第一篇：公文是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書

公文是國家行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它是用來傳達方針政策或發布法規、規章或施行行政措施或請示答復問題、或報告通告情況或交流傳達信息。公文的性質和作用以及公文獨特的語體，決定了公文語言的特征是準確性、簡潔性、平實性、莊重性。簡潔性是現代公務活動求實、求簡、求快的一種反映。隨著信息化社會對信息傳遞效率要求的提高，公文的簡潔、精煉成了現代公文發展的必然趨勢。

一、為什么要求公文語言簡明

首先，公文是一種公務文書，是處理公務的工具，在撰寫公文時，保證全面、準確表述思想感情的前提下，只有盡可能精煉，才能最大限度地提高工作效率，唯簡才能避免繁文褥詞、空話連篇，才能把黨和國家的政策、方針切實地貫徹落實到具體工作中去。

其二，公文的準確性特征往往要求公文語言明確、直觀、簡練、唯明才能語言明確、表意清晰，執行起來準確無誤。公文反映的社會生活、工作動態以及據此確定的政策、措施、或者是客觀存在，只不過按照其本來面目如實表述，才能準確反映避免產生歧義或褒貶失當，影響其準確性。

其三，公文語言簡練，可產生嚴肅的效果，增加其權威性。公文是由法定機關或組織制發的，代表著法定機關或組織的意圖、具有法定的效力和強制執行的約束力。它所表達的意圖是需要所有組織、個人去遵循、執行、辦理的，可以說沒有任何商量的余地，具有強制性。所以，公文語言的語氣多肯定，少模糊，多要求、少議論。

二、怎樣寫才能使公文簡明、精煉

（一）圍繞主題，刪繁就簡

公文的實用性要求公文語體要講求效率，公文中的每一字、每一句都是為了表達主題不可缺少的部分，去掉那些可有可無的空話，力爭做到“益一字則文贅，損一字則意闕”的境界。現在有些文件的開頭不是開門見山，直入主題。不管內容如何，總是先論述一番形勢或頌揚一番領導，然后繞個大彎子才接觸正題。這是一種不好的文風，應刪繁就簡，真正體現出公文講求效率的實效性。同時，由于公文主旨和觀點的需要及文種的不同要求，材料應詳略得當。該詳細的應寫得具體明白，該簡略的一定要簡略，否則讓人感到內容拉雜，不得要領，反而掩蓋主旨。如寫“請示”常常容易犯的一個錯誤是把“請示”的緣由寫得過于具體、繁雜，使具體“請示的事項”反而不突出。有的人甚至認為“請示的緣由”寫清了，“請示的事項”不用寫自然就明白了，這也是一個誤區。“請示”最核心的就是把“請示的事項”寫得具體、明白。正如南朝劉勰在《文心雕龍·議對》中說：“文以辨潔為能，不以繁縟為巧；事以明核為美，不以深隱為奇，此綱領之大要也。”

（二）明確語意，凝煉句子

多用陳述句和祈使句。公文是實用性極強的文體，為了直接說明情況、提出要求，便于受文者理解和辦理。這就要求在公文中常采用陳述句和祈使句，因為這兩種句式能增強語言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字簡潔明白，干凈利落。公文寫作一般不用疑問句和感嘆句。如：“場內不準吸煙”表意明確，文字簡潔。而感嘆句“吸煙是一種多么不文明的行為”既不夠精煉，表意又不肯定，在公文中運用極不適合，不符合公文語體的要求。

力戒重復。在公文語體中可以采用句子成分共用的形式，避免很多重復詞語，使語意的表達顯得非常簡潔。如：中華民族是一個有著悠久文明歷史的民族，中華民族是一個勤勞勇敢的民族，中華民族是一個富于創造精神的民族。可以把以上三個小句中的謂語成分集中起來，共用一個相同的主語和賓語：中華民族是一個有著悠久文明歷史、勤勞勇敢和富于創造精神的民族。這樣句子就顯得語意集中，句式緊湊，更便于理解。但運用成分共用要注意瞻前顧后，詞語搭配合理。

（三）遵循原則，精煉詞語

恰當運用古詞語。大量的古語精華正合乎公文語言簡潔凝練表意確切的要求。當我們閱讀古代典籍的時候，那些至今生命鮮活的精粹古語就會撲面而來，如孔子的《勸學》中的“溫故知新”、“見賢思齊”、“不恥下問”，《孟子》中的“天時”、“地利”“人和”、“苦其心志”、“浩然之氣”，魏征《諫太宗十思書》中的“居安思危”、“戒奢以諫”，諸如此類不勝枚舉。如果把這些古詞語恰當運用到公文中，不僅使文章表達精練，而且還增加了文章的文化底蘊，正所謂“腹有詩書氣自華”。另外古語詞一兩個字、幾個字往往可以表達極為豐富的內容，這些特點正好切合了公文語體對語言詞匯的要求。因而在公文中恰當使用古詞語是必要的。如：“該處工作成績突出”中的“該處”，又如在公文中經常出現的詞“收悉”、“妥否”、“鑒于”，分別表示“收到并且了解”、“不知是否妥當”、“考慮到”，這幾個古語詞在公文中的運用不僅使語言簡潔精煉，而且也不會出現理解上的障礙。在公文中要恰當地選用古語詞，但還要充分認識到古語詞的某些缺陷，在使用時必須遵循時代性原則和意義明確原則。

使用公文專用語。公文專用語一般都有特定的含義，在長期寫作實踐中形成了言簡而意豐的特點。這些專用語都是約定俗成的，在公文語言表達上十分凝煉簡明，在公文寫作中可適當運用。如一篇“請示”的結束用語常常是“當否(妥否)，請批復”，這樣就比“是不是妥當，請給予指示，我們好按照指示去辦理”要簡煉的多。能起到簡練作用的公用專用語匯大致有以下幾個方面：開頭用語：茲(茲有、茲經、茲因、茲由??)，據(據悉、據查、據了解、據反映、據核實??)，經(經查明、經研究、經審查、經會議討論通過??)等。稱謂用語：本(本部??)、貴(貴店??)、該(該公司??)等等。表態用語：同意、照辦、即辦、當即執行、堅決貫徹等等。引敘用語：聞(欣聞、傾聞??)，悉(欣悉、驚悉??)等等。謙敬用語：承蒙協助、承蒙惠允、不勝感激、不勝榮幸、大力協助等。總結用語：總之、綜上所述、據此、對此、為此等。希望用語：希(希予、希將??)、請(務請、擬請??)等等。結束用語：此(此令、此復??)、特此(特此通知、特此通報、特此函達??)，希、望、盼(希遵照執行、望貫徹落實、盼即妥善處理、盼復??)等等。