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物業(yè)公司檔案管理制度(精選五篇)

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第一篇:物業(yè)公司檔案管理制度

樂(lè)居物業(yè)管理有限公司

檔案管理制度

物業(yè)管理公司檔案管理制度提要:

一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

物業(yè)公司檔案管理制度

第一章 總則

檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一,公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作,為規(guī)范公司的檔案管理,特制訂本制度。

第二章

檔案分類

一、綜合類

(一)公司發(fā)起人協(xié)議書(shū)、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告,各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書(shū)、認(rèn)股書(shū)等;

永久

(二)公司編文號(hào)的全部文件;

永久

(三)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件;

長(zhǎng)期

(四)公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料,制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變,啟用新印章的通知批復(fù);

永久

(五)公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門(mén)的批復(fù);

永久或長(zhǎng)期

(六)集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件;

長(zhǎng)期或永久

(七)政府各級(jí)部門(mén)發(fā)送的文件;

長(zhǎng)期

(八)公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄,辦公會(huì)議記錄,黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄;

長(zhǎng)期

(九)介紹信、信函存根、電報(bào)底稿;

短期

(十)公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè);

長(zhǎng)期

(十一)各職能部門(mén)、綜合類檔案目錄。

永久

二、經(jīng)營(yíng)管理類

(一)各職能部門(mén)管理文件、重要資料目錄;

永久

(二)公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況;

永久

(三)公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo);

短期

(四)公司和業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同;

永久或長(zhǎng)期

(五)上級(jí)部門(mén)制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。

長(zhǎng)期

三、財(cái)務(wù)類

(一)年度審計(jì)報(bào)告;

永久

(二)年初預(yù)算報(bào)告;

長(zhǎng)期

(三)財(cái)務(wù)分析報(bào)告;

長(zhǎng)期

(四)財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。

永久

四、人事類

(一)公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù);

永久

(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)

永久

(三)職工獎(jiǎng)懲情況記錄;

永久

(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料;

永久

(五)勞動(dòng)工資報(bào)表(年報(bào));

永久

(六)有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料

短期

五、行政類

(一)固定資產(chǎn)登記,產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料;

永久

(二)基建工程的申報(bào)、批復(fù),以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));

永久

(三)購(gòu)買(mǎi)固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。

永久

六、工程類

接管物業(yè)的工程資料,在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。

備注:保管期限中:永久指10年以上,長(zhǎng)期指5-10年,短期指5年以下。

第三章 檔案保管

一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門(mén)或二級(jí)公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎(chǔ)上,按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引,以便于查找和利用。

三、各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案室備案。

四、檔案室門(mén)窗及檔案柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲(chóng)、防鼠、防潮、防塵的要求,檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品,保持整潔、衛(wèi)生。

五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況,如發(fā)現(xiàn)生蟲(chóng)、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),采取有效措施進(jìn)行處理。

六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度,對(duì)每年收進(jìn)送出的檔案材料按照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

第四章 檔案借閱

一、公司工作人員需要借閱檔案,須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的,要堅(jiān)持勤借勤還,防止丟失、泄密。

二、外單位查閱檔案,必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。

三、查閱和借閱檔案的人員,必須對(duì)檔案的安全負(fù)責(zé),不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者,公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn),外單位由分管副總裁批準(zhǔn)。

四、查閱檔案的人員,必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度,自覺(jué)辦理借閱手續(xù),認(rèn)真填寫(xiě)檔案使用登記表。

第五章 立卷歸檔

一、公司實(shí)行部門(mén)立卷,各職能部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司按照檔案分類大綱,將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

二、歸檔時(shí)間:各部門(mén)、二級(jí)公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級(jí)下發(fā)的承辦和閱存的文件),于次年三月底以前移交公司檔案室,在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存檔。

三、歸檔的文件、資料,必須完整、規(guī)范,符合耐久要求。

第六章 其 他

一、以上制度規(guī)定各職能部門(mén)和二級(jí)公司、控股公司須認(rèn)真遵守,如未按要求辦理,造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。

二、檔案管理責(zé)任人必須嚴(yán)格執(zhí)行制度,造成管理混亂,檔案丟失,檔案管理部門(mén)和責(zé)任人要受到經(jīng)濟(jì)和行政處罰,造成重大損失的對(duì)直接責(zé)任者予以除名,直至追究刑事責(zé)任。

第二篇:物業(yè)公司檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范物業(yè)公司和項(xiàng)目客服中心檔案管理工作,特制定本制度。

查閱檔案:向辦公室申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案查閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可查閱,所查閱檔案不能帶出檔案室。

調(diào)閱檔案:向辦公室申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案調(diào)閱登記表》經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)方可調(diào)閱,所調(diào)閱檔案可以帶出檔案室,規(guī)定期限內(nèi)完整歸還,不得復(fù)印。

(二)項(xiàng)目檔案查/調(diào)閱

查閱檔案:向檔案管理員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案查閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可查閱,所查閱檔案不能帶出檔案室。

調(diào)閱檔案:向檔案管理員申請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《檔案調(diào)閱登記表》經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)方可調(diào)閱,所調(diào)閱檔案可以帶出檔案室,規(guī)定期限內(nèi)完整歸還,不得復(fù)印。

(三)密件檔案查/調(diào)閱

密件檔案查、調(diào)閱、摘抄、復(fù)印須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),并有辦公室主任陪同。非物業(yè)公司內(nèi)部工作人員查看業(yè)主檔案時(shí),須有檔案管理員在場(chǎng),并不得把業(yè)主檔案帶出檔案室外。

除政府部門(mén)執(zhí)行公務(wù)外,其他外部人員要查看業(yè)主檔案資料,須經(jīng)業(yè)主本人同意。密件檔案查/調(diào)閱、摘抄/復(fù)印手續(xù)辦理參照“公司檔案查/調(diào)閱”辦理。第十一條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙。

第三篇:物業(yè)公司文件檔案管理制度

物業(yè)公司文件檔案管理制度

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤(pán)存藏、磁盤(pán)存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門(mén)獲取及購(gòu)買(mǎi)的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買(mǎi)、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

第四篇:物業(yè)公司檔案整理操作程序

檔案整理操作程序

一、標(biāo)準(zhǔn)

按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)》(DB12/T127-2001)等國(guó)家和地方的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行規(guī)范化的整理,制作檢索工具。

二、整理原則

遵循文件形成規(guī)律、保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用。

三、檔案整理所需工具

(1)穿線錐子、剪刀、棉線、電鉆、3mm鉆頭、塑料別針若干。

(2)制作穿孔定位模板 裝訂文件采用由右向左翻起的方式,裝訂孔距離紙張左邊邊緣1.5cm,三孔之間距離間隔4cm。中間孔取紙張中心。

3、制作相關(guān)類目、編號(hào)印章,購(gòu)買(mǎi)藍(lán)色印泥。

四、檔案整理方法

(一)編制分類方案

根據(jù)本企業(yè)檔案內(nèi)容和數(shù)量編制檔案分類方案。分類方案要遵循涵蓋全部檔案內(nèi)容、類目清晰、邏輯嚴(yán)密、科學(xué)適用的原則。

1、參照附件1,企業(yè)管理性文件材料可設(shè)一級(jí)類目十一個(gè),用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,分別是:黨群管理(01),行政管理(02),經(jīng)營(yíng)管理(03),物業(yè)管理(04),基本建設(shè)(05),設(shè)備儀器(06),會(huì)計(jì)文件(07),職工檔案(08),特殊載體檔案(09),項(xiàng)目管理(10),其它文件(11)。

2、在一級(jí)類目下根據(jù)檔案實(shí)際情況可下設(shè)若干級(jí)類目,分別用阿拉伯?dāng)?shù)字表示,各級(jí)類目間用“· ”隔開(kāi)。物業(yè)管理項(xiàng)目類按項(xiàng)目先后順序分別排列,每個(gè)項(xiàng)目形成的文件材料可下設(shè)類目11個(gè),分別用阿拉伯?dāng)?shù)字1-11表示。例(見(jiàn)圖1):

(二)文件材料整理

除基建、設(shè)備、業(yè)主、會(huì)計(jì)、職工個(gè)人檔案外,其它文件材料均按“件”整理。

1、件的確定原則

(1)企業(yè)文件材料原則上每份自然件為一件。

(2)正文(正本)與定稿為一件。

(3)正文(正本)與附件為一件,原件與復(fù)印件為一件。

(4)正文與文件處理單為一件。

(5)轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件。

(6)報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等每本(冊(cè))為一件。

2、文件材料歸檔的確定

(1)計(jì)劃、總結(jié)、合同(協(xié)議)、統(tǒng)計(jì)等材料歸入文件內(nèi)容針對(duì)的。

(2)請(qǐng)示與批復(fù)等來(lái)往文件,歸入文件的批復(fù)。

(3)跨形成的文件材料,歸入事項(xiàng)的辦結(jié)。

(4)會(huì)議文件歸入會(huì)議的開(kāi)幕。

3、文件材料保管期限的劃分

企業(yè)文件材料保管期限按照永久、長(zhǎng)期(15-50年)、短期(15年以下)劃分。

4、文件材料的排序

將文件材料在分類方案最低一級(jí)類目下,按分為不同的保管期限。排序的要求:

(1)同一級(jí)類目下,相同、相同保管期限的文件材料按照事件結(jié)合時(shí)間和重要程度排列。

(2)不同級(jí)類目、不同、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。

(3)文件處理單在前,文件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)文在后;批復(fù)在前,請(qǐng)示在后。

(4)會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、刊物等材料分別集中排列。

5、文件材料的裝訂

文件材料按件裝訂,永久和長(zhǎng)期保管的要去除金屬物。

(1)文件頁(yè)數(shù)多的采取三孔一線的裝訂方法。

(2)文件頁(yè)數(shù)少的采取塑料曲別針的裝訂方式,不得使用膠水或漿糊粘貼。

6、文件材料的編號(hào)

歸檔的企業(yè)文件材料要逐件編號(hào),在文件首頁(yè)上方的空白處加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。

(1)機(jī)構(gòu)(問(wèn)題):按分類方案劃分該份文件的類別號(hào)。形式為各級(jí)類目間以“·”隔開(kāi),例如:01·01表示為黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會(huì)議文件材料。

(2):文件形成。以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

(3)保管期限:永久用“Y”、長(zhǎng)期用“C”、短期用“D”。

(4)室編件號(hào):按文件的排列次序從“1”編寫(xiě)流水號(hào)。

(5)室編盒號(hào):在一級(jí)類目下按從“1”編寫(xiě)流水號(hào)(由企業(yè)檔案室編制)。

(6)全宗號(hào)、館編件號(hào)、館編盒號(hào)可為空。

7、企業(yè)文件材料編目

(1)盒內(nèi)目錄。文件材料應(yīng)逐件編目,并按室編件號(hào)編制歸檔文件目錄,內(nèi)容有室編件號(hào)、館編件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、盒號(hào)等項(xiàng)目。

件號(hào):依歸檔章件號(hào)填寫(xiě)。

責(zé)任者:制發(fā)文件的組織或個(gè)人。

文號(hào):文件的發(fā)文字號(hào)。

題名:文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能客觀反映文件內(nèi)容的,要自擬標(biāo)題。

日期:文件的成文日期,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

頁(yè)數(shù):登記每一件歸檔文件的實(shí)際頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。以文件原有頁(yè)碼為序,無(wú)頁(yè)碼的文件要編制頁(yè)碼。

備注:注釋文件需要說(shuō)明的情況。

(2)歸檔文件目錄。按一級(jí)類目依—保管期限裝訂成一冊(cè)。并要編制目錄索引,置于目錄前面,內(nèi)容包括:類目名稱、、保管期限、起止件號(hào)等項(xiàng)。

8、裝盒

按照本盒的文件目錄、整理完畢的企業(yè)文件材料、備考表順序裝入檔案盒,并填寫(xiě)檔案盒背脊和封面。

盒內(nèi)備考表的編制:

盒內(nèi)文件情況說(shuō)明:說(shuō)明盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

整理人:負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

檢查人:歸檔文件整理部門(mén)負(fù)責(zé)檢查質(zhì)量的人員姓名。

日期:歸檔文件整理完畢的日期。

9、檔案盒格式

檔案盒外形尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20 mm、30 mm、40 mm、50 mm。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱、、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)。檔案盒采用337克以上無(wú)酸牛皮紙制作。

(三)基本建設(shè)、設(shè)備儀器設(shè)施管理文件材料的整理

1、具體項(xiàng)目的管理性文件材料應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目?jī)?nèi)組卷。

2、基建項(xiàng)目、設(shè)備儀器設(shè)施方面的文件材料按其結(jié)構(gòu)或階段分別組卷。

3、基建項(xiàng)目維修、改建形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷并排列在原項(xiàng)目案卷之后。

4、設(shè)備維修、技術(shù)改造形成的企業(yè)文件材料單獨(dú)組卷并排列在原設(shè)備案卷之后。

5、排列

(1)管理性企業(yè)文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。

(2)案卷內(nèi)文件材料排列,文字材料在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

(3)基建類文件材料按項(xiàng)目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收排列。

(4)設(shè)備類文件材料按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修順序排列。

6、案卷的編目

(1)卷內(nèi)文件材料頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)

案卷內(nèi)文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在其右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào);雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在標(biāo)題欄外。

成套圖樣印刷成冊(cè)的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào);與其他材料組成一卷的,應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后,將其作為一份文件填寫(xiě)卷內(nèi)目錄,不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào),可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。

卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

(2)案卷封面的編制

案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容,主要包括項(xiàng)目名稱或代字、代號(hào)及其結(jié)構(gòu)、階段的名稱等,案卷題名一般由立卷人擬寫(xiě)。

立卷單位:應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)文件材料組卷的部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門(mén)。

起止日期:應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。

保管期限:應(yīng)依據(jù)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)組卷時(shí)劃定的保管期限。

密級(jí):應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí)。

檔號(hào):應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)可為空;分類號(hào)是指按分類方案規(guī)則劃分該卷檔案類別號(hào);案卷號(hào)指檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

(3)案卷脊背的編制

案卷脊背的項(xiàng)目有保管期限、檔號(hào)、案卷題名。

(4)卷內(nèi)目錄的編制

序號(hào):應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序。

文件編號(hào):應(yīng)填寫(xiě)文件材料的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)、設(shè)備代號(hào)、項(xiàng)目代號(hào)等。

責(zé)任者:應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成部門(mén)或主要責(zé)任者。

文件材料題名:應(yīng)填寫(xiě)文件材料的全稱。

日期:應(yīng)填寫(xiě)文件材料的形成日期。

頁(yè)號(hào):應(yīng)填寫(xiě)每件文件材料的首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。

卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件材料首頁(yè)之前。

(5)卷內(nèi)備考表的編制

說(shuō)明包括:案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

立卷人:應(yīng)由責(zé)任立卷人簽名。

立卷日期:應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的日期。

檢查人:應(yīng)由部門(mén)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽名。

檢查日期:應(yīng)填寫(xiě)審核的日期。

互見(jiàn)號(hào):應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式。

卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件材料之后。

7、案卷的裝訂

(1)案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。

(2)案卷內(nèi)不同幅面的科技文件材料要折疊為統(tǒng)一幅面,破損的要先修復(fù).幅面一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(297mm×210mm)或國(guó)家通用16開(kāi)型(260mm×185mm)。圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。

(3)案卷內(nèi)不允許有金屬物。

(4)不裝訂的案卷,應(yīng)在每份文件材料的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章的內(nèi)容有:檔號(hào)、序號(hào)。

8、卷盒格式

外型尺寸為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬),盒脊厚度可根據(jù)需要設(shè)置為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm,卷盒采用337克重以上的無(wú)酸牛皮紙制作。

(四)業(yè)主檔案的整理

業(yè)主檔案要以每戶業(yè)主為保管單位,組成一卷,卷內(nèi)以件為單位按文件產(chǎn)生的先后順序排列,每件蓋檔號(hào)章,檔號(hào)章、頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)文件目錄、備考表的編寫(xiě)同基建、設(shè)備檔案。整理完結(jié)后裝入檔案袋,檔案袋封面填寫(xiě)小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間號(hào)及業(yè)主姓名。檔案袋按樓棟樓層排列編寫(xiě)卷號(hào),裝入檔案盒,盒內(nèi)視檔案袋材料多少,可裝入若干檔案袋,檔案盒外填寫(xiě)小區(qū)名稱、樓棟號(hào)、房間及案卷起止號(hào)等內(nèi)容。

(五)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際檔案情況建議按如下類目分類

(1)按部門(mén)分為管業(yè)、維修、保安、保潔、基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施圖紙、業(yè)主檔案等六類。

(2)圖片資料購(gòu)買(mǎi)專用照片檔案盒,檔案目錄購(gòu)買(mǎi)專用歸檔文件目錄冊(cè)。2009-6-23

名仕達(dá)物業(yè)服務(wù)中心徐瑋

《天津市物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》(參考)

第五篇:物業(yè)公司管理制度

物業(yè)管理制度

為強(qiáng)化公司內(nèi)部管理,提高工作效率,加強(qiáng)組織觀念,維護(hù)正常的勞動(dòng)、工作秩序,特制定以下各項(xiàng)管理制度。

考勤管理制度

第一條??請(qǐng)銷假

1.請(qǐng)假一天的由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),請(qǐng)假兩天及以上的由總經(jīng)理批準(zhǔn),并在人事部備案。本規(guī)定適用于全體員工。

2.請(qǐng)假手續(xù)以書(shū)面為準(zhǔn),如遇特殊情況無(wú)法辦理書(shū)面請(qǐng)假手續(xù),則應(yīng)電話請(qǐng)假,書(shū)面手續(xù)后補(bǔ)。短信請(qǐng)假無(wú)效。

3.員工因公外出不能按時(shí)記錄考勤的,應(yīng)在歸崗后盡快到辦公室進(jìn)行登記,并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

第二條??病假

1.員工本人確實(shí)因病,不能正常上班者,須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。連續(xù)請(qǐng)病假超過(guò)三個(gè)工作日者,必須取得醫(yī)院開(kāi)具的休假證明。

2.患病員工請(qǐng)假應(yīng)于當(dāng)日九點(diǎn)前向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。

3.員工在病愈上班當(dāng)日將病假條交給辦公室核查存檔。

第三條??事假

1.員工因合理原因需要請(qǐng)事假的,須提前一天書(shū)面申請(qǐng)(如遇不可預(yù)測(cè)的緊急情況,必須由本人在早晨九點(diǎn)以前請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)),如實(shí)說(shuō)明原因,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可休假,否則按曠工處理。

2.事假按照日標(biāo)準(zhǔn)工資100%扣除。

3.工作時(shí)間如有私人緊急事務(wù)需要離崗處理,按照事假的規(guī)定向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假,違反規(guī)定者以曠工計(jì)罰。

第四條??曠工

1.未經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)缺勤,或未按規(guī)定時(shí)間請(qǐng)假,或違反病、事假規(guī)定,或違反公司制度中其它有關(guān)規(guī)定等行為,均視為曠工。

2.曠工一日(含累計(jì))者,扣發(fā)當(dāng)日全部薪金的三倍工資;曠工二日(含累計(jì))者,扣發(fā)當(dāng)日全部薪金的6倍工資;曠工三日(含累計(jì))者,當(dāng)月只發(fā)同年寧夏最低生活標(biāo)準(zhǔn)工資;曠工超過(guò)三日(含累計(jì))者,公司視情況給予處理。

第五條??遲到、早退

1.上班時(shí)間:按物業(yè)辦公室具體排班時(shí)間為準(zhǔn)。

2.遲到早退情節(jié)嚴(yán)重者,將給予通報(bào)批評(píng)、扣除部分工資、直至解除勞動(dòng)合同等方式處理。

3.遇到惡劣天氣、交通事故等特殊情況屬實(shí)的,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后酌情處理。

第六條:簽到簽退

1.公司實(shí)行簽到簽退制,按照登記要求實(shí)行簽名登記制度,記錄上下班具體時(shí)間并親筆簽名確認(rèn)。在工作期間,離開(kāi)公司的情況需填寫(xiě)相應(yīng)的手續(xù)。

2.若員工上、下班未簽到簽退且沒(méi)有證據(jù)證明確實(shí)上班的,沒(méi)有按照要求考勤的1次罰款50元。對(duì)于無(wú)法查證的,公司一律按請(qǐng)假計(jì)算。

3.如果員工由于工作的特殊要求,不能及時(shí)履行簽到簽走的,須向辦公室管理人員明確原因。

第七條

加班、調(diào)休

1.公司不提倡加班,若因自身原因(包括工作能力欠缺、工作效率低下),無(wú)法完成基本工作量而需加班完成的,不按加班計(jì)算。

2.除公司安排加班外,員工自行加班行為不享受加班調(diào)休,且不得影響次日考勤。

接待投訴制度

一、管理標(biāo)準(zhǔn)

1.受理投訴耐心,處理投訴及時(shí),事后應(yīng)有回訪;

2.有處理記錄,有客戶對(duì)投訴處理意見(jiàn)的反饋。

二、處理投訴工作流程

1.工作人員接到投訴后,應(yīng)首先向客戶表示歉意,并在《投訴記錄》上做好登記。

2.工作人員根據(jù)投訴內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)之后通知相關(guān)人員限期解決,特殊情況應(yīng)向物業(yè)經(jīng)理匯報(bào)。

3.針對(duì)較嚴(yán)重的投訴,工作人員應(yīng)及時(shí)向物業(yè)經(jīng)理匯報(bào),由經(jīng)理組織相關(guān)人員進(jìn)行檢討,落實(shí)解決措施及責(zé)任人,限期進(jìn)行處理。

4.相關(guān)人員在處理完投訴后,要迅速將處理結(jié)果報(bào)辦公室,?由物業(yè)辦公室安排回訪。

5.物業(yè)辦公室負(fù)責(zé)將投訴處理結(jié)果填寫(xiě)在《投訴記錄》中,并由具體解決部門(mén)的負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可。

6.對(duì)客戶的惡意投訴,做到堅(jiān)持原則并耐心解釋。

三、投訴規(guī)避

1.簽訂詳細(xì)的管理合約,明確管理公司和客戶或使用人的權(quán)力義務(wù),防止以后不必要的麻煩。

2.對(duì)物業(yè)的設(shè)施安排合理的日常維護(hù)、檢修,使事故減少到最低點(diǎn)。

3.經(jīng)常開(kāi)展反饋調(diào)查便民服務(wù),了解信息,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題。

四、投訴受理

1.詳盡記錄投訴人姓名、單元號(hào)碼、投訴內(nèi)容及聯(lián)系電話。

2.對(duì)于客戶的設(shè)訴,能當(dāng)場(chǎng)做出解釋?xiě)?yīng)當(dāng)場(chǎng)給客戶解決,若不能馬上處理的應(yīng)記下投訴人的姓名、事件的經(jīng)過(guò)、投訴對(duì)象以及投訴人的聯(lián)系方法,以便及時(shí)告訴結(jié)果。

3.應(yīng)感謝客戶指出的不是之處,對(duì)客戶提出的建議表示感謝,并把事件提交到相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理或報(bào)上級(jí)主管審批處理。

4.投訴處理完畢致電或走訪客戶,詢問(wèn)其對(duì)處理結(jié)果是否滿意,是否有別的建議,并再次感謝其對(duì)我們工作所做出的幫助。

安保員工作制度

一、工作要求

1.安保員需熟悉安保業(yè)務(wù)。

2.安保人員實(shí)行“三班二運(yùn)轉(zhuǎn)”24小時(shí)值班制度,在任何情況下應(yīng)保持監(jiān)控中心至少有一名隊(duì)員當(dāng)值。

3.由安保部完成安保員崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)及專業(yè)技能培訓(xùn),并提供相應(yīng)的考核記錄,保證質(zhì)量。

4.安保員執(zhí)勤按相關(guān)制度和崗位工作規(guī)程完成。

5.各崗位隊(duì)員要職守盡職,無(wú)脫崗現(xiàn)象。

6.突發(fā)事件發(fā)生后,安保員能保證3分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng),并通知隊(duì)長(zhǎng)及公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),按規(guī)定程序處理并及時(shí)總結(jié)。

7.消防系統(tǒng)運(yùn)行良好,可隨時(shí)起用,落實(shí)各項(xiàng)消防安全管理制度。

8.消防設(shè)施及消防疏散標(biāo)識(shí)的完好率100%,消防通道暢通。

二、安保員工作時(shí)間:早班:8:00

18:00

中班:18:00-0:00

夜班:0:00

-8:00

三、管理規(guī)范

1.嚴(yán)禁安保員執(zhí)勤著裝不整齊,不按規(guī)定著裝佩帶不全。

2.嚴(yán)禁安保員當(dāng)班時(shí)看閱書(shū)報(bào)小說(shuō),玩游戲機(jī)等與工作無(wú)關(guān)的事情。

3.嚴(yán)禁安保員值班時(shí)打瞌睡或聚眾聊天嬉鬧。

4.嚴(yán)禁飲酒執(zhí)勤或在禁煙區(qū)吸煙。

5.嚴(yán)禁交接班不清楚,未經(jīng)主管批準(zhǔn)。

6.嚴(yán)禁非法扣留他人證件及物品或接受券贈(zèng)。

7.嚴(yán)禁在突發(fā)事件,緊急情況中臨陣脫逃或視之不理。

8.嚴(yán)禁安保員之問(wèn),監(jiān)守自盜,以權(quán)謀私,貪污公款。

9.嚴(yán)禁違反安保器材、消防器材的操作規(guī)定或轉(zhuǎn)借。

10.嚴(yán)禁無(wú)故不參與安保會(huì)議培訓(xùn)學(xué)習(xí)訓(xùn)練及集體活動(dòng)。

11.嚴(yán)禁私自運(yùn)用公司財(cái)產(chǎn)物品。

12.嚴(yán)禁隱瞞不向上級(jí)匯報(bào)工作中存在的問(wèn)題或可能造成的后果。

13.嚴(yán)禁任何形式的行賄受賄。

保潔員工作制度

一、保潔職責(zé)范圍:

1.各樓層走廊、樓梯、扶手、衛(wèi)生間、玻璃、天花板、樓層等公共部分,各樓外圍至道路間的草坪、道路環(huán)境衛(wèi)生及所負(fù)責(zé)區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生。

2.廣場(chǎng)、各區(qū)通道、車輛出入口、草坪及尚未開(kāi)發(fā)利用的空地(各保潔員的環(huán)境衛(wèi)生區(qū)域另行安排)。

二、保潔工作要求:

1.保潔員須每天清掃保潔所負(fù)責(zé)的區(qū)域。

2.道路、草坪、廣場(chǎng)等環(huán)境衛(wèi)生保持衛(wèi)生整潔,無(wú)雜物、紙屑。

3.各保潔區(qū)域內(nèi)清掃的垃圾集中指定存放,垃圾箱加蓋并保持垃圾箱周圍整潔。

4.保潔員在工作中應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況,調(diào)整作息時(shí)間,如有臨時(shí)保潔工作應(yīng)做到隨叫隨到,保質(zhì)保量完成交給的各項(xiàng)任務(wù)。

四、保潔工作時(shí)間:上午7:30~?11:30

下午14:30~18:30

五、監(jiān)督制度:

1.定期和不定期檢查制度。

2.公司所交予保潔員的保潔工具,保潔員不得另作他用。

根據(jù)定期和不定期檢查、反饋意見(jiàn)等實(shí)際情況對(duì)無(wú)保質(zhì)保量完成公司所交予的各項(xiàng)任務(wù)者酌情扣減工資。

維修維護(hù)制度

一、工作要求

1.(保修期外)公司負(fù)責(zé)小區(qū)內(nèi)中心水、電及有關(guān)設(shè)施的維修、保養(yǎng)和管理;

2.負(fù)責(zé)監(jiān)督安全用電,隨時(shí)檢查用電情況,發(fā)現(xiàn)不符合用電規(guī)定或擅自接線、裝燈用電者有權(quán)提出處理意見(jiàn)或直接拆除;

3.妥善保管有關(guān)器材和維修工具。工具和器材不外借;

4.按要求按時(shí)倒閘操作。

二、工作制度

1.堅(jiān)守崗位,嚴(yán)格執(zhí)行管理處的考勤、考核制度;

2.嚴(yán)格執(zhí)行安全生產(chǎn)操作規(guī)程。節(jié)約使用器材和原材料;

3.工具和器材丟失或損壞者,照價(jià)賠償;

物業(yè)管理員巡視監(jiān)督制度

1.應(yīng)每日巡視物業(yè)三次以上,熟悉物業(yè)區(qū)域內(nèi)一切設(shè)備、設(shè)施。如發(fā)現(xiàn)物業(yè)區(qū)域內(nèi)設(shè)施有任何損壞或潛在危險(xiǎn),應(yīng)立即通知維修部搶修,并及時(shí)通知所屬上司,以確保物業(yè)內(nèi)一切設(shè)施運(yùn)作正常。

2.每日巡視的范圍包括物業(yè)區(qū)域內(nèi)的樓梯、停車場(chǎng)、物業(yè)區(qū)域與外圍接點(diǎn)等公共區(qū)域,上午和下午可以分不同內(nèi)容來(lái)檢查,每天檢查的內(nèi)容要有側(cè)重點(diǎn)。

3.每日檢查物業(yè)范圍的區(qū)域安保、保潔,裝修秩序、設(shè)施設(shè)備之情況,填寫(xiě)記錄并上報(bào)主管,由辦公室核查各級(jí)員工的儀容儀表,紀(jì)律及工作表現(xiàn)等。

4.每日檢查入駐單位有否違章行為,有無(wú)亂搭,違章裝修,亂拉亂接電線等,應(yīng)及時(shí)加以制止,做好記錄并視情況及時(shí)報(bào)告上級(jí)主管。

5.巡視物業(yè)公共道路上有無(wú)車輛亂停亂放,停車場(chǎng)的車輛擺放是否有序。

6.若巡視過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)個(gè)別單位有特殊情況,應(yīng)立即向上級(jí)報(bào)告,以免物業(yè)遭受嚴(yán)重?fù)p失。

7.如發(fā)現(xiàn)可疑人員在物業(yè)范圍游蕩,亂張貼廣告和其它的治安可疑情況,應(yīng)立即加以了解,有需要時(shí)記錄他們的個(gè)人情況。

8.巡視中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,及自己在工作中發(fā)現(xiàn)的需加強(qiáng)管理,提高服務(wù)質(zhì)量等方面的想法,應(yīng)及時(shí)記錄,并及時(shí)向上級(jí)主管反映,或公司例會(huì)上提出。

消防器材、設(shè)備設(shè)施檢查檢修制度

1.公司維修員對(duì)小區(qū)內(nèi)的消防設(shè)施每季進(jìn)行全面檢查、維護(hù)和保養(yǎng)一次。

2.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、故障,能修理排除的,立即排除恢復(fù),不能排除需要更換件的應(yīng)立即報(bào)告物業(yè)經(jīng)理,說(shuō)明原因,共同研究后,報(bào)主管部門(mén)安排資金解決。

監(jiān)控系統(tǒng)操作制度

為了加強(qiáng)閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)操作室的管理,確保監(jiān)控系統(tǒng)的正常使用和安全運(yùn)作,充分發(fā)揮其作用,特制定本規(guī)則。

一、監(jiān)控室值班登記制度

1.監(jiān)控人員必須具有高度的工作責(zé)任心,認(rèn)真落實(shí)公司賦予的安全監(jiān)控任務(wù),及時(shí)掌握各種監(jiān)控信息,對(duì)監(jiān)控過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的情況及時(shí)進(jìn)行處理和上報(bào)。

2.值班人員必須嚴(yán)格按照規(guī)定時(shí)間上下班,不準(zhǔn)隨意離崗離位,個(gè)人需處理事務(wù)時(shí),應(yīng)重復(fù)值班領(lǐng)導(dǎo)的同意并在有人頂崗時(shí)方可離開(kāi)。

3.對(duì)監(jiān)控到的可疑情況,及時(shí)安排人員進(jìn)行跟蹤,確保小區(qū)的的治安穩(wěn)定。

4.每天對(duì)監(jiān)控的情況進(jìn)行登記,并對(duì)值班登記本保留存檔。

二、監(jiān)控系統(tǒng)使用管理制度

1.監(jiān)控人員服從值班領(lǐng)導(dǎo)的安排,認(rèn)真落實(shí)值班期間的各項(xiàng)工作任務(wù)。

2.監(jiān)控人員應(yīng)愛(ài)護(hù)和管理好監(jiān)控室的各項(xiàng)裝配和設(shè)施,嚴(yán)格操作規(guī)程,確保監(jiān)控系統(tǒng)的正常運(yùn)作。

3.非工作人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入監(jiān)控室,公司員工和外來(lái)人員需到監(jiān)控室查詢情況和觀訪者必須經(jīng)值班領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)入。

日常突發(fā)事件的處置預(yù)案

一、發(fā)生盜竊事件處理規(guī)程

1.巡查發(fā)現(xiàn)或接報(bào)小區(qū)內(nèi)發(fā)生盜竊,應(yīng)馬上抓獲現(xiàn)場(chǎng)嫌疑人。如果力量不夠或嫌疑人逃離現(xiàn)場(chǎng),應(yīng)立即向物業(yè)公司報(bào)告,簡(jiǎn)要說(shuō)明現(xiàn)場(chǎng)情況并監(jiān)視現(xiàn)場(chǎng),等待指揮。

2.事件中如有財(cái)產(chǎn)或人員受到損害,應(yīng)拍照或錄象,并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng),留下目擊者,并報(bào)派出所立案處理。

二、發(fā)生停電、停水應(yīng)急處理規(guī)程

1.?發(fā)生停水處理規(guī)程

(1)按計(jì)劃維修保養(yǎng)供水設(shè)備及清洗水池若需停水時(shí),管理處應(yīng)以書(shū)面形式,提前24小時(shí)發(fā)出通知,以便住戶作好蓄水準(zhǔn)備。

(2)供水部門(mén)通知停水的,應(yīng)在接到通知后1小時(shí)內(nèi)將停水原因及時(shí)間通知各業(yè)主。提醒作好蓄水準(zhǔn)備,并應(yīng)做好節(jié)約用水的宣傳。

2.發(fā)生停電應(yīng)急處理規(guī)程

(1)按計(jì)劃維修保養(yǎng)若需停電時(shí),管理處應(yīng)以書(shū)面形式,提前12小時(shí)發(fā)出通告。確保消防水泵、生活水泵能正常使用。

(2)供電部門(mén)通知停電的,應(yīng)在接到通知后1小時(shí)內(nèi)將停電原因及時(shí)間通知各業(yè)主。

車輛出入、停放管理方法

一、出入管理

1.外來(lái)車輛進(jìn)入小區(qū)內(nèi)必須按物業(yè)安保員的指揮,并收取相應(yīng)費(fèi)用。

2.外來(lái)車輛進(jìn)入小區(qū)嚴(yán)禁占用小區(qū)內(nèi)專用車位。

二、停放管理

1、所有車輛按指定的位置停放,自覺(jué)接受安保員的指揮,在規(guī)定區(qū)域或指定車位居中有序停放,保持車頭朝向一致。

2、小區(qū)所有車位都由物業(yè)主管部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)安排停放管理制度后對(duì)應(yīng)停放,其余車輛一律不得駛?cè)胪7拧?/p>

4、所有車輛車主應(yīng)加強(qiáng)安全防范意識(shí),車內(nèi)不得存放貴重物品,停車后及時(shí)關(guān)鎖門(mén)窗;停車時(shí)避免與其它車輛發(fā)生碰擦,如有碰擦,應(yīng)主動(dòng)與對(duì)方車主或現(xiàn)場(chǎng)安保員聯(lián)系,妥善處理。

END

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