第一篇：秘書需要的技能和素質

秘書需要的技能和素質

1、總經理秘書與辦公室行政工作有類似的地方，而且很多工作是相同的，比如內勤、文件處理、檔案管理、來人來電接待等，都有這樣的工作。多想想以前怎么工作的，總結一下以往的經驗并且發(fā)揚光大就好。

2、總經理秘書顧名思義是總經理的秘書，也就是總經理的日常工作助手，最重要的職責就是為總經理服務，從這個意義上來說工作也比較單純，因為只有一個工作核心和重心，那就是圍著總經理轉。

3、作為秘書，還有一項重要的職責，就是橋梁與紐帶作用，你是總經理與其他部門、領導、同事的橋梁與紐帶，要通過你來做到上傳下達、下情上傳，因此要忠實地做好傳聲筒，千萬不能猜測，加入自己的理解和東西，這一點十分重要。

4、俗話說：秘書不是官，見官大一級，你所說的一切都代表總經理，因此說話做事要慎重，不能信口開河，不懂就問，多與總經理溝通。

5、既然見官大一級，那么為人處事也是很注意，畢竟秘書不是官，不能有大國沙文主義的思想存在，相反為人應該更謙虛謹慎，以平常心對待其他每一個人，有時候甚至比其他一般人更要夾著尾巴做人。當然該運用權威的時候也要好好運用。

6、好記性不如爛筆頭，隨時準備紙筆，邊聽邊記，不明白的再問再記。

7、其他的自己再多想想，多總結，多學習。秘書（公益型）

工作描述：

秘書是傳統(tǒng)的職業(yè)之一，就是負責掌管文檔、安排事務并協(xié)助機構或部門負責人處理日常工作的人員。秘書的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：

? 接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話； ? 收發(fā)與回復日常郵件；

? 撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告； ? 會談、會務安排；安排商務旅行，做好預訂工作； ? 將信件及其他記錄歸檔；備份信件及其他文檔； ? 接待訪客；

? 采購、分發(fā)和控制辦公用品等等。

秘書工作的范圍十分廣泛，既是業(yè)務人員，也是管理人員，可以說，秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。

核心競爭力：

知識要求：一般情況下，企業(yè)要求秘書具備中文或行政專業(yè)大專以上學歷，有文書寫作、檔案管理、財務會計等基本知識，并有一定的外語基礎。

技能要求：文字功底深厚，具備較強的溝通協(xié)調能力和邏輯思維與分析能力，熟練使用各種辦公自動化設備，在授權范圍內有一定的預見能力和判斷能力。

經驗要求：具有一年以上相關職位的工作經驗，對所在行業(yè)和企業(yè)狀況有所了解。

職業(yè)素養(yǎng)：能夠和各種類型的上司和諧相處，辦事細致、處事謹慎，具有較高的自我管理能力、工作積極主動并持久，具備較強的心理承受力和保密意識。職業(yè)現(xiàn)狀：

秘書職業(yè)向來是職場上上供需兩旺的人才需求熱點，據(jù)不完全統(tǒng)計，目前我國的秘書從業(yè)人員達2300萬人。隨著社會的發(fā)展和企業(yè)競爭的日益加劇，秘書工作的重要性越來越受到重視，秘書已經不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業(yè)內參與管理的特殊助手，他們不僅要熟練掌握辦公室的工作技巧，還要能在上司沒有過問的情況下表現(xiàn)出責任感，以實際行動顯示主動性和判斷力，并在給予的權力范圍內果斷做出決定。這也是為什么秘書需求不斷上漲的原因所在。

風險與回報：

秘書的工作繁雜、瑣碎，辛苦又重要。在企業(yè)中秘書起著承上啟下的作用，是上司與員工之間的紐帶。秘書還要能夠正確理解上司的意圖，替上司過濾重要的事物。另外，秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關鍵。

據(jù)權威部門統(tǒng)計，80%以上的秘書月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之間的秘書有4.31%；月薪在8000以上的秘書只有2.02%。

職業(yè)趨勢：

發(fā)展路徑：做秘書得先有“秘書證”，國家勞動和社會保障部將秘書職業(yè)資格分為三個等級：初級秘書、秘書、高級秘書。要求秘書持證上崗。

轉型機會：根據(jù)秘書的知識結構和技能，秘書還可從事行政助理、行政管理等既要與事又要與人打交道、并需要較高的溝通協(xié)調能力的工作，如果外語水平高，還可從事涉外文秘的工作。

個人總結為：

1、必須有更多的付出精神，不能太計較工作時間和個人報酬；

2、常用電話號碼、重要客戶和合作者的聯(lián)系盡可能熟記；

3、要學會擺弄文件，學會擋案管理，重要文件能隨時拿出來，所保存的文件能在2分鐘之內找到，近期（半月內）過手的文件要迅速知道其去處；

4、學會記住認人，凡是見過一次面或找過你上司一次的人，一定要記住其容貌和姓名，最好能在下次見到時，能立即知道這人姓什么，做什么的；

5、應酬活動，場合允許要站在老板身邊，輕聲提醒上司對面過來準備與你上司打招呼的人姓什么、做什么的；

6、學會記錄，只要在場能記錄的一般你就別拉下，說不定什么時候有用；

7、開會一般你只是列席，要記住盡量少發(fā)言，如非上司問及，一般不發(fā)言，但是一定要將會議記錄一定要全面，尤其是重要發(fā)言和會議決議；

8、對內部各部門和人員有調查研究和了解情況的權力，但沒有指令權，若轉達上司的指令一定要在下達之前說明；

9、為了寫東西，多做標準文本，以備不時之需；

10、對其它同事不可有驕嬌之氣；

11、無論對上、對下，多用“請”和“謝謝”；

12、不上網做與工作無關的事，也許別的同事可以；

13、手機永遠是振動，網上QQ也不要有唧唧的叫聲；

14、要細心，學會在小事情上為上司補缺，必要時候需要為上司圓場；

15、上司的失誤要適時地提示，溫和地提醒；

16、常規(guī)性的瑣碎事務，妥善處理，必要情況一跟到底，不要讓人有半點不放心；

17、對內外任何場合不議論公司、同事是非；

18、不是上司問及，不議論同事的不好；

19、少喝酒，不能醉；

20、對同事言語不能曖昧，對上司絕對尊重。不和上司短信商討個人問題；

21、穿衣服有工裝最好，不要為了取悅自己穿太性感的衣服；

22、切不可產生辦公室戀情，如有萌芽立即走人；

23、向上司匯報工作或者接受上司安排、指令一定要記得帶上筆記本，好記性不如爛筆頭；

24、上司的任何安排或者指示，一定要在上司說完后，記錄好，沒聽清楚一定要問或者請上司重復一次。

25、事很多，別著急，抓緊辦，慢慢來。

怎樣做個好秘書

身為秘書，在工作中應注意的問題：

1.與上司關系的處理：

秘書地位的特殊性，很多時候會尷尬。因此，要與上司成為朋友，但不能親密無間，太隨便，或是輕視上司，這是根本性的錯誤；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默無聞，讓他感到你的存在，但非無所不在。

體諒上司的勞苦，分擔他的壓力。要觀察細致，盡可能考慮周到。

不急于表功。要把功勞讓給上司，表面上他可能會謙虛一番，私下底他會對你存有好感。

不忙著提建議。你的建議都表明對上司目前工作運作的不滿，所以要選擇好時間場合，才會有助于問題的解決。

不依靠上司，要保持工作積極態(tài)度，主動幫助、輔佐上司，要有相應的獨立性。

2．與工作人員關系協(xié)調：

要和同事們和平共處，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。

要有合作精神，主動幫助同事，消除隔閡，創(chuàng)造和睦的工作氣氛。

要寬容體諒他人，不強求別人。不同的人能力素質不同，要善待世事。

要勇于承擔責任。這一點很重要，工作中難免有錯誤，“心底無私天地寬”，有了問題能勇于承認錯誤和承擔責任，反而會得到別人的原諒和敬重。

此外，秘書的禮節(jié)、儀表、服飾和幽默感會影響到你公司的文化氛圍、職員們的精神面貌等諸多方面，不能簡單敷衍了

培養(yǎng)秘書口頭報告能力

秘書人員的口頭報告能力，是一個人分析能力、協(xié)調能力、應變能力、表達能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡潔、準確的口頭報告，有利于領導及時掌握情況，迅速作出決策。培養(yǎng)秘書人員的口頭報告能力，要從以下細節(jié)著于：

一、精心過濾，區(qū)別處理、區(qū)別對待、慎重處理，以免干擾領導的正常工作，甚至給領導造成被動。

二、弄清原委，力求準確。視信息的真實性、完善性為生命，按時間、地點、人物、事件、經過、結果六要素調查了解，構建完善的信息。

三、打好腹稿，簡明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實；語言要精煉，不能重復；客觀陳述，不攙雜個人觀點，以免影響領導獨立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語調節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時機，靈活對待。在人員較多的場合，一般應注意保密，宣向領導個別報告。領導情緒不好時，要盡量做到語言平實、平鋪直述，以免引起領導情緒波動，影響對事情的正確答復或處理。不是特別急的事情，還可緩一步報告。領導正在講話或聚精會神地處理某一文件，一般不要立即報告。

秘書日常工作程序

起提前到達上班地點

↓

負責本人及領導辦公場所衛(wèi)生清潔

↓

領導文具、茶水準備、家具、物品有序擺放

↓

分拆信件、分送報紙

↓

領導到達時

↓

提示領導本日日程 匯報有關事項 詢問領導本日日程

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督辦重要事項，急事急辦

↓

進行正常事務工作

↓

接聽電話 接待來賓 資料整理 撰寫文稿 打印復印 來往文件 領導隨

并記錄 并校對 收發(fā)傳真 處理催辦 叫服務

↓

領導臨時交辦的其他任務

↓

下班時間向領導征詢需辦事項

↓

確定是否陪領導或在家加班

↓ 檢查文件、鎖具、電器、電源情況后下班

領導發(fā)火時秘書如何對待

人都有脾氣，誰都有發(fā)脾氣的時候，終生不發(fā)一次脾氣的人是沒有的。其區(qū)別僅僅在于，有人脾氣大，有人脾氣小，有人是亂發(fā)脾氣，有人故意用發(fā)“脾氣”去達到一定的目的。

老板是人，自然具有人的一切屬性，即老板當然也會發(fā)脾氣。就通常的情況來看，老板發(fā)脾氣往往與工作有關，即老板們常常是有意無意地在用發(fā)脾氣的手段去達到一定的工作目的。

發(fā)脾氣對于一般人而言是一種應該控制的不良情緒，但對于老板而言往往代表著一定的權威，這一點可以從戰(zhàn)場上前線指揮員的行為態(tài)度得到驗證。不少指揮員在激戰(zhàn)時都是發(fā)著脾氣指揮作戰(zhàn)。發(fā)脾氣往往能使對方產生心理震撼。而下屬、員工的心里震撼，常常是老板希望看到的應激效果。假如，老板在指揮工作時，其指令不能對下屬產生心理震撼，往往影響其工作效率。所以，就一般情況而論，權力越大的人其脾氣往往也就越大。當然，所說的脾氣是指理智控制下的“脾氣”，超過理智界線的“脾氣”常常導致相反的效果。

員工在與老板打交道、相處時，必須正確對待和妥善處理老板發(fā)脾氣的問題。否則，要么會使老板小看你，要么激化以方的矛盾，從而使一方、或雙方遭受不應有的損失。

對待老板發(fā)脾氣的正確態(tài)度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你應該以忍讓為上。

特別是當員工在工作上出了差錯，老板為此發(fā)脾氣時，你不僅應該忍耐，而且應主動表示認錯或道歉。因為，事實證明，糾正一個人的錯誤的最好方法，與其說是和風細雨，不如說是適當?shù)匕l(fā)點脾氣，只要不超分寸，后者的教育效果往往優(yōu)于前者。

因此，對待老板因工作問題發(fā)脾氣的正確態(tài)度是忍耐、自我反省、總結教訓。

假如在老板發(fā)脾氣時，你認為自己受到了委屈，也不應該當場頂撞和對抗，同樣應該忍耐，不同的是，你可等老板冷靜之后再向其做解釋。當然，這是指比較重大的事情，對于一些不涉及切身利益和個人尊嚴的小事情，你則大可不必與老板斤斤計較。

值得指出的是，那些在老板對其發(fā)脾氣之后，特別是受到委屈對待時，能主動向老板表示親近的員工，將會被視為聰明、有理智的人。這不是委屈求全、而是一種良好的素質修養(yǎng)。此時，最愚蠢的行為，莫過于當場與老板對抗、頂撞。

當然，地于那些品質惡劣、視員工為奴隸，動輒以發(fā)脾氣來壓服下屬、員工的老板，筆者并不提倡逆來順受。具體的處理方法有三：一是“綿里藏針”。即你可采取比較溫和的態(tài)度，強硬的措辭，向老板表示反抗，比如，你可用和藹的語氣，向老板說出一些有份量的話；二是“旁敲側擊”。即你可以采用“借喻”、“比喻”、“喑喻”的手法，向老板表示反抗。三是“針鋒相對”。對于低素質的老板，你不必過于忍讓。“針鋒相對”往往能使對方的行為有所收斂。但是必須注意有理、有利、有節(jié)，不可隨意擴大矛盾。

秘書寶典十招

1、有些事要想到領導前邊

雖然你要聽領導布置工作，但有些事情，秘書要想在領導前邊，當好領導參謀。這樣做，領導才會感到你是一個好秘書。

2、領導布置的工作要提前交卷

如寫材料、搞調查等，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務，要提前向領導打招呼，使領導早有安排，免得被動。

3、注意保密工作

秘書和在領導身邊工作的職員，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會給領導添麻煩的。

4、負責做領導與他人的溝通工作

當領導與另外領導或其他人發(fā)生矛盾時，做秘書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作，使其消氣，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的。

5、平時多給領導提供資料

領導比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值。

6、善于聽取領導意見

對領導的批評或要求，要認真聽取，不要因小事而同領導翻臉。有不同意見，可慢慢與領導溝通。

7、不要輕易在領導面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法，如果看錯了人，領導會從內心埋怨秘書。最好，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事。

8、不向領導提過高的有利于自己的要求

比如機關要分房子，秘書已經有了不錯的住房，還想要一套。這樣的事會使領導為難的。如果辦不成，以后領導會過敏地認為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。

9、多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導。秘書做到及時反映群眾要求，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。

10、要關心領導的生活

經常在領導身旁工作，對領導的飲食、作息時間、身體健康多進行關懷照顧，既體現(xiàn)了關心領導，又反映了同事之情。

秘書工作者知識結構的組成于一個秘書工作者而言，一個完整的合理的知識結構應有三個方面:基礎知識、專業(yè)知識、相關知識

一、基礎知識

秘書工作者知識的第一個層次，是秘書工作者必備的知識和前提條件。秘書工作者的知識面要廣，基礎知識要扎實。為此秘書工作應掌握以下三個方面的知識。

1.科學文化知識

基礎知識的基礎，包括語文、數(shù)學、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學習，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內在的規(guī)律和本質的東西。

2.馬列主義理論知識

哲學、政治經濟學、黨的建設、鄧小平理論、有實踐中不斷地學習，才能提高理論修養(yǎng)。

3.政策法規(guī)知識

這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關的知識，特別要注重后者的學習。因為它在平時的工作中接觸最多的知識。

二、專業(yè)知識

是秘書工作者知識結構的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領域的知識結構的方面。理論知識，是秘書學和秘書工作總體的理論知識，是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基本理論知識，秘書指導思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調研和秘書實務的理論。業(yè)務知識，秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。行業(yè)知識，秘書工作者所在機關的行業(yè)的基本知識。

三 相關知識

秘書工作者的輔助知識，它包括以下幾個方面的知識。新的學科知識，社會科學和自然科學，是相關知識中的一個重要內容，包括行為科學、系統(tǒng)論、控制論、信息論。管理學知識，行政管理，領導科學，決策等方面的知識。社會交往知識，社會關系學，公共關系學，人際關系學等，以便秘書工作者在工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。心理學知識。

四 社會知識

國際知識，當前國際的基本問題，世界格局，政治，經濟，軍事，思想，科技，文化等方面知識的變化及發(fā)展情況。

國內知識，國情，民情，民俗，民風等。..

第二篇：招聘專員需要哪些素質和技能

招聘專員需要哪些素質和技能？

很多企業(yè)在完善人力資源這方面做出了很多努力，在人力資源外包日趨明朗化的今天，我們企業(yè)內部的招聘專員如何在同行中具有競爭力，唯一能做的就是有提升自身技能的基礎上為企業(yè)招聘到最適合的人選。作為一位合格的招聘專員，又要具備哪些基本技能呢？

一.招聘如何為公司帶來競爭優(yōu)勢 ？

招聘的優(yōu)勢

公司競爭優(yōu)勢體現(xiàn)在以下兩點：成本領先和有產品特色。

人力資源管理學家鼻祖Dave Vlrich在《人力資源冠軍》中首先引入HR這個詞，即human resource.而在此之前，企業(yè)的人力資源管理部門叫人事管理（personal management）.他說：“在高科技驅使下的商業(yè)環(huán)境下，發(fā)掘和留住人才，將成為競爭的戰(zhàn)場。”他還說：“成功的商家，將是那些善于吸引、發(fā)展和保留具備必要技能眼光和經驗的人才，這樣才能推進他公司全球的業(yè)務。”

我們在招聘的時候，要先想好一件事，就是“別人為什么愿意來我公司？”。在面試前，也要問應聘者這個問題，以此來了解對方和自己。招聘面試是否專業(yè)，直接影響公司形象。招聘如何為公司帶來競爭優(yōu)勢？

1.提高成本效率。

2.吸引到非常合格的人選。

3.降低流失率。

4.創(chuàng)建一支文化更加多樣性的隊伍。招聘的流程

1.識別工作空缺。由需求部門對自身部門目前的現(xiàn)狀做一個全面的權衡，是否真正到了非招人不可的地步，需求的是什么職務？

2.確定如何彌補空缺。人資中心通過對公司現(xiàn)有人力資源配備做個細致的分析，之后對部門提報的訊息做些溝通。如果通過臨時性的加班或工作再設計方法可以解決此問題，那么最好就不要招人。如果非招不可的話，可以考慮以下兩種方式：

1）應急職務：臨時/租用/承包；

2）核心職務：先內部招聘，如果不行的情況下再決定采用外部招聘（所有職務先在內部公開，進行內部招聘）。

3.辨認目標整體；

4.通知目標整體；

5.會見面試者。

內部招聘與外部招聘的渠道與優(yōu)缺點

1.為了體現(xiàn)以人為本的理念，內部招聘這個形勢一定要，但在招聘過程中，內部招聘與外部招聘的人員比例一定要搭配好。優(yōu)點是能體現(xiàn)公司的以人為本，以此來留住公司的人員；缺點是內部招聘得來的人選多思維單一，不適合創(chuàng)新。內部招聘主要應用于內部技術性人才和基層管理者職務的空缺上。

2.外部招聘：先用員工推薦法，之后試著用現(xiàn)場會招聘，網上招聘等方法，要求較高的職務可以用獵頭公司。其優(yōu)點是促進公司理念的新陳代謝，缺點是：招來的人往往不能肯定就能適應公司的文化，因過程相對內部招聘復雜得多，成本較高。

二.在招聘過程中如何為部門主管建立必備的技能

如何控制招聘成本

在招聘過程中，內部員工推薦是花錢最少的，此種方式多用在中低層管理或技術性人才的招聘上。外部請獵頭協(xié)助需要花費是最多的，但某些重要職務很難在招聘會和網上招到合適的人選時，可采用此方案，不能為了暫時的成本節(jié)省而不用，避免造成更多的浪費。招聘中人力資源部和部門經理要各盡其職

1.HR部門的職責：

1）規(guī)劃招聘過程；

2）實施招聘過程，如刊登廣告，到現(xiàn)場招聘；

3）評價招聘過程，用了多少錢，花了多少時間，如何節(jié)省成本。招聘專員基本技能

2.部門主管的職責：

1）辨認招聘需要；

2）向HR部傳達招聘需要；

3）參與向面試者傳達信息，如果部門主管有時間，最好能參加現(xiàn)場評測。協(xié)助部門主管建立必要的技能

1.在做現(xiàn)場招聘會前，一定要將需要去現(xiàn)場招聘的人做一個大致的培訓，以達到用同一個語言說話。

2.招聘過程中應把哪些信息傳遞給面試者：

1）描述公司的經營范圍，公司是干什么的；

2）提供有關的事實及數(shù)據(jù)，什么該說，什么不該說，要防止有人是來探聽數(shù)據(jù)的；

3）描述公司的歷史，要很專業(yè)，有一個統(tǒng)一的標準；

4）描述空缺職位（是哪個部門，向人匯報工作等）；

5）描述工作環(huán)境，要實話實說，最好把條件說得比實際稍差一點；

6）描述職業(yè)生涯發(fā)展機會。

員工離職的231原則

1.員工入職2周內，實際工作條件的不滿意導致離職率較高；

2.員工在3個月試用期內，因對職務及授權上的不滿也可導致離職；

3.在員工工作1年后成為老員工時，如果不做相應的職務輪換或調整薪酬，就會因感覺工作枯燥而離職。

招聘中常見的誤區(qū)與避免方法

1.定式--刻板印象。

2.相信介紹人或介紹信。

3.非結構性的面談。

4.忽視情緒智能（EQ），而太重視智商（IQ）。

5.真空里的答案。“如果您是一個部門的經理，你會如何領導呢？”“如果...，將...”的類似方案最不可取，回答會很完美，但卻很少是真實能力。要不斷用“過去你遇到的困難是...怎樣解決”似的方法來提問。

6.尋找超人.如果你要招一個100%的職位,那招的人最好是只夠70%到80%的就行了,如果你招到了100%的,他上班第一天你就要努力去激勵他。

7.反映性方法。例如我要照著這個職位的這個人，招一個比他缺點少一些的人。三.選才給公司帶來的競爭優(yōu)勢及選才的類型

選才如何給公司帶來競爭優(yōu)勢

1.選才不等于面試，選才包括求職申請-面試-心理測評-取證。2.選才的目的：

1）為公司節(jié)省招聘成本，2）為公司節(jié)省培訓成本和時間。

3.招聘時要先設一個軟性的門檻。選才的案例（聲東擊西法）：做一個簡短演講，包括：你叫什么名字，你應聘什么職務，你為什么要應聘這個職務，時間一般為三分鐘。這樣做的目的是：上面他講什么不重要，要重要的是觀察下面的其他人的心態(tài)和行為，表情。對上面講話的人表示為關注和認真的傾聽的人才算這一面試合格。例如：團隊合作能力和承受壓力的能力也是一般企業(yè)的必須面試內容。組織冰山。表面形勢（公開的）目標技術結構、財政資源技巧與能力等，內在形式（隱蔽的）態(tài)度、交往模式、群體作用、個性、沖突等。冰山下面的那塊是公司最致命的東西。先招到交往模式正常的人，再去培養(yǎng)他的技能和技巧與能力開發(fā)。選才中人力資源部門和其他部門主管的職責 1.人力資源部門的職責：

1）設計申請表格；

2）參與面試；

3）實施心理測驗；

4）關鍵職位到原服務公司取證；

5）參與雇傭（建議）；

6）對部門主管進行選才培訓和咨詢。包括：招聘容易出哪些錯（比如真空里的答案、反應性方法以）？選才容易出哪些錯？怎么面試？怎么問問題？怎么設門檻等等。2.部門主管的職責：

1）確定這個職位所需要的能力；

2）評估面試者； 3）直接做聘用決定。

面試選才的方式

1.由低往高選。從低職務管理員往高職務管理員進行面試，逐級篩選。優(yōu)點是節(jié)省高層管理人員的面試時間，提高了效率；缺點是公司里職務比較低的人，由于他本身所處的職務原因，他本人對來面試的這個職務就有理解誤差，他很難真正知道高級管理人員不真正需要的是什么樣的面試者，有可能導致有能力的某些人在他手里溜走，浪費了人力資源。當一個職位有很多人來應聘時，你不愁生源時可以采用這種方法來面試。

2.系列化面試。由多個部門聯(lián)合決定結果。這種招聘方法通常招聘到的是適合各個相關部門的人，而不是最優(yōu)秀的人，這種方法招聘的人通常都是需要團隊溝通能力特別好的人。這種方法容易覆蓋不同的層面，不易有偏見。缺點是比較花時間，有的應聘人可能不會有這個耐性而放棄了。如果采用這種方法，應在面試前跟相關部門管理人員溝通約好時間，并對面試人進行相應的溝通，達成一個初步的意識共識（如：我們共有5輪面試，先見誰，后見誰，第三輪見誰......這整個過程大概需要多少時間）。招聘專員基本技能

3.小組面試法。系列化面試劃輪番的，而小組面試是將各相關部門的人聚集到一起，大家一起來對應聘者進行面試，然后由大家研討決定是否雇傭。優(yōu)點是節(jié)省彼此的時間，不容易錯過一些重要話題；缺點是對面試者壓力太大。只有在招聘管理人員或營銷之類的將來會遇到高壓力工作的人，才使用這種面試方法。

四.面試的每個流程及流程的注意事項

求職申請表的重要性

求職者已經遞交了求職書，為什么還要填求職申請表？其目的是讓求職者提供以前服務的公司的至少兩個證明人的姓名和電話，以便取證。通常我們會對那些關鍵職位，在最后確認前難那些公司去電話取證。一般不用真打電話去確認，但能給求職填表者一個要認真、真實地填表的心態(tài)，防止出現(xiàn)過多的虛假內容。

行為表現(xiàn)和面試相結合

1.第一次就選對人才的必要性：可以提高生產率、減少培訓成本、降低流失率。如果你招聘的職務本身就是爬樹的話，就去招一只松鼠，而不是去招一只火雞回來再去教它爬樹。選對人，什么都省了。2.在面試中搜集集中的和工作相關的信息+面試中完整的有關這個人行為表現(xiàn)的記錄+面試完了以后做客觀的準確的評分和評估＝比較有價值、比較準確的面試。（成功率38%），在以上基礎上加上取證和測評后，成功率會上升到66%.3.行為表現(xiàn)與面試相結合。詢問過去工作中的表現(xiàn)。

1）行為是一個人過去曾說過或做過的事實，而不是他的性格或習慣.過去的行為能預見將來。將其做相應的筆記，當此職位再次空缺時，再對其進行追蹤。

A.容易做出雇傭決定

B.面試者之間信息一致

C.信息準確

D.更好的歸檔和存檔

2）不要問其將來要做什么？最不能問的是“你談談你自己吧”。

3）一個面試中的好問題是S+T+A+R四個方面的問題。

S-Situation

情景

T-Target 目標

A-Action 行動

R-Result 結果

面試中怎樣區(qū)分“事實”與“謊言”

1.實事能保持前后一致，而謊言卻可能前后不一致；

2.當詢問的問題對方能很流暢地回答時，有可能會有虛假內容。“你剛剛說的那些很好的，能再說一遍嗎？”。

3.注意應聘人的非語言行為表現(xiàn)的重要線索：

1）眼神：

2）身體姿勢：

3）手勢：

4）面部表情：

五.面試的目標和圍度 面試的目標和圍度

一個職位最好只找五個圍度，由需要招人的部門主管核定內容 考察銷售代表的目標及圍度 1.自我指導及自我激勵； 2.與別人和諧相處； 3.有說服力和影響力； 4.交流技術信息； 5.專業(yè)的行為舉止。考察部門文員的圍度 1.服從、善于妥協(xié)； 2.與別人和諧相處； 3.有服務意識； 4.專業(yè)的工作能力； 5.專業(yè)的行為舉止。考察人力資源主管的圍度 1.自我指導與自我激勵； 2.與別人和和諧相處； 3.交流內部專業(yè)信息； 4.專業(yè)的行為舉止 5.有說服力有影響力。

主管怎樣根據(jù)圍度設定面試計劃 找一張紙寫下面試計劃； 1.從簡歷中發(fā)現(xiàn)的疑點；

2.從5個基本圍度中各衍生出3個左右的問題； 3.對以上問題的答案。怎樣做面試前的準備工作

1.用5-15分鐘的時間細讀面試者的簡歷，并做相應的面試計劃； 2.只將面試人的簡歷帶到面試現(xiàn)場，消除給面試者的心理壓力； 3.準備一份公司介紹類的說明書或小冊子、員工手冊等； 4.準備好自己的名片； 5.事先安排好其他工作，防止面試中出現(xiàn)干擾，最好不要在主管辦公室；保持面試的私秘性。

六.結構化面試的步驟及相關技巧

面試的準備及技巧

面試準備時要善于發(fā)現(xiàn)簡歷上的疑點，以此來確定我公司能不能滿足應聘者的要求，同時考察面試者是不是真正適合我公司：

1.出現(xiàn)工作空檔的真正原因；

2.頻繁換工作的原因；

3.最近沒有學習新技能的原因，現(xiàn)代的文盲是不學習新知識的人；

4.離開原公司的真正原因。4 招聘專員基本技能

面試開始的技巧

1.面試開始時，最好自己親自到會客室里去看看他，了解他真實的一面（觀察他等待時的姿勢、言語等）。

2.將對方領入面試室，握手后做自我介紹，防止對方不知道你是誰。

3.入座后，要確保雙方的舒適，并告訴對方：“為了便于做進一步的了解和評估，我將對現(xiàn)場做些相應的記錄，希望你不要介意”。

4.告訴對方可能要面試的時間，每一輪需要的時間，讓對方合理安排自己的時間。結構化面試

1.初次面試的時候，面試的時間可以盡可能的短，越到后面（高層），時間越長。

2.如果一個小時的面試時間，可以先用15分鐘做一個雙方溝通與彼此的自我介紹，類似于閑聊，緩解緊張局面。接下來將以前做的疑點拿出來，用約15分鐘的時間來談。還有30分鐘用來詢問過去面試者經歷和5個基本圍度中的問題。

3.問話的方式有：修改、重述、跳過、發(fā)展（舉例）四種方法；面試過程中要做好引導、探詢和跟蹤。4.做好相應的記錄。結束面試的技巧 1.允許面試人提問題問； 2.真誠地感謝面試人； 3.做一下個面試的準備；

4.不要在面試結束后告訴對方不確定的結果。

七.專業(yè)的結構化面試技巧

問行為表現(xiàn)的的問題

面試中通過引導、探詢、總結和直截了當?shù)姆绞揭约斑m當提理論性問題，用以達到STAR內容。

S-Situation—情景

T-Target—-目標

A-Action —-行動

R-Result —-結果

1.引導：請你描述一個天寶案例好嗎？

2.探詢：那結果怎么樣呢？

3.總結：你剛才其實說的是天寶這方面的問題，對嗎？

4.直截了當：請給我講一個天寶的例子。

5.理論性的問題。把理論性的問題轉化成例子式的詢問法，讓對方描述出情景、目標、行動和結果。你在以前的公司里向誰匯報？有多少人向你匯報？請講一個相關的例子。（不要問關門性的問題，不要提能以Yes和No回答的問題，這樣得到的結果通常得不真實的結果或不正確的答案。）做完整的善于行為表現(xiàn)的記錄

做面試筆記可以有效地避免面試中的誤區(qū)，如暈輪效應、首因效應、近因效應，定式、刻板印象等等。越面試關鍵的職位，筆記就應該記得越清楚。

1.在面試計劃表上直接記錄，盡可能簡明扼要。

2.要讓面試人知道你在做記錄，但不能讓對方看到你在寫什么，更不能讓對方看到你在涂改。避免因此給對方造成的心理壓力，使其面試不能真正達到公正、公平，對方緊張后無法完整地發(fā)揮自己的能力。

3.面試中做好記錄，但不能輕易下結論，在你沒對所有參加同職位的人進行全面的權衡前，你是沒有資格做最終決定的。應該面試完成后，比較5個圍度里誰更適合這個職務。必要時參考他人的意見后再做決定。傾聽時全神貫注

傾聽是進行有效面試的根基。面試時應該遵循80/20原則。面試中以下行為要防止出現(xiàn)：

1.不禮貌地打斷談話；如：這個問題到此為至，下一個問題...2.顯得太忙，經常有人打擾，電話常響等都是不妥行為。

3.只挑想聽的聽，這樣容易忽略面試者的能力真相；

4.忽略非語言信號；

5.只看細節(jié)，忽略全景；

6.處理信息不當。不要當場處理信息。掌握面試速度

1.在面試過程中適當?shù)夭迦肟偨Y性的問話，之后用引導性的方法引入另外一個問題。以此來調整和控制目標。

2.也可以說“你剛才說的非常非常非常好！”邊說邊做用手從上往下按的姿勢。正常人收到的信息是：這個問題就到此為至了。

3.如果你覺得對方對某事談得不夠多的話，用手心向上做邀請的姿勢，或者你不說話，認真地看著對方。

維護面試者的自尊

如果你在面試過程中維護了面試者的自尊，他會對你公司有特別好的印象。如果影響了他的自尊心，他會帶著受傷的心離開，對他會有間接的影響。

1.事先建立良好的關系。如開始的閑聊，讓對方放松。

2.事后建立良好的關系。如果覺得他不行，應親自將對方送到門口，對他表示真心的感謝。招聘專員基本技能

3.整個過程中對他表示稱贊。“嗯，非常好！”“你今天看起來很精神！”讓對方感覺到自己受人重視。

4.一旦對方跑題了，要首先說自己的問題，如：“我剛才是不是沒有問明白啊？”把責任拉到自己身邊，再說一遍自己想問的問題。

5.心領神會。如“你不用緊張，如果把你換成是我，我在這樣的情況下也會這樣”。非語言性暗示

不要透露否定性的暗示。

八.結構化面試之后的后續(xù)工作

面試之后應首先進行評估

1.組織整理您的筆記；

2.確定您衡量哪些圍度；

3.總結在每個圍度的長短處；

4.給每個面試者打分。

面試打分中可能出現(xiàn)的誤區(qū) 1.像我誤區(qū)。當發(fā)現(xiàn)面試者某方面和自己及自己相關的人有相似之處時，應該提高警惕。

2.暈輪效應。缺點太突出了，導致其他的優(yōu)點被這個缺點罩住了；反過來，優(yōu)點太突出了，也會導致他的缺點被罩住了。

3.相比錯誤。其原因多是以人比人，應該遵循以職比人。

4.首因效應及近因效應。首因-最先的，近因-離你最近的。

5.肓點。自己的缺點在對方身上也有時，就會不自覺地將其放過去了。

6.使用不相關信息或者忽視了相關的信息來應聘者做評價。對關鍵職位的面試合格者做心理測評

1.反應性測評。方法：填空式方案。

2.操作性測驗。沒有正確答案的，讓你隨意發(fā)揮的。指對給定的刺激，進行行為方面的反應。這種測驗需要專家分析。

3.結構化面試。如：杰克韋爾奇那個飛機掉下去誰留下的問題。

4.情景模擬上。無理論討論或文件框管理（面試從未做過該工作的人）、發(fā)表演講或商業(yè)游戲等。此方法主要用以測評應聘人的綜合素質。取證的目的及如何進行取證

“我們現(xiàn)在已經初步決定了試用您，請問我們能不能通過與您以前的公司做一個取證？”。這種做法必須經得對方同意為前提。取證需要取證的內容包括：

1.工作歷史。什么時候到什么時候他在公司任什么職位。

2.這個職位代表著什么。這點最關鍵，應做相應的記錄。

3.這個人哪兒需要有要改進的地方。通知面試結果

無論面試結果如何，都應以電話或者電子郵件的形式通知面試者。如果面試者落選，應該告訴他面試中自己感到他哪些方面很不錯，哪些地方還需要加強努力，并告訴對方將會將他的簡歷備案存入人才數(shù)據(jù)庫，以后但愿能有機會合作。最后還要再次真誠地感謝他參加面試。

如果被錄用，則應該告訴對方需要準備些什么（如證件復印件、相片、床上用品等），何時到公司報道及薪酬標準等，詢問對方還有哪里不明白，盡可能給當事人解釋清楚，以免以后工作中造成不快。

招聘實戰(zhàn)：結構化面試的方法

結構化面試是面試方法中的一種，在細致全面的職位分析基礎上，針對崗位要求的要素提出一系列設計良好的問題，參考求職者的舉止儀表、言語表達、綜合分析、應變能力等多方面的行為指標，觀察其在特定情境下的情緒反應和應對方略，并做出量化分析的和評估；同時結合個人簡歷等資料，提出對每個個體需要著重考察的工作經驗、求職動機等方面的問題，全面把握應聘者的心態(tài)、崗位適應性和個人素質。目前被廣泛應用于人員招聘活動中。

一、結構化面試的內涵

結構化面試又稱標準化面試，它指面試前就面試所涉及的內容、試題評分標準、評分方法、分數(shù)使用等一系列問題進行系統(tǒng)的結構化涉及的面試方式。結構化面試的一項主要要求是對報考相同職位的應試者，應測試相同的面試題目，使用相同的評價標準。考官根據(jù)應試者的應答表現(xiàn)，對其相關能力素質作出相應的評價。

二、結構化面試的特點

1、面試問題多樣化。面試問題應圍繞職位要求進行擬定，可以包括對職位要求的知識、技術和能力，也可以包括應試者工作經歷、教育背景；可以讓應試者對某一問題發(fā)表見解或闡述自己的觀點。

2、面試要素結構化。根據(jù)面試要求，確定面試要素，并對各要素分配相應權重。同時，在每一面試題目后，給出該題測評要素（或考察要點），并給出答題要點（或參考答案），供考官評分時參考。

3、評分標準結構化。具體體現(xiàn)在與面試試題相配套的面試評價表上。如附表所示，“評價要素”是對每一測評要素的描述；“權重”是該要素的水平刻度；“評分標準”是觀察要點標準與水平刻度的對應關系，是每個測評要素不同表現(xiàn)的量化評分指標。

4、考官結構化。一般考官為5－9名，依據(jù)用人崗位需要，按專業(yè)、職務、年齡及性別按一定比例科學化配置，其中設主考官一名，具體負責向應試者提問并總體把握面試的進程。

5、面試程序及時間安排結構化。結構化面試應按照嚴格的程序進行，時間一般在30分鐘，具體視面試題目的數(shù)量而定，同時對每一題目也應限制時間，一般每題問答時間在5分鐘左右。

三、結構化面試的測評要素

結構化面試測評要素的確定應依據(jù)對面試的具體要求（如面試達到的目的、職位的具體要求等）而定。一般有以下三大類：

（一）一般能力

1、邏輯思維能力：通過分析與綜合、抽象與概括、判斷與推理，揭示事物的內在聯(lián)系、本質特征及變化規(guī)律的能力。

2、語言表達能力：清除流暢地表達自己的思想、觀點，說服動員別人，以及解釋、敘述事情的能力。

（二）領導能力

1、計劃能力：對實際工作任務提出實施目標，進行宏觀規(guī)劃，并制定實施方案的能力。

2、決策能力：對重要問題進行及時有效的分析判斷，作出科學決斷的能力。

3、組織協(xié)調能力：根據(jù)工作任務，對資源進行分配，同時控制、激勵和協(xié)調群體活動過程，使之相互配合，從而實現(xiàn)組織目標的能力。

4、人際溝通能力：通過情感、態(tài)度、思想、觀點的交流，建立良好協(xié)作關系的能力。

5、創(chuàng)新能力：發(fā)現(xiàn)新問題、產生新思路、提出新觀點和找出新辦法的能力。

6、應變能力：面對意外事件，能迅速地作出反應，尋求合適的方法，使事件得以妥善解決的能力

7、選拔職位需要的特殊能力（該能力測評要素根據(jù)不同職位要求確定）。

（三）個性特征

在面試中表現(xiàn)出來的氣質風度、情緒穩(wěn)定性、自我認知等個性特征。

四、對考官的要求

1、正直的品格和良好的修養(yǎng)

2、有豐富的工作經驗

3、有豐富的專業(yè)知識

4、熟練運用不同的面試技巧

5、具備較強的把握人際關系的能力

6、良好的自我認知能力

7、能自如地面對各種面試者，控制面試的進程

8、評分公正、客觀

9、明確組織情況及空缺職位的要求

10、掌握人事測評技術

五、結構化面試的程序

從總體上來說，面試過程可以分為三個階段：

1、預備階段

以一種一般的輕松的以及熟人似的交談，使面試人員自然放松的進入面試情境之中，以消除面試者的緊張心理，使面試氣氛和諧、友善。這一階段中安排的結構化問題是導入性問題，一般來說不涉及正題，同時也較易回答。這一階段一般以導入語和指導語的形式出現(xiàn)。例如：

指導語：現(xiàn)在，我們會向你詢問一些問題，其中，有些是和你過去經歷、工作有關的，有些要求你發(fā)表自己的見解。一共___道題，總共時間不超過____分鐘，到___分鐘會給你一個提醒。請你仔細思考問題后再回答。請你仔細聽好問題，把握問題的實質。現(xiàn)在，請你準備好，開始提問了。

2、正式面試階段：面試進入實質性階段，主考官提問，應試者回答，一般采取一問一答的形式。

3、結束階段：結束要順暢、自然，否則會給面試者留下不好或太突然的感覺。在這一階段，一般安排面試者對自己的情況作出補充；以及考官解釋一些有欺騙性的設計意圖，避免應試者對考官產生不必要的誤會。

六、結構化面試注意事項

1、考官組成中要有本單位外的考官，保持中立，確保評分客觀、公正。

2、確定面試題目時，對同一職位的應試人員使用同一試卷，便于對不同應試者的應答進行比較，確保公平性。

3、面試開始前，考官應集體熟悉面試題目，統(tǒng)一評分標準。

4、考官應善于聽取應試者的陳述，避免打斷應試者的思路，避免發(fā)表個人意見對事物的價值性判斷，防止應試者投其所好，影響測評結果。

5、控制面試過程，把握面試時間。主考官提問要簡潔明了，發(fā)音清楚，語速適中，要把握好面試進程，特別是在一些陳述不清的問題上不要與應試者長時間糾纏。

七、范例分析

題目：如果在工作中，你的上級非常器重你，經常分配給你做一些屬于別人職權范圍內的工作。對此，同事對你頗有微詞，你將如何處理這類問題？

出題思路：情境性問題。將面試者置于兩難情境中，考察其人際交往的意識與技巧，主要是處理上下級和同級權屬關系的意識即溝通能力。評分參考標準：

優(yōu)：感到為難，并能從有利于工作、有利于團結的角度去考慮問題，態(tài)度積極、委婉、穩(wěn)妥地說服領導改變主意，同時對同事一些不合適甚至過分的做法有一定的包容力，并進行適當溝通。

中：感到為難，但又不好向領導提出來（怕辜負領導的信任），私下里與對你有意見的同事進行溝通，希望能消除誤會。

差：不感到為難，堅決執(zhí)行上級交代的任務，并認為這是自己能力強、能干的必然結果。

第三篇：秘書技能復習題

秘書技能

一、判斷

（）1．正確的儀態(tài)包括正確的站姿態(tài)、走姿、氣質和風度。

（）2．傳真具有真實、便捷、可靠的特點。

（）3．風度總是伴隨著禮儀。

（）4．不同類型的會議，雖然內容要求不同，但對用品的要求和使用還是相同的。（）5．可以表示開放并友好往來的身體語言是體態(tài)語、動作語、手勢語等。

（）6．立卷就是將辦理完畢的文書，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和規(guī)律組成案卷。（）7．塑造自身的良好形象與重視心理素質修養(yǎng)無關。

（）8．寬松的傾聽環(huán)境包括社會因素、人的心理、生理因素，但不包括自然條件因素。（）9．儀態(tài)是指人的舉止行為的統(tǒng)稱。

（）10．對未預約的來訪者，也應熱情友好地接待。

（）11.檔案收集工作就是按要求裝訂成冊，妥善存放。

（）12.案卷，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合本，是檔案的基本保管單位。（）13.辦公用品的使用應做到保證重點。

（）14.秘書不做計算機管理工作，也就不一定要有信息處理的能力。

二、修改

1、文書標題：××制藥公司解決生產名貴中成藥所需藏紅花來源的請示。

2、文書正文：以上請示無不妥，請批準。

3、文書標題：××機械廠關于報送1998-1999發(fā)展規(guī)劃的情況 報告。

4、文書正文：為了維護正常的金融紀律，保證社會穩(wěn)定，要立即停止少數(shù)地方亂集資的行為。

5、文書標題：××廠試制新產品向上級的請示報告

6、文書正文：加強計劃管理，是能否搞好企業(yè)管理的一個大問題。

7、文書標題：××總公司組建×實業(yè)公司的請示報告.8、文書標題:××公司對非法倒賣建筑材料×××開除公職的通知

9、文書正文:簡報的詞語一定要簡潔明了,切忌不要冗長另外羅嗦.10、文書正文：這種形式主義的做法，勢必損害企業(yè)的發(fā)展，我們必須堅決加以反對。

11、文書正文：誰也不會否認，債轉股是對國有企業(yè)改革的重大舉措。

12、文書正文：同意你們的轉產設想，望立即制定并抓緊此項計劃。

13、文書正主席：如果不進行改革，很難達到切實改變目前存在的機構臃腫、辦事效率低的狀況。

14、文書正文：凡出售14、18、20、25英寸等彩色電視機，均按出廠價的5%的稅率收稅。

15、文書正文：各級領導要不斷研究經濟工作的發(fā)展目標，正確地分析和解決，推動經濟工作向前發(fā)展。

16、文書標題：本我公司特型鋼的生產工作，由于種種原因，全部未能完成。

17、文書標題：關于×大學接受×公司技術人員進修的通知。

18、文書正文：各單位要提高統(tǒng)計數(shù)據(jù)質量，抵制“以假謀私”作為治理整頓工作的重點。

19、文書標題：關于倉庫火災情況的請示報告。20、21、文書正文：我們企業(yè)有50多名中層干部，如果每人每月寫1份合理化建議，就將近50多份。

22、文書正文：根據(jù)市場經濟和社會發(fā)展的需要，大力開展了技術改造，完善了內部管理機制。

23、文書正文：近幾年由于改革的不斷深入，我公司廣大員工，生產蒸蒸日上，年年超額完成生產計劃。

24、文書正文：由于質檢部門的嚴格把關，第三季度我公司產品的生產，減少了次品率。

25、文書正文：培訓中心不僅要提高青年工人的操作能力，要指導他們養(yǎng)成良好的學習習慣和科學的學習方法。

三、擬寫

1．根據(jù)通知的格式和寫作要求，擬寫一份會議通知。以XX總公司名義下發(fā)所屬各公司：要求住會，會期三天；會議內容為人事制度改革問題。

2.××公司成立十周年之際，要召開慶祝大會，邀請公司技術顧問張××先生參加。請你代該公司擬寫一份請柬。

3.×建筑公司擬于5月8日舉行市圖書館的開工典禮準備邀請有關部門領導參加，請你代該建筑公司擬寫一封邀請信。

要求：格式正確、標題完整，基本結構（除蓋章外）完備、內容明確具體、文字通順，以及標點符號使用正確規(guī)范。

四、情景分析

1.小李在機場接到客人后，征得其同意幫助客人提著行李，引導其乘車。他先把行李放入后備箱，接著，打開右前車門，請客人坐在司機旁并說：“坐這里視野好。”然后，自己坐到后右位。小李這樣做有些不妥，請說出理由。

2.上司要到深圳出差，吩咐小李查一下當?shù)氐馁e館情況和飛機時刻表。小李在辦公室中保存有最新版的旅行資料書籍，經過一番仔細查閱，他很快就找到了賓館列表以及提供服務的信息，掌握了飛機起降的準確時間。小李迅速將這些信息告訴上司，得到了上司的稱贊。

3.某報社記者在結束對你公司總經理的采訪后，起身告辭，你作為秘書該怎樣禮貌相送？（注意：告辭程序與要求）。

4.在日常工作中許多秘書可能經常會感到時間不夠用，那么可以用哪些時間管理方法將工作安排得更有成效？

5.在秘書工作中，經常涉及到環(huán)境問題，而秘書小李則認為這不過是把接待室（會客室或辦公室）收拾得整潔一些而已，他這種看法對嗎？請說明理由。

6.秘書正在接電話，正好有客人來訪，不巧總經理又讓秘書馬上去他辦公室處理一份急件，這種情況下，秘書該怎么辦？

第四篇：秘書的素質

秘書的素質

一、秘書的“德”

德才兼?zhèn)涫菍γ恳粋€工作人員的要求。秘書在其工作中要發(fā)揮參謀助手的作用，職責重大，尤應如此。在品德方面，要求秘書必須具備如下素質：

(一)政治品德

秘書應具備的政治品德是：

1．政治可靠。秘書是直接為領導人服務的，他們在領導人身邊工作，處理大量重要公文、參與一些重要活動，其所從事的很多工作事關重大，所以，秘書必須具有很強的政治素質。所謂可靠，就是值得信賴，可以依靠。當前，在市場經濟條件下，決策活動數(shù)量大，而且要求質量高、頻率快，領導人迫切需要秘書在決策活動中由被動咨詢的參謀職能向主動介入的輔助職能轉變。因此，秘書要具備一定的馬列主義理論，能深刻理解、能協(xié)助領導貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策。秘書要經常深入群眾，深入生產一線調查情況，對改革中出現(xiàn)的新情況、新動向、新事物、新經驗，特別是預兆性和方向性的信息，能夠及時、準確、有效地反映給領導人，為領導決策提供依據(jù)。

2．思想敏銳。秘書經常面對變化著的客觀情況，其中一些是重要情況，如果分析不清，認識不明，就無法勝任其參謀助手的工作。因此，就要求秘書要在考慮問題、分析問題、處理問題時，既要堅持原則，又能快速反應，善于在錯綜復雜的情況下，想領導之所想，急領導之所急，迅速抓住問題的關鍵，從而找出解決矛盾的方法和途徑。

(二)職業(yè)道德

秘書在其工作中必須信守以下職業(yè)道德

1，勤奮工作。秘書的工作節(jié)奏之快慢，效率之高低，質量之好壞，對領導人的工作有著直接的影響。因此，秘書應該具有埋頭苦干、艱苦奮斗的精神，嚴格要求，勤勤懇懇，任勞任怨，不怕苦，不怕累，加快工作節(jié)奏，提高工作效率，保證工作質量。

2．作風嚴謹。秘書既要參與政務，又要管理事務，也就是說，事無巨細，均要操心。因此，秘書必須嚴格按程序辦事，踏踏實實，一步一個腳印，不馬虎，不飄浮，首尾兼顧，面面俱到，善始善終，負責到底。

3．遵紀守法。秘書在領導人身邊工作，接觸黨和國家以及機關的大量機密，了解某些重大決策的過程。因此，遵紀守法的責任特別重大，不可不經授權，私用領導人的名義寫條子，打電話，下指示；不可假托領導人的意圖為領

導人以及秘書自己辦個人的私事；不可自作主張，“先斬后奏”，或把自己的意見強加于領導人，干擾領導人工作，不可炫耀自己，泄露黨和國家以及本機關的機密。

(三)個人品德

秘書應具備以下個人品德：

1．廉潔奉公。秘書雖然不是領導人，但接近領導人，地位特殊，因而必須注意大公無私，忠于職守，艱苦奮斗，不謀私利。要堅持“一身正氣，兩袖清風”，反對貪污，反對行賄受賄，反對鋪張浪費，反對以權謀私，反對化公為私。

2．謙虛謹慎。秘書一言一行影響很大，對內影響到領導人的威信，對外關系到本機關的形象。因此，秘書在待人接物上，要虛心，要謙和，要有禮貌。在處理問題上，既要敢于堅持原則，又要耐心細致，不能越權行事，不能隨便表態(tài)，也不能傳達領導人指示時夾雜個人意見。

3．團結互助。秘書身處綜合部門，對外接觸的部門多、環(huán)節(jié)多、人員多；對內由于年齡不同、性格不同、經歷不同等原因，也難免產生不同的意見。對內對外，處理不好，都會影響團結，貽誤工作。因此，秘書必須搞好群體內外的團結，遇事要和各部門、各單位的有關同志協(xié)商解決，切不可盛氣凌人，頤指氣使。

4．公而忘私。秘書的工作是繁重的，但其成果卻不以個人的名義出現(xiàn)在管理活動之中，而是許多人在一起集體創(chuàng)造，最后轉化為領導人、領導機構的決策去付諸實施。因此，對秘書而言，無私奉獻，甘當無名英雄尤為重要。

5．聯(lián)系群眾。秘書是領導人聯(lián)系群眾的橋梁，因此要善于同各種各樣不同職業(yè)，不同年齡，不同性格，甚至不同政治傾向的人接觸，交談，辦事。在工作過程中秘書要尊重他人，理解他人，具有群眾觀點，堅持群眾路線。特別是在企業(yè)中，一些從工人轉到秘書崗位上的同志尤應注意，身份變了，但仍是“普通一兵”。

二、秘書的“才”

秘書的“才”可以分解為以下幾個方面：

(一)知識結構

知識是秘書勝任工作的基礎之一，只有在合理的知識結構基礎上才能形成一定的水平，適應秘書工作的需要。

作為秘書，其知識結構可分三個層次：

1．基礎知識。即文、史、哲、數(shù)、理、化等，也就是作為一個機關工作人員的起碼知識。

2．管理學知識。秘書雖然不是機關或部門的管理者，但其工作的性質卻是管理。因此，秘書應該掌握管理學理論，否則，就無法圓滿完成領導人交辦的任務，更無法為管理活動出謀獻策。各個機關的情況不同，管理的模式亦有差別，但是，針對什么情況宜采取什么方式方法，成效如何，有無弊端等，秘書都應了解并且理解；同時隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，秘書還應了解微機應用和系統(tǒng)論、信息論、控制論等方面的知識以及這些新學科所提供的管理方法，以進一步加深對本管理系統(tǒng)的理解，以提高為領導人提供信息的數(shù)量和質量，從而達到協(xié)助領導人提高其管理水平的目的。此外，秘書學的知識，更是秘書所必備的。

3．本機關的專業(yè)知識。這一層次的知識因秘書所在機關不同而不同，如政法機關的秘書應精通法律，教育機關的秘書應懂教育。此外，機關直接或間接涉及的生產力與生產關系、宏觀經濟和微觀經濟，特別是今天實行對外開放、對內搞活時代，有很多新的知識都要求秘書必須掌握，例如：

(1)經濟謀略知識。市場經濟的一個突出特點就是競爭。秘書作為領導人的參謀、助手，如果不懂得經濟謀略，就難以勝任秘書工作。

(2)科技前沿情況。科技是第一生產力，科技的發(fā)展與機關的興衰密切相關。一項科學發(fā)現(xiàn)，一種科技發(fā)明，一方面可能開拓出一個產品新領域，甚至開拓出一個產業(yè)新領域，另一方面又可能使一些產品被淘汰，使一些產業(yè)日暮途窮，因此，隨時把握科技發(fā)展動態(tài)，掌握最新科技成果，也就意味著爭取到了機關自我發(fā)展和參與競爭的主動。作為秘書，這當然是責無旁貸的。

新時期領導決策工作重點是經濟建設，秘書要相應更新知識。當然秘書學習經濟不可能要求學出會計師、審計師、工程師之類的“專才”，但卻要求秘書是熟悉多方面知識的“通才”。

(二)工作能力

工作能力是秘書做好服務工作的本領，是做好服務工作的基本功。這主要是：

1．分析綜合能力。分析與綜合情況，是秘書的重要任務。因此，秘書要能通過學習、分析，吃透上級精神，及時把握領導人的決策要求；同時又要能了解、吃透下情，既能如實反映成績，反映問題，又能掌握現(xiàn)實情況；研究預測發(fā)展趨勢。在此基礎上，秘書要圍繞中心工作，搞好全面性綜合；圍繞工作

進程，搞好階段性綜合；圍繞工作重點、難點、熱點問題，搞好專題性綜合，更好地發(fā)揮參謀助手作用。

2．調查研究能力。調查研究是謀事之道，是成事之基。可以說，調查研究是秘書的基本功。在這方面，秘書應能把握調研的三個環(huán)節(jié)：一是調查前的準備，二是調查研究的過程，三是寫好調查報告。調查研究本身是一種手段而不是目的，秘書的調研目的是運用其調研結果輔助領導人正確決策。因此，搞了調查研究而不形成調查報告，就不是完整的調查研究，或者說是一種缺乏應有成果、“功虧一簣”的調查研究。所以秘書必須善于用調查報告的形式把調查的情況和研究的結論表述出來，形成“最佳產品”，為領導提供決策依據(jù)。

3．口語表達與寫作能力。秘書向領導人匯報工作、反映情況，為領導人、領導機構起草公文、講話稿等，均需口語表達和文字表述，因此秘書必須具備較高的聽、說、寫能力。聽，就是聽知能力，要聽得準確，反應敏銳，記憶牢固，理解深刻，要善于領會領導人的意圖。說，就是口語表達能力，要口齒清楚，語言簡潔，觀點明確，條理通順，要注意禮貌，講究場合，掌握分寸，言語得體；特別是要敢于講真話，實事求是地反映情況，而不說大話、空話、假話、套話。寫，就是寫作能力，要熟悉機關公文、各不同文種及其要求，掌握各個文種寫作技巧，不斷學習政策，不斷積累材料，不斷總結經驗，不斷提高文字水平。

4．組織協(xié)調能力。協(xié)調是秘書的一項重要職能，它可以及時解決工作中的各種矛盾，消除內耗，增加合力，在當前由計劃經濟向市場經濟體制轉換過程中，局部利益往往同全局利益發(fā)生摩擦、碰撞，這就更加需要秘書積極地進行協(xié)調；要把決策者的意圖變?yōu)閳?zhí)行者的行動過程，就必須掌握協(xié)調藝術，提高協(xié)調能力。協(xié)調工作中，要注意把原則性和靈活性結合起來，應做到謙遜而不失原則，任勞而不積怨氣，委婉協(xié)商而不以勢壓人，態(tài)度堅定而不頤指氣使，誠懇、平和、豁達、寬容，力求轉化矛盾，理順關系，解決問題。

5．應用現(xiàn)代化辦公手段的能力。辦公室要實現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化，必須逐步改進辦公手段，實現(xiàn)辦公室自動化。作為秘書，在這一辦公手段的改革中，首當其沖。這就要求秘書能盡快具備應用現(xiàn)代化辦公手段的能力，以促進傳統(tǒng)辦公手段更新，進一步提高工作質量和效率。

6．公關交際能力。秘書工作涉及面廣，聯(lián)系的部門多，需要用很大的精力和時間同機關內外交往。因此，秘書必須注重人際關系，講究公關交際，要從全局利益出發(fā)，本著平等、誠實、守信、寬以待人的原則，熱情、周到、圓

滿地安排和處理好與機關內外的交往工作，特別是對外要樹立機關的良好公關形象，充分發(fā)揮機關的門面和窗口作用。

第五篇：2、市場營銷人才需要的知識、技能和素質

（二）職業(yè)能力要求：

1、專業(yè)能力

（1）營銷戰(zhàn)略的分析能力

（2）產品與渠道策劃能力

（3）促銷推廣能力

（4）調研分析能力

（5）談判、業(yè)務洽談能力

（6）廣告關系能力

（7）營銷信息系統(tǒng)的操作和運用能力

（8）制定營銷發(fā)展規(guī)劃和具體工作計劃的能力

（9）營銷相關成本、利潤核算能力

（10）國際營銷業(yè)務操作能力

（11）廣告策劃與廣告方案設計能力

2、營銷與策劃專業(yè)相關能力

（1）儲運管理能力

（2）人力資源管理能力

（2）計算機實際操作能力與網絡運用能力

（3）語言（中外）運用能力（讀、寫、說能力）

（4）客戶心理分析能力

（5）信息收集和分析能力

（6）人際交往與溝通能力

（7）產品質量管理與鑒別能力

（8）運用管理知識進行管理的能力

（9）分析與預測能力

3、基本能力

（1）溝通能力（語言理解能力）

（2）語言表達能力

（3）應變能力

（4）學習能力

（5）管理、計劃、組織、執(zhí)行能力

（6）創(chuàng)新能力

（7）團隊合作能力

4、基本素質

（1）具有良好的職業(yè)道德、有法制觀念

（2）健康的身心素質

（3）吃苦耐勞、積極主動的精神

（4）擁有很強的責任感

（5）安全意識