第一篇：新聞發布會注意事項（共）

危機公關時新聞發布會注意事項

我之前曾發過一篇“如何辦好新聞發布會”的文章，討論了公司在舉辦新聞發布會的注意事項。不過公司在處理敏感話題或者危機事件的背景之下舉辦新聞發布會又會略有不同，常規的如公司高層出面、真誠面對媒體和用戶等不再多提，這里再補充些個人以為同樣值得關注的要素。

1、做好防范可能會后在媒體上出現不利報道的預案。新聞發布會或者記者見面會是公司處理危機事件時的重要渠道和對外溝通方式。坦誠面對和開放溝通自然是首要態度，但實事求是不等于不講究溝通技術，這時前期溝通和考慮周到很重要。對于在會上就可能出現一些敏感的甚至對企業不利的問題，公司公關人員需要事先考慮到那些敏感問題，并準備好合理的答案，使現場的應答者如公司領導和新聞發言人等事先心中有數，避免出錯，只有防患于未然，才能避免因信息通道不暢的原因事后出現負面報道的情況。比如：“產品降價是否意味著質量降低”，可以從產品降價的直接原因是公司快速發展的規模效應而使成本降低，資產重組所帶來的間接成本下降，公司回饋消費者的降價行為等等，并提供可能的數據和使用結果來進一步說明產品質量并沒有下降；比如經常遇到的“公司裁員問題”，可以從公司提高運營效率，減少不利于公司發展的成本角度，或者說明“公司出于戰略發展的需要，與部分員工提前解除勞動合同在所難免，同時公司正組織這些員工培訓和學習，幫助他們尋找新就業崗位等等來化不利為有利。做新聞發布會得事先從多角度地考慮問題并預先到可能的情況，盡可能從正、反各方面去思考和準備各種問題及答案，提煉要點，使相關人員在答記者問時能從容不迫。

2、當新聞發布會的主題涉及因競爭對手或者該重大事件過于敏感并必須避免惡意誤讀而引發社會問題時，需要做好邀請記者的篩選工作及發布會現場的“保衛”工作，比如不邀請只關注反面報道的個別記者，謝絕那些不請自來的陌生記者或者不明身份的陌訪者。對于有些敏感事件，媒體總是趨之若鶩，但現在媒體界也存在良莠不齊，職業道德標準有高下之分的現象。有些記者會唯恐天下不亂，甚至出于某種動機或者商業競爭目的驅使而帶著有色眼鏡來看待和報道事件，這種情況也越來越被企業所關心和擔憂，于是對記者的“選擇性拒絕”也成為辦新聞發布會的工作之一。

5、對于危機處理的發布會，如果能邀請第三方權威機構人員如當地行業的主管部門領導、行業協會領導甚至政府部門領導前來，再好不過，請他們現身說法。第三方客觀公正的角色和特有的權威性都有利于為外界提供更加強有力的聲音。

新聞發布會的相關材料包括情況通報、新聞口徑、發布會議程、主持稿、媒體邀請函、參加記者名單等，都需要發布單位作精心準備。

（1）情況通報的準備。情況通報可以采用新聞通稿的形式，也可以采用新聞發言人會上通報的形式，但是一般不能過長，要根據發布會的主題，提煉出要媒體報道的內容，而不要面面俱到，使媒體抓不住重點，報道分散，影響宣傳效果。如，我市定期新聞發布會的某些場次，情況通報過長，加上發言人語言表達有所欠缺，造成情況介紹過程冗長、沉悶，既影響了現場氣氛，又壓減了后面的記者提問時間。

（2）新聞口徑的準備。新聞發布要有統一的新聞口徑，為了做好這方面的準備，我們可以事先讓到會媒體就發布會話題范圍提出要了解的問題，然后由發布單位擬寫統一口徑。當然，記者不可能完全按照預先準備好的問題進行提問，特別是突發事件的提問，一定會相當尖銳，因此，我們還必須對熱點問題進行預測，擬好口徑，做足

準備。新聞口徑還要注意不要太長，因為發布會的時間很有限，長度一般在一小時之內，如果一個問題回答時間過長，必然造成回答的問題數量減少，影響發布會的現場效果。

（3）媒體約請。新聞發布會的對象是媒體，如果沒有記者參加，發布會就如獨角戲，失去意義。因此，約請媒體參加是重要的一環。首先，我們要注意擬好邀請函，提前2-3天傳給媒體，時間、地點、發布單位、主題、聯系電話等都要清晰，這是媒體決定是否參加、如何參加的重要信息；其次，我們要列好參加記者名單，以便聯系和跟進工作；最后，還要注意跟進落實，提醒記者參加，最好在發布會召開前半小時跟記者通個電話提醒。

第四，新聞發言人要注意備稿，確保順利作答。“預則立，不預則廢”。新聞發言人除了具備必要的條件外，無論對發布內容有多熟悉，都必須通讀新聞口徑，做好相關準備。記者是不會按照既定程序進行的，發言人只有做好充分準備，才能明確自己的定位，熟悉政策情況，避免空話、套話，應付自如。

第五，要注意會場秩序，保證發布會的順利進行。新聞發布會的現場氣氛很重要，既不能冷場，又要避免場面混亂，還要考慮新聞發言人回答提問的能力，這就必須注意會場秩序的控制。為避免冷場，我們可以事先安排一些相熟的記者來提問，如市直媒體等；為避免某些記者提出尖銳的問題，特別是突發事件的新聞發布會，我們可以采取由發布會主持人或發言人點記者提問的方法，或者由現場工作人員控制話筒，并對提出問題總量和發布會總時間加以控制等。

新聞發布會的籌備工作要求

根據主題準備好各種材料：發言稿、宣傳材料、為記者準備的新聞稿、答記者問的備忘錄等。

確定主持人和發言人：發言人應由組織的主要領導人擔任；主持人則由公關部負

責人擔任。兩人事先應熟悉發言稿。

確定所邀請記者的范圍：根據發布信息的重要性確定所邀記者的范圍。但于組織有密切聯系的新聞機構和記者不能遺漏。

選擇合適的會場基本要求：交通方便；設施完善。最好利用大型會務中心、專業新聞中心或大飯店、大賓館會議室。

做好預算，留有余地

[編輯]新聞發布會程序

主持人宣布會議開始，介紹發言人、來賓和新聞單位；

發言人發布新聞、介紹詳細情況。

記者提問，發言人逐一回答。

主持人宣布結束。

參觀或其他安排。

[編輯]新聞發布會的注意事項

事前作好排練，發現問題及時糾正。

對待各媒體記者一視同仁，不能有任何區別。

與組織的宣傳口徑保持一致。

做好會議的接待和記錄工作。

主持人和發言人要注意言談舉止和會場的氣氛引導。在發言冷場時，適時引導*記者提問，而在記者爭相提問時，又要維持好會場次序。

事先準備好回避問題的方式和技巧。

避免造成對立情緒，在發現對立苗頭時，要善于控制和化解。

第二篇：新聞發布會注意事項

新聞發布會的流程與操作要領

（一）會前準備

新聞發布會前的準備工作非常重要，也非常煩瑣，按照操作流程可分為九步：跟蹤信源、分析輿情、準確押題、準備口徑、把握時機、確定人選、準備文稿、邀請記者和模擬彩排。

跟蹤信源，就是要求發言人想方設法掌握讓自己的發言百無一失的所有信息。發言人跟蹤信源，一是列席重要的會議、見證重大決策的早期討論和產生過程，因為信息始自領導者；二是每日追蹤媒體的報道，了解輿論的熱點和焦點問題；三是到事發現場進行調查獲取信息；四是與其他部門和相關人員協調口徑。

輿情分析的主要任務指對收集到的報紙、電視、網絡上的信息加以分析，為新聞發布和回答記者提問提供參考。分析輿情是為了下一步策劃新聞發布的方式和時機。

事先猜測記者的問題，就是押題，像學生在考試前的押題一樣。新聞是貶值最快的商品，時效性很強。一般來說，記者的興趣和注意力主要放在臨近新聞發布會的一兩天內發生的事情上。因此，這些問題在準備時應給予充分細致的考慮。由近及遠、主次分明，這樣做既可節省精力，又可減少疏漏。

無論新聞發言人對發布的新聞內容多么熟悉，都要準備答問口徑。敏感問題的口徑，需要請示上級領導同意或與其他部門會商。跨部門問題的答問口徑一般需要與有關部門協調確定或向上級領導請示。

選擇發布時機的原則：①以掌握輿論主動權為原則，在重要會議召開、重大政策出臺或重要事件發生后及時發布；②突發公共事件發生時利用首因效應在第一時間發布信息；③避免與預期的重大新聞事件的發生時間撞車；④避免召開沒有新聞的新聞發布會，不能為了保持影響力隨意召開發布會；⑤發布會一般應盡量安排在上午舉行，以方便媒體發稿。

確定人選就是確定發言人和主持人。主持人一般由負責宣傳的領導擔任，有時候發言人和主持人是同一個人。當主持人不負責發言的時候，發言人一般由黨委政府主要領導擔任。如果邀請外國記者參加可以考慮使用口譯員。發布會之前應該準備的文稿包括新聞通稿、背景材料、發言提綱、開場白等。需要散發給記者的主要是新聞通稿和背景材料。一個組織在對外發布新聞的時候，為了統一宣傳口徑，也會組織新聞通稿，以提供給需要的新聞媒體。

邀請記者要注意以下事項：①制作請柬或直接打電話邀請，告知發布會主題、舉辦的時間、舉辦地點及發言者身份；②發布會一般上午10點或下午3點開始，持續時間一般為1—2小時，如想在當天晚報或晚間電視新聞中報道，最好安排在上午；③發布會召開前一兩天電話通知確認。

如果發布會十分重要，或者發言人覺得沒有經驗、沒有把握，或者將要出席發布會的領導專家缺乏應對媒體的經驗，在鏡頭前說話不夠自然，那么就有必要進行模擬發布會的彩排。

（二）開場白與答記者問

新聞發布會召開時的開場白，主要是強調該次發布會的重點，告訴記者新聞發布會的核心與重點，避免記者把完全無關的問題扯進來。在新聞發布會上答記者問是難度最大的一個環節，對領導者的綜合素質和隨機應變能力要求很高。

（三）會后聯絡

要留下參加新聞發布會記者的聯系方式，如果事件有了新的進展或新的情況，應及時通過電話、電子郵件等方式進行溝通。

第三篇：新聞發布會活動與注意事項

新聞發布會活動的注意事項

目錄

一、新聞發布會的地點安排

二、發布方在尋找新聞發布會的場所時，還必須考慮以下的問題

三、新聞發布會的席位擺放

四、發布會其他道具安排

五、發布會發言人的確定

六、發言人回答記者問的準備

七、新聞發布會對記者的邀請

新聞發布會的地點安排

場地可以選擇戶外（事件發生的現場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在主辦方的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從主辦方形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。酒店有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便？

發布方在尋找新聞發布會的場所時，還必須考慮以下的問題

會議廳容納人數？主席臺的大小？投影設備、電源？布景、胸部麥克風、遠程麥克風？相關服務如何？住宿提供、酒品、食物、飲料的？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以主辦方VI為基準。酒店是否會代為安排。酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等。酒店是否允許布置。當地市容主管部門是否有規定限制等。

新聞發布會的席位擺放

擺放方式：發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。現在很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。擺放回字型會議桌的發布會現在也出現的較多，發言人坐在中間，兩側及對面拜訪新聞記者坐席，這樣便于溝通。同時也有利于攝影記者拍照。注意席位的預留，一般在后面會準備一些無桌子的坐席。

發布會其他道具安排

最主要的道具是麥克風和音響設備。一些需要做電腦展示的內容還包括投影儀、筆記本電腦、聯線、上網連接設備、投影幕布等，相關設備在發布會前要反復調試，保證不出故障。新聞發布會現場的背景布置和外圍布置需要提前安排。一般在大堂、電梯口、轉彎處有導引指示歡迎牌，一般酒店有這項服務。事先可請好禮儀小姐迎賓。如果是在主辦方內部安排發布會，也要酌情安排人員做記者引導工作。新聞發布會的資料準備

發布會發言人的確定

新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次很好的機會，值得珍惜。代表公司形象的新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳，公司形象無疑也會令人不悅。新聞發言人的條件一般應有以下的幾方面：

公司的頭面人物之一——新聞發言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話。良好的外型和表達能力。發言人的知識面要豐富，要有清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表包括身體語言整潔、大方得體。執行原定計劃并加以靈活調整的能力。有現場調控能力，可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。

發言人回答記者問的準備

在新聞發布會上，通常在發言人進行發言以后，有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通，曾強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。在發布會的過程中，對于記者的提問應該認真作答，對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到主辦方秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是主辦方機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。有些主辦方喜歡事先安排好媒體提問的問題，以防止媒體問到尖銳、敏感的問題。建議不宜采取。

新聞發布會對記者的邀請

媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般主辦方應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加，必要時如事件現場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。適當地制造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發布。無論一個主辦方與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發布會之前，重大的新聞內容都不可以透漏出去。在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系，并作出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行回絕。

新聞發布會的幾個誤區

誤區：新聞發布的主題不清。從主辦方的立場出發，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時候得了金獎，什么時候得到了影視什么獎，什么時候得了第一，但是偏離了主題的的東西在媒介眼中，形同廢紙。又有的主辦方在傳播過程中，生怕暴露商業機密，凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調查。這樣一來，媒體想知道的，主辦方沒辦法提供；媒體不想搭理的，主辦方又不厭其煩。

第四篇：新聞發布會新聞寫作注意事項

新聞發布會新聞寫作注意事項

新聞發布會新聞是企業、機構或個人在召開新聞發布會時為本次新聞發布會統一宣傳口徑，而組織的新聞通稿，以提供給廣大新聞媒體。新聞發布會新聞稿多以平面媒體新聞稿件的寫作形式進行撰寫。今天，往上推軟文車就給大家分享一下新聞發布會新聞寫作的幾點注意事項：

1、新聞的六要素，一定要明確的寫出。即（Who、What、When、Where、Why、How）

2、新聞標題要簡要突出、并且要具備一定的吸引力。

3、導語100至200字：開宗明義，人事時地物。

4、主體部分一般要求300-500字之間，深入淺出、闡明主旨。

5、結語部分100字左右，收尾應簡潔有力，落落大方。

6、稿件要具備一定的新聞價值、正確的格式、簡潔切要的內容、平易友善的敘述、高度可讀性、篇幅以1至2頁為宜（一頁尤佳）

如果不擅長新聞發布會新聞的編輯，可以找專業的新聞營銷公司代寫。往上推軟文城，擁有國內各大新聞媒體專業近百名主編級專業寫手，可為不同需求的客戶優質高效的發布會新聞稿代寫服務。除此之外，往上推軟文城還對外承接新聞發布、事件營銷、活動營銷、產品宣傳、危機公關等多種新聞營銷推廣服務，擁有多年新聞營銷經驗，是您選擇新聞推廣的最佳服務平臺。

第五篇：新聞發布會流程及重點注意事項

新聞發布會、大會基本流程

時間： 來賓簽到

時間： 主持人宣布發布會開始，致辭并介紹來賓（VIP名單）

時間： 代理公司代表致詞

時間： 簽署合作協議（合同）

時間： 公司領導致詞

時間： 游戲開發商代表致詞

時間： 政府代表發言

時間： 主持人宣布晚宴（午宴）開始，雙方領導向來賓祝酒

時間： 游戲演示（或代理商公司介紹）

時間： 第一次抽獎（或互動類環節）

時間： 游戲表演及服裝制作介紹（或企業文化其他類介紹）

時間： 第二次抽獎（或互動類環節）

時間： 主持人宣布媒體現場問答開始（建議與媒體溝通好要采訪的問題內容大致，以便做最佳的回答）

時間： 第三次抽獎（或互動類環節）時間： 媒體專訪企業負責人

時間： 活動結束

新聞發布會流程及重點注意事項

一、確定新聞發布會日期、地點、新聞點等。注意事項：與希望發布事件日期相配合，促進自身對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應、注意避免與重大新聞事件撞車。該步驟應在正式新聞發布會前20天完成，最遲15天，并在邀請函發布前預定會場，否則會影響下一步工作。

二、確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發布會承辦者協調規模與價格，簽定合同，擬訂詳細邀請名單、會議議程、時間表、發布會現場布置方案等。

注意事項：該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體負責。

三、按照邀請名單，分工合作發送邀請函和請柬，確保重要人員不,因自身安排不周而缺席發布會。回收確認信息，制定參會詳細名單，以便下一步安排。

注意事項：該步驟一定要計劃周密，有專人負責，適當放大邀請名單，對重要人物實施公關和追蹤，并預備備用方案，確保新聞發布會參與人的數量和質量。

四、購買禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進行培訓和預演。設計背板，布置會場，充分考慮每一個細節，比如音響、放映設備，領導的發言稿，新聞通稿，現場的音樂選擇、會議間隙時間的娛樂安排等。

五、正式發布會前提前一到兩個小時，檢查一切準備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補救措施。

六、按計劃開始發布會，發布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發布會開始和會議議程、按會議議程進行、會后聚餐交流、有特別公關需求的人員的個別活動。

七、監控媒體發布情況，整理發布會音像資料、收集會議剪報，制作發布會成果資料集（包括來賓名單、聯系方式整理，發布會各媒體報導資料集，發布會總結報告等），作為企業市場部資料保存，并可在此基礎上制作相應的宣傳資料。

八、評測新聞發布會效果，收集反饋信息，總結經驗。

新聞發布會現場管理

在公關營銷的有利武器中，有一種傳播活動既有利于引導社會輿論，又有利于在組織社會公眾中樹立良好的形象，它不僅能傳遞信息，還能給媒體人員提供體驗和感受，這種活動就是——新聞發布會。

無論是公司成立、項目簽約、戰略發布或者新品推進等等具有里程碑性質的事件，新聞發布會都是一個常見的，甚至是必不可少的武器。

而對于媒體來說，新聞發布會也是他們所期待的，在一次全國性的媒體調查中發現，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會，幾乎100%的媒體都將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發布會現場人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加新聞發布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，再加上會議常備有禮金或禮品，通常情況下記者都不會放過這些機會。

新聞發布會一般要經歷4個環節：策劃、籌備、現場管理與傳播管理，在策劃與籌備工作就緒以后，就進入到最關鍵的現場管理環節，這是承接會前策劃、籌備、會后傳播最重要的環節，在這個環節中，一般在一個專題下，以“答記者問”為主要特色。

現場管理的原則有五點：

一是“對口接待原則”。譬如：經銷商的溝通，市場銷售部門就是對口接待部門，如果對專家、官員溝通，公關負責人與組織高層就要出面，媒體的溝通是媒體公關負責人的份內工作，不另設小組；

二是“平衡原則”。根據策劃設定小組，每個小組的工作量相對平衡，在會務負責人的統一安排與指揮下，小組一般分為溝通協調組、接待服務組、安全保衛組。溝通協調組負責對口接待、嘉賓與領導的接待、媒體的溝通與協調，會議主持人也可以劃入這個組；接待服務組負責準備視聽設備、禮儀與簽到、引導入座、分發材料與禮品、安排就餐、照相攝影等；安全保衛組負責會議的場地與人員的安全保衛。

三是“分工負責原則”。在策劃案里就作到分工明確，職責分明，避免互相推諉的現象出現，同時，隸屬分工與橫向協作也要明確；

四是“扁平原則”。一般在大型的新聞發布會中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的新聞發布會中不宜層級太多，以保證靈活機動，人員不要太多，要精干、高效。

五是“制度原則”。盡管新聞發布會的管理是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應該受規章制度的約束。

就管理的內容而言，可以從人員管理、材料管理、時間管理、流程管理和溝通管理5個方面進行，從管理的形式來看，可分為會前管理、會中管理、收場管理三個階段，一個成功的新聞發布會，一定是實現了內容與形式的完美結合：

一、會前管理

按照策劃方案的要求，新聞發布會的統籌負責人與各小組人員要提前至少兩至三個小時到達新聞發布會的現場。

到達現場以后，會前管理分四個步驟開展工作，首先要布置現場、然后作全面檢查、同時可以進行主持人與言人的彩排、最后，各就各位開始接待工作。

第一、現場布置。

現場布置從場外開始，布置場外橫幅、豎幅、漂浮氣球、拱形門等。在酒店一樓大廳、轉彎處布置顯眼的指引牌。在會場門口可以布置X展架之類的宣傳物。

在會場門口布置簽到臺，準備好簽到薄與筆，簽到薄上設計姓名、單位、人數、聯系方式欄目，并備好會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料。同時，在簽到臺上準備好“請賜名片”盒。

場內現場布置從主題背景板開始，背景板內容包括主題、會議日期、會議召開的城市，顏色、字體要美觀大方，顏色可以用組織VI為基準。

布置新聞發言人用的桌子，常用帶白色的臺布、藍色或紅色的圍臺，桌面擺放臺花，把寫有發言人和相關領導名字的桌卡擺放在策劃案擬定的位置，放好音響、話筒，最好每個桌卡前擺一只話筒，再給記者準備兩只。

布置電視或投影儀，試播放碟片，看效果是否正常。有些時候作為新聞發音的補充，錄象資料甚至實物可以對記者起到增加感性認識的作用

布置臺下座位。把握“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”的原則。

一、二排坐貴賓與企業領導，三排以下為記者席，攝影記者盡量安排在前面正中位置，組織一般人員坐后面或旁邊。

布置VIP休息室，冬天要準備好熱茶水，夏天要準備好瓶裝礦泉水，準備幾包高檔香煙，放好打火機與煙灰缸。

第二、現場檢查。

檢查工作可以從外到內，從高到低，從全面到重點，一些細節一定要把握好。

按照前面布置的順序，檢查從場外的橫幅開始，沿來賓的前進路線，檢查指引牌、X展架、簽到臺是否準備好。

在檢查簽到臺時要注意檢查會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料是否足夠。如果是新產品上市，新聞發布會上還要準備發放產品研制過程或介紹產品功用的文字材料。可以把簽到臺當成后勤物資、資料的儲存點。

檢查在背景板，再次核實文字是否有誤，如果有誤要及時補救。檢查桌子、音響，調試每只話筒，調試到清晰無嘯叫。檢查電視或投影儀，要確認用哪個電腦，而且要備一個電腦，以防會議進行中電腦出故障。

檢查VIP接待室的茶水、煙等。

要檢查主要發言人的發言稿是否準備妥當。

攝影師檢查照相機、攝像機電量是否充足，腳架是否支好，角度是否對好。

負責保安的人員要對現場進行安全檢查，特別注意是否存在不安全隱患，譬如：消防通道不暢通，電源線亂糟糟，甚至有壞椅子等等。

如果有空調，要把溫度調到適度。第三、彩排。

主持人與新聞發言人根據會議議程進行“彩排”，既練習配合，也練習對內容與現場的把握。

特別是新聞發言人是會前“彩排”很重要，發言人要認真準備，再次對鏡整理衣著，要熟悉發言稿的內容，制定并演練如何回答常規和刁鉆的問題，對自己的準備工作進行核對與評估，尤其是對以下問題應當有充分的準備：這場發布會的重要意義何在？其新聞價值何在？我的3個主要觀點是什么？是否有充足材料支持我的信息發布？如果記者要求核實，是否很容易就能做到？誰是所發布信息的權威信源？誰的話可以被媒體引用？等等。

第四．接待。提前30分鐘，禮儀小姐在會場作好接待準備。對于重要的領導，還要安排在大廳的專人接待。

背景音樂開始播放，攝影師進入工作狀態。

嘉賓簽到后，禮儀小姐帶嘉賓到VIP休息室休息，服務人員及時把茶水送上，需要配戴鮮花的由禮儀小姐為嘉賓認真的配戴好。

負責VIP接待的人員要核對已到位領導和嘉賓情況，會務負責人要親自為領導和嘉賓送禮金或禮品，如果有的重要領導臨時不能來，會務負責人要及時安排主持人更改講話內容，同時要安排服務人員把不能到的人員名字牌撤掉。

記者簽到后，工作人員為記者發放會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料，媒體負責人安排、協調各媒體的簽到記者，要保持熱情和細致。

記者入座以后，進入媒體等候階段，這段時間不宜超過10分鐘，音響師播放視頻資料和CD。

會議開始前三分鐘左右，請相關領導、嘉賓、組織高層等進入會場，在前排就坐，會議準備開始。

二、會中管理

從會議開始到結束，時間應控制在30分鐘以內，較重大的新聞發布，也不要超過60分鐘，一些敏感話題的提問，媒體負責人要提前跟記者溝通好，避免出現特別刁難的提問，避免出現尷尬的場面。有些新聞發布會，臺上只有新聞發言人一個人，他獨自成為媒體的焦點；有些新聞發布會，臺上有領導在新聞發言人旁邊點綴，對新聞發言人的壓力會有一定的緩解作用；有些新聞發布會，發言人在臺上就坐，站在講話臺后面發言。

在會議中，主持人與新聞發言人都擔當著新聞發布會的主要角色，因此對他們的要求很高。

主持人一般應由具有較高公關專業能力的人來擔任，他的作用在于把握主題范圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議順利進行。此外，在必要的時候還承擔著消除過分緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務。因此，主持人的表現應當活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人生硬、冷漠的距離感。

代表組織形象的新聞發言人對公眾認知產生重大影響，一般由組織的高級領導來擔任。現代傳播方式決定了今天的新聞發言人既直接面對媒體，也同時直接面對受眾。在會議管理過程中，要求發言人舉止要端莊，言行要規范，尺度要適當，要有一定的專業素質和較高的政策水平。

會議議程一般是這樣的：

主持人宣布新聞發布會開始，介紹領導與嘉賓，簡單介紹會議的主題與概要。

在有必要的情況下，主持人請先領導發言，但是，要給領導準備好發言稿，發言內容不宜太長，三分鐘既可。主持人請新聞發言人詳細發言。新聞發言人發布新聞。發揚人要表現得自信而親切，生動而專業。“新聞發言人是一種制度，是溝通媒體、社會公眾和組織的橋梁。新聞發言人背后有一個團隊在工作著”，所以，發言人的言不代表個人，而代表組織，言之有物、真實客觀是其生命。發言人的口頭語言、肢體語言和圖片、多媒體等影象的輔助對調整演講節奏、控制場面有很好的作用。

主持人請現場記者對新聞發言人提問。不管誰發言或提問，要有專人負責遞、收話筒。

提問要有序，內容控制在提綱約定的范圍以內。主持人應注意掌握節奏、控制現場氣氛，現場氣氛根據不同的主題，嚴肅與活潑的傾向不一樣，現場氣氛應該與主題匹配。

發言人在回答記者提問時要注意八個“不要”

不要說“無可奉告”。這是最重要的一點，2003年非典期間，國家相關機構召開新聞發布會，把這一點作為對新聞發言人的強制要求。

不要說謊。新聞發言人不是代表自己，他是代表企業，只有實話實說，才能守住企業信用的低線。

不要說“我不知道”。確實遇到不知道的情況，要學會巧妙的應變，不要生硬的說不知道。

不要目中無人，自說自話。這主要是要體現對記者的尊重。同時，還要記住：不要與記者為敵；不要有“應付記者”、“利用記者”的想法；不要給記者留下猜測的空間；不要給記者壞印象。

新聞發言人在現場要表現出自信、熱情、專業，言之有物，言而有信。

三、收場管理

主持人根據會議的時間安排，結合現場記者提問的進展情況，正式發言與答記者問，一般控制在30分鐘以內，不宜超過60分鐘，適時做出簡要的總結，并宣布新聞發布會結束。

根據不同的新聞發布會要求，主持人還要作以下安排：

請禮儀小姐引導領導與嘉賓離場。會務負責人與對口接待的人員要親自送領導與嘉賓，甚至到車上，以示禮貌。

請記者對發言人進行采訪。雖然，不是正規的“答記者問”，但是，會后的采訪也不能疏忽，要注意以下幾點：充分準備應答自如；緊抓主題巧妙回避；注意身份莫失語態；形象端正儀態良好；表現謙卑尊重記者；對記者的提問要盡力而為；多提供一些與采訪主題有關的資料。

請攝影記者拍照。如果會議還有新聞人物，更應該拍一些照片。

媒體負責人要送記者離開，并保持熱情。如果安排有餐宴，就要有服務人員引導與會者入席，但是，我建議一般不宜安排就餐，確實要安排就餐，也以自助餐為宜，便于記者與組織領導進行深入的溝通。

在這個環節中，保安組的人員負責維持好秩序，隨送領導、嘉賓與記者，要保證與會人員安全、愉快的離開。

服務人員收拾現場道具、資料與常用物品，移交給行政后勤和負責媒體傳播的人員，新聞發布會的傳播管理工作就開始了。