第一篇：作為辦公室工作人員在做好會(huì)務(wù)工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

作為辦公室工作人員在做好會(huì)務(wù)工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是黨委辦公室的一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難于彌補(bǔ)的錯(cuò)誤，造成不良影響，如何確保萬無一失，切實(shí)把這項(xiàng)工作做實(shí)做好做出特色。近年來,辦公室進(jìn)行了一些積極的探索,會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后落實(shí)逐步走上制度化、科學(xué)化、規(guī)范化軌道，我們的主要做法是：

一、縝密籌劃、有效落實(shí)，細(xì)化會(huì)前籌備。

1.把好會(huì)議籌備 方案 擬定關(guān)。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。擬定一個(gè)縝密實(shí)用、可操作性強(qiáng)的會(huì)議籌備方案，是做好一切會(huì)務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。在實(shí)際實(shí)際工作中我們注重從三個(gè)方面下功夫。一是快速啟動(dòng)，突出工作時(shí)效。會(huì)前準(zhǔn)備工作要求在會(huì)議召開之前全部圓滿完成，具有很強(qiáng)的時(shí)限性。接到工作任務(wù)后，秘書人員必須要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求會(huì)前事先擬定好會(huì)議籌備方案，特別是在召開緊急的大型會(huì)議時(shí)，決不能因時(shí)間緊迫就急于求成，憑經(jīng)驗(yàn)或照抄照搬老套路去組織和籌備會(huì)議，磨刀不誤砍柴功，制定一個(gè)完善的會(huì)務(wù)工作方案，往往能收到事半功倍的效果。二是求全求備，突出工作細(xì)節(jié)。會(huì)前準(zhǔn)備工作涉及面廣 , 任務(wù)繁重，要確保會(huì)務(wù)不出紕漏，做到萬無一失，我們?cè)谥贫〞?huì)議籌備方案時(shí)潛心把握工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)，除了充分考慮所籌辦會(huì)議的會(huì)議主題、會(huì)議形式、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)、參加會(huì)議人員、會(huì)議議程和日程安排、會(huì)議文件和材料準(zhǔn)備、參觀現(xiàn)場準(zhǔn)備、會(huì)議工作機(jī)構(gòu)設(shè)置及其職責(zé)和主要負(fù)責(zé)人安排外，還充分考慮了會(huì)標(biāo)制作、通知發(fā)放、座次安排、資料發(fā)放、會(huì)議簽到、會(huì)風(fēng)督查等細(xì)節(jié)上的內(nèi)容，只有細(xì)節(jié)考慮具體、安排到位，在做會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作時(shí)才能有條不紊、主動(dòng)從容。如今年8月25—26日，市委、市人大、市政府、市政協(xié)主要領(lǐng)導(dǎo)率相關(guān)市直部門到藍(lán)山現(xiàn)場辦會(huì)，召開專題研究解決藍(lán)山在承接產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)移工作中的相關(guān)問題的工作會(huì)議，此次會(huì)議是藍(lán)山近年來規(guī)格最高的會(huì)議，籌備好這次會(huì)務(wù)顯得尤其重要，我們成立了專門工作組具體負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，從座牌的擺放、花草的布置、音響的調(diào)試、座次的安排、會(huì)標(biāo)的制作、茶水的準(zhǔn)備、桌椅的擺放等各個(gè)方面的工作，都反復(fù)研究和現(xiàn)場模擬，針對(duì)會(huì)議期間可能出現(xiàn)的問題，一一提前進(jìn)行周密思考，采取了相應(yīng)措施。確保了此次高規(guī)格的會(huì)議開得非常成功，得到市領(lǐng)導(dǎo)的肯定和社會(huì)的好評(píng)。三是加強(qiáng)協(xié)調(diào)，突出有效落實(shí)。不論會(huì)議規(guī)格高低、規(guī)模大小 , 我們都要把每一項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié) , 每一項(xiàng)具體工作明確到人，確保事事有人管 , 人人有專責(zé)。會(huì)議籌備方案方案報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審閱后，立即召集相關(guān)單位分管負(fù)責(zé)人召開協(xié)調(diào)會(huì)，對(duì)照方案做到“三個(gè)明確”即：明確任務(wù)、明確責(zé)任、明確完成時(shí)限，確保各司其職，各盡其責(zé)，按時(shí)完成各項(xiàng)任務(wù)。必要時(shí)將所有籌備會(huì)議人員的聯(lián)系

電話收集整理 , 編印通訊錄 , 發(fā)至每個(gè)工作人員手中 , 便于溝通和聯(lián)系。

2.把好會(huì)議通知下發(fā)關(guān)。會(huì)議通知的制發(fā)和下達(dá)是辦會(huì)工作中極其關(guān)鍵一個(gè)環(huán)節(jié)，一個(gè)會(huì)議通知發(fā)放不到位，就可能影響到整個(gè)會(huì)議的有序進(jìn)行。在通知下達(dá)過程中我們注意把握三個(gè)要點(diǎn)： 一是盡快熟悉、全面掌握。在下會(huì)議通知前，要求下發(fā)通知的工作人員對(duì)會(huì)議通知的內(nèi)容，如會(huì)議名稱、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、由誰主持召開會(huì)議、參會(huì)人員以及聯(lián)系方式等盡可能全面和快速的熟悉，下通知前在認(rèn)真填寫好會(huì)議通知單，并對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行逐一核對(duì)確保準(zhǔn)確無誤后才下通知，下通知時(shí)如接聽電話的不是參會(huì)者本人，還要問清接電話人的姓名職務(wù)并作好記錄。二是通力協(xié)作、及時(shí)下達(dá)。在下達(dá)會(huì)議通知的實(shí)際操作過程中，我們一貫采取兩辦分工合作的方法進(jìn)行，對(duì)25個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)場、辦事處，150余個(gè)縣直單位實(shí)行分工負(fù)責(zé)，一旦有會(huì)議通知，兩辦各負(fù)其責(zé)各司其職，確保在最短的時(shí)間內(nèi)把會(huì)議通知下達(dá)每個(gè)參會(huì)人員，給參會(huì)人員以足夠的準(zhǔn)備時(shí)間。在下達(dá)大型緊急會(huì)議通知時(shí)，我們還要求下達(dá)會(huì)議通知的工作人員，根據(jù)參會(huì)對(duì)象距開會(huì)地點(diǎn)的遠(yuǎn)近按先遠(yuǎn)后近的順序通知，如我縣最遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)荊竹鄉(xiāng)要趕到縣城開會(huì)最少需要2個(gè)小時(shí)的時(shí)間，如不按此順序通知就難以確保參會(huì)人員及時(shí)趕到會(huì)場。三是嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范、細(xì)致準(zhǔn)確。在電話通知中要特別注意語言的規(guī)范使用，避免出現(xiàn)“明天”、“后天”等字眼，要用某月某日，必要時(shí)說明星期幾，以免產(chǎn)生歧義。四是高度負(fù)責(zé)、及時(shí)反饋。在下完會(huì)議通知后，會(huì)前秘書人員還要對(duì)通知情況進(jìn)行反饋統(tǒng)計(jì)，并及時(shí)將情況向主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，如遇某些單位的主要負(fù)責(zé)人因事因病不能參會(huì)，以便領(lǐng)導(dǎo)決策，看是否需要由副職代會(huì)或及時(shí)調(diào)整會(huì)議內(nèi)容。

3.把好會(huì)前檢查確關(guān)。為了保證會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作萬無一失，我們對(duì)每次會(huì)議籌備工作，都要在全面準(zhǔn)備的基礎(chǔ)上，反復(fù)考慮，仔細(xì)檢查。會(huì)前檢查的重點(diǎn)是會(huì)議文件材料的準(zhǔn)備、會(huì)場布置以及安全保衛(wèi)工作等。對(duì)落實(shí)不到位或銜接不夠的及時(shí)督促 , 做好協(xié)調(diào) , 確保不出纜漏。特別是對(duì)一些重要的程序性很強(qiáng)的會(huì)議(比如黨代會(huì))。工作人員甚至要進(jìn)行模擬運(yùn)行，在模擬運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)一些細(xì)節(jié)上的疏漏，及時(shí)予以彌補(bǔ)，把紕漏處理在會(huì)議之前。同時(shí)，要預(yù)測可能出現(xiàn)的問題和紕漏。制訂應(yīng)對(duì)措施。把會(huì)議組織得萬無一失。

二、靈活規(guī)范、精心運(yùn)作，優(yōu)化會(huì)中服務(wù)

會(huì)議期間是會(huì)務(wù)工作最活躍的階段，也是嚴(yán)格考驗(yàn)秘書人員工作能力的階段。會(huì)議開始后，我們中心任務(wù)是掌握會(huì)議動(dòng)態(tài)，通過精心組織和良好的服務(wù)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)使會(huì)議按預(yù)定方案進(jìn)行。在具體工作中我們主要做好了以下幾個(gè)方面的工作：

1.超前站位切實(shí)做好入會(huì)前的準(zhǔn)備工作。無論會(huì)議規(guī)格的高低、規(guī)模的大小，我們都要求工作人員按照既定的會(huì)議籌備方案，在會(huì)務(wù)工作整體鏈條中找準(zhǔn)自己的位置 , 并且至少要提前30分鐘趕到現(xiàn)場，對(duì)自己所負(fù)責(zé)的事項(xiàng)進(jìn)行最后一次會(huì)前檢查，亡羊補(bǔ)牢發(fā)

現(xiàn)紕漏及時(shí)整改。如音響調(diào)試、主席臺(tái)的名牌、資料、話筒、茶水?dāng)[放，只需數(shù)秒就能解決的問題，但是如果我們沒有提前站位，仔細(xì)排查發(fā)現(xiàn)和糾正錯(cuò)誤，挨批事小，把工作辦砸了就是大事。與此同時(shí) ,我們還要求會(huì)務(wù)人員之間要加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)與溝通 , 對(duì)會(huì)議材料的發(fā)放、大小會(huì)議的交叉通知、出席人員的到會(huì)落實(shí)、主席臺(tái)的設(shè)置、座次安排、會(huì)場秩序維護(hù)等工作 , 密切配合 , 拾遺補(bǔ)缺 , 形成會(huì)務(wù)工作一盤棋。通過每個(gè)部位的有序運(yùn)作 , 保證會(huì)務(wù)工作整體運(yùn)作的高效率。

2.密切關(guān)注會(huì)議進(jìn)程，創(chuàng)造性的做好會(huì)中服務(wù)。會(huì)議正式開始后，我們除時(shí)刻密切關(guān)注著會(huì)議的整個(gè)進(jìn)程外。還要求會(huì)務(wù)人員高度關(guān)注臨時(shí)性、突發(fā)性事件的發(fā)生，遇到問題及時(shí)補(bǔ)救。處理過程既嚴(yán)格遵守會(huì)議紀(jì)律 , 堅(jiān)持按既定方案和程序操作 , 又注意處理好隨機(jī)事項(xiàng) , 創(chuàng)造性地開展工作。比如 , 有時(shí)會(huì)碰到臨時(shí)變更議程、出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)發(fā)生變化、調(diào)整會(huì)議主持人、召開臨時(shí)會(huì)議、延長或縮短會(huì)議時(shí)間等情況 , 來不及請(qǐng)示報(bào)告。對(duì)此 , 我們一方面在會(huì)議場所、會(huì)場座次、席位卡及話筒的安排等方面制定多種預(yù)案 , 另一方面注意發(fā)揮主觀能動(dòng)性 , 快速反應(yīng) , 爭取在最短時(shí)間內(nèi)調(diào)整好工作程序 , 保證不誤時(shí)誤事。

3.認(rèn)真維持會(huì)場秩序，加強(qiáng)會(huì)風(fēng)督查。會(huì)場秩序包括會(huì)場外秩序和會(huì)場內(nèi)秩序。會(huì)議召開后，我們會(huì)立即安排會(huì)風(fēng)督查組采取會(huì)前點(diǎn)驗(yàn)、會(huì)中抽查、會(huì)后通報(bào)的形式，對(duì)參會(huì)人員的到會(huì)情況和遵守會(huì)場紀(jì)律的情況進(jìn)行督查，督查過程中做到語言溫和有禮，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真，行動(dòng)不慍不火、不卑不亢。同時(shí)在會(huì)議室門口安排專人值班，防止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場，禁止大聲喧嘩，保持會(huì)場安靜。

三、善始善終、盡善盡美，深化會(huì)后服務(wù)

散會(huì)后，會(huì)務(wù)工作仍未結(jié)束，還有許多工作需要繼續(xù)，在實(shí)際際工作中我們主要通過抓好以下三個(gè)方面的工作來完善和深化會(huì)后服務(wù)工作。

1.確保離會(huì)的安全有序。參會(huì)人員離會(huì)工作做不好 , 容易使人感到會(huì)議安排有頭無

尾 , 有始無終 , 同樣會(huì)影響會(huì)議的效果。因此在實(shí)際工作中我們總是按既定方案要求，周密地安排好與會(huì)人員的離會(huì)工作，要求會(huì)務(wù)人員必須在散會(huì)時(shí)及時(shí)打開會(huì)議室安全通道的大門，引導(dǎo)與會(huì)人員依次出場，對(duì)于集中停放的車輛要安排專人負(fù)責(zé)疏導(dǎo)確保安全有序。

2.認(rèn)真做好會(huì)議資料的回收、歸檔和會(huì)務(wù)工作總結(jié)。我們堅(jiān)持從細(xì)節(jié)入手，在一個(gè)

會(huì)議召開后，既及時(shí)將會(huì)議記錄、會(huì)議資料等進(jìn)行整理，又及時(shí)整理好會(huì)場，如對(duì)縣委常委會(huì)議、書記辦公會(huì)議等決策性會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并把握好形成會(huì)議紀(jì)要的時(shí)間要求；對(duì)部署工作、布置任務(wù)等全縣性工作會(huì)議及時(shí)整理會(huì)議資料。對(duì)會(huì)議資料進(jìn)行整理雖然沒有明確要求，但體現(xiàn)了辦公室服務(wù)工作的主動(dòng)性、細(xì)節(jié)性，既有利于規(guī)范對(duì)會(huì)議資料的分類、保管、存檔，又便于以后查找和翻閱相關(guān)資料。我們對(duì)每次全縣性大會(huì)和重

要工作會(huì)議的會(huì)務(wù)安排、領(lǐng)導(dǎo)講話、政策文件等裝訂成冊(cè)，分送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室，做到會(huì)

議內(nèi)容一目了然，以便于領(lǐng)導(dǎo)查閱資料，便于督查人員掌握會(huì)議精神，加強(qiáng)督促落實(shí)。

3.強(qiáng)化貫徹落實(shí)會(huì)議精神的 督查落實(shí)。對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)和部署的任務(wù) , 我們

都要求辦公室要及時(shí)明確承辦部門和辦理時(shí)限 , 跟蹤檢查督辦 ,將貫徹落實(shí)情況及時(shí)反饋給會(huì)議主持人和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) , 確保會(huì)議目標(biāo)的達(dá)成。對(duì)明令推進(jìn)的工作或者禁止的情，會(huì)議結(jié)束之后，適時(shí)進(jìn)行督查。對(duì)貫徹落實(shí)較的地方和部門提出表揚(yáng)，對(duì)貫徹落實(shí)不力的地方和位提出批評(píng)，同時(shí)剖析原因，解決問題，保證工作的常推進(jìn)。