第一篇：教你如何寫出一封完美的電子郵件(南云飛)

教你如何寫出一封完美的電子郵件(南云飛)

一、為什么選用電子郵件來與別人溝通？

據(jù)說，世界上的第一封電子郵件是由一位名叫Leonard K的教授發(fā)給他的同事的，這封郵件內(nèi)容只有兩個字母：“LO”。但從那一刻起，電子郵件就以迅雷不及掩耳之勢不斷侵蝕傳統(tǒng)紙面信件的領域。到目前為止，可以大膽地說，凡是具有高中以上文化程度的年輕人，幾乎沒有一個不擁有自己的電子郵箱地址。

筆者本人從2000年正式擁有了自己的一個電子郵箱地址，為此興奮了一夜沒有睡覺。當時這東西確實是很稀罕的：用電話線連接在一個叫作“貓”的東西上，然后“貓”又連接到電腦上，居然可以在上面給遠方的朋友寫信！而且還是馬上就能收到！這真是令人驚嘆！須知當時“大哥大”還是少數(shù)闊人用來顯擺的時候！我清楚地記得我的第一封電子郵件是這樣寫的：“老張，我正在給你用電腦寫信，你現(xiàn)在看到了嗎？“關于這封信，老張在一周之后在一個網(wǎng)吧里才打開，回復我說：“我看到了，真神奇。。”——當時大家都沒有自己的個人電腦。

到了后來，用電子郵件溝通已經(jīng)成為了常態(tài)。但說來奇怪，我們國人其實是不喜歡用電子郵件來溝通的，尤其是私人之間的事情。這一點區(qū)別于老外——老外是很喜歡用電子郵件的，目前外企員工是國人在用電子郵件最多的群體。而國人最喜歡用MSN或QQ聊天：msn來自微軟，是“洋”玩意兒，而且多數(shù)老外在用，所以國人中的“高端人士”往往喜歡用這個，盡管經(jīng)常斷線卻樂此不疲；qq是個本土的軟件，而且一開始給人的感覺是小屁孩兒們用來泡MM的，娛樂性多一點，這就很被“高端人士”看不起，甚至你在客戶面前都不好意思說你在用QQ。不過，畢竟無論msn也好，qq也好，不外乎就一網(wǎng)上溝通工具而已，好用才是王道。所以，到目前為止，qq已經(jīng)占領了國內(nèi)及時通訊的多半市場，真是此一時彼一時啊。

我很喜歡用電子郵件與人溝通，尤其是商務場合。理由很簡單：首先，書面的東西要比打電話等正式的多，用電子郵件溝通顯得莊重典雅：你做過什么，要去做什么，需要別人做什么，寫郵件發(fā)出去，年終盤點的時候也知道你每天都干了些什么。這一點區(qū)別于qq與msn，這兩個及時工具是不適合正規(guī)的商務交流的，最多是補充而已，而且要獲得對方的允許方適合使用；其次，書面的電子郵件在撰寫的過程中必然要斟字酌句，細細琢磨，能夠有條理性地闡述其觀點，減少了口頭語言錯誤的可能，電話溝通則難免言多必失，而且條理性差，無法表達許多復雜的意思。最后，用電子郵件溝通，還有一個最重要的功能是保留證據(jù)。它能夠永久存儲溝通過程中的信息，在需要查詢時及時查到，在需要對簿公堂的時候可以當作直接證據(jù)來使用，這一點也區(qū)別于qq等及時通訊工具。當然，如果你不想讓對方保留溝通的記錄，就要選擇當面對話等難以保留記錄等方式（但當面錄音的可能性也是有的）。

用電子郵件溝通也有其缺陷：比如及時性就不如qq等方便。同時，電子郵件雖然方便快捷，但一些原始的紙面文件，比如一些已經(jīng)蓋章或簽字的原始文件無法通過網(wǎng)絡傳遞，只能通過傳統(tǒng)郵寄方式進行。另外，電子郵件畢竟是“無形之物”，它的載體是人眼看不到的電子信息，因此，一些需要承載個體感情的信件，如情書等，一般不宜用電子的方式來傳遞。

撰寫電子郵件的目的，一般需要先考慮下面的問題，這樣可以幫助確認郵件中的重要信息。

（一）要詢問什么問題？

（二）要發(fā)送什么文件？為什么要發(fā)給對方？

（三）要陳述什么觀點？

（四）要征詢什么意見？

（五）要給予什么建議？為什么對方要接受？

（六）要推銷什么產(chǎn)品或服務？為什么對方要購買？

（七）為什么要表示感謝？

二、如何選擇電子郵箱及郵箱地址

古代的名士都有一個叫的上口的好名號。比如在《水滸傳》中，黑宋江的外號就叫“及時雨”，這為那廝增色不少！這就是名號的重要性。商務交往也是如此，一個響亮的、有內(nèi)涵的電子郵箱地址能顯得使用者層次高了許多：舉個例子，假如你是一個大型企業(yè)負責人或受人尊重的機關單位專家學者，你就不該在對方問你電子郵件的時候說“我的郵箱是402329893@qq.com”，這就叫掉價！你應該給他一個單位郵箱！再舉個例子，如果對方是個老外，你就至少要給他留一個yahoo或gmail或hotmail的郵箱，因為跨境電子郵件溝通其它郵箱往往有遮蔽的缺陷，而163郵箱又因為你的英語不靈光，無法通俗地告訴老外，難道你和老外講：“my e-mail is aaa@one、six、three dot com？”

按照筆者使用電子郵箱的經(jīng)驗，一個商界人士至少需要3個電子郵箱：一個為商務門面：最好選擇單位郵箱；一個為功能較大的郵箱，如網(wǎng)易的163郵箱，gmail郵箱等；一個為最快捷方便的郵箱，如qq郵箱，139郵箱等。這些郵箱都可以整合在一個郵箱里查收發(fā)送：筆者的組合是：將單位郵箱和139郵箱通過pop全部收在網(wǎng)易郵箱中，然后將收到的郵件再轉發(fā)到qq郵箱，然后再設置轉發(fā)到139郵箱。這樣一來，凡是給筆者發(fā)的郵件，無論是發(fā)給哪個電子郵箱，都第一時間通過qq提示和139郵件短信通知筆者，而筆者也可以利用網(wǎng)易郵箱的強大功能，用選擇的發(fā)件人來回復各種郵件。設置起來雖然看似麻煩，但用起來卻輕松多了。

給自己注冊一個理想的電子郵件，其用戶名至關重要。一般人注冊郵箱，最優(yōu)選擇往往是注冊自己姓名的全拼，如果已經(jīng)被占用，那退而求其次，只能是選擇姓名+出生年月，這后一種組合筆者不是很贊同，因為這樣的用戶名不僅泄露了個人隱私、為自己帶來不安全，而且拼音和數(shù)字連在一起也顯得不上檔次。舉個例子，如果是網(wǎng)易等國內(nèi)郵箱，“南云飛”這個名字就可以注冊為“nanyunfei”，但若是gmail或yahoo等國外郵箱，建議注冊成“yunfeinan@gmail.com”或“yunfei.nan@gmail.com”為好，這樣符合國際郵箱的姓名書寫規(guī)則。對于不想顯示個人隱私的郵箱使用者，還可以同英文名加姓的方式，比如“tony.nan@hotmail.com”等。

三、電子郵件中的幾個“術語” TO。收件人。也就是說，你這封郵件要發(fā)送給誰，就TO誰。

CC。抄送相關人。意思是說你這封信不僅要TO給誰，還有必要讓收件人之外的相關人知曉。一般來說，你的直接上級往往喜歡事必躬親，或者這件事你需要領導支持的，一定要去CC他，不然你做了很多事情，領導不知道，你就是出了事也沒人挺你。

BCC。暗送相關人。比如你要給客戶發(fā)封郵件，想既讓你的領導知道又不想讓客戶看到你抄送了你的領導，這時你就需要用暗送這個功能了。

FW。.轉發(fā)相關人。如果你是個領導，每天處理很多事情，有些事情郵件需要你的下屬處理，這時你就可以直接可以轉發(fā)給你的下屬去處理。轉發(fā)的同時不要忘了加個批示，pls.follow.（請?zhí)幚恚┖唵蚊髁恕Ｈ绻闶莻€下屬，有些事情你無權處理，也可根據(jù)需要轉發(fā)給領導，但切記要在轉發(fā)時寫幾句請求處理的話，領導不是你的下屬，很忌諱你直接轉發(fā)給他的。

Re。回復相關人。這個比較簡單，但要注意的是，如果有多人發(fā)送給你，你回復的時候要注意選擇“回復全部”，只回復一個人是不禮貌的。

已讀回執(zhí)。一般的郵箱都有這個功能，但yahoo和gmail郵箱沒有，需要你在客戶端設置才行。已讀回執(zhí)，通常兩個功能：一是內(nèi)容很重要的郵件，需要知道對方是否讀過，但是如果是需要在限定的時間內(nèi)讀，就需要用郵件的優(yōu)先級功能，選擇“緊急”即可。二是個人目的看收件人究竟打開過沒有。但是，沒有發(fā)回已讀回執(zhí)并不表明對方?jīng)]有看到信件，一則如果收件人刻意回避，可以不選擇“已讀回執(zhí)”按鈕而直接閱讀，或者在某些郵箱中，如網(wǎng)易、qq等可以預覽的狀態(tài)下看完郵件內(nèi)容而不給你發(fā)回執(zhí)。

優(yōu)先級。這個功能要慎用！如果不是萬分火急，千萬不要發(fā)送這種帶著紅色感嘆號的信件！我很討厭那種經(jīng)常不分狀況用優(yōu)先級的人，這種郵件會引起閱讀者的重視，但是發(fā)這樣的郵件也會招來讀信人的討厭：尤其是你的信件內(nèi)容并非緊急！同時，這種帶有特殊標志的郵件在某些郵箱里會被認為是垃圾郵件，反而不能正常收到。

群發(fā)。群發(fā)時候要注意，有些郵箱有群發(fā)數(shù)量限制，例如qq郵箱一次只可群發(fā)20多個，網(wǎng)易可能不到50個，而gmail一次可以群發(fā)到500個，但群發(fā)盡量不要超過10個，多了就顯示這封郵件有廣告之嫌，在多人發(fā)送時，可選擇某些郵箱的“群發(fā)單顯”功能。另外，在群發(fā)時，一定要核實每個收信人，千萬不要因為圖一時方便，將你的求職郵件錯誤發(fā)送給你的領導。

簽名檔。如果是單位郵箱，不妨設置一個統(tǒng)一的簽名檔，可以添上你的名字、職位、電話、傳真、郵件，可能還有公司的Logo或者網(wǎng)址。注意其字體一定要和郵件的正文不同，字號一般應選擇比正文字體小一些。另外，為了適應你的“多重身份”，你可以在郵箱中設置多個簽名檔，靈活調(diào)用。舉例如下：

正文。。。。。

以下為簽名檔： Best regards，中國創(chuàng)業(yè)就業(yè)服務集團（香港）

CHINA ENTREPRENEURS＆EMPLOYMENT SERVICES GROUP 袁小姐

Kelly MP: 187。Tel: 021-6。

Website: http://www.tmdps.cn/index1.asp P 為了環(huán)境保護，打印前請三思。

P Please consider the environment-do you really need to print this email P Merci de penser à l'environnement avant d'imprimer cet e-mail *********************************************************提醒您:

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四、如何撰寫一份令人滿意的電子郵件

按照筆者的經(jīng)歷，總結出幾條撰寫要點：

1．信紙

一般不要使用信紙。常見郵箱里預設的信紙難看無比，能不用盡量不用。

2．標題

所謂標題，就是在主題欄里用短短的幾個字概括出整個郵件的內(nèi)容。一定不要空白標題，這是最失禮的。標題要簡短，不宜冗長，最好寫上來自**公司或某某的郵件，以便對方一目了然又便于留存。標題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “南先生收”。也不要用胡亂無實際內(nèi)容的主題，可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，引起收件人注意。回復對方郵件時，應當根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE RE一大串。最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

3．稱呼恰當

郵件的開頭一定要稱呼收件人。但第二次回信的時候，如果雙方還都是使用原先溝通時的郵箱時，可省略稱呼直接回復。如果對方有職務，應首先按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”；如果對方是副職，一般不宜稱呼“副。”，如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚，對于不知道對方性別也不知道對方職務時，可直接稱呼其全名即可，注意稱呼要第一行頂格寫。

對于問候，中文一般可寫“你好”，在北方地區(qū)稱呼“您好”則更好。英文可最簡單的開頭寫一個“HI”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。結尾中文可寫“工作順利”，若是尊長應使用“此致敬禮”。英文常見的可寫B(tài)est Regards。注意，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。

4．內(nèi)容規(guī)范、整潔、有條理

字體一般默認即可。筆者喜歡設置成宋體深藍小號字。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱度的字號和字體。但切記字體不要太大，除非對方是個老年人，同時，不要一會兒大字一會兒小字，也不要一會兒深藍一會兒大紅。英文字體能小寫不要大寫，以避免增加閱讀的難度，一般來說，一封電子郵件的文字顏色一般不能超過三種。在表達方面，要確保拼寫無誤，在每封郵件發(fā)出之前都應該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤。文字要表述準確，能夠準確表達我方的觀點，不要使客戶產(chǎn)生任何的歧義，盡量避免有歧義的文字，盡量避免使用文言文。筆者的經(jīng)驗是，用對話式的寫作風格比較好，能做到輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。當每次寫完郵件后，筆者總要將其內(nèi)容念出來，只有語句通順、甚至瑯瑯上口方才發(fā)送。

另外，在郵件寫作的過程中，要注意內(nèi)容不可過多。這一點很像女人的迷你裙，越短越好，以能說明問題為限，其內(nèi)容以客戶不需要下拉郵件為止，總長度大約不要超過250個字。郵件的開頭除問候外，要馬上切入正題，用三言兩語將去信的宗旨和主要內(nèi)容概括出來（這一點是按照西方的行文標準，即綜述—分述的方式，而國人的習慣是先鋪墊，說一堆廢話之后，最后才亮出自己的觀點，筆者個人認為，為節(jié)約讀信人的精力，采用開門見山的方式比較好），然后再一一詳細道來。當然，如果郵件內(nèi)容很短，而且有含蓄的必要，也可直接在信件內(nèi)容的結尾提出要求。對于格式方面，要使每一段保持三或四行即可，段與段之間有兩行空行。為了保證電子郵件能夠正確顯示，文本的寬度為68個字符或更少。應該避免將網(wǎng)址中間打段或分到兩行。

最后，為了能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，可以將郵件內(nèi)容用一、二、三，1、2、3或A、B、C等標出來，這樣顯得有層次感，但問候類的郵件切記用這種方式，否則會讓人認為你是一個刻板的人！要注意的是，能一次郵件交待完的信息最好在一次郵件中全部說清楚，不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。在行文的過程中，不要動不動使用一些輕佻的笑臉字符，商務郵件畢竟不是你的情書。當然，如果是多次聯(lián)系的熟悉客戶，也不妨為了營造一定的輕松氣氛而采用一些如:)的符號，尤其你是女生的話，效果可能會更好一些。

5．添加附件要合適。

如果你在郵件中附加了附件，一定要同時在正文中予以提示收件人查看，并最好做一簡短說明。附件文件的名稱要能概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。附件的數(shù)目一般不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式文件，應在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送，因為很對企業(yè)郵箱對附件的大小有限制，導致你無法發(fā)送大容量的附件。

6．回復郵件要及時、適當

收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，這是對人的基本尊重，中國人常有不回復郵件的習慣，以為我知道了便不需要回復，老外則認為我們這是不禮貌的行為。如果一下子回復不了，可及時回復對方說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回復，云云”。不要讓對方苦苦等待。對于重點郵件，一般不要超過24小時才姍姍回復；當來信有多個問題需要答復時，在回復的時候不可籠統(tǒng)回復，要將相關問題抄到回件中，然后分別附上答案。避免再反復交流，浪費資源；另外，回復郵件不可過分簡短，至少要答復10個字以上，這表明對對方的重視，不可以簡單地答復：“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼。

五、電子郵件并不是萬能的

能夠寫一份合格的電子郵件相當重要，但現(xiàn)實是很多大學畢業(yè)生、甚至是工作多年的白領都難以撰寫出一份理想的電子郵件。造成這種后果的原因不僅有大學課程設置的問題，而且還與大家對電子郵件的重視程度不夠有關。另外，能夠撰寫好電子郵件也并非什么奇能異技，須知電子郵件只是人類溝通的一種方式而已，我們還需要其它溝通方式的補充才行。于是，你要切記，當你發(fā)送完電子郵件后，千萬不要忘了給客戶打個電話再確認一下。而且，再好的書面溝通都代替不了見面拜訪，唯有多樣化的溝通方式并舉，輔以良好的態(tài)度和誠摯的意愿，才能讓我們的客戶朋友遍天下！如果沒有這些，光靠發(fā)送電子郵件來試圖維護客戶，無疑是癡人說夢，君不見，雖然越來越多的經(jīng)理人工作中已經(jīng)離不開電子郵件，但離不開的，還有那越來越多的苦惱。偉大的比爾·蓋茨的苦惱之一就是，他收獲巨額的個人財富的同時，也收獲了每天400萬封電子郵件，而且最悲哀的是，其中絕大多數(shù)是垃圾郵件！