自動彈出窗口，顯示您發的消息。如對方不在線則可以同時發短信息到對方手機上，對方可以直接用手機回復短信到尋呼里。方法和用普通手機回復短信一樣，回復的內容會自動在收尋呼人的桌面上彈出尋呼窗口。2.3.6 電子郵件

電子郵件是日常工作中與外界交流的重要部分，系統提供了將任何支持POP3/SMTP的郵件集成至系統中的方式，可以不用登錄各個郵件系統來查看郵件，簡化了操作。而且與系統特色之一―網絡尋呼結合在一起，能夠方便的將收到的外部郵件轉發成尋呼至政務系統內部用戶，實現內外信息的互聯互通，提高了信息內外交流的效率。同時還能實現將內外有價值的信息轉至知識系統，加入到知識地圖中，實現知識的積累和信息共享的目的。

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2.3.7 工作日記

用戶每天可以隨時記錄當天的工作情況，還可方便的將工作任務、日程或便簽生成工作日志，記錄工作中出現的問題、匯報工作進展結果、總結工作心得，并可通過明天提示來提醒自己第二天的工作安排。日后用戶可以查詢歷史工作記錄，并可將工作日志進行匯總，形成工作周報、月報等，方便進行工作總結。

領導可以查看所管轄范圍內的用戶的工作日志，并可作出批示、指導工作。2.3.8 日程安排

用戶可以在我的日程中預定工作安排，并可預先設置固定提醒或循環提醒時間，通過系統或短信提醒自己重要的工作安排，使工作能夠井井有條。用戶還可將自己的日程公開給設置好的公開范圍內的人員，方便其他人了解當天的日程好進行相關的工作安排。系統還提供了日程查詢和匯總功能供用戶對歷史日程記錄進行了查詢和匯總總結。2.3.9 我的任務

實現上級管理部門/領導進行任務、工作分配和布置，承辦人員/部門可隨時匯報任務進展情況，領導即可隨時動態掌握事情執行進度和情況，并可隨時指導和批示。系統還提供系統自動提醒、手機短信、人工催辦等提醒方式實現對任務承辦人員的催督，促使任務及時辦理。系統中“日志”、“日程”、“計劃”、“任務”有效結合，可以通過工作任務自動生成工作計劃和日程安排，也可以通過工作日記自動生成工作總結，并將工作總結作為任務執行結果進行匯報，領導可以通過匯總下屬的計劃形成任務。2.3.10 計劃總結

計劃分部門計劃與個人計劃。可以按周、月、季、年四個時間段來做。如果是職員則只需要做個人計劃，做好后提交給領導審批。領導還可以匯總職員的計劃生成本部門的工作計劃，并和個人計劃一起上報更高級的領導。領導可以修改下屬計劃中不合理的地方，系統自動通知對方，對方同意后計劃開始生效。當計

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劃生效時將自動轉化為任務，在執行時布置者和執行者中任意一方如要有變化：例如修改內容、推遲時間、終止任務等，都需要另一方同意，系統會自動通知另一方。另一方必須點擊“同意”，該修改才能生效。計劃完成一項就填寫進度為100，系統自動通知上級檢查。2.3.11 我的便簽

類似于日常使用的便簽條，可以隨時記錄臨時的事情或者有用的信息，并可導入到日記、日程，支持模糊查詢，避免信息丟失或不容易查找。2.3.12 通訊錄

電子通訊錄實現各種聯系信息的增加、刪除、修改、導入、查詢功能，其中導入功能可以接收由Excel等多種格式的通訊錄文件，并能自由創建聯系人組管理，將聯系人設置為是否共享，方便單位內部聯系信息共享。同時通訊錄與網絡尋呼、短信平臺、電子郵件實現緊密的結合，方便用戶對各類聯系信息的管理。2.4 公共信息

公共信息管理平臺可以發布政府機關單位新聞、通知和內部期刊，要通過規定的審批流程進行審批才能發布在辦公平臺上顯示。各用戶可以根據自己的實際需要自行進行欄目的分級設置，并根據管理規定設定各欄目相關的發布、管理權限，實現區人民政府內部新聞、通知公告、電子期刊等公用信息的綜合管理。

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2.4.1 熱點問題

可以發布熱點問題供有關用戶參閱、討論。有審批權限控制。2.4.2 領導動態

辦公室可以把領導的重要活動發布到系統中讓指定人員及時了解，有審批權限控制。2.4.3 政府新聞

可以發布本單位的有關新聞，有審批權限控制。2.4.4 內部事項

提供機關發布各種內部通知等事項的空間。面向指定用戶，并能提供完善的快速查詢手段。有審批權限控制。2.4.5 政策法規

可以建立本單位各種類別的規章制度和法律法規庫，例如：交通法、辦公室管理、崗位責任、保密制度等。再分類公布給指定用戶人員，用戶人員也可通過規章制度的查詢功能進行查詢，同時可統計閱讀情況。有審批權限控制。2.4.6 信息管理

信息發布平臺可根據信息來源和分類自由定制信息欄目、發布信息，實時或滾動顯示新聞動態、通知公告、電子期刊、制度、簡報、公共信息等，并且涵蓋了所有信息從起草、審閱、查詢到統計的各個環節，信息發布之后會在政務門戶和個人工作臺上實時顯示，用戶能夠快速獲取最新的信息。有審批權限控制。2.4.7 公告管理

可以幫助辦公室或指定人員把有關新聞或簡報整理編輯完畢，經過領導批準

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后發布給指定人員，也可以發布快訊，讓內部工作人員及時了解到有關自己單位的信息和動態，發布的新聞內容格式可是Word、Excel、Html、各種圖片，便于以后個人的再整理和收集。有審批權限控制。2.5 行政管理

2.5.1 會議管理

會議管理實現對會議室、會議及會議類型的自定義設置及管理，方便根據單位實際情況對會議室及內部會議等數據進行有效設置，并通過會議申請可實現資源預定、會議沖突檢測、會議申請審批等，這樣可以解決常見的會議室資源使用沖突和參會人員時間沖突；會議審批通過后可以以系統提醒、尋呼、短信等多種形式通知參會人員，用戶也可設置多種查詢條件來模糊查詢會議及會議詳細信息；系統還提供圖形化的資源占用示意圖，會議室在什么時段被占用一目了然，方便管理。2.5.2 車輛管理

車輛管理實現對車輛類型、車輛檔案、車輛歸屬的自定義設置及管理，方便根據單位具體情況對車輛的詳細情況進行有效設置，并可通過用車申請實現資源預定、車輛使用沖突檢測、車輛申請審批等；領導在派車調度中審批通過后即可通過系統提醒、尋呼、短信等多種形式通知司機和申請人員；工作人員或司機將出車詳細情況通過出車記錄錄入至系統中，以便有備可查，而且在司機補貼統計中也可根據出車記錄統計司機的出車補貼；單位使用私人車輛時，也可在系統的私車公用登記中錄入使用的情況；車輛管理人員通過部門用車統計中可以很方便的根據時間段或部門等多種條件來統計司機或車輛的出車記錄、里程、油耗等數

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據，便于統一管理。2.5.3 資產管理

實現對單位的各種資產及其使用周期進行有效的管理。通過資產的種類、折舊年限等各種參數自由設置，方便多種資產登記入庫管理；申請領用資產時通過時間沖突檢測后，按照預定義的審批流程通過后，系統即會以多種提醒方式提醒申請人；申請人資產使用完畢，管理員通過資產歸還來登記資產的使用結束；資產發生故障需要維修時，管理人員可通過維修管理記錄資產的維修的具體情況，為折舊做參考；資產的歸屬權發生轉移時管理人員可通過變更管理來實現。2.5.4 人事管理 建立內部人才管理庫，保存內部各分中心機構人員基本信息。提供人事調動、變動等相關的人員變動功能，并自動將工作變動經歷記入人員的工作經歷。2.5.5 用品管理

通過用品倉庫管理、用品類別管理、用品詳細資產管理對用品的存放、分類及詳細信息進行有效的管理，并對用品從入庫到出庫一系列的登記入庫、申請領用、調拔、庫存查詢、流水查詢統計等實現全過程的控管，使管理人員輕松管理。2.6 系統管理

系統管理作為電子政務協同辦公系統最為核心的模塊，不僅能夠實現常用的用戶、組織、權限等管理功能，還提供了大量圖形化、可視化的操作界面、菜單、首頁、表單、查詢等功能的定制，以及多種模板供管理員根據政府需求進行選擇，滿足系統管理的靈活設置、操作簡單、方便易用的要求，減輕了系統管理員的工作負擔，真正實現 “高效管理、快樂工作”。

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2.6.1 用戶管理

用戶管理是用來維護用戶基本信息和添加、刪除組織機構中用戶的功能模塊。管理員可以任意添加、修改、刪除用戶個人信息，還可以對用戶進行所屬組織機構（部門）和擔任角色（職位）進行分配。2.6.2 組織管理

組織管理是用來維護系統中的組織機構信息。組織機構以樹型目錄樹的方式顯示，一般以局機關或最高管理部門為根結點，下面設置各職能部門和分支機構。在“組織管理”中系統管理員可以方便地添加、修改或刪除一個部門節點及其相關內容。2.6.3 職務管理

系統管理員通過職務管理可以自由定義、添加、刪除系統中的相關職務信息，在給組織機構分配角色時可以與用戶實際情況一一對應，也可以給用戶對應一個或多個已定義好的角色，系統支持身兼多職。2.6.4 權限管理

系統管理員根據用戶不同級別在權限設置中設置用戶可以訪問系統的權限，只有賦予用戶相關權限后才能在系統中進行與用戶相關的操作。

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2.6.5 系統設置

系統設置主要是方便系統管理員對系統進行個性化設置，主要包括：條件設置、鏈接設置、標志設置、IP限制、身份認證、登錄頁面、門戶信息、系統模塊等相關設置。2.6.6 日志管理

統計登錄到系統的用戶相關情況，記錄系統登錄用戶的編號、姓名、所屬部門、訪問頁面、訪問IP、登錄時間、退出時間等，并可按部門、人員、時間段等條件查詢統計，方便系統管理員能夠快速查詢系統的各種操作，以便追蹤非法入侵，提高系統使用的安全性。2.6.7 短語管理

在系統使用過程中，領導經常需要填寫“同意”、“不同意”、“請某某閱”、“請某某部門辦”等常用的意見。為了減少用戶的文字輸入量，提高方便性，系統管理員可以把用戶常用到的短語添加至短語管理中，并且每個用戶也有自己的一個短語庫，可以從系統管理員建立的總庫中挑選一些自己常用的導入到自己的短語庫里，用戶在使用系統中任何需要輸入文字的地方，都可以調出自己的短語庫，然后在其中選擇需要的短語，極大地提高了系統的使用效率和個人辦公的工作效率。

2.6.8 短信管理

短信管理是對網絡尋呼中的短信發送情況的管理模塊。系統管理員可以對系統中的短信發送詳細信息和費用情況進行查詢、統計、查看，方便進行費用管理。2.6.9 公文設置

公文設置通過對公文類型、模板、字段、紅頭、稿紙以及使用手寫批注用戶范圍的設置，使公文規范化管理，并且用戶使用時可直接調用，提高了辦公效率。

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2.6.10 回收站

與Windows里的回收站功能類似。系統內的刪除操作都只是邏輯刪除，并沒有真正將數據清除，只是保存在回收站中。當數據需要恢復時可以通過恢復功能進行恢復；也可通過清空回收站對數據進行物理刪除，數據就不能夠再恢復了。

3、技術架構規劃

涉密內網的OA系統需要和其他單位或者下屬機構進行數據交互，OA系統既要從其他系統接收數據，也要向其他系統下發數據。考慮到涉密系統的特殊性，特設定以下數據交互系統，如下圖所示：

涉密內網OA系統與其他系統數據交互圖

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? 數據上傳服務器：用于接收其他系統的數據，并對數據進行解密和密級比對，對于不適合傳入OA系統的數據要進行丟棄和銷毀處理。? 加密鏈路：專門用來進行數據傳遞的加密鏈路。

? 遠端設備：部署在遠端系統一端，專門用來對用戶數據的加解密使用。

3.1 數據上傳流程

數據上傳，由遠端系統發起，首先將數據加密，進入專門的加密通道，由涉密內網的數據上傳服務器接收并進行數據解密和密級比對，不符合進入的數據在這里進行銷毀和丟棄，可以進入的數據，由此傳送至涉密內網OA系統。

數據上傳流程圖

3.2 數據下發流程

數據下發，由涉密內網OA系統發起，首先將數據進行密級比對，不適合下發的數據不能下發。可以下發的數據進行加密，進入專門的加密通道，由遠端設備接收并進行數據解密，然后由此傳送至遠端其他系統。

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數據下發流程圖

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第三篇：OA企業協同辦公系統解決方案

OA企業協同辦公系統解決方案

一、OA協同辦公系統的作用

OA辦公自動化系統是企業除了生產控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領導來說，OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統；而對于普通管理者來說，OA又是業務處理系統。OA能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

規范管理，提高工作效率：

通過工作流系統，員工不用拿著各種文件、申請、單據（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網絡上進行。一些處理彈性大而不易規范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

節省運營成本：

OA平臺最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規范可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：

OA協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由于企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

實現知識傳播：

實現企業對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

提高企業競爭力、凝聚力：

員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

二、OA的功能特點 ☆ 適用，符合日常辦公習慣

適用性是系統設計的第一原則，OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業務處理、功能展示等一系列問題上進行了深入研究。

☆ 成熟性與先進性

產品采用三層結構模式，系統開發采用微軟目前最成熟先進的.net技術，數據庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當前系統的高可靠運行，又使系統能夠適應未來技術的發展，滿足業務不斷變化的需要。

支持工作流正文內容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章。☆ 安全、可靠、穩定性

系統在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進行嚴格的權限管理。系統采用分級管理、統一授權和全面安全跟蹤等方式進行權限管理。

☆開放性與可擴展性 系統采用開放的可擴充模塊結構，保證以后可以方便地升級以及在同一平臺上擴充其他業務功能。☆ 高度自定義

系統的組織機構、職務角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學易用易管理

系統采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設計直觀，操作簡便，復雜的功能模塊內即有使用說明，用戶使用基本無需培訓。

☆ 支持集團辦公模式

支持集團辦公，集團各機構之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。☆ 支持與ERP系統的連接(破解版支持用友，暫時沒金蝶接口)開放的數據庫結構，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數據庫，使ERP的數據進入OA流程，表單審批、流轉結束以后的數據可以提供給ERP系統使用。

三 OA功能介紹 功能模塊 工作流 新聞公告 電子郵件 文檔中心 工作計劃 工作報告 行政綜合 任務安排 個人辦公 模塊內容簡要說明

表單制作、流程設定、審批處理、流程催辦、流程統計等。

包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發布與查詢；可自定義增加發布欄目。

內部郵件、POP3郵件收發，郵件管理。

公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。

部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發布及執行反饋。

撰寫工作日報、周報、月報或其他總結匯報，可提交上級審閱。

包含“調查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個子模塊。

工作任務下達、執行、轉發，任務執行進度監控。

包含“個人日程”、“工作日志”、“個人文件夾”、“個人設置”、“個人通訊錄”、“常用鏈接”等6個子模塊。

企業文化 手機短信 知識管理 會議管理 車輛管理 用品管理 資產管理 圖書管理 合同管理 證照管理 包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長歷程”、“企業格言”、“歡迎新同事”、“文體活動”等6個子模塊。

通過網關收發手機短信，可以建立個人通訊錄、常用短語。

知識文檔的分類，知識的建立與查詢。

會議的計劃安排登記，會議紀要管理，會議查詢管理。

車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。

用品分類登記，入庫、領用申請與審批，領用統計報表。

資產分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。

管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。

企業合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。

管理企業證照，設置到期查詢，自動到期提醒。報表中心 項目管理 在線討論 系統首頁 定義需要填報的報表類別、格式，網上填報報表內容。

管理項目的立項、審批、任務、資源、費用、文檔等。

發起、關閉討論議題，查詢歷史討論內容。

功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務、我下達的任務、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動。快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流

流程發起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內容，即可提交給下一個審批（辦理）環節，也可保存至草稿。

審批辦理：系統首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據權限修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。

可以退回至已經辦過的任意環節。

可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通過郵件通知所有經辦人。

如果當前環節是最后環節，而實際情況還需要繼續流轉，可在工作流程中添加后續環節，并繼續提交。協辦：辦理人可以發起協辦，即使協辦尚未辦理，當前環節仍可提交，且協辦自動取消。

監控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節，可對當前的工作辦理人發送催辦信息。

流程調度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據權限范圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析：系統可自動對同類表單按時間段進行統計，被統計的內容限于數字信息（如費用申請、報銷單等），既可統計已經辦結的，也可統計辦理中的。

流轉記錄：詳細記錄流程每個環節的收到、提交時間及辦理用時。

2、新聞公告 2.1、公告管理

在系統內發布各種通知、通告、決定、動態等，公告審核支持多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。2.2、新聞管理

實現新聞的發布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發布無需審核。2．

3、類別設置

設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件

電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

RuvarOA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件，或監控某些帳號的外發郵件內容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也可以直接向服務器硬盤的文件夾批量復制文件。文件查閱：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

文件只讀：支持對doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復制，提供所有文件轉換至swf格式的工具。

5、工作計劃 5.1、個人計劃

周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負責人審閱、發布。計劃執行人可根據計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結”狀態后歸檔。

月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。5.2、部門計劃

周計劃：起草、發布、執行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。月計劃：起草、發布、執行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。

6、工作報告

用戶可以填報工作日報、工作周報、工作月報或其他類型的工作報告、總結，并提交給有關領導審閱。部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。工作日報、周報、月報可設置提交時間，自動標記延期提交的報告。自動匯總漏交日報、周報、月報的員工。日報、周報、月報格式可由用戶自定義

7、行政綜合 7.1、調查投票

通過設定主題，可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評選

評選典型（如優秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數，自動按結果排序。7.3、重要提醒

針對某些重要事件，可以設置系統自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

7.5、通訊錄

建立內部（即OA系統用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費用管理

管理企業費用類別，錄入費用數據，生成多種費用匯總表，查詢個人或部門費用發生情況。7.7、考勤管理

設置上、下班考勤時間，用戶可登陸系統進行考勤，系統自動生成考勤報表。

8、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

主管領導可以對于已經安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

9、個人辦公

9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。9.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級或者全體用戶。9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導入到OA企業郵件系統中。

9.4、個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

9.6、常用鏈接：OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

10、企業文化 10.1、電子論壇

可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。10.2、電子期刊

期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統可以統計用戶的總投稿數量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進行發表，對于不采用的稿件可以退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長歷程

管理企業成長歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業格言

管理企業格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事

簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。10.6、文體活動

員工可任意發布問題活動信息，并可在桌面顯示。

11、手機短信

短信發送、接收及管理，支持群發，同時可與RuvarOA內部管理功能結合，自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

12、知識管理

知識整理：按類別整理企業相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

13、會議管理

包括會議室管理、會議計劃、領導審批、會議通知、會議查詢、會議紀要擬稿、會議紀要審批、會議紀要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會議，會議通知可以通過手機短信或IM反復提醒。每項會議紀要可以單獨設置查詢權限。

14、車輛管理

車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

15、用品管理

用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。查詢統計：可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統計查詢。

16、資產管理

設備檔案：管理企業或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理

新書入庫：登記新購置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統自動提醒借閱時間到期。圖書查詢：可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發郵件催還。

18、合同管理

合同錄入：錄入及維護企業簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理

證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發證日期、到期日期、持有人、發證機關等。證照查詢：根據多種條件查詢證照信息。

提醒設置：可根據證照的有效期或到期時間設置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。20、報表中心

報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

21、項目管理

RuvarOA項目管理模塊，通過對項目建設過程中的任務管理、進度管理、費用管理、文檔資料管理，幫助企業實現項目建設的科學、規范、有效管理，積累項目建設過程中的先進經驗，完整保存項目建設過程中的數據資料，對以后的項目建設提供參考與借鑒。

項目立項：新建項目申請，建立項目的相關信息并提交領導審批。項目相關信息包括：項目編號、項目名稱、項目經理、項目預算、參與部門、計劃周期與工時等。同時也可完善項目任務、項目文檔、項目資源、項目成員。

項目審批：審批立項申請，可多級審批，項目審批不可修改項目信息，但可退回要求修改再重新提交。項目執行/變更：對已經審批通過的項目進行啟動、暫停、完成管理；項目暫停或完成，該項目下所有任務也不能再進行進度管理操作；沒有完成的項目的部分內容（如項目經理、項目成員、項目資源）可以變更。僅允許項目經理在本模塊進行操作。

項目任務：查詢本人執行的項目任務，并進行任務進度的日志填報管理。

項目文檔：每個項目均可建立獨立的項目文檔庫，每個項目文檔庫類似一個共享文件夾，可建立多級子文件夾。項目成員可以查詢、上傳該項目相關的文檔。

項目費用：項目進行時，可以錄入與該項目相關的收入、支出費用，并分類進行匯總。

項目查詢：查詢本人相關的項目或權限允許查閱的項目；系統根據項目任務自動生成甘特圖；有刪除權限的用戶可以刪除歷史項目。

數據字典：設定項目角色、資源類型、費用類別等基礎信息。

22、在線討論

根據權限發起討論議題，類似網站的聊天室。討論可以限時發起、關閉。已關閉的討論可以激活重啟。

23、后臺管理

權限管理：設定權限組，每個權限組可根據需要分配模塊操作權限。

用戶設置：建立及管理用戶的登錄帳號及密碼，以及用戶所在部門、職務、行政級別、角色、所屬權限群組等，可限制每個用戶的登陸IP范圍，也可給用戶分配身份認證鎖。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容；支持多頁表單。流程定義：給工作表單設定默認辦理環節，圖形化定義。

功能管理：可根據實際需要屏蔽不使用的系統功能模塊，也可增加用戶自己開發的功能鏈接；功能模塊的位置可以任意移動，也可更名。

論壇設置：設置論壇欄目及管理員。

郵件設置：設置內部郵箱域名，設置用戶郵件收件箱容量，統計POP3設置等。文檔中心：同步文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾，設置超級管理員。桌面定義：預定義用戶默認的首頁格式。

容量設置：設置郵件系統及個人文件夾的空間限制。日志管理：查詢及刪除系統登陸日志。

設置數據源：快速建立獨立的數據表及內容，為流程表單調用。

第四篇：OA辦公系統

OA辦公系統

任務一

登錄、個人設置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標的三種登錄方式，分別是PC客戶端、瀏覽器端及手機客戶端。三種方式可以單獨使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶的登錄方式相同，每個人使用各自的帳號及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網址：http://www.tmdps.cn，單擊網頁右上角的登錄，輸入給定的用戶名和密碼，點擊登錄，即可進入“管理信息系統”課程首頁。

（二）客戶端登錄

在今目標首頁，點擊“下載客戶端”，可下載桌面客戶端和手機客戶端，安裝之后，輸入用戶名和密碼，即可登錄。

二、個人設置

進入到企業工作平臺后，為保證您的帳戶安全，應首先進行密碼的更改。為了方便后續登錄和使用，還可以進行手機及郵箱的綁定設置。

1、手機綁定 通過個人設置的個人信息欄目，將手機號碼輸入到移動電話一欄中就視為綁定成功。手機綁定的好處是可以使用手機號作為登錄帳號來進行登錄，同時也可以方便后續使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號使用，同時還可以用于找回密碼及接受系統提醒。在個人設置-個人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點擊“申請綁定”，系統會給您的郵箱發送一封確認郵件，當您通過了確認郵件的認證后視為綁定成功。可參照上圖。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業必不可少的聯系工具，大部分企業還在使用著紙質通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業通訊錄的管理和維護帶來一定的困難。

今目標平臺中的通訊錄模塊是針對企業內部聯系人的網絡通訊錄，能夠清晰的根據企業組織結構展示成員的聯系信息。

1、通訊錄的生成

今目標中的通訊錄是隨著組織結構的建立和人員的添加自動生成的，無需專門創建。新員工入職、崗位發生變化時只需要由管理員來統一修改，就可以同步更新到企業通訊錄中。個人修改了自己的手機號和Email 后，通訊錄中也會即時更新。并且桌面客戶端、手機客戶端和郵件通訊錄等相關聯系人信息都會即時同步更新，無需重復修改。

目前通訊錄只限于企業內部聯系人，還無法添加外部聯系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業通訊錄模塊下查看聯系人信息，在可以通過桌面客戶端的聯系人頭像、手機端組織結構列表和項目事件等具體工作頁面快速查看企業成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業通訊錄模塊下，點擊企業成員姓名后會出現員工資料彈出框，此時再點擊姓名并在下拉菜單中選擇“發消息”或“發郵件”，可實現與聯系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養成良好的工作習慣，同時也是替代口頭匯報工作方式的一種實用工具。完整的一篇日志包括：今日計劃，工作記錄和工作小結。

工作開始之前先明確一天的工作內容，這樣可以避免被無關工作分散精力，影響目標的達成。

開始工作后可以分時段的記錄下工作內容，工作中遇到的問題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時也方便管理者了解情況。

一天工作結束之前，利用小結整理一下工作中的經驗和教訓，日積月累形成自己的資源庫，在年終進行工作總結時也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當天的工作日志隔天后將不允許進行編輯。如果有需要，可以通過“補充日志”進行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時記錄下自己的一些想法，同時也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會 希望在某一個時間可以提醒到自己或者他人。可使 用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時也可以將備忘共享給平臺中的其他人。設置共享后，系統會給共享人自動推送一條系統消息，提醒對方及時進行查看。

對備忘還可以設置時間提醒，到設定的時間后可以通過即時消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標中的溝通功能主要應用于企業內部的溝通，具有即時、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點。

您不用再擔心換了電腦和工作地點后找不到溝通記錄的情況發生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會話，語音視頻等常用溝通工具，充分滿足了企業日常工作中的溝通需求。

桌面客戶端，手機客戶端和瀏覽器端均實現了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進行介紹。

1、如何進行溝通

通過今目標平臺溝通模塊下的溝通打開會話頁面，并設置為登錄狀態。只有在登錄后才可以看到組織結構成員并進行在線會話。

在線會話的使用方式與常用的其他即時通訊軟件相同，不同的是您的溝通對象只限于企業內部同事以及指定的友好企業聯系人。目前實現了一對一會話和多人會話，其中多人會話需要參與人是在線狀態才可進行。

2、發送廣播消息

廣播消息是一種消息的發送形式。與在線會話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態，可以任意選擇企業內部的聯系人或部門作為廣播接收人。對于重要的廣播消息可以設置為要求對方回復確認，對方收到后需要給發送人一個回執，否則會一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發送文件

在瀏覽器端發送文件是服務器轉發的形式，也就是說所傳送的文件會在服務器保留備份，您可以在系統文檔中看到自己傳送過的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標所產生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時可以通過“我的溝通”來查看歷史溝通記錄。

默認情況下自己只能查看與自己相關的溝通記錄，在具有“部門溝通記錄查看權”的情況下，還可以查詢職權范圍內其他人的溝通內容。

問題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過web網頁，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶端，可進行離線傳送文件嗎？傳送文件時，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業中的工作文檔往往分散在不同的地點，不同的人員手中，由于缺少系統化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標中的文檔可以對工作中產生的電子文檔進行管理，所有上傳到今目標平臺中的文檔都會匯集在文檔模塊下，平臺中提供了多項查詢條件供企業對這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統文檔、最近的文檔和企業文件柜。

（一）企業文件柜

如果您希望對電腦中的電子文檔進行分類管理，并且希望在任何地點都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業文件柜功能。

企業文件柜需要您將本地的文檔主動上傳到文件柜中。需要注意的是，業文件柜中上傳的文檔不會出現在系統文檔中，并且允許刪除。

企業最多可以建立 100 個文件柜，您可以按人員、按部門或者按項目建立文件柜，并可以對每個文件柜單獨添加不同的成員以及賦予不同的操作權限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權的情況下可以建立文件柜，通過我的文件柜旁邊的“管理”進入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時需要選擇這個文件柜中的參與人，也就是可以看到這個文件柜的人員，同時對他們的權限進行設置，通過權限來控制在文件柜中的操作。

2、企業文件柜的權限說明

只讀：對文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負責：可以對所負責的文件柜進行管理，包括刪除文件柜以及對文件柜中的成員進行刪減和調整權限。

通知：通知不是權限，勾選后會向當事人發送一條通知消息。

文件柜管理權：該權限需要在職務權限中賦予，擁有此權限后可以創建文件柜，并且對所有已建立的文件柜都可以進行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫權的情況下可以通過“上傳文件”按鈕來上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業中傳統的審批是采用手工簽核的方式，申請人需要拿著各種文件、單據往返于多個部門等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請可能要擱置十天半月才能結案，管理者出差歸來，往往有一堆的單據需要簽核處理，效率十分低下。

今目標中的審批是網絡化的審批工具，可以滿足企業多項審批需求，并且過程簡單，不過度依賴流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請

企業中的任何人都可以建立申請。您可以直接選擇申請類型建立自由審批，也可以選擇已經設置好的審批流程，在申請類型中目前只能使用系統中給出的類型。

申請內容需要由申請人手工輸入，與傳統的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業中有規范的電子表單，也可以通過附件上傳到申請中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請人來指定審批人，并且只能指定第一級的審批人，下一級的審批人需要由第一個審批人在給出“同意”意見后再進行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統會將該流程涉及到審批人自動顯示出來，當第一級簽核結束后會自動轉到下一級審批人簽核。但需要注意的是，當審批流程中的級別設置為某一職務時，系統會將隸屬于該職務下所有人員顯示出來，需要申請人或者審批人從中選擇需要進行審批的人員。

申請提交后，系統會給審批人推送一條消息，告知對方目前有待審批的申請。申請人可以隨時打開申請查看審批進度。

2、修改申請

審批申請提交后將不能撤回和刪除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請人處進行修改和再次提交。

3、批復

審批人收到系統提醒后，進入到“我的審批”中對待處理的申請進行審批。在給出“同意”意見后，可以繼續選擇審批人，如不繼續選擇審批人，則此申請完成，返回到申請人處。如選擇不同意，該申請也會退回到申請人處。

4、歸檔

已經建立的申請不允許刪除，可以通過“歸檔”將已建立的申請保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請人才可以進行歸檔的操作，在歸檔時可以作一個簡短的歸檔說明。

5、抄送

對于既不是申請人，也不是審批人，但需要了解到這個審批過程的人，可以通過“抄送”的方式來達到目的，申請人和審批人都可以進行抄送，被抄送人可以通過“抄送給我的”欄目下進行查看。

三、主線

主線是今目標中的獨有功能，通過主線可以將今目 標平臺上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統一匯集在一條主線下，在團隊成員之間進行信息共享，讓參與人了解到事情發展的來龍去脈。情景一：有些工作內容只發生在某個人或某些人之間，作為非直接參與人無法很直觀的了解到事情的進展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項目類似。首先通過“添加主線”建立一個主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續引用的內容對參與人都是可見的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應勾選“通知參與人”。主線創建后，接下來建立工作框。工作框可以建立多個。

工作框建立后，通過點擊工作框的 展開可引用的模塊圖標，將自己平臺上的內容以及自己職權范圍內可見的內容引用到當前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內容。

需要注意的是，引用時要 先選中一個工作框，這樣被引 用的內容才會出現在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個文檔到主線中。（如下圖）

對于被引用的內容可以進行編輯和刪除，參與人可以進行回復并提醒到相關人，以此實現了信息共享和交流的目的。

問題：

1、企業文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對還是錯？

2、文件柜中可以建幾級文件夾？

3、某公司員工，申請審批時，選擇自由流程，他可以選擇幾個審批人？

4、總經理在審批員工發來的申請時，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設置的權限？

6、公司小王發出審批申請之后，發現寫錯了，可不可以再重新修改申請或撤銷申請？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內容可以本地引用？

任務三 項目、任務、知識

一、項目

建立項目需要具有“新建項目權”，所以只要用戶的職務中具有此權限都可以建立項目。管理員可以根據企業實際需要將此權限賦予給對應的職務即可。

（一）新建項目

各項目負責人都具有創建項目的權限。創建過程：

1、選擇“項目”

2、點擊“新建項目”

3、進入如下界面填寫項目名稱、項目編號（MIS00X）、項目描述、開始時間、完成時間、進度、負責人（默認為創建人）、參與人。如下圖：管理信息系統項目。

注：參與人，可選一個或多個本班同學。

4、提交后，系統將會給所有的參與人發送一條系統提醒。

5、建好項目后，如果項目中有人員變動。可以點擊打開本項目，選擇“人員”選項卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項目

如果您只是項目的創建人而不是負責人，可以通過“分配項目”來重新指定負責人。

此操作需要具有項目管理權，在擁有此權限的情況下，即使不是您創建的項目也可以進行“分配項目”的操作。

（三）建立子項目

當需要完成的工作周期較長，或者有多項工作任務及多個負責人時，可以在項目中建立子項目。將工作拆分成若干個階段性的工作，有助于目標的達成。

只有負責人才可以建立子項目，每個子項目都可以設置不同的負責人，根項目的負責人有權利變更子項目負責人。

（四）項目協商

對項目執行過程的掌控決定了項目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項目失敗的關鍵因素。例如，項目進行中已經出現了問題，但執行者沒有主動上報，或上報流程太繁瑣，往往收到處理反饋時事情已經到了無法解決的地步。

項目中的協商就是針對這一問題提供的解決方案。通俗來講，協商就是“掛問題”，項目所有參與人都可以發表協商，將執行中的各項問題或者進度等進行匯報，提交后協商內容會通過系統提醒自動推送到負責人及所有參與人眼前，在第一時間獲知最新進展及給出相關反饋。

（五）項目文檔

項目在執行過程中會產生大量文檔，通過項目文檔，可以將屬于同一項目的文檔匯集在一起，方便參與人調取查詢。

項目參與人員，選擇“文檔”選項卡，點擊“添加文檔”，可上傳跟本項目有關的文件。

（六）項目活動記錄

活動記錄是指這個項目從開始到結束所有的操作動作，記錄了項目所有參與人在項目中所進行的操作。通過活動記錄，可以看到誰在什么時間進行了哪些操作。

（七）撤銷項目

項目建立后就不允許刪除，只能進行編輯或撤銷。撤銷后的項目或子項目將不顯示在項目列表中，可以通過“狀態過濾”出已撤銷的項目，并進行恢復。

二、任務

除了那些需要多個部門協同、執行周期長、內容復雜的大項目工作，在企業中，還有大量常規工作以及臨時的小任務等需要管理和分派。對于這種較輕量級的工作，就可以使用任務工具來完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發工作，由于沒有記錄，雙方溝通不暢導致任務完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務管理就可以很好的解決這些問題。

（一）派任務

通過任務管理，可將常規工作以及臨時的小任務派發給某參與人。當有一件工作需要來完成時，就可以通過“派任務” 創建一張任務表單。要求創建人將需要完成的工作內容及需要 達成的結果進行描述，并為該項任務選擇完成的時間點及負責人等。

操作步驟：

1、選擇“任務”選項卡

2、點擊“派任務”

3、提交后，該項任務為待接收狀態。任務中的負責 人將會接收到來自系統的一條提醒消息，告知當前 有項任務由自己負責來完成。

4、負責人進入到該項任務頁面后，可以選擇“接收任務”或者“拒絕任務”。接收任務后，該項任務顯示為進行中狀態，表示該項任務正式開始執行，系統將自動提醒任務創建人和參與人。選擇拒絕任務后，該項任務直接退回到創建人處。

（二）執行任務

任務的執行過程可以通過“添加任務事件”來進行記錄。

對于執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，可以通過任務中的“討論區”快速發起參與人之 間的主題討論，提交的內容會自動保存在討論區中，方便日后對該項任務的查詢和回溯。

任務過程中會產生各類文檔，為了便于管理和查 找，通過“文檔區”來保存與此項任務相關的所有文檔。

在“任務看板”下會按時間先后順序顯示關于此項任務的所有活動項，匯集了來自任務事件、討論區和文檔區的所有內容。

（三）完成任務

任務完成后，需要由負責人來進行任務總結并且完 成“提交完成”的動作。提交后，該任務為待審核狀態，需要由任務的創建人“處理審核”。任務創建人可以給出“同意”或“不同意”的意見，如同意則任務完成，不同意則重新退回到負責人處繼續進行。

（四）撤銷任務

任務創建后不允許刪除，只能由任務創建人進行撤銷的操作，任務撤銷后將不允許其他人再向任務中添加內容，已撤銷的任務允許“恢復任務”。

三、知識

企業在長期的經營過程中積累了不少的智慧和經驗，但由于缺少規范的收集整理，這些寶貴的知識財富都沒有得到很好的利用，以至于造成了企業中人員離職經驗流失，相同的錯誤重復出現等問題。知識模塊就是幫助企業來構建企業的知識庫，實現知識的沉淀、共享和學習。

1、知識庫管理

在使用知識前，應先設計好知識庫的架構，根據企業需要的知識和已有的知識建立知識庫中的分類和標簽。方便后續新建知識時可以準確的提交在對應的分類下，便于查找和管理。

知識的分類最多可建立五級，在一級分類下可以創建知識標簽，用于區分知識類別。當知識分類中已經存在知識點時分類是不允許刪除的，有下級子分類時上級分類也是不允許刪除的。

2、提交知識

默認企業中的所有成員都可以通過“我的知識”來新建知識，提交后則需要企業中具有知識審核權的人審核后才能發布，如果企業將知識設置為不需要審核，則直接提交到知識庫中。

您可以在“我的知識”頁簽下查看處于各種狀態的知識。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識可以刪除，否則只要發布成功的知識都不允許刪除，只能編輯和撤銷。

除新建知識外，在今目標平臺的評閱日志、計劃，項目協商，論壇等模塊下的內容也可以通過“加入知識”按鈕快速的添加到知識庫中來，不漏掉任何的知識資源。

3、審核知識

當企業的知識發布設置為需要審核時，則具有知識管理權的成員將負責審核知識的發布。在“審核知識”頁簽下顯示待發布的知識，管理員可以對知識進行發布或拒絕的操作。

問題：

1、哪些人有創建項目的權限？

2、建好的項目能不能刪除？

3、公司總經理讓手下小王建了一個項目，但總經理想看到整個項目的進展情況，小王該怎么做？

4、如果項目中的某個參與人，在工作推進過程中遇到了問題，他該使用項目中的哪個功能？

5、項目中的資料或文檔應放在哪里？

6、如果要修改項目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經理讓手下小王派任務給小李，但總經理想看到整個任務的進展情況，小王該怎么做？

8、任務可刪除嗎？

9、任務執行過程中有爭議的問題或者是需要大家來商榷的問題，通過什么進行？

10、任務事件的作用是什么？

11、修改任務中的參與人應怎么做？

12、哪些人可以派任務給別人？

13、今目標的哪些模塊內容可以加入知識庫中？

14、知識庫中的內容是不是所有人都可以看到？

第五篇：OA辦公系統解決方案-快速消費品行業

OA辦公系統解決方案-快速消費品行業

·快速消費品行業特點

消費品行業是市場競爭最為激烈的行業。面向買方市場中購買行為各異而數量龐大的消費群體，客戶需要的多樣性和消費習慣的差異，造成了消費產品的多樣性、周期短、定制化等趨勢。同時存在：品牌的影響力強；單件金額較小；沖動型購買行為為主；售后服務的要求不高；覆蓋的客戶面廣；大批量生產方式為主；渠道層級復雜；廠商主要依靠分銷商；分銷商對廠商的忠誠度和依賴度比較低等特點

·快速消費品行業信息化現狀

從總體上看，大多數中國消費品制造企業仍處于中小規模，其IT應用也非常不均衡。同時由于消費品行業是一個分銷和客戶關系復雜的行業，產品生產成本在總價格中的比例一般都較低，渠道成本相對較高。因此，目前對大多數消費品制造企業來說，除了部署協同OA系統，提升企業內部管理能力之外，還必須通過信息化系統實現對供應、銷售各環節的管理和監控，以及對產品流通時間和成本的控制。由于消費品行業涉及的門類很多，每一個領域的信息化都有一定的特殊性，不同類型的企業信息化解決方案都應該按需而定，個性化定制開發的協同OA辦公系統顯得更為合適。

·系統定位

承元OA快速消費品行業解決方案的特點是：以工作流程為基礎，業務處理為平臺，體現物流和資金流的自然結合，并具有集成的體系架構，主要包括集團管理、分銷和CRM管理、物流管理、質量管理、生產管理、人力資源、財務管理七大應用，并平滑過渡到OA、電子商務平臺。

·系統構架

承元OA系統架構在承元支撐平臺之上，具有完整的開放性、拓展性和兼容性，并可實現跨系統、跨數據庫的應用。系統涵蓋了包括知識管理、圖形化工作流引擎、文檔管理、門戶網站管理、即時通訊、郵件、協同辦公、自定義平臺等多個方面，實際上是一個大型的綜合信息基礎應用平臺，在這個平臺上可以實現辦公自動化、企業信息門戶、工作流程自動化、知識管理等各種具體應用。

總體功能

1、高效的協同辦公管理；

2、完整的供應鏈管理；

3、全面細致的物料管理；

4、包裝物的統一流程管理；

5、完善的分銷管理；

6、科學的質量管理；

7、嚴謹的生產過程控制；

8、精細化的成本管理；

……

【本文由承元OA（）提供】