第一篇：企業為什么要用OA協同管理軟件

企業為什么要用OA協同管理軟件

一個懂得使用現代化管理的企業將為企業帶來更大的效率和效益，辦公速度和質量的提高是直接影響了一整個團隊乃至企業的執行力的提升的！所以現在很多企業已經開始運用OA自動化辦公系統來運行整個公司了。

那么什么是OA呢？

英文OFFICE AUTOMATION簡稱OA，翻譯過來的話就是辦公自動化。工作環境就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。

我們看看現在OA究竟能給企業帶來什么！

OA軟件經過10多年在市場上的摸爬打滾，OA辦公協同管理的理念已深入人心，以人和組織為基礎的協同OA系統，建立高效協同的運營管理模式，提升管理的生命力，成為企業信息化的不二選擇:

一、發展速度快，給企業帶來更多的商業價值

近幾年來，OA協同管理軟件發展非常迅速，據有關數據顯示，未來三年協同OA整體市場將以年復合增長率30%的速度增長，從低端到高端，從傳統型轉向現代型，不斷為企業的發展注入了鮮活血液，我們知道，傳統OA軟件，信息交流往往是上下級溝通、管理執行的瓶頸，而通過協同OA可以靈活地實現點對點交流，點對面交流，信息交流與

工作協同可以在鼠標點擊的一個瞬間完成，突破信息管理瓶頸；協同OA還能夠為企業量身定制各類門戶，實現信息化的統一更新和發布……協同OA發展至今，已經成為企業在組織管理、知識管理、流程管理、計劃管理、集團管控等方面不可或缺的支撐。所以：OA應用系統已經成為企業提升效率的必備之選。

二、OA系統，中小企業管理的福音

大家都聽說過ERP類系統，ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業管理軟件。它將包含客戶/服務架構，使用圖形用戶接口，應用開放系統制作。除了已有的標準功能，它還包括其它特性，如品質、過程運作管理、以及調整報告等。其價位小則幾十萬，動則上百萬，甚至是千萬級的也比比皆是。ERP對操作者本身的要求也是相當要求高（具有電腦敏感度才能短期能上手）且整個實施過程中人力、物力、財力的支持無疑加劇了企業的運營成本，導致企業望而卻步。而OA系統無疑彌補了這一空白，為中小企業管理信息化打開了一扇門，為中小企業管理信息化打開了一扇門。如今，國內市場上的協同OA產品種類繁多，考慮到不同對象的信息化預算承受能力，面向不同的用戶群體，有不同的應用和不同的價位。

三、節約企業人力成本和日常運營成本

使用OA系統后，組織行為更高效，過去，企業行政部分需要十幾人才能做好的事情，現在由2、3個人在電腦上操作就能完成，人力成本大大降低。還有諸如電話費、紙張、油墨、差旅費等累計起來的日常運營

成本，一套OA系統一次投入也就幾萬塊，使用時間卻有很多年，平均成本其實很低。說到這里不得不提江蘇昊光軟件有限公司的昊光OA項目管理平臺軟件。該軟件具有合同管理能力，眾所周知銷售合同是企業生存的命脈，當企業面對大量的合同時需要專人進行跟蹤管理，管理的程度又有人為因素所影響（合同管理者的技能因素，責任心等），昊光OA集合多部門共同管理包含業務部，財務部及總經理等形成多方監管，對合同簽訂、實施、收款、開票、尾款等全方位系統化的跟蹤，使企業百密無一疏。換句話說，監督好其中某項合同，企業使用OA的成本即可收回。

四、構建企業信息化良好基礎

隨著企業規模的不斷擴大，人員日益增加，部門分割加劇，企業人員流動性日顯突出，管理成本加大。交接過程中資源的管控尤為重要。企業對信息化的依賴程度越來越高。OA系統作為信息化的基礎管理軟件，具有簡單、易用、部署快、效果明顯不會因人員的流動給企業帶來無形的損失。

簡單闡述，相信做為企業管理者心中自有定數。

此外不可否認的是，當前的OA市場魚龍混雜，不少OA產品通過盜版、破解等渠道獲得，以及某些個人名義或業余愛好者用低端的開發語言設計的OA軟件也拿到市面上銷售。用戶必須認清OA產品的真實情況，選擇像昊光OA這樣，由正規軟件公司研發的、技術先進、平臺優秀、質量可靠的OA產品，才能發揮其真正的應用價值，為企業信息化部署打好堅實的基礎。江蘇昊光軟件有限公司將為您提供專業高效

貼心的服務。

第二篇：為什么要用企業管理軟件

為什么要用企業管理軟件

● 同一商品，供貨商有多家，搞不清哪個供貨商的供貨價是多少，哪家價格最低，咱從哪家進的貨最多，咱的進貨成本是否最低；同一商品，客戶不同，售價不同，搞不清哪個客戶什么時候購買的，買了多少，什么價格買的……

● 不經意間有些客戶欠款太多，壞帳風險過高，往來業務太多，不能實時監控客戶應收（付）款；當月與客戶的往來帳務有哪些，客戶在什么時間購什么貨，有沒有退 貨，退了多少；發生多少貨款，多少運費；已回款多少，累計前款多少；與客戶對帳時很被動，這些數據收集很困難；這些數據不能及時了解，只有到月底財務給的 報表才知道，財務給的數據準不準，無法驗證……

● 當月發生了哪些運營費用，分別是多少，什么時候發生的，與哪些業務相關；與上期相比總體費用時多了還是少了，哪些地方的費用增長比較快，需要注意控制……

● 商品品種多，記不清規格、型號、產地；各商品庫存還有多少；有沒有庫存不足，有沒有庫存超儲；缺什么貨，積壓什么貨；缺多少，積壓多少……

● 庫存商品，是從哪里進的，進了多少，什么價格進的；賣到哪里去了，賣了多少，什么價格賣的；倉庫中的貨數量有多少，這些貨價值多少錢……

● 庫存盤點時，不能及時準確的得到各庫存商品的賬面庫存匯總數據，無法真正監控、檢查庫促是否存在漏洞，發現賬面數據與庫存不相符，又找不到原因，不能及時改正工作方式方法，無法降低不必要的庫存商品損耗……

● 當月的經營狀況如何，銷售額有多少，成本有多少，毛利有多少，應收帳款有多少，收回多少，應付帳款多少，付了多少；什么商品銷售額最大，什么商品利潤最大，什么商品利潤率最大，哪個客戶給我慢帶來的利潤最高……

● 當月公司各個銀行賬戶的資金變化是怎樣的，各賬戶余額還有多少？什么時候各支出了多少錢？

● 家底有多少……

● 手工記帳太繁瑣，易出錯，查找信息麻煩且浪費時間；想用軟件，又擔心軟件太復雜太專業，不容易操作……

公司越來越大就會有兩種情況出現：

1、如果之前都是老板管理所有的細節，企業越大，老板就會感到越來越累，因為事情越來越多了。這個時候就會出現兩種情況，一是自己累就累些，多做些吧；二是把權力下放，給中層管理人員。第一種我們沒辦法評判，因為這里面有成功的，也有更多不成功的；我們來分析第二種，分權之后必定會二個問題：第一權力如何監督；第二溝通成本增加。第一個問題現在流行的方法是靠制度，第二個問題除了很多公司減少會議，定期溝通方法之外。現在是趨勢只能使用軟件平臺。軟件有什么好處，我想上面

已經有答案了。制度如何落實，必須工作標準化。溝通成本如何減少，軟件平臺上至少可以減少2/3.應用進銷存軟件顯而易見的好處有哪些？

1）公司從此可以告別手工開單，打印出整齊漂亮的送貨單，這關系到公司的形象，也關系到公司的內部管理，因為這樣一來公司的賬目會更清楚。

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（2）可以隨時檢查自己的經營情況，一切相關的查詢和統計可以在瞬間完成。

（3）由于員工可以在一種規范的環境中作業，公司業務和管理化、制度化，管理水平會上一個臺階。

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（4）如果您是老板，現在您自己可以隨時查詢公司的各種數據。

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（5）對于客戶的各種查詢，可以提高反應的速度。例如有客戶詢問能否供應10套“TOTO”洗臉盆，您在電腦里查一下就清楚了，而且還可以立即知道上次賣給這個客戶的價格是多少。

（6）公司的賬目會很清楚，月底只要打印每個客戶的月結單，就可以跟客戶對賬、收賬，哪些賬快到期、哪些賬已過期一目了然。

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（7）如果公司剛接了一個定單，可以根據定單成批地查一下哪些貨已經有、還缺哪些貨，就可以及時備料生產。

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（8）還有庫管人員，通過管理系統平臺，能夠顯著降低庫存周轉，通過異地調撥最大限度的利用有效庫存，以及時處理季節滯銷商品及殘次品。充分激活庫存商品，有效利用現有庫存。

第三篇：OA企業協同辦公系統解決方案

OA企業協同辦公系統解決方案

一、OA協同辦公系統的作用

OA辦公自動化系統是企業除了生產控制之外的信息處理與管理的集合。對于單位的領導來說，OA是決策支持系統，能夠為領導提供決策參考和依據；對于中層管理者來說，OA是信息管理系統；而對于普通管理者來說，OA又是業務處理系統。OA能夠為企業的管理人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效、愉快的工作。

規范管理，提高工作效率：

通過工作流系統，員工不用拿著各種文件、申請、單據（比如：公文會簽、計劃日志、用款報銷等工作流程審批）在各部門之間跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，這些工作都可在網絡上進行。一些處理彈性大而不易規范的工作流程也可變得井然有序。同時由于系統設定的工作流程是可以變更的，可以隨時根據實際情況來調整不合理的環節，為企業流程的重組提供有效的事實依據。

節省運營成本：

OA平臺最主要的特點之一是實現無紙化辦公，無紙化辦公節約了大量的紙張及表格印刷費用；工作審批流程的規范可為員工節省大量工作時間；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低電話費及差旅費用。

消除信息孤島、資源孤島：

OA協同辦公平臺的協同性可以徹底消除由于企業內部各業務系統相互獨立、數據不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理維護工作量大等因素形成的一個個“信息孤島”、“資源孤島”。

實現知識傳播：

實現企業對其最重要資產――知識的高效管理、積累沉淀、傳播、應用。完全擺脫人員流動造成的知識的流失。

提高企業競爭力、凝聚力：

員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企事業的單位的內部凝聚力將大大增強。

二、OA的功能特點 ☆ 適用，符合日常辦公習慣

適用性是系統設計的第一原則，OA站在最終用戶的立場上，在適用操作、業務處理、功能展示等一系列問題上進行了深入研究。

☆ 成熟性與先進性

產品采用三層結構模式，系統開發采用微軟目前最成熟先進的.net技術，數據庫采用微軟的SQL SERVER 2000既保證當前系統的高可靠運行，又使系統能夠適應未來技術的發展，滿足業務不斷變化的需要。

支持工作流正文內容筆跡留痕、手寫簽名、電子公章。☆ 安全、可靠、穩定性

系統在實際運行中可能含有大量的用戶機密信息，需要對使用信息進行嚴格的權限管理。系統采用分級管理、統一授權和全面安全跟蹤等方式進行權限管理。

☆開放性與可擴展性 系統采用開放的可擴充模塊結構，保證以后可以方便地升級以及在同一平臺上擴充其他業務功能。☆ 高度自定義

系統的組織機構、職務角色、工作表單、工作流程、桌面顯示風格、甚至部分功能模塊也可由用戶自定義。

☆ 易學易用易管理

系統采用B/S，客戶端通過IE瀏覽器訪問，功能設計直觀，操作簡便，復雜的功能模塊內即有使用說明，用戶使用基本無需培訓。

☆ 支持集團辦公模式

支持集團辦公，集團各機構之間的用戶可以允許或禁止互相訪問。☆ 支持與ERP系統的連接(破解版支持用友，暫時沒金蝶接口)開放的數據庫結構，獨立的工作流引擎，支持用戶自定義中間數據庫，使ERP的數據進入OA流程，表單審批、流轉結束以后的數據可以提供給ERP系統使用。

三 OA功能介紹 功能模塊 工作流 新聞公告 電子郵件 文檔中心 工作計劃 工作報告 行政綜合 任務安排 個人辦公 模塊內容簡要說明

表單制作、流程設定、審批處理、流程催辦、流程統計等。

包含“公告管理”、“新聞管理”，管理新聞公告的擬稿、審核、發布與查詢；可自定義增加發布欄目。

內部郵件、POP3郵件收發，郵件管理。

公共文件夾的建立與權限分配，文件上傳與管理。

部門或個人周計劃、月計劃的起草、審核、發布及執行反饋。

撰寫工作日報、周報、月報或其他總結匯報，可提交上級審閱。

包含“調查投票”、“員工評選”、“外出登記”、“重要提醒”、“費用管理”、“通訊錄”、“考勤管理”等7個子模塊。

工作任務下達、執行、轉發，任務執行進度監控。

包含“個人日程”、“工作日志”、“個人文件夾”、“個人設置”、“個人通訊錄”、“常用鏈接”等6個子模塊。

企業文化 手機短信 知識管理 會議管理 車輛管理 用品管理 資產管理 圖書管理 合同管理 證照管理 包含“電子論壇”、“電子期刊”、“成長歷程”、“企業格言”、“歡迎新同事”、“文體活動”等6個子模塊。

通過網關收發手機短信，可以建立個人通訊錄、常用短語。

知識文檔的分類，知識的建立與查詢。

會議的計劃安排登記，會議紀要管理，會議查詢管理。

車輛資料記錄、車輛使用管理、用車申請管理。

用品分類登記，入庫、領用申請與審批，領用統計報表。

資產分類及登記，使用、歸還、維修、清理、折舊管理。

管理圖書資料，圖書借閱、歸還管理。

企業合同的錄入、借閱、終止、銷毀及查詢管理。

管理企業證照，設置到期查詢，自動到期提醒。報表中心 項目管理 在線討論 系統首頁 定義需要填報的報表類別、格式，網上填報報表內容。

管理項目的立項、審批、任務、資源、費用、文檔等。

發起、關閉討論議題，查詢歷史討論內容。

功能菜單定義：可選擇只把用戶需要的功能模塊顯示在首頁左面的功能樹中，隱藏不使用的模塊。桌面顯示定義：定義桌面顯示信息，如公告、新聞、待辦事項、我的任務、我下達的任務、最新文檔，我的日程、我的郵箱、我的會議、共享日志等。

桌面欄目可以自由選擇，自由拖動。快捷方式定義：定義常用的功能在桌面右上角，如流程發起、寫郵件、寫日志等。

1、工作流

流程發起：選擇相應工作表單（如費用申請、采購申請、請示報告等），填寫相應欄目或正文內容，即可提交給下一個審批（辦理）環節，也可保存至草稿。

審批辦理：系統首頁或在“我的待辦”文件夾中顯示所有需要當前用戶辦理（或被授權辦理）的工作，打開即可在指定的位置簽寫審批辦理意見，也可以根據權限修改工作表單中的內容。簽寫意見的方式有：輸入文字意見、調用常用審批用語、電子簽名、調用手寫簽名、蓋章等。

可以退回至已經辦過的任意環節。

可以直接將待審批工作置為辦結，且將辦結信息通過郵件通知所有經辦人。

如果當前環節是最后環節，而實際情況還需要繼續流轉，可在工作流程中添加后續環節，并繼續提交。協辦：辦理人可以發起協辦，即使協辦尚未辦理，當前環節仍可提交，且協辦自動取消。

監控催辦：所有當前用戶已辦理的工作自動存檔在“我的已辦”文件夾中，可直觀地看到每一項工作現在所處的處理環節，可對當前的工作辦理人發送催辦信息。

流程調度：如果由于流程設置錯誤或當前處理人因故不能辦理某項審批工作，可以將該項工作調度給其他人辦理。

辦結查詢：用戶可根據權限范圍查詢已經辦結的工作表單及審批內容。

統計分析：系統可自動對同類表單按時間段進行統計，被統計的內容限于數字信息（如費用申請、報銷單等），既可統計已經辦結的，也可統計辦理中的。

流轉記錄：詳細記錄流程每個環節的收到、提交時間及辦理用時。

2、新聞公告 2.1、公告管理

在系統內發布各種通知、通告、決定、動態等，公告審核支持多級審核。

公告可以限制部分人可以查看。點擊公告標題，可以查看該公告的已閱人員或未閱人員。超過有效期的公告自動歸類到歷史公告。2.2、新聞管理

實現新聞的發布與維護管理功能，新聞對象亦可指定，新聞的發布無需審核。2．

3、類別設置

設置公告、新聞的類別以及桌面提醒方式。

3、電子郵件

電子郵件系統作為信息傳遞與共享的重要的工具和手段，滿足辦公自動化系統最基本的通信需求。RuvarOA的電子郵件模塊，可以與各種通用的郵件服務器軟件結合使用，也可內部獨立使用，實現內部郵件與外部郵件的無縫結合，提供了離線郵件處理、群發、多郵箱管理、郵件自動接收、分類歸檔等各種功能。

RuvarOA允許通過后臺管理限定個人郵箱空間大小、限制某些帳號收發POP3郵件，或監控某些帳號的外發郵件內容。

4、文檔中心

文件分類：可以根據企業的管理要求，建立不同的文件類別以存放相關的文件。文件的上傳、閱讀、刪除都可以有嚴格的權限設置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、圖片等各種文件格式。

文件上傳：可以單個文件上傳，也可以直接向服務器硬盤的文件夾批量復制文件。文件查閱：用戶可以根據權限閱讀或下載相關文件。

文件只讀：支持對doc、swf格式的文件只讀而不能下載、復制，提供所有文件轉換至swf格式的工具。

5、工作計劃 5.1、個人計劃

周計劃：以每天為時間單位起草個人周工作計劃(上周未完成計劃自動重新寫入本周)，提交部門負責人審閱、發布。計劃執行人可根據計劃完成情況將每項計劃置為“完成”、“未完成”狀態，注明完成或未完成原因，最后將所有計劃置“辦結”狀態后歸檔。

月計劃：起草個人月工作計劃，操作流程同周計劃。5.2、部門計劃

周計劃：起草、發布、執行、查詢部門周工作計劃，操作流程同個人周計劃。月計劃：起草、發布、執行、查詢部門月工作計劃，操作流程同個人月計劃。

6、工作報告

用戶可以填報工作日報、工作周報、工作月報或其他類型的工作報告、總結，并提交給有關領導審閱。部門負責人或部門主管領導可以查看該部門所有人的報告內容。工作日報、周報、月報可設置提交時間，自動標記延期提交的報告。自動匯總漏交日報、周報、月報的員工。日報、周報、月報格式可由用戶自定義

7、行政綜合 7.1、調查投票

通過設定主題，可以對企業關心或關注的話題進行網上投票。每一主題都可以限定投票人范圍，每人只能投票一次，支持匿名投票。廣泛應用于民意調查、投票選舉、表決、以及人事考核等。

7.2、員工評選

評選典型（如優秀）員工，可限制每個評選人的最多投票數，自動按結果排序。7.3、重要提醒

針對某些重要事件，可以設置系統自動提醒，即每次登錄OA都會自動彈出提醒內容。提醒對象可以多人，提醒頻率可以是每天、每周的某幾天、每月的某幾天。

7.4、外出登記

登記當前員工的外出情況：外出時間、外出地點、外出事由、返回時間等，便于及時了解員工外出動向。

7.5、通訊錄

建立內部（即OA系統用戶）通訊錄以及公共通訊錄，供用戶查詢。7.6、費用管理

管理企業費用類別，錄入費用數據，生成多種費用匯總表，查詢個人或部門費用發生情況。7.7、考勤管理

設置上、下班考勤時間，用戶可登陸系統進行考勤，系統自動生成考勤報表。

8、任務安排

任務安排實現對日常工作任務的安排、下達，任務負責人員的指定，實現工作由上到下，由總到分的統一安排管理。

主管領導可以對于已經安排的工作任務進行跟蹤檢查，實現管理者對于任務進展情況進行直接、準確的監控管理。

9、個人辦公

9.1、個人日程：個人日程的安排、備忘，可設置手機短信自動提醒。9.2、工作日志：個人日志，日志可以共享給本部門、上級或者全體用戶。9.3、個人通訊錄：員工的個人通訊錄信息，可導入到OA企業郵件系統中。

9.4、個人設置：個人基本信息設置，簽名樣式上傳管理，登錄密碼修改，流程審批及日程安排的授權。9.5、個人文件夾：建立個人文檔中心，可以建立文檔類別，支持同時多文件上傳，支持文件在文件夾之間的移動。

9.6、常用鏈接：OA提供辦公過程中有可能用到的一些信息查詢工具，如萬年歷、長途區號、郵政編碼、度量衡轉換等。用戶可以增加更多的查詢工具。

10、企業文化 10.1、電子論壇

可由用戶靈活設置論壇類型、論壇版主、論壇訪問用戶范圍，在實現內部員工交流的同時，可以充當日常辦公討論的功能，大大提高內部交流的效率。

支持直接上傳MP3、AVI等格式的聲音、圖像文件，察看時直接播放。10.2、電子期刊

期刊投稿：用戶可以向期刊的有關欄目投稿，系統可以統計用戶的總投稿數量。

編輯審稿：期刊的編輯審定投向各欄目的稿件，選擇稿件進行發表，對于不采用的稿件可以退稿。期刊閱讀：查詢、閱讀出版的電子刊物，支持全文搜索。10.3、成長歷程

管理企業成長歷程，并可在桌面顯示。10.4、企業格言

管理企業格言，并可在桌面顯示。10.5、歡迎新同事

簡單描述新同事信息，并可在桌面滾動顯示。10.6、文體活動

員工可任意發布問題活動信息，并可在桌面顯示。

11、手機短信

短信發送、接收及管理，支持群發，同時可與RuvarOA內部管理功能結合，自動發送待辦通知、催辦通知、會議通知、日程提醒等。

12、知識管理

知識整理：按類別整理企業相關知識，提交審核。

知識審核：審核提交的知識草稿，驗證知識的準確性和有效性。知識查閱：閱讀知識，對知識進行點評。

13、會議管理

包括會議室管理、會議計劃、領導審批、會議通知、會議查詢、會議紀要擬稿、會議紀要審批、會議紀要查詢等功能。用戶可在桌面直觀地看到自己需要參加的會議，會議通知可以通過手機短信或IM反復提醒。每項會議紀要可以單獨設置查詢權限。

14、車輛管理

車輛登記：建立相應的車輛檔案，詳細記錄購買情況、車輛情況。用車管理：用車的申請、審核、派車管理；派車單更改；用車返回登記。車輛管理：登記管理車輛的維修、事故、費用情況。

統計報表：按部門、按時間、按車輛生成相應的里程、費用報表。

15、用品管理

用品采購：用品管理人員進行采購登記，可以為各種辦公用品設定庫存報警值，方便辦公用品管理人員進行相應的提醒查詢，有利于保證辦公用品的正常庫存。

領用管理：對需要辦公用品的用戶進行領用登記，自動完成庫存扣減。查詢統計：可通過部門、時間段、領用人等不同途徑進行相應的統計查詢。

16、資產管理

設備檔案：管理企業或部門設備的詳細信息，可以自定義字段。

設備使用：可以對設備進行領用、歸還、轉移、維修、清理等管理操作。

設備折舊：提供多種折舊計算方法。導出管理：可以將設備檔案導出成WORD或EXCEL文檔。

17、圖書管理

新書入庫：登記新購置的圖書資料。

我的借閱：借閱或歸還圖書，系統自動提醒借閱時間到期。圖書查詢：可以按類別、編號、圖書名稱等方式查詢圖書資料。超期借書：查閱所有超期的借閱，可以發郵件催還。

18、合同管理

合同錄入：錄入及維護企業簽訂的各類商務合同信息，每份合同可以附加多個附件及相關補充合同。合同借閱：合同的借閱申請、審批、查閱過程管理。合同終止：對履行中的合同進行終止的申請與審批管理。合同查詢：按多種條件查詢合同信息。

19、證照管理

證照錄入： 按照類別錄入需要管理的證照信息，如證照名稱、發證日期、到期日期、持有人、發證機關等。證照查詢：根據多種條件查詢證照信息。

提醒設置：可根據證照的有效期或到期時間設置證照的提前提醒日期，不同的證照提醒人可以不同。20、報表中心

報表模板：定義報表的類別，如財務報表、行政報表等；以及不同類別常用報表的表頭、表尾、內容欄、計算方法等項目。

報表填報：填寫相關報表的內容，完成后可選擇指定的閱讀人員提交。

報表查詢：根據權限查閱報送過來的分類報表，如有新的報表送到，系統會自動郵件及彈出界面提醒。打開的報表可以轉為EXCEL文件或直接打印。

21、項目管理

RuvarOA項目管理模塊，通過對項目建設過程中的任務管理、進度管理、費用管理、文檔資料管理，幫助企業實現項目建設的科學、規范、有效管理，積累項目建設過程中的先進經驗，完整保存項目建設過程中的數據資料，對以后的項目建設提供參考與借鑒。

項目立項：新建項目申請，建立項目的相關信息并提交領導審批。項目相關信息包括：項目編號、項目名稱、項目經理、項目預算、參與部門、計劃周期與工時等。同時也可完善項目任務、項目文檔、項目資源、項目成員。

項目審批：審批立項申請，可多級審批，項目審批不可修改項目信息，但可退回要求修改再重新提交。項目執行/變更：對已經審批通過的項目進行啟動、暫停、完成管理；項目暫停或完成，該項目下所有任務也不能再進行進度管理操作；沒有完成的項目的部分內容（如項目經理、項目成員、項目資源）可以變更。僅允許項目經理在本模塊進行操作。

項目任務：查詢本人執行的項目任務，并進行任務進度的日志填報管理。

項目文檔：每個項目均可建立獨立的項目文檔庫，每個項目文檔庫類似一個共享文件夾，可建立多級子文件夾。項目成員可以查詢、上傳該項目相關的文檔。

項目費用：項目進行時，可以錄入與該項目相關的收入、支出費用，并分類進行匯總。

項目查詢：查詢本人相關的項目或權限允許查閱的項目；系統根據項目任務自動生成甘特圖；有刪除權限的用戶可以刪除歷史項目。

數據字典：設定項目角色、資源類型、費用類別等基礎信息。

22、在線討論

根據權限發起討論議題，類似網站的聊天室。討論可以限時發起、關閉。已關閉的討論可以激活重啟。

23、后臺管理

權限管理：設定權限組，每個權限組可根據需要分配模塊操作權限。

用戶設置：建立及管理用戶的登錄帳號及密碼，以及用戶所在部門、職務、行政級別、角色、所屬權限群組等，可限制每個用戶的登陸IP范圍，也可給用戶分配身份認證鎖。

表單定義：設計流程審批需要使用的工作表單格式、內容；支持多頁表單。流程定義：給工作表單設定默認辦理環節，圖形化定義。

功能管理：可根據實際需要屏蔽不使用的系統功能模塊，也可增加用戶自己開發的功能鏈接；功能模塊的位置可以任意移動，也可更名。

論壇設置：設置論壇欄目及管理員。

郵件設置：設置內部郵箱域名，設置用戶郵件收件箱容量，統計POP3設置等。文檔中心：同步文檔中心的文件夾及文件名，清理垃圾文件夾，設置超級管理員。桌面定義：預定義用戶默認的首頁格式。

容量設置：設置郵件系統及個人文件夾的空間限制。日志管理：查詢及刪除系統登陸日志。

設置數據源：快速建立獨立的數據表及內容，為流程表單調用。

第四篇：協同辦公系統OA

協同辦公系統說明書

一、總體介紹........................................................1

二、系統特點........................................................1

三、系統原理及體系架構..............................................2

3.2系統原理.....................................................2 3.2.體系架構....................................................3

四、系統安全機制....................................................3

五、環境要求........................................................4

六、主要功能........................................................4

6.1 工作流管理..................................................4

6.1.1公文管理...............................................5 6.1.2文件檔案...............................................6 6.1.3 公共信息..............................................6 6.1.4日常辦公...............................................6 6.1.5電子郵件...............................................7 6..1.6電子論壇..............................................7 6.1.7常用工具...............................................8 6.1.8系統管理...............................................9 6.2、增強功能介紹...............................................9

6.2.1資源管理...............................................9 6.2.2總務管理..............................................10

一、總體介紹

協同辦公系統（OA）是深圳國信通信技術有限公司推出的針對廣大企事業單位及政府機關用戶的網絡辦公系統產品解決方案。

我公司對幾百家客戶需求進行合理歸納總結，提取標準模型組件，采用模型組件與WEB技術結合的方式，全面提升了系統的廣泛適用性及功能擴展可能。

我們的產品具有高度穩定性、安全性、易用性，還具有可裝配性、靈活擴展性。

我們的產品憑借其先進管理思想、領先的產品技術以及客戶至上的服務理念成為新時期下廣大用戶單位網絡辦公解決方案的最佳選擇。

二、系統特點

? 技術先進性：

全面采用模型組件+WEB技術方式實現，模型組件全部為公司自有技術產品。全面采用業界先進的。NET技術標準，支持XML標準，支持多種后臺數據庫。支持多種靈活自定義設置、支持在線實時通信、真正支持遠程移動辦公。? 安全性：

全面嚴格的標準數據權限范圍控制技術，支持多級授權體系。關鍵數據采用領先的加密存儲技術。可擴展CA數字認證，可支持遠程安全身份校驗。? 易用性：

全部操作頁面符合標準WEB頁面操作風格，標準WINDOWS文件編輯風格，WINDOWS標準風格幫助文件。? 定義擴展性：

自定義組織機構、自定義數據屬性、自定義數據表單格式、自定義流程管理、自定義數據訪問權限、自定義統計等多項的自定義選項設置，充分滿足客戶功能個性化調整。支持多種復合信息格式。標準功能裝配接口，支持客戶自定義功能裝配。

? 產品裝配化：

標準化產品安裝過程，標準化功能裝配設置，安裝過程方便快捷。? 易維護性：

全B/S結構產品，實現真正意義上的單點維護，全面升級。

三、系統原理及體系架構

3.2系統原理

3.2.體系架構

四、系統安全機制

? 操作權限管理機制

基于多層授權搭建，同時對于數據范圍權限進行了嚴格的控制，可以有效解決在系統管理中經常遇到的功能及數據范圍控制問題。詳盡的操作日志自動記錄功能，可以準確反映所有用戶的操作軌跡，最大程度滿足用戶對于系統權限的設置要求。

? 安全身份管理機制

用戶數據加密存儲，同時可根據用戶要求擴展基于硬件手段的安全身份認證模塊，有效解決了由于口令外泄所帶來的安全隱患問題。? 數據加密存儲機制

由數據庫底層入手解決數據安全問題，通過對系統后臺數據整體進行加密設計實現，對于關鍵信息內容采用嚴格加密算法保存，徹底避免了由于數據服務器控制方面帶來的信息外泄問題。? 數據備份恢復機制

所提供的高效數據備份恢復功能，使系統備份數據在物理上分散保存,即使硬件系統遭受毀滅性打擊，也可在最短時間內恢復軟件系統正常運行，真正做到萬無一失。

五、環境要求

? 應用服務器：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用磁盤空間

? 操作系統：

WINDOWS2000及以上操作系統（Windows2000 Server、Windows2000 Advanced Server、Windows XP、Windows 2003）

推薦：Windows 2000 Server WWW服務：Microsoft IIS5.0以上 數據服務器（對于較小規模用戶為了降低投資，可采用數據服務器與應用服務器合并方式）：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅳ2.0G 或更高

內存：512M以上（推薦1G）

硬盤：1G以上的可用空間

? 終端用戶機：

CPU：Intel Pentium(奔騰)Ⅲ1G 或更高

RAM：256M以上(推薦512M)瀏覽器：IE6.0以上

操作系統：WINDOWS2000、Windows XP、Windows 2003

六、主要功能

6.1 工作流管理

對于政府或企業來說，絕大部分日常工作屬于流程式活動，如申請審批、公文辦理、合同審核、請假報銷等。流程式工作的最大特點在于根據處理信息內容的性質不同，流程結構將發生變化，各流程節點的具體處理方式根據節點的特性各有不同，同時由于日常工作中的不確定因素，流程本身應具備相當的彈性設置。通過工作流管理的應用，可以保持單位工作流程的清晰、規范、高效，最大程度提升工作效率。

通過應用中的工作流管理功能，用戶可以輕松實現工作流程、表單數據、處理模式、監控提示、角色權限等方面的個性化定制。從而實現各類流程活動信息的規范化、電子化、自動化。通過此功能用戶可實現項目審批、請假報銷、合同審核等各類流程式操作。

? 主要功能：

表單定義、流程定義、跟蹤監控、查詢統計。? 功能特點：

＊ 支持表單數據信息自定義

＊

支持多種信息格式（圖片、EXCEL、WORD、POWERPOINT等）

＊ 支持處理流程自定義

＊ 支持流轉條件自定義

＊ 支持自動代理條件設置

＊ 支持數據范圍權限自定義

＊ 支持流程文件自動歸檔

＊ 支持查詢統計自定義

＊ 支持與其他功能的動態裝配

6.1.1公文管理

公文管理是用戶單位日常辦公活動中的重要組成部分，用于處理單位內外部的各種公文信息，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現公文的標準化、流程化處理。

公文管理模塊完全按照國家有關公文標準管理規范進行設計實現，相對于傳統公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行，同時大大降低了公文管理人員的日常工作強度，使枯燥的公文管理變的輕松高效。

? 功能包括：

＊ 發文管理

＊ 收文登記

＊ 公文辦理

＊ 催辦督辦

＊ 文件歸檔

＊ 統計查詢 ? 功能特點：

＊ 收發文文件格式自定義設置

＊ 支持處理流程自定義設置

＊ 支持文件模版自定義設置

＊ 支持修改痕跡保留功能

＊ 支持正文副本管理

＊ 支持移交代理、跳轉辦理

＊ 支持公章管理

＊ 支持手寫批注功能

＊ 支持手寫簽名

＊ 支持自定義查詢統計格式

6.1.2文件檔案

文檔管理是對用戶中的各類文書檔案進行登記、保存、調閱等相應的管理功能，實現單位內部檔案信息的數字化管理。在文檔管理中，管理人員通過對文檔、案卷的權限設置，對各類型檔案信息實現授權范圍下的在線調閱。? 功能包括：

＊ 文件登記

＊ 案卷管理（建卷、封卷、拆卷）

＊ 瀏覽使用

＊ 統計查詢等 ? 功能特點：

＊ 支持自定義設置編號規則

＊ 支持自定義多維權限管理

＊ 自定義查詢統計格式

＊ 支持組卷、封卷、拆卷、移卷

＊ 支持密級管理規范

＊ 支持在線授權調閱

＊ 支持瀏覽日志管理

6.1.3 公共信息

信息中心是通過計算機網絡進行用戶成員之間、部門之間信息交流與共享的公共平臺。同時還包括了通知公告、調查問卷、內部通訊錄等眾多的實用功能。

? 功能包括：

＊ 信息中心

＊ 通知公告

＊ 調查問卷

＊ 內部通訊錄 ? 功能特點：

＊ 支持信息欄目自定義

＊ 支持信息模版自定義

＊ 支持多種信息格式（WORD、EXCEL、GIF、POWERPOINT等）

＊ 支持公告回復自定義設置

＊ 支持調查問卷全面自定義

＊ 支持欄目布局設置自定義

6.1.4日常辦公

日常辦公模塊是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。通過此 功能用戶可以及時了解需要本人辦理的各項事務，訂閱各類更新信息提示，進行有關工作日程安排，實現在線互動協同工作，進行個人檔案夾管理等。

? 功能包括：

＊ 工作提示

＊ 日程管理

＊ 協作管理

＊ 工作組管理

＊ 個人檔案夾 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義工作提示設置

＊ 支持雙向式代理日程安排設置

＊ 支持部門級日程統一管理

＊ 支持成員在線互動協同工作

＊ 支持個性化定義工作組群

6.1.5電子郵件

電子郵件管理模塊是系統自身內置的一個小型電子郵件系統。通過電子郵件管理模塊可以在系統內部用戶之間發送、接收電子郵件，同時也可以收發系統外部的Internet郵件。電子郵件管理模塊頁面友好、操作簡單、便于管理，極大地方便了員工之間及員工與外部的信息交流。

? 功能包括：

＊ 內部郵件收發管理

＊ 外部郵箱設置

＊ 收發Internet郵件

＊ 郵件夾 ? 功能特點：

＊ 個性化郵件簽名信息設置

＊ 內部成員點擊發送

＊ 內部郵件快捷、安全

＊ 個性化黑名單管理

6..1.6電子論壇

使用電子論壇功能，可以實現用戶單位內部信息交互討論，通過欄目設置可實現討論組成員范圍控制，根據需要確定論壇欄目采用實名或匿名方式，設置欄目管理員及欄目圖標等個性化設置。同時支持內容檢索及精華信息的收藏。

? 功能包括：

＊ 欄目管理

＊ 論壇瀏覽

＊ 用戶管理 ? 功能特點：

＊ 個性化自定義欄目設置

＊ 支持欄目成員范圍管理

＊ 支持內容變更信息訂閱

＊ 支持實名或匿名發表方式

＊ 支持自定義內容檢索

6.1.7常用工具

主要提供用戶日常工作活動中經常遇到的各類工具類功能。

? 功能包括：

＊ 在線通信

＊ 個人便簽

＊ 口令修改

＊ 萬年歷 ＊ 郵編區號 ? 功能特點：

＊ 在線情況準確瀏覽

＊ 支持P2P信息及文件傳送

＊ 支持留言提取功能

＊ 支持重要信息臨時存放

＊ 支持公歷農歷及節假日瀏覽查詢

＊ 支持全國范圍郵編區號瀏覽查詢

＊ 支持個性化登陸ID及口令設置

6.1.8系統管理

系統管理是為系統的正常運行提供管理設置功能，首次安裝完系統后，首先要通過系統管理模塊中的組織機構管理功能建立起用戶單位管理體系結構及系統用戶信息。同時支持系統登陸界面設置、頁面風格設置等管理功能。

? 功能包括：

＊ 組織機構

＊ 用戶管理

＊ 系統日志

＊ 數據管理 ? 功能特點：

＊ 組織機構體系自定義

＊ 職位級別自定義

＊ 體現模塊權限分級授權機制

＊ 實現操作日志及數據日志綜合管理

＊ 可進行個性化登陸頁面設置

6.2、增強功能介紹

6.2.1資源管理

? 人事檔案

人事機構是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的

調動分配、人員信息查詢統計等。功能包括：

＊ 人事檔案信息管理

＊ 統計查詢

? 用品管理

用品管理為針對用戶單位需要進行采購、領用、庫存統計的各類用品信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 用品管理

＊ 采購管理

＊ 領用管理

＊ 統計查詢 ? 車輛管理

車輛管理對機構內部的車輛進行統一管理，可以實現車輛的基本信息、使用信息、維修信

息、年檢信息等的綜合管理功能。功能包括：

＊ 車輛檔案

＊ 用車管理

＊ 維修管理

＊ 年檢管理

6.2.2總務管理

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會議管理

會議管理主要實現是對用戶單位相關會議安排、會議通知以及會議紀要信息進行標準化統 一登記管理功能。功能包括：

＊ 會議安排

＊ 會議通知

＊ 紀要管理

＊ 會議查詢

＊ 會議室預約

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值班管理

值班管理是對單位值班信息進行綜合管理。功能包括：

＊ 值班安排

＊ 值班通知

＊ 值班查詢

?.接待管理

接待管理主要實現對于用戶單位的各類交流接待活動有關信息的登記管理。

功能包括：

＊ 接待登記

＊ 住宿管理

＊ 用餐管理

＊ 統計查詢

第五篇：OA協同連接全球

【跨區域集團企業】渝路集團：協同連接全球

企業簡況：

?渝路集團是專業從事公路工程的國家總承包一級資質施工企業，集團公司是ISO9001國際質

量體系標準認證企業。下設一分公司、二分公司、三分公司、四分公司、五分公司、路面公司、橋梁公司、機械化分公司、交通工程分公司及房屋建筑分公司10個分公司，并有全資或控股的光電科技、商砼配送、路面材料、汽車運輸、設備監理、中心實驗室、設備租賃站、老人康樂服務中心、房地產開發、旅游度假、勞務中介服務、物業管理等子公司。

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渝路集團成立20余年，20個分公司，400多人的駐地技術人員，項目部分布于世界各地，包括南美巴西、非洲艾塞俄比亞、烏干達等，駐地離各國首都比較遠，各部的管理和溝通壓力可想而知。

行業特點：

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典型的集團化（多層級： “四層架構三級管理”管理體系）、多元化的大型企業集團 管理架構扁平，按業務類別劃定“建設工程、酒店、地產、旅游度假、物業” 總部管控下專業化經營”的管理模式，建立彈性管理組織架構，總部主要突出：“戰略規劃中心、投資決策中心、財務和資金管理決策中心、資本運作中心和人力資源管理中心”五項戰略職能履行

面臨挑戰：

集團信息化建設工作相對薄弱，集團綜合管理信息系統、業務信息系統，應用不健全、不深入，發展不平衡，信息化為支持架構扁平化、決策科學化、管理規范化、經營專業化和運作協同化，對提升集團強總部管控能力和專業化經營能力的支撐作用不明顯。

另外，體現在行政辦公信息化方面的有：

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集團內部公文、信息的流轉、存檔依靠手工、傳真傳統方式，工作效率低與工作負擔重各類文件數量眾多，不易保存和查詢；公司各類辦公流程無法簡單的規范、復制和傳遞集團下屬企業與集團總部互相之間的信息交換存在滯后性，業務上缺乏高效溝通的信息平臺集團各種行政管理信息和生產數據相互獨立和分散，對集團層級管理人員缺乏有效的支持和決策

項目目標：

基礎需求以OA行政辦公為出發點，建立集團統一、協調的企業內部門戶信息系統，擴大信息共享，提高協同辦公水平，加強知識管理，規范在線服務。提高集團強總部管控能力和管理效率，有效支持業務的協同運作和科學管理決策。

客戶價值：

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? 通過OA協作平臺，加強內部溝通，支持審批決策，提升辦公效率提高全員IT意識，規范工作流程和管理制度，降低經營管理成本，實現流程優化輔助建設好企業文化，提高員工凝聚力為企業門戶打下基礎，建立統一企業形象，全面提升整個集團的核心競爭力