第一篇：黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》解讀

發布時間：2013-09-10 來源：

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《黨 政機關公文處理工作條例》已經黨中央、國務院同意，自2012年7月1日起施行；新的《黨政機關公文格式》已由國家質檢總局、國家標準委發布，自2012 年7月1日起正式實施。這次實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》，是在《中國共產黨機關公文處理工作條例》、《國家行政機關公 文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》基礎上制定和修訂的，其最大特點是解決了原來黨的機關和行政機關存在兩部公文處理法規、兩個公文標準、兩種公文處 理方式的問題，首次統一和規范了黨、政機關的公文處理。為便于大家理解和執行，下面就新制定的《黨政機關公文處理工作條例》和新《黨政機關公文格式》重點是變化之處進行一下解讀,同時就我們公文實際擬制工作中易出現的問題進行一下剖析。

一、《黨政機關公文處理工作條例》的主要特點

這次新實施的《國家黨政機關公文處理工作條例》在一定意義上綜合了《中國共產黨機關公文處理工作條例》和《國家行政機關公文處理辦法》。其主要特點有以下幾個方面：

第一，統一了公文的定義。“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”

第二，統一了公文種類。原 來黨的機關公文種類有14種（決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要），原來行政機關公文種類有13種（命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、規定、函、會議紀要），兩者之間只有9個文種是相同的。新實施的《國家黨政 機關公文處理工作條例》規定的公文種類有15種（決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函、紀要），可 以理解為是在行政機關公文種類基礎上增加了黨的機關的“決議”和“公報”兩個文種。這里大家注意，除了文種種類統一以外，還有一點就是“會議紀要”改成了 “紀要”。

第三，統一了公文構成要素。這方面變化較多。一是公文格式要素進行了調整。黨的機關公文由版頭、份號、密級、緊急 程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記組成；行政機關公文一般 由秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印 發機關和印發日期等部分組成。這次進行了統一，規定公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成，最大的變化是增加了發文機關署名和頁碼兩個公文格式要 素，取消了主題詞格式要素。二是公文格式要素編排有較大變化。進一步細化了特定格式公文的編排要求，新增了聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）首頁版式等式樣。

第四，統一了行文規則。這方面，變化不是很大，基本規則沒有大的變化，主要是作了進一步的細化和明 確。一是行文要確有必要，講究實效。二是行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。三是向上級行文原則上主送一個上級機關，部門向上級主管 部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委或政府同意或者授權（屬于部門職權范圍內的事項應當直接報送上級主管部門），請示應當一文一事，不得在報告等非請 示性公文中夾帶請示事項，除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文（新增 加）。四是向下級機關行文，要主送受理機關，根據需要抄送相關機關，部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府中提出指 令性要求，涉及多個部門協商不一致的不得向下行文。五是同級黨政機關、黨政機關與其他同級機關必要時可以聯合行文。六是部門內設機構除辦公廳（室）外不得 對外正式行文。第五，統一了公文處理工作。將原來《中國共產黨機關公文處理工作條例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文簽發”、“公文辦理的傳遞”、“公文管理”、“公文立卷歸檔”、“公文保密”和《國家行政機關公文處理辦法》中的“發文辦理”、“收文辦理”、“公文歸 檔”、“公文管理”統一規范為“公文擬制”、“公文辦理”、“公文管理”三大類一系列相互關聯、有序銜接的工作，從而使公文處理工作更加規范、科學。主要 變化有：在公文擬制方面，要求“重要公文和上行文由機關主要負責人簽發”；在公文管理方面，增加“發文立戶”的規定，要求新設立的機關應當向本級黨委、政 府的辦公廳（室）提出發文立戶申請。

二、《黨政機關公文格式》的主要新變化

新《黨政機關公文格式》對標準結構和裝訂要求進行了適當調整（如紙張白度由85%－90%調整為80%－90%，騎馬訂或平訂兩訂外訂眼距版面上下邊緣由1/4處調整為各70mm處），變化最大的是公文格式要素及其編排的調整。

第一，對公文格式要素的劃分進行了調整。新 標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分（原標準是劃分為眉首、主體、版記三部分）。明確規定，公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版 頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。頁碼位于 版心外。

第二，對公文格式要素進行了調整。新增加了發文機關署名格式要素，新增不加蓋印章和加蓋簽發人簽名章公文的相關規定；單一機關行文不署發文機關名稱改為在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名；同時，刪除了主題詞格式要素；沒有了“印制份數”格式要素要求。第三，對公文格式各要素編排進行了較大調整。如 將密級和保密期限、緊急程度的編排位置由右上角改為左上角，與份號自上而下排列；又如刪除“主辦單位簽發人置于第一行，其他簽發人從第2行起”規定，要求 如有多個簽發人按照發文機關的順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

第四，對成文日期中的數字格式進行了調整。由原來的漢字標全改為阿拉伯數字標全。年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編01）。

第五，對公文的特定格式進行了新規定。新增聯合行文公文首頁版式、信函格式首頁、命令（令）格式、紀要格式版式等式樣。

第六，新增加了頁碼格式要素。明 確規定公文頁碼作為格式要素不可少。大家注意，原《中國共產黨機關公文處理條例》有印刷分數，原《國家行政機關公文處理辦法》沒有，新的《黨政機關公文處 理工作條例》的公文要素中也沒有印刷分數，而把原《中國共產黨機關公文處理條例》和原《國家行政機關公文處理辦法》都沒有提出的“頁碼”作為公文的要素之 一。

綜上，主要變化可用六句話來幫助記憶：主題詞和份數不再標；密級緊急左上角；機關署名不可少；成文日期用數字；公文頁碼別忘了。

三、《黨政機關公文格式》各要素編排規則解讀

這里重點對公文格式要素及其編排作一簡要梳理和歸納，便于大家理解和掌握。第一，版頭部分

由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線等要素組成，即公文首頁紅色分隔線以上的部分。

1、份號。公文負責制份數的順序號，即將同一文稿印刷若干份時每份公文的順序編號。涉密公文應當標注份號。標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。

2、密級和保密期限。涉密公文應當標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限，保密期限是對公文秘密等級時效規定的說明。標注時，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

3、緊急程度。公 文送達和辦理的時限要求。根據公文緊急程度，分別標注“特急”、“加急”，電報應當分別標注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角或密級的下一行；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而 下分行排列。

4、發文機關標志（注：原稱“標識”現稱“標志”）。由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二 字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱（一般黨的機關這樣使用，不加“文件”二字）。發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦 使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二 字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

5、發文字號。發文字號是發文機關按照 發文順序編排的順序號，由發文機關代字、年份、發文順序號加“號”組成。編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注； 年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。聯合行文時使用主辦機關的發文 字號。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。

6、簽發人。上行文應當標注簽發人 姓名，簽發人必須是本機關主要負責人或主持工作的領導。由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置（即與 發文字號同處一行）。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次 均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7、版頭中的分隔線。發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。第二，主體部分

由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期和印章、附注、附件等要素構成，即公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分。

1、標題。是 對公文主要內容準確、簡要的概括，由發文機關名稱、事由和文種組成。一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形，不應使用長方形或沙漏形。（注：原《國家行政機關公文處理辦法》規定： “公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”，而新《黨政機關公文處理工作條例》對此沒有作專門要求,實際使用中是否加標點可根據需要或 視省政府辦公廳使用情況而定。

2、主送機關。即公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。

3、正文。公 文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、” “

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。一般每面排22行，每行28個字。

4、附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

5、發文機關署名、成文日期和印章。有 四種不同的情況。一是加蓋印章的公文（公文中有發文機關署名的應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符）。成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出 現空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印 章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出 版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。二是不加蓋 印章的公文（電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章）。單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文 機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發 文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。三是加蓋簽發人簽名章的公文。單一機關制發的公文加蓋簽發人簽 名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空 四字編排成文日期。聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對 齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。四是特殊情況說明。當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發 人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

6、附注。是需要說明的其他事項，如公文的發放范圍、政府信息公開方式、聯系人和聯系電話等。如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。“請示”件須在附注處標明聯系人和電話。

7、附件。公 文正文的補充、說明或參考資料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一 行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第 一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。第三，版記部分

由版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期等要素組成，即公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分。

1、版記中的分隔線。版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

2、抄送機關。除 主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關，應當使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對 齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將 主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

3、印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印日期。印發機 關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編 虛位（即1不編為01），后加“印發”二字（注：原來我們一直隨省政府辦公廳用“印”字）。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分 隔線隔開。

第四、公文的特定格式

1、信函格式。發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上 而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。版記不加印發機關和印 發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。首頁不顯示頁碼。

2、紀要格式。紀要標志由“XXXXX紀 要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿 宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同 出席人員名單。紀要格式可以根據實際制定。第五，其他情況說明

1、頁碼。一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

2、公文中的橫排表格。A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

3、公文中計量單位、標點符號和數字的用法。按國家標準執行。

四、公文擬制常見錯誤剖析

公文擬制工作中，我們經常遇到一些問題不知如何處置，甚至出現了許多“習慣性錯誤”。這里，梳理歸納了公文擬制中最常見、易忽略的一些問題并進行剖析，有些內容是對《黨政機關公文格式》各要素編排規則的重復和強調，目的是進一步引起大家注意，避免再犯此類錯誤。

（一）違反行文規則。公 文是有一套嚴格的行文規則的。我們日常遇到的問題主要五個方面：一是直接報送省體育局領導同志個人。按照規定，除局領導同志交辦事項和確需直接報送審批的 少數敏感涉密事項、重大突發事件及涉外事件外，不得將請示、報告直接報送局領導同志個人（有的單位認為直接報領導同志更快捷、更明確，報局里怕批到其他領 導那去，這樣既不符合公文處理的規定，也違反了正常的工作關系）。二是多頭報送。主送省體育局的請示、報告，不能再同時報送有關處室，也不能再同時報送局 領導同志個人。如遇有情況特別緊急確實需要分送有關局領導的，應在文件的首頁注明分送情況。邀請局領導出席有關重大活動，不能分別向局領導本人報送請柬，原則上應向省體育局寫出請示，統一協調安排（有一個市有個活動，給每位局領導都送了請柬，本意是不錯，但造成很大被動）。三是越級行文。按照規定，省體育 局不受理直屬單位內設處室和縣級政府、縣級體育部門的請示、報告。縣級政府或縣級體育部門如果有問題需請示省體育局的，可以先向其上一級部門（市政府或市 體育局）呈文，由其上一級部門再向省體育局呈文。四是請示事項一文數事。請示類公文應一文一事，即一事一請示，這是基本規矩。如果一文數事，把幾個屬于不 同方面解決的問題搞一攬子請示，既不便于批辦，又容易使問題復雜化，不利于問題的解決。如，某中心關于備戰第十二屆全運會夏訓工作動員會議及有關經費的請 示，此件中既邀請局領導參加會議，又申請有關經費，這些事項分屬不同的局領導分管，沒法報批，應一事一文分別報送。五是不經協商或協商不一致行文。這里要 強調，局機關各處室涉及經費的公文在送辦公室審簽前要送經計財處審核同意并簽署意見，涉及法律法規的公文在送辦公室審簽前要送經法規產業處審核同意并簽署 意見。

（二）文種適用常見錯誤。主要有三個方面：一是“請示”與“報告”混用、并用。這個問題在辦公室收文中時不時見到。有 的單位把向省體育局請求批準事項的“請示”寫成“報告”；有的單位向省體育局寫的“報告”中含有請示事項；還有就是一份請示中包含多項請示事項。二 是 “請示”、“批復”、“函”混用。“請示”只能用于本單位的上級機關（領導）。“函”適用于平級單位之間或互不隸屬機關之間的詢問、答復問題、請求批 準和答復審批事項。“批復”一般是對有隸屬關系的下級機關請示事項的批文。三是上行文文種使用不當。下級單位向上級機關報文一般使用請示、報告、意見三個 文種（除單位或處室在參加國家或省會議后向省體育局提出我省（局）貫徹落實意見時可以使用“意見”文種，如××關于貫徹落實全國體育某會議精神的意見外，一般情況下使用“請示”和“報告”文種），其他文種不能用。省體育局辦公室曾經收到個別中心《關于處罰××同志的決定》、《關于呈報×× 的報告》、《關于解決××經費的申請》、《關于××情況的說明》，這都是不正確的，說明對文種使用范圍和寫作還不清楚。

（三）“簽發人”常見錯誤。按 照規定，上行文由主要負責人簽發，下行文或平行文由主要負責人或由主要負責人授權的其他負責人簽發。一是當有沒有。上行文要求標注簽發人姓名,平行排列于 發文字號右側（下行文一般不標識簽發人）。這方面，出現的問題比較多，很多報省體育局的“請示”、“報告”沒有簽發人，這是不規范的。二是簽發人不正確。“主要負責人”的含義，國辦有個解釋，是指各級行政機關的正職或主持工作的負責人。各直屬單位上報省體育局的文件，必須由主要負責人簽字，主要負責人因出 訪、健康等原因，可由主持工作的負責人（不是分管負責人）簽發。個別單位請示件簽發人是分管同志，這是不對的。三是字體使用不正確。公文格式要求，“簽發 人”三字用3號仿宋字體，簽發人姓名用3號楷體字。這一點，大家要注意。四是簽發人標注位置易出錯。特別是聯合行文有多個簽發人時，要求是簽發人姓名按照 發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊，“簽發人”標注在第一行（上行文的發文字號與最后一個 簽發人姓名同處一行）。

（四）公文標題常見錯誤。公文標題由發文機關、公文內容、文種三部分組成，一般格式為“發文機關＋關 于××（事由）的＋文種”。常見錯誤主要有: 一是要素不全。發文機關、事由、文種，三要素缺一不可，特別要注意不能缺少發文機關。在使用“報告”文種時，遇到比較多的問題是“某某中心關于某某事項的 情況報告”，應該用“某某中心關于某某事項情況的報告”。二是表述不清楚。例如：某中心更換設備需要申請經費，給省體育局打了個請示，標題是“某某中心關 于更換某種設備的請示”，這是不對的，應該是“某某中心關于更換某種設備所需經費的請示”；再比如，某某中心就某事提出意見請省體育局批復，經局里研究同 意某中心的請示，這時有職能處室代省體育局起草批復時，標題用“省體育局關于某事（某意見）的批復”，這也是不對的，應該是“省體育局關于同意某事（某意 見）的批復”。三是編排不當。要求一般用2號小標宋體字（注意字體），編排于紅色分隔線下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；標題折行時詞組 不能拆開，以防止引起歧義；標題中的“的”字不能與文種單獨排行，如“的請示”、“的通知”不能單獨排行；標題排列應當使用梯形或菱形(原來下發文機關一 般單獨一行，新的格式沒有作明確規定)。四是標題中書名號使用錯誤。根據規定，“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號”（本次新格式 未作明確要求，建議仍按原規定執行），但實際公文制作中，與該規定相違背的標題卻屢見不鮮。有的不該用的卻用了。如“關于印發《關于加強某某工作的若干意 見》的通知”、“轉發《某某局關于向某某同志學習決定》的通知”，“關于印發《某某市體育局局財務管理辦法》的通知”，等等。此處的“意見”、“決定” “辦法”都不是法規、規章，因此不可用書名號，可分別改寫為“印發關于加強某某工作的若干意見的通知”、“轉發某某局關于向某某同志學習決定的通知”、“關于印發某某市體育局局財務管理辦法的通知”。有的該用的卻不用或用錯了。如“關于印發某某工作管理暫行規定的通知”、“關于印發‘某某工作管理暫行規 定’的通知”等等，此處“規定”屬于規章類，故應用書名號標注，可改寫為“關于印發《某某工作管理暫行規定》的通知”。

（五）主送單位常見錯誤。除 命令和令、通告、公告、紀要外，公文必須標明主送機關（也就是抬頭），并使用全稱或者規范化簡稱。一是上行文只能標注一個主送機關（個別情況如抬頭“省 委、省政府”除外），給省體育局報文不能寫給處室（如果省體育局內設機構如辦公室、人事處等可以自行處置的事項，可以直接向有關內設機構行文，但應當使用 “函”）；二是排序和頓號、逗號常用錯。下行文可以有多個主送單位，排列順序遵循“先上后下、先外后內”的原則；不同系統、不同級別的主送單位之間用逗號 隔開，同一系統、同一級別的主送單位之間用頓號隔開。如省政府辦公廳發文抬頭寫成“各設區市人民政府，各縣（市、區）人民政府，省政府各部門”，省體育局 發文順序是“各市體育局，機關各處室，各直屬單位”，而如果省體育局發文抬頭寫成“各市體育局、機關各處室、各直屬單位：”就是不正確的。三是編排不正 確。要求編排于標題下空一行的位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。這方面大家要注意。

（六）結構層次及其字體、標點符號使用常見錯誤。一 是結構層次表示錯誤。一般而言，結構層次序數分“

一、”、“

（一）”、“1.”、“（1）”四個層次。比較常見的錯誤是沒有嚴格按照層次表示方法表示,有 的第一層用了第二層或第三、四層的表示方法，有的是從第一層表示就直到第三或第四層表示。通常，只有兩個層次時，可分別用“

一、”“1.”標識（數字序號 后用小圓號“.”而不能用頓號“、”，如“1.”而不是“

1、”），“

（一）”和“（1）”括號外面不帶標點符號。在一段文字內部常使用“ 一是、二是、三是??”或“首先、其次、第三??”等。二是字體使用不當。標準規定，一般第一層用是黑體、第二層用楷體、第三層和第四層用仿宋體。這方 面，大家要注意。三是標點使用不規范。標準規定，公文中第一層次標題后不加標點符號（一般單獨成行）,第二層次以下的標題后均應加標點符號（一般不單獨成 行）。經常見到要么都不加標點符號，要么全加標點符號，這都是不正確的。

（七）字符使用上容易出現的幾個錯誤。一是漢字 “○”用阿拉伯數字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文發文字號用的六角括號“〔〕”用中括號“〔〕”或小括號“（）”代替；三是單書名號 “〈〉”用大于、小于號合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小數點“.”代替；五是代替“某”的“×”符號用英文大寫字母“X”代替。解決以上 問題，可從文檔“插入”功能的“特殊符號”中查找。同時要注意，行文中遇數字、“%”、字符和英文人名在轉行時應作技術處理，不得分開。

（八）數值范圍表述常見錯誤。常 見的錯誤有：4-6%、0.2-6等，規范的寫法應分別為4%-6%、0.2-0.6。用分數和整數表述數字范圍時，也不能省略第一個數字后的單位，如 “5萬-10萬人”不能寫成“5-10萬人”、“18歲至20歲”不能寫成“18至20歲”。表示時間范圍時，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概數時，鄰近的兩個數字應當并列連用，中間不應使用頓號隔開，如“三四天”，不能寫成 “

三、四天”、“七八十年代”不能寫成“

七、八十年代”。

（九）引用（引文）常見錯誤。一是引用公文不規范，往往只引發文號 或不引發文號。根據規定，文中多次引用同一文件，應先引發文機關（有時可省略）、標題，后引發文字號（用括號括住）,再次出現時可直接引用發文字號，無文 號的，第一次引用時可在文件名稱后面加括號注明簡稱。二是引用“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”時不規范，出現諸如“現將《×××實施 方案》(征求意見稿)呈上，請提出修改意見”的錯誤。規范用法是,在引用標題上含有“(草案)、(試行)、(征求意見稿)、(送審稿)”等字樣的規章制 度、方案時，引用其標題時應放在書名號之內（其余放在書名號外），如上例應寫為“現將《×××實施方案(征求意見稿)》呈上，請提出修改意見”。三是使用 非規范化簡稱時不規范。一般先用全稱并加括號注明“以下簡稱×××” 首次出現時就需簡稱的，應在直接簡稱后加括號說明其全稱。四是標點符號使用錯誤。文中直接引用語一般要用引號標明，凡將引用語獨立來用，末尾的標點應放在 引號的里邊，凡將引用語作為作者自己話的一部分，末尾不用標點（是一句話的最后時，句號放在引號外）。許多公文在這方面經常用錯。

（十）阿拉伯數字與漢字混淆。規 范用法：一是定型的詞、詞組、成語、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的詞語中，作為語素的數字必須使用漢字。如，五味子、七上八下、四菜一湯、八字沒一撇、“十二五”規劃、五易其稿等。二是中國干支紀年、夏歷月日，含有日月簡稱表示事件、節日的詞組以及帶有“幾”字的數字表示約數的必須用漢字。如辛卯年正月 二十三、七七事變、十幾個人、幾千分之一等。三是統計表中的數值（正負數、小數、百分比、分數等）以及公歷世紀、年代、年、月、日和時刻，必須用阿拉伯數 字。如改革開放30年來、下午5時前報到、公元前2500年等。實際使用中，也有一些情況，具體使用漢字還是使用阿拉伯數字不是絕對的，允許靈活變通。比 如，整數一至十如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，可以用漢字；比較孤立的普通數量結構（數字加普通量詞），如果是十以下的整數用漢字就較得體，如 一個人、三本書、看了十遍、三項議題等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“約”、“大概”等表示的約數一般使用漢字，但如果文中出現一組具有統計 和比較意義的數字，為保持體例上的一致性，其約數也可以使用阿拉伯數字，如“通過幾年的發展，該區已入駐企業35家，總投資近20億元，2010年完成稅 收5000多萬元。”

（十一）容易用錯的詞。一是“截止”與“截至”。從意思上講，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。從用法上來說，“截止”后不能帶時間賓語，不能說“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必須帶時間賓語，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就與“截至”的意思相同了，可以在后面帶賓語。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”與“制訂”。“制定”強調法規等的定型和拍板定案，強調動作已完成；“制訂”強調方案、計劃等形成過程。“制定”的對象多是路線、方針、政策、法令、規章制度等；“制訂”的對象多是方案、計劃、規劃。“制定”突出法律、規章等表示抽象和大方面者居多；“制 訂”表示具體形象者居多，公文中習慣用于具體規章制度的訂立，如“研究制定體育產業發展規劃”應該是“制訂體育產業發展規劃”。三是“其它”與“其他”。據國家語委有關規定，在法律法規和公文中統一用“其他”，不用“其它”一詞。四是“按照”與“遵照”。“按照”是中性詞，使用范圍較廣，通用于各種文體； “遵照”帶有尊重色彩，后面的名詞多為上級、長輩的指示、教導等。“按照”是介詞，“遵照”是動詞，如“按照×× 同志的指示精神??”，應寫為“遵照×× 同志的指示精神??”。五是“報道”與“報導”。公文中統一用“報道”，不能用“報導”。六是“期間”與“其間”。在使用時，“其間”前面總有一段關于時 間的敘述，“其間”承上表示“這段時間里”或“那段時間里”。如果“其間”前面再加上“這”或“那”，就重復了。“期間”的用法恰恰相反，它前面應該加修飾成分，如“這期間”“那期間”“開會期間”等等。“期間”不能單說，而“其間”可以單說，如“期間，對文件修改 了20多次。”應寫為“其間，對文件修改了20多次”。七是列舉完后“等”的用法。有兩種情況，一種是沒有列舉完的時候用“等”，如“北京、上海等城 市”，還有一種用法是列舉完之后用 “等”，例如“北京、上海、武漢、長沙等四座城市”，這里的“等”是表示列舉完了之后收尾。

（十二）語言表述不夠規范。我 們工作中遇到的主要問題有三方面：一是請示事項表述不清楚。如某中心向局里寫了一個購買設備的請示，文中提到，因某某原因，需要購買價值為多少的設備，最 后是妥否請批示。從公文中看不明白，你是購買設備這個事是需局里批準，還是向局里申請購買設備的費用。后經了解，是申請經費。既是申請經費，請示內容就要 明確落到申請經費上。二是語言不簡潔精煉。公文應當觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲（不拐彎抹角）。我們遇到比較多的問題是總怕說不清 楚，長篇大論，過多地論述目的、意義等，公文應該簡短，把事說清楚即可。三是字詞不規范。公文有一套自己的規范常用語言（開端用語、承啟用語、表態用語、征詢用語、結尾用語等），我們要盡可能地使用公文語言。如：開端用語：據、依據、按照、根據、鑒于、由于、隨著等；期請用語：敬請、懇請、報請、望、希 望、盼等；綜合用語：為此、據此、值此、綜上所述、總之等；結尾用語：以上請示當否，請批復；妥否，請批示；上述意見如果可行，請批準；以上報告如有不 當，請指示；特此函告；特此布告等。

（十三）“附件說明”常見錯誤。附件是正文的一部分，這一點容易忽視，因此公文如有附 件，應當在正文后、成文時間前的位置上標注“附件說明”（不能標注到成文日期之后）。一是標注位置和字體易出錯。國家標準規定：公文如有附件，在正文下空 1行（常見錯誤是在正文下空兩行或多行處標注）左空2字用3號仿宋體字標識“附件：”（常見錯誤是標識為“附：”或“附表：”），后標附件名稱。二是標點 符號易出錯。附件名稱后不加標點符號（常見錯誤是名稱后加標點符號）。三是多個附件時標注易出錯。序號使用阿拉伯數碼（常見錯誤是標識附件序號時未按規定 使用阿拉伯數碼，第一個附件沒有緊隨“附件”依次排列而是另起一行）；多個附件或附件標題有折行時（常見錯誤是附件標題折行后頂格或與“附件”、“順序 號”對齊）正確標識方法是：

附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX

（十四）落款（發文機關署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已說到，這次新標準將黨委系統和政府系統做法進行了統一。這里有五個注意事項：一是發文機關署名。今后所有公文都必須加上發文機關署名，這是一個新的變 化和要求，必須引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由漢字標注改為用阿拉伯數字標注，這也是一個新的變化和要求，必須引起注意。成文日期，注 意不能按擬稿日期標注，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發的，以簽發日期為準；聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準；法規性文 件以批準日期為準或者在正文最后專門規定具體生效和開始執行的日期；特殊情況署印發日期，如電報。三是編排位置。分兩種情況：加蓋印章的公文，標準規定，單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印 章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內（注：聯合上報的公文可以由主辦機關加蓋印章，聯合下發的公文發文機關都要加蓋印章）。不加蓋印章的公文，一般 情況下，電報可以不加蓋印章、黨的機關有特定發文標志的普發性公文可以不加蓋印章（實際中我們幾乎用不到，了解一下即可）。單一機關行文時，在正文（或附 件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成 文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。四是聯合行文印章。為防止出 現空白印章，一般將各發文機關名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列在相應位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不 得超出版心，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。首排印章頂端應當上距正文（或 附件說明）一行之內。五是“此頁無正文”的錯誤。機關署名、成文日期和加蓋印章與正文必須同處一面，當公文排版后所剩空白處不能容下時，應采取調整行距、字距、刪除空行或增加、減少公文內容的方法，務必使機關署名、成文日期、印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。

（十五）“附注”常見錯誤。附 注一般是對公文的發文范圍，聯系方式，使用時需注意的事項加以說明，如上行文的“聯系人”、“聯系電話”，下行文的“此件發至縣級”，“此件公開發表”等 等。常見錯誤，一是標注位置不正確。常見錯誤是沒有按規定在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。二是上行文沒有附注。按規定，請示、報告、意見、函等 上行文應附注“聯系人”、“聯系電話”，常見到有些單位給省體育局的上行文（特別是請示件）沒有附注聯系人，這是不正確的，也不便于及時溝通相關事項。三 是附注應用范圍不清楚。附注不是對公文內容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。（十六）“附件”常見錯誤。公 文附件是正文，這一點很多同志認識不到，往往不夠重視，如果應有附件而沒有附件或使用不當，就會影響工作。常見錯誤：一是應有未有。以下五種情況應當有附 件：正件是貫徹落實局領導批示精神的，要附上領導批示簽的復印件（必要時附原件）；正件內容涉及到有關政策或需提供局領導參照的，要附上附件（會簽件要附 上會簽意見件），以便局領導做出決策；正件是邀請局領導出席會議或活動的，應當附上日程安排，需領導講話的還要附上代擬稿；正件是需要以省體育局名義給省 政府或國家體育總局行文的，要附上代擬稿；當正文內容較長、且相對完整時可作附件處理，如工作總結等。二是“附件”與正件混淆。比如，印發或轉發講話、規 章和文件時，將講話、規章和文件視為附件處理，是錯誤的（根據規定，印發（轉發）講話、規章和文件時，如已在標題中明確印發（轉發）內容的，所印發或轉發 的講話、規章和文件應作為正件；而文件標題未明確轉（印）發內容，且需對正件作補充說明的其他材料，應以附件形式處理）。三是標注位置和字體不正確。標準 規定，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件” 字樣，有序號時標識序號,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字體用3號黑體，后不加“：”。附件標題居中編排在版心第三行（也就是說“附件” 與“標題”之間要空一行）。特別是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版記”之后。

(十七)“抄送機關”常見錯誤。抄 送機關是指主送機關外需要執行或知曉公文內容的其他機關。常見錯誤：一是沒有使用全稱或者規范化簡稱、統稱。二是標點符號用錯，沒有按照“同一性質、層級 的抄送機關用頓號隔開，不同性質、層次的抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號”的規定使用標點符號，特別是在“最后一個抄送機關后標句號” 方面常出錯。三是字體字號用錯。一般用4號仿宋體字，左右各空一行編排。注意：不是3號仿宋體字，不是頂格也不是空兩字，這方面特別容易用錯。四是使用 “抄報”等字樣，公文處理辦法中沒有“抄報”、“報送”，無論是上級機關還是下級、平級機關應當一律使用“抄送”。

（十八）“印發機關”和“印發日期”常見問題。一 是字體問題。印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，常見錯誤是用成3號字體。二是編排位置問題。印發機關和印發日期編排在末條分隔線之上，“印發機關” 左空一字，“印發機關”右空一字。三是“（×年×月×日印）”與“（×年×月×日印發）”問題。省政府辦公廳的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考慮上行文用“印發”不合適，為體現一致性，省體育局原來也要求使用“（×年×月×日印）”。這次新的要求是使用“（×年×月×日印發）”。四是印制份 數問題。新的格式對此未做明確規定。

（十九）制作復合體公文常見錯誤。印發、轉發公文也稱復合體公文。擬制此類公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印發”、“轉發”、“批轉”不要混淆。特別是一些單位經常把“轉發”與“印發”用錯。“印發”的原文制作和來文渠道是本機關； “轉發”的原文制作和來文渠道是上級機關、不相隸屬機關和下級有自主行文權的機關；“批轉”的原文制作和來文渠道是下屬職能部門。二是不要將印轉文件當附 件處置。在格式上表現為以“附件”的方式標識附件名稱，將被印轉的文件置于版記之后。制作此類公文的原則是：印發或轉發講話、規章和文件，如已在文件標題 中明確的，所印發或轉發的講話、規章和文件應作為正文，如“關于印發某某同志在全省體育工作會議上講話的通知”、“關于轉發《黨政機關公文格式》的通知”，某某同志的講話、《黨政機關公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出現，這時處于復合體公文前面的“通知” 作用和地位類似于“按語”或“編者按”。三是結構上不要出現雙重格式。不要出現被印轉文件和與其前面的“通知”或其他文種本身出現兩套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版頭、版記等。此時要進行必要的技術處理，具體辦法是：去掉被轉發文件的版頭、版記，將其發文字號移至被轉發文件標題的右下 側；去掉被轉發文件的主送機關；將被轉發文件的發文機關移到其標題之下（或以括號標注），若其已在復合公文標題或“轉發語”里出現，則可省略；去掉被轉發 文件的印章；去掉被轉發文件的成文日期或移至其標題之下（或以括號標注）。四是轉發類公文標題冗長、成分多余問題。實際工作中，經常遇到逐級層層轉發公文 的情況，如果按照標題制作的一般原則擬題，標題構成一般是：發文機關＋“關于轉發”＋被轉發文件的發文機關＋被轉發文件名稱（或其主要內容）＋文種，但這 樣往往造成兩種情況，一個是標題冗長繁瑣，二個是成分多余，一個標題中多次出現“關于”“轉發”、“通知”，就會出現類似“某某中心（市體育局）關于轉發 《河北省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》的通知” 這類的標題。擬制此類標題時一定要掌握一個原則，即無論層次多么繁雜，無論轉發多少通知，標題中只能出現1次“關于”，最多只能出現兩個“通知”。解決辦 法主要有四：①直接轉發第一個發文機關的通知（省略法）。如標題“某某市體育局轉發《省體育局轉發〈國家體育總局關于某某問題的通知〉的通知》”，可以將 其改寫為“某某市體育局轉發國家體育總局關于某某問題的通知”（注：凡是批轉、轉發、印發的公文，如果被轉發、批轉或印發的文件標題中有“關于”二字，那 么標題中的第一個“關于”，即本級機關后的“關于”應該刪掉，標題中只保留被轉發、批轉或印發文件的“關于”，同時轉發標題的文種“通知”也要省略）；② 抽取被轉發文件的核心自擬標題（概括法）。如“某某市體育局轉發河北省體育局轉發國家體育總局關于進一步做好群眾體育工作的通知”，可改寫為“某某市體育 局關于轉發進一步做好群眾體育工作的通知”。③在標題中只出現上一級機關轉發通知的文號（替代法）。如“某某省委關于貫徹落實中發〔1989〕12號文件 精神的通知”、“某某市人民政府辦公室關于貫徹省發〔2005〕23號文件精神進一步做好城鎮退役士兵安置工作的通知”（采用替代法時，最好不要只寫文 號，要盡量在標題中標明事由主旨，讓人一目了然，也便于查詢）。④直接轉發原文件（直轉法）。轉發的是法規、規章如層次太多可直接轉發，如標題“某某市體 育局轉發省體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”，可以將其改寫為“某某市體育局關于轉發《全民健身條例》的通知”。

以上，結合工作實踐，就《黨政機關公文處理工作條例》和《黨政機關公文格式》進行了簡要梳理和解讀，就實際操作中易忽略或常見問題進行了剖析，與大家交流，以期對規范省體育局系統公文擬制工作能有所幫助。不妥、不對之處，謹請諒解并歡迎指正。

衷心感謝大家對我一直以來特別是在辦公室工作期間的大力支持，工作中不到之處也敬請包容。謝謝！

第二篇：黨政機關公文格式

黨政機關公文格式模板制作技巧

（制作人：蔣永章，2015 年6月）

從 2015年 6月 1 日起施行新的 《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發〔2012〕14 號）和《黨政機關公文格式》國家 標準（GB/T9704-2012），對黨政機關公文處理和制作格式作 了詳細規定。本文在 WORD 和 hp1020 激光打印機環境下，從 公文紅頭格式模版制作，以及橫向表格頁面頁碼編排等方面，對黨政機關新公文格式標準的制作進行詳細講解，以方便大 家更好地掌握和實踐應用。

具體說明如下： 1．頁面邊距設置方法

按照版心距紙張上邊緣 37 ㎜、版心尺寸 156 ㎜×225 ㎜ 和每頁 22 行每行 28 字的要求，打印測試得出 WORD 頁面邊距 值為：上 3.4 ㎝，下 3.0 ㎝，左 2.8 ㎝,右 2.6 ㎝，行距 29.5 磅約占 10 ㎜。此時，不論在哪行編寫文號，公文頁面最末行 始終會正好撐滿版心末端。若要將正文按每行 26 字編排，則 可對正文文字（三號仿宋字體）按字符間距加寬 0.5磅進行設置。

2．紅色分隔線制作方法

按照紅色分隔線位于文號下空 4 ㎜位置要求，在選中文 號所在行后點擊 WORD“格式”菜單下的“邊框和底紋”功能，在“邊框”界面中選中 3 磅紅色實線，在“選項”中設置距 正文下 8 磅后，“預覽”中添加文號段落的下邊框。若將文號編排在第 8、9 行位置，則紅色分隔線將會在距紙張上邊緣第 12、13 ㎝的位置上。

3．發文機關標識大小與位置

按照發文機關標識高不超過 22 ㎜要求，應設置其方正小 標宋字體字號在 55～60 磅之間，字號 60 磅時打印出的字高 為 2 ㎝。按照發文機關標識前有份號、秘密等級和保密期限、緊急程度三個要素行的要求，將頁面第 4 行設置成發文機關 標識。發文機關標識的前 3 行行距都為 29.5 磅時，發文機關 標識應設置行距為 88 磅，才能使其上邊緣離紙張上邊緣 72 ㎜（即 37 ㎜+35 ㎜）。

4．紅色分隔線位置

按照發文機關標識下空兩行后再文號，以及文號下空 4 ㎜再紅色分隔線的要求，若文號行及其上的兩空行按標準行 29.5 磅編排，則打印出的紅色分隔線位置會在距紙張上邊緣 13 ㎝，發文機關標識與文號之間的距離為 29 ㎜（約超出近1 個標準行位置）。此時，可以采用刪除其中一個空行的方法來 實現，刪除后紅色分隔線位置在距紙張上邊緣 12 ㎝。

5．聯合向上行文簽發人編排

按照上面刪除一個空行的方法制作，文號與發文機關標 識間僅空一行。若要編排 4 個以上簽發人，按每行 2 個簽發 人需要 3 行以上排布時，可以使用增行減距的方法編排發文 機關標識的前 4 行和后 3 行（含文號行）的行距設置為 21 磅來6．頁碼編排方法 在頁腳外側位置插入不帶（短）橫線的頁碼后，雙擊頁 腳進入頁腳編輯狀態，對準頁碼單擊出現編輯框時進行如下 設置：（1）在頁碼兩側使用特殊符號添加一字線和半角空格，并設置 4 號宋體格式；（2）將標尺上頁碼框對應的首行縮進 游標移至左端且將其寬度拉開至 8 刻度位置，居中排布，即 可實現奇數頁左空一字偶數頁右空一字要求；（3）建議設置 頁面頁腳為 2.5 cm，實現頁碼一字橫線距一字線上距版心下 邊緣 7mm，此方法可以回避圖文框方法位置不固定問題。

7．版記橫線制作方法

與紅色分隔線制作方法相同，細線設置 0.75 磅打印時 0.25 ㎜（1 磅=0.3527mm），粗線建議設置 1.5 磅打印時 0.5 ㎜（相比國標的 0.35 ㎜更有區分度）。這樣，在按所提供的 頁面邊距設置值制作時，不會出現添加版記橫線跳頁情況。

8．空白頁頁碼不標注方法

根據國家標準 GB/T9704-2012規定，公文的版記頁前有空白 頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。制作時，可在不需要頁碼 的頁面中插入“下一頁”分節符，點擊取消“頁眉和頁腳”工具 條中的“鏈接到前一個”按鍵，再刪除頁腳中的頁碼即可。

9．行距及位置計算

標題行距＝（1+7/8）×二號字高 22 磅＝40 磅；正文行 距＝（1+7/8）×三號字高 16 磅＝30 磅。紅色分隔線位置＝ 版心天頭+標識上距版心+標識高度+空兩行高+字號高＝（37+35+21+20+10+4）㎜＝127 ㎜（Word 狀態欄顯示有“位 置：XX 厘米”字樣）；函武文線位置＝標識上距頁邊+標識高 +間距＝（30+21+4）㎜＝55 ㎜。

10．橫向表格縱向頁碼方法

首先，在需要編排成橫向頁面位置，插入“下一頁”分節符，通過頁面設置將頁面方向調整成橫向，此時頁面邊距上為 2.8 ㎝、下為 2.6㎝、左為 3.0㎝、右為 3.4 ㎝。其次，進入“頁眉 和頁腳”的編輯狀態，點擊“頁眉和頁腳”工具條中的“鏈接到 前一個” 按鍵取消對頁眉和頁腳的鏈接，而后刪除頁腳中的頁碼。第三，在橫向頁面正文（或表格）界面狀態下，插入“縱向外側” 位置“左側”對齊的頁碼，進入頁腳編輯狀態后，設置好頁碼左 右一字橫線及字號，并調整頁碼文字方向為豎向及居中對齊。第 四，在頁腳編輯狀態下選中頁碼編輯框，右擊后進入“設置圖文 框格式”，設置尺寸大小為“固定值”寬度 0.7 ㎝、高度 3 ㎝，水平對齊相對于“頁面”的“左側”距正文 0.2 ㎝位置，垂直對 齊相對于“頁邊距”的“外側”距正文 0 ㎝位置。

以上編排方法，公文紅色分隔線編印在紙張上邊緣 12 ㎝位置，既實現編排第 8 行文號印在紙質紅色分隔線上空 4 ㎜位置，也可實現電子版紅頭文件（含紅色分隔線）與紙質 相同效果編排，正文頁面每頁 22 行每行 28 個漢字。

附件：黨政公文格式 模板本頁觀察：

1、紙張和表格內容實行橫向編排；

2、偶數頁碼實行縱向編排，且在紙張左下角位置；

3、頁碼與表格交叉時，不會相互影響、擠壓

000001 格式一 機密★1 年 特急

某某省人民政府辦公廳文件 文號〔2012〕第 8 行位置 1413 某某省人民政府辦公廳

關于印發某某省人民政府公文格式細則的通知 109 8 7 6 5 4 3 2 1

附件：1．××××××××××××

2．××××××××××××××××××××× ×××（換行時與上行文字對齊）×××

××省人民政府辦公廳 201×年××月××日（聯系人：×××，電話：0598－×××××××）

第三篇：黨政機關公文格式

黨政機關公文格式

一、版頭部分（公文首頁紅色分隔線以上的部分）

包括：份號、密急和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、版頭中的分隔線。

1.公文的份號、密級、緊急程度的標注：應按順序上下排列注于公文首頁(版頭面)左上角。份號，由表示順序號的英文縮寫字母“No”和6位3號阿拉伯數字組成，頂格標注于版心左上角第一行，如“No000015”；密級和保密期限，頂格標注于份號下方，一般用3號黑體字，如“絕密★30年”；緊急程度，標注于密級下方，用3號黑體字，密級和緊急程度的字與字之間均空1個字。

2.發文機關標志：由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部，上邊緣至版心上邊緣35mm,使用小標宋體字。聯合行文公文版頭和文號的標注：一是公文版頭一般使用主辦機關名稱，也可并用聯署機關名稱；二是聯合行文使用聯署機關較多時，公文版頭可采用調整字體字號形式，限于在公文首頁排印，不得另頁排印；三是版頭使用聯署機關名稱，組成版頭的“文件”二字置于聯署機關名稱后中間位置；四是聯合行文時,發文字號只使用主辦機關的發文字號。

3.發文字號：由發文機關代字、發文年份和發文順序號組成。在發文機關標志下空2行（約20 mm）處編輯，文字采用3號仿宋GB2312，發文年份用中文六角括號“﹝﹞”，發文字號的發文代字字與字之間不空格，普發性公文發文字號標注于版頭下方、橫線之上居中位置；標注“簽發人”的公文，發文字號居左空1個字標注于橫線之上位置。

4.簽發人：報告、請示件等上報公文應在發文字號右側標注簽發人，（居右空一字編排），“簽發人”三字用3號仿宋GB2312，后面加冒號，簽發人后標注姓名，文字采用3號楷體字，聯合上報的公文，應同時標注各聯署機關的簽發人。

二、主體部分

標題：由發文機關名稱、事由和文種組成。2號小標宋體，位于紅色分隔線下空二行位置，約20 mm，標題長度一般不超過50個字，多行標題排列為梯形或菱形，不采用長方形或沙漏形。多個發文機關名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。

主送機關：標題下一行頂格，3號仿宋GB2312。主送機關名稱用全稱或規范化簡稱，或同類型機關統稱。有多個主送機關的，各機關名稱之間用頓號隔開，最后一個主送機關名稱后用全角冒號。

正文： X X X X X X X X X X(3號仿宋GB2312)；每個自然段左空二字，回行頂格。公文首頁必須顯示正文，轉發、印發文 件類的通知部分，用3號楷體GB2312（含主送機關名稱）。

正文中的層次序數：一般依次用漢字“

一、”，漢字加圓括號“

（一）”，阿拉伯數字“1.”，阿拉伯數字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

第一層

一、X X X(黑體)，作為小標題時句尾無標點。

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)第二層

（一）X X X(楷體)，作為小標題時句尾標點可有可無。

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)

第三層

1.X X X仿宋，無論是否作為小標題，要有標點。X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)第四層

(1)X X X仿宋，必須有標點。

X X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)附件：(正文下一行前空兩字寫“附件：”字體字號用3號仿宋GB2312，后接排附件名稱，名稱后不加標點符號。)3 如果多個附件，序號用阿拉伯數字，每行位置對齊，名稱后不加標點符號，附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。如：

“附件：1.X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2.X X X”

發文機關署名：(附件下兩行居成文日期中)，應用全稱或規范化簡稱，字體字號用3號仿宋GB2312，單一機關行文時，在正文(或附件說明)下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。兩個或兩個以上聯合機關發文，發文機關上下并排，等距撐開，長度相同。

成文日期：右空四字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位(即1不編為01)。

(聯系人：??;聯系電話：??)(如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。)印章：單一機關行文時，印章端正，居中下圧成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應上距正文一行之內，不得出現空白印章；聯合行文時，應將各發文機 4 關署名按發文機關順序整齊排列在相應位置，并使印章加蓋其上，最后一個印章端正，居中下圧發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊，互不相交，相切，每排印章兩端不得超出版心，每排最多放三個印章。

附注：如果公文有附注，居左空2字加圓括號編排在成文日期下一行。一般是對公文的發放范圍，使用時需注意的事項加以說明，請示件應當在附注的位置上標注聯系人和聯系方式。

附件內容：應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。

三、文尾部分

包括版記中的分隔線、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等內容的規定。

1.抄送機關：指除主送機關以外的其他需要告知公文內容的上級、下級和無隸屬關系的機關。居左排，前空一字，在印制版記上方，字體字號用4號仿宋GB2312，用一條寬同版心的正線與印制版記相隔，“抄送”后標冒號，公文標注抄送機關，各抄送機關間用頓號或逗號隔開，最后一個抄送機關后標句號。

2.印制版記：應置于公文最后雙頁碼下方，標明印發機關名稱、印發日期。印發機關名稱和印發日期單列一行位于同一行的兩端；印發機關居左排，前空一字，印發日期居右排，后空一字，字體字號用4號仿宋GB2312，此行之間用一條寬同版心的反線相隔。

3.頁碼：數字用4號半角宋體阿拉位數字，置于版心下邊緣之下1行，數碼左、右各一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空1個字，雙頁碼居左空1個字。空白頁和空白頁以后的頁不標注頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。

4.分隔線：與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線，中間的分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

四、公文版面及裝訂要求

1.開本：國際標準A4型，成品尺寸為297mm×210mm允許誤差為±2mm，特殊形式的公文用紙幅面根據實際需要確定。

2.版心：版心尺寸為225mm×156mm（不含頁碼），每頁22行，每行28字，行間距用固定值28.8磅，版面上空約37 mm，下空約33 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28 mm，右空約26 mm，為方便印制，每頁行數可視情增加或減少1至2行，增減行數時適當調整行距，保持版心高度不變。

3.裝訂：左側裝訂，采用騎馬訂，無法用騎馬訂時采用平訂。

公文種類

（一）決議。適用于會議討論通過的重大決策事項。

（二）命令（令）。適用于公布行政法規和規章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。命令屬下行文，一般無主送、抄送。

（三）決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定屬下行文。

（四）公報。適用于公布重要決定或者重大事項。

（五）公告。適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項。公告應當公開發布，無主送、抄送。

（六）通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或者周知的事項。通告面向社會并具有一定的約束力，可采用張貼或媒體刊播的形式公布，一般無主送、抄送。

（七）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。通報分為表揚性通報、批評性通報和情況通報。通報屬下行文。

（八）議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。

（九）報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。報告屬上行文。

（十）請示。適用于向上級機關請求指示、批準。請示一般 分為政策性請示、問題性請示和事務性請示。請示屬上行文。

（十一）批復。適用于答復下級機關請示事項。批復屬下行文。

（十二）通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。通知主要是上級機關對下級機關行文時使用，屬下行文；向有關單位告知某些事項時（如告知辦公地點變更等），也可作平行文使用。

（十三）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。意見一般分為參考建議性意見、表明意向性意見、工作指導性意見。意見可以用于上行文、下行文和平行文。

（十四）函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。函分為商洽函、詢問函和答復函、請求批準函和答復審批函、告知函。函屬平行文，有隸屬關系的上下級機關之間不得使用函。請求批準函僅用于向平級機關或有關主管部門請求批準相關事項。

（十五）紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。

函的寫作格式

一、函概念：

函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。

二、函類型：

按性質、內容可分為商洽函、問答函、審批函、告知函、催辦函等。

三、函用法：

1.下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

2.平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜。

3.用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。

4.向上級機關請示較小事宜也常用函。

四、函格式

公函由首部、正文和尾部三部分組成。

（一）首部

主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

1.標題。XXX關于XXX的函(2號小標宋體)公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

2.主送機關。(標題下一行頂格，3號仿宋)

即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

（二）正文

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)，其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

1.開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

2.主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

3.結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管 部門批準等。

4.結語。通常應根據函詢、函告、函或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢()”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X(三)尾部

一般包括署名和成文時間兩項內容。

1.署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

2.單位名稱(附件下兩行居成文日期中)。3.成文日期(右空四字用阿拉伯數字)。

通知格式

通知是下行文，要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種。通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。結構如下：

一、標題

制發機關+事由+通知。“關于XXX的通知”(2號小標宋體)

二、主送機關

(標題下一行頂格，3號仿宋，名稱后加冒號。)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)㈠通知前言：即制發通知的理由、目的、依據。例如“為了解決×××的問題，經×××批準，現將×××，具體規定通知如下。

㈡通知主體：寫出通知事項，分條列項，條目分明。

㈢結尾(三種寫法)

1.意盡言止，不單寫結束語。

2.在前言和主體之間，如未用“特作如下通知”作為過渡語，結尾可用“特此通知”結尾。

3.再次明確主題的段落描寫。

4.附件：（1）X X X(正文下一行右空兩字)

（2）X X X

四、落款

1.單位名稱(附件下兩行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯數字)

請示的寫作格式

請示含義：請示是下級機關向上級機關請求指示或批準的呈請性、期復性公文。結構如下：

一、標題

制發機關名稱+事由+請示。關于XXX的請示(2號小標宋體)

二、主送機關

(標題下一行頂格，3號仿宋)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋體字)

（一）請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下”。

（二）請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規格、數量，請求資金要寫明金額。

（三）結尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示”。“特此請示，請予批準”，“以上請求，請予審批”，“以上請示，請予批復”，“以上請示，如無不妥，請批轉各部門執行”等語。

注意事項：一文一事;一個主送機關;逐級請示。

（四）附件：1.X X X(正文下一行右空兩字)

2.X X X

四、落款

1.單位名稱(附件下兩行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯數字)

第四篇：黨政機關公文格式專題

黨政機關公文格式模板 式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯合行文公文首頁版式1見圖3；聯合行文公文首頁版式2見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯合行文公文末頁版式1見圖7；聯合行文公文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖

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第五篇：黨政機關公文格式

黨政機關公文格式 范圍

本標準規定了黨政機關公文通用的紙張要求、排版和印制裝訂要求、公文格式各要素的編排規則，并給出了公文的式樣。

本標準適用于各級黨政機關制發的公文。其他機關和單位的公文可以參照執行。使用少數民族文字印制的公文，其用紙、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本標準執行，其余可以參照本標準并按照有關規定執行。規范性引用文件

下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。

GB/T 148 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 GB 3100 國際單位制及其應用

GB 3101 有關量、單位和符號的一般原則 GB 3102（所有部分）量和單位 GB/T 15834 標點符號用法 GB/T 15835 出版物上數字用法 3 術語和定義

下列術語和定義適用于本標準。3.1 字word 標示公文中橫向距離的長度單位。在本標準中，一字指一個漢字寬度的距離。3.2 行 line 標示公文中縱向距離的長度單位。在本標準中，一行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。公文用紙主要技術指標

公文用紙一般使用紙張定量為60 g/m~80 g/m的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度80%~90%，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值為7.5~9.5。公文用紙幅面尺寸及版面要求 5.1 幅面尺寸

公文用紙采用GB/T 148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012 5.2 版面

5.2.1 頁邊與版心尺寸

公文用紙天頭（上白邊）為37 mm±1 mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156 mm×225 mm。

5.2.2 字體和字號

如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。5.2.3 行數和字數

一般每面排22行，每行排28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。5.2.4 文字的顏色

如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。6 印制裝訂要求 6.1 制版要求

版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。6.2 印刷要求

雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不超過2 mm。黑色油墨應當達到色譜所標BL100%，紅色油墨應當達到色譜所標Y80%、M80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。6.3 裝訂要求

公文應當左側裝訂，不掉頁，兩頁頁碼之間誤差不超過4 mm，裁切后的成品尺寸允許誤差±2mm，四角成90°;，無毛茬或缺損。

騎馬訂或平訂的公文應當：

a）訂位為兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70 mm處，允許誤差±4mm； b）無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；

c）騎馬訂釘鋸均訂在折縫線上，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm~5mm。包本裝訂公文的封皮（封面、書脊、封底）與書芯應吻合、包緊、包平、不脫落。7 公文格式各要素編排規則 7.1 公文格式各要素的劃分

本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭；公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分稱為主體；公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記。

頁碼位于版心外。7.2 版頭 7.2.1 份號

如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行。7.2.2 密級和保密期限

如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。

7.2.3 緊急程度

如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

7.2.4 發文機關標志 由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

7.2.5 發文字號

編排在發文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字。

上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。7.2.6 簽發人

由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發人姓名對齊。

7.2.7 版頭中的分隔線

發文字號之下4 mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。7.3 主體 7.3.1 標題

一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

7.3.2 主送機關

編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記，標注方法見7.4.2。

7.3.3 正文 公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

7.3.4 附件說明

如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

7.3.5 發文機關署名、成文日期和印章 7.3.5.1 加蓋印章的公文

成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現空白印章。

單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名，印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

聯合行文時，一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

7.3.5.2 不加蓋印章的公文

單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發文機關署名，在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發文機關署名右空字數。

聯合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發文機關署名依次向下編排。7.3.5.3 加蓋簽發人簽名章的公文

單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發人簽名章，簽名章左空二字標注簽發人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。

聯合行文時，應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章；簽發人職務應當標注全稱。

簽名章一般用紅色。7.3.5.4 成文日期中的數字

用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。7.3.5.5 特殊情況說明

當公文排版后所剩空白處不能容下印章或簽發人簽名章、成文日期時，可以采取調整行距、字距的措施解決。

7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.3.7 附件

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

7.4 版記

7.4.1 版記中的分隔線

版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35 mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25 mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

7.4.2 抄送機關

如有抄送機關，一般用4號仿宋體字，在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。

7.4.3 印發機關和印發日期

印發機關和印發日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。7.5 頁碼

一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

GB/T 9704—2012 8 公文中的橫排表格

A4紙型的表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。公文中計量單位、標點符號和數字的用法

公文中計量單位的用法應當符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），標點符號的用法應當符合GB/T 15834，數字用法應當符合GB/T 15835。公文的特定格式 10.1 信函格式

發文機關標志使用發文機關全稱或者規范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯合行文時，使用主辦機關標志。

發文機關標志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布。

如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個要素與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。

標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。

第二條紅色雙線上一行如有文字，與該線的距離為3號漢字高度的7/8。首頁不顯示頁碼。

版記不加印發機關和印發日期、分隔線，位于公文最后一面版心內最下方。10.2 命令（令）格式 發文機關標志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

發文機關標志下空二行居中編排令號，令號下空二行編排正文。簽發人職務、簽名章和成文日期的編排見7.3.5.3。10.3 紀要格式

紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小標宋體字。

標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊。

標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。

紀要格式可以根據實際制定。11 式樣

A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1；公文首頁版式見圖2；聯合行文公文首頁版式1見圖3；聯合行文公文首頁版式2見圖4；公文末頁版式1見圖5；公文末頁版式2見圖6；聯合行文公文末頁版式1見圖7；聯合行文公文末頁版式2見圖8；附件說明頁版式見圖9；帶附件公文末頁版式見圖10；信函格式首頁版式見圖11；命令（令）格式首頁版式見圖12。