第一篇：南平托菲投資有限公司關于來賓視察、參觀接待流程的若干規定

南平托菲投資有限公司關于來賓視察、參觀接待流程的若干規定

鑒于我公司的接待工作的常態化、重要性，為了使來賓視察、參觀接待工作更加程序化、制度化、標準化，根據相關禮儀規范，借鑒其他兄弟單位的博貴經驗，并結合我公司實際狀況，制定特制訂如下規定：

一、接待工作分類：

A類接待：接待對象為市四大班子主要領導，市委常委級別的領導，市人大代表、政協委員集體來視察的領導，需要特別接待的其他重要客人。

B類接待：接待對象為為區四大班子主要領導，區委常委級別的領導，區人大代表、政協委員集體來視察的領導，市、區歸口管理部門的常務副職以上領導帶隊，鄉鎮黨、政一把手，重要項目客戶、金融機構分行以上領導，需要特別接待的其他重要客人。

C類接待：接待對象為市、區兩級各機關、社會團體負責人帶隊，鄉黨委常委以下領導，鄉重要政府部門正職領導帶隊，街道一把手領導帶隊，兄弟單位一把手帶隊，市級以上新聞媒體專訪。

D類接待：接待對象為鄉內各對口部門來視察（含區內非重點部門），街道其他領導帶隊，其他大客戶的商務考察。

二、接待工作的若干規定：

最高等級A類接待：（其他等級接待內容皆以此為基準增減。）A類接待：

(一)各主要崗位及其分工：

A類接待工作主要接待人為董事長、總經理、監事會主任，總組織協調人一般由黨總支副書記擔任，下設若干個工作崗，分工如下：

接待崗：由總經辦主任牽頭，負責協助總組織協調人，列出接待計劃安排和分派各崗的具體任務，配備聯絡接待工作人員1-2人。

具體工作包括：

1、與政府接待部門或交代任務領導聯絡，明確接待要求、時間、地點、人員、有無少數民族、宗教信仰、以及其他特殊要求等；

2、園區接待方案的策劃、上報、修改、反饋等；

3、與參加接待各方的聯絡協調；

4、各項準備工作的檢查、領導現場交代事項的協調、突發事件的應對指揮等。

宣傳衛生崗：由總經辦主任負責協調保潔事業部、物業事業部等部門，分區劃片打掃園內衛生，包括：大門內外、內部環線、辦公樓、貨場、完工與未完工建筑，全面清理，窗明幾凈、不留死角。

其它具體工作包括：

1、懸掛歡迎條幅、標語、指示牌、南平托菲企業文化標識等；

2、與入園業戶溝通，協助保證視察期間秩序；

3、負責接待參與報導工作的新聞媒體，為其提供一切便利條件；

4、協調施工方屆時按章施工、文明施工；

5、固定人員負責接待期間的現場攝像、照相工作；

6、必要的醫療保健工作準備。

后勤交通崗：由總經辦主任全面負責辦公樓接待現場的物資準備、現場布置、服務安排、接待車輛的調配。

設施路線保障崗：由物業事業部負責，循環檢查并保障接待當日參觀路線的整潔暢通，確保各參觀環節每個點供電、供水系統正常，檢查施工

方是否按章操作。

安全警衛配合崗：由物業事業部全面負責安保工作，引導視察車輛進入指定停靠位置，負責全面維護好現場秩序。

現場服務崗：由總經辦從總經辦以及其他部門抽調六至十名形象氣質佳的女員工，進行必要禮儀培訓準備，在視察、參觀領導進入C1樓或者D1樓或者D2樓后為其提供服務，包括：迎接、引導、開門、座椅、毛巾、水臺、面巾紙、水果、文具、宣傳品等。

現場巡回監督崗：由總組織協調人負責，檢查全面準備工作的每個細微環節，發現不足及時督促改正。

（二）參與接待人員要求事項

1、所有參加接待工作的人員要著裝整潔，一律著工裝。

2、參加接待工作的各崗位人員應提前兩小時進入現場，檢查各個準備環節的落實情況，參加接待的管理人員提前一小時進場。

3、各崗必須保證聯絡暢通，在迎接、會見場所內必須將手機調到震動狀態。

（三）接待工作流程:（1）方案策劃：包括接待工作的行程安排、出席人員、接待室、參觀點、參觀路線、休息點、工作分工等。以書面形式提前送達政府接待部門。

（2）文字介紹材料、企業宣傳資料的準備：指定專人負責撰寫匯報材料，董事長秘書、總經辦主任協助協助，逐字逐句推敲修改，報政府接待部門負責人審查。現存資料收集、整理和準備，數量要充足，只能多不能少。

（3）接待現場布置:園區 C1樓或者D2樓D2二樓會議室為A類接待的固定接待室。現場布置由后勤交通崗負責布置，布置的平面設計要根據不同地點相對固定樣式。

日常物資準備：充足的座椅、投影設備、擴音設備、歡迎橫幅、宣傳資料、匯報材料、水果、瓶裝水、開水、茶杯、茶葉、小毛巾、紙巾、煙灰缸、一次性餐碟、中性筆、鉛筆、紅藍鉛筆、打印紙、垃圾袋。日常物資的有關注意事項為：歡迎橫幅懸掛醒目、高度適度、平順、無褶皺；水果選用新鮮品種、體積適度、果肉多、皮與核所占比例小、提前清洗干凈，裝入餐盤。礦泉水：均為一次性塑料瓶小包裝，注意生產日期。茶葉：分為三檔準備。小毛巾不能脫線、保持潔白、溫暖濕潤。煙灰缸：要事先征求政府接待部門意見，決定設與不設煙灰缸，但要在就近辦公室設置吸煙區。場地中要預留出足夠的新聞媒體坐席和采訪空間。預留一些插排，以供充電。在為來賓斟茶倒水時，應在來賓座位側后方，不可離開其視線范圍。

（4）參觀現場的準備：根據視察團的主題和政府領導要求確定，要具有代表性。接待方案中的參觀點經政府接待部門認可后，主接待人準備講解文稿，檢查參觀點內的布置、路線、內外的衛生、安全情況等。（5）宣傳、記錄工作的準備：指定的攝像、照相人員必須提前現場走位，在保證不與新聞采訪沖突情況下完成工作。

（6）先導車輛準備：先導車輛原則上安排主要接待人座車，另安排一輛工作車在后隨行，視天氣情況攜帶雨傘或遮陽傘。

（7）接待紀念品準備：主要接待人應與政府接待部門協商，根據需要確定是否贈送紀念品，并按種類和數量分裝備用。有秘書或車輛隨行的領

導，都要交給秘書或駕駛員。

（四）接待過程：

1、迎接。主要接待人及相關人員，要提前在視察車隊到達園區前在園區門口迎候，并跟隨引導警車。

2、到達園區停車位后，接待人在來賓停車位等候，需要時親手為第一視察人打開車門，伸出雙手，上身呈前傾，與其握手，全體員工在身后適當距離列隊歡迎，不必顧忌其他隨行人員，根據預案引導進入辦公樓，到達接待室或者現場講解處。

3、現場講解時，主要接待人應雙手放于身前可見處。

4、工作匯報或情況介紹。多媒體操作人員要提前到場協助，主要接待人做匯報或情況介紹。如果領導提出疑問或異議時，不要直接反駁或辯解，直觀的，可以使用多媒體途徑使其認同，其余應通過側面引導使其加深認識。

5、參觀現場。與進入辦公樓相同，按接待確定的主車陪同人數，安排主要接待領導上主車陪同參觀，沿途介紹園區，注意視察與陪同人員比例。

6、送行。結束視察行程、客人準備離開時，主要接待人要恭送，需要時親手打開和關閉車門，乘坐座車送至園區門口，相關陪同人員送行。

（五）后續工作：

1、清理會議現場及其相關衛生工作。

2、工作總結。

3、資料整理。接待方案及相關資料內部存檔，資料、相片、接受禮品交文書保存。

B類接待：

（一）各主要崗位及其分工：

B類接待工作主要接待人為董事長、總經理、監事會主任，總組織協調人一般由黨總支副書記擔任，下設若干個工作崗，分工如下：

接待崗：同A類；

宣傳衛生崗：由總經辦主任負責協調保潔事業部、物業事業部等部門人力，分區劃片打掃園內衛生，包括：大門內外、內部環線、辦公樓，全面清理，不留死角。

宣傳具體工作包括：

1、懸掛歡迎條幅、標語、指示牌、它企業文化標識；

2、協助保證視察期間園區秩序；

3、負責接待參與報導工作的新聞媒體，為其提供一切便利條件；

4、協調施工方屆時按章施工、文明施工；

5、固定人員負責接待期間的現場攝像、照相工作。

后勤設施安全崗：由辦總經辦主任全面負責辦公樓接待現場的物資準備、現場布置、服務安排與接待車輛調配。物業事業部負責安保工作，引導視察車輛進入指定停靠位置，維護好現場秩序。

現場服務崗：參照A類；現場巡回監督崗：參照A類。

（二）參與接待人員要求事項：參照A類

（三）接待工作流程

1、準備工作：

（1）方案策劃：包括接待工作的行程安排、出席人員、接待室、參觀點、參觀路線、休息點、工作分工等，提前轉達政府接待部門。

（2）文字介紹材料、企業宣傳資料的準備：指定專人負責撰寫匯報材料，董事長秘書、辦公室主任協助，逐字逐句推敲修改。現存資料收集、整理和準備，數量要充足，只能多不能少。

（3）接待現場布置：地點同A類接待，現場布置由后勤設施安全崗負責布置，布置的平面設計要根據不同地點相對固定樣式。

日常物資準備：參照A類；來賓來訪時間如超過上午十一時，應準備午餐。其中：是否需要歡迎橫幅（要懸掛醒目、高度適度、平順、無褶皺），看情況而定； 水果B1參照A類。礦泉水為一次性塑料瓶小包裝，注意生產日期。茶葉對照A類規定。小毛巾同A類。煙灰缸的安排要事先征求政府接待部門意見，設與不設煙灰缸，但要在就近辦公室設置吸煙區。記得擺放筆和紙。水果必須保證主要視察人與次席陪同人前要有，其他人員3—4人一份；對面主陪人員面前要有。

（4）參觀現場的準備：根據視察團的主題和政府領導要求確定，要具有代表性。接待方案中的參觀點經政府接待部門認可后，主接待人準備講解文稿，檢查參觀點內的布置、路線、內外的衛生、安全情況等。（5）宣傳、記錄工作的準備：指定的攝像、照相人員必須提前現場走位。

（6）先導車輛準備：參照A類。

（7）接待紀念品準備：根據需要確定是否贈送紀念品，并按種類和數量分裝備用。有秘書或車輛隨行的領導，連同宣傳資料，都要交給秘書或駕駛員。

（四）接待過程：

1、迎接。主要接待人及相關人員，要提前在視察車隊到達園區前在園

區門口迎候，并跟隨引導車輛。

2、到達園區停車位后，參照A類。

3、現場講解時，主要接待人陪同身側。

4、工作匯報或情況介紹。同A類。

5、參觀現場。按接待確定的主車陪同人數，安排主要接待人上主車陪同參觀，沿途介紹園區，注意視察與陪同人員比例。

6、送行：結束視察行程、客人準備離開時，主要接待人要恭送，親手打開和關閉車門，乘坐座車送至迎接處，相關陪同人員送行。

（五）后續工作：

（五）后續工作：

1、清理會議現場及其相關衛生工作。

2、工作總結。

3、資料整理。接待方案及相關資料內部存檔，資料、相片、接受禮品交文書保存。

C類接待：

C類接待工作主要接待人為領導班子正職或者領導班子其他成員，總組織協調人一般由總經辦主任擔任。

接待崗：同A類； 宣傳衛生崗：

1、保障辦公樓和園區衛生符合公司要求；

2、辦公樓接待現場的物資準備、現場布置、服務安排

3、由總經辦主任負責與接待車輛調配。物業事業部負責引導來賓車輛進入指定停靠位置，維護好現場秩序。

4、需要時配備固定人員負責接待期間的現場攝像、照相工作。現場服務崗：參照B類，人數可減少為4—5人；

（二）參與接待人員要求：著工裝

（三）接待工作流程：

1、準備工作：

接待現場布置。根據來訪人數，安排在園區C1樓或C2樓會議室，現場布置由總經辦負責布置，布置的平面設計要根據不同地點相對固定樣式。

有關注意事項為：參照B類但無水果；礦泉水為一次性塑料瓶小包裝，注意生產日期；茶葉對照A類規定；不放煙灰缸。來訪人多時，記得擺放筆和紙；參觀車輛準備由總經辦主任負責；

（四）接待過程：

1、迎接。主要接待人及相關人員在辦公樓門前迎候。

2、到達園區停車位后，由保安或指定員工打開車門，主要接待人與帶隊來賓親切握手。

3、現場講解時，主要接待人陪同身側。

4、工作匯報或情況介紹。

5、參觀現場。按接待確定的主車陪同人數，安排主要接待人上主車陪同參觀，沿途介紹園區，注意視察與陪同人員比例。

6、送行。結束參觀行程、客人準備離開時，主要接待人要恭送，保安或指定員工打開和關閉車門，揮手送行。

D類接待：

D類接待工作主要接待人為：領導班子成員（非正職）或者總經辦主

任。

具體工作包括：

1、保障辦公樓和園區衛生符合公司相關規定；

2、辦公樓接待現場的物資準備、現場布置、服務安排

3、由總經辦主任負責與接待車輛調配。

現場服務崗：參照C類，人數可減少到2到3人。

（二）參與接待人員要求事項：參照C類

（三）接待工作流程：參照C類

1、準備工作：

接待現場布置。根據來訪人數，安排地點同C類接待，現場布置由總經辦負責布置，布置的平面設計要根據不同地點相對固定樣式。

有關注意事項：參照C類；礦泉水為一次性塑料瓶小包裝，注意生產日期。茶葉對照A類規定；參觀車輛準備由總經辦主任負責調配；

（四）、接待過程：

1、迎接。主要接待人及相關人員在辦公樓門前迎候。

2、到達園區停車位后，打開車門，主要接待人與帶隊來賓親切握手。

3、現場講解時，主要接待人陪同身側。

4、工作匯報或情況介紹。

5、參觀現場。按接待確定的主車陪同人數，安排主要接待人上主車陪同參觀，沿途介紹園區。

6、送行。結束參觀行程、客人準備離開時，主要接待人要恭送到辦公樓門口，揮手送行。

2011年10月25日