第一篇：外貿業務員管理規章制度-規范

青島通天貿易有限公司

外貿部門管理

為了規范外貿部門的工作，使大家有個良好的工作環境及和諧的團隊，使外貿團隊在公司領導下高效的開拓國際市場，保障外貿業務工作有序，特制定以下制度。

工作時間：上午8:00-11:30，下午1:00-5:00 周五下午：總結，大掃除

周六：8:00-11:30，下午1:30-5:00（試行）

一．總體制度

1.不斷學習業務知識和技能，提高個人素質與涵養，遵守公司考勤等相關制度，請假需提出書面申請，緊急情況可口頭申請，事后補上請假條。

2.嚴守公司機密，謹言慎行。公章使用須有申請、領用記錄。不得泄露公司有關產品策劃、技術、客戶資源等機密性信息。

3.未經批準，不得攜帶任何無關的移動存儲設備、光盤等進出公司，不得將公司電腦內的文件發送給與公司無關的任何機構或個人。4.配合部門每周召開的部門研討會，圍繞如何做大做強并討論上周工作總結及下周工作如何調整；同事之間就外貿技能多溝通，互相學習。

5.公司根據展會效果和實際情況來決定參加國內外展會，參加前需準備好赴展的相關資料，如展品、樣本、報價資料、展位布置、展品的運輸等。

6.同事之間應相互溝通，友好相處。客戶信息在外貿同事之間，可以保密，但所開發的區域（國家）、客人的名字，在例會上可以互相溝通，以防止客人向不同的外貿業務員詢價；外貿業務員不能惡意侵占其它人的客戶信息,不得故意報低價格，防止不勞而獲的事情發生。

7.注意個人衛生，保持臺面整潔，垃圾及時處理，共同營造綠色辦公環境。

二、客戶管理制度

1.在接到新客戶詢盤的，將客戶資料進行登記，明確標記本次詢盤產生的時間、聯系方式、客戶來源、客戶需求何種規格的產品等。便于跟進和匯報管理。

2.參加展會各業務人員所收集的客戶名片及合作意向，展會完成后一周內，將所有名片資料登記在客戶檔案中，名片上交公司，由公司分類，酌情分配給專人跟進。原則上，客人在展會上與哪個業務員溝通，就分配給哪個業務員跟進。

3.及時錄入客戶資料以便跟進和內部溝通。所有客戶資料的錄入必須盡量詳細，尤其在客戶描述里，進行客戶的詳細說明，包括產品意向、實力分析、誠意度分析、成交機會分析等。4.未經公司授權，嚴禁業務員私自將公司訂單外移，若發現在公司上班期間，有上述嚴重違紀行為，公司除嚴厲處罰外，嚴重者追究法律責任。

三．日常工作

1.及時查看郵件詢盤郵信息，合理報價。2.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄必要時進行文檔保存。重要信息要摘出存入備忘錄。3.每周做一次總結和內部溝通，包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，當前工作計劃。青島通天貿易有限公司

（2）總結遇到的一些業務問題和技術性問題。（3）其他貿易事務相關的一些問題。

4.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。

5.對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

6.定期對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。做出匯報。

四．郵件管理

統一使用企業郵箱saleX@shenghualong.net,郵件注意備份和保存，以便管理和追蹤。五．客戶開發前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，及時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.子賬號從主賬號得到的詢盤應及時處理，超過兩天不處理的主管有權利交給他人跟進。六．報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，并與劉繼升或總公司確認方可報價。如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后再給客戶報價。2.收到客戶確認形式發票后，做好后期的收款和催款工作。

3.將填寫完整的發票或者合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。并做好備案。七．文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。八．電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理處備案。2.業務人員定期要進行數據備份。九．文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復制客戶郵件，2.文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱。十．合同號登記本及單證保管

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

2016年10月

第二篇：外貿業務員管理規章制度_規范

關于業務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.上班第一件事打開電腦查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.每周一上午10:00點部門經理給業務員開晨會，安排本周工作計劃及做上一周的工作反饋和總結。

總結內容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，本周進程，下周計劃。（2）總結一周內遇到的技術性問題。（3）總結在業務上遇到的問題

5.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

7.對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。

（二）客戶開發前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.業務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經部門經理及總經理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協議。

3.將填寫完整的合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。

4.合同蓋章后，掃描發給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產（備貨）

1.業務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員及時制作銷售訂單，經部門經理簽字后，安排生產。

2.業務員需要和生產部計劃好生產包裝，發貨和單據制作的時間表。3.業務員應每天與跟單員溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情況。

4.業務員需要根據合同內容提前準備發票箱單給跟單員安排發貨。5.跟單員負責統計每天的發貨記錄，并公布在部門白板統計本上。

（五）發貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯系貨代，確認合適的輪班和發貨時間。

2.貨物報關出口后，把所有單據包括商業發票，箱單，原產地證，提單等掃描存檔，并發給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理，總經理處備案。

2.業務人員的電腦E盤統一設置為業務盤，部門經理，總經理有權查看。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer

File----Packing----Shipping document 低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件 2.文件存放說明：Business Report 下存放業務進展，工作總結。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。Shipping document下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據。保證所有與客戶有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經理，部門經理有權查看工作郵箱。

（十）產品報價程序

業務人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

合同號登記本電腦共享，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

業務員應嚴格按照以上規定執行

第三篇：外貿業務員管理規章制度_規范

外貿業務員管理

1.管理如要做到公正，公開，需要員工的配合！

A.要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監督。

B.要做到完全公開，管理者必須有實權審核及審批各種單據，并對各種單據進行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團隊及競爭機制，管理者必須對業務員的薪資有一定影響。管理者每月應對部門業務員進行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發布信息數量，免費平臺廣告發布的網站數量，所簽訂的銷售合同數量，達成訂單金額。公司應針對這些考核數據給員工發放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發放獎金既能調動業務員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關于銷售區域的劃分的，要盡量做到公平和平等

考慮到總有區域相對好的和一般的。劃分區域的時候要全面考慮。一是免費平臺的劃分。

關于業務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執行，以確保公司的利益最大化。

（一）日常工作

1.查看郵件詢盤郵信息，合理報價。兼顧其他規劃當日工作。做好一天的規劃和計劃，安排好主次工作，劃分緊急，重要，日常和臨時要做的工作

2.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘

出來存入備忘錄。

3.工作結束之前心里盤算和思考一天的工作結果，將重要和要完成的或者

未完成的工作做好紀律一邊及時正確處理

4..適當時間開會和整理一周或者半月的主要工作內容，業務進展，以便領

導掌握業務情況和做出決斷

總結內容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，當前工作計劃。

（2）總結遇到的一些業務問題和技術性問題。

5.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

7.定期對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。做出匯報

（二）客戶開發前期工作

1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與部門經理或研

發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.業務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到

付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經部門經理及總經理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后在給客戶報價

2.收到客戶確認形式發票后，做好后期的收款和催款工作。需支付傭金需

與客戶簽定傭金協議。

3.將填寫完整的發票或者合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審

批。并做好備案

（四）安排生產（備貨）

非常重要：應安排專門的跟單員安排生產訂單及報關發貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經理管理。業務員一條龍操作如果訂單

很多的話，容易跟不上，有個銷售助理最好，可以做做跟單工作和適當的內勤工作。）

1.業務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知

跟單員制作訂單，或者業務員自己制作身產蛋，經部門經理簽字后，安排生產。

2.業務員需要和生產部計劃好生產包裝，發貨和單據制作的時間表。

3.業務員應每天與跟單員溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情

況。

4.業務員需要根據合同內容提前準備發票箱單給跟單員安排發貨。

5.跟單員負責統計每天的發貨記錄，并公布在部門白板統計本上。

（五）發貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF

條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯系貨代，確認合適的輪班和發貨時間。

2.貨物報關出口后，把所有單據包括商業發票，箱單，原產地證，提單等

掃描存檔，并發給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理，總經理處備案。

2.業務人員定期要進行數據備份。

（八）文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，定期保存和復制客戶郵件，2.文件存放說明：要做好分類，以便方便查閱

（九）郵件管理

統一使用軟件管理，定期保存，（十）產品報價程序

業務人員報價時要綜合考慮各種因素，價格，競爭，客戶需求，如有特殊情況低于底價時，需要向總經理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品

名稱，數量，預計發運日期，目的地。

（十二）單證保管

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

第四篇：原創 外貿業務員規章制度[范文]

外貿部規章制度

1.工作時間 每天上午9點保證開始在線工作，并第一時間登陸客服系統，中午一個小時吃飯時間，工作時間內只能用 1個QQ（即工作QQ）上網談工作業務，不準在網上閑聊，不準看電影玩游戲等，如有違反罰款30元/次。

2.作息時間 每周可休息一天，周六和周日輪休，由部門主管統籌安排。法定節假日將根據情況安排假期。

3.每月事假不得超過2天，請假期間扣除當天基本工資，如該月無遲到、曠工、事假、病假的，獎勵全勤獎100元。遲到10分鐘以內，每罰款10元。超過10分鐘到半小時以內，每次罰款20元。遲到半小時以上的，按曠工半天計算。未請假礦工的，扣除3天的基本工資。（所扣資金將做為獎金發放給當月優秀員工）

4.工作時間不得帶親屬人員。如有親屬來訪需提前3天向公司申請。

5.如公司安排住宿的，晚11點前必須回宿舍，否則發生意外事件，公司不承擔任何義務和責任，所發生的一切后果自負。

6.員工辭職需要提前一個月做出書面請辭并說明原因（試用期員工需要提前7天通知公司），要保證不做任何損壞和傷害公司利益的行為，如有違反可視自動放棄本月工資和獎勵。

7.每月補助電話費用50元.但必須保證電話在每天8點到22點在開機狀態，如發現

電話打不通，出現第一次警告，出現兩次的取消當月電話費用補助。

8.辦公零星費用，憑票據記帳。票據應注明經手人姓名，應先行請示，經同意后支出。

9.保持辦公室環境和衛生，輪流打掃

10.愛護公司財務，如因個人失誤造成損壞，要自行賠付。

11.如果工作中出現失誤和重大問題，如下單時寫錯顏色和尺寸，發貨時地址錯發漏發產品所造成的損失，公司要對責任人進行懲罰，按實際損失比例的30%在當月工資中扣除。

12.每天保證至少上傳5個產品到網站，阿里，速賣通等所有平臺。并對公司網站信息錯誤及時反饋。

13.對自己下到工廠的單子進行跟單(下單后第3天和交貨期前3天)

外貿部—范立偉

2012年2月28日

第五篇：外貿公司 工廠外貿部門 外貿業務員管理規章制度 規范

外貿業務員管理

1.管理如要做到公正，公開，絕對需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報客戶情況甚至隱藏客戶信息，導致管理者無法作出判斷及相關決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監督。要做到完全公開，管理者必須有實權審核及審批各種單據，并對各種單據進行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。

2.如要建立一個好的團隊及競爭機制，管理者必須對業務員的薪資有一定影響。管理者每月應對部門業務員進行各項考核，包括銷售技巧，付費平臺發布信息數量，免費平臺廣告發布的網站數量，所簽訂的銷售合同數量，達成訂單金額。公司應針對這些考核數據給員工發放獎金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因為底薪原本相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發放獎金既能調動業務員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。

3.關于現在劃分的區域，雖然做到了區域平分，但是不可能做到完全平等。總有區域相對好的和一般的。完全按區域分問題在于免費平臺，現在原則上是誰接到了另外一個人區域的詢盤要給對方，但如果此業務員有私心不拿出來（當然現在我們有公開制度），或者是覺得自己的努力結果給別人了不甘心，因此沒有那么努力了。這時我們需要考核制度（免費平臺廣告發布的網站數量）來約束。深入一步來說，如果他繼續努力在更多的平臺發布更多的信息，但是還是別人區域的詢盤，這時他的積極性會大大下降。這樣的情況是否可以考慮算團隊業績或者按50%比例平分業績？

關于業務員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴格按以下制度執行，以確保公司的利益最大化。紅色字體是我標出的特別需要注意的。

（一）日常工作

1.8：40之前打開電腦，查收郵件，查看詢價信息。

2.綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點計劃，把要處理的事情分為四類：

（1）緊急；（2）重要；（3）日常（4）臨時

3.和在線的客戶進行及時溝通，聊天記錄要進行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。

4.工作結束之前確認一天的工作結果，將六點計劃中完成和未完成的標注出來。注明完成進度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。

5.每周一上午9點部門經理給業務員開晨會，安排本周工作計劃，每周五下午三點前交本周工作總結，并于下午5點開總結會議，做工作反饋和總結。

總結內容應包括：

（1）所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產品，本周進程，下周計劃。（2）總結一周內遇到的技術性問題。（3）總結在業務上遇到的問題

6.每月對自己的訂單進行總結，列明合同號，合同金額，合同數量，價格條款，交貨期，目前進行狀態，下一步該怎么進行，對本月簽單量，款項回收情況進行總結。對客戶進行總結，對于每一個客戶的要求，對產品，單據，包裝的要求作總結，進行客戶評價分析。

8.對自己的整體業務進行匯總，做自我分析評價，制訂半年的工作目標和計劃。

（二）客戶開發前期工作 1.收到詢盤及報價時，要及時跟部門經理確認是否已有同事聯系，如沒有，及時跟蹤和處理。

2.在與客戶商談過程中，有涉及到技術指標的問題，即時與部門經理或研發部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機構聯系，進行辦理。

3.業務員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費用，快遞費或取得客戶到付帳號。不能取得樣品費又不能到付，須經部門經理及總經理批準才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據整理存檔。確認客戶收到樣品后一個星期，須跟蹤樣品測試結果。

（三）報價及合同簽定

1.收到客戶詢盤及報價時，原則上按報價單報價，如最終報價低于報價單，應與部門經理確認相關信息后在給客戶報價，做報價單或形式發票給客戶，并要求客戶簽字回傳。

2.收到客戶簽字確認形式發票后，嚴格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協議。

3.將填寫完整的合同，傭金協議等遞交部門經理審核，總經理審批。4.合同蓋章后，掃描發給客戶確認簽字。

5.如客戶對銷售合同有異議，合同修改后重新確認。

6.雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。

（四）安排生產（備貨）

非常重要：應安排專門的跟單員安排生產訂單及報關發貨！

（部門配備一個專門的跟單員，歸部門經理管理。不能業務員一條龍操作。）您或許會覺得成本會增加，但這絕對是必要的！

1.業務員在收到財務確認預付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員在速達5000中及時制作銷售訂單，經部門經理簽字后，安排生產。2.業務員需要和生產部計劃好生產包裝，發貨和單據制作的時間表。3.業務員應每天與跟單員溝通生產狀況和相關商檢，保險，定船定航班情況。

4.業務員需要根據合同內容提前準備發票箱單給跟單員安排發貨。5.跟單員負責統計每天的發貨記錄，并公布在部門白板統計本上。

（五）發貨

1.FOB條款下，客戶如指定貨代，及時與客戶確認貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負責確認貨代公司，須及時聯系貨代，確認合適的輪班和發貨時間。

2.貨物報關出口后，把所有單據包括商業發票，箱單，原產地證，提單等掃描存檔，并發給客戶，進行確認。

（六）文件資料管理

業務人員正在處理的合同訂單，以及已經完成的訂單（合同，發票，箱單等），必須保留紙質復印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應注明標識已完成訂單，待處理訂單。以便當事人不在場的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。

（七）電腦管理

1.電腦密碼一律在部門經理，總經理處備案。

2.業務人員的電腦E盤統一設置為業務盤，部門經理，總經理有權查看。客戶資料半年進行一次光盤刻錄，進行數據備份。

（八）E盤文件管理

1.所有與客戶往來及與發貨有關文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統一存放在E盤，保證所有資料在E盤對應的文件夾下都能找到。

E盤：高級客戶 ：客戶----Business Report----Customer File----Packing----Shipping document

低級客戶： 客戶-----郵件

潛在客戶： 客戶-----郵件

2.文件存放說明：Business Report 下存放業務進展，工作總結。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報價。Packing下放置與包裝有關的文件，圖片。Shipping document下按合同號設置文件夾，分別存放各合同與出貨有關的單據。保證所有與客戶有關的往來文件，原件及復印件能在對應的文件夾都能找到。

（九）郵件管理

統一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經理，部門經理有權查看工作郵箱。

（十）產品報價程序

業務人員對外報價不得低于底價，如有特殊情況低于底價時，需要向總經理，主管，提出書面或郵件申請，審批單價后才可對外報價。

（十一）合同號登記本

業務員簽訂合同后，必須及時在合同號登記本上進行登記，并將合同交于部門經理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號，客戶名稱，產品名稱，數量，預計發運日期，目的地。

合同號登記本統一掛在部門白板上，以確保所有信息公開透明。

（十二）單證保管

貨物發出十日后，收齊所有單證復印件，裝訂成冊，存檔保管。

（十三）獎懲制度

業務員嚴格按照以上規定執行，對于嚴格執行者給予激勵加分，如違反以上規定第一次給予警告，第二次給予扣分。