第一篇：商洽性公文和公文的商洽性功能

商洽性公文和公文的商洽性功能

機關單位之間為了更好地履行職能，或者根據組織原則，往往要商詢某些問題或事項，這時使用的公文，稱為商洽性公文，有些公文不是商洽性公文，往往具有商洽功能。商洽性公文主要是函，意見、通知有時具有商洽性功能。

第一節 概 述

一、商洽性公文的特點

1．商議性。商洽性公文往往是希望收文者提供某種幫助的，但收文者提供幫助的前提是自愿的，所以，發文者往往需要與收文者進行必要的協商，才能獲得收文者的支持。

2．事務性。商洽性公文往往是為了解決具體事務而使用的，或者是為了辦好某件具體事項，或者是為了商洽某個人事的調動，或者是請求對方協助了解某個具體的人。總而言之。商洽性公文往往不涉及重大原則性問題。

二、商洽性公文和具有商洽性功能的公文的主要區別

商洽性公文主要是函，具有商洽功能的公文主要是通知。當通知被用來商洽工作時，一般是指以團體、協會等名義向其他機關單位發出邀請等出現的商洽行文，是一種邀約行為。

三、商洽性公文主體部分的基本寫作思路

1．基本思路

（1）依據事項型。主要用在復函中，開頭介紹發函的依據，再寫發函的具體事項。答復性函、審批性函、政審性函一般采用此種格式。參閱例文。

（2）事實事項型。先交代具體的事實、事件，再介紹商洽的內容。這種形式常見于交涉具體事項的商洽函。參閱例文。

（3）目的事項型。在交代結束發文的目的原因后，再商洽具體事項。可見例文。

2．信函式格式

函使用的格式一般為信函式格式。

具體內容可見公文格式和答批性公文的有關內容。

第二節 函

一、函的性質

《國家行政機關公文處理辦法》規定：“函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。”《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“函用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題、向無隸屬關系的有關主管部門請求批準等。”兩者的區別是非常明顯的。行政機關的函只在“不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復問題”，并沒有界定相隸屬機關單位之間商洽工作、詢問和答復問題一定要使用“函”，而黨的公文所說“機關單位之間商洽工作、詢問和答復問題”，這里的“機關單位”，應該包括“有隸屬關系的機關單位”和“沒有隸屬關系的機關單位”兩種情況。至于“請求批準和答復審批事項”，行政公文既有“請求批準和答復審批”，而黨的公文只有“請求批準”，并沒有“答復審批”。兩者的使用對象則基本相同：“不相隸屬的機關單位”。

函是機關單位之間用來商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項的一種具有商討性和往來性的公文。

函主要用于同級機關和不相隸屬機關單位之間聯系、商洽工作，有時也用來委托其他機關單位代辦公務或告知代辦工作情況。

上級機關對下級機關詢問一般性的問題，也用函。不相隸屬的下級機關單位答復上級機關詢問用函，但有隸屬關系的下級機關單位答復上級機關的詢問不用函，而用報告。

由于函具有“向無隸屬關系的有關主管部門請求批準”和“答復審批”的功能，這種主管部門盡管存在著上下級關系，但不能因為主送機關單位行政級別高于發文機關單位。為了“尊重”主送機關而將“函”改用為“請示”或者“報告”。

對函的性質必須有明確的認定，《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》明確界定：“關于‘函’的效力。‘函’作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發機關權限決定的法定效力。”這里強調了函是主要公文文種，具有公文的法定效力。

二、函與相關文種的區別

1．函與通知。在公文中，函與通知所起的作用有相同之處，因而容易混用，兩者的區別有：（1）性質不同。函主要屬于商洽性公文，通知則主要屬于部署性、知照性公文。

（2）行文關系不同。函主要是在同級機關或不相隸屬機關單位之間使用，通知除“會議通知”外，一般用于上級機關單位對下級機關單位的行文，函主要屬于平行文，通知主要屬于下行文。

（3）效力、作用不同。函作為商洽性公文，一般沒有領導作用，沒有指揮部署功能，只具有由制發機關權限決定的法定效力，這是公文“函”作為公文區別于“便函”而言的。通知則可以傳達要求辦理、周知的事項，可以用于部署工作、安排事項，具有領導作用和法定約束力。由于通知可以用于發布黨內法規，企事業單位有時也用通知發布行政規章，如果通知用于隨文發布某一法令或法規文件，它還具有法律作用，這是函所不具備的。

2．函與請示。

（1）請示是上行文，函是平行文。

（2）請示一般用于下級機關單位向隸屬關系、領導關系的上級機關單位請求批準、指示，而函一般用于向沒有隸屬關系的機關單位請求批準、審批。

（3）請示只具有請求批準與請求答復功能，而函除此而外，關鍵是商洽工作等。

三、函的分類

作為公文的函一般可以分以下幾類：

1．問函。問函主要用于詢問或商洽具體工作或具體事項。問函又分兩種：一種是商洽性函，主要用于機關單位之間商量、商洽、商討和接洽工作。一種是詢問性函，即用于向對方詢問有關問題，也可以上闡述某一事項并提出處理方法，然后征求對方意見，要求對方給予答復。這兩種均屬于主動性公文。

2．復函。也稱答復函。用于答復對方來函所詢問的問題，是一種被動性公文。

3．報請函。即用于向無隸屬關系的主管部門請求批準。報請函是一種主動性公文。

四、函的寫作

公文函的結構一般包括標題、主送機關、正文、落款等。1．標題。函的標題一般由發文機關名稱、事由、文種構成，如：《國務院辦公廳關于公開發布天氣預報有關問題的復函》，也可以只有事由和文種構成，如：《關于商洽皮鞋質量問題的函》。需要說明的是：

一、如果是復函，一般不能省略“復”字；

二、函的標題中的動詞使用比較寬泛，沒有請示等文種嚴格，如可以使用“商洽”、“報請”、“詢問”、“請求”、“請求批準”等，這是因為，這些詞沒有與函重復的意義。

2．主送機關。商洽性函的主送機關比較寬泛，詢問性函、答復性函、報請性函一般需要考慮行文機關與主送機關的關系，如人事商調函，一般發文者是人事部門，收文者也是人事部門，入黨、提干的外調函，一般由黨的機關發送，主送機關也是黨的機關或單位。

3．正文。主動性函和被動性函的主體部分稍有不同。

主動性函。主動性函一般由原由、事項、結尾組成。原由部分，主要寫出商洽、詢問或請求的理據、目的、意義等，也可以結合事實寫作，這一部分開門見山、理據充分得體、內容干練儉省。事項部分，寫明商洽、詢問或請求的具體事項、提出的要求等，要寫得明白具體，使對方接函后，很快了解意圖，明了自己的工作要求，以便迅速、準確地作出回答。結尾一般另起一段，用“盼復”、“即請復函”、“請研究復函”等慣用語收尾。

被動性函分答復性和審批性兩種。

審批性函的寫法類似于批復。正文由審批依據和審批事項組成。審批依據即引用報請性函的標題和文號，按照先引標題，后引發文字號的要求，常寫作“你單位《×××××××××的函》（×函〔××××〕×號）收悉”，再以“函復如下”、“現批復如下”之類的過渡語過渡到審批事項。審批事項，是復函的主體部分，主要是對來文報請的事項給予明確的答復，表明自己的態度、立場、觀點。審批時要有針對性地表態，針對報請內容答復，要求具體明確，內容較多時可分條列項一一作答。結尾部分，一般以“特此函復”“此復”等慣用語，單獨成段，后不加句號。也可自然收尾。

答復性函相對詢問性函而言，寫作方法基本與審批性函相同，寫作要求要簡單一些。與審批性函相比，審批性函在審批事項后可以提出一些要求和希望，而答復性函一般是問什么答什么，不要提要求，談希望。其針對性要強于審批性函。4．落款。寫明發函機關單位和發函時間。

五、函寫作的注意事項

1．無論何種類型的函，都要寫得明確具體，一般一函一事，內容、事項開門見山，直截了當，不拐彎抹角。

2．一般不作議論或說理，語言要求樸實、懇切，無需寒暄，無需對對方過于奉承，要掌握用語分寸，以示禮貌，便于問題的解決，不管是收文者還是行文者，都要誠懇合作、平等待人。

3．函的格式一般采用政府函件的格式，發文字號為函號，即機關代字一般用“×函”，放在武文線右下角，如有密級和保密期限、緊急程度，一般標注于武文線左下角。

[例文一] 商洽事宜函

中國科學院××研究所關于建立全面協作關系的函

××大學：

近年來，我所與你校雙方在一些科學研究項目上互相支持，取得了一定的成績，建立了良好的協作基礎。為了鞏固成果，建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協作關系，特提出如下意見：

一、定期舉行所、校之間學術討論與學術交流。（略）

二、根據所、校各自的科研發展方向和特點，對雙方共同感興趣的課題進行協作。（略）

三、根據所、校各自人員配備情況，校方在可能的條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助。（略）

四、雙方科研教學所需要高、精、尖儀器設備，在可能的條件下，予對方提供利用。（略）

五、加強圖書資料和情報的交流。以上各項，如蒙同意，建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商，達成協議，以利工作。特此函達，務希研究見復。

中國科學院××研究所（蓋章）

一九九五年×月×日 [例文二] 通知事宜函

國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函

國辦函 [1993] 2號

國家計委、經貿辦、農業部、商業部、經貿部、紡織部、技術監督局：

為進一步發展我國羊毛生產，搞活羊毛流通，提高羊毛質量，根據國務院領導同志的批示，現就有關問題通知如下：

要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。（略）

技術監督局要加強羊毛的質量監督和檢驗工作。（略）要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。（略）

為了促進國內養羊業的發展，支持紡織工業生產和擴大出口創匯。（略）

上述有關政策，請有關部門、各地區特別是羊毛生產區認真研究落實，執行中的問題，由國家計委和經貿辦協調，并督促落實。

國務院辦公廳（蓋章）一九九三年一月三日

[例文三] 征求意見函

國務院辦公廳關于征求《國家行政機關公文處理辦法（草案）》意見的函

國辦函 [1999] ××號

各省、市、區人民政府、國務院各部門辦公廳（室）：

現將我們草擬的《國家行政機關公文處理辦法（草案）》送給你們，請組織有關同志討論修改，并將修改意見于十一月底前告訴我們。

國務院辦公廳 一九九九年×月×日 [例文四] 請求批準函

廣州××局銷售公司請求批準函 ××局銷辦函 [1996] 5號

廣州××局：

我銷售公司從去年十月成立以來，國內商務活動日益增多，經常有許多文件、合同、契約、技術資料需要復印，為便于工作，我們擬購買一臺復印機，請給予批準。

可否，請批復。

廣州××局銷售公司（蓋章）一九九六年一月十日

[例文五] 答復事宜函

××市人民政府辦公廳關于臨時工、合同工能否執罰問題請示的復函

市政辦函 [1996] 40號

市市容環境衛生管理局：

你局《關于明確臨時工、合同工能否執罰問題的請示》收悉。現復函如下： 《中華人民共和國行政處罰法》于××××年10月1日起執行。該法對行政執法主體及執法人員作出了明確而嚴格的規定。按照行政處罰法和國務院《關于貫徹實施〈中華人民共和國行政處罰法〉的通知》，從今年10月1日起，合同工、臨時工再不能從事行政處罰工作。??你局應按照上述精神，對全市市容衛生執罰人員進行清理，理順執罰體制，保證行政處罰法的貫徹實施，促進市容衛生管理工作。

此復

××市人民政府 一九九六年十月七日

[例文六] 報送材料函

關于上報《××公司二期改造項目評估報告》的函

××函字 [199×] ××號

××市××分行：

現呈報〈 ××公司二期改造項目評估報告〉，請審閱。附件：××公司二期改造項目評估報告。（略）

×××工商銀行（蓋章）一九九×年十一月五日

[例文七] 轉辦函

××省人民代表大會常務委員會關于轉辦提案的函

×人函 [1999] 2號

省人民政府：

省九屆人大三次會議已經閉幕。會間，省人民代表以主人翁精神，對改進省人民政府的工作提出了許多寶貴建議，同時提出了一些應當解決的問題和要求。根據大會決定現將責成省人民政府研究辦理的二百二十七件提案轉去，望抓緊認真處理，并及時將處理結果報來。在處理社會治安等有關提案時，可請省高級人民法院和人民檢察院密切配合。

附件：××省第九屆人民代表大會第三次會議提案及審查意見

××省人民代表大會常務委員會（蓋章）

一九九九年×月××日

[例文八] 催辦函

交通部廣州救撈局催辦函

××造船廠：

貴廠××××年為我局建造的2640馬力拖輪“穗救202”輪，出廠至現在已經三年了，可是當時欠裝的拖纜機至今尚未安裝。為此我局曾多次去函催貴廠盡快給予解決，但貴廠一直未明確答復。該輪由于缺少拖纜機，長期無法正常執行生產任務，經濟上已造成了很大的損失。為此特再次函請貴廠盡快為我局“穗救202”輪安裝拖纜機，以免再延誤該輪的正常生產。

交通部廣州救勞局（蓋章）××××年×月×日

[例文九] 邀請函

關于出席××××研討會的邀請函

××秘書長：

最近，國家××部××××科學研究院批準關于××××課題研究的項目。經商議，定于三月下旬在××省××市召開該項課題第一次研討會。現將有關事項函告如下：

一、會議報到時間（略）

二、會議地址（略）

三、聯系人及電話（略）

特邀請您屆時出席。

××××研究中心

二○○×年三月×日

【思考與練習】 1．

××市發展改革委關于增加編制的函

省編制委員會：

為了進一步做好節能降耗工作，根據市政府機構改革方案，擬成立市節能辦公室，需要增加人員編制10人，根據編制規劃管理權限，需征得你委同意。

妥否，請審批。

××市發展改革委 ××××年×月××日 請問：

⑴市發展改革委與省編制委員會并不是平級單位，卻使用文種“函”，這里是否是“請示”的錯誤使用？

⑵省編制委員會用什么方式答復？

2．有一個固定資產數億元的國有特大型企業，與企業所在地鎮政府商洽自備電廠渣場臨時急需用地，該廠原來準備用“函”行文，但怕鎮政府認為他們是大廠沙文主義而影響臨時用地，最終選擇了“請示”行文。

請問：該廠的做法是否正確？如果用“函”行文，鎮政府如何理解？

3.某百貨公司最近從某制衣廠訂購的一批服裝存在嚴重的質量問題，要求該廠速派人處理。請代百貨公司擬寫該文稿。

某百貨公司關于商洽服裝質量問題的函

某制衣廠：

我公司最近從你廠訂購的一批服裝存在嚴重的質量問題，主要集中在產品標識、安全指標、纖維含量不合格等三個方面。請你廠速派人來我公司處理。

盼復。

某百貨公司

二〇〇八年九月二十日 4.××職工大學因施工需要，擬砍伐五棵樹齡在10年左右的桂花樹，需向市園林局行文。請代該職工大學寫一份公文。要求格式完整，缺項內容補充。

××職工大學關于請求批準砍伐樹木的函

××市園林局：

我單位因施工需要，擬砍伐5棵樹齡在10年左右的桂花樹。根據該項工作的管理權限，需得到你局同意。

妥否，請審批。

××××職工大學 ××××年×月×日

第二篇：商洽、紀要性公文的會議紀要及范例

商洽、紀要性公文的會議紀要及范例

一、會議紀要的含義、特點和類型

(一)會議紀要的含義

行政公文和黨的機關公文，都以會議紀要為主要公文文種。

《國家行政機關公文處理辦法》規定，會議紀要：好范文版權所有

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

《中國共產黨機關公文處理條例

》規定，會議紀要：

用于記載會議主要精神和議定事項。

會議紀要容易和會議記錄相混淆，其實，二者有著本質的不同，主要體現在以下三個方面：

首先，從文體性質上看，會議紀要是正式的公文文種，而會議記錄只是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文。

其次，從內容上看，會議記錄無選擇性、提要性，會議上的情況都要一一記錄下來；而會議紀要有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內容。

其三，從形成的過程和時間方面看，會議記錄是隨著會議的進行過程同步產生的，而會議紀要則要在會議后期、甚至會議結束后通過選擇歸納、加工提煉之后才能形成。

會議紀要通過記載會議基本情況、會議主要成果、會議議定事項，綜合概括性地反映會議的基本精神，以便與會單位統一認識，在會后貫徹落實。會議紀要基本上是下行文，但與會單位不一定是召集會議機關的下屬，有時是協作單位，所以它作為下行文是相對而言的。事實上，會議紀要有時要向上級機關呈報，有時向同級機關發送，有時向下級機關下發。

(二)會議紀要的特點

1．紀實性

會議紀要是根據會議的宗旨、議程、決議等整理而成的公文，它是對會議基本情況的紀實。會議紀要的撰寫者，不能更動會議議定的事項，更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定。除此之外，撰寫者也不能對會議內容進行評論。總之，會議紀要必須忠實反映會議的基本情況，傳達會議議定的事項和形成的決議。會議紀要的紀實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻價值。特別是一些重要的會議紀要，多年后還會作為人們確認那段歷史的依據。

2．概括性

但是會議紀要并不是把會議的所有內容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合、有所概括、有所選擇、有所強調。在一個會議上，與會代表的話題涉及面是寬泛的，觀點也是多種多樣的，水平也是有高有低的，這些內容全部進入會議紀要，不現實也不必要。會議紀要重點說明會議的主要參加者，基本議程，與會者有哪些主要觀點，最后達成了什么共識，形成了什么決定或決議，就可以把會議的基本情況如實反映出來，不必像記流水帳一樣事無巨細一律照錄。所以，會議紀要需要在會議后期甚至會議結束之后通過概括整理才能寫出，而不像會議記錄那樣隨會議的進行自然而然地產生。

3．指導性

除憑證作用、資料作用之外，多數會議紀要具有指導工作的作用。它要傳達會議情況、會議精神，要求與會單位和相關部門以此為依據展開工作，落實會議的議定事項。

二、會議紀要的分類

會議的內容和目的不同，產生的會議紀要性質也有所不同。有人按會議類型的名目來稱呼會議紀要，將會議紀要分為辦公會紀要、專題會議紀要、經驗交流會紀要、學術會議紀要等等，這種分法重復了會議名稱，對寫作來說并無太大意義。我們根據會議是否作出決定或決議，是交流為主還是研討為主，將會議紀要分為決策型紀要、交流型紀要、研討型紀要三種類型，這三種不同類型的紀要，其寫法是很不相同的。

(一)決策型紀要

以會議形成的決定、決議或者議定事項為主要內容的會議紀要，稱為決策型紀要。這種會議紀要的特點是指導性強，會議上確定的工作重點，對工作的步驟、方法和措施的安排，都要求與會單位共同遵守或執行。這種會議紀要的內容有些類似于指示和安排工作的通知，只是發出的指導性意見不是由領導機關作出的，而是由會議討論議定的。這樣的會議紀要，除大家共同遵守的內容外，還常常會有一些工作分工，每個與會單位除完成共同任務之外，還要完成會議確定自己承擔的那些工作。如《關于改革北京、太原鐵路局管理體制的會議紀要》，就議定了成立北京鐵路管理局，下設北京、太原、天津、石家莊四個鐵路局，不再設鐵路分局。確定山西煤炭運輸主要由北京、太原及相關的鄭州鐵路局承擔，有一些具體的分工，并對各方如何協調工作進行了安排。由于最后議定的事項是與會單位的共識，這樣的指導性公文落實起來應該是比較順利的。

(二)交流型會議紀要好范文版權所有

以思想溝通或情況交流為主要內容的會議紀要，屬于交流性會議紀要。它的主要特點是：以統一思想、達成原則共識或樹立學習榜樣為目的，而不布置具體工作，有明顯的思想引導性，但沒有明顯的工作指導性。一些理論務虛會、經驗交流會形成的會議紀要，大多屬于這種類型。這樣的會議紀要，往往多處采用“會議認為”的說法來表達會議在原則

問題上達成的共識。或者將會議上介紹的先進經驗以及與會單位的評價、態度作為主要內容。

(三)研討型會議紀要

這種會議紀要的鮮明特點是并不以共識和議定事項為主要內容，而是以介紹各種不同的觀點和爭鳴情況為主。研討會和學術討論會的紀要多是這種類型。會議開完了，各家的觀點也發表過了，但是并沒有形成統一意見，當然更談不上確

定什么議定事項，在這種情況下，仍然有必要發會議紀要，以便讓更多的人了解會議的情況，了解不同的觀點及其爭鳴過程。這對啟發和活躍思想，對百花齊放、百家爭鳴的學術空氣的形成是有促進作用的。

第三篇：商洽函

商洽函是邀請函的一種，在我們生活中經常出現。為此，xiexiebang.com范文大全小編特意為讀者朋友們整理了關于商洽函范文和材料，希望對您有幫助。

××復印機公司維修部:

我公司去年購入貴公司復印機一臺，由于使用不當，造成故障，希望貴部能派員工上門予以維修，如能及早得到你們的幫助，將令我們感激不盡。

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發函者：

年月日

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第四篇：商洽函（定稿）

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商洽函

范例

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歐亞實業有限公司

第五篇：商洽函

商洽函是邀請函的一種，在我們生活中經常出現。為此，xiexiebang.com范文大全小編特意為讀者朋友們整理了關于商洽函范文和材料，希望對您有幫助。

關于選派員工到××大學進修的商洽函

××大學校長：

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我公司為了提高專業技術人員的業務水平和科研能力,擬定選派張××,王××,李××去你大學進修英語和計算機,員工進修費用由公司支付,望你公司能協助。

特此函達，請復。

XXX公司﹙印章﹚

二Oxx年xx月xx號

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