第一篇：OA辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理核心的三個(gè)作用

和您一樣，內(nèi)行青睞萬(wàn)戶(hù)OA

OA辦公系統(tǒng)對(duì)企業(yè)管理核心的三個(gè)作用

協(xié)同OA作為一個(gè)管理軟件，一定要把一些先進(jìn)的管理和設(shè)計(jì)理念通過(guò)軟件進(jìn)行固化來(lái)為企業(yè)管理提升價(jià)值，否則為了電子化而電子化對(duì)企業(yè)沒(méi)有太大的管理價(jià)值。手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA的第一步，對(duì)管理層來(lái)說(shuō)，企業(yè)實(shí)施OA是需要花費(fèi)很大的人力，物力，財(cái)力去實(shí)現(xiàn)，關(guān)鍵是引入軟件這一工具來(lái)對(duì)管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對(duì)企業(yè)管理核心有幾方面：

第一：提升企業(yè)辦公效率同時(shí)，重在執(zhí)行力的提升

手工的審批在速度和效率上跟不上時(shí)代的發(fā)展，更重要的是領(lǐng)導(dǎo)者無(wú)法有效監(jiān)控到員工日常的工作。對(duì)流程的審批不知道停滯在那個(gè)環(huán)節(jié)、那個(gè)部門(mén)、原因在那里。很多管理制度的確立，到底員工是否關(guān)心，執(zhí)行沒(méi)有，執(zhí)行花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間并沒(méi)有得到有效反饋，也就沒(méi)有辦法改進(jìn)和提升，所以造成管理層的政令很難有效執(zhí)行。

第二：OA的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù)

OA的整個(gè)管理思想是以人為核心，以管控企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程為目的，通過(guò)管人來(lái)實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)規(guī)范運(yùn)營(yíng)。所以它區(qū)別于以物料為核心的ERP，以資金為核心的財(cái)務(wù)，以物流為核心的進(jìn)銷(xiāo)存。這些業(yè)務(wù)軟件的核心特點(diǎn)都是以結(jié)果為導(dǎo)向，精細(xì)化管理為主，對(duì)過(guò)程的管控比較缺乏。而OA，更進(jìn)一步說(shuō)協(xié)同OA，面對(duì)的是組織行為，強(qiáng)調(diào)的是企業(yè)資源的整體運(yùn)作。所以O(shè)A與這些業(yè)務(wù)軟件是相得益彰的。那么OA的終極目標(biāo)是什么呢?最終把OA作為一個(gè)不同部門(mén)，不同崗位員工日常業(yè)務(wù)辦公的平臺(tái)，員工每天辦公的數(shù)據(jù)按照權(quán)限自動(dòng)匯總給相關(guān)權(quán)限的管理層生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表從而給公司的管理提供決策支持。如果員工辦公的數(shù)據(jù)不能沉淀為管理層需要的報(bào)表，我們認(rèn)為OA以人為核心的軟件是無(wú)法做到進(jìn)行有效對(duì)管理過(guò)程進(jìn)行控制的。

第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素：

手工審批受人為因素影響較大，所以企業(yè)很多的管理制度和法規(guī)不能有效執(zhí)行，中國(guó)很多企業(yè)初具規(guī)模就提出法制。所以軟件是法制最好的執(zhí)行手段。對(duì)于剛剛進(jìn)行信息化的企業(yè)，前期需要一個(gè)過(guò)渡期進(jìn)行緩沖，但是最終公司的管理是需要規(guī)范的，當(dāng)然規(guī)范需要允許進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。所以企業(yè)的流程是需要沉淀以后最終會(huì)被固化下來(lái)。所以企業(yè)的流程關(guān)鍵是經(jīng)過(guò)梳理、沉淀進(jìn)行優(yōu)化最終找到管理的規(guī)律。當(dāng)然對(duì)于不斷規(guī)范的企業(yè)前期OA辦公系統(tǒng)是需要支持一些人為因素，經(jīng)過(guò)不斷規(guī)范，最終找到適合企業(yè)的管理規(guī)律。所以強(qiáng)調(diào)OA流程既需要很強(qiáng)的自主判斷能力，又要非常靈活以適應(yīng)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和組織架構(gòu)的變更。因?yàn)槠髽I(yè)員工每天的工作都很忙，不能指望通過(guò)員工記住很多的管理制度來(lái)進(jìn)行人為判斷，比較現(xiàn)實(shí)的是員工提交流程，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)員工填入的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)判斷進(jìn)行相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，以此來(lái)規(guī)范整體的管理過(guò)程。

第二篇：OA系統(tǒng)功能直抵企業(yè)管理核心

OA系統(tǒng)功能直抵企業(yè)管理核心

企業(yè)管理的核心是人，目的是效率，而協(xié)同OA正是將企業(yè)所有員工的基礎(chǔ)管理工作凝聚到一套系統(tǒng)中，從而加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，方便交流與互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)工作效率的大幅提升，恰好符合企業(yè)管理的核心思想。以下是九思OA在提升企業(yè)整體效率方面的七大表現(xiàn)：

1、規(guī)范審批業(yè)務(wù) 提高審批效率

九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)全面規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理流程，如對(duì)業(yè)務(wù)單據(jù)、審批流程、審批權(quán)限、審批時(shí)間、審批意見(jiàn)、流程使用范圍、審批委辦、審批轉(zhuǎn)辦、歷史審批查看等進(jìn)行規(guī)范，來(lái)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)制度的行為落地。

通過(guò)將紙質(zhì)的審批單據(jù)電子化和模版化、將人工審批流程、業(yè)務(wù)催辦督辦網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和移動(dòng)辦公，從而全面提升業(yè)務(wù)審批效率，幫助企業(yè)優(yōu)化工作崗位、減少人員投入、單位時(shí)間內(nèi)的審批效率提高300%。

2、實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作和溝通

九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)通過(guò)部署各種信息化的溝通工具，如即時(shí)消息、郵件、協(xié)同工作、論壇、通知、公告、關(guān)聯(lián)人員等，幫助企業(yè)管理者和員工之間及時(shí)的做更多、更廣泛、更有效的溝通和協(xié)作。

3、提供快捷的知識(shí)儲(chǔ)存于調(diào)取通道

通過(guò)九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的知識(shí)管理模塊，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的采集、分類(lèi)、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)群眾智慧的激發(fā)、單位大量無(wú)形知識(shí)資產(chǎn)的積累，方便員工快速查找到自己需要的文檔、資料，提升知識(shí)的開(kāi)發(fā)和利用效率。

4、快捷的信息發(fā)布

通過(guò)九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)模塊中的通知、公告、論壇、問(wèn)卷等工具，將經(jīng)營(yíng)中每天產(chǎn)生的大量信息，如獎(jiǎng)罰通報(bào)、人事公告、組織調(diào)整、產(chǎn)品發(fā)布、政策新聞、制度變更、等分門(mén)別類(lèi)的、及時(shí)性的傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)、相關(guān)員工。并且通過(guò)九思九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的消息引擎，實(shí)現(xiàn)人與系統(tǒng)之間的信息互動(dòng)，及時(shí)將系統(tǒng)中的信息變更、待辦工作等進(jìn)行在線提醒。

5、工作任務(wù)有跡可查，避免消極怠工和扯皮推諉

通過(guò)九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的計(jì)劃管理模塊，讓員工把精力投放到重要事項(xiàng)中去，按照不定期計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日程；月總結(jié)、不定期總結(jié)、月總結(jié)、周總結(jié)、日志等安排個(gè)人工作、管理下屬工作、檢查和考評(píng)下屬工作。

6、打造信息化門(mén)戶(hù)和集成平臺(tái)

九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是其他系統(tǒng)進(jìn)行集成的中心平臺(tái)，打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島，實(shí)現(xiàn)信息在不同系統(tǒng)間的推送、共享和調(diào)用。

除了以上直接提升工作效率的功能外，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)還起到主力企業(yè)文化建設(shè)的作用，通過(guò)企業(yè)論壇、公司動(dòng)態(tài)、單位新聞、活動(dòng)通報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)心聲、調(diào)查問(wèn)卷等等欄目的聚集設(shè)置，提高員工的發(fā)聲頻率，提高主人翁意思，有利于提高團(tuán)隊(duì)意識(shí)和貫徹企業(yè)的價(jià)值觀，從側(cè)面助理了對(duì)“人”的管理，深化了效率提升的實(shí)質(zhì)。

第三篇：OA辦公系統(tǒng)的六大作用

和您一樣，內(nèi)行青睞萬(wàn)戶(hù)OA

OA辦公系統(tǒng)的六大作用

1、節(jié)省企業(yè)辦公成本

在經(jīng)濟(jì)環(huán)境不佳時(shí)，資金不足無(wú)疑會(huì)讓企業(yè)雪上加霜，處境艱難，通過(guò)OA辦公系統(tǒng)能有效實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，能幫助企業(yè)節(jié)省大筆運(yùn)營(yíng)成本。其次，OA辦公系統(tǒng)能打造一個(gè)高效的溝通平臺(tái)，節(jié)約時(shí)間，節(jié)省人力成本。

2、規(guī)范企業(yè)內(nèi)部管理

有了OA辦公系統(tǒng)之后，用戶(hù)不用拿著各種文件，申請(qǐng)，單據(jù)在各部門(mén)跑來(lái)跑去，等候?qū)徟炞郑w章，而是把這些工作都具化成流程，形成一個(gè)個(gè)工作流，如公文會(huì)簽，計(jì)劃日志，用款報(bào)銷(xiāo)等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。

3、提升執(zhí)行力度

以結(jié)果為導(dǎo)向，通過(guò)完善的目標(biāo)分配、分解、監(jiān)督、反饋機(jī)制，將事務(wù)落實(shí)到人，推動(dòng)徹底執(zhí)行。

4、提升企業(yè)的凝聚力

利用OA辦公系統(tǒng)，員工與上級(jí)溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺(tái)。毫無(wú)疑問(wèn)，這將使企事業(yè)單位內(nèi)部的凝聚力大大增強(qiáng)。

5、轉(zhuǎn)變管理模式

在信息時(shí)代的今天，企業(yè)管理中的五要素：人、財(cái)、物、信息、時(shí)間在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要性在發(fā)生劇烈演變，人的地位已經(jīng)與日俱升，管好人、用好人、育好人，成為企事業(yè)單位的管理中心。借助OA辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)“以人為本”的管理模式轉(zhuǎn)變，對(duì)于全面企業(yè)執(zhí)行力將起到變革作用。

很多企業(yè)的業(yè)務(wù)流程日益復(fù)雜，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；人與人，部門(mén)與部門(mén)，企業(yè)與企業(yè)的溝通和協(xié)作愈發(fā)凸現(xiàn)重要性的時(shí)候，企業(yè)更需要打破各種溝通和管理的屏障，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理和運(yùn)營(yíng)各環(huán)節(jié)的掌控、調(diào)配和協(xié)作。

6、使決策變得高效和科學(xué)

讓企業(yè)的決策建立在精準(zhǔn)和及時(shí)的數(shù)據(jù)上，而不是憑感覺(jué)和經(jīng)驗(yàn)去掌控企業(yè)的情況，從而避免“盲人駕車(chē)”。在OA辦公系統(tǒng)充分發(fā)揮信息集成的作用之后，高層決策不再是不了解情況，缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策，減少失誤和企業(yè)的綜合反映能力，更加有利于企業(yè)良性的發(fā)展。

第四篇：OA辦公系統(tǒng)

OA辦公系統(tǒng)

任務(wù)一

登錄、個(gè)人設(shè)置、日志、備忘、溝通

一、登錄

今目標(biāo)的三種登錄方式，分別是PC客戶(hù)端、瀏覽器端及手機(jī)客戶(hù)端。三種方式可以單獨(dú)使用，也可以配合使用。管理員與普通用戶(hù)的登錄方式相同，每個(gè)人使用各自的帳號(hào)及密碼登錄。

（一）瀏覽器登錄

在瀏覽器中輸入網(wǎng)址：http://www.tmdps.cn，單擊網(wǎng)頁(yè)右上角的登錄，輸入給定的用戶(hù)名和密碼，點(diǎn)擊登錄，即可進(jìn)入“管理信息系統(tǒng)”課程首頁(yè)。

（二）客戶(hù)端登錄

在今目標(biāo)首頁(yè)，點(diǎn)擊“下載客戶(hù)端”，可下載桌面客戶(hù)端和手機(jī)客戶(hù)端，安裝之后，輸入用戶(hù)名和密碼，即可登錄。

二、個(gè)人設(shè)置

進(jìn)入到企業(yè)工作平臺(tái)后，為保證您的帳戶(hù)安全，應(yīng)首先進(jìn)行密碼的更改。為了方便后續(xù)登錄和使用，還可以進(jìn)行手機(jī)及郵箱的綁定設(shè)置。

1、手機(jī)綁定 通過(guò)個(gè)人設(shè)置的個(gè)人信息欄目，將手機(jī)號(hào)碼輸入到移動(dòng)電話一欄中就視為綁定成功。手機(jī)綁定的好處是可以使用手機(jī)號(hào)作為登錄帳號(hào)來(lái)進(jìn)行登錄，同時(shí)也可以方便后續(xù)使用短信功能。

2、郵箱綁定

郵箱綁定后可以作為登錄帳號(hào)使用，同時(shí)還可以用于找回密碼及接受系統(tǒng)提醒。在個(gè)人設(shè)置-個(gè)人信息欄目中，將自己的郵箱地址輸 入在電子郵箱一欄中，并點(diǎn)擊“申請(qǐng)綁定”，系統(tǒng)會(huì)給您的郵箱發(fā)送一封確認(rèn)郵件，當(dāng)您通過(guò)了確認(rèn)郵件的認(rèn)證后視為綁定成功。可參照上圖。

三、通訊錄

通訊錄是每家企業(yè)必不可少的聯(lián)系工具，大部分企業(yè)還在使用著紙質(zhì)通訊錄或者如 Excel 制成的通訊錄，遇到人員增減或者信息更新，都給企業(yè)通訊錄的管理和維護(hù)帶來(lái)一定的困難。

今目標(biāo)平臺(tái)中的通訊錄模塊是針對(duì)企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人的網(wǎng)絡(luò)通訊錄，能夠清晰的根據(jù)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)展示成員的聯(lián)系信息。

1、通訊錄的生成

今目標(biāo)中的通訊錄是隨著組織結(jié)構(gòu)的建立和人員的添加自動(dòng)生成的，無(wú)需專(zhuān)門(mén)創(chuàng)建。新員工入職、崗位發(fā)生變化時(shí)只需要由管理員來(lái)統(tǒng)一修改，就可以同步更新到企業(yè)通訊錄中。個(gè)人修改了自己的手機(jī)號(hào)和Email 后，通訊錄中也會(huì)即時(shí)更新。并且桌面客戶(hù)端、手機(jī)客戶(hù)端和郵件通訊錄等相關(guān)聯(lián)系人信息都會(huì)即時(shí)同步更新，無(wú)需重復(fù)修改。

目前通訊錄只限于企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系人，還無(wú)法添加外部聯(lián)系人信息。

2、查找通訊錄

除了在企業(yè)通訊錄模塊下查看聯(lián)系人信息，在可以通過(guò)桌面客戶(hù)端的聯(lián)系人頭像、手機(jī)端組織結(jié)構(gòu)列表和項(xiàng)目事件等具體工作頁(yè)面快速查看企業(yè)成員電話、郵箱等信息。

3、快速通訊

在企業(yè)通訊錄模塊下，點(diǎn)擊企業(yè)成員姓名后會(huì)出現(xiàn)員工資料彈出框，此時(shí)再點(diǎn)擊姓名并在下拉菜單中選擇“發(fā)消息”或“發(fā)郵件”，可實(shí)現(xiàn)與聯(lián)系人的快速通訊。

四、日志

日志不僅可以幫助員工養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，同時(shí)也是替代口頭匯報(bào)工作方式的一種實(shí)用工具。完整的一篇日志包括：今日計(jì)劃，工作記錄和工作小結(jié)。

工作開(kāi)始之前先明確一天的工作內(nèi)容，這樣可以避免被無(wú)關(guān)工作分散精力，影響目標(biāo)的達(dá)成。

開(kāi)始工作后可以分時(shí)段的記錄下工作內(nèi)容，工作中遇到的問(wèn)題以及想法，這樣有助于幫助我們回顧工作是如何被完成的，同時(shí)也方便管理者了解情況。

一天工作結(jié)束之前，利用小結(jié)整理一下工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，日積月累形成自己的資源庫(kù)，在年終進(jìn)行工作總結(jié)時(shí)也可以作為參照。

秉承日事日畢的原則，當(dāng)天的工作日志隔天后將不允許進(jìn)行編輯。如果有需要，可以通過(guò)“補(bǔ)充日志”進(jìn)行追加。

五、備忘

工作中您可能需要隨時(shí)記錄下自己的一些想法，同時(shí)也想將這些想法共享給其他人了解，也許還會(huì) 希望在某一個(gè)時(shí)間可以提醒到自己或者他人。可使 用“備忘”功能。

如何使用備忘

您可以給自己建立備忘，同時(shí)也可以將備忘共享給平臺(tái)中的其他人。設(shè)置共享后，系統(tǒng)會(huì)給共享人自動(dòng)推送一條系統(tǒng)消息，提醒對(duì)方及時(shí)進(jìn)行查看。

對(duì)備忘還可以設(shè)置時(shí)間提醒，到設(shè)定的時(shí)間后可以通過(guò)即時(shí)消息或email的方式提醒您以及共享人。

六、溝通

今目標(biāo)中的溝通功能主要應(yīng)用于企業(yè)內(nèi)部的溝通，具有即時(shí)、多使用方式、溝通記錄永久保留等特點(diǎn)。

您不用再擔(dān)心換了電腦和工作地點(diǎn)后找不到溝通記錄的情況發(fā)生。溝通中匯集了短信，廣播，多人會(huì)話，語(yǔ)音視頻等常用溝通工具，充分滿(mǎn)足了企業(yè)日常工作中的溝通需求。

桌面客戶(hù)端，手機(jī)客戶(hù)端和瀏覽器端均實(shí)現(xiàn)了溝通功能，以下主要以瀏覽器端進(jìn)行介紹。

1、如何進(jìn)行溝通

通過(guò)今目標(biāo)平臺(tái)溝通模塊下的溝通打開(kāi)會(huì)話頁(yè)面，并設(shè)置為登錄狀態(tài)。只有在登錄后才可以看到組織結(jié)構(gòu)成員并進(jìn)行在線會(huì)話。

在線會(huì)話的使用方式與常用的其他即時(shí)通訊軟件相同，不同的是您的溝通對(duì)象只限于企業(yè)內(nèi)部同事以及指定的友好企業(yè)聯(lián)系人。目前實(shí)現(xiàn)了一對(duì)一會(huì)話和多人會(huì)話，其中多人會(huì)話需要參與人是在線狀態(tài)才可進(jìn)行。

2、發(fā)送廣播消息

廣播消息是一種消息的發(fā)送形式。與在線會(huì)話相比，廣播消息不需要接收人是在線狀態(tài)，可以任意選擇企業(yè)內(nèi)部的聯(lián)系人或部門(mén)作為廣播接收人。對(duì)于重要的廣播消息可以設(shè)置為要求對(duì)方回復(fù)確認(rèn)，對(duì)方收到后需要給發(fā)送人一個(gè)回執(zhí)，否則會(huì)一直提醒接收人有一條未讀消息。

3、發(fā)送文件

在瀏覽器端發(fā)送文件是服務(wù)器轉(zhuǎn)發(fā)的形式，也就是說(shuō)所傳送的文件會(huì)在服務(wù)器保留備份，您可以在系統(tǒng)文檔中看到自己傳送過(guò)的文件，并且不允許刪除。

如果您不希望在服務(wù)器上保留備份，可以選擇使用桌面客戶(hù)端的文件直傳。

4、查看溝通記錄

使用今目標(biāo)所產(chǎn)生的溝通記錄將永久保留，并不允許刪除，您隨時(shí)可以通過(guò)“我的溝通”來(lái)查看歷史溝通記錄。

默認(rèn)情況下自己只能查看與自己相關(guān)的溝通記錄，在具有“部門(mén)溝通記錄查看權(quán)”的情況下，還可以查詢(xún)職權(quán)范圍內(nèi)其他人的溝通內(nèi)容。

問(wèn)題：

1、可以將備忘共享給別人嗎？如何共享？如果能共享，可通過(guò)哪幾種方式通知共享人？

2、在備忘提醒中，可以每天提醒嗎？提醒頻率有幾種？

3、通過(guò)web網(wǎng)頁(yè)，溝通的形式有幾種？其中廣播消息所有人都能收到嗎？

4、在客戶(hù)端，可進(jìn)行離線傳送文件嗎？傳送文件時(shí)，有幾種傳送方式？

5、你的溝通記錄，哪些人可以查看？ 任務(wù)二 文檔、審批、主線

一、文檔

企業(yè)中的工作文檔往往分散在不同的地點(diǎn)，不同的人員手中，由于缺少系統(tǒng)化的管理，這些資源往往得不到有效的利用。使用今目標(biāo)中的文檔可以對(duì)工作中產(chǎn)生的電子文檔進(jìn)行管理，所有上傳到今目標(biāo)平臺(tái)中的文檔都會(huì)匯集在文檔模塊下，平臺(tái)中提供了多項(xiàng)查詢(xún)條件供企業(yè)對(duì)這些文檔查找和利用。

文檔模塊下共包括三部分功能：系統(tǒng)文檔、最近的文檔和企業(yè)文件柜。

（一）企業(yè)文件柜

如果您希望對(duì)電腦中的電子文檔進(jìn)行分類(lèi)管理，并且希望在任何地點(diǎn)都可以使用這些文檔；如果您有一些文檔需要與其他成員分享；如果您有一些文檔需要版本化管理，都可以使用企業(yè)文件柜功能。

企業(yè)文件柜需要您將本地的文檔主動(dòng)上傳到文件柜中。需要注意的是，業(yè)文件柜中上傳的文檔不會(huì)出現(xiàn)在系統(tǒng)文檔中，并且允許刪除。

企業(yè)最多可以建立 100 個(gè)文件柜，您可以按人員、按部門(mén)或者按項(xiàng)目建立文件柜，并可以對(duì)每個(gè)文件柜單獨(dú)添加不同的成員以及賦予不同的操作權(quán)限。

1、建立文件柜

具有文件柜管理權(quán)的情況下可以建立文件柜，通過(guò)我的文件柜旁邊的“管理”進(jìn)入，選擇“新建文件柜”。

建立文件柜時(shí)需要選擇這個(gè)文件柜中的參與人，也就是可以看到這個(gè)文件柜的人員，同時(shí)對(duì)他們的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，通過(guò)權(quán)限來(lái)控制在文件柜中的操作。

2、企業(yè)文件柜的權(quán)限說(shuō)明

只讀：對(duì)文件柜中的文件只能下載查看，不能往文件柜中上傳文件和刪除文件。

讀寫(xiě)：除可閱讀文件外，還可以向文件中上傳文件和刪除文件。

負(fù)責(zé)：可以對(duì)所負(fù)責(zé)的文件柜進(jìn)行管理，包括刪除文件柜以及對(duì)文件柜中的成員進(jìn)行刪減和調(diào)整權(quán)限。

通知：通知不是權(quán)限，勾選后會(huì)向當(dāng)事人發(fā)送一條通知消息。

文件柜管理權(quán)：該權(quán)限需要在職務(wù)權(quán)限中賦予，擁有此權(quán)限后可以創(chuàng)建文件柜，并且對(duì)所有已建立的文件柜都可以進(jìn)行刪除和編輯的操作。

3、上傳文件

進(jìn)入到已建立的文件柜，在該文件柜中具有讀寫(xiě)權(quán)的情況下可以通過(guò)“上傳文件”按鈕來(lái)上傳文件。也可以建立文件夾，在文件夾中上傳文件。

二、審批

企業(yè)中傳統(tǒng)的審批是采用手工簽核的方式，申請(qǐng)人需要拿著各種文件、單據(jù)往返于多個(gè)部門(mén)等候簽字蓋章。遇到簽核人外出，一份申請(qǐng)可能要擱置十天半月才能結(jié)案，管理者出差歸來(lái)，往往有一堆的單據(jù)需要簽核處理，效率十分低下。

今目標(biāo)中的審批是網(wǎng)絡(luò)化的審批工具，可以滿(mǎn)足企業(yè)多項(xiàng)審批需求，并且過(guò)程簡(jiǎn)單，不過(guò)度依賴(lài)流程，能夠有效的提升工作效率。

1、審批申請(qǐng)

企業(yè)中的任何人都可以建立申請(qǐng)。您可以直接選擇申請(qǐng)類(lèi)型建立自由審批，也可以選擇已經(jīng)設(shè)置好的審批流程，在申請(qǐng)類(lèi)型中目前只能使用系統(tǒng)中給出的類(lèi)型。

申請(qǐng)內(nèi)容需要由申請(qǐng)人手工輸入，與傳統(tǒng)的表單式審批相比更具有靈活性。如果企業(yè)中有規(guī)范的電子表單，也可以通過(guò)附件上傳到申請(qǐng)中。

在不使用審批流程的情況下，需要由申請(qǐng)人來(lái)指定審批人，并且只能指定第一級(jí)的審批人，下一級(jí)的審批人需要由第一個(gè)審批人在給出“同意”意見(jiàn)后再進(jìn)行選擇。

使用了審批流程的情況下，系統(tǒng)會(huì)將該流程涉及到審批人自動(dòng)顯示出來(lái)，當(dāng)?shù)谝患?jí)簽核結(jié)束后會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到下一級(jí)審批人簽核。但需要注意的是，當(dāng)審批流程中的級(jí)別設(shè)置為某一職務(wù)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)將隸屬于該職務(wù)下所有人員顯示出來(lái)，需要申請(qǐng)人或者審批人從中選擇需要進(jìn)行審批的人員。

申請(qǐng)?zhí)峤缓螅到y(tǒng)會(huì)給審批人推送一條消息，告知對(duì)方目前有待審批的申請(qǐng)。申請(qǐng)人可以隨時(shí)打開(kāi)申請(qǐng)查看審批進(jìn)度。

2、修改申請(qǐng)

審批申請(qǐng)?zhí)峤缓髮⒉荒艹坊睾蛣h除，如需要修改則需要審批人選擇“不同意”后返回到申請(qǐng)人處進(jìn)行修改和再次提交。

3、批復(fù)

審批人收到系統(tǒng)提醒后，進(jìn)入到“我的審批”中對(duì)待處理的申請(qǐng)進(jìn)行審批。在給出“同意”意見(jiàn)后，可以繼續(xù)選擇審批人，如不繼續(xù)選擇審批人，則此申請(qǐng)完成，返回到申請(qǐng)人處。如選擇不同意，該申請(qǐng)也會(huì)退回到申請(qǐng)人處。

4、歸檔

已經(jīng)建立的申請(qǐng)不允許刪除，可以通過(guò)“歸檔”將已建立的申請(qǐng)保存在“已歸檔”欄目下。并且，只有申請(qǐng)人才可以進(jìn)行歸檔的操作，在歸檔時(shí)可以作一個(gè)簡(jiǎn)短的歸檔說(shuō)明。

5、抄送

對(duì)于既不是申請(qǐng)人，也不是審批人，但需要了解到這個(gè)審批過(guò)程的人，可以通過(guò)“抄送”的方式來(lái)達(dá)到目的，申請(qǐng)人和審批人都可以進(jìn)行抄送，被抄送人可以通過(guò)“抄送給我的”欄目下進(jìn)行查看。

三、主線

主線是今目標(biāo)中的獨(dú)有功能，通過(guò)主線可以將今目 標(biāo)平臺(tái)上分散在不同參與人，不同功能模塊下的信息統(tǒng)一匯集在一條主線下，在團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行信息共享，讓參與人了解到事情發(fā)展的來(lái)龍去脈。情景一：有些工作內(nèi)容只發(fā)生在某個(gè)人或某些人之間，作為非直接參與人無(wú)法很直觀的了解到事情的進(jìn)展情況。

情景二：處理同一件工作使用到了多個(gè)功能模塊，例如：郵件，溝通，審批……，這些信息分散保存，無(wú)法將同屬于一件事情的信息匯總到一起。

（一）新建主線。

方法與建項(xiàng)目類(lèi)似。首先通過(guò)“添加主線”建立一個(gè)主題，并選擇加入到此主線中的參與人，主線中后續(xù)引用的內(nèi)容對(duì)參與人都是可見(jiàn)的。

如需要提醒到參與人，則提交主線前應(yīng)勾選“通知參與人”。主線創(chuàng)建后，接下來(lái)建立工作框。工作框可以建立多個(gè)。

工作框建立后，通過(guò)點(diǎn)擊工作框的 展開(kāi)可引用的模塊圖標(biāo)，將自己平臺(tái)上的內(nèi)容以及自己職權(quán)范圍內(nèi)可見(jiàn)的內(nèi)容引用到當(dāng)前的主線中，主線所有的參與人都可以引用內(nèi)容。

需要注意的是，引用時(shí)要 先選中一個(gè)工作框，這樣被引 用的內(nèi)容才會(huì)出現(xiàn)在該工作框下。目前可引用的模塊中備忘和文檔是允許新建的，也就是您可以在主線下直接新建備忘

或從本地上傳一個(gè)文檔到主線中。（如下圖）

對(duì)于被引用的內(nèi)容可以進(jìn)行編輯和刪除，參與人可以進(jìn)行回復(fù)并提醒到相關(guān)人，以此實(shí)現(xiàn)了信息共享和交流的目的。

問(wèn)題：

1、企業(yè)文件柜中的所有文件，管理員都可以刪除，對(duì)還是錯(cuò)？

2、文件柜中可以建幾級(jí)文件夾？

3、某公司員工，申請(qǐng)審批時(shí)，選擇自由流程，他可以選擇幾個(gè)審批人？

4、總經(jīng)理在審批員工發(fā)來(lái)的申請(qǐng)時(shí)，可以添加附件嗎？

5、哪些人有審批設(shè)置的權(quán)限？

6、公司小王發(fā)出審批申請(qǐng)之后，發(fā)現(xiàn)寫(xiě)錯(cuò)了，可不可以再重新修改申請(qǐng)或撤銷(xiāo)申請(qǐng)？

7、什么人可以建主線？主線的作用是什么？主線可以分級(jí)嗎？

8、在主線的工作框中，哪些內(nèi)容可以本地引用？

任務(wù)三 項(xiàng)目、任務(wù)、知識(shí)

一、項(xiàng)目

建立項(xiàng)目需要具有“新建項(xiàng)目權(quán)”，所以只要用戶(hù)的職務(wù)中具有此權(quán)限都可以建立項(xiàng)目。管理員可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要將此權(quán)限賦予給對(duì)應(yīng)的職務(wù)即可。

（一）新建項(xiàng)目

各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人都具有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限。創(chuàng)建過(guò)程：

1、選擇“項(xiàng)目”

2、點(diǎn)擊“新建項(xiàng)目”

3、進(jìn)入如下界面填寫(xiě)項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目編號(hào)（MIS00X）、項(xiàng)目描述、開(kāi)始時(shí)間、完成時(shí)間、進(jìn)度、負(fù)責(zé)人（默認(rèn)為創(chuàng)建人）、參與人。如下圖：管理信息系統(tǒng)項(xiàng)目。

注：參與人，可選一個(gè)或多個(gè)本班同學(xué)。

4、提交后，系統(tǒng)將會(huì)給所有的參與人發(fā)送一條系統(tǒng)提醒。

5、建好項(xiàng)目后，如果項(xiàng)目中有人員變動(dòng)。可以點(diǎn)擊打開(kāi)本項(xiàng)目，選擇“人員”選項(xiàng)卡，可刪除或添加參與人。

（二）分配項(xiàng)目

如果您只是項(xiàng)目的創(chuàng)建人而不是負(fù)責(zé)人，可以通過(guò)“分配項(xiàng)目”來(lái)重新指定負(fù)責(zé)人。

此操作需要具有項(xiàng)目管理權(quán)，在擁有此權(quán)限的情況下，即使不是您創(chuàng)建的項(xiàng)目也可以進(jìn)行“分配項(xiàng)目”的操作。

（三）建立子項(xiàng)目

當(dāng)需要完成的工作周期較長(zhǎng)，或者有多項(xiàng)工作任務(wù)及多個(gè)負(fù)責(zé)人時(shí)，可以在項(xiàng)目中建立子項(xiàng)目。將工作拆分成若干個(gè)階段性的工作，有助于目標(biāo)的達(dá)成。

只有負(fù)責(zé)人才可以建立子項(xiàng)目，每個(gè)子項(xiàng)目都可以設(shè)置不同的負(fù)責(zé)人，根項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人有權(quán)利變更子項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

（四）項(xiàng)目協(xié)商

對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程的掌控決定了項(xiàng)目的成敗，從很多案例中可以看出溝通不暢是造成項(xiàng)目失敗的關(guān)鍵因素。例如，項(xiàng)目進(jìn)行中已經(jīng)出現(xiàn)了問(wèn)題，但執(zhí)行者沒(méi)有主動(dòng)上報(bào)，或上報(bào)流程太繁瑣，往往收到處理反饋時(shí)事情已經(jīng)到了無(wú)法解決的地步。

項(xiàng)目中的協(xié)商就是針對(duì)這一問(wèn)題提供的解決方案。通俗來(lái)講，協(xié)商就是“掛問(wèn)題”，項(xiàng)目所有參與人都可以發(fā)表協(xié)商，將執(zhí)行中的各項(xiàng)問(wèn)題或者進(jìn)度等進(jìn)行匯報(bào)，提交后協(xié)商內(nèi)容會(huì)通過(guò)系統(tǒng)提醒自動(dòng)推送到負(fù)責(zé)人及所有參與人眼前，在第一時(shí)間獲知最新進(jìn)展及給出相關(guān)反饋。

（五）項(xiàng)目文檔

項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量文檔，通過(guò)項(xiàng)目文檔，可以將屬于同一項(xiàng)目的文檔匯集在一起，方便參與人調(diào)取查詢(xún)。

項(xiàng)目參與人員，選擇“文檔”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“添加文檔”，可上傳跟本項(xiàng)目有關(guān)的文件。

（六）項(xiàng)目活動(dòng)記錄

活動(dòng)記錄是指這個(gè)項(xiàng)目從開(kāi)始到結(jié)束所有的操作動(dòng)作，記錄了項(xiàng)目所有參與人在項(xiàng)目中所進(jìn)行的操作。通過(guò)活動(dòng)記錄，可以看到誰(shuí)在什么時(shí)間進(jìn)行了哪些操作。

（七）撤銷(xiāo)項(xiàng)目

項(xiàng)目建立后就不允許刪除，只能進(jìn)行編輯或撤銷(xiāo)。撤銷(xiāo)后的項(xiàng)目或子項(xiàng)目將不顯示在項(xiàng)目列表中，可以通過(guò)“狀態(tài)過(guò)濾”出已撤銷(xiāo)的項(xiàng)目，并進(jìn)行恢復(fù)。

二、任務(wù)

除了那些需要多個(gè)部門(mén)協(xié)同、執(zhí)行周期長(zhǎng)、內(nèi)容復(fù)雜的大項(xiàng)目工作，在企業(yè)中，還有大量常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)等需要管理和分派。對(duì)于這種較輕量級(jí)的工作，就可以使用任務(wù)工具來(lái)完成。特別是很多的管理者總喜歡口頭式的派發(fā)工作，由于沒(méi)有記錄，雙方溝通不暢導(dǎo)致任務(wù)完成卻不是管理者期望的那樣，使用任務(wù)管理就可以很好的解決這些問(wèn)題。

（一）派任務(wù)

通過(guò)任務(wù)管理，可將常規(guī)工作以及臨時(shí)的小任務(wù)派發(fā)給某參與人。當(dāng)有一件工作需要來(lái)完成時(shí)，就可以通過(guò)“派任務(wù)” 創(chuàng)建一張任務(wù)表單。要求創(chuàng)建人將需要完成的工作內(nèi)容及需要 達(dá)成的結(jié)果進(jìn)行描述，并為該項(xiàng)任務(wù)選擇完成的時(shí)間點(diǎn)及負(fù)責(zé)人等。

操作步驟：

1、選擇“任務(wù)”選項(xiàng)卡

2、點(diǎn)擊“派任務(wù)”

3、提交后，該項(xiàng)任務(wù)為待接收狀態(tài)。任務(wù)中的負(fù)責(zé) 人將會(huì)接收到來(lái)自系統(tǒng)的一條提醒消息，告知當(dāng)前 有項(xiàng)任務(wù)由自己負(fù)責(zé)來(lái)完成。

4、負(fù)責(zé)人進(jìn)入到該項(xiàng)任務(wù)頁(yè)面后，可以選擇“接收任務(wù)”或者“拒絕任務(wù)”。接收任務(wù)后，該項(xiàng)任務(wù)顯示為進(jìn)行中狀態(tài)，表示該項(xiàng)任務(wù)正式開(kāi)始執(zhí)行，系統(tǒng)將自動(dòng)提醒任務(wù)創(chuàng)建人和參與人。選擇拒絕任務(wù)后，該項(xiàng)任務(wù)直接退回到創(chuàng)建人處。

（二）執(zhí)行任務(wù)

任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程可以通過(guò)“添加任務(wù)事件”來(lái)進(jìn)行記錄。

對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問(wèn)題或者是需要大家來(lái)商榷的問(wèn)題，可以通過(guò)任務(wù)中的“討論區(qū)”快速發(fā)起參與人之 間的主題討論，提交的內(nèi)容會(huì)自動(dòng)保存在討論區(qū)中，方便日后對(duì)該項(xiàng)任務(wù)的查詢(xún)和回溯。

任務(wù)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各類(lèi)文檔，為了便于管理和查 找，通過(guò)“文檔區(qū)”來(lái)保存與此項(xiàng)任務(wù)相關(guān)的所有文檔。

在“任務(wù)看板”下會(huì)按時(shí)間先后順序顯示關(guān)于此項(xiàng)任務(wù)的所有活動(dòng)項(xiàng)，匯集了來(lái)自任務(wù)事件、討論區(qū)和文檔區(qū)的所有內(nèi)容。

（三）完成任務(wù)

任務(wù)完成后，需要由負(fù)責(zé)人來(lái)進(jìn)行任務(wù)總結(jié)并且完 成“提交完成”的動(dòng)作。提交后，該任務(wù)為待審核狀態(tài)，需要由任務(wù)的創(chuàng)建人“處理審核”。任務(wù)創(chuàng)建人可以給出“同意”或“不同意”的意見(jiàn)，如同意則任務(wù)完成，不同意則重新退回到負(fù)責(zé)人處繼續(xù)進(jìn)行。

（四）撤銷(xiāo)任務(wù)

任務(wù)創(chuàng)建后不允許刪除，只能由任務(wù)創(chuàng)建人進(jìn)行撤銷(xiāo)的操作，任務(wù)撤銷(xiāo)后將不允許其他人再向任務(wù)中添加內(nèi)容，已撤銷(xiāo)的任務(wù)允許“恢復(fù)任務(wù)”。

三、知識(shí)

企業(yè)在長(zhǎng)期的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中積累了不少的智慧和經(jīng)驗(yàn)，但由于缺少規(guī)范的收集整理，這些寶貴的知識(shí)財(cái)富都沒(méi)有得到很好的利用，以至于造成了企業(yè)中人員離職經(jīng)驗(yàn)流失，相同的錯(cuò)誤重復(fù)出現(xiàn)等問(wèn)題。知識(shí)模塊就是幫助企業(yè)來(lái)構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的沉淀、共享和學(xué)習(xí)。

1、知識(shí)庫(kù)管理

在使用知識(shí)前，應(yīng)先設(shè)計(jì)好知識(shí)庫(kù)的架構(gòu)，根據(jù)企業(yè)需要的知識(shí)和已有的知識(shí)建立知識(shí)庫(kù)中的分類(lèi)和標(biāo)簽。方便后續(xù)新建知識(shí)時(shí)可以準(zhǔn)確的提交在對(duì)應(yīng)的分類(lèi)下，便于查找和管理。

知識(shí)的分類(lèi)最多可建立五級(jí)，在一級(jí)分類(lèi)下可以創(chuàng)建知識(shí)標(biāo)簽，用于區(qū)分知識(shí)類(lèi)別。當(dāng)知識(shí)分類(lèi)中已經(jīng)存在知識(shí)點(diǎn)時(shí)分類(lèi)是不允許刪除的，有下級(jí)子分類(lèi)時(shí)上級(jí)分類(lèi)也是不允許刪除的。

2、提交知識(shí)

默認(rèn)企業(yè)中的所有成員都可以通過(guò)“我的知識(shí)”來(lái)新建知識(shí)，提交后則需要企業(yè)中具有知識(shí)審核權(quán)的人審核后才能發(fā)布，如果企業(yè)將知識(shí)設(shè)置為不需要審核，則直接提交到知識(shí)庫(kù)中。

您可以在“我的知識(shí)”頁(yè)簽下查看處于各種狀態(tài)的知識(shí)。需要注意的是，只有已拒絕和草稿箱中的知識(shí)可以刪除，否則只要發(fā)布成功的知識(shí)都不允許刪除，只能編輯和撤銷(xiāo)。

除新建知識(shí)外，在今目標(biāo)平臺(tái)的評(píng)閱日志、計(jì)劃，項(xiàng)目協(xié)商，論壇等模塊下的內(nèi)容也可以通過(guò)“加入知識(shí)”按鈕快速的添加到知識(shí)庫(kù)中來(lái)，不漏掉任何的知識(shí)資源。

3、審核知識(shí)

當(dāng)企業(yè)的知識(shí)發(fā)布設(shè)置為需要審核時(shí)，則具有知識(shí)管理權(quán)的成員將負(fù)責(zé)審核知識(shí)的發(fā)布。在“審核知識(shí)”頁(yè)簽下顯示待發(fā)布的知識(shí)，管理員可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行發(fā)布或拒絕的操作。

問(wèn)題：

1、哪些人有創(chuàng)建項(xiàng)目的權(quán)限？

2、建好的項(xiàng)目能不能刪除？

3、公司總經(jīng)理讓手下小王建了一個(gè)項(xiàng)目，但總經(jīng)理想看到整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

4、如果項(xiàng)目中的某個(gè)參與人，在工作推進(jìn)過(guò)程中遇到了問(wèn)題，他該使用項(xiàng)目中的哪個(gè)功能？

5、項(xiàng)目中的資料或文檔應(yīng)放在哪里？

6、如果要修改項(xiàng)目中的參與人員，在哪修改？

7、公司總經(jīng)理讓手下小王派任務(wù)給小李，但總經(jīng)理想看到整個(gè)任務(wù)的進(jìn)展情況，小王該怎么做？

8、任務(wù)可刪除嗎？

9、任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中有爭(zhēng)議的問(wèn)題或者是需要大家來(lái)商榷的問(wèn)題，通過(guò)什么進(jìn)行？

10、任務(wù)事件的作用是什么？

11、修改任務(wù)中的參與人應(yīng)怎么做？

12、哪些人可以派任務(wù)給別人？

13、今目標(biāo)的哪些模塊內(nèi)容可以加入知識(shí)庫(kù)中？

14、知識(shí)庫(kù)中的內(nèi)容是不是所有人都可以看到？

第五篇：OA辦公系統(tǒng)對(duì)公司管理的作用

OA辦公系統(tǒng)對(duì)公司管理的作用

OA辦公系統(tǒng)把公司的各個(gè)部門(mén)緊密聯(lián)系在一起,強(qiáng)化了機(jī)構(gòu)內(nèi)部員工之間,部門(mén)之間的信息交流與協(xié)同工作,使得機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公,業(yè)務(wù)流程都能在內(nèi)部局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行,相互間可以親密地交流協(xié)作!辦公的自動(dòng)化讓工作就變得輕松有趣,更符合人性,更容易發(fā)揮人的智慧和積極性。今天完整的OA系統(tǒng)將真正與公司的經(jīng)營(yíng)掛鉤，從效率經(jīng)濟(jì)達(dá)到更好的服務(wù)于管理，從而提升公司的整體市場(chǎng)反應(yīng)能力。

下面分別從促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策、公司工作流程的管理、目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理、公司電子協(xié)作環(huán)境、實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)信息化、推進(jìn)公司文化建設(shè)、加快知識(shí)型公司轉(zhuǎn)型等方面闡述OA系統(tǒng)的作用。

一、領(lǐng)導(dǎo)辦公與決策

依托OA系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，公司領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各式文件，調(diào)閱最新動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)(業(yè)務(wù)報(bào)表)，監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、項(xiàng)目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。

二、公司工作流程的管理

公司的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的公司需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。

利用OA系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)公司內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊，除公文外，例如向采購(gòu)、資金申請(qǐng)、網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)等等供流轉(zhuǎn)使用，降低公司員工花費(fèi)在找人簽批、審核等上面的時(shí)間，可以把更多的精力投入到本職工作，領(lǐng)導(dǎo)可以實(shí)時(shí)察看流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)督，很方便的發(fā)現(xiàn)工作停滯的環(huán)節(jié)。

三、目標(biāo)管理和項(xiàng)目管理

目標(biāo)管理是現(xiàn)代公司根據(jù)公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、組織目標(biāo)運(yùn)用系統(tǒng)化的管理方式，把各項(xiàng)管理事物展開(kāi)為：有主次的、可控的、有效和高效的管理活動(dòng)，激勵(lì)員工，共同參與，以實(shí)現(xiàn)組織和個(gè)人目標(biāo)，努力工作的過(guò)程。

通過(guò)OA系統(tǒng)中計(jì)劃管理功能模塊，個(gè)人、部門(mén)逐日、逐周、逐月向上級(jí)管理人員、管理部門(mén)逐層匯報(bào)工作計(jì)劃完成情況，并被檢查和考評(píng)，工作計(jì)劃的歸檔管理便于月末、季度末、年末進(jìn)行查詢(xún)和總結(jié)。

公司常常面臨部門(mén)之間的合作及公司中分布式項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的交流協(xié)作問(wèn)題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)經(jīng)常要交換各自的想法并且布置下一階段的任務(wù)。分布式的團(tuán)隊(duì)中的項(xiàng)目管理常會(huì)碰到跨部門(mén)和跨地區(qū)等種種障礙。

OA系統(tǒng)提供項(xiàng)目協(xié)作功能，可隨時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展和各協(xié)作部門(mén)的進(jìn)度及狀況。項(xiàng)目協(xié)作包括：

-項(xiàng)目相關(guān)信息：了解項(xiàng)目背景、大概情況利于盡快切入項(xiàng)目中。-項(xiàng)目任務(wù)及分解：了解各階段進(jìn)展情況，做好分工協(xié)作安排。-項(xiàng)目信息實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)：了解項(xiàng)目實(shí)施動(dòng)態(tài)，以便采取相應(yīng)措施。

四、公司電子協(xié)作環(huán)境

溝通是公司領(lǐng)導(dǎo)與員工日常工作的重要環(huán)節(jié)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的辦公方式加強(qiáng)了人與人之間、部門(mén)與部門(mén)之間，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間，提高了工作效率，保證了及時(shí)決策。

電子郵件、BBS、在線交談、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等是OA系統(tǒng)中常用的電子溝通手段。會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、工作研討、情報(bào)資料等等都可以通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行交流，不僅省卻了找人、等人的時(shí)間，而且使溝通更及時(shí)、更充分。

五、促進(jìn)部門(mén)的信息化

現(xiàn)代應(yīng)用軟件系統(tǒng)越來(lái)越走向?qū)I(yè)化，軟件廠商開(kāi)發(fā)的多是信息化程度要求高的業(yè)務(wù)部門(mén)的應(yīng)用軟件如財(cái)務(wù)管理軟件、人力資源管理軟件、客戶(hù)管理系統(tǒng)等等并形成體系和市場(chǎng)規(guī)模。但對(duì)公司的有些部門(mén)信息化缺乏相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)應(yīng)用軟件來(lái)解決繁瑣的工作。

OA系統(tǒng)在信息發(fā)布、文檔管理、工作流管理這三個(gè)方面有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，利用這些特性可以針對(duì)性的開(kāi)發(fā)一些部門(mén)的應(yīng)用軟件，提高這些部門(mén)的信息化程度，例如：

合同管理，將日常合同計(jì)算機(jī)管理的應(yīng)用層面由簡(jiǎn)單的合同登記、打印、存檔擴(kuò)展到合同審批、報(bào)表統(tǒng)計(jì)生成、分類(lèi)專(zhuān)門(mén)管理、歸檔設(shè)置等各個(gè)方面，突出在實(shí)際運(yùn)作中公司的合同管理中至關(guān)重要的方面，涵蓋了在合同登記、分級(jí)審批、分類(lèi)整理、報(bào)表生成、合同歸檔等方面的全面管理，將公司合同范圍內(nèi)的各類(lèi)文件資源、信息資源、知識(shí)資源有效地集中管理起來(lái)。

檔案管理，管理公司各職能活動(dòng)中形成的歸檔文件，歸檔的文件按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822-89、GB9705-88等檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行類(lèi)目設(shè)置和案卷目錄的編排，允許用戶(hù)根據(jù)具體的情況和上級(jí)要求靈活修改類(lèi)目的設(shè)置，自動(dòng)加順序號(hào)、支持案卷打印，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表、檔案借閱管理。

六、推進(jìn)公司文化建設(shè)

通過(guò)OA系統(tǒng)，每一個(gè)員工可以對(duì)公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見(jiàn)、公司的規(guī)章制度、刊物等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強(qiáng)公司的凝聚力。

另外OA系統(tǒng)為員工積極參與公司的管理開(kāi)辟了通道，OA系統(tǒng)中的功能模塊員工建議箱建立了員工與公司溝通的一個(gè)有效渠道，意見(jiàn)箱為使各員工暢所欲言特別針對(duì)敏感性問(wèn)題設(shè)計(jì)了匿名功能，管理層通過(guò)員工的意見(jiàn)和改進(jìn)建議，了解員工想法及時(shí)解決提出的問(wèn)題，營(yíng)造良好的氛圍。調(diào)動(dòng)員工關(guān)心公司、熱愛(ài)公司、積極參與公司管理的積極性。

七、加速知識(shí)型公司的轉(zhuǎn)型

OA系統(tǒng)還提供了學(xué)習(xí)功能和知識(shí)共享機(jī)制。現(xiàn)代OA系統(tǒng)的核心是知識(shí)的管理，目的幫助公司發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有和潛在的知識(shí)，并在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候?qū)⒄_的知識(shí)傳遞出去，使公司員工在實(shí)踐中學(xué)會(huì)采用最為合適的行動(dòng)，避免重復(fù)錯(cuò)誤和重復(fù)勞動(dòng)。

文件管理把分散在員工手中，或散落在各處的對(duì)公司員工工作有幫助的信息資料、方法和理論知識(shí)等分類(lèi)沉淀在系統(tǒng)中。供公司所有員工共享使用，也可設(shè)定使用權(quán)限。

培訓(xùn)系統(tǒng)，把培訓(xùn)員工的材料知識(shí)、規(guī)范制度以及所有有價(jià)值的文稿資料都納入系統(tǒng)中，供員工以各種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。這種培訓(xùn)完全可以不受時(shí)間、空間的限制。

八、促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)

OA的數(shù)據(jù)透明可促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)，以O(shè)A為代表的協(xié)作型OA多維度的展現(xiàn)員工的工作業(yè)績(jī)和效果，圖文并茂并且數(shù)據(jù)共享透明，員工的工作量的高低一目了然，從而使得每一員工都會(huì)與其他員工競(jìng)爭(zhēng)工作量和工作效果。

總結(jié)：OA系統(tǒng)屬于成熟的應(yīng)用軟件，并且客戶(hù)化靈活，OA項(xiàng)目和公司其他信息化項(xiàng)目相比投資小、實(shí)施周期短、風(fēng)險(xiǎn)低，應(yīng)用效果也是多方面的，一個(gè)更顯著的差別是OA項(xiàng)目是一個(gè)以人為本的項(xiàng)目，說(shuō)白了它是一個(gè)以管理信息為表現(xiàn)形式實(shí)質(zhì)是管理人力和組織協(xié)作模式的一個(gè)系統(tǒng)，不同于其他以資金（財(cái)務(wù)系統(tǒng)）或網(wǎng)絡(luò)集成為主體的固定資產(chǎn)化項(xiàng)目,所以要想使OA系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到預(yù)定的效果，一方面要重視推廣的策略與方法，另一方面軟件提供的功能與公司的管理模式和方法相融合尤為重要。

九、信息集成

現(xiàn)代公司中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著公司一些經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的，智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把公司原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使公司員工能有效獲取處理信息，提高公司整體反應(yīng)速度。

十、對(duì)各級(jí)別員工的作用

對(duì)于一般的公司員工而言，就是流程清晰、權(quán)責(zé)明確的工作處理系統(tǒng)，它可以幫助員工從以往繁瑣、勞累的傳統(tǒng)人工業(yè)務(wù)處理模式中解放出來(lái)，從以往的紙張辦公和人工傳達(dá)革新為無(wú)紙化辦公、自動(dòng)化辦公，讓工作的效率大為提高，同時(shí)還可以便捷地了解工作的進(jìn)程和完成情況，避免了以往辦公模式下可能發(fā)生的工作遺漏情況，不僅為個(gè)人帶來(lái)了有益的幫助，也為公司有效避免了損失。同時(shí)，無(wú)紙化、自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)能夠讓員工感受到工作的壓力減輕，效率提升，讓員工可以享受到更加良好的辦公手段和環(huán)境，減輕壓力和負(fù)擔(dān)，從而使其更加愉快、高效、準(zhǔn)確地開(kāi)展和完成各項(xiàng)工作。

對(duì)于公司的中層管理者而言，就是一套完備的信息管理系統(tǒng)，它能讓中層管理者方便快捷地對(duì)于下屬的各級(jí)員工的執(zhí)行情況一目了然，在日常的辦公中可以及時(shí)了解具體工作的進(jìn)度和執(zhí)行情況，同時(shí)還可以在有需要進(jìn)行信息發(fā)布和溝通時(shí)在這一平臺(tái)上快速實(shí)現(xiàn)，保證信息的精確傳達(dá)。通過(guò)對(duì)辦公和業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)控與分析，管理人員可以方便地對(duì)數(shù)據(jù)和記錄進(jìn)行分析，進(jìn)而提煉出對(duì)管理有進(jìn)的信息，把握工作進(jìn)度，監(jiān)督執(zhí)行效果，降低可能存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，提高管理的效率，優(yōu)化管理效果。

對(duì)于公司的高層管理者而言，通過(guò)辦公系統(tǒng)的實(shí)施，可以便捷地獲取公司在管理運(yùn)作過(guò)程中的各種詳細(xì)記錄，通過(guò)對(duì)這些記錄和反饋情況的歸類(lèi)與分析，為進(jìn)行決策和管理改進(jìn)提供詳盡而可靠的依據(jù)。集中了日常辦公與其它事務(wù)管理的詳盡信息，這些清晰而完備的信息紀(jì)錄對(duì)于公司而言就是以往管理的完整軌跡，在需要對(duì)以前管理的利弊得失進(jìn)行分析時(shí)，就能派上大用場(chǎng)，因而公司的高層管理者就可以獲得第一手的決策依據(jù)。

信息開(kāi)發(fā)科 2014.5.17